MassPost gids. uw praktische gids voor elke grote afgifte

MassPost gids uw praktische gids voor elke grote afgifte

Wat zijn inhoudelijk de grote veranderingen in de MassPost gids 2014 ? In sectie 1 - Brieven • • • • • • • •

De hoogte van de indexatiezone bedraagt 30mm (einde overgangsperiode) – blz. 4 Invoering sortering Ronde en Sequentie op Mail ID - blz.: 3-13-37-44-50 Selfmailer: verplichte sluiting van de zending onderaan – blz. 9 Nieuwe regels voor retouradres – blz. 34-35 Invoering herkenningspercentage adressen – blz. 37 Definitie sortering Ronde en Sequentie (uniek en multi) – blz. 81 Het Yearly plan verdwijnt uit de planning van een afgifte – blz. 88 Zendingen met één of meer vensters die niet zijn gesloten met een doorschijnende folie, worden beschouwd als zending in SPECIAL format. • Vanaf 1 januari 2014, zal de betaling in cash van meer dan 3000€ niet meer aanvaard worden • Het hoofdstuk over het reclamevenster werd herschreven en moet nu duidelijker zijn – blz.: 5 (SMALL format), 16 (LARGE format)

Sectie 2 - Distripost

In de bijlagen zitten nieuwe specimen voor volgende documenten: • Bevestiging van bestelling • Betaalherinnering • Bevestiging online betaling • Pick-up etiket

Sectie 3 - Aangetekend

Enkele wijzigingen in de regels voor afgiftes van meer dan 25.000 stuks – blz. 11

Sectie 4 - Pakjes

• Nieuw telefoonnummer Business Customer Care: 02 201 11 11 • Definitie Basic Insurance en Additional Insurance – blz. 12

Sectie 5 - Pers

Ook tijdschriften worden op Ronde en Sequentie gesorteerd – blz. 5, 20

Sectie 7 - Afhaling

• Nieuw telefoonnummer Business Customer Care: 02 201 11 11 • Onder bepaalde voorwaarden kunnen met de frankeermachine gefrankeerde zendingen worden afgegeven in een MassPost (Hyper)Centrum – blz. 5 • Nieuwe PP frankeerstempel verplicht – blz. 6

De belangrijkste wijzigingen in de delen en hoofdstukken van uw MassPost Gids 2014 vallen beter op door: = verduidelijking van de tekst ZONDER operationele impact = wijziging in de operationele regels met gevolgen voor de klant

www.bpost.be

[email protected]

02 201 11 11

Nieuw dit jaar!

de MassPost Gids in een oogopslag uw type zending

onze oplossing

index

• rechthoekige zendingen, klein formaat ≤C5 en ≤ 50 g

SMALL format

sectie 1

• r echthoekige of vierkante zendingen, groot formaat en/of > 50 g

LARGE format

sectie 1

• zendingen in plasticfolie

LARGE format

sectie 1

• zendingen met originele of creatieve vorm

SPECIAL format

sectie 1

Distripost

Distripost

sectie 2

Aangetekende zendingen

aangetekende zendingen

sectie 3

Pakketten

pakketten

sectie 4

Pers

dagbladen & tijdschriften

sectie 5

Maxi Response

MaxiResponse

sectie 6

Brieven

Collect & Send

Afhaling

Collect & Stamp

sectie 7

bereid uw afgifte voor in 4 stappen U bent Creatief en/of Marketeer U bent Drukker, Mail Handler en/of Afgever

1. creatie van uw zendingen

2. adressering van uw zendingen

3. voorbereiding van uw zendingen a. conditionering b. voorsorteeropties

4. aankondiging & afgifte van uw zendingen a. afgifte van uw zendingen b. afhaling

samenvatting Sectie 1 - Brieven • Creatie

• SMALL format • LARGE format • SPECIAL format

• Adressering • Mail ID-technologie • Voorbereiding van uw zendingen

• conditionering • voorsorteeropties

• Afgifte van uw zendingen

Sectie 2 - Distripost • • • • •

Wat, waar en hoe ? Creatie Voorbereiding van uw zendingen Terbeschikkingstelling van uw zendingen Bijlagen

Sectie 3 - Aangetekende zendingen • • • •

Creatie Voorbereiding van uw zendingen Afgifte Bijlage

Sectie 4 - Pakketten • Nationale pakketten

• Diensten & opties • Creatie • Voorbereiding & afgifte van uw pakketten

• Internationale pakketten

• Diensten & opties • Creatie • Voorbereiding & afgifte van uw pakketten

samenvatting Sectie 5 - Pers • Geadresseerde pers • Te adresseren pers • Bijlagen

Sectie 6 - MaxiResponse • Definitie & formules MaxiResponse • In de praktijk • MaxiResponse ECO • MaxiResponse FLEX

Sectie 7 - Afhaling • Collect & Send • Collect & Stamp

Sectie 8 - Algemene bijlagen • Hoe contact opnemen met bpost Business? • Lijst van MassPost (Hyper)Centra • Afgifte en uren van afgifte • Lijst van sectoren • Frankeermogelijkheden • Normen omtrent de Pantonekleuren® en hun quadri-equivalenten • Afgifteborderellen • Afmetingen zendingen op ware grootte

Brieven Creatie

SMALL Format LARGE Format SPECIAL Format

1 11 22

Adressering

26 27 28 31 33 34 34 36

Mail ID-technologie

37 37 42 43

Voorbereiding van uw zendingen Conditionering Sorteeropties

45 45 50

Afgifte van uw zendingen

87

1. Overzicht van een correct geplaatst adres 2. Adresstructuur 3. Adresformaat 4. Afkortingen 5. Speciale huisnummers 6. Het retouradres 7. Kleurnormen

1. Het gebruik van de Mail ID-technologie 2. Bijzonderheden van zendingen met een Mail ID-barcode 3. Bijzonderheden van zendingen met een sequentiereferentie

Creatie SMALL Format

1

1. Afmetingen, gewicht en dikte

2

2. Lay-out van de zendingen 2.1. Voorzijde 2.2. Achterzijde 2.3. Reclamevensters 2.3.1. Op de voorzijde 2.3.2. Op de achterzijde

2 3 5 5 6 6

3. Sluiting van de zendingen

7

4. Optische en technische kenmerken

7

5. Richtlijnen voor zendingen die los verzonden worden 5.1. De selfmailer 5.1.1. Kenmerken 5.1.2. Sluiting 5.2. De postkaart

8 8 8 9 10

1. brieven > creatie

small format Een SMALL format-zending1 is een rechthoekige zending met kleine afmetingen, waarvan de sortering, het transport en de uitreiking geoptimaliseerd zijn.

Zendingen met kleine afmetingen die niet voldoen aan de kenmerken die worden beschreven in dit hoofdstuk, worden als LARGE format-zendingen beschouwd. Het gaat vooral om zendingen met kleine afmetingen die minstens een van de volgende eigenschappen hebben: • v ierkante vorm; • bijna vierkante vorm, d.w.z. de verhouding tussen de lange en korte zijde is kleiner dan 1,20 (lengte/breedte < 1,20); • staande zendingen, d.w.z. zendingen waarbij de adresseerzone evenwijdig loopt met de korte zijde van de zending; • de zending is hard en/of uit metaal en/of uit karton; • de zending bevat een hard voorwerp; • de zending is open aan minstens een van de vier zijden; • de zending heeft een of meer herkleefbare stickers; • de zending zit onder een plasticfolie; • zending met gewatteerde, opgevulde en/of luchtbelenveloppe; • zending met transparant, glanzend, gevernist, gelakt of gesatineerd papier. Bovendien worden niet-rechthoekige zendingen en/of zendingen met openingen, alsook zendingen waarop bepaalde elementen zoals karton, kaarten, enveloppen … gedeeltelijk gekleefd zijn, beschouwd als SPECIAL format-zendingen.

wist u dat ...

De minimumafmeting van een zending bedraagt 9 cm op 14 cm. Als een of meerdere vensters/uitsparingen niet gesloten zijn door een transparante folie, bevat de zending een 'opening' en wordt ze als een SPECIAL format beschouwd.

i

1

moet de bepalingen voorzien in het Reglement en de Algemene voorwaarden van bpost naleven m.b.t. de inhoud van elke zending die toevertrouwd wordt aan bpost. U U kunt de Algemene voorwaarden van bpost raadplegen op de website www.bpost.be/site/nl/conditions.html

Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 1


small format 1. Afmetingen, gewicht en dikte De SMALL format-zendingen moeten voldoen aan volgende afmetingen, gewicht en dikte. 245 mm

162 mm 220 mm

140 mm

MIN. 90 mm

Meest gebruikte formaten

DL

110 mm

114 mm

C6

162 mm

C5

MAX.

165 mm

229 mm

Vorm: rechthoekig. Minimumafmetingen: 90 x 140 x 0,15 mm. Maximumafmetingen: 165 x 245 x 5 mm. Minimumgewicht: 2 g. Maximumgewicht: 50 g. De verhouding tussen de lange en de korte zijde is ≥ 1,20 (lengte/breedte ≥ 1,20). Liggend: de adresseerzone loopt evenwijdig met de lange zijde van de zending.

Minimum- en maximumafmetingen van SMALL format-zendingen.

2. Lay-out van de zendingen De SMALL format-zendingen worden: • onder enveloppe verzonden; • als losse zendingen verzonden (in de vorm van een selfmailer of briefkaart).



small format 2.1. Voorzijde • D e voorzijde van de zending komt overeen met de zijde waarop het adres van de bestemmeling en de frankering vermeld staan (beide elementen moeten op dezelfde zijde staan). • De lay-out van uw zending kan variëren naargelang de aan- of afwezigheid van een venster voor het adres van de bestemmeling.

a Indien het adres van de bestemmeling niet in een venster verschijnt 140 mm min. - 245 mm max.

20 mm of 40 mm1

3

5 mm min.

4

1

7

30 mm2

5

100 mm max.

2

125 mm max.

140 mm

15 mm min.

6

90 mm min. - 165 mm max.

74 mm

wist u dat ...

De indexatiezone is de zone waarin de indexatiecode wordt gedrukt wanneer de zending door de sorteermachines gaat. Dat maakt een mechanische verwerking van de zendingen mogelijk waardoor de uitreikingstermijn beter gerespecteerd kan worden. De indexatiezone is minimaal 30 mm hoog2.

1 De zone voor het adres van de bestemmeling • Altijd op de rechterzijde van de enveloppe. • Bevat het adreskader van de bestemmeling.

i

2 Adreskader van de bestemmeling • Virtueel kader binnen zone 1 waarin het adres van de bestemmeling komt. • D it kader mag geen tekst of grafisch element bevatten behalve het adres van de bestemmeling, uitgezonderd de eventuele elementen die hieronder worden vermeld: • D e Mail ID-barcode en/of de referentie van de sequentie (zie hoofdstuk Mail ID). • E en andere barcode dan Mail ID, onder de volgende voorwaarden: • de barcode staat vermeld boven of onder het adres van de bestemmeling; • de barcode en het adres van de bestemmeling worden gescheiden door een witregel; • de barcode mag niet beginnen met ‘JJBEA’. • Eventuele referenties (voorbeeld: een klantnummer), onder de volgende voorwaarden: • de referenties staan vermeld boven het adres van de bestemmeling; • ze worden gescheiden van het adres van de bestemmeling door een witregel; • ze mogen niet verward kunnen worden met een element van het adres (bv.: postcode + plaatsnaam). • R aadpleeg voor de adressering de regels die in het hoofdstuk Adressering (punt 7) worden vermeld. Dat houdt ook in dat de toegelaten achtergrondkleuren voor de adresseerzone (de Pantone-kleuren of hun quadri-equivalent) gerespecteerd moeten worden. • Bevat eventueel het retouradres volgens de voorwaarden in punt 6 van het hoofdstuk Adressering. • Gebruik van een adresetiket: • U kunt een adresetiket gebruiken voor het adres van de bestemmeling. • H et etiket moet zo op de enveloppe gekleefd worden, dat de frankeerzone en het vak voor het adres van de bestemmeling gerespecteerd worden.

1 2

20 mm voor de zendingen met een lengte van minder dan 11 cm en 40 mm voor alle andere gevallen. Een minimum van 15 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost.



small format 3 Frankeer- en afstempelzone De frankering moet met het blote oog duidelijk leesbaar zijn en bevindt zich steeds: • in de rechterbovenhoek van de enveloppe; • in een virtuele rechthoek met een afmeting van 74 mm vanaf de rechterzijde van de enveloppe en: - 20 mm voor de zendingen met een lengte van minder dan 11 cm - 40 mm voor alle andere gevallen en dit vanaf de bovenzijde van de enveloppe. In geval van twijfel over de leesbaarheid van de frankering, dient u met onderstaande criteria rekening te houden voor de optimale verwerking door de machine en een efficiënte verdeling van uw zendingen: • A lle karakters op eenzelfde lijn zijn van dezelfde grootte en hetzelfde lettertype. • D e hoogte van de karakters ≥ 1,5 mm. Als u gebruikmaakt van de CO2-Compensation optie, moet het logo zich links van het Port Betaaldfrankeermerk bevinden. 4 Zone volledig ter beschikking van de afzender • Alle kleuren. • Alle grafische elementen. • Alle tekstvormen.

i

i

5 Horizontale uitbreiding van zone 2 waarin het adres van de bestemmeling vermeld staat • Idem zone 4, uitgezonderd elk element dat met een adres verward kan worden (postcode + plaatsnaam of volledig adres). Zendingen die wel zulke elementen bevatten, worden beschouwd als LARGE format-zendingen. • Uitzondering: het retouradres mag op een verticale lijn geschreven worden, links van de adresseerzone. 6 Indexatiezone • Z one waarin de indexatiecode wordt gedrukt wanneer uw zending door de sorteermachines gaat. Als uw zendingen niet voorzien zijn van een leesbare Mail ID1-barcode, is het belangrijk dat deze zone vrij blijft (witte of lichtkleurige achtergrond, zonder tekst en grafische elementen, zie hoofdstuk Adressering, punt 7), zodat een mechanische verwerking mogelijk is en de uitreikingstermijn van uw zendingen gerespecteerd kan worden. Zo niet, wordt uw zending beschouwd als een LARGE format-zending. • D eze zone wordt ook voorbehouden voor de heradressering van zendingen in het geval dat de bestemmeling verhuisd is. • In geen geval worden teksten of grafische elementen die verward kunnen worden met het adres (postcode of plaatsnaam of volledig adres) aanvaard. • Z endingen die in deze zone enig element bevatten dat kan worden verward met een adres (postcode of plaatsnaam of volledig adres) worden beschouwd als LARGE format-zendingen. • D e afmetingen van de indexatie- en heradresseringszone zijn: • lengte: 140 mm; • hoogte: 30 mm2. 7 Zone volledig ter beschikking van de afzender (bis) • A lle kleuren. • A lle grafische elementen. • A lle tekstvormen, met uitzondering van een tekst die verward kan worden met een adres (postcode of plaatsnaam of volledig adres).

1

DM Easy en Clean Mail.

2

Een minimum van 15 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost.



small format b

Indien het adres van de bestemmeling in een venster verschijnt 140 mm min. - 245 mm max.

20 mm of 40 mm1

4

3

4 mm


74 mm

1

7

30 mm2

100 mm max.

5 2

125 mm max.

140 mm

15 mm min.

6

Het adresvenster moet voldoen aan de volgende voorwaarden: • M inimumafmetingen: 100 x 40 mm. • M aximumafmetingen: 125 x 100 mm. • De vorm mag ook niet-rechthoekig zijn, maar moet altijd passen in een rechthoek van 125 x 100 mm. • Een marge van 4 mm is voorzien tussen de randen van het venster en het lay-out van de '2'. • H et venster kan zich rechts of links op de enveloppe bevinden, zolang de volgende afmetingen gerespecteerd worden: • minimaal 15 mm van de rechter- of linkerzijde; • minimaal 20 mm voor de zendingen met een hoogte van minder dan 11 cm en 40 mm voor alle andere gevallen, van de bovenzijde; • 30 mm van de onderzijde2. • E r moet een transparante folie aanwezig zijn. De randen van dit venstervak moeten perfect zijn vastgelijmd aan de binnenranden van de uitsparing in de enveloppe. Indien dat niet het geval is wordt de zending als een SPECIAL format-zending beschouwd (zending met opening). • H et venster mag niet geplooid zijn en mag ook niet in kleur omkaderd of omlijnd zijn. • H et adres mag niet geschreven zijn op gelijnd of geruit papier. Voor de zones 2 tot 7 gelden dezelfde regels als voor een zending zonder venster, zoals omschreven in punt a hieronder.

i

2.2. Achterzijde Op de achterzijde van de zending kunnen alle vormen van tekst of grafische elementen worden afgedrukt. Het retouradres mag zonder beperkingen op de achterzijde vermeld worden, op voorwaarde dat het leesbaar is. Panoramisch venster (facultatief) • Een venster waardoor teksten of grafische elementen te zien zijn. • De randen van het venster moeten minstens 15 mm verwijderd zijn van de randen van de enveloppe. • De randen van het venstervak moeten perfect vastgelijmd zijn aan de binnenranden van de uitsparing in de enveloppe.

2.3. Reclamevensters Het reclamevenster is een ander venster dan het adresvenster, afgesloten door een transparante folie. Meestal bevat het publicitaire informatie. Dit venster kan zich op beide zijden van de zending bevinden. 1 2

20 mm voor de zendingen met een hoogte van minder dan 11 cm en 40 mm voor alle andere gevallen. Een minimum van 15 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost.



small format 2.3.1. Op de voorzijde Zendingen met adresvenster

Reclamevenster

Frankeermerk

Adres van de bestemmeling

De zending is een SMALL format als het reclamevenster geen element bevat dat verward kan worden met een adres (bv. postcode of plaats of volledig adres).

i

Uitzondering: het reclamevenster mag het retouradres bevatten indien het reclamevenster zich in de zone links bovenaan de enveloppe bevindt en wanneer het retouradres wordt gedrukt in een kleiner lettertype dan het adres van de bestemmeling (het retouradres moet minimaal twee punten kleiner zijn dan het adres van de bestemmeling). In geen geval mag dit adres op de hoogte van het adres van de bestemmeling staan. Anders wordt de zending als LARGE format beschouwd.

Alain Dubois Rue des Alouettes 1 1000 Bruxelles

Frankeermerk

bpost Chaussée de Boondael 55 1050 IXELLES

Zendingen zonder adresvenster

Reclamevenster

Frankeermerk


De verzending wordt beschouwd als een LARGE format-zending.

2.3.2. Op de achterzijde Het reclamevenster mag vrij op de achterzijde staan, onder volgende voorwaarden: • De randen van het venster bevinden zich op minimaal 15 mm van de randen van de enveloppe. • De randen van dit venstervak moeten perfect zijn vastgelijmd aan de binnenranden van de uitsparing in de enveloppe. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 6


small format Voorbeelden:

15 mm min.

15 mm min. 15 mm min.

Reclamevenster

Achterzijde

15 mm min.

i

Achterzijde: reclamevenster (panoramisch)

15 mm min.

wist u dat …

Als een of meerdere vensters niet afgesloten zijn door een transparante folie, bevat de zending een ‘opening’ en wordt ze beschouwd als een SPECIAL format-zending. Dit geldt zowel voor de voor- als de achterzijde.

3. Sluiting van de zendingen Om beschouwd te worden als SMALL format-zendingen, moeten de zendingen voldoen aan de volgende kenmerken: • De zending moet aan de vier zijden volledig gesloten zijn, zodat deze niet kan opengaan of scheuren tijdens de verwerking. • De hoeken van de zending en de hoeken van de eventuele omslag moeten volledig gesloten zijn. • De lijm van de sluiting mag zeker niet in contact komen met andere zendingen. • De inhoud van de zending mag niet uit de enveloppe komen. • De externe sluitstrip moet voldoende stevig zijn (minimumdikte 0,2 mm) en aangepast zijn aan de inhoud. • De zending mag niet worden gesloten met nietjes, paperclips of metalen oogjes.

4. Optische en technische kenmerken Een SMALL format-zending moet voldoen aan volgende kenmerken: • Het papier van de enveloppe moet mat zijn. • Ondoorzichtig: het papier van de enveloppe moet voldoende ondoorzichtig zijn, zodat de inhoud van de enveloppe niet zichtbaar of leesbaar is. • Zendingen die uit één laag papier bestaan (vb.: postkaart) moeten een papiergrammage van minimaal 140 g/m2 hebben. • Zendingen die uit meerdere vellen papier bestaan (vb.: enveloppe of selfmailer) moeten een minimumgewicht van 70 g/m2 hebben. • Flexibiliteit: de zending moet voldoende buigzaam zijn, zodat ze rond een cilinder met een omtrek van 21 cm kan draaien (voorbeeld: blikje van 33 cl). Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 7

small format 5. Richtlijnen voor zendingen die los verzonden worden 5.1. De selfmailer Een selfmailer is een voorgedrukte, geadresseerde en gefrankeerde zending die met de post verstuurd kan worden zonder dat zij eerst in een enveloppe of plasticfolie1 moet.

5.1.1. Kenmerken Een selfmailer wordt als SMALL format-zending beschouwd als ze aan alle kenmerken van het SMALL format beantwoordt. Er zijn wel uitzonderingen op de sluiting van de zending. Voorbeelden • Randen dichtgemaakt met perforatie

• Randen om af te scheuren

Frankering

i

• Sluiting door zelfklevers (waarbij de 4 hoeken goed gesloten zijn)

Uw reclameboodschap bpost Brussel 5 Steenweg op Boondaal 55 1050 Elsene

• Sluiting met lijmpunten of lijnen: zie voorbeeld punt 5.1.2.

1

Zendingen onder plasticfolie worden beschouwd als LARGE format-zendingen.



small format 5.1.2. Sluiting • De zending moet zo gesloten zijn dat deze niet kan opengaan of scheuren tijdens de verwerking. • De hoeken van de zending en van de eventuele omslag moeten volledig gesloten zijn. • De rechterzijde en de onderzijde van de zending moeten volledig gesloten zijn. min. 140 mm - max. 245 mm

Hier openen

Vouw

België - Belgique P.B. - P.P. B- 001

min. 90 mm - max. 165 mm

Open snel en ontdek uw geschenk!

Reclame

Max. 4,5 cm

Max. 4,5 cm

Lijmpunt

Lijmpunt

Omslag

Vouw

Zijde altijd volledig gesloten

• De selfmailer wordt idealiter aan de vier zijden dichtgemaakt door lijmpunten die zich op maximaal 4,5 cm afstand van elkaar bevinden. •D e lijmpunten moeten zo geplaatst worden dat de omslag volledig gesloten is, de uiteinden inbegrepen. • De maximale afstand bedraagt 4,5 cm tussen 2 lijmpunten of tussen een vouw en een lijmpunt. • 3 van de 4 zijden moeten gesloten zijn, waaronder ook de rechterkant en de onderzijde.

i

• Z endingen die gesloten zijn met paperclips, nietjes of metalen oogjes, worden als LARGE format-zendingen beschouwd. • Als u twijfelt over de goede sluiting van een zending met lijm, zelfklevers of scheurstrips, geldt het volgende criterium: de maximale afstand tussen twee sluitingspunten mag niet meer dan 4,5 cm bedragen.



small format 5.2. De postkaart Postkaarten worden beschouwd als SMALL format-zendingen als ze aan alle kenmerken van een SMALL format-zending beantwoorden. De lay-out van klassieke postkaarten (zoals een vakantiepostkaart) voldoet aan de volgende kenmerken (bovenop die van een SMALL format-zending):

40 mm of

• Het gewicht van het papier bedraagt minimaal 140 g/m2.

74 mm min.

3 mm min.

• De frankering moet zich in de rechterbovenhoek bevinden, rechts boven het adres van de bestemmeling. Ze moet duidelijk leesbaar zijn met het blote oog.

Paul Janssens Dendermondestraat 55 1000 Brussel 80 mm min.

30 mm2

• Een verticale scheidingslijn kan gebruikt worden om de kaart in 2 te delen. Deze lijn moet zich dan bevinden op minstens 80 mm afstand van de rechterzijde van de kaart. Deze scheidingslijn loopt over de volledige hoogte van de kaart en eindigt op 30 mm2 van de onderzijde van de kaart.

frankeerzone


20 mm1


• De zone vanaf de rechterzijde van de kaart tot 80 mm van de rechterzijde is voorbehouden voor de adressering en frankering.

• Het adresvak bevindt zich op minstens 3 mm rechts van de scheidingslijn. • De regels voor het adres van de bestemmeling lopen evenwijdig met de lengte van de kaart (liggend). • Vermeld het retouradres in België in de linkerbovenhoek of op de achterzijde van de kaart. U kunt het ook verticaal op één enkele regel schrijven op minstens 80 mm van de rechterzijde.

wist u dat ...

Elke selfmailer of elke postkaart die niet rechthoekig is en/of openingen heeft, wordt als een SPECIAL format-zending beschouwd.

MEER WETEN Als u twijfelt over de mogelijke behandeling van een zending, neem dan contact op met ons Service Centre op 02 201 11 11 of stuur een e-mail naar [email protected] 1 2



Creatie LARGE Format

11


12

2. Lay-out van de zendingen 2.1. Voorzijde 2.2. Achterzijde

12 12 17

3. Sluiting van de zendingen

17

4. Technische kenmerken van de zending

17

5. Richtlijnen voor zendingen die los verzonden worden 5.1. De selfmailer 5.2. De postkaart

18 18 19

6. Kenmerken van zendingen onder plasticfolie 6.1. Specifieke kenmerken van de adressering 6.2. Plaatsing van het adres van de bestemmeling, het retouradres en het frankeermerk 6.3. Specifieke kenmerken van de plasticfolie

20 20 20 21


large format Een LARGE format-zending1 is een rechthoekige of vierkante zending: • met grote afmetingen en/of • met een gewicht dat hoger ligt dan 50 g en/of • die niet aan één of meer kenmerken van het SMALL format beantwoordt.

Zendingen van het type LARGE format zijn o.a.: • alle vierkante zendingen; • alle zendingen die bijna vierkant zijn. Dit zijn zendingen waarvan de verhouding tussen de lange en korte zijde kleiner is dan 1,20 (lengte/breedte < 1,20); • alle staande zendingen. Dit zijn zendingen waarbij de adresseerzone evenwijdig loopt met de korte zijde van de zending; • alle zendingen die hard en/of uit metaal en/of uit karton vervaardigd zijn; • alle zendingen die een hard voorwerp bevatten; • alle zendingen die aan minstens twee van de vier zijden en/of aan de rechterzijde geopend zijn; • alle zendingen met één of meer verwijderbare zelfklevers; • alle zendingen onder plasticfolie; • alle zendingen met gewatteerde, opgevulde en/of luchtbelenveloppe; • alle zendingen met transparant, glanzend, gevernist, gelakt of gesatineerd papier voor de enveloppe2; • alle zendingen met een klein formaat die niet aan de kenmerken van een SMALL format-zending beantwoorden. Bovendien worden zendingen die niet rechthoekig zijn en/of openingen bevatten en zendingen waarop karton, kaartjes, enveloppen etc. gedeeltelijk gekleefd zijn, als SPECIAL format-zendingen beschouwd.

wist u dat ...

Als een of meerdere vensters/uitsparingen niet afgesloten zijn met een transparante folie, bevat de zending een 'opening' en wordt ze beschouwd als een SPECIAL format-zending.

i

1

moet de bepalingen voorzien in het Reglement en de Algemene voorwaarden van bpost naleven wat betreft de inhoud van elke zending die aan bpost toevertrouwd wordt. U U kunt de Algemene voorwaarden van bpost raadplegen op www.bpost.be/site/nl/conditions.html

2

Te gladde zendingen zijn moeilijk hanteerbaar. De statische frictiecoëfficiënt van de buitenzijden van de zendingen moet conform de ISO8295-normen tussen de 0,2 en de 0,4 liggen.



large format 1. Afmetingen, gewicht en dikte LARGE format-zendingen moeten voldoen aan volgende afmetingen, gewicht en dikte. 350 mm

229 mm

C4

MAX.

230 mm

324 mm

229 mm 162 mm

C5

162 mm

220 mm

110 mm

DL

90 mm

MIN.

C6

114 mm

140 mm

Meest gebruikte formaten

Minimum- en maximumafmetingen van LARGE format-zendingen. Dit schema is ook beschikbaar in hoofdstuk 8 Algemene bijlagen met de reële afmetingen.

Vorm: rechthoekig of vierkant. Minimumafmetingen: 90 x 140 x 0,15 mm. Maximumafmetingen: 230 x 350 x 30 mm. Aanbevolen minimumgewicht: 10 g. Maximumgewicht: 2 kg. Een zending: • met afmetingen tussen 230 x 350 x 30 mm en 265 x 350 x 30 mm kan onder de optie Extra Large vallen; • die meer dan 2 kg weegt en/of als koker wordt verzonden, is een bpack-pakket.

2. Lay-out van de zendingen De LARGE format-zendingen kunnen als volgt verstuurd worden: • onder enveloppe of karton; • als losse zending; • onder plasticfolie; • gesloten met een bandje of zelfklever.

2.1. Voorzijde • De voorzijde van de zending komt overeen met de zijde waarop de frankering en het adres van de bestemmeling worden vermeld (beide moeten op dezelfde zijde staan). • De frankering moet altijd in de rechterbovenhoek van de enveloppe komen, rechts boven het adres van de bestemmeling. De frankering moet met het blote oog duidelijk leesbaar zijn (alle karakters op eenzelfde lijn moeten van dezelfde grootte en hetzelfde lettertype zijn, de hoogte van de karakters moet ≥ 1,5 mm zijn). • Het adres van de bestemmeling moet met het blote oog (cfr. hoofdstuk Adressering, punt 3.1.3) duidelijk leesbaar zijn. wist u dat ...

Het retouradres in België moet op elke zending worden vermeld.



LARGE Format Indien het adres van de bestemmeling niet in een venster verschijnt

100 mm max. Horizontaal C4-formaat (landschap)

40 mm of

74 mm

5 mm min.

1

125 mm max.

15 mm min.

20 mm min.

125 mm max.

5

2

15 mm min.

5 mm min.

1

3

100 mm max.

74 mm

20 mm min.

20 mm1

5


3

90 mm min. - 230 mm max. 90 mm min. - 230 mm max.

40 mm of


20 mm1

a

2

55 mm

4 4

Verticaal C4-formaat (portret)

140 mm

55 mm

140 mm

15 mm min.

1 Zone voor het adres van de bestemmeling • A ltijd aan de rechterzijde van de enveloppe. • Bevat het adreskader van de bestemmeling. 2 Adreskader van de bestemmeling • Een virtueel kader binnen zone 1 waarin het adres van de bestemmeling komt. • D e adressering volgt de regels die terug te vinden zijn in het hoofdstuk Adressering, 1 Brieven. Dat houdt ook in dat de toegelaten achtergrondkleuren voor de adresseerzone (de Pantone-kleuren of hun quadri-equivalent) gerespecteerd moeten worden. • D it kader mag geen tekst of grafische elementen bevatten behalve het adres van de bestemmeling, uitgezonderd de eventuele elementen die hieronder worden vermeld: • De Mail ID-barcode (zie hoofdstuk Mail ID). • Een andere barcode dan Mail ID, onder de volgende voorwaarden: • de barcode staat vermeld boven of onder het adres van de bestemmeling; • de barcode en het adres van de bestemmeling worden gescheiden door een witregel; • de barcode mag niet beginnen met ‘JJBEA’. • Eventuele referenties (voorbeeld: een klantnummer), onder de volgende voorwaarden: • de referenties staan vermeld boven het adres van de bestemmeling; • ze worden gescheiden van het adres van de bestemmeling door een witregel; • ze mogen niet verward kunnen worden met een element van het adres (bv.: postcode of plaatsnaam). • H et retouradres moet voldoen aan de regels die vermeld worden in de richtlijnen in punt 6 van het hoofdstuk Adressering.

1

20 mm voor de zendingen met een hoogte van minder dan 11 cm en 40 mm voor alle andere gevallen.



large format 3

i

Zone volledig ter beschikking van de afzender • Het retouradres wordt bij voorkeur op de achterzijde van de enveloppe geplaatst. • A lle kleuren. • A lle grafische elementen. • A lle tekstvormen.

