Jaarverslag 2013 Stichting Zorgcentra De Betuwe
1 UITGANGSPUNTEN VAN DE VERSLAGGEVING ......................................................... 2 2 PROFIEL VAN DE ORGANISATIE ................................................................................. 3 2.1 Algemene identificatiegegevens ................................................................................ 3 2.2 Structuur van Zorgcentra De Betuwe ........................................................................ 3 2.2.1 Rechtsvorm en bestuursmodel................................................................................... 3 2.2.2 Organisatiestructuur ................................................................................................... 3 2.2.3 Toelating .................................................................................................................... 5 2.2.4 Medezeggenschapstructuur ....................................................................................... 5 2.3 Kerngegevens ............................................................................................................. 5 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering ............................................................................ 5 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ......................................... 5 2.3.3 Werkgebieden ............................................................................................................ 6 2.4 Belanghebbenden ....................................................................................................... 6 3 BESTUUR, TOEZICHT EN BEDRIJFSVOERING ........................................................... 8 3.1 Normen voor goed bestuur ........................................................................................ 8 3.2 Raad van Bestuur ....................................................................................................... 8 3.3 Raad van Toezicht ...................................................................................................... 8 3.3.1 Bezoldiging Toezichthouders ..................................................................................... 9 3.3.2 Commissies ............................................................................................................... 9 3.3.3 Behandelde onderwerpen .......................................................................................... 9 3.3.4 Aandachtsgebieden en resultaten .............................................................................10 3.4 Centrale Cliëntenraad ................................................................................................12 3.5 Ondernemingsraad ....................................................................................................15 3.5.1 Aandachtsgebieden ..................................................................................................16 4 BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES ................................................................17 4.1 Meerjarenbeleid..........................................................................................................17 4.1.1 Visie ..........................................................................................................................17 4.1.2 Beleidsuitgangspunten ..............................................................................................17 4.1.3 Vooruitblik .................................................................................................................18 4.1.4 Resultaten.................................................................................................................18 4.2 Algemeen Kwaliteitsbeleid ........................................................................................27 4.2.1 Kwaliteitscommissie ..................................................................................................27 4.2.2 Kwaliteitssysteem HKZ .............................................................................................28 4.2.3 Integrale veiligheid ....................................................................................................28 4.3 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten ................................................................29 4.3.1 Kwaliteit van zorg ......................................................................................................29 4.3.2 Klachten ....................................................................................................................29 4.4 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ...................................................................31 4.4.1 Personeelsbeleid ......................................................................................................31 4.4.2 Kwaliteit van werk .....................................................................................................32 4.5 Kwaliteit ten aanzien van bedrijfsvoering ................................................................33 4.6 Samenleving...............................................................................................................35 4.7 Financieel beleid ........................................................................................................36 BIJLAGE 1: LIJST VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN ......................................................37
1
1
UITGANGSPUNTEN VAN DE VERSLAGGEVING
In dit jaarverslag legt Zorgcentra De Betuwe verantwoording af over het jaar 2013. Hoewel het niet meer verplicht is om de Jaarverantwoording Zorginstelling te hanteren, hebben we dat model toch zo veel mogelijk aangehouden. Dit is consistent met voorgaande jaren en we voldoen aan alle wettelijke eisen voor verslaglegging. De verslaglegging vindt plaats op organisatieniveau, zo nodig gespecificeerd naar organisatieonderdelen. We zien ons jaarverslag als een instrument om maatschappelijk verantwoording af te leggen bij alle belanghebbenden van de organisatie. Het jaardocument bestaat uit het jaarverslag, de jaarrekening en de bijlagen, en doet verslag van het (kwaliteits-)beleid. Ook biedt het een overzicht van de werkzaamheden van de medezeggenschapsorganen.
2
2 2.1
PROFIEL VAN DE ORGANISATIE Algemene identificatiegegevens
Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mail Internet
Stichting Zorgcentra De Betuwe Postbus 225 4100 AE Culemborg (0344) 699 650 11043745
[email protected] www.zorgcentradebetuwe.nl
2.2 Structuur van Zorgcentra De Betuwe 2.2.1 Rechtsvorm en bestuursmodel Zorgcentra De Betuwe is een stichting. Zij wordt bestuurd volgens het Raad-vanToezichtmodel, zoals neergelegd in de Zorgbrede Governancecode. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de organisatie. De Raad van Toezicht houdt toezicht op de algemene gang van zaken en het beleid van de Raad van Bestuur en keurt besluiten van de Raad van Bestuur goed, conform de statuten van de stichting. 2.2.2 Organisatiestructuur De organisatie bestaat in 2013 uit tien locaties, Thuiszorg De Betuwe, Dagvoorzieningen De Betuwe, drie locaties met zorginfrastructuur, verpleegunit Avondlicht, Medische en paramedisch dienst en een aantal centraal georganiseerde (ondersteunende) diensten. Een nadere indeling van de organisatie staat in het organogram op de volgende pagina. De directeuren en managers zijn integraal verantwoordelijk. De directeuren, de manager Medische en Paramedische Dienst (MPMD), de manager Bedrijfsvoering, de manager Personeel, Organisatie en Ontwikkeling/bestuurssecretaris (PO&O) vormen samen met de bestuurder het managementteam.
3
4
2.2.3 Toelating Zorgcentra De Betuwe heeft de volgende toelatingen: persoonlijke verzorging; verpleging; begeleiding; behandeling; verblijf op grond van de AWBZ. 2.2.4 Medezeggenschapstructuur De medezeggenschap van medewerkers is geregeld via de Ondernemingsraad. Medezeggenschap van de cliënten via lokale cliëntenraden van alle zorgcentra. Naast de lokale raden is er een Centrale Cliëntenraad. De lokale raden overleggen met hun eigen manager. Zie hoofdstuk 3.5 en 3.6 voor de samenstelling en de werkzaamheden van de Centrale Cliëntenraad en Ondernemingsraad. 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Zorgcentra De Betuwe biedt verzorging, verpleging, behandeling en ondersteunende begeleiding aan cliënten. Deze zorg bieden we op diverse locaties aan cliënten met 24uursopvang en aan cliënten die naar locaties van Dagvoorzieningen De Betuwe komen. Thuiszorg De Betuwe zorgt voor dienstverlening aan cliënten thuis. Voor de organisatie Avondlicht in Herwijnen is Zorgcentra De Betuwe verantwoordelijk voor de verpleeghuiszorg op de PG-unit. Er worden nagenoeg geen private activiteiten uitgevoerd. 2.3.2
Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten
Cliënten Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar Aantal cliënten dagvoorzieningen per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten per einde verslagjaar (exclusief cliënten dagactiviteiten en Wmo-zorg) Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar Productie Aantal dagen met zorg en verblijf in verslagjaar* * Waarvan ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten en Wmo)
Aantal cliënten 406 406 101 117 Aantal plaatsen 481 Aantal 168.419 168.419 27.140 24.816
5
Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Personeel Kosten ingehuurd personeel niet in loondienst en zelfstandigen in verslagjaar1 Bedrijfsopbrengsten Totale bedrijfsopbrengsten in verslagjaar * * Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
Aantal personen 694
Aantal fte 454,24
Bedrag in euro’s 2.684.708 Bedrag in euro’s 39.750.410 35.767.865 2.143.395
2.3.3 Werkgebieden Onze organisatie heeft zorgcentra en zorginfrastructuur in Beusichem, Buren, Culemborg, Dodewaard, Lienden, Maurik, Ochten, Tiel en Herwijnen. Het adherentiegebied loopt van de Diefdijk tot Dodewaard, tussen de Waal en de Lek. Het hoort bij werkgebied van het zorgkantoor Nijmegen. 2.4 Belanghebbenden Bij Zorgcentra De Betuwe streven we naar samenwerking met anderen om onze doelstellingen te realiseren. Onze organisatie kent veel belanghebbenden. De allerbelangrijkste zijn zonder meer de cliënten en hun vertegenwoordigers en natuurlijk de medewerkers en de vrijwilligers. Van een groot aantal andere belanghebbenden en samenwerkingspartners volgt hierna een overzicht. Sinds 1 januari 2010 zijn we als Zorgcentra De Betuwe aangesloten bij de Carante Groep, een netwerkorganisatie voor de zorg. Overzicht samenwerkingspartners Samenwerkingspartners in zorg Carante Groep Stichting Thuiszorg Midden Gelderland Transmuraal zorgnetwerk Rivierenland (Trazor) STMR Stichting Zorgcentra Rivierenland Ziekenhuis Rivierenland Curadomi AHOED Avondlicht Academie Zorg en Welzijn Rivierenland Novicare
1
Soort samenwerking Samenwerkingsverband van elf zelfstandige organisaties in de care sector Thuiszorg Samenwerkingsverband in het Rivierengebied met regionale zorgaanbieders Ketenzorg dementie Ketenzorg dementie Samenwerkingsovereenkomst Ketenzorg dementie , Hygienist Onderaannemer thuiszorg Huisartsen/apothekers Zorglevering Regionale partners zorg en onderwijs en arbeidsmarktorganisaties Medische en paramedische dienst
Onder de noemer „personeel niet in loondienst‟ rangschikken we de inhuur van derden. Het personeel dat wordt ingezet op de
verpleegunit van locatie Avondlicht wordt ook op deze post verantwoord
6
Overige samenwerkingspartners Stichting Woningbeheer Betuwe
KleurrijkWonen
SCW Tiel Woonzorg Nederland Stichting Volkshuisvesting Tiel Stichting ElkWelzijn Lander Mozaïek Welzijnsdiensten Stichting Welzijn senioren Neder-Betuwe Welzijn Buren Pro Persona Vakbonden WZW Actiz
MEE Klachtenregeling Gezondheidsregio Nijmegen Overheden/Zelfstandige bestuursorganen /Financiers VGZ Banken CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) Ministerie van VWS Inspectie voor de Gezondheidszorg Regio Rivierenland Gemeente Tiel Gemeente Neerrijnen Gemeente Neder-Betuwe Gemeente Lingewaal Gemeente Geldermalsen Gemeente Culemborg Gemeente Buren
Blommeland Hof van Beusichem Steegakker Valentino Troelstrahof De Betuwehoeve Achter de Raaf Gandhi Lingewaarde Elim Oranjehof Welzijn/vrijwilliger, Huis van de Buurt Culemborg Oost Facilitaire dienstverlening Welzijn/vrijwilligers Welzijn/vrijwilligers Welzijn/vrijwilligers GGZ Overlegpartner o.a. Sociaal Plan Werkgeversorganisatie Zorg en Welzijn Gelderland Vereniging voor aanbieders van zorg in verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg, kraam- en jeugdgezondheidszorg Verwijzing en advisering Onafhankelijke klachtencommissie
