Je archief (en dus je processie) in de kijker! Joris Colla en Roeland Hermans KADOC-KU Leuven
[email protected] [email protected]
Inhoud 1. o o o
2. o o
Je processie documenteren Archief? Papieren archief Digitaal archief Je processie-archief valoriseren Valorisatie door externen Zelf aan de slag • • • • •
Publicatie Tentoonstelling Internet, sociale media Andere vormen Het Virga Jessecomité (door John Martens)
1. Je processie documenteren
Archief?
Archief? • Wat is archief? o
o
Unieke documenten, bij het functioneren van het processiecomité opgemaakt, ontvangen of gebruikt Niet noodzakelijk oud • Wel: historisch en dynamisch archief
o
Niet noodzakelijk in papieren vorm
Archief? • Het archief als ‘collectief geheugen’ van de processie o
o
o
Belangrijk om de traditie te kunnen overdragen Administratieve en juridische waarde + erfgoedwaarde Zorg dragen voor het papieren en digitale processie-archief is cruciaal
Papieren archief • Inleiding o
o
Je beschikt al over een inventaris van het archief → vul deze regelmatig aan Je beschikt nog niet over een inventaris van het archief → maak een inventaris op • Aan de hand van een inventaris kan je stukken snel terugvinden en verhinder je dat delen van het archief ongemerkt verdwijnen • Een snelle methode is de opmaak van een ‘doosinventaris’ • KADOC kan je ondersteunen bij de inventarisatie van je archief (zie ook kadoc.kuleuven.be/advies)
Papieren archief • Een doosinventaris maken (1) o
Ga na welke stukken bewaard zijn gebleven en waar ze zich bevinden • Vermeng archiefstukken van het processiecomité niet met documenten van andere organisaties of personen (‘bestemmingsbeginsel’) • Als het processiearchief deel uitmaakt van het parochiearchief, dan moet je wel niet proberen het daarvan te scheiden
o
Centraliseer alle archiefstukken op één plaats
Papieren archief • Een doosinventaris maken (2) o
Schoon de documenten • Verwijder paperclips, nietjes, elastieken, plastic mapjes, … • Verwijder dubbelen, archief ≠ magazijn
o
Verpak de stukken in (zuurvrije) mappen en dozen • Behoud daarbij de aanwezige ordening • Houd documenten die bij elkaar horen (bv. dossiers) samen • Selectie?: wees voorzichtig en win eventueel advies in
Papieren archief • Een doosinventaris maken (3) o
Geef de dozen een doorlopende nummering (1, 2, 3, …) en noteer voor elke doos beknopt welke documenten ze bevat en wanneer die opgemaakt zijn (jaartallen volstaan)
Papieren archief Doos
Inhoud
1.
Facturen, 1990-1991.
2.
Deelnemerslijsten, 1900-1930. Ontwerpen voor processievaandels, 1922.
3.
Foto’s van processies, 1950-1960. Verslagen van vergaderingen van het processiecomité, 1970-1975.
4.
Kasboek, 1942-1963. Dossier over de organisatie van een tentoonstelling, 1967-1969.
5.
Briefwisseling met het gemeentebestuur, 19341939. Video van de processie, 1998.
6.
…
Papieren archief • Na de inventarisatie o
Bewaar het archief in een geschikte ruimte • Plaats de dozen in (gesloten) metalen kasten • Liefst geen bewaring bij een privépersoon • Vermijd grote schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid → kelders en zolders zijn zelden geschikt als archiefruimte • Vermijd blootstelling aan direct (zon)licht • Indien geen geschikte ruimte voorhanden is: overweeg een bewaargeving aan een professionele archiefinstelling
o
Voeg documenten die hun direct nut verloren hebben regelmatig toe, vul de doosinventaris aan
Digitaal archief • Belang van digitale archivering o
Meer en meer documenten worden aangemaakt in digitale vorm (‘born-digital’) • • • •
o
Bestanden in Word, Excel, Access, PowerPoint, … E-mails Digitale foto’s en filmpjes …
Een goede bewaring van deze documenten is essentieel
Digitaal archief • Uitgangspunten o
Digitale documenten bewaar je in eerste instantie digitaal • Alles afdrukken is niet aangewezen
o
Papieren documenten bewaar je in eerste instantie in papieren vorm • Je hele archief digitaliseren zonder duidelijk plan van aanpak is niet aangewezen
Digitaal archief • Digitalisering (1) o
Papieren archief (registers, foto’s, …) digitaliseren? • Waarom wel? • Preservatie (broos, vaak geraadpleegd, …) • Onlinetentoonstelling • Waarom niet? • Ruimte besparen (en dus originelen weggooien) • Om stukken makkelijker terug te vinden
Digitaal archief • Digitalisering (2) o
Stel selectiecriteria op (dus niet alles digitaliseren!)
