Nulmeting. ( E le ktronis c h e ) F acturen Business-to- drs. J.P. Vendrig J.J. Boog H. de Bondt

Nulmeting

(Elektronische) Facturen Business-toGovernment (B2G)

drs. J.P. Vendrig J.J. Boog H. de Bondt Zoetermeer, juni 2008

Dit onderzoek is gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken.

De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij EIM bv. Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van EIM bv. EIM bv aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.

The responsibility for the contents of this report lies with EIM bv. Quoting numbers or text in papers, essays and books is permitted only when the source is clearly mentioned. No part of this publication may be copied and/or published in any form or by any means, or stored in a retrieval system, without the prior written permission of EIM bv. EIM bv does not accept responsibility for printing errors and/or other imperfections.

Inhoudsopgave

Samenvatting

5

1

Inleiding

9

2

Doelstelling, definities en uitgangspunten

11

2.1

Doelstelling

11

2.2

Definities nulmeting, factuur, elektronische factureren, bedrijven en overheid

11

2.3

Uitgangspunten ten aanzien van de specificaties bij de nulmeting

12

3

Onderzoeksverantwoording

15

3.1

Inleiding

15

3.2

De onderzoeksmethoden

15

3.3

Stap 1: oriënterende interviews met overheidsorganisaties

15

3.4

Stap 2: de opzet en uitvoering van de overheidsenquête

17

4

Onderzoeksresultaten

21

4.1

Totale omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis

21

4.2

Wijze waarop B2G-inkoopfacturen afgehandeld kunnen worden

22

4.3

Elektronische facturering

24

4.4

Onderverdeling B2G-inkoopfacturen naar soort goederen en dienst

29

4.5

Toekomst

30

4.6

Betalingsverzoeken

36

5

Conclusies

39

Bijlagen I

Zelfstandige Bestuursorganen naar departement

43

II

Inspecties/baten-lastendiensten

47

III

Overige onderzoeksresultaten

49

3

Samenvatting A a n t a l B2 G - f a ctu ren per j a a r Het aantal B2G-inkoopfacturen op jaarbasis bedraagt bijna 10,5 miljoen. Bijna een derde daarvan is door de overige uitvoeringsorganisaties 1 ontvangen; de middelgrote gemeenten volgen met circa 28%. Het gemiddeld aantal B2G-inkoopfacturen voor alle overheidsorganisaties is ruim 12.600. De ministeries kennen het hoogste gemiddelde, te weten ruim 72.000, gevolgd door de grotere gemeenten met ruim 51.000.

P er ce n ta g e e l ek tr o n isc h e B2 G - f a c tu re n Van de bijna 10,5 miljoen B2G-inkoopfacturen is bijna 4% een elektronische factuur, overeenkomend met bijna 385.000. Vooral de kleine gemeenten blijken relatief de meeste elektronische inkoopfacturen te kennen, namelijk 4,3%. Bij de middelgrote gemeenten is dat aandeel het laagst: 1,6%.

A a n t a l e n ty pe r in g v a n d e g o edere n en di en st en w a ar v oor be dr ij ve n de B2 G - fa ct u ren v e rs t ur en Van het totaal aantal B2G-inkoopfacturen (bijna 10,5 miljoen) heeft ruim 15% betrekking op de inhuur van externen en uitzendkrachten. De infrastructurele werken nemen met bijna 15% een tweede plaats in, gevolgd door de kosten van automatisering en ICT. Binnen de typen overheidsorganisaties zijn infrastructurele werken bij de kleine gemeenten (met bijna 31%), de provincie (bijna 28%) en de waterschappen (bijna 27%) verantwoordelijk voor de meeste B2G-inkoopfacturen. Bij ministeries komt de inhuur van derden en uitzendkrachten op de eerste plaats (bijna 25%). Ook bij de grote gemeenten is dat het geval (21%), alsmede bij de overige uitvoeringsorganisaties (bijna 20%).

W i j ze v a n v e r we r k in g v a n e lek t ron is c h e B2 G - in k oo pf a ctu re n De meest optimale afhandeling van de elektronische factuur is 'niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken'. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, komt dat bij 9% voor. Het meest komt voor: 'het uitprinten en handmatig verwerken (met eventueel scannen) van de elektronische facturen', namelijk ruim 71%. Het beeld per type overheidsorganisatie is wisselend. Opvallend is dat 100% van de provincies de elektronische factuur uitprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen).

G e h an t ee rde m e th o den v oo r h e t ele k t ron i sc h fa ct u re re n Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, blijkt vooral de elektronische handtekening door overheidsorganisaties te worden geaccepteerd (bijna 5%). Bij de grotere gemeenten is dat aandeel hoger (16%).

1

In dit rapport worden de ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen) en de uitvoerende organisaties en diensten (zoals inspecties, agentschappen, baten-lastendiensten e.d.) gezamenlijk als ‘overige uitvoeringsorganisaties’ aangeduid.

5

Ministeries hanteren met name een andere methode dan EDI en de elektronische handtekening die door de Belastingdienst is goedgekeurd (ruim 14%). Het grootste deel geeft echter een alternatieve vorm aan (de categorie 'anders'), mogelijk vanwege onbekendheid. Uit die antwoorden blijkt dat de gesprekspartners van de overheidsorganisaties afwijken van de toegestane methoden. Het overgrote deel geeft aan de PDF als methode te hanteren.

M a te w a a ri n p la n ne n be s ta a n om in de t oek om s t el ek tr on is c h f a c tu re r en in te v o e ren Ondanks dat de meerderheid van de overheidsorganisaties stelt elektronisch factureren niet af te kunnen dwingen, zijn er bij meer dan de helft (ruim 54%) plannen aanwezig om het elektronisch factureren in te gaan voeren. Vooral bij ministeries (bijna 87%) en de waterschappen (76%) is dat het geval.

G e w en s te on der s te u n in g bi j de i nt rodu c ti e v an e lek t ron i s ch f a ctu re r en , a l sm e de de ge w en s t e v or m Aan de vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%), is gevraagd op welke wijze de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren. Het grootse deel geeft aan dat er meer voorlichting nodig is (ruim 15%); 10% vindt dat er helemaal geen ondersteuning nodig is. Het beeld per type overheidsorganisatie is divers. Ministeries en de grote gemeenten vinden dat er vooral meer voorlichting nodig is (bijna 36%, respectievelijk 25%). Waterschappen roepen binnen de categorie 'anders' vooral om een standaardprotocol (bijna 30%) en kleine gemeenten stellen dat er meer geld nodig is (bijna 21%).

G e m i dde lde t er m ij n w aa r op ov er he i ds or g a n i sa ti e s w il le n be g i n n en of u it br e ide n m e t el ek t ron i s ch e f a ctu re r in g Gemiddeld willen overheidsorganisaties over iets meer dan 2 jaar met de elektronische facturering beginnen of deze verder uitbreiden. De provincies en de ministeries zijn het meest ambitieus en willen al over ongeveer een jaar beginnen of verder uitbreiden. De grote gemeenten zijn met ongeveer 3,75 jaar het meest afwachtend.

A a n t a l be ta li n g s v er z oek en pe r j aa r Ook de andere kant van de medaille is belicht: de G2B-stroom (government to business), niet zozeer van facturen, maar wel van (elektronische) betalingsverzoeken aan bedrijven. Voorbeelden van betalingsverzoeken zijn aanslagen, leges, heffingen en verhuur van accommodaties. De totale omvang van de (G2B) betalingsverzoeken is bijna 17 miljoen 1. De overige uitvoeringsorganisaties nemen daarvan het grootste deel voor hun rekening, namelijk ruim 15 miljoen, overeenkomend met bijna 89%. De overige overheidsorganisaties volgen op gepaste afstand.

1

6

De omvang van 17 miljoen betalingsverzoeken is exclusief die van de Belastingdienst. Op basis van de recent uitgevoerde 0-meting Administratieve Lasten 2007 zijn er door de Belastingdienst in totaal ongeveer tussen de 12 en 13 miljoen aanslagen aan bedrijven opgelegd (waarvan bijna de helft betrekking heeft op de Loonheffing).

Sa m en v a t ten de f i g u u r figuur 1

omvang en onderverdeling B2G-inkoopfacturen Kantoorartikelen 901.600 10,4 miljoen facturen Kantoordiensten 1.089.700

Nutsvoorzieningen 1.035.800 Inhuur van externen/ uitzendkrachten 1.570.000 Bancaire diensten 217.600 Telecommunicatie - diensten 818.600 Automatisering/ ICT 1.087.600 384.844 elektronische facturen

Infrastructurele werken 1.5349.00

System-to-System aanpak 28.800

Overig 2.145.000

Web-presentment 66.500

PDF-attachment 187.400

Weet niet/w.n.z. 22.200 Uitprinten en handmatig verwerken 218.800 Uitprinten en geautomatiseerd verwerken 55.100 Niet uitprinten en handmatig verwerken 4.000 Niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken 28.100

7

1

Inleiding

In sommige landen wint elektronisch factureren duidelijk terrein. Zo heeft de overheid in Denemarken en Zweden gekozen voor een strategie waarbij ondernemingen verplicht zijn facturen aan de overheid elektronisch aan te leveren. In Finland wordt elektronisch factureren al meer dan 30 jaar toegepast, in eerste instantie tussen grote bedrijven op basis van interne standaarden (een ontwikkeling die ook in Nederland wordt toegepast). De Nederlandse overheid wil het elektronisch factureren graag propageren. De directie ICT en Toepassingen van het Ministerie van Economische Zaken is in februari 2008 een project gestart ter introductie van elektronisch factureren bij de overheid. Een van de doelstellingen daarbij is dat de overheid over drie jaar, aan het eind van het project, 10% van de facturen van bedrijven elektronisch heeft ontvangen en verwerkt. Voor de duidelijkheid: het gaat hier om facturen van het bedrijfsleven naar de overheid (Business-to-Government i.c. B2G). Met andere woorden: het betreft hier de inkoopfacturen van de overheid voor geleverde goederen en/of verleende diensten door het bedrijfsleven (in het vervolg van deze rapportage B2G-facturen genoemd). Om de doelstelling van 10% elektronische B2G-facturen in de tijd te kunnen monitoren, is een nulmeting nodig die een overzicht biedt van de aantallen (elektronische) B2G-facturen op dit moment naar een aantal specificaties, zoals: het aantal B2G-facturen per jaar; het percentage elektronische B2G-facturen; het aantal en de typering van de bedrijven die de facturen versturen; de huidige wijze van factuurontvangst en -verwerking, zoals het gebruik van een handmatige of geautomatiseerde administratie, uitbesteding aan derden, mate van integratie met inkoopportalen en/of processen; in geval van elektronisch factureren: de verschijningsvorm en de gebruikte methode; de aanwezigheid van plannen voor elektronisch factureren; de gewenste ondersteuning bij de introductie van elektronisch factureren, alsmede de gewenste verschijningsvorm, de geschatte benodigde tijd om e-factureren operationeel te hebben. Dit overzicht moet gesegmenteerd zijn naar verschillende overheidsorganisaties: ministeries, uitvoeringsorganisaties (waaronder Zelfstandige Bestuursorganen), provincies, waterschappen en gemeenten. Het Ministerie van Economische Zaken heeft EIM opdracht verleend tot het uitvoeren van een nulmeting B2G-facturen conform de hiervoor genoemde specificaties. De onderhavige rapportage is de weerslag van die opdracht.

L e esw i j ze r Na dit inleidende hoofdstuk wordt in hoofdstuk 2 ingegaan op de uitgangspunten van het onderzoek. De onderzoeksverantwoording (opzet en uitvoering van het onderzoek) komt in hoofdstuk 3 aan de orde. Hoofdstuk 4 bevat de onderzoeksresultaten. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de belangrijkste conclusies van het onderzoek weergegeven.

9

2

Doelstelling, definities en uitgangspunten

2.1

Doelstelling Het onderzoek moet betrouwbare ramingen opleveren van het aantal (elektronische) facturen dat jaarlijks door bedrijven aan de overheid wordt verzonden, dit in verband met de inkoop van goederen en diensten door de overheid. Het is belangrijk om duidelijkheid te geven over de uitgangspunten en de terminologie die van toepassing zijn geweest in de nulmeting. Daarom wordt hierna ingegaan op een aantal definities en een nadere uitwerking van de vereiste specificaties.

