Kaba Város Önkormányzata
Pályázati intézkedési terület: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása
Dokumentum: Tanácsadói dokumentum II.
ÁROP-1.A.5-2013-2013-0052
Az ÁROP 1.A.5-2013 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára” elnevezésű projekt Kaba Város Önkormányzatánál a sztenderdizálás átvilágítása és operatív javaslatok kidolgozására irányuló projekt keretében megtartott work-shopok és vezetői konzultációk tartalmi összegzését és eredményeit adjuk át jelen dokumentumban. Az előző tanácsadási rendezvények során befejeztük a szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálatát, három kiválasztott folyamat áttekintését és a jelenleg felmerülő problémák vizsgálatát. Az Önkormányzat részéről megfogalmazódtak már kezdetben is elvárások, működésfejlesztési igények, előre karakterizált célkitűzések: •
átfutási idők csökkentése a hivatali munkafolyamatokban, gyorsabb hatékonyabb ügyintézés (adó, szociális, gyámügyi ügyekben), adóhatározatok szerkeszthetőségének megoldása,
•
ügyek nyomon követhetőségének biztosítása megfelelő szabályozás és támogató alkalmazás révén,
•
posta és dokumentumkezelés egyszerűsítése, hatékonyabbá iktatóprogram használata minden ügyintéző számára,
•
hivatali belső szervezeti egységek (igazgatási osztály, pénzügyi osztály) között az együttműködés javítása, koordináció,
•
testületi munka hatékonyságának javítása támogató szoftver segítségével (ülések, határozatok, határidők nyilvántartása),
•
ügyintézők feladatainak és felelősségi körének pontos meghatározása,
•
éves költségvetési tervezési folyamat fejlesztése,
•
ellenőrzési folyamatok kidolgozása,
•
képviselő-testületi és hivatali szervezetek együttműködési folyamatainak fejlesztése, kiterjesztése a civil és vállalkozói szférára.
tétele,
Több interjút is készítettünk a változások fontosságának priorizálása, valamint a helyi, egyedi folyamatok jobb megértése érdekében. Mielőtt mélyebben megismertük volna az Önkormányzat kapcsolatrendszerét, belső iratokat megvizsgáltuk:
-
szervezeten belüli, közelmúltbeli vizsgálatok, ellenőrzések dokumentumai.
-
belső utasítások, rendelkezések, előírások,
-
beszámolók, jelentések, szervezeten belüli levelezések,
-
értekezletek; tanácskozások, gyűlések jegyzőkönyvei,
-
nyilvántartási adatok, nyilvántartás alapját képező egyéb dokumentumok,
-
személyi anyagok,
-
ügyfelekkel kapcsolatos dokumentumok, közérdekű panaszok, bejelentések.
Áttekintettük az Önkormányzat hatókörében lévő szervezetek folyamatait és kölcsönhatásait a teljes kép megalkotásának érdekében. Az első néhány alkalommal inkább a hagyományos, visszafogott és kockázatkerülő evaluatív stratégiai eszközöket használtunk és igen lassan lehetett csak bevezetni az innovatívabb, jövőkép-vezérelt stratégiai elemzéseket és az azokhoz kapcsolódó javaslatok kidolgozását. Ennek keretében vizsgáltuk meg az ügyintézési folyamat egyes elemeit (kik, mely szervezetek ill. személyek végzik), majd a folyamat elemeit kronológiai és logikai szempontból (milyen sorrendben, egymásutániságban jelennek meg), végül azt, hogy milyen szabályozás alapján végzik az ügymenet egyes mozzanatait. Nehéz volt az építő kritika nyílt légkörét megteremteni, ami után azonban már el lehetett indulni egy részletezőbb elemzés és alaposabban felépített vízió irányába.
POLGÁRMESTER
BELSŐ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ FÜGGETLEN, KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓ
PÉNZÜGYI OSZTÁLY VEZETŐJE: OSZTÁLYVEZETŐ
8 FŐ PÉNZÜGYI, GAZDÁLKODÁSI FELADATOT ELLÁTÓ ÜGYINTÉZŐ 2 FŐ ADÓIGAZGATÁSI FELADATOT ELLÁTÓ ÜGYINTÉZŐ
POLGÁRMESTERI HIVATAL VEZETŐJE: JEGYZŐ
IGAZGATÁSI OSZTÁLY VEZETŐJE:OSZTÁLYVE ZETŐ
7 FŐ ÜGYINTÉZŐ - 1,5 FŐ ANYAKÖNYV, NÉPESSÉGNYILVT., IPAR, KERESKED.; - 2 FŐ SZOCIÁLIS ÜI.; - 1 FŐ ÉPÍTÉSÜGYI ÜI.; - 1 FŐ TELEPÜLÉS MENEDZSER; 1 FŐ ÜGYFÉLSZOLGÁLAT OS 0,5 FŐ SZEMÉLYÜGYI ÜI.
A Yabai Polgá Polgármesteri Iivatal szervezeti felé felépítése, alá alá- és fölérendeltsé rendeltsége, munkamegosztá munkamegosztás szerinti tagozó tagozódása
TITKÁRSÁGI OSZTÁLY: VEZETŐJE: ALJEGYZŐ
1 FŐ ÜGYINTÉZŐ, 1 FŐ ÜGYKEZELŐ
Jelenlegi, helyi civil szervezeteknek nyújtott támogatások átvilágítása
Kaba esetén a település mérete és a civil szervezetek száma magyarázza, hogy a támogatás rendje – bár igyekszik megfelelni minden országos szabályzásnak – mégis egy sok éve kialakult rendszerben, többnyire informális-jellegű keretek között zajlik, a kötelező, minimális adminisztráció elvégzésével.
JELENLEGI GYAKORLAT Folyamat elindítása: Kérvény civil oldalról
MEGJEGYZÉS
Az önkormányzati stratégiával összhangban és a civilekkel folytatott párbeszéd alapján
Támogatási szerződés Cél meghatározása a helyi feladatok jobb koordinációját teszi lehetővé. MEGVALÓSÍTÁS (ezt nem ellenőrzik!!!)
