Jaarverslag 2011 Intrakoop: Samen maken we goede zorg beter betaalbaar
Intrakoop Visie De zorg in Nederland dreigt onbetaalbaar te worden. Zorgorganisaties moeten meer dan ooit de beste waarde halen uit hun partner- en leveranciersnetwerken. Dat kunnen zij pas echt goed doen, als zij maximaal inzicht hebben in de integrale kosten van hun zorgdienst verlening. Deze transparantie is nodig om de beste besluiten te kunnen nemen.
Missie Intrakoop verlaagt de kosten voor de inkoop van producten en diensten, zodat uw instelling meer geld kan besteden aan de kwaliteit van de zorg. Met onze specialistische kennis van inkoop en logistiek, ondersteund door het inkoopvolume en de kennis van onze leden en leveranciers, maken we markten transparant en brengen we ze in beweging. Samen maken we goede zorg beter betaalbaar.
Collectieve en individuele dienstverlening Intrakoop biedt haar ruim 560 leden keuze uit meer dan 100 raamovereenkomsten. Binnen deze raamovereenkomsten staat keuzevrijheid voor instellingen voorop. Naast deze collectieve dienstverlening biedt Intrakoop individuele dienstverlening door: • Intrakoop E-inkopen • Intrakoop Energie • Intrakoop Services
Colofon Uitgave: Jaarverslag 2011 Tekst: Intrakoop, Waardenburg Ontwerp en vormgeving: Adform, ‘s-Hertogenbosch Fotografie: Goedele Monnens, Malden Druk: Leerdam Druk, Leerdam
Voorwoord De kosten in de zorg zijn met 6,3% sterker gestegen dan de opbrengsten (+5,8%). Zo blijkt uit onze analyse van de 1155 jaarverslagen van zorgorganisaties over 2010. De winstgevendheid van zorginstellingen is in 2010 dan ook met bijna 8% afgenomen. Van alle kosten stijgen de inkoopgerelateerde kosten met 2,7% het minst. Inkoop zorgt daarmee voor een matigend effect op de kostenstijgingen. Deze cijfers tonen eens te meer aan dat het belang van inkoop groeit in de totale exploitatie van zorginstellingen.
Tegelijkertijd geven we invulling aan de uitbreiding van onze activiteiten van het facilitaire naar het medische vlak – onze dienstverlening specifiek gericht op ziekenhuizen heeft concreet vorm gekregen.
2011 Is voor Intrakoop het jaar van samenwerken. Samenwerken met onze strategische partners, onze leveranciers, en vooral samenwerken met onze leden. Door in te zetten op collectieve inkoopoplossingen die aansluiten op de individuele behoeften van onze leden. En door te investeren in individuele dienstverlening aan onze leden.
De uitbreiding van ons team met een groot aantal consultants binnen Intrakoop verloopt vlekkeloos. Langs deze weg bedank ik alle Intrakopers voor hun professionaliteit en flexibiliteit hierin. De synergie tussen onze collectieve en individuele activiteiten is enorm. We zijn samen met onze leden met de goede dingen bezig en we willen en kunnen nog veel meer.
De kracht van het collectief, gecombineerd met de mogelijkheid van individuele dienstverlening, maakt onze positie op de inkoopmarkt in de zorg uniek. Samen met leden en leveranciers zijn we in staat om overbodige kosten uit de keten te halen en de meeste toegevoegde waarde te realiseren. Dat steeds meer leden en leveranciers hieraan willen meewerken, blijkt uit de stijging van onze totale bemiddelde omzet naar € 641 miljoen in 2011.
In 2011 zetten we via onze campagne inkoop steeds beter op de kaart van bestuurders in de zorg. Inkoop krijgt zo eerder het commitment van raden van bestuur en de aandacht die het binnen organisaties verdient.
Frank Kaptein, directeur/bestuurder
We hebben meer dan ooit inzicht in de markten waarop we actief zijn, gaan verder dan alleen het afsluiten van raamovereenkomsten en bieden onze leden tools waarmee zij meer inzicht verkrijgen in hun eigen inkoopprestaties en de prestaties van hun leveranciers.
Intrakoop de inkoopcoöperatie van de zorg 3
Inhoudsopgave Verantwoording raad van toezicht
5
Strategische koers
7
Leden 8 Intrakoop in cijfers 8 Ledenservice en adviseurs 8 Ledenbijeenkomsten 9 Themabijeenkomsten 10 Onderzoeken 10 Communicatie en PR 11 Inkoopdienstverlening 13 Collectieve dienstverlening 13 Ledenteams 14 Individuele dienstverlening 16 Intrakoop Services 16 Intrakoop Energie 16 Intrakoop E-inkopen 17 Leveranciersprestatiemetingen 17 Inkoopcheck 17
4
Interne organisatie Organisatiestructuur en personeelsbestand Informatisering (Project Odin) Deelname in netwerken
19 19 19 19
Samenvatting geconsolideerde jaarrekening
20
Toelichting op de geconsolideerde jaarrekening 2011
22
Klankbordgroep 25 Raad van toezicht en raad van commissarissen 2011
26
Verantwoording raad van toezicht ‘De meest belangrijke ontdekkingen betreffen niet het vinden van nieuwe landen, maar het zien van de dingen met nieuwe ogen.’ Met dit citaat van Marcel Proust in ons hoofd zullen wij de komende jaren ook naar ons gezondheidszorgstelsel m oeten kijken om niet vast te lopen. En om de zorg in N ederland betaalbaar en toegankelijk te houden. Ook Intrakoop levert daarin haar bijdrage door zorgorganisaties te laten profiteren van nieuwe inkoopoplossingen. En er is nog veel te halen, want het besparingspotentieel door verdergaande inkoopsamen werking is groot. De strategische koers van Intrakoop die eerder voor de periode 2011-2015 is vastgesteld is onverminderd voortgezet. Dat deze koers succesvol is, blijkt uit het feit dat de bemiddelde omzet in 2011 fors is toegenomen. Ook de individuele begeleiding van leden bij inkooptrajecten en het adviseren op facilitair gebied voorzien in een duidelijke behoefte.