2.2

Definities nulmeting, factuur, elektronische factureren, bedrijven en overheid Centraal in het onderzoek staat: een nulmeting van aantallen (elektronische) facturen van bedrijven aan overheidsorganisaties. Hieronder wordt ingegaan op de inhoud van deze begrippen.

N ul m e tin g Feitelijk is een nulmeting niet meer dan een inventarisatie van de IST- (huidige) situatie, echter met een specifiek doel. Vanuit deze IST-situatie kan makkelijk en weloverwogen naar een SOLL (toekomstige) situatie toegewerkt worden. De bedoeling van een nulmeting is om inzicht te krijgen in de stand van zaken bij de aanvang van het ontwikkelproces van het aantal (elektronische) facturen.

B 2G - f a ct uu r Ondernemers verstrekken, naar aanleiding van geleverde goederen of diensten, een factuur aan de overheidsorganisatie (B2G). Niet alleen als onderdeel van een proces om de inkomsten, en daarmee de bedrijfsvoering, te borgen, maar ook omdat dat verplicht is vanwege de wettelijke administratie- en bewaarplicht, de te betalen BTW en andere belastingen. Een verkoopfactuur van bedrijven aan een overheidsorganisatie is een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten. De verkoopfacturen van bedrijven komen als inkoopfacturen bij de overheidsorganisaties binnen. In deze nulmeting staan de omvang en kenmerken van de inkoopfacturen voor de overheid centraal.

E le k tr on i sch f a ct u rer en Elektronische facturen zijn facturen die niet op papier van de verzender naar de ontvanger gaan. Vormen waarin elektronisch factureren kan voorkomen zijn: System-to-System aanpak, waarbij computersystemen van leverancier en ontvanger met elkaar communiceren, al dan niet met behulp van een intermediair (bedrijf dat het elektronisch factureren verzorgt); Webpresentment, waarbij de factuur op internet wordt gezet en de ontvanger een link (URL) krijgt die aangeeft waar de factuur te vinden is; PDF, waarbij een e-mail verzonden wordt en de factuur als PDF-attachment is bijgevoegd.

11

Be dr i j fs le v en Het bedrijfsleven bestaat uit alle sectoren van de economie, met uitzondering van de publieke delen van het openbaar bestuur, overheidsdiensten en de verplichte sociale verzekeringen (SBI'93 code 75), en het onderwijs (SBI'93 code 80). Voor deze uitzonderingen geldt dat de private onderdelen erin wél onder het bedrijfsleven vallen. Het criterium hierbij is de vraag of organisaties al dan niet kostendekkend zijn. Is dit het geval, dan is er sprake van bedrijfsleven. Dit conform de definitie van het Centraal Bureau voor de Statistiek in de Nationale Rekeningen.

O v e rh e id sor g a n i sa ti es Onder de publieke sector vallen eenheden die activiteiten organiseren in het algemeen belang. Kenmerkend voor die eenheden is dat de werkzaamheden niet worden uitgevoerd met een winstoogmerk. Het gaat om bestuurlijke lichamen met taken die door de overheid zijn ingesteld, zoals: ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen; ZBO's (zelfstandige bestuursorganen). Zie voor een opsomming bijlage I; uitvoerende organisaties en diensten, zoals inspecties, agentschappen/batenlastendiensten, politiediensten en rechterlijke macht. Zie voor een opsomming bijlage II. In het vervolg van dit rapport worden de ZBO's en de uitvoerende organisaties en diensten gezamenlijk als 'overige uitvoeringsorganisaties' aangeduid.

2.3

Uitgangspunten ten aanzien van de specificaties bij de nulmeting Hierna worden een aantal uitgangspunten geformuleerd die samenhangen met de gewenste specificaties van de opdrachtgever in het kader van de nulmeting.

A a n t al le n B 2 G - fa c tu re n pe r j a a r Uitgangspunt is het aantal B2G-facturen op jaarbasis. Het aantal B2G-facturen is door respondenten geschat op basis van het aantal facturen van een recent(e) gemiddeld(e) week, maand, kwartaal of jaar en is eventueel gecorrigeerd voor de periode waarvoor duidelijk meer of minder facturen zijn binnengekomen dan gemiddeld.

P er ce n ta g e e l ek tr o n isc h e B2 G - f a c tu re n Het aandeel elektronische B2G-facturen is op dezelfde wijze bepaald als hiervoor aangegeven bij het totaal aantal B2G-facturen.

A a n t a l e n ty pe r in g v a n d e g o edere n en di en st en w a ar v oor be dr ij ve n de B2 G - fa ct u ren v e rs t ur en Het is van belang om een typering van de bedrijven die de B2G-facturen (elektronisch) versturen, te onderscheiden. Het gaat met name om perspectiefrijke sectoren waarbij ervan uitgegaan kan worden dat elektronische facturering nu of de komende drie jaren substantieel is en/of kan worden. Het gaat bijvoorbeeld om (elektronische) B2G-facturen aan de overheid van bedrijven voor producten en diensten als kantoren, kantoordiensten (printers, waterkoelers, koffieautomaten), nutsvoorzieningen, inhuur van externen/uitzendkrachten, bancaire en tele-

12

communicatiediensten (internet, telefoon), automatisering en ICT en infrastructurele werken (wegen, bruggen, riolering e.d.).

H ui d ig e w i j ze v a n f a ctu u r on t v a n g st en -v e rw er k in g Ten aanzien van de huidige wijze van factuurontvangst en -verwerking zijn een aantal aspecten onderscheiden, te weten: het gebruik van een handmatige of geautomatiseerde administratie. Indien de factuuradministratie met een softwarepakket wordt uitgevoerd, is er sprake van een geautomatiseerde administratie. Indien facturen bijvoorbeeld in Word of Excel worden opgesteld en verstuurd, is er sprake van handmatige administratie; uitbesteding aan derden; mate van integratie met inkoopportalen en/of bestelprocessen. Door leveranciers elektronisch te laten factureren of door gebruik te maken van 'selfbilling' kunnen aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd. De voordelen van elektronisch factureren zijn het grootst als het in combinatie met elektronisch bestellen wordt uitgevoerd. Dan is immers alle informatie over de bestelde en geleverde producten in het e-procurementsysteem aanwezig. Facturen kunnen eenvoudig met de bestellingen en de leveringen worden vergeleken.

I n g e v a l v an el ek tr on i sc h fa c tu r ere n de g e ha n te er de v or m en de g ebr u ik t e s tan d aa r d In Nederland is begin 2007 een verkenning uitgevoerd naar elektronisch factureren door het Forum Standaardisatie. Het resultaat van deze verkenning is verwoord in een rapport dat onder meer ingaat op standaards, nationale initiatieven en ontwikkelingen in andere (EU-)landen op het gebied van elektronisch factureren. Essentieel voor het succes van e-factureren is immers dat alle bedrijven en instellingen zich kunnen vinden in een standaard. De standaarden genoemd in het rapport van het Forum Standaardisatie vormen het uitgangspunt, en daarnaast eventuele andere onderscheiden standaarden genoemd door respondenten.

D e a an w e z ig h e i d v a n pla n n en v oor e le k tr o ni s ch f ac tu r er en Plannen van overheden om elektronisch te gaan factureren zijn interessant om te weten, omdat bij deze overheden het groeipotentieel aanwezig is om de komende jaren grote slagen te maken met het aantal elektronische facturen.

G e w en s te on der s te u n in g bi j de i nt rodu c ti e v an e lek t ron i s ch f a ctu re r en , a l sm e de de ge w en s t e v or m Om elektronisch factureren te stimuleren bij de overheid is inzicht in de drempels die dit belemmeren en de gewenste ondersteuning om het te bevorderen van belang.

G e sc h a tt e be n od ig d e t i jd om e-f a c tu re re n opera t i on ee l te h e bb en Het gaat hier niet om de totale tijdsbesteding die nodig is om te komen tot efactureren, maar het gaat om de doorlooptijd alvorens de overheidsorganisaties facturen zouden kunnen ontvangen.

13

3

Onderzoeksverantwoording

3.1

Inleiding Het doel van het onderzoek is om een betrouwbare raming te verstrekken van het aantal (elektronische) B2G-facturen dat jaarlijks door bedrijven aan de overheid wordt opgesteld, dit in verband met de inkoop van goederen en diensten door de overheid. In dit hoofdstuk is verantwoording afgelegd over de wijze waarop de gewenste resultaten zijn verkregen. Het startpunt hierbij vormt de constatering dat informatie omtrent het aantal (elektronische) facturen dat jaarlijks door bedrijven voor de overheid wordt opgesteld, niet uit bestaande - makkelijk raadpleegbare databronnen kan worden verkregen. Deze constatering heeft ertoe geleid dat inzicht in het aantal (elektronische) facturen dat bedrijven jaarlijks opstellen voor de overheid alleen via indirecte wegen kan worden verkregen. Dit betekent dat informatie via de overheidsorganisaties is verzameld.

3.2

De onderzoeksmethoden Via twee onderzoeksmethoden zijn de onderzoeksgegevens verkregen: 1

oriënterende interviews met overheidsorganisaties;

2

een enquête onder overheidsorganisaties en ophoging resultaten.

Een groot deel van de benodigde onderzoeksgegevens is verkregen via een steekproef onder circa 900 Nederlandse overheidsorganisaties. Ter voorbereiding op deze enquête zijn vooraf tien oriënterende interviews gehouden, dit om de vraagstelling in de overheidsenquête zo scherp mogelijk te kunnen opstellen. Na afloop van de enquête, in de vorm van een telefonisch voor te leggen vragenlijst, zijn de resultaten opgehoogd naar macrototalen voor Nederland. In het onderstaande zijn de afzonderlijke onderzoeksstappen toegelicht.

3.3

Stap 1: oriënterende interviews met overheidsorganisaties Het doel van de oriënterende interviews is om informatie te verwerven over de wijze waarop de overheid met (elektronische) facturen omgaat. Met deze informatie is de enquête, die in de volgende fase heeft plaatsgevonden, zo goed en zo compleet mogelijk opgesteld. In deze interviews is ingegaan op de volgende onderwerpen: inschatting van aantal inkopen: aantal facturen en de spreiding in aantal facturen over een bepaalde tijdsperiode (bijv. een jaar); verzamelfacturen: bij hoeveel leveranciers is dit gebruikelijk, gemiddelde bedrag per verzamelfactuur, gemiddeld aantal transacties per factuur, maandelijks/per kwartaal/jaarlijks; betaling van de vergoeding in gedeelten: aantal deelbetalingen, hoe vaak komt dit voor, wat is dan de gemiddelde omvang van de transactie;

15

elektronisch factureren: hoe vaak komt het voor, bij welke leveranciers, omvang leveringen, hoe vaak is er een papieren totaaloverzicht, is de elektronische handtekening geregeld; facturen voor doorlopende prestaties: hoe vaak komt dit voor en hoe vaak wordt een factuur verstuurd; controle op gebruikte terminologie/vaktermen etc. in overheidsenquête; de functie van de persoon bij de overheid die het beste kan worden benaderd voor de enquête. Voor deze oriënterende fase zijn tien expert-interviews gehouden. Bij de selectie is gelet op de spreiding over de overheidsorganisaties. In tabel 1 is een overzicht gegeven van de overheidsorganisaties in Nederland naar type. tabel 1

type overheidsorganisaties naar aantallen

Type overheidsorganisatie Ministeries Gemeenten (> 100.000)

Aantal 16 25

Gemeenten (20.000 > 100.000)

229

Gemeenten (< 50.000)

189

Provincies Waterschappen

12 27

Uitvoeringsorganisaties (w.o. ZBO's)*

ca. 400

Totaal

ca. 900

*

Zie Pyttersen's Nederlandse Almanak, een jaarlijks verschijnend handboek (sinds enige jaren ook op cd-rom) van organisaties, instellingen en personen in Nederland.

Bron: Pyttersen Almanak.