Financiering Bancaire zaken Indicatiestelling
Wmo
7
3
BESTUUR, TOEZICHT EN BEDRIJFSVOERING
3.1 Normen voor goed bestuur Bij Zorgcentra De Betuwe onderschrijven we de bepalingen van de Zorgbrede Governancecode. De statuten en het reglement van de Raad van Bestuur en het reglement van de Raad van Toezicht zijn daarmee in overeenstemming. Sinds begin 2011 hebben we een klokkenluidersregeling, gebaseerd op de modelregeling van de branche. 3.2 Raad van Bestuur Zorgcentra De Betuwe kent een eenhoofdige Raad van Bestuur in de functie van bestuurder. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de bestuurder zijn neergelegd in een reglement. In februari 2013 heeft het jaarlijkse functioneringsgesprek tussen de bestuurder en de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Samenstelling Raad van Bestuur per 31 december 2013 Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Mevr. drs. D.R.M. Bestuurder Lid bestuur Carante Maas Groep Het bezoldigingsbeleid van de Raad van Bestuur is vastgesteld door de Raad van Toezicht en conform wettelijke regelingen. De Raad van Bestuur verstrekt de Raad van Toezicht informatie conform het daarvoor opgestelde protocol en legt conform de statuten bepaalde besluiten van de Raad van Bestuur ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht. 3.3
Raad van Toezicht
Samenstelling Raad van Toezicht 2013 Naam Functie Dhr. J.J.K Gerards Voorzitter Dhr. drs. F.H. Janssen
Vicevoorzitter
Dhr. mr. ing. J. Eikelboom
Lid (tot 4 februari 2013)
Mevr. mr. drs. E. van Zadelhoff, BA
Lid
Mevr. dr. M.M.N. Minkman
Lid
Dhr. P. Oostelbos
Lid (vanaf 9 april 2014)
Werkzaamheden in 2013 Directeur Bureau Bestuurlijk Advies Directeur Ruimte en Economische Zaken, gemeente Halderberge Interim-manager, voornamelijk crisis- en programmamanagement Onderzoeker Hogeschool Zuyd Lid Academisering netwerk ouderenzorg Universiteit van Maastricht Programmamanager bij Vilans te Utrecht Directeur PHM BV, huisvestingsmanagement
8
3.3.1 Bezoldiging Toezichthouders De leden ontvangen jaarlijks een vergoeding van € 6513, -. De voorzitter krijgt een vergoeding van € 9769, -. De kosten van scholing worden vergoed binnen een totaal jaarbudget. Deze vergoedingen komen overeen met de wettelijke regeling van beloningen voor raden van toezicht. 3.3.2 Commissies De Raad van Toezicht heeft uit zijn midden een auditcommissie samengesteld. Deze bestaat uit de heer Janssen en de heer Gerards. De commissie is twee keer samen geweest en heeft advies uitgebracht over de begroting en de jaarrekening. Daarnaast is een commissie Kwaliteit van zorg ingesteld. Deze bestaat uit mevrouw Minkman en mevrouw van Zadelhoff en is in 2013 driemaal bijeengeweest, eenmaal samen met de commissie Kwaliteit van de Centrale Cliëntenraad. De kwaliteitscommissie is betrokken bij het plan van aanpak Hygiëne en Infectiepreventie en heeft de bestuurder hierover geadviseerd.In het najaar is een tijdelijke commissie bestaande uit de heer Gerards, mevrouw van Zadelhoff en de heer Oostelbos ingericht ten behoeve van de werving en selectie van nieuwe leden voor de raad van toezicht. 3.3.3 Behandelde onderwerpen De Raad van Toezicht kwam in 2013 acht keer bij elkaar in een reguliere vergadering, in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. Een aantal malen had de raad voorafgaand aan de vergadering onderling beraad. De volgende onderwerpen werden behandeld: Rapportages Raad van Bestuur; Tweemaandelijkse financiële managementrapportage; Managementletter; Jaarverslag 2012 Jaarrekening en accountantsverslag, in aanwezigheid van de accountant; Kwaliteit van zorg; Hygiëne en infectie preventie; BOPZ beleid: Geriatrische Revalidatiezorg; Strategisch opleidingsbeleid; Fusietraject met Zorggroep Maas en Waal en beëindiging van dit traject; Nieuwbouwplannen Beusichem; Nieuwbouwplannen Geldermalsen: Lange termijn huisvestingsplan; Evaluatie functioneren Raad van Bestuur; Jaarplan 2014: Profielen nieuwe leden raad van Toezicht en wervingsprocedure. Daarnaast is de Raad van Toezicht in twee extra vergaderingen bijeen geweest. In april vond een extra vergadering plaats ten gevolge van het verscherpt toezicht door de Inspectie voor de Gezondheidszorg. In november heeft de Raad in een extra vergadering het fusietraject geëvalueerd. Ook hebben de heer Gerards, voorzitter en mevr. van Zadelhoff voordrachtslid van de Centrale Cliëntenraad eenmaal een overlegvergadering bijgewoond van de Centrale Cliëntenraad en bestuurder. De heer Gerards sluit in 2014 aan bij een overlegvergadering van de Ondernemingsraad en de bestuurder.
9
De Raad van Toezicht heeft de volgende besluiten van de Raad van Bestuur besproken en goedgekeurd: Jaarrekening 2012; Jaarplan 2012; Begroting 2014; Hypotheekakte Kulenburg Voorwaarden huurovereenkomst nieuwbouwtraject Geldermalsen 3.3.4 Aandachtsgebieden en resultaten Hygiëne en infectiepreventie Een belangrijk onderwerp in het afgelopen jaar was het Hygiëne en infectiepreventie beleid, naar aanleiding van het verscherpt toezicht door de Inspectie voor de Gezondheidszorg. De Raad is hierbij nauw betrokken geweest, heeft zich laten informeren en de bestuurder geadviseerd over het plan van aanpak, voorbereid door de kwaliteitscommissie. Nadat het verscherpt toezicht opgeheven was heeft de raad een oorzakenanalyse besproken. Aandachtspunt is een goede informatievoorziening voor de Raad van Toezicht over de kwaliteit van zorg. Financiën Een belangrijk aandachtspunt voor de Raad van Toezicht is het toekomstbestendig maken van de organisatie. De Raad kijkt daarbij naar de strategische positie van Zorgcentra De Betuwe en naar de financiële resultaten. De Raad van Toezicht heeft geconstateerd dat de maatregelen ten gevolge van Hygiëne en Infectiepreventie dit jaar hebben geleid tot een forse overschrijding van de begroting en dat een bijsturing is ingezet die moet leiden tot compensatie van deze kosten. Een aandachtspunt voor de Raad is de opbouw van een transparante begroting en dito managementinformatie. Fusietraject Zorggroep Maas en Waal In 2012 heeft een haalbaarheidsstudie plaatsgevonden, gericht op een strategische samenwerking met „zorggroep Maas en Waal‟. Dit heeft geleid tot het uitbrengen van een intentieverklaring met deze organisatie, om te onderzoeken of een bestuurlijke fusie mogelijk en doelmatig is. Beide Raden van Toezicht hebben geparticipeerd in een commissie van toezicht. Deze commissie monitoorde dit onderzoeksproces en adviseerde de bestuurders. De heren Gerards en Eikelboom (tot 1 februari 2013) hebben zitting gehad in deze commissie. In juni 2013 hebben Zorggroep Maas en Waal en Zorgcentra De Betuwe in onderling overleg besloten voorlopig van het fusievoornemen af te zien vanwege de veranderde overheidsmaatregelen. Door deze maatregelen en hun effecten is het momenteel te onzeker of de voordelen die we samen wilden behalen met de fusie, nog wel opwegen tegen de kosten, die we ervoor zouden moeten maken. Zorginhoudelijke onderwerpen De Raad van Toezicht heeft diverse zorginhoudelijke onderwerpen besproken, zoals de geriatrische revalidatie zorg en zorgconcept kleinschalig wonen. Bij dit soort onderwerpen nodigt de Raad geregeld gasten uit, onder wie de directeuren, managers en projectleiders. Daarnaast bracht de Raad van Toezicht bezoek aan twee locaties, Huize Appelenburg en De Valentijn. Vastgoed Het lange termijn huisvestingsbeleid wordt, mede op basis van de overheidsontwikkelingen opnieuw opgesteld. De Raad heeft de ontwikkelingen en de consequenties voor het
10
huisvestingsbeleid besproken. Zo is stil gestaan bij de sterk veranderende financiering, de sturing van de overheid op afbouw van capaciteit en de sterk opkomende rol van gemeenten. De Raad van Toezicht is geïnformeerd over de ontwikkelingen en volgt deze kritisch. Voordat huisvestingsbeleidstukken aan de voltallige Raad voorgelegd worden, zijn deze stukken voor advies aan de heer Oostelbos, lid van de Raad, voorgelegd. Jaarplan 2014 De Raad van Toezicht heeft het jaarplan besproken met het voltallige managementteam. In een gesprek zijn de interne en externe ontwikkelingen aan de orde geweest, met implicaties voor het beleid van Zorgcentra De Betuwe. De Raad heeft geconstateerd dat de wijzigingen de AWBZ en Wmo, de invoering van het wijkgericht werken, versterking van de kwaliteit en bedrijfsvoering belangrijke thema‟s zijn. Daarnaast is het vastgoedbeleid een belangrijk onderwerp. Informatievoorziening De Raad van Toezicht vindt de verbeterde transparantie in de bedrijfsvoering positief en heeft gecontroleerd of de administratieve organisatie zodanig op orde is, dat de zorg en dienstverlening betrouwbaar gecalculeerd kunnen worden. De auditcommissie heeft de Raad van Toezicht geadviseerd over de begroting en de jaarrekening. Daarnaast is verdere verbetering van de managementrapportage een aandachtspunt. Ook heeft de Raad overleg met de externe accountant gevoerd. Evaluatie functioneren Raad van Bestuur en Raad van Toezicht De jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de Raad van Bestuur heeft plaatsgevonden in februari 2013. Wervingsprocedure nieuwe leden van de Raad van Toezicht In verband met het aftreden van twee leden van de Raad begin 2014 is in het najaar een wervings- en selectieprocedure gestart voor nieuwe leden. Daar de Raad gezien de ontwikkelingen een grotere omvang noodzakelijk achtte, werd in deze procedure oorspronkelijk voor drie en na nader beraad voor vier leden geworven, waarmee de Raad in 2014 op zeven zetels komt.
11
3.4 Centrale Cliëntenraad Op 31 december 2013 bestond de Centrale Cliëntenraad uit acht leden. Leden Centrale Cliëntenraad Dhr. R. Goes (per 1 januari 2012) Mw. D. Somer (lid vanaf september 2010, vicevoorzitter vanaf 24 november 2011) Mw. W. Bosman (vanaf 16 mei 2013) Mw. E. Smits (vanaf 13 maart 2013) Dhr. H. Groeneveld (vanaf 16 mei 2013) Dhr. R. van de Kamp (vanaf 19 januari 2012. Tijdelijk afwezig vanaf 14 augustus 2013) Dhr. H. Vermeulen (vanaf 14 augustus 2013 als tijdelijke vervanger van dhr. Van de Kamp) Dhr. N. van Wijk (vanaf 19 januari 2012) Dhr. F. Blommaert (vanaf 11 juli 2013)
Namens locatie Onafhankelijk voorzitter Kulenburg / De Betuwehoeve Beatrix / Troelstrahof Elim / Huize Appelenburg Lingewaarde Oranjehof
Oranjehof
Thuiszorg & Dagvoorzieningen De Valentijn
Convenant Met de Centrale Cliëntenraad is een convenant gesloten, gebaseerd op het model van het LOC. Het convenant regelt het functioneren van de Centrale Cliëntenraad, waarbij tevens is voorzien in een geschillenregeling met een onafhankelijke geschillencommissie. Overleg In 2013 heeft de Centrale Cliëntenraad vijf keer vergaderd in overleg met de Raad van Bestuur. Gedurende het jaar is door de Centrale Cliëntenraad besloten alleen indien nodig een intern beraad te houden na de overlegvergadering. Op 26 november heeft de Centrale Cliëntenraad een apart overleg gehad over de begroting 2014 met de manager bedrijfsvoering. Daarnaast was er op 12 november een informele bijeenkomst van de Centrale Cliëntenraad met de Raad van Bestuur met als enige agendapunt De Toekomst. Op 25 april was er een overleg van de Centrale Cliëntenraad met een delegatie van de Raad van Toezicht, namelijk voorzitter en het voordrachtslid van de Centrale Cliëntenraad. Ondersteuning De lokale cliëntenraden en Centrale Cliëntenraad krijgen bij de uitoefening van hun taken 24 uur per week structurele ondersteuning van een ambtelijk secretaris. Commissies De financiële commissie van de Centrale Cliëntenraad bestaat uit twee personen. Zij hebben op regelmatige basis overleg met de manager bedrijfsvoering. Zo is er een bespreking geweest gedurende de voorbereidingsfase van de begroting en de jaarrekening. De commissie Kwaliteit in de Zorg bestaat uit één lid van de Centrale Cliëntenraad en één lid van een lokale cliëntenraad. Deze commissie bereidt de stukken voor die geagendeerd worden voor de vergaderingen van de Centrale Cliëntenraad en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Centrale Cliëntenraad. De commissie Kwaliteit in de Zorg heeft in 2013 éénmaal informeel overleg gehad. De commissie vergadert daarnaast eenmaal per jaar met de commissie Kwaliteit in de Zorg van de Raad van Toezicht.