Deze zone is voorbehouden voor de indexatiecode die wordt aangebracht wanneer de zending eventueel door de sorteermachine gaat • W anneer een LARGE format-zending machinaal gesorteerd wordt, zal de machine automatisch onderstaande elementen in zone 4 aanbrengen: • een zwarte barcode (in de meeste gevallen); • of een witte zelfklever met daarop de zwarte barcode: • als het papier glanzend is of reflecteert; • als de zending onder plasticfolie wordt verstuurd; • als er een venster in zone 4 is; • als de zending veel grafische elementen en/of een donkere kleur in zone 4 bevat. • P laats geen adresvenster en/of eventuele reclamevensters. Het risico bestaat dat deze gedeeltelijk bedekt worden door de indexatiecode en/of door de witte zelfklever met de indexatiecode. • Wij raden u aan zone 4 wit te laten of een heldere kleur te gebruiken. 4

5 Frankeerzone Als u gebruikmaakt van de CO2 Compensation-optie, moet het logo zich links van de Port Betaaldmarkering bevinden.



large format 40 mm1

3

5 74 mm

Indien het adres van de bestemmeling in een venster verschijnt 1

74 mm

1 125 mm max.

100 mm max.

15 mm min.

4 mm

55 mm

4 2

140 mm 55 mm

2

4

Verticaal C4-formaat (portret)

140 mm

Horizontaal C4-formaat (landschap)

15 mm min.

5

100 mm max.

40 mm1

3

125 mm max.

4 mm 90 mm min. - 230 mm max.

20 mm of



b

20 mm of


15 mm min.

Adresvenster • H et adresvenster bevat het adres van de bestemmeling de regels voor adressering die terug te vinden zijn in het hoofdstuk Adressering. Dat houdt ook in dat de toegelaten achtergrondkleuren voor het adresvak (Pantone-kleuren of quadri-equivalent) gerespecteerd moeten worden. • Dit venster mag uitsluitend het adres van de bestemmeling bevatten, uitgezonderd de eventuele elementen die hieronder worden vermeld: • De Mail ID-barcode (zie hoofdstuk Adressering). • Een andere barcode dan Mail ID, onder de volgende voorwaarden: • de barcode staat vermeld boven of onder het adres van de bestemmeling; • de barcode en het adres van de bestemmeling worden gescheiden door een witregel; • de barcode mag niet beginnen met ‘JJBEA’. • Eventuele referenties (voorbeeld: een klantnummer), onder de volgende voorwaarden: • de referenties staan vermeld boven het adres van de bestemmeling; • ze worden gescheiden van het adres van de bestemmeling door een witregel; • ze mogen niet verward kunnen worden met een element van het adres (bv.: postcode of plaatsnaam). • Het retouradres moet voldoen aan de regels die vermeld worden in de richtlijnen in punt 6 van het hoofdstuk Adressering. • H et venster beantwoordt bij voorkeur aan volgende criteria: • M inimumafmetingen: 40 x 100 mm. • M aximumafmetingen: 125 x 100 mm. • D e vorm hoeft niet rechthoekig te zijn, zolang deze past binnen een rechthoek van 125 x 100 mm. • E en marge van 4 mm is voorzien tussen de randen van het venster en het adreskader 2 . • Het is noodzakelijk om een transparante folie te voorzien. De randen van deze folie moeten perfect vastgelijmd zijn aan de binnenranden van de uitsparing in de enveloppe. Als dat niet het geval is, wordt de zending beschouwd als een SPECIAL format-zending (zending met opening). • Het venster mag niet geplooid zijn en mag niet omlijnd zijn met een kleurstrook of -kader. • Het complete adres moet steeds volledig zichtbaar blijven door het venster, ook wanneer de inhoud van de enveloppe eventueel verschuift. Indien het document met het adres van de bestemmeling verschuift, mag in het venster geen tekst zichtbaar zijn die verward kan worden met het adres en/of de postcode. • Het adres mag niet geschreven zijn op gelijnd of geruit papier. 1

i

i

i

De zones 3 tot 5 moeten aan dezelfde voorwaarden beantwoorden als een zending zonder venster, beschreven in punt a hierboven. 1




large format 2.2. Achterzijde Retouradres • Het retouradres kan zonder enige beperking op de achterzijde aangebracht worden. • Meer informatie over het retouradres vindt u in punt 6 van het hoofdstuk Adressering.

2.3. Het reclamevenster Het reclamevenster verschilt van het adresvenster, gesloten met een transparante band/plasticfolie. Het bevat gewoonlijk reclamegegevens. Dit venster kan zich zowel op de voorzijde als op de achterzijde van de zending bevinden.

2.3.1. De voorste

i

Frankeermerk

Paul Janssens Dendermondestraat 55 1000 Brussel

bpost Brussel 5 Steenweg op Boondaal 55 1050 Elsene

Reclamevensters

Reclamevensters worden aanvaard zonder enige beperking (met inachtneming van de regels beschreven onder punt 2.3.2 op de heerzijde).



large format 2.3.2. Op de achterzijde Het reclamevenster mag vrij op de achterzijde staan, onder volgende voorwaarden: • De randen van het venster bevinden zich op minimaal 15 mm van de randen van de enveloppe. • De randen van dit venstervak moeten perfect zijn vastgelijmd aan de binnenranden van de uitsparing in de enveloppe. Voorbeelden: 15 mm min.

Reclamevenster

15 mm min.

15 mm min.

15 mm min.

achterzijde

i

15 mm min.

Achterzijde: reclamevenster (panoramisch)

15 mm min.

wist u dat ...

Als een of meerdere vensters niet afgesloten zijn door een transparante folie, bevat de zending een ‘opening’ en wordt ze beschouwd als een SPECIAL format-zending. Dit geldt zowel voor de voor- als de achterzijde.

3. Sluiting van de zendingen • • • •

De zending moet zo gesloten zijn dat deze niet kan opengaan of scheuren tijdens de verwerking. De lijm van de sluiting mag zeker niet in contact komen met andere zendingen. De inhoud van de zending mag niet uit de enveloppe komen. De externe sluitstrip moet stevig genoeg zijn (minimumdikte 0,2 mm) en aangepast worden aan de inhoud.

4. Technische kenmerken van de zending • De zendingen moeten stevig genoeg zijn. • Zendingen die uit één laag papier bestaan, zoals een postkaart, moeten een papiergrammage van minimaal 140 g/m2 hebben. • Zendingen die uit meerdere lagen papier bestaan, zoals een enveloppe of selfmailer, moeten een papiergrammage van minimaal 70 g/m2 hebben. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 17


large format 5. Richtlijnen voor zendingen die los verzonden worden 5.1. De selfmailer Een selfmailer is een voorgedrukte, geadresseerde en gefrankeerde zending die met de post verstuurd kan worden zonder dat zij eerst in een enveloppe of plasticfolie moet worden gestoken. Kenmerken Selfmailer-zendingen worden beschouwd als LARGE format-zendingen, wanneer ze: • aan de definitie van een LARGE format beantwoorden en/of • een of meer kenmerken van het LARGE format hebben en/of • niet dichtgemaakt zijn als een SMALL format-zending en/of • met behulp van nietjes, paperclips en/of metalen oogjes dichtgemaakt zijn. Voorbeelden: • Randen dichtgemaakt met perforatie

• Randen om af te scheuren

Frankering

• Sluiting met zelfklevers

Uw reclameboodschap bpost Brussel 5 Steenweg op Boondaal 55 1050 Elsene

• S luiting met lijmpunten of -lijnen: zie de voorwaarden onder het voorgaande punt 3 'sluiting van de zending'.

wist u dat ...

Elke selfmailer-zending die niet rechthoekig is en/of openingen heeft, wordt beschouwd als een SPECIAL format-zending. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 18


large format 5.2. De postkaart Postkaarten worden beschouwd als LARGE format-zendingen als ze aan alle kenmerken van het LARGE format beantwoorden en/of één of meer kenmerken van het LARGE format vertonen. De lay-out van klassieke postkaarten (zoals een vakantiepostkaart) moet aan de volgende kenmerken beantwoorden: Postkaarten die als LARGE format beschouwd worden, moeten bij voorkeur voldoen aan de hieronder vermelde lay-out: 90 mm min. - 230 mm max.

20 mm of


Retouradres

40 mm1

• De zone vanaf de rechterzijde van de 74 mm kaart tot 80 mm van de rechterzijde is voorbehouden voor de adressering en frankering. • De frankering moet worden aangebracht in de rechterbovenhoek, rechts boven het adres van de bestemmeling. Het adres moet duidelijk leesbaar zijn met het blote oog. • Een verticale scheidingslijn kan gebruikt worden om de kaart in twee te delen. 80 mm min. Deze lijn moet zich dan bevinden op minstens 80 mm afstand van de rechterzijde van 140 mm de kaart. Deze scheidingslijn loopt over de volledige hoogte van de kaart met een minimumdikte van 1,2 mm en stopt 55 mm van de onderzijde. • De regels voor het adres van de bestemmeling lopen evenwijdig met de lengte van de kaart (liggend). • Het retouradres in België moet altijd vermeld worden in de linkerbovenhoek of op de achterzijde van de kaart. U kunt het ook verticaal op één enkele regel schrijven op minstens 80 mm van de rechterzijde. • De papiergrammage is minimaal 140 g/m2. 55 mm

i

wist u dat ...

Elke postkaart die niet rechthoekig is en/of openingen heeft, wordt beschouwd als een SPECIAL format-zending.

MEER WETEN Als u twijfelt over de mogelijke behandeling van een losse zending, selfmailer of postkaart, neem dan contact op met ons Service Centre op 02 201 11 11 of stuur een e-mail naar [email protected] 1




large format 6. Kenmerken van zendingen onder plasticfolie 6.1. Specifieke kenmerken van de adressering

i

Het adres van de bestemmeling kan: • vermeld worden op de plastic verpakking: • voor een optimale verwerking door bpost bij voorkeur door middel van een idealiter wit etiket dat op de plasticfolie gekleefd wordt en waarop het adres gedrukt werd; • door het adres rechtstreeks op het plastic af te drukken, op een witte, ondoorzichtige band. • vermeld worden aan de binnenzijde van de plastic verpakking:

• d oor middel van een adresetiket dat op de inhoud van de zending is gekleefd; • door het adres rechtstreeks op de titelpagina af te drukken; • door het adres op een schutblad af te drukken dat in de plastic verpakking wordt gestopt:

i

• In dat geval moet er goed op worden gelet dat het schutblad niet kan verschuiven binnenin de zending. Het moet steeds dezelfde richting behouden. • in al deze gevallen moet de plasticfolie volledig doorzichtig zijn ter hoogte van de plaats waar het adres komt te staan, zodat het perfect leesbaar is; • het adres van de bestemmeling en de Mail ID-barcode (indien er een is) mogen zich niet onder de lasnaad van de plasticfolie bevinden. Er mag geen enkele vermelding op de voorzijde van de zending staan die verward kan worden met het adres van de bestemmeling, met uitzondering van het retouradres conform de voorwaarden onder punt 6 van het hoofdstuk Adressering. De Mail ID-barcodes moeten conform de technische specificaties onder punt 2.2. van het hoofdstuk Mail ID technologie zijn.

6.2. Plaatsing van het adres van de bestemmeling, het retouradres en het frankeermerk a Het adres van de bestemmeling, de frankering en het retouradres (als dat vooraan op de zending

staat) staan bij voorkeur in een rechthoek van minimaal 90 x 140 mm. In dat geval volgt de plaatsing van de verschillende zones het voorbeeld zoals aangegeven in de onderstaande schema's.

Min. 90 mm / Max. 230 mm

RETOUR NAAR: retouradres

Frankering


Frankering




Adresvak

Adresvak

Staand

Liggend



large format b Het retouradres, het adresvak en de frankeerzone kunnen ook op eenzelfde horizontale regel worden

gezet, op voorwaarde dat 'RETOUR NAAR' vermeld wordt voor het retouradres. Zo kan het duidelijk onderscheiden worden van het adres van de bestemmeling.


Adresvak

Frankering

c Als de plasticfolie een witte, ondoorzichtige band bevat of een adresetiket dat kleiner is dan het

oppervlak van de zending: • Het retouradres staat bij voorkeur in de linkerbovenhoek en wordt voorafgegaan door de woorden ‘RETOUR NAAR’, alles geschreven op één lijn. • We raden u aan om voor dit adres een kleinere puntgrootte te gebruiken (max. 7 punten), onderstreept en/of in cursief en/of in vet, zodat het gemakkelijk te onderscheiden is van het adres van de bestemmeling. • Het adres van de bestemmeling staat bij voorkeur in de rechterbenedenhoek, op de witte band of op het etiket: • m instens 40 mm van de bovenzijde van de zending; • m instens 15 mm van de rechterzijde van de zending; • m instens 55 mm van de onderzijde van de zending (indexatiezone voor het ‘liggend’ formaat).

6.3. Specifieke kenmerken van de plasticfolie • De lasnaad van de plasticfolie mag zich niet ter hoogte van het adresvak bevinden. Dat om ervoor te zorgen dat het adres van de bestemmeling duidelijk leesbaar is. • De folie en de lasnaad aangebracht op de plasticfolie moeten voldoende stevig zijn, zodat ze niet scheuren tijdens de manuele of machinale verwerking van de zendingen. • Het is daarom aanbevolen dat de plasticfolie een minimumdikte heeft van 25 micron voor LDPE-plastic (low density polyethylene) en 14 micron voor HDPE-plastic (high density polyethylene). • We raden u ten stelligste aan de volgende regels te respecteren om een optimale distributiekwaliteit van uw zendingen onder plasticfolie te garanderen: • De plastic verpakking mag niet meer dan 30 mm langer zijn dan de inhoud (met een speling van 10 mm voor zendingen met een dikte van meer dan 1 cm). • De plasticfolie mag niet elektrostatisch geladen zijn, d.w.z. dat het gebruikte materiaal antistatisch is en het geen statische lading mag ondergaan tijdens het verpakkingsproces. • Het moet mogelijk zijn om met een gewone balpen op de plasticfolie te schrijven, liefst op een witte, niet-transparante band, om er een etiket op te kleven met daarop dienstmededelingen zoals een adreswijziging of een reden voor niet-afgifte.

MEER WETEN Als u twijfelt over de mogelijke behandeling van een zending, neem dan contact op met ons Service Centre op 02 201 11 11 of stuur een e-mail naar [email protected] Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 21

Creatie SPECIAL Format

22


22

2. Lay-out van de zendingen a. Algemeen b. Voorbeelden

23 23 24

3. Sluiting van de zending

25

4. Technische kenmerken van de zending

25


special format Een SPECIAL format-zending1 is een zending die niet rechthoekig is en/of openingen bevat en naar een adres in België wordt verzonden. Ook zendingen waarop iets gedeeltelijk gekleefd werd - zoals een voorwerp, een kaart, een enveloppe enz. - zijn SPECIAL format-zendingen.

wist u dat ...

i

Als een of meerdere vensters/uitsparingen niet afgesloten zijn met een transparante folie, bevat de zending een 'opening' en wordt ze beschouwd als een SPECIAL format-zending.

1. Afmetingen, gewicht en dikte Max. 350 mm Max. 230 mm

Min. 90 mm

Max. 230 mm

Min. 140 mm

Min. 140 mm Min. 90 mm

Cirkel

Driehoek Max. 350 mm

Auto

Max. 230 mm


Min. 90 mm

Kruis

Max. 230 mm

Min. 140 mm

Max. 350 mm

Vorm: naar keuze. Minimumafmetingen: 90 x 140 x 0,15 mm (voor de rechthoek binnen de zending die bestemd is voor het adres en de frankering). Maximumafmetingen: 230 x 350 x 30 mm. Maximumgewicht: 2 kg. Een zending: •m et afmetingen tussen 230 x 350 x 30 mm en 265 x 350 x 30 mm kan onder de optie Extra Large vallen; •d ie meer dan 2 kg weegt en/of als koker wordt verzonden, is een bpack-pakket.

Min. 90 mm

U kunt van nog meer flexibiliteit genieten. Zolang dat van de zijden minimaal 90 mm lang is en dat de haakse zijde minimaal 140 mm lang is, zal deze zending als SPECIAL format aanvaard worden op voorwaarde dat deze vooraf werd goedgekeurd door bpost2. Op die manier kunnen wij u een optimale uitreiking garanderen.

Min. 140 mm

1

moet de bepalingen voorzien in het Reglement en de Algemene voorwaarden van bpost naleven wat betreft de inhoud van elke zending die toevertrouwd wordt aan bpost. U U kunt de Algemene voorwaarden van bpost raadplegen op www.bpost.be/site/nl/conditions.html

2

Bezorg ons een pdf van uw zending via de webform beschikbaar op www.bpost.be/specimenvalidatie. Wij antwoorden u binnen de 48 uur.



special format 2. Lay-out van de zendingen a Algemeen

• D e voorzijde van de zending is de zijde waarop het adres van de bestemmeling en de frankering worden vemeld (beide moeten altijd op dezelfde zijde staan). • Het gebruik van P.B. / P.P. (Port Betaald / Port Payé) is verplicht voor de frankering van SPECIAL format-zendingen. • Het retouradres moet vermeld worden op elke zending voor afgifte. • Het adres van de bestemmeling, het retouradres en de frankering moeten met het blote oog leesbaar zijn (zie het hoofdstuk Adressering punt 3.1.3). • Het adres van de bestemmeling, de frankering en het retouradres (als dat op de voorzijde van de zending wordt vermeld) worden bij voorkeur in een rechthoek van minimaal 90 x 140 mm geplaatst. U dient de verschillende zones, zoals weergegeven op onderstaand voorbeeld, te respecteren. Min. 90 mm / Max. 230 mm

Frankering


Frankering





Adresvak

Adresvak

• H et retouradres, het adresvak en de frankeerzone mogen op dezelfde horizontale lijn geplaatst worden, zolang de vermelding ‘RETOUR NAAR’ voorafgaat aan het retouradres, om een duidelijk onderscheid te maken.


Adresvak

Frankering

• O m beschadiging tijdens de verwerking van uw zendingen te vermijden, gebruik bij voorkeur afgeronde lijnen (vermijd scherpe hoeken van minder dan 90°). Max. 350 mm

Max. 230 mm


Min. 90 mm

Max. 230 mm

Min. 140 mm

Max. 350 mm



special format b Voorbeelden

• Voor zendingen met openingen mag de doorsnede van de cirkel rond de opening niet groter zijn dan 80 mm. Min. 90 mm / Max. 230 mm




Max. 80 mm

Frankering


Frankering

Max. 80 mm

RETOUR NAAR: retouradres Adresvak

Adresvak

• Vormen zonder insnijdingen.

Max. 350 mm

Max. 350 mm Max. 230 mm


Max. 230 mm


Min. 90 mm

Max. 230 mm

Min. 140 mm

Max. 350 mm



special format 3. Sluiting van de zending • • • •

De zending moet zo gesloten zijn dat ze niet kan opengaan of scheuren tijdens de verwerking. De lijm van de sluiting mag zeker niet in contact komen met andere zendingen. De inhoud van de zending mag niet uit de enveloppe komen. De externe sluitstrip moet stevig genoeg zijn (minimumdikte 0,2 mm) en aangepast worden aan de inhoud.

4. Technische kenmerken van de zending • De zendingen moeten stevig genoeg zijn. • Zendingen die uit één laag papier bestaan, zoals een postkaart, moeten een papiergrammage van minimaal 140 g/m2 hebben. • Zendingen die uit meerdere lagen papier bestaan, zoals een enveloppe of selfmailer, moeten een papiergrammage van minimaal 70 g/m2 hebben.

wist u dat ...

Het retouradres in België moet op elke zending worden vermeld.

MEER WETEN Als u twijfelt over de mogelijke behandeling van een zending, neem dan contact op met ons Service Centre op 02 201 11 11 of stuur een e-mail naar [email protected] Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 25

Adressering 1. Overzicht van een correct geplaatst adres 1.1. Gedrukt adres 1.2. Geschreven adres

27 27 27

2. Adresstructuur 2.1. De 3 onderdelen van het adres 2.2. Structuur van de verschillende adresregels 2.2.1. Adresstructuur voor particulieren 2.2.2. Adresstructuur voor bedrijven 2.2.3. Details van regels 5 en 6 2.3. Nationaal adres 2.4. Internationaal adres 2.5. Voorbeelden

28 28 28 28 29 29 30 30 30

3. Adresformaat 3.1. Gedrukt adres 3.1.1. Kleurcontrast 3.1.2. Lettertype 3.1.3. Lettergrootte 3.1.4. Kenmerken van het adresvak 3.2. Geschreven adres

31 31 31 31 32 32 32

4. Afkortingen

33

5. Speciale huisnummers

34

6. Het retouradres

34

7. Kleurnormen

36

1. brieven

adressering Een goed opgesteld adres is een leesbaar, volledig, precies adres dat geen dubbelzinnigheden bevat. Onze eenvoudige aanbevelingen moeten de kwaliteit en snelheid van de sortering en uitreiking van uw zendingen optimaliseren.

Om ervoor te zorgen dat sorteermachines het adres optisch kunnen herkennen, moeten SMALL en LARGE format-zendingen de plaatsing en het formaat van het adres van de bestemmeling en het retouradres en de Pantone-kleurnormen respecteren, zoals beschreven in dit hoofdstuk. Onze aanbevelingen zijn zowel van toepassing op post waarvan u de afzender bent, als post waarvan u de bestemmeling bent. Zorg ervoor dat uw gegevens volledig en correct op al uw communicatiemedia staan: briefpapier, facturen, bestelbonnen, reclamedrukwerk, enveloppen, visitekaartjes, inschrijvingen in gidsen, e-mailhandtekeningen … In dit hoofdstuk vindt u de aanbevelingen waaraan het adres van de bestemmeling en het retouradres moeten beantwoorden. De regels voor de lay-out van de zendingen, waaronder de plaatsing van de adreszone, hangen af van het type zending (SMALL, LARGE of SPECIAL format). Om te weten waar het adres van de bestemmeling en het retouradres moeten geplaatst worden, raadpleeg ‘Lay-out van de zendingen’ van het hoofdstuk i.v.m. uw zending.


1. brieven

adressering 1. Overzicht van een correct geplaatst adres 1.1. Gedrukt adres US formaat

5

40 mm of 20 mm1

74 mm

3

Paul Janssens 2 Dendermondestraat 55 Bus 12 2018 Antwerpen max. 125 mm

30 mm2

7

max. 100 mm

1 8

min.

15 mm


4

6

1


2 3

1.2. Geschreven adres

4

5 6

8

US formaat

5

Plaatsing van het adres van de bestemmeling Adreskader van de bestemmeling Frankeer- en afstempelzone En 7 zones volledig ter beschikking van de afzender Retouradres (achterzijde) Indexatiezone leeg en wit of lichtkleurig, behalve als uw zending over een leesbare Mail ID beschikt Horizontale verlenging van zone 2 . Idem zone 4 en 7 behalve elementen die verward kunnen worden met een adres

4

3

Paul Janssens 2 Dendermondestraat 55 Bus 12 2018 Antwerpen max. 125 mm

30 mm2

7

max. 100 mm

1 8

min. 15 mm


40 mm of 20 mm1

74 mm

6


1 2



1. brieven

adressering 2. Adresstructuur 2.1. De 3 onderdelen van het adres 1. Noodzakelijke informatie om de bestemmeling te identificeren • Naam, voornaam, titel, functie, beroep. • Afdeling. • Bedrijfsnaam, rechtsvorm. 2. Noodzakelijke informatie voor de postbedeling • Naam van het gebouw, ingang. • Straat, huisnummer, postbusnummer.

• Specifieke uitreikingspunten: postliggend, postbus.

3. Noodzakelijke informatie om de post te verzenden • Postcode + plaatsnaam. • Land van bestemming voor internationale zendingen.

Opmerkingen • Vermeld altijd de juiste postcode. • Een lijst van Belgische postcodes is beschikbaar op onze website www.bpost.be/masspost • G ebruik geen ISO-landcode (zoals ‘F’ of ‘FR’ voor Frankrijk) voor zendingen van/naar het buitenland.

2.2. Structuur van de verschillende adresregels Het adres begint met de meest specifieke informatie (de bestemmeling) en eindigt met de meest algemene informatie (de postcode en de plaats, of het land bij internationale zendingen).

2.2.1. Adresstructuur voor particulieren

i

Regel 1 (Verplicht)

Titel, naam en voornaam van de bestemmeling, beroep

Meneer Paul Letest, Advocaat

Regel 2

Eventueel ‘bij’ + naam Naam van het gebouw, ingang, verdieping, gang, appartement

Bij Pierre Boulanger Gebouw D - Ingang 4 - 2e verdieping

Regel 3

Vervolg van regel 2 (indien nodig)

Regel 4

Vervolg van regel 2 (indien nodig)

Regel 5 (Verplicht)

Straat + huisnummer Busnummer (indien van toepassing) of eventueel postliggend of eventueel postbus

Nieuwstraat 45, bus 3

Regel 6 (Verplicht)

Postcode + plaatsnaam

1000 Brussel

Opmerkingen • Als de informatie op de regels 2, 3 en 4 niet op uw zending van toepassing is, laat dan geen plaats open voor de regels die wegvallen tussen regel 1 en regels 5 en 6 (geen witregel(s) in het adresvak). • De gegevens die vermeld worden op de regels 2, 3 en 4 zijn onderling verwisselbaar. • U kunt eventueel een regel 0 toevoegen voor informatie die losstaat van het adres van de bestemmeling (lidmaatschapsnummer, dossiernummer etc.). Deze regel moet altijd boven het adres van de bestemmeling staan, gescheiden door een witregel. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 28

1. brieven

adressering 2.2.2. Adresstructuur voor bedrijven

i

Regel 1

Titel, naam en voornaam van de bestemmeling

Pierre Boulanger T.a.v. Monsieur Stéphane Dupont

Regel 2

Functie en/of afdeling, ingang, lokaal Eventueel ‘ter attentie van’ + naam

Kwaliteitsafdeling

Regel 3 (Verplicht)

Naam van de onderneming of de organisatie

bpost

Regel 4

Naam van het gebouw, de verdieping, gang of ruimte ..

Hoofdgebouw 2e verdieping

Regel 5 (Verplicht)

Straat + huisnummer Busnummer (indien van toepassing) of eventueel postliggend of eventueel postbus

Nieuwstraat 45, bus 3

Regel 6 (Verplicht)

Postcode + plaatsnaam

1000 Brussel

Opmerkingen • A ls de informatie voorzien op de regels 1, 2 en 4 niet op uw zending van toepassing is, laat dan geen plaats open voor de regels die wegvallen (geen witregel(s) in het adresvak). • De gegevens die vermeld worden op de regels 1, 2 en 4 zijn onderling niet verwisselbaar. • Een regel 0 kan eventueel worden toegevoegd voor informatie die losstaat van het adres (lidmaatschapsnummer, dossiernummer etc.). Deze regel moet altijd boven het adres staan, gescheiden door een witregel.

2.2.3. Details van regels 5 en 6 ELEMENTEN VAN DE ADRESSERING

GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING

Regel 5: W egtype Wegbenaming Nummer Bus

• Geef het wegtype aan; wegbenaming; huisnummer en busnummer. • Gebruik het correcte wegtype, zoals straat, laan … • Kort het wegtype alleen af als dat echt nodig is, bijvoorbeeld als het adres niet op één enkele regel kan (de lijst met afkortingen vindt u verderop). • Het wegtype volgt onmiddellijk op de wegbenaming. • Gebruik geen meertalige vermelding van de straatnaam (‘Rue de la Paix / Vredesstraat’, ‘Rue du Merlostraat’). • Het huisnummer volgt onmiddellijk op de straatnaam. • Gebruik geen interpunctie (punt, komma, n°, nr of andere) om de verschillende elementen te scheiden. • Vermelding van het nummer van de verdieping, gang, zaal of het appartement is niet toegestaan. Indien nodig kunt u het op regel 4 noteren. • Als de zending aan een gebouw met postbussen gericht is, moet het busnummer vermeld EN voorafgegaan worden door de vermelding ‘bte’, ‘bus’, ‘box’ of ‘boîte’. • Vermeldingen als ‘b’, ‘Bt’, ‘#’, ‘-’, ‘/’, ' appt' ... zijn niet toegelaten.

Regel 6: P ostcode Plaatsnaam

• De postcode moet geschreven worden met vier cijfers (bv. 4500). • Vermeld ‘B’ of ‘BE’ niet voor de postcode. • Gebruik geen ISO-landcode (F, FR ...) voor het buitenland. • De plaatsnaam volgt onmiddellijk op de postcode. • Gebruik bij voorkeur de gefusioneerde plaatsnaam (naam van de gemeente). • Onderstreep de postcode en plaatsnaam niet.


1. brieven

adressering 2.3. Nationaal adres

i

• Het adres bevat minimaal 3 en maximaal 6 regels. • Het adres wordt links uitgelijnd. • Elke regel bevat maximaal 50 karakters (spaties inbegrepen). Als het aantal karakters hoger dan 50 is, kijk dan onder punt 4 'afkortingen' van dit hoofdstuk. • Gebruik nooit een ISO-landcode (zoals 'B', 'BE') . • De vermelding ‘België’ is niet noodzakelijk voor binnenlandse zendingen. Voor internationale zendingen moet de naam van het land volledig vermeld worden in een van de 3 landstalen of in het Engels.

Paul Janssens Dendermondestraat 55 2018 Antwerpen

2.4. Internationaal adres • De plaats van bestemming moet aangegeven worden, bij voorkeur in de taal van het land van bestemming, in Latijns alfabet. • Vermeld in HOOFDLETTERS en voluit geschreven het land van bestemming op de laatste adresregel (in het Nederlands, Frans, Duits of het Engels) zonder onderstreping. • Gebruik geen ISO-landcode (zoals ‘F’, ‘FR’ voor Frankrijk of ‘CH’ voor Zwitserland). • Bij priorzendingen moet een blauw A PRIOR-etiket op de enveloppe gekleefd worden, links van de zone met het adres van de bestemmeling.

Sr. Vasquez Calle Agazador 23 Las Rosas 28230 Madrid SPANJE

2.5. Voorbeelden PARTICULIER

BEDRIJF

PARTICULIER (MET POSTBUS)

Dhr. Filip Vanbrussel

Filip Vanbrussel

Dhr. Filip Vanbrussel

Residentie ‘X’

Klantendienst, 2e verdieping

P.B. 3

3e verdieping

bpost

1000 Brussel De Brouckère

Visvijverstraat 7 bus 3

De Brouckèreplein 1

1000 Brussel

1000 Brussel

Opmerking Als het retouradres een postbus is, moet de volledige benaming van het postkantoor vermeld worden.


1. brieven

adressering 3. Adresformaat 3.1. Gedrukt adres

i

Gedrukte tekst is het makkelijkst te herkennen, te sorteren en uit te reiken. Vermijd het gebruik van verschillende lettertypes en handschrift.

3.1.1. Kleurcontrast Gebruik bij voorkeur zwarte letters op een lichte of witte achtergrond. Hieronder enkele voorbeelden om u te helpen de leesbaarheid van uw machinale zendingen te optimaliseren. Paul Janssens Kwaliteitsafdeling bpost Dendermondestraat 55 bus 12 2018 Antwerpen

Paul Janssens Kwaliteitsafdeling bpost Dendermondestraat 55 bus 12 2018 Antwerpen

ok


X

X

Alle karakters moeten volledig, in uniforme kleur, gedrukt worden, in inkt van goede kwaliteit, zonder witte vlekken of onregelmatigheden in de karakters. Meer informatie over de aanbevolen kleuren als achtergrondkleur voor de adreszone vindt u bij punt 7 van dit hoofdstuk.

3.1.2. Lettertype • Gebruik bij voorkeur de lettertypes Arial, Helvetica en Verdana. • We raden af onderstaande lettertypes te gebruiken: • •

W A

Handschriftimitaties. K arakters die elkaar raken of die te dicht bij elkaar staan (bv. Arial Narrow)

Max. 2 mm

ok

m uw adressen optisch leesbaar te houden, moet de spatie tussen de letters van een O woord of van een lettergroep minimaal 0,35 mm en maximaal 2 mm bedragen. • S erif-lettertypes

of schreeflettertypes (behalve TimesNewRoman en Courier, die onder de definitie van het SMALL format vallen). In de typografie zijn de schreven (‘serifs’ in het Engels) kleine uitsteeksels die het einde van karakters vormen bij sommige lettertypes. Een lettertype zonder schreven of dwarsstreepjes wordt ‘schreefloos’ genoemd.