In de algemene ledenvergadering van juni 2011 is prof. dr. Jan Telgen, hoogleraar inkoopmanagement, benoemd als nieuw lid van de raad van toezicht. Het is plezierig om naast een sectorvertegenwoordiger ook een prominente inhoudsdeskundige binnen de raad van toezicht te mogen verwelkomen. De forse stap voorwaarts in groei en ontwikkeling van Intrakoop is te danken aan het enthousiaste team van medewerkers onder de inspirerende regie van de directeur/bestuurder. Zij ademen in alles Intrakoop.
Frank Staal, voorzitter
In het voorbije jaar heeft de raad van toezicht viermaal vergaderd op basis van een jaarschema met vaste o nderwerpen en thema’s, waaronder het jaarlijks evalueren van het functioneren van de raad. Nieuw is dat de raad van toezicht heeft besloten om een financiële auditcommissie in het leven te roepen. Als leidraad voor haar handelen volgt de raad de zorgbrede governance code om daarmee aan te geven nadrukkelijk verbonden te willen zijn met het gedachtegoed van de sector.
5
‘Door samenwerking met Intrakoop behalen we schaalvoordelen en blijven we toch onszelf.’ Inge Fleischeuer, bestuursvoorzitter Vivent, over samenwerking
6
Strategische koers Onze strategische koers staat als een huis. We profileren ons nadrukkelijker als specialist in inkoopsamenwerking en worden steeds meer vanzelfsprekend aanspreekpunt voor inkoop oplossingen in de zorg. We sluiten beter aan op w ensen en behoeften van leden door het bieden van k euzevrijheid, individuele dienstverlening en door nauwe, onderlinge samenwerking.
Toegankelijke samenwerkingsprocessen ontwikkelen In 2011 implementeren we één softwarepakket voor de administratieve verwerking van alle financiële gegevens, bonusberekening en contractbeheer. Tegelijkertijd investeren we in onze computersystemen om alle relevante informatie voor onze leden, leveranciers en onze eigen organisatie beschikbaar te maken voor een nieuwe portalomgeving.
Investeren in relaties Ook 2011 staat in het teken van het investeren in relaties met onze leden, onze leveranciers en strategische samenwerkingspartners. Onze leden staan centraal in alles wat we doen, meerwaarde bieden is de sleutel. Vooral in de productsegmenten Medisch, Verpleging & Verzorging, Energie en Eten & Drinken zetten we een aantal belangrijke stappen in 2011. Bovendien betrekken leden ons vaker bij hun strategische en tactische inkoop. Met onze collectieve en individuele dienstverlening bieden we steeds meer en steeds beter passende inkoop oplossingen.
Vernieuwende inkoopoplossingen bieden Met de Leveranciersprestatiemeting, het Intrakoop Inkoopmarktoverzicht, de Inkoopcheck en het Jaarverslagenoverzicht hebben we krachtige tools in handen. Tools waarmee we onze leden meerwaarde bieden in termen van inzicht en transparantie. Tegelijkertijd krijgen we waardevolle informatie over de inkoopmarkt in Nederland, mogelijke aandachtsgebieden voor nieuwe inkoopoplossingen en de prestaties van onze leveranciers in relatie tot hun concurrenten: de benchmark.
Aandachtspunten 2011 • kennis uitwisselen met leden • kennis over Intrakoop en haar mogelijkheden vergroten bij beslissers in zorg • keuze bieden tussen leveranciers binnen productgroepen • logistieke keuzes bieden binnen overeenkomsten • inkoopoplossingen ontwikkelen voor nieuwe productgroepen • verder ontwikkelen individuele dienstverlening • groepen leden ondersteunen bij hun wens tot samenwerking
7
Leden Intrakoop in cijfers Het aantal leden groeit met ruim 10%, van 500 in 2010 naar 552 per 31 december 2011. Deze sterke stijging komt deels door nieuwe aanmeldingen. Het overgrote deel is toe te schrijven aan het ‘ontrafelen’ van een aantal samenwerkingsverbanden die tot eind 2010 een collectief lidmaatschap hadden. De hieronder vallende instellingen zijn nu zelfstandig lid geworden. Het aantal locaties stijgt met bijna 300 naar 5.556.
Vanaf 2011 hanteert Intrakoop een nieuwe omzetdefinitie die aansluit bij de omzetdefinitie van Intrakoop-leden: omzet inclusief BTW en eventuele toeslagen zoals energiebelasting en kosten voor netbeheer. De totale bemiddelde omzet komt daardoor in 2011 uit op € 641 miljoen. Het aantal intekeningen stijgt met 3,5%, naar ruim 105.000.
Bonussen uitgekeerd in 2007 - 2011*
In 2011 melden zich veel ziekenhuizen aan voor het lidmaatschap van Intrakoop. Aan het einde van het jaar zijn alle ziekenhuizen in Nederland, op één na, Intrakoop-lid.