12
Scholing Omdat er veel wisselingen van leden plaatsgevonden hebben in de cliëntenraden, was er behoefte aan extra scholing. Daarom is op 12 april 2013 een studiedag georganiseerd. Het programma stond onder leiding van LOC en bestond o.a. uit een toelichting op de cliëntenraad (wat is het doel van medezeggenschap, welke competenties heeft een cliëntenraadslid nodig, welke rechten heeft een cliëntenraad) en de ontwikkelingen in de zorg. Behandelde onderwerpen In 2013 heeft de Centrale Cliëntenraad (verzwaard) advies uitgebracht over de volgende onderwerpen: Het voornemen tot benoeming van vier leden van de klachtencommissie SKGN. De raad heeft positief verzwaard advies uitgebracht, maar het bestuur van SKGN dringend verzocht om voor de toekomst een procedure tot stand te brengen waarin ook cliëntenvertegenwoordigers gehoord en betrokken zijn. Het voornemen tot voordracht van P. Oostelbos als lid van de Raad van Toezicht. De raad heeft een na een gesprek positief advies uitgebracht. Het voorgenomen besluit tot „Aanpassing tarieven geestelijke verzorging en opbaren‟. De raad heeft een positief verzwaard advies uitgebracht met het verzoek het e.e.a. zorgvuldig te communiceren. Bestuurder heeft dit verzoek in acht genomen. Het voorgenomen besluit tot „Aanpassing tarieven huur sleutelkluizen‟. In het overleg heeft de Centrale Cliëntenraad de suggestie gedaan over de mogelijkheid tot een borgstelling. Deze suggestie is door de bestuurder overgenomen en vervolgens heeft de raad positief advies uitgebracht. Het voornemen tot opheffen van de functie Maatschappelijk Werk en herstructurering van de Geestelijke verzorging binnen Zorgcentra De Betuwe. De Centrale Cliëntenraad heeft hierover de lokale raden geraadpleegd. De adviesaanvraag herstructurering van de Geestelijke verzorging heeft de bestuurder eind 2013 ingetrokken in verband met de onduidelijkheden die hierover zijn ontstaan. Dit traject wordt in 2014 met betrokkenheid van de Centrale Cliëntenraad nader uitgewerkt. Begin 2014 is een positief advies uitgebracht over de opheffing van de functie maatschappelijk werk. Daarnaast zijn o.a. de volgende onderwerpen besproken: Betuwe Beweegt. Tijdens dit project wordt geprobeerd cliënten 30 minuten per dag te laten bewegen. Er is een onderzoek opgezet naar de effecten van het beweegproject op het welbevinden van ouderen. Intentie tot fusie met zorggroep Maas & Waal. Er zijn verschillende onderzoeken naar de haalbaarheid gedaan. De Centrale Cliëntenraad is geïnformeerd dat de fusie (voorlopig) niet door gaat. Nieuwe ontwikkelingen in de zorg. Tijdens een bijeenkomst op 11 juli werd onder andere ingegaan op het scheiden van wonen en zorg. Managementrapportages. Toelichting op de jaarrekening. De uitkomsten van de CQ index (cliënten kwaliteitsonderzoek). Verbetertrajecten zijn met lokale raden besproken. Evaluatie Kerstviering. Hygiëne en infectiepreventie. Op 3 april heeft de Inspectie voor de Volksgezondheid Zorgcentra De Betuwe onder verscherpt toezicht gesteld. Daarna zijn veel maatregelen genomen die moeten leiden tot opheffing van het verscherpt toezicht. Op 26 november
13
was een bijeenkomst belegd n.a.v. de oorzaken analyse, over de ontwikkelingen en borging m.b.t. de hygiëne en infectiepreventie Mondzorg. De Centrale Cliëntenraad heeft vragen gesteld over de stand van zaken van het verbetertraject. Diensten voor anders- of niet gelovigen en manier van afscheid nemen van overledenen. Evaluatie Waskosten: De Centrale Cliëntenraad volgt de ontwikkelingen op dit gebied nauwgezet. In het eerste kwartaal van 2013 zijn de kosten iets hoger dan verwacht. Zorgcentra De Betuwe neemt deze kosten voor haar rekening. MIC – Melding Incidenten en Calamiteiten. De Centrale Cliëntenraad heeft geconstateerd dat met het nieuwe SMILE-systeem meer wordt gemeld. MPMD, vertrek van de manager en de eerste geneeskundige Intentieverklaring samenwerking Zorgcentra De Betuwe en Novicare. Tijdens een bijeenkomst op 18 juli is hier uitleg over gegeven. Benoeming nieuwe directeur. De Centrale Cliëntenraad was na een gesprek positief over de voorgenomen benoeming.
14
3.5 Ondernemingsraad De Ondernemingsraad heeft dertien zetels, verdeeld over acht kiesgroepen. De zittingstermijn van de leden is vier jaar. Om de twee jaar treedt de helft af volgens een rooster van aftreden. Op 19 september vinden er verkiezingen plaats voor de helft van de raad. Op 31 december 2013 is de bezetting als volgt: Naam functie Dhr. H. Isings voorzitter Dhr. G. van Zwam lid Mevr. K. van der Heijden lid Mevr. W. Smits lid Dhr. K. Krist vicevoorzitter Dhr. J. van Kuilenburg lid vacature lid Mevr. Y. de Pan Lid Mevr. M. Donker Lid Mevr. A. Verbeek Lid Mevr. T. van Veenendaal Lid Mevr. J. van Ommen lid Mevr. D. de Bruin lid
Kiesgroep 1. Centrale Diensten
2. Thuiszorg De Betuwe 3. Beatrix/Troelstrahof
4. 5. 6. 7. 8.
Elim/Huize Appelenburg Kulenburg/De Betuwehoeve Lingewaarde Oranjehof De Valentijn/Valentino
Agendacommissie Het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad bestaat uit de voorzitter, de vicevoorzitter en de ambtelijk secretaris. Het dagelijks bestuur komt maandelijks met de bestuurder en manager PO&O/bestuurssecretaris in vergadering bijeen, om de agenda van de overlegvergadering op te stellen. Overleg De Ondernemingsraad vergadert maandelijks volgens een rooster. De raad is in 2013 in totaal elf keer in vergadering met de bestuurder bijeengekomen. In februari 2014 sluit de voorzitter van de Raad van Toezicht bij de overlegvergadering aan. Ondersteuning Ondernemingsraad De Ondernemingsraad wordt bij de uitoefening van zijn taken 26 uur per week structureel ondersteund door een ambtelijk secretaris (secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig). Behandelde onderwerpen De Ondernemingsraad heeft (op grond van artikel 25 WOR) de bestuurder geadviseerd conform het voorgenomen besluit over de volgende onderwerpen: Herstructurering van het organisatieonderdeel Welzijn. Alle medewerkers Welzijn worden onder de manager Welzijn gepositioneerd. Doel is wijkgerichte aanpak en welzijnsactiviteiten meer gecoördineerd en vanuit een visie te laten plaatsvinden. De voorgenomen sluiting van de tijdelijke locatie Valentino per 01-01-2014 De Ondernemingsraad adviseert over het plan, op basis van de ontvangen informatie over functies, aantal boventalligen en geeft het advies om dit zorgvuldig uit te voeren. Uitgangspunt is dat alle medewerkers, nadrukkelijk ook ondersteunend personeel dat op termijn (deels ) boventallig zal zijn, herplaatst wordt en dat de regels van het sociaal plan worden gevolgd.
15
Herinrichting formatieplaatsenplan locatie De Valentijn als gevolg van verbouw en herinrichting naar kleinschalig wonen en appartement wonen. De Ondernemingsraad adviseert op basis van een overzicht van functies en aantallen. Uitgangspunt is dat er voor alle medewerkers een plek wordt gevonden en dat er geen boventalligheid ontstaat. Het sociaal plan is van toepassing. Het eigen risicodragerschap voor de WGA in het kader van de modernisering van de Ziektewet. De Ondernemingsraad adviseert om dit traject goed voor te bereiden. Het opheffen van de functie Maatschappelijk Werk. Er is voldoende aangetoond dat deze functie niet specifiek een component is die binnen de ZZP geleverd dient te worden. Het Sociaal plan is van toepassing verklaard. De Ondernemingsraad heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht geadviseerd over een door de hem voorgedragen lid tot benoeming, als voordrachtslid van de Ondernemingsraad, in de Raad van Toezicht. De Ondernemingsraad heeft zijn instemming verleend op de volgende voorgenomen besluiten van de bestuurder: Opleidingsplan Zorgcentra De Betuwe 2013 Beleid ontwikkelgesprekken Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE) met plan van aanpak locatie De Betuwehoeve Protocol middelengebruik inclusief maatregelen en sancties Gedragscode omgaan met giften Aanpassing lestijdvergoeding van leerlingen aan de regels van de CAO VVT. Invoering Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij aanstelling nieuwe medewerkers en vrijwilligers. Aanpassing van de Roosterspelregels met betrekking tot het aantal roosterwensen dat een medewerker mag indienen. 3.5.1 Aandachtsgebieden Andere belangrijke onderwerpen van gesprek: Plan duurzame inzetbaarheid/vitaliteitsbeleid gericht op arbeidsomstandigheden en gezondheid van medewerkers; Jaarplan en begroting 2013; Voorgenomen bestuurlijke fusie van Zorgcentra de Betuwe met Zorggroep Maas & Waal Roosteren en plannen; Maatregelen en gevolgen voor medewerkers met betrekking tot hygiëne- en infectiepreventie als gevolg van verscherpt toezicht Inspectie voor de Gezondheidszorg; Onderzoek oorzakenanalyse hygiëne- en infectiepreventie; Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim; Jaardocument 2012; Managementrapportages; Evaluatie besteding intensiveringsmiddelen; Maatregelen voor bijsturing personele inzet versus bezettingsgraad; Halfjaarrapportage Zorgcentra De Betuwe; Visiedocument integrale veiligheid; Beleid exitgesprekken; Pilot cateringconcept locatie Kulenburg.
