PIB tájékoztatás. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása (Gazdálkodási projekt)

PIB tájékoztatás 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása (Gazdálkodási projekt)

2.4. A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásának fejlesztése

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

„Szolgáltató Partnerség” projekt


13-17. szakasz

Tartalomjegyzék

Előzmények, feladatok meghatározása Szabályozási rendszer A kötelezettségvállalás és a pénzügyi teljesítés folyamatának és szabályainak bemutatása a jogkört gyakorlóin keresztül 1.1. Kötelezettségvállalás szereplői és feladatai 1.1.1.Szakmai javaslattevő (Keretgazda) 1.1.2. kötelezettségvállalás nyilvántartó (Pénzügyi kontrolláló) 1.1.3.Ellenjegyző 1.1.4.Kötelezettségvállaló 1.2.Kötelezettségvállalás gyakorlati és szabályozási kérdései 1.2.1 Gazdálkodási kódex kialakítása 1.2.2 A kötelezettségvállalási jogkör átruházás bővítése 2. A kötelezettségvállalás megvalósítási folyamata, a pénzügyi teljesítés 2.1.1.Szakmai teljesítést igazoló 2.1.2. Érvényesítő 2.1.3. Utalványozó 2.1.4. Ellenjegyző III. A kötelezettségvállalás információs rendszere

Mellékletek 1 számú melléklet 2 számú melléklet

3 számú melléklet

Soroksár – Homo Regius

3 5 7 8 8 9 9 10 11 11 12 12 12 13 13

A Hivatali SZMSZ mellékleteinek teljes jegyzéke 14 - 22 Kivonat Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Pénzügyi - 23 - 25 Gazdasági Osztálya ügyrendjéből: A keretgazdák által nyilvántartott százezer Ft alatti 26 kötelezettségek kimutatása

2


13-17. szakasz

„Szolgáltató Partnerség” projekt Előzmények, feladatok meghatározása A Szolgáltató Partnerség projektben az Önkormányzat által meghatározottak szerint a „költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása” keretében a következő feladatok, projektszakaszok kerültek meghatározásra: 13. szakasz: Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása 14. szakasz: Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása 15. szakasz: A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata 16. szakasz: A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásának fejlesztése 17. szakasz: Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A 15. szakasz, a költségvetés készítésének és elfogadása folyamatával kapcsolatban készített anyagot a PIB a február 8.-i ülésén elfogadta. A szakmai anyag a helyzetelemzés mellett a tervezési kézikönyvre, a tervezési eljárásrend szerkezetére, tartalmi elemeire és szabályozásának a módjára vonatkozó javaslatokat tartalmazott. Az önkormányzat elvárása: A pénzügyekkel foglalkozó hivatali belső szervezeti egység feladat rendszerének meghatározása: kötelezettségvállalás, szakmai teljesítés igazolása, utalványozás belső folyamata, feladat és szereplők meghatározása. Azonosított probléma: A tervezés tartalmi és eljárás rendjének módosítása az új végrehajtási technikák alkalmazása szükségessé teszi a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás rendszerének auditálását, szükség szerinti módosítását, az ellenőrzést támogató információs rendszer kiegészítését. Megoldás: 2.4.1. A pénzügyekkel foglalkozó hivatali belső szervezeti egység feladatrendszerének meghatározása (hivatali SZMSZ, munkaköri leírások pontosítása, kapcsolódási területek és feladatok más szervezeti egységekhez). 2.4.2. Kötelezettségvállalás és utalványozás belső folyamata, feladatok és szereplők meghatározása. 2.4.3. A szakmai teljesítés igazolása, eljárási rendek, tennivalók, dokumentálás, 2.4.4. A kötelezettségvállalás – utalványozás folyamatszabályozás kidolgozása a felelősségi rend kialakítása és érvényesítése. Megoldást lehetőségét biztosító részterületek indikátorai:   

A teljes költségvetést lefedő, átlátható, folyamatos ellenőrzést biztosító szabályozási rendszer kialakítása. A kötelezettségvállalási szabályzat módosított változatának rendelkezésre állása. A módosított SZMSZ rendelkezésre állása.


3


13-17. szakasz

Az államháztartás alrendszereiben a költségvetési gazdálkodás a bevételi előirányzatok teljesítésének kötelezettségét és a kiadási előirányzatok felhasználásának jogosultságát foglalja magában, mely folyamatok biztosítják a közfeladatok ellátását, a társadalmi szükségletek kielégítését. Az önkormányzatok központi költségvetési forrásainak, hazai és európai uniós támogatásainak, egyéb átvett pénzeszközeinek, valamint saját bevételeinek felhasználásával jelentős kiadások felhasználásáról rendelkeznek, melynek során ellátják kötelező és önként vállalt feladataikat. Az önkormányzatok valamennyi forrása, függetlenül attól, hogy honnan származik, közpénz. A közpénzek felhasználását szabályzó rendszer alapvetően az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.), valamint annak végrehajtási rendelete, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet. Az önkormányzatok gazdálkodási szabályaira vonatkozó rendelkezéseket tartalmazza az önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény. Az államháztartásról szóló törvény meghatározza az államháztartás működésének és ellenőrzésének legfontosabb szabályait, alapvetően szabályozza a közpénzekkel való hatékony és ellenőrizhető gazdálkodás garanciáinak megteremtését, érvényesítve a teljesség, a részletesség, a valódiság, az egységesség, az áttekinthetőség és a nyilvánosság alapelvét. A költségvetés végrehajtása során az államháztartás alrendszeriben tárgyévi fizetési kötelezettség a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig vállalhatók és kifizetések is ezen összeghatárig rendelhetők el. Az önkormányzati költségvetés kialakítását, kötelező tartalmi és formai elemeit szintén meghatározza az államháztartási törvény, valamint végrehajtási rendelete. Ennek keretében a költségvetési rendelettervezet összeállítását megelőzi a költségvetési koncepció elfogadása, mellyel egyidejűleg a szakmai előkészítő munka nyomán a költségvetési rendeletet megalapozó helyi rendeletek is benyújtásra kerülnek a képviselő testület elé. Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata éves költségvetési előirányzatainak kialakítása, a költségvetési rendelettervezet összeállítása a Jegyző irányításával, az általa szabályozott folyamaton alapul, mely folyamat a „A szolgáltató Partnerség projekt” keretében, a „költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása” projekt szakaszon belül a 15. szakasz, - a „költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata” - keretében került továbbfejlesztésre és elfogadásra. A költségvetési rendelet az ágazati koncepciókban, központi és helyi rendelkezésekben megfogalmazott igények és szükségletek szűkebb halmaza, mely a rendelkezésre álló lehetőségekhez, forrásokhoz igazodik. A javasolt, majd elfogadott költségvetési rendeletben kialakított kiadási előirányzatok teljesítéséhez elengedhetetlen azok szakmai tartalmának teljes körű ismerete. Az előirányzat felhasználás célja nem a pénzköltés, hanem a közszolgáltatási feladatok megoldása, az önkormányzati célkitűzések megvalósítása. Éppen ezért és a továbbiakra nézve is - az éves gazdálkodás vonatkozásában - az előirányzatokra tett javaslat kialakításában és az