Totale bemiddelde omzet 2007 - 2011*
4,9 miljoen 4,5 miljoen
4,2 miljoen
641 miljoen 568 miljoen
566 miljoen
2007
433 miljoen
2008
2009
4,3 miljoen
2010
4,4 miljoen
2011
* De weergegeven bonusuitkeringen zijn de bonussen uitgekeerd over de bemiddelde omzet van het voorgaande kalenderjaar
365 miljoen
Ledenservice en adviseurs 2007
2008
2009
2010
2011
* De weergegeven omzetcijfers zijn met terugwerkende kracht berekend op basis van de nieuwe omzetdefinitie
8
Onze adviseurs hebben vanaf 2011 een aantal p raktische tools in handen waarmee zij onze leden nog beter kunnen o ndersteunen. Met het inkoopmarktoverzicht, de leveranciersprestatiemetingen en de inkoopcheck brengen en
delen zij steeds meer kennis met onze leden. De inzet van iPads leidt bovendien tot een snellere informatievoorziening en veel positieve reacties van onze leden. Daarnaast heeft de synergie tussen onze adviseurs en de consultants van Intrakoop Services een positief effect op de kwaliteit van de totale dienstverlening van Intrakoop.
• Daarnaast heeft de afdeling Ledenservice, samen met de inkoper/productmanager Eten & Drinken, duidelijke afspraken gemaakt met alle voedingspartners (Distrivers, Huuskes en Van Hoeckel) over het tijdig aanleveren van omzetcijfers, zodat leden sneller hun bonusuitkering krijgen.
Ledenbijeenkomsten Om onze dienstverlening te verbeteren hebben adviseurs en medewerkers Ledenservice een aantal specifieke acties opgezet: • samen met Ledenservice hebben onze adviseurs extra aandacht besteed aan de ‘ontvlechting’ van samen werkingsverbanden (groepen leden die collectief lid waren van Intrakoop). Met als resultaat dat eind 2011 alle 43 organisaties die voorheen via een samenwerkingsverband lid waren van Intrakoop, zelfstandig lid zijn geworden van Intrakoop. Zo kunnen ook deze leden, door het directe contact met onze adviseurs, beter profiteren van onze dienstverlening. • Onze adviseurs onderhouden, samen met onze inkopers/ productmanagers, de contacten met de grotere inkoop samenwerkingsverbanden. We stemmen inkoopwerkzaamheden met elkaar af, waardoor we een gecoördineerd en georganiseerd tegenwicht bieden aan leveranciersmarkten. • Ledenservice heeft, samen met de adviseurs, veel tijd gestoken in het opvragen van de machtigingen van leden om in hun naam de omzetcijfers van distributeur Deli XL op te vragen. Een belangrijke actie, omdat onze leden zonder deze machtigingen niet de bonussen uit bypass-overeenkomsten ontvangen waar zij als Intrakoop-lid wel recht op hebben.
De ledenbijeenkomst op 21 juni staat in het teken van Inkopen = Verkopen. Leden en leveranciers zijn vooral enthousiast over de presentaties van Jeroen van der Rijt, senior consultant bij Scenter, over prestatie-inkopen en van Theo Poiesz, hoogleraar economische psychologie en health care marketing aan de TiasNimbas Business School van de Universiteit van Tilburg, over de inkooporganisatie als Virtual Guardian Angel. De synergie van kennis. Dat was het thema van de leden bijeenkomst op 8 december. Nadat het Plan van Aanpak en de begroting voor 2012 zijn goedgekeurd, presenteren Intrakoop en leden de best practices over medische inkoop, voeding en E-inkopen. We maken voor het eerst gebruik van SMS-voting. Er volgt een interessante discussie over het wel of niet in zee gaan met marktleiders die meer dan 65% van de markt in handen hebben. Daarnaast leveren leden direct input voor onze activiteitenkalender 2012 en presenteren we het ‘Intrakoop Spoorboekje’ (zie hoofdstuk Inkoopdienstverlening).
9
Themabijeenkomsten
Onderzoeken
Gedurende het jaar organiseert Intrakoop met leveranciers bijeenkomsten voor leden op het gebied van energie, Total Cost of Ownership en E-inkopen.
De jaarverslagenanalyse, uitgevoerd in het derde kwartaal van 2011, levert waardevolle informatie op over de zorgmarkt in Nederland. Op basis van 1155 jaarverslagen van instellingen in de cure en care sector, analyseren we de markt. Zo zien we bijvoorbeeld dat: • het totaal aan inkoopgerelateerde kosten in 2010 € 15,2 miljard bedraagt (een stijging van 2,7% ten opzichte van 2009) • de inkoopkosten duidelijk minder stijgen dan de afschrijvingskosten (+ 28,4%) en de personeelskosten (+ 5,5%) • de inkoopkosten binnen GGz-instellingen het minst hard stijgen: 1,2%. De overige instellingssoorten laten een gemiddelde stijging zien die rond het marktgemiddelde ligt: 2,7%
Technische Unie en Philips Lighting In het eerste kwartaal van 2011 organiseert de Technische Unie samen met Philips een bijeenkomst over de positieve invloeden van licht op gezondheid en herstel. Philips en de Technische Unie trekken samen op om Intrakoop-leden te ondersteunen bij de juiste keuzes voor lichtarmaturen. Energie, van bron naar budget In april en mei 2011 organiseert Intrakoop Energie vier bijeenkomsten in samenwerking met energieleveranciers Eneco, Essent en NUON. Voor de meer dan honderd deelnemers een unieke gelegenheid om een bezoek aan een energiecentrale te brengen. Total Cost of Ownership: transparant inkopen van medische middelen Samen met Brocacef organiseert Intrakoop op 11 mei een workshop over TCO. Na een korte uitleg werken de 15 deelnemers een TCO-case uit. Tijdens de presentaties van deze cases ontstond een gezonde discussie over de rol van de inkoper binnen een organisatie en de rol van het werken met TCO bij grote investeringen of contracten. Purchase2Pay Tblox organiseert samen met Intrakoop het Purchase2Pay-congres. 36 Intrakoop-leden (vijftig deelnemers) nemen eind september deel aan deze bijeenkomst.