16
4
BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES
4.1 Meerjarenbeleid In 2010 is het meerjarenbeleidsplan „Waterkracht‟ (2011-2015) tot stand gekomen. Daarin hebben we onze visie en de vijf belangrijkste beleidsuitgangspunten voor de komende jaren opgenomen. Hieronder een toelichting. 4.1.1 Visie Zorgcentra De Betuwe biedt een veelzijdig pakket van zorg en dienstverlening aan kwetsbare ouderen met een zorgvraag. Zij wonen in hun eigen huis of in een van onze woonvoorzieningen. Ons werkgebied strekt zich uit van de Diefdijk tot Dodewaard, tussen de rivieren de Waal en de Lek. Bij al onze zorg en dienstverlening is het uitgangspunt dat ieder mens als autonoom individu verantwoordelijk is voor zijn of haar eigen (kwaliteit van) leven. Dat is onze diepste overtuiging. Wij vinden het belangrijk dat mensen hun eigen leven kunnen leiden. Wanneer zij daartoe door de levensfase waarin zij verkeren niet meer of niet meer volledig in staat zijn, willen wij hen waar nodig ondersteunen en helpen. Wij zullen er altijd voor waken niet meer dan nodig in de levens van mensen in te grijpen. We verstrekken dan ook alleen zorg en dienstverlening op de vlakken waar dat nodig is en zijn daarbinnen verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg. Veel van onze cliënten zijn niet meer in staat om zelf de regie over hun leven te voeren en daarmee ook niet om zelf te bepalen welke zorg en dienstverlening zij nodig hebben. Dat is een afhankelijkheidsrelatie die we niet kunnen of willen ontkennen. We proberen deze situatie in goede banen te leiden door heel zorgvuldig naar onze cliënten te luisteren en te kijken en zo aan iedere cliënt maatwerk te bieden. Ook de omgeving en de familie van de cliënt zijn daarin belangrijke gesprekspartners. Lokale verankering is daarom een belangrijke pijler van ons beleid. Maatwerk betekent dat wij over een flexibel aanbod moeten beschikken. We willen het hele scala aan zorg en dienstverlening (van maaltijd tot opname in het verpleeghuis) kunnen bieden. In eerste instantie zullen we er alles aan doen om de cliënt zo lang mogelijk zorg in zijn eigen vertrouwde omgeving te geven. Vanuit de thuissituatie zal de hulpvraag geleidelijk toenemen. Pas wanneer zelfstandig blijven wonen niet meer mogelijk is, bieden wij de cliënt aan te verhuizen naar een van onze intramurale voorzieningen. De woning die wij de cliënt op een van onze locaties aanbieden, beschouwen wij ook als zijn of haar huis. We verwachten van medewerkers dat zij vanuit onze visie hun vak uitoefenen. Door uit te gaan van de wensen en behoeften van de klant, bieden we professionele zorg en dienstverlening. Dit kunnen we echter niet alleen. Optimaal maatwerk is alleen in nauwe samenwerking met mantelzorgers, vrijwilligers en andere organisaties mogelijk. Dit vraagt voor medewerkers en vrijwilligers om een inspirerende werkomgeving, die hun ruimte biedt voor verdere professionele ontplooiing. 4.1.2 Beleidsuitgangspunten Onze visie heeft geleid tot de volgende vijf beleidsuitgangspunten: 1. Zorgcentra De Betuwe biedt een breed pakket aan zorg en dienstverlening voor ouderen, chronisch zieken en mensen met een complexe multipele zorgvraag. Dit betreft 24uurszorg voor cliënten met een ZZP 4-8/9 en thuiszorg voor de overige cliënten.
17
2. Zorgcentra De Betuwe levert optimale zorg en dienstverlening tegen minimale kosten. 3. Zorgcentra De Betuwe is een innovatieve en vraaggerichte organisatie die inspeelt op de vraag van de (toekomstige) cliënt. 4. Zorgcentra De Betuwe is een netwerkorganisatie. Zij werkt samen met partners in de zorg ten behoeve van optimale zorgverlening aan cliënten en financiering. 5. Zorgcentra De Betuwe is een aantrekkelijke organisatie die deskundige medewerkers en vrijwilligers bindt en betrokken houdt. 4.1.3 Vooruitblik Het jaarplan 2014 is een overbrugging tussen het huidige Meerjarenbeleidsplan “Waterkracht” en een nieuw nog op te stellen Meerjarenbeleidsplan. De verwachte veranderingen in de zorg verlangen een nieuwe koers en het (op onderdelen) loslaten van oude koers. De nieuwe koers gaan we in de eerste helft van 2014 verder vorm geven, in samenwerking met onze medewerkers, vrijwilligers, cliënten en andere stakeholders. Voor 2014 hebben we alvast een voorlopige koers uitgezet, die we uitwerken tot een Meerjarenbeleidsplan. Voor het jaarplan 2014 hebben we een aantal uitgangspunten geformuleerd en is een quickscan gedaan om de huidige sterke en zwakke punten in kaart te brengen. Tevens hebben we de belangrijkste ontwikkelingen in de zorg voor de komende periode in kaart gebracht. Aan de hand daarvan hebben we een viertal thema‟s benoemd waar we mee aan slag willen. Dit zullen ook de pijlers van het nieuw op te stellen meerjarenbeleid zijn. Het betreft: - Inzet in de wijk - Kwaliteit van zorgen dienstverlening - Woonvoorzieningen/vastgoedbeleid - Bedrijfsvoering 4.1.4 Resultaten Bij de opstelling van een jaarplan houden we altijd rekening met (verwachte) interne en externe ontwikkelingen. Toch komen er eveneens net als ieder jaar, onverwachte zaken op onze weg, die zich niet in een planning laten vastleggen. Ons jaarplan is hier normaliter goed tegen bestand. In april 2013 zijn we onder verscherpt toezicht van de IGZ gesteld vanwege tekortkomingen op het gebied van Hygiëne en infectiepreventie (HIP). Dit is van wezenlijke invloed geweest op het jaarplan en het voorgenomen beleid. We hebben heel veel energie en aandacht gericht op het verbeterplan en de resultaten. Veel maatregelen zijn genomen en in het plan stond controle en borging centraal. Dit heeft geleid tot een aantal voorlopige bijstellingen in het kwaliteitsbeheer waar we ook voor andere kwaliteitsthema‟s profijt van gaan hebben. Wij zijn trots op het resultaat: wij zijn er in geslaagd om in slechts vier maanden een dusdanig verbetering tot stand te brengen dat de Inspectie begin augustus heeft besloten het verscherpt toezicht op te heffen. In de tweede fase van het verbeterplan heeft een nadere analyse plaatsgevonden naar het borgingsvraagstuk en naar de oorzaken van de onder toezichtstelling. Deze uitkomsten hebben we betrokken we in het vervolg traject, dat zich richt op organisatie- en cultuurveranderingen. Dit betrekken we ook in het meerjarenbeleid dat komende periode gevormd wordt. De extra inspanningen hebben echter wel tot gevolg gehad dat wij ons jaarplan niet helemaal conform de planning hebben uitgevoerd. Een aantal onderdelen hebben wij uitgesteld.
18
Een groot deel van het jaarplan hebben we echter wel gerealiseerd, waardoor de belangrijkste projecten gewoon doorlopen. Hieronder doen we verslag van de ontwikkelingen en resultaten ten aanzien van de in het jaarplan 2013 benoemde onderwerpen. Deze zijn gerelateerd aan de beleidsuitgangspunten, zoals geformuleerd in het meerjarenbeleidsplan. Beleidsuitgangspunt 1 Zorgcentra De Betuwe biedt een breed pakket aan zorg en dienstverlening voor ouderen, chronisch zieken en mensen met een complexe multiple zorgvraag. Dit betreft 24-uurs zorg voor cliënten met een ZZP 4-8/9 en thuiszorg voor de overige cliënten Behandelvisie en productenboek Om de Medisch, Paramedische Dienst (MPD) in lijn met de ZZP‟s te laten werken, is een visie op het werk van de MPD en een overzicht van de producten die de verschillende disciplines bieden bij cliënten met een bepaalde ZZP, ontwikkeld. Deze visie is in 2013 verder uitgewerkt. De bestaande samenwerking met Novicare is geïntensiveerd. Hierdoor is in eerste instantie de formatie aan specialisten ouderenzorg flink uitgebreid, echter wel tegen de bijbehorende kosten. Vanaf medio 2013 zijn er weer nieuwe specialisten Ouderengeneeskunde (SOG‟s) in dienst en is de inhuur via Novicare beperkt. Ter ondersteuning van de SOG zijn een physician assistant en verpleegkundig specialist geriatrie aangesteld. Taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Er is een wisseling geweest in het management van de dienst, hetgeen de ontwikkelingen vertraagd heeft. Het behandel- en productenboek is nagenoeg gereed. Dit heeft geleid tot een verandering binnen de dienst. Het maatschappelijk werk wordt begin 2014 opgeheven. Taken op dit gebied worden anders belegd. Het voorgenomen besluit om de geestelijk verzorging een andere organisatorische plek in de organisatie te geven is voorlopig ingetrokken. Met de Centrale Cliëntenraad is de afspraak gemaakt om eerst gezamenlijk een inventarisatie te doen van de taken van de geestelijke verzorging Revalidatie Geriatrische revalidatie gaat over naar de zorgverzekeringswet. Anticiperend hierop hebben we de strategische keuze gemaakt om ook in te zetten op het bieden van revalidatie thuis, met ondersteuning van zorg op afstand, domotica en andere vormen van techniek. Wij zijn er immers van overtuigd dat het in het belang is van zowel de cliënt als de zorgverzekeraars, om zoveel als mogelijk in de thuissituatie te revalideren. Dit nieuwe aanbod is in 2013 verder ontwikkeld. Ook wordt de huidige revalidatieafdeling fors gemoderniseerd, zodat er een passend aanbod aan de zorgverzekeraars kan worden gedaan. Per 1 januari 2013 zijn we klaar voor dubbele registratie conform de landelijke vereisten. Beleidsuitgangspunten en het triageproces zijn beschreven; zorgpaden en werkprocessen zijn uitgewerkt. Projectgroep is ingesteld om hieraan uitvoering te gaan geven. Aanbesteding ondersteunende begeleiding
19
In het kader van de Wmo is het aanbestedingstraject voorbereid. Dit op basis van een risicoanalyse en een kostprijsberekening. Visie en beleid zijn ontwikkeld en het voorbereidende traject loopt. Kansen en risico‟s zijn in kaart gebracht. Beleid afbouw huishoudelijke zorg In het regeerakkoord is beleid beschreven inzake afbouw huishoudelijke zorg naar maximaal 25% van het huidige volume. Dit vraagt om nieuw beleid hoe we hier mee om gaan in relatie tot medewerkers en bedrijfsvoering. Met de ontwikkeling van dit nieuwe beleid is een eerste start gemaakt, begin 2014 wordt dit nader uitgewerkt. De huishoudelijke zorg die Zorgcentra De Betuwe biedt betreft huishoudelijke hulp 2, dat zich vooral richt op begeleiding bij het huishouding. Scheiden wonen en zorg, voorbereiding extramuralisering Het kabinetsbeleid is gericht op het scheiden van wonen en zorg. Hoewel het in 2013 alleen de afbouw van ZZP 1, 2 en beperkt ZZP 3 betrof, zal dit in 2014 en latere jaren sprongsgewijs verder ingevoerd worden. Dit houdt in dat we nieuw beleid ontwikkelen voor deze doelgroepen en, daaraan gekoppeld, voor ons vastgoed. Visie en strategie en een langetermijnhuisvestingsplan zijn in ontwikkeling. Begin 2014 is dit gereed. Vervolgens zal voor iedere locatie een plan worden opgesteld. Lokale verankering: integrale zorg in eigen omgeving Zorgcentra De Betuwe heeft sinds de overgang van de ondersteunende begeleiding naar de Wmo hard gewerkt aan het opzetten van een netwerk in samenwerking met de gemeenten Culemborg, Neder-Betuwe en Buren, de welzijnsorganisaties en andere zorgaanbieders. Onze rol hierbij is om de reeds tot stand gebrachte zorginfrastructuur verder te ontwikkelen tot ontmoetingsmogelijkheid voor kwetsbare doelgroepen en ouderen uit het wijk/dorp. Samenwerking met huisartsen is hierbij van groot belang. Gezamenlijk creëren we de randvoorwaarden voor een wijknetwerk voor integrale zorg in de eigen omgeving. Een netwerk dat wordt gevormd door mantelzorgers, vrijwilligersorganisaties, thuiszorg, welzijn, huisartsenzorg, specialist ouderengeneeskunde, eerstelijnszorg van paramedici en apotheek. Het doel is dat vanuit een integrale benadering (welzijn, diensten en zorg) de klant persoonlijke, op hem/haar afgestemde zorg krijgt. Dit alles onder de noemer „Huis van de Buurt‟. Vorig jaar is het concept Huis van Buurt ontwikkeld vanuit locatie Beatrix in Culemborg. Inmiddels zijn De Valentijn, Oranjehof en Elim ook gestart met de voorbereidingen om het concept Huis/Huiskamer van de Buurt toe te passen. De ervaring van Beatrix worden hierbij betrokken. Verder uit te werken punten zijn de concepten met betrekking tot catering, hotelmatige en facilitaire dienstverlening, die in overeenstemming met organisatie en financiële doelstellingen dient te zijn. Ook vraagt de samenwerking met huisartsen de nodige aandacht. Met ondersteuning van In voor Zorg zijn de ontwikkelingen verder geïmplementeerd. Eind 2013 is het besluit genomen voor een herstructurering van welzijn, dagvoorzieningen, huizen van de buurt en zorginfrastructuur. Hiermee wordt de verbinding tussen welzijn intramuraal en extramuraal beter vorm gegeven. Deze onderdelen vallen nu organisatorisch onder de manager Welzijn. Vervolgens wordt een integrale visie en plan uitgewerkt.
