Jurnal komunikasi, ISSN 1907-898X Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
Peran Public Relations dalam Manajemen Event (Studi Terhadap Peran Public Relations Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Tahun 2013) Mutia Dewi Dosen Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Islam Indonesia (UII), Yogyakarta Marcha Runyke Alumnus Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Islam Indonesia (UII), Yogyakarta
Abstract Nowadays, Indonesian business are growing and developing rapidly. Every year, department store or mall are being build in many cities in Indonesian. This condition make every mall have to think about how to deal with the competition. Event are one program did by the mall’s management in order to attract customer. Event has to be well managed so that the event can give advantage for the mall. Event management is one of Public Relations (PR) departement’s duty. This research discuss about Public Relations role in Galleria Mall PR Department and Plaza Ambarrukmo PR Department, related to event management. Both PR department do the writing media release, publicity, and media relations. Meanwhile there are difference role between Galeria Mall PR Department and Plaza Ambarrukmo PR Department in the role as conceptor, stage manager, and supporting unit. Keywords: Public Relations, Event Management, Public Relations role
Abstrak Dunia bisnis di Indonesia sedang mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang pesat. Setiap tahunnya pasti selalu ada pusat perbelanjaan yang baru dibangun terutama di kota-kota besar. Event merupakan salah satu usaha yang dilakukan oleh pusat perbelanjaan untuk mendekatkan diri dengan pengunjung atau customer. Agar event tersebut dapat memberikan hasil positif bagi pusat perbelanjaan, maka perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan event merupakan tugas dari departemen Public Relations. Penelitian ini membahas tentang peran Public Relations di dua pusat perbelanjaan di Yogyakarta yakni Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo berkaitan dengan pengelolaan event. Dari hasil penelitian diperoleh bahwa PR di kedua mall tersebut memiliki kesamaan peran dalam hal menulis rilis untuk media, publisitas, dan hubungan dengan media. Sementara perbedaan PR di kedua mall tersebut adalah dalam hal peran sebagai konseptor, stage manager, dan support. Kata Kunci: Public Relations, Manajemen Event, Peran Public Relations
79
Jurnal komunikasi, Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
Pendahuluan
yang ditawarkan seperti diskon, extra
Dunia bisnis di Indonesia sedang mengalami
pertumbuhan
perkembangan
yang
tahunnya
pasti
dan
pesat.
selalu
perbelanjaan
yang
terutama
kota-kota
Setiap
ada
baru
time, dan late night sale, ini merupakan hasil kerjasama antara manajemen office mall dengan para tenant-nya. Masyarakat
pusat
dibangun
dengan
bebas
bisa
memilih mall mana yang sesuai dengan
besar.
Pusat
keinginan dan kebutuhannya. Kita dapat
lebih
sering
melihat fenomena mengenai gaya hidup
disebut dengan mall kini bermunculan
yang terus berubah dari masa ke masa
dan berimplikasi pada persaingan antara
mengikuti
perkembangan
mall-mall yang sudah ada dengan mall-
tersebut
dapat
mall yang baru. Sebelumnya di Yogyakarta
keinginan dan kebutuhan masyarakat
hanya ada Malioboro Mall dan Galeria
modern saat ini. Kebiasaan masyarakat
Mall, lalu bertambah dengan dua mall
yang
lainnya yaitu Plaza Ambarrukmo dan
membuat mereka membutuhkan tempat
Saphir Square.
yang dapat memenuhi berbagai macam
di
perbelanjaan
atau
yang
Mall-mall di Yogyakarta dihadapkan pada tantangan bagaimana manajemen
zaman,
berpengaruh
mengarah
pada
hal pada
konsumerisme
kebutuhannya. Berangkat
dari
fenomena
inilah
dapat menjalankan bisnis dengan baik
banyak developer yang berlomba-lomba
serta
yang
membangun mall sebagai tempat yang
menarik
dapat menjadi alternatif pilihan rekreasi
pengunjung sekaligus customer. Mulai
bagi masyarakat. Pada awalnya, mall
dari
dibangun
menghadirkan
berkualitas
sehingga
strategi
sesuatu dapat
komunikasi
pemasaran,
sebagai
sarana
untuk
fasilitas yang disediakan, jumlah serta
berbelanja, namun belakangan ini bukan
variasi tenant, customer relations hingga
saja menjadi sarana berbelanja tetapi juga
event-event yang diselenggarakan.