o
Voeg metadata toe (bv. inventarisnummer)
o
Maak een moederkopie in hoge resolutie • 300 dpi op 20 centimeter • TIFF of JPEG? • Wijzig nooit dit moederbestand
o
Bewaar het origineel
Digitaal archief
+
=
• Je digitaal archief centraliseren o
o
o
Centraliseer alle documenten die hun direct administratief nut verloren hebben op één ‘archiefcomputer’ Maak regelmatig een back-up, bewaar die op een andere computer of op een externe harde schijf Bewaar documenten nooit enkel op cd, dvd, USB-stick, ...
Digitaal archief • Een mappenstructuur uitbouwen o
De uitbouw van een goede mappenstructuur is cruciaal om documenten snel te kunnen terugvinden
o
Baseer je op een archiefschema
o
Opbouw mapnamen • Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z, vervang spaties door _ • Kies voor unieke, duidelijke, korte (maximum 30 tekens) namen
Digitaal archief
Digitaal archief • Documenten opslaan (1) o
Opteer voor courante bestandsformaten
o
Opbouw documentnamen • Gebruik enkel de tekens 0-9 en a-z, vervang spaties door _ • Kies voor duidelijke, korte (maximum 40 tekens) namen • Mogelijke elementen: documenttype, onderwerp, geadresseerde / afzender / auteur, versie, datum (JJJJMMDD) • Behoud de originele extensies
Digitaal archief • Documenten opslaan (2) o
Opbouw documentnamen • Voorbeelden • 2012_overzicht_deelnemers_v1.xls • brief_gemeentebestuur_20090708.doc • 20100807_restauratie_vaandel.msg
o
Controleer regelmatig (bv. om de drie jaar) of je de verschillende types documenten nog kan openen, vraag indien nodig advies
Digitaal archief • Digitale foto’s o
o
o
o
Kies als bestandsformaat JPEG of TIFF Bewaar enkel archiefwaardig materiaal (documentair of artistiek) Maak voor elke reeks foto’s een map aan, die je bij het juiste dossier plaatst of in een algemene fotomap Vermeld in de mapnaam ministens activiteit en datum
Digitaal archief
Digitaal archief
Digitaal archief
Digitaal archief
Digitaal archief
Digitaal archief • Geluidsbestanden en bewegend beeld o
Bv. interviews, processieliederen, filmpjes
o
Kies een geschikt bestandsformaat, win advies in
o
Belang van bewegend beeld om bepaalde aspecten van de processie te documenteren
Digitaal archief • E-mails
Sla archiefwaardige e-mails op in de mappenstructuur en kies het juiste bestandsformaat: Outlookberichtindeling Unicode / Outlook Message Format Unicode (.msg)
Digitaal archief • Websites o
Bevat de website enkel informatie die elders ook al bewaard wordt? • Ja: de website moet niet gearchiveerd worden, je kan wel snapshots nemen om de evolutie van de lay-out te documenteren • Nee: je kan overwegen om de website te archiveren met behulp van speciale tools. Daarvoor win je best advies in
2. Je processiearchief valoriseren
Inleiding • Zorgvuldig bewaard archief ≠ geheim archief o
o
Valorisatie versterkt de uitstraling van de processie Twee opties • Valorisatie door externen • Zelf aan de slag
Valorisatie door externen • Inventaris als vertrekpunt o
o