• D e karakters die in vet en/of onderstreept staan. •

De karakters die afgedrukt worden volgens een techniek van inversie.

•

De karakters die meer dan 5 graden hellen.

AaBbCc Schreefloos lettertype

ok Schreefletters (met de schreven in het rood)

X


1. brieven

adressering 3.1.3. Lettergrootte De ideale lettergrootte bedraagt 11 of 12 punten. De font bedraagt 10 tot 17 punten. Alle adresgegevens worden gedrukt met een identiek lettertype en -grootte. MINIMUM

10 punten

AANBEVOLEN

12 punten

MAXIMUM

17 punten

HOOFDLETTERS

kleine letters

min. 2,4 mm

min. 1,6 mm

MAX.

max.

5 mm

3,7 mm

3.1.4. Kenmerken van het adresvak • Spaties • L aat een spatie tussen ieder woord. Ook tussen een woord en een cijfer moet u een spatie zetten. • S cheid woorden niet met meerdere spaties of een lange tabulatiestop. • Z org dat er voldoende plaats is tussen de regels zodat de letters elkaar niet overlappen. • L aat geen witregels in uw adresvermelding.


X

• Uitlijning • Alle adresregels moeten links uitgelijnd worden.

X

• Inclinatie • H et adres moet zoveel mogelijk evenwijdig lopen met de lange zijden van de enveloppe, met een maximale helling van 10 graden.

nssens Paul Ja ling itsafde t li a Kw e us 12 at 55 b bpost ndestra o rm e Dend en ntwerp 2018 A

• Interpunctie en speciale tekens • Vermijd interpunctie. • Vermijd speciale tekens (zoals ‘/’, ‘#’, ‘&’, ‘§’, 'n°', 'nr' of haakjes en aanhalingstekens ...).

• Cijfers • Data en hoofdtelwoorden moeten geschreven worden in Arabisch cijferschrift (bv.: 11 novemberstraat, 4 seizoenenstraat ...). • Indien de lokale autoriteiten (stad of gemeente) op de straatnaamborden een andere spelling hanteren, mag u deze overnemen. • U itzondering: namen van koningen en pausen. De namen van koningen en pausen bestaan over het algemeen uit een voornaam gevolgd door een rangtelwoord. Het rangtelwoord wordt altijd aangegeven met een Romeins cijfer (bv.: Koning Albert I laan, Paus Benedictus XVI-straat ...).

3.2. Geschreven adres De adviezen voor gedrukte adressen gelden ook voor geschreven adressen. Schrijf zo leesbaar mogelijk en: • verbind de cijfers van de postcode niet maar houd ze duidelijk gescheiden; • vermeld de naam van de gemeente in hoofdletters. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 32

1. brieven

adressering 4. Afkortingen i

Afkortingen mogen enkel gebruikt worden als het aantal karakters per regel (spaties inbegrepen) de 50 karakters overschrijdt. •V oorbeeld: in de straatnaam ‘Burgemeester Baron van Voerst van Lyndenstraat’, is het absoluut niet aangewezen om het relevante stuk ‘van Voerst van Lynden’ af te korten: Burg. Bar. van Voerst van Lyndenstraat Overzicht van afkortingen AFKORTING NIET TOEGESTAAN

AFKORTING TOEGESTAAN ONDER BEPAALDE VOORWAARDEN

AFKORTING TOEGESTAAN

Burgerlijke stand

VOORBEELDEN VAN AFKORTINGEN

X

Dhr., Mevr.

X

Dr. voor Dokter, Ir. voor Ingenieur

Rechtsvorm

X

nv in plaats van Naamloze Vennootschap

Andere bedrijfsinformatie

X

I.Z. voor industriezone, res. voor residentie

Voornaam

X

Naam

X

1

Titel Bedrijfsnaam

Voor bedrijven die beter gekend zijn onder de afkorting dan onder hun volledige bedrijfsnaam.

Wegtype*

Enkel als het echt nodig is om het adres op één regel te houden in de adreszone.

. str. in plaats van straat . In. in plaats van laan . pl. in plaats van plein

Wegbenaming

Enkel als het echt nodig is, en enkel de titel en voornaam. Er mogen geen dubbelzinnigheden ontstaan met gelijkaardige namen van wegen in dezelfde gemeente.

. Burg. in plaats van burgemeester . Gen. in plaats van generaal . J. in plaats van Jan

Postbus

Enkel afgekort als pb.

Postcode

X

Naam van de gemeente

X

* Hieronder vindt u de toegelaten afkortingen terug van wegtypes:

1

STRAATNAMEN IN HET NEDERLANDS

STRAATNAMEN IN HET FRANS

straat laan plein steenweg industriezone gebouw square

Avenue Boulevard Centre Place Route Square Zone Industrielle Chaussée Impasse

str. ln pl. stwg I.Z. geb. sq.

STRAATNAMEN IN HET DUITS

Av. Bd Ctre Pl. Rte Sq. Z.I. Chée Imp.

Strasse Allee Platz Gewerbegebiet Residenz

Str. All. Pl. GG. Res.

Voornamen worden voluit geschreven om de heradressering van de post te vergemakkelijken en voor aangetekende zendingen.


1. brieven

adressering 5. Speciale huisnummers Samengestelde nummers Gebruik ‘-’ om de nummers te scheiden. Scheid nummers niet met een spatie of ‘/’.

Louizalaan 43-45

Numerieke uitbreidingen van huisnummers Niet te verwarren met een busnummer. Kan indien nodig gecombineerd worden met een busnummer.

Dieweg 61/2 (zonder spatie) Joseph Wautersplein 16/1 bus 8

Alfabetische uitbreidingen van huisnummers Niet te verwarren met een busnummer. Kan indien nodig gecombineerd worden met een busnummer.

Maaslaan 1A (zonder interpunctie of spatie) Bouillonlaan 16A bus 207

6. Het retouradres Het retouradres is het adres waarnaar een niet-bezorgde zending wordt teruggestuurd. Het vermelden van een retouradres, dat zich in België moet bevinden, is verplicht. Indien de klant naast het verplichte retouradres andere adressen wil vermelden zoals het adres van de afzender (de fysieke of rechtspersoon die aan de basis ligt van het bericht dat naar de bestemmeling wordt verzonden), dan kunnen de kwaliteit van de verdeling en een goed beheer van de retourzendingen niet gegarandeerd worden. Het risico bestaat immers dat er verwarring ontstaat door de verschillende adressen op de zending. Om dat risico te vermijden, noteert u 'RETOUR NAAR' voor het retouradres, tenzij dat zich in het adresvenster bevindt, zoals omschreven in punt B hierna.

Het retouradres (in België) staat bij voorkeur op de achterzijde van de zending: Verder is de plaatsing vrij en zijn er geen regels (lettergrootte, -type …)

Retouradres

Plaats van de verschillende adressen

Frankering



1. brieven

adressering In onderstaande zones mag er in geen geval een adres verschijnen:

Frankering

Retouradres

X

Frankering



Frankering


Retouradres

X

X

Retouradres

Andere alternatieve zijn echter ook mogelijk:

• in de linkerbovenhoek op de voorzijde van de enveloppe in een kleiner lettertype dan het adres van de bestemmeling, idealiter op 1 of 2 lijnen

Retouradres

Frankering


• verticaal langs de linkerzijde van de enveloppe in een kleiner lettertype dan het adres van de bestemmeling, op 1 lijn

Frankering

Retouradres


B. Geval waarin een ander adres dan het adres van de bestemmeling in het adresvak of in het venster staat. Dat adres is uitsluitend een afzenderadres en moet aan de volgende voorwaarden voldoen: • het retouradres staat boven het adres van de bestemmeling en wordt Afzender: Dhr. J. Goethals, Schildknaapstraat 4, 1000 Brussel op één enkele regel geschreven; Paul Janssens • de twee adressen worden met een lijn van elkaar gescheiden; Dendermondestraat 55 • de grootte van de karakters van adres bedraagt maximaal 7 punten; 2018 Antwerpen • de kleur van de letters moet lichter zijn - bij voorkeur lichtgrijs dan die van het adres van de bestemmeling; • het retouradres mag niet in een venster staan als het adres van de bestemmeling niet in een venster staat (onmiddellijk op de enveloppe gedrukt); • het retouradres moet worden voorafgegaan door de vermelding; • het afzenderadres is, naast het adres van de bestemmeling, het enige adres dat in het venster mag staan; • als het afzenderadres het enige adres is dat naast dat van de bestemmeling wordt vermeld op de zending, wordt het automatisch beschouwd als het retouradres. Indien er meerdere adressen op de zending staan, kunnen de kwaliteit van de verdeling en een goed beheer van de retourzendingen niet gegarandeerd worden. Het risico bestaat immers dat er verwarring ontstaat door de verschillende adressen op de zending zie ook bovenstaande opmerking). Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 35

1. brieven

adressering 7. Kleurnormen

i

Onderstaande normen voor de Pantone-kleuren en hun quadri-equivalent definiëren de achtergrondkleuren (naast wit) voor de adresseerzone of de indexatiezone. Kleuren voorafgegaan door mogen niet worden gebruikt in de indexatiezone. Voor een goede leesbaarheid door de machines raden we u aan: • om voor de achtergrondkleur wit of pastelkleuren te gebruiken. • om geen bruine enveloppen te gebruiken. Tabel met Pantone-kleuren en hun quadri-equivalent (Cyan - Magenta - Yellow - Key) (conversie van het Pantone-gamma ® COLOR BRIDGE / coated euro)

Pantone 100 101 102 106 107 108 113 114 115 120 121 122 127 128 134 135 141 142 148 149

C-M-Y-K 0 - 0 - 56 - 0 0 - 0 - 68 - 0 0 - 0 - 95 - 0 0 - 0 - 73 - 0 0 - 0 - 90 - 0 0 - 0 - 98 - 0 0 - 2 - 83 - 0 0 - 4 - 87 - 0 0 - 6 - 87 - 0 0 - 5 - 64 - 0 0 - 8 - 70 - 0 0 - 11 - 80 - 0 0 - 4 - 60 - 0 0 - 7 - 70 - 0 0 - 12 - 60 - 0 0 - 23 - 76 - 0 0 - 17 - 65 - 0

Pantone 155 156 162 169 176 182 196

C-M-Y-K 0 - 12 - 34 - 0 0 - 24 - 49 - 0 0 - 27 - 31 - 0 0 - 31 - 25 - 0 0 - 36 - 18 - 0 0 - 31 - 8 - 0 0 - 23 - 6 - 0

Pantone 203 210 217 236 243 244 250 256 263

C-M-Y-K 0 - 37 - 2 - 0 0 - 45 - 4 - 0 1 - 32 - 0 - 0 3 - 37 - 0 - 0 4 - 32 - 0 - 0 9 - 45 - 0 - 0 7 - 28 - 0 - 0 9 - 22 - 0 - 0 10 - 18 - 0 - 0

Pantone 317 365 366 372 373 374 379 380 381 386 387 388 389 393 394 395 396

C-M-Y-K 24 - 0 - 7 - 0 24 - 0 - 42 - 0 31 - 0 - 50 - 0 16 - 0 - 40 - 0 21 - 0 - 47 - 0 30 - 0 - 62 - 0 13 - 0 - 60 - 0 20 - 0 - 80 - 0 29 - 0 - 96 - 0 9 - 0 - 66 - 0 12 - 0 - 80 - 0 15 - 0 - 78 - 0 23 - 0 - 83 - 0 6 - 0 - 55 - 0 6 - 0 - 72 - 0 9 - 0 - 90 - 0 10 - 0 - 95 - 0

0 - 25 - 78 - 0 0 - 18 - 43 - 0 0 - 25 - 51 - 0

Pantone 400 406 420 427 434 441 453 454 458 459 460 461 468 473 474 475 481 482 487 488 489 494 495 496

De specifieke regels voor etiketten op pakketten vindt u in hoofdstuk 4 Pakketten, punt 2 in ‘Creatie’. Voor de gedetailleerde, technische specificaties kunt u terecht bij uw Account Manager of op [email protected]

C-M-Y-K 6 - 7 - 11 - 16 5 - 9 - 10 - 16 6 - 4 - 7 - 11 7-3-5-8 5 - 11 - 8 - 12 22 - 3 - 15 - 8 12 - 7 - 33 - 17 12 - 5 - 27 - 9 5 - 4 - 70 - 7 5 - 3 - 61 - 4 2 - 0 - 50 - 3 2 - 0 - 40 - 1 6 - 13 - 41 - 5 0 - 36 - 42 - 0 0 - 27 - 35 - 0 0 - 23 - 30 - 0 5 - 23 - 25 - 10 4 - 17 - 21 - 7 0 - 44 - 36 - 0

Pantone 501 502 503 510 517 524 531 537 538 545 552 559 566 573 580 584 585 586 587

C-M-Y-K 1 - 39 - 11 - 5 0 - 26 - 9 - 1 0 - 20 - 6 - 1 0 - 31 - 3 - 0 3 - 25 - 0 - 0 11 - 23 - 0 - 0 11 - 24 - 0 - 0 22 - 7 - 2 - 3 14 - 4 - 1 - 3 21 - 2 - 0 - 1 24 - 3 - 7 - 2 32 - 2 - 22 - 3 17 - 0 - 10 - 0 21 - 0 - 13 - 0 20 - 0 - 34 - 0 21 - 0 - 85 - 0 14 - 0 - 68 - 0 10 - 0 - 59 - 0 9 - 0 - 50 - 0

0 - 31 - 26 - 0 0 - 21 - 20 - 0 0 - 47 - 10 - 0 0 - 32 - 6 - 0 0 - 27 - 5 - 0


Mail ID-technologie 1.

Het gebruik van de Mail ID-technologie 1.1. Definitie en toepassingen 1.2. Basisprincipe 1.3. Certificering 1.4. Voordelen van de Mail ID-technologie 1.5. Adresseringsregels voor de Mail ID-technologie

37 37 37 37 38 38

2.

Specifieke kenmerken van zendingen met een Mail ID-barcode 2.1. Elektronisch bestand 2.2. Mail ID-barcode 2.3. Certificatieprocedure

42 42 42 43

3.

S pecifieke kenmerken van zendingen met een sequentiereferentie 3.1. Elektronisch bestand 3.2. Sequentiereferentie 3.3. Certificatieprocedure

43 43 43 44

1. brieven

Mail ID-technologie 1. Het gebruik van de Mail ID-technologie 1.1. Definitie en toepassingen De Mail ID-technologie is een methode waarmee u uw adresbestanden elektronisch kan uitwisselen met bpost vooraleer uw contractuele zendingen verwerkt worden. Dankzij die technologie kunnen we uw zendingen efficiënter en betrouwbaarder behandelen. Ze kan worden toegepast voor: • ‘SMALL format’ met een Mail ID-barcode • ‘LARGE format’ met een Mail ID-barcode (niet gesorteerd, gesorteerd per sector en per uitreikingskantoor) • ‘LARGE format’ met een sequentiereferentie. bpost raadt aan om behalve de sequentiereferentie ook de Mail ID-barcode te drukken op de verzendingen die gesorteerd zijn volgens ronde en sequentie. Indien u deze optie kiest, is een specifieke certificering: • verplicht indien u nog geen Mail ID-certificering heeft. • sterk aangeraden indien u al minstens een Mail ID-certificering heeft (SMALL of LARGE). Om te kunnen gebruikmaken van de Mail ID-technologie moet u: • een contract met bpost gesloten hebben, rechtstreeks of via een derde; • toegang hebben tot de e-MassPost-applicatie; • alle technische criteria vermeld in de ‘Data Exchange Technical Guide’ respecteren. Die gids kan u verkrijgen via ons Service Centre op het nummer 02 201 11 11; • een machtiging voor elk type zending hebben.

1.2. Basisprincipe Voor de feitelijke afgifte stuurt u een elektronisch bestand naar bpost met daarin de straat, het huisnummer, het busnummer (indien van toepassing), de postcode en de plaatsnaam voor al uw zendingen. Het systeem voor de uitwisseling van gegevens verwerkt de adressen en stuurt u een antwoordbestand. Hou er rekening mee dat indien uw zendingen geen minimumherkenningsgraad hebben van 70%, Mail ID niet bruikbaar is voor het sorteren van uw zendingen, die dan opnieuw gekwalificeerd worden volgens het juiste producttype1. Dat bestand bevat ook informatie over de herkenningsgraad van de adressen en een opsomming van adressen die slechts gedeeltelijk of helemaal niet werden herkend door bpost en eventueel sorteerinformatie. Het systeem verbetert geen adressen die niet herkend werden door bpost. Raadpleeg voor meer informatie de Data Exchange Technical Guide. wist u dat ...

Als uw elektronisch bestand namen en voornamen van bestemmelingen of bedrijfsnamen bevat, geniet u een operationele Mail ID+/Ronde en sequentie+-korting. Als de herkenningsgraad van uw adressen hoog genoeg is (gelijk aan of hoger dan 94%), kan u genieten van een Quality Discount. Die varieert volgens het percentage herkende adressen1.

1.3. Certificering Om gebruik te kunnen maken van de Mail ID-technologie moet u een certificering ontvangen voor elk type zending dat gebruikmaakt van het systeem (SMALL en LARGE format-zendingen). De verschillende stappen om een certificaat te verkrijgen, worden uitgelegd in de ‘Data Exchange Technical Guide’. Voor meer gedetailleerde informatie kan u per e-mail contact met ons opnemen: [email protected]

1

kan nog genieten van een overgangsperiode tot 30/06/2014 U Voor meer details, raadpleeg de Algemene Voorwaarden Geadresseerde Zendingen (Nationaal) - versie 2014.


1. brieven

Mail ID-technologie 1.4. Voordelen van de Mail ID-technologie • E fficiëntere en kwalitatief betere sortering van de zendingen door de uitwisseling van elektronische bestanden. • Verbeterde kwaliteit van de adressen in uw gegevensbank, want u krijgt feedback op de adressen die niet herkend worden als afleveringspunt.

1.5. Adresseringsregels voor de Mail ID-technologie Hieronder wordt uitgelegd hoe u de adresvelden van een Mail ID-, Ronde en sequentie-bestand het best invult om te zorgen voor een zo hoog mogelijke herkenningsgraad van uw adressen door de systemen van bpost. Meer informatie over het drukken van adressen op uw zendingen vindt u in het hoofdstuk Adressering van Hoofdstuk 1 Brieven. Onderstaande tabel komt uit de Data Exchange Technical Guide. Hij herneemt de codes van de adrescomponenten die kunnen worden gebruikt. Groep 1: individuele bestemmeling CODE

CODE DESCRIPTION

Groep 2: organisatie en geolocatie MAX FIELD LENGTH

CODE

1

Greeting1

10

6

Company name

42

2

First Name

42

7

Department

42

3

Middle Name

20

8

Last Name

42

Building (including wing, staircases, floor, door)

42

4 5

Suffix

10

91

Unstructured Company/ Department/Building (06-08)

50

90

Unstructured Name (01-05)

50

Groep 3: weg, nummer en bus (vereist) CODE

i

CODE DESCRIPTION

CODE DESCRIPTION

MAX FIELD LENGTH

Groep 4: postcode en plaats (vereist)

MAX FIELD LENGTH

CODE

9

Address Line 1

42

15

CODE DESCRIPTION

Postal Code

MAX FIELD LENGTH

12

12

House Number

12

16

City

30

13

Box Number

8

93

P.O. Box Number

42

Unstructured Post Code/City (15-16)

50

14 92

Unstructured Street/House/Box (09-13)

50

Groep 5: land (noodzakelijk voor zendingen naar het buitenland)

i

1

CODE

CODE DESCRIPTION

17

ISO Country Code

2

18

Country Name

42

19

State

42

De vermelding 't.a.v.' mag enkel in dit veld gebruikt worden.

MAX FIELD LENGTH


1. brieven

Mail ID-technologie Een Mail ID-adres kan op 2 manieren aan bpost worden bezorgd: gestructureerd (in ieder veld van het bestand staat slechts één gegeven) of niet-gestructureerd (in één veld staan meerdere gegevens binnen dezelfde groep). Als uw databank het toelaat, kunt u ons de informatie best gestructureerd versturen voor een optimale herkenning. Als dat niet het geval is, kunt u ons de adressen niet-gestructureerd versturen. Weet dan wel dat dat een negatieve invloed op de herkenning kan hebben. Het adres wordt onderverdeeld in verschillende groepen:

i

1. Groep individuele bestemmeling, velden 1 tot 5 of niet-gestructureerd veld 90 2. Groep organisatie en geolocatie, velden 6 tot 8 of niet-gestructureerd veld 91 3. Groep weg, nummer en bus, velden 9 tot 14 of niet-gestructureerd veld 92 4. Groep postcode en plaats, velden 15 en 16 of niet-gestructureerd veld 93 5. Groep land, velden 17 tot 19

De groepen 3 en 4 zijn heel belangrijk omdat ze de basis van het huisadres vormen (in België). Groep 5, inclusief de volledige naam van het land van bestemming, is onontbeerlijk om zendingen op een correcte manier naar het buitenland te versturen. Onder bepaalde voorwaarden kunnen de groepen 1 en 2 ons helpen om bepaalde onduidelijkheden in de herkenning van adressen op te helderen. Het is toegestaan om voor een groep van velden een gestructureerde en voor een andere groep een nietgestructureerde notering te gebruiken. Het is evenwel niet toegestaan om binnen dezelfde groep zowel de gestructureerde als de niet-gestructureerde notering toe te passen. Voorbeelden: • Ideaal • Toegestaan • Niet toegestaan 9= Schoolstraat 92= Schoolstraat 4 bus 3 9= Schoolstraat 12= 4 15= 3040 92= 4 bus 3 13= 3 16= Huldenberg 15= 3040 15= 3340 16= Huldenberg 16= Huldenberg Voor een goede interpretatie van de adressen is het uiterst belangrijk dat de velden voor de gepaste informatie worden gebruikt. Als de postcode bijvoorbeeld in het veld van het huisnummer staat, kan het systeem het adres niet herkennen. En wanneer het busnummer in het veld van het huisnummer staat, wordt het adres fout gelezen, waardoor de zending mogelijk vertraagd wordt afgeleverd. Ieder adres kan worden geverifieerd op de website via de link http://bpost.be/adresvalidatie 1. Groep individuele bestemmeling, velden 1 tot 5 of niet-gestructureerd veld 90 a. Gestructureerd i. Veld # 1 Greeting: de volledige of afgekorte begroeting: Mijnheer, Mr. , Mevrouw, Mevr., Mejuffrouw, Mej., Dhr. en Mevr. ... ii. Veld # 2 First Name: de voornaam kan best niet worden afgekort of weggelaten om verwarring te vermijden. iii. Veld # 3 Middle Name: dit veld wordt in België zelden gebruikt. iv. Veld # 4 Last Name: noteer de volledige familienaam. b. Niet-gestructureerd: de informatie wordt het best weergegeven in de volgorde ‘begroeting + voornaam + naam’, gescheiden door een spatie, en overeenkomstig de richtlijnen voor de individuele velden.


1. brieven

Mail ID-technologie 2. Groep organisatie en geolocatie, velden 6 tot 8 of niet-gestructureerd veld 91 a. Gestructureerd i. Veld # 6 Company Name: noteer de organisatie of de maatschappij. ii. Veld # 7 Department: noteer het departement indien nodig. iii. Veld # 8 Building (inclusief de nummers van de verdiepingen, de trappen, de appartementen): niet te verwarren met de ‘businformatie’ uit groep 31. Eventuele gegevens betreffende het fysieke adres moeten in het veld 8 'Building' worden genoteerd. b. Niet-gestructureerd: de informatie wordt het best weergegeven in de volgorde ‘maatschappij + departement + building’, gescheiden door een spatie, en overeenkomstig de richtlijnen voor de individuele velden. 3. Groep weg, nummer en bus, velden 9 tot 14 of niet-gestructureerd veld 92 a. Gestructureerd i. Veld # 9 Address Line 1: noteer hier het type en de naam van de weg • Gebruik het juiste wegtype zoals straat, laan, boulevard ... • Het wegtype mag enkel worden afgekort als dat nodig is om het adres op één lijn te houden in het adresvak. De afkorting moet volgens de onderstaande tabel gebeuren. STRAATNAMEN IN HET NEDERLANDS

STRAATNAMEN IN HET FRANS

straat laan plein steenweg industriezone gebouw square

Avenue Boulevard Centre Place Route Square Zone Industrielle Chaussée Impasse

1

str. ln pl. stwg I.Z. geb. sq.

STRAATNAMEN IN HET DUITS

Av. Bd Ctre Pl. Rte Sq. Z.I. Chée Imp.

Strasse Allee Platz Gewerbegebiet Residenz

Str. All. Pl. GG. Res.

• Het wegtype volgt onmiddellijk op de naam van de weg. • De naam van de weg mag enkel worden afgekort als dat absoluut noodzakelijk is. In dat geval moet u erop toezien dat er geen verwarring kan ontstaan met gelijkaardige namen van wegen in dezelfde gemeente. • Noteer de naam van de weg niet in verschillende talen (‘Rue de la Paix / Vredesstraat’, ‘Rue du Merlostraat’). • Vermijd het gebruik van interpunctie. • Vermijd ook speciale karakters (zoals ‘/’, ‘#’, ‘&’, ‘§’, 'n°', 'nr', haakjes of aanhalingstekens ...). • Data en hoofdtelwoorden moeten in Arabische cijfers worden uitgedrukt (bv. 11 novemberstraat, 4 seizoenenstraat ...). • Uitzondering: namen van koningen of pausen. Die namen bestaan meestal uit een voornaam en een rangtelwoord. Het rangtelwoord wordt in Romeinse cijfers geschreven (bv. Koning Albert II-laan, Paus Benedictus XVI-straat ...).

et name in het kader van de Europese Inspire-richtlijnverwarren sommige organisaties M de gegevens van het fysieke adres en het postadres.


1. brieven

Mail ID-technologie

i

ii. Veld # 12 House Number: noteer hier het huisnummer of het nummer van het gebouw. Het nummer van de verdieping of de gang mag niet in dit veld staan. Indien nodig schrijft u dat in veld 8. • Samengestelde nummers: gebruik ‘-’ om de nummers te scheiden. Gebruik daarvoor geen spatie of een ‘/’. Bijvoorbeeld: Louizalaan 43-45 • Numerieke uitbreiding van huisnummers: niet te verwarren met het busnummer (dat nummer noteert u in het daartoe voorziene veld of na de vermelding ‘bus’). Voorbeeld: Dieweg 61/2 (zonder spatie) • Alfabetische uitbreiding van de huisnummers: niet te verwarren met het busnummer. Voorbeeld: Maaslaan 1A iii. Veld # 13 Box Number: noteer hier enkel het busnummer. Aanduidingen zoals ‘bus’, ‘bte’, ‘box’ of ‘boîte’, ‘b’, ‘Bt’, ‘#’, ‘-’, ‘/’, 'n°', 'nr', … zijn hier niet toegestaan omdat de definitie van het veld deze notie al aangeeft. De aanduiding van het nummer van de verdieping of van de gang mag niet in dit veld staan. Indien nodig, noteer het in veld 8.

iv. Veld # 14 Post Office Box Number: noteer hier het nummer van de postbus of van postliggend. De vermelding ‘Postbus’ mag niet aan dat nummer voorafgaan omdat de definitie van het veld deze notie al aangeeft.

b. Niet-gestructureerd: de informatie moet in de volgorde ‘weg + nummer’ worden genoteerd, gescheiden door een spatie en indien nodig met de ‘vermelding ‘bus’ + busnummer’. Dat alles overeenkomstig de richtlijnen voor de individuele velden. In het Nederlands volgt het type van de weg op de naam ervan, in het Frans gaat het type van de weg aan de naam vooraf. • Het huisnummer volgt onmiddellijk op de vermelding van de weg. • Gebruik geen interpunctie (punt, komma of andere) om de verschillende elementen van elkaar te scheiden. • De vermelding van het nummer van de verdieping of de gang is in dit veld niet toegestaan. Indien nodig, wordt dat in veld 91 genoteerd. • Als de zending geadresseerd is aan een gebouw met busnummers, moet het busnummer genoteerd worden, voorafgegaan door de vermelding ‘bus’, ‘bte’, ‘box’ of ‘boîte’. • Vermeldingen zoals ‘b’, ‘Bt’, ‘#’, ‘-’, ‘/’, ‘n°’, ‘nr.’ … zijn niet toegelaten. • Als er in het niet-gestructureerd veld een postbus (P.O. Box Number) wordt vermeld, dan wordt dat nummer voorafgegaan door de vermelding ‘Postbus’. Voorbeeld: Postbus 12 4. Groep postcode en plaats, velden 15 en 16 of niet-gestructureerd veld 93 a. Gestructureerd

i. Veld #15 Postal Code: noteer een geldige Belgische postcode met 4 cijfers (om de postcodes te raadplegen, surf naar www.bpost.be, klik vervolgens op Particulieren > Klantendienst > Postcodes) of de postcode van een stad in het buitenland. • Noteer nooit ‘B’ of ‘BE’ voor de postcode. • Gebruik voor het buitenland nooit de ISO-code (F, FR …). ii. Veld #16 City: noteer hier de naam van de gemeente zonder een andere vermelding (zoals bijvoorbeeld een gehucht of een deelgemeente). b. Niet-gestructureerd: de informatie moet in de volgorde ‘postcode + gemeente’ worden genoteerd, gescheiden door een spatie, en overeenkomstig de richtlijnen voor de individuele velden.


1. brieven

Mail ID-technologie 5. G roep land, velden #17 tot 19: Mail ID wordt momenteel niet gebruikt voor buitenlandse zendingen. Toch is het mogelijk dat u deze velden gebruikt. De naam van het land moet niet worden genoteerd voor zendingen met een Belgische bestemming. Voor zendingen met een buitenlandse bestemming is het echter verplicht om de volledige naam van het land te noteren, de ISO-landcode volstaat niet. a. Gestructureerd i. Veld #17 ISO Country-code: facultatief veld. Indien u er gebruik van maakt, moet de code evenwel geldig zijn. (http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1_alpha-2_country_code#Officially_assigned_code_elements) ii. V eld #18 Country Name: de volledige naam van het land moet worden genoteerd in een van de 3 landstalen of in het Engels. iii. Veld #19 State: voor sommige landen kan het handig zijn de staat of de provincie te vermelden. b. Niet-gestructureerd: noteer hier enkel de naam van het land, volledig overeenkomstig de richtlijnen voor de individuele velden.

2. Specifieke kenmerken van zendingen met een Mail ID-barcode 2.1. Elektronisch bestand Informatie over de adressering van het bestand vindt u in punt 1.5 van dit hoofdstuk, informatie over de structuur van een Mail ID-bestand vind u in de 'Data Exchange Technical Guide'.

2.2. Mail ID-barcode oor een SMALL of LARGE format-afgifte drukt u op elke zending een Mail ID-barcode af boven het adres van de V bestemmeling. U moet dan een elektronisch bestand naar bpost sturen met daarin (naast de verschillende adreselementen) een barcodenummer voor elk adres. Dat nummer is uniek voor elke zending en kan niet binnen de 30 kalenderdagen hergebruikt worden. Die barcode maakt een numerieke lezing mogelijk waardoor de verwerking en mechanisatie van uw zendingen efficiënter wordt. Het is evenwel belangrijk dat de kwaliteit van uw adressen voldoet zodat we uw zendingen zo goed mogelijk kunnen behandelen. Om een optimale lezing van de barcode door de sorteermachines mogelijk te maken, moet u ervoor zorgen dat: • d e barcode afgedrukt is boven het adres van de bestemmeling; • d e barcode gestructureerd en afgedrukt wordt volgens de richtlijnen in de 'Data Exchange Technical Guide'.