sebagai
tempat
sarana
berlibur
bagi
dari banyaknya strategi
masyarakat. Dengan begitu, orang-orang
yang dilakukan diatas, ketertarikan tiap
merasa bahwa segala aktivitasnya dapat
pengunjung terhadap sebuah mall pasti
dilakukan di dalam mall tanpa perlu
dilatar-belakangi
Melihat
alasan
yang
berpindah tempat lagi. Tak heran apabila
pengunjung
yang
pembangunan mall merupakan salah satu
tertarik pada tenant-tenant yang berada
investasi bisnis yang menjanjikan untuk
di
masa depan.
berbeda-beda. dalam
dengan
Ada
mall
tersebut,
kemudian
event
yang
Menariknya, ketika mall yang ada di
menampilkan talent-talent serta berbagai
Yogyakarta saat ini hanya tiga, antara lain
macam hiburan dan yang paling menarik
Galeria Mall, Plaza Ambarrukmo dan
adalah dengan adanya program-program
Malioboro
terselenggaranya
80
Mall,
tentunya
tingkat
Mutia Dewi & Marcha Runyke, Peran Public Relations dalam Manajemen Event (Studi Terhadap Peran Public Relations Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Tahun 2013)
kompetisi yang terjadi sangat tinggi.
dengan segala bentuk aktivitas mengenai
Setiap mall berusaha dan menampilkan
perusahaan,
sesuatu yang menarik agar tetap mampu
hubungan baik dengan media (media
bertahan,
relations),
oleh
karena
itu
suatu
antara
lain
membuat
menjalin
press
release,
perusahaan yang bergerak dalam bidang
cutomer relations, merencanakan serta
bisnis harus mempunyai sesuatu yang
mengorganisasikan
dapat
menghadapi
banyak lagi. Tak heran apabila Public
persaingan. Mulai dari perbaikan fasilitas
Relations memiliki peranan yang penting
setiap
dalam proses pengelolaan sebuah event.
diandalkan tahunnya,
tenant,
untuk
perubahan
variasi
dengan
strategi
sampai
event,
event
Ketika
dan
masih
dihadirkan
dan
komunikasi pemasaran. Dan di sini, event
mendapat perhatian serta apresiasi dari
merupakan salah satu program Public
pengunjung,
Relations yang dapat dijadikan sebagai
pihak manajemen mall akan membuat
langkah untuk mendekatkan diri dengan
event dengan perencanaan yang lebih baik
pengunjung atau customer.
lagi. Dalam pengelolaan event, hal yang
maka
untuk
selanjutnya
Menurut William O’ Toole dan
paling banyak ditemukan adalah tema
Phyllis Mikolaitis (2007), suatu event
event yang berbeda-beda, mulai dari
perusahaan mungkin memiliki banyak
talent yang hadir, lokasi tempat event
tujuan. Event perusahaan merupakan
diadakan,
bagian
komunikasi
menarik minat pengunjung dan lain-lain.
perusahaan. Event bersentuhan langsung
Hal ini tentunya melalui beberapa tahap
dengan
dari
strategi atau
customer,
yaitu
menjadi
jembatan
pengarahan
pengunjung
sehingga komunikasi
event
antara
mall
dengan
pengunjung atau customer. Pengelolaan event apabila dilakukan dengan baik kemudian
program-program
event
dan
pengorganisasian, pengimplementasian
serta pengendalian dan pengawasan. Hampir
di
setiap
perusahaan
mempunyai Divisi Public Relations (PR)
yang
atau Humas. PR berada di dalam fungsi
berkualitas, maka event merupakan salah
manajemen sebuah perusahaan untuk
satu senjata dalam persaingan menarik
melakukan kegiatan komunikasi yang
perhatian
menghasilkan
perencanaan,
yang
pengunjung
atau
customer
sebanyak-banyaknya.
efektif,
membentuk
citra
positif
perusahaan, membangun kredibilitas yang
Banyak atau sedikitnya pengunjung
terpercaya
dan
pencegahan
terhadap
yang datang dapat dilihat dari data
kemungkinan adanya resiko atau isu.
volume pengunjung. Tentunya,
Menjadi seorang PR harus benar-benar
Divisi
Public Relations atau Humas-lah yang
memahami
berperan dalam pembuatan data tersebut.
knowledge mengenai perusahaan tempat
Divisi Public Relations erat kaitannya
dia bekerja.