In overleg met het ministerie van EZ zijn expert-interviews gevoerd met vertegenwoordigers van inkoopafdelingen dan wel financiële afdelingen van: 3 gemeenten: de gemeenten Utrecht (grote gemeente), Eindhoven (middelgroot) en Voorschoten (klein); 3 uitvoeringsorganisaties: het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI), de Belastingdienst en ICTU; 2 ministeries: Economische Zaken (regiebureau Inkoop) en Defensie (Centraal Betaalkantoor Defensie); de provincie Zuid-Holland en de Unie van Waterschappen. Met de input van deze gesprekken heeft EIM enerzijds gevoel gekregen hoe de inkoop verloopt, wat men weet van en hoe men staat tegenover elektronisch factureren (voordelen, nadelen, vermeende misvattingen, valkuilen, etc.). Anderzijds is daarmee informatie gegenereerd voor de vragenlijst van fase 2: een telefonische enquête onder de respondentgroep.

16

3.4

Stap 2: de opzet en uitvoering van de overheidsenquête

3 . 4 . 1 D e a ar d v a n de te a c h te rh a le n in fo r m a tie Bij de enquête valt de onderzoeksmethodiek uiteen in twee stappen: de opzet en uitvoering van de enquête zelf (stap 2A) en de ophoging van de verkregen enquêteresultaten naar betrouwbare landelijke gegevens (stap 2B). Beide stappen zijn in de volgende twee paragrafen afzonderlijk nader toegelicht. 3 . 4 . 2 S ta p 2 A : de opz e t en de u it v oe r in g v a n de ov e rh ei ds en qu ê te De kernvraag waar het in de overheidsenquête om draait, is de volgende vraag: Hoeveel facturen stellen bedrijven voor de overheid gemiddeld in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand of jaar) op?'………. en hoeveel daarvan zijn efacturen? Als dit gegeven voor een bepaald aantal overheidsorganisaties bekend is, kan in principe het totale aantal (elektronische) facturen dat jaarlijks in Nederland door de overheid wordt ontvangen, door ophoging worden bepaald. Daarbij gaat het om de inkoopfacturen waar de Nederlands overheid mee te maken heeft. De doelstelling van het onderzoek is overwegend kwantitatief. Daarbij is het een nulmeting, wat aangeeft dat het de bedoeling is dat er in de toekomst vervolgmetingen plaatsvinden. Om zinvol statistisch te toetsen, is een relatief grote steekproef nodig. De onderzoeksvragen zijn enerzijds inventariserend (aantal facturen, aandeel elektronisch, soort van goederen en diensten waarvoor B2G-facturen worden ontvangen, wijze van - elektronische - facturering) en anderzijds opiniërend. Daarbij is van het perspectief van de respondent uitgegaan. Normaliter zouden van sommige onderzoeksvragen de antwoorden op de onderzoeksvragen moeten worden opgezocht. Gelet op de korte doorlooptijd en het karakter van het onderzoek, is toegestaan dat respondenten op basis van een globale indruk hun antwoorden mochten verstrekken.

R es po n de n t Voor ministeries is in de telefonische enquête gevraagd naar het hoofd van de Centrale Inkoopafdeling. Voor gemeenten, waterschappen, provincies en andere overheidsorganisaties was het iets meer zoeken, waarbij gevraagd is naar het hoofd van de Centrale Inkoop Afdeling en/of de controller/financieel manager/ hoofd inkoop, die verantwoordelijk is voor het inkoopbeleid en inzicht heeft in het aantal (elektronische) facturen. EIM heeft een gestratificeerde steekproef getrokken, zoals is weergegeven in tabel 2. In deze tabel is ook de verkregen respons vermeld.

17

tabel 2

gestratificeerde steekproef overheidsorganisaties Populatie

Type organisatie

Respons

Weegfactor

Gerealiseerd

Gerealiseerd

Populatie/

(#)

(%)

-respons

Ministeries

13

8

61,5

1,63

Gemeenten (> 100.000)

25

12

48,0

2,08

Gemeenten (20.000 > 100.000)

229

51

22,3

4,49

Gemeenten (< 20.000)

189

53

28,0

3,57

Provincies

12

10

83,3

1,20

Waterschappen

27

17

63,0

1,59

ca. 400

101

25,3

3,96

38

20

ca. 900

252

Ov. uitvoeringsorganisaties van de overheid (klein) Idem (groot) Totaal

variërend 28,0

Op basis van de respons hebben we per type organisatie een, statistisch gezien, representatief beeld op de onderzoeksvragen gekregen. Anderzijds stelt dit aantal ons in staat de uitkomsten van nu te vergelijken met die van toekomstige metingen. De telefonische enquête is uitgevoerd door Stratus Marktonderzoek BV, net als EIM onderdeel van Panteia. Werkzaamheden die in deze fase zijn verricht zijn: voorbereidend overleg over opzet en uitvoering; het samenstellen van de (definitieve) vragenlijst; trekking van de steekproef (opbouw van het bestand); programmeren en testen van de vragenlijst; uitvoering veldwerk (250 interviews met (adjunct-)Directeuren, (adjunct)Hoofden Inkoop aan de hand van een gestructureerde vragenlijst met een gemiddelde afnametijd van ongeveer 15 minuten); levering databestand en onderzoeksverantwoording. Na afronding van het veldwerk zijn de enquêteresultaten geanalyseerd. Daarbij is aandacht besteed aan mogelijke uitschieters. De uiteindelijke kengetallen zijn de basis voor de weegfactor, die in de volgende stap wordt toegelicht. 3 . 4 . 3 S ta p 2B : de o ph og in g v a n de e n quê t ere s u lt ate n n a a r l an de l ij k n iv ea u In de tweede stap zijn de enquêteresultaten opgehoogd, zodat uitspraken over de situatie op landelijk niveau kunnen worden gedaan. In deze subfase is per categorie informatie verzameld waarmee de resultaten zijn opgehoogd. Voor de categorieën waarvan de populatie bekend is (ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen) heeft de ophoging als volgt plaatsgevonden. Het aantal B2G-inkoopfacturen per categorie overheidsorganisatie volgens de telefonische enquête is gerelateerd aan het totaal aantal overheidsorganisaties per categorie (zie tabel 2).

18

Voor de 'kleine' overige uitvoeringsorganisaties van de overheid is voor de berekening van de weegfactor dezelfde systematiek gevolgd. Daarbij is uitgegaan van een populatie van 100 ZBO's. Weliswaar zijn er meerdere ZBO's te onderkennen, maar de schaalgrootte daarvan is zo klein dat is aangenomen dat de omvang van de facturen aldaar te verwaarlozen is. Voor de grote ZBO's (bijvoorbeeld het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen en het Centrum voor Werk en Inkomen) is een weegfactor berekend overeenkomstig het aantal werkzame personen per organisatie (variërend van 1,01 tot 1,33). Daarbij is verondersteld dat het aantal werkzame personen samenhangt met de omvang van facturen.

19

4

Onderzoeksresultaten

4.1

Totale omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis Omvang Jaarlijks ontvangen de circa 900 overheidsorganisaties bijna 10,5 miljoen inkoopfacturen. Bijna een derde daarvan is door de overige uitvoeringsorganisaties ontvangen; de middelgrote gemeenten volgen met circa 28%. Zie verder tabel 3. tabel 3

omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis, totaal, per type overheidsorganisatie, in procenten (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Totale omvang

Type overheidsorganisatie

In aantallen

In procenten

Gemeente < 20.000

1.025.521

Gemeente 20.000 - 100.000

2.980.325

28,6

Gemeente > 100.000

1.282.271

12,3

Provincie

340.800

3,3

Waterschap

473.882

4,6

Ministerie Overige uitvoeringsorganisaties Totaal

9,9

937.625

9,0

3.362.210

32,3

10.402.635

100

G e m i dde lde e n s pre i din g Het gemiddeld aantal B2G-inkoopfacturen voor alle overheidsorganisaties is ruim 12.600. De ministeries kennen het hoogste gemiddelde, te weten ruim 72.000, gevolgd door de grotere gemeenten met ruim 51.000. Zie verder tabel 4. tabel 4

gemiddelde omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis, per type overheidsorganisatie (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Gemiddelde omvang

Type overheidsorganisatie Gemeente < 20.000

Spreiding Min.

Max.

5.752

1.600

16.000

Gemeente 20.000 - 100.000

13.015

1.040

45.000

Gemeente > 100.000

51.292

25.000

130.000

Provincie

28.400

11.000

80.000

Waterschap

17.552

6.000

32.000

Ministerie

72.125

10.000

400.000

9.961

60

120.000

12.658

60

400.000

Overige uitvoeringsorganisaties Totaal

21

T op- 3 /5 Per type overheidsorganisatie is nagegaan wie het hoogst aantal B2G-inkoopfacturen kent1. Daarvan is voor de kleinere typen een top-3 en voor de andere een top-5 samengesteld. Zie tabel 5. tabel 5

top-3/top-5 omvang B2G-inkoopfacturen op jaarbasis, totaal, per type overheidsorganisatie


1

2

3

4

5

Gemeente < 20.000

Middelharnis

Menaldumadeel/

Dantumadeel/Liesveld/

Baarle Nassau

Valkenburg a/d Geul

Gemeente 20.000 - 100.000

Achtkarspelen

Baarn

Borger-Odoorn

Borne

Borsele

Gemeente > 100.000

Utrecht

Eindhoven

Maastricht

-

-

Provincie

Noord-Holland

Zeeland

Noord-Brabant

-

-

Waterschap

Hoogheemraad-

Wetterskip

Waterschap

-

-

schap Hollands

Fryslan

Rivierenland

Defensie

LNV

VROM

-

-

Uitvoerings-insti-

Centraal orgaan

Centrale organi-

Politieacademie

Nederl. Alg. Keu-

tuut Werkne-

Opvang

satie Werk en

(v/h LSOP)

ringsdienst Zaai-

mersverzekerin-

Asielzoekers

Inkomen

Noorderkwartier Ministerie Overige uitvoeringsorganisaties Groot

zaad Landbouwgewassen

gen Klein

Raad voor het

Dienst Justitiële

Bureau Beheer

TNO Fysisch en

Voedsel en Wa-

Korps Landelijke

inrichtingen (DJI)

Landbouwgronden

Elektronisch

ren Autoriteit

Politiediensten

4.2

Laboratorium

Wijze waarop B2G-inkoopfacturen afgehandeld kunnen worden Op een enkele uitzondering na worden alle B2G-inkoopfacturen zonder tussenkomst van derden afgehandeld. Qua ontvangst en afhandeling van de B2G-inkoopfacturen beschikken overheidsorganisaties over verschillende mogelijkheden (die in meer en mindere mate kunnen voorkomen). 82,5% van de overheidsorganisaties geeft aan dat de papieren B2G-inkoopfactuur bij ontvangst handmatig wordt ingevoerd, om die vervolgens handmatig af te handelen. Bij de ministeries is dat 100%; in de grote gemeenten is dat 40%. 19% van de overheidsorganisaties scant de papieren factuur bij binnenkomst en handelt die vervolgens handmatig af. Bij de ministeries is dat ruim 76%; bij de kleine gemeenten is dat net iets meer dan 11%.

1

22

Dat is exclusief het Ministerie van Financiën/de Belastingdienst.

Het scannen van papieren facturen met behulp van Optical Character Recognition (OCR), waarmee vervolgens de factuur klaargemaakt wordt voor geautomatiseerde verwerking, wordt door iets meer dan 10% van de overheidsorganisaties gedaan. Bij de grote gemeenten komt dat het vaakst voor (24%) bij de ministeries in het geheel niet (0%). 37% van de overheidsorganisaties ontvangt wel eens elektronische facturen. Vooral bij waterschappen komt dat veel voor (70%). Ook bij de helft van de ministeries worden elektronische facturen ontvangen. De kleine gemeenten hebben met 28% het laagste aandeel. In paragraaf 4.3 wordt verder ingegaan op het elektronisch factureren.