JJBEA10123451234562

bpost Flagey Steenweg op Boondaal 55 1050 Elsene

Illustratie: adres met Mail ID-barcode

Bij zendingen onder plasticfolie mag de Mail ID-barcode niet onmiddellijk op de folie gedrukt worden. Tenzij u een specifiek certificaat verkreeg en indien het product onder dat certificaat valt. Idealiter worden het adres en de barcode gedrukt op een wit etiket dat op de verpakking wordt gekleefd. Ze kunnen ook worden gedrukt op een wit blad. Er mag geen enkele vermelding op de voorzijde staan die verward kan worden met het adres van de bestemmeling. Het is raadzaam om de richtlijnen uit het hoofdstuk Adressering op te volgen. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 42

1. brieven

Mail ID-technologie 2.3. Certificatieprocedure Zodra u beschikt over alle technische specificaties die nodig zijn om gebruik te kunnen maken van de Mail IDbarcodes en -bestanden, moet u een certificatieprocedure doorlopen. Deze test is bedoeld om uw technische parameters voor de uitwisseling van bestanden met bpost te valideren (verbinding, syntaxis …), maar tevens om er zeker van te zijn dat de barcodes die afgedrukt worden op uw zendingen, correct herkend worden. De verschillende stappen die u moet uitvoeren om een certificaat te behalen, staan vermeld in de ‘Data Exchange Technical Guide’. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het Customer Operations-team per e-mail contacteren op [email protected]

3. Specifieke kenmerken van zendingen met een sequentiereferentie 3.1. Elektronisch bestand Informatie over de adressering van het bestand vindt u in punt 1.5 van dit hoofdstuk, informatie over de structuur van een Ronde- en sequentiebestand in de 'Data Exchange Technical Guide'.

3.2. Sequentiereferentie Deze referentie wordt uitsluitend gebruikt voor verzendingen van LARGE Format, gesorteerd volgens Ronde en sequentie. Om de referentie te ontvangen, stuurt u ons een Ronde- en sequentiebestand. Vervolgens ontvangt u een antwoordbestand met daarin de toegekende sequentiereferentie voor elk adres. Die referentie bestaat minimaal uit de volgende gegevens1: • de postcode van het kantoor dat de zending uitreikt; • het type en het nummer van de ronde; • het sequentienummer. Zo wordt het eerste adres bijvoorbeeld gelinkt aan de volgende informatie: postcode 1000, type ronde Reg, postronde nummer 12, sequentienummer 1 (item 1=1000-Reg-012/1). Verschillende types van rondes kunnen weergegeven worden. Bijvoorbeeld: ‘Reg‘ en ‘Rbu’. Het Data Exchange-systeem brengt geen correcties aan in adressen die niet herkend worden door bpost. Wanneer een adres niet herkend wordt, worden mogelijk de volgende antwoordcodes vermeld:

• ‘0299’: er werd geen uitreikingskantoor gevonden; • ‘No-Rte’: er werd geen ronde gevonden; • ‘9999’: er werd geen sequentienummer gevonden.

Afhankelijk van het antwoord moeten zendingen als volgt geplaatst worden: • antwoord ‘0299’: de zendingen moeten in overflowbakken geplaatst worden; • antwoord ‘No-Rte’: de zendingen moeten aan het begin van de bundel van het uitreikingskantoor geplaatst worden; • antwoord ‘9999’: de zendingen moeten aan het einde van de ronde geplaatst worden.

1

Meer informatie vindt u in de Data Exchange Technical Guide.


1. brieven

Mail ID-technologie De onderstaande voorwaarden moeten gerespecteerd worden: • de sequentiereferentie moet gedrukt worden rechts boven het adres van de bestemmeling. • het adres en de referentie moeten gescheiden worden door minstens één witregel. • de lettergrootte van de sequentiereferentie moet minstens gelijk zijn aan die van het adres van de bestemmeling. • de sequentiereferentie moet vet en onderlijnd zijn. • de lay-out van het adreskader respecteert de regels van een LARGE format-zending. • de sequentiereferentie respecteert de volgorde en de structuur van de verschillende elementen van de samenstelling. 2000-Reg-012/1 2000-Reg-012/1 Paul Janssens Paul Janssens Dendermondestraat 55 Dendermondestraat 55 2018 Antwerpen 2018 Antwerpen

In het geval van een R&S-afgifte met een Mail ID-barcode, respecteert de sequentiereferentie bovenstaande voorwaarden. De Mail ID-barcode komt dan boven het adres en de sequentie boven de barcode (op een minimumafstand van 2 mm):

7500 – Reg 045 /25 Meneer Jacques Dupont Steenweg op Boondaal 65 1050 Elsene

Onderstaand alternatief mag eventueel ook gebruikt worden: De MID-barcode wordt geplaatst boven het adres. De sequentie komt op dezelfde lijn als de barcode, rechts ervan (op een minimumafstand van 5 mm).

7500 – Reg 045 /25 Meneer Jacques Dupont Steenweg op Boondaal 65 1050 Elsene

3.3. Certificatieprocedure Zodra u voldoet aan alle technische specificaties die nodig zijn om gebruik te kunnen maken van de sequentiereferenties en -bestanden, moet u een certificatieprocedure doorlopen. Deze test is bedoeld om uw technische parameters voor de uitwisseling van bestanden met bpost te valideren (verbinding, syntaxis …), maar tevens om er zeker van te zijn dat de referenties die afgedrukt worden op uw zendingen, correct herkend worden. De verschillende stappen die u moet uitvoeren om een certificaat te behalen, staan vermeld in de ‘Data Exchange Technical Guide’. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het Customer Operations-team per e-mail contacteren op [email protected] Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 44

Voorbereiding van uw zendingen Conditionering 1. Wat u moet weten over containers, palletten en bakken?

45 45

2. Hoe de zendingen in de bakken schikken? 2.1. Hoe schikt u best SMALL format-zendingen (SF)? 2.2. Hoe schikt u best LARGE format-zendingen (LF)?

46 47 47

3. Omschrijving van overflow

47

4. Wat u moet weten over de bundeling van zendingen

48

5. Hoe de bakken, bundels, containers, palletten en dozen etiketteren?

49

1. brieven > voorbereiding van uw zendingen

conditionering 1. Wat u moet weten over containers, palletten en bakken? Containers, palletten en bakken kunnen in samenspraak met de klant en mits akkoord van bpost ter beschikking worden gesteld.

Containers Om de verwerking van de post te vereenvoudigen, is de blauwe bak hét conditioneringsmiddel bij uitstek van bpost geworden voor niet-gesorteerde en gesorteerde zendingen (per postcode, per sorteersector en per uitreikingskantoor). Hetzelfde geldt voor de SMALL format-zendingen gesorteerd per sorteerplan. Deze blauwe bakken worden op containers getransporteerd (niet te verwarren met de Restmailcontainers – zie hieronder).

• Het brutogewicht van een container is beperkt tot 500 kg (container inbegrepen). • De maximumcapaciteit van een container is 24 bakken. • Zodra een container (bestemd voor een sorteerplan, uitreikingskantoor, sorteersector of sorteercentrum) een minimum van 10 bakken bevat, wordt hij beschouwd als een gevulde container.

Restmailcontainers • Het brutogewicht van een Restmailcontainer is beperkt tot 400 kg (container inbegrepen). • Zodra een Restmailcontainer (bestemd voor een uitreikingskantoor, sorteersector of sorteercentrum) voor de helft gevuld is of een brutogewicht heeft van 200 kg, wordt hij beschouwd als een gevulde Restmailcontainer. Palletten • Het brutogewicht van een pallet mag niet meer bedragen dan 650 kg/eenheid (met een maximumhoogte van 1,60 m). • Zodra een volume (bestemd voor een uitreikingskantoor, sorteersector of sorteercentrum) de helft van een pallet bereikt, dus een hoogte van 80 cm of een brutogewicht van 200 kg heeft, wordt deze pallet beschouwd als een volle pallet.

Container

Restmailcontainer

Pallet

Wanneer bakken of bundels op palletten geplaatst worden, moet u nakijken of ze voldoende stabiel gestapeld zijn en dat er geen risico bestaat dat ze tijdens het transport of de verwerking in een MassPost Centrum zouden omvallen. Daarom moet u een plasticfolie rond de palletten en hun inhoud wikkelen. Metalen stroken worden niet toegestaan.



conditionering Bakken Om de verwerking van de post te vereenvoudigen, is de blauwe bak hét conditioneringsmiddel bij uitstek van bpost geworden voor niet-gesorteerde en gesorteerde zendingen (per postcode, per sorteersector en per uitreikingskantoor). Hetzelfde geldt voor SMALL format-zendingen gesorteerd per sorteerplan. Technische specificaties van de blauwe bak: • lengte: 470 mm; • breedte: 310 mm; • hoogte: 230 mm; • gewicht: 1,371 kg; • maximaal laadvermogen (bak + inhoud): 12 kg. Elke bak is ook voorzien van: • een plaats om een etiket aan te brengen (105 mm lang x 101,6 mm breed) in de lengte (Word-documenten om de etiketten aan te maken: etiket uitreikingskantoor of etiket sector); • een barcode.

Bak

Gesloten kartonnen dozen Dit type van conditionering is voorbehouden aan LARGE format-zendingen die gesorteerd zijn per uitreikingskantoor en/of aan internationale klanten. • Het maximumgewicht van een volle kartonnen doos is 7 kg. • Zodra een doos voor de helft gevuld is, wordt ze beschouwd als een volle doos. • De dozen moeten goed gesloten zijn, zodat de zendingen er niet kunnen uitvallen tijdens het transport of de verwerking in een sorteercentrum. • Er is geen minimumvulling. • De dozen moeten voorzien zijn van een etiket waarop het sorteertype aangegeven is, evenals de vermelding ‘Te bedelen/À distribuer’. • De dozen moeten iets grotere afmetingen hebben dan de zendingen.

Gesloten kartonnen doos

wist u dat ...

U kunt bakken en containers bestellen via uw MassPost (Hyper)Centrum.

2. Hoe de zendingen in de bakken schikken? • Zorg er bij de afgifte voor dat de zendingen in eenzelfde richting geschikt zijn, zodat het adres altijd naar dezelfde kant gericht is. • De zendingen moeten zo geschikt worden dat ze niet boven de handvatten uitsteken, om te verhinderen dat de zendingen tijdens het stapelen van de bakken beschadigd worden. • De bakken mogen geen gebundelde zendingen bevatten. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 46


conditionering 2.1. Hoe schikt u best SMALL format-zendingen (SF)? Plaats de zendingen met een maximumlengte van 245 mm en een maximumbreedte van 165 mm (C5-formaat inbegrepen): • rechtop in de bak met het frankeermerk in de rechterbovenhoek; • met de frankering tegenover de zijde waarop zich de etikethouder bevindt; • enkel de C6-formaat zendingen mogen op 2 rijen in de bak geplaatst worden.

De oriëntatie van het etiket is uiterst belangrijk voor de infeed van de SF-machine.

2.2. Hoe schikt u best LARGE format-zendingen (LF)? Plaats de zendingen met een maximumlengte van 350 mm en een maximumbreedte van 265 mm: • plat in de bak met het frankeermerk duidelijk zichtbaar; • met het frankeermerk aan de zijde van de etikethouder. De inhoud van de blauwe bak kan over de lengte in twee gedeeld worden. Zo kunt u er eventueel twee stapels van uw zendingen in leggen (voorbeeld: 2 stapels van een halve A4, gehalveerd in de lengte).

De goede richting van het frankeermerk is erg belangrijk, want hierdoor kan de LF-sorteermachine de letters beter lezen zonder de zendingen extra te moeten roteren.

wist u dat ...

Indien uw zendingen gesorteerd zijn, kan u door het gebruik van de overflow (hieronder omschreven) vermijden dat u halflege bakken moet transporteren. Zo beperkt u uw logistieke kosten.

3. Omschrijving van overflow Als er na de sortering van uw zendingen onvoldoende zendingen overblijven om correct geconditioneerd te worden (bv.: sommige bakken/bundels zijn onvoldoende gevuld), kunt u de resterende zendingen, algemeen overflow genoemd, in blauwe bakken plaatsen. Deze blauwe bakken worden beschouwd als overflowbakken en moeten duidelijk gemarkeerd worden. • Het overflowvolume is beperkt tot 5 % van het totale afgiftevolume. Dat percentage is berekend op basis van het totale gewicht van de niet-gesorteerde zendingen t.o.v. het totale gewicht van de afgifte. • Als het overflowpercentage hoger is dan 5 %, wordt het aantal niet-gesorteerde zendingen op de volgende manier berekend: Aantal overflowstuks

=

Totaal overflowgewicht Gemiddeld gewicht van een zending

(Per overflowstuk wordt een supplement aangerekend.)

• A ls het overflowpercentage hoger is dan 20 %, worden deze zendingen beschouwd als een aparte, niet-gesorteerde afgifte en worden ze als dusdanig gefactureerd. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 47


conditionering 4. Wat u moet weten over de bundeling van zendingen Elke bundeling moet beantwoorden aan de volgende eigenschappen. Minimumdikte: 3 cm. 0,5 cm Maximumdikte: 12 cm. Maximumgewicht: 7 kg. De bundels moeten stevig zijn en kruiselings gebonden, om te voorkomen dat de zendingen beschadigd worden of dat de bundelingen tijdens de verwerking of het transport loskomen. De bundels moeten voldoen aan deze eisen: • De bundels moeten intact blijven na 5 ‘drop tests’ (vanaf een hoogte van 1 m) op een betonvloer. De tussenruimte tussen de binding en de inhoud mag, onder invloed van hun eigen gewicht, niet meer dan 0,5 cm bedragen. • H et is niet toegestaan elastieken of metalen bindingen te gebruiken. Deze kunnen immers niet verwerkt worden door de automatische transport- en sorteermachines. Wij maken een onderscheid tussen 2 soorten bundels: directe bundels en bundels per Ronde en sequentie. Directe bundels • Een directe bundel is zodanig gebundeld dat minstens één adres van de buitenste zendingen zichtbaar is. • De zendingen zijn in elke bundel gerangschikt volgens straat (in alfabetische volgorde). • Alle zendingen in de bundel moeten voor hetzelfde uitreikingskantoor bestemd zijn.

Paul Janssens Dendermondestraat 55 2018 Antwerpen

Voorzijde van de bundel Achterzijde van de bundel

De adressen zijn zichtbaar op minstens één zijde van de bundel

(Directe) bundels per Ronde en sequentie De adressen zijn zichtbaar op minstens één zijde van de bundel (idem directe bundel) • Voor (directe) bundels per Ronde en sequentie zijn dezelfde voorwaarden als voor directe bundels van toepassing. 1000 - Reg-001/1 1000 - Reg-001/2 • (Directe) bundels per Ronde en sequentie zijn zendingen van 1000 - Reg-001/3 één of meer postrondes van hetzelfde uitreikingskantoor. 1000 - Reg-002/1 1000 - Reg-002/2 • In elke bundel worden de zendingen gerangschikt in de Directe bundel per Ronde en sequentie volgorde van de rondes (Reg-001, Reg-002, Reg-003). • Binnen een ronde wordt elke zending gerangschikt in stijgende = 1 uitreikingskantoor sequentievolgorde (Reg-001/1, Reg-001/2, Reg-001/3). • Elke zending heeft haar eigen sequentiereferentie1. • De sequentiereferentie moet de adresseringsregels onder punt 3 van het hoofdstuk Adressering respecteren.

Opmerking Binnen dezelfde afgifte moeten alle zendingen gesorteerd worden volgens één enkele reeks opeenvolgende2 bundels per uitreikingskantoor. Als een afgifte daarentegen de verschillende taalversies van dezelfde actie combineert, kan de sortering afzonderlijk voor elke versie gebeuren.

1

De sequentiereferentie bevat voor elk adres de postcode van het uitreikingskantoor, het type en het nummer van de postronde en het sequentienummer (= volgorde waarin de zending tijdens de ronde verdeeld wordt). Voorbeeld: postcode van het uitreikingskantoor: 1000, type en nummer van de postronde: Reg-012, sequentienummer (volgorde van het adres in de ronde): 1. Hier is de sequentiereferentie: 1000 - Reg-012/1.

2

Als het volume te groot is om één enkele bundel samen te stellen voor een uitreikingskantoor, gebeurt de conditionering in opeenvolgende bundels, d.w.z. volgend op de vorige bundel op het niveau van rondes en sequenties.



conditionering 5. Hoe de bakken, bundels, containers, palletten en dozen etiketteren? Om u te helpen bij de etikettering van de verschillende verpakkingen vindt u hieronder een template met alle informatie die absoluut op elk etiket moet staan. Etikettering van bakken en kartonnen dozen:

Gesloten kartonnen doos

Etiket voor bakken afmetingen: 101,6 x 105 mm

Etiket voor kartonnen dozen afmetingen A4 of A5

Etikettering containers en palletten:

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000

Etiket voor Restmailcontainers afmetingen A4 of A5

Etiket voor containers afmetingen A4 of A5 of 101,6 x 105 mm

Etiket voor palletten afmetingen A4 of A5

Inhoud en kleur van de etiketten: NaamAfgiftevan de klant nummer Nummer sorteerplan (bv.: B W1 E7)

Pallet, 2 identificatiebladen: • 1 op een van de korte kanten van de pallet • 1 op de bovenkant van de pallet

Overflow:

NaamAfgiftevan de klant nummer


Postcode van het uitreikingskantoor (vb. 1000)

Overflow


Overflow

Overflow

Sorteerplan Gesorteerd per UK

Inhoud • Naam van de klant: lettergrootte = minimum 36 • Afgiftenummer indien beschikbaar of uniek kenmerk van de afgifte • B estemming van het gesorteerde product: (verschillende types van sorteren: zie de paragraaf 'Sorteeropties') • grootte: minimaal 36 (etiket voor bak) • grootte: minimaal 72 (etiket voor container / pallet) • Sorteertype Kleur • Zwarte / donkere letters op witte achtergrond

Overflow

Inhoud • Naam van de klant: karaktergrootte = minimaal 36 • Afgiftenummer indien beschikbaar of uniek kenmerk van de afgifte • Vermelding 'Overflow' (zie illustratie) • Zwarte/witte letters op rode achtergrond of • Rode letters op witte achtergrond Kleur • Zwarte / donkere letters op rode achtergrond

Opmerkingen • W anneer u een gespreide of opgesplitste afgifte doet, moet er bijkomende informatie op de etiketten staan.Deze informatie vindt u terug in het hoofdstuk 'Afgifte van uw zendingen'. • Indien u een router (Mail Handler) bent en verschillende afgiften tegelijkertijd doet voor verschillende klanten, vindt u alle informatie die op de etiketten moet staan in het hoofdstuk 'Afgifte van uw zendingen'. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 49

Voorbereiding van uw zendingen Sorteeropties

50

1. Niet-gesorteerde zendingen

51

2. Zendingen gesorteerd per postcode

52

3. Gesorteerde zendingen per sector

55

4. Zendingen gesorteerd per uitreikingskantoor

61

5. Zendingen gesorteerd per sorteerplan

76

6. Zendingen gesorteerd per Ronde en sequentie

81

1. brieven > voorbereiding van uw zendingen niet-gesorteerde zendingen

gesorteerd per postcode

gesorteerd per sector

gesorteerd per uitreikingskantoor

gesorteerd per sorteerplan

gesorteerd per Ronde en sequentie

sorteeropties In dit hoofdstuk lichten we toe hoe u uw zendingen goed kunt voorbereiden, naargelang uw eigen voorkeuren, uw productieproces en/of eventueel uw contract. U hebt de keuze om uw zendingen al dan niet voor te sorteren voor u ze aflevert in een van onze MassPost (Hyper)Centra. Wat zijn uw opties? U kunt uw zendingen: • niet sorteren; • sorteren per postcode: sorteren in stijgende volgorde van de postcodes (= sequentiële sortering per postcode); • sorteren per sector: sorteren in stijgende volgorde van de postcodes en per sorteersector (= sequentiële sortering per postcode en sorteersector); • sorteren per uitreikingskantoor: sorteren per sorteersector en uitreikingskantoor; • sorteren per sorteerplan (elk sorteerplan bestaat uit een reeks niet-opeenvolgende postcodes); • sorteren per Ronde en sequentie (Uniek of Multi): sorteren per sorteersector en uitreikingskantoor, gerangschikt per postronde in oplopende volgorde van de sequenties. Hoe bereidt u uw post het best voor afhankelijk van de verschillende mogelijke combinaties1? GESORTEERD PER RONDE EN SEQUENTIE (UNIEK OF MULTI)

NIETGESORTEERDE ZENDINGEN

GESORTEERD PER POSTCODE

GESORTEERD PER SECTOR

GESORTEERD PER UITREIKINGSKANTOOR

vanaf 500 zendingen

vanaf 500 zendingen

vanaf 10.000 zendingen

vanaf 10.000 zendingen

SMALL

✔

-

-

-

-

-

SMALL + MAIL ID

✔

-

-

-

✔

-

LARGE

✔

✔

✔

✔

-

✔

LARGE + MAIL ID

✔

-

✔

✔

-

✔

SPECIAL

✔

✔

-

-

-

-

-

Mate van voorsortering

GESORTEERD PER SORTEERPLAN

vanaf vanaf 10.000 25.000 zendingen zendingen per sorteersequentie

+

wist u dat...

ANTWERPEN X GENT X BRUSSEL X

CHARLEROI X

De 5 Belgische sorteercentra

LUIK X

Er zijn in België 5 sorteercentra: Antwerpen X, Brussel X, Charleroi X, Gent X en Luik X.

Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 50 1

De toepasbare sorteermogelijkheden verschillen van product tot product.

1. brieven > voorbereiding van uw zendingen niet-gesorteerde zendingen

sorteeropties Van alle sorteertypes die in dit hoofdstuk worden vermeld, is sortering per container de standaardconditionering. Conditionering op een pallet blijft ook een optie.

1. Niet-gesorteerde zendingen Omschrijving Een afgifte wordt beschouwd als niet-gesorteerd wanneer zendingen met verschillende bestemmingen zowel in de bakken als in de containers/palletten door elkaar zitten (sorteersector, postronde, sorteerzone en/of sorteercentrum). Minimale en maximale afgiftevolumes MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX. /AFGIFTE

MASSPOST HYPERCENTRUM MIN. & MAX. /AFGIFTE

Niet-gesorteerde SMALL format-zendingen

500 > 50.000

500 > ...

Niet-gesorteerde LARGE of SPECIAL format-zendingen

500 > 20.000

500 > ...

Conditionering en etikettering

Bakken in containers / op palletten

Om te vermijden dat de bakken tijdens het vervoer zouden vallen, moet er een plasticfolie rond de bakken en de pallet gewikkeld worden.

Voor een goede identificatie van het product : • Moeten de containers voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld A4/A5 Naam van Afgiftenummer de klant

Niet-gesorteerd

Niet-gesorteerd

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • niet-gesorteerd (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: niet-gesorteerd.


1. brieven > voorbereiding van uw zendingen gesorteerd per postcode

sorteeropties 2. Zendingen gesorteerd per postcode Omschrijving Als voorbereiding per postcode kunt u uw zendingen voor eenzelfde afgifte sorteren volgens oplopende volgorde van de postcodes en deze volgorde bewaren om ze in de bakken te plaatsen. Minimale en maximale afgiftevolumes LARGE/SPECIAL format-zendingen gesorteerd per postcode

MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX. /AFGIFTE


500 > 20.000

500 > ...

Conditionering en etikettering 1. Bakken in containers /op palletten Laagste PC

PC1000 PC1000 PC3000 PC3300 PC3400

Hoogste PC PC1000 PC1000 PC3000 PC3300 PC3400

1 bak = 1 centrum


Alle zendingen worden in bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde sorteercentrum bevatten. De bakken worden in containers / palletten geplaatst. Elke container / pallet bevat bij voorkeur enkel zendingen bestemd voor eenzelfde sorteercentrum, op voorwaarde dat de containers minstens 10 bakken per container bevatten / dat elke pallet min. 200 kg weegt of min. 80 cm meet.

Bakken moeten worden ingeladen van beneden naar boven en van rechts naar links, te beginnen bij de hoogste postcodes, zoals het schema hierboven.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Sortering per PC Xxxx tot yyyy bv.: 1000-1080

Sortering per PC

Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • reeks postcodes (bestemming minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sortering per postcode.

Naam van Afgiftenummer de klant

Sortering per PC Xxxx tot yyyy bv.: 1000-1080

Sortering per PC

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • reeks postcodes (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per postcode. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 52


sorteeropties 2. Container met overflowbakken /op palletten met overflowbakken

PC1000 PC3000

PC1000 PC3000

PC1000 PC1000

PC3300 PC3400

Bv.: 1 pallet per sorteercentrum = meerdere PC-reeksen + overflowbak(ken)

Bv.: 1 container per sorteercentrum = meerdere reeksen postcodes + overflowbak(ken)

OF

1 overflow-container

OF

1 overflow-pallet


1 bak = 1 reeks postcodes (PC) OF 1 bak = overflow

Blijven er, nadat u gesorteerd hebt, zendingen over die u niet volgens oplopende volgorde van de postcodes in bakken kunt plaatsen omdat het volume ervan te klein is, dan kunt u overflowbakken samenstellen. De overflowbakken moeten, bij voorkeur, in een aparte container / pallet gestoken worden. Maar als er minder dan 10 bakken overflow zijn of minder dan 200 kg of 80 cm voor op de palletten mag u de bakken samen bovenop één container / pallet plaatsen die gesorteerde producten van het sorteercentrum van ontvangst bevat. Bv.: bij een nationale afgifte in Brussel X mag het overflow-product geplaatst worden bovenop een container die de reeks postcodes van Brussel X bevat.



sorteeropties 2. Container met overflowbakken / op palletten met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de overflowbakken worden voorzien van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • Als u de overflowbakken bovenop een productcontainer / pallet van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, dan moet die container voorzien worden van een identificatieblad, of 2 identificatiebladen voor palletten (formaat etiket bak/A4/A5) met de bijkomende vermelding ‘Bevat bakken overflow’, • De container die overflow bevat, moet voorzien worden van een informatieblad (2 bladen voor de pallet) in A4 of A5 formaat dat duidelijk aangeeft dat het om overflowbakken gaat.

Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant

Overflow

Overflow

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • overflow (minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: overflow.

Voorbeeld A4/A5 – Container / Pallet die overflow bevat Naam van Afgiftenummer de klant

Sorteercentrum (bv. BRUSSEL X) Bevat bakken overflow

Sortering per PC

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • bestemming (sorteersector of sorteercentrum) + de vermelding ‘Bevat bakken overflow’ (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per postcode.

Voorbeeld A4/A5 – overflowcontainer / -pallet Naam van Afgiftenummer de klant

Overflow

Overflow



1. brieven > voorbereiding van uw zendingen gesorteerd per sector

sorteeropties 3. Gesorteerde zendingen per sector Omschrijving Vanaf 10.000 zendingen, kunt u uw voorsortering per oplopende volgorde van postcodes aanvullen met een voorsortering per sorteersector.

wist u dat ...

Een sorteercentrum bedient meerdere sectoren. Elke sorteersector omvat een aantal postcodes. U vindt de lijst van sectoren hieronder.

Minimale en maximale afgiftevolumes

LARGE format-zendingen gesorteerd per sector

MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX. / AFGIFTE

MASSPOST HYPERCENTRUM MIN. & MAX. / AFGIFTE

10.000 > 20.000

10.000 > ...

Lijst van sectoren SORTEERCENTRA

SORTEERSECTOR

BENAMING SORTEERSECTOR

Brussel X

te scheiden in

1000 tot 1299 1300 tot 1699 1700 tot 1999 3000 tot 3499

10 — 12 13 — 16 17 — 19 30 — 34

Antwerpen X

te scheiden in

2000 tot 2499 2500 tot 2999 3500 tot 3999

20 — 24 25 — 29 35 — 39

Luik X

te scheiden in

4000 tot 4499 4500 tot 4999 6600 tot 6999

40 — 44 45 — 49 66 — 69

Charleroi X

te scheiden in

5000 tot 5699 6000 tot 6599 7000 tot 7399 7500 tot 7999

50 — 56 60 — 65 70 — 73 75 — 79

Gent X

te scheiden in

8000 tot 8499 8500 tot 8999 9000 tot 9499 9500 tot 9999

80 — 84 85 — 89 90 — 94 95 — 99



sorteeropties Conditionering en etikettering 1. Container / pallet per sorteersector

Laagste PC 10-12 10-12

10-12

10-12

10-12

1 container per sector (BRUSSEL X 10 - 12 )

10-12

Hoogste PC

10-12

10-12

1 bak = 1 sector

10-12

10-12

1 pallet per sector (BRUSSEL X 10 - 12 )


Alle zendingen worden in bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend producten uit eenzelfde sorteersector bevatten. De bakken worden in containers / op palletten geplaatst. Elke container / pallet bevat enkel zendingen bestemd voor eenzelfde sorteersector.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Nummer van de sorteersector (bv.: 10-12). PC xxxx tot yyyy bv.: 1000-1200 Sorteersector + sortering per PC

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector + reeks postcodes (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sorteersector + sortering per PC.

Voorbeeld etiket A4/A5 Naam van Afgiftenummer de klant Nummer van de sorteersector (bv.: 10-12). PC xxxx tot yyyy bv.: 1000-1200

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector + reeks postcodes (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteersector + sortering per PC.

Sorteersector + sortering per PC



sorteeropties 2. Container / pa llet per sorteercentrum

10-12 10-12

10-12

10-12

BRUSSEL X 10 - 12

10-12

13-16

13-16

13-16

10-12

10-12

BRUSSEL X 10 - 12

13-16

13-16 13-16

13-16

10-12

13-16

13-16

13-16

1 pallet per sorteercentrum = meerdere sectoren (BRUSSEL X)

1 container per sorteercentrum = meerdere sectoren (BRUSSEL X) 13-16

13-16

< 80 cm OF < 200 kg

< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL X 13 - 16


BRUSSEL X 13 - 16

Laagste PC Hoogste PC

1 bak = 1 sector

Als er niet voldoende product is om een container te vullen per sorteersector (min. 10 bakken) of een pallet per sorteersector (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk die container aan te vullen met bakken van andere sorteersectoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren. Alle zendingen worden geconditioneerd in bakken.

Een bak bevat uitsluitend product voor eenzelfde sorteersector. De container / de pallet mag uitsluitend bakken voor sorteersectoren bevatten van eenzelfde sorteercentrum.


Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector + reeks postcodes (bestemming minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sorteersector + sortering per PC.


Naam sorteercentrum (bv. BRUSSEL X)


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • a fgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • naam sorteercentrum (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteersector + sortering per PC.



sorteeropties 3. Nationale container / Nationale pallet

10-12 10-12 13-16 10-12

13-16

BRUSSEL X

25-29

25-29

10-12

< 80 cm OF < 200 kg

13-16

25-29

BRUSSEL X

25-29 25-29 25-29

25-29

13-16 25-29

1 nationale pallet = meerdere sorteercentra

1 nationale container = meerdere sorteercentra

20-24

20-24 25-29

< 80 cm OF < 200 kg

25-29

ANTWERPEN X


ANTWERPEN X Laagste PC Hoogste PC

1 bak = 1 sector

Als er niet voldoende product is om een container te vullen per sorteercentrum (min. 10 bakken) of een pallet per sorteercentrum (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk die container / pallet aan te vullen met bakken van andere sorteercentra (nationale container). Alle zendingen worden geconditioneerd in bakken.

Een bak bevat uitsluitend product voor eenzelfde sorteersector. De container / de pallet mag product voor verschillende sorteercentra bevatten.


Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector + reeks postcodes (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • s ortering van het product: sorteersector + sortering per PC.


Nationaal


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nationaal (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteersector + sortering per PC.



sorteeropties 4. Container met overflowbakken / Pallet met overflowbakken

10-12

10-12

10-12

10-12

13-16

13-16

13-16

13-16

Bv.: 1 container per sorteercentrum = meerdere sorteersectoren + overflowbak(ken)

Bv.: 1 pallet per sorteercentrum = meerdere sorteersectoren + overflowbak(ken)

OF

OF

1 overflowpallet 1 overflowcontainer


1 bak = 1 sector OF 1 bak = overflow

Blijven er, nadat u gesorteerd hebt, zendingen over die u niet in aparte bakken per sorteersector kunt plaatsen omdat het volume ervan te klein is, dan kunt u overflowbakken samenstellen. De overflowbakken moeten in een aparte container geplaatst worden. Als er echter minder dan 10 bakken aan overflow zijn van een container of minder dan 200 kg of 80 cm hoog voor een pallet, mag u de overflowbakken samen bovenop een container plaatsen die product van de sorteersectoren van het sorteercentrum van ontvangst bevat. Bv.: bij een nationale afgifte in Brussel X moet het overflowproduct bovenop een container die sorteersectoren van het sorteercentrum van Brussel X bevat, geplaatst worden.



sorteeropties 4. Container met overflowbakken / Pallet met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de overflowbakken worden voorzien van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • Als u de overflowbakken bovenop een productcontainer van de sorteersectoren van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, moet de container voorzien worden van een identificatieblad (2 bladen voor een pallet) met de bijkomende vermelding ‘Bevat bakken overflow’. • De container die overflow bevat, moet voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/ A4/A5) dat duidelijk aangeeft dat het om overflowbakken gaat. • De overflowpallet moet worden geïdentificeerd met 2 bladen (A4 of A5), waarop duidelijk wordt aangegeven dat het om overflowbakken gaat. Eén blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet.


