Manager Bedrijfsvoering Admiraal de Ruyter Ziekenhuis (Zeeland) ‘een dynamisch en zich verjongend ziekenhuis met ambitie met ruime mogelijkheden voor innovatie en ontwikkeling op diverse vakgebieden’
ADRZ in ‘t kort Het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis (ADRZ) is hét ziekenhuis voor Midden Zeeland en SchouwenDuiveland, met locaties in Goes, Vlissingen, Zierikzee en Middelburg, met een breed pakket medisch specialistische zorg. Het verzorgingsgebied telt ruim 248.000 inwoners én in de zomer vele toeristen, er werken 160 medisch specialisten en ruim 2000 medewerkers en heeft een omzet van € 169 mio. Een fusie van Stichting Oosterschelde Ziekenhuizen en de Stichting Ziekenhuis Walcheren leidde in 2010 tot het ADRZ. Visie, Missie en Kernwaarden Recent heeft de Raad van Bestuur samen met het Bestuur van de Medische Staf een kerngroep samengesteld van medisch specialisten en lijn/stafmanagers en zich opnieuw gebogen over de koers en het beleid en hebben op basis daarvan onderstaande visie, missie en de kernwaarden op een toekomstbestendig ADRZ beschreven.
Missie Het ADRZ heeft als missie door de juiste medische zorg te leveren in de Zeeuwse Regio een gezonde bijdrage te leveren aan de Zeeuwse leefomgeving en daarmee een constructieve schakel in de zorgketen te zijn. Visie In haar visie stelt het ADRZ dat de juiste medisch-specialistische zorg uitsluitend geleverd kan worden door kwalitatief goed te zijn op inhoud, organisatie en beleving. Zij staat open voor tijdige intake/opvang , diagnostiek, adequate interventie en nazorg. Middels een gezonde concurrerende prijs-kwaliteitverhouding. Kortom breed toegankelijk. Kernwaarden: Het belang van de patiënt voorop stellend:
Samenwerken
Professioneel
Deskundigheid
Betrouwbaarheid
Gastvrij
Concreet Het ADRZ is een ‘zorgplaats’ waar patiënten goed en tijdig geholpen worden in samenhang met netwerkpartners in een gebied van minimaal 800.000 inwoners. Opereert als een opleidingsgericht ziekenhuis. Een “werkplaats” is waar professionals met deskundigheid en enthousiasme samenwerken in een financieel gezonde organisatie die acteert vanuit eigen kracht. En zo een hub-functie vervult naar andere ziekenhuizen.
Tevens is er recent in het ADRZ een aantal relevante ontwikkelingen en marktontwikkelingen vertaald in een aantal majeure projecten. Deze betreffen o.a. kwaliteits-/veiligheidsbeleid, EPIC, planning, een organisatieverbeteringstraject ingezet in de meest ruime zin (cultuur, kwaliteit, veiligheid en gastvrijheid, incl. MD-traject), huisvesting, gezonde financiële bedrijfsvoering en de relatie tussen het ziekenhuis en 1e lijn (huisartsen). In 2012 /2013 heeft op basis van een nieuw competentiemodel een ontwikkel-beoordeling plaatsgevonden van het gehele management. Voor de (her) benoemde- en nieuwe leidinggevenden en medisch vakgroep voorzitters is een uitgebreid scholingsprogramma opgezet. Vanaf het najaar 2014 wordt een structuurverandering in gang gezet; de huidige divisiestructuur (aangestuurd door Sectormanagers) wordt omgezet naar een RVE-structuur, onder duale aansturing van een RVE-voorzitter (medicus) en een Manager Bedrijfsvoering (per 1-1-2015). Structuurwijziging en het belang van voortgang van de benoemde ziekenhuis brede verbeter- en ontwikkelingsprojecten zijn redenen voor uitbreiding. Manager Bedrijfsvoering (kort profiel) De verantwoordelijkheid van de Manager Bedrijfsvoering betreft de bedrijfsvoering (productie, kwaliteit, formatie en omzet) van één of meerdere (2) toekomstige RVE’s en de aansturing van het ‘niet-medisch personeel’. Van de Managers Bedrijfsvoering wordt ‘RVE –overstijgend’ en (strategisch) ‘ziekenhuis-breed’ denken en handelen, en de beoogde efficiency daarvan voor het ziekenhuis verwacht. In combinatie met de RVE verantwoordelijkheid vereist dit een grote mate van flexibiliteit. Dit laatste, mede in het licht van alle veranderingen die op het ziekenhuis afkomen. Deze tactische, strategisch