PIB előterjesztés a 20. „Szervezeti és informatikai megoldások rendelkezésre állásának kihasználása a politikai és hivatali vezetés optimális időgazdálkodása érdekében” c. szakaszra - A Microsoft Outlook naptár használatának gyakorlati útmutatója -
(PIB és Homo Regius megállapodás alapján térítésmentes munkavégzés: „HR projektajándék”)
Készítette: Dátum:
Várfalvi Balázs 2009. október 26.
„Szolgáltató Partnerség” projekt
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
A jelen dokumentum célja A közös naptárhasználat felkészítő programja során igényként merült fel a Hivatal vezetésének részéről, hogy a Microsoft Outlook naptárának használatáról készüljön egy gyakorlatorientált használati útmutató, ami közérthető nyelven magyarázza el, és mutatja be ennek a szoftvereszköznek a használatát. A jelen dokumentum ezt az igényt igyekszik kielégíteni, remélve, hogy a közös naptárhasználat a Hivatal mindennapjainak részévé válik, és segítségével jelentős időmegtakarításhoz jut a szervezet egésze.
Bevezetés Irodánk tisztelettel nyújtja át Önnek ezt az útmutatót, mely bízunk benne, hogy segítségére lesz az Outlook alkalmazás használatában és a közös naptárhasználat bevezetésében. Mint az a közös naptárhasználat felkészítő programján is elhangzott, ez a számítógépes program csupán egy segédeszköz. A Hivatal vezetésének és munkatársainak elkötelezettsége, és a rendszeres, szokásszintű használat nélkül nem lehet a Hivatal szervezetében, és az Ön személyes időgazdálkodásában sem azt az eredmény elérni, ami elégedettséggel tölt el mindenkit. Az eszköz használatának a célja a szervezeti és személyes időgazdálkodás támogatása és a korábbi szokásrenddel szemben időmegtakarítás elérése. Ehhez kívánok Önnek, és a Hivatal egészének sok sikert, és a változásokból fakadó kezdeti nehézségek után örömteli alkalmazást.
Soroksár – Homo Regius
2
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
1. Az Outlook naptár felülete Menüsáv
Gombsor - kezelőszervek
Itt a program különböző menüpontjai érhetők el. Ezeket most nem fogjuk használni. A kezdeti lépéseket a gombok és a naptárfelületek használatával tesszük meg.
Ezen gombok használatával új naptárbejegyzések hozhatók létre, változtathatunk a naptár nézetén, kereshetünk a naptárbejegyzések között.
Áttekintő havi naptárnézet
Aktuális naptárnézet felülete Nap/Munkahét/Hét/Hónap 2. Navigáció a naptárban A napok közötti navigációt a legjobban az áttekintő havi naptárnézet segíti. Ezekre a pici nyilakra kattintva ugorhatunk előre, illetve vissza a hónapok között. Bármelyik napnak a számára kattintva: · „Nap” nézetben megjelenik az adott nap naptára · „Munkahét”, „Hét”, „Hónap” nézetben megjelenik az adott időszak naptára.
Soroksár – Homo Regius
3
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
A naptár felületén megjelennek az adott időszakra bejegyzett események (találkozók, megbeszélések, rendezvények). Feladat: Kattintson rá a különböző naptárnézetek gombjaira!
Nézze meg, hogy mi változik a naptár felületén. A különböző nézetek segítik az események áttekintését és szervezését.
3. Naptárbejegyzés készítése Naptárbejegyzés több módon készíthető: A) A menüsoron az „Új” gombra kattinttással B) A naptárfelületen a tervezett időpontra viszi az egérmutatót és kétszer kattint rajta.
Ha itt kétszer kattint, akkor 15:00-ra készít egy bejegyzést. A bejegyzés időpontja és időtartama a kattintás után megjelenő adatbeviteli ablakban módosítható.
Soroksár – Homo Regius
4
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
A naptárbejegyzés adatait az alábbi adatbeviteli felületen tudja megadni, ami az „Új” gombra kattintást, vagy a naptárfelületen történt kétszeri kattintást követően jelenik meg.