Támogatási szerződés
JAVASOLT MÓDOSÍTÁS
Folyamat elindítása: Pályázati kiírás Önkormányzat oldaláról A pályázatokban az önkormányzat határozza meg a támogatási célt, ezért tervezhetőbb és átfogó
A megvalósítás Monitoring-rendszer folyamatát szakmai kidolgozása szempontból is javasoljuk ellenőrizni és monitoringozni. Az elvárásokat sztenderd
Cél meghatározása
rendszerben kell megfogalmazni.
Feltételrendszer:
A megvalósult pályázatokról részletes, fényképes beszámoló jelenjen meg a kaba.hu honlapon.
•
pénzügy köti a szerződést,
Kiszámíthatóság
Aki nem tud elszámolni, Átláthatóság az nem kaphat újra Disszemináció biztosítása támogatást (ez jelenleg is így működik.).
Együttműködés a civilekkel a megvalósításban.
MEGVALÓSÍTÁS (ezt nem ellenőrzik!!!)
Elszámolás
Ellenőrzést belső ellenőr végzi: ellenőrzés során a civilek és az önkormányzat munkáját is felülvizsgálja.
Monitoring-rendszer alkalmazása a teljes folyamaton.
Támogatói szerződéskészítési folyamatok
JELENLEGI HELYZET Indító ok elkészül/módosul
Szükséglet felmerülés
IDEÁLIS CÉL szerződés Tudatos, jogilag előkészítés
megalapozott
Stratégia, koncepció alapján pályázat
kiírása Testületi döntés Folyamatos szerződések
(meghosszabbítandó) Évente új pályázatok
Ajánlatkérés/szerződőpartner kiválasztási folyamat
célok,
átfogalmazott
Pályázati felhívás után mérőszámokkal előre meghatározott összehasonlítási módszerrel szerződőpartner kiválasztási folyamat
Partner határozza meg a szerződés Az önkormányzatnál a jogi ügyekkel formáját (kész szerződéstervezet, foglalkozó személy – esetleg az adott terület szakértőivel való konzultáció esetleg az önk. módosít) után - állítja össze a szerződést. Partner kérheti a módosítást, amely jogi/szakmai felülvizsgálat után bekerülhet a szerződésbe.
Véglegesítés, aláírás
Véglegesítés, aláírás Megvalósítás monitoringja
Teljesítésigazolás (kisebb tételeknél maga az önkormányzat igazol, nagyobb beruházásoknál, pályázatoknál külső szakember), FOLYAMAT LÉPÉSEI FELCSERÉLŐDNEK!
kifizetés
Megvalósítás szakmai és gazdasági ellenőrzése
Megvalósítás ellenőrzése
kifizetés
Példa arra is van, hogy már létezik jól működő együttműködés az Önkormányzat és a civilek között: hogy egy közös pályázat keretében a Kabai Meteorit Sportegyesületet a lokális sportfejlesztési program alapján a Magyar Labdarúgó Szövetség is támogatásban részesítette 1 Ez azt jelenti, hogy külső erőforrás bevonását tette lehetővé a projekt.
Javaslat A helyi civil szerveződések minden jóléti államban valódi lehetőséget jelentenek önkormányzati programok komplex megvalósítására. A helyi önkormányzatok sokoldalú „eszközként” tekintenek az egyesületekre, alapítványokra, plusz erőforrásként, melyek képesek olcsó és rugalmas feladat-végrehajtóként működni, helyi problémára innovatív és hatékony válaszokat adni, melyekre a közigazgatás merevebb keretei és szűkebb lehetőségei miatt nem képes.
1
a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény 71. §-ának (1) bekezdése, a sportról szóló 2004. évi I. törvény 22. § (2) bekezdésének fa) pontja, a társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvény 22/C. §-a, valamint a látvány-csapatsport támogatását biztosító támogatási igazolás kiállításáról, felhasználásáról, a támogatás elszámolásának és ellenőrzésének, valamint visszafizetésének szabályairól szóló 107/2011 (VI.30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kormányrendelet) 4. §ának (5) bekezdése alapján
Javasolnánk, hogy a Kabai Önkormányzat is sokkal nagyobb lehetőséget lásson a területén és a környéken működő civil szféra szerveződéseiben, melynek tagjai és csoportos formációi kevés pénzből is aktívan képesek lehetnek lokális igényekre és problémákra reagálni.
Jelenleg a Kabai Önkormányzat az általa ismert és nyilvántartott civil szervezetek számára a sokéves „szokásjog” alapján oszt ki támogatásokat. A folyamat nagyjából mindig hasonló, de kialakulása nem volt tervezett és átgondolt, ezért mégsem mondható, hogy megfelel bármiféle elvi követelménynek, vagy valamilyen módon sztenderdizálva lenne: A jelenlegi folyamat az, hogy az éves önkormányzati költségvetés tervezése előtti időszakban beadják a civilek a támogatási igényt (ennek befogadása és maga a támogatás is önként vállalt önkormányzati feladat), vagy egyedi esetekben kérhetnek év közben is pénzügyi támogatást. (Indok lehet pl.: Kaba népszerűsítése, sportesemény.)
A helyi civilszervezetek támogatói kérelmet, vagy problémájuk esetén gyors segítségre egyfajta méltányossági támogatási igényt nyújtanak be az önkormányzathoz (például hirtelen adódó, átmeneti likviditási probléma esetén). A közgyűlés dönt a támogatásról.
