Gids voor Ethische Bedrijfsvoering het juiste gedrag, elke dag
2
Inhoud
Boodschap van de Afgevaardigd Bestuurder
01
Ons Engagement tot Integriteit 03
Toepasbaarheid van deze Gids ›› 04 Het Juiste Gedrag, Elke Dag ›› 05
Visie en Waarden 06
Onze Visie ›› 06 Onze Waarden ›› 07
Ons Engagement gebaseerd op Integriteit 08 Onze Medewerkers
Eerlijke Behandeling en Gelijke Kansen voor Tewerkstelling ›› Gezondheid en Veiligheid ›› Pesterijen ›› Drugs- en Alcoholmisbruik ›› Geweld op het Werk ›› Geen Vergelding ››
11 11 12 12 12 13 13
Onze Klanten 15
Omgaan met Klanten ›› 15 Marketing ›› 15 Voedselveiligheid ›› 15
Onze Aandeelhouders
Documentenbeheer Nauwkeurig Documenten Bijhouden Bescherming van de Activa van de Onderneming Persoonlijke Gegevens en Beveiliging Beschermen van Vertrouwelijke Informatie Toegestaan Gebruik van de Activa van de Onderneming Belangenconflicten Tewerkstelling buiten de Onderneming Aannemen van Geschenken Inwinnen van Informatie over de Concurrentie Bevoegdheid om namens de Onderneming te Handelen Handelen met Voorkennis
17 18 19 19 20 20 21 22 22 23 24 25
›› › › ›› › › ›› ›› › ›
27 28 28 28 29 29 29
Ons Engagement tot het Oplossen van Problemen 30
Oplossen van Ethische Problemen Melden van Inbreuken sancties Wijzigingen en Afwijkingen
›› ›› ›› ›› ›› ›› ›› ›› ›› ›› › › ››
Onze Gemeenschappen 27
De Wet Eerlijke Concurrentie en Antitrust Milieu Persoonlijke Politieke Activiteiten Politieke Activiteiten van de Onderneming Omgaan met Overheden Verzoeken vanwege de Overheid
17
›› ›› ›› ››
30 30 31 31
Belangrijke Contactinformatie 32
Belangrijk Deze Gids treedt in werking vanaf 1 maart 2010, behalve ten aanzien van iedere medewerker waarvoor een aanvullende goedkeuring of herziening nodig is, of waarvoor werd vastgesteld door enige regelgevende overheidsinstantie of ondernemingsraad dat het gebruikelijk of passend is om in dit proces de traditie van goede sociale dialoog te behouden. De beleidsregels, richtlijnen en bijhorende procedures van de Delhaize Groep kunnen op ieder ogenblik unilateraal door de Delhaize Groep worden gewijzigd. Bij de goedkeuring en de bekendmaking van zijn beleidsregels en deze richtlijnen vermeldt de Delhaize Groep uitdrukkelijk dat (1) zijn beleidsregels en richtlijnen in sommige opzichten verder strekken dan de wet of de gebruiken van de sector, (2) niets in de beleidsregels en richtlijnen van de Delhaize Groep geïnterpreteerd of toegepast mag worden als een bindende interpretatie of definitie van de wet of van een gebruik van de sector, en (3) elke handeling van een werknemer of lasthebber van de Delhaize Groep die een inbreuk vormt op de wet of op een beleidsregel van de Delhaize Groep, valt buiten de grenzen van de functie, bevoegdheid en verantwoordelijkheid van deze persoon, en is geen handeling van of namens de Delhaize Groep. Deze Gids is geen arbeidsovereenkomst, noch een wijziging daarvan. Wij creëren geen contractuele of wettelijke rechten of garanties door het uitvaardigen van deze beleidsregels.
Boodschap van de Afgevaardigd Bestuurder Beste Medewerkers en Collega´s, Door ernaar te streven om het leven van onze klanten, medewerkers en gemeenschappen die we dienen op een duurzame manier, te verrijken, laten we ons leiden door onze gezamenlijke waarden van vastberadenheid, moed, nederigheid, integriteit en humor. Elk van deze waarden weerspiegelt ons doel dat we samen “het beste halen voor het leven uit Delhaize”. De vervulling van ons doel vereist een aanhoudende focus op de uitvoering van onze activiteiten op een wijze die in lijn is met onze waarden. Om deze reden ben ik blij om de Delhaize Groep Gids van Ethische Bedrijfsvoering aan u voor te stellen. Deze Gids schetst de gedragsnormen die ons engagement tot integriteit ondersteunen – een engagement dat vereist dat we onze activiteiten op een ethisch verantwoorde manier uitvoeren en die onze relaties met onze medewerkers, onze klanten, onze aandeelhouders en onze gemeenschappen respecteert en beschermt. Deze Gids is de kern van een uitgebreid compliance netwerk dat ethische bedrijfsvoering ondersteunt en stimuleert. Het is een hulpmiddel dat u kan helpen om deugdelijke zakelijke beslissingen, die voldoen aan de ethische en juridische normen die onze activiteit bepalen en waarop onze reputatie is gebaseerd, te nemen. Het is uw verantwoordelijkheid om de principes die zijn opgenomen in deze Gids te lezen, te begrijpen en toe te passen. Handelen met integriteit is meer dan het beschermen van het imago en de reputatie van ons bedrijf, of het vermijden van juridische kwesties. Het gaat ook om het behoud van een plaats waar we elkaar en de waarden die we delen, steunen, respecteren en inspireren. Mannen en vrouwen met integriteit doen uiteindelijk de juiste zaken, ongeacht de omstandigheden en zelfs wanneer niemand over hun schouder meekijkt. Gedurende meer dan 140 jaar is ons engagement voor integriteit van fundamenteel belang geweest voor ons succes. Vandaag, als een wereldwijd opererende Onderneming, zijn wij verplicht om een verantwoordelijke Onderneming met burgerzin te zijn in elk land en elke gemeenschap waar wij actief zijn. Integriteit is belangrijker dan ooit als we beslissingen nemen en elk van onze medewerkers machtigen om onze activiteiten uit te voeren volgens “het juiste gedrag, elke dag”. Dank u voor uw engagement tot Delhaize Groep. Samen halen we het beste voor het leven uit Delhaize.
Pierre-Olivier Beckers, Voorzitter en Afgevaardigd Bestuurder
1
2
ons Engagement tot Integriteit Vastberadenheid. Integriteit. Moed. Nederigheid. Humor. Bij Delhaize Groep delen wij deze gemeenschappelijke waarden die het fundament vormen van ons gedrag. Ze geven duidelijke aanwijzingen over wat wordt verwacht van iedereen binnen de Groep. Zij zijn de sleutel tot ons succes. Integriteit is fundamenteel voor ons engagement om op een ethisch verantwoorde manier te ondernemen met respect voor en erkenning van onze relaties met medewerkers, klanten, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschappen. Bij Delhaize Groep verwijzen we naar dit engagement met het motto “Het Juiste Gedrag, Elke Dag”. Als medewerkers van de Delhaize Groep moeten wij gemeenschappelijke waarden en normen hanteren die dit engagement ondersteunen en die een omgeving scheppen die deze integriteit erkent. Integriteit is dan ook de basis van wie we zijn en hoe we zaken doen. Het Juiste Gedrag, Elke Dag: de Delhaize Groep Gids voor Ethische Bedrijfsvoering (de “Gids”) geeft een overzicht weer van de normen voor integriteit en verantwoord gedrag die dit engagement ondersteunen.
3
“Het juiste gedrag, elke dag moet het doel zijn van elke medewerker van Delhaize Groep. Doe je deel om dit waar te maken.” Deb Chaloux, Vice President of Organizational Development and Learning bij Delhaize Groep
Vraag > Waarom heeft de Delhaize Groep
?
één standaard Gids? Waarom hebben we geen lokale codes die kwesties aanpakken die meer relevant zijn voor bepaalde locaties?
Antwoord > Onze normen van integriteit en verantwoord
gedrag zijn universeel. Wij omarmen dezelfde hoge ethische normen eender waar we actief zijn. Omdat we erkennen dat de feitelijke toepassing van deze normen alsook wetten en voorschriften lokaal kunnen verschillen, heeft de Onderneming andere middelen en beleidsregels voorzien om specifieke kwesties binnen een bepaalde regio aan te pakken.