gepositioneerde functie vereist een academisch denkniveau, een sterke, daadkrachtige persoonlijkheid met stevige leiderschapskwaliteiten, maar ook tact, inlevingsvermogen en onderhandelingsvaardigheid om met alle stakeholders te kunnen samenwerken. Van de Manager Bedrijfsvoering wordt verwacht dat hij/zij enerzijds ondersteunend en faciliterend is naar medisch specialisten en dat hij/zij een relatie ontwikkelt met de Vakgroepen. Anderzijds wordt verwacht dat hij/zij mensen vanuit leiderschap stuurt en aanspreekt, een sparringpartner is voor de leidinggevenden, de kaders uitzet en hen verbindt én kan samenwerken met meerdere Vakgroep voorzitters. Door uitbreiding en verdieping (verandering 2012/2013) van verantwoordelijkheden van de Manager Bedrijfsvoering zal een groter pakket verantwoordelijkheden gedelegeerd moeten gaan worden naar de leidinggevenden. In de huidige overlegstructuur maken de Managers Bedrijfsvoering onderdeel uit van het Executive Team (ET) dat verder wordt gevormd door de RvB, Stafvoorzitter en Vicevoorzitter van de Medische Staf en de secretaris van de RvB. Eén maal per week vindt overleg plaats en op specifieke onderwerpen worden experts uitgenodigd.
Het denken in margeverbetering met betrekking tot de financiën, is een mogelijkheid om bij te dragen aan een gezonde financiële toekomst van het ADRZ. Daarnaast draagt de Manager Bedrijfsvoering er verantwoording voor dat werkprocessen effectief en efficiënt herijkt worden of lopende ontwikkelingen op dat terrein geborgd worden. Het ADRZ zoekt eerder een changemanager dan een ‘cost-controller’ die haar kwaliteit en bedrijfsvoering verbetert en medewerkers en medici daarbinnen laat excelleren’’. Een succesvolle Manager Bedrijfsvoering Een succesvolle Manager Bedrijfsvoering heeft een niet al te groot ego en maakt 360 graden om zich heen verbinding. Ook zal hij/zij op een efficiënte manier gebruik maken van de invloed van de medisch specialisten, zoals bij het initiëren van een nieuw idee of het doorvoeren van veranderingen. Hij/zij achterhaalt wie zijn stakeholders zijn, lobbyt en bedrijft op charmante en slimme wijze politiek. Vanzelfsprekend zijn opleiding (academisch niveau) en ervaring (bij voorkeur zowel zorg als bedrijfsleven) belangrijke factoren om de invulling van deze functie tot een succes te maken. Echter daarnaast wordt ook veel waarde gehecht aan persoonlijkheid van de nieuw aan te stellen manager. Gezien de samenstelling en vooral ook de wijze waarop de drie huidige Managers met elkaar samenwerken, is de onderlinge ‘klik’, de aanwezigheid en combinatie van aanvullende competenties en persoonlijkheden van cruciaal belang. Potentieel geschikte kandidaten herkennen zich dan ook in onderstaande karakterschets. Kortom: Een verbindende, besluitvaardige en toegankelijke mensen-manager met een sterke persoonlijkheid die met tact én doorzettingskracht toewerkt naar een effectieve bedrijfsvoering en een efficiënte logistiek waarbij hij/zij oog houdt voor het creëren van synergie op verschillende niveaus. Communiceert helder, onderkent de Zeeuwse cultuur, is overtuigend op alle niveaus en is organisatiesensitief. Analytisch, genuanceerd en in staat rust te brengen. Sterk gefocust op toonaangevende klant- en kwaliteitsgerichte hoogwaardige patiëntenzorg en gastvrijheid. Inspirerend, betrouwbaar, integer, een echte teamplayer die er plezier in heeft de voorbeeldrol uit te dragen, met niet in de laatste plaats een flinke dosis humor en relativeringsvermogen.” En zou bij voorkeur in Zeeland (willen) wonen. Aanbod De functie wordt gewaardeerd FWG 80 conform de CAO Ziekenhuizen. Het ADRZ kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Het betreft een fulltime functie. Voor meer informatie Voor meer informatie over deze functie kunt u terecht bij Nicole Hoksbergen van Crown Gillmore. Zij is bereikbaar via telefoonnummer 033–2858700 of via e-mail:
[email protected]. Reactie en CV kunt u tevens naar dit mailadres sturen.