E le k tr on i sch e bes te l mog el ij k h ei d Ruim 38% van de overheidsorganisaties kent de mogelijkheid om elektronisch te bestellen. Daarmee wordt bedoeld dat producten of diensten via een computerapplicatie, die is ondergebracht bij de overheidsorganisatie of bij de leverancier, elektronisch kunnen worden besteld (het zogenoemde e-bestellen). Vooral bij de ministeries en de grote gemeenten komt e-bestellen voor (met bijna 77% respectievelijk 68%). Bij de kleine gemeenten is dat voor ongeveer een vijfde mogelijk. Onder het e-bestellen valt ook 'self-billing'. Self-billing is het zelf vervaardigen van facturen door het elektronisch bestelsysteem van de besteller (in dit geval de overheid). Self-billing komt in ongeveer 14% van de overheidsorganisaties voor, met name bij de ministeries. Zie verder tabel 6.

23

tabel 6

het gebruik van de mogelijkheid om elektronisch te bestellen (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Aanwezigheid v.e. elektronisch bestelmogelijkheid


1

2

In procenten Gemeente < 20.000

20,6

0,0

Gemeente 20.000 - 100.000

27,5

0,0

Gemeente > 100.000

68,0

11,8

Provincie

33,3

0,0

Waterschap

37,0

20,0

Ministerie

76,9

30,0

Overige uitvoeringsorganisaties

51,0

20,6

Totaal

38,1

13,6

1

Doet uw organisatie aan elektronisch bestellen? Elektronisch bestellen of e-bestellen is het bestellen van producten of diensten via een computerapplicatie die is ondergebracht bij uw organisatie of bij de leverancier.

2

Hoort bij het e-bestellen ook 'self-billing'? Self-billing is het zelf vervaardigen van facturen door het elektronisch bestelsysteem van de besteller (in dit geval de overheid).

4.3

Elektronische facturering O m v a ng el ek tron i s ch e f a ct u re n In paragraaf 4.1 is de totale omvang van de B2G-facturen weergegeven. Het is gebleken dat overheidsorganisaties ruim 10,5 miljoen B2G-inkoopfacturen kennen. Daarvan is bijna 4% een elektronische factuur, overeenkomend met bijna 385.000. Vooral de kleine gemeenten blijken relatief de meeste elektronische inkoopfacturen te kennen, namelijk 4,3%. Bij de middelgrote gemeenten is dat aandeel het laagst: 1,6%. Zie verder tabel 7.

24

tabel 7

totale omvang B2G-inkoopfacturen, aandeel elektronische B2G-inkoopfacturen, op jaarbasis, per type overheidsorganisatie (respondentgroep: alle overheidsorganisaties)


Totale omvang

Aandeel elektronische facturen

In aantallen

In procenten

In aantallen

Gemeente < 20.000

1.025.521

5,8

59.667

Gemeente 20.000 - 100.000

2.980.325

1,9

55.881

Gemeente > 100.000

1.282.271

6,5

83.348

Provincie

340.800

2,5

8.520

Waterschap

473.882

2,5

11.847

Ministerie

937.625

3,0

28.129

3.362.210

4,1

137.453

10.402.635

3,7

384.844


G e m i dde ld a a n t al le v er an cie r s da t e le k tr on is ch f a ct ur en v e rs tu u r t Het gemiddeld aantal leveranciers dat elektronisch facturen verstuurt, is met 5 erg klein. Per overheidsorganisaties is het gemiddeld aantal leveranciers nagenoeg gelijk. Alleen de provincie kent met 3 leveranciers een nog kleiner aantal leveranciers.

V e r de l in g v a n he t a a n tal on t v an g en e lek tr o ni sc h e f a ct ur en n a a r v ers ch i j n i n g sv or m Nagegaan is welke verschijningsvorm 1, van de facturen die elektronisch verzonden worden, het meest bij de overheidsorganisaties voorkomt. Dat blijkt bij circa 62% van de overheidsorganisaties de factuur te zijn waarbij een PDF-attachment is bijgevoegd, op enige afstand gevolgd door Webpresentment en de System-to-System aanpak. Alle waterschappen kennen uitsluiten de System-to-System aanpak; voor de ministeries geldt voor de Web-presentment nagenoeg hetzelfde (99%). De grote gemeenten kent alleen PDF's; datzelfde geldt voor driekwart van de middelgrote gemeenten. Zie verder tabel 8.

1

Voor de omschrijving van de verschillende verschijningsvormen wordt verwezen naar pagina 11.

25

tabel 8

verdeling van het aantal ontvangen elektronische facturen naar verschijningsvorm (respondentgroep: overheidsorganisaties, waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen) Aantal elektronische facturen


Waarvan (in procenten) System-

Web-

PDF-

to-System

present-

attach-

Weet niet/

aanpak

ment

ment

w.n.z.

Gemeente < 20.000

43.790

0,0

0,0

0,0

100,0

Gemeente 20.000 - 100.000

47.089

0,0

0,0

75,0

25,0

Gemeente > 100.000

41.674

0,0

0,0

100,0

0,0

Provincie

5.691

0,0

75,0

25,0

0,0

Waterschap

9.857

100,0

0,0

0,0

0,0

21.097

0,0

99,0

1,0

0,0

115.660

8,5

27,3

64,2

0,0

9,4

21,7

61,6

7,3

36.189

83.574

237.018

28.064

Ministerie Overige uitvoeringsorganisaties Totaal Totaal in aantallen

384.844

W i j ze v a n v e r we r k in g v a n e lek t ron is c h e B2 G - in k oo pf a ctu re n De meest optimale afhandeling van de elektronische factuur is 'niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken'. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, komt dat bij 9% voor. Het meest komt voor 'het uitprinten en handmatig verwerken (met eventueel scannen) van de elektronische facturen', namelijk ruim 71%. Het beeld per type overheidsorganisatie is wisselend. Opvallend is dat 100% van de provincies de elektronische factuur uitprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen). Daarnaast is het opvallend dat bij de waterschappen 100% van de elektronische facturen via een system-to-system aanpak binnenkomt (zie tabel 8), maar dat een derde daarvan blijkbaar wel wordt uitgeprint. Dit kan zowel duiden op een gebrek aan kennis als op eisen van de Belastingdienst om papieren facturen erop na te houden. Zie verder tabel 9.

26

tabel 9

wijze waarop elektronische B2G-inkoopfacturen verwerkt worden (respondentgroep: overheidsorganisaties, waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen


1

2

3

4


92,6

7,4

0,0

0,0

Gemeente 20.000 - 100.000

52,9

31,8

0,0

15,3

Gemeente > 100.000

25,0

50,0

0,0

25,0

100,0

0,0

0,0

0,0

Waterschap

33,4

33,3

0,0

33,3

Ministerie

42,8

28,6

0,0

28,6


82,8

10,0

2,9

4,3

Totaal in procenten

71,5

18,0

1,3

9,2

218.673

55.051

3.976

28.137

Provincie

Totaal in aantallen 1

Elektronische facturen worden uitgeprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen).

2

Elektronische facturen worden uitgeprint en geautomatiseerd verwerkt (met eventueel

3

Elektronische facturen worden NIET uitgeprint, maar wel handmatig verwerkt.

4

Elektronische facturen worden NIET uitgeprint, en geautomatiseerd verwerkt.

scannen).

G e h an t ee rde m e th o den v oo r h e t ele k t ron i sc h fa ct u re re n Elektronische facturen moeten voldoen aan dezelfde wettelijke eisen als papieren facturen, maar elektronische facturen zijn makkelijker te veranderen dan papieren facturen. Dat maakt het lastig om de authenticiteit en de integriteit van elektronische facturen te garanderen. De Belastingdienst stelt daarom eisen aan de manier waarop elektronische facturen worden opgemaakt. De Belastingdienst accepteert drie methoden die zorg dragen voor de veiligheid van elektronisch factureren: de geavanceerde elektronische handtekening; Electronic Data Interchange (EDI); sommige andere methoden.

D e g e av an ce er de e le k tr on i s ch e h an dt ek e n in g Elektronische facturen worden authentiek en integer door gebruik te maken van een elektronisch beveiligde handtekening, de zogenoemde geavanceerde elektronische handtekening. De Belastingdienst heeft door deze handtekening een identificatiemogelijkheid. De ondertekenaar is de enige die gebruik kan maken van de betreffende geavanceerde elektronische handtekening.

EDI Electronic Data Interchange (EDI) garandeert de authenticiteit en integriteit van elektronische facturen niet door de kenmerken van het bericht zelf. In plaats daarvan garandeert EDI de authenticiteit en integriteit door de procedures voor de verwerking van het bericht. Over die procedures moeten de zender en de ontvanger van de factuur daarom afspraken maken (bijvoorbeeld in een interchange agreement).

27

S om mi g e an de re me th o de n Als een ondernemer een methode van elektronisch factureren wil gebruiken die de Belastingdienst nog niet heeft goedgekeurd, dan moet daarvoor een schriftelijk verzoek aan het belastingkantoor ingediend worden. Belangrijk is om dan aan te geven hoe facturen authentiek en integer zijn.

G e h an t ee r de me t h ode Over het algemeen hebben overheidsorganisaties geen antwoord gegeven (niet kunnen geven) over het gebruik van door de Belastingdienst goedgekeurde methoden voor het elektronisch factureren. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, blijkt vooral de elektronische handtekening te worden geaccepteerd (bijna 5%). Bij de grotere gemeenten is dat aandeel hoger (16%). Ministeries hanteren met name een andere methode dan EDI en de elektronische handtekening die door de Belastingdienst is goedgekeurd (ruim 14%). Het grootste deel geeft echter een alternatieve vorm aan (de categorie 'anders'). Uit die antwoorden blijkt dat de gesprekspartners van de overheidsorganisaties afwijken van de toegestane methoden. Het feit dat een grote groep respondenten 'weet niet/wil niet zeggen' antwoordt, kan wijzen op een gebrekkig kennisniveau bij vertegenwoordigers van inkoopafdelingen dan wel financiële afdelingen. Een voorbeeld hiervan is dat het overgrote deel bij de categorie 'anders' aangeeft de PDF als methode te hanteren. Een ander voorbeeld is het feit dat waterschappen al hun elektronische facturen via een system-to-system aanpak ontvangen (zie tabel 8), maar vervolgens aangeven dat geen enkele factuur binnengekomen is via beveiligd elektronisch berichtenverkeer. Zie tabel 10. tabel 10

de door overheidsorganisaties gehanteerde methoden voor het elektronisch factureren (respondentgroep: overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen) Gehanteerde methode


1

2

3

Anders

Weet niet/w.n.z.


0,0

2,1

0,0

18,9

Gemeente 20.000 - 100.000 Gemeente > 100.000

79,0

3,9

9,6

1,7

13,5

71,3

0,0

16,0

0,0

16,0

68,0

Provincie

0,0

0,0

0,0

9,1

90,9

Waterschap

0,0

7,4

0,0

40,7

51,9

Ministerie

0,0

0,0

14,3

14,3

71,4


1,7

2,3

0,0

24,5

71,5

Totaal

1,8

4,7

0,7

20,2

72,6

1

Beveiligd elektronisch berichtenverkeer, bijvoorbeeld in de vorm van EDI (Electronic Data

2

Elektronische handtekening.

3

Een andere methode die door de Belastingdienst is goedgekeurd.

4

Anders (Dit kan bijvoorbeeld door het alsnog ontvangen van een papieren factuur).

Interchange) of VANS.

