Opleiding De BAG de baas DAG 3 21 juni 2013 Gouda
Programma Dag 3 9:00 Samenvatting en beantwoording vragen n.a.v. dag 2 10:00 Kwaliteit van de BAG BAG Inspectie (Beheeraudit) Pauze Rollenspel Inspectie Verbetermaatregelen
12:30 Lunch 13:15 BAG-afname BAG Afname, terugmeldingen en correcties
BAG-toets / Praktijkvoorbeelden / Oefeningen 15:45 Evaluatie 16:00 Afsluiting
Programma Dag 1 9:00
Welkom en introductie Inleiding BAG en het stelsel Documentatie 10:30 Pauze Inhoud van de BAG 12.30 – 13.15 Lunch 13:15 Levenscyclus 14:00 BAG-spel 14:30 Pauze 14:45 BAG geometrie 16:00 Afsluiting
Programma Dag 2 9:00 9:30 11:00 12:30 13:15 14:30 15:45 16:00
Samenvatting en beantwoording vragen n.a.v. dag 1 Wandeling “objectafbakening in de praktijk” Terugkoppeling wandeling Processenhandboek BAG 2012 Lunch Huiswerkoefening: Mag ik van jou? Vervolg Processenhandboek BAG 2012 Evaluatie en toelichting huiswerk dag 3 Afsluiting
Samenvatting dag 2 Beantwoording vragen
Kwaliteit van de BAG “Gefeliciteerd, uw gemeente is aangesloten op de productieomgeving van de BAGLV! Vanaf nu kunt u bij vragen en/of opmerkingen direct contact opnemen met het Kadaster via
[email protected]. Bijgevoegd vindt u de documenten op basis waarvan tot aansluiten is besloten. Deze documentatie kan ter ondersteuning dienen bij de voorbereiding van de beheeraudit BAG.
Het college van burgemeester en wethouders ontvangt naar aanleiding van de aansluiting binnenkort een felicitatiebrief van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.”
Inleiding • Het nieuwe processenhandboek BAG 2012 • Vervangt de versie van 2009 • Wat betekent dat? – Processenhandboek up to date en vastgesteld? P. 43 auditprotocol
– Applicatie? – Tussen de oren? inbedding
• Alle BAG-mutaties juist en tijdig registreren
Inleiding • Tijdige registratie is belangrijk!
• Zie Processenhandboek par 1.4.5 (datum begin geldigheid en 1.4.6 (overschreiding van de termijn van vier werkdagen) p.13 • Hoe ziet tijdig verwerkt er uit?
Inleiding • Goedlopende processen zijn een voorwaarde voor tijdige registratie • Eerst processen begrijpen dan inrichten • De auditor toetst beide
Huiswerk voor dag 3 1. Vraag bij het Kadaster een statusrapportage op vanaf 1 januari 2013. (Doe dit tenminste 1 week voorafgaand aan de cursus.) 2. Stuur deze statusrapportage toe aan Dataland of de docent. 3. Zorg dat je de statusrapportage ook in 2-voud hebt geprint en bij je hebt op dag 3. 4. Noteer alle vragen die je hebt voor dag 3. (Ook die naar aanleiding van dag 1 en 2.)
De landelijke voorziening Overheden Burgers Bedrijven Internationaal (INSPIRE)
BAG Extract BAG Bevraging BAG Web
LV
Panden - in onderzoek • 97x • openstaand: 301 – 631 dagen(!)
Bouwvergunning verleend • 96x • openstaand: 35 – 1852 dagen(!)
Pand in gebruik (n i) • Panden in gebruik niet ingemeten • 89x • 29 – 825 dagen(!)
?
Gebruiksoppervlakte • 2 – 35.529 m2
zorgfunctie 35.529m2
woonfunctie 2m2
Niet woningen • 1908x
Alle oppervlaktes al gecontroleerd voor de beheeraudit?
Planning beheeraudit I&M
Zie voor de planning en indeling van alle gemeenten het overzicht op http://bag.vrom.nl/.../publicatieversie_planning_BAG_inspecti es_2012_2014_08102011.pdf
Controle in de beheeraudit • Beheerprocessen – organisatorische verankering – terugmeldingen – termijnen • Kwaliteit – volledigheid – Luchtfoto‟s mutatiesignalering & kartering – Interne controles of audits? • Aansluitaudit – aanvullende afspraken – mitsen en maren – oppervlakte niet-woningen
Koffiepauze: 10 minuten
Rollenspel: Inspectietje
Tips voor kwaliteit • Maak een jaarplanning, vergeet daarin niet: – Aanschaf luchtfoto‟s – Verwerking luchtfoto‟s – Interne/externe uitwijk (draaiboeken, oefening en evaluatie) – Voer je bovenstaande zaken niet zelf uit, vraag dan in ieder geval rapportages of kengetallen op • Houd een beheerlogboek bij • Voer zelf kwaliteitscontroles uit Hoe en welke? Denk niet alleen aan de controle van gegevens!