Ez egy helyi gyakorlat során kialakult, protokoll nélküli helyzet, amely bizonyos szempontból működőképes, de nem felel meg bizonyos kívánalmaknak, mint például a kiszámítható, átlátható, esélyegyenlőséget biztosító és tervezhető támogatási rendszernek. Javasoljuk továbbá szétválasztani a civil szervezeteknek nyújtott működési támogatásokat és a konkrét projektekre, önkormányzat által meghatározott feladatokra megnyerhető és kiosztott támogatásokat, mert e kettőnek mind a költségtípusai, mind az ebből következő ellenőrzése is különböző. Mindkét támogatást, azaz a működési támogatásokat és a konkrét projektekre, önkormányzat által meghatározott feladatokra megnyerhető és kiosztott támogatásokhoz csak pályázati úton, súlyozott pontozásos értékeléssel lehessen hozzájutni. Így a későbbi monitoringot is meghatározza majd adott pályázat a szervezet által megírt szövege. Kivételt képezhet bizonyos sürgős önkormányzati program megvalósításához kapcsolódó támogatás, illetve a civil szervezet nagyon megalapozott, külön kérelme alapján az Önkormányzat testülete által jóváhagyott kisösszegű támogatás. Szóba jöhet még természeti támogatás is, mikor például az Önkormányzat saját nem pénzügyi forrásaiból juttat a civilek fenntartása, munkájának végzése érdekében segítséget, ilyen lehet például az üres ingatlanok piaci ár alatti bérleti díjért, vagy ingyenesen történő rendelkezésre bocsátása. Ennek a lehetőségnek egy továbbfejlesztett változata lehet egy civil inkubátorház, mely akár járási hatókörben a környékbeli települések civiljeit is összefoghatja, közös lehetőségeket nyújtva számukra. Érdemes lenne a célcsoportot irányítottan kiterjeszteni a fiatalok felé (a felmérés szerint jelenleg az idősebb korosztály bevonása szignifikánsan sikeresebb a civil szféra aktív életébe). Ez Kaba megtartó-, és vonzerejét is növelheti a családok, fiatalok számára. Ha a Kabai Önkormányzat – mint kezdeményező – a non-profit szervezeteket jobban bevonja a programjai szervezésébe (pl.: helyi civil kerekasztal létrehozása), esetleg a döntéshozás folyamatába is, amikor ez releváns lehet (helyi stratégiák kidolgozása, kulturális, sport, szociális, életmódbeli kérdések stb…), akkor aktívabb részvételt biztosíthat. Ez kihat a lakosság tudatos, lokálpatrióta viselkedésére, javítja a környezethez és a közügyekhez való attitűdjüket és egyben az elégedettségüket is az önkormányzat munkájával kapcsolatban.
Jelenleg Kabán civil koncepció nincs, azonban van Partnerségi Együttműködési Szabályzat, ami a Településrendezési Terv készítéséhez jött létre, és szabályozza, hogy hogyan vonják be a lakosságot, vállalkozásokat, civileket a TRT készítés folyamatába. Ezen felül egy kis kapcsolódás van a Szociális Szolgáltatástervezési Koncepcióban, azon belül is a szociálpolitikai kerekasztal egyik tagja a Nyugdíjas Egyesület (mint civil szervezet) képviselője. Javasoljuk, hogy rendezzenek „Partnerségről szóló” rendezvényt, amelyen átbeszélik, hogy meddig és milyen civil szervezeteket enged beleszólni a döntéshozatalba a Hivatal. Például: szemétgyűjtést bizonyos civil szervezetekkel – partnerség keretén belül. Ezek esetében fontos kiemelni, hogy véleményformálási lehetőséget is biztosítsunk a civilek számára, amely tovább erősíti a partnerségi kapcsolatot. Érdemes lehet civil referenseket is kijelölni, ezáltal mélyíteni a partnerséget. Nem elhanyagolható szempont az sem, hogy forrást tud allokálni az önkormányzat azzal, hogy a civil szervezeteket bevonjuk az önkormányzati rendezvényekbe. Ennek továbbgondolásaként érdemes megfontolni, hogy bizonyos feladatokat kiszervezzenek a civilek, önkéntesek számára. Továbbá javasoljuk szabályozni az ÁH rendszeren kívülre juttatott támogatások folyamatát egy támogatási szabályzattal – hogyan történik egy támogatási szerződés benyújtása – ezzel transzparenssé teszi, hogy milyen módon – hozadék: közpénzek felhasználásának transzparenciáját, javítja a pénzügyi nyilvántartásokat. A kompetenciák feltérképezését javasoljuk a Hivatalnál, amelynek eredményétől függővé tesszük, hogy mely területek esetén van szüksége a Hivatalnak külső szakértő bevonására, és mely területeken oldható ez meg belső forrásból, annak érdekében, hogy a működés gördülékeny és hatékony legyen. Így ennek függvényében érdemes megfontolni a külső szakértők létjogosultságát. Összességében javasolt egy nagy volumenű civil koncepció kidolgozása, amelybe valamennyi bejegyzett civil szervezetet be kell vonjanak, annak érdekében, hogy hatékonyan és jól működjön. A nyitottabb, aktívabb kapcsolatrendszer a jövőben új lehetőségeket jelenthet közös pályázatok megírására és megvalósítására, az önkormányzati feladatok további kiszervezésére, a szervezetek erőforrásainak hatékony kihasználása válik lehetővé jó együttműködések esetén, így a civil szervezetekben tevékenykedő, elhivatott szakértők bevonására is, hogy támogassák tudásukkal az Önkormányzat munkáját.
PROBLÉMA FELTÁRÁSA A legtöbb beérkező papír iktatásra kerül, kivéve a számlák, bankszámlakivonatok, szóróanyagok, ezáltal nem visszakereshető. Beérkeztetés esetén az azonos tartalmú, feladójú, de különböző módon beérkezett küldeményeket nem szűri ki a rendszer (pl. ha valaki e-mailben, postán is beküldi) ez okozhat redundanciát és a visszakereshetőséget is nehezíti. Hibalehetőség egy beérkező küldeménynél az ügyszám szerinti azonosítás hiánya. Nem minden esetben ismerik az előzményeket, ezért több szálon is fut,. Sztenderdizálása az ügyintézési folyamatnak a hiánya (kivéve a szociális ügyintézés területe, amely jól működik).
Az iratok raktározása nem megoldott. Öt helyszínen van: garázs, iskola, iroda… stb., ahol van szabad hely. Jelenleg ezeknek a helyiségek zárhatósága, biztonsága nem megfelelő, zsákokban vannak elhelyezve a 25 évig őrzendő iratok. Ez nem mondható biztonságos megoldásnak (illetéktelenek, penészedés, nyirkosodás) Mely iratok tárolása szorul megoldásra? Jelenleg: - pályázati iratok - szerződésekkel kapcsolatos iratok támogatás fenntartásra, évente megállapodás és ellenőrzés
Közigazgatás-szervezési elemzési és tervezési módszertan eszköze: Ügymenetvizsgálat
SZTENDERD FOLYAMAT, ELŐÍRÁS Az ügyiratkezelés folyamata az átvételtől az iktatásig:
1.
KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE,
Központi iktató veszi át a. küldeményeket.
2.
ÁTVÉTEL IGAZOLÁSA
Az átvétel tényét az ügyfél részére az iktatóbélyegző lenyomatával, vagy az ügyfélszolgálati irodán átvételi elismervénnyel igazolni kell, amennyiben az iratot személyesen nyújtotta be.
3.
BONTÁS,
Ha a felbontáskor kitűnik, hogy az irat mellé be nem ragasztott illetékbélyeg vagy egyéb érték is van, akkor e tényt az iratra rá kell vezetni.
4.
ELOSZTÁS,
A beérkezett iratokat a kezelő naponta többször is köteles az elosztásra jogosult szerv vezetőjének átadni, hogy az ügyintéző kijelölése mielőbb megtörténhessen és ezután az irat iktatható legyen.
5.
IKTATÁS:
A beérkezett irat lényegében iktatással kerül az ügykezelési nyilvántartásba. Az iratot a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni
JAVASLAT
Jelenleg alszámos iktatás működik, adott ügyiratot a főszám fog össze, így a teljes ügy iratanyaga egyben is visszakereshető. Az így nyilvántartott ügyeknek a felelőse/ügygazdája is könnyebben visszakereshető.
JAVASLAT: SZTENDERD FOLYAMAT, ELŐÍRÁS Az ügyiratkezelés folyamata 2 az ügyintézéstől az irattárazásig, vagy selejtezésig 3:
6.
ÜGYINTÉZÉS,
„Az ügyintézés az ügykezeléshez kapcsolódó érdemi mozzanat, amelyet a kiadványban testet öltő döntés zár le. Az ügyintéző az irat átvételétől az ügy elintézéséig, befejezéséig felelős az iratért.” 4
7.
ALÁÍRÁS, SOKSZOROSÍTÁS
A teljes iratkészítés folyamatában az ügyintézőnek meg kell határoznia azt, hogy az elküldendő irat mennyi példányban készüljön el; mely személy(ek) legyenek az aláírói, valamint a szignó a tisztázaton originális, avagy "hitelesített" jelzést kapjon Az ügyintéző meghatározza továbbá az irat megőrzésének helyét és a szabályozás szerinti módját, idejét.
8.
POSTÁZÁS,
Ügyintéző döntést hoz arról, mi legyen a továbbítás módja. (főbb szempontok: visszakereshetőség, gazdaságosság, hogyan érkezett be?; ellenőrizhető legyen az elküldés és az átvétel?)
9.
IRATBETEKINTÉS,
Ügyfél, az ügyfél által meghatalmazott személy, illetve aki az ügyben érdekeltségét hitelt érdemlően bizonyítja, ügyintéző jelenlétében az iratokba betekintést nyerhet, jegyzetelhet, külön kérésre másolhat.
2
Hasznos információk: www.fay.sopron.hu/fay/tanaraink/tetelkozpont/szakmai Ennek pontos szabályzása elérhető a : http://www.szabarchiv.hu/drupal/sites/default/files/78_2012%20BM.%20rendelet.pdf internetcímen.
3
4
Forrás és további hasznos információk:
http://www.kepzesevolucioja.hu/dmdocuments/4ap/4_1586_017_110131.pdf
10. IRATTÁROZÁS,
Befejezett, elintézettnek nyilvánított ügy teljes iratanyaga az irattárba kerül. Az őrzési időről a közfeladatot ellátó szervek irattározásának további módjáról, valamint az irattári terv erlkészítéséről és kezeléséről részletesen a 1995. évi LXVI. törvény rendelkezik 5, valamint a 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 6.
11. SELEJTEZÉS
A törvényi előírás szerint, vagyis az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv figyelembevételével történjen meg. Az iratok selejtezésének teljes folyamatáról pontos jegyzőkönyv készül.
5
Hasznos információk: 1995. évi LXVI. törvény - CompLEX www.complex.hu/kzldat/t9500066.htm/t9500066.htm 6
335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó ... net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500335.KOR
Kezdeményező: Kezdeményező: ÜGYFÉL ÜGYFÉL
IKTATÁS
INPUT OLDALI FOLYAMATÉSZ
BEÉRKEZÉS ÜGYFÉLSZOLGÁLAT
E-MAIL
POSTA
SZEMÉLYESEN BEADOTT (NEM SZOCIÁLIS)
ÜGYEK
SZOCIÁLIS ÜGYEK
Érkeztetés: ÜGYFÉLSZOLGÁLATOS
Postabontás: JEGYZŐ SZIGNÁLÁS
SZIGNÁLÁS
IKTATÁS FŐSZÁM
Titkárság: ÜGYINTÉZŐ
IKTATÓ INFORMATIKAI RENDSZER SZOFTVER: E-IKTAT
IKTATÁS FŐSZÁM
Igazgatási Osztály: ÜGYFÉLSZOLGÁLATOS
Output oldalról indulnak (nincs beérkeztetés) a hivatalból indított ügyek, melyekre a fenti folyamatábra nem vonatkozik, ezeknek a leegyszerűsített folyamata a következő:
Hivatalból induló ügy: KIADMÁNYOZÁSI JOGGAL RENDELKEZŐ
ÜGYINTÉZŐ
IKTATÁS Titkárság: ÜGYINTÉZŐ
IKTATÓ INFORMATIKAI RENDSZER SZOFTVER: E-IKTAT
OUTPUT OLDALI FOLYAMATRÉSZ
IKTATÓ INFORMATIKAI RENDSZER SZOFTVER: E-IKTAT
DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS
ÜGYINTÉZŐ ALSZÁM KIADMÁNYOZÓ
DÖNTÉS
HAT5ÁROZTOK, VÉGZÉSEK HIÁNYPÓTLÁS, SZÜKSÉGES ADATOK BESZERTZÉSE
JEGYZŐ, POLGÁLMESTER, BIZOTTSÁGOK
ALSZÁM POSTÁZÁS
ÜGYINTÉZŐ
IRATTÁROZÁS
ÜGYINTÉZŐ
JAVASLAT MUNKAFOLYAMAT EGYSZERŰSÍTÉSÉRE Jelenleg a Hivatalnál van iktatóprogram, ez az e-iktat, ez a hálózaton keresztül elérhető minden munkatárs számára, külön felhasználói névvel és jelszóval tudnak belépni a rendszerbe. Egy-egy iktatás alkalmával az ügyintéző számot és alszámot ad az iktatandó anyagnak. Egy főszámhoz kapcsolódó kimenő alszámokat az ügyintéző ad, de ha újabb bejövő irat van egy adott tárgyhoz, főszámhoz, az is alszámot kap, azt viszont az iktató munkatárs iktatja. Egy-egy pályázatoknál nem ritka, hogy 80-90 db alszám