28

4.4

Onderverdeling B2G-inkoopfacturen naar soort goederen en diensten In deze paragraaf gaat het om een typering van de bedrijven die de B2Gfacturen (elektronisch) versturen. Daarmee ontstaat zicht op de meest perspectiefrijke sectoren waarbij de elektronische facturering nu of de komende jaren een vlucht kan nemen. In de enquête is gebruik gemaakt van het benoemen van concrete producten en diensten in plaats van een typering van bedrijven. Dat is gedaan om het gesprek met de respondent zo soepel mogelijk te laten verlopen. Respondenten kunnen zich eerder een voorstelling maken van concrete goederen en diensten dan van de (meer generieke) sectoren waartoe die goederen en diensten behoren. Met enige fantasie is het mogelijk om aan de goederen en diensten een sector toe te kennen. Bijvoorbeeld: kantoren

zakelijke dienstverlening

kantoordiensten (printers, waterkoelers, koffieautomaten, schoonmaak)


nutsvoorzieningen

algemene diensten

inhuur van externen/uitzendkrachten


bancaire en telecommunicatiediensten (internet, telefoon)

financiële dienstverlening

automatisering en ICT


infrastructurele werken (wegen, bruggen, riolering e.d.)

bouwnijverheid

A a n dee l s oor t g oe de re n e n die n s t Van het totaal aantal B2G-inkoopfacturen (bijna 10,5 miljoen, zie tabel 3) heeft ruim 15% betrekking op de inhuur van externen en uitzendkrachten. De infrastructurele werken nemen met bijna 15% een tweede plaats in, gevolgd door de kosten van automatisering en ICT. Binnen het type overheidsorganisaties zijn infrastructurele werken bij de kleine gemeenten (met bijna 31%), de provincie (bijna 28%) en de waterschappen (bijna 27%) verantwoordelijk voor de meeste B2G-inkoopfacturen. Bij ministeries komt de inhuur van derden en uitzendkrachten op de eerste plaats (bijna 25%). Ook bij de grote gemeenten is dat het geval (21%), alsmede bij de overige uitvoeringsorganisaties (bijna 20%). De categorie 'anders' kent een verscheidenheid aan andere goederen en diensten. De belangrijkste zijn: diversen (als zodanig genoemd)

61,9%

kosten van en aan gebouwen (onderhoud)

15,3%

vervoerskosten

7,6%

onderwijs/cursussen

6,8%

groenvoorziening

4,2%

reïntegratiekosten

2,5%

afvalverwerking

0,8%

openbare orde/veiligheid

0,8%

Zie verder tabel 11.

29

tabel 11

onderverdeling van het aantal B2G-inkoopfacturen (10.402.635) naar soorten goederen en diensten (respondentgroep: alle overheidsorganisaties)

Goederen/diensten


1

2

3

4

5

6

7

8

9

5,8

8,7

11,8

9,9

2,4

7,6

8,6

30,7

14,6

100.000

6,9

9,3

15,1

11,2

2,9

6,5

9,1

24,1

14,9

Gemeente > 100.000

9,9

10,3

11,0

21,0

2,7

6,9

10,9

16,0

11,4

Provincie

6,1

11,7

10,1

13,8

1,9

9,2

11,1

27,8

8,3

Waterschap

6,0

6,5

14,5

9,4

2,0

6,3

6,3

26,7

22,4

Ministerie

7,0

14,0

2,2

24,6

0,4

4,4

7,4

7,8

32,2

11,3

12,1

5,9

19,6

1,5

9,0

12,4

0,9

27,2

8,7

10,5

10,0

15,1

2,1

7,9

10,5

14,8

20,6

901.592

1.089.703

1.035.840

1.570.800

217.573

819.528

1.087.579

1.534.808

2.145.211

in procenten Gemeente < 20.000 Gemeente 20.000 -

Overige uitvoeringsorganisaties Totaal in procenten

Totaal in aantallen (10.402.635)

4.5

1

Kantoorartikelen

2

Kantoordiensten (printers, waterkoelers, koffieautomaten)

3

Nutsvoorzieningen (gas, water, elektra)

4

Inhuur van externen/uitzendkrachten

5

Bancaire diensten

6

Telecommunicatiediensten (internet, telefoon)

7

Automatisering en ICT

8

Infrastructurele werken (wegen, bruggen, riolering etc.)

9

Anders.

Toekomst M og e l ij k h ei d om el ek t ro ni s c h f a c tu r e re n a f te dw in g e n b ij l e ve ra n ci e rs Overheidsorganisaties zouden een initiërende rol kunnen (gaan) vervullen en wellicht bij leveranciers aandringen of zelfs afdwingen dat zij elektronische facturen verzenden voor de goederen en diensten die zij leveren. In het onderzoek heeft de meerderheid (bijna 60%) van de overheidsorganisaties echter aangegeven geen mogelijkheid te hebben om het verzenden van elektronische facturen af te dwingen. Daarbij speelt vanzelf de mogelijkheid om concreet beleid op dit punt uit te vaardigen mee. Zo stelt 61,5% van de ministeries dat zij invloed hebben, gevolgd door de provincies (50%) en de grote gemeenten (bijna 42%). Zie verder tabel 12.

30

tabel 12

mogelijkheid voor overheidsorganisaties om elektronisch factureren af te dwingen bij leveranciers (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Mogelijkheid tot afdwingbaarheid elektronisch factureren


Ja

Nee

Weet niet/w.n.z.


28,0

58,7

13,2

Gemeente 20.000 - 100.000

27,5

64,6

7,9

Gemeente > 100.000

41,7

50,0

8,3

Provincie

50,0

33,3

16,7

Waterschap

29,6

63,0

7,4

Ministerie

61,5

38,5

0,0


27,3

59,4

13,2

Totaal

28,9

59,8

11,3

M a te w a a ri n p la n ne n be s ta a n om in de t oek om s t el ek tr on is c h f a c tu re r en in te v o e ren Ondanks dat de meerderheid van de overheidsorganisaties stelt elektronische facturering niet af te kunnen dwingen, zijn er bij meer dan de helft (ruim 54%) plannen aanwezig om het elektronisch factureren in te gaan voeren. Vooral bij ministeries (bijna 85%) en de waterschappen (76%) is dat het geval. Zie verder tabel 13. tabel 13

aanwezigheid van plannen bij overheidsorganisaties om in de toekomst elektronisch factureren in te voeren (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Bestaan van plannen om elektronisch factureren in te voeren


Ja

Nee

Weet niet/w.n.z.


47,1

49,2

3,7

Gemeente 20.000 - 100.000

57,0

41,2

1,8

Gemeente > 100.000

76,0

24,0

0,0

Provincie

58,3

41,7

0,0

Waterschap

70,4

22,2

7,4

Ministerie

84,6

15,4

0,0


52,1

46,8

1,1

Totaal

54,2

43,8

2,0

W i j z e w a ar op de r ij k sov e rh ei d on de rs te u n i ng k a n bie den bi j h e t v e rg e m a k k e li j k e n v an e l ek tr on i s ch f actu r e re n Aan de vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%), is gevraagd op welke wijze de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektro-

31

nisch factureren. Het grootse deel geeft aan dat er meer voorlichting nodig is (ruim 15%); 10% vindt dat er helemaal geen ondersteuning nodig is. Het beeld per type overheidsorganisatie is divers. Ministeries en de grote gemeenten vinden dat er vooral meer voorlichting nodig is (bijna 36%, respectievelijk 25%); waterschappen roepen binnen de categorie 'anders' vooral om een standaardprotocol (bijna 30%) en kleine gemeenten stellen dat er meer geld nodig is (bijna 21%). Zie verder tabel 14. Opvallend is ook de link met de resultaten in de tabellen 8 en 10. De roep om voorlichting en standaardprotocollen in tabel 15 is goed te rijmen met de resultaten uit de twee eerdere tabellen. Voorzichtig kan men concluderen dat het kennisniveau van de technische aspecten van elektronisch factureren en de regels van de Belastingdienst hieromtrent hiaten vertonen. tabel 14

wijze waarop de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren (respondentgroep: de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren; meerdere antwoorden mogelijk) Wijze waarop ondersteuning geboden kan worden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren


1

2

3

4

5

6

7

In procenten Gemeente < 20.000 Gemeente 20.000 - 100.000

20,6

5,8

19,0

5,8

7,4

9,5

0,0

5,7

1,7

9,6

5,7

11,8

11,8

13,5

16,0

8,0

25,0

16,0

16,0

16,0

16,0

8,3

0,0

0,0

8,3

8,3

16,7

16,7

Waterschap

11,1

0,0

29,6

0,0

22,2

29,6

0,0

Ministerie

14,3

23,1

35,7

14,3

14,3

14,3

14,3

Gemeente > 100.000 Provincie


5,4

2,0

14,9

11,0

8,7

9,9

12,1

Totaal

9,5

3,2

15,3

8,2

10,0

11,3

9,6

1

Er is ondersteuning in de vorm van geld nodig

2

Er is ondersteuning in de vorm van software nodig

3

Er is ondersteuning in de vorm van voorlichting nodig

4

Er is ondersteuning in de vorm van open standaarden nodig

5

Er is geen ondersteuning nodig

6

Anders

7

Weet/wil niet zeggen.

Be l a n g ri j k st e be zw a r en of k ne lp un t en bi j h et i n v oe ren v a n ele k tr on is c h f a c tu re r en Van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%) stelt ruim een vijfde van de overheidsorganisaties (en 40% van de grotere gemeenten) dat de organisatie nog niet klaar is voor het invoeren van elektronische facturering. Ruim 18% stelt echter dat er geen belangrijk bezwaar of knelpunt is; vooral de grotere gemeenten (32%) zijn die mening toegedaan.

32

Binnen de categorie 'Anders' worden de volgende bezwaren en knelpunten genoemd1: Problemen met de (aanpassing van de) automatisering

27,6%

Het bedrijfsleven (leveranciers) zijn er niet klaar voor

16,2%

Mijn organisatie is er te klein voor

14,3%

Tijdgebrek/geen prioriteit

9,5%

De (regels van de) Belastingdienst

6,7%

Diversen

25,7%

Zie verder tabel 15. tabel 15

belangrijkste bezwaren of knelpunten bij het invoeren van elektronisch factureren (respondentgroep: de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren; meerdere antwoorden mogelijk) Belangrijkste bezwaren of knelpunten bij het invoeren van elektronisch factureren


1

2

3

4

5

6

7

8


7,4

30,2

5,8

0,0

20,6

16,9

41,3

2,1

Gemeente 20.000 - 100.000

9,6

19,7

3,9

13,5

5,7

19,7

47,2

1,7

16,0

40,0

8,0

0,0

16,0

32,0

40,0

0,0

0,0

8,3

8,3

0,0

0,0

8,3

66,7

8,3

Waterschap

18,5

22,2

7,4

7,4

0,0

22,2

59,3

0,0

Ministerie

15,4

0,0

15,4

15,4

0,0

15,4

61,5

15,4


11,0

19,4

3,4

3,9

12,7

17,5

54,9


Totaal

10,1

22,1

4,6

5,8

11,9

18,4

49,8

5,4 2

1

Kleine leveranciers zijn niet in staat elektronische facturen te leveren

2

Mijn organisatie is er niet klaar voor

3

De regels (van de Belastingdienst) zijn onduidelijk, bijvoorbeeld met betrekking tot de

4

Er is mij te weinig bekend van het elektronisch factureren, er moet eerst meer informatie

5

De aanloopkosten zijn te hoog

6

Geen bezwaren of knelpunten

7

Anders

8

Weet niet/w.n.z.

3,5

bewaarplicht van facturen komen

1

Binnen de onderzoeksaanpak is het niet mogelijk om de antwoorden in de categorie ‘anders’ per type overheidsorganisatie onder te verdelen.

2

Binnen de onderzoeksaanpak is het niet mogelijk om de antwoorden in de categorie ‘anders’ per type overheidsorganisatie onder te verdelen. Wel kan voor alle overheidsorganisaties samen een nadere indeling naar categorieën worden verstrekt: Problemen met de (aanpassing van de) automatisering 13,8% Het bedrijfsleven (leveranciers) is er niet klaar voor 8,1% Mijn organisatie is er te klein voor 7,1% Tijdgebrek/geen prioriteit 4,7% De (regels van de) Belastingdienst 3,3% Diversen 12,8%.