Profiel uitgebreid Externe ontwikkelingen Even als vele andere instellingen binnen de zorg, wordt ook het ADRZ geconfronteerd met het veranderende landschap van de gezondheidszorg. Belangrijke ontwikkelingen met grote gevolgen zijn de terugtrekking van de landelijke overheid op ‘rand voorwaardelijk’ beleid (budgettair kader, wet- en regelgeving, toezicht). Tevens neemt de sturende rol van zorgverzekeraars als financier van zorg toe, waarbij ze selectiever inkopen. Als gevolg van de gewijzigde wet- en regelgeving, die de komende jaren ingevoerd zal worden, zal intramurale zorg worden vervangen door ambulante zorg en ambulante zorg door maatschappelijk hulp- en dienstverlening. Zorg die nu nog door tweedelijns zorgaanbieders (ziekenhuizen, ggz-instellingen en verzorgings-/verpleeghuizen) wordt verleend, wordt deels naar eerstelijns zorgaanbieders overgeheveld. Daarnaast is er sprake van professionalisering van medische zorg via de ontwikkeling van richtlijnen en zorgstandaarden door kwaliteitsinstituten en beroepsorganisaties, beroepsnormen door wetenschappelijke verenigingen, protocollering klinische registraties, nieuwe diagnostische- en behandelmethoden en medische technologie. Dit leidt ertoe dat aan de organisatie van zorg steeds meer en hogere eisen worden gesteld (bv. invoering kwaliteits- en veiligheidssystemen, stroomlijning van logistieke organisatie, invoering van normen voor goed bestuur, transparantie en afleggen van verantwoording aan stakeholders). Derhalve wordt monitoring op basis van een adequate registratie, evaluatie op basis van indicatoren en verbetering van zorgverlening steeds belangrijker.
Interne ontwikkelingen Niet in de minste plaats is bepaald dat het huidige besturingsmodel een aanscherping vereiste, niet alleen in structuur, maar ook de wijze waarop (ook ziekenhuis brede strategie) met elkaar wordt samengewerkt. Dit heeft consequenties voor het menselijk kapitaal. Zij zijn het die de doelen met elkaar moeten realiseren en dienen daarvoor voldoende geëquipeerd te zijn en gelegenheid te krijgen zich te ontwikkelen. Het ADRZ is een opleidingsgericht ziekenhuis. De medisch specialistische zorg voldoet aan de geldende medische normen. Het ADRZ is een level 2 erkend ziekenhuis. Daarnaast is middels het project “patiëntvriendelijke logistiek” gestart. Het is bezig met een grootscheepse cultuurverandering. Laatstgenoemde heeft betrekking op de behoefte aan verandering van het individuele gedrag en de heersende cultuur binnen de organisatie. Derhalve is in 2012 een omvangrijk organisatie- en ontwikkelplan voor alle leidinggevenden in werking getreden. Hierbij is gekeken of de leidinggevenden in staat waren om de noodzakelijke cultuurverandering te kunnen sturen en begeleiden. Een ander groot project bij het ADRZ is de nieuwbouw in de Mortiere (gemeente Middelburg), welke de huidige locatie in Vlissingen moet gaan vervangen. Het nieuwe ziekenhuis voor laagcomplexe zorg c.q. dagbehandeling zal vanaf 2017 voor alle patiënten uit Zeeland en daarbuiten goed bereikbaar zijn.