Toepasbaarheid van deze Gids
De bepalingen van deze Gids gelden voor alle bestuurders, kaderleden en medewerkers van de Delhaize Groep en al haar dochterondernemingen (hierna de “Onderneming” of “Delhaize Groep” genoemd) over heel de wereld. Bestuurders, kaderleden en andere werknemers van de Onderneming zullen hierna gezamenlijk aangeduid worden als “medewerkers”. De bedoeling van deze Gids is niet om elk ethisch probleem dat zou kunnen opduiken aan te pakken, noch om elk intern beleid of externe wetten en reglementen die van toepassing zijn op onze Onderneming of onze medewerkers te identificeren. Hij is eerder bedoeld om een kader aan te reiken zodat medewerkers gepaste keuzes kunnen maken betreffende de activiteiten van Delhaize Groep. Als u een vraag hebt over deze Gids of enige andere ethische kwestie die u tegenkomt in uw werk voor de Onderneming, moedigen we u aan om contact op te nemen met uw lokaal management, de Compliance Coördinator, de Dienst Human Resources, de Juridische Dienst of het Office of Compliance and Ethics van Delhaize Groep. Contactinformatie is hierover te vinden op bladzijde 32 van deze Gids. Delhaize Groep kan gedragsregels en gebruiken hebben binnen uw activiteit, regio of land die meer van u vereisen dan wat in deze Gids staat vermeld. Indien dit het geval is, dient u de striktere gedragsregels en gebruiken toe te passen. Deze Gids heeft niet de bedoeling strijdig te zijn met wetten (ook lokale) die van toepassing zijn in het land waar u werkt. Als een lokale wet echter strijdig is met een bepaling in deze Gids, moet u de wet naleven. Dergelijke tegenstrijdigheden dienen gemeld te worden aan het Office of Compliance and Ethics.
4
Het Juiste Gedrag, Elke Dag
Als medewerker wordt er van u verwacht dat u onze activiteiten volgens het motto het juiste gedrag, elke dag uitvoert door ethisch te handelen en in alle situaties blijk te geven van integriteit. U dient de gedragsregels en de principes in deze Gids te kennen en te volgen, alsook de gedragsregels en de procedures van uw operationele entiteit die relevant zijn voor uw werk. U dient ook de wetten en reglementen op te volgen die op onze activiteit van toepassing zijn. Meestal zijn een goed oordeel en gezond verstand uitstekende wegwijzers bij het nemen van goede beslissingen. Een andere nuttige richtlijn om volgens het motto het juiste gedrag, elke dag te ondernemen is onszelf drie vragen te stellen alvorens tot actie over te gaan of een beslissing te nemen:
› Is het wettelijk? › Is het ethisch verantwoord? › Is het in het belang van de Onderneming? Als u op elke vraag “ja” hebt geantwoord, hebt u waarschijnlijk de juiste manier van handelen vanuit een ethisch perspectief gevonden.
Vraag > Wat gebeurt er als ik wordt
?
geconfronteerd met een situatie waarbij ethisch handelen in strijd is met het maken van winst voor de Onderneming? Wat verwacht de Onderneming dat ik doe in deze situaties?
Antwoord > Je moet je altijd engageren tot juridisch en
ethisch gedrag ongeacht wat de omstandigheden zijn, zelfs als dat betekent dat zaken of winst worden misgelopen. Onthoud dat onze winstgevendheid op lange termijn afhangt van onze reputatie, die nooit mag worden opgeofferd om korte termijn winstdoelstellingen te realiseren. 5
visie
&
Voedzaam, gezond, veilig en betaalbaar. Samen trachten we het leven van onze klanten, medewerkers en de gemeenschap waarin we actief zijn op een duurzame manier te verrijken. Samen bieden we assortimenten, producten en diensten aan die voedzaam, gezond en veilig zijn, iedere dag, aan prijzen die alle klanten kunnen betalen. We hebben een sterke band met onze collega’s uit de hele Groep. We leren, we ontwikkelen talent en we innoveren. We steunen, respecteren en inspireren elkaar. Samen halen we het beste voor het leven uit Delhaize
6
waarden
››vastberadenheid
››nederigheid
››integriteit
››humor
We engageren ons om te presteren, ongeacht de hinderpalen die we tegenkomen. We boeken resultaat. We weten dat we op elkaar kunnen rekenen om onze doelstellingen te behalen.
We zijn authentiek. We zijn eerlijk tegen onszelf en de anderen. We gaan fair en principieel om met onze collega’s, onze leveranciers, onze klanten, onze gemeenschap en onze planeet. We houden ons aan ons woord. We hebben niets te verbergen. We nemen objectieve beslissingen. We werken samen op een open en transparante manier.
Een heldere kijk op wie je bent en wat je kunt, maakt het mogelijk je ervaring te delen met anderen en zelf hulp te aanvaarden wanneer nodig. Een nederig mens heeft het in zich om anderen iets te leren en te leren van anderen. Een nederig mens ziet altijd hoe hij anderen kan helpen.
Humor helpt om de dingen in perspectief te plaatsen en om afstand te nemen van tegenslag en succes. Humor zorgt ervoor dat we onszelf niet te ernstig nemen. Humor maakt het werk plezierig en inspireert tot creativiteit en innovatie.
››moed
Moed is nodig voor het nemen van de minder platgetreden paden. De moedigen kunnen harde tijden en tijdelijke tegenslag aan. We hebben ons in ons rijke verleden meer dan eens moedig getoond. De moed in ons binnenste zorgt ervoor dat we uitdagingen durven aangaan, dat we volharden en successen boeken.
7
Ons Engagement gebaseerd op Integriteit Wij streven naar integriteit in al onze relaties: Onze Onze Onze Onze
medewerkers klanten aandeelhouders gemeenschappen DELHAIZE GROEP Visie & Waarden
Om deze Gids meer praktisch te kunnen gebruiken, hebben we deze opgebouwd in 4 delen. Deze onderwerpen zijn de pijlers die worden ondersteund door ons engagement voor integriteit .
M E D E W E R K E R S
K L A N T E N
A A N D E E L H O U D E R S
INTEGRITEIT
Het Juiste Gedrag, Elke Dag
8
G E M E E N S C H A P P E N
››Medewerkers
››Aandeelhouders
››Klanten
››Gemeenschappen
Bij Delhaize Groep is onze visie om een sterke band te hebben met onze collega´s door elkaar te ondersteunen, te respecteren en te inspireren. Deze visie beschermt onze meest waardevolle troef – onze medewerkers. Het succes van onze Onderneming hangt af van de uitzonderlijke bijdrage, het harde werk en de toewijding van al onze medewerkers. Als Onderneming en als individu moeten wij ons inzetten om elkaar correct, respectvol en eerlijk te behandelen.
Om het beste voor het leven te geven aan onze klanten, moeten we hun loyauteit en vertrouwen verdienen door het leveren van voedzame, gezonde, veilige en betaalbare producten en diensten en door onze klanten te behandelen zoals wij behandeld zouden willen worden – eerlijk en met respect.
Als Delhaize Groep haar visie wil waarmaken en haar waarden wil naleven, moet het optreden vanuit een positie van sterkte en stabiliteit. De investering van onze aandeelhouders stimuleert onze visie en waarden en maakt deze mogelijk. Medewerkers worden verondersteld hun verantwoordelijkheden op te nemen op een wijze die de belangen van de Onderneming en de investeringen van onze aandeelhouders beschermen. Onze aandeelhouders vertrouwen op ons om de prestaties van de Onderneming voortdurend te verbeteren, de activa van de Onderneming te beschermen en waarde te creëren voor de aandeelhouders. Medewerkers hebben de plicht dit vertrouwen niet te beschamen.