is van, ennek körülbelül felét az ügyintéző adja, mert kimenő irat, fele meg bejövő, azt az iktatós iktatja. Javasoljuk, hogy a Kabai Önkormányzatnál az iktatási rendszer a beérkeztetés pillanatától egy kézben összpontosuljon, aki ért az iktatási programhoz is és az irattárazást is megoldja. Ha jó, szakmailag képzett és precíz iratkezelőt sikerül találni, akkor átláthatóvá válnak és leegyszerűsödnek a munkafolyamatok, jóval kevesebb a hibalehetőség egy beérkező küldeménynél, biztonságosabbá válik az ügyszám szerinti azonosítás is. Így megszűnnek a redundanciák, minden esetben kijelölhető az ügytípus szerinti ügyfelelős. Kimenő levelek, gyakori ügyek iratainak standardizálása Már létezik az iktatásnál az egynél többször már felmerült és a jövőben is előfordulható ügyekhez iratminta szerkesztése, amelyet a jegyző jogi szempontból előzetesen megvizsgál, esetleg az ügyintéző számára támogatásként használati utasítást, irányító megjegyzéseket ad hozzá. Javasoljuk, hogy történjen meg (v.ö. ábra) a kimenő levelek és a gyakran felmerülő ügyek iratainak standardizálása (minta íratok, blanketták, formanyomtatványok, standardizált ügyleírások), amely egyrészt a hibaforrások számát nagymértékben csökkenti, a jogszerűséget az előzetes jogi átvizsgálás biztosítja, másrészt a kész szövegeket már nem kell újra megfogalmazni, ezzel a munkafolyamatot is gyorsítja. A postakönyv jelenleg manuális. A bejövő postát a Jegyző Úr bontja, amennyiben Ő nincs bent, helyette az aljegyző. Olyan esetekben, amikor egyikük sincs bent, akkor az igazgatási osztály vezetője. Így ez esetben javasoljuk a postakönyv digitális előállítását, a napi posta feladása ugyanis jelenleg sok időt visz igénybe. Biztonságos és visszakereshető irattározás Jelenleg Kabán az egységes irattározás 7 még nem megoldott. Az ügyviteli folyamat alapszabálya, hogy az elintézett ügyek iratait, a kezelésükhöz szükséges 7
Az irattározás és elektronikus archiválás egyaránt irattárban történik. Irattár minden olyan tároló hely és tároló eszköz, amely az irattári anyag szakszerű őrzésére alkalmas, megfelel az irattári kezelés követelményeinek; így a számítógép és az archivált állományokat őrző számítástechnikai adathordozók is. Az irattárak létesítésének célja az iratok biztonságos meg őrzése, az iratokban való gyors tájékozódás biztosítása, valamint az iratkezelés hatékonyságának a segítése. Az elvégzendő iratkezelési feladatok elsődleges célja alapján az irattárak két típusát különböztetjük meg: az átmeneti irattárat és a központi irattárat.
segédletekkel együtt, szabályozott eljárás során kellene elhelyezni egy száraz, biztonságos, erre a célra berendezett irattárba. A hagyományos papíralapú irattárba helyezés az irattározás, ennek a folyamatnak az elektronikus megfelelője, ha az iratot a kapcsolatait leíró metaadataival együtt - a papíralapú szabályozás betartásával - mentem át egy másik adathordozóra, ez elektronikus archiválás. A fogalom megkülönböztetés a papíralapú, illetve iratkép formátumú irattározástól, és megkülönböztetés a biztonsági célú számítógépes mentéstől egyaránt.
Az iktatóprogramban van digitálisan eltárolt „címlista”, az gyakorlatilag kiterjed minden partnerre, akitől bejövő irat érkezik, vagy akinek mi küldünk kimenő iratot. A gyors informatikai fejlődés megkívánja, hogy időről-időre ellenőrizzük rendszereinket, így javasoljuk az iktató program felülvizsgálatát, ezáltal megnézzük, hogy a funkciók hatékonyan és jól működnek-e. A rendelkezésre álló címlistával javasoljuk, hogy rendszeresen foglalkozzanak a hivatalnál, ugyanis ez egy nagy értéket jelent. Cél, hogy folyamatosan bővüljön és frissüljön a címlista. Fontos, hogy valakinek a munkakörébe kerüljön bele, hogy felelős a címlista frissítéséért. Javasoljuk, hogy pdf-ben töltsék fel a rendszerbe a nyilvántartást, azaz így kerüljön digitalizálásra, így rendelkezésre áll mindenki számára, továbbá minimalizálni tudjuk az adatvesztést is. Minél több minden megvan digitálisan, annál kevesebb papír alapú anyag tárolásáról kell gondoskodni. Javaslat digitális fejlesztésre: Az elektronikus iratok feldolgozása gyorsabb, tárolása költség- és helykímélő, rendszerezése és kereshetősége is jóval egyszerűbb. Érdemes lenne a helyi lakosság számára – például a Teleház bevonásával – ingyenes képzést szervezni, mely során a közigazgatásban használatos számítógépes alkalmazásokat készségszinten elsajátíthatják. Annak ellenére, hogy nincs minden ügyfélnek otthon internet elérése, a számítógépes ügyintézés lehetősége egy plusz szolgáltatás, amellyel fejlődő világunkban egyre több ügyfél szeretne élni és nekik a lehetőséget jó, ha megteremtjük.