Eerste kennismaking met het archief voor onderzoekers en andere geïnteresseerden Laat je archief door KADOC registreren in de onlinedatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen (basisinformatie en/of inventaris) www.odis.be www.archiefbank.be
Valorisatie door externen
De volledige inventaris van het archief kan als pdf aan de ODIS-fiche gekoppeld worden
Valorisatie door externen • Raadpleging ter plaatse (1) o
o
o
Geen vrije toegang tot het archief, documenten worden door de archiefverantwoordelijke uitgehaald Raadpleging onder toezicht Reproductie: bij voorkeur via digitaal fototoestel
Valorisatie door externen • Raadpleging ter plaatse (2) o
Enkel potlood toegestaan, geen aantekeningen op de stukken
o
Geen ingrepen in de ordening
o
Vermijd eten en drinken
o
Let op met privacygevoelige stukken → gezond verstand gebruiken
Valorisatie door externen • Andere mogelijkheden o
Raadpleging op afstand via digitalisering • Haalbaar bij beperkt aantal stukken • Aan te bevelen bij kwetsbare of veel gebruikte archiefbescheiden
o
Tijdelijke overdracht naar professionele bewaarinstelling • Aan te bevelen bij langdurig en intensief onderzoek • Met contract
Valorisatie door externen • Archiefstukken uitlenen? o
Te vermijden, zelfs aan bekenden of kennissen
o
Uitzonderingen • Tijdelijke overdracht naar professionele bewaarinstelling (cf. boven) • Voor restauratie of digitalisering • Tijdelijke bruikleen voor tentoonstellingen
o
Met contract • Model: kadoc.kuleuven.be/advies/kant-en-klare-sjablonen
Valorisatie door externen
Valorisatie door externen • Na het gebruik van de stukken o
o
Zorg ervoor dat alle documenten terug op de juiste plaats terechtkomen Vraag een exemplaar van het eindproduct
Zelf aan de slag: publicatie • Uitgangspunten o
Boek, brochure, artikel, …
o
Wees realistisch
o
Baken je onderwerp af (archief ≠ onderwerp)
Zelf aan de slag: publicatie • Realisatie (1) o
Bronnen • Archief (ook illustraties: meer dan ‘prentjes’ bij de tekst) • Bestaande publicaties (helpt om jouw verhaal breder te situeren) • Interviews
o
Methodiek, zie: Hoera, een jubileum?! • Online te raadplegen: www.hoeraeenjubileum.be
Zelf aan de slag: publicatie • Realisatie (2) o
Maak een synthese
o
Taal • Voor wie schrijf je? • Zorg voor afwisseling • Breng het verleden tot heden: actieve zinnen • • • •
www.taaltelefoon.be www.vrt.be/taal www.taaladvies.net www.onzetaal.nl/taaladvies
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Uitgangspunt Kleine presentatie >< grote tentoonstelling
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Concept (1) o
o
o
o
Welk verhaal wil je vertellen? Baken je onderwerp af! Aanleiding: jaarlijkse processie, jubileum of verjaardag? Of de collectie? Werk samen met andere actoren: heemkundige kring, erfgoedcel, socioculturele organisaties, … Doelgroep: enkel ‘bekenden’ of het brede publiek?
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Concept (2) o
Locatie • • • •
o
Tentoonstellingsruimte of een ‘lege doos’? Extra kosten? Permanentie voorzien of niet? Zijn bruiklenen mogelijk?