10
We bieden, in het kader van transparantie, onze leden en leveranciers toegang tot de resultaten van deze analyse aan. Intrakoop Inkoopcheck De Intrakoop Inkoopcheck is een doorlopend onderzoek, k osteloos uitgevoerd door Intrakoop, voor leden die inzicht willen hebben in hun inkoopprestaties en deze willen benchmarken met vergelijkbare instellingen in dezelfde sector. Het levert instellingen waardevolle informatie op over hun eigen uitgavenpatroon. Tegelijkertijd biedt het Intrakoop inzicht in de grote kostenveroorzakers binnen de zorg.
Ledenraadpleging postverzending In april hebben 150 leden (32%) deelgenomen aan onze online ledenraadpleging over postverzending. Enkele resultaten: • Ongeveer een derde van alle poststromen betreft tijd-kritische post • De belangrijkste postverzender voor alle postsoorten is Post. nl (voorheen TNT Post), bij ruim vier op de vijf leden. Een deel van deze leden heeft de postverzending ondergebracht bij een sociale werkvoorziening.
In 2011 verschijnen de Inkoopnotes ook in digitale vorm. Deze dynamische Intrakoop-app biedt een actueel overzicht van alle leveranciers, overeenkomsten, condities en dienstverlening van Intrakoop. Aanvankelijk is de app alleen beschikbaar voor iPad en iPhone. Begin 2012 is de app ook voor besturingssysteem Android te downloaden.
Uit de antwoorden blijkt dat de switchbereidheid alsook de interesse in deelname aan een collectieve Intrakoop-raam overeenkomst laag zijn: de contractwaarde is vaak te laag, leden zijn tevreden met hun huidige dienstverlener en tarieven. Op basis van de resultaten van dit onderzoek besluiten we geen collectieve overeenkomst op het gebied van postverzending te ontwikkelen.
Communicatie en PR Samen maken we goede zorg beter betaalbaar. Met deze slogan profileert Intrakoop zich in 2011 als de specialist in inkoopsamenwerking in de zorg. Ook bij bestuurders van zorginstellingen. We werken hiervoor samen met Skipr, het cross-mediaal communicatieplatform voor beslissers in de zorg. In een reeks advertenties vertellen onze leden (bestuurders, inkopers, hoofden voeding) over het belang van en hun ervaringen met de samenwerking met Intrakoop. De testimonials verschijnen in de vakbladen Skipr, Deal!, InSkoop, Food Hospitality Magazine en de Sterrengids Gastvrijheidszorg.
11
‘Als inkoper kun je het in je eentje niet snel beter doen!’ Rien van der Boom, inkoper Zuidwester, over begeleiding wasserijcontract
12
Inkoopdienstverlening Om samen met leden en leveranciers meer voordeel te halen uit onze inkoopoplossingen, zetten we ook in 2011 sterk in op duurzame partnerships. We zijn meer betrokken bij de inkoopprocessen van onze leden. Tegelijkertijd werken onze inkopers/ productmanagers en adviseurs nauwer samen met onze leveranciers.
Van collectief naar maatwerkafspraken Ook onze collectieve inkoopoplossingen sluiten aan bij de individuele behoeften van leden. Door slimme constructies te bedenken, goede afspraken te maken over de beste producten en de best value garantie en te zorgen voor transparantie en heldere kostenstructuren. Bij nieuwe overeenkomsten besteden we specifiek aandacht aan meer keuzevrijheid in overeen komsten. We stemmen assortimenten beter af op de behoeften van onze leden. We ondersteunen leden proactief bij het richten en inrichten van hun inkoop- en logistieke processen, het vastleggen van Service Level Agreements (SLA’s) en het implementeren van overeenkomsten. Leden betrekken ons steeds vaker direct bij hun strategische, tactische en operationele inkoopprocessen.
Collectieve dienstverlening In 2011 bieden we ruim 100 inkoopoplossingen verdeeld over zeven productsegmenten. Ook ontwikkelen we dit jaar voor het eerst overeenkomsten specifiek voor ziekenhuizen.
Nieuwe leveranciers Een overzicht van in 2011 aangegane leveranciersrelaties: • Grohe (kranen, thermostaten en accessoires) • Liftintermediair (liftonderhoud) • Ricoh (multifunctionals en printers) • Smilde Bakery (bake-off producten) • Solid Benelux (tandheelkundige implantaten en prothetische toebehoren) • Stiegelmeyer (meubilair) • Synthes (orthopedisch traumamateriaal) • Topbloemen (bloemen) • Williamson Dickie (dienstkleding)
Beëindigde leveranciersrelaties De overeenkomsten met de volgende leveranciers hebben we beëindigd: Abbott, Boorsma & Bronkhorst, BTG, Jos ten Berg, Moments Furniture en Plaagdierprobleem.nl.
