Intranet: introductie

Intranet: introductie • afgesloten gedeelte van het internet • maakt gebruik van de gewone internet-infrastructuur • erg geschikt voor communicatie op afstand • functionaliteit – een medium voor informatievoorziening en -uitwisseling – informatie kan simultaan aan alle medewerkers worden gestuurd – kennis kan worden gedeeld – kan top-down (management → medewerkers) werken en omgekeerd – intranet kan aan het bestuursbeleid van een bedrijf of instelling worden toegepast

– tegelijkertijd een platform voor ICT-voorzieningen (tekstverwerking, databases, ...) Markus Egg, Computercommunicatie B 2007

36

Intranet: ontwikkeling 1 • intranet zit op het snijvlak van communicatie- en ICT-afdeling • communicatiemedewerkers moeten hier nauw met ICT’ers samenwerken – intranet begon als een ICT-taak – maar eigenlijk moet het een communicatie-taak zijn – een reden voor de historische animositeit” tussen deze afdelingen? ”

• communicatiemedewerker als spin in het web” ”

• om overtuigende gesprekspartners van ICT’ers te zijn moeten communicatiemedewerkers de technische mogelijkheden voor een intranet kennen

• zij hoeven niet te weten hoe zoiets ge¨ımplementeerd wordt

Markus Egg, Computercommunicatie B 2007

37

Intranet: ontwikkeling 2 • de inhoud kan direct op het intranet geplaatst worden met hulp van ondersteundende software, bijv.

– Content Management Systems (demo op http://www.webmagier.nl/demo) – XML-editoren zoals Xopus (wordt op de RuG gebruikt) • eerst planning: wat wil men bereiken met een intranet? – informatievoorziening, kennisdeling, discussie, . . . – hoe past een intranet bij het bestuursbeleid van een bedrijf of instelling? – wat zal worden vervangen, hoe verschuift de rol van andere media (prikbord, nieuwsbrieven, personeelsblad, . . . )?


38

Intranet: ontwikkeling 3 • wat zijn de behoeften van de beoogde gebruikers? – intranet is een pull-medium ˆ – interviews/enquetes (soms ook scriptie-onderwerp) ∗ door een mix van open en gesloten vragen moet er achterhaald worden wat echt noodzakelijk is

∗ de keuze van de te bevragen mensen is belangrijk – maar weten gebruikers altijd wat goed voor ze is? • duidelijke inbreng van communicatie-experts gevraagd – omzetten van wensen en behoeften naar concrete structuren – testgebruikers begeleiden en hun ervaringen meenemen


39

Intranet: beheer • duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden • heldere richtlijnen voor content-leveranciers • actualiteit bewaken (bijdragen altijd van datum voorzien) • kwaliteit bewaken – controleren of inbreng van content-leveranciers bij het beleid van het bedrijf of de instelling voldoet

– zonodig inkorten of herschrijven – huisstijl navolgen • trainingssessies of -cursussen voor intranetgebruik organiseren • aantrekkelijke onderdelen op het web plaatsen (telefoonlijst, menukaart van de kantine, . . . ) Markus Egg, Computercommunicatie B 2007

40

Intranet: de RuG-pagina • intranetten zijn afgeschermde onderdelen van het internet, dus wordt er meestal geen toegang aan externen gegeven

• de bedoeling is om er ook over gevoelige thema’s en gegevens te kunnen informeren

• zelfs als scriptie- of stagebegeleider krijg je meestal geen toegang • gemakkelijk te bekijken voorbeeld: de RuG-pagina ´ extranet • de RuG-pagina is tegelijkertijd intranet en

• daardoor is de pagina toegankelijker dan het gemiddelde intranet • er zijn niet alleen medewerkers en externen, studenten vormen een intermediaire groep

• maar desondanks toont de RuG-site duidelijke intranet-kenmerken Markus Egg, Computercommunicatie B 2007

41

Intranet RuG: beheer • er is een hele groep van webredacteuren • de meesten ervan zijn maar voor een klein onderdeel van de RuG-site verantwoordelijk en mogen er pagina’s wijzigen

• er zijn richtlijnen voor de opmaak en de structuur van pagina’s • voor de bovenste RuG-pagina’s is de communicatie-afdeling van de RuG verantwoordelijk

• alleen zij mogen deze pagina’s bewerken • bewerking gebeurd meestal met Xopus (broncode bewerken is maar gedeeltelijk mogelijk)

• dit voorkomt grove fouten in de code


42

Intranet RuG: bescherming 1 • probleem: afscherming van het interne gedeelte (medewerkergegevens, bibliotheek) moet op verschillende plekken gebeuren

– bibliotheek: wie heeft toegang tot electronische tijdschriftenabonnementen? – interne documenten: aanstellingsbeleid, inschaling medewerkers, . . . – salarisspecificatie • bescherming voorkomt verlies van gegevens of uitval van systemen (bijv. ProgressWWW)