Összegzés és egységesítési javaslat A rögzítések egységes és következetes metodikája lerövidíti az ügyintézési időt, gyorsítja és egyszerűsíti mindenkinek a munkáját. Valamint az is fontos, hogy tudjanak keresni - régebbi ügyek kapcsán – az irattárban és az adatbázisban is.
ÜGYIRATKEZELÉSI FELADATOK IRATOK, KÜ KÜLDEMÉ LDEMÉNYEK ÁTVÉ TVÉTELE
POSTABONTÁ POSTABONTÁS, ÉRKEZTETÉ RKEZTETÉS, SZIGNÁ SZIGNÁLÁS
IKTATÁ IKTATÁS
KIMENŐ KIMENŐ IRATOK ELKÉ ELKÉSZÍ SZÍTÉSE
A Kabai Önkormányzat jelenleg úgynevezett vegyes iratkezelési rendszert használ 8, mely helyett javasoljuk – a kisméretű szervezetre való tekintettel a centralizáltabb iratkezelési szisztéma felé való elmozdulást, amely azt jelenti, hogy az ügyintézési szakaszon kívül az iratanyaggal kapcsolatos minden teendő egyetlen helyen történjen meg, így a postai küldemények átvétele, felbontása, iktatása, majd ezután történhet az ügyintézők munkája, majd az ügyek befejezésével az iratok selejtezése és irattározása is.
TOVÁ TOVÁBBÍ BBÍTÁSA, POSTÁ POSTÁZÁS
Az iktatás fentiek alapján történő standardizálása és a Működési folyamatokban leírt és javasolt szabályozás SELEJTEZÉ É S SELEJTEZ után érdemes a Kabai Polgármesteri Hivatalban dolgozó minden érintett számára IRATOK ÁTADÁ egy oktatást tartani az iratok kezelésének TADÁSA A LEVÉ LEVÉLTÁ LTÁRNAK teljes vertikumáról, hogy ne csak a rendszer, hanem annak használata is legyen egységes, mindenki számára ismert, a folyamatokat mindenki ugyanúgy átlássa és „egy nyelvet beszéljenek” az érkeztetés, iktatás, irattározás stb… kapcsán. IRATTÁ IRATTÁROZÁ ROZÁS
Az elektronikus iktatási rendszer használatának mindenki által történő elsajátítása a teljes rendszer problémamentes működtetésének feltétele.
Vegyes szisztéma hivatalos definíciója: központilag működik az iratok átvétele, felbontása és érkeztetése, míg az iktatás, a tisztázás, a postára való előkészítés az egyes szervezeti egységeknél történik.
8
POZÍCIÓ
KÉPVISELŐ TESTÜLET
Vezető
Polgármester
Helyettes
Alpolgármester
Szervezeti egység
Polgármesteri hivatal
Bizottságok
Bizottsági képviselők
Hivatal vezetője
Jegyző, aljegyző
A Kabai Önkormányzatban felmerült, döntési folyamatokkal kapcsolatos problémák: •
Előkészítés lassú
•
Nem kapják meg időben a tervezeteket és a kapcsolódó anyagokat
•
Szakmai vizsgálat, szakértők bekapcsolásának hiánya
•
Nincs szervezett/sztenderdizált kommunikáció (feed back) a végrehajtó szerv és a döntéshozó testület között
•
Esetleges a javaslatok bekerülése a döntéshozó testület elé
•
Ha megtörténik a döntés/szabályozás végrehajtást általában ellenőrzi valaki, de nem minden esetben van így
Lakossági fórumok formái a Kabai Önkormányzat SZMSZ-ének 30.§. –a szerint a lakossági fórumok formái: •
Közmeghallgatás;
•
Szakmai vita érdekeltek, érintettek részére;
•
Városgyűlés.
A valóságban azonban nem kellő rendszerességgel élnek a lakossági fórumok adta lehetőségekkel, amely intenzívebb helyi részvételt jelenthetne, jellemzően csak a közmeghallgatás valósul meg évente mindössze 1-2 alkalommal. Külső szolgáltatások, akikkel keretszerződése van az önkormányzatnak: • belső ellenőrzés, • informatikai szolgáltatás, • tűz- és munkavédelem, • települési főépítészi tevékenység, • különféle karbantartási tevékenységekre (főtéren üzemelő szökőkút karbantartása, főtéren és játszótéren üzemelő öntözőrendszer karbantartása, liftek karbantartása, felülvizsgálata, riasztórendszerek karbantartása), • térfigyelő kamerarendszer üzemeltetése. Kabai Hírmondó című lap havonta megjelenik, amelyben a lakosságot tájékoztatják. A gyorsabb információ áramlás érdekében javaslunk egy elektronikus hírlevelet is, amelyben szintén a lakosságot tájékoztatják az aktuális fejleményekről, hírekről. A képviselők részére ennél gyakoribb, akár heti rendszeres tájékoztatás javasolt a folyó ügyekről, amelyet egy erre a feladatra kijelölt felelősnek kell ellátnia minden alkalommal, annak érdekében, hogy következetes és egymásra épülő legyen. Javaslatok A döntés-előkészítés felgyorsítását semmiképpen nem lehet a szabályzások által kötelező lépések kihagyásával felgyorsítani, viszont a folyamat sztandardizálásával (ld. folyamatábra) egyszerűsíthető és időben is – párhuzamos folyamatok elindításával – lerövidíthető. Érdemes a nem ad hoc jellegű döntések előkészítését már a közép- és rövidtávú tervek keretén belül elindítani, így a folyamat ugyan nem rövidül le, de az időbeosztás szempontjából korábban válik előkészített döntéssé. A fenti két javaslat: a sztenderdizált döntéselőkészítő folyamat és az előzetes tervezés biztosíthatja, hogy az érintettek időben megkapják a tervezeteket és a kapcsolódó anyagokat. A helyi érintettek minél szélesebb körű bevonása biztosítja a döntés előtti ügyek sokoldalú és alapos vizsgálatát és egyúttal ingyenes, - vagy még jobb, ha honorált, de olcsó - lehetőség bizonyos területek szakértőinek bevonására is a szakmai vizsgálat során.
