Intranet portal bij Hermes René L.J. van den Broek (Hermes) Marcel Reugebrink (The DOC)
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Gewone dingen goed doen
Openbaar vervoer in Zuid-oost Brabant Limburg KAN The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Kengetallen Hermes Groep • • • • • • •
Omzet Reizigers Personeel Bussen Halten Rayons Aandelen
100 mln 47 mln 1200 waarvan 1050 chauffeurs 400 standaard, geleed en midi 5000 8 70 % Connexxion 30 % overig The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Sterke punten • • • • •
Kostenleiderschap Hoge productiviteit chauffeurs 72,4 % Laag verzuim ca 6 % (bedrijfstak 9+) Alle chauffeurs gecertificeerd (2003) Resultaatgericht zelfmanagement
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Intranet hoezo? • Professionaliseren informatiestromen » Momenteel veel houtje touwtje, papier, e-mail
• Communicatie met chauffeurs » Solitair beroep, weinig contacten
• Standaardiseren • Flexibiliseren » Groet dynamiek in organisatie en “OV land”
• Ontsluiten databases » Buiten applicaties om » We “weten” al zo veel, we kunnen er alleen slecht bij
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Ontsluiten databases HRM salaris verzuim
DIS
Resources roosters verlof
DWH
Data Warehouse MIS
Perman
Portal
“standaard” Perman
“standaard” Perman
“standaard” Perman
D7i Amyyon
zo is ‘t zo blijft ‘t
ERP wagenpark gebouwen
CRM klachten kaartverkoop
en dit komt er bij The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Pre-intranet RAYONRAPPORT VESTIGING: Week: Begindatum: Einddatum:
Eindhoven
19 en 20 04/05/2003 17/05/2003 In de huidige per eenheid
Personeel
Bussen
MIPOV
Ziekteverzuim directen Bijzonder verlof Totaal verzuim Verlofafbouw Ingehuurd van HFD In- en uitleen van/aan rayons Totaal in- en uitleen Inzet chauffeur administratief Personeel direct gehuurd van derden Productiviteit directen # Verstoringen dienstuitvoering # Blinde schades Aantal schades totaal Kosten bussen vernielingen & vandalisme
% % % dgn # diensten # diensten # diensten uur uur %
# # # €
plan 2003
werkelijk
plan
9,5 0,4 9,9 6290 4138 0 4138 0 0 77,0
7,0 0,7 7,7 185 268 0 268 84 3 77,4
9,5 0,4 9,9 211 230 0 230 0 0 77,0
183 86 356 3.630,--
10 4 26 0,--
7 3 14 140,--
2.895,-2895
52,-100
111,-95
Kosten bussen rijklaarmaken Rijklare bussen
€/bus
Brandstofverbruik diesel
km/ltr
2,21
2,31
2,21
dgn
1586 122 2,8 11
57,0 20,0 12 3
61,0 4,7 3 11
1141 95 1,0
33,0 100,0 1,0
43,9 95,0 1,0
1,0 500 26
2,1 0,0 1,0
1,0 19,2 1,0
Uitstaande storingsbonnen # A-storingen op weg # Klachten / # chauffeurs Klachtenafhandeling, doorlooptijd # Kwaliteitsrapporten uitgevoerd # Kwaliteitsrapporten uitgevoerd OK / totaal Zwart,grijsrijders/ totaal gecontroleerd Vervallen ritten / gereden ritten # Punctualiteit # Ongemelde omleidingen
%
# % #
# % %
promille # #
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Uitgangspunten • Aansluiten bij primaire taken gebruikers » Chauffeurs èn overigen
• Taakstellend budget » Lean and mean (kostenleiderschap)
• Gebruik maken van kennis medewerkers • Leveranciersrol – Technische realisatie – Kennis overdragen » Technisch beheer » Content beheer » Functioneel onderhoud
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Waarom Oracle Portal • • • • • •
Geen additionele licenties naast 9ias Aanwezige Oracle kennis bij ICT Goede aansluiting bij Oracle databases Goed schaalbaar Ontwikkel- èn beheertool Voldoende functionaliteit
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
W ens en en eis en
Doelgroep
Adv ies
Prio
1
Procedu res en regelgev ing
A llen
Opnem en
A
2
Schade statu s bussen FA Q’s (v eel gestelde v ragen)
Chauffeu rs A llen
Opnem en, onder v oorbehoud Opnem en
A A
Raadplegen snipperdagen
A llen
Opnem en
A
Telefoonlijst
A llen
N iet opnem en
N ieu w e ontw ikk elingen
A llen
Opnem en
Bu dget inform atie
Managem ent
N iet opnem en
Signalering v erloop geneeskundige v erklaring
Ray on Mngt
N iet opnem en
Speciale acties
A llen
Opnem en
A
Verz uim staten
Middle m ngt
Opnem en
B
Operations Managem ent System (OMS)
A llen
Opnem en
A
Chauffeu rs
Opnem en
A
Chauffeu rs
Opnem en
A
A llen
Opnem en
A
A llen
Opnem en
A
Indirecten
N iet opnem en
Indirecten
N iet opnem en
Directie m ededelingen, OR m ededelingen
A llen
Opnem en
A
Verjaardagen & jubilarissen
A llen
Opnem en
A
Dienstregeling
A llen
Opnem en
A
Facturen aanv ragen, Bestelbonnen, etc
Indirecten
N iet opnem en
Bedrijfsbrede agenda
A llen
Opnem en
A
Lojalis (reïntegratie)
A llen
Opnem en
B
Lesm ateriaal
A llen
Opnem en
B
EEG
Chauffeu rs
Opnem en
B
Inform atie personeelsv erenigingen
A llen
Opnem en
B
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Bedrijfskleding Om leidingen Vakinform atie Teletekst v erkeersinform atie Internet links
h c i z r e v O
Ziek en herstel m eldingen indirecten
n o i t c n u tf
t i e t i al
A
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Functionaliteit intranet • Statische informatie » Procedures, regelgeving, dienstregeling, vakinformatie, lesmateriaal, ontwikkelingen, telefoonlijst etc.