33

R e den e n v oo r h e t in v oe re n o f t oe pa s se n v a n el ek tro n is ch f a c tu re ren Van de overheidsorganisaties, die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%), heeft 47% de verwachting dat het elektronisch factureren tot meer efficiëntie of kostenbesparingen zal leiden. Vooral de grote gemeenten (76%) en de ministeries (ruim 71%) hebben die verwachting. 11,5% van de overheidsorganisaties denkt dat het elektronisch factureren voorkomt dat facturen verloren gaan. Vooral provincies vinden dat (bijna 31%). Andere redenen die zijn genoemd zijn: Het vermindert de papierberg

28,1%

Het voorkomt dat er fouten gemaakt worden

25,0%

We krijgen sneller onze informatie

18,8%

Het administratieve proces (inclusief betalingen) gaat sneller

15,6%

We moeten met de tijd mee

9,4%

Diversen

3,1%

Zie verder tabel 16. tabel 16

redenen voor het invoeren of toepassen van elektronisch factureren (respondentgroep: de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren; meerdere antwoorden mogelijk) Redenen voor het invoeren of toepassen van elektronisch factureren


1

2

3

4


41,3

16,9

5,8

15,3

Gemeente 20.000 - 100.000

47,2

13,5

0,0

15,7

Gemeente > 100.000

76,0

16,0

8,0

33,3

Provincie

58,3

30,8

0,0

16,7

Waterschap

51,9

18,5

11,1

22,2

Ministerie

71,4

0,0

0,0

14,3


47,0

6,2

5,1

14,1

Totaal

47,4

11,5

4,0

15,6

1

Elektronisch factureren zal efficiëntie of kostenbesparingen opleveren

2

Elektronisch factureren voorkomt dat facturen verloren gaan

3

Elektronisch factureren is de toekomst en daar wil mijn organisatie klaar voor zijn

4

Anders

V e r sc h ij n i n g sv o rm v a n e le k tr on i sch f a c tu rer en di e ov e r he id so rg a nis a t ie s w il le n g a a n t oe pas s en Als er eenmaal gekozen is voor elektronische factureren hebben overheidsorganisaties een voorkeur voor het PDF-attachment (23%). Het type organisatie is wat dat betreft geen onderscheidend criterium. Ruim 11% geeft via de categorie 'Anders' aan geen specifieke voorkeur te hebben. Zie verder tabel 17.

34

tabel 17

vorm van elektronische factureren die overheidsorganisaties willen gaan toepassen (respondentgroep: overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren) Vorm van elektronische factureren die overheidsorganisaties willen gaan toepassen


1

2

3

4

5


7,9

0,0

12,4

7,9

71,9

Gemeente 20.000 - 100.000

6,9

0,0

30,8

13,8

48,5

33,3

0,0

33,3

0,0

33,3


0,0

0,0

28,6

0,0

71,4

Waterschap

15,8

10,5

15,8

15,8

42,1

Ministerie

16,7

16,7

0,0

25,0

41,7


7,6

4,3

23,8

11,4

53,0

Totaal

8,9

2,6

23,0

11,3

54,1

1

System-to-System aanpak

2

Webpresentment

3

PDF

4

Anders (geen voorkeur)

5

Weet niet/wil niet zeggen.

G e m i dde lde t er m ij n w aa r op ov er he i ds or g a n i sa ti e s w il le n be g i n n en of u it br e ide n m e t el ek t ron i s ch e f a ctu re r in g Gemiddeld willen overheidsorganisaties over iets meer dan 2 jaar met de elektronische facturering beginnen of deze verder uitbreiden. De provincies en de ministeries zijn het meest ambitieus en willen al over ongeveer een jaar beginnen of verder uitbreiden. De grote gemeenten zijn met ongeveer 3,75 jaar het meest afwachtend. Zie verder tabel 18. tabel 18

gemiddelde termijn waarop overheidsorganisaties willen beginnen met elektronische facturering of met uitbreiding (respondentgroep: overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren)

Gemiddelde termijn waarop overheidsorganisaties willen beType overheidsorganisatie

ginnen met elektronische facturering of verder uitbreiden Gemiddeld aantal maanden

Gemeente < 20.000

25

Gemeente 20.000 - 100.000

26

Gemeente > 100.000

45

Provincie

13

Waterschap

29

Ministerie

18


38

Totaal

25

35

G oe der en of di e n st en w a a r m ee die ov er h e id sorg a n is a tie s w i l len b eg i n n en of ui t bre i de n m e t e le k tr on i sc h e f ac t ur e n Als overheidsorganisaties willen beginnen met elektronische facturen, of als zij dat willen uitbreiden, hebben zij niet een uitgesproken voorkeur voor het soort van goederen of diensten. Verhoudingsgewijs zijn de nutsvoorzieningen nog het meest genoemd (ruim 28%); de infrastructurele werken daarentegen het minst (22%). Ministeries hebben een voorkeur voor kantoorartikelen (61,5%), gevolgd door de kantoordiensten (bijna 36%). Grote gemeenten hebben ook een voorkeur voor kantoorartikelen (50%), gevolgd door de inhuur van externen/uitzendkrachten (bijna 42%). Zie verder tabel 19. tabel 19

goederen of diensten waarmee overheidsorganisaties willen beginnen of die zij willen uitbreiden met elektronische facturen (respondentgroep: overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren; meerdere antwoorden mogelijk) Goederen of diensten waarmee overheidsorganisaties willen beginnen


met elektronische facturen of als zij dat willen uitbreiden 1

2

3

4

5

6

7

8

9


30,2

30,2

37,6

30,2

28,0

37,6

28,0

26,5

11,1

100.000

31,4

31,4

45,0

33,2

33,2

35,4

31,4

39,3

9,6

Gemeente > 100.000

50,0

25,0

33,3

41,7

16,0

16,0

33,3

25,0

8,0

Provincie

50,0

30,8

30,8

16,7

16,7

30,8

30,8

16,7

8,3

Waterschap

40,7

29,6

48,1

29,6

29,6

35,7

35,7

40,7

22,2

Ministerie

61,5

35,7

0,0

23,1

0,0

0,0

14,3

14,3

35,7

organisaties

21,4

14,4

14,4

22,0

13,2

16,6

16,4

7,6

20,3

Totaal

28,5

23,9

29,4

27,6

22,4

26,9

24,3

22,1

15,2

Gemeente 20.000 -

Overige uitvoerings-

4.6

1

Kantoorartikelen

2


3


4


5

Bancaire diensten

6

Telecommunicatiediensten (internet, telefoon)

7


8


9

Anders (geen voorkeur)

Betalingsverzoeken In het voorafgaande hebben de B2G-facturen centraal gestaan. In deze paragraaf wordt de andere kant van de medaille belicht: de G2B-stroom (government to business), niet zozeer van facturen, als wel van (elektronische) betalingsverzoeken aan bedrijven. Voorbeelden van betalingsverzoeken zijn aanslagen, leges, heffingen en verhuur van accommodaties.

36

T ot a le om va n g De totale omvang van de (G2B) betalingsverzoeken is bijna 17 miljoen 1. De overige uitvoeringsorganisaties nemen daarvan het grootste deel voor hun rekening, namelijk ruim 15 miljoen, overeenkomend met bijna 89%. De overige overheidsorganisaties volgen op gepaste afstand. Zie verder tabel 20. tabel 20

omvang betalingsverzoeken op jaarbasis, totaal, per type overheidsorganisatie, in procenten (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Totale omvang


In aantallen

Gemiddelde omvang In procenten

Gemeente < 20.000

250.422

1,5

Gemeente 20.000 - 100.000

818.968

4,8

4.449

Gemeente > 100.000

376.036

2,2

22.563

63.014

0,4

6.564

380.692

2,2

26.633

Provincie Waterschap Ministerie

1.463

5.623

0,0

692


15.050.148

88,8

61.100

Totaal

16.944.902

100

26.058

A a nw ez i g h ei d v a n e l ek tr on i s ch e be ta li n g s v e rz oe k en Van de mogelijkheid om elektronische betalingsverzoeken naar bedrijven te versturen, maken overheidsorganisaties nagenoeg geen gebruik. Het gaat om nog geen 3%. Verhoudingsgewijs kennen de overige uitvoeringsorganisaties het grootste aandeel (5,6%). Zie verder tabel 21. tabel 21

aandeel overheidsorganisaties dat elektronische betalingsverzoeken naar bedrijven verstuurt (respondentgroep: alle overheidsorganisaties)


1

Aandeel

Gemeente < 20.000

0,0

Gemeente 20.000 - 100.000

1,7

Gemeente > 100.000

0,0

Provincie

0,0

Waterschap

0,0

Ministerie

0,0


5,6

Totaal

2,8

De omvang van 17 miljoen betalingsverzoeken is exclusief die van de Belastingdienst. Op basis van een ruwe becijfering op basis van de recent uitgevoerde 0-meting Administratieve Lasten 2007 zijn er door de Belastingdienst in totaal ongeveer tussen de 12 en 13 miljoen aanslagen aan bedrijven opgelegd (waarvan bijna de helft betrekking heeft op de Loonheffing).

37

A a n dee l e l ek tr on i s ch e be ta l in g s v er z oek e n Van het totale aantal betalingsverzoeken (bijna 17 miljoen) aan bedrijven is bijna de helft elektronisch (ruim 48%, ofwel ruim 8,1 miljoen). Het overgrote deel daarvan komt op conto van de overige uitvoeringsorganisaties (ruim 52%, ofwel bijna 7,9 miljoen). Zie verder tabel 22. tabel 22

aandeel elektronische betalingsverzoeken in het totaal, op jaarbasis, totaal, per type overheidsorganisatie, in procenten (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Aandeel elektronische


betalingsverzoeken

In aantallen

In procenten

In aantallen

Gemeente < 20.000

250.422

0,0

0

Gemeente 20.000 - 100.000

818.968

30,0

245.690

Gemeente > 100.000

376.036

0,0

0

63.014

0,0

0

380.692

0,0

0

5.623

0,0

0


15.050.148

52,4

7.886.278

Totaal

16.944.902

48,3

8.184.388

Provincie Waterschap Ministerie

38

Totale omvang facturen

5

Conclusies

De conclusies van het onderzoek zijn gekoppeld aan de uitgangspunten voor het onderzoek, i.c. de onderzoeksbehoefte van het Ministerie van Economische Zaken.

A a n t a l B2 G - f a ctu ren per j a a r Het aantal B2G-inkoopfacturen op jaarbasis bedraagt bijna 10,5 miljoen. Bijna een derde daarvan is door de overige uitvoeringsorganisaties ontvangen; de middelgrote gemeenten volgen met circa 28%. Het gemiddeld aantal B2G-inkoopfacturen voor alle overheidsorganisaties is ruim 12.600. De ministeries kennen het hoogste gemiddelde, te weten ruim 72.000, gevolgd door de grotere gemeenten met ruim 51.000 (zie de tabellen 3 en 4 op pagina 21).

P er ce n ta g e e l ek tr o n isc h e B2 G - f a c tu re n Van de bijna 10,5 miljoen B2G-inkoopfacturen is bijna 4% een elektronische factuur, overeenkomend met bijna 385.000 (zie tabel 7 op pagina 25). Vooral de kleine gemeenten blijken relatief de meeste elektronische inkoopfacturen te kennen, namelijk 4,3%. Bij de middelgrote gemeenten is dat aandeel het laagst: 1,6%.

A a n t a l e n ty pe r in g v a n d e g o edere n en di en st en w a ar v oor be dr ij ve n de B2 G - fa ct u ren v e rs t ur en In de enquête is gebruik gemaakt van het benoemen van concrete producten en diensten in plaats van een typering van bedrijven. Dat is gedaan om het gesprek met de respondent zo soepel mogelijk te laten verlopen. Respondenten kunnen zich eerder een voorstelling maken van concrete goederen en diensten dan van de (meer generieke) sectoren waartoe die goederen en diensten behoren. Van het totaal aantal B2G-inkoopfacturen (bijna 10,5 miljoen) heeft ruim 15% betrekking op de inhuur van externen en uitzendkrachten. De infrastructurele werken nemen met bijna 15% een tweede plaats in, gevolgd door de kosten van automatisering en ICT. Binnen het type overheidsorganisaties zijn infrastructurele werken bij de kleine gemeenten (met bijna 31%), de provincie (bijna 28%) en de waterschappen (bijna 27%) verantwoordelijk voor de meeste B2G-inkoopfacturen. Bij ministeries komt de inhuur van derden en uitzendkrachten op de eerste plaats (bijna 25%). Ook bij de grote gemeenten is dat het geval (21%), alsmede bij de overige uitvoeringsorganisaties (bijna 20%). Zie verder tabel 11 op pagina 30.

W i j ze v a n v e r we r k in g v a n e le k t ron is c h e B2 G - in k o op fa ct u r en De meest optimale afhandeling van de elektronische factuur is 'niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken'. Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, komt dat bij 9% voor. Het meest komt voor 'het uitprinten en handmatig verwerken (met eventueel scannen) van de elektronische facturen', namelijk ruim 71%.