Onze visie en waarden zijn fundamenteel voor ons engagement tot maatschappelijke verantwoordelijkheid en het steunen van de gemeenschappen waar we zaken doen. We doen actief ons best om van elke gemeenschap waarin we opereren een betere leef- en werkomgeving te maken, wetende dat ons succes onlosmakelijk verbonden is met het succes van deze gemeenschappen. We erkennen ook het belang van zaken doen met externe zakenpartners, leveranciers, contractanten, agenten en consultants die blijk geven van hoge normen inzake ethisch ondernemen en die ons engagement om te handelen als een Onderneming met verantwoordelijke burgerzin delen. Ons voortdurend globaal succes is afhankelijk van dit engagement.
9
10
Onze Medewerkers Bij Delhaize Groep is onze visie om een sterke band te hebben met onze collega´s door elkaar te ondersteunen, te respecteren en te inspireren. Deze visie beschermt onze meest waardevolle troef – onze medewerkers. Het succes van onze Onderneming hangt af van de uitzonderlijke bijdrage, het harde werk en de toewijding van al onze medewerkers. Als Onderneming en als individu moeten wij ons inzetten om elkaar correct, respectvol en eerlijk te behandelen. Eerlijke Behandeling en Gelijke Kansen voor Tewerkstelling
De Onderneming gelooft dat alle medewerkers een werkomgeving verdienen waar ze gerespecteerd en gewaardeerd worden. Onze gedragsregels moeten ervoor zorgen dat alle medewerkers eerlijk en met respect worden behandeld en dat de medewerkers ook anderen met evenveel respect behandelen. De Onderneming streeft ernaar haar medewerkers uitdagende en lonende kansen te bieden voor de persoonlijke en professionele ontwikkeling en engageert zich ertoe om tewerkstellingsbeslissingen te nemen zonder onderscheid naar geslacht, huidskleur, etnische herkomst, religie, seksuele geaardheid, leeftijd, zwangerschap, nationale oorsprong, burgerlijke stand, handicap of naar om het even welk ander wettelijk beschermd statuut. Dit engagement is van toepassing op alle fasen van de arbeidsrelatie, waaronder promoties, degradaties, overplaatsingen, afvloeiingen of beëindiging van de arbeidsovereenkomst, bezoldigingen en selecties voor opleidingen en gelijkaardige programma’s. Van kaderleden en andere medewerkers wordt verwacht dat ze de toepasselijke wetten en beleidsregels van de Onderneming m.b.t. gelijke kansen en non-discriminatie naleven.
”Bij Delhaize Groep geloven wij dat iedere medewerker recht heeft op een eerlijke behandeling, hoffelijkheid en respect.”
Dave Bass, Vice President Associate Relations bij Delhaize America 11
”Maak van veiligheid een deel van je dagelijkse routine.” James Ball, Director of Safety & Quality Assurance bij Delhaize America
Gezondheid en Veiligheid
De Onderneming verbindt zich ertoe om overal waar ze actief is een veilige en gezonde werkomgeving te creëren. Medewerkers moeten de wetten en reglementen in verband met gezondheid en veiligheid naleven die betrekking hebben op zowel onze bedrijfsactiviteiten als op het beleid en de procedures van de Onderneming. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het kennen en respecteren van de gezondheids- en veiligheidsregels en gebruiken die betrekking hebben op hun werk. Indien u opmerkt dat de veiligheid van onze klanten, medewerkers of inrichtingen in het gedrang komt, dient u dit onmiddellijk te melden aan uw leidinggevende of een lid van het management.
Pesterijen
Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze zich gedragen op een manier die gepast is voor hun werkomgeving en zich respectvol en begripvol opstellen voor de belangen en waarden van anderen.
De Onderneming duldt geen verbaal of fysiek gedrag van medewerkers, noch van andere personen, die de werkprestaties van een medewerker verstoren of verhinderen of die een intimiderende, agressieve of vijandige werkomgeving creëren. Ongewenste seksuele toenaderingen, pesterijen, bedreigingen met geweld en ieder ander ongepast gedrag zijn verboden. Dit omvat pesterijen op basis van geslacht, huidskleur, etnische herkomst, religie, seksuele geaardheid, leeftijd, zwangerschap, nationale oorsprong, burgerlijke stand, een handicap of andere categorieën die beschermd zijn door de wet. Pesterijen kunnen zowel verbaal, niet-verbaal of fysiek zijn en kunnen veel vormen aannemen, waaronder beledigend, bedreigend of storend gedrag of gedrag dat een onaangename of vijandige omgeving creëert. Indien u pesterijen waarneemt of er het slachtoffer van bent, dient u dit onmiddellijk te melden. De Onderneming zal onmiddellijk alle geloofwaardige meldingen van pesterijen onderzoeken en zal gepaste actie ondernemen in overeenstemming met het ondernemingsbeleid. Medewerkers dienen volledig mee te werken aan het onderzoek dat de Onderneming naar klachten van pesterijen verricht. Vergelding tegenover iemand die pesterijen meldt of deelneemt aan een onderzoek zal niet worden geduld.
Drugs- en Alcoholmisbruik
De veiligheid van collega-medewerkers en klanten kan afhangen van uw vermogen klaar te denken en snel te handelen. Onder invloed zijn van alcohol of drugs of
?
Vraag > Ik heb een collega die vaak ongepaste opmerkingen maakt of grappen vertelt die mij een ongemakkelijk gevoel geven. Ik voel mij niet comfortabel om hierover met mijn leidinggevende te spreken omdat hij/zij zich bewust is van het gedrag en vaak de acties van mijn collega opmerkt en lijkt te gedogen. Als ik hierop reageer, ben ik bang dat iedereen zal denken dat ik overgevoelig ben. Moet ik dit gewoon negeren?
Antwoord > Neen, het negeren van het probleem zal het niet oplossen. Medewerkers worden aangemoedigd om onmiddellijk elk intimiderend, discriminerend of vergeldingsgedrag te melden. Een onmiddellijke melding van enig ongepast gedrag stelt de Onderneming in staat om tijdig te reageren en helpt om een omgeving vrij van intimidatie en discriminatie voor alle medewerkers te behouden. U bent niet verplicht om eerst naar uw leidinggevende te stappen indien deze leidinggevende betrokken is bij de klacht. 12
Vraag > Ik vermoed dat een collega
?
af en toe geïntoxiceerd komt werken en zelfs drinkt tijdens het werk. Ik maak me zorgen om de gezondheid en veiligheid van mijn collega. Wat kan ik doen?
Antwoord > U dient deze situatie aan uw
leidinggevende te melden. Indien u zich niet comfortabel voelt om deze kwestie met uw leidinggevende te bespreken, kan u dit probleem eveneens melden aan de Dienst Human Resources.
medicatie op een niet correcte manier gebruiken kan uw vermogen verminderen om uw werk efficiënt en veilig uit te voeren. Daarom is het bezit of verkoop van illegale drugs of onder invloed zijn van illegale drugs of alcohol tijdens de werkuren, op de werkplaats, of tijdens het besturen van een bedrijfsvoertuig, verboden.
Geweld op het Werk
De Onderneming verbindt zich ertoe een veilige en geweldloze werkomgeving te creëren. De Onderneming verbiedt uitdrukkelijk medewerkers, consultants, leveranciers, klanten, bezoekers, of om het even wie op de werkplaats of betrokken bij een bedrijfsgebonden activiteit, om op een gewelddadige of bedreigende manier te handelen. Geweld op het werk omvat, maar is niet beperkt tot, bedreigingen, fysiek agressief of gewelddadig gedrag, intimidatie en sabotage of dreigementen tot sabotage van ondernemingseigendom. Indien u gewelddadig of bedreigend gedrag van een medewerker, leverancier, klant, of een andere persoon waarneemt of verneemt, dan dient u uw leidinggevende of een lid van het management onmiddellijk op de hoogte te brengen. Indien u waarneemt of verneemt dat dit gewelddadige of bedreigende gedrag een dreigend risico op lichamelijke schade van gelijk welke persoon vormt, dient u onmiddellijk contact op te nemen met de plaatselijke ordehandhaving. De Onderneming zal onmiddellijk alle meldingen van geweld op het werk onderzoeken en zal passende maatregelen nemen in overeenstemming met het beleid van de Onderneming.