dan
mengetahui
product
81
Jurnal komunikasi, Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
Semua lembaga atau perusahaan
perusahaan. Hal ini juga terjadi di pusat-
mempunyai strategi yang berbeda-beda
pusat
dalam
perkembangannya
menjalankan
perusahaannya.
kalanya
dilihat
dari
pusat-pusat
suatu
perbelanjaan di Indonesia mengalami
yang
perkembangan yang sangat signifikan, hal
berbeda-beda di setiap program dengan
ini dikarenakan meningkatnya daya beli
maksud ingin mencapai tujuan yang telah
masyarakat Indonesia yang konsumtif
direncanakan. Tentu saja sebagai Public
serta gaya hidup yang semakin modern
Relations yang berfungsi menciptakan jati
sehingga pusat-pusat perbelanjaan pun
diri perusahaan harus mempunyai taktik
terus
agar program tersebut berjalan dengan
masyarakat yang semakin kompleks.
perusahaan
Ada
tujuan
perbelanjaan,
menggunakan
cara
tumbuh
diiringi
kebutuhan
lancar. Dengan mengetahui segala sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan, Public Relations menjadi sumber informasi bagi
Peran Public Relations Dalam
suatu
organisasi
dapat
pihak-pihak terkait seperti pihak internal
dibagi dalam empat kategori berikut
(pimpinan perusahaan dan karyawan) dan
(Nova, 2009: 45):
pihak eksternal (publik atau masyarakat
1) Penasehat ahli (expert prescriber)
dan media). Oleh karena itu, PR dituntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik dan mampu menganalisis opini publik untuk mendapatkan good will dan good image. Fungsi adalah
Seorang
praktisi
Relations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan
membantu
Relations
menumbuhkan
dan
mengembangkan antarlembaga
hubungan (organisasi)
dengan
dalam rangka menanamkan pengertian,
yang
facilitator)
pendapat
membantu
yang
organisasi
(Nova, 2009: 38). Dilihat dari fungsi Public Relations
Public
Dalam hal ini, praktisi komunikator
lembaga
masalah
2) Fasilitator komunikasi (communication
publik dalam upaya menciptakan iklim menguntungkan
dalam
Relationship).
Relations
publik)
solusi
dapat
berhubungan dengan publiknya (Public
menumbuhkan motivasi dan partisipasi (opini
tinggi
baik
publiknya, internal maupun eksternal
bertindak atau
sebagai
mediator
pihak
yang
manajemen
mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Di pihak lain, praktisi
diatas, tentunya peran Public Relations
dituntut
sangat penting diterapkan dalam sebuah
keinginan,
82
mencari
menyelesaikan Public
utama
Public
pakar
Public Relations juga menjelaskan
kebijakan
dan
kembali harapan
Mutia Dewi & Marcha Runyke, Peran Public Relations dalam Manajemen Event (Studi Terhadap Peran Public Relations Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Tahun 2013)
organisasi kepada publiknya. Dengan
Public Relations sebagai journalist in
komunikasi timbal balik diharapkan
resident
dapat tercipta saling pengertian, saling
layanan teknis komunikasi atau dikenal
percaya,
dengan method of communication.
saling
menghargai,
saling
yang
hanya
menyediakan
mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
Manajemen Event Perusahaan yang bergerak dalam
3) Fasilitator proses pemecahan masalah (problem solving process fasilitator)
pelayanannya
Peranan praktisi Public Relations
event
penyelenggaraan aspek,
dalam
seperti
memberikan
hampir
seluruh
mendesain
tempat
event, menyusun tata
dalam proses pemecahan persoalan
penyelenggaraan
Public Relations ini merupakan bagian
letak untuk fasilitas yang diperlukan
dari
event, mempersiapkan tata cahaya, tata
tim
manajemen.