4


13-17. szakasz

előirányzatok felhasználásában a szakmai javaslattevőknek kiemelt jelentőségű feladata és szerepe van. A pénzügyi és gazdálkodási felelősség alapeleme a költségvetés előkészítésének minősége és a végrehajtás szabályozottsága. I. Szabályozási rendszer Az éves költségvetési rendelet meghatározza a főbb célokat, feladatokat, az azokhoz rendelt rendelkezésre álló előirányzatokat. Az előirányzatok felhasználhatóságához azonban szükség van azokra a szabályokra is, amelyek olyan mechanizmusokat, kereteket határoznak meg, melyek biztosítják a jogszerű, törvényes működést, a gazdálkodási folyamatok kontrollját, segítik a tervezett célok megvalósítását. Az állami és helyi szabályoknak gazdálkodási keretek és a gazdálkodói magatartás meghatározásában van fontos szerepük. A gazdálkodási jogi kereteit biztosító szabályok az elmúlt években jelentősen megváltoztak. A módosítások több jogszabályt érintettek, melyek közül a kötelezettségvállalás és az abban vállaltak teljesítése szempontjából a legfontosabbak az alábbiak: Az Államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban Áht.) A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény (továbbiakban: Státusztörvény) A Számvitelről szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Sztv) Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban Áfa tv.) Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól, szóló 317/2009.(XII.29) Kormányrendelet Az Államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet (továbbiakban Ámr.), Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzatának - többször módosított 50/2004. (VI.18.) rendelete határozza meg a Képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzatát. (továbbiakban: Önkormányzati SZMSZ) Az Önkormányzati SZMSZ tartalmazza a gazdálkodás legfontosabb kereteit (X, fejezet), a bizottságokra, tanácsnokra átruházott – nem hatósági – hatásköröket (50/2004.(VI.18.) rendelet 4. sz. melléklete) a Polgármesteri Hivatal felépítését (VII. fejezet), a kisebbségi önkormányzatokkal kapcsolatos szabályokat (IX. fejezet) Az Önkormányzati SZMSZ-re alapozva, a hatályos jogi szabályozásnak megfelelően került kialakításra és folyamatos „frissítésre” a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban: Hivatali SZMSZ).


5


13-17. szakasz

A vagyonkezelés rendjét a Hivatali SZMSZ IV/2. a IV/3. és a IV/4. számú mellékletei, a gazdálkodás részletszabályait a II. számú (a Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos mellékletek) ezen belül a kötelezettségvállalások rendjét a II/8. és II/9. számú mellékletek tartalmazzák. A Hivatali SZMSZ III/1-3. számú mellékletei a belső ellenőrzést tartalmazzák. A Hivatali SZMSZ mellékleteinek teljes jegyzékét az 1. számú melléklet tartalmazza1. A 2009. szeptember 25-től hatályos Hivatali SZMSZ záró rendelkezései között megfogalmazódott, hogy „a jegyző – az V. fejezetben (Mellékletek) nevezett köztisztviselők útján – köteles gondoskodni a Szervezeti és Működési Szabályzat és mellékletei naprakész állapotáról és arról, hogy a Szervezeti és Működési Szabályzatot a szervezeti egységek vezetői megismertessék a Hivatal köztisztviselőivel” Fontos eleme a szabályozásnak, hogy a mellékletek aktualizálását nevesített köztisztviselőhöz és határidőhöz köti. A Hivatali SZMSZ alapján készült el – a jogszabályi előírásoknak megfelelően – a Pénzügyi – Gazdasági Osztály Ügyrendje. E dokumentum megfelelő részletezettséggel és aktualitással tartalmazza a gazdálkodás lebonyolításával kapcsolatos jogköröket, feladatokat, a feladatok végrehajtásával megbízott munkaköröket illetve köztisztviselőket. Mindezek a dolgozók munkaköri leírásaiban is megjelennek. A Polgármesteri Hivatal Pénzügyi - Gazdasági Osztálya feladatait a 2. számú melléklet tartalmazza. Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata költségvetésének végrehajtásával kapcsolatos feladatok erősen centralizált formában a Polgármesteri Hivatalban jelennek meg. Az Önkormányzat 12 költségvetési intézménye közül 2 önállóan gazdálkodó, míg 10 részben önállóan gazdálkodói jogkörrel rendelkezik2 Ez utóbbi kategóriába tartozó intézmények gazdálkodási feladatainak lebonyolítását - a Polgármesteri Hivatal, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és az önállóan működő költségvetési szervek közötti a munkamegosztásról és felelősségvállalásról szóló szabályzat3 alapján – a Pénzügyi – Gazdasági Osztály végzi. Az osztály feladata - a Polgármesteri Hivatal, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a Kisdunáért Önkormányzati Társulás, mint önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról szóló szabályzat4 alapján - a Társulás egyes gazdálkodási feladatainak ellátása.