Geen Vergelding
De Onderneming zal geen sancties treffen tegenover iemand die te goeder trouw een mogelijke inbreuk op de wet of het bedrijfsbeleid meldt. Ook zal de Onderneming geen pesterijen of intimidatie tolereren tegenover een medewerker die een vermoedelijke inbreuk meldt of deelneemt aan een onderzoek naar een vermoedelijke inbreuk. Te goeder trouw betekent niet dat u het bij het rechte eind moet hebben; het betekent enkel dat u alle informatie geeft waarover u beschikt en waarvan u denkt dat ze correct is. Een medewerker die bewust of roekeloos verklaringen aflegt of informatie verschaft waarvan hij weet dat ze niet correct is, riskeert sancties. Iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks vergelding zoekt of anderen hiertoe aanzet, kan onderworpen worden aan een sanctie.
Vraag > Wat indien ik vrees voor vergelding
?
bij het melden van een mogelijke schending van de wet of beleidsregel van de Onderneming?
Antwoord > Vergelding tegen eender welke medewerker die advies wil, een probleem aanhaalt of wangedrag meldt, is strikt verboden. Als u vermoedt dat u, of een andere medewerker, werd gestraft voor het te goeder trouw melden van een probleem dient u onmiddellijk contact op te nemen met het Office of Compliance and Ethics.
”De Onderneming tolereert geen vergelding tegen eenieder die een juridisch of ethisch probleem meldt of meewerkt aan een onderzoek.” Kostas Kalargyros, Personnel Manager bij Alfa-Beta 13
14
Onze Klanten Om het beste voor het leven te geven aan onze klanten, moeten we hun loyauteit en vertrouwen verdienen door het leveren van voedzame, gezonde, veilige en betaalbare producten en diensten en door onze klanten te behandelen zoals wij behandeld zouden willen worden – eerlijk en met respect. Omgaan met Klanten
Van elke medewerker wordt verwacht onze klanten met waardigheid en respect te behandelen bij al onze communicaties en interacties met hen. Medewerkers mogen klanten nooit lastigvallen of discrimineren. Medewerkers moeten bij ieder contact op een eerlijke manier met onze klanten communiceren, waaronder de juistheid van de gescande en geafficheerde prijzen die worden aangerekend voor onze producten. Indien er een verkeerde prijs wordt vastgesteld, moeten de medewerkers en hun managers samenwerken om het probleem onmiddellijk op te lossen.
Voedselveiligheid
Voor onze Onderneming is voedselveiligheid een topprioriteit en we engageren ons om onze klanten over de hele wereld producten aan te bieden die veilig zijn. Medewerkers hebben een verantwoordelijkheid om het beleid en de wetten betreffende de veiligheid van voeding en producten die een impact hebben op hun werk, te kennen en te begrijpen. Medewerkers moeten ook alle relevante wetten i.v.m. voedselveiligheid en het toepasselijke Ondernemingsbeleid op lokaal niveau naleven.
Marketing
De Onderneming verbindt zich ertoe voor correcte en gepaste marketing, promotie, publiciteit, etikettering en verpakking te zorgen. In die zin moeten medewerkers wiens takenpakket marketing, promotie, publiciteit, etikettering of verpakking van onze producten of winkels inhoudt, de volgende richtlijnen naleven: › D e communicatie door de Onderneming alsmede de publiciteit en productetikettering moeten juist zijn en in overeenstemming met de wetten die van kracht zijn. edewerkers mogen geen valse informatie verspreiden ›M over een concurrent of een product van een concurrent. › P ubliciteit mag geen boodschappen, afbeeldingen of karakteristieken bevatten die klanten of medewerkers van de Onderneming zouden kunnen beledigen in het geografisch gebied waar de publiciteit wordt verspreid.
”Wanneer een klant onze producten koopt, vertrouwen ze de kwaliteit. Het is een vertrouwen dat we hebben verdiend, en we werken hard om dit vertrouwen te behouden.” Raluca Pavel, Marketing Manager bij Mega Image 15
16
Onze Aandeelhouders Als Delhaize Groep haar visie wil waarmaken en haar waarden wil naleven, moet het optreden vanuit een positie van sterkte en stabiliteit. De investering van onze aandeelhouders stimuleert onze visie en waarden en maakt deze mogelijk. Medewerkers worden verondersteld hun verantwoordelijkheden op te nemen op een wijze die de belangen van de Onderneming en de investeringen van onze aandeelhouders beschermen. Onze aandeelhouders vertrouwen op ons om de prestaties van de Onderneming voortdurend te verbeteren, de activa van de Onderneming te beschermen en waarde te creëren voor de aandeelhouders. Medewerkers hebben de plicht dit vertrouwen niet te beschamen. Documentenbeheer
Bedrijfsdocumenten correct bijhouden, elektronisch of op papier, is heel belangrijk. Bedrijfsdocumenten moeten worden bijgehouden, bewaard en verwijderd in overeenstemming met de relevante wettelijke vereisten en met de bestaande programma’s of beleidslijnen voor documentenbeheer binnen uw operationele entiteit. Medewerkers mogen geen documenten vernietigen die van belang zouden kunnen zijn voor een voorzienbaar of hangend geschil, onderzoek of optreden van de overheid.
Vraag > Hoe kan ik bepalen hoe lang ik mijn
?
documenten moet bijhouden en wanneer ik hen kan verwijderen?
Antwoord > Eerst dient u te bepalen of het document
nodig is in een juridisch of audit onderzoek alvorens enig document te verwijderen. Indien dit zo is dan moeten alle activiteiten tot verwijdering onmiddellijk worden opgeschort. Ten tweede dient u de richtlijnen voor documentenbeheer van de Delhaize Groep te raadplegen om te bepalen hoe lang het document moet worden bewaard. Indien meer informatie nodig is, neem dan contact op met uw lokale Compliance Coördinator. 17
Nauwkeurig Documenten Bijhouden
Elke dag nemen medewerkers op alle niveaus van de Onderneming beslissingen gebaseerd op informatie die wordt geregistreerd door andere medewerkers. Het hebben van nauwkeurige informatie is dan ook van het grootste belang voor het voortdurend succes van onze Onderneming. Het is het beleid van de Onderneming om boeken, documenten en rekeningen bij te houden die nauwkeurig alle transacties weergeven en om voor een begrijpbaar systeem van interne boekhouding en controle te zorgen. De Onderneming verwacht van de medewerkers dat die delen van onze boeken, documenten en rekeningen waarvoor zij verantwoordelijk zijn, geldig, volledig en nauwkeurig zijn en gestaafd worden door de juiste en controleerbare documenten. Niet limitatieve voorbeelden kunnen zijn: › Jaarrekeningen en gerelateerde boekingen en aanpassingen; › Onkostennota’s; › Uurroosters; › Product- en kwaliteitsrapporten; en
”Nauwkeurige informatie is essentieel voor onze Onderneming. Elke medewerker is verantwoordelijk voor het creëren en het bewaren van nauwkeurige documenten.” Mochamad Bhakti, Project Management Specialist bij Super Indo 18
› Documenten ingediend bij de overheid of regulerende instanties.
Van alle medewerkers die een toezichtfunctie uitoefenen op de activa of documenten van de Onderneming wordt verwacht om passende controles uit te werken, in te voeren en op te volgen en dit voor de processen met betrekking tot activa en documenten die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Deze controles zullen bijdragen tot de vrijwaring van de activa van de Onderneming en tot de nauwkeurigheid van onze financiële documenten en rapporten. Als u kennis krijgt van onnauwkeurige financiële documenten, twijfelachtige transacties of boekhoudkundige praktijken die de betrokkenheid van de Onderneming met zich meebrengen, moet u dit onmiddellijk meedelen aan uw lokale Juridische Dienst, uw lokale Compliance Coördinator, het Office of Compliance and Ethics van Delhaize Groep, de Vice President Interne Audit van Delhaize Groep of de Voorzitter van het Auditcomité van Delhaize Groep.