20
Beleidsuitgangspunt 2 Zorgcentra De Betuwe levert maximale zorg en dienstverlening tegen minimale kosten. Risicomanagement Het onstabiele politieke klimaat m.b.t. ontwikkelingen in de AWBZ en de financiering van de zorg, zoals het scheiden van wonen en zorg, brengen een aantal onzekerheden met zich mee. Risico‟s van ons ingezette beleid zullen tijdig in kaart dienen worden gebracht, zodat bijstelling van het beleid mogelijk is. Daarnaast zal tijdig ingespeeld dienen te worden op veranderende omstandigheden. Dit vraagt om adequaat risicomanagement. Dit onderdeel is ook betrokken bij het algemene veiligheidsbeleid. Visie en plan van aanpak, met een methodiek voor het vastleggen en beoordelen van risico‟s zijn uitgewerkt. Een eerste risico analyse is opgesteld met de methodiek voor het vastleggen en beoordelen van risico‟s. Er is een integraal beleidsdocument gemaakt met de deelgebieden veiligheid van zorg, veiligheid van arbeid, veiligheid van gebouwen en veiligheid van bedrijfsvoering. Een eerste risico analyse is opgesteld. De bedoeling is dat per deelgebied een plan van aanpak wordt gemaakt dat de belangrijkste risico‟s helpt beheersen. Inkoopprocessen In de afgelopen periode zijn een aantal inkoopprocessen sterk verbeterd. Het betreft het contractbeheer en de signalering op termijnen in de contracten en het organiseren van leveranciersbeoordelingen. Daarnaast is het inkoopproces van opleidingen verder verbeterd door middel van het benoemen van preferente aanbieders en het opvragen van meerdere offertes voordat een contract wordt afgesloten. Verbouwing Kulenburg Kulenburg is na een lange voorbereiding in maart gestart met de verbouwing. Het doel van de renovatie is om het gebouw volledig up to date te maken en aan te laten sluiten bij het zorgconcept „appartementwonen‟. De verwachting is dat de totale verbouwing is gerealiseerd in het tweede kwartaal 2014. Zoals in de planning meegenomen heeft dit geleid tot leegstand in de Kulenburg. Een plan is voorbereid om tijdens en na de verbouwing cliënten te laten instromen. Ondanks alle inzet om de overlast te beperken, vraagt de verbouwing veel van cliënten en medewerkers. Bouwplan Geldermalsen, Beusichem, huisvesting cliënten Valentino De noodzakelijke herhuisvesting van de cliënten in Valentino heeft geleid tot nadere analyse van mogelijkheden voor huisvesting in de omgeving. Dit heeft geresulteerd in bouwplannen in Geldermalsen en Beusichem. Het zorgkantoor heeft met STMR echter in het voorjaar productieafspraken gemaakt voor het voormalig gemeentehuis te Lienden. Voor cliënten en medewerkers had dit ingrijpende gevolgen. Een deel van de cliënten is verhuisd naar Lienden. De meeste cliënten zijn verhuisd naar De Valentijn of naar een van de andere locaties van Zorgcentra De Betuwe. Een sociaal plan voor cliënten is opgesteld. Medewerkers zijn gaan werken op andere locaties. Het doorlopende sociaal plan was van toepassing. Het oorspronkelijke bouwplan van Beusichem is hiermee in een ander daglicht komen te staan. Een heroverweging van de planning van dit traject vindt plaats. Het bouwplan van Geldermalsen is verder ontwikkeld.
21
Haalbaarheidsstudie Elim en Lingewaarde en De Valentijn Op geleide van het Lange Termijn Huisvestings Plan (LTHP) zijn haalbaarheidstudies uitgevoerd bij zorgcentra Elim, De Valentijn en Lingewaarde. Dit leidt er toe dat de keuzes voor de locaties m.b.t. een zorgconcept in voorbereiding zijn en de impact hiervan inzichtelijk wordt. Vervolgens wordt een plan opgesteld om e.e.a. te realiseren. Hierbij wordt samengewerkt met de woningcorporaties SCW als eigenaar van Lingewaarde en Woonzorg Nederland als eigenaar van Elim. Met Woonzorg Nederland is overleg geweest over de financiering van de verbouwing van Elim; zij staan daar positief tegenover. Met SCW zijn we nog in overleg. Informatiebeleid Automatisering PO&O processen Binnen Carante Groep zijn we aan de slag om de PO&O processen te digitaliseren. Al enige tijd zijn we in afwachting van de invoering van het verzuimmanagement systeem. Dit traject heeft (bij één van onze Carantepartners) vertraging opgelopen. Het is nog niet duidelijk wanneer we hier mee kunnen starten. De invoering van HR self services is uitgesteld vanwege het Hygiëne en infectiepreventie traject, hiermee starten we in 2014. Het leermanagementsysteem (CLASS) geeft naast ondersteuning van het opleidingsprocessen, de mogelijkheid om e-learning verder te ontwikkelen. Dit systeem genaamd B-smart is sinds januari 2014 operationeel. Vervanging Planon door een modern Facilitair Management Informatie Systeem Op dit moment wordt als facilitair informatie systeem Planon gebruikt voor het vastleggen van onderhoudsactiviteiten en het maken van werkbonnen voor de technische dienst. Het programma in de huidige versie is functioneel verouderd en wordt niet meer onderhouden. Daarnaast is de informatiebehoefte vanuit de organisatie vergroot voor wat betreft informatie over huisvesting en onderhoud. Binnen CaranteGroep wordt WISH gebruikt als facilitair informatie systeem en Topdesk voor ICT beheer. De voorbereidingen voor de invoering zijn gestart. Het invoeringsmoment is in verband met onze inspanningen op het gebied van Hygiëne en Infectiepreventie tot een nader te bepalen moment uitgesteld. Factuurscanning Om de factuurafhandeling te kunnen stroomlijnen is de invoering van factuurscanning noodzakelijk. Hierbij worden ontvangen facturen geautomatiseerd gescand en ingeboekt en automatisch verwerkt. Hierbij wordt ook waar mogelijk een inkoopproces ingericht waarbij de budgethouder voorafgaand aan het aangaan van de verplichting akkoord geeft op de uitgave. Als vervolgens de factuur overeenkomt met het bedrag waar de budgethouder toestemming voor heeft gegeven, wordt de factuur automatisch betaald. Als het noodzakelijk is om de factuur naar de budgethouder wordt gestuurd, wordt deze digitaal naar de budgethouder verzonden die de factuur via mail kan accorderen. Er wordt gebruik gemaakt van programmatuur en expertise van CaranteGroep. De voorbereidingen voor de invoering zijn gestart. Het invoeringsmoment is in verband met onze inspanningen op het gebied van Hygiëne en Infectiepreventie tot een nader te bepalen moment uitgesteld. Elektronisch cliënten dossier (ECD) In 2011 is besloten om te participeren in het CaranteGroep selectietraject voor een nieuw ECD en geen eigen pakketselectie uit te voeren. Inmiddels is een programma van eisen opgesteld door de Carante Groep en worden onderhandelingen gevoerd met de leverancier
22
om te beoordelen of het programma van eisen door de huidige leverancier kan worden gerealiseerd. Besluitvorming over de invoering vindt plaats in het laatste kwartaal 2014.
Positionering 3 Zorgcentra De Betuwe is een innovatieve en vraaggerichte organisatie die inspeelt op de vraag van de (toekomstige) cliënt. Zorgtechnologie Het belang van technologische voorzieningen in de zorg wordt in onze sector steeds belangrijker. De ontwikkeling van de zorgcentrale is een goede stap in deze richting, maar er zijn meer technologische voorzieningen die kwaliteit van leven van cliënten verbeteren en/of een efficiency in het zorgproces met zich meebrengen. In de afgelopen periode is een aanbesteding verricht om de zorgcentrale te organiseren. Dit heeft geleid tot een selectie van een zorgcentrale waarmee wij ons product extramurale alarmering kunnen moderniseren. Na implementatie van de zorgcentrale zijn we in staat om nieuwe diensten aan cliënten aan te bieden zoals het gebruik van een medicijndispenser die bijhoudt of de cliënt zijn/ haar medicatie heeft ingenomen. Er wordt gekeken of samenwerking mogelijk is met STMR in het aanbieden van diensten. Cultuur en recreatiepas / Betuwepas In het project Betuwe uit Bureau zijn welzijnsactiviteiten verder ontwikkeld. Hierin is betrokken het gebruik van de Betuwe Pas en de huidige verschillende culturele passen verder te ontwikkelen tot één pas voor alle gebruikers en locaties, in relatie tot het welzijnscomponent. Communicatie met cliënten/netwerk Om de zorgvisie verder te verankeren is het noodzakelijk dat netwerken van de cliënten zo goed mogelijk worden ingezet. Dit vraagt om verbetering van de communicatie met het netwerk rondom de cliënt. Ieder zorgcentrum maakt hiervoor een plan op basis van een analyse van de huidige situatie. Er is onderzocht of het in deze fase al zinvol zou zijn om een digitaal registratie systeem om te zetten. Besloten is om dit nog niet te doen. Wel gaan de ontwikkelingen door. Zo is Kulenburg bezig om het netwerk in kaart te brengen rondom de visie appartement wonen, 'Thuis in Kulenburg' , de thuiszorg o.a met het project 'langer thuis' en welzijn met het project 'Betuwe Uit Bureau' 'ken je cliënte' en mantelzorgbeleid. Uiteindelijk moeten we kijken of we dat kunnen verbinden tot één digitaal systeem. Integraal veiligheidsbeleid In de afgelopen jaren vonden er op verschillende veiligheidsdomeinen (personeel, cliënten, gebouwen en bedrijfsvoering) heel wat initiatieven plaats die bijdragen aan veiligheidsmanagement. Deze initiatieven zijn echter nog niet samen gebracht en gebundeld in één integraal beleid. In het voorjaar is visie ontwikkeld hoe we willen omgaan met integrale veiligheid. Vervolgens heeft een integrale risicoanalyse plaatsgevonden op de vier domeinen. Deze bestaat uit vier stappen: Inventariseren van risico‟s, kwantificeren van risico‟s, definiëren en uitvoeren van beheersmaatregelen en het financieel afkennen van risico‟s. In het najaar zijn volgens plan acties uitgezet, die moeten leiden tot optimaliseren van de veiligheid. Het plan vormt een bron van input voor de jaarplanning en daarmee onderdeel van de P&C cyclus. (Zie ook risicomanagement pag.20)
23
Positionering 4 Zorgcentra De Betuwe is een netwerkorganisatie en werkt samen met partners in de zorg tbv optimale zorgverlening en financiering. Voorbereiden en uitvoeren integratie met Zorggroep Maas en Waal In het voorjaar hebben Zorggroep Maas & Waal en Zorgcentra De Betuwe in onderling overleg besloten voorlopig af te zien van het voornemen tot een bestuurlijke fusie. Door recente overheidsmaatregelen en de effecten daarvan, is het te onzeker of de beoogde voordelen opwegen tegen de te maken kosten. Zorgpaden De ontwikkeling van wijknetwerken met huisartsen is van belang om de participatie van kwetsbare ouderen en andere burgers te vergroten, onder meer als gevolg van de verdere overgang van delen van de AWBZ naar de Wmo. Samenwerking is van groot belang om krachten te bundelen. Professionals binnen locaties spelen daarin een belangrijke rol door hun kennis breder in te zetten. Huisartsen zijn bij uitstek op de hoogte welke hiaten er nog zijn in het aanbod voor de burgers in hun wijk/dorp. Hieruit kunnen zorgpaden ontstaan op ziektebeelden of beperkingen. Een eerste inventarisatie van mogelijke trajecten zijn geïnventariseerd en plannen zijn opgezet. De uitvoering is onder druk gekomen vanwege het Hygiëne en Infectiepreventie traject. Samenwerking ElkWelzijn Het huis van de Buurt in Beatrix is samen met ElkWelzijn ontwikkeld in 2012. Wijkbewoners kunnen terecht bij het Huis van de Buurt om deel te nemen aan activiteiten of om zelf activiteiten te ontwikkelen. Met ElkWelzijn wordt samengewerkt met als doel dat welzijn en zorg elkaar versterken en daadwerkelijk uitvoering geven aan een maatschappelijke opdracht om de kosten van zorg te verminderen door meer in te zetten op participatie van wijkbewoners. Dit heeft er toe geleid dat beide zorgorganisaties participeren in het project langer thuis. Ook STMR heeft zich bij dit project aangesloten. Dit project heeft ten doel mensen langer thuis te laten wonen met kwalitatief goede voorzieningen, die aansluiten op hun persoonlijke behoeften en leefomstandigheden. Gezamenlijk worden diensten ontwikkeld, waarin de zelfredzaamheid van burgers centraal staat. In de eerste fase wordt gestart met vier diensten; respijtzorg, vroegsignalering thuis, zorg op afstand en basiszorg door mantelzorgers.