1

A jegyzék a Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzési Rendszerének 2010. március 1-től hatályos Szabályzatának 3. számú melléklete alapján készült. 2 A Státusztörvény 3.§. (1) bekezdés b) pontja alapján az intézmények feladatellátáshoz gyakorolt funkciói alapján 2009. július 1-től „önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv” vagy „önállóan működő költségvetési szerv” besorolásúak lehetnek, a korábban használt „önállóan gazdálkodó”, illetve „részben önállóan gazdálkodó” besorolás helyett. 3 A Szabályzatot a Hivatali SZMSZ Mellékletek fejezet II/12 számú melléklete tartalmazza. 4 A Szabályzatot a Hivatali SZMSZ Mellékletek fejezet II/13 számú melléklete tartalmazza Soroksár – Homo Regius

6


13-17. szakasz

A Polgármesteri Hivatal mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a kisebbségi önkormányzatok5 közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról szóló szabályzat6 alapján a Pénzügyi – Gazdasági Osztály látja el a megállapodásból eredő gazdasági feladatokat. Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzat Képviselő-testülete a 6/2010. (III.11.) önkormányzati rendelettel fogadta el az Önkormányzat 2010. évi költségvetését. A Képviselő-testület – a hagyományokhoz híven – meghatározta a költségvetés végrehajtásában közreműködök számára azokat a feladatokat, eljárási, gazdálkodási szabályokat, melyek a 2010. évi költségvetés célkitűzéseinek megvalósításához elengedhetetlenek. II. A kötelezettségvállalás és a pénzügyi teljesítés folyamatának és szabályainak bemutatása a jogkört gyakorlóin keresztül A költségvetési rendeletben jóváhagyott feladatok teljesítése, vagyis az előirányzatok felhasználása egy logikailag és hierarchikusan is felépített rendszeren alapul. Az előirányzatok felhasználására két jól elhatárolható folyamatban kerül sor, ezek: -

kötelezettségvállalás folyamata pénzügyi teljesítés folyamata.

A kötelezettségvállalás folyamatában a jogszabály alapvetően két kulcsszereplőt határoz meg, nevezetesen a kötelezettségvállaló személyét (polgármester), valamint a kötelezettségvállalás ellenjegyzőjének (jegyző) személyét. Az államháztartásról működési rendjéről szóló kormányrendelet meghatározza, hogy az önkormányzatoknál kötelezettségvállalásra - a jegyző döntési hatáskörébe utalt előirányzatok, valamint a választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény 2. §-ának hatálya alá tartozó választások előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök kivételével - a polgármester jogosult. A kötelezettségvállalások ellenjegyzésére a jegyző jogosult. Mind a kötelezettségvállalás, mind pedig az ellenjegyzés jogkörét a polgármester és a jegyző átruházhatja. A jogszabály, a polgármester esetében a jogkör átadását szélesebb körben értelmezi, a hatályos rendelkezések értelmében a jogkör gyakorlásának átadása az „általa felhatalmazott személy”-nek történhet. A jegyző ellenjegyzői jogkörének átadását illetően a jogszabály pontosabban fogalmaz, vagyis meghatározza, hogy a jogkört az „önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselő” részére adhatja át. A pénzügyi teljesítés folyamatában az önkormányzatoknál a jogszabály az utalványozás jogát a polgármesterhez, a kifizetés ellenjegyzését pedig a jegyzőhöz telepíti, akik e jogkörüket az általuk kijelölt személyekre szintén átruházhatják.

5

Soroksári Bolgár Kisebbségi Önkormányzat, Soroksári Német Kisebbségi Önkormányzat, és Soroksári Roma Kisebbségi Önkormányzat 6 A Szabályzatot a Hivatali SZMSZ Mellékletek fejezet I/9 számú melléklete tartalmazza Soroksár – Homo Regius

7


13-17. szakasz

1. Kötelezettségvállalás folyamata 1.1. Kötelezettségvállalás szereplői és feladatai Szakmai javaslattevő

kötelezettségvállalás nyilvántartó (pénzügyi kontrolláló)

Ellenjegyző

Kötelezettség -vállaló

A kötelezettségvállalás szereplőit és jogköreit a Hivatali SZMSZ II/8 számú melléklete (továbbiakban: Szabályzat) tartalmazza. A Szabályzatban elkülönítetten szerepelnek a kötelezettségvállalás folyamatában résztvevők, egyértelműen meghatározható, hogy a polgármester és a jegyző, mely munkatársakra ruházta át jogkörét az egyes tervezési alapegységek vonatkozásában. 1.1.1. Szakmai javaslattevő (Keretgazda) Az előirányzatok felhasználására irányuló kötelezettségvállalások létrejöttét a szakmai javaslattétel előzi meg. A szakmai javaslattevők szerepe a kötelezettségvállaló feladatához kötődik, a kötelezettségvállalás szakmai alátámasztottságát garantálja. Személye a költségvetési rendelet előkészítésében kiválasztásra kerül, arra figyelemmel, hogy az ágazati feladatok előirányzatainak kialakításában az egyes osztályokon mely munkatársak, vezetők rendelkezek a jóváhagyott tervezési alapegységeken előirányzott feladatok tartalmának ismeretével, a szerződéskötésre vonatkozó javaslat tételhez szükséges követelményekkel. . A szakmai javaslattevők személyét tervezési alapegységeként a költségvetési rendelettervezet összeállítására vonatkozó Jegyzői Utasítás 2. számú melléklete határozza meg. A kötelezettségvállalás folyamatában a szakmai javaslattevő felelős az általa javasolt intézkedés szakmai tartalmának helytállóságáért, ill. annak megalapozottságáért; a közbeszerzésre (beszerzési eljárásokra) vonatkozó előírások betartásáért; valamint azért, hogy a feladat szükségessége és összegszerűsége indokolt, a célszerűség biztosított. Mindezeken túl feladata az előirányzat-felhasználásra vonatkozó kötelezettségvállalási alapdokumentum szabályszerűségének, törvényességének (a kötelezettségvállalás tervezetével kapcsolatos - jogi/alaki és tartalmi/ szempontok szerinti megfelelőség), biztosítása. Beleértve, a feladat végrehajtásában érintett Hivatali szervezeti egységek álláspontjának megismerését, a kötelezettségvállalási javaslat egyeztetését. 1.1.2. Kötelezettségvállalás nyilvántartó (Pénzügyi kontrolláló) A pénzügyi kontrolláló szerepe és feladata speciális, azokra az esetekre vonatkozik, amikor a kötelezettségvállalás ellenjegyzése nem a Pénzügyi - Gazdasági osztályon dolgozó munkatárshoz kapcsolódik.. A pénzügyi kontroll szorosan kapcsolódik a kötelezettségvállalás ellenjegyzéséhez szükséges információk és feladatok tartalmához. A pénzügyi kontrolláló a rendelkezésre álló kötelezettségvállalási alapdokumentum és kísérő dokumentumai alapján az Ámr-ben az ellenjegyző részére meghatározott feladatokat végzi el. Ezek: a.) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e


