Het Nieuwe werken in Dordt 2011-2014
De mens centraal
In opdracht van: Auteurs: Datum:
Portefeuillehouder Het Nieuwe Werken Wil Ronken Tjitske Poelsma, adviseur SBC 7 februari 2011
Maatschappelijke veranderingen en eisen zijn een enorme opgave voor het lokaal bestuur. De behoefte aan daadkracht en wendbaarheid vragen visie en wezenlijke verandering binnen gemeentelijke organisaties. De gemeente Dordrecht dient te anticiperen op nieuwe realiteiten zoals een krapper wordende arbeidsmarkt door vergrijzing en ontgroening, de toenemende complexiteit van de omgeving, de maatschappelijke verantwoordelijkheid om duurzaam te ondernemen, de snelle technologische ontwikkelingen (web 2.0), veranderende voorkeuren en competenties van een nieuwe generatie medewerkers, de schaarste van talent en de continue druk op financiële prestaties. Ook de aard van het werk is veranderd ten opzichte van pakweg 30 à 40 jaar geleden. We werken steeds meer met ons hoofd en steeds minder met onze handen. Het effectief werken in een dergelijke complexe, dynamische en digitale netwerkomgeving vraagt om andere vaardigheden van de medewerkers, het stelt andere eisen aan het organiseren van werk en het vraagt een visie op de benodigde faciliteiten inclusief huisvesting. Gek genoeg is de manier waarop we werk organiseren, aansturen, uitvoeren en belonen nauwelijks mee veranderd en levert het geen goede ‘fit’ meer met die veranderde aard van het werk. Dit anders organiseren noemen we Het Nieuwe Werken. Een verzamelterm waaronder vele initiatieven worden verstaan die uitgaan van meer autonomie en flexibiliteit voor medewerker en leidinggevende. Het Nieuwe Werken gaat uit van tijd- en plaatsonafhankelijk werken, resultaatgerichte sturing, vrije kennis en informatie uitwisseling en een arbeidsrelatie op maat. De medewerker krijgt – binnen bepaalde grenzen en mogelijkheden – de ruimte en het vertrouwen om zelf te bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt. Daarbij gaat het nadrukkelijk niet alleen om thuiswerken, een betere fysieke werkplek of een aantal ICT hulpmiddelen, maar ook om zaken als een beter begrip van de missie en ambities van de organisatie, een inspirerende bedrijfscultuur, resultaatgerichte aansturing, betere balans tussen autonomie en verantwoording, flexibiliteit, minder regels en procedures, slimmere manieren van samenwerken, enzovoort. Daarbij is variëteit standaard. Er is niets zo ongelijk als ongelijke mensen gelijk behandelen. Hoewel deze kenmerken an sich natuurlijk niet nieuw zijn, zorgt het integraal en consequent toepassen ervan wel degelijk voor een transformatie. Het Nieuwe Werken beoogt de cultuurverandering die reeds in de organisatie is ingezet te versterken. De gemeente Dordrecht heeft de ambities om een flexibele gemeente te zijn en te behoren tot één van de beste gemeentelijke werkgevers. Om deze ambities te realiseren zijn al verschillende initiatieven ontwikkeld en geïmplementeerd, zoals het leiderschapstraject, het werken vanuit ‘Vertrouwen en Verantwoordelijkheid’ en strategische personeelsplanning. Ook op het gebied van arbeidsvoorwaarden zijn de nodige veranderingen doorgevoerd om het personeelsbestand flexibeler te maken. Voorbeelden hiervan binnen de Dordtse organisatie zijn de vereenvoudiging van het functiebouwwerk met de functiefamilies, het programmatisch werken en de ontwikkeling naar aanstelling in algemene dienst. Het “oude werken” heeft hiermee niet afgedaan. Sterker nog, traditionele organisatiekenmerken als hiërarchie, organisatiestructuur, vastomlijnde werkprocessen en duidelijke regels blijken vaak nog erg functioneel. Niet in de laatste plaats omdat ze de voorwaarden kunnen scheppen voor vernieuwing en creativiteit. Door situationeel af te wegen welke werkprincipes het beste passen bij specifieke taken, lijkt een mix van ‘oud’ en ‘nieuw’ werken de beste oplossing. Het durven erkennen van functionele ongelijkheid tussen werkzaamheden en de noodzaak om die ongelijk te behandelen is de nieuwe standaard. Onze ambities vragen om zelfbewuste, betrokken medewerkers met uiteenlopende karakters, culturen en opvattingen. Medewerkers die niet alleen de regeltjes en vaste patronen volgen, maar zelf verantwoordelijkheid en initiatief nemen, maar wel met z’n allen dezelfde kant op gaan. Een beetje