Eten & Drinken Portiedesserts Meer dan de helft van alle desserts in de zorg wordt als éénpersoonsportie ingekocht. Reden voor Intrakoop om onderzoek te doen naar de mogelijkheden om inkoop oplossingen te bieden op het gebied van portiedesserts. In 2010 hebben we gesproken met twee grote marktpartijen. Uit een interessepeiling gehouden onder leden blijkt grote interesse in een raamovereenkomst. We verwachten in 2012 een overeenkomst af te sluiten op dit gebied.
13
Intrakoop wil altijd de best value bieden: de beste kwaliteit tegen de meest gunstige prijzen en condities. Bij de bypassfabrikanten van voeding hebben we getoetst of de Intrakoopafspraken nog steeds de best value zijn. Bij het overgrote deel van de leveranciers is dit het geval. Met de overige leveranciers hebben we afspraken gemaakt om voor Intrakoop-leden voortaan de best value in de markt te garanderen.
Kantoorartikelen De raamovereenkomst met Office Depot voor kantoorartikelen loopt medio 2011 af. We besluiten na een ledenraadpleging dat leden hun commitment kunnen verlengen tot 30 juni 2014. In het oorspronkelijke contract namen 83 leden deel (volume: € 2,7 miljoen per jaar). Aan het nieuwe contract nemen 73 leden deel (volume: € 2,8 miljoen per jaar).
Farmacie Leden doen steeds vaker een beroep op de kennis en ervaring van Intrakoop bij de inkoop en distributie van medicijnen. De behoefte aan individuele begeleiding is groot, vooral door de vaak complexe, organisatiespecifieke logistieke stromen binnen instellingen. Daarnaast leidt aangescherpte wet- en regelgeving tot het kritisch bekijken en in veel gevallen opnieuw inrichten van de medicatiedistributie. Gedurende het jaar begeleiden we 13 individuele analyse- en aanbestedingstrajecten. De totale contractwaarde bedraagt bijna € 3 miljoen.
Intrakoop om in 2011 deze markt te onderzoeken. De huidige marktomvang bedraagt ± € 105 miljoen, met een marktpotentie van ruim € 500 miljoen. In 2012 vervolgt Intrakoop dit traject.
Ledenteams Klankbordgroep Op 28 april en 24 november vinden de bijeenkomsten van de klankbordgroep plaats. Het management team van Intrakoop discussieert op strategisch/tactisch niveau met leden over onder andere: • het ‘Intrakoop-spoorboekje’: Intrakoop gaat naast de bestaande contractontwikkeling meer vraaggestuurd werken, waarbij leden aangeven wat zij met Intrakoop willen doen. Intrakoop bundelt die behoefte. De mogelijkheden: - heronderhandelen van contracten met bestaande leveranciers - aanbesteden - partijeninkoop - individuele begeleiding • samenwerking met een Duitse inkooporganisatie • bredere toegang tot de portal • beter inspelen op ledenbehoeften door ledenraadplegingen • meer kleine, regionale themabijeenkomsten voor het uitwisselen van kennis en ervaring op specifieke inkoopgebieden
Koplopergroep ziekenhuizen Marktverkenning storage/back up Elke zorginstelling heeft met data opslag te maken en de hoeveelheid data neemt jaarlijks enorm toe. Reden voor
14
In september 2010 is Intrakoop een intensieve samen werking gestart met het Wilhelmina Ziekenhuis Assen, het Diaconessenhuis Leiden, de Sint Anna Zorggroep in Geldrop
en het Beatrix Ziekenhuis (Rivas Zorggroep) in Gorinchem. Het doel: de inkoopfunctie van deze vier ziekenhuizen te versterken en samen nieuwe medische overeenkomsten afsluiten. In deze koplopergroep pakken we de volgende activiteiten samen op: • contractharmonisatie en uitonderhandeling bestaande contracten • ontwikkeling nieuwe medische intekenovereenkomsten • gezamenlijke aanbestedingen • kennis uitwisselen • organisatorische synergie • conditievergelijking bestaande Intrakoop-oplossingen • collectieve onderhandelingstrajecten De samenwerking heeft in 2011 geleid tot de volgende overeenkomsten: • Intekenovereenkomst met Synthes voor orthopedische traumamaterialen • Intekenovereenkomst met Solid voor kaakimplantaten • Verbeterde overeenkomst Brocacef (medische groothandel) • Start collectieve aanbesteding medische groothandel (3 ziekenhuizen) Intrakoop heeft voor de deelnemende ziekenhuizen kwantitatieve scans uitgevoerd. Op basis hiervan benoemen we een aantal nieuwe projecten voor 2012, waaronder een onderhandelingstraject voor pacemakers.
Gebruikersgroep E-inkopen In juni komt de gebruikersgroep E-inkopen bij elkaar. 20 Leden delen hun opgebouwde kennis en ervaring met E-inkopen met
elkaar en wisselen ervaringen en tips uit om samen de dienstverlening op het gebied van E-inkopen te optimaliseren. Via de in 2011 ingerichte teamsite faciliteren we leden om te discussiëren en informatie uit te wisselen. De gebruikers zijn hier positief over.
Contractbeheergroep voeding De contractbeheergroep voeding bespreekt in 2011 onder andere het opstellen van SLA’s (Service Level Agreements) binnen distributeursovereenkomsten, prijsontwikkelingen, de inzet van leveranciersprestatiemetingen en de ontwikkeling van nieuwe bypassovereenkomsten voor bijvoorbeeld vis, medische voeding en bake-off broodproducten.