Overflow

Overflow




Sorteersector + Sortering per PC

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • bestemming (sector, sorteercentrum of nationaal) + de vermelding ‘Bevat bakken overflow’ (minimale lettergrootte: 72); • s ortering van het product: sorteersector + sortering per PC.

Voorbeeld A4/A5 – Overflowcontainer / -pallet Naam van Afgiftenummer de klant

Overflow

Overflow



1. brieven > voorbereiding van uw zendingen gesorteerd per uitreikingskantoor

sorteeropties 4. Zendingen gesorteerd per uitreikingskantoor Omschrijving Als voorbereiding per uitreikingskantoor kunt u uw zendingen voor eenzelfde afgifte sorteren per sorteersector en uitreikingskantoor. wist u dat ...

Een sector bestaat uit verschillende uitreikingskantoren. Elk uitreikingskantoor bedient een aantal postcodes. De verzender verdeelt zijn zendingen volgens uitreikingskantoor (dus afhankelijk van de postcodes) op basis van de voorbereidingsregels hieronder.

Minimale en maximale afgiftevolumes LARGE format-zendingen gesorteerd per uitreikingskantoor

MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX. / AFGIFTE

MASSPOST HYPERCENTRUM MIN. & MAX. / AFGIFTE

10.000 > 20.000

10.000 > ...

Conditionering en etikettering

a

Standaardconditionering: bakken in containers / op palletten 1. Container / pallet per uitreikingskantoor

PC1000

PC1020

PC1020 PC1000

PC1020 PC1020

PC1020 PC1000

PC1020 PC1020

1 container = 1 uitreikingskantoor (Laken Mail)

1 pallet = 1 uitreikingskantoor (Laken Mail)

1 directe bak = 1 uitreikingskantoor


Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor (UK) bevatten. De bakken worden in containers / op palletten geplaatst. Elke container / pallet bevat enkel zendingen bestemd voor eenzelfde uitreikingskantoor. Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Voorbeeld A4/A5 Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK (bv.: 1020) Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Postcode van het UK (bv.: 1020)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming-minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 61


sorteeropties 2. Container / pallet per sorteersector

PC1000 PC1030

PC1000 PC1030

PC1000 PC1030 PC1000 PC1000

PC1000 PC1000

PC1000 PC1030

< 80 cm OF < 200 kg

Brussel Mail Brussel Mail

1 pallet per sorteersector = meerdere uitreikingskantoren

1 container per sorteersector = meerdere uitreikingskantoren PC1030 PC1030 PC1030

PC1030

< 80 cm OF < 200 kg

Schaarbeek Mail

PC1030 PC1030

PC1030 PC1030


Schaarbeek Mail


Als er niet voldoende product is om een container te vullen per uitreikingskantoor (min. 10 bakken) of een pallet per uitreikingskantoor (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk die aan te vullen met bakken voor andere uitreikingskantoren van dezelfde sorteersector. Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst.

Elke bak mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. Elke container / pallet mag enkel product bevatten voor uitreikingskantoren die behoren tot dezelfde sorteersector.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK (bv.: 1000) Sortering per UK

Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Nummer van de sorteersector (bv.: 10 – 12)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 62


sorteeropties 3. Container / pallet per sorteercentrum

PC1030 PC1030 PC1030 PC1400 PC1030 PC1030

PC1030 PC1180

PC1300 PC1400

< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL X 10-12 BRUSSEL X 10-12

PC1300 PC1400 PC1400

PC1400 PC1300

1 pallet per sorteercentrum = meerdere sorteersectoren (BRUSSEL X)

1 container per sorteercentrum = meerdere sorteersectoren (BRUSSEL X) PC1400

PC1400 PC1180

< 80 cm OF < 200 kg


BRUSSEL X 13-16

PC1300 PC1400

BRUSSEL X 13-16


Als er niet voldoende product is om een container te vullen per sorteersector (min. 10 bakken) of een pallet per sorteersector (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk die aan te vullen met bakken voor andere uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren. Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst.

Elke bak mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. Elke container / pallet mag enkel product bevatten voor uitreikingskantoren die behoren tot hetzelfde sorteercentrum.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK (bv.: 1000) Sortering per UK



Sorteercentrum (bv.: BRUSSEL X)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • naam sorteercentrum (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 63


sorteeropties 4. Container / pallet met overflowbakken

PC1000

PC1000

PC1000 PC1000

PC1030

PC1030

PC1000 PC1030

Bv.: 1 container per sorteersector = meerdere uitreikingskantoren + overflowbak(ken)

Bv.: 1 pallet per sorteersector = meerdere uitreikingskantoren + overflowbak(ken)

OF

1 overflowcontainer

OF

1 overflowpallet


1 bak = 1 uitreikingskantoor of 1 bak = overflow

Als er, nadat u gesorteerd hebt, zendingen overblijven die u niet in bakken per uitreikingskantoor kunt plaatsen omdat het volume ervan te klein is, dan kunt u overflowbakken samenstellen. De overflowbakken moeten in een aparte container / pallet geplaatst worden. Maar als er minder dan 10 bakken overflow-product is voor een container of 200 kg / 80 cm hoogte voor een pallet, mag u de overflowbakken samen bovenop een container / pallet plaatsen die product voor de sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst bevat. Voorbeeld: bij een nationale afgifte in Brussel X moet het overflow-product bovenop een container die product voor de sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van Brussel X bevat, geplaatst worden.



sorteeropties 4. Container / pallet met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de overflowbakken worden voorzien van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • Als u de overflowbakken bovenop een container met product voor sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, moet de container voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5) met de bijkomende vermelding ‘Bevat bakken overflow’. • De overflowcontainer, moet worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) met de duidelijke vermelding ‘overflow’. • De overflowpallet moet worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) die duidelijk aangeven dat het om overflowbakken gaat. Eén blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet.


Overflow

Overflow




Sortering per UK

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • bestemming (sorteersector, sorteercentrum of nationaal) + de vermelding ‘Bevat bakken overflow’ (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Overflow

Overflow




sorteeropties b

Alternatief 1: directe bundels in Restmailcontainers of op palletten

1. Restmailcontainer of pallet per uitreikingskantoor

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000

1 container per uitreikingskantoor Brussel Mail

OF

PC1000

1 directe bundel = 1 uitreikingskantoor

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000

1 pallet per uitreikingskantoor 1000


Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd. Elke bundel mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De bundels worden op palletten of in Restmailcontainers geplaatst. Elke Restmailcontainer of pallet mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK (bv.: 1000)


Sortering per UK

Voorbeeld A4/A5 Naam van Afgiftenummer de klant



Sortering per UK



sorteeropties

2. Restmailcontainer of pallet per sorteersector

PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1030

PC1030

PC1030 PC1030

PC1030 PC1030

PC1000 PC1000

1 container per sorteersector (BRUSSEL X 10-12 )

OF

Brussel Mail

PC1030 PC1030 PC1030

Schaarbeek Mail

< 80 cm OF < 200 kg

PC1000 PC1000

1 pallet per sorteersector (BRUSSEL X 10-12 )

PC1030


PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

PC1030 PC1030

Schaarbeek Mail


Als er onvoldoende product is om een Restmailcontainer te vullen (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog) per uitreikingskantoor, is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren van dezelfde sorteersector. Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd. De bundels worden op palletten of in Restmailcontainers geplaatst.

Een bundel mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend product bevatten voor de uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de Restmailcontainers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK (bv.: 1000) Sortering per UK



Nummer van de sorteersector (bv.: 10 - 12)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.



sorteeropties 3. Restmailcontainer of pallet per sorteercentrum

PC1000 PC1000

BRUSSEL X 10-12

PC1300

PC1300

PC1300 PC1300

PC1300 PC1300

PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

PC1000 PC1000

1 container per sorteercentrum (BRUSSEL X)

OF

BRUSSEL X 10-12

1 pallet per sorteercentrum (BRUSSEL X)

PC1300 PC1300 PC1300 PC1300

BRUSSEL X 13-16


PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

PC1300 PC1300


BRUSSEL X 13-16

Als er onvoldoende product is om een Restmailcontainer te vullen (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (minstens 200 kg of 80 cm hoog) per sorteersector, is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren van hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd.

Een bundel mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend product bevatten voor de uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de Restmailcontainers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak A4/A5). • Moeten de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. • Moeten de directe bundels per sorteersector gescheiden worden door een kartonnen of papieren scheidingsvel dat dezelfde afmetingen heeft als de oppervlakte van de Restmailcontainer of de pallet en waarop de volgende criteria vermeld moeten worden: • Code voor de identificatie van de sortering: sector (bv. 10–12), • Sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK (bv.: 1000) Sortering per UK



Sorteercentrum (bv. BRUSSEL X)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • naam sorteercentrum (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.



sorteeropties 4. Restmailcontainer met overflowbakken of pallet met overflowbakken

PC1030 PC1030 PC1000 PC1000


1 overflowcontainer

OF

OF

PC1030 PC1030 PC1000 PC1000

1 overflowpallet



1 bak = 1 uitreikingskantoor OF 1 bak = overflow

Als er, nadat u gesorteerd hebt, zendingen overblijven die u niet in directe bundels per uitreikingskantoor kunt plaatsen, omdat het volume ervan te klein is, dan kunt u overflowbakken samenstellen. Deze bakken mogen product bevatten voor alle uitreikingskantoren en de inhoud ervan hoeft niet gesorteerd te worden. De overflowbakken moeten op een aparte pallet of in een aparte container geplaatst worden. Maar als er minder dan 10 bakken aan overflow zijn, mag u de overflowbakken samen bovenop één pallet of bovenop één container plaatsen die product van de sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst bevat.



sorteeropties 4. Restmailcontainer met overflowbakken of pallet met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de overflowbakken worden voorzien van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • Indien u de overflowbakken bovenop een pallet met product van sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, moet de pallet voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5) met de duidelijke bijkomende vermelding ‘Bevat bakken overflow’, één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. • Als u de overflowbakken bovenop een container met product van de sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, dan moet die container voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) met de bijkomende vermelding ‘Bevat bakken overflow’. • De overflowpallet moet worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) die duidelijk aangeven dat het om overflowbakken gaat; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. • De overflowcontainer (nieuw formaat) moet voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) dat duidelijk aangeeft dat het om overflowbakken gaat.


Overflow

Overflow




Sortering per UK

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • bestemming (UK, sorteersector of sorteercentrum) + de vermelding ‘Bevat bakken overflow’ (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Overflow

Overflow




sorteeropties c Alternatief 2 (enkel voor internationale klanten): identieke en gesloten kartonnen dozen in Restmailcontainers of op palletten


PC1000 PC1000 PC1000 PC1000 PC1000


PC1000

OF

1 doos = 1 uitreikingskantoor

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000

1 pallet per uitreikingskantoor Brussel Mail


Alle zendingen worden in identieke en gesloten kartonnen dozen geplaatst. Elke doos mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De dozen worden in Restmailcontainers of op palletten geplaatst. Elke Restmailcontainer of pallet mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de dozen voorzien worden van een etiket waarop de postcode van het uitreikingskantoor vermeld staat, evenals de melding ‘Te bedelen/À distribuer’. • Moeten de Restmailcontainers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Postcode van het UK Te bedelen/À distribuer Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • vermelding: ‘Te bedelen/À distribuer’; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.




Sortering per UK



sorteeropties 2. Restmailcontainer of pallet per sorteersector

PC1030

PC1030

PC1030 PC1030 PC1000 CP1000

Brussel Mail

PC1030 PC1030

PC1000 PC1000

1 container per sector (BRUSSEL X 10 - 12 )

PC1000 PC1000

OF PC1030

PC1030 PC1030

PC1030 PC1030


PC1000 PC1000

1 pallet per sector (BRUSSEL X 10 - 12 )

Brussel Mail

PC1030

Schaarbeek Mail

< 80 cm OF < 200 kg

< 80 cm OF < 200 kg

Schaarbeek Mail


Als er onvoldoende product is om een Restmailcontainer te vullen (min. 200 kg of de helft van de container) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog) per uitreikingskantoor, is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met dozen van andere uitreikingskantoren van dezelfde sorteersector. Alle zendingen worden in dozen geplaatst.

Een doos mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmail container of de pallet mag uitsluitend product bevatten voor de uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren.


Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • vermelding: ‘Te bedelen/À distribuer’; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Nummer van de sorteersector (bv.: 10 - 12)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteersector (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.



sorteeropties 3. Restmailcontainer of pallet per sorteercentrum

PC1030

PC1030

PC1400 PC1180 PC1030 PC1180

BRUSSEL X 10 - 12

PC1400 PC1180

PC1400 PC1300

< 80 cm OF < 200 kg

PC1030 PC1180

1 container per sorteercentrum (BRUSSEL X )


BRUSSEL X 10 - 12

OF

PC1400

PC1400

PC1300 PC1400

PC1300 PC1400

BRUSSEL X 13 - 16


PC1400 PC1300

< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL X 13 - 16


Als er onvoldoende product is om een Restmailcontainer te vullen (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog) per sorteersector, is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met dozen van andere uitreikingskantoren voor hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in dozen geplaatst.

Een doos mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend product bevatten voor de uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.


Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • vermelding: ‘Te bedelen/À distribuer’; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Sorteercentrum X (bv. BRUSSEL X)

Sortering per UK

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • naam sorteercentrum (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.



sorteeropties 4. Restmailcontainer met overflowbakken of pallet met overflowbakken

PC1000 PC1000 PC1030 PC1030

1 overflowcontainer

Bv.: 1 container per sorteercentrum = meerdere uitreikingskantoren + overflowbak(ken)

OF

OF

PC1000 PC1000 PC1030 PC1030

1 overflowpallet

Bv.: 1 pallet per sorteercentrum = meerdere uitreikingskantoren + overflowbak(ken)


1 bak = 1 uitreikingskantoor OF 1 bak = overflow

Als er, nadat u gesorteerd hebt, zendingen overblijven die u niet in dozen per uitreikingskantoor kunt plaatsen, omdat het volume ervan te klein is, dan kunt u overflowbakken samenstellen. De overflowbakken moeten in een aparte container of op een aparte pallet geplaatst worden. Maar als er minder dan 10 bakken aan overflow zijn, mag u de overflowbakken samen bovenop één pallet of bovenop één container plaatsen die product van de sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst bevat.



sorteeropties 4. Restmailcontainer met overflowbakken of pallet met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de overflowbakken worden voorzien van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • Als u de overflowbakken op de bovenkant van een container met product van sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, dan moet die container voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) met de duidelijke bijkomende vermelding ‘Bevat bakken overflow’. • De Restmail overflowcontainer moet voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) dat duidelijk aangeeft dat het om overflowbakken gaat. • Als u de overflowbakken bovenop een productpallet van sorteersectoren en uitreikingskantoren van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, moet de pallet voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5) met de duidelijke vermelding ‘Bevat bakken overflow’, één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. • D e overflowpallet moet worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) die duidelijk aangeven dat het om overflowbakken gaat; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet.


Overflow

Overflow


Voorbeeld A4/A5 – Container/pallet die overflow bevat Naam van Afgiftenummer de klant


Sortering per UK

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • b estemming (UK, sorteersector of sorteercentrum) + de vermelding ‘Bevat bakken overflow’ (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor.


Overflow

Overflow



1. brieven > voorbereiding van uw zendingen gesorteerd per sorteerplan

sorteeropties 5. Zendingen gesorteerd per sorteerplan Omschrijving Een sorteerplan bestaat uit een reeks niet opeenvolgende postcodes, bestaande uit 3 elementen, bv. C-W1-L2. Elk sorteerplan behoort tot een bepaalde sorteerzone. Eenzelfde sorteerzone bevat dus verschillende sorteerplannen. De lijst van de sorteerplannen en de sorteerzones is beschikbaar op de website van bpost www.bpost.be/masspost De afzender ordent zijn zendingen per sorteerplan (dus afhankelijk van de postcodes per plan) en houdt daarbij rekening met de onderstaande voorbereidingsregels.

Gesorteerde SMALL format-zendingen per sorteerplan

MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX./AFGIFTE

MASSPOST HYPERCENTRUM MIN. & MAX./AFGIFTE

25.000 > 50.000

25.000 > ...

Conditionering en etikettering 1. Container / pallet per sorteerplan

B-W1-E7

B-W1-E7

B-W1-E7 B-W1-E7

B-W1-E7 B-W1-E7

B-W1-E7 B-W1-E7

B-W1-E7 B-W1-E7

1 container per sorteerplan (B-W1-E7)

1 bak = 1 sorteerplan


1 pallet per sorteerplan (B-W1-E7)

Alle zendingen worden in bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend product voor eenzelfde sorteerplan bevatten. De bakken worden in containers / op palletten geplaatst. Elke container / pallet mag uitsluitend bakken voor eenzelfde sorteerplan bevatten. Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Nummer van het sorteerplan (bv.: B-W1-E7)

Sorteerplan

Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van het sorteerplan (bestemming - minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sorteerplan.


Nummer van het sorteerplan (bv.: B-W1-E7)

Sorteerplan

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van het sorteerplan (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteerplan. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 76


sorteeropties 2. Container / pallet per sorteerzone

B-W1-S5 B-W1-S5 B-W1-S5 B-W1-S5 B-W1-S5 B-W1-S5 B-W1-E7 B-W1-E7 B-W1-E7 B-W1-E7

sorteerplan (bv.:B-W1-E7)

B-W1-E7 B-W1-E7

< 80 cm OF < 200 kg

sorteerplan: E7

1 pallet per sorteerzone (bv.: B-W1) = meerdere sorteerplannen

1 container per sorteerzone (B-W1) = meerdere sorteerplannen B-W1-S5 B-W1-S5 B-W1-S5

B-W1-S5

B-W1-E7 B-W1-E7

< 80 cm OF < 200 kg

sorteerplan: S5


B-W1-S5 B-W1-S5

sorteerplan (bv.:B-W1-S5)


Alle zendingen worden in bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend product voor eenzelfde sorteerplan bevatten. Als er niet voldoende bakken zijn om een container (min. 10 bakken) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm) te vullen per sorteerplan bv. B-W1-E7, is het mogelijk die container aan te vullen met bakken voor andere sorteerplannen die tot dezelfde sorteerzone behoren, bv. B-W1. Elke container / pallet mag uitsluitend bakken voor sorteerplannen bevatten van eenzelfde sorteerzone.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Nummer van het sorteerplan (bv.: B-W1-E7)

Sorteerplan



Nummer van de sorteerzone (bv.: B-W1)

Sorteerplan

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sorteerzone (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteerplan.



sorteeropties 3. Container / pallet per sorteercentrum

B-W2-S6 B-W1-S6

B-W1-S5 B-W1-E7

B-W1-S3 B-W1-S6 B-W1-S5 B-W1-E7

sorteerzone: B-W1-…

< 80 cm OF < 200 kg

B-W2-S3 B-W2-S6 B-W1-S5 B-W1-E7

sorteerzone: B-W1-...

B-W1-S5 B-W1-E7

1 pallet per sorteercentrum (bv.: BRUSSEL) = meerdere sorteerzones

1 container per sorteercentrum (bv.: BRUSSEL) = meerdere sorteerzones

B-W2-S6 B-W2-S3 B-W2-S6

< 80 cm OF < 200 kg

sorteerzone: B-W2-...

B-W2-S6 B-W2-S3 B-W2-S6


sorteerzone: B-W2-…


Alle zendingen worden in bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend product voor eenzelfde sorteerplan bevatten. Als er niet voldoende bakken zijn om een container (min. 10 bakken) te vullen per sorteerzone of een pallet (min. 200 kg of 80 cm) per sorteerplan (bv. B-W1), is het mogelijk die container aan te vullen met bakken van sorteerplannen voor andere sorteerzones die tot hetzelfde sorteercentrum behoren (bv. Brussel X). Elke container / pallet mag uitsluitend bakken voor sorteerplannen bevatten van eenzelfde sorteercentrum.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de bakken voorzien worden van een etiket. • Moeten de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). • Moeten de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant Nummer van het sorteerplan (bv. B-W-E7)

Sorteerplan



Sorteercentrum (bv.: BRUSSEL X)

Sorteerplan

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • naam sorteercentrum (bestemming minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteerplan.



sorteeropties 4. Container / pallet met overflowbakken

B-W1 -S5

B-W1 -E7

B-W1-S5 B-W1-E7

B-W1 -S3

B-W1 -S6

B-W1-S3 B-W1-S6

Bv.: 1 container per sorteercentrum = meerdere sorteerzones + overflowbak(ken)

Bv.: 1 pallet per sorteercentrum = meerdere sorteerzones + overflowbak(ken)

OF

OF

Bv.: 1 overflowcontainer

Bv.: 1 overflowpallet


1 bak = 1 sorteerplan OF 1 bak = overflow

Als er, nadat u gesorteerd hebt, zendingen overblijven die u niet kunt plaatsen per sorteerplan omdat het volume ervan te klein is, dan kunt u overflowbakken samenstellen. De overflowbakken moeten in een aparte container geplaatst worden. Maar als er minder dan 10 bakken aan overflow zijn, mag u de overflowbakken samen bovenop een container / een pallet plaatsen die sorteerplannen van het sorteercentrum van ontvangst bevat. Voorbeeld: bij een nationale afgifte in Brussel X mag het overflowproduct bovenop één container die sorteerplannen van het sorteercentrum van Brussel X bevat, geplaatst worden.



sorteeropties 4. Container / pallet met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van het product: • Moeten de overflowbakken worden voorzien van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • Indien u de overflowbakken bovenop een container met product van sorteerplannen van het sorteercentrum van ontvangst geplaatst hebt, dan moet die container voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) met de bijkomende vermelding ‘Bevat overflowbakken’. • De container die uitsluitend overflow bevat, moet voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5) dat duidelijk aangeeft dat het om overflowbakken gaat. • De overflowpallet moet worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) die duidelijk aangeven dat het om overflowbakken gaat. Eén blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant

Overflow

Overflow


Voorbeeld A4/A5 – Container / pallet die overflow bevat Naam van Afgiftenummer de klant


Sorteerplan

Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • bestemming (sorteerplan, sorteerzone of sorteercentrum) + de vermelding ‘Bevat bakken overflow’ (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sorteerplan.


Overflow

Overflow



1. brieven > voorbereiding van uw zendingen gesorteerd per Ronde en sequentie

sorteeropties 6. Zendingen gesorteerd per Ronde en sequentie Omschrijving

i

Als voorbereiding van de sortering per Ronde en sequentie kunt u uw zendingen voor dezelfde afgifte sorteren per sorteersector en uitreikingskantoor. De conditionering gebeurt met directe bundels1 (en niet in bakken) per Ronde en sequentie. Dit type bundel bevat zendingen van 1 of meerdere postrondes die behoren tot eenzelfde uitreikingskantoor. • In elke bundel worden de zendingen geordend in opklimmende volgorde van ronde (Reg-001, Reg-002, Reg003). • Binnen elke ronde, wordt elke zending geordend in opklimmende volgorde van sequentie (Reg-001/1, Reg001/2, Reg-001/3). • Elke zending heeft een eigen sequentiereferentie2. • D e sequentiereferentie en Mail ID-barcode respecteren de adresseringsregels in punt 2 en 3 van het hoofdstuk Mail ID-technologie. Er zijn twee sorteertypes Ronde en sequentie: - sortering Ronde en sequentie multi: u personaliseert uw zendingen per segment van geadresseerde klanten (personalisatie van boodschappen, coupons, visuals …). Dit laat u toe om uw afgifte te maken voor en in te delen in verschillende groepen. In dit geval moet elke groep minimaal 10.000 zendingen bevatten gesorteerd in 1 sorteersequentie. Uitzondering: indien het enige verschil tussen de groepen een taalverschil is (de personalisatie van de inhoud en de boodschap zijn identiek per taal), mag u de zending ingeven als Ronde en sequentie uniek (het minimum van 10.000 zendingen per lot is niet meer vereist.) - sortering Ronde en sequentie uniek: de afgifte3 bestaat uit 1 of meer groepen die gesorteerd zijn in 1 een enkele sorteersequentie. Voor de afgifte van uw zendingen moet u naar bpost een elektronisch bestand (‘Mailing file’) sturen met de adresgegevens van de bestemmelingen. Via het Data Exchange-systeem ontvangt u een antwoordbestand. In dat bestand wordt elk adres gelinkt aan een referentie van het type: Item 1=1000-Reg-012/1 (postcode van het uitreikingskantoor 1000, type ronde Reg en nummer ronde 12, sequentienummer 1)2, de afdrukvolgorde en andere nuttige informatie voor het sorteren van uw zendingen.

Opmerkingen • Zendingen die zwaarder wegen dan 1 kg, worden bij voorkeur direct op palletten geplaatst en gesorteerd per uitreikingskantoor. Opgelet, de sequentiereferentie wordt altijd vermeld op elke zending. • De andere conditioneringsregels onder het volgende punt ‘Conditionering en etikettering’ blijven van toepassing.

1

Bundels per uitreikingskantoor.

2

Het sequentienummer is een nummer dat overeenkomt met de volgorde waarin de zendingen tijdens een ronde worden bezorgd.

3

De criteria van een unieke afgifte moeten worden gerespecteerd (zie pagina 87 punt 1 Omschrijving van een afgifte).



sorteeropties Minimale en maximale afgiftevolumes Meer informatie in het hoofdstuk Mail ID-technologie over de technische specificaties met betrekking tot de sortering per Ronde en sequentie. De afzender moet ook rekening houden met de voorbereidingsregels, zoals beschreven in dit hoofdstuk.

LARGE format-zendingen gesorteerd per Ronde en sequentie

MASSPOSTCENTRUM MIN. EN MAX. /AFGIFTE

MASSPOST HYPERCENTRUM MIN. EN MAX. /AFGIFTE

10.000 > 20.000

10.000 > …

Conditionering en etikettering Directe bundels op palletten of in Restmailcontainers 1. Op pallet of in Restmailcontainer per uitreikingskantoor 1000

PC1000

PC1000 PC1000

PC1000

OF

PC1000 PC1000

i

1000 - Reg-001/1 1000 - Reg-001/2 1000 - Reg-001/3 1000 - Reg-002/1 1000 - Reg-002/2 1000 - Reg-002/3

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000


1 pallet per uitreikingskantoor 1000


Om te vermijden dat de bundels tijdens het vervoer zouden vallen, moet er een plasticfolie rond de bundels en de pallet gewikkeld worden.

1000 1000 - Reg-002/4 1000 - Reg-005/1 1000 - Reg-005/2 1000 - Reg-006/1 1000 - Reg-006/2 1000 - Reg-006/3

voorbeeld van 2 opeenvolgende directe bundels voor hetzelfde uitreikingskantoor

Alle zendingen worden geconditioneerd in (directe) bundels per Ronde en sequentie. Elke pallet of Restmailcontainer bestaat enkel uit zendingen voor hetzelfde uitreikingskantoor.

Voor een goede identificatie van het product: • Moeten Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5). • Moeten palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Eén blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet.


Postcode van het UK (bv.: 1000) Gesorteerd per Ronde en sequentie (bundels)

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • gesorteerd per Ronde en sequentie (bundels).



sorteeropties 2. Op pallet of in Restmailcontainer per sorteersector PC1030 PC1030 PC1030

< 80 cm OF < 200 kg

PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1000 PC1000

1 pallet per sector (BRUSSEL X 10-12 )

< 80 cm OF < 200 kg

PC1030 PC1030 PC1030

Schaarbeek Mail


OF PC1030 PC1030 PC1030 PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1000 PC1000

1 container per sector (BRUSSEL X 10-12 )

PC1030 PC1030 PC1030

Schaarbeek Mail


Alle zendingen worden geconditioneerd in directe bundels. Als het aantal zendingen onvoldoende is om een Restmailcontainer te vullen (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog) per uitreikingskantoor, is het mogelijk de container of pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren. Voor een goede identificatie van het product: • Moeten Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5). • Moeten palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Eén blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. Voorbeeld A4/A5 Naam van Afgiftenummer de klant Nummer van de sector (bv.: 10 -12)

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • nummer van de sector (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • gesorteerd per Ronde en sequentie (bundels).

Gesorteerd per Ronde en sequentie (bundels)



sorteeropties 3. Op pallet of in Restmailcontainer per sorteercentrum

PC1300 PC1300 PC1300 PC1000 PC1000

PC1000 PC1000

BRUSSEL X 10 – 12


PC1300


PC1300 PC1300

BRUSSEL X 13 – 16

OF PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL X 10 – 12 PC1300 PC1300 PC1300

BRUSSEL X 13 – 16

PC1300 PC1300 PC1300 PC1000 PC1000

1 pallet per sorteercentrum (BRUSSEL X) < 80 cm OF < 200 kg


Alle zendingen worden geconditioneerd in directe bundels. Als het aantal zendingen onvoldoende is om een Restmailcontainer (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog) te vullen per sorteersector, is het mogelijk de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren. Voor een goede identificatie van het product: • Moeten Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5). • Moeten palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Eén blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. • Moeten de directe bundels moeten per sector gescheiden worden met een kartonnen of papieren scheidingsvel met dezelfde afmetingen als de oppervlakte van de Restmailcontainer of pallet, voorzien van de volgende vermeldingen: • Sector (bv. 10–12); • Gesorteerd per Ronde en sequentie. Voorbeeld A4/A5 Naam van Afgiftenummer de klant Sorteercentrum X (bv. BRUSSEL X)

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • naam sorteercentrum (bestemming - minimale lettergrootte: 72); • gesorteerd per Ronde en sequentie (bundels).




sorteeropties 4. Op pallet of in Restmailcontainers met overflowbakken

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000


Bv.: 1 overflowcontainer

OF

OF

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000


Bv.: 1 overflowpallet


1 directe bak = 1 uitreikingskantoor OF 1 bak = overflow

U kunt overflowbakken samenstellen als na de voorsortering zendingen overblijven die u niet in directe bundels kunt conditioneren, omdat: • hun volume onvoldoende is of • het uitreikingskantoor niet gevonden werd (systeemcode ‘0299’). Overflowbakken moeten geplaatst worden op een afzonderlijke pallet of container. Als het overflowvolume geen 10 bakken bedraagt, kunt u uw overflowproduct bovenop een pallet/container plaatsen waarvan de inhoud gesorteerd is per sequentie en die bestemd is voor het ontvangstsorteercentrum.



sorteeropties 4. Op pallet of in Restmailcontainers met overflowbakken (vervolg) Voor een goede identificatie van de overflow: • Overflowbakken moeten geïdentificeerd worden aan de hand van een rood etiket met de vermelding ‘overflow’. • De overflowpallet/-container moet geïdentificeerd worden aan de hand van rode bladen (A4 of A5). Er moet duidelijk vermeld worden dat het om overflowbakken gaat: • twee bladen voor de pallet: het ene moet geplaatst worden op een van de korte zijden van de pallet en het andere op de bovenkant van de pallet; • een blad voor de Restmailcontainer. • Als u de overflowbakken op een pallet/container met zendingen hebt geplaatst die gesorteerd zijn per Ronde en sequentie, bestemd voor het ontvangstsorteercentrum, moet de pallet/container geïdentificeerd worden aan de hand van bladen (A4 of A5). Er moet duidelijk vermeld worden ‘Bevat overflowbakken’: • twee bladen voor de pallet: het ene moet geplaatst worden op een van de korte zijden van de pallet en het andere op de bovenkant van de pallet; • een blad voor de Restmailcontainer. Voorbeeld etiket: overflow Naam van Afgiftenummer de klant

Overflow

Overflow


Voorbeeld A4/A5 – Overflowcontainer/ -pallet Naam van Afgiftenummer de klant

Overflow

Overflow


Voorbeeld A4/A5 – Container/Pallet die overflow bevat Naam van Afgiftenummer de klant



Lettergrootte en kleur: zwarte of donkere letters op een rode achtergrond. Alternatief: rode letters op een witte achtergrond. Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte; • bestemming (UK, sorteersector of sorteercentrum) + de vermelding ‘Bevat overflowbakken’ (minimale lettergrootte: 72); • g esorteerd per Ronde en sequentie (bundels).