24
Positionering 5 Zorgcentra De Betuwe is een aantrekkelijke organisatie die deskundige medewerkers en vrijwilligers bindt en betrokken houdt. Strategisch opleidingsplan Begin 2013 is het strategisch opleidingsplan tot stand gekomen. De organisatie heeft behoefte aan medewerkers die vanuit zelfsturing zich flexibel kunnen aanpassen aan en meegroeien met nieuwe ontwikkelingen in onze omgeving. De vraag naar meer complexe zorg neemt toe met steeds minder beschikbare budgetten vanuit de overheid. De nieuwe „medewerker langdurige zorg‟, richt zich steeds meer op het betrekken van het netwerk van de cliënt bij de zorgverlening, versterking van de eigen professionaliteit en regievoering, technologische veranderingen en de inzet van zorgtechnologie. Opleiden, leren en ontwikkelen van, voor en door alle medewerkers, vrijwilligers, leerlingen en stagiaires is een belangrijke voorwaarde om aan de gestelde verwachtingen te kunnen voldoen. Vastgelegd is op welke wijze wij dit willen vormgeven en welke speerpunten voor de komende 3 tot 5 jaar worden gesteld. Dit plan geeft de komende jaren richting aan de opleidings- en ontwikkelactiviteiten binnen Zorgcentra De Betuwe. Realisatie plan Intensiveringmiddelen Voor 2012 en 2013 zijn extra middelen beschikbaar gesteld om een kwaliteitsimpuls te geven aan de langdurige zorg. De extra gelden moesten worden ingezet voor personeel en opleiding. Zorgcentra De Betuwe heeft hiervoor een plan ontwikkeld en is begin 2012 gestart. Eind 2013 is dit gerealiseerd. Evaluatie heeft op onderdelen plaatsgevonden. In 2014 vindt in samenwerking met de Centrale Cliëntenraad een eindevaluatie plaats. Het plan richtte op verschillende zaken: op de inzet van extra (boventallige) leerlingen. Het merendeel heeft eind van het jaar het opleidingstraject afgerond. Daarnaast hebben een achttal verpleegkundigen de rol als aandachtsvelder op zich genomen. Aandachtsgebieden zoals o.a. incontinentie, decubitis en wondverzorging. Deze verpleegkundigen zijn deskundig op dit aandachtsgebied en bieden consultatie en scholing aan medewerkers. Ook is op iedere locatie de zorgregisseur geïntroduceerd, die de verbindende schakel vormt tussen uitvoering en de in 2013 ingestelde kwaliteitscommissie. De zorgregisseur is een hbo opgeleide verpleegkundige. De zorgregisseur levert een bijdrage aan de ontwikkeling van kwaliteitsbeleid en de invoering daarvan op de werkvloer middels coaching. Daarnaast leveren zij een bijdrage aan de invoering van het vernieuwde borgingsproces. Daarnaast hebben er diverse scholingen plaatsgevonden voor vrijwilligers. Plannen en roosteren Het project Plannen en Roosteren dat in 2012 is afgerond, is geëvalueerd. Hieruit zijn nog diverse verbeterpunten naar voren gekomen. Zo is het aantal wensen m.b.t. het rooster dat ingediend kan worden uitgebreid. Daarnaast bleek halverwege het jaar dat er onvoldoende sturingsinformatie aanwezig was, zodat manager niet tijdig konden bij sturen op inzet. We hebben geïnvesteerd in verbetering van de informatievoorziening en het beter gebruiken van het nieuwe roosterpakket Harmony. Voor versterking van het roosteren en eenduidigheid vallen de roosteraars nu hiërarchisch onder de manager planservice en is geïnvesteerd in verhoging van de deskundigheid. Vanwege de overschrijding van de inzet (mede ten gevolge
25
van de kwaliteitsslag op het gebied van Hygiëne en Infectiepreventie) is medio 2013 ingezet op de minimale inzet op basis van de normen verantwoorde zorg. Dit leidde tot meer inzicht in de benodigde onder- en overcapaciteit en deskundigheid. Deze minimale inzet is hoger dan de norm die volgens de rekenmodellen van het NZa wordt gehanteerd. De kwaliteit van zorg is hiermee beter geborgd. Tevens geeft dit inzicht in de benodigde flexibilisering. In 2014 wordt dit verder uitgewerkt. Binding en leiderschap De binding van onze medewerkers aan de organisatie en haar doelen kan sterker. Dat blijkt uit signalen die we met name krijgen ten tijde van veranderingstrajecten, maar ook uit het in 2012 gehouden medewerkerstevredenheidsonderzoek. We willen medewerkers meer betrekken bij ontwikkelingen, zodat hun inbreng in de beleidsontwikkelingen groter wordt. In mei is na een lang voorbereidingstraject intranet gerealiseerd. Met dit instrument versterken we de onderlinge communicatie. Daarnaast zijn acties uitgezet om het leiderschap te versterken (ontwikkeltraject) en medewerkers meer te betrekken bij beleidsontwikkelingen (medewerkersbijeenkomsten ). Gebrek aan (professionele) binding werd ook duidelijk zichtbaar uit de geconstateerde tekortkomingen op het gebied van hygiëne en Infectiepreventie. Derhalve is besloten tot een grondige analyse van de cultuur, structuur en processen. De uitkomsten van dit onderzoek gaan komende periode leiden tot de noodzakelijke veranderingen om de professionele betrokkenheid van medewerkers te versterken. Dit proces is vanaf de zomer in gang gezet, maar zal ook het komende jaar veel aandacht gaan vragen. Het betreft een management development traject, de invoering van persoonlijke ontwikkelplannen en team ontwikkelplannen. Hiermee beogen we versterking van teams en professionaliteit om de beoogde kwaliteit te realiseren. Voor 2014 zijn hiervoor ook prestatie-indicatoren ontwikkeld en wordt de Planning en Controle aangescherpt.
26
4.2 Algemeen Kwaliteitsbeleid Binnen Zorgcentra De Betuwe is het beheer van kwaliteit geïntegreerd in de organisatie en de dagelijkse bedrijfsvoering. Per unit maakt kwaliteitszorg een vast onderdeel uit van het interne overleg (tussen cliëntenraad/directie en locatiemanagers). De medezeggenschap van de cliënten is gewaarborgd conform de HKZ normen. De verantwoordelijkheden bij het beheer van kwaliteit zijn als volgt vastgesteld: Raad van Bestuur: verantwoordelijk op strategisch niveau (kaderstellend, koersbepalend beleid). De Raad van Bestuur laat zich bijstaan door het managementteam, waaraan de directie en de managers van de ondersteunende diensten deelnemen; Directie: verantwoordelijk op tactisch niveau op de locatie of combinatie van locaties en vormgeven van beleid binnen de door de Raad van Bestuur gestelde kaders; Managers organisatieonderdelen: verantwoordelijk op uitvoerend niveau op de locatie/organisatieonderdeel (implementatie). Coördinator van zorg en dienstverlening met teams: verantwoordelijk op uitvoerend niveau op de eigen woning of afdeling, binnen gestelde kaders en professionele normen. 4.2.1 Kwaliteitscommissie Naar aanleiding van de externe audit in 2012 en het verscherpt toezicht in 2013 is de borging van een aantal belangrijke processen (medicatiedistributieproces, BOPZ, infectie en hygiëne) verbeterd en is een aantal commissies ingesteld. Vertegenwoordiging van deze commissies zijn vervolgens weer onderdeel van een (koepel)kwaliteitscommissie. Hiermee wordt de samenhang in de diverse beleids- en kwaliteitsontwikkelingen bevorderd. Doel is het management te adviseren over het kwaliteitsbeleid in het algemeen en in het bijzonder over het Hygiëne en Infectiebeleid, BOPZ beleid, medicatiebeleid en het geneesmiddelendistributiesysteem, veiligheidsbeleid en bekwaamheidsverklaringen. Daarnaast zorgt de kwaliteitscommissie voor de plannen ten behoeve van invoering van beleid en de borging daarvan. Binnen Zorgcentra De Betuwe zijn tijdelijk zorgregisseurs werkzaam. Zij zijn aangesteld om de kwaliteit op de werkvloer te onderhouden en verbeteren. Zij vormen een signalerende schakel tussen de kwaliteitscommissies, de invoering van kwaliteitsbeleid en de borging daarvan. Kern van de kwaliteitszorg is de continue verbetercyclus welke gehandhaafd blijft dankzij systematische trendanalyses van het kwaliteitssysteem. Belangrijke onderdelen van het kwaliteitssysteem zijn: interne audits; oordeel van de cliënten: cliënttevredenheidsonderzoek, goede klachtenprocedure, minimaal 2x per jaar evaluatiegesprekken met cliënten en het organiseren van familieavonden; systematisch meten van indicatoren betreffende de zorg; rapportages vanuit de HACCP en GGD , RI&E en MIC/MIM, BOPZ , Inspectie voor de Gezondheidszorg, interne AO/IC rapportage e.d. het toetsen van professioneel handelen via parameters zoals de persoonlijke – en team ontwikkelgesprekken, BIG registraties, bekwaamheidsverklaringen; het medewerkerstevredenheidsonderzoek;
27
jaarlijkse directiebeoordeling; het periodiek extern beoordelen van het kwaliteitssysteem middels externe audit en hercertificering. Het kwaliteitsbeleid is geïntegreerd in de jaarcyclus van de organisatie. 4.2.2 Kwaliteitssysteem HKZ Zorgcentra De Betuwe hanteert voor het kwaliteitsmanagementsysteem het HKZ certificatieschema voor Thuiszorgorganisaties, Verpleeghuizen en Verzorgingshuizen, versie 2010. Daarin zijn de Normen voor Verantwoorde Zorg geïntegreerd. Het HKZ - certificaat is voor het eerst op 1 december 2006 verstrekt op basis van het dossier 2085441-QUA en is tussentijds inmiddels meerdere keren verlengd. Het huidige certificaat is geldig tot 1 december 2015. Het certificaat is van toepassing op alle organisatieonderdelen van Zorgcentra De Betuwe. Van april t/m augustus 2013 heeft het HKZ certificaat tijdelijk onder probation gestaan in verband met het verscherpte toezicht van de IGZ op het onderdeel hygiëne en infectiepreventie. Naar aanleiding van het verscherpte toezicht heeft de eerste fase zich gericht op verbeteringen van werkwijzen op de werkvloer. In de 2e fase is een achtergrondanalyse uitgevoerd. Bevindingen uit deze analyse zijn omgezet naar concrete verbeteracties die in 2014 worden uitgevoerd. Denk daarbij aan de versterking van deskundigheid en eigenaarschap. Hieronder enkele punten die in 2013 vanuit het kwaliteitssysteem zijn gesignaleerd en hebben geleid tot structurele verbeteringen: verbetering van de directiebeoordeling; aanscherping van de planning en control cyclus; verbetering taakverantwoordelijkheid voor de medewerkers; duidelijkere positionering van de coördinatoren (= start mee gemaakt); automatisering van scholing en bekwaamheidsregisters; verbeteren van de betrokkenheid van de medewerkers door het organiseren van persoonlijke – en team ontwikkelgesprekken en het houden van exitgesprekken; vergroten van de bereidheid tot melden van incidenten (MIC/MIM). 4.2.3 Integrale veiligheid In 2013 heeft implementatie plaats gevonden van het vastgestelde beleid. In het voor jaar heeft een eerste Prospectieve Risico analyse plaats gevonden en dit heeft geleid tot verbeterplannen op diverse thema‟s. In het kader van kwaliteit en veiligheid wordt dit thema frequent beleidsmatig besproken op basis van een analyse van de Melding Incidenten (MIC) en Arbo meldingen.
