Manusje wordt manager

VISIE VASTGOED

FAC IL I T YM A NAGE ME N T, I T E N HR W E R K E N S A ME N

Manusje wordt manager Langzaam maar zeker klimt de facilitymanager op de hiërarchische ladder. Tendensen als outsourcing en de nieuwe werkplek helpen hem daarbij. LAURENZ VERLEDENS

FACILITYMANAGEMENT Dankzij outsourcing komt de facilitymanager los van de operationele beslommeringen en kan hij zich op zijn taak als manager toeleggen.

W

ordt de facilitymanager eindelijk au sérieux genomen in onze bedrijven en overheidsorganisaties? Mieke Loncke, de nieuwe directeur van de beroepsvereniging IFMA Belgium, meent dat de reputatie van het vak in de jongste tien jaar toch een aanzienlijke positieve ontwikkeling heeft gekend. “Vroe-

ger waren de meeste facilitymanagers in ons land nog vooral bezig met operationele zaken. In de catering bijvoorbeeld, met hoe de steak gebakken moet worden. Dat stadium zijn we gelukkig voorbij. De facilitymanager speelt nu ook zijn rol op het strategische niveau.” Bondig samengevat zorgt een facilitymanager ervoor dat iedereen in de organisatie zijn of haar werk in optimale

omstandigheden kan doen. Tegenover die beknopte functieomschrijving staat een hele brede waaier van diensten en domeinen die de facilitymanager onder zijn hoede heeft: van de catering en de schoonmaak over het wagenparkbeheer en de werkplekinrichting tot het onderhoud van de liftinstallaties. Die grote verscheidenheid hielp niet om het beeld van het beroep echt op scherp te stellen. De

≤

WWW.TRENDS.BE | 10 OKTOBER 2013 43

Mediargus met docroom pdf

VISIE VASTGOED CATERING Slechts een van de vele taken die de facilitymanager onder zijn hoede heeft.

≤ facilitymanager was in de praktijk wei-

nig manager een veel manusje-van-alles. Maar er is dus beterschap, beweert Mieke Loncke en de facilitymanagers lijken dat ook zelf zo te ervaren. In een recent onderzoek van Iris Jongeel voor de Hogeschool Rotterdam over de evolutie van facilitymanagement in België geven de meeste facilitymanagers aan dat

ze op tactisch niveau werken. En in de grotere bedrijven heeft de facilitymanager vaak al de stap naar het strategische niveau gedaan. Twee grote tendensen hebben daarbij geholpen. Een eerste is de trend om de ondersteunende diensten geheel of gedeeltelijk uit te besteden. De tweede is de gewijzigde rol van het kantoor in de werking van een bedrijf.

Ontzorging door outsourcing De eerste trend zorgt ervoor dat de facilitymanager loskomt van de operationele beslommeringen. Volgens Mieke Loncke heeft dat een rol gespeeld in zijn gewijzigde rol en positie. “In een eerste fase zijn bedrijven individuele diensten gaan outsourcen”, vertelt ze. “Daarna is er de trend gekomen om meerdere diensten af

≤

NIEUWE KOERS BIJ IFMA Na het vertrek van directeur Yves Stevens in juni 2012 zat IFMA Belgium een tijdje zonder dagelijkse leiding. In november 2012 kwam Mieke Loncke, voorheen facilitymanager bij UZA en BASF Antwerpen, aan boord. De nieuwe directeur wil IFMA een

scherper profiel aanmeten: “We zijn een beroepsvereniging voor facilitymanagers. De facilitymanager ondersteunen, is dus onze eerste opdracht. Dat doen we door kennis en inhoud aan te bieden. Vroeger was IFMA vooral een netwerkorganisatie. Netwerken is nog

altijd belangrijk voor onze leden, maar het accent verschuift toch meer naar kennisgeneratie en -overdracht. Concreet doen we dat via werkgroepen rond thema’s, projecten, seminaries en opleidingen. Jaarlijks organiseren we ook de Facility

Awards en de Dag van de Facilitymanager.” IFMA Belgium is een van de 127 afdelingen van de International Facility Management Association die dertig jaar geleden in de VS werd opgericht. IFMA Belgium telt 700 leden.