Taken BAG-beheerder • • • • • • • • • •
•
het opstellen van de „ambtelijke verklaringen‟ behalve die bedoeld onder D; het toetsen van (overige) brondocumenten aan de vereisten voor inschrijving ingevolge artikel 11 van de Wet BAG; het uitgeven van inschrijfnummers en identificatienummers; het, op grond van het bepaalde in artikel 10, tweede lid, van de Wet BAG, inschrijven van de in of op grond van artikel 10, eerste lid van de Wet BAG aangewezen brondocumenten in het adressenregister dan wel het gebouwenregister; het ingevolge artikel 9 van de Wet BAG verzorgen van een zodanige opzet van het adressenregister en het gebouwenregister, dat de inhoud daarvan duurzaam kan worden bewaard en te allen tijde binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar is; het, ingevolge artikel 14 van de Wet BAG, zorg dragen voor een goede beschikbaarheid, werking en beveiliging van de adressenregistratie respectievelijk de gebouwenregistratie; het op basis van de brondocumenten opnemen van gegevens in de adressenregistratie en de gebouwenregistratie overeenkomstig de voorschriften uit de artikelen 14A en 15 van de Wet BAG; het ontvangen, doorgeleiden en afhandelen van meldingen zoals bedoeld in artikel 37 en verzoeken zoals bedoeld in artikel 38 van de Wet BAG, inclusief de verwerking daarvan zoals bedoeld in de artikelen 31, 39, 40 en 41 van de Wet BAG; het onderhouden dan wel doen onderhouden van het berichtenverkeer met de Landelijke Voorziening BAG zoals bedoeld in artikel 31 van de Wet BAG; het op verzoek aan eenieder verlenen van inzage in het adressenregister, het gebouwenregister, de adressenregistratie en de gebouwenregistratie, alsmede het aan eenieder verstrekken van de in de adressenregistratie respectievelijk de gebouwenregistratie opgenomen gegevens zoals bedoeld in artikel 32, eerste lid onder a van de Wet BAG;
het bevorderen van de nakoming van de gemeentelijke verplichtingen in het kader van de Wet BAG, met inbegrip van de inrichting van de processen, de conformiteit van het gebruikte informatiesysteem en de beveiligingsmaatregelen alsmede het rapporteren over die nakoming daarvan aan burgemeester en wethouders.
Voorbereiding •
Hoe bereiden gemeenten zich voor?
•
Eerste ervaringen van:
•
gemeente Gouda (Margot Quist)
Ervaringen Gouda ALGEMEEN •
Zorg voor een actueel processenhandboek
•
Registreer wijzigingen – verbeteringen en verbeteracties
•
Voer een pre-inspectie uit, dit kun je ook intern laten doen door bijv. een controller of een buurgemeente
•
Vraag een statusrapport op bij het Kadaster en controleer aantallen
•
Plan voldoende ruimte om met de uitkomst verbeteringen uit te voeren in de processen
Ervaringen Gouda VOORBEREIDING •
Uitwijktest: zorg voor een goede beschrijving in uitwijkhandboek en zorg voor resultaten uitwijktest
•
Denk na over de periode van de steekproef (niet de aansluiting erin!)
•
Spreek selectieperiode en peildatum duidelijk af
•
Steekproef: alle documenten analoog opzoeken is veel werk, vragen of deel ook digitaal mag
Ervaringen Gouda DAG ZELF •
Zorg voor goed geïnformeerde collega‟s van betrokken afdelingen
•
Strakke planning: wij hadden te weinig tijd om de hele steekproef te doen, hiervoor zijn ze later teruggekomen
•
De dag zorgt voor extra draagvlak
Ervaringen Gouda GEGEVENS – NIET GESLAAGD •
Verwerking binnen vier dagen niet gehaald
•
Geweigerde berichten konden we niet terugvinden
•
Status „niet ingemeten‟ langer dan 6 maanden
•
Controle van de aantallen op de peildatum
•
Brondocumentnummer en datum kwamen niet altijd overeen met de geregistreerde data
Ervaringen Gouda VERBETERACTIES •
Objectkenmerken verbeteren aan de hand van nieuwe bouwtekening – Bluebeam
•
Inconsistenties in statussen gecontroleerd
•
Uitvallijsten ministerie opgelost
Ervaringen Gouda PROCESSEN – NIET GESLAAGD •
Maatregelen om termijnen te halen waren niet geborgd
•
Maatregelen om terugmeldingen netjes af te handelen waren onvoldoende
Ervaringen Gouda VERBETERACTIES •
Monitoren op doorlooptijden
•
Wekelijkse controlelijsten doorlopen van verleende vergunningen
•
Geen oude brondocumenten registreren, ook al staat hierin de waarheid
•
Alle vergunningaanvragen gaan langs BAG voor BAG-toets
Verleden kun je niet meer veranderen….
Ervaringen Gouda SYSTEEM - GESLAAGD •
Geen gebreken
•
Weigeringen zijn niet terug te vinden…
•
Geen rapportage met aantallen om statusrapport te controleren
PAUZE
BAG afname • Wet BAG: 1 juli 2011 • Toepassing binnen publiekrechtelijke taken – Vergelijkbare gegevens niet meer toepassen, tenzij (bijvoorbeeld PC6) – GBA - adressen – WOZ – adressen en gebouwen(!) – Interne “adreslijstjes” – Bestemmingsplannen – Vergunningen – DIV (post)
Voorbeeld: afname WOZ Zoek adres gelijkenis huisnummer
1:1
1:N
WOZ object
1:1 WOZ deelobject
verblijfsobject koppelniveau
Terugmeldingen • • • •
Hoe staat het met de interne afname? Wie krijgt er terugmeldingen? Op welke wijze? En hoeveel? Wat doe je ermee?
Koffiepauze: 10 minuten
BAG-toets • Korte toets met open boek(en) • Daarna in groepjes uitwerken van enkele cases.
Afsluiting Dag 3 Evaluatie en afscheid