Het ADRZ heeft zichzelf de volgende ambities gesteld: ADRZ;
Hét ziekenhuis voor alle medisch specialistische zorg, waarvoor iedereen in Zeeland kiest;
Een uitdagend ziekenhuis voor professionals;
Eén van de toonaangevende regionale ziekenhuizen van Nederland en Vlaanderen;
Groeit uit tot een opleidingsziekenhuis.
Samenwerkingsverbanden Het ADRZ werkt in Zeeland samen met alle reguliere zorgverleners in de eerste, tweede en derde lijn. De curatieve disciplines in de eerste lijn zijn voor het ADRZ de belangrijkste zorgverleners, gezien hun rol in de medische zorg en het toenemend belang van eerstelijnszorg door ambulant sering van de zorg. Het ADRZ sluit met de curatieve eerstelijns disciplines, dat wil zeggen huisartsen, apothekers en wijkverpleging, brede meer jaren overeenkomsten om tot structurele samenwerking te komen. Daarnaast levert het ADRZ een substantieel deel van de medisch specialistische zorg samen met andere klinieken en omliggende ziekenhuizen. Tevens zoekt het ADRZ structurele samenwerking met topklinische ziekenhuizen als het Amphia Ziekenhuis en het Albert Schweitzer Ziekenhuis alsmede het Erasmus Medisch Centrum (universitair ziekenhuis).
Organisatiestructuur De huidige organisatiestructuur is nog opgezet vanuit drie sectoren nl. Beschouwend, Snijdend en Acute Zorg plus OK-Complex en het Medisch Facilitair bedrijf en alle ondersteunende stafdiensten als Finance & Control, ICMT, PO&O, bestuur bureau, Bestevaer en Inkoop & Demand. Als gevolg van de marktveranderingen en de ontwikkelingen die de organisatie doormaakt, gaat er een geleidelijke migratie plaatsvinden met als gevolg dat zorg gerelateerde afdelingen worden geherstructureerd binnen zes tot acht RVE’s, die ieder geleid zullen gaan worden door een Medisch Manager (voorzitter) en een Manager Bedrijfsvoering (dualiteit); een verandering naar een gedecentraliseerd besturingsmodel. Hierin zal de Raad van Bestuur eindverantwoordelijk zijn voor de strategie, voor de besturing en voor de integrale medisch inhoudelijke en organisatorische bedrijfsvoering van het ziekenhuis. Het Bestuur van de medische staf bewaakt de ontwikkeling van de medische professie (zorg, opleiding, onderzoek) en adviseert de Raad van Bestuur hierover. De Raad van Bestuur wordt bij de inrichting en vertaling naar ADRZ breed beleid ondersteund door het RVE-management en stafdiensten. De uitvoering vindt plaats binnen de RVE’s. Het ADRZ zal zich ontwikkelen naar een ziekenhuis met resultaatverantwoordelijke eenheden, waarbij het ondernemerschap zo diep mogelijk in de organisatie ligt.
Manager Bedrijfsvoering Binnen het ADRZ is er behoefte aan het tonen van leiderschap, het tonen van een realistische visie en ambitie over wat men wil bereiken, aan heldere communicatie naar het personeel ten aanzien van de verwachtingen en betrokkenheid van personeel bij de concrete invulling en daadkrachtige, eerlijke en consequente managing van zorg en/of stafafdelingen. De Manager Bedrijfsvoering zal verantwoordelijk zijn voor een tweetal Resultaatverantwoordelijke Eenheden (RVE’s). Hij/zij dient samen met de collega managers RVE richting en sturing te geven aan verandermanagement zowel in cultuur, gedrag als processen. Tevens is er een zevental ziekenhuis brede projecten gedefinieerd, die mede moeten worden geleid en geïmplementeerd door de managementlaag onder de Raad van Bestuur (de Manager Bedrijfsvoering).
Kernwaarden voor alle medewerkers:
passie en ambitie;
werken aan duurzame relaties vanuit vertrouwen en respect;
initiatief nemen, ondernemend zijn en verantwoordelijkheid nemen voor het eigen handelen;
samenwerken en kennis delen met collega’s.