28
4.3
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten
4.3.1 Kwaliteit van zorg Volgens de systematiek van het 'Kwaliteitskader verantwoorde zorg' vindt de verantwoording voor de Kwaliteit van Zorg plaats d.m.v. kwaliteitsindicatoren gebaseerd op klantervaringen (volgens de Consumer Quality Index) en een meting van Zorginhoudelijke Indicatoren. Zorgcentra De Betuwe hanteert als beleid dat we op basis van nadere bestudering van de scores in relatie tot gewicht en prioriteiten verbeteracties formuleren, die we in de jaarplannen verwerken. Consumer quality Index De laatste CQ meting (klantervaringen) heeft plaatsgevonden in het najaar van 2013. Uitkomsten van deze meting zijn openbaar en te vinden op www.kiesbeter.nl. Zorgcentra De Betuwe analyseert de uitkomsten en betrekt de cliëntenraden actief bij het opstellen van de locale verbeterplannen. In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat Zorgcentra De Betuwe t.o.v. de meting in 2011 ongeveer gelijk scoort. Enkele indicatoren zijn verbeterd, andere weer iets achteruit gegaan. Organisatiebreed scoort indicator “beschikbaarheid personeel” iets onder de landelijke ondergrens. Nadeel van de verplichte CQI meting is dat deze beperkte informatie oplevert voor de interne verbetering. Vrijwel altijd is een verdiepend onderzoek noodzakelijk. Daarom heeft Zorgcentra De Betuwe bij één organisatieonderdeel, als pilot een cliënttevredenheidsonderzoek laten uitvoeren op basis van het instrument „kwaliteit van leven‟. Het is een optie om het instrument te gebruiken. Het zou goed bruikbaar kunnen zijn naast de CQI, maar zou de CQI niet totaal kunnen vervangen. Zorginhoudelijke Indicatoren Jaarlijks wordt de meting van Zorginhoudelijke Indicatoren uitgevoerd. Bij Zorgcentra De Betuwe heeft deze meting in het najaar 2013 plaats gevonden. Alle gemeten Zorginhoudelijke Indicatoren worden landelijk centraal bewerkt volgens bepaalde formules om een algemene vergelijking van uiteenlopende doelgroepen mogelijk te maken. De resultaten van de metingen worden in het voorjaar van 2014 verwacht. Resultaten uit de meting van 2012 heeft geleid tot verbeteringen op het gebied van o.a.: Mondzorg, Onbegrepen gedrag en Beweegbeleid cliënten 4.3.2 Klachten Zorgcentra De Betuwe is aangesloten bij de Geschillencommissie Zorginstellingen en de Stichting Klachtenregeling verpleeg- en verzorgingshuizen Gezondheidsregio Nijmegen (SKGN). Deze stichting treedt op als externe klachtencommissie in het kader van de Wet BOPZ en de Wet Klachtrecht. Zorgcentra De Betuwe heeft haar visie en de klachtenprocedure vastgelegd in een document dat onderdeel is van het kwaliteitssysteem. Er is informatiemateriaal voor cliënten en contactpersonen beschikbaar. De informatie is ook beschikbaar via onze website. Bij onze klachtenprocedure staat leren voor de toekomst als doelstelling centraal. Naast „goed te doen‟ voor de cliënt is het klachtenbeleid dus gericht op het verbeteren van de organisatie door lering te trekken uit gemaakte fouten. Immers iedere klacht of op - en aanmerking is een gratis advies.
29
Klachtenregistratie en bemiddeling Het beleid is erop gericht om klachten zo laagdrempelig mogelijk in te dienen en op te lossen. Dat begint binnen de eigen afdeling of woning. Bij Zorgcentra De Betuwe zijn drie vertrouwenspersonen beschikbaar die cliënten helpen en bemiddelen bij klachten. Zij hebben afgelopen jaar op basis van de interne klachtenregeling in totaal 16 informele klachten geregistreerd. De geuite klachten betroffen o.a. bejegening, verzorging, maaltijden, gebouwtechnische zaken en diefstal. In alle gevallen heeft de vertrouwenspersoon samen met of namens de klager de klacht tot diens tevredenheid aan de orde gesteld bij de betrokken medewerker of diens leidinggevende. Naast de klachten, die via de vertrouwenspersonen kenbaar zijn gemaakt, heeft er bij de locatiemanagers ook registratie plaats gevonden over zogenaamde op- en aanmerkingen vanuit de cliënt en/of contactpersonen. Dit betreft geen daadwerkelijke klachten, maar signalen vanuit de cliënten die aanleiding kunnen zijn tot verbetering. De op- en aanmerkingen die bij de locatiemanagers zijn geregistreerd betreffen onder meer de volgende onderwerpen: wasverzorging, maaltijden, huishouding, bejegening, schoonmaak, communicatie, zoek raken spullen en techniek. Tijdens het managersoverleg wordt twee keer per jaar een trendanalyse gemaakt van deze op- en aanmerkingen om vervolgens verbeteracties in te zetten. Binnen één locatie van Zorgcentra De Betuwe wordt verbouwd, terwijl de cliënten nog op de locatie verblijven. Dit heeft geleid tot veel overlast voor de cliënten. Er is een crisisteam opgericht om klachten te voorkomen en alle klachten t.a.v. de verbouwing adequaat en snel op te lossen. Door onze cliënten zijn er in 2013 totaal twee officiële klachten ingediend bij de externe klachtencommissie. De ene klacht betrof het afhandelen van een valincident, de andere betrof de zorgverlening. Eén van de klachten is ingetrokken, de andere klacht is gegrond bevonden. Naar aanleiding van de klachten zijn verbeterplannen zijn opgesteld.
30
4.4 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.4.1 Personeelsbeleid Het personeels- en opleidingsbeleid maken deel uit van het algemeen beleid en jaarplan. Daarvan is in hoofdstuk 3 verslag van gedaan. Hieronder zijn de resultaten weergegeven. Opleidingsbeleid Het jaar 2013 was een jaar van aanpassing en herijking voor de organisatie met betrekking tot kwaliteitsbevordering en deskundigheid. Dit heeft zijn gevolgen gehad voor de uitvoering van het opleidingsplan. In korte tijd zijn medewerkers en vrijwilligers geschoold op gebied van Hygiëne & infectiepreventie, maar ook met betrekking tot het onderwerp Medicatieveiligheid zijn extra scholingsinspanningen verricht. Uit financiële overwegingen is afgelopen jaar ervoor gekozen geen nieuwe BBL-opleidingsplaatsen beschikbaar te stellen. Met succes zijn extra inspanningen gedaan om het aantal stageplaatsen voor verschillende zorgopleidingen te maximaliseren. De herregistratie in het BIG register van alle verpleegkundigen en fysiotherapeuten vóór januari 2014 vroeg om adequaat beleid en administratie vanuit de organisatie. Het gehele actieplan is goed afgerond. In samenwerking met de Carante Groep is de invoering van het Leermanagement systeem B-Smart voorbereid. Het systeem biedt mogelijkheden voor de organisatie ten behoeve van het versterken van de eigen regie en verantwoordelijkheid van medewerkers in de ontwikkeling van hun professionaliteit. Tevens is het een instrument voor efficiëntere planning en administratie van scholingsactiviteiten. Ook biedt B-Smart ons een platform om verder met e-learning te gaan werken binnen Zorgcentra De Betuwe. B-Smart is begin 2014 met succes live gegaan. In- door- en uitstroom medewerkers en personeelsopbouw In 2013 is het personeelsaandeel van medewerkers boven de 45 jaar met 8,3% gestegen t.o.v. 2009. Dit is een trend die zich de laatste jaren heeft ingezet en aansluit bij de landelijke trend. Qua fte‟s zien we een instroom van 20,67 fte en een uitstroom van 53, 61 fte. (excl. stagiaires). Dit heeft met name te maken met de tijdelijke vacature stop in de zomer periode en het niet verlengen van tijdelijk arbeidsovereenkomsten ten gevolge van de sluiting van Valentino. De medewerkers Valentino zijn doorgestroomd naar andere locaties. Verzuim In het beleid, het zogenoemde activeringsbeleid, ligt de focus op wat een zieke of fysiek beperkte medewerker nog wél kan doen. Het beleid wordt twee maal per jaar geëvalueerd in het Sociaal Medisch Overleg met de bedrijfsarts. De verzuimcijfers worden met iedere leidinggevende in een maandelijks Sociaal Medisch Overleg besproken. Eind 2012 hebben we geconstateerd dat de verzuimcijfers gestaag aan het stijgen waren. Dit leidde tot een plan met verschillende verbeteracties ten aanzien van de verzuimaanpak. De verbeteracties hebben in het derde en vierde kwartaal de stijgende lijn in het verzuim gekeerd en gezorgd dat de uitgaven van het verzuim niet verder zijn gestegen. De grootste winst is geboekt door de inzet van een activeringsadviseur, die een ondersteunende rol vervulde bij het casemanagement. In 2013 heeft de aanpak van verzuim dus hoog op de agenda gestaan. Dit heeft positieve resultaten opgeleverd. Voor verdere aanpak van het verzuim wordt komend jaar een
31
vervolgtraject gestart. Aanleiding is dat er nog meer winst te halen valt door extra in te zetten op de oudere medewerker en verzuimpreventie. Daarnaast vraagt frequent verzuim bij de jongere medewerkers ook nog verscherpte aandacht. Persoonlijke Ontwikkel Plan (POP) en Team Ontwikkel Plan (TOP) In 2013 is beleid ontwikkeld voor persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling. Het Beleid Ontwikkelgesprekken vervangt het oude beleid met betrekking tot het houden van functioneringsgesprekken. Het beleid heeft tot doel om ontwikkeling op persoonlijk- en op teamniveau te ondersteunen. De POP en TOP moeten leiden tot persoonlijke en professionele groei in relatie tot de organisatiedoelen. Eind 2013 is gestart met de implementatie van het beleid en zal de komende periode onderwerp zijn van evaluatie en verdere bijstelling. 4.4.2 Kwaliteit van werk Duurzame inzetbaarheid Het project „Zorg voor Jezelf‟ is in 2013 gestart. Het project heeft tot doel medewerkers én de organisatie meer bewust te maken van het belang van duurzame inzetbaarheid en hen aan te zetten tot acties die bijdragen aan een gezond en vitaal werkzaam leven. Zo werden onder andere dit voorjaar bij 30 mensen op vrijwillige basis healthchecks afgenomen en werd een enquête met dit onderwerp onder leidinggevenden gehouden. De verzamelde informatie en evaluatie van de ingezette acties zullen in 2014 leiden tot de concretisering van beleid en visie. Arbo Het reglement ongewenste gedragsvormen is herzien. Dit heeft geleid tot de beleidsnotitie „Psychosociale Arbeidsbelasting Zorgcentra De Betuwe‟. Het document is een overkoepelend visiedocument waarin de uitgangspunten en structuur van het PSA-beleid worden beschreven. Doel is de oorzaken en gevolgen van ongewenst gedrag en werkdruk te voorkomen, te bestrijden en te verminderen op een samenhangende wijze in een continu proces. Het PSA-beleid maakt onderdeel uit van het Arbo-managementsysteem Met de invoering van het Intranet heeft de informatievoorziening over veiligheid, preventie en arbeidsomstandigheden een nieuwe impuls gekregen. Medewerkers kunnen via intranet informatie krijgen over een breed palet aan onderwerpen. Dit jaar hebben we de griepvaccinatie meer onder de aandacht van de medewerkers gebracht. Aanleiding was de teruglopende vaccinatiegraad. Dit jaar hebben we daarom meer voorlichting gegeven over dit onderwerp dat werd ondersteund door verschillends communicatiemateriaal. De extra aandacht heeft geleid tot een lichte toename van het aantal gevaccineerden. RI&E In 2013 zijn alle RI&E‟s geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld volgens protocol. Drie locaties en één dienst hebben in verband met bouw, verhuizing of verbouwing momenteel geen geldige RI&E. In 2014 staan deze ingepland. Meldingen incidenten cliënten /Arbomeldingen In 2012 is het meldsysteem SMILE ingevoerd. Eind 2012 en begin 2013 is het besluit genomen om het systeem in te richten naar de principes van „Het Nieuwe Melden‟. Dit heeft geleid tot nieuw beleid en nieuwe protocollen. Coördinatoren Zorg en Dienstverlening hebben nu een centrale rol in het proces. Het systeem was hier niet voor toegerust waardoor
