Lean en de federale optimalisering “Beter doen met minder”
De integratie van de dienstverlenende processen binnen de verticale FOD’s en andere federale organisaties.
Naar een organisatie met een nieuw DNA Ben Smeets, DG a.i. Organisatie- en Personeelsontwikkeling
Overheid in verandering
2
Louis Camu En tant que commissaire royal, il a développé le nouveau statut (AR du 2 octobre 1937). Le but était d’éliminer l’arbitraire politique dans le recrutement et de construire un corps fonctionnaires professionnels, compétents et apolitiques .
A donné lieu à une bureaucratisation
! Objectivation et sécurité juridique 3
1. New organizational structure
Better employer
3. A modern vision for human resources
& Better services 2. New management culture
4. New way of working
4
Ligt de kunst van veranderen niet veeleer in de kunst van het verbinden en het overstijgen van de klassieke dilemma’s
zoals de keuze tussen een deel of het geheel; de inhoud of de betekenis; de ratio of de emotie ?
5
Federaal regeerakkoord 9 oktober 2014 De ambitie van deze regering is te zorgen voor een
dienstverlening met de hoogst mogelijke kwaliteit en performantie en de beste verhouding prijs/kwaliteit. »Daartoe vereenvoudigt de federale overheid haar structuren, »Zijn kostenefficiëntie, klantgerichtheid en innovatie leidmotieven. »Worden de werkprocessen kritisch bekeken vanuit de lean-filosofie.
6
Optimalisatie van de federale overheid CMR juli 2015
• Verbetertrajecten
• Tastbare resultaten • Meer doen met minder
• Piloten • Eenduidige aanpak • Snelle opschaalbaarheid
7
Eerste golf: Zes trajecten 1. Centraal gecoördineerde federale aankopen 2. Inning van overheidsinkomsten 3. Vastgoedpatrimoniumbeheer van de overheid 4. Operationele excellentie in het domein Veiligheid
5. Operationele excellentie in het domein Gezondheid 6. Integratie van de dienstverlenende processen binnen de verticale FOD’s en andere federale overheidsdiensten (horizontale integratie)
8
TRAJECT 1
Centraal gecoördineerde aankopen
DOELSTELLINGEN: efficiëntie bij aankoopprocessen;
betere prijzen bij aankopen (schaalvoordelen, standaardisatie, grotere concurrentie..); participatiegraad KMO; sociale economie; digitalisering via e-Procurement.
9
TRAJECT 1
Centraal gecoördineerde aankopen
DOMEINEN: • verder werkingskosten optimaliseren (costing out) • Uitwerken en implementeren centraal gecoördineerde aankopen: • Uitgewerkte aankoopprocessen en -procedures, • Samenwerkingsverbanden • Horizontale Aankoopfunctie:
Adviesfunctie en expertisecentrum Opdrachtencentrale e-Procurementplatform prijzenobservatorium 10
TRAJECT 6
Horizontale Integratie
DOELSTELLING: optimaliseren van de dienstverlenende processen binnen alle verticale FOD's en andere federale organisaties.
DOMEINEN:
• HR: loonadministratie, opleiding, loopbaanbeleid, arbeidsvoorwaarden, organisatieontwikkeling, selectie; • IT: infrastructuur, applicaties, business process optimalisatie, digitalisering; • Communicatie: corporate communicatie, branding; • Budget, boekhouding, administratieve en begrotingscontrole; • Facility management. 11
Optimalisatie AANPAK:
• Identificatie van behoeften/noden • Optimalisering van (kern-)processen
• Vormen van samenwerking met de “klanten” • Value case RESULTATEN:
Een herschikking van activiteiten op een centraal of decentraal niveau Keuzes in functie van toegevoegde waarde Nieuwe activiteiten 12
Optimalisatie Voor onze klantorganisaties • Wettelijke opdrachten • Juiste dingen goed doen toegevoegde waarde / effectiviteit
• Effectieve taakverdeling tussen klant en horizontale structuur
• Nieuwe vormen van samenwerken • Samen sturen (co-gestion) • Lean management: permanent verbeteren • opstap naar een betere federale overheid
13
14
Horizontale structuur een organisatie met een nieuw DNA
Streng cultuur, waarden en leiderschap
Streng structuur
Slimmer en slanker
Nieuwe uitdagende jobs voor ieder
Samen nadenken en werken hieraan 15
Horizontale Structuur Integratie van de bestaande 4 horizontale FOD’s + Regie der Gebouwen mee beheerd door de interne klanten Ondersteuning
Controle
Facility
GEREALISEERD: 1 januari 2017 16
Capacity building: 5 priority axes Leadership development
Develop client relations & partnerships
Stimulate commitment of our clients
Develop the competencies & talent
Develop involvement en availability of the staff
Master the coherence of the strategies and policies
Client
Deliver results & measure performances
Develop strategy
Develop an agile & creative organization
Manage processes, results & desired outcomes 17
Betekenis van « Lean » voor transformatie Een operationele uitmuntendheid door het
verbeteren van de dienstverlening aan de gebruiker én van de werkvooraan de gebruiker geleverde dienstkwaliteit
waarden, in een context van beperkte middelen. Aanpak is op maat van de behoeften bij de administratie.
LEAN
werkomstandigheden bij de jobuitvoering door de ambtenaren
Integratie van de beperking op de middelen
18
Kenmerken van goede verbeterprojecten: Het project concentreert zich op een proces, een keten van activiteiten. Het leidt tot een concreet resultaat. Er is een klant met een behoefte en een concrete output, tastbaar en meetbaar. Het betreft bij voorkeur een transversaal proces waar meerdere personen/partijen tussenkomen. Het proces is voor verbetering vatbaar. Er is potentieel op gebied van de doorlooptijd, de kosten, de kwaliteit t.o.v. klantverwachtingen, … Het project is belangrijk voor de organisatie en het management. Het proces behandelt een belangrijk volume aan transacties. Het project is te realiseren in een middellange periode. De scope wordt hiervoor beperkt. 19
vouloir
savoir
savoir faire
Optimalisering steunt op
Ondernemerschap en vertrouwen