eigenwijsheid, maar ook betrouwbaarheid en flexibiliteit zijn hier vanzelfsprekend. We zoeken het liever in de verbinding en de dialoog dan in eenrichtingverkeer en hiërarchie; vertrouwen en respect in plaats van afrekenen. Originaliteit, passie en scherpte in plaats van regels en stroperigheid. Je uitleven op Dordtse vraagstukken en daarvan willen leren. Nieuwe oplossingsrichtingen voor oude vraagstukken.1 Dit betekent een paradigmaverschuiving die vraagt om een mentaliteitsverandering van zowel de medewerker, de leidinggevende als de organisatie. Het bereiken van deze paradigmaverschuiving vraagt om ingrijpende veranderingen op het gebied van organisatie, cultuur, werkplek en ICT. 1
Bron: HR visie “Het beste voor Dordrecht”
2
Zelf bepalen hoe, waar, wanneer, met wie je werkt De maatschappij reikt verder dan structuren en hokjes. Je verlaat graag de gebaande paden en zoekt uiteenlopende gesprekspartners. Naar buiten, stad en regio in, zien en horen wat er speelt, samen bouwen aan de toekomst. Niet alleen de ambities en doelen van de stad staan centraal, ook die van onze klanten; inwoners, bedrijven en organisaties. En zij zijn altijd in beweging, ook buiten kantoortijden. Dat betekent dat onze werktijden niet de gebruikelijke patronen volgen, maar flexibel zijn en per persoon anders worden ingevuld. Zelf bepalen betekent niet dat jij ‘je eigen zin’ doet. Nee, je gaat zelf op zoek gaat naar de personen, omstandigheden en belangen waar je rekening mee moet houden. De personen met wie je samenwerkt zijn afhankelijk van het thema waaraan je werkt en zijn van binnen en buiten de overheid. Deskundigheid mobiliseer je niet alleen via de traditionele wegen, maar ook via online netwerken. Een bewuste keuze voor je werkplek hoort daar ook bij. De werkplekken in het stadskantoor zijn divers en activiteitsgerelateerd. Er zijn plekken om samen te werken, te concentreren, te vergaderen en te ontspannen. Je kunt natuurlijk ook vanuit huis werken of op één van de Drechtstedenlocaties. Je stemt dit af met je leidinggevende en laat je collega’s weten waar je bent en hoe je bereikbaar bent. Dat doe je in ieder geval door je Outlookagenda voor iedereen open te stellen en bij te houden. Resultaatgericht werken en sturen Wanneer er tijd- en plaatsonafhankelijk gewerkt wordt, is het sturen op resultaten een randvoorwaarde. Je maakt met jouw leidinggevende of opdrachtgever resultaatafspraken. Goed opdrachtgeverschap aan de voorkant is hier erg belangrijk. De leidinggevende of opdrachtgever weet wat hij wil; wanneer het klaar moet zijn; aan welke eisen het moet voldoen. Binnen deze goed omkaderde opdracht geeft hij jou het vertrouwen. En dan pas laat hij je vrij. De opdrachtgever of leidinggevende gaat je niet tussentijds bijsturen, behalve als iemand er om vraagt. En achteraf is er een goed verantwoordingsproces. Je legt uit wat je hebt gedaan; hoe je tot je resultaat bent gekomen. Het verantwoordingsproces is een goed gesprek: Samen conclusies trekken over ‘wat goed ging’ en ‘wat een volgende keer beter kan’. In de uitvoering van het werk, maar ook in de opdracht of in het gedrag van de opdrachtgever. Het is niet ‘afrekenen’ maar samen verkennen of je het vertrouwen hebt om ook de volgende keer weer samen te werken. In de resultaatafspraak moeten niet alleen de individuele doelstellingen van de medewerkers staan, maar ook doelstellingen op groeps-, afdelings- en eventueel organisatieniveau; doelstellingen die een medewerker alleen kan bereiken door de samenwerking met collega’s binnen en buiten zijn afdeling aan te gaan. Niet je functie maar je talent bepaalt je waarde Wat je doet en met wie, wordt steeds meer flexibel bepaalt. De formele positie wordt steeds minder bepalend, maar weten hoe jij je een weg kunt vinden en daarbij verschillende netwerken kunt mobiliseren des te meer. Dan komt het er op aan wie je zelf bent, wat jij kan, wat jij graag doet en waar jij enthousiast voor bent. Je bent transparant inzake jouw competenties en kernwaarden en hierover ben je periodiek in gesprek met je leidinggevende. Wij gaan met elkaar om op basis van Vertrouwen en Verantwoordelijkheid. Creativiteit en out-of-the box denken vinden wij belangrijk als het gaat om het kijken naar (beleids)vraagstukken. Eén van de instrumenten die we daarvoor inzetten zijn de TIGERS (met Technieken Ideeën Genereren En Realiseren). TIGERS faciliteren creatieve sessies om ideeën te genereren, denkpatronen te doorbreken en creatieve oplossingen te vinden. TIGERS staan voor een nieuwe, slimme manier van werken en helpen de overheid met een frisse blik naar beleidsvraagstukken te kijken. 3
Zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling Lifetime education heeft de plaats ingenomen van lifetime employment. Groeimogelijkheden zijn de belangrijkste arbeidsvoorwaarden geworden. Blijvende ontwikkeling in nieuwe uitdagingen, projecten en opdrachten. Iedereen heeft talenten en niemand is overal goed in. En omdat een vijf nooit een tien wordt, ontwikkelen we onze sterktes. Deze vormen de basis voor ontwikkeling en groei. De Dordtse ambtenaar neemt zijn geluk serieus en weet dat werk, maar alleen het juiste werk, een grote bijdrage kan leveren aan persoonlijk succes en geluk. Verantwoordelijk zijn voor je eigen ontwikkeling vraagt om inzicht in de eigen gedragskenmerken en voorkeurstijlen en zicht op de loopbaanpaden en de mogelijkheden binnen de gemeente Dordrecht. Wat wil ik, wat kan ik en waar wil ik over twee jaar zijn? Daar staat de Dordtse ambtenaar niet alleen voor! De ontwikkeling van de medewerker staat namelijk op één. Dat betekent dat de Dordtse leidinggevenden ontwikkeling stimuleren en als mentor fungeren. In de gesprekken met je leidinggevende is ruimte voor alles wat je bezighoudt: kwaliteit, ontwikkeling in je loopbaan, groeimogelijkheden, talentenprogramma’s, ontwikkeling van competenties en natuurlijk combinatie werk en privéleven. Omdat de leidinggevende vaak niet degene is met wie je vaak samenwerkt, vragen wij onze collega’s om feedback als input voor ons persoonlijk ontwikkelplan (POP) en personeelsgesprek. Variëteit is standaard Er is niets zo ongelijk als ongelijke mensen gelijk behandelen. Daarom bieden onze arbeidsvoorwaarden ook hoe langer hoe meer ruimte aan maatwerk en individuele arrangementen. Er moet ruimte zijn voor verschillen. Diversiteit is er en iedereen heeft andere behoeften om zijn werk plezierig, efficiënt en effectief te kunnen doen. Dordtse leidinggevenden durven daarom onderscheid te maken om het beste in iedereen naar boven te halen. Instrumenten die wij inzetten om de Dordtse medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren zijn onder ander flexibele beloning, ICT ondersteuning op maat en medewerkerspools. Thema’s en taken zijn leidend, niet de grenzen van je eigen organisaties Onze loyaliteit is niet meer alleen horizontaal, jegens leidinggevenden en jegens de organisatie. Loyaliteit is veel meer naar onze peergroep en geestverwanten, binnen en buiten de organisatie, met wie we ons continu verbonden weten. Vraagstukken zijn immers steeds minder vaak binnen de gemeentegrenzen of eigen afdeling op te lossen en veel overheidsorganisaties hebben te maken met dezelfde vraagstukken. Daarom delen wij onze kennis, kunde en ontwikkelde praktijk met anderen. De gemeente Dordrecht is een flexibele netwerkorganistie met flexibel inzetbaren medewerkers om soepel te kunnen reageren op maatschappelijke vraagstukken en efficiënt te kunnen werken. Wij maken daarom gebruik van instrumenten als de frontdesk mobiliteit en inhuur, de mobiliteitsraad en medewerkerspools en alle Dordtse ambtenaren worden aangesteld in algemene dienst.
45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
Vast personeel Flex. Inzetbaar personeel Externe inhuur 2011
2014
Transparantie tenzij, kennisdeling Het begrip ‘transparantie’ staat voor openheid en is een basishouding van de Dordtse organisatie en alle medewerkers. Het opbouwen, uitbreiden en inzetten van je eigen netwerk in vraagstukken speelt een steeds belangrijker rol en de ICT biedt daarvoor ongekende mogelijkheden. De voorwaarde van een flexibele organisatie is dat kennismanagement op orde is. Onze kennis leggen wij centraal vast, zodat wij van elkaar weten wie wat doet en waar welke informatie te vinden is om je werk goed te kunnen doen. Alle Dordtse medewerkers hebben toegang tot deze informatie en de informatie is snel terug te vinden. Dordtse medewerkers zijn open en transparant. Dit geldt niet alleen voor de inhoud van je kennis en expertise, maar ook voor je bereikbaarheid en beschikbaarheid.
