Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering

BIBF | Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten

INHOUD p. 1/ Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering p. 3/ Akten en stukken neerleggen en bekendmaken door vennootschappen en verenigingen

De algemene vergadering wordt samengesteld en vertegenwoordigd door de aandeelhouders of vennoten van een vennootschap. Het is één der representatieve organen van elke vennootschap : – bestuursorgaan : bestuurders of zaakvoerders; – gezagsorgaan : algemene vergadering; – controleorgaan : de commissaris(sen) (onder bepaalde voorwaarden). Voor de twee eerste organen bevat het Wetboek van Vennootschappen twee teksten die tegenstrijdig kunnen lijken : – «De algemene vergadering van aandeelhouders heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om de handelingen die de vennootschap aangaat, te verrichten of te bekrachtigen.» (cf. art. 266 en 531 W.Venn.) – «Het bestuursorgaan is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de vennootschap, behoudens die waarvoor volgens de wet alleen de algemene vergadering bevoegd is.» (cf. art. 257, lid 1 en 522 W.Venn. voor de BVBA en de NV, die de meest voorkomende vennootschapsvormen zijn) De wet definieert de bevoegdheden van de maatschappelijke organen vanuit een dubbel oogpunt (dat nooit mag worden verward) : het bestuur (interne relaties) en de vertegenwoordiging (externe relaties). In de NV’s en de BVBA kunnen de wettelijk bepaalde bevoegdheden ten aanzien van derden nooit door de statuten worden beperkt noch uitgebreid. De algemene vergadering kan niet tussenkomen in het bestuur van de vennootschap. Er zijn nochtans bevoegdheden die de algemene vergadering nooit kan delegeren.

1

De bevoegdheden die het Wetboek van Vennootschappen voorbehoudt aan de (gewone) jaarlijkse algemene vergadering zijn de volgende : 1) De benoeming en de afzetting van bestuurders en zaakvoerders en van de commissaris. De algemene vergadering kan te allen tijde de bestuurders of een niet-statutaire zaakvoerder afzetten. Een statutaire zaakvoerder kan alleen worden afgezet door een met eenparigheid genomen beslissing van de vennoten, of om gegronde redenen (beslissing te nemen met de meerderheid vereist voor een wijziging van de statuten). Een commissaris, daarentegen, kan enkel worden afgezet om een wettige reden. De algemene vergadering stelt ook de remuneratie vast van de personen die zij heeft benoemd. 2) De kwijting verleend aan de bestuurders, zaakvoerders en commissarissen. De toekenning van een remuneratie aan de voormelde personen. 3) Het onderzoek van de jaarrekening, van het jaarverslag en het verslag van de commissaris. De algemene vergadering keurt de jaarrekening en de bestemming van het resultaat goed. Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt : «De vennoten kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden». Deze bepaling maakt het mogelijk om vennootschappen, zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid met één enkele vennoot (eenpersoonsvennootschappen) of met een zeer beperkt aantal vennoten, waarin de (gewone) algemene vergadering niet fysiek, maar enkel op papier, plaatsvindt, met de werkelijkheid in overeenstemming te brengen.

P a c i ol i N r . 359 B I B F - I P C F / 18- 31 m a a r t 2013

P 309340 – Afgiftekantoor 9000 Gent X – Tweewekelijks – Verschijnt niet in de weken 30-35

Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering

Maar dat betekent geenszins dat deze algemene vergadering niet meer bestaat, integendeel : er wordt duidelijk bepaald dat die beslissingen eenparig moeten worden genomen. Aangezien het Wetboek van Vennootschappen voorrang geeft aan het schriftelijk bewijs, is het zeer belangrijk dat de notulen van de algemene vergadering – zeker als ze door een erkend boekhouder(-fiscalist) BIBF werden opgesteld – onmiddellijk (of binnen een redelijke termijn na de opstelling) door ALLE aandeelhouders of vennoten worden ondertekend. Niet onmiddellijk handelen, kan immers problemen teweegbrengen : stel dat een aandeelhouder of vennoot plots overlijdt, of dat er conflicten (bv. een echtscheiding of een feitelijke scheiding) tussen de aandeelhouders of vennoten ontstaan. Bijgevolg moet de algemene vergadering fysiek plaatsvinden indien het niet mogelijk is alle aandeelhouders of vennoten samen te brengen om het verslag van de vergadering te ondertekenen (wat voor een buitengewone algemene vergadering trouwens altijd het geval is). Het Wetboek van Vennootschappen bepaalt dan ook dat «op elke algemene vergadering een aanwezigheidslijst moet bijgehouden worden». Ten slotte moet voor elke algemene vergadering, op straffe van nietigheid, een oproeping worden gedaan, tenzij alle aandeelhouders afzien van deze formaliteit. Een fout die sommige confraters al eens maken, is de jaarrekening bij de Nationale Bank neerleggen, zonder dat de algemene vergadering deze jaarrekening voorafgaandelijk heeft goedgekeurd. Ongetwijfeld gebeurt dit met goede bedoelingen (vermijden om het grootste deel van de neerleggingskosten op de cliënt af te wentelen), maar dit moet te allen prijze worden vermeden.

