PŘEHLED PŘÍSTUPŮ K MANAGEMENTU KOMUNIKACE V PROJEKTU

PŘEHLED PŘÍSTUPŮ K MANAGEMENTU KOMUNIKACE V PROJEKTU Diskusní odpoledne OSPM 6.5.2003 Jan Havlík, AIT s.r.o., [email protected], www.ait.cz

©AIT, 2003

1

Obsah 1. Základní pojmy 2. Přístupy podle ISO 10006, PMI PMBOK, IPMA ICB 3. Charakteristika procesů managementu komunikace v projektu

©AIT, 2003

2

Communication Výkladový slovník Merriam-Webster dictionary: 1 : an act or instance of transmitting 2 a : information communicated b : a verbal or written message 3 a : a process by which information is exchanged between individuals through a common system of symbols, signs, or behavior ; also : exchange of information b : personal rapport 4 plural a : a system (as of telephones) for communicating b : a system of routes for moving troops, supplies, and vehicles c : personnel engaged in communicating 5 plural but singular or plural in construction a : a technique for expressing ideas effectively (as in speech) b : the technology of the transmission of information (as by print or telecommunication)

©AIT, 2003

3

Communication Encyclopadia Brittanica: • The exchange of meanings between individuals through a common system of symbols. • Explicit definitions and theories of communication were not proposed until 20thcentury advances in science and technology gave rise to the mass-communications media.

©AIT, 2003

4

Charakteristika procesů managementu komunikace PMBOK, ISO 10006: • Management komunikace v projektu zahrnuje procesy, potřebné, aby se zajistilo včasné a vhodné vytváření, sběr, šíření, ukládání a konečné předávání projektových informací. (prakticky totožná charakteristika v obou zdrojích)

©AIT, 2003

5

Procesy managementu komunikace PMBOK*) Plánování komunikace***) Dodávání informací

ISO 10006**) Plánování komunikace Management informací

Podávání zpráv o plnění Řízení komunikace

IPMA ICB Okruh 25: Komunikace Okruh 21: Informace, dokumentace, reporting Okruh 29: Informatika v projektech

Administrativní uzavření *) Znalostní oblast 10. Project Communications Management **) Skupina procesů 5.9 Procesy vztahující se ke komunikaci ***)Orig.: Communications Planning

©AIT, 2003

6

Procesy PMBOK 1. 2. 3. 4.

Plánování komunikace – určení informace a potřeby komunikace zainteresovaných stran (kdo, co, kdy, jak, komu). Dodávání informací – poskytnout v pravý čas informaci zainteresovaným stranám (stakeholder) Podávání zpráv o plnění - jak jsou užívány zdroje k dosažení cílů projektu (stav, pokrok, předpověď dalšího stavu a pokroku) Administrativní uzavření – při dosažení cílů fáze nebo projektu nebo při předčasném ukončení dokumentace výsledků projektu

©AIT, 2003

7

Procesy vztahující se ke komunikaci podle ISO 10006 • Plánování komunikace – plánování informačních a komunikačních systémů projektu. Určit, které informace budou oficiálně poskytovány, média, četnost sdělování, úprava a struktura dokumentů.

• Management informací – zpřístupnění nezbytných informací členům projektové struktury a jiným zainteresovaným stranám. Určit postupy pro přípravu, sběr, identifikování, třídění, distribuování, zařazování, aktualizování, archivaci a vyhledávání informací. Pravidla pro schůzky navrhnout podle typů schůzek.

• Řízení komunikace – řízení způsobu komunikace v souladu s plánovaným komunikačním systémem. Sledovat a přezkoumávat. ©AIT, 2003

8

Komunikace v projektu podle IPMA ICB • Komunikace zajišťuje efektivní přenos informací a interakci mezi komunikujícími partnery • Vytváří předpoklady pro motivaci, práci a rozhodování příjemce informace • Formy: ústní, písemná, textová, grafická, podle média. Konverzací, na schůzkách, workshopech, konferencích. • Komunikace s okolím projektu (kontext)! • Reporting je standardní způsob komunikace předem definovaným příjemcům informace • Využívání informačních technologií – vedoucí projektu musí posoudit vhodnost technologie a dohlížet na její využívání ©AIT, 2003

9

Komunikování (communicating) jako klíčová obecná dovednost managementu Komunikování znamená výměnu informací. Dimenze komunikace: • Písemná a ústní, naslouchání a mluvení • Uvnitř a vně projektu • Formální a neformální • Vertikální a horizontální • Zpětná vazba, bariéry komunikace • Styl psaného sdělení • Presentační techniky, řeč těla, zobrazovací prostředky • Techniky řízení schůzek, porad (program, konflikty, role…) (podle PMBOK) ©AIT, 2003

10

Závěr - zásady • Komunikaci naplánovat podle potřeb, kdo, komu a jakou formou • Informace prezentovat včas, jasně • Zaměřit se na pravidla jednání na poradách, zápisy mají obsahovat rozhodnutí, problémy, odsouhlasená opatření a odpovědné pracovníky • Systém komunikace uplatňovat podle plánu, přezkoumávat ho • Využívat IT podle potřeb projektu

©AIT, 2003

11