Afgifte van uw zendingen 1. Omschrijving van een afgifte

87

2. Toepassing voor de planning en aankondiging van een afgifte: e-MassPost

87

3. Planningsprocedure van een afgifte 3.1. Basisregel 3.2. In het kader van sommige producten (zie productfiches) wordt deze planningsprocedure geformaliseerd in (maximaal) 2 stappen

88 88

4. Afgifteaankondiging 4.1. Afspraak 4.2. Afgiftetoelating via e-MassPost 4.3. Afgiftetoelating aan het MassPost-loket 4.4. Bijzonder geval van gespreide afgifte 4.5. Bijzonder geval van gesplitste afgifte

91 91 92 93 93 96

5. Afgifte en tijdstippen van afgifte

99

6. Controle van de afgiften op de loskades

99

7. Afdrukken van de afgiftesamenvattingen

99

8. Betaling

99

9. Procedure voor de uitwisseling van conditioneringsmiddelen

88

100

1. brieven > afgifte van uw zendingen

afgifte van uw zendingen

Dit hoofdstuk omschrijft het begrip afgifte en de toepassingen die u kunt gebruiken om een afgifte van nationale zendingen te plannen en aan te kondigen.

1. Omschrijving van een afgifte Een afgifte is een fysieke bezorging van zendingen waarvoor het gebruik van een borderel (of afgiftetoelating in het kader van een aankondiging via e-Masspost) nodig is. Dit document kan geraadpleegd worden op de website www.bpost.be/masspost (deel plannen van afgifte en aankondigen van afgifte).

i

Een afgifte moet: I afgegeven worden in de bakken en/of containers geleverd door bpost1; II bestaan uit minstens 500 zendingen; III bestaan uit zendingen van formaat SMALL, LARGE, of SPECIAL van maximaal 2000 g; IV bestaan uit zendingen met dezelfde afmetingen en van hetzelfde formaat (SMALL, LARGE of SPECIAL); V bestaan uit zendingen met dezelfde verpakking; VI onderworpen zijn aan eenzelfde Sorteertype; VII voor Mail ID-zendingen of Ronde en sequentie-zendingen, voorzien zijn van een Mail ID-barcode of van een Ronde en sequentie-referentie na het elektronisch doorgeven van een of meer adresbestand(en); VIII op de envelop een retouradres in België vermelden.

VERSCHILLENDE FASEN VAN EEN AFGIFTE (afhankelijk van het gekozen product) PRE-BOOKING

BOOKING

AANKONDIGING

AFGIFTE

2. Toepassing voor de planning en aankondiging van een afgifte: e-MassPost a Omschrijving e-MassPost is een webapplicatie waarmee u uw massale afgiften kunt plannen, makkelijk en snel een afgiftetoelating kunt aanmaken en uw afgiften kunt beheren.

b Voordelen De e-MassPost-applicatie biedt u de volgende voordelen: • e en betere opvolging (voor u en voor bpost) van de afgifte en gegevens die ermee te maken hebben; • een tariefkorting voor bepaalde producten.

i

1

In geval van een buitenlandse routeur, mag de afgifte gebeuren in kartonnen dozen.




Via deze webapplicatie, die helemaal gratis beschikbaar is op de website van bpost, kunt u alle mogelijke acties in verband met massale afgiften (MassPost) uitvoeren: • het beheer van de afgiften (onder andere: (Pre-)Booking en Aankondiging); • de onlineopvolging van de afgiften, ook als u met derden werkt; • de visualisering van de contracten; • het downloaden van de gegevens van de afgifte; • het beheer van de (interne en externe) gebruikers.

Opmerking Als u nog geen toegang hebt tot de e-MassPost-webapplicatie, kunt u een e-MassPost-gebruikersaccount aanvragen bij uw commercieel vertegenwoordiger of bij het Service Centre op het nummer 02 201 11 11. De e-MassPost-applicatie vindt u op www.bpost.be/e-masspost Meer informatie hierover vindt u in de e-MassPost-gids op onze website. Klik hier.

3. Planningsprocedure van een afgifte 3.1. Basisregel Het plannen van afgiften is verplicht voor volumes vanaf: - 100.000 SMALL format-zendingen - 50.000 LARGE format-zendingen - 10.000 SPECIAL format-zendingen Gelieve de informatie over de afgifte te bezorgen via e-MassPost, ten laatste 5 werkdagen voor de afgifte.

i

3.2. In het kader van sommige producten (zie productfiches) wordt deze planningsprocedure geformaliseerd in (maximaal) 2 stappen:

• ‘Pre-Booking’ (prereservatie); • ‘Booking’ (reservatie).

Als u deze planningsvoorschriften niet naleeft, kan dat, zonder afbreuk te doen aan de Algemene voorwaarden van bpost of aan de Algemene Voorwaarden Betreffende Geadresseerde Zendingen (Nationaal), een operationele vertraging veroorzaken bij de verwerking van uw zendingen.



afgifte van uw zendingen 3.2.1. Pre-Booking a

Wat is ‘Pre-Booking’? bpost heeft het concept Pre-Booking ontwikkeld om een tijdige verwerking te garanderen van afgiften die een aanzienlijke impact uitoefenen op de organisatie. Pre-Booking is de planning die voorafgaat aan een nieuwe afgifte via de e-MassPost-applicatie, zodat bpost de nodige middelen kan voorzien om de afgiften efficiënt af te handelen. Pre-Booking is de eerste fase in de planningsprocedure voor bepaalde contractuele producten. Sommige gegevens die ingevoerd worden tijdens de Pre-Bookingfase kunnen aangepast worden tijdens de volgende planningsfase (‘Booking’) en dat binnen een bepaalde termijn.

b

i

Wanneer is Pre-Booking verplicht? Als Pre-Booking deel uitmaakt van de productomschrijving1, is deze fase verplicht voor de afgifte van dit product, ten laatste 30 kalenderdagen voor de afgifte. Bijzonder geval: in het kader van het product DM Pulse moeten de Pre-Bookinggegevens doorgegeven worden bij het tekenen van het contract.

c

Welke informatie moet u tijdens de Pre-Booking bezorgen? Voor een geldige Pre-Booking bezorgt u onderstaande informatie aan bpost via e-MassPost • facturatieadres; • p roduct; • d atum van de afgifte of datum van de gedeeltelijke afgifte (in geval van gesplitste afgifte); • p laats van de afgifte of plaats van de gedeeltelijke afgifte (in geval van gesplitste afgifte); • formaat; • sortering; • e enheidsgewicht (indien van toepassing); • t otaalvolume van de afgifte of volume van de gedeeltelijke afgifte (in geval van gesplitste afgifte); • adresbestand(en) van bestemmelingen voor elke afgifte (indien van toepassing); • g egevens van twee contactpersonen voor de afgifte; • de referentie die op de factuur moet worden vermeld; • factuurgroepering (optioneel); • t oeleverancier (optioneel). De velden die deel uitmaken van de productomschrijving mogen enkel gewijzigd worden binnen de limieten die door bpost werden vastgelegd. Meer informatie over de Pre-Bookingprocedure, vindt u in de e-MassPostgids op onze website.

1

e Algemene voorwaarden en de productfiches (respectievelijk verkrijgbaar op www.bpost.be en www.bpost.be/directmail) D omvatten de productomschrijvingen en vermelden wanneer een planning noodzakelijk is



afgifte van uw zendingen 3.2.2. Booking a

Wat is ‘Booking’? Zoals Pre-Booking is Booking een stap in de planningsfase van de afgifte waarmee bpost beter de middelen kan plannen om de afgiften efficiënt te verwerken.

b

Wanneer is Booking verplicht? Deze stap is verplicht: • als de productomschrijving Booking vermeldt • voor volumes vanaf • 100.000 SMALL format-zendingen; • 50.000 LARGE format-zendingen; • 10.000 SPECIAL format-zendingen.

c

i

Wanneer de Bookinginformatie bezorgen? Basisregel: ten laatste 5 werkdagen voor de afgifte: Opgelet: er geldt een termijn van 30 kalenderdagen voorafgaand aan de afgifte voor: • 200.000 SMALL of LARGE format-zendingen; • 25.000 SPECIAL format-zendingen. In dit geval kan bpost eventueel contact opnemen met u om afspraken te maken over een gesplitste afgifte. Zo vermijden we een overbelasting van de capaciteit waardoor de tijdige verwerking en uitreiking van de zendingen in het gedrang zouden kunnen komen (‘overeengekomen gesplitste afgifte’). Alle details vindt u onder punt 4.5. van dit hoofdstuk. Indien de termijn niet wordt gerespecteerd, worden de uitreikingstermijnen die normaal van toepassing zijn voor de zendingen in kwestie niet gegarandeerd (‘best effort’).

d

Welke informatie moet u tijdens de Booking bezorgen? Om een geldige Booking te realiseren, bezorgt u aan bpost de volgende informatie via e-MassPost: • G emeenschappelijke gegevens die al in de Pre-Bookingfase opgenomen werden (indien van toepassing): • facturatieadres • product • datum van de afgifte • plaats van de afgifte • formaat • sortering • eenheidsgewicht • frankeerwijze • totaalvolume van de afgifte of volume van de gedeeltelijke afgifte (in geval van gespliste afgifte) • adresbestand(en) van bestemmelingen voor elke afgifte (indien van toepassing); • de referentie die op de factuur moet worden vermeld: • factuurgroepering (optioneel) • toeleverancier (optioneel) • Aanvullende gegevens voor Pre-Bookinggegevens (indien van toepassing): • adresbestand (indien van toepassing) • uurvork voor de afgifte en spreiding van de volumes over de dag, in geval van gespreide afgiften (indien van toepassing) • verdeling van het volume per regio • type conditionering (indien van toepassing); • aantal containers of palletten (indien van toepassing); • aantal stukken per bak of per bundel (indien van toepassing); • overflowvolumes (indien van toepassing); • afmetingen (indien van toepassing). Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 90


afgifte van uw zendingen 4. Afgifteaankondiging wist u dat ...

i

Indien u de doorgegeven informatie nog wijzigt na de uiterste bookingdatum, kan dit tot gevolg hebben dat de operationele kortingen (indien toepasbaar) ingetrokken worden.

Bij elke afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum moet u steeds de volgende documenten voorleggen: • een afgiftetoelating of -borderel; • twee specimens van de zendingen1 in geval van een Direct Mail-afgifte.

i

U kunt uw afgifte op twee verschillende manieren aankondigen: • Via de e-MassPost-applicatie waarmee u onmiddellijk de afgiftetoelating kunt afdrukken alvorens tot de afgifte over te gaan; • Aan een MassPost-loket waar u het aankondigingsborderel2 afgeeft dat u op voorhand manueel invult om uw afgiftetoelating te ontvangen van de MassPost-loketbediende.

De informatie op het aankondigingsborderel moet overeenkomen met de reële eigenschappen van de fysieke afgifte. In geval van een fout, geldt de informatie in de afgiftesamenvatting.

4.1. Afspraak Om uw afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum zo vlot mogelijk te laten verlopen, moet u telefonisch of via e-mail een afspraak maken. De telefoonnummers van de MassPost (Hyper)Centra worden vermeld in de Algemene bijlagen en zijn ook beschikbaar op onze website: www.bpost.be/masspost

Voor Direct Mail-afgiften met verschillende afzenders/verschillende inhoud moet elk verschillend fysiek specimen waaruit de afgifte bestaat, voorafgaand gevalideerd worden.

1 2

De aankondigingsborderellen zijn beschikbaar in hoofdstuk 8, sectie 'afgifteborderel' en op de website www.bpost.be/masspost




De volgende informatie moet meegedeeld worden aan uw MassPost Centrum: • d e klantgegevens: uw bedrijfsnaam, de naam van een contactpersoon en uw telefoonnummer zodat we u makkelijk kunnen contacteren; • h et MassPost (Hyper)Centrum: u moet de exacte locatie van uw afgifte vermelden; • d e datum: u moet de datum aangeven waarop u een afgifte wenst te realiseren (deze datum en het overeengekomen tijdstip van afgifte worden u bevestigd); • h et gewenste tijdstip: u geeft het gewenste tijdstip waarop u uw afgifte wilt realiseren. We verifiëren of dat tijdstip beschikbaar is alvorens u de bevestiging te bezorgen; • het aantal zendingen: een of meerdere afgiften en het totaal aantal zendingen per afgifte; • het aantal en de conditioneringswijze: het aantal palletten en/of containers dat u levert; • het producttype; • uw eventuele opmerkingen.

4.2. Afgiftetoelating via e-MassPost Opmerking Als uw afgifte al gepland werd via ‘Pre-Booking’ of ‘Booking’, kunt u deze gegevens terugvinden in de e-MassPostapplicatie onder de rubriek ‘Afgiftesamenvatting’. Via de e-MassPost-applicatie kondigt u uw afgifte aan in 4 stappen:

a

Toegang tot e-MassPost U maakt verbinding met het systeem via www.bpost.be/e-masspost en geeft uw gebruikersnaam en wachtwoord in die u vooraf zijn meegedeeld door ons Service Centre.

Opmerking Als u nog geen toegang hebt tot de e-MassPost-applicatie, kunt u een e-MassPost-gebruikersaccount aanvragen bij uw commercieel vertegenwoordiger of bij het Service Centre1 op het nummer 02 201 11 11. De e-MassPost-applicatie vindt u op www.bpost.be/e-masspost

b Registratie U vult online de correcte gegevens in over uw afgifte. Maak voor elk afgifte-element uw keuze uit het vooropgesteld menu. Om de procedure nog te versnellen, kunt u ook een standaardmodel gebruiken dat u vooraf hebt ingevuld en geregistreerd. De waarden worden automatisch aangepast afhankelijk van de reeds ingevoerde gegevens en uw contract(en) met bpost. Het systeem berekent het interessantste tarief volgens het type afgifte dat u wenst te doen. Meer informatie vindt u in de e-MassPost-gids.



1. brieven > afgifte

c Goedkeuring

Wanneer u de geregistreerde informatie geregistreerd en bevestigd hebt, kunt u niets meer wijzigen.

d Afdrukken Na bevestiging kunt u de afgiftetoelating afdrukken. Deze toelating moet verplicht bij de betrokken afgiften gevoegd worden en vervangt in dat geval de papieren borderellen.

4.3. Afgiftetoelating aan het MassPost-loket • U vult het afgifteborderel waarop alle informatie staat over het producttype, de hoeveelheid en de conditionering correct en volledig in. Het afgifteborderel is verkrijgbaar aan het loket van de MassPost Centra en op www.bpost.be/masspost • U geeft het afgifteborderel vervolgens af aan het loket van het MassPost (Hyper)Centrum. • U krijgt een afgiftetoelating waarmee u uw zendingen kunt afgeven aan de kade van het MassPost (Hyper)Centrum.

4.4. Bijzonder geval van gespreide afgifte Een gespreide afgifte is een verzameling zendingen die samen één afgifte vormen, maar die op verschillende tijdstippen op dezelfde dag afgegeven worden in hetzelfde MassPost (Hyper)Centrum. Dit zijn de voorwaarden waaraan moet worden voldaan voor een gespreide afgifte: • de zendingen moeten op dezelfde dag afgegeven worden in hetzelfde MassPost (Hyper)Centrum; • de zendingen moeten tot dezelfde afgiftetoelating/-borderel behoren; • de afgifte moet het volgende minimumaantal zendingen bevatten: • SMALL format-zendingen: 20.000 stuks; • LARGE format-zendingen: 5.000 stuks. • de volledige afgifte moet voldoen aan de afgiftevoorwaarden zoals gedefinieerd voor ieder product1. Enkel klanten die via uitgestelde betaling werken, kunnen een gespreide afgifte doen. Afhankelijk van de beschikbare verwerkingscapaciteit van zendingen behoudt bpost zich het recht voor om de spreiding van afgiften op één dag te vragen voor afgiften vanaf: • 100.000 Small format-zendingen • 50.000 Large format-zendingen

Voor alle zendingen die worden gesorteerd en aangeleverd volgens de modaliteiten van een gespreide afgifte wordt het overflowvolume berekend op het totale volume van de gespreide afgifte na ontvangst van het laatste deel van de afgifte.

1

eer informatie over de voorwaarden van de groepering van zendingen van eenzelfde afgifte vindt M u in de productfiches beschikbaar op onze website www.bpost.be




De klant biedt zich aan met het ‘hoofdborderel’ met het aantal geschatte stuks van de globale afgifte

EERSTE GEDEELTELIJKE AFGIFTE

TWEEDE GEDEELTELIJKE AFGIFTE

HOOFDAFGIFTETOELATING/ BORDEREL

GEDEELTELIJKE AFGIFTE NR.

KOPIE TOELATING

KOPIE TOELATING

CONTROLE SORTERING & CONDITIONERING



REGISTRATIE TIJDSTIP VAN AANKOMST



Verwerking van het 1e deel

Verwerking van het 2e deel > het systeem telt op

Verwerking van het laatste deel > het systeem telt op > de afgifte wordt afgesloten in het systeem

SPECIMEN

(INDIEN VAN TOEPASSING)

a

Procedure voor een gespreide afgifte 1. U moet vooraf aankondigen hoeveel gedeeltelijke afgiften u gaat leveren (het minimumaantal zendingen per gedeeltelijke afgifte moet duidelijk zijn afgesproken, behalve voor de laatste gedeeltelijke afgifte). Tijdens de eerste gedeeltelijke afgifte geeft u een afgiftetoelating/borderel af met: • het aantal zendingen van de totale afgifte; • de vermelding dat het gaat om een gespreide afgifte; • de vermelding van het aantal delen waaruit de afgifte bestaat (bv. 3); • de vermelding van het deel van de gespreide aangifte waarover het gaat (bv. 1 van 3). 2. Elke container moet duidelijk geïdentificeerd worden met een referentie van de afgiftetoelating en de aanduiding van het deel van de gespreide afgifte (bv. 2 van 3). 3. De eerste gedeeltelijke afgifte wordt volledig verwerkt in het MassPost Centrum en verzonden naar het sorteercentrum voor verwerking. 4. V anaf de tweede gedeeltelijke afgifte, geeft u een kopie van de toelating af, waarbij u op dit document preciseert over welk deel van de gespreide afgifte het gaat (bv. 2 van 3). Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 1 I Pagina 94



5. D e tweede gedeeltelijke afgifte wordt volledig verwerkt in het MassPost (Hyper)Centrum. Het systeem voegt de gegevens van de tweede gedeeltelijke afgifte bij die van de eerste. 6. Bij de laatste gedeeltelijke afgifte wordt het werkelijke totaal (optelling van de gedeeltelijke afgiften) vergeleken met het aangekondigde aantal. De cijfers worden gecorrigeerd in het systeem en de afgifte wordt afgesloten. 7. Pas daarna wordt de facturatie gestart op basis van de gegevens die door bpost zijn bevestigd.

b

Etiketten voor bakken en containers of palletten Als u een afgifte van dezelfde toelating of borderel (hetzelfde product) realiseert in de vorm van een gespreide afgifte, moet het formaat van het etiket om de verschillende containers of palletten te identificeren het volgende zijn: Etiket voor container of pallet Voorbeeld etiket Naam van de klant

Afgiftenummer

Sorteercentrum (bv. BRUSSEL X) Subafgifte B van C

Sorteerplan

Vermelde informatie: •n aam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • a fgiftenummer of unieke referentie van de afgifte: Afgifte A (in het voorbeeld: 7506/1234); •b estemming van het gesorteerde product: identificatie van de inhoud afhankelijk van de toegepaste sortering - zie paragraaf 'Sorteeropties'; • s ubafgifte B van C (in het voorbeeld: 2 van 3, als het gaat over een tweede subafgifte van een totaal van 3 subafgiften) (minimale lettergootte: 72); • sorteertype.

Voorbeeld: Afgifte 7506/1234

Subafgifte 1

Subafgifte 2

Subafgifte 3



afgifte van uw zendingen 4.5. Bijzonder geval van gesplitste afgifte

Een gesplitste afgifte is een geheel van zendingen waarvan de afgifte over verschillende werkdagen (maximaal 5) wordt gespreid in een of meer Masspost HyperCentra, afhankelijk van het product1. Indien bpost en de klant een planning overeenkomen, om een overbelasting van de capaciteit te vermijden en de tijdige verwerking en/of uitreiking van zendingen niet in het gedrang te brengen, spreken we van een overeengekomen gesplitste afgifte. Hiervoor gelden dan dezelfde tariefvoorwaarden als voor een afgifte die op één dag plaatsvindt. • Booking discount (indien van toepassing1) op het totaalvolume van de afgifte; • Sorting/Sortsize/Dropsize discount (indien van toepassing1) op het totaalvolume van de afgifte.

Opmerkingen • Een afgifte van meer dan 100.000 Direct Mail-zendingen van meer dan 1 kg moet worden gesplitst. • Gesplitste afgiften zijn enkel mogelijk voor klanten die een uitgestelde betaling genieten.

Hoe een gesplitste afgifte overeenkomen?

1) DM Easy, DM Connect

• D e afgifte in één enkel MassPost Hypercentrum moet ten minste 30 kalenderdagen voor de geplande afgiftedatum worden aangekondigd in e-MassPost en bevat minimaal 200.000 zendingen van SMALL of LARGE Format of 25.000 van SPECIAL Format.

i

• Indien gewenst, kan u ons proactief een schema voor de gesplitste afgifte bezorgen per mail, ten laatste 10 werkdagen voor de afgiftedatum:

1. u kan ons per e-mail een schema voor de gesplitste afgifte bezorgen op volgend adres: [email protected]. bpost (Planning & Forecasting) volgt die aanvraag binnen de twee werkdagen op;

2. indien nodig kan bpost met u contact opnemen om samen een schema voor gesplitste afgifte op te stellen;

• O ok kan bpost indien nodig met u contact opnemen om samen een schema voor gesplitste afgifte op te stellen;

• b post en de klant stellen in functie van de beschikbare capaciteit samen een afgifteplanning op, gespreid over maximaal 5 opeenvolgende dagen2. Elke subafgifte bestaat uit minimaal 100.000 zendingen van het SMALL of LARGE format of 12.500 zendingen van het SPECIAL format;

• b post voert de gesplitste afgifte in het systeem in voor de vervaldatum van de Booking. De gesplitste afgifte verschijnt dan in e-MP en op de afgiftetoelating;

• Er is slechts één afgiftetoelating nodig voor alle subafgiften;

• D e volledige afgifte moet beantwoorden aan de toelatingscriteria (omschrijving en operationele voorwaarden van een afgifte) zoals gedefinieerd voor elk product.

1

oor meer informatie over de eigenschappen gedefinieerd voor elk product kan u onze website en de productfiches raadplegen V op www.bpost.be/directmail en www.bpost.be/adminmail, onder ‘Details’.

Behoudens uitzonderingen gelinkt aan een uitzonderlijke overbelasting van de capaciteit van een of meerdere MassPost HyperCentra.

2




Als er geen algemeen akkoord wordt gevonden, zijn de onderstaande regels van toepassing:

• Als de klant de volledige afgifte in één dag uitvoert, ondanks de uitdrukkelijke vraag van bpost om de afgifte op te splitsen vanwege een beperkte capaciteit op die dag, geniet hij Booking- en Sortsize/Dropsizekortingen (indien van toepassing1) op het totaalvolume van de afgifte. De uitreikingstermijnen die normaal van toepassing zijn voor de zendingen in kwestie worden evenwel niet gegarandeerd (‘best effort’).

• Als de klant de afgifte over meerdere dagen spreidt, wordt elke subafgifte als een afzonderlijke afgifte beschouwd en gefactureerd.

Indien het aangekondigde afgifteschema niet gerespecteerd wordt, wordt elke subafgifte beschouwd als een afzonderlijke afgifte.

2) DM Pulse & DM Inspire

Gesplitste afgiften zijn via e-MassPost mogelijk voor de DM Pulse (maximaal 2 opeenvolgende dagen en meerdere MassPost HyperCentra) en voor de DM Inspire (maximaal 5 dagen en verschillende MassPost HyperCentra onder de volgende voorwaarden:

• De afgifte bevat minimaal 100.000 SMALL Format-zendingen of 50.000 LARGE Format-zendingen;

• Er is een afgiftetoelating voor elke subafgifte vereist;

• Er is slechts één subafgifte per dag en per afgifteplaats mogelijk;

• De volledige afgifte moet strikt voldoen aan de toelatingscriteria (omschrijving en operationele voorwaarden gelinkt aan een afgifte) zoals gedefinieerd per product1.

1

oor meer informatie over de eigenschappen gedefinieerd voor elk product kan u onze website V en de productfiches raadplegen op www.bpost.be/directmail en www.bpost.be/adminmail, onder het tabblad ‘Details’.



afgifte van uw zendingen Etiketten voor bakken, containers of palletten

ls e-MassPost u geen mogelijkheid biedt om uw volumes per dag aan te kondigen, moet u de regels onder punt ‘4.4. A Gespreide afgifte’ (in het Frans staan de dubbele haakjes naar buiten gericht, en dus verkeerd) volgen.

1. Etiket voor bakken Naam van de klant

Afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte Y

Bestemming

Te vermelden informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36). • bestemming van het gesorteerde product: identificatie van de inhoud afhankelijk van de toegepaste sortering - zie paragraaf 'Sorteeropties' (minimale lettergrootte: 36). • sorteertype. • Afgiftenummer of unieke referentie.

Sorteerplan

2. Etiket voor container of pallet Naam van de klant

Afgiftenummer of unieke referentie van de afgifte Y


Sorteerplan

Te vermelden informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36). • afgiftenummer of unieke afgiftereferentie: afgifte Y (in het voorbeeld bij subafgifte). • bestemming van het gesorteerde product: identificatie van de inhoud afhankelijk van de toegepaste sortering - zie paragraaf 'Sorteeropties' (minimale lettergrootte: 72). • sorteertype. Als u, in het kader van een gesplitste afgifte, meerdere malen per dag in hetzelfde MassPost Hypercentrum levert, gelieve dan het veld ‘Subafgifte B van C’ aan te duiden, zoals uitgelegd in punt 4.4. ‘Gespreide Afgifte’.

Unieke afgiftereferentie

Afgiftenummer X

Afgiftenummer Y

Afgiftenummer Z



afgifte van uw zendingen 5. Afgifte en tijdstippen van afgifte

Om de tijdige verdeling van uw zendingen te garanderen, moet u de afgifte op het afgesproken uur uitvoeren in het MassPost (Hyper)Centrum. Aan klanten met afspraak wordt prioriteit verleend ten opzichte van klanten zonder afspraak.

Opmerking Meld u steeds aan op de loskade met uw afgiftetoelating (die ter plaatse wordt gescand) en de andere vereiste documenten.

Een overzicht van de afgiftetijdstippen voor SMALL, LARGE en SPECIAL format-zendingen wordt gegeven in hoofdstuk 8 Algemene bijlagen, Afgifte en tijdstippen van de afgifte.

6. Controle van de afgiften op de loskades Zodra de afgiften op de kades staan, worden de kwaliteit en de kwantiteit gecontroleerd. Op de kade wordt de barcode op de afgiftetoelating gescand en wordt de feitelijke afgifte vergeleken met de gegevens die vermeld staan op de afgiftetoelating. Deze kwaliteitscontrole wordt in het MassPost-systeem ingegeven en de afgifte wordt gewogen. bpost behoudt zich het recht voor om de door de klant aangekondigde afgiftegegevens aan te passen aan de werkelijke eigenschappen van de afgifte.

7. Afdrukken van de afgiftesamenvattingen Nadat alle controles zijn uitgevoerd, geeft bpost u een afgiftesamenvatting waarop alle informatie over uw afgifte staat. Bewaar die samenvatting zorgvuldig, want het is het enige document dat u kunt voorleggen in geval van betwisting van een opgestelde factuur. In geval van betwisting moet u contact opnemen met het Service Centre1. U kunt de afgiftesamenvattingen ook raadplegen via de e-MassPost-applicatie.

8. Betaling U kunt op de gebruikelijke manieren betalen: cash of elektronisch (beperkt tot 3000 euros per afgifte²). Onder voorbehoud van goedkeuring door onze financiële diensten, kan u een uitgestelde betaling toegekend worden (facturering). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ons Service Centre1.

1

Zie ‘Algemene bijlagen - Hoe contact opnemen met bpost?’

2

anaf 1st januari 2014, volgens het artikel van de Wet betreffende de voorkoming van het witwassen van geld V en de financiering van terrorisme.




9. Procedure voor de uitwisseling van conditioneringsmiddelen Om de optimale kwaliteit van uw palletten, containers, bakken en zakken te garanderen, vindt u hieronder enkele regels voor een goede uitwisseling.

a Palletten bpost werkt met genormaliseerde Europalletten. Tijdens de levering van palletten, is er een controle op de loskade. De palletten moeten intact zijn zodat ze uitgewisseld kunnen worden.

Afmetingen: een Europallet = 800 x 1200 mm

De uitwisseling van palletten gebeurt op het moment van uw levering in een MassPost (Hyper)Centrum. Het CMR-document (vrachtbrief) moet ondertekend worden door een bpost-medewerker en door uzelf. U krijgt andere palletten in ruil (als er zich geen probleem voordoet) en een kopie van het document. Het CMR-document bevat: • de datum van uitwisseling; • het aantal ontvangen palletten; • het aantal teruggegeven palletten; • de reden waarom minder palletten (of geen palletten) werden uitgewisseld. De uitwisselingen die gerealiseerd worden in het kader van de Transportservice van bpost, gebruiken ook het CMR-document voor de uitwisselingsprocedure van palletten. Merk op dat het gebruik van een CMR verplicht is in België. De MassPost (Hyper)Centra behouden zich het recht voor om de afgifte te weigeren als het document niet beschikbaar is.

Opmerking Niet-conforme Europalletten, andere pallettypes, wegwerppalletten of Chep-palletten, LPR- en andere ‘palletpool’-systemen worden niet uitgewisseld.



afgifte van uw zendingen b

Containers en blauwe bakken

Containers en blauwe bakken worden enkel gebruikt voor posttransport en blijven eigendom van bpost. Ze worden direct uitgewisseld tijdens uw levering in een MassPost (Hyper)Centrum. Een CMR-document wordt gebruikt voor de uitwisseling van containers of bakken. Wanneer u ze eenmalig nodig hebt, kunt u een ophaling op aanvraag aanvragen bij de MassPost (Hyper)Centra (de lijst van deze centra vindt u in de Algemene bijlagen). Een transport kan ook op aanvraag gerealiseerd worden. Meer info vindt u onder Transport in Collect & Send in hoofdstuk 7 of bij de MassPost (Hyper)Centra.

c Zakken Het gebruik van zakken gebeurt in het kader van onze dienst Collect & Transport. Meer informatie vindt u in hoofdstuk 7 Afhaling.

Opmerking Het KB van 27 april 2007 met betrekking tot de veiligheid van de lading, bepaalt de verantwoordelijkheid van elke tussenpersoon met betrekking tot het transport van goederen. Gelieve de richtlijnen te respecteren om een optimale stabiliteit van primaire producten te garanderen tijdens het gebruik van uw eigen conditioneringsmiddelen. Een attest dat de conformiteit bevestigt, kan opgevraagd worden door bpost.


Distripost Wat, waar en hoe? 1 1. Wat is Distripost? 1 2. Welke keuzes hebt u wat de distributie van uw Distripost-zendingen betreft? 1 2.1. Ontvangt iedereen mijn huis-aan-huiszendingen in de door mij geselecteerde zone? 1 2.2. Toepasselijke reglementering 2 3. Hoe kunt u reserveren? 3 3.1. Centrale reservatie van een Distripost-campagne 3 3.1.1. Selectie 3 3.1.2. Bestelling 3 3.1.3. Bevestiging 5 3.2. Lokale reservatie van een Distripost-campagne 6 3.2.1. Selectie 6 3.2.2. Bestelling 6 3.2.3. Bevestiging 6 Creatie Productkenmerken en opties

7 7

Voorbereiding van uw zendingen Behandeling

8 8

Terbeschikkingstelling van uw zendingen 1. Afgifte 1.1. Afgiftevoorwaarden in een MassPost (Hyper)Centrum 1.2. Afgiftevoorwaarden in uw postkantoor 1.3. Hoe wordt de betaling geregeld? 2. Distripost Pick-up 2.1. Afhalingsvoorwaarden 2.2. Hoe moet u de afhaling voorbereiden ? 2.3. Hoe wordt de betaling geregeld ?

9 9 9 11 12 13 14 14 15

Bijlagen

16

2. Distripost

wat, waar en hoe? Wat is Distripost, waar reiken we uw zendingen uit en hoe kunt u reserveren?