De aandeelhouders/vennoten kunnen vanzelfsprekend beslissen om de jaarrekening niet goed te keuren en het bestuursorgaan verplichten om «haar versie te herzien». Maar onzes inziens kan alleen het bestuursorgaan wijzigingen aanbrengen aan de jaarrekening, eventueel op basis van de vooraf door de algemene vergadering geformuleerde aanbevelingen. De Nationale Bank van België wijst erop dat zij uitsluitend jaarrekeningen aanvaardt die behoorlijk door de algemene vergadering zijn goedgekeurd (die datum staat trouwens op de standaardschema’s vermeld), tenzij de geldende wetgeving die goedkeuring niet vereist (dit geldt voor de jaarrekeningen van vennootschappen in vereffening en geconsolideerde jaarrekeningen). De publicatie van niet-goedgekeurde jaarrekeningen zou ook tot verwarring kunnen leiden, en om dat te vermijden worden ze niet aanvaard. Volgens het Hof van Cassatie hebben de bestuurders slechts de verplichting om de jaarrekening openbaar te maken in zoverre deze door de algemene vergadering werd goedgekeurd (Cass. 13 december 1965, Pas. 1966, I, 502); dat behoedt de leden van het bestuursorgaan voor de hier hoger vermelde aansprakelijkheid. Een economische beroepsbeoefenaar mag nooit beslissen om een jaarrekening op te maken en openbaar te maken zonder voorafgaande toestemming van de cliënt. Het is niet mogelijk een jaarrekening te publiceren «onder voorbehoud van goedkeuring door de algemene vergadering». Die jaarrekeningen moeten ook bepaalde vermeldingen bevatten, zoals «een verantwoording van de toepassing van de waarderingsregels in de veronderstelling van continuïteit» (cf. art. 96, 6° W.Venn.).

De jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) wordt door het bestuursorgaan opgemaakt om ter goedkeuring aan de algemene vergadering van de aandeelhouders/vennoten te worden voorgelegd. Ze moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering (cf. art. 92, § 1 W.Venn.). De jaarrekening moet door toedoen van het bestuursorgaan worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, en wel binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar (cf. art. 98 W.Venn).

Het is de taak van de boekhouder om zijn cliënt bij te staan bij het opmaken van die verslagen en hem aan te sporen om nauwlettend toe te zien op de naleving van zijn wettelijke en reglementaire verplichtingen.

De balans moet worden opgemaakt na winstbestemming, met name nadat de algemene vergadering beslist heeft over de voorstellen van het bestuursorgaan. Die voorstellen zijn uiteraard voorwaardelijk. De algemene vergadering moet de beslissing nemen, want ze blijft een soeverein orgaan van de vennootschap.

Ook moet erop gelet worden dat er kwijting wordt verleend bij afzonderlijke stemming.

2

Het is ook zeer belangrijk dat de jaarlijkse algemene vergadering de remuneratie bekrachtigt die aan de leden van het bestuursorgaan werd toegekend voor het verstreken jaar … en voor het komende jaar (zo niet zouden sommige curatoren, in geval van faillissement, de terugbetaling van de aan die bestuurders / zaakvoerders betaalde bedragen kunnen vorderen).

Het is ook van belang om na te gaan of de algemene vergadering wel plaats had op de door de statuten vastgestelde datum (bv. «de derde maandag van de maand juni.