Mi mindent lehet itt beállítani? „Tárgy” sor: ide írja be az esemény rövid leírását. Ez fog megjelenni a naptár nézetekben. Legyen rövid, és az Ön számára, valamint a naptárát szerkesztő munkatársak számára egyértelmű, beszédes megnevezés, leírás. „Hely” sor: az esemény helyszíne. „Címke” legördülő választósáv: a megadott címkének megfelelően kiszínezi a naptárbejegyzést. Ha ezt következetesen használja, az megkönnyíti a naptár áttekintését. „Kezdő időpont”: az esemény kezdetének dátuma és időpontja. „Befejező időpont”: az esemény befejezésének dátuma és időpontja. Mindkét dátum és időpont megadásnál az értékek (dátum és időpont) mellett található kis kék lefelé mutató nyilakra kattintva választhat a megjelenő értékek közül, vagy a dátum és időpont értékekre kattintva billentyűzetről is bevihet értékeket. „Egész napos esemény”: a szöveg melletti kis négyzetre kattintva a négyzetben megjelenik egy kis zöld pipa. Ez azt jelenti, hogy ez az esemény az egész napját lefoglalja, és az így is jelenik meg a naptárban. „Emlékeztető”: a kis négyzetre kattintva abban megjelenik egy kis zöld pipa, valamint az idő beállításának lehetősége szürkéről fehér hátterűvé változik. Ennek beállításával az Outlook a beállított időtartammal esemény előtt emlékeztető ablakot jelenít meg, figyelmeztetve az eseményre. Soroksár – Homo Regius
5
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
„Foglaltság”: itt az esemény áltál jelzett foglaltság adható meg: Szabad/Foglalt/Feltételes/Házon kívül. Az itt megadott szín jelenik meg majd a napi naptárnézetben az időpontok mellett vékony függőleges csíkban. „Névjegykártyák” gomb: a naptárbejegyzéshez névjegykártyákat csatolhatunk a névjegyalbumból. Ez csak tájékoztató adat, az itt megadott személyek nem kerülnek meghívásra az eseményre. „Kategóriák”: az eseményeket tetszőlegesen megadható kategóriákba rendezheti, ami megkönnyíti az események áttekintését. „Magánjellegű” jelölőnégyzet: ha nem szeretné, hogy mások láthassák ezt az eseményt, csak ennek az időtartamnak a foglaltságát, akkor kattintson ezen a kis négyzeten, és megjelenik abban egy kis zöld pipa. Ez jelzi, hogy a bevitt esemény magánjellegű, a részletes információk csak az Ön számára láthatók. Ha a saját maga részére hozta létre a naptárbejegyzést, és az eseményben mások nem érintettek, akkor a „Mentés és bezárás”gombra kattintással menti a bejegyzést a naptárába, és az a naptárnézetben megjelenik.
Azok a napok, melyekre készült már bejegyzés, az áttekintő naptárnézetben vastag betűtípussal jelennek meg.
Soroksár – Homo Regius
6
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
4. Több résztvevős esemény, naptárbejegyzés készítése Ha több résztvevőt szeretne meghívni a találkozóra (megbeszélések, értekezletek, stb.), akkor a naptárbejegyzés adatbeviteli ablakának gombsorán kattintson a „Résztvevők meghívása” gombra.
Ezt követően a gombsor és az adatbeviteli képernyő megváltozik, megjelennek rajta a többi résztvevő meghívásához szükséges kezelő és adatbeviteli felületek. A legfontosabb ezek közül a „Címzett” gomb, amelyre kattintva megadhatók az értekezlet résztvevői.
A „Címzett” gobmra kattintást követően megjelenik a Hivatali címlista, melyen a résztvevőket lehet kiválasztani.
Soroksár – Homo Regius
7
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
A meghívottak megjelölésének menete: · A névlistában megkeresi a meghívandó személy vagy csoport nevét; · Egyszer kattint a néven – ezzel kijelöli, kék színűre változik a névnek a sora; · Kattint a meghívási kategória gombján: o Résztvevők, vagy o Tudjanak róla, vagy o Erőforrások. · A név aláhúzva megjelenik a meghívási kategória gombja melletti mezőben.
Ha minden meghívottat megjelölt, akit szeretne meghívni az értekezletre, akkor kattintson az „OK” gombra, és a meghívottak nevei megjelennek a „Címzett” gomb melletti mezőben.
