Federaal agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Jaarverslag 2012 Interne audit Raadgevend comité 19 juni 2013
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Plan 1. Nieuwigheden 2. Auditprogramma 2012 – – –
3. 4. 5. 6.
Audituniversum Inhoud Uitvoering
Belangrijkste vaststellingen KPI van de Cel interne audit Opvolging van actieplannen Conclusies
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
2
1. Nieuwigheden (1) ACFO – CAAF -
2 aftredende leden, in afwachting van nieuwe benoemingen Wenst een gecentraliseerde dienst interne audit voor alles FOD’s en parastatalen van het KB 17.08.2007
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
3
1. Nieuwigheden(2) •
Samenstelling van het Auditcomité FAVV Wijziging van Voorzitter: Peter Maes (Quality Coaching) Nieuw lid: Sophie Thise (OIVO) Nieuw HR, nog niet gevalideerd door de Minister (wijziging KB 20.12.2007)
•
Cel interne audit Nieuwe NL auditor halftijds
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
4
2. Auditprogramma 2012 – Audituniversum (1) • Tabel met alle « auditeerbare » onderwerpen van het FAVV • Onderwerpen geklasseerd per: Technisch onderwerp (voedselketen) Transversale onderwerpen (bvb. monsterneming) Ondersteunende activiteiten
• Invulling jaar per jaar • Cyclus van 5 jaar 1e cyclus : 2007 - 2011 2e cyclus : 2012 - 2016
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
5
2. Auditprogramma 2012 – Audituniversum (2) Audituniversum 2e cyclus : 2012 - 2016
Audituniversum 1e cyclus : 2007 - 2011
(situatie op 31/12/2012)
volledig gedekt volledig gedekt niet volledig gedekt niet gedekt
niet volledig gedekt niet gedekt
Overblijvende onderwerpen prioriteit in 2012 en 2013 Intracommunautaire handel (2012), vismijnen, vis (2012) en bijproducten van dierlijke oorsprong (2012) Verpakkingshout (2013), verpakkingsmaterialen (2013) en Babyfood (2013) Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
6
2. Auditprogramma 2012 – Inhoud (1) Cel Interne audit
1
1
Transversale audits
6
1
CONT
LABO
SGAD
ADGB
17
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
7
2. Auditprogramma 2012 – Inhoud (2) • •
• • • •
Certificaties in het kader van intracommunautaire handel en export Akkoorden tussen het FAVV en de Regio’s in het bijzonder inzake fytosanitaire paspoortcontroles, planten en zaaigoed, en hun correcte toepassing Uitgevoerde controles in de GIP’s (Zaventem) Productiekolom eieren, van productie tot verkoop van eieren en producten op basis van eieren De varkenssector Auto-evaluatie van de prestaties van de veterinaire diensten (PVS)
27/06/2013
8
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
2. Auditprogramma 2012 – Inhoud (3) DG LABO 1 6
5
1
Management aud
2
Tech aud Disp OHSAS
3
EMAS EMAS Préaudit EMAS Valid analyse
5 20
Ringtest
2
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
Titel presentatie
9
2. Auditprogramma 2012 – Uitvoering (1) Cel Interne audit
•
Gerealiseerde audits in 2012 17
18
15
16 14 12 10 8 6
6
6 4 1
2
1
1
1
1
1
0
Transversale audits
CONT
LABO
Geplande audits
SGAD
ADGB
Gerealiseerde audits
Van de 13 operationele audits ISO 9001 et ISO 17020 werden er 11 uitgevoerd werden er 2 audits uitgesteld naar 2013 : – controles bij de handelaren in runderen, uitgesteld wegens brucellose epidemie in de PCE van NAM; – controles in de sector sierteelt, boomkwekerijen, hout en openbaar groen voorzien in de herfst, uitgesteld wegens de factor seizoensarbeid
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
10
2. Auditprogramma 2012 – Uitvoering (2) DG LABO 5
1
Management aud
6
Tech aud
1
Disp
2
OHSAS 3
EMAS EMAS 5
Préaudit EMAS 20
Valid analyse
2
Ringtest
De 5 labo audits met betrekking tot de validatie van de methodes buiten accreditatie werden uitgesteld
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
11
3. Belangrijkste vaststellingen – Audits uitgevoerd door de cel interne audit (1) Positieve punten • •
• • • •
Consolidatie van het kwaliteitssysteem opzetten en toepassing van de procedures conform aan de vereisten van de ISO 9001 en 17020 normen Harmonisatie van de controles systeem van de checklists meer en meer efficiënt, ter beschikking stelling en beheersing door de agenten van middelen en informatica applicaties (vb. OMG) Beheer en efficiënt gebruik van materiaal voor de inspecties en monsterneming (vb. beheer van thermometers, dataloggers, …). Invoering van kwaliteitscontrole van de inspecties steeds doeltreffender Organisatie en beheer van het werk van DMO’s De auto-evaluatie PVS heeft aangetoond dat er een efficiënt nationaal coördinatiesysteem bestaat tussen de verschillende publieke en privé veterinaire diensten om het vrij statuut van België betreffende de zoonoses te verzekeren en de sanitaire veiligheid van dieren en voedingsmiddelen te garanderen
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
12
3. Belangrijkste vaststellingen – Audits uitgevoerd door de cel interne audit (1) Te verbeteren punten • Tekortkomingen in kennis van de Europese en nationale wetgeving en de toepassing van dienstnota’s (vb. certificatie, vismijnen, bijproducten, …). • Opgemerkte tekorten betreffende de controle van het werk van de veterinaire diensten in het kader van de epidemiologische en het onderhoud van de competenties van de dierenartsen via continue opleidingen. • Nalatigheden in het beheer en de kwaliteit van de registraties • Het beheer van erkenningen van operatoren en van BOOD moet nog verbeterd worden.