Stuurgroep Energie Op 22 maart en 26 oktober komt de Stuurgroep Energie bij elkaar. Deze stuurgroep stemt met Intrakoop de te volgen inkoopstrategie voor aardgas en elektriciteit af. Andere onderwerpen die aan de orde komen, zijn onder andere: • prijsontwikkelingen • lichten van optiejaren (in 2011 zijn de optiejaren voor aardgas 2013 en elektriciteit 2014 gelicht) • verbetering dienstverlening leveranciers bij bijvoorbeeld klachten over facturering Met name over dit laatste punt is veel gepraat met de leveranciers en inmiddels is er veel verbeterd. De klachtenafhandeling blijft een constant aandachtspunt in de samenwerking met onze energiepartners.
15
Individuele dienstverlening Intrakoop Services Leden zijn steeds beter op de hoogte van Intrakoop Services en individuele dienstverlening. Ze weten ons steeds vaker te vinden. Het aantal opdrachten neemt toe: eind 2011 heeft Intrakoop Services 114 opdrachten in uitvoering of afgerond. Leden zijn zeer positief over de behaalde resultaten. De s ynergie tussen de adviseurs en de consultants leidt tot positieve resultaten bij bijvoorbeeld individuele aanbestedingen en de tijdelijke inzet van inkoopcapaciteit. Onze consultants worden steeds vaker ingezet voor het leveren van interim capaciteit voor het ontwikkelen van de inkoopfunctie binnen instellingen. Intrakoop Services breidt haar dienstverlening op facilitair en logistiek gebied uit. Ook het aantal aanvragen voor het uitvoeren van individuele aanbestedingen stijgt, evenals het aantal u itgevoerde kwantitatieve en kwalitatieve inkoopscans. De meeste aanbestedingen worden uitgevoerd in de productgroepen: • voeding • wasserij/textiel • medicijnen • telefonie • schoonmaak • E-inkopen De inzet van Intrakoop Services is erop gericht om contracten, die voortvloeien uit individuele aanbestedingen, af te sluiten als Intrakoop-raamovereenkomsten. Leveranciers dragen over
16
de omzet kantoorbijdrage af aan Intrakoop. De kosten voor de begeleiding van de aanbesteding kunnen dan worden verrekenend met de kantoorbijdrage en worden niet in rekening gebracht bij de instelling.
Intrakoop Energie Energie blijft een hot issue voor onze leden. Intrakoop Energie ondersteunt en begeleidt bij de collectieve en individuele inkoop van energie. Het totaalvolume van Intrakoop-leden in het elektriciteitscontract met Eneco bedraagt ruim 900 miljoen KwH (289 leden). Het totaalvolume in de aardgascontracten met Essent (voorheen RWE) en Nuon bedraagt in 2011 bijna 300 miljoen m3 (275 leden). Dit volume van Intrakoop vertegenwoordigt in de zorg een marktaandeel van ± 30%. Eind 2011 loopt de raamovereenkomst voor elektriciteit met Eneco af. Daarom starten we een nieuwe commitmentronde voor de inkoop van elektriciteit via Eneco. Huidige deelnemers krijgen de gelegenheid hun commitment tot eind 2015 te verlengen, nieuwe leden kunnen vanaf 1 januari 2012 deel nemen in het contract. De commitmentronde is zeer succesvol: 303 leden doen mee aan het nieuwe contract. Het totaal volume bedraagt bijna 1 miljard KwH op jaarbasis. Intrakoop heeft daarmee een marktaandeel van ± 40% in de zorg. De individuele dienstverlening van Intrakoop Energie beslaat onder andere de inkoop van energie, individueel contract management, energieadministratie en –management en advies over subsidies en duurzaamheid.
Intrakoop E-inkopen
Inkoopcheck
De totale inkoopuitgaven over het elektronische inkoopplatform bedragen in 2011 € 163 miljoen: bijna een verdriedubbeling ten opzichte van het jaar ervoor (€ 65 miljoen). In totaal maken nu 100 leden gebruik van het elektronisch bestelsysteem. Zij bestellen er gemiddeld voor 12% van hun inkoopuitgaven. Intrakoop Services begeleidt steeds vaker leden bij de implementatie van E-inkopen in hun organisatie.
De Intrakoop Inkoopcheck biedt leden inzicht in de opbouw van de kostenverdeling in hun organisatie, in vergelijking met soortgelijke instellingen. Ruim 40 organisaties hebben tot nu toe gebruik gemaakt van deze dienstverlening van Intrakoop.
Met onze partner, TBlox, hebben we nieuwe, transparante abonnementsvormen ontwikkeld waarin de totale kosten voor implementatie, hard- en software, functioneel beheer en helpdesk in een passend maandbedrag zijn verwerkt. Meer leden kiezen voor een totaaloplossing van E-inkopen in combinatie met elektronisch facturen verwerken. Hierdoor neemt ook de behoefte om digitale facturen van leveranciers te ontvangen toe.
Leveranciersprestatiemetingen Via www.leveranciersprestatiemeting.nl meldt een groeiend aantal leden zich aan voor een leveranciersprestatiemeting (LPM). De LPM levert waardevolle informatie op over de prestaties van leveranciers en ondersteunt instellingen bij het verkrijgen van hun HKZ-financiering. Inmiddels hebben meer dan honderd leden een LPM laten uitvoeren. Gedurende het jaar is de standaardrapportage uitgebreid met de benchmark. Naast de individuele beoordeling van een leverancier laat de LPM nu ook de landelijke score van de betreffende leveranciers zien.