8


13-17. szakasz

a fedezetet, illetve befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, b.) az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, c.) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi kontrolláló a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi - Gazdasági osztályán dolgozó személy, aki egyúttal nyilvántartásba veszi a kötelezettségvállalást. 1.1.3. Ellenjegyző A Polgármesteri Hivatal kötelezettségvállalásai ellenjegyzésére az Ámr. felhatalmazása alapján a jegyző jogosult. A jegyző e jogkörét a Szabályzat II/ 1-5. számú mellékleteiben az önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselők részére átruházta., Az ellenjegyző részére garanciát jelenthet a pénzügyi kontrolláló előzetes nyilatkozata - a kötelezettségvállalás a pénzügyi-gazdasági követelményeknek megfelel, vagy sem -, annak eldöntéséhez, hogy az ellenjegyzést megadja. 1.1.4. Kötelezettségvállaló Kötelezettség vállalására a polgármester vagy az általa kijelölt személyek jogosultak. A kötelezettségvállalási jogkört a polgármester a Szabályzat I/1-3 számú mellékleteiben foglaltak szerint átruházta. Egyes feladatok esetében – például a társasház kezelési és közös képviseleti feladatok ellátása - önálló szabályzatokba (pl. II/15) foglalva további hatáskör átruházásra került sor. 1.2. Kötelezettségvállalás gyakorlati és szabályozási kérdései A Polgármesteri Hivatalban kezelt feladatok megvalósítását biztosító kötelezettségvállalási szabályozási rendszer alapvetően jól kialakított, folyamatosan karbantartott7, a jogszabályi előírásokat követő és alkalmazó mechanizmusokon alapul. A Szabályzatban rögzítésre került a kötelezettségvállalás írásba foglalásának szabálya, valamint – jogszabályi felhatalmazás alapján8 – a százezer Ft-ot el nem érő kötelezettségvállalások eljárási, nyilvántartási rendje. A keretgazdák által nyilvántartott százezer Ft alatti kötelezettségek kimutatási mintáját a 3. számú melléklet tartalmazza. A kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos szerződések illetve ezek módosításainak nyilvántartása, valamint a keretgazdák által leigazolt számlák pénzügyi teljesítése, mind a Hivatal, mind a részben önálló intézmények, mind a kisebbségi önkormányzatok tekintetében a Hivatal Pénzügyi Osztályán a SALDO integrált informatikai rendszer kötelezettség vállalási moduljában történik.

7

A legutóbbi változások keretében került sor 2010. január 1-től az Ámr.80.§. (3) bekezdése szerinti előírásnak megfelelően az érintett személyek aláírás mintáinak rögzítésére. (a Szabályzat XIV. számú melléklete) 8 Ámr. 72.§.(11) bekezdés Soroksár – Homo Regius

9


13-17. szakasz

A rendszer zárt, megfelelő ellenőrzési pontok biztosítják a törvényes eljárási rend érvényesülését. A folyamatok elemzése és értékelése alapján megfogalmazható néhány kérdés, mely a szabályozások jövőbeni kialakítása során újragondolható. 1.2.1. Gazdálkodási kódex kialakítása A szabályozási rendszer leírásából látható, hogy az egyes területek és feladatok önálló szabályzatok formájában kerülnek kialakításra. A szabályzatok a Hivatali SZMSZ mellékletei, melyek önmaguk is rendelkeznek mellékletekkel. A kötelezettségvállalások rendjét a Hivatali SZMSZ II/8. és II/9. számú mellékletei egyfajta feladatmegosztással tartalmazzák. A II/8 számú melléklet a kötelezettségvállalás, szakmai teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és ellenjegyzés rendjét szabályozza, míg a II/9 számú melléklet mindezek nyilvántartási szabályzata. Ez önmagában is felveti a szabályzatok egységes szerkezetbe foglalásának kérdést. A Hivatali SZMSZ további mellékleteit áttanulmányozva az is látható, hogy számos terület kapcsolódik a kötelezettségvállalásokhoz (pl. a II/15 számú mellékletben meghatározottak) A 2010. januárban hatályba lépett előírások9 a következőket tartalmazzák: A költségvetési szerv belső szabályzatban rendezi a működéséhez, gazdálkodásához kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket, így különösen a) a gazdálkodással - így különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével, és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, b) a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet, c) a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével és lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdéseket, d) az anyag- és eszközgazdálkodás számviteli politikában nem szabályozott kérdéseit, e) a helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, f) a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait, g) a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét, h) a vezetékes és rádiótelefonok használatát, i) a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének, továbbá a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét.

9

Ámr. 20.§. (3) bekezdés


10


13-17. szakasz

Mindezek alapján célszerűnek tűnik, hogy a meglévő szabályzatokat egységes rendszerben egy szabályzatban érdemes összefoglalni, mely ennek következtében egyfajta gazdálkodási kódexet hoz létre. A gazdálkodási kódexhez mellékletként kapcsolható lenne a kötelezettségvállalás illetve pénzügyi teljesítés egyes feladataihoz illesztett „jogosultság/jogosult” jelenleg is alkalmazott összefoglaló kimutatás, melyben a jogosultságot illetve annak gyakorlóját célszerű lenne tervezési alapegységként kimutatni. 1.2.2. A kötelezettségvállalási jogkör átruházás bővítése A kötelezettségvállalás átruházásában felvetődik a feladatok megvalósításához igazodó, értékhatárhoz köthető jogkör delegálási lehetősége. A költségvetésben tervezett feladatok megvalósítása során tapasztalható, hogy egy - egy feladat megoldása, számos aprólékos, rutin, visszatérő folyamathoz kapcsolódik, melynek megvalósításához „rutin kötelezettségvállalás” keletkezik. A rutin kifejezés természetesen nem azt jelenti, hogy a szabályszerűség, megalapozottság mellőzhető, mindössze azt takarja, hogy az ilyen formában keletkező kötelezettségvállalások visszatérően megjelenő, évenként alkalmazott kipróbált eljárásokon alapulnak. Jellemzően olyan kiadások, melyek a költségvetésben szerepelnek, tartalmuk, céljuk ezért végrehajtásuk is egyszerű, költségvetési előirányzatuk nem túl magas, vagy felhasználójukat a költségvetési rendelet nevesíti. Abból kiindulva, hogy a keretgazdák a költségvetés tervezése során az előirányzatok felhasználására tett javaslatok kidolgozása során részleteiben is megismerték a tervezett előirányzat felhasználásával megvalósuló cél tartalmát, bővíthető lehetne az átruházott kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezők köre. Hosszabb távon célszerűnek tűnik a keretgazdák értékhatárhoz kötött kötelezettségvállalási jogkörrel történő felruházása. 2. A kötelezettségvállalás megvalósítási folyamata, a pénzügyi teljesítés 2.1. A pénzügyi teljesítés szereplői és feladatai

Szakmai teljesítést igazoló

Érvényesítő

Utalványozó

Ellenjegyző

A pénzügyi teljesítéshez kapcsolódó szabályokat az Ámr. két elkülönült részben foglalja össze, az egyik a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítése, a másik pedig az utalványozás, az utalványozás ellenjegyzése.


