INSTRUKSI KERJA Peminjaman Dan Pengembalian Ruang Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016
i
ii
DAFTAR ISI Halaman Sampul …………………………………………………………………………..................i Lembar Pengesahan ………………………….……………….……………………….................. ii Daftar Isi ………………………………………………………………………………….................. iii 1. Tujuan dan Pengertian ………………………………………………………………........ 1 2. Pihak-pihak yang terkait……………………………………………………………………… 1 3. Referensi ………………………………………………………………………………..………… 1 4. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………..…….. 1 5. Prosedur …………………………………………………………………………………….…….. 2 5.1 Syarat dan Ketentuan …………………………………………………………………… 2 5.2 Mekanisme dan Prosedur ……………………………………………………………… 2 6. Bagan Alir ………………………………………………………………………………………… 3 6.1 Bagan Alir Peminjaman Ruang……………………………………………………….. 3 6.2 Bagan Alir Pengembalian Ruang........................................................ 4 7. Evaluasi dan Tindak Lanjut ………………………………………………………………… 5
iii
1. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Ruang LPKE Jurusan Teknik Industri (JTI) ini adalah: 1) Menjelaskan prosedur peminjaman dan pengembalian ruang di LPKE 2) Mempermudah pengendalian Ruang LPKE Adapun pengertian pengguna terkait dengan permasalahan dalam manual prosedur ini adalah pihak yang telah mendapatkan izin peminjaman ruang milik LPKE. 2. Pihak-pihak yang Terkait 1) Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan I FT UB) 2) Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB 3) Kepala LPKE JTI UB 4) Asisten-asisten LPKE JTI UB 5) Pengguna/ Peminjam Ruang (Mahasiswa/ Dosen JTI UB/ Pihak Luar yang memiliki izin peminjaman) 3. Referensi Referensi pembuatan manual prosedur ini adalah Manual Mutu Fakultas Teknik UB (00600 05000). 4. Ruang Lingkup Peminjaman ruang ini hanya berlaku untuk mahasiswa, dosen JTI UB, dan pihak luar yang telah mendapat izin untuk melakukan peminjaman Ruang di LPKE. 5. Prosedur Dalam peminjaman Ruang di LPKE terdapat syarat dan ketentuan serta prosedur yang berlaku.
1
5.1
Syarat dan Ketentuan Syarat yang diberlakukan adalah adanya jaminan peminjaman Ruang Laboratorium yaitu berupa identitas pengguna (KTM, KTP, atau SIM pengguna). Identitas pengguna akan ditahan selama pengguna tersebut meminjam Ruang Labratorium dan akan dikembalikan setelah pengembalian Ruang Laboratorium. Selain itu peminjaman Ruang Laboratorium harus menggunakan surat resmi dari instansi terkait dengan tanda tangan penanggung jawab instansi atau kegiatan yang ditujukan kepada Kepala LPKE yang sudah mendapatkan ACC dari Kepala LPKE. Ketentuan yang diberlakukan adalah sebagai berikut: 1) Ruang Laboratorium yang dipinjamkan sesuai dengan yang ada di surat peminjaman. 2) Lama peminjaman Ruang Laboratorium sesuai yang tertera dalam surat peminjaman. 3) Asisten laboratorium melayani peminjaman dan pengembalian Ruang Laboratorium pada hari kerja, mulai pukul 09.00 – 15.00 WIB 4) Apabila pengembalian melebihi batas waktu yang diberikan tanpa adanya konfirmasi ke asisten laboratorium, maka akan dikenakan denda. Denda berupa uang sebesar Rp 250.000,-/Ruang/hari.
5.2
Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan Prosedur Peminjaman Ruang Mekanisme dan prosedur peminjaman Ruang di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Peminjam membuat surat peminjaman resmi dari laboratorium yang menyatakan: kepada siapa surat ditujukan, hari dan tanggal kegiatan, tempat yang ingin dipinjam, dan tujuan peminjaman. 2) Surat
resmi
diserahkan
kepada
Koordinator
Asisten
untuk
ditandatangani. 2
3) Surat
resmi
diserahkan
kepada
Kepala
Laboratorium
untuk
ditandatangani. 4) Peminjam menyerahkan surat kepada pihak yang berhak memberi ijin mengenai ruangan yang akan dipinjam, misal: Kepala Jurusan, Kepala Program Studi, dll. 5) Peminjam menyerahkan surat yang telah ditandatangani pihak berwenang kepada pihak yang memegang kunci sebagai bukti peminjaman ruang. 6) Peminjam menerima kunci ruangan. Mekanisme dan Prosedur Pengembalian Ruang Mekanisme dan prosedur pengembalian Ruang di LPKE adalah sebagai berikut: 1) Peminjam
membersihkan
ruangan
yang
dipinjam
dan
mengembalikan kondisinya seperti semula, sesuai isi surat ijin yang diajukan sebelumnya. 2) Peminjam memberi informasi kepada pihak yang berwenang bahwa ruangan telah dipinjam dan digunakan dengan baik, serta kunci telah dikembalikan.
3
6. Bagan Alir 6.1
Bagan Alir Peminjaman Ruang Mulai
Pengguna Alat
Peminjam membuat surat peminjaman resmi
Koordinator Asisten LPKE
Surat resmi diserahkan kepada Koordinator Asisten untuk ditandatangani
Kepala Laboratorium LPKE
Surat resmi diserahkan kepada Kepala Laboratorium untuk ditandatangani
Asisten LPKE JTI UB
Asisten LPKE JTI UB
Asisten LPKE JTI UB
Peminjam menyerahkan surat kepada pihak yang berhak memberi ijin mengenai ruangan
Peminjam menyerahkan surat yang telah ditandatangani pihak berwenang kepada pihak yang memegang kunci
Peminjam menerima kunci ruangan
Selesai
4
6.2
Bagan Alir Pengembalian Ruang Mulai
Peminjam membersihkan ruangan dan mengembalikan ke kondisi semula
Pengguna Alat
Peminjam memberi informasi kepada pihak yang berwenang bahwa ruangan telah dipinjam dan digunakan dengan baik, serta kunci telah dikembalikan.
Asisten LPKE JTI UB
Selesai
7. Evaluasi dan Tindak Lanjut
Evaluasi
dilakukan
pada
kejadian
diluar
prosedur
peminjaman
dan
pengembalian ruang yang berlaku, yaitu sebagai berikut : 1) Apabila pengguna terlambat mengembalikan Ruang yang dipinjam, maka akan dikenakan denda sebesar 250.000/Ruang/hari. 2) Apabila pengguna mengembalikan ruang yang telah dipinjam namun tidak sesuai dengan kondisi awal saat peminjaman, maka pengguna wajib memperbaiki hingga seperti kondisi sebelumnya.
5