17
‘We hebben nu tien tot vijftien procent minder kosten. Met minimaal dezelfde kwaliteit.’ Freekje Savenije, leidinggevende hotelservices Spaarne Ziekenhuis, over aanbesteding voeding
18
Interne organisatie Organisatiestructuur en personeelsbestand Het personeelsbestand van Intrakoop groeit in 2011. Per 31 december zijn 37 medewerkers in dienst van Intrakoop. Deze stijging wordt in sterke mate veroorzaakt door het aannemen van zes consultants en inkopers binnen Intrakoop per 1 januari 2011. Gedurende het jaar wordt een extra consultant aangenomen. De afdeling Ledenservice breidt uit met twee nieuwe medewerkers. Het aantal fte op het einde van het jaar bedraagt 33,79 (2010: 25,06). De groei van Intrakoop leidt tot een wijziging van de organisatiestructuur. Een nieuwe matrixstructuur moet de synergie tussen Intrakoop en Intrakoop Services versterken en de ALV
Raad van toezicht
Coöperatie Intrakoop statutair directeur
Stafafdelingen
Directeur inkoop en advies
Raad van commissarissen
Intrakoop Holding B.V.
Intrakoop Services B.V.
Manager ledenservice, processen en kwaliteit
Directeur Intrakoop Services
ondersteuning van de afdeling Ledenservice aan adviseurs en productmanagers borgen. In het eerste kwartaal van 2012 wordt deze nieuwe organisatiestructuur geïmplementeerd.
Informatisering (Project ODIN) In 2010 kiest Intrakoop voor de all-in-one oplossing van N avision voor contractbeheer, deelnamebeheer, het bonusproces en de financiële administratie. Vanaf 2011 gaan we over op het financiële pakket van Navision en start de ontwikkeling van Navision voor het contract- en deelnamebeheer en het bonusproces. Daarnaast wordt gewerkt aan de koppeling tussen Navision, Scope (CRM) en SharePoint (portal) om alle contract- en deelname informatie zo efficiënt mogelijk te kunnen ontsluiten voor onze leden en leveranciers. In het derde kwartaal van 2011 besluiten we een deel van de activiteiten binnen project ODIN over te hevelen naar 2012.
Deelname in netwerken In 2011 zijn onze adviseurs, managers en inkopers/productmanagers actief in verschillende netwerken, waaronder: • FMG (Facilitair Managers Gezondheidszorg) • FMN (Facility Management Nederland) • NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement) • NVTG (Nederlandse Vereniging voor Technisch facilitair management in de Gezondheidszorg) • NVZD (Nederlandse Vereniging van Zorgdirecteuren) • VHVG Food & Hospitality Management • VKGE (Vereniging Keukenmanagement Gezondheidszorg) • ZNN (Zorgnetwerk Nederland)
19
Samenvatting geconsolideerde jaarrekening 2011 Balans per 31 december (x € 1.000) (na resultaatbestemming)
2011 2010
Activa
2011 2010
Passiva
Vaste activa
Groepsvermogen
Immateriële vaste activa
148
115
Materiële vaste activa
106
121
Financiële vaste activa
0
1
2.681 2.581
Voorzieningen
56 8
254 237 Vlottende activa
Kortlopende schulden
Vorderingen
Bonussen aan leden
Kantoorbijdragen
1.376 1.040
Belastingen en premies
Bonussen voor leden
4.357 4.442
sociale verzekeringen
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Pensioenen 0
5
en overlopende activa
184
199
Debiteuren
225 101
Overige vorderingen
4.382
4.614
226
273
4 3
Handelscrediteuren 466 464 Overige schulden en
6.142 5.787
overlopende passiva
289
338
5.367 5.692
Totaal
8.104 8.281
Liquide middelen 1.708 2.257
Totaal 8.104 8.281
De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en winst- en verliesrekening zijn opgenomen in de jaarrekening 2011.
20
Geconsolideerde winst- en verliesrekening 2011 (x € 1.000)
Begroting 2011 2010 2011
Baten Contributies
322 310 293
Kantoorbijdragen
3.648 3.480 3.270
Omzet advies
1.284 805 700
5.254 4.595 4.263 Lasten Personeelskosten
3.116 2.971 2.737
Reis- en representatiekosten
337
Huisvestingskosten
144 143 138
254
Afschrijving op (im)materiële vaste activa
64
Kantoorkosten
59 70 57
Automatiseringskosten Algemene kosten Verenigingskosten Communicatiekosten
87
222 49
747 319 401 25 24 23 54 102 114 259 424 271
Diensten derden
169 186 168
Diverse baten en lasten
192
-30
-34
5.166 4.550 4.146 Saldo baten en lasten
88
45
116
Financiële resultaten 34 20 23 Exploitatiesaldo 122 65 139 Vennootschapsbelasting -23 -13 -28 Saldo boekjaar 99 52 111
Alle cijfers in de samenvatting jaarrekening 2011 zijn verkregen uit de jaarrekening 2011, waarbij op 11 april 2012 een goedkeurende controleverklaring is verstrekt.
21
Toelichting op de geconsolideerde jaarrekening 2011 Balans
Staat van baten en lasten Baten
Vaste activa De vaste activa bestaan naast kantoorinventaris voornamelijk uit activa voor de ICT-omgeving van Intrakoop. In 2011 is vooral geïnvesteerd in software en licenties. Vlottende activa Hieronder vallen onder andere schattingen voor nog te ontvangen kantoorbijdrage van leveranciers en voor nog te ontvangen ledenbonus. Liquide middelen De saldi van de bankrekeningen die worden aangehouden.