Indien die dag een feestdag is, moet de vergadering de volgende week worden gehouden»). Ga ook na of alle procedures in verband met eventuele belangenconflicten werden nageleefd. Voor wat de neerlegging van de jaarrekening door de erkende boekhouder(-fiscalist) betreft, adviseren wij : – De naleving van de oproepingstermijn houdt ook in dat samen met de oproepingsbrief voor de algemene vergadering een afschrift moet worden verzonden van de stukken die ter beschikking moeten worden gesteld. – Voor wat de bestemming van het resultaat betreft, moet de boekhouder zijn cliënt erop wijzen dat hij ten minste 5 % van de nettowinst moet toewijzen aan de wettelijke reserve, tot die 1/10 van het geplaatste kapitaal heeft bereikt (wij laten de bepalingen i.v.m. met de BVBA Starter hier even buiten beschouwing). – Wanneer een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid een eenpersoonsvennootschap wordt, moet nagegaan worden en, desnoods, de cliënt ervan ingelicht worden, dat het kapitaal minstens moet volgestort zijn tot 12 400 euro. – Er bestaat een schriftelijk stuk waarmee het bestuursorgaan de opdracht geeft tot neerlegging van de jaarrekening. – Sommige boekhoudkantoren beslissen om de neerleggingskosten niet aan hun cliënten voor te schieten. Dit zou duidelijk in een stuk moeten vermeld worden, en liefst in de opdrachtbrief. – Indien de opdracht van bestuurder of zaakvoerder kosteloos wordt uitgeoefend, is het belangrijk dit op elke algemene vergadering te bevestigen, tenzij het uitdrukkelijk in de statuten vermeld staat. – Er dient nagegaan te worden of de vennootschap, voor het laatst en het voorlaatst afgesloten boekjaar, niet «meer dan één criterium» (cf. art. 15 W.Venn., definitie

van de «kleine vennootschappen») overschrijdt. Mocht dit het geval zijn, moet een (of meer) commissaris(sen) worden benoemd. – In dezelfde gedachtegang moet ook worden gelet op de bepalingen van artikel 16 W.Venn. en, desgevallend, aan de cliënt medegedeeld dat hij een geconsolideerde jaarrekening moet publiceren. In de jaarrekening die een boekhouder neerlegt overeenkomstig de vorige bepalingen, moet bijzondere aandacht besteed worden aan de bijwerking van volgende gegevens : maatschappelijke zetel, adres van de bestuurders of zaakvoerders, vernieuwing van de mandaten (vooral voor de naamloze vennootschappen), gebruik van het verkort schema (uitsluitend voor «kleine vennootschappen»). Om deze bijdrage, die niet de minste aanspraak op volledigheid heeft, af te sluiten, willen we nog zeggen dat een erkend boekhouder(-fiscalist) die een wijziging van de maatschappelijke zetel of een benoeming/afzetting van een bestuurder of zaakvoerder aangeeft en zelf de stukken die aan de griffie van de rechtbank van koophandel worden bezorgd ondertekent, zich schuldig maakt aan niets minder dan valsheid in geschriften en gebruik ervan… In dezelfde gedachtegang wordt aanbevolen ook het voorafgaand akkoord van de cliënt te vragen vooraleer de aangifte in de vennootschapsbelasting via BIZTAX te verzenden. Het komt er dus op aan steeds oplettend te zijn.

Stéphane MERCIER Erkend Boekhouder-Fiscalist Lid Stagecommissie BIBF

Akten en stukken neerleggen en bekendmaken door vennootschappen en verenigingen 1. Ondernemingen die verplicht zijn neer te leggen en bekend te maken De handelsvennootschappen opgesomd in artikel 2, § 2 en § 3 van het Wetboek van Vennootschappen (hierna de «vennootschappen» genoemd) en de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen

3

zonder winstoogmerk en de stichtingen (hierna de «verenigingen» genoemd) zijn verplicht bepaalde akten en stukken neer te leggen op de griffie van de rechtbank van koophandel waar hun dossier wordt gehouden. In voorkomend geval zullen deze akten en stukken bekendgemaakt worden, eventueel bij uittreksel, in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, door toedoen van de griffie.


De voorschriften voor het neerleggen en bekendmaken van akten en stukken zijn nagenoeg dezelfde voor vennootschappen en verenigingen. Huidige uiteenzetting behandelt de procedure die geldt voor de twee rechtspersonen met aandacht voor de eigen punten.