Bescherming van de Activa van de Onderneming
Iedere medewerker van de Onderneming moet alle beleidslijnen en procedures ter bescherming van de activa van de Onderneming naleven. De activa van de Onderneming zijn niet enkel fysieke en materiële zaken zoals inventaris, uitrusting, voertuigen, meubilair, inrichtingen, fondsen, voorraden en computer- en telefoonnetwerken, maar ook immateriële zaken zoals ideeën, creaties en concepten. Alle eigendomsrechten en informatie die ontstaan of worden verworven tijdens de tewerkstelling van de medewerker bij de Onderneming blijven de exclusieve eigendom van de Onderneming, tenzij wettelijk anders bepaald.
Vraag > Wetten over persoonlijke gegevens
?
hebben alleen betrekking op gevoelige gegevens, zoals etnische herkomst, medische gegevens en credit card nummers, toch?
Antwoord > Fout. Waar wetten over persoonlijke gegevens van toepassing zijn, zijn deze van toepassing op alle persoonlijke gegevens van personen. Hun e-mailadres, bedrijfs- en privé contactgegevens, hun stem en afbeelding - dit zijn allemaal persoonlijke gegevens die worden beschermd door wetten over persoonlijke gegevens zolang dergelijke gegevens kunnen worden gelinkt aan een identificeerbare persoon.
Persoonlijke Gegevens en Beveiliging
Tijdens uw loopbaan kan het gebeuren dat u toegang hebt tot persoonlijke gegevens van medewerkers, aandeelhouders, leveranciers of klanten. De Onderneming zal de privacy en beveiliging van persoonlijke informatie proberen te vrijwaren. Medewerkers moeten de privacy van persoonlijke informatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn of waartoe zij toegang hebben bewaren en die informatie enkel gebruiken wanneer deze nodig is voor toegestane Ondernemingsactiviteiten. Tenzij dit tot hun normale takenpakket behoort, of wanneer het wordt toegestaan door een leidinggevende, is het uitdrukkelijk verboden dat medewerkers toegang hebben tot systemen of gegevensbanken die persoonlijke informatie bevatten zoals personeelsdocumenten, klanteninformatie, informatie m.b.t. aandelenbezit of aanmoedigingsprogramma’s of de e-mail- en voicemailboodschappen van collega´s. De Onderneming heeft een beveiligingsbeleid ingevoerd dat ervoor zorgt dat enkel gemachtigde personen toegang hebben tot persoonlijke informatie. Er wordt van iedere medewerker verwacht dat hij dit beleid naleeft alsook alle lokale privacyregels die van toepassing zijn. Indien u een inbreuk op onze gegevensbeveiliging vaststelt of vermoedt, dient u dit onmiddellijk te melden aan uw leidinggevende, de lokale Juridische Dienst of uw lokale Compliance Coördinator. 19
Beschermen van vertrouwelijke informatie
Het is zeer belangrijk voor ons succes dat we de vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de Onderneming beschermen want de onthulling van deze informatie kan voor onze concurrentiepositie bijzonder schadelijk zijn. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn o.a. bedrijfsgeheimen, gedetailleerde verkoop- en winstcijfers, nieuwe producten of marketingplannen, ontwikkeling van ideeën of van informatie, productsamenstellingen, informatie over leveranciers en klanten, informatie over mogelijke overnames, desinvesteringen en investeringen. Om vertrouwelijke informatie te beschermen moeten we › z e fysiek en elektronisch beveiligen; › z e niet onthullen aan personen buiten de Onderneming; › toegang en onthulling binnen de Onderneming beperken tot personen die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen; en › v ermijden dat vertrouwelijke informatie wordt besproken in openbare plaatsen.. De verplichting van iedere medewerker om de vertrouwelijkheid van de bedrijfsinformatie te bewaren en te beschermen blijft duren, zelfs nadat er een einde is gekomen aan de samenwerking met de Onderneming. Onthulling van vertrouwelijke informatie kan tot disciplinaire maatregelen leiden met inbegrip van, maar niet beperkt tot, beëindiging van de tewerkstelling.
Vraag > Ik was op mijn thuiscomputer aan
?
het werken en kwam een site tegen waar vertrouwelijke informatie over de Delhaize Groep werd gepubliceerd. Wat moet ik doen?
Antwoord > Onthulling van vertrouwelijke bedrijfsinformatie is strikt verboden omdat het de Onderneming ernstig kan schaden bij het proberen bereiken van haar ondernemingsdoelstellingen. Bespreek uw vaststelling met uw leidinggevende. U kan ook contact opnemen met uw lokale Compliance Coördinator of het Office of Compliance and Ethics. 20
”Bij het omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie, dien je deze informatie te behandelen en beveiligen alsof het je eigen persoonlijke gegevens waren.” David Callebaut, Manager Information Security Office bij Delhaize België
Toegestaan Gebruik van de Activa van de Onderneming
Medewerkers mogen geen uitrusting of middelen van de Onderneming aanwenden voor persoonlijk gebruik of voor enig onwettig of ongepast doel, zoals het maken, opslaan of doorgeven van informatie die beledigend zou kunnen zijn voor anderen. Medewerkers mogen geen berichten sturen of informatie opslaan waarvan ze niet willen dat ze worden gezien of gehoord door anderen. Tenzij de wet het anders voorziet, worden e-mails, voicemails en alle andere informatie of gegevens die opgeslagen zijn op uitrusting of apparaten van de Onderneming als eigendom van de Onderneming beschouwd, en de Onderneming behoudt het recht om deze informatie naar eigen inzicht in te kijken, bekend te maken en te gebruiken tenzij wettelijk anders voorzien.
Belangenconflicten
Een belangenconflict ontstaat wanneer de persoonlijke, sociale, financiële of politieke belangen van een medewerker het vermogen van die medewerker beïnvloeden om in het belang van de Onderneming te handelen. Medewerkers dienen alle situaties te vermijden die zelfs nog maar het vermoeden van een conflict kunnen scheppen. Hoewel het niet pragmatisch is om hier een volledige lijst te geven van handelingen en relaties die aanleiding kunnen geven tot een belangenconflict, zijn dit voorbeelden van potentiële belangenconflicten: › Tewerkstelling buiten de Onderneming die het vermogen van de medewerker om zijn of haar werk voor de Onderneming uit te voeren, beïnvloedt, of waarbij een concurrent, leverancier of klant van de Onderneming betrokken is; › Verwant zijn of een nauwe band hebben met personen die worden tewerkgesteld door een concurrent, leverancier of klant;
› Een deelname in het kapitaal van een bedrijf dat zaken
doet of wenst te doen met de Onderneming; voordeel halen uit een bedrijfs- of investeringsopportuniteit die toebehoort aan de Onderneming; › Geschenken aannemen van een leverancier of klant; of › Vertrouwelijke bedrijfsinformatie of andere bedrijfsmiddelen gebruiken om er persoonlijk voordeel uit te halen.
› Persoonlijk
Medewerkers die vragen hebben over een potentieel belangenconflict, of die een potentieel belangenconflict wensen te melden, dienen contact op te nemen met hun leidinggevende, hun lokale Compliance Coördinator of hun lokale Juridische Dienst. Medewerkers die belangenconflicten niet melden, of deelnemen aan dergelijke transacties zonder juiste bekendmaking en goedkeuring, kunnen worden onderworpen aan sancties, met inbegrip van ontslag.
Vraag > Ik heb vernomen dat mijn dienst een
?
contract aan het onderhandelen is waardoor de werkgever van mijn echtgenote een belangrijke leverancier van onze Onderneming wordt. Kan dit een belangenconflict creëren?