Periode • Aansluiting bij bestaand evenement, bv. Erfgoeddag, Open Kerkendagen of dorpsfeest • Tijdsduur >< inspanning
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Concept (3) o
Budget • Maak begroting op • Verwachte inkomsten (inkomgeld, subsidies, …) • Verwachte uitgaven • Lokale subsidiemogelijkheden (erfgoedcel, gemeente, provincie, …)
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Inhoud o
Zoek ‘sprekende’ stukken (documenten en objecten) • Eigen archief en collectie • Archieven, musea, heemkringen, … • Oproep
o
Geluid en bewegend beeld • Oud materiaal • Interviews
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Scenario of draaiboek o
Overzicht van alle stukken, teksten, films, … • Durf ‘ballast’ weg te laten • Wat met ‘saaie’ documenten? Zorg voor afwisseling! • Origineel of repro
o
o
Per stuk: titel, beschrijving, afmetingen, … Plaats alles in goede volgorde / structuur van je tentoonstelling (chronologisch, thematisch, …)
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Teksten (1) o
Titel, eventueel op 2 niveaus, bv.: Voetsporen van devotie Processies in Vlaams-Brabant
o
Vlagtekst: inleidende tekst van de tentoonstelling of van een onderdeel • Accuraat, korte zinnen • Bondig (halve A4) • ‘Help’ de bezoeker te kijken
> eventueel ook de basis voor een wandelgids
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Teksten (2) o
Legendes en bijschriften • • • •
o
Elk stuk afzonderlijk Korte beschrijving: wat, waar, wie, wanneer, … Herkomst Eventueel beknopte duiding
Colofon • Samenstellers, opdrachtgever, bruikleengevers, sponsors, …
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Teksten (3) o
Opmaak teksten: tussen mooi en leesbaar • Puntgrootte • Kleur van tekst en achtergrond • Witregels
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Vormgeving o
o
Inlijsten (niet knippen en plakken!) en bevestigen aan de muur Vitrines, sokkels, panelen • Ontlenen bij de gemeente, provincie, erfgoedcel, … • Samenwerking met een school • Kringloopwinkel
o
Verlichting en multimedia
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Communicatie o
Promotietekst en -beeld
o
Kanalen • Lokale krant en televisie, gemeentelijk infoblad • Affiche en flyer • Verenigingsleven • Scholen • Sociale media • Databank www.uitinvlaanderen.be • …
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Opbouw o
o
Timing Let op met origineel materiaal (bv. bij het schilderen)
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Tijdens de tentoonstelling o
Permanentie en bewaking
o
Rondleidingen / wandelgids
o
Schoonmaak / functioneren van multimedia
Zelf aan de slag: tentoonstelling • Afbouw o
Originele stukken (onmiddellijk) terug
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (1)
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (2)
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (3) > Google+ (Picasa), Flickr, …
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (4) > erfgoedbanken (regionale beeldbanken, Erfgoedplus.be, Erfgoedinzicht.be, …)
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (5) > YouTube
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (6) > interactie
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Website (7) > interactie
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Blog
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Facebook (1)
Zelf aan de slag: internet, sociale media • Facebook (2)
Zelf aan de slag: internet, sociale media • App
Zelf aan de slag: andere vormen • Theater / film
Zelf aan de slag: andere vormen • Strip
Zelf aan de slag: andere vormen • Wandeling
Zelf aan de slag: andere vormen • Educatieve valorisatie
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité De archiefwerking van het Comité Zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten heeft tot doel: • Het documenteren van de actuele en historische aspecten van de Hasseltse Virga Jesseverering in brede zin en in het bijzonder haar feesten. • Het archiveren van de documenten die van belang zijn voor de geschiedenis van het Comité Zevenjaarlijkse Virga Jessefeesten en de uitoefening van haar taken. • Het ontsluiten en het stimuleren en ondersteunen van ontsluitingsinitiatieven van de oudere en hedendaagse geschiedenis en betekenis van de Virga Jesse en haar feesten.
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Documenteren: 35 jaar verzamelen • Netwerk • Ogen open • Proactieve acties
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Archiveren • Papier / digitaal • Richtlijnen • “VJ-cloud”
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten op vraag van …
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is inspireren
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is delen
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is delen
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is delen
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is delen
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is delen
Zelf aan de slag: het Virga Jessecomité Ontsluiten is delen
Hulp nodig? • Processiecomités kunnen steeds terecht bij KADOC voor advies en ondersteuning bij het beheer van hun documentair erfgoed KADOC-KU Leuven Vlamingenstraat 39, 3000 Leuven 016 32 35 00 I kadoc.kuleuven.be
[email protected] [email protected]
• Ook parochies, religieuze instituten, protestantse kerken, organisaties van etnisch-culturele minderheden, vrije scholen, … kunnen rekenen op advies