2. Akten en stukken neer te leggen en/of bekend te maken Het Wetboek van Vennootschappen voorziet in de neerlegging van akten en stukken en in de bekendmaking ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. In tegenstelling tot het stelsel waarin is voorzien voor de verenigingen, bestaat er voor de vennootschappen een bekendmaking van de mededeling van neerlegging van bepaalde akten. Een volledige lijst van neer te leggen en bekend te maken akten en stukken door vennootschappen is opgenomen in een omzendbrief van de Federale Overheidsdienst Justitie, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 28 december 2007. Voor wat de verenigingen betreft, bepalen meerdere artikelen van de wet welke akten en stukken moeten neergelegd en bekendgemaakt worden1. Volgende akten en stukken zijn de belangrijkste en de meest voorkomende : – de statuten en de wijzigingen ervan; – de akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders, van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen en van de commissarissen, alsook de wijzigingen in deze akten; – de beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de vennootschap of van de vereniging, de vereffening ervan en de benoeming en de ambtsbeëindiging van vereffenaars alsook de wijzigingen in deze beslissingen.

3. Rol van de griffies De bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad gebeurt door toedoen van de griffie. De bekendmaking wordt gedaan in extenso, bij uittreksel en voor vennootschappen soms door mededeling van de neerlegging. De voorschriften voor de vennootschappen worden bepaald door het Wetboek van Vennootschappen2. Voor de verenigingen gelden de bepalingen voorzien in een koninklijk besluit3.

1

Wet van 27 juni 1921 (BS 2mei 2003), artikelen 26novies (vzw), 31 (ivzw) en 51 (stichtingen).

2

Artikelen 67 tot 75 W. Venn.

3

KB van 26 juni 2003 (BS 27 juni 2003).

Volgens twee omzendbrieven van de Minister van Justitie4 berust de controle uitgeoefend door de griffies op vier principes : – nagaan of het neergelegde stuk moet worden neergelegd; – nagaan of de juiste formulieren gebruikt en correct ingevuld werden; – nagaan of de betalingswijze in acht genomen werd; – en, tot slot, nagaan of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) correct opgegeven werden. De griffie moet de grond van de akten niet onderzoeken en moet de wettigheid van de statutaire clausules of van de inhoud van uittreksels uit de notulen van de algemene vergadering of van de raad van bestuur niet nagaan. De griffie kan weliswaar de aandacht van de verantwoordelijken vestigen op eventuele onjuistheden maar kan de neerlegging niet weigeren wanneer alle formele voorwaarden nageleefd werden.

4. Welke formulieren gebruiken en hoe ze invullen ? Voor de neerlegging gebruiken de vennootschappen en de verenigingen formulieren die nagenoeg identiek zijn, maar met een andere titel. Vennootschappen gebruiken Formulier I en II OND en verenigingen Formulier I en II VZW (zie verder rubriek 5 «Algemene voorwaarden», punt 12 en om de uiteenzetting beter te volgen is het aangeraden de formulieren naast zich te leggen om te volgen). De formulieren worden ingevuld zoals hierna uiteengezet.

A. Formulier I dient voor de neerlegging en de bekendmaking Luik A Identificatie Door dit luik in te vullen identificeert de vennootschap of de vereniging zich. Bij een oprichting kan het ondernemingsnummer nog niet ingevuld worden daar de rechtspersoon nog niet is ingeschreven in de KBO. Dit nummer zal aangebracht worden door de griffie van de rechtbank van koophandel of in voorkomend geval door de instrumenterende notaris. In het formulier VZW moet een keuze worden gemaakt tussen de verschillende rechtsvormen. In het formulier OND moet in voorkomend geval het punt 5° ingevuld worden in geval van fusie of splitsing en het ondernemingsnummer aangegeven worden van de gefuseerde (gesplitste) ondernemingen.

4

4

Vennootschappen : omzendbrief 28 december 2007 (BS 28 december 2007). Verenigingen : omzendbrief 2 juni 2005 (BS 8 juni 2005).


Luik B In de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad bekend te maken kopie na neerlegging ter griffie van de akte

Het afschrift van de akte dat in het dossier moet worden opgenomen kan de vorm aannemen van een kopie van Luik A en B van formulier I.

Onderwerp akte : bv. oprichting, benoeming, ambtsbeëindiging Tekst : hieronder worden de akten, stukken en beslissingen overgenomen die in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt. Bij de oprichting worden de statuten bij uittreksel bekendgemaakt5. Voor latere statutenwijzigingen zie rubriek 5 «Algemene opmerkingen», punt 8.