4
Leiderschap op collectieve ambities van de organisatie Elke medewerker weet hoe zijn takenpakket en verantwoordelijk-heden – dat wat is vastgelegd in de resultaatafspraak – bijdragen aan de ambitie van de organisatie. De vanuit de ambitie afgeleide resultaatafspraak is een belangrijk sturingsmechanisme dat ervoor zorgt dat de neuzen van de medewerkers dezelfde kant op blijven staan. Zonder die richtinggeving is de kans groot dat ook zeer gemotiveerde medewerkers ‘gewoon maar wat gaan doen’. Leidinggevenden in Dordrecht durven onderscheid te maken en zijn coachende leiders. Zij geven leiding vanuit ‘Vertrouwen en Verantwoordelijkheid en creëren een leeromgeving voor hun medewerkers. De medewerker is veel meer een ondernemer geworden, waardoor de rol van leidinggevende is veranderd in die van coach en ondersteuner langs de zijlijn; maar wel een die eindverantwoordelijk is voor het resultaat van zijn afdeling. In de gesprekken met de medewerkers heeft de leidinggevenden aandacht voor de mentale en praktische situatie van die medewerker. Digitale kennis & vaardigheden horen bij het vak van ambtenaar Voor kennisdeling en samenwerking zijn digitale kennis en vaardigheden bij de Dordtse ambtenaar onmisbaar, aangezien steeds meer informatie ‘in the cloud’ staat. Hierdoor is de benodigde informatie om ons werk goed te kunnen doen altijd en overal beschikbaar. Daarnaast is er door online te werken veel meer deskundigheid te mobiliseren dan langs de traditionele weg. Je creëert zo draagvlak en je wordt gevoed met goede ideeën. Activiteitsgerelateerde werkplekken en ICT ondersteuning op maat Omdat de Dordtse medewerkers meer over de grenzen van hun afdeling heen zijn gaan werken in projecten en andere samenwerkingsverbanden, is het stadskantoor zo ingericht dat dit het werk van de medewerker optimaal ondersteunt. Werken kan overal: op het stadskantoor, op andere Drechtstedenlocaties, thuis of met de token of dongel vanuit de trein of een café. Communiceren en concentreren zijn de hoofdactiviteiten van de Dordtse medewerker. Het stadskantoor ondersteunt beide soorten activiteiten voor alle medewerkers en biedt daarvoor activiteitgebaseerde werkplekken, dat wil zeggen concentratiewerkplekken voor degenen die zich geheel of gedeeltelijk willen afzonderen en communicatiewerkplekken voor degenen die formeel of informeel, spontaan of gearrangeerd willen overleggen. Het Nieuwe Werken vraagt om flexibiliteit in het uitvoeren van het werk. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen functies of schalen. Iedereen werkt flexibel. Van een werkgever als de gemeente Dordrecht die hoog opgeeft over innovatief vermogen en goed werkgeverschap, mag je instrumenten verwachten die daar bij passen. De Dordtse medewerker staat centraal. Daarom word je voorzien van ICT-middelen die je nodig hebt om jouw werk beter, efficiënter en prettiger te kunnen doen. Het gaat daarbij vooral om: het loskoppelen van je fysieke werkplek en de standaardwerktijden, zodat je tijd- en plaatsonafhankelijk kunt (samen)werken, de administratieve overlast vermindert door standaardwerkzaamheden te automatiseren en het zakelijk toepassen van Web 2.0 technologieën. Dus je beschikt over snelle (web)mail- en internetverbindingen, Skype en mogelijkheden voor videogesprekken en – conferenties. De laptop en smartphone zijn niet meer weg te denken uit het instrumentarium van de Dordtse ambtenaar. Een responsieve overheid vraagt om ambtenaren die actief zijn op internet. Verbonden via sociale media, gebruik makend van de vele tools en software van het internet pakken we informatie als we het nodig hebben, en delen we diezelfde informatie als we het gevonden hebben. 5
De ICT-afdeling heeft een sprong gemaakt van beheerder en bewaker van de centrale bedrijfssystemen naar een dienstverlener voor medewerkers. Uitgebreide ondersteuning is essentieel, zoals trainingen, voorbeeldscenario’s en een altijd beschikbare helpdesk. Daarbij hoort ook aandacht voor de beveiliging. Dordtse medewerkers zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid om goed om te gaan met alle informatie die ze bij zich hebben of waartoe ze altijd en overal toegang hebben.
6