1. Wat is Distripost? Distripost staat voor Zendingen Zonder Adres (ZZA) :

• zonder gepersonaliseerde gegevens van de bestemmeling (naam, adres); • zonder zichtbaar frankeermerk; • met hetzelfde gewicht, dezelfde inhoud en hetzelfde formaat (identieke zendingen); • bezorgd in alle brievenbussen van de gekozen zone (met uitzondering van de verder beschreven regionale wetgeving) ; • met een commerciële of een informatieve boodschap.

2. Welke keuzes hebt u wat de distributie van uw Distripost-zendingen betreft? De postbodes reiken uw huis-aan-huiszendingen tegelijkertijd met de geadresseerde briefwisseling uit.

2.1. Ontvangt iedereen mijn huis-aan-huiszendingen in de door mij geselecteerde zone? Commerciële zendingen worden in alle brievenbussen zonder sticker ‘geen reclame’ uitgereikt. Omwille van operationele redenen worden alle brievenbussen met een sticker ‘geen reclame’, ‘geen gratis pers’ of andere, gelijkaardige stickers beschouwd als ‘geen reclame’ en bijgevolg niet bedeeld. Zendingen worden beschouwd als ‘informatief’ en worden dus bedeeld in alle brievenbussen (ook deze met een sticker), indien ze aan de volgende voorwaarden beantwoorden : • De verantwoordelijke uitgever is een overheidsinstantie1. • De zending respecteert de wetgeving van toepassing (zie punt 2.2.). • De reservatie gebeurt onder de noemer Distripost Public. Niettegenstaande, behoudt bpost zich het recht voor om de reservatie en/of uitreiking van dit type Distripostzendingen te weigeren als het duidelijk is dat de vraag van de klant niet aan deze bepalingen beantwoordt. Ongeacht het type zendingen reikt bpost geen Distripost-zendingen uit in brievenbussen van woningen die, volgens het oordeel van bpost : • onbewoond zijn; • tijdelijk bewoond worden (campings, tweede verblijfplaatsen ...); • in aanbouw zijn (of gebouwd, maar nog niet bewoond zijn).

1

In geval van vragen kunt u contact opnemen met [email protected]


2. Distripost

wat, waar en hoe? 2.2. Toepasselijke reglementering

i

Vlaanderen 1. Decreet van 23/12/2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen. 2. VLAREMA, uitvoeringsbesluit van 17/02/2012. 3. Milieubeleidsovereenkomst reclamedrukwerk van 18/07/2008. 4. Milieubeleidsovereenkomst persdrukwerk van 18/07/2008. Brussel 1. Ordonnantie van 22/04/1999 betreffende het voorkomen en het beheer van afval van producten in papier en/of karton. 2. Uitvoeringsbesluit van 18/07/2002.

3. Overeenkomst kader recyclage oud papier in onderhandeling.

Wallonië 1. Decreet van 27/06/1996 betreffende de afvalstoffen. 2. Besluit van de Waalse regering van 23/09/2010 tot invoering van een terugnameplicht voor bepaalde afvalstoffen. 3. Nieuwe milieuovereenkomst in onderhandeling.

Vlaanderen Ga voor alle vragen over de specifieke wettelijke bepalingen in het Vlaams Gewest naar de website van OVAM (de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij) www.ovam.be of bel 015 28 42 84. Wallonië Ga voor alle vragen over de specifieke wettelijke bepalingen in het Waals Gewest naar de website www.environnement.wallonie.be of bel 081 33 65 75. Brussel Ga voor alle vragen over de specifieke wettelijke bepalingen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest naar de website van BIM (Brussels Instituut voor Milieubeheer) www.ibgebim.be of bel 02 775 75 75.


2. Distripost

wat, waar en hoe? 3. Hoe kunt u reserveren? Hieronder vindt u twee eenvoudige procedures. U kunt lokaal1 of centraal2 reserveren. Het verschil tussen beide methodes schuilt in de omvang van de uitreiking en heeft gevolgen voor de plaats van afgifte van uw zendingen. Klanten met een Distripost-overeenkomst3 moeten hun bestelling centraal plaatsen om te kunnen genieten van de voorwaarden vermeld in hun overeenkomst.

3.1. Centrale reservatie2 van een Distripost-campagne 3.1.1. Selectie kiest in functie van uw behoeften een of verschillende uitreikingszone(s), bv. nationaal, een gemeente, U een deelgemeente of een wijk. U kunt ook een geografische zone rond een of meer adressen selecteren. Indien u ervoor kiest om een provincie, een gemeente of een deelgemeente te selecteren, zal de distributie altijd beperkt blijven tot de bussen binnen uw selectie. Indien u daarentegen een wijk selecteert, kan het zijn dat er ook bussen buiten de door u gekozen selectie worden bedeeld maar nooit buiten de grenzen van de deelgemeente waarin de wijk zich bevindt. Hoeveel bussen uw selectie omvat, kunt u bekijken via onze online reservatietool. Centraal kunt u ook een selectie uitvoeren op basis van sociodemografische criteria. Gelieve uw Account Manager te contacteren voor meer info over de modaliteiten en voorwaarden.

3.1.2. Bestelling4 Hoe? U kunt uw bestellingen direct online plaatsen dankzij ons online reservatietool. Als u nog geen toegang hebt tot onze online reservatietool, of als u uw paswoord vergeten bent, kunt u een aanvraag indienen via een webformulier dat beschikbaar is op www.bpost.be/distripost/reservatietool.html

i

Bij een centrale reservatie (online of via het Service Centre) hebt u twee keuzes: ofwel een afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum, ofwel een ophaling bij u thuis (met Distripost Pick-up). Afgifte in een postkantoor is enkel mogelijk met een lokale reservatie (voor meer inlichtingen zie punt 3.2, pagina 6).

Volgens de productdefinitie moeten alle zendingen van één order identiek zijn. Daarom vragen wij u om voor elke editie en taalversie een apart order te plaatsen. Vervolgens ontvangt u voor elk apart order een bevestiging. Wanneer u meerdere bestellingen met verschillende edities van eenzelfde folder op eenzelfde uitreikingsdag plaatst, moet elke editie uitwendig herkenbaar zijn aan de hand van de cover. Zo kunnen we samen een mogelijke verwarring tussen de verschillende versies bij uitreiking voorkomen.

Een lokale reservatie is een reservatie bij een postkantoor voor een lokale uitreiking. Een centrale reservatie gebeurt via de online reservatietool of via het Service Centre. Vanaf 100.000 exemplaren per jaar kunt u onder bepaalde voorwaarden van voordelig tarief genieten. Hiervoor kunt u contact opnemen met ons Service Centre op het nummer 02 201 11 11. 4 Distripost maakt gebruik van de door het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS) gedefinieerde territoriumverdeling voor het bepalen van de grenzen tussen regio’s, provincies, gemeenten, deelgemeenten en wijken. 1 2 3


2. Distripost

wat, waar en hoe? ns Service Centre staat ter beschikking voor meer uitleg via het nummer 02 201 11 11 of via e-mail : O [email protected]

Opmerking Om ervoor te zorgen dat uw huis-aan-huiszendingen een maximale impact genereren, reiken de postbodes slechts een beperkt aantal zendingen per dag uit. Vandaar is het belangrijk dat u zo snel mogelijk een datum reserveert in de planning.

Er zijn 4 verschillende Distripost-producten, elk met hun eigen kenmerken DISTRIPOST CONNECT

DISTRIPOST PULSE

DISTRIPOST PRESS

DISTRIPOST PUBLIC

Bestemd voor

Iedereen

Iedereen

Gratis pers

Overheidsinstantie

Type zending

Commercieel

Commercieel

Commercieel

Informatief

Verplichte inschrijving via een contract?

Neen

Ja

Ja

Neen

Volume/jaar

Geen minimum

Min. 20.000.000

Min. 1.000.000

Geen minimum

Reservatie

Online (reservatietool) of via het Service Centre

Enkel via het Service Centre

Enkel via het Service Centre

Online (reservatietool) of via het Service Centre

Wanneer? De reservatietermijnen hangen af van het type zending, de frequentie van de herhaalzendingen1 en het contractueel overeengekomen jaarlijkse volume. Centrale reservatie CONTRACTUEEL OVEREENGEKOMEN VOLUME

RESERVATIETERMIJN

Commerciële zendingen

Meer dan 500.000/jaar

Tot 4 maanden op voorhand

Minder dan 500.000/jaar


Voor alle bestellingen die meer dan 10 keer herhaald worden /

Vanaf 15 augustus voor volgend jaar

Informatieve zendingen /


Hoe? Er zijn verschillende reservatieopties : 1. De standaardformule ‘Weekzekerheid’ : u kiest een bepaalde week van uitreiking. U kunt ook kiezen voor ‘Dagzekerheid’, een betalende optie waarmee u een of verschillende specifieke opeenvolgende dagen kunt reserveren. Voor wekelijkse of tweemaandelijkse herhaalzendingen is ‘Dagzekerheid’ inbegrepen in de offerte. 2. Daarnaast kunt u ook een selectie maken op basis van sociodemografische criteria (betalende optie). 1

E en zending wordt als herhaalzending beschouwd als een Distripost op dezelfde manier wordt verdeeld in een identieke uitreikingszone en met identieke kenmerken (gewicht, afmetingen, …)


2. Distripost

wat, waar en hoe? 3.1.3. Bevestiging eserveert u met onze online reservatietool? Dan is uw planningbevestiging meteen beschikbaar op het scherm. R Op die bevestiging vindt u volgende de informatie: • Facturatiegegevens en details van uw bestelling : kijk deze gegevens goed na en breng ons binnen de 48 uren op de hoogte van eventuele fouten. • Informatie ter indicatie van de plaats van afgifte en de uitreiking. • De kaart van de geplande uitreikingszones. • Het indicatieve aantal brievenbussen. • Het maximaal aantal zendingen dat wij zullen factureren1 en een richtprijs. U kunt deze planningbevestiging afdrukken of bewaren op uw computer. Deed u uw reservatieaanvraag per mail of telefonisch? Dan ontvangt u uw planningbevestiging binnen de twee werkdagen na de ontvangst van uw aanvraag.

Gedeeltelijke planning? Omdat Distripost kwaliteit belangrijker vindt dan kwantiteit, gebeurt het dat we een bestelling niet volledig kunnen inplannen : dan is een bestelling ‘deels gereserveerd’. Waarom? Sommige uitreikingszones hebben waarschijnlijk hun maximale capaciteit al bereikt voor de gekozen periode. De oplossing? Het planningsteam neemt contact met u op om : • een andere dag/week voor te stellen voor het deel van de bestelling dat niet ingepland kon worden; • de geografische uitreikingszone aan te passen.

Twee weken voor de uitreikingsdatum ontvangt u uw orderbevestiging via e-mail met het definitieve aantal af te geven zendingen, de precieze plaats en datum van afgifte en de nodige documenten om uw zendingen voor te bereiden en uw belastingaangifte te doen bij de gemeente(n)2. Als u na de bevestiging van de planning uw bestelling moet wijzigen (de periode of het gewicht) of annuleren, gelieve die wijzigingen dan ten laatste 3 dagen voor de afgifte mee te delen, idealiter onmiddellijk nadat bij u de beslissing valt en de nieuwe versie van de printer rolt. Deelt u de wijzigingen later mee, dan worden u extra kosten aangerekend voor de annulering en de laattijdige wijzigingen. Enkel op die manier kunnen we u een maximale capaciteit beloven.

wist u dat ...

U kunt uw weerkerende bestellingen reserveren, kopiëren, wijzigen of annuleren via onze online reservatietool in het tabblad ‘orderbeheer’.

1 2

Voor zover er geen selectieaanpassing is achteraf. Voor wie hulp of informatie wil over dit onderwerp : er bestaan gespecialiseerde ondernemingen die hulp en/of advies geven bij het indienen van gemeentetaksen.


2. Distripost

wat, waar en hoe? Kosten voor annuleringen of laattijdige wijzigingen

Tot 3 werkdagen Binnen de 2 werkdagen vóór afgifte vóór afgifte

Tijdens de afgifte

Wijziging gewicht naar beneden (> 11 g en <25 g)1 Geen kosten

30% x aantal folders x € 0,01

100% x aantal folders x 0,01€

Wijziging gewicht naar beneden (> 25 g)1

Geen kosten

30% x aantal folders x € 0,02

100% x aantal de folders x 0,02€

Wijziging tijdstip verdeling

Geen kosten

30% x aantal folders x

voorkeurtarief ‘0 – 25 g’

Annulering of niet-aanbieden Geen kosten

30% van het totale bedrag van uw reservatie

100 % van het totale bedrag van uw reservatie

3.2. Lokale reservatie van een Distripost-campagne 3.2.1. Selectie U reserveert een uitreiking in de geografische zone van uw postkantoor. U kunt de hele zone of een gedeelte daarvan selecteren : een gemeente, een deelgemeente of een wijk.2 Let wel : per bestelling moet u minimaal één wijk bestellen. Indien u ervoor kiest om een gemeente of een deelgemeente te selecteren, zal de uitreiking altijd beperkt blijven tot de bussen binnen uw selectie. Indien u daarentegen een wijk selecteert, kan het zijn dat er ook bussen buiten de door u gekozen selectie worden bedeeld, maar nooit buiten de grenzen van de deelgemeente waarin de geselecteerde wijk zich bevindt.

3.2.2. Bestelling

i

Waar? Bestellen kan via elk erkend postkantoor. U vindt een volledige lijst van deze kantoren op www.bpost.be. Het postkantoor plant enkel de uitreiking voor zijn eigen uitreikingszone. Als u wilt dat uw folders uitgereikt worden in de distributiezones van verschillende postkantoren, moet u zich voor de reservatie wenden tot de postkantoren in kwestie. Om verplaatsingen te vermijden en tijd te besparen, raden wij u aan om uw bestelling online te plaatsen met de reservatietool en alles in één keer af te geven in een MassPost (Hyper)Centrum naar keuze.

De plaats van bestelling komt niet automatisch overeen met de plaats van afgifte. U leest hier meer over in het hoofdstuk ‘afgifte’. Wanneer? Vanaf twee weken vóór de uitreiking van uw Distripost-zendingen kunt u lokaal reserveren. U kiest de dag(en) waarop uw post uitgereikt moet worden.

3.2.3. Bevestiging Bij uw reservatie ontvangt u in het postkantoor onmiddellijk een bevestiging van uw bestelling. Hierop vindt u alle nodige informatie om uw afgifte correct voor te bereiden: aantal af te geven zendingen, plaats en datum van afgifte, ordernummer, factuurbedrag ... 1

In geval van misbruik houden wij ons het recht voor om wijzigingskosten aan te rekenen voor een lager gewicht. Voorlopig doen we dit niet om u nog flexibiliteit te bieden tot op het moment van de afgifte. Deze kosten worden niet aangerekend bij Distripost Press.

2

istripost maakt gebruik van de door het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS) gedefinieerde D territoriumverdeling voor het bepalen van de grenzen tussen gemeenten, deelgemeenten en wijken.


2. Distripost

creatie Productkenmerken en opties Om een zorgeloze uitreiking te garanderen, moeten naast de Algemene voorwaarden1 bepaalde richtlijnen inzake productkenmerken, formaten en gewichten gerespecteerd worden. DISTRIPOST CONNECT

DISTRIPOST PULSE

DISTRIPOST PRESS

DISTRIPOST PUBLIC

De zending moet in papier, plooibaar en stapelbaar zijn.

min. 140 mm

max. 350 mm

min. 90 mm max. 230 mm

Afmetingen

Minimaal 90 x 140 mm, maximaal 230 x 350 mm

Maximumdikte

8 mm

Gewicht

130 g

130 g

130 g

250 g

Gewicht van het papier Minimum 80 g/m² (voor een zending van één pagina) Special Format*

Beschikbaar

Niet beschikbaar Beschikbaar

Niet beschikbaar

• Reserveer het gewicht dat u ook werkelijk gaat afgeven. Indien het gewicht bij afgifte afwijkt van het geplande gewicht, kan uw zending aan het loket geblokkeerd worden. • Indien u het gewicht van uw drukwerk nog wilt aanpassen nadat u ons de planning doorgaf, geef dan deze aanpassing zo vroeg mogelijk door. *U kunt de betalende optie ‘Special Format’ kiezen indien uw zending voldoet aan de volgende kenmerken :

• een zending met een andere vorm dan een vierkant of rechthoek; • een samengestelde zending2; • een zending die onder blister3 of plasticfolie is verpakt.

U kunt samengestelde zendingen vermijden! Probeer de afzonderlijke delen aan elkaar vast te maken om de uitreiking te vergemakkelijken. Alternatief: vouw de folder met de afzonderlijke delen in elkaar zodat deze er niet uitvallen. Er bestaan nog andere oplossingen om samengestelde zendingen te vermijden.

De verantwoordelijke uitgever De wet verplicht u om de naam en het adres van de verantwoordelijke uitgever te vermelden op uw zending. Deze vermelding moet beginnen met de woorden ‘verantwoordelijke uitgever’. Dat mag wel afgekort worden tot V.U. Daarna volgen de ware naam en de woonplaats van de uitgever. De V.U. moet steeds een fysieke persoon zijn. Voor een rechtspersoon moet dus bv. de directeur als verantwoordelijke uitgever vermeld worden, samen met diens privédomicilie.

Distripost : deze zendingen zijn onderworpen aan de Algemene voorwaarden van Distripost en operationele handleidingen. In het geval van tegenstrijdigheden gelden de Algemene voorwaarden van Distripost. De Distripost-voorwaarden zijn te verkrijgen in uw postkantoor of via www.bpost.be/distripost. 2 Samengestelde zending : zending met twee of meer losse stukken (stukken die niet aan elkaar vastgemaakt zijn, vellen etc.). 3 Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 2 I Pagina 7 Zendingen onder blister: zendingen verpakt met een kartonnen basis, onder een plasticfolie. 1

voorbereiding van uw zendingen

2. Distripost

Behandeling

i

bpost vraagt u om uw zendingen volgens bepaalde criteria voor te bereiden. Eén afgifte bestaat uit verschillende bundels van max. 7 kg die zijn samengesteld uit pakketten van 50 of 100 zendingen. U hebt twee mogelijkheden om uw huis-aan-huiszendingen te bundelen. a

Kruiselings gestapeld

Bundels met een gelijke vorm en een gelijk aantal stuks (50 of 100); max. 7 kg per bundel.

b

Duidelijke markeringen (bv. : schutblad)

Bundels met een gelijke vorm en met een gelijk aantal stuks (50 of 100); max. 7 kg per bundel.

Hiernaast : een gekleurd schutblad onderscheidt de pakjes van 50 of 100 zendingen.

Opmerkingen • E en pakket bestaat uit 50 of 100 zendingen. • Een bundel bestaat uit een of meer pakketten met zendingen en mag niet zwaarder wegen dan 7 kg. Alle bundels hebben dezelfde vorm en bevatten evenveel exemplaren. Die moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen : kartonnen dozen, metalen banden, plasticfolie, blisterverpakkingen enzovoort zijn niet toegestaan om te bundelen. Elastieken met een minimumafmeting van 6 x 140 mm zijn toegestaan voor ‘postklaar’- afgiftes1.

i

Indien bij afgifte blijkt dat uw zending niet aan de voorwaarden voldoet, kan uw order geblokkeerd worden of kan er een extra handelingskost worden aangerekend.

i

1

Zie punt 1.1 Afgiftevoorwaarden in een MassPost (Hyper)Centrum op pagina 9 van dit hoofdstuk.


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen Hoe bezorgt u ons uw huis-aan-huiszendingen? U hebt twee mogelijkheden voor de terbeschikkingstelling van uw zendingen: 1. U geeft uw huis-aan-huiszendingen af op de plaats van afgifte vermeld op uw orderbevestiging. 2. U vraagt op het moment van uw reservatie (online of via ons Service Centre) een Distripost Pick-upafhaling aan op het adres van uw keuze. Distripost Pick-up is een betalende optie. Uw huis-aan-huiszendingen kunnen in één keer worden afgeleverd of opgehaald op het adres vermeld op uw orderbevestiging. Moet u verschillende versies van eenzelfde folder afgeven op eenzelfde dag? In dat geval geeft u alle folders tegelijk af, maar u splitst ze op per order.

1. Afgifte Wat moet u meebrengen tijdens de afgifte?

• • •

Uw orderbevestiging (het document dat u bij uw definitieve orderbevestiging ontving). Twee exemplaren van uw zendingen. Een pakket en een bundel zendingen.

Wanneer u een bestelling met verschillende edities van eenzelfde folder op eenzelfde uitreikingsdag plaatst, moet elke editie uitwendig herkenbaar zijn aan de hand van de cover. Zo kan de uitreiking probleemloos verlopen.

1.1. Afgiftevoorwaarden in een MassPost (Hyper)Centrum

i

Twee mogelijkheden in functie van het product en voorafgaande afspraken

a 1e mogelijkheid : standaardregel = Dag-4 (bulk) voor Distripost Connect, Pulse en Public Vier werkdagen voor de eerste uitreikingsdag worden uw zendingen verwacht in het MassPost (Hyper) Centrum waarvan de gegevens vermeld staan op uw orderbevestiging. Gelieve op voorhand een afspraak te maken met het MassPost (Hyper)Centrum. In een MassPost Centrum kunt u afgifte doen tot 16 uur; in een MassPost Hypercentrum tot 17 uur. De zendingen moeten opgesplitst worden volgens de 5 verschillende MassPost Hypercentra van bestemming1, in functie van de verdeling die terug te vinden is in de palletbrieven die u bij uw definitieve orderbevestiging ontving. De levering van de zendingen gebeurt op één of meerdere palletten (max. 650 kg bruto, max. 1,60 m hoog) of in één of meerdere rolcontainers (max. 400 kg bruto). Bij gebruik van een pallet moeten de zendingen zodanig gestapeld worden dat de stabiliteit en de stevigheid gewaarborgd zijn2. U kunt eventueel containers bij ons aanvragen. 1 2

De 5 MassPost Hypercentra zijn Antwerpen X, Brussel X, Gent X, Charleroi X en Luik X. Zie Sectie 1 Brieven, hoofdstuk Voorbereiding van uw zendingen, voor meer informatie over palletten, bakken en containers.


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen

Elke pallet of elke container moet voorzien worden van de corresponderende palletbrief.

Wij hebben alvast de volgende informatie voor u ingevuld : • ID-nummer ; • MassPost Hypercentrum van bestemming ; • het totaal aantal folders voor dit MassPost Hypercentrum ; • aantal folders per pak. U dient deze palletbrief zelf aan te vullen met : • pallet- of containernummer en het aantal palletten of containers ; • het aantal lagen per pallet of rolcontainer ; • het aantal bundels per laag ; • het aantal pakken per bundel. Herinnering : verschillende edities en taalversies moeten apart afgegeven worden, aangezien het altijd gaat om aparte orders.

i

i

b 2e mogelijkheid : Dag-1 (postklaar) Deze mogelijkheid is van toepassing onder voorbehoud van voorafgaandelijke goedkeuring van bpost, behalve voor Distripost Press: daar is enkel deze optie mogelijk. Eén werkdag voor de eerste uitreikingsdag worden uw zendingen, gesorteerd per distributiekantoor, verwacht in de MassPost Hypercentra1 van bestemming waarvan de gegevens vermeld zijn op uw orderbevestiging. Op afspraak en voor 12 uur. Voor afgiften die bestemd zijn voor één distributiekantoor, met een hoeveelheid kleiner dan 100.000 stuks, kunt u ervoor kiezen om ze in een MassPost Centrum binnen de betrokken sorteerregio af te geven. Voor grotere hoeveelheden verwijzen wij u naar het MassPost Hypercentrum van bestemming. Indien de afgifte niet correct gesorteerd is volgens de sorteerlijst die u ontvangt bij de definitieve orderbevestiging, kunnen wij niet garanderen dat de zendingen kunnen worden uitgereikt (het order moet eventueel herpland worden). Bovendien wordt, in het geval van verschillende edities, het risico op een mogelijke foute bedeling aanzienlijk verhoogd. Daarnaast moeten ook de voorbereidingsregels zoals eerder beschreven gerespecteerd worden.2 De levering van de zendingen gebeurt in rolcontainers (max. 400 kg bruto en minimum 1 container per distributiekantoor). Zendingen voor één enkel uitreikingskantoor kunnen ook worden afgegeven in blauwe bakken (het maximumgewicht van een bak is 12 kg). Eventueel worden de nodige blauwe bakken of containers ter beschikking gesteld na aanvraag. Elke container of blauwe bak moet voorzien worden van de corresponderende palletbrief die u bij de orderbevestiging vindt. Wij hebben alvast de volgende informatie voor u ingevuld : • ID-nummer ; • MassPost Hypercentrum van bestemming ; • het totaal aantal folders voor dit MassPost Hypercentrum ; • aantal folders per pakket.

i

U dient deze palletbrief zelf aan te vullen met : • nummer van de pallet, de container of de blauwe bak en het aantal palletten, containers of blauwe bakken ; • het aantal lagen per pallet of rolcontainer ; • het aantal bundels per laag ; • het aantal pakken per bundel. 1 2

De 5 MassPost Hypercentra zijn Antwerpen X, Brussel X, Gent X, Charleroi X en Luik X. Zie ook Sectie 1 Brieven, hoofdstuk Voorbereiding van uw zendingen en het hoofdstuk over de algemene regels over palletten, bakken en containers.


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen DAG – 4

DAG – 1

Waar?

• In alle MassPost (Hyper)Centra (MassPost Centra : tot maximaal 100.000 zendingen)

• Indien bestemd voor verschillende uitreikingszones : in elk MassPost Hypercentrum van bestemming = sorteercentrum voor de betrokken uitreikingskantoren • Indien bestemd voor een enkel uitreikingskantoor : in het MassPost (Hyper)Centrum van bestemming

Wanneer?

• V oor 16.00 u. (MassPost Centrum) • Voor 17.00 u. (MassPost Hypercentrum)

• Voor 12.00 u.

Hoe?

• In bulk (gegroepeerd per MassPost Hypercentrum) • In rolcontainers (max. 400 kg) of op palletten (max. 650 kg)

• Postklaar (gegroepeerd per uitreikingskantoor) • In rolcontainers (max. 400 kg) • Indien bestemd voor een enkel uitreikingskantoor : in rolcontainers (max. 400 kg) of in blauwe bakken

1

1.2. Afgiftevoorwaarden in uw postkantoor Afgiften in een postkantoor2 (gemengd of niet) moeten altijd de werkdag vóór de eerste uitreikingsdag afgegeven worden. Dit moet voor 12 uur ’s middags gebeuren. Afgifte in een postkantoor • In open postzakken ; • Maximaal 27 kg per zak ; • Maximaal 10.000 exemplaren en maximaal 270 kg in totaal . De postzakken zijn beschikbaar in het postkantoor na afspraak, ten minste 2 werkdagen voor de datum van uw afgifte. Afgifte in een gemengd postkantoor In een gemengd postkantoor kunt u zowel terecht voor commerciële activiteiten aan het loket, als voor uw postuitreiking. In functie van de infrastructuur en de toegankelijkheid van de afgifteplaats, kunt u uw afgifte op de volgende manier doen : • in open postzakken (maximaal 27 kg/zak); • indien toegelaten : • in een rolcontainer (maximaal 400 kg) ; • op een pallet (maximaal 650 kg/pallet met een maximale hoogte van 1,60 m). Het maximum aantal folders stemt overeen met het aantal getelde brievenbussen in de distributiezone.

1 2

De 5 MassPost Hypercentra zijn Antwerpen X, Brussel X, Gent X, Charleroi X en Luik X. U vindt de adressen van de postkantoren op www.bpost.be


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen DAG - 1

DAG - 1

Waar?

Postkantoor

Gemengd postkantoor

Wanneer?

Voor 12.00 u.

Voor 12.00 u.

Volume?

Max. 10.000 stuks en 270 kg

Max. het aantal brievenbussen van de uitreikingszone

Hoe?

Open postzakken (max. 27 kg per zak)

Open postzakken (max. 27 kg per zak), palletten of rolcontainers (afhankelijk van de infrastructuur)

Opmerking De infrastructuur van sommige kantoren laat het lossen van zendingen op een pallet of een rolcontainer niet toe. Als u geïnteresseerd bent in dit type afgifte, gelieve dit dan te bespreken tijdens uw bestelling. De afgifte gebeurt altijd volgens de voorwaarden die zijn opgenomen in uw orderbevestiging die u ontvangen hebt bij het plaatsen van uw bestelling (aantal zendingen, behandeling, plaats en datum van afgifte, enzovoort).

1.3. Hoe wordt de betaling geregeld? Er zijn verschillende betalingsmogelijkheden :

i

• Ofwel betaalt u online (enkel mogelijk voor centrale reservaties) via de link die u terugvindt in uw orderbevestiging die u twee weken voor de uitreiking wordt toegestuurd of onmiddellijk door in het detailoverzicht te gaan van uw bestelling in de online reservatietool. • Ofwel betaalt u ter plaatse (cash of via Bancontact) op het moment van afgifte. • Ofwel stort u het verschuldigde bedrag op voorhand (minimaal 5 werkdagen voor de afgifte) op het rekeningnummer van de afgifteplaats waar u uw zending plande, zoals vermeld op uw orderbevestiging. Als u het bedrag niet op tijd stort en u geen betaalbewijs kunt voorleggen, moet u het bedrag ter plaatse betalen en we betalen u later terug. U ontvangt in alle gevallen een factuur 1. We ronden bij de facturering het aantal brievenbussen altijd af in uw voordeel. Het aantal zendingen dat maximaal gefactureerd wordt aan u, is gelijk aan het aantal zendingen dat vermeld staat op uw planningbevestiging. Op die manier kent u uw maximumbudget bij reservatie en kunt u dus uw marketingbudget nog efficïenter beheren. We garanderen u de beste kwaliteit voor de uitreiking. Het aantal brievenbussen evolueert dagelijks. Daarom delen we u ten laatste 2 weken voor de uitreiking het definitieve aantal mee. 1

nder bepaalde voorwaarden is uitgestelde betaling mogelijk. Om meer te weten over de exacte modaliteiten O kunt u contact opnemen met het Service Centre op 02 201 11 11.


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen Een concreet voorbeeld Bij de planningbevestiging (bijvoorbeeld 2 maanden op voorhand) bevestigen we u een voorlopig aantal van 500.000 folders. 2 weken voor de distributie delen we u via de orderbevestiging het definitieve aantal mee. • Stel u voor dat uw orderbevestiging een groter aantal folders vermeldt, bv. 500.470. U levert ons de 500.470 folders die wij ronddelen1 en wij factureren u enkel de 500.000 folders voorzien bij de reservatie, met uitzondering van een verandering in de geografische zone tussen de planningbevestiging en de orderbevestiging. • Stel u voor dat uw orderbevestiging een kleiner aantal aanduidt, bv. 499.200 folders. U levert ons de 499.200 folders die wij ronddelen en wij factureren enkel de 499.200 effectief rondgedeelde folders.

Vergeet de gemeentebelasting niet! Voor de uitreiking van een Distripost-zending moet u gemeentebelasting betalen. Informeer vooraf bij de betrokken gemeentediensten. Bij de orderbevestiging bezorgen we u een Excelbestand met het aantal geselecteerde brievenbussen per gemeente. Dat attest kan u helpen bij de aangifte van een zending bij elke geselecteerde gemeente en bij het berekenen van het bedrag van de belastingen. Indien u dit wenst, kunt u dit fiscaal attest bezorgen aan een van de gespecialiseerde ondernemingen die u begeleiden bij het indienen van uw gemeentebelastingen.

ONLINE BETALING

BETALING IN CASH

-

✔

✔

Op de rekening van het postkantoor van afgifte

Centrale reservatie met afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum

✔

✔

✔

Op de rekening van het MassPost (Hyper)Centrum van afgifte

Centrale reservatie met Pick-up

✔

-

-

Lokale reservatie

i

OVERSCHRIJVING

2. Distripost Pick-up De Distripost Pick-up, die u hebt aangevraagd bij uw reservatie ten minste 3 werkdagen voor de gekozen uitreikingstermijn, vindt plaats op 2 werkdagen voor de eerste uitreikingsdag, binnen het tijdvak dat op uw orderbevestiging staat (en op het adres dat u hebt gecommuniceerd op het ogenblik van uw aanvraag).