Luik C Bijkomende gegevens

De akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders, van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de commissarissen en van de personen gemachtigd om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen, vermelden : – naam en voornamen; – woonplaats met volledig adres; – geboortedatum en -plaats. Voor rechtspersonen zijn volgende meldingen vereist : – naam; – rechtsvorm; – ondernemingsnummer; – volledig adres van de zetel.

De omvang van bevoegdheden kan vermeld worden in het kort en vervolgens uitgebreid door te verwijzen naar de betreffende artikelen van de statuten die de bevoegdheden regelen. Onderaan Luik B van Formulier I staat een voetnoot «Op de laatste blz van Luik B vermelden : Recto : Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris, hetzij van de perso(o)n(en) bevoegd de rechtspersoon of de vereniging ten aanzien van derden te vertegenwoordigen». Betekent deze nota dat de volledige raad van bestuur moet vermeld worden ? Meestal treedt de raad van bestuur op als college en wordt de bevoegdheid om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen opgedragen aan bepaalde bestuurders die alleen of gezamenlijk optreden. De naam van deze laatsten vermelden is dan voldoende of in voorkomend geval de naam en hoedanigheid van de persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen.

Artikel 69 W.Venn. en 26novies, § 2, tweede lid van de wet van 27 juni 1921.

6

Vennootschappen artikel 74/2° in fine W.Venn./ verenigingen artikel 9, 2° lid wet op verenigingen.

B. Formulier II tot wijziging van de inschrijving in de KBO Dit formulier heeft enkel een luik A en C en dient in geval de wijziging een bekendmaking vereist van de inschrijving in de KBO. Normaal volgt dit formulier op een formulier I.

Luik A Identificatie

Bovendien vermelden deze akten de omvang van de bevoegdheden van deze personen en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college6.

5

Dit moet slechts ingevuld worden, zoals blijkt uit de hoofding, bij een eerste neerlegging van een rechtspersoon. De griffie zal deze gegevens invoeren in de KBO samen met de gegevens van Luik A. Formulier OND bevat de melding van het maatschappelijk kapitaal alsook de datum van de jaarvergadering (dit laatste niet voor de V.O.F., de Comm.V en de LV). Indien het niet gaat om een oprichting zal Luik C enkel gebruikt worden voor de ondertekening door een bevoegd persoon, onderaan de bladzijde.

5

Invullen zoals Luik A van formulier I, tenzij in geval van verplaatsing van de zetel (4°) of naamswijziging (2°b), waarvoor wordt verwezen naar rubriek 5. «Algemene opmerkingen» punten 2 en 3. Het formulier OND bevat de melding over stopzetting ingevolge fusie (splitsing) door overneming van de vennootschappen die volgen.

Luik C Bijkomende gegevens 4° en 5° Formulier OND en 3° en 4° Formulier VZW in te vullen bij wijzigingen in de samenstelling van het bestuur, de vertegenwoordiging, de vereffening en het dagelijks bestuur. Wanneer men klikt op het eerste vakje links verschijnen de keuzeletters B en E. B aankruisen voor een benoeming en E voor beëindiging van een functie. Het nummer is voor alle natuurlijke personen het Rijksregisternummer en voor rechtspersonen het Ondernemingsnummer. Hoedanigheid zie rubriek 5. «Algemene opmerkingen», punt 1. Datum waarop de benoeming of beëindiging ingaat voor een verlenging van het mandaat zie rubriek 5. «Algemene opmerkingen», punt 4.


5. Algemene opmerkingen

4. Verlenging van het mandaat

1. Bestuurders, met het dagelijks bestuur belaste personen, vertegenwoordigers

In geval van verlenging van het mandaat van een bestuurder, een persoon belast met het dagelijks bestuur of een vertegenwoordiger, moet formulier II niet gebruikt worden omdat dit formulier enkel aangewend wordt ingeval een wijziging aangebracht werd in de vroegere situatie.

In Luik C van formulier I en II moet de hoedanigheid worden vermeld van de bestuurder, de vertegenwoordiger of de persoon belast met het dagelijks bestuur – 4° en 5° formulier OND en 3° en 4° formulier VZW. De volgende hoedanigheden kunnen worden vermeld in het kader van een vennootschap of vereniging : – bestuurder; – vertegenwoordiger; – persoon belast met het dagelijks bestuur; – vereffenaar; – wettelijke vertegenwoordiger; – voorlopige bestuurder.