39

Het beeld per type overheidsorganisatie is wisselend. Opvallend is dat 100% van de provincies de elektronische factuur uitprint en handmatig verwerkt (met eventueel scannen). Zie verder tabel 9. Op een enkele uitzondering na worden alle B2G-inkoopfacturen zonder tussenkomst van derden afgehandeld

G e h an t ee rde m e th o den v oo r h e t ele k t ron i sc h fa ct u re re n Van de overheidsorganisaties waarvan leveranciers elektronisch facturen versturen, blijkt vooral de elektronische handtekening door overheidsorganisaties te worden geaccepteerd (bijna 5%). Bij de grotere gemeenten is dat aandeel hoger (16%). Ministeries hanteren met name een andere methode dan EDI en de elektronische handtekening die door de Belastingdienst is goedgekeurd (ruim 14%). Het grootste deel geeft echter een alternatieve vorm aan (de categorie 'anders'). Uit die antwoorden blijkt dat de gesprekspartners van de overheidsorganisaties afwijken van de toegestane methoden. Het overgrote deel geeft aan de PDF als methode te hanteren. Zie tabel 10 op pagina 28.

Ma t e w a a r in p la n n en be sta a n om i n de toek om s t el ek t ron i s ch f a ct u re r en in te v o e ren Ondanks dat de meerderheid van de overheidsorganisaties stelt elektronisch factureren niet af te kunnen dwingen, zijn er bij meer dan de helft (ruim 54%) plannen aanwezig om het elektronisch factureren in te gaan voeren. Vooral bij ministeries (bijna 87%) en de waterschappen (76%) is dat het geval. Zie verder tabel 13 op pagina 31.

G e w en s te on der s te u n in g bi j de i nt rodu c ti e v an e lek t ron i s ch f a ctu re r en , a l sm e de de ge w e ns te v or m. Aan de vertegenwoordigers van de overheidsorganisaties die plannen hebben om elektronisch factureren in te voeren (ongeveer 54%), is gevraagd op welke wijze de rijksoverheid ondersteuning kan bieden bij het vergemakkelijken van elektronisch factureren. Het grootste deel geeft aan dat er meer voorlichting nodig is (ruim 15%); 10% vindt dat er helemaal geen ondersteuning nodig is. Het beeld per type overheidsorganisatie is divers. Ministeries en de grote gemeenten vinden dat er vooral meer voorlichting nodig is (bijna 36%, respectievelijk 25%); waterschappen roepen binnen de categorie 'anders' vooral om een standaardprotocol (bijna 30%) en kleine gemeenten stellen dat er meer geld nodig is (bijna 21%). Zie verder tabel 14 op pagina 32.

G e m i dde lde t er m ij n w aa r op ov er he i ds or g a n i sa ti e s w il le n be g i n n en of u it br e ide n m e t el ek t ron i s ch e f a ctu re r in g Gemiddeld willen overheidsorganisaties over iets meer dan 2 jaar met de elektronische facturering beginnen of deze verder uitbreiden. De provincies en de ministeries zijn het meest ambitieus en willen al over ongeveer een jaar beginnen of verder uitbreiden. De grote gemeenten zijn met ongeveer 3,75 jaar het meest afwachtend. Zie verder tabel 18 op pagina 35.

40

A a n t a l be ta li n g s v er z oek en pe r j aa r Ook de andere kant van de medaille is belicht: de G2B-stroom (government to business), niet zozeer van facturen, als wel van (elektronische) betalingsverzoeken aan bedrijven. Voorbeelden van betalingsverzoeken zijn aanslagen, leges, heffingen en verhuur van accommodaties. De totale omvang van de (G2B) betalingsverzoeken is bijna 17 miljoen 1. De overige uitvoeringsorganisaties nemen daarvan het grootste deel voor hun rekening, namelijk ruim 15 miljoen, overeenkomend met bijna 89%. De overige overheidsorganisaties volgen op gepaste afstand. Zie verder tabel 20 op pagina 37.

1

De omvang van 17 miljoen betalingsverzoeken is exclusief die van de Belastingdienst. Op basis van de recent uitgevoerde 0-meting Administratieve Lasten 2007 zijn er door de Belastingdienst in totaal ongeveer tussen de 12 en 13 miljoen aanslagen aan bedrijven opgelegd (waarvan bijna de helft betrekking heeft op de Loonheffing).

41

Sa m en v a t ten de f i g u u r figuur 2

omvang en onderverdeling B2G-inkoopfacturen Kantoorartikelen 901.600 10,4 miljoen facturen Kantoordiensten 1.089.700

Nutsvoorzieningen 1.035.800 Inhuur van externen/ uitzendkrachten 1.570.000 Bancaire diensten 217.600 Telecommunicatie - diensten 818.600 Automatisering/ ICT 1.087.600 384.844 elektronische facturen

Infrastructurele werken 1.5349.00

System-to-System aanpak 28.800

Overig 2.145.000

Web-presentment 66.500

PDF-attachment 187.400

Weet niet/w.n.z. 22.200 Uitprinten en handmatig verwerken 218.800 Uitprinten en geautomatiseerd verwerken 55.100 Niet uitprinten en handmatig verwerken 4.000 Niet uitprinten en geautomatiseerd verwerken 28.100

42

BIJLAGE I

Zelfstandige Bestuursorganen naar departement

Hieronder het overzicht van Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO's) in Nederland. Daar waar achter een ZBO tussen haakjes 'Cluster' is opgenomen ressorteren er een aantal overheidsorganisaties onder. M i ni st er ie v an B in n e n lan ds e Za k en en K on i nk r ij k sre l a tie s (BZ K ) Commissie van beheer van de Dienst geneeskundige Verzorging Politie Kiesraad Nederlands Bureau Brandweerexamens Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid Onderzoeksraad voor veiligheid Politieacademie (v/h Landelijk Selectie- en Opleidingsinstituut Politie, LSOP) Raad voor het Korps Landelijke Politiediensten Stichting Administratie Indonesische Pensioenen

M i ni st erie v a n Bu i ten lan d se Z a k en (B UZ A ) Nationale Commissie voor Internationale Samenwerking en Duurzame Ontwikkeling

M i ni st er ie v an D ef e n sie Stichting Ziektekostenverzekering Krijgsmacht

M in i st er ie v an E co n om is c h e Za k e n ( EZ) Centraal Bureau voor de Statistiek Edelmetaal Waarborg Nederland Examencommissie voor amateurradiozendexamens Examencommissie voor maritieme radiocommunicatie IJkbevoegden (Cluster) Kamers van Koophandel en Fabrieken (Cluster) Keuringsinstanties als bedoeld in artikel 10.3 Telecommunicatiewet (Cluster) Nederlands Meetinstituut BV Nederlandse Mededingingsautoriteit Onafhankelijke Post- en Telecommunicatie Autoriteit TenneT Waarborg Platina, Goud en Zilver NV

M i ni st er ie v an F in a n ci ën Autoriteit Financiële Markten De Nederlandsche Bank Stichting Joods Humanitair Fonds Stichting Maror-gelden Overheid Waarderingskamer

M i ni st er ie v an J u sti t ie Bureau Financieel Toezicht Centraal orgaan Opvang Asielzoekers

43

College Bescherming Persoonsgegevens College van Toezicht Auteursrechten en naburige rechten College van Toezicht op de kansspelen Commissie Gelijke Behandeling Commissie Schadefonds Geweldsmisdrijven Gerechtsdeurwaarders (Cluster) Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen Notarissen (Cluster) Raden voor Rechtsbijstand (Cluster) Stichting Donorgegevens Kunstmatige Bevruchting Stichting Nidos

M i ni st er ie v an L a n dbou w , N at u u r en V o ed se lk w a li te it ( L NV ) Bureau Beheer Landbouwgronden Centrale Landinrichtingscommissie College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden Commissies voor de samenstelling van de verplichte rassenlijsten (Cluster) Faunafonds Grondkamers (Cluster) Herinrichtingcommissie Oost-Groningen en de Gronings-Drentse Veenkoloniën Kamer voor de Binnenvisserij Raad voor plantenrassen Reconstructiecommissie Midden-Delfland Staatsbosbeheer Stichting Bloembollenkeuringsdienst Stichting Borgstellingsfonds voor de Landbouw Stichting Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel Stichting Controlebureau voor Pluimvee, Eieren en Eiproducten Stichting Kwaliteitscontrolebureau voor Groenten en Fruit Stichting Nederlandse Algemene Keuringsdienst voor Zaaizaad en Pootgoed Landbouwgewassen Stichting Nederlandse Algemene Kwaliteitsdienst voor de Tuinbouw Stichting Ontwikkelings- en Saneringsfonds voor de Landbouw Stichting Ontwikkelings- en Saneringsfonds voor de Visserij Stichting SKAL Voedselvoorzieningsin- en verkoopbureau

M i ni st er ie v an O n de rw i j s , C u l tuu r en W et en s ch a p (O C W ) Commissariaat voor de Media Informatie Beheer Groep Kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven (Cluster) Koninklijke Bibliotheek Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen Landelijke Commissie Toezicht Indicatiestelling Landelijke geschillencommissie weer samen naar school Mondriaan Stichting Nederlands-Vlaamse Accreditatie Organisatie voor het hoger onderwijs Nederlandse Omroep Stichting Nederlandse organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek TNO Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

44

Openbare academische ziekenhuizen (Cluster) Regionale verwijzingscommissies voortgezet onderwijs (Cluster) Staatsexamencommissie Nederlands als tweede taal Staatsexamencommissie VO Stichting Fonds Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst Stichting Fonds voor Amateurkunst en Podiumkunsten Stichting Fonds voor de Letteren Stichting Fonds voor de Scheppende Toonkunst Stichting Fonds voor Podiumprogrammering en marketing Stichting Nederlands Fonds voor de Film Stichting Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds Stichting Participatiefonds voor het Onderwijs Stichting Stimuleringsfonds voor Architectuur Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs Stimuleringsfonds Nederlandse Culturele Omroepproducties Stimuleringsfonds voor de Pers

M in i st er ie v an Soc i a le Z ak en e n W e rk g e le g en h e i d (S ZW ) Centrale organisatie Werk en Inkomen Certificerende en keuringsinstanties arbeidsomstandigheden (Cluster) Sociale Verzekeringsbank Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen

M i ni st er ie v an V e rk ee r e n W a te rs ta at (V &W ) Commissie Stuurliedenexamens Commissie van Beroep als bedoeld in art. 3 Wet rijonderricht motorrijtuigen 1993 Commissie voor de Examens van scheepswerktuigkundigen Commissie voor de Zeevisvaartexamens Erkende particuliere onderzoeksbureaus als bedoeld in Schepenbesluit (Cluster) Erkenninghouders Algemene Periodieke Keuring (Cluster) Examencommissie Certificaatloodsen HISWA Vereniging Keuringsinstanties pleziervaartuigen (Cluster) Keuringsinstanties uitrusting zeeschepen (Cluster) Keuringsinstanties V & W overig (Cluster) Landelijke en Regionale Examencommissies verkeersinformatie en verkeersaanwijzingen (Cluster) Luchtverkeersleiding Nederland RDW (Dienst Wegverkeer) Rijkshavenbeheerders (Cluster) Rijkshavenmeesters (Cluster) Stichting Airport Coordination Netherlands Stichting Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen Stichting Examenbureau Beroepsvervoer Stichting Inschrijving Eigen Vervoer Stichting Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie Stichting VAM

45

M in i st er ie v an V o lk s g ez o n dh e i d, W e l z ij n e n Spor t (V W S ) Centrale Commissie voor Mensgebonden Onderzoek College bouw zorginstellingen College sanering zorginstellingen College ter Beoordeling van Geneesmiddelen College voor Zorgverzekeringen Commissie Algemene Oorlogsongevallenregeling Indonesië Commissies voor de Gebiedsaanwijzing (Cluster) Keuringsinstanties VWS (Cluster) Medisch-ethische toetsingscommissies (Cluster) Nederlandse Transplantatie Stichting Nederlandse Zorgautoriteit Pensioen- en Uitkeringsraad Registratiecommissies en opleidingscolleges KNMG, KNMP en NMT (Cluster) Stichting Fonds Patiënten Gehandicapten en Ouderen Stichting Het Gebaar Stichting Rechtsherstel Sinti en Roma Stichting Uitvoering Omslagregelingen WTZ Uitvoeringsorganen AWBZ (Cluster) Zorg Onderzoek Nederland/Medische Wetenschappen

M i ni st eri e v an V olk s h u is v e s ti n g , Ru im t el ij k e O r den in g e n Mi li eu be h ee r (V R OM ) Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting Dienst voor het kadaster en de openbare registers Huurcommissies (Cluster) Keuringsinstanties bouwproducten (Cluster) Keuringsinstanties geluidshinder (Cluster) Stichting Bureau Architectenregister Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen

46

BIJLAGE II

Inspecties/baten-lastendiensten

I n s pe ct ie s v e re ni g d i n de I n spe c tie ra a d Agentschap Telecom Algemene Inspectiedienst Arbeidsinspectie Belastingdienst/Douane Erfgoedinspectie Inspectie voor de Gezondheidszorg Inspectie Jeugdzorg Inspectie van het onderwijs Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Inspectie voor de Sanctietoepassing Inspectie Verkeer en Waterstaat Inspectie Werk en Inkomen Staatstoezicht op de Mijnen Voedsel en Waren Autoriteit VROM Inspectie Het betreft hier de belangrijkste toezichthouders, daarnaast zijn er een groot aantal inspecties.