Soroksár – Homo Regius
8
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
Vajon mindenki ráér ebben az időpontban, vagy van olyan meghívott, akinek már van erre az időpontra elfoglaltsága? Erre a kérdésre a választ az „Ütemezés” fülre kattintva kaphatjuk meg.
Az itt megjelenő felületen: · Láthatók a meghívott munkatársak foglaltságai; · Beállítható a meghívott státusza (Részt kell vennie/Esetleges résztvevő/Erőforrás); · Egy gombnyomással megkereshető a minden meghívott számára egyaránt szabad legközelebbi időpont; · Megadható, hogy melyik résztvevő kapjon értesítőt az eseményről, és melyik ne; · Ezen a felületen is módosítható az esemény dátuma, időpontja, és időtartama.
Értesítés beállítása: kattintson egyszer a kis borítékon, és válassza ki a kívánt opciót.
Foglaltság Résztvevők listája Státusz beállítása: kattintson egyszer a kis ikonon, és válassza ki: Részt kell vennie / Esetleges résztvevő / Erőforrás. Esemény adatai
Időpontkeresés: kattintson egyszer az „Időpontkeresés” gombra, és az eseményt jelző oszlop a következő, mindenki számára megfelelő időpontra ugrik. Soroksár – Homo Regius
9
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
A résztvevők megjelölését, valamint a megfelelő időpont megkeresését követően, ha minden beállítás rendben van, akkor el lehet küldeni az esemény értesítőjét a résztvevőknek. Ezt a „Küldés” gombra kattintással lehet megtenni. A küldést követően a résztvevők (kivéve azokat, akiknél az értesítés kikapcsolásra került) egy értesítő emailt kapnak az eseményről, melyben a meghívót elfogadhatják, vagy visszautasíthatják.
Feladat: egyeztessen több munkatársával, és kölcsönösen próbálják ki az értekezlet összehívása, és a meghívó kiküldése funkciót. Próbálják ki, hogy mi történik akkor, ha elfogadják, és akkor, ha visszautasítják a meghívót. 5. Rendszeresen ismétlődő események bejegyzése Gondolja végig, hogy melyek lehetnek azok az események, amelyek rendszeresen ismétlődnek, akár napi, heti, havi, vagy éves rendszerességgel. Néhány ötlet a gondolkodáshoz: · Rendszeres értekezletek, megbeszélések (csúcsvezetői, vezetői, bizottsági ülések, fogadóórák, fórumok, stb.); · Rendszeres teendők, feladatok; · Születésnapok, évfordulók; · Stb. A rendszeres eseményeket az „Ismétlődés” gomb megnyomásával állíthatja be.
A megjelenő ablakban beállíthatja: · Az esemény alapadatait (Időpont, Időtartam); · Az ismétlődés periódusát; · Az ismétlődés kezdődátumát; · Az ismétlődések számát, vagy befejezésének dátumát.
Soroksár – Homo Regius
10
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
Az „OK” gombra kattintással a beállítások mentésre kerülnek, és a megadott ismétlődési szabályok szerint az események megjelennek a naptárban. Az ismétlődő események bejegyzéseinél láthatóvá válik az ismétlődést jelző kis ikon.
6. Már elkészített naptárbejegyzés módosítása A naptárbejegyzés szövegének módosításához vigye az egérmutatót a bejegyzés szövegére, és kattintson egyszer a bal egérgombbal. Ha a bejegyzés adatait részletesen szeretné megtekinteni, vagy szeretné módosítani azokat, akkor vigye az egérmutatót a bejegyzésre, és duplán kattintson a bejegyzés szövegén. Ekkor megjelenik az adott bejegyzés adatbeviteli felülete. Itt a korábbiakban bemutatottak szerint módosíthatja a naptárbejegyzés adatait.
Soroksár – Homo Regius
11
„Szolgáltató Partnerség” projekt
20. szakasz
Ha a naptárbejegyzést törölni szeretné, akkor vigye az egérmutatót a bejegyzés szélénél lévő színes sávra.
Ide vigye az egérmutatót.
Itt kattintson egyszer az egér bal gombjával, melyet követően egy kék keret jelenik meg a bejegyzés körül. Ez jelzi, hogy a bejegyzést kijelölte. Ha most lenyomja számítógépe billentyűjén a „Del” vagy „Delete” gombot, akkor a naptárbejegyzés törlődik.
Soroksár – Homo Regius
12