dimaksudkan
untuk
Hal
ini
membantu
suara,
penggunaan
teknologi
pada
sebagai
penyelenggaraan event (tele conference,
penasihat (adviser) hingga mengambil
video, dvd, projection) serta efek spesial
tindakan eksekusi (keputusan) dalam
lainnya yang diperlukan dalam
mengatasi persoalan atau krisis yang
yang
tengah dihadapi secara rasional dan
kebutuhan
professional. Dalam menghadapi suatu
kebutuhan setiap event tidak sama antara
krisis yang terjadi maka akan dibentuk
satu dengan lainnya. Sehingga sangat
suatu tim posko yang dikoordinasi
dibutuhkan kreativitas yang tinggi. Hal ini
pimpinan
organisasi
Public
praktisi
baik
Relations
tentunya
disesuaikan
event dengan
event itu sendiri. Tentunya
dengan
berhubungan dengan pengalaman yang
melibatkan berbagai departemen dan
akan didapatkan oleh peserta, pengunjung
keahlian dalam satu tim khusus untuk
atau
membantu organisasi, perusahaan dan
Pengalaman
produk yang
pengalaman yang tidak terlupakan, karena
tengah
didera krisis
tertentu.
event
pengguna yang
diberikan
salah satu kunci sukses
4) Teknisi komunikasi (communication
lainnya. haruslah
event adalah
dapat memberikan pengalaman luar biasa bagi peserta (Noor, 2009: 74).
technician) Teknisi komunikasi berbeda dengan tiga peranan praktisi Public Relations profesional yang terkait erat dengan fungsi
dan
organisasi. technician
peranan
Peranan
manajemen
communication
Metode Penelitian Paradigma penelitian ini adalah paradigma menggunakan
konstruktivisme pendekatan
dan kualitatif
ini menjadikan praktisi 83
Jurnal komunikasi, Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
deskriptif. Lokasi penelitian berada di dua
agar tercipta hubungan yang harmonis.
lokasi yaitu Galeria Mall dan Plaza
Dengan semua kerja keras yang telah
Ambarrukmo. Galeria Mall beralamat di Jl
dilakukan selama ini, Galeria Mall tetap
Sudirman 99-101 Yogyakarta sedangkan
dapat
Plaza
Jl.
sebagai pusat perbelanjaan yang tak
Laksda Adisucipto km 6, Yogyakarta.
pernah sepi pengunjung dan mampu
Narasumber disini adalah PR dan Divisi
bersaing
Event terkait dari setiap mall sebagai
kompetitor.
Ambarrukmo
beralamat
di
pihak yang melakukan perannya sebagai PR dalam pengelolaan event.
mempertahankan
dalam
eksistensinya
menghadapi
para
Sedangkan Plaza Ambarrukmo, yang merupakan mall terbesar di Yogyakarta yang memiliki banyak aktivitas untuk menarik perhatian pengunjung, mulai dari
Hasil dan Pembahasan
strategi
marketing
communication,
Telah banyak event- event yang
publisitas, media relations dan juga
rutin diselenggarakan tiap bulannya oleh
event-event yang diadakan. Salah satu
Galeria Mall. Event regular yang rutin
keunggulan
diadakan oleh Galleria Mall adalah The
Ambarrukmo adalah dengan banyaknya
Stage On Gale dan Gale Ceria. Galeria
tenant yang dimiliki, mall ini dapat
Mall sebagai pusat perbelanjaan yang
menyelenggarakan berbagai event yang
sudah lama berdiri di Yogyakarta perlu
menarik dan menghibur karena adanya
sesuatu
kerjasama yang terjalin dengan baik
untuk
mempertahankan
yang
dimiliki
eksistensinya sebagai mall yang konsisten
antara
mempertahankan
sentuhan
manajemen office dan para tenant.
keramahan
yang
Jogja
bersahabat.
suasana
hangat
Dilihat
kedua
belah
pihak
Plaza
yaitu
dan dari
perkembangannya, Galeria Mall ingin memenuhi kebutuhan masyarakat Jogja
1) Jenis-Jenis Event Galeria Mall memililki tiga event
kebaruan-
regular yaitu Gale Ceria, The Stage on
kebaruan yang sesuai tuntutan gaya hidup
Gale dan Extra Time. Karena di setiap
masa kini.
bulannya Galeria mengadakan event
dengan
menghadirkan
Salah satu bagian dari strategi
yang berbeda, maka biasanya
event
Mall
tercermin
pada
event
disesuaikan dengan moment yang saat
dan
pameran
yang
rutin
itu tengah berlangsung. Selain ketiga
dilaksanakannya. Kemudian, hubungan
event diatas, ada juga kalender event
baik serta kerjasama dengan seluruh
nasional antara lain ramadhan, natal
tenant, Event Orgnizer, sponsor maupun
dan kemerdekaan. Sedangkan event
pihak-pihak terkait harus selalu dibina
seperti Valentine, Hari Ibu, Halloween
Galeria promosi
84
Mutia Dewi & Marcha Runyke, Peran Public Relations dalam Manajemen Event (Studi Terhadap Peran Public Relations Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Tahun 2013)
dan sebagainya masuk di event regular
dampak dan menarik perhatian pada
yang mengambil moment special.