Ba te n -l as te n di en s te n p er de pa r tem e n t (v oo rh ee n 'a g en tsc h a pp en ' g e n oe m d, s om m i g e sta a n ook i n de li j s t v a n Z B O 's) AZ, Directie Publiek en Communicatie BZK, Centrale Archief Selectiedienst (CAS) BZK, Korps Landelijke Politie Diensten (KLPD) BZK, Basisadministratie persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) BZK, Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding (LFR) BuZa, Centrum tot Bevordering van Import uit ontwikkelingslanden (CBI) Defensie, Dienst Vastgoed Defensie (DVD) Defensie, Defensie Telematica Organisatie (DTO) Defensie, Paresto EZ, SenterNovem EZ, Agentschap Telecom EZ, Economische Voorlichtingsdienst (EVD) EZ, Octrooicentrum Nederland Financiën, Dienst Roerende Zaken Justitie, Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) Justitie, Dienst Justitiële inrichtingen (DJI) Justitie, Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) Justitie, Nederlands Forensisch Instituut (NFI) Justitie, Dienst Justis Justitie, Gemeenschappelijke Beheerorganisatie (GBO) Justitie, Raad voor de Rechtspraak (RvdR) LNV, Plantenziektenkundige Dienst (PD) LNV, Dienst Landelijk Gebied (DLG) LNV, Algemene Inspectie Dienst (AID) LNV, Dienst Regelingen LNV, Voedsel- en Waren Autoriteit OCW, Dienst Centrale Financiën instellingen (CFI)

47

OCW, Nationaal Archief SZW, Agentschap SZW SZW, Inspectie Werk en Inkomen (IWI) V&W, Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) V&W, Rijkswaterstaat V&W, Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW) VROM, Rijksgebouwendienst (RGD) VWS, Agentschap College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) VWS, Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidzorg (CIBG) VWS, Nederlands Vaccininstituut (NVI) VWS, Rijks Instituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM).

48

BIJLAGE III

Overige onderzoeksresultaten

In deze bijlage zijn de onderzoeksresultaten vermeld die niet in de hoofdtekst pasten, maar wel wetenswaardig zijn.

A a n t al le v er an c ie r s Gezamenlijk hebben de overheidsorganisaties bijna 1,3 miljoen leveranciers. De middelgrote gemeenten kennen met bijna een derde het grootste aandeel. Gemiddeld is het aantal leveranciers ruim 1.400. Het beeld van het gemiddeld aantal leveranciers per overheidsorganisatie is vergelijkbaar met het aantal B2Ginkoopfacturen: de ministeries hebben met ruim 9.200 leveranciers het hoogste gemiddelde. Zie verder tabel 23. tabel 23

totaal en gemiddeld aantal leveranciers per type overheidsorganisaties (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Totaal aantal


In aantallen

Gemiddeld aantal In procenten

Gemeente < 20.000

142.506

11,2

754

Gemeente 20.000 - 100.000

413.574

32,4

1.806

Gemeente > 100.000

137.000

10,7

5.480

50.520

4,0

4.210

Waterschap

100.764

7,9

3.732

Ministerie

119.626

9,4

9.202

Provincie


311.200

24,4

778

1.275.190

100,0

1.439

G e m i dde ld a a n t al le v er an cie r s da t e le k tr on is ch fa ct u re n v e rs tu u r t Het gemiddeld aantal leveranciers dat elektronisch facturen verstuurt, is met 5 erg klein. Per overheidsorganisatie is het gemiddeld aantal leveranciers nagenoeg gelijk. Alleen de provincie kent met 3 leveranciers een relatief klein aantal. Zie verder tabel 24.

49

tabel 24

gemiddeld aantal leveranciers per type overheidsorganisatie, totaal en aantal dat elektronisch facturen verstuurt (respondentgroep: alle overheidsorganisaties) Gemiddeld aantal leveranciers

Type overheidsorganisatie Gemeente < 20.000

Totaal

Dat elektronisch facturen verstuurt

754

4,7

Gemeente 20.000 - 100.000

1.806

4,8

Gemeente > 100.000

5.480

5,0

Provincie

4.210

3,3

Waterschap

3.732

4,6

Ministerie

9.202

4,3

778

4,9

1.439

4,8


W i j ze w a aro p B2 G - i nk oo pf a c tu r en af g e h a n del d k un n en w or de n In tabel 25 is weergegeven welke mogelijkheden overheidsorganisaties benutten bij de ontvangst en de afhandeling van B2G-inkoopfacturen.

50

tabel 25

kenmerken ontvangst en afhandeling van B2G-inkoopfacturen (respondentgroep: alle overheidsorganisaties, meerdere antwoorden mogelijk) Kenmerken


1

2

3

4

in procenten Gemeente < 20.000

92,6

11,1

5,8

28,0

Gemeente 20.000 - 100.000

72,5

21,4

11,8

37,1

Gemeente > 100.000

40,0

24,0

24,0

32,0

Provincie

91,7

16,7

33,3

33,3

Waterschap

63,0

37,0

18,5

70,4

100,0

76,9

0,0

50,0


87,0

18,0

9,9

39,2

Totaal

82,5

19,1

10,4

37,0

Ministerie

1

Ontvangt uw organisatie papieren facturen die u handmatig invoert en ook handmatig

2

Ontvangt uw organisatie papieren facturen die uw organisatie scant bij binnenkomst en

3

Ontvangt uw organisatie papieren facturen die gescand worden en waarbij Optical Character

4

Ontvangt uw organisatie elektronische facturen, waarbij we onder elektronische facturen

afhandelt? vervolgens handmatig afhandelt? Recognition (OCR) de factuur klaarmaakt voor geautomatiseerde verwerking? verstaan: - System-to-System aanpak waarbij computersystemen van leverancier en ontvanger met elkaar communiceren, al dan niet met behulp van een intermediair (bedrijf dat elektronisch factureren verzorgt); - Webpresentment, waarbij de factuur op internet wordt gezet en de ontvanger een link (URL) krijgt die aangeeft waar de factuur te vinden is; - PDF, waarbij een e-mail aan u verzonden wordt en de factuur als PDF-attachment is bijgevoegd.

A a n dee l e le k tr on i s ch e f ac t u re n pe r s oort g oede re n e n di e n st en Niet elke overheidsorganisatie was in staat om een uitsplitsing te maken van het totale aantal B2G-inkoopfacturen naar een papieren en een elektronische versie. 55% van de overheidsorganisaties kon dat wel en samen waren die goed voor ongeveer 2,5 miljoen B2G-inkoopfacturen, waarvan ongeveer 110.000 elektronisch. Bijna 6% van die 2,5 miljoen B2G-inkoopfacturen is elektronisch en gaat over infrastructurele werken. De inhuur van externen/uitzendkrachten volgt met ruim 5%. Binnen het type overheidsorganisaties valt bij ministeries op dat van het aantal B2G-inkoopfacturen voor de inhuur van derden en uitzendkrachten driekwart elektronisch is. Voor kantoorartikelen is dat bij ministeries en de grote gemeenten 45%. Voor de laatste categorie is dat ook het geval ten aanzien van nutsvoorzieningen (42,5%). Zie verder tabel 26.

51

tabel 26

aandeel van het aantal elektronische B2G-inkoopfacturen per soort van goederen en diensten (respondentgroep: de overheidsorganisaties die het totaal aantal B2G-inkoopfacturen kunnen uitsplitsen naar een papieren en een elektronische versie, zijnde 55%, samen goed voor ongeveer 2,5 miljoen B2Ginkoopfacturen, waarvan ongeveer 110.000 elektronisch) Aandeel elektronische facturen per soort goederen/diensten


1

2

3

4

5

6

7

8

9


0,1

0,1

5,1

0,1

0,9

2,9

8,6

0,1

0,0

Gemeente 20.000 - 100.000

0,3

0,3

0,7

0,1

0,6

2,0

0,3

0,3

1,3

45,0

0,0

42,5

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

Provincie

Gemeente > 100.000

0,0

0,0

0,0

0,0

5,0

0,0

0,0

0,0

0,0

Waterschap

0,0

0,0

27,0

0,0

0,0

0,0

0,3

7,0

0,0

45,0

0,0

0,0

75,0

0,0

0,0

5,0

0,0

0,0


0,6

1,3

0,0

7,6

0,0

4,7

3,9

43,5

21,4

Totaal in procenten

2,7

0,7

3,6

5,2

0,4

3,4

3,8

5,8

10,2

Totaal in aantallen

8.197

2.162

Ministerie

10.869

15.989

1.219

10.289

1

Kantoorartikelen

2


3


4


5

Bancaire diensten

6

Telecommunicatie diensten (Internet, telefoon)

7


8


9

Anders1.

11.470

17.707

31.199

W i j z e w a a rop ov e r he id so rg a n i s ati e s i n de toe k om st e le k tr on i s ch fa c tu r er en g a a n i n v oe re n of m ee r g a an to epa s sen De wijze waarop overheidsorganisaties in de toekomst elektronisch factureren gaan invoeren of meer gaan toepassen verschilt. Genoemd is het volgende. Door o.a. te gaan scannen. Door afspraken te maken met leveranciers. Via het scannen van de factuur. De originele factuur gaat het archief in, de gescande (digitale) factuur wordt doorgezonden naar de boekhouding. Ik wacht gewoon af; de tijd zal het elektronisch factureren als vanzelf mogelijk maken. Vijf jaar geleden was het absoluut nog niet mogelijk, er waren toen nog veel te veel wettelijke obstakels. We hebben de mogelijkheid tot het elektronisch factureren al in gang gezet; een offerte ligt op goedkeuring te wachten. We gaan dat doen in samenwerking met andere gemeenten. De pilotgemeente begint met scannen van facturen en het vervolg daarop zou waarschijnlijk elektronisch factureren zijn.

1

52

In de enquête is niet om een nadere uitsplitsing gevraagd.

Ons boekhoudprogramma is al geschikt om de elektronische facturen intern te gaan verwerken en de volgende stap is dat de leveranciers digitaal gaan aanleveren. Wij wachten op de grotere ministeries en zullen uit de aldaar opgedane ervaringen onze voordelen trekken. Wij hanteren een eProcurementsysteem. Dan krijg je ook automatische facturering. We zijn er volop mee bezig: op een schaal van nul tot 100, zitten wij op de 80%. Stapsgewijs, wij zijn nu begonnen met scannen en het inlezen van de factuur. Vervolgens kunnen we de facturen automatisch matchen met de inkooporder. Wij wachten op initiatieven vanuit de landelijke KvK. Er wordt een nieuw financieel systeem geïmplementeerd en dat heeft een proces rond digitale facturering. Moet klaar zijn 1-1-2011. Op dit moment vindt voor de implementatie van OCR een intern onderzoek plaats. We wachten dat eerst af.

53

Nulmeting. ( E le ktronis c h e ) F acturen Business-to- drs. J.P. Vendrig J.J. Boog H. de Bondt

Recommend Documents