11


13-17. szakasz

A pénzügyi teljesítéshez kapcsolódó jogköröket és gyakorlóit a Szabályzat IV, V, VI. számú. mellékletei illetve azok részletezése tartalmazza. A szakmai teljesítésre jogosultak körét a Szabályzat III. számú melléklete tartalmazza. 2.1.1. Szakmai teljesítést igazoló A szakmai teljesítés igazolására a jogszabály csak az alapvető szabályokat tartalmazza, így a kiadás teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatás esetén a teljesítést. A szakmai teljesítést igazoló személye célszerűen megegyezik a szakmai javaslattevő (keretgazda) személyével. A Szabályzat illetve a III. számú melléklet az egyes tervezési alapegységekhez rendelve meghatározza a szakmai teljesítés igazolásának módját, amely általános jellegű, az ott szereplő meghatározások inkább az igazolás technikájára utalnak. 2.1.2. Érvényesítő Az érvényesítő szerepe a pénzügyi teljesítés folyamatában annak igazolása, hogy -

a számla szakmailag igazolt teljesítést tartalmaz, a számlát alátámasztó kötelezettségvállalás és mellékletei rendelkezésre állnak, illetve az iktatószám alapján a nyilvántartásokban visszakereshető, a számla összege megfelel a kötelezettségvállalás összegének a szakmai teljesítést igazoló bizonylatok rendelkezésre állnak, a fedezet rendelkezésre áll, a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszám rendelkezésre áll.

A polgármesteri hivatal gyakorlatában a számlák általában a Pénzügyi - Gazdasági osztályra érkeznek, a házi pénztári kifizetések minden esetben. Ettől eltérő helyzetben az Iktató, vagy a számlát megkapó továbbítja mely lehetővé teszik a számlák előérvényesítését. Az előérvényesítés során az érvényesítő ellenőrzi a számla – törvényekben meghatározott – alaki, tartalmi követelményeit. 2.1.5. Utalványozó Az utalványozó a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés után az utalványrendelettel, vagy rövidített utalvány alkalmazásával elrendeli a számla kifizetését. A Szabályzat V. számú melléklete tartalmazza az utalványozási jogkörrel felruházottakat. Az. utalványozás az Ámr. szabályaival összhangban áll, az utalványlap az alaki és tartalmi követelményeknek megfelel. A gyakorlatban alkalmazott eljárás, melyet célszerű a Szabályzat 3. fejezet V. az utalványozás szabályozási előírásai közé is rögzíteni: Az utalványozónak a közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetések esetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 36/A. §-a szerint kell eljárnia, az alábbiak szerint: a közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekhez tartozó utalványlaphoz csatolni kell a nyertes ajánlattevő nemlegesnek minősülő együttes adóigazolását, vagy a köztartozásmentes adódói adatbázisból kinyomtatott igazolását Soroksár – Homo Regius

12


13-17. szakasz

amennyiben a nyertes pályázó nem tud bemutatni nemlegesnek minősülő együttes adóigazolást, illetve nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban, abban az esetben a számla nem utalványozható. 2.1.6. Ellenjegyző A kifizetések ellenjegyzésére az Ámr. felhatalmazása alapján ellenjegyzői jogkört biztosíthat a polgármesteri hivatal köztisztviselőjének. Erről a Szabályzat XII. számú mellékletében ellenjegyzőnek az ellenjegyzése során a kötelezettségvállalás ellenőrzési kötelezettsége van.

a jegyző jogosult, aki állományába tartozó történt rendelkezés. Az ellenjegyzőjének előírt

III. A kötelezettségvállalás információs rendszere A kötelezettségvállalások nyilvántartása egyrészt a szakmai javaslattevők (keretgazdák) feladata, másrészt a Hivatal Pénzügyi Osztályán a SALDO integrált informatikai rendszer keretében biztosított. A keretgazdák feladata az is, hogy nyilvántartásaikat a Pénzügyi – Gazdasági osztály munkatársaival egyeztessék. Az egyeztetésekre szükség szerint, illetve havonta sor kerül. A polgármesteri hivatal osztályain illetve a keretgazdáknál több éve kialakított rendszer szerint kerülnek nyilvántartásra a kötelezettségvállalások, melynek során biztosított a szakmai feladatonként és tervezési alapegységenként nyilvántartás.


13


13-17. szakasz

MELLÉKLETEK 1. számú melléklet A Hivatali SZMSZ mellékleteinek teljes jegyzéke SzMSz. Belső szabályzat Felülvizsgálat Felülvizsgálat melléklet megnevezése időszakai, Végrehajtója, száma határnapja közreműködők 1. A Hivatal működésével kapcsolatos mellékletek

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy

I/1.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Alapító Okirata

I/2.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezeti struktúrája

I/3.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának feladat-és hatásköri jegyzéke Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának kiadmányozási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának a Polgármesteri Hivatalban használt bélyegzők kezeléséről, nyilvántartásáról szóló szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a képviselőtestületi, bizottsági

I/4.

I/5.

I/6.

I/7.


Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselőtestületi döntést követő 8 napon belül Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselőtestületi döntést követő 8 napon belül Évente a tárgyév december 31. napjáig

Jegyzői referens

Szalontainé Lázár Krisztina

Jegyzői referens


Osztályvezetők Jegyzői referens


Félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig

Osztályvezetők Aljegyző

Dr. Horváth Anna

Évente, a tárgyév december 31. napjáig

Titkársági Osztályvezető

Vittmanné Gerencsér Judit


Gondnoksági Csoportvezető

Rizmayer Mihály


Titkársági Osztályvezető


14


13-17. szakasz

előterjesztések rendjéről, a jegyzőkönyvek elkészítéséről és a döntések végrehajtásáról SzMSz. melléklet száma I/8.

I/9.

I/10.

I/11.

I/12.