44 10 OKTOBER 2013 | WWW.TRENDS.BE


VISIE VASTGOED

≤ te nemen bij eenzelfde leverancier. En

nu wint het integraal facility management (IFM) aan belang, waarbij één leverancier de hele facilitaire ondersteuning als een totaalpakket aanbiedt.” Als de facilitymanager de operationele beslommeringen achter zich kan laten, kan hij echt een manager worden. Maar er is nog werk aan de winkel. Claudine Decorte, algemeen directeur van de NV Facility Solutions, onderdeel van de Nederlandse dienstverlener Facilicom, relativeert de tendens naar IFM in ons land. “Het aandeel van IFM in onze omzet is in een paar jaar toegenomen van 5 naar ongeveer 15 procent. Dat is wel een duidelijke groei, maar het is toch ook niet echt booming business. In Nederland ligt dat percentage beduidend hoger.” Volgens Claudine Decorte is er nog veel groeipotentieel voor IFM in België. “Maar”, zegt ze, “vooral bij grote bedrijven is het sociaal passief vaak een onoverkomelijke hindernis. Als de vakbonden sterk staan, ligt outsourcen sowieso moeilijk. Maar dan krijg je soms wel situaties waarbij mensen in uitvoerende facilitaire diensten een hoger loon hebben dan wat ze normaal gezien bij een facilitair bedrijf verdienen.” Kostenverlaging, ook door schaalvoordelen — de facilitairedienstverleners hebben, gezien de grote volumes die ze afnemen, een sterke onderhandelingspositie — is een van de argumenten voor de uitbesteding van facilitaire diensten. Claudine Decorte wijst ook op de expertise die totaalleveranciers in huis hebben: “Het is ons vak. We weten voor de verschillende domeinen heel goed wat er op de markt leeft en beweegt. Het is juist dat een professionele en gemotiveerde facilitymanager die expertise en marktkennis ook wel heeft. Maar in de praktijk is het vaak de veiligheidschef, de CFO of de directiesecretaresse die zo’n uitbestedingsoefening op zich neemt.” Nog een ander belangrijk pluspunt, vindt Claudine Decorte, is de ‘ontzorging’ die een IFM-formule biedt. “Dan heb ik het niet alleen over de operationele aansturing en opvolging, maar ook over alle administratieve processen. Een

klant als Telenet heeft behalve zijn hoofdzetel nog zeventien sites. Dan heb je het al snel over meer dan enkele honderden facturen van onderleveranciers, die wij verwerken en controleren.”

GHISLAIN VANFRAECHEM “Het is geen goed idee het facilitymanagement en ook het outsourcen van de diensten intern toe te vertrouwen aan iemand die het er maar even bijneemt.”

GERMAIN VERBEEMEN “De facilitymanager nieuwe stijl moet dus iemand zijn die op niveau kan communiceren met de ICT-manager, met de personeelsdirecteur en die ook strategisch kan meedenken.”

Samenwerken met IT en HR De tweede trend die de klim van de facilitymanager richting hogere hiërarchische regionen in de hand werkt, is het nieuwe werken. “Met de evolutie naar het nieuwe werken krijgt de facilitymanager een heel andere rol”, stelt Germain Verbeemen van MCS, een specialist in facility management consultancy en software. “Het moet iemand zijn die de brug kan slaan naar domeinen als ICT, human resources en vastgoed. Dat is trouwens een van de belangrijkste conclusies uit de Survey 2020 van CoreNet Global (een organisatie voor vastgoedprofessionals en werkplekspecialisten, nvdr).” Hij voegt er onmiddellijk aan toe dat het nieuwe werken in veel bedrijven gewoon het ‘nieuwe normaal’ is. “De klassieke vaste werkplek is op zijn retour. Als ik in kantoorgebouwen kom, zie ik veel onbemande werkplekken, maar de vergaderruimten zijn meestal bezet. Dat komt omdat de technologie het mogelijk maakt overal en op elk tijdstip te werken. Waarom komen medewerkers dan nog naar kantoor? In de eerste plaats om te kunnen samenwerken met collega’s of externen. Omdat je op kantoor betere tools hebt om samen te werken, bijvoorbeeld een performant videoconferentiesysteem, en omdat je op kantoor beter bezoekers kunt ontvangen...” In die nieuwe context krijgt de opdracht van de facilitymanager een veel strategischer invulling, argumenteert Verbeemen. Volstond het vroeger dat hij iedereen van een vaste werkplek voorzag, dan moet hij de medewerkers nu services bieden, niet alleen op kantoor maar ook op de virtuele werkplek. “De facilitymanager doet dat niet alleen. Voor een deel kom je op het terrein van ICT. In sommige bedrijven staat een werkplek eigenlijk al gelijk met een user acccount. Human resources speelt daar ook een belangrijke rol in, want zo’n context holt ≤