Contributies Hieronder vallen de aan de leden gefactureerde contributies en de door nieuwe leden betaalde entreegelden. Kantoorbijdragen De positieve afloop van de kantoorbijdrage over voorgaande boekjaren zorgt ervoor dat deze post hoger uitvalt dan begroot. Omzet advies Dit is omzet die Intrakoop Services bij Intrakoop-leden heeft gerealiseerd.
Lasten Groepsvermogen Dit is het verschil tussen de bezittingen en de schulden op de balans. Voorzieningen Dit betreft voorzieningen voor eventuele toekomstige betalingsverplichtingen. Kortlopende schulden Deze rubriek bevat de schatting voor de nog niet gefactureerde en nog uit te betalen bonus aan de leden per 31 december. Verder zijn hierin de v erschuldigde belastingen, pensioenpremies en overige schulden en overlopende passiva opgenomen.
Personeelskosten Het aantal personeelsleden is gestegen naar 33,79 fte ten opzichte van 25,06 fte in 2010. Dit leidt tot hogere personeelskosten. Daarnaast worden hier de kosten voor het inhuren van consultants voor Intrakoop Services verantwoord. Reis- en representatiekosten Door de toename in aantal personeelsleden nemen deze kosten ten opzichte van 2010 proportioneel toe. Huisvestingskosten Geen bijzonderheden. Afschrijvingskosten Door het (gedeeltelijk) uitstellen van begrote investeringen zijn de afschrijvingslasten lager dan begroot.
22
Kantoorkosten Geen bijzonderheden.
Diensten derden Geen bijzonderheden.
Automatiseringskosten De complexiteit van het project ODIN heeft geleid tot hogere kosten dan voorzien.
Diverse baten en lasten Dit betreft vooral kosten voortvloeiend uit de overname van personeel begin 2011.
Algemene kosten Geen bijzonderheden.
Financiële resultaten Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten.
Verenigingskosten Deze rubriek bevat de kosten voor onder andere de ledenvergaderingen, kennisplatforms, aanbestedingsteams en relatiebeheer. Een evenement is niet doorgegaan. Communicatiekosten In de begroting 2011 waren activiteiten opgenomen die in eigen beheer zijn uitgevoerd of niet zijn doorgegaan.
Exploitatiesaldo Tijdens de algemene vergadering op 5 juni 2012 zal aan de leden worden voorgesteld het positieve exploitatieresultaat na belastingen toe te voegen aan het eigen vermogen. Vooruitlopend hierop is dit voorstel al verwerkt in de jaarrekening 2011.
23
‘Hoe meer wij participeren in Intrakoop, hoe beter we er zelf van worden.’ Marten de Bruine, voorzitter Raad van Bestuur Koninklijke Visio, over samenwerking
24
Klankbordgroep 2011 Ad Verhagen Hoofd Facilitaire Dienst Woonzorgorganisatie Sabina van Egmont sectie verpleging/verzorging
Rob Buitelaar Facilitair manager Stichting Zorgbreed sectie verpleging/verzorging
Anja Hoeksma Manager inkoop Stichting Omring sectie verpleging/verzorging
Wil van Loon van de Laar Senior inkoper Vitalis WoonZorg Groep sectie verpleging/verzorging
Jaap de Jong Teamleider inkoop Stichting Cordaan sectie geestelijke gezondheidszorg
Jan van Haaster Manager inkoop Stichting HVO-Querido sectie geestelijke gezondheidszorg
Jan-Willem Smeenk Strategisch tactisch inkoper Martini Ziekenhuis sectie ziekenhuizen
Sophia Huijs Regiomanager Midden-Noord Facilities & Inkoop Stichting Zonnehuizen sectie gehandicaptenzorg
Kees Odijk Hoofd Inkoop & Logistiek Argos Zorggroep sectie verpleging/verzorging
Tearry Bekkers Hoofd inkoop medisch Stichting Elisabeth Ziekenhuis sectie ziekenhuizen
Mario van de Sande Hoofd inkoop St. Anna Zorggroep sectie ziekenhuizen
25
Raad van toezicht en Raad van commissarissen 2011 In 2011 bestond de raad van toezicht en de raad van commissarissen uit de volgende personen:
26
De heer mr. drs. F.J.M. Staal (voorzitter) Voorzitter raad van bestuur De Riethorst Stromenland in Geertruidenberg sectie verpleging/verzorging
De heer drs. J.G. den Hollander Raad van bestuur Stichting Diaconessenhuis Leiden Bestuurslid NVZ vereniging van ziekenhuizen sectie ziekenhuizen
De heer drs. J.M. Tromp (vice-voorzitter) Bestuursadviseur Lid raad van toezicht St. Jansdal, Harderwijk Lid raad van toezicht Amerpoort, Baarn Voorzitter Stuurgroep Zichtbare Zorg sector GGZ Lid Stuurgroep Transparantie VWS tbv Kwaliteit Instituut Zorg io
De heer drs. D. Kooistra Lid raad van bestuur St. Zorgverlening ‘s Heeren Loo sectie gehandicaptenzorg De heer prof. dr. J. Telgen Hoogleraar Inkoopmanagement en Besliskunde Universiteit Twente
De inkoopcoöperatie van de zorg
Meer informatie? Bel: (0418) 65 70 70 Mail:
[email protected] Bezoek: www.intrakoop.nl Volg: twitter.com/intrakoop Bezoekadres Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postadres Postbus 67 4180 BB Waardenburg