Belső szabályzat megnevezése Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata az önkormányzati képviselők és bizottságba delegáltak (külső tagok) tiszteletdíjának és költségtérítésének kifizetéséről Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a kisebbségi önkormányzatok közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a településrendezési tervek és építési szabályzatok nyilvántartásának rendjéről Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a műszaki nyilvántartás rendjéről, az adatokba való betekintés módjáról és az adatok külső személy (szerv) részére történő szolgáltatásáról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatának, valamint a vezetői és tisztségviselők utasításainak elkészítéséről,


Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, a tárgyév december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Pénzügyi-gazdasági Osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Polonkai Zoltánné

Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

Pénzügyi-gazdasági osztályvezető Titkársági Osztályvezető



Főépítész Műszaki Osztályvezető

Kisné Stark Viola


Műszaki Osztályvezető

Kisné Stark Viola


Jegyzői referens


15


13-17. szakasz

véleményeztetéséről, kiadmányozásáról és nyilvántartásáról SzMSz. melléklet száma I/13.

I/14.

I/15.

II/1.

II/2.

II/3.

II/4.

II/5.

Belső szabályzat megnevezése

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, a tárgyév december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Projektmenedzser

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata az Európai Uniós pályázati eljárások rendjéről Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Jegyzői referens Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata Polgármesteri napjáig Hivatalának Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben foglalt közzétételi kötelezettségek végrehajtásáról szóló szabályzata Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Projektmenedzser Kerület Soroksár december 31. Önkormányzat Polgármesteri napjáig Hivatalának szabályzata a projektek működési rendjéről II. A Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Pénzügyi – Kerület Soroksár december 31. Gazdasági Önkormányzatának napjáig Osztályvezető Polgármesteri Hivatala Pénzügyi – Gazdasági Osztály Ügyrendje Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig Osztályvezető Hivatalának számviteli Számviteli politikája Csoportvezető Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig Osztályvezető Hivatalának leltározási és Számviteli selejtezési szabályzata Csoportvezető Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyévet Pénzügyi – Kerület Soroksár követő év április Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri 30. napjáig Osztályvezető Hivatalának eszközök és Számviteli források értékelési szabályzata Csoportvezető Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Pénzügyi – Kerület Soroksár december 31. Gazdasági Önkormányzata Polgármesteri napjáig Osztályvezető Hivatalának


Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Gábor Zita


Gábor Zita

Polonkai Zoltánné

Novota Gáborné

Novota Gáborné

Novota Gáborné

Polonkai Zoltánné

16


II/6.

SzMSz. melléklet száma II/7.

II/8.

II/9.

II/10.

II/11.

II/12.

önköltségszámítási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának pénzkezelési szabályzata

Belső szabályzat megnevezése Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának számlarendje Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a kötelezettségvállalás, a szakmai teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjéről Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának kötelezettségvállalás nyilvántartási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala gépkocsijainak üzemeltetési rendjéről és a menetlevelek kezeléséről szóló szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata II. sz. Napsugár Óvoda főzőkonyha készletgazdálkodási szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és az önállóan működő költségvetési szervek közötti munkamegosztásról és


13-17. szakasz

Évente, tárgyévet követő év április 30. napjáig, ill. a változás időpontjától számított 8 napon belül Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, tárgyévet követő év április 30. napjáig

Pénzügyi – gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető Számviteli Csoportvezető Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Novota Gáborné

Évente, tárgyév december 31. napjáig

Pénzügyi – gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné

Félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig

Gondnoksági Csoportvezető

Rizmayer Mihály


Oktatási, Kulturális és Sport Osztályvezető, Pénzügyi-gazdasági Osztályvezető

Szokolay Zoltán

Évente, tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

Pénzügyi-gazdasági osztályvezető, Oktatási, Kulturális és Sport Osztály osztályvezető

Szokolay Zoltán

Negyedévente, a tárgyév március 31., június 30., szeptember 30. és december 31. napjáig

Polonkai Zoltánné

17


II/13.

SzMSz. mellékle t száma II/14.

II/15.

II/16.

II/17.

felelősségvállalásról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a Kisdunáért Önkormányzati Társulás, mint önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztásról és felelősségvállalásról Belső szabályzat megnevezése A Kisdunáért Önkormányzati Társulásnak a kötelezettségvállalás, a szakmai teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjéről szóló szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának a társasház kezelés és közös képviselet ellátása során irányadó szabályokról a kötelezettségvállalás, szakmai teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés terén Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szabályzata a társasház kezelés és a közös képviselet ellátása során irányadó szabályokról Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szabályzata a gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására felhatalmazottak beszámoltatási rendjéről


13-17. szakasz

Évente, a tárgyév december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

Kisdunáért Önkormányzati Társulás igazgatója

Kiss Zoltán

Felülvizsgálat időszakai, határnapja Félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Kisdunáért Önkormányzati Társulás Igazgatója, Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető Vagyongazdálkodá si osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Kiss Zoltán


Vagyongazdálkodá si osztályvezető

Koncsekné dr. Kovács Ágnes

Negyedévente, tárgynegyedévet követő hó 20. napjáig, ill. a felhatalmazó 15 munkanapot meghaladó távolléte esetében a felhatalmazó munkába állását követő hó 20.

Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné



18


II/18.

II/19.

SzMSz. mellékle t száma III/1.

III/2.

III/3.

IV/1.

IV/2.

IV/3.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Reprezentációs Szabályzata Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Szabályzata az eseti bevételek elszámolásáról

13-17. szakasz

napjáig Évente, tárgyév december 31. napjáig

Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné


Pénzügy – Gazdasági Osztályvezető

Polonkai Zoltánné


Felülvizsgálat Felülvizsgálat időszakai, Végrehajtója, határnapja közreműködők III. A Hivatal belső ellenőrzésével kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Belső ellenőrzési Kerület Soroksár december 31. vezető Önkormányzat Belső napjáig, ill. ellenőrzési kézikönyve (nem jogszabályváltozás nyilvános) t követő 15. napon belül Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Jegyzői referens Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának Törvényességi Ellenőrzési Szabályzata

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Folyamatba Épített, Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzés Rendszeréről szóló szabályzata

Polonkai Zoltánné

Belső ellenőr Pénzügyi – Gazdasági Osztályvezető, Oktatási, Kulturális és Sport osztályvezető, Szociális és Családvédelmi osztályvezető IV. A Hivatal vagyongazdálkodásával kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Közbeszerzési és Kerület Soroksár december 31. Beruházási Csoport Önkormányzata napjáig vezetője Polgármesteri Hivatalának közbeszerzési szabályzata Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Vagyongazdálkodási Kerület Soroksár december 31. osztályvezető Önkormányzatának az napjáig, ill. a Önkormányzat vagyonáról, a képviselő-testületi vagyontárgyak feletti jog döntést követő 8. gyakorlásáról szóló napon belül önkormányzati rendelete Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Vagyongazdálkodási


Évente, a tárgyévet követő év április 30. napjáig

Beszené Uhrin Gyöngyi


Napholcz József


Koncsekné dr.