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
13
3. Belangrijkste vaststellingen – Audits uitgevoerd door DG LABO (1) • De meerderheid van de vastgestelde NC zijn van het type B en betreft de 5 labo’s en DG LABO van het HB • 68 NC van het type A werden opgelijst in de 5 labo’s
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
14
4. KPI’s van de Cel Interne audit KPI
Deadlines
Doelstelling 2012
Realisatie
31 december 2012
80%
92,3%
Slotvergadering
< 5 werkdagen
100%
100%
Verzending van het ontwerpverslag
< 15 werkdagen < 30 werkdagen
80% 100%
48%* 74%*
80% 100%
91% 95,5%
Realisatie van het geplande auditprogramma
Verzending van finaal rapport
< 15 werkdagen < 30 werkdagen
* Oorzaken van het niet behalen van de doelstellingen voor de verzendingstermijn van 6 draft rapporten : - 3 nieuwe auditor in opleiding + onderschatting van de rapporteringstermijn - 3 wegens verschuivingen in het auditprogramma en overlappingen in de auditactiviteiten, complexiteit onderwerpen van de audits (second party en meerdere rapporten)
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
15
5. Opvolging van de actieplannen (1) • 13 opvolgingsaudits werden uitgevoerd in 2012 • De reeds in werking gezette acties werden nagekeken voor een totaal van 426 aanbevelingen:
373 afgesloten (87,6%) 18 open na opvolging (4,2%) 27 in uitvoering na opvolging (6,3%) 8 geherformuleerd (1,9%) 12 nieuwe
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
16
5. Opvolging van de actieplannen (2) Externe audit door de Cel IA uitgevoerd door IBZ 7 uitgevoerde aanbevelingen • • • • • • • •
"structurele" onafhankelijkheid nieuwe voorzitter van het Audit comité; registratie en behandeling van klachten of verbeterpistes; toezicht op de auditactiviteiten van de auditoren DG LABO; het meten van de efficiëntie van de processen in de uitwerking van het auditprogramma; de scope van de audits en hun communicatie aan de geauditeerde dienst; de communicatie en de effectieve presentatie van de vaststellingen aan het management van de geauditeerde dienst; de revisie van de KPI’s betreffende de rapportering van de audits; back up van de Nederlandstalige auditeur.
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
17
5. Opvolging van de actieplannen (3) Externe audit van de Cel IA door IBZ 7 aanbevelingen in uitvoering: • •
• •
• •
het register van belangenconflicten ingevuld voor de 4 auditoren van de Cel IA en nog niet voor de auditoren van DG LABO; de jaarlijkse uitvoering van een auto-evaluatie van de conformiteit van de auditactiviteiten in vergelijking met de auditnormen (IIA standaarden, ISO 19011, Beschikking 2006/677) de jaarlijkse uitvoering van een tevredenheidsenquête bij geauditeerden de systematische identificatie van een minimum van 5 relevante risico’s, zal effectief zijn als de cartografie van de processen van het Agentschap en de cartografie van de geassocieerde risico’s ontwikkeld is voor het Agentschap; een beschrijvende instructie voor alle sleutel stappen van het proces van de interne audit een werkinstructie met beschrijving van de wijze waarop de technische experten geïntegreerd zijn in het proces van de audit, ook als hun evaluatie is gefinaliseerd. Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
18
6. Conclusies • Continue verbetering van het proces van de interne audit, met invoering van de classificatie van de geformuleerde aanbevelingen in major en minor • Geïmplementeerd kwaliteitssysteem, toegepaste procedures, beheer van klachten en niet-conformiteiten, toezicht op het werk • Respons van het Mgt op aanbevelingen • Verdere ontwikkelingen van het geheel van het interne controlesysteem + Integratie van de verschillende systemen • Cartografie en risicoanalyse van de processen
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 27/06/2013
19