Antwoord > Ja. Een belangenconflict kan bestaan in
deze situatie aangezien u partijdig kan overkomen naar het bedrijf van uw echtgenote. U dient uw leidinggevende van de relatie van uw echtgenote met dit bedrijf op de hoogte te stellen en u mag zelf niet deelnemen aan het besluitvormingsproces. Door dit te doen kan u een situatie voorkomen, die de schijn kan geven of geeft, uw vermogen om een goede, objectieve zakelijke of persoonlijke beslissing te nemen, ongepast kan beïnvloeden. 21
”Daar waar geschenken leuk zijn om te geven of te ontvangen, zijn ze niet gepast als ze worden gegeven met de bedoeling om een zakelijke beslissing te beinvloeden.” Janet Britton, Senior Corporate Counsel bij Delhaize America
Tewerkstelling buiten de Onderneming
In het algemeen mogen medewerkers tewerkgesteld zijn buiten de Onderneming zolang deze tewerkstelling hun vermogen om hun werk bij de Onderneming te doen niet beïnvloedt. Werk buiten de Onderneming mag niet tijdens de werkuren worden uitgevoerd en er mogen geen uitrustingen, voorraden of informatie van de Onderneming voor worden gebruikt. Medewerkers mogen niet tewerkgesteld worden door, diensten leveren aan of voordelen ontvangen van klanten, leveranciers of concurrenten van de Onderneming zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van hun leidinggevende en de lokale Juridische Dienst. Goedkeuring is niet vereist voor diensten als bestuurder of directeur van een liefdadigheidsof non-profitinstelling.
Vraag > Het is gebruikelijk om in mijn land te
?
worden uitgenodigd door een leverancier in een restaurant om hun producten te bespreken. Is dit aanvaardbaar?
Antwoord > Het kantoor van de Onderneming of in het
kantoor van de leverancier is bij voorkeur de locatie om leveranciersproducten te bespreken. In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om een productbespreking elders te voeren. Als u denkt dat een dergelijke uitzondering gerechtvaardigd is, moet u dit overleggen met uw leidinggevende voor verdere begeleiding.
22
Aannemen van Geschenken
De Onderneming streeft ernaar om een hartelijke, maar professionele relatie te onderhouden met haar leveranciers, aangeslotenen, contractanten en andere leden van de bedrijfswereld. Deze relaties zijn van groot belang voor ons succes en dienen gebouwd te zijn op goed zakelijk inzicht, wederzijds vertrouwen en eerlijk zaken doen. Het aanbieden van geschenken of vermaak aan onze medewerkers vanwege een leverancier kunnen het moeilijk maken om objectief te zijn in de omgang met de persoon of onderneming die zulke voordelen verschaft. Daarom mogen medewerkers geen geschenken of vermaak ontvangen van eender welke organisatie of individu als dit hun vermogen om de taken van de Onderneming uit te voeren of om op een eerlijke en onbevooroordeelde manier te oordelen, zou bemoeilijken of lijken te bemoeilijken Als u een geschenk of gunst aanvaardt, dient u dit feit en het bedrag ervan te melden aan uw leidinggevende, tenzij het geschenk een minimale waarde heeft of bestaat uit ongevraagd promotiemateriaal met een algemeen reclamedoeleinde. Een geschenk mag nooit aanvaard worden, tenzij het geschenk: › redelijk en gebruikelijk is; › aanvaard wordt zonder veronderstelling dat de bestemmeling of de Onderneming op eender welke manier iets verschuldigd is; en › de Onderneming niet in verlegenheid zou brengen indien het openbaar bekend werd gemaakt. Geschenken van ceremoniële aard in overeenstemming met lokale gebruiken zijn toegestaan zolang het aanvaarden ervan niet indruist tegen enige toepasselijke wet, niet kan worden beschouwd als omkoping of steekpenningen en de Onderneming niet in verlegenheid zou brengen indien het openbaar bekend werd gemaakt.
Inwinnen van Informatie over de Concurrentie
Om concurrentieel te zijn op de markt, is het noodzakelijk en gepast om informatie in te winnen over onze sector en onze concurrenten. Echter, sommige vormen van informatie inwinnen zijn onethisch en kunnen zelfs de wet overtreden. Medewerkers mogen nooit onwettige methodes gebruiken om vertrouwelijke informatie van een concurrent te bekomen. Als u denkt dat merkgebonden of vertrouwelijke informatie over een concurrent of leverancier op ongepaste wijze werd bekomen, dient u dit te melden aan uw lokale Juridische Dienst en de informatie mag u niet verder gebruiken of doorsturen.
Vraag > We hebben onlangs een strategie-
?
analist van een van onze concurrenten aangenomen. Mag ik haar vragen naar de nieuwe strategische ontwikkelingsplannen van haar vorige werkgever?
Antwoord > Neen, u kan gebruik maken van de vaardigheden en expertise die ze ontwikkeld heeft terwijl ze in dienst was bij onze concurrent, maar u kan haar niet vragen om vertrouwelijke of gevoelige informatie te onthullen. Indien ze wordt gevraagd naar deze informatie, dan moet ze weigeren deze mede te delen. Indien ze de informatie aanbiedt, dan moet u weigeren deze te aanvaarden.
23
Bevoegdheid om namens de Onderneming te handelen
Onze klanten en leveranciers vertrouwen erop dat de medewerker met wie ze omgaan bevoegd is om te handelen namens de Onderneming. Medewerkers die bevoegd zijn om te handelen namens de Onderneming moeten de limieten van hun bevoegdheid naleven en mogen niets ondernemen om deze limieten te overschrijden of te omzeilen. Tenzij ze er toe bevoegd zijn, mogen medewerkers geen document(en) tekenen, optreden als vertegenwoordiger of bevoegdheid uitoefenen namens de Onderneming. Als u een vraag hebt over uw bevoegdheid om te handelen namens de Onderneming, dient u het beleid inzake delegatie van bevoegdheden van uw operationele entiteit na te gaan of contact op te nemen met uw leidinggevende, uw lokale Juridische Dienst of uw lokale Compliance Coördinator.
24
Handelen met Voorkennis
Tijdens uw tewerkstelling bij de Onderneming is het mogelijk dat u informatie bekomt die nog niet openbaar werd gemaakt en die mogelijk door beleggers als belangrijk wordt beschouwd bij hun beslissing om aandelen of andere effecten van de Onderneming of van een andere onderneming te kopen of verkopen. Informatie is belangrijk als er een grote waarschijnlijkheid bestaat dat een redelijke belegger deze informatie belangrijk zou vinden bij het nemen van een investeringsbeslissing om een effect te kopen of te verkopen. Het is een inbreuk op het beleid van de Onderneming en de wet wanneer er effecten van een onderneming, inclusief die van de Delhaize Groep, worden verhandeld terwijl men in het bezit is van belangrijke, niet-openbare informatie over die onderneming. Als een medewerker belangrijke, niet-openbare informatie bezit, mag hij die informatie niet bekendmaken aan anderen (met inbegrip van vrienden en familieleden) tot de informatie openbaar is gemaakt en het publiek de tijd heeft gehad om te reageren.
”Maak niet de fout om materiële nietopenbare informatie met gelijk wie te delen, met inbegrip van vrienden en familie. Het is het gewoon niet waard.” Nicolas Jérôme, Corporate Legal Affairs Manager bij Delhaize Groep
Medewerkers die zich schuldig maken aan handel op basis van belangrijke, niet-openbare informatie, hetzij door persoonlijk deel te nemen aan de transactie, hetzij door belangrijke vertrouwelijke informatie bekend te maken aan derden, kunnen met onmiddellijke ingang worden ontslagen door de Onderneming alsook gerechtelijk worden vervolgd door overheidsinstanties. Voor meer informatie over de algemene beperkingen op handelen met voorkennis en het verspreiden van informatie, alsook over bijkomende handelsbeperkingen van toepassing op aangewezen personen, verwijzen we u door naar de “Trading Policy” van de Delhaize Groep, die terug te vinden is op Lion Net.
Vraag > Ik ben mij ervan bewust dat ik geen
?
aandelen kan kopen of verkopen op basis van voorkennis, maar kan ik een familielid of vriend adviseren om dit te doen?