2. Wijziging van zetel Wanneer een vennootschap of een vereniging het adres van haar zetel in België wijzigt, moeten volgende beginselen in acht genomen worden bij het invullen van de formulieren : – Formulier I Luik A : het oude adres vermelden in 4° «zetel»; – Formulier I Luik B : het nieuwe adres vermelden in de bekend te maken «tekst». Het oude adres blijft op «zetel» tussen «rechtsvorm» en «onderwerp akte»; – Formulier II Luik A : het nieuwe adres vermelden onder 4° «zetel». Indien de vennootschap of de vereniging haar zetel naar een ander gerechtelijk arrondissement overbrengt, moet zij de documenten met betrekking tot deze beslissing neerleggen bij de griffie van de oorspronkelijke rechtbank van koophandel. Na bekendmaking van de verplaatsing van de zetel worden latere akten en stukken neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel van het nieuwe gerechtelijk arrondissement dat het dossier overgezonden kreeg van de vorige griffie.

3. Naamswijziging Wanneer een vennootschap of een vereniging haar naam wijzigt, worden de formulieren als volgt ingevuld : – Formulier I Luik A : de oude benaming vermelden in 2° «benaming»; – Formulier I Luik B : oude benaming onder «ondernemingsnummer» en de nieuwe benaming opnemen in «Tekst»; – Formulier II Luik A : nieuwe naam vermelden onder 2° b) «nieuwe benaming».

6

Enkel Formulier I Luik B kan worden gebruikt maar men moet erop letten dat de bekendmaking die de identiteit vermeldt van de bestuurders of personen waarvan het mandaat wordt verlengd, eveneens de duur van hun verlengd mandaat aangeeft. Indien de namen van de bestuurders en personen van wie het mandaat is verlengd echter in Luik C van formulier II worden opgenomen, is er geen reden om de neerlegging van het formulier te weigeren. Wanneer een bestuurder het mandaat van bestuurder en dat van de persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen cumuleert, is het verplicht de gegevens van de betrokkene in te geven in luik C van formulier I bij oprichting of van formulier II daarna, en wel in punt «Administratie en vertegenwoordiging» en in punt «Dagelijks bestuur».

5. Aantal beslissingen in een bekendmaking Een zelfde bekendmaking mag diverse beslissingen bevatten die op verschillende data genomen werden. Zo kan Luik B van Formulier I in de rubriek «Voorwerp van de akte» vermelden : «Wijzigingen van statuten en van de raad van bestuur», zelfs ingeval de beslissingen genomen werden tijdens twee algemene vergaderingen gehouden op verschillende data. Zelfs indien de bekendmaking verschillende onderwerpen betreft, blijven de bekendmakingskosten eenmalig en mogen ze niet vermenigvuldigd worden met het aantal beslissingen in de bekendmaking.

6. Termijnen voor de neerlegging en de bekendmaking De voorschriften verschillen voor vennootschappen en verenigingen. Voor vennootschappen geldt dat een uittreksel uit de oprichtingsakte neergelegd wordt binnen vijftien dagen na dagtekening van de definitieve akte en de bekendmaking geschiedt binnen 15 dagen van de neerlegging7. Voor verenigingen bepaalt de wet in sommige gevallen een termijn maar anders bepaalt de wet geen termijn voor de neerlegging en de bekendmaking. De verantwoordelijken van de vennootschap en van de vereniging moeten ervoor zorgen dat die formaliteiten

7

Artikelen 68, eerste lid en 73 W.Venn.


binnen een redelijke termijn vervuld zijn omdat akten en stukken slechts aan derden kunnen worden tegengeworpen vanaf de dag van neerlegging ervan of vanaf de dag van de bekendmaking ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Wanneer de akte die leidt tot neerlegging en bekendmaking eveneens een wijziging van de inschrijving in de KBO meebrengt moet het daartoe bestemde formulier II binnen een maand na de wijziging worden neergelegd. De neerlegging mag echter niet omwille van het niet naleven van de opgelegde termijn geweigerd worden.