perilaku atau nilai tertentu. Suatu event
Plaza Ambarrukmo memiliki dua
yang diselenggarakan secara
jenis event, yaitu event in house dan
harmonis dapat memperkuat perilaku
event perbayar dari luar. Event in
yang diinginkan perusahaan dari para
house
pekerjanya (O’ Toole, William dan
memang
sudah
ada
Phyllis Mikolaitis, 2007: 9).
perencanaannya dalam setahun seperti event besar antara lain imlek, ulang tahun Plaza Ambarrukmo yang jatuh
a.
Perencanaan Proses
perencanaan
yang
pada bulan Maret, kemudian lebaran
dilakukan untuk menetapkan tujuan
dan natal. Jadi dalam setahun Plaza
Galeria Mall dalam membuat
Ambarrukmo mengadakan empat kali
diwujudkan dalam bentuk meeting
event besar tersebut. Sedangkan event
untuk membahas mengenai apa saja
perbayar dari luar yang sifatnya sewa
langkah-langkah
akan
kegiatan untuk mencapai hasil yang
berkoordinasi
dengan
pihak
leasing.
dan
event
serangkaian
diinginkan dengan membuat rundown
2) Manajemen Event
acara.
Proses perencanaan event dimulai menentukan
tujuan
yang
Tahap perencanaan
event-event
dapat
besar
setiap
dasarnya sudah ada plan-nya, jadi
anggota tim yang akan terlibat dalam
panitia hanya tinggal mencari jadwal
pelaksanaan event. Tujuan merupakan
yang
langkah awal dalam setiap perencanaan
dikoordinasikan dengan pihak leasing.
diterima dengan jelas
oleh
event.
sebuah
Plaza
Ambarrukmo
kosong
pada
kemudian
Tujuan
Setelah berkoordinasi dengan pihak
diselenggarakannya suatu event dapat
leasing, panitia akan menyampaikan
berupa:
pembelajaran,
bertukar
hal tersebut kepada Chief Marketing
pikiran,
sosialisasi,
peringatan,
Communication. Dari Chief Marketing
hiburan, mempromosikan produk baru
Communication
perusahaan
General
pendapatan
atau
meningkatkan
perusahaan
dan
sebagainya (Noor, 2009: 104).
akan
disampaikan
Manager
kemudian
diteruskan kepada Direksi. Apabila dari Direksi ada revisi, maka panitia akan
atau
merevisi ulang, dan apabila Direksi
eksternal dapat menghasilkan proyek
telah menyetujui, event baru bisa
event tambahan dengan mengusulkan
dilaksanakan.
Perencana
kepada
event
internal
manajemen
untuk
menyelenggarakan event yang member 85
Jurnal komunikasi, Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
b. Pengorganisasian
c.
Staf humas harus bekerjasama secara erat dengan bagian-bagian lain pada Bagian dengan
Proses pengarahan langsung dari
perusahaan.
General
harus
bekerjasama
Manager
bagian
pemasaran
atau
kepada
Manager maupun seluruh
Promotion
atau Chief
Marcom
anggota
panitia
keuangan. Bagian humas juga harus
diberikan
bekerjasama dengan bagian personalia,
memotivasi
bagian legal (hukum), teknik dan
semangat agar dapat bekerja dengan
sebagainya (Morissan, 2008: 99).
giat serta membimbing dalam proses
sebagai dan
upaya
untuk
menumbuhkan
dalam
pelakasanaan
event Galeria Mall adalah memastikan
implementasi
bagaimana
dijalankan oleh seluruh panitia maka
Proses
pengorganisasian hasil
dari
perencanaan
rencana.
Sedangkan
program
itu, pemberian tugas diberikan kepada
kesadaran dan tanggung jawab akan
masing-masing panitia sesuai skill yang
tugas yang sudah diberikan sesuai
dimiliki, job desk ini nantinya akan
dengan kemampuan masing-masing.
event berlangsung.
d. Pengendalian dan Pengawasan
sumber
itu,
barulah
daya
secara
pengalokasian tepat
serta
Proses
harus
dapat
setiap
Setelah
panitia
agar
dapat dijalankan dengan baik. Untuk
berlaku selama
memiliki
pengawasan
pengendalian
ini
dilakukan
dan untuk
pengaturan kegiatan yang terkoordinir
memastikan seluruh rangkaian event
dengan baik. Tentunya dalam proses
yang
pengorganisasian ini kerjasama sangat
diorganisasikan
dibutuhkan
diimplementasikan
demi
kelancaran
dan
kesuksesan event.