19


SzMSz. mellékle t száma IV/4.

IV/5.

V/1.

V/2.

V/3.

V/4.

13-17. szakasz

Kerület Soroksár Önkormányzatának az Önkormányzat vagyonának értékesítése, hasznosítása során alkalmazandó versenyeztetési eljárás szabályairól szóló önkormányzati rendelete

december 31. napjáig, ill. a képviselő-testületi döntést követő 8 napon belül

osztályvezető

Kovács Ágnes


Felülvizsgálat időszakai, határnapja Félévente, a tárgyév április 30. és szeptember 30. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Műszaki osztályvezető, Pénzügyi – Gazdasági osztályvezető, Vagyongazdálkodási osztályvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Koncsekné dr. Kovács Ágnes

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában az Önkormányzat vagyonkataszterének vezetéséről és számítógépes karbantartásáról szóló jegyzői utasítás Polgármesteri utasítás a Évente, a tárgyév Közbeszerzési és közbeszerzési értékhatár december 31. Beruházási Csoport alatti beszerzésekről napjáig vezetője V. A munkáltatói joggal kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31. Önkormányzatának a napjáig, ill. a Polgármesteri Hivatal képviselőköztisztviselőit megillető testületi döntést juttatásokról és követő 8 napon támogatásokról szóló belül önkormányzati rendelete Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31. Önkormányzatának a vezetői napjáig, ill. a pótlék megállapításáról, ill. a képviselőköztisztviselők és testületi döntést ügykezelők követő 8 napon illetménykiegészítéséről belül szóló önkormányzati rendelete Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31., ill. Önkormányzatának a a képviselőPolgármesteri Hivatalban testületi döntést dolgozók érdekeltségi követő 8 napon rendszeréről szóló belül önkormányzati rendelete Budapest Főváros XXIII. Negyedévente, a Személyzeti vezető Kerület Soroksár tárgyév március Önkormányzata 31., június 30., Polgármesteri Hivatalának szeptember 30. és Személyügyi Kézikönyve december 31.


Napholcz József

Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné

20


13-17. szakasz

napjáig, ill. a változás időpontjától számított 8 napon belül SzMSz. mellékle t száma V/5.

V/6.

V/7.

V/8.

VI/1.

VI/2.

VI/3.


Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, a tárgyév december 31. napjáig Két évente, minden második év december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Személyzeti vezető

Jegyzői utasítás a Közszolgálati adatvédelmi szabályzat kiadásáról Budapest Főváros XXIII. Személyzeti vezető Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának esélyegyenlőségi terve Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Titkársági Kerület Soroksár december 31. osztályvezető Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának Ügyfélszolgálati Chartája Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Személyzeti vezető Kerület Soroksár december 31. Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának Etikai Kódexe VI. A Hivatal üzemeltetésével kapcsolatos mellékletek Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Gondnoksági Kerület Soroksár december 31. Csoportvezető Önkormányzata napjáig, ill. Polgármesteri Hivatalának intézményi munkavédelmi szabályzata telephely létesítése, vagy megszüntetése esetén a változást követő 8 napon belül Budapest Főváros XXIII. Évente, a tárgyév Gondnoksági Kerület Soroksár december 31. Csoportvezető Önkormányzata napjáig, ill. Polgármesteri Hivatalának intézményi tűzvédelmi szabályzata telephely létesítése, vagy megszüntetése esetén a változást követő 8 napon belül Budapest Főváros XXIII. Évente, tárgyév Informatikus Kerület Soroksár december 31. Jegyzői referens Önkormányzata napjáig Polgármesteri Hivatalának adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata


Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Hegyes Istvánné

Hegyes Istvánné


Hegyes Istvánné

Rizmayer Mihály

Rizmayer Mihály


21


13-17. szakasz

VI/4.

Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának biztonsági szabályzata


Gondnoksági csoportvezető

Rizmayer Mihály

SzMSz. melléklet száma VI/5.


Felülvizsgálat időszakai, határnapja Évente, tárgyév december 31. napjáig

Felülvizsgálat Végrehajtója, közreműködők Jegyzői referens, Gondnoksági csoportvezető

Felülvizsgálat elvégzéséért felelős személy Szalontainé Lázár Krisztina


Informatikus

Pethes László

VI/6.

Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Informatikai Üzemeltetési Szabályzata


22


13-17. szakasz

2. számú melléklet Kivonat Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksár Önkormányzata Polgármesteri Hivatala Pénzügyi - Gazdasági Osztálya ügyrendjéből: PÉNZÜGYI CSOPORT FELADAT ÉS HATÁSKÖRE Önkormányzati feladatok: -

Adatszolgáltatás a forrásmegosztáshoz. Költségvetési koncepció készítéshez adatszolgáltatás. Költségvetés előkészítés, tervezés, összeállítás, a testületi anyag táblázatainak elkészítése az önkormányzati összesenre vonatkozóan. A költségvetési rendelet módosítás táblázatainak elkészítése, előterjesztéseinek a készítése. Az időszaki és éves beszámolók testületi előterjesztéséhez a táblázatok készítése. A pénzügyi csoportot érintő kincstári beszámoló táblák készítése. A pénzügyi csoporthoz kapcsolódó szabályzatok készítése. Az állami normatívák eredeti és módosított előirányzatának nyilvántartása. A központosított előirányzatok beemelése, egyeztetése. A pénzmaradvány összeállítás, dokumentálás, egyeztetés a számvitellel, testületi előterjesztés. Funkcionális feladatok:

-

-

-

A főpénztár az ÜSZI pénztár és az Okmányiroda pénztár üzemeltetése. Valamennyi pénztár napi ellenőrzési feladata. A kisebbségi önkormányzatoknak minden területen segítségnyújtás, a számszaki beszámolóik elkészítése. Valamennyi területen az analitikus nyilvántartások egyeztetése a főkönyvvel. A minden gazdasági eseményhez az utalványrendeletek kiállítása. Az utalványrendeletek érvényesítése, ehhez a bizonylatok tartalmi, alaki helyességének, összegszerűségének, egyezőségének a szükséges aláírásoknak az ellenőrzése, a mellékletek csatolása. Az utalványrendeleteken a számlakijelölés 4, illetve 5 pozícióig. A kötelezettségvállalás nyilvántartások teljes körű vezetése, egyeztetése, a feladások készítése, a 75. sz. beszámoló űrlap készítése. Az analitikus előirányzat nyilvántartás naprakész vezetése, a dokumentációk beszerzése. Az előirányzatok egyeztetése főkönyvvel, a kötelezettségvállalás nyilvántartóval. A költségvetési rendelet módosításhoz az előterjesztés kontírozási részének elkészítése, az egyensúly biztosítása. A pótelőirányzatok beemelése, a pénzmaradvány előirányzat rendezése. Az előirányzat gazdálkodással kapcsolatos belső intézkedések megtétele. A kérelmek felülvizsgálata, elintézése. A természetbeni juttatások adóalap és adó számítása, lejelentése.