• veiligheid van auteursrechten wordt ook bewakt • in het algemeen wordt bescherming binnen een universiteit-intranet als minder groot probleem beschouwd


43

Intranet RuG: bescherming 2 • bescherming voorkomt misbruik van de ICT-voorzieningen – hacken – identity theft: achterhalen van informatie over een persoon die het mogelijk maakt om zich als hem voor te doen (voor kwade doelen)

– phishing: poging om door vervalste interface-pagina’s (bijv. voor banken) passwoorden en inloggegevens eruit te lokken

– spamming: een computer wordt tot een spamversturer gemaakt • bij spamming dreigt blokkade van de RUG-e-mailverkeer • actueel geval: afluistersoftware op ca. 150 RuG-PC’s waarmee activiteiten op toetsenborden gelogd worden


44

Intranet RuG: opbouw 1 • opbouw niet altijd helder, bepaalde delen zijn van de ingangspagina niet verlinkt (bijv. de webplatform of de nieuwe medewerkerspagina’s)

– voorbeeld 1: probeer eens de Engelse vertaling van de informatie voor toekomstige medewerkers op te zoeken

– voorbeeld 2: onderwijscatalogus (http://www.rug.nl/ocasys/) • andere verschijnselen zijn duidelijk en helpen bij de navigatie: kruimelmethode, (soms felle) kleuren van faculteiten

• nooduitgang” naar de hoofdpagina: RuG-balk, die (bijna) op elke pagina op ” dezelfde plek zit

• maar je moet zelf eruitvinden dat deze balk deze functie heeft


45

Intranet RuG: opbouw 2 • er zijn verschillende manieren om de subpagina’s te structureren – inhoudelijk (faculteiten, leerstoelgroepen, . . . ) – formeel (onderwijs in tegenstelling tot onderzoek, Ba- tegenover Ma-vakken, ...)

– dit vergt ingewikkeldere vormen van structurering (net- in plaats van boomstructuur)

– probleem: interne structuren zijn vaak ook voor collega’s vanuit andere afdelingen niet bekend

• erg belangrijk dus: zoekfunctie – zoekt strings, wat soms te veel resultaten oplevert – soms wordt de domein waar gezocht wordt per default beperkt Markus Egg, Computercommunicatie B 2007

46

Intranet RuG: huisstijl 1 • voor elk bedrijf of instelling is een duidelijk herkenbare en nauw gevolgde huisstijl van belang

– demonstreert de identiteit van de bedrijf of instelling (slaat terug op huisstijl in andere media)

– maakt het intranetvoorspelbarer en dus aantrekkelijker (bijv. dezelfde knopjes op RuG- and faculteitspagina’s)

– voor webredacteuren is er een uitgebreide handleiding op het intranet (http://www.rug.nl/webplatform/informatievoor/infoplaatsen/ redactieformule) – de huisstijl verbindt het intra- en het extranetgedeelte van de RuG-pagina


47

Intranet RuG: huisstijl 2 • bewaking van de huisstijl moeilijk omdat er heel veel redacteuren (met beperkte rechten) zijn

• oplossing – pagina’s zijn onderdeeld in een ‘kader’, waarin de huisstijl-elementen zitten, en een ‘kern’

– de opmaak van het kader is niet te be¨ınvloeden omdat voor de meeste redacteuren alleen de kern toegankelijk is (ook voor XML-coders!)

• nieuw huisstijl wordt ontwikkeld (bijv. wordt gesteld dat RuG” in het buitenland ”

onbegrijpelijk is)


48

Intranet RuG: medewerkersgedeelte • informatie over arbeidsvoorwaarden (salaris, verlof, enz.), voorzieningen (postdienst, telefoontoestel), gezondheid, . . .

• hoort bij killer content”: is bedoeld om medewerkers tot gebruik van het intranet ” te lokken

• hier speelt de HR-afdeeling een enthousiasmerende rol”: interessante informatie wordt toegankelijk gemaakt

”

¨ belangrijke • tweede doel: zoveel mogelijk navragen te voorkomen door potentieel informatie van tevoren ter beschikking te stellen

• probleem: hoeveel mensen zijn er uberhaupt van op de hoogte dat deze ¨ informatie op deze plek beschikbaar is?

• het kopje informatie voor medewerkers” is niet helemaal eenduidig ”


49

Intranet RuG: medewerkerspagina’s • nu heeft iedereen zijn persoonlijke pagina ergens op het web • geen gestandaardiseerde opbouw • maakt opzoeken en uitwisselen van informatie over medewerkers moeilijk • maar zulke informatie ( smoelenboek”) is een must voor een intranet ” • nieuwe medewerkerspagina’s met gestandaardiseerde opbouw

• pilotfase (http://www.rug.nl/let/informatieVoor/medewerkers/mepaProject) – contactgegevens – functie en groepslidmaatschap – optioneel verdere (ook gestandaardiseerde) pagina’s over onderzoek – voorbeeld: Gerry Wakkers pagina Markus Egg, Computercommunicatie B 2007

50

Intranet: introductie

Recommend Documents