7. Tweetalige bekendmakingen Wanneer een vennootschap of een vereniging een bekendmaking in een tweede landstaal wenst te doen, moeten twee formulieren I van bekendmaking worden gebruikt. Luik B van het eerste formulier I bevat de tekst in de ene taal, Luik B van het tweede formulier I bevat de tekst in de andere taal. De basistaal van het formulier I als dusdanig moet de taal zijn die gebruikt wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel waarbij de bekendmaking wordt verzocht. Enkel de tekst van de bekendmaking kan in een andere taal worden opgesteld. Ingeval van een tweetalige bekendmaking zijn er tweemaal bekendmakingskosten te betalen. Er valt op te merken dat vennootschappen kunnen neerleggen en bekendmaken in één of meerdere talen van de Europese Unie8.

8. Statutenwijziging en neerlegging van de gecoördineerde statuten De statutenwijzigingen worden bij uittreksel bekendgemaakt9. Na elke wijziging worden de gecoördineerde statuten in extenso neergelegd op de griffie van de rechtbank10, zonder bekendmaking. Deze neerlegging is kosteloos. Indien echter de statuten grondig worden gewijzigd kunnen de vennootschappen en verenigingen opteren voor een in extenso bekendmaking van de nieuwe statuten. In dit geval worden de gedeeltelijke wijzigingen niet overgenomen op luik B van formulier I maar wel de volledige tekst van de gewijzigde statuten. Voor alle duidelijkheid is het aan te raden als «onderwerp van de akte» op luik B van formulier I aan te geven dat het gaat om «Gecoördineerde statuten na wijzigingen beslist door de algemene vergadering van…». Het is in hetzelfde geval niet meer nodig een gecoördineerde versie neer te leggen vermits een kopie van luik B neergelegd wordt in het dossier dat door de griffie gehouden wordt.

8

Artikel 67- derde lid W.Venn.

9

Artikel 74-1° W.Venn. en 26 novies § 2 eerste lid, wet 27 juni 1921.

9. Adres van de bestuurders Luik B van Formulier I kan het beroepsadres van de bestuurders vermelden, rekening houdend met het feit dat door de KBO het privéadres bekend is langs de opgave van het Rijksregisternummer op Luik C van Formulieren I of II.

10. Ondertekening 1. Ondertekening van het (of van de) formulier(en) Elk formulier moet worden ondertekend door de persoon (personen) door de statuten gemachtigd om de vennootschap of de vereniging te verbinden. Deze handtekening moet geplaatst worden onderaan Luik C van Formulier I en/of Formulier II. Luik B van Formulier I moet eveneens ondertekend worden, maar enkel op de achterzijde «verso», zodat de handtekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt. Ingeval de handtekening op Luik B toch op de voorzijde «recto» wordt aangebracht kan de griffie de neerlegging niet weigeren. Op de voorzijde van Luik B Formulier I zijn enkel de naam en de hoedanigheid van de persoon of de personen vermeld die bevoegd zijn om de vennootschap of de vereniging ten aanzien van derden te vertegenwoordigen. In voorkomend geval wordt de naam van de instrumenterende notaris vermeld.

2. Ondertekening van documenten neer te leggen in het dossier Deze documenten moeten getekend worden door één of meer personen die gemachtigd zijn om de vennootschap of de vereniging te vertegenwoordigen krachtens de statutaire bepalingen.

11. Hoe neerleggen ? Vennootschappen gebruiken Formulier I en II OND en verenigingen Formulier I en II VZW. De neerleggingen gebeuren door overlegging ter griffie of per gewone brief of aangetekende brief. De neerlegging door de instrumenterende notaris geschiedt elektronisch.

12. Formulieren aanschaffen en betalingen Formulieren I en II OND en VZW zijn enerzijds verkrijgbaar bij de griffie van de rechtbank van koophandel, anderzijds is het mogelijk de formulieren te downloaden langs de link http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/ form_n.htm.

10 Artikel 75-2° W.Venn. en 26 novies § 1 tweede lid-7°, wet 27 juni 1921.

7


De documenten zijn beschikbaar in een Word-formaat dat kan ingevuld worden, in Open Office en in een PDF (beeld)-formaat. Voor wat het openen van de Word-documenten betreft kunnen er problemen zijn afhankelijk van de versie en de instellingen van de webbrowser. De tarieven voor de verschillende neerleggingen en bekendmakingen alsook de wijze van betaling zijn te vinden op dezelfde link als hierboven.