VISIE VASTGOED

≤ het management by control uit. En wat

met de opleiding van nieuwkomers? Hoe kan je leren van je virtuele collega’s... De facilitymanager nieuwe stijl moet dus iemand zijn die op niveau kan communiceren met de ICT-manager, met de personeelsdirecteur en die ook strategisch kan meedenken.” In de IFMA-opleiding strategisch facilitymanagement aan de Erasmushogeschool, waarvan Verbeemen de coördinator is, ligt de focus sterk op die integratie van facilitymanagement met andere strategische departementen. “Voor de generatie Y en de aanstormende generatie Z is wat wij het nieuwe werken noemen eigenlijk een vanzelfsprekendheid”, vervolgt Verbeemen. “Een bedrijf met een facilitaire dienstverlening die daar optimaal op inspeelt, heeft dan een strategische troef om de beste mensen te kunnen aantrekken. Maar ook in de discussie over het langere werken kan de facilitymanager het verschil maken. Want iemand van boven de zestig gaat niet meer zo gemakkelijk dagelijks de files trotseren. Met flexibele

manieren van werken kan je voorkomen dat hij vroegtijdig afhaakt.”

“Een bedrijf met een facilitaire dienstverlening die optimaal inspeelt op het nieuwe werken, heeft een strategische troef om de beste mensen te kunnen aantrekken” Germain Verbeemen

Vastgoedgevolgen De opmars van het nieuwe werken wijzigt volgens Patrick Waûters, directeur facility management consulting bij AOS Belgium, ook de verhouding van de vastgoedafdeling en de afdeling facilitymanagement. “Het nieuwe werken stimuleert de integratie van de twee”, zegt hij. “Neem formules zoals RE:flex van Intervest in Mechelen, The Cressent in Anderlecht of de Regus-kantoren: daar huur je een kantoorplek of een vergaderzaal voor een halve dag of een dag. Je kunt daar de printer gebruiken, de koffieautomaat enzovoort. Dat is een volledig uitgerust kantoor, oftewel de combinatie van vierkante meters — het vastgoed — en de diensten. Het speelt in op dé uitdaging voor de toekomst: de flexibilisering of variabilisering van de dienstverlening. Want de ene dag zit je nog met honderd mensen op kantoor en de volgende dag nog maar met vijftig. Hoe ga je daar in je cateringcontract mee om? Moet je in het ≤

‘NIET ALLE EIEREN IN EEN MAND LEGGEN’ Ghislain Vanfraechem, directeur van de afdeling facility bij EY (de nieuwe naam van Ernst & Young) staat sceptisch tegenover de voordelen van IFM en andere gebundelde formules. Met een team van een zestal mensen verzorgt hij facilitymanagement in de veertig vestigingen van EY in ons land. “Toen ik hier in 2001 begon, deden we nog alles intern”, vertelt hij. “Ik ben dan systematisch alle diensten gaan outsourcen, want daar geloof ik wel in: het is flexibeler, je kunt service level agreements afsluiten, als er iemand ziek is, zorgt de leverancier voor back-up... Dat zijn allemaal voordelen. Maar alle eieren in een mand leggen,