Antwoord > Neen. U kan de wetten in verband met
handelen met voorkennis schenden net alsof uzelf de aankoop van de aandelen aan het doen bent. U en de persoon die u hebt geadviseerd kunnen de wet overtreden. 25
26
Onze Gemeenschappen Onze visie en waarden zijn fundamenteel voor ons engagement tot maatschappelijke verantwoordelijkheid en het steunen van de gemeenschappen waar we zaken doen. We doen actief ons best om van elke gemeenschap waarin we opereren een betere leef- en werkomgeving te maken, wetende dat ons succes onlosmakelijk verbonden is met het succes van deze gemeenschappen. We erkennen ook het belang van zaken doen met externe zakenpartners, leveranciers, contractanten, agenten en consultants die blijk geven van hoge normen inzake ethisch ondernemen en die ons engagement om te handelen als een Onderneming met verantwoordelijke burgerzin delen. Ons voortdurend globaal succes is afhankelijk van dit engagement. De Wet
De bedrijfsvoering en activiteiten van de Onderneming zijn onderworpen aan vele wetten, voorschriften en reglementeringen in de diverse landen en rechtssystemen waar we actief zijn. Het beleid van de Onderneming is steeds geweest, en zal ook zo blijven, om alle wetten die van toepassing zijn op onze bedrijfsvoering na te leven. Geen medewerker of bestuurder mag, bewust of nalatig, van toepassing zijnde wetten of reglementen overtreden of overtredingen van anderen toestaan. Alle acties of gebrek aan actie waarvan de medewerker weet had of redelijkerwijze weet van had moeten hebben en die een toepasbare wet of reglementering overtreden, worden niet getolereerd en kunnen aanleiding geven tot een sanctie tegen deze medewerker.
”Wetten en regelgevingen zijn een onderdeel van onze activiteiten en van de medewerkers van Delhaize Groep wordt verwacht dat ze deze naleven. Maak de juiste keuze.” Steven Boel, Real Estate Manager bij Delhaize België 27
Vraag > Ik woon een vergadering van een
?
beroepsvereniging bij en een aantal leden bespreken de prijsstrategie. Wat moet ik doen?
Antwoord > Als zaken als prijsstrategie onder concurrenten worden besproken, bestaat de mogelijkheid dat prijsafspraken of collusie kan ontstaan of als dusdanig worden opgevat. Om deze reden verbieden veel landen de bespreking van de prijsstelling onder concurrenten. Indien u rich in deze situatie bevindt, moet u onmiddellijk deze vergadering verlaten. Verwittig onmiddellijk de Juridische Dienst van wat u hebt waargenomen.
”Wij streven ernaar om zaken te doen op een milieuverantwoorde wijze en in overeenstemming met alle milieuwetten.” Megan Hellstedt, Director of Corporate Responsibility bij Delhaize Groep
Eerlijke Concurrentie en Antitrust
Mededinging- en antitrustwetten hebben tot doel een concurrentieel vrijmarktsysteem te verzekeren. De Onderneming verbindt zich ertoe om overal waar we onze activiteit uitoefenen alle toepasselijke antitrust- en mededingingswetten na te leven. We zullen ons meten met onze concurrentie op basis van onze dienstverlening, onze prijzen en de klantengetrouwheid die we verdienen en niet op basis van illegale en oneerlijke concurrentie of tactieken. Sommige van de meest ernstige inbreuken op de mededingingswetten doen zich voor tussen concurrenten, zoals afspraken over de prijszetting of de verdeling van de klanten, grondgebieden of afzetmarkten. Daarom is het belangrijk om besprekingen met concurrenten te vermijden over prijszetting, algemene voorwaarden, kosten, marketingplannen, klanten en alle andere informatie die vertrouwelijk is of eigen aan de Onderneming. Het is ook belangrijk om besprekingen met leveranciers te vermijden die een onrechtstreekse prijszetting tot gevolg kunnen hebben, gebaseerd op adviezen van deze leverancier. Wanneer er een inbreuk op een mededinging- of antitrustwet gebeurt – zelfs onopzettelijk – kan de Onderneming aanzienlijke boetes en straffen oplopen, alsook ernstige schade oplopen aan haar reputatie. Deze wetten zijn vaak ingewikkeld en medewerkers dienen altijd bijstand te vragen aan hun lokale Juridische Dienst als ze niet zeker zijn over wat mag of moet volgens de wet. Als u eender welk gesprek of activiteit opmerkt dat een inbreuk zou kunnen zijn op de mededingingswetten, gelieve dit te melden aan uw lokale Juridische Dienst of uw lokale Compliance Coördinator. 28
Milieu
Als Onderneming met burgerzin hebben we een verantwoordelijkheid om de natuurlijke hulpbronnen die we gebruiken en consumeren op een verantwoorde manier te beheren. We verbinden ons er bovendien toe alle relevante milieuwetten, -regels en –voorschriften na te leven in elk land en in elke gemeenschap waar we actief zijn. Van iedere medewerker wordt in die context dan ook verwacht dat hij activiteiten van de Onderneming op een milieuvriendelijke manier uitvoert en ervoor zorgt dat zijn werk in overeenstemming is met de relevante wetten en voorschriften.
Persoonlijke Politieke Activiteiten
De Onderneming respecteert en ondersteunt het recht van haar medewerkers om deel te nemen aan persoonlijke politieke activiteiten en om een persoonlijk standpunt in te nemen over politieke kwesties en kandidaten. Medewerkers mogen echter niet namens de Onderneming spreken tenzij ze daar uitdrukkelijk toe gemachtigd zijn door hun lokale Juridische Dienst of dienst overheidsrelaties. Persoonlijke politieke activiteiten mogen niet tijdens de werkuren gebeuren, de autoriteit of positie van de medewerker mag niet worden gebruikt om andere medewerkers onder druk te zetten en er mogen geen bedrijfsmiddelen van de Onderneming voor worden gebruikt, inclusief telefoons, computers, kopieermachines of kantoorbenodigdheden. Medewerkers worden niet vergoed voor politieke bijdragen.
Politieke Activiteiten van de Onderneming
De Onderneming mag haar standpunt geven over lokale en nationale aangelegenheden die betrekking hebben op haar activiteiten. In dergelijke gevallen mogen er fondsen en bedrijfsmiddelen worden bijgedragen of gebruikt, maar enkel in de wettelijk toegestane mate en in overeenstemming met de relevante richtlijnen en het beleid van de Onderneming. De Onderneming mag bijdragen leveren aan politieke partijen, kandidaten, of lobbygroepen in het leven roepen indien dit gepast is en in overeenstemming met de toepasselijke wet. Medewerkers mogen geen politieke bijdragen leveren of beloven of een politieke campagne of kandidaat steunen namens de Onderneming zonder uitdrukkelijke toestemming.
Omgaan met Overheden
Veel landen waar de Onderneming actief is hebben specifieke wetten voor zakendoen met overheidsambtenaren. Gewoonlijk verbieden deze wetten een onderneming (inclusief de aandeelhouders, bestuurders, kaderleden, andere medewerkers of adviseurs) om rechtstreeks of onrechtstreeks aan een overheidsambtenaar geld of wat dan ook van waarde (zoals fooien, geschenken, vermaak of reizen) aan te bieden, betaling te beloven of toe te staan om zo een voorkeursbehandeling te krijgen. Zulk verbod is van toepassing op al onze activiteiten, ongeacht de geografische locatie en de Onderneming verwacht van al haar medewerkers dat ze deze wetten naleven. Omdat we aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de onwettige activiteiten van onze agenten en makelaars
Vraag > Een voedselveiligheidsinspecteur is
moet de nodige voorzichtigheid worden gebruikt bij de selectie en het gebruik van agenten en makelaars om ervoor te zorgen dat onze betalingen aan deze agenten en makelaars niet als steekpenningen van onzentwege worden voorgesteld en/of gebruikt.
Verzoeken vanwege de Overheid
Het is het beleid van de Onderneming om mee te werken met wettige informatieverzoeken of bezoeken aan onze gebouwen door overheidsinstellingen en regelgevende autoriteiten. Medewerking houdt in waarheidsgetrouw en accuraat antwoorden en ondernemingsdocumenten en –gegevens die relevant kunnen zijn bij vragen of onderzoeken goed bewaren en beschermen. Alle vragen om informatie moeten onmiddellijk worden gemeld aan de lokale Juridische Dienst en de raad van de lokale Juridische Dienst moet ingewonnen zijn vooraleer er op zulke verzoeken wordt geantwoord, afgezien van routineantwoorden.
?
aangekomen bij een distributiecentrum van de Onderneming . Mag ik een doos met producten aan de inspecteur aanbieden als een teken van goede wil?