6. Neerleggen van de jaarrekening 1. De kleine vzw’s, de kleine private stichtingen, alle stichtingen van openbaar nut alsook de ivzw’s Deze leggen hun jaarrekening neer op de griffie van de rechtbank van koophandel waar hun dossier wordt gehouden. Hiervoor is geen speciaal formulier nodig maar het document moet de volledige identificatiegegevens van de vereniging vermelden : benaming, rechtsvorm, adres van de zetel en ondernemingsnummer. Het moet ook voldoen aan bepaalde voorwaarden van formaat, inhoud en opmaak. Het model van de jaarrekening moet overeenstemmen met het model vastgelegd door het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de boekhouding van kleine verenigingen. Er is geen termijn voorzien voor de neerlegging maar er zijn wel sancties voor niet neerleggen : geen ontvankelijkheid van gerechtelijke vorderingen, gerechtelijke ontbinding, geen ministeriële machtiging voor giften. De neerlegging is kosteloos.

2. De grote en zeer grote vzw’s en private stichtingen Zij leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België binnen de dertig dagen na goedkeuring ervan door de algemene vergadering11. Het te gebruiken model (volledig of verkort) is dat wat vastgesteld is door de Balanscentrale en dat overeenstemt met de bepalingen B van het koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhouding van de grote en zeer grote verenigingen. De neerleggingskosten zijn te vinden op de website van de Balanscentrale. Binnen vijftien werkdagen na de aanvaarding door de NBB van de neerlegging wordt daarvan melding gemaakt door de NBB aan de griffie van de rechtbank van koophandel die het dossier van de vereniging aanlegt12.

In het dossier van de vereniging komt dus geen kopie van de jaarrekening, enkel voornoemde melding. Wie een kopie wenst van de jaarrekening moet zich wenden tot de NBB en de voorgeschreven procedure volgen; of via de site van KBO werken. De sancties voor niet neerleggen zijn dezelfde als degene voorzien voor de kleine verenigingen (zie supra) terwijl voor laattijdige neerlegging geen tarieftoeslag wordt toegepast zoals dat het geval is voor vennootschappen Opmerking : de grote of zeer grote stichting van openbaar nut legt in elk geval haar jaarrekening neer op de griffie van de rechtbank van koophandel waar haar dossier wordt gehouden en niet bij de Nationale Bank van België.13 Maar vanaf 1 september 2013 komt daar verandering in en moeten de grote en zeer grote stichtingen van openbaar nut hun jaarrekening neerleggen bij de NBB (wet van 14 januari 2013, BS 1 maart 2013).

3. Kleine en grote handelsvennootschappen met beperkte aansprakelijkheid De vennootschappen leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen na hun goedkeuring door de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na afsluiten van het boekjaar14. Bij laattijdige neerlegging wordt een tarieftoeslag toegepast. De te gebruiken modellen (volledig en verkort) zijn vastgesteld door de Nationale Bank van België en stemmen overeen met de bepalingen van het KB/W.Venn.15. De neerleggingsprocedure, de kosten en betalingswijzen zijn beschikbaar op de website van de Balanscentrale. Binnen de vijftien werkdagen na aanvaarding van de neerlegging stuurt de NBB melding hiervan door naar de betrokken griffie16. Het vennootschapsdossier bevat dus geen kopie van de jaarrekening, enkel de melding van haar neerlegging. Kopie kan bekomen worden bij de Balanscentrale of op de site van KBO Public Search.

Michel VANDER LINDEN Erebedrijfsrevisor

13 Artikel 37, § 6 a contrario van de wet op de verenigingen. 14 Artikel 98, tweede lid W.Venn.

11 Artikel 17, § 6, eerste lid van de wet op de verenigingen.

15 Artikelen 88 en 92 KB van 30 januari 2001.

12 Artikel 17, § 6, vijfde lid van de wet op de verenigingen.

16 Artikel 102, tweede lid W.Venn.

Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. Verantwoordelijke uitgever : Jean-Marie CONTER, B.I.B.F. – Legrandlaan 45, 1050 Brussel, Tel. 02/626 03 80, Fax. 02/626 03 90 e-mail : [email protected], URL : http: //www.bibf.be. Redactie : Jean-Marie CONTER, Gaëtan HANOT, Geert LENAERTS, Xavier SCHRAEPEN, Chantal DEMOOR. Adviesraad : Professor P. MICHEL, Professor Emeritus, Universiteit Luik, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven. Gerealiseerd in samenwerking met kluwer – www.kluwer.be

8


Opdracht en belang van de jaarlijkse algemene vergadering

Recommend Documents