Communication
telah
direncanakan, dan telah
berjalan
sesuai target yang diharapkan. Disini Marketing
Didalam
(Marcom)
Galeria
Mall
melakukan
evaluasi
Plaza
kegiatan apakah terdapat kekurangan
Ambarrukmo hanya ada delapan orang
dalam pelaksanaan event dalam bentuk
sedangkan event yang diadakan besar
tindakan
dan membutuhkan perhatian yang
menemukan kekurangan, panita segera
detail di setiap tahap, oleh karena itu
membahas dan mengambil alternatif
perlu adanya kerjasama yang baik
solusi agar
antar karyawan, terlebih pemantauan
terjadi lagi.
yang dilakukan oleh Plaza Ambarrukmo.
Chief Marcom
korektif.
Dan
apabila
event selanjutnya tidak
Manajemen pengelolaan
event
Plaza Ambarrukmo yang terakhir juga melalui
86
dan
Pengimplementasian
atau
organisasi humas
Pengarahan
tahap
evaluasi.
Evaluasi
Mutia Dewi & Marcha Runyke, Peran Public Relations dalam Manajemen Event (Studi Terhadap Peran Public Relations Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Tahun 2013)
biasanya
disampaikan meeting.
melalui
dari
Dalam
atasan
melakukan peran sebagai konseptor,
meeting
PR Galeria Mall bekerjasama dengan
tersebut akan dibahas mengenai segala
Divisi
sesuatu yang berkaitan dengan event
acara. Sementara PR Ambarrukmo
termasuk
Plaza
tentang
kekurangan
kelebihan
pada
dan event
saat
berlangsung.
Promosi tidak
konseptor
untuk
merancang
berperan
karena
peran
sebagai tersebut
sudah menjadi tanggungjawab dari divisi Event.
3) Peran Public Relations dalam
stage
Pengelolaan Event Data
yang
diperoleh
dari
hasil
penelitian kemudian dikelompokkan dalam indikator mengenai peran PR yakni menulis rilis untuk media, konseptor
event,
stage
manager,
supporting unit, publisitas, dan media
manager
yang
bertugas
mengatur jalannya event agar sesuai dengan perencanaan yang dibuat. Sementara PR Ambarrukmo Plaza tidak melakukan tugas ini karena telah menjadi tanggungjawab divisi lain yakni Divisi Event. Peran PR Ambarrukmo Plaza dalam
relations. Ada pun perbedaan peran PR antara Galeria Mall dan Ambarrukmo Plaza terletak
PR Galeria Mall juga berperan sebagai
pada
kategori
konseptor,
stage manager, dan support. Dalam
kaitannya dengan penyelenggaraan event lebih bersifat support. Pasalnya peran PR Plaza Ambarrukmo akan berbeda-beda di setiap event.
Tabel 1 Perbandingan Peran Public Relations dalam Pengelolaan Event Indikator
Galeria Mall
Plaza Ambarrukmo
Writing Media Release
Berperan aktif dalam pembuatan release di setiap event yang akan diselenggarakan dan mengirim release tersebut kepada wartawan. PR Galeria Mall pada saat perencanaan berperan sebagai konseptor dibantu dengan Staf Divisi Promosi lainnya. Mulai daripemilihan tema, konsep, koordinasi dengan pihak-pihak terkait, pemilihan pengisi acara sampai menghubungi para pengisi acara dilakukan semua oleh Public Relations. Pada saat pelaksanaan event peran PR menjadi stage manager, dimana peran ini bertugas mengatur jalannya event agar sesuai dengan rundown yang telah dibuat. Kemudian juga mengontrol apakah MC dan pengisi acara sudah sesuai dengan tema acara serta memastikan kepada semua pengisi acara sudah datang di lokasi.
Merupakan job description pada saat event yang membuat media plan, press release, naskah at lips, naskah iklan spot, talkshow dan seluruh lampiran untuk materi promo event.