23


-

-

-

-

13-17. szakasz

A civil szervezetek részére nyújtott támogatások kifizetéséhez az utalványrendeletek kiállítása és érvényesítése. A civil szervezetek elszámoltatásának pénzügyi ellenőrzése. A közmű számlák bontása. A függő tételek egyeztetése a főkönyvvel és azok rendezése. A vezetékes és mobil telefonhasználat miatti adóalap és adó számítás teljes körű elvégzése. A hivatali mobil telefonok összeghatáron felüli használatának vizsgálata, a számlázandó összeg továbbadása. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kezelése. A tulajdoni lap, térképmásolat ügyintézés. Nyomtatvány, lombzsák értékesítés. Segélykifizetések. A hivatali gépkocsik magáncélú használatának vizsgálata, az összeg kiszámítása és továbbítása számlázásra. A munkáltatói kölcsön nyilvántartása, pénzforgalmának ügyintézése. A kiskincstár és az OTP terminál működtetése. A fizetőképesség koncentrált kezelése. A finanszírozási tervek bekérése, készítése, továbbítása. Napi kapcsolat az OTP Bank Rt-vel. A bankszámlák forgalmának naprakész figyelése, a várható alakulásról információ a vezetés felé. A napi limitek figyelése, intézkedés a túllépéseknél. A pénzintézeti szerződések, hitel szerződések nyilvántartása. A devizaszámlával és a valutapénztárral kapcsolatos nyilvántartások vezetése, a külföldi kiküldetések elszámolása. Az értékpapír nyilvántartás. Az út-és csatornaépítések pénzügyi forrás szerinti analitikus nyilvántartása, az idevonatkozó szerződések és jogcímek nyilvántartása. A lakossági közműfejlesztési hozzájárulás visszaigényelhető részéről nyilvántartás vezetés. Az ÁFA nyilvántartás vezetés, bevallások készítése, kapcsolat az adóhatósággal. A Polgármesteri Hivatal, a társulás, a kisebbségi önkormányzatok, valamint az önállóan működő intézmények tekintetében a munkaügyi feladatok teljes körű ellátása az IMI rendszerben. Az egységes nyilvántartási rendszer kezelése. A távollévők nyilvántartása, jelentése. A havi határidős adatszolgáltatások megküldése a MÁK-nak. Napi kapcsolattartás a MÁK-kal. A munkaügyi-személyi jellegű tervezési feladatok, a személyi juttatások tervezése, a bérmaradvány számítása, adatszolgáltatás a vezetők felé. A Polgármesteri Hivatal, a társulás, a kisebbségi önkormányzatok, valamint az önállóan működő intézmények tekintetében valamennyi bérszámfejtési feladat ellátása. A közhasznú és közcélú foglalkoztatással kapcsolatos feladatok ellátása. A feladatokhoz kapcsolódó és FEUVE-ben rögzített ellenőrzési feladatok ellátása. A csoporton belül a helyettesítési feladatok ellátása.


24


13-17. szakasz

SZÁMVITELI CSOPORT FELADAT ÉS HATÁSKÖRE Önkormányzati feladat: Kincstár felé adatszolgáltatás az előírt formában és határidőre ( K11, PMINFO,MERLEG programokkal): Költségvetés Időközi mérlegjelentés, pénzforgalmi jelentés Mérleg, féléves és éves beszámoló Funkcionális feladatok: -

-

-

-

a pénzügyi csoport által elkészített bank és pénztári anyagok számítógépes könyvelése (a TATIGAZD programba) a Polgármesteri Hivatal, a társulás, a kisebbségek és az önállóan működő intézmények tekintetében, a Kincstár által megküldött bérfeladások kontírozása, könyvelése, pénzforgalmat nem igénylő feladások könyvelése: előirányzat módosítások, nettófinanszírozás, tőkeváltozások, kis-és nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartása, egyeztetése a vagyonkataszteri nyilvántartással, negyedévente az értékcsökkenések elszámolása, negyedévente a készletváltozások kontírozása, könyvelése, kimenő számlák kibocsátása (közterületi, haszonbérleti, bérleti díjak, hatósági eljárási bevételek, az önállóan működő intézmények bevételszerző tevékenységei, helyi támogatás, ingatlan adásvétel, telepengedélyek, hirdetések), fizetési felszólítások küldése a vevők részére, jogtanácsos részére jogi behajtásra átadott levelezések. a havi zárásokat követően a részben önállóan gazdálkodó intézmények és a külön kódszámon szereplő gazdálkodók részére egyeztetés és tájékoztatás céljából pénzforgalmi jelentés küldése, folyamatos egyeztetés a keretgazdákkal, intézményekkel, folyamatos kapcsolattartás a MÁK-kal. analitikus könyvelés és leltározási ütemterv szerinti leltározások végrehajtása, selejtezéseknél közreműködés, a költségvetési rendeletben szereplő eredeti illetve módosított előirányzatok kontírozása, könyvelése, egyeztetése a pénzügyi csoport illetékes dolgozóival. a függő tételek egyeztetése a pénzügyi csoporttal, a számvitelhez kapcsolódó szabályzatok elkészítse, karbantartása, a feladatokhoz kapcsolódó és FEUVE-ben rögzített ellenőrzési feladatok ellátása. pénztárellenőr helyettesi feladatok ellátása, a helyi kiskincstárral való egyeztetés a bankszámlákkal, A csoporton belül a helyettesítési feladatok ellátása.


25

3 számú melléklet A keretgazdák által nyilvántartott százezer Ft alatti kötelezettségek kimutatása Főkönyvi Költséghely megnevezése és kódja: szám:

Sorszám

Kötváll. dátuma

Kötváll összege

Teljesítés dátuma

Számla száma

Eredeti előirányzat (Ft)

Szállító neve

módosított előirányzat (Ft)

Kötelezettségvállalás/t teljesítés kiadás összesen eljesítés jogcíme összege

előirányzat maradvány

kötvállaló neve

PIB tájékoztatás. 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása (Gazdálkodási projekt)

Recommend Documents