vind ik geen goed idee. Omdat ik niet geloof dat één partij alle expertise in huis kan hebben. Vanuit hun achtergrond hebben ze allemaal hun eigen kernactiviteit, waar ze goed in zijn. Maar ze zijn geen specialist in al de andere diensten die ze, al dan niet zelf, ook aanbieden. Terwijl het toch juist het basisidee van outsourcen is dat je ondersteunende diensten uitbesteedt aan specialisten zodat je jezelf kunt concentreren op je kerncompetenties.” Ook Patrick Waûters heeft bedenkingen. “Er zijn zeer zeker synergievoordelen mogelijk. Maar vaak is het ook zo dat de dienstverleners hun pakket verbreden zonder het te

verdiepen: de samenwerking tussen de verschillende diensten blijft dan soms heel beperkt.” En het argument dat je met één IFM-leverancier het voordeel hebt van één aanspreekpunt, valt in de praktijk nogal eens tegen, beweert Waûters: “Er is inderdaad wel een persoon die de coördinatie op zich neemt, maar als er echt een probleem is, moet je toch vaak de verantwoordelijke voor de cleaning of de catering of het onderhoud hebben.” Ook het controleverlies vinden beide specialisten een nadeel. Waûters: “Hoe meer je uitbesteedt, hoe meer je eigenlijk de controle zou moeten houden. Bij IFM

besteed je niet alleen veel uit, je besteedt het ook nog eens aan één partij uit. Dat creëert toch wel afhankelijkheid. Bovendien laat de rapportage bij sommige spelers te wensen over.” Ghislain Vanfraechem treedt Claudine Decorte wel bij dat IFM voor sommige, kleinere bedrijven een meerwaarde kan betekenen IFM. “Bedrijven zonder een volwaardige afdeling facilitymanagement, en zo zijn er velen, zullen er wellicht baat bij hebben. Het is geen goed idee het facilitymanagement en ook het outsourcen van de diensten intern toe te vertrouwen aan iemand die het er maar even bijneemt.”



VISIE VASTGOED

HET FLEXIBELE KANTOOR De ene dag werken er honderd mensen, de dag nadien slechts vijftig.

≤ bedrijfsrestaurant capaciteit voorzien voor het maximale aantal bezoekers? En in de schoonmaak: moet je drie verdiepingen laten schoonmaken als er eigenlijk maar een in gebruik is?” Ook Germain Verbeemen verwacht dat bedrijven meer en meer (een deel) van hun kantooroppervlakte zullen flexibiliseren. “De kantoorbehoefte kan vandaag heel sterk fluctueren. Met de klassieke huur of leasingcontracten zet je je als kantoorgebruiker vast. Ik denk niet dat het klassieke hoofdkantoor zal verdwijnen, maar het zal wel een andere rol

krijgen en ook minder vierkante meters tellen. Het Brusselse hoofdkantoor bijvoorbeeld als communicatiehub en maatschappelijke zetel. En is vandaag het hoofdkantoor misschien goed voor 80 procent van de kantooroppervlakte, dan zal in de toekomst misschien maar 30

procent zijn, en wordt de overige 70 procent verspreid over negen provinciale satellietkantoren. De huurprijzen liggen daar veel lager dan in Brussel, medewerkers verliezen minder tijd in de files, het is duurzamer... Kortom, niets dan voordelen.” z

INVESTEER IN EEN ICONISCH PROJECT, INCLUSIEF RESIDENTIAL SERVICES. CHAMBON. EEN LUXERESIDENTIE OP EEN HISTORISCHE SITE IN HARTJE BRUSSEL. • UITZICHT OP HOOG RENDEMENT • Uniek historisch erfgoed: een duurzame investering • Prime location in het hart van de Europese hoofdstad • Exclusief dienstenpakket voor uw huurders • Huurprijzen in het hogere segment • Groeiende vraag van expats en naar wonen in het centrum • ALLE INFO OP WWW.THECHAMBON.BE OF 02/201 00 01

DE R ES I

NTI A

L

C E SD I V R S E LUDE INC JAAR NU 2 T I S

GRA


Manusje wordt manager

Recommend Documents