Konseptor
Stage Manager
PR Plaza Ambarrukmo tidak berperan sebagai konseptor maupun stage manager sebab peran-peran tersebut merupakan peran yang dipegang oleh Divisi Event sendiri. Sehingga peran PR disini lebih kepada support apabila dibutuhkan.
87
Jurnal komunikasi, Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
Support
PR Galeria Mall tidak berperan sebagai support event, sebab mulai dari tahap perencanaan PR Galeria Mall memiliki peran yang lebih dari support event yaitu konseptor dan stage manager.
Peran PR Plaza Ambarrukmo bersifat support apabila dibutuhkan. Sebab peran PR Plaza Ambarrukmo akan berbeda-beda di setiap event. Meskipun peran utama lebih kepada publisitas, namun PR juga akan membantu apapun jika dibutuhkan.
Publisitas
Dengan memberikan release kepada wartawan dan meng-upload beberapa informasi dan foto melalui facebook dan twitter kemudian juga membuat surat pemberitahuan. Berperan sebagai seseorang yang bertugas menghubungi media untuk memberitahukan mengenai event yang diadakan dan mengundang wartawan untuk datang dan meliput kegiatan di lokasi event. Bahkan PR juga melayani wawancara dengan wartawan saat event sedang berjalan.
Merupakan peran utama PR Plaza Ambarrukmo pada saat pengelolaan event. Segala bentuk publisitas dilakukan semuanya mulai dari media internal dan media eksternal.
Media Relations
Dengan demikian, media relations
Salah satu bentuk usaha yang dilakukan untuk menjaga hubungan baik dengan pihak media dengan bersedia untuk diwawancarai dan selalu berkomunikasi melalui wartawan dari tiap media serta memberi tahu tentang adanya event di Plaza Ambarrukmo.
4) Analisis SWOT
bisa diartikan, merupakan bagian dari
Analisis SWOT digunakan sebagai
Public Relations eksternal yang membina
salah
dan
kekuatan,
mengembangkan
hubungan
baik
satu
cara
untuk
kelemahan,
peluang
ancaman
komunikasi
dan
tujuan. Tujuan diadakannya event oleh
tujuan
Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo
publiknya
untuk
organisasi mencapai
organisasi (Iriantara, 2005: 32).
adalah
melaksanan
dan
dengan media massa sebagai sarana antara
dalam
mengetahui
meningkatkan
citra
sebuah
di
mata
masyarakat, menarik pengunjung serta meningkatkan
omset
penjualan
tenant. Tabel 2 Analisis SWOT Galeria Mall dalam Pengelolaan Event
88
Strength
1. Merupakan mall yang sudah lama berdiri dan memiliki brand tersendiri. 2. Adanya Divisi Promosi yang bekerjasama dengan pihak-pihak terkait dalam menjalankan tugas. 3. Memiliki agenda event yang rutin selalu digelar setiap bulannya. 4. Customer relations yang baik sehingga bisa terjalin kerjasama pada saat event berlangsung. 5. Adanya media relations yang dapat memudahkan Public Relations untuk mempublikasikan event. 6. Adanya tambahan jam operasional pada saat event Extra Time. 7. Memberikan pelayanan berupa parkir gratis pada penambahan jam operasional saat event Extra Time.
Weakness
1. Rutinnya mengadakan event hampir di setiap bulan menuntut Galeria Mall untuk menciptakan ide-ide yang inovatif agar event tidak terkesan monoton. 2. Talent atau pengisi acara dalam mengaplikasikan tema yang kurang dari segi performance.
para
Mutia Dewi & Marcha Runyke, Peran Public Relations dalam Manajemen Event (Studi Terhadap Peran Public Relations Galeria Mall dan Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Tahun 2013) 3. Adanya beberapa kedisiplinan waktu.
talent yang
kurang memperhatikan
Opportunity
1. Rutinnya menggelar berbagai event dapat dijadikan sebuah kesempatan untuk bersaing dengan mall lain. 2. Dapat dijadikan kesempatan untuk menarik stakeholder. 3. Building image yang berdampak jangka panjang. 4. Meningkatkan traffic pengunjung. 5. Menjadi jembatan komunikasi dengan pengunjung. 6. Meningkatkan prospek bisnis tenant.
Threat
1. Rencana beberapa tahun kedepan bahwa akan dibangun beberapa mall baru di Yogyakarta. 2. Persaingan bisnis baru melalui event.