A bevonás módszerével humánerőforrás és gazdaságosság szempontjából is komoly megtakarításokat lehet elérni, miközben a helyi lakosság elégedettségét is növeli az, ha megkérdezik helyi közügyekben a véleményüket. Az éves önkormányzati költségvetési keretbe, amennyiben lehetőség van rá, mindenképpen javaslunk tervezni előzetesen szakértői díjakat. Ezek a díjak biztosítják a döntések alapos tartalmi, szakmai előkészítését, felülvizsgálatát és a későbbiekben, a megvalósítás során rengeteg kellemetlenségtől kímélhetik meg az Önkormányzatot. A belső ellenőr feladatkörébe javasoljuk felvenni az Önkormányzat által hozott döntések, szabályozások megvalósulásának, végrehajtásának évenkénti ellenőrzését. Az egyes Önkormányzati döntésekhez feladat és felelősség-mátrix hozzárendelését javasoljuk, ezáltal átlátható, visszakereshető és ellenőrizhető a szabályozás megvalósítása. Egy kompetencia mátrix minta látható itt, azonban ezt az Önkormányzatnak szükséges saját igényeire szabni, hiszen pl.: -
Helyi kisebbségi önkormányzati testület Kabán nincs, ezt érdemes kivenni
-
Ügyrendi bizottsági önkormányzati testület nincs, viszont van Pénzügyi, Gazdasági és Ügyrendi Bizottság
A szakterületek mentén a bizottságok és az adott ügyosztályok között érdemes negyedévenként koordinálni egy egyeztető megbeszélést. Így kiderülhetnek az önkormányzati döntések gyakorlati következményei, megismerhetik egymás álláspontját és segíthetik egymás munkáját is. Esetleg a napi hivatali munkából következő javaslatok bekerülhetnek a döntéshozó testület elé.
PROBLÉMAFELISMERÉS
HELYZETFELMÉ HELYZETFELMÉRÉS
NTÉSELŐ SELŐKÉSZÍ SZÍTÉS DÖNTÉ
KÖRNYEZET ELEMZÉ ELEMZÉS •Belső Belső •Piaci •Inté Intézmé zményi •Közössé sségi STRATÉ STRATÉGIA ÉS •Makro MISSZIÓ MISSZIÓ SWOT 2 HELYI •Veszé KONCEPCIÓ Veszélyek KONCEPCIÓK •Lehető Témakö Lehetőségek makörök szerinti bontá bontásban EGYEZTETÉ EGYEZTETÉS, BEVONÁ BEVONÁS •Szaké rtők Szakértő FÓRUMOK •Civilek •Vállalkozó llalkozók •Helyi lakossá lakosság
KEZDEMÉ NYEZÉS KEZDEMÉNYEZÉ
SWOT 1 Erő Erőssé sségek Gyengesé Gyengeségek
ERŐ ERŐFORRÁ FORRÁS ELEMZÉ ELEMZÉS •Emberi •Gazdasá Gazdasági •Eszkö Eszköz •Rendszer
DÖNTÉSI ALTERNATÍVÁK ÖSSZEGYŰJTÉSE és ELEMZÉSE
ELŐ SZÍTÉS ELŐKÉSZÍ
D Ö POLGÁ POLGÁRMESTER; JEGYZŐ JEGYZŐ N TELEPÜ ssz. 8 fő fő); PVISELŐ (össz. KÉPVISELŐ TELEPÜLÉSI KÉ T ÖNKORMÁ BIZOTTSÁG; NKORMÁNYZATI BIZOTTSÁ É JEGYZŐ JEGYZŐ. S ;SZREV; SZREV;TELEY FELDOLDOZÁ FELDOLDOZÁSA; H ELVL C; NYESNT;SE, RV;NYESN C;LYLTŰ LYLTŰZ;SEY ;RV; O YÖZREMŰ ELOSZTÁSA YÖZÖTT A MÜNYA ELOSZTÁ ZREMŰYÖDŐY YÖ VLTÁ .LZTOSNTÁSA; ELDÖNT; NT;S;NEY .LZTOSN SZLNTŰ ELDÖ MEDFELELŐ SZLNTŰ Y;RD; RD;SEY MEDFELELŐ LTÁS Y; Z ;RLNTETT TÁ CLÓ; YOORDLNÁCLÓ TÁRSSZERVEYYEL YOORDLNÁ Á ADMLNLSZTRÁ SE. MEDSZERVEZ;SE. DMLNLSZTRÁCLÓ CLÓS MÜNYA MEDSZERVEZ; KAPFSOLÓDÓ S DOKUMENTÁFIÓ
BIZOTTSÁ LEMÉNYEZÉ NYEZÉS VÉLEMÉ BIZOTTSÁGI VÉ DÖNTÉ NTÉS TESTÜ TESTÜLETI VITA
Összefoglalás
A végül kiválasztott folyamatokon felül problémaként merült fel a könyvelés és számvitel folyamatainak rendezetlensége. Abban azonban megegyeztünk az elemzés végére, hogy a pénzügyi adminisztráció legfőbb két problémája a gyakori törvényi és szabályozási változás, valamint az ebből következő további változások követésének nehézségei, mint például a módosult törvények megjelenítése az Önkormányzat által használt pénzügyi és bérszámfejtési szoftverben. Az e területen felmerült gondokat a helyi gazdasági dolgozók a következőképpen foglalták össze:
PROBLÉMA: JOGI:
Könyvelés, számviteli törvény betartása, Naponta változik a szabályzás, számvitelbe – a rendszeren belül - vannak ellentmondások. Nem lehet átlátható főkönyvi kivonatot készíteni.
ADATSZOLGÁLTATÁSI MÁK (Magyar Államkincstár) nem készült fel a változásokra Adatok kellenek, amelyek sok helyzetben nem előállíthatóak
INFORMATIKAI HÁTTÉR:
Használt számítógépes szoftverek: TATIGAZD (1988-tól) önkormányzati könyvelési program. 2014-től változott, nem fejlesztették tovább . Új informatikai rendszer: Szoftver: már szabadpiaci, nem egységes, mindenütt más van, Debrecenben pl. dos-os? alapú DOKK (MÁK biztosítja, pl. nem kezeli a pályázatokat) Kabán CGR program van, ami a TATIGAZD „utódja”. (Balassagyarmat, Ceglédbercel is ezt használja, velük szoktak egyeztetni, ötletelni, megoldást keresni a hirtelen adódó problémákra.)