32
de implementatie van de wijzigingen ernstige vertraging opgelopen heeft. De werkwijze van „Het Nieuwe Melden‟ en de nieuwe verantwoordelijkheden en rollen zijn daarom nog niet volledig worden uitgevoerd. Eind van het eerste kwartaal van 2014 wordt het nieuwe SMILE operationeel. Integrale Veiligheid In bij het Beleid „Integrale Veiligheid „ zijn arbeidsrisico‟s onder het thema „Veiligheid van Werk‟ geïntegreerd. In het beleid wordt het model van Actiz gebruikt. Hierin worden vier veiligheidsgebieden beschreven. (Actiz brochure: „Veiligheid, Goed geregeld mensenwerk in de langdurige zorg‟). Het beleid heeft geleid tot het „Plan van Aanpak Integrale Veiligheid‟. In 2014 wordt dit beleid verder geconcretiseerd en uitgevoerd. Vertrouwenspersoon In 2012 is een nieuwe (externe) vertrouwenspersoon aangesteld. De inzet is in 2013 geëvalueerd en verlengd. Uit het jaarverslag van de vertrouwenspersoon blijkt dat er twee meldingen zijn binnengekomen over samenwerking en communicatie met de leidinggevenden en één melding betrof een medewerker die anoniem beschuldigd werd van diefstal. Er zijn geen formele klachten ingediend. Medewerkers Tevredenheids Onderzoek (MTO) Het MTO wordt eens in de twee jaar gehouden. In 2013 heeft daarom geen MTO plaats gevonden. De uitkomsten van het MTO in 2012 zijn onder andere opgenomen in het Management Development traject van de managers. Het onderwerp leiderschap stond hierbij centraal. 4.5 Kwaliteit ten aanzien van bedrijfsvoering Binnen bedrijfsvoering is veiligheid belangrijk als men kijkt naar kwaliteit van gebouwen, inkoop, facilitaire processen, financiële processen en ICT. Als wordt gekeken naar veiligheid is het belangrijk om de risico‟s die kunnen optreden bij de verschillende processen in kaart te brengen. Vervolgens is het belangrijk om beheersmaatregelen te formuleren om de onderkende risico‟s zoveel mogelijk te beheersen met eventueel een aanvaardbaar restrisico. De risico‟s worden getoetst aan de hand van wettelijke kaders of normen vanuit de organisatie zelf. Binnen het terrein van bedrijfsvoering zijn de volgende wettelijke kaders van toepassing: regeling AO/IC, waterleidingbesluit, bouwbesluit, HACCP en NEN7510. In 2013 is een risicobeoordeling opgesteld waarbij de diverse interne eis gekeken naar het effect als een gebeurtenis optreedt. Op basis van de risico-inventarisatie zijn de belangrijkste risico‟s geïnventariseerd. Deze risico‟s zijn gerangschikt naar rangorde van belangrijkheid: Risico Rangorde naar belangrijkheid Kostenbeheersing en financiering 1 overheveling van zorgproducten naar andere wetten 2 (Wmo, ZVW en AWBZ) Naleving van wet-en regelgeving 3 Veranderende wet –en regelgeving 4 Vastgoedrisico‟s 5 Automatisering (ICT) risico‟s 6 Risico‟s in treasuryactiviteiten/ kasstroommanagement 7
33
Kostenbeheersing en financiering Het feit dat onze organisatie gedurende een deel van 2013 onder verscherpt toezicht heeft gestaan, heeft geleid tot forse investeringen in opleidingen van medewerkers en investeringen in materialen en inhuur van externe deskundigheid. Dit heeft geleid tot forse uitgaven waardoor we veel hebben moeten investeren om de uitgaven onder controle te houden. Eén van de resultaten hiervan is dat we scherp hebben gekeken naar de personele inzet op locaties. Hierbij hebben we de inzet van eigen medewerkers over locaties heen zo veel als mogelijk bevorderd. Verder hebben we nadrukkelijk gekeken naar de inzet van indirecte uren. Overheveling van zorgproducten naar andere wetten In 2013 was een belangrijke ontwikkeling de overheveling van de geriatrische revalidatiezorg van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet (ZVW). Om deze overheveling gestalte te geven is een projectorganisatie opgezet met zowel zorgmedewerkers als paramedici. Dit project is in 2013 succesvol afgerond waarbij een productboek is opgesteld, werkprocessen zijn vastgelegd en de declaratiestromen zijn ingeregeld. Naleven van wet- en regelgeving is een continu proces dat is belegd bij managers, stafadviseurs en op de werkvloer. Vastgoedrisico’s Om onze risico‟s met betrekking tot vastgoed in kaart te brengen is een risicoanalyse uitgevoerd op het huidige vastgoed. Voor 2013 heeft dit voor onze bestaande panden geleidt tot omzetting van één locatie met verzorgingshuis zorg naar verpleeghuiszorg. Automatiseringsrisico In het kader van informatiebeveiliging is de werkwijze voor het toekennen van medewerkers voor applicaties en toegangsrechten op netwerkmappen herzien en is het beleid geactualiseerd.
34
4.6 Samenleving Als maatschappelijk verantwoorde onderneming streeft Zorgcentra De Betuwe naar interne en externe transparantie. Bij de interne transparantie spelen de Raad van Toezicht, Ondernemingsraad en Centrale Cliëntenraad een belangrijke rol. Als het om de externe transparantie gaat, zijn diverse stakeholders van belang. We overleggen regelmatig met de collega-zorginstellingen uit de regio, woningbouwcoöperaties en gemeenten. Daarnaast vinden reguliere gesprekken met het Zorgkantoor plaats. In deze overleggen staat wat ons betreft de afstemming tussen de benodigde capaciteiten en de demografische ontwikkelingen centraal. Tegen de achtergrond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn de gemeentelijke overheden een belangrijke partner. Daarnaast zoeken we de samenwerking met andere maatschappelijke organisaties om de zorg en dienstverlening aan cliënten vorm te geven. Een voorbeeld zijn de locaties Huis van de Buurt. Ontmoeting is voor veel (toekomstige) cliënten bijzonder belangrijk in de strijd tegen de vereenzaming. Desondanks wordt onder invloed van de afnemende middelen het bestaande aanbod hiervoor steeds minder. Het wegvallen van de ondersteunende begeleiding is daar een goed voorbeeld van. In samenwerking met partners ontwikkelen we een innovatief aanbod om toch te voorzien in deze behoefte. In die functie staat laagdrempelige ontmoeting voor kwetsbare ouderen centraal.
35
4.7 Financieel beleid In 2013 hebben we gedurende een aantal maanden onder verscherpt toezicht gestaan van de inspectie gezondheidszorg. Het verscherpt toezicht was aanleiding om te kijken naar de kwaliteit van onze interne processen. We hebben fors geïnvesteerd in materialen en opleidingen om onze medewerkers op te leiden en onze werkwijze te verbeteren. Deze investeringen hebben invloed gehad op ons financieel resultaat. De budgetratio‟s zijn voor 2013 als volgt: Solvabiliteit Zorgcentra de Betuwe streeft er naar om blijvend te voldoen aan de financiële normen die externe partijen stellen. Voor zorgactiveiten wordt een solvabiliteitsnorm van minimaal 15% gesteld. Zorgcentra De Betuwe voldoet ook in 2013 aan de gestelde norm. In verband met de toenemende risico‟s die zorginstelling zelf moeten kunnen dragen en de onzekerheden op de langere termijn, is het streven derhalve om de solvabiliteit in de komende jaren te laten toenemen. Het eigen vermogen is in 2013 per saldo met 1,6 miljoen afgenomen.
Solvabiliteit
2013
2012
2011
2010
2009
17,28
20,10
18,04
15,32
15,30
Bovenstaande tabel geeft het weerstandsvermogen, uitgedrukt in een percentage van het risicodragend budget. Dit is de wijze waarop het waarborgfonds voor de zorgsector de instelling beoordeelt. Omdat de opbrengsten van Zorgcentra De Betuwe zijn afgenomen, is de solvabiliteit van Zorgcentra De Betuwe in 2013 gedaald. In verhouding tot het risicodragend budget is de solvabiliteit afgenomen van 20,10 % naar 17,28%. Het is ook mogelijk om het eigen vermogen uit te drukken in een percentage van het balanstotaal. Dit is de methode die gebruikelijk is in het bedrijfsleven. Uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal is de solvabiliteit over 2013 20%. In 2012 was de solvabiliteit 25%. Liquiditeit De betalingspositie van Zorgcentra De Betuwe is in 2013 gedaald. De liquiditeitsratio geeft aan of een onderneming op korte termijn aan haar financiële verplichtingen kan voldoen, zonder dat daarvoor nieuwe middelen moeten worden aangetrokken. In het onderstaande overzicht is de liquiditeit zichtbaar als current ratio: de verhouding tussen de vlottende activa en de vlottende passiva. Een gezonde waarde voor dit kengetal ligt boven de één in het bedrijfsleven, in de zorgsector zijn deze ratio‟s in het algemeen aanzienlijk lager.
Liquiditeit
2013
2012
2011
2010
2009
0,27
0,74
0,81
0,62
0,61
36
BIJLAGE 1: LIJST VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN AVP AWBZ BBL leerling BOL BOPZ CAO Fte HKZ IG MD-traject NAH NVTZ PG PSA RIE STMG VVT Wmo Wor ZZP
Aanvullende Verpleeghuiszorg Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Beroepsbegeleidende Leerweg Leerling Beroepsopleidende Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen Collectieve Arbeidsovereenkomst Fulltime equivalent: rekeneenheid waarmee de omvang van een functie of personeelssterkte kan worden uitgedrukt Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector Individuele Gezondheidszorg Management Developmenttraject Niet Aangeboren Hersenletsel Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen Psychogeriatrisch Personeels- en salarisadministratie Risico -Inventarisatie en -Evaluatie Stichting Thuiszorg Midden-Gelderland Verpleeg-, Verzorgingshuizen en Thuiszorg Wet maatschappelijke ondersteuning Wet op Ondernemingsraden ZorgZwaartePakket
37