Hierbij worden de volgende kerncompetenties voor leidinggevenden gevraagd:
plannen en organiseren;
besluitvaardigheid;
voortgangsbewaking;
overtuigingskracht;
samenwerken;
coachend leidinggeven;
omgevingsbewustzijn;
resultaatgerichtheid;
organisatieloyaliteit;
ondernemerschap
Resultaatverantwoordelijkheden: 1.
(Mede) opstellen en realiseren jaarplan ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Resultaatindicatoren:
Input voor het jaarplan van de RVE is geleverd;
Ontwikkelingen op het eigen vakgebied zijn tijdig gesignaleerd, beoordeeld op consequenties voor de unit en vertaald naar de bedrijfsmatige aspecten op het vlak van patiëntenzorg, kwaliteit en veiligheid, medewerker, opleiding, onderwijs & onderzoek en interne processen & financiën;
Managementrapportages zijn tijdig en correct opgeleverd;
Afdelingshoofden zijn ondersteund bij het vertalen van het jaarplan naar operationele afdelingsplannen met heldere en meetbare doelstellingen op het gebied van productie, kwaliteit, patiënttevredenheid en medewerker tevredenheid;
Periodieke overleggen met de afdelingshoofden over de realisatie in de afdelingsplannen hebben plaatsgevonden;
Processen binnen de RVE zijn bewaakt, geanalyseerd en er is tijdig ingegrepen;
Naleving SLA’s met Stafdiensten is gemonitord; afwijkingen zijn gesignaleerd en verbeteracties zijn besproken met de Medisch Manager en/of de Stafmanager;
Doelstellingen ten aanzien van de bedrijfsvoering in het jaarplan zijn gerealiseerd;
Begroting is bewaakt en afwijkingen zijn tijdig gesignaleerd en besproken met de Medisch Manager.
2.
Adviseren Medisch Manager en Raad van Bestuur ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Resultaatindicatoren:
Medisch Manager is tijdig en correct geïnformeerd over de stand van zaken ten aanzien van de bedrijfsvoering en de realisatie van het jaarplan;
Verbeteracties om de realisatie van de doelstellingen te bevorderen zijn aan de Medisch Manager en waar nodig aan de Raad van Bestuur voorgelegd. De belangen van de RVE zijn vertegenwoordigd in het ET-overleg;
Relevante ontwikkelingen binnen het werkveld zijn vertaald naar beleidsinitiatieven ter verbetering van de bedrijfsvoering binnen het ADRZ;
Bijdrage aan het strategisch ADRZ-beleid op het gebied van de bedrijfsvoering is geleverd;
Strategisch beleid en initiatieven zijn getoetst op haalbaarheid ten aanzien van de bedrijfsvoering;
Bijdrage aan ziekenhuis brede projecten is geleverd in rol van projectleider en/of projectmedewerker.
3.
Leidinggeven aan de RVE.
Resultaatindicatoren:
De medewerkers van de RVE’s zijn aangestuurd, gemotiveerd en gesteund in de ontwikkeling binnen het eigen functioneren;
De vastgestelde HR-cyclus (waaronder jaargesprekken) en PDCA-cyclus (jaarplan, begroting, kwaliteit kaders) zijn uitgevoerd;
MTO, verzuim- en verloopcijfers zijn binnen de overeengekomen marges;
De kwaliteit van de medewerkers en de dienstverlening is conform de overeengekomen marges;
Het opleidingsbeleidsplan is conform afspraak gerealiseerd;
Werkgeversfunctie voor het niet-medisch personeel is conform afspraak gerealiseerd.
Focus in de functie De Manager Bedrijfsvoering en de Medisch Manager treden als duo naar voren, dit betekent een gezamenlijk optreden naar de RVE, de vakgroep en naar de staven. De focus in de functie ligt op:
Visie uitdragen: Verhalen vertellen;
Ondernemen: Van buiten naar binnen denken en marktkansen pakken;
Verbinden: Het bevorderen van effectieve samenwerking in de unit, tussen units en met de staven.
Functie-eisen en achtergrond:
Academisch werk- en denkniveau;
Gewend om met professionals te werken;
Ruime ervaring met integraal (lijn)management en het aansturen van een groot organisatieonderdeel in een complexe (zorg)organisatie;
Ruime ervaring met bedrijfsvoering.