Antwoord > Neen. U mag nooit iets van enige waarde aanbieden aan een overheidsambtenaar.
29
ons Engagement tot het Oplossen van Problemen Oplossen van Ethische Problemen
In deze Gids zal u informatie vinden m.b.t. het melden van problemen of het zoeken van bijkomende begeleiding voor ethische of compliance problemen. Indien u dergelijke begeleiding nodig hebt of indien u een bepaald probleem wenst te melden, kan u, behalve wanneer deze Gids het anders bepaalt, contact opnemen met één van de hiernavermelde meldpunten: › U w lokale leidinggevende of management › U w lokale Compliance Coördinator › U w lokale Dienst Human Resources of de Juridische Dienst › H et Office of Compliance and Ethics van de Delhaize Groep U kunt ook altijd een melding doen door gebruik te maken van de Compliance en Ethics hulplijn of het online meldpunt van de Onderneming die 24uur op 24, 7 dagen op 7 beschikbaar zijn. Deze instrumenten kunnen meldingen ontvangen in talen die door onze medewerkers wereldwijd worden gesproken. Contactinformatie voor ieder van deze opties is beschikbaar op pagina 32 van deze Gids.
Melden van Inbreuken
Indien u een situatie opmerkt waarbij een mogelijke inbreuk op deze Gids of op eender welke andere interne of externe wet, reglement of beleid wordt vastgesteld, of indien uw management of uw leidinggevende u vraagt of oplegt zaken te doen die een wet, reglement, bedrijfsbeleid of deze Gids overtreden, is het uw plicht tegenover uw collega’s en de Onderneming om deze mogelijke inbreuk op de juiste manier te melden. Indien u een probleem wilt melden waarbij een individu of groep betrokken is die wordt aangeduid als één van de vermelde meldpunten, dient u de melding te doen aan één van de andere vermelde meldpunten. Indien u niet zeker weet waar u een melding kan maken of u zich niet comfortabel voelt om uw probleem binnen uw operationele entiteit te melden, kunt u steeds contact opnemen met het Office of Compliance and Ethics van de Delhaize Groep of een melding doen aan de Compliance en Ethics hulplijn van de Onderneming. Ongeacht welke meldingsoptie u ook kiest, het belangrijkste is dat u bezorgdheden meedeelt zodat problemen snel kunnen worden geïdentificeerd en op een gepaste manier kunnen worden aangepakt. Indien u een melding doet bij het Office of Compliance and Ethics van de Delhaize Groep of gebruik maakt van de Compliance en Ethics-hulplijn of het online meldpunt van de Onderneming, kunt u ervoor kiezen om anoniem te blijven. Indien u ervoor kiest uzelf kenbaar te maken, zal de Onderneming uw identiteit vertrouwelijk behandelen op een wijze die consistent is met het voeren van een diepgaand en eerlijk onderzoek.
”Hulp vragen is een teken van kracht, niet van zwakte. Bij twijfel, stel vragen of raadpleeg de Gids.” Kelly Smith, Corporate Records Administrator bij Delhaize America
30
De Onderneming engageert zich om medewerkers die een vermeende inbreuk tegen het bedrijfsbeleid of de wet melden, te beschermen tegen vergelding. Vergelding tegen medewerkers voor het melden van een bedrijfsvoeringkwestie of een inbreuk op het bedrijfsbeleid of de wet is ten strengste verboden en kan leiden tot sancties tegen de persoon die vergeldt.
Sancties
Wanneer de Onderneming geloofwaardige informatie ontvangt m.b.t. een mogelijke inbreuk op de wet of bedrijfsbeleid, zal de Onderneming onmiddellijk overgaan tot een onderzoek van de vermeende inbreuk. Als de Onderneming vaststelt dat er sprake is van een schending of inbreuk, kan zij overgaan tot een geschikte sanctie, die kan gaan tot het ontslag van de betrokken medewerkers. Indien een wet of overheidsreglementering wordt overtreden, zal de Onderneming de bevoegde overheidsinstanties hiervan op de hoogte stellen. Indien u verantwoordelijk bent voor een inbreuk die resulteert in geldverlies voor de Onderneming, is het mogelijk dat u de Onderneming voor dat verlies schadeloos zal moeten stellen. Indien u betrokken bent bij een inbreuk, kunnen factoren zoals het feit dat u de inbreuk hebt gemeld en de mate van medewerking die u hebt verleend bij het onderzoek in aanmerking worden genomen wanneer een mogelijke sanctie wordt overwogen.
Wijzigingen en Afwijkingen
Deze Gids mag te allen tijde worden gewijzigd door de Raad van Bestuur van de Delhaize Groep zonder voorafgaande kennisgeving. Verzoeken tot afwijking van eender welke bepaling van deze Gids moeten schriftelijk worden voorgelegd bij het Office of Compliance and Ethics van de Delhaize Groep, dat de bevoegdheid heeft om een afwijking toe te staan. Als er een afwijking wordt toegestaan voor eender welke bepaling van deze Gids voor een lid van de Raad van Bestuur van de Delhaize Groep, het Executief Comité van de Delhaize Groep, het Executief Comité van een operationele entiteit, zal de Chief Compliance and Ethics Officer van de Delhaize Groep de voorzitter van het Auditcomité van de Raad van Bestuur van de Delhaize Groep hiervan op de hoogte brengen. Dergelijke afwijkingen zullen onmiddellijk worden bekendgemaakt voor zover vereist is door de toepasselijke wet.
31
Belangrijke Contactinformatie Uw directe leidinggevende of management Uw lokale Compliance Coördinator Uw lokale Dienst Human Resources of de Juridische Dienst Uw Office of Compliance and Ethics > Via e-mail:
[email protected] > Via brief: Office of Compliance and Ethics Square Marie Curie 40, 1070 Brussel, België (brieven aan dit adres worden ongeopend bezorgd aan het Office of Compliance and Ethics) > V ia telefoon: +32 2 412 86 59 > Via beveiligde fax: +32 2 412 83 89
Uw Compliance en Ethics hulplijn > O nline: www.ethicspoint.com >V ia telefoon US: +1 866 294 5682 Belux: +32 2 412 24 14 Griekenland: +30 210 6608111 Roemenië: +40 21 224 66 77 Indonesië: +6221 6983 3331 Naast het contacteren van een van de bovenstaande, kunt u problemen inzake twijfelachtige boekhouding, interne financiële controles en audit kwesties aan de volgende personen melden:
Delhaize Groep Vice President van Interne Audit >V ia e-mail:
[email protected] > V ia brief: Square Marie Curie 40, 1070 Brussel, België > V ia telefoon: +32 2 412 85 12
Voorzitter van het Audit Comité van de Delhaize Groep > G elieve te verwijzen naar onze website voor contactinformatie (http://www.delhaizegroup.com)
Delhaize Groep kan van tijd tot tijd bijgewerkte telefoonnummers en adressen voor de bovenvermelde contacten publiceren op haar website (http://www.delhaizegroup.com).
32
Concept & design: www.chriscom.be Illustraties: Serge Dehaes voor www.chriscom.be
epubliceerd door het Office of Compliance G and Ethics Delhaize Groep Square Marie Curie 40 1070 Brussel, België N aast het Nederlands is deze Gids gepubliceerd in de volgende talen: Indonesisch, Engels, Frans, Grieks en Roemeens. Ingeval van onduidelijkheden zal de Engelse versie als leidroad dienen voor de interpretatie. D e meest recente versie van dit document is on-line beschikbaar via het World Wide Web: http://www.delhaizegroup.com
O m de milieu-impact te verminderen werd deze Gids gedrukt op FSC gecertificeerd papier, het bewijs van verantwoord bosbeheer. We raden ten sterkste aan om de raadpleging van dit rapport te doen via onze corporate website www.delhaizegroup.com
HET JUISTE GEDRAG, ELKE DAG
E xtra gedrukte exemplaren van deze Gids kunnen worden aangevraagd via e-mail op
[email protected] of via brief aan het Office of Compliance and Ethics.
Zie ook www.delhaizegroep.com voor meer informatie