Penulis melihat bahwa peluang yang
monoton dan dapat terus meningkatkan event
bisa diperoleh Galeria Mall dari rutinnya
kualitas
menggelar berbagai event dapat dijadikan
selanjutnya. Sedangkan hambatan yang
sebuah
ditemui dalam event adalah talent atau
kesempatan
untuk
bersaing
dalam
akan
diadakan
dengan mall lain. Rutinnya mengadakan
pengisi
event hampir di setiap bulan menuntut
tema yang selama ini kurang dari segi
Galeria Mall untuk menciptakan ide-ide
performance.
yang inovatif agar
acara
yang
mengaplikasikan
event tidak terkesan
Tabel 3 Analisis SWOT Plaza Ambarrukmo dalam Pengelolaan Event Strength
1. Plaza Ambarrukmo sebagai mall terbesar di Yogyakarta dan Jawa Tengah. 2. Adanya planning mengenai event-event besar. 3. Adanya Divisi Event yang khusus menangani event dan support dari Public Relations. 4. Terjalinnya media relations yang baik sebagai bentuk upaya publisitas. 5. Kerjasama yang terjalin antara manajemen dengan pihak tenant.
Weakness
1. Penyelenggaraan event yang dilakukan pada saat yang hampir bersamaan. 2. Penyesuaian dengan budget.
Opportunity
1. Event yang besar sesuai dengan moment dapat meningkatkan traffic pengunjung. 2. Building image yang berdampak jangka panjang. 3. Menjadi jembatan komunikasi dengan pengunjung. 4. Meningkatkan omset penjualan para tenant. 1. Akan banyak kompetitor (mall) di Yogyakarta. 2. Penyelenggaraan event yang tidak dilakukan di mall. 3. Kemacetan terjadi di sekitar Plaza Ambarrukmo saat event yang diadakan saat weekend. 4. Konsep event tidak inovatif.
Threat
89
Jurnal komunikasi, Volume 8, Nomor 1, Oktober 2013
Penutup
media yang ada untuk menyebarkan Public Relations dalam
Peran
pengelolaan event di Galeria Mall sebagai konseptor,
stage manager, fasilitator
komunikasi
(writing
media
informasi kepada publik seluas-luasnya mengenai
event serta mendapatkan
respon positif dari semua kalangan.
release),
fasilitator proses pemecahan masalah (problem solving process fasilitator) dan teknisi komunikasi (publisitas dan media relations).
Daftar Pustaka
Dengan adanya peran
PR yang event,
dilibatkan dalam pengelolaan
Iriantara, Yosal. 2005. Media Relations:
menyebarkan
Konsep,
informasi yang dimiliki tentang event
Praktik.
kepada publik melalui semua peran yang
Rekatama Media.
Galeria
Mall
dapat
dijalankan oleh PR. Di tahun-tahun yang
Pendekatan, Bandung:
Morissan. 2008.
akan datang tentunya peran PR juga pasti
Relations:
akan
Humas
berkembang
sesuai
dengan
perkembangan teknologi dan PR Galeria Mall mampu untuk terus menjalankan
Simbiosa
Manajemen Public Strategi
Menjadi
Profesional.
Jakarta:
Kencana Prenada Media Group. Noor, Any. 2009. Manajemen Event.
perannya lebih baik lagi.
Bandung: Alfabeta.
event-event
Sedangkan
dan
Plaza
Nova,
Firsan.
2009.
Crisis
Public
Ambarrukmo, dapat semakin diketahui
Relations:
oleh publik dengan kekuatan dari segi
Menangani Krisis Perusahaan.
publikasi yang dilakukan oleh PR. Peran
Jakarta: PT Grasindo.
PR
Plaza
Ambarrukmo
antara
lain
Bagaimana
PR
O’ Toole, William dan Phyllis Mikolaitis.
fasilitator komunikasi (writing media
2007.
release), fasilitator proses pemecahan
Management. Jakarta: PPM.
masalah (support) dan teknisi komunikasi (publisitas dan media relations). Peran-peran berpengaruh pada
tersebut
sangatlah
building image dan
menaikkan traffic pengunjung. Adapun beberapa gangguan teknis pada saat event berlangsung
dapat
segera
diatasi.
Sedangkan peran PR Plaza Ambarrukmo yang
lebih
banyak
pada
aktivitas
publisitas, dapat memanfaatkan semua 90
Corporate
Event