• Dynamische informatie » Nieuws, storingen, diensten, agenda, mededelingen, teletekst, formulieren stroom
• Management informatie » OMS, verzuim
• Applicaties » Omleidingen, infra knelpunten, account beheer
• Fun » Verjaardagen, weer, personeelsverenigingen The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Touch screen chauffeurs
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Interface kantoorwerkplek
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Ervaringen Hermes • Snelle realisatie bouwtraject » Veel functionaliteit in korte tijd voor weinig geld
• Beperk je tot de standaard » Simpele applicaties geen probleem
• Opleiding geen probleem • Security in een keer goed geregeld • Opmaken van pagina’s complex » 9.0.2.6 lijkt beter (interface) The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Samenwerking met The DOC
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Samenwerking met The DOC
How many training days did it take Hermes to maintain the Portal ? The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
The DOC profiel ØOnze missie: ØThe DOC (Dutch Oracle Company) staat voor perfection in Oracle Services. The DOC biedt klantgerichte oplossingen en gebruikt hiervoor Oracle technologieën en applicaties.
ØInfo op http://www.thedoc.nl The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Project organisatie Intranet STUURGROEP Directie Hermes - ICT management Hermes BU manager The DOC
Technical Support TheDOC Intern Kennis management
Gebruikers Het Bouwteam Projectleider The DOC Projectleider Hermes
Direct Indirect Klankbord groepen
DBA The DOC DBA Hermes Ontwikkelaar TheDOC Ontwikkelaar Hermes
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Ervaringen Hermes • “Snelle realisatie bouwtraject” (Hermes) » Veel functionaliteit in korte tijd voor weinig geld
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Extra modules vanuit TheDOC • “Security in een keer goed geregeld” (Hermes) • 1) Dynamische menu structuur » Zichtbaarheid van pagina’s wordt automatisch geregeld en in menustructuur opgenomen
• 2) Rayon gerelateerde informatie » Naast persoonlijke informatie ook specifiek per rayon informatie door IP-herkenning
• 3) Automatisch uitloggen en navigeren naar de intranet hoofdpagina (Javascripting)
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
Extra modules vanuit TheDOC “Opmaken van pagina’s complex in Portal” (Hermes) – Publikatie niet alleen via de standaard user interface (ongestructureerd en technisch). Oplossing via een publicatiebutton voor contentmanager.
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
De ervaringen bij The DOC klanten • Kostenbesparingen – – – –
Integratie met bestaande Oracle omgeving (kennis, licenties, training) Redelijk beperkte investering in geld Eenvoud door goede standaarden. “veel functionaliteit voor weing geld” Kennis Portalomgeving zeer snel door medewerkers van Hermes eigen gemaakt
• Efficiency en effectiviteit – Door Oracle Portal gebruik handmatige handelingen reduceren (houtje touwtje, papier) door integratie met bestaande systemen – Personalisatie (autorisatie, persoonsafhankelijke informatie) – Personalisatie (User instellingen, voorkeuren)
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
De informatievoorziening
•Bij Hermes zijn de voordelen voor een goede communicatie met behulp van een (Oracle) Portal duidelijk aangetoond.. »PC op kantoor en de Informatiezuil op lokatie is door de verschillende doelgroepen te gebruiken. The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist
De informatievoorziening • • • •
Hoe voorziet u uw organisatie van informatie? Welke informatie is al beschikbaar? Hoe informeert u uw medewerkers? Bereikt u momenteel alle medewerkers?
The Doc-Hermes, 7 oktober 2003 Ogh Zeist