Káoszos a program, nem tudja kezelni a számvitelt, új törvények ellentmondanak egymásnak.
KÖVETKEZMÉNY:
•
bizonytalanság a dolgozóknál
• Vállalkozói önkormányzatoknál.
rendszerű
elvárások
•
Nincs egységes számviteli rendszer,
•
nincs közös nyelvezet a munkafolyamaton belül o
könyvelés /
o
belső ellenőrzés /
o
könyvvizsgálat.
az
Mindezekből látható, hogy a gazdasági adminisztráció problémái (mint más önkormányzatoknál is tapasztaltuk) országosak, ezért helyi problémaként nem kezelhetőek. Ez az oka, hogy ezen folyamattal csak a hibafeltárás erejéig tudtunk behatóbban foglalkozni.
A folyamatok elemzése során felmerült másik probléma-csoport a városfenntartással kapcsolatos működési zavarok voltak. Jelenleg a - 2009. évi CXXII. törvény 2.§ (1) alapján - az Önkormányzat által alapított „Városgazdálkodás Kaba” Nonprofit Kft.-ről egyértelművé vált, hogy – a belső ellenőrzés dokumentációja szerint is visszaélésekkel terhelt. Eredetileg a kabai Önkormányzat képviselő-testülete az Önkormányzat gazdálkodási rendjének átszervezésére vonatkozó 15/2001. (II.15.) számú határozat alapján döntött a Közhasznú társaság alapításáról, 2001. október 13-án.
2009-ben átalakulás történt, az új cégnév: Kaba Nonprofit Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság.
Városgazdálkodás
Társaság célja: önkormányzati feladatok ellátásának hatékonyabbá, gazdaságosabbá tétele. Meglévő erőforrások jobb kihasználása. Átláthatóbb, olcsóbb, működőképesebb rendszer kialakítása, amelyen keresztül növelhetők a bevételi források és csökkenthetők a működési költségei. Társaság feladata: Közhasznú feladatok: 1. Közterületi parkok gondozása, köztéri padok karbantartása, javítása, játszóterek karbantartása, rágcsáló és rovarirtás a hulladéklerakó telepen. Köztisztasági feladatok ellátása, fásítás, parlagfű irtás, hó eltakarítás. 2. Intézmények, lakások fenntartása, karbantartása, felújítása, 3. Intézmények kiszolgálása: közhasznú Vállalkozási feladatok: Üzletszerű vállalkozási tevékenységek ellátása. Ezeknek igen sürgős az elhárítása, ezért strukturális- és erőforrás-szempontú elemzéssel feltártuk a problémát és kétféle változtatást is javasoltunk. Javaslat 1. Humánerőforrás átszervezés és változtatás: Vezetőváltás a Városgazdálkodás Kaba Nonprofit Kft. élén. Az új vezető körültekintő kiválasztása itt alapvető feltétel. A másik feltétel a folyamatos, az eddiginél szorosabb ellenőrzés, rendszeres beszámoltatás. Ebben az esetben a feladat kiszervezése megmaradna, de a működési feltételek, folyamatok és a szabályszerűség betartása a körültekintőbb, felelősebb gazdálkodás révén javulhatnának.
Javaslat 2. Strukturális változás:
POLGÁRMESTER
BELSŐ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ FÜGGETLEN, KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓ
PÉNZÜGYI OSZTÁLY VEZETŐJE: OSZTÁLYVEZETŐ
8 FŐ PÉNZÜGYI, GAZDÁLKODÁSI FELADATOT ELLÁTÓ ÜGYINTÉZŐ 2 FŐ ADÓIGAZGATÁSI FELADATOT ELLÁTÓ ÜGYINTÉZŐ LAKÁSGAZDÁLKODÁS
POLGÁRMESTERI HIVATAL VEZETŐJE: JEGYZŐ
IGAZGATÁSI OSZTÁLY VEZETŐJE:OSZTÁLYVE ZETŐ
7 FŐ ÜGYINTÉZŐ - 1,5 FŐ ANYAKÖNYV, NÉPESSÉGNYILVT., IPAR, KERESKED.; - 2 FŐ SZOCIÁLIS ÜI.; - 1 FŐ ÉPÍTÉSÜGYI ÜI.; - 1 FŐ TELEPÜLÉS MENEDZSER; 1 FŐ ÜGYFÉLSZOLGÁLAT OS 0,5 FŐ SZEMÉLYÜGYI ÜI.
TITKÁRSÁGI OSZTÁLY: VEZETŐJE: ALJEGYZŐ
1 FŐ ÜGYINTÉZŐ, 1 FŐ ÜGYKEZELŐ
VÁROSÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY
1 FŐ VEZETŐ + FIZIKAI ALKALMAZOTTAK
Vagyis a városgazdálkodással kapcsolatos folyamatok visszaszervezése az önkormányzati struktúrán belülre, mivel a kiszervezés ez esetben nem vált be. Egyértelműen efelé a megoldás felé hajlik az Önkormányzat vezetése inkább, mi azonban az első javaslatot is alaposabb megfontolásra érdemesnek tartjuk, hiszen előfordulhat, hogy személyi alkalmatlanság okozta a visszaéléseket, a gazdasági problémákat és a munkafolyamatok elégtelenségét.
IRODALOM Ádám Antal: Alkotmányi értékek és alkotmánybíráskodás. Bp. Osiris, 1998. 217 p. A helyi képviselők és polgármesterek kézikönyve. Szerk. Verebélyi Imre. Bp. Deák Ferenc Alapítvány Dr. Dóka Klára: Az iratkezelés folyamata 4. A kézi irattár működése. A központi irattár működése. Irattárba helyezés. Irattári forgalom. Irattárból kivezetés. Iratselejtezés, iratmegsemmisítés MUNKAANYAG, 2011.
Törvényi háttér: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1995. évi LXVI. törvény 1996. évi LXXXI. törvény 2004. évi CXL. törvény 2004. évi I. törvény 107/2011 (VI.30.) Korm. rendelet
Hasznos internetes információk: net.jogtar.hu http://www.szabarchiv.hu www.fay.sopron.hu www.complex.hu http://www.kepzesevolucioja.hu