1

Wij raden u ten stelligste aan om het aantal zendingen dat wij u doorgeven voor uw afgifte, te respecteren. Enkel op die manier kunnen wij uw zendingen optimaal uitreiken in de door u gekozen geografische zones. Stel dat u toch slechts 500.000 stuks zou aanleveren, zullen wij dit aanvaarden maar kunnen wij u geen optimale distributiekwaliteit garanderen.


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen 2.1. Afhalingsvoorwaarden Om gebruik te kunnen maken van deze dienst moet uw bestelling aan de volgende voorwaarden voldoen : • Centrale reservatie, hetzij via onze online reservatietool, hetzij via ons Service Centre. • Online betaling via Ogone, het betaalplatform dat gebruikt wordt door onze reservatietool, minstens 3 werkdagen voor de uitreiking. • Beperkt tot max. één gemeente. • Maximumgewicht per bestelling en per afhaling: 270 kg.

i

De betaling voor Distripost Pick-up moet online gebeuren (via de online reservatietool). Een overschrijving op een rekening van bpost is niet toegelaten!

2.2. Hoe moet u de afhaling voorbereiden?

i

Uw zendingen moeten worden voorbereid volgens de volgende criteria: • Bereid uw zendingen voor in 50 of 100 pakketten die duidelijk identificeerbaar zijn. Zie punt ‘Voorbereiding van uw zendingen’ op p. 8 van dit hoofdstuk voor meer informatie over de voorbereiding van uw zendingen. Let wel: metalen banden, plasticfolie, blisterverpakkingen enz. zijn niet toegelaten voor de bundels! Elastieken met een minimumafmeting van 6 x 140 mm zijn wel toegelaten. • In gesloten postzakken (u krijgt zakken en sluitingen van de bpost-chauffeur bij de afhaling van uw zendingen), conform de instructies in de documenten die u bij uw orderbevestiging ontvangt. • Maximaal 27 kg per zak. • Elke zak moet geïdentificeerd worden met een dambordetiket dat u ontvangt bij uw orderbevestiging en voor de komst van de bpost-chauffeur x aantal keer hebt afgedrukt (conform het aantal zakken dat op de orderbevestiging vermeld staat). Hoe u dat etiket moet gebruiken, staat op het document zelf. • Noteer op elk dambordetiket (een per zak) het nummer van de zak. Hebt u 6 zakken met Distripostzendingen, noteer dan 1/6 op de eerste zak, 2/6 op de tweede en zo verder tot 6/6 op de zesde zak.


2. Distripost

terbeschikkingstelling van uw zendingen Stop in de zak met het nummer 1 ook: • Uw orderbevestiging (het document dat u ontving bij de definitieve bevestiging van uw bestelling). • Twee exemplaren van uw zendingen.

i

Het is erg belangrijk dat u deze instructies goed opvolgt, zodat wij uw zendingen op een optimale manier kunnen behandelen. Indien de instructies niet goed opgevolgd werden of indien het geleverde product verschilt van de reservatie, kan bpost de afgifte blokkeren. Het zou kunnen dat de klant zich moet begeven naar een MassPost Hypercentrum om de verpakking (of iets anders) van de afgifte recht te zetten.

Belangrijk! Wanneer u tijdens de afhaling niet aanwezig bent, moet u er zelf voor zorgen dat de afgifte de volgende werkdag in de voormiddag plaatsvindt in het MassPost Hypercentrum dat wordt vermeld op het dambordetiket als bijlage bij uw orderbevestiging om de uitreiking te garanderen. De Distripost Pick-up optie kan niet worden terugbetaald.

2.3. Hoe wordt de betaling geregeld?

i

De betaling van uw bestelling en van de Distripost Pick-up-optie gebeurt uitsluitend via onze online reservatietool met Ogone, ten laatste de werkdag die voorafgaat aan de dag van de ophaling. Als de betaling op dat moment niet werd geregistreerd, annuleren we uw afhaling. Om de uitreiking te garanderen, dient u er zelf voor te zorgen dat de afgifte de volgende werkdag in de voormiddag plaatsvindt in het MassPost HyperCentrum dat wordt vermeld op het dambordetiket als bijlage bij uw orderbevestiging.


Bijlagen Orderbevestiging16 Betalingsherinnering19 Bevestiging van de online betaling

20

Voorbereidingsdocumenten21 Palletbrief 21 Sorteerlijst 22 Overzicht om de gemeentebelastingen aan te geven 22 Pick-up-etiket23

2. Distripost > bijlagen

orderbevestiging DP01-0001544755-79

Orderbevestiging

04/10/2013

Klanteninformatie Klantnummer

3738085

Conventienummer

3

Naam

DISTRIPOST INTERNE PLANNINGSDIENST

Annex

Distripost Connect (pref) bulk

Adres

MUNTCENTRUM 1 Telefoonnummer

+32234533

1000 BRUSSEL BTW-nummer

BE0214596464

Contactpersoon

ik

E-mail adres

[email protected]

N E

Details van het order Titel van de folder

Order groep referentie Uw referentie

bpost

Status

Uitreikingstype

Commercieel drukwerk

Bestaande uit afzonderlijke delen

Nee

Rechthoekig

Dikte

Tot en met 8mm Ja

Afmetingen

Normaal

Plasticfolie / Kunststofverpakking

Ja

Aantal af te geven folders

1 313

Aantal folders per pakket

100

Uitreikingsvenster

Supplement uitreikingsdag Afgiftevenster

IM Gewicht In papier

C E

Afgifte- en uitreikingsinformatie Sorteer type

Stapelbaar

Ja

Plooibaar

Basistarief

Product

Bulk

P S

14/10/2013 - 18/10/2013 Nee

14/10/2013 (mits afspraak) [09:00 - 17:00]

Socio Demo Filter

Gepland

DISTRIPOST Connect Ja

Nee

5g Ja

Nee

Afgifteplaats

GENT X

Adres afgifteplaats

INDUSTRIEWEG 30

Type afgifteplaats

Telefoon afgifteplaats

Rekeningnummer van de afgifteplaats

MassPost hyper center 9099 GENT

tel : 022763699

IBAN : BE40 0004 0000 5263 BIC : BPOTBEB1

Ter herinnering: alle Distripost-zendingen die voor uitreiking worden afgegeven aan bpost, vallen onder de Algemene Voorwaarden Distripost die werden overhandigd bij de bestelling en/of die beschikbaar zijn op www.bpost.be/distripost en in de postkantoren. 1/4 Onze klantendienst staat te uwer beschikking op het nummer 022/011111



orderbevestiging DP01-0001430868-70

05/09/2013

Orderbevestiging Definitieve prijsinformatie Totaal prijs excl. BTW BTW

197.94 EUR

21 %

Aantal te betalen folders

41.57 EUR

Totaal te betalen incl. BTW

2 527

Prijs per folder excl. BTW

239.51 EUR

0.0783 EUR

Online betaling overzicht Totaal bedrag betaald on-line

239.51 EUR

N E

Betaling referentie

Betalingsmethode

Bedrag

Transactie datum

+++019/0034/10345+++

KBC Online

239.51 EUR

10/09/2013

M I C

E P

S

2/4 Onze klantendienst staat te uwer beschikking op het nummer 022/011111



orderbevestiging DP01-0001430868-70 DP01-0001430868-70

Orderbevestiging Orderbevestiging

05/09/2013 05/09/2013

Geplande uitreikingszones Kaart NIS Code

Uitreikingsniveau

Naam

46014C

Deelgemeente

9160 Daknam

46014B

Deelgemeente

9160 Eksaarde

Behoort tot

N E 9160 LOKEREN (Gemeente) 9160 LOKEREN (Gemeente)

M I C

E P

S

Onze klantendienst staat te uwer beschikking op het nummer 022/011111 Onze klantendienst staat te uwer beschikking op het nummer 022/011111

3/4 4/4



betalingsherinnering Beste klant, De afhalingsdatum 24/06/2013 nadert... Binnen 3 dagen zal uw campagne op weg zijn naar zijn bestemmeligen... Wij hebben spijtig genoeg op deze dag nog niet de volledige betaling ontvangen. Er is een openstaand bedrag van 1407.93 euro. Het gaat misschien over een vergetelheid, het is daarom dat wij u vragen om de betaling te doen via deze link. Opgepast, de betaling moet online uitgevoerd worden. Een overschrijving op een rekening van bpost wordt niet toegelaten! Als u uw order de dag voor de voorziene pick-up datum (ten laatste om middernacht) niet heeft betaald, dan zal uw pick-up aanvraag geannuleerd worden. U zal echter nog steeds uw folders kunnen brengen naar het MassPost Center op de dag dat op uw orderbevestiging staat vermeld. Als u in de tussentijd reeds betaald hebt, gelieve met deze herinnering geen rekening te houden.

Overzicht van uw bestelling

N E

Naam van de folder : test Geregistreerd onder nummer DP01-0001477777-31 13 501 folders zullen uitgereikt worden Uitreikingsvenster : 26/06/2013 'Vaste dag' optie te betalen : Ja Product : DISTRIPOST Connect

M I

Uitreikingstype : Commercieel drukwerk Karakteristieken van de folder:

Gewicht per folder : 5 g Rechthoekig/Vierkant : Ja Bestaande uit afzonderlijke delen : Nee

C E

Plasticfolie / Kunststofverpakking : Nee Aantal folders per pakket : 100

P S

Afhaling op 24/06/2013 09:00 - 17:00

Afhaling aan het adres Place de la monnaie 1, 1000 Bruxelles Alle details over deze bestelling vindt u in bijlage

Controleer goed alle gegevens van uw bestelling en laat ons weten als er wijzigingen moeten gebeuren. Als de afgifte niet de hierboven vermelde kenmerken heeft, dan wordt de bestelling aangepast. Als het bedrag hoger is, dan wordt u verzocht om het supplement online of bij de afgifte te betalen. Als het bedrag daarentegen lager is, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op om de terugbetaling te regelen.

Vragen?

We staan voor u klaar! Stuur een mailtje naar [email protected] Bel het Service Centre op 022/011 111 van maandag tot vrijdag en van 8.30 tot 17.30 u Neem een kijkje op de Distripost website http://www.post.be/site/nl/business/advertising/home/distripost.html Met vriendelijke groeten, Uw Distripost team



bevestiging van de online betaling Beste klant, We hebben uw online betaling (referentie ${onlinePayment.distripostPaymentReference}) voor een bedrag van ${onlinePayment.amount} euro goed ontvangen. Het komt overeen met de volgende karakteristieken van uw campagne.

Definitief overzicht van uw bestelling Naam van de folder : ${orderTitle} Geregistreerd onder nummer ${orderId} ${order.mailBoxCount} folders zullen uitgereikt worden Uitreikingsvenster : ${order.distributionWindow} 'Vaste dag' optie te betalen: ${order.hasDayCertainOption} Product : ${order.folderSpecification.product.name.resourceKey} Uitreikingstype : ${order.contentType} Karakteristieken van de folder: Gewicht per folder : ${order.unitWeight} g Rechthoekig/Vierkant : ${order.folderSpecification.standardShape} Bestaande uit afzonderlijke delen : ${order.folderSpecification.loosableParts} Plasticfolie / Kunststofverpakking : ${order.folderSpecification.foldedOrBlistered} Aantal folders per pakket : ${order.folderSpecification.nbrOfItemsPerPackage}

N E

M I

Afgifte op ${order.dropDate} In uw Masspost centrum ${order.dropLocation.address}

C E

Controleer goed alle gegevens van uw bestelling en laat ons weten als er wijzigingen moeten gebeuren. Als de afgifte niet de hierboven vermelde kenmerken heeft, dan wordt de bestelling aangepast. Als het bedrag hoger is, dan wordt u verzocht om het supplement online of bij de afgifte te betalen. Als het bedrag daarentegen lager is, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op om de terugbetaling te regelen.

P S

${onlinePaidPaymentsList}

Vragen ?

We staan voor u klaar !

Stuur een mailtje naar [email protected] Bel het Service Centre op 02/201 11 11 van maandag tot vrijdag en van 8.30 tot 17.30 Neem een kijkje op de Distripost website

Wij wensen u veel succes ! Uw Distripost team

Alles over Distripost in drie klikken : Praktische gids om uw bestelling voor te bereiden Alle technische specificaties voor Distripost zendingen Technische poster van creatie naar afgifte Algemene verkoopsvoorwaarden

Uw volgende bestelling in één klik : Reservatieaanvraag Hier vindt u de link naar de online reservatietool om uw volgende bestelling in een-twee-drie te kunnen plannen Laattijdige annulerings- of wijzigingskosten (link MassPost gids pagina 6) Wanneer u de periode van uw bestelling wilt wijzigen of uw bestelling wilt annuleren, gelieve dit ons dan mee te delen zodra dit beslist is en naar uw drukker wordt verstuurd en ten laatste 3 werkdagen voor de afgiftedatum. Na die termijn worden u annuleringskosten of kosten voor laattijdige wijzigingen aangerekend. Met deze maatregel willen we u zoveel mogelijk capaciteit kunnen bieden.


2. Distripost Distripost > > bijlagen bijlagen 2.

voorbereidingsdocumenten Palletbrief

N E

S

E P

M I C GENT GENT STAPELPLEIN STAPELPLEIN STAPELPLEIN STAPELPLEIN 75 75 9000 9000 GENT GENT

Versie Versie 3.5. 3.2. Januari Januari 2014 2011 II Sectie Sectie 22 II Pagina Pagina 21 20


voorbereidingsdocumenten Sorteerlijst Details van het order Orderref. DP01-0001064493-64 Klantnaam x Klantnummer x Titel van de folder voorbeeld Ordertype x Uitreikingskantoor Regio 2000 ANTWERPEN CENTRUM MAIL Antwerpen - Limburg 2020 ANTWERPEN KIEL MAIL Antwerpen - Limburg 2030 ANTWERPEN HAVEN MAIL Antwerpen - Limburg 2040 ANTWERPEN BERENDRECHT MAIL Antwerpen - Limburg 2050 ANTWERPEN LINKEROEVER MAIL Antwerpen - Limburg 2060 ANTWERPEN DAM MAIL Antwerpen - Limburg 2100 DEURNE MAIL Antwerpen - Limburg 2140 BORGERHOUT MAIL Antwerpen - Limburg 2170 MERKSEM MAIL Antwerpen - Limburg 2180 EKEREN MAIL Antwerpen - Limburg 2600 BERCHEM MAIL Antwerpen - Limburg 2610 WILRIJK MAIL Antwerpen - Limburg 2660 HOBOKEN MAIL Antwerpen - Limburg 9000 GENT MAIL Oost Vlaanderen - West Vlaanderen 9030 MARIAKERKE MAIL Oost Vlaanderen - West Vlaanderen 9040 ST.-AMANDSBERG MAIL Oost Vlaanderen - West Vlaanderen 9050 LEDEBERG MAIL Oost Vlaanderen - West Vlaanderen

Aantal bussen 32219 8984 4831 3830 6280 13769 26126 13411 14982 7944 14388 14230 12688 49459 13709 14315 15676

Overzicht om de gemeentebelastingen aan te geven : Postcode Gemeente Aantal bussen 2000 ANTWERPEN 173682 9000 GENT 93159


2. Distripost

label pickup

N E

M I C

i

E P

S

BRUSSEL X /

DP01-0001477781-35


Aangetekende zendingen Creatie1 Voorbereiding van uw zendingen

10

Afgifte

11

Bijlage

12

Creatie 1. Afmetingen, gewicht & dikte 1.1. Aangetekende SMALL Format-zendingen 1.2. Aangetekende LARGE Format-zendingen 1.3. Aangetekende zendingen buiten formaat

1 1 1 2

2. Lay-out van de aangetekende zendingen 2.1. Adressering 2.2. Opmaak van de zendingen 2.2.1. De voorzijde 2.2.2. De achterzijde 2.2.3. Het retouradres 2.3. Sluiting van de zendingen 2.4. Optische en technische kenmerken 2.5. Opmerkingen 2.6. Frankering van aangetekende zendingen 2.7. Specifieke kenmerken van aangetekende zendingen

2 2 2 3 6 6 7 7 7 8 9

3. aangetekende zendingen

creatie Een nationale aangetekende zending is een NATIONALE PRIOR-zending die tegen ondertekening aan de geadresseerde of zijn volmachthebber overhandigd wordt. Dit hoofdstuk behandelt enkel nationale aangetekende zendingen. Voor omvangrijke afgiften van internationale aangetekende zendingen neemt u best contact op met uw Account Manager. Dit hoofdstuk behandelt ook RP-zendingen, deze zijn aangetekende zendingen die voorbehouden voor publieke instellingen.

1. Afmetingen, gewicht & dikte De aangetekende zendingen moeten beantwoorden aan de onderstaande afmetingen, gewicht en dikte.

1.1. Aangetekende SMALL Format-zendingen

max. 245 mm min. 140 mm max. 165 mm

min. 90 mm

Vorm : rechthoekig. Minimumafmetingen : 90 mm x 140 mm x 0,15 mm. Maximumafmetingen : 165 mm x 245 mm x 5 mm. Aanbevolen minimumgewicht : 2 g. Maximumgewicht : 50 g. • De verhouding tussen de lange en de korte zijde is ≥ 1,20 (lengte/breedte ≥ 1,20). • L iggend : het adresvak loopt parallel met de lange zijde van de zending.

1.2. Aangetekende LARGE Format-zendingen max. 350 mm min. 140 mm max. 230 mm

min. 90 mm

Vorm : rechthoekig of vierkant. Minimumafmetingen : 90 mm x 140 mm x 0,15 mm. Maximumafmetingen : 230 mm x 350 mm x 30 mm. Aanbevolen minimumgewicht : 2 g. Maximumgewicht : 2 kg.



creatie 1.3. Aangetekende zendingen buiten formaat 140 mm 90 mm L

H

Minimum : 90 mm x 140 mm. Maximum : • lengte/breedte/hoogte : 600 mm ; • lengte + breedte (met 2 mm speling) + hoogte : 900 mm. Max. 10 kg. Niet-rechthoekige aangetekende zendingen worden aanvaard en beschouwd als aangetekende zendingen ‘buiten formaat’ indien ze aan bovenstaande afmetingen en gewicht voldoen.

B

2. Lay-out van de aangetekende zendingen 2.1. Adressering De adressering moet conform de normen zijn die beschreven staan in het hoofdstuk Adressering (Sectie 1 Brieven).

2.2. Opmaak van de zendingen • De voorzijde van de zending komt overeen met de zijde waarop het adres van de bestemmeling en de frankering staan (beide moeten op dezelfde zijde staan). • De opmaak van uw zendingen kan verschillen naargelang er al dan niet een venster voorzien is voor het adres van de bestemmeling.



creatie 2.2.1. De voorzijde a Als het adres van de bestemmeling niet in een venster verschijnt 140 mm min. - 245 mm max.

40 mm of 20 mm 5 mm min.

i

1


74 mm

100 mm max.

2

30 mm 1

125 mm max.

15 mm min.

140 mm

1 Plaatsing van het adres van de bestemmeling • Altijd aan de rechterzijde van de enveloppe. • Bevat het adresvak van de bestemmeling. 2 Adresvak van de bestemmeling • Virtuele rechthoek in zone 1 waarin het adres van de bestemmeling opgenomen wordt. • H et adresvak van de bestemmeling mag geen andere grafische elementen of teksten bevatten buiten het adres van de bestemmeling, met uitzondering van onderstaande elementen : • Als de klant zelf de barcode van de aangetekende zending afdrukt, dan moet de klant de technische vereisten, vermeld in de ‘Richtlijnen voor het afdrukken van de barcodes voor aangetekende zendingen’, respecteren. In dat geval moeten de technische vereisten zoals vermeld in de ‘Richtlijnen voor het afdrukken van barcodes voor aangetekende zendingen’ absoluut gerespecteerd worden. bpost controleert of de barcode en/of het barcodenummer - ook ‘human readable’ genaamd conform is met de regels.

1 2

bpost Brussel 5 Steenweg op Boondaal 55 1050 Elsene

• Eventuele referenties (bijvoorbeeld : een klantennummer) onder de volgende voorwaarden : • de referenties staan boven het adres van de bestemmeling ; • er staat een witregel tussen de referenties en het adres van de bestemmeling ; • er is geen verwarring mogelijk met een onderdeel van het adres (bv. : postcode of gemeente). • De adressering moet gebeuren volgens de regels die beschreven staan in het hoofdstuk Adressering, Sectie 1 Brieven, rekening houdend met de kleuren die aanvaard worden als achtergrondkleur voor het adresvak (pantone-kleuren of hun quadri-equivalent).

1




creatie • Het gebruik van een etiket voor het adres. • U kunt een etiket met het adres van de bestemmeling gebruiken. • D at etiket moet zo op de enveloppe gekleefd worden dat de frankeerzone en de zone met het adres van de bestemmeling gerespecteerd worden. • Het retouradres kan afgedrukt worden op een lijn boven het adres van de bestemmeling. Alle informatie in verband met dit onderwerp vindt u terug in het hoofdstuk Adressering in Sectie 1 Brieven. 3 Frankeer- en afstempelzone De frankering moet duidelijk leesbaar zijn met het blote oog en zich altijd : • in de rechterbovenhoek van de enveloppe bevinden ; • in een virtuele rechthoek met een afmeting van 74 mm vanaf de rechterzijde van de enveloppe en : - 20 mm voor de zendingen met een lengte van minder dan 11 cm - 40 mm voor alle andere gevallen en dit vanaf de bovenzijde van de enveloppe.

4

Zone ter beschikking van de afzender • Alle kleuren. • Alle grafische elementen. • Alle tekstvormen.

5 Horizontale verlenging van zone 2 waarin het adres van de bestemmeling zich bevindt • Idem zone 4, met uitzondering van elk element dat verward kan worden met een adres (postcode + gemeente of volledig adres). • A ls de barcode van de aangetekende zending een zelfklevend etiket is (aangeleverd door bpost), moet het in zone 5 gekleefd worden.

6 Indexatiezone • Zone waarin de indexatiecode wordt gedrukt wanneer de zending door de sorteermachines gaat. Het is belangrijk dat deze zone vrij blijft (met een witte of lichte achtergrond, zonder tekst of grafische elementen), zodat een machinale behandeling mogelijk is en de uitreikingstermijn van uw zendingen gerespecteerd blijft. Voldoet uw zending niet aan die voorwaarden, dan mag uw zending later dan voorzien uitgereikt worden. • De zone is ook voorbehouden voor de heradressering van zendingen in het geval dat de bestemmeling verhuisd is. • T eksten of grafische elementen die verward kunnen worden met een adres (postcode of gemeente of volledig adres) worden in geen enkel geval aanvaard. • Zendingen die in deze zone elementen bevatten die verward kunnen worden met een adres (postcode of gemeente of volledig adres), worden beschouwd als LARGE Format-zendingen. • De afmetingen van de indexatie- en heradresseringszone zijn : • Lengte : 140 mm. • Hoogte : 30 mm1.

7 Zone die volledig ter beschikking staat van de afzender (bis) • Alle kleuren. • Alle grafische elementen. • E lke vorm van tekst die verward kan worden met een adres (postcode of gemeente of volledig adres) is te vermijden. 1




creatie b

Als het adres van de bestemmeling in een venster verschijnt 140 mm min. - 245 mm max.

40 mm of 20 mm 1 4 mm

1

2

100 mm max.

i

30 mm 2

125 mm max.


74 mm

15 mm min.

140 mm

1 Adresvenster Het adresvenster bevat enkel het adres van de bestemmeling, met eventuele uitzondering van de onderstaande elementen : • D e barcode van de aangetekende zending (voorafgegaan door de identificatieletter ‘R’), die zelf door de klant wordt afdrukt. In dat geval moeten de technische vereisten zoals vermeld in de ‘Richtlijnen voor het afdrukken van barcodes voor aangetekende zendingen’ absoluut gerespecteerd worden.

1 2

Meneer Jan Leroy Anspachlaan 1 1000 Brussel

Aangetekende zending met de barcode in het adresvenster.

• Eventuele referenties (bijvoorbeeld een klantennummer) onder de volgende voorwaarden : • de referenties staan boven het adres van de bestemmeling ; • er staat een witregel tussen de referenties en het adres van de bestemmeling ; • er is geen verwarring mogelijk met een onderdeel van het adres (bv. : postcode of gemeente). • H et retouradres, volgens de voorwaarden vermeld in paragraaf 6 van het hoofdstuk Adressering, Sectie 1 Brieven.

1 2




creatie Het adresvenster moet voldoen aan onderstaande voorwaarden : • D e adressering moet conform de regels gebeuren die beschreven staan in het hoofdstuk Adressering, rekening houdend met de kleuren die aanvaard worden als achtergrondkleur voor het adresvak (pantone-kleuren of hun quadri-equivalent). • Minimumafmetingen : 40 x 100 mm. • Maximumafmetingen : 125 x 100 mm. • De vorm moet niet rechthoekig zijn, maar moet altijd passen in een rechthoek van 125 x 100 mm. • Er wordt een marge van 4 mm voorzien tussen de randen van het venster en het adresvak 2 . • Het venster mag zowel rechts als links op de enveloppe staan, zolang de volgende afmetingen gerespecteerd worden : • op min. 15 mm van de rechterzijde of de linkerzijde ; • op min. 40 mm van de bovenzijde ; • op min. 30 mm van de onderzijde1. • E r moet een transparante folie over het venster zitten en de randen van de folie moeten perfect vastgelijmd zijn op de binnenranden van de uitsparing in de omslag. • Het venster mag niet geplooid zijn en niet in kleur omkaderd of omlijnd zijn. • H et adres mag niet op gelijnd of geruit papier geschreven worden. • Het volledige adres en de barcode van de aangetekende zending (als die is afgedrukt) moeten altijd zichtbaar blijven door het venster, zelfs wanneer de inhoud eventueel verschuift in de omslag. Voor zones

3

t.e.m.

7

gelden dezelfde regels als voor een verzending zonder venster.

2.2.2. De achterzijde • Op de achterzijde van de zending mogen alle vormen van tekst of grafische elementen worden afgedrukt. • De adresgegevens van de afzender mogen op de achterzijde vermeld worden, zonder beperkingen.

2.2.3. Het retouradres Het retouradres is het adres waarnaar een niet-overhandigde zending teruggestuurd wordt. Het retouradres is verplicht en moet zich in België bevinden. Voor alle informatie in verband met het retouradres, zie het hoofdstuk Adressering, punt 6 van Sectie 1 Brieven.

1




creatie 2.3. Sluiting van de zendingen • De zending moet volledig gesloten zijn aan de vier zijden, zodat ze niet kan opengaan of scheuren tijdens de verwerking. • De hoeken van de zending moeten volledig gesloten zijn, evenals de hoeken van de eventuele flappen. • De lijm van de sluiting mag op geen enkel moment in contact komen met andere zendingen. • De inhoud van de zending mag niet uit de omslag kunnen komen. • De externe sluitstrip moet stevig genoeg zijn (minimumdikte van 0,2 mm) en aangepast zijn aan de inhoud. • De zending mag niet worden gesloten met nietjes, paperclips of metalen oogjes.

2.4. Optische en technische kenmerken

i

De zendingen moeten tot slot beantwoorden aan de volgende kenmerken : • Het papier van de enveloppe moet mat zijn. Gesatineerd, gelakt, glanzend en calqueerpapier zijn niet toegestaan. • Doorzichtigheid : het papier van de enveloppe moet voldoende ondoorzichtig zijn, zodat de inhoud van de enveloppe niet doorschijnt of leesbaar is. • Dikte van de zending : minimaal 140 g/m1. • Flexibiliteit: de zending moet voldoende flexibel zijn om te kunnen worden opgerold rond een cilinder met een doorsnede van 21 cm (voorbeeld: blikje van 33 cl).

2.5. Opmerking Twijfelt u aan de leesbaarheid van de frankering? Houd dan rekening met de volgende criteria2 : • Alle karakters van een adresregel hebben dezelfde grootte en hetzelfde lettertype ; • Grootte van de karakters ≥ 1,5 mm.

1

Voor een optimale machinale sortering en een vlotte uitreiking van uw zendingen.



creatie 2.6. Frankering van aangetekende zendingen Een aangetekende zending mag gefrankeerd worden met de volgende middelen : • postzegels • frankeervignetten (afgifte in een postkantoor of PostPunt) • frankeermachine • P.B.-nummer (Port Betaald) • Collect & Stamp

Frankering via Collect & Stamp U hebt de mogelijkheid om uw aangetekende zendingen door de dienst Collect & Stamp van bpost te laten frankeren. • Om van deze dienst gebruik te kunnen maken, moet u een Collect & Stamp-contract afsluiten. • Neem de regels voor de voorbereiding en adressering in acht, zoals beschreven in dit hoofdstuk. • Volg de voorbereidingsregels zoals beschreven in Sectie 7 Afhaling, hoofdstuk Collect & Stamp (afhaling van te frankeren zendingen). wist u dat ...

Collect & Stamp levert elektronische afgiftebewijzen voor uw aangetekende zendingen af. Zij zijn beschikbaar vanaf de dag na verzending op de beveiligde portaalsite van Collect & Stamp en kunnen ook naar uw e-mailadres verstuurd worden. De originele versie van het elektronische en door bpost gecertificeerde afgiftebewijs heeft juridische waarde. Meer informatie op www.bpost.be/collectandstamp Voor de activering van de dienst Collect & Stamp kunt u contact opnemen met het Service Centre op het nummer 02 201 11 11.



creatie 2.7. Specifieke kenmerken van aangetekende zendingen

i

• B ij afgifte aan bpost moeten de aangetekende zendingen voorzien zijn van een barcode (30 cijfers) voorafgegaan door een ‘R’. Op basis daarvan kunnen ze opgespoord worden in het postcircuit. • De specifieke barcode voor aangetekende zendingen moet worden afgedrukt of aangebracht door de klant (door bpost aangeleverd in de vorm van een zelfklever) op elke aangetekende zending. Voor meer informatie over het afdrukken van de barcodes voor aangetekende zendingen kunt u een beroep doen op de ‘Richtlijnen voor het afdrukken van barcodes’. U vindt deze op onze website : www.bpost.be/aangetekend. U kunt ook ons Service Centre1 contacteren. • B ij RP-zendingen (aangetekende zendingen voorbehouden voor publieke instellingen) moet de optie ‘RP’ duidelijk vermeld worden op het afgifteborderel en op de zendingen.

Opgelet Zendingen die zonder barcode worden afgegeven of die een dubbele barcode dragen, of zendingen waarvan de door de klant afgedrukte barcode onleesbaar of foutief is, zullen niet onmiddellijk door bpost behandeld worden. Zonder leesbare barcode kan de zending tijdens de verzending niet opgevolgd worden en kan de kwaliteit niet gegarandeerd worden. In dat geval zal bpost de klant zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De klant kan dan : • aan bpost vragen om de zendingen van een (nieuwe) code te voorzien (op kosten van de klant) ; • de zendingen terugvragen om de codes te corrigeren. In het geval van terugzending door bpost kunnen er kosten aangerekend worden ; • in samenspraak met bpost een andere oplossing zoeken. In ieder geval kunnen de validatie van de afgiftedatum en de behandeling van de zendingen niet voor dezelfde dag worden gegarandeerd.

i

• Aangetekende zendingen moeten worden afgegeven met een afgiftelijst met daarop minstens : • het barcodenummer ; • de naam en het adres van de bestemmeling zoals vermeld op de zending ; • de naam en het retouradres. De afgiftelijst wordt door bpost nagekeken en gevalideerd voor hij terugbezorgd wordt aan de afzender. • De zendingen moeten altijd worden afgegeven in de volgorde van de afgiftelijst, in stijgende volgorde van de barcodes. • Voor aangetekende zendingen buiten formaat moet de afzender de inhoud ervan correct verpakken en is hij zelf verantwoordelijk voor eventuele schade. • De aangetekende zendingen zullen bij voorkeur eveneens in stijgende volgorde van de postcodes geklasseerd worden voor een vlotte behandeling door bpost. U vindt een lijst van deze postcodes op onze website onder de rubriek MassPost.

1

Hoe kunt u bpost contacteren? Ga naar de Algemene Bijlagen.


Voorbereiding van uw zendingen 1. Conditionering - Algemeen Conditionering & etikettering van aangetekende zendingen

10 10

2. Sorteeropties

10


voorbereiding van uw zendingen 1. Conditionering - Algemeen Conditionering & etikettering van aangetekende zendingen

OF voor aangetekende zendingen ‘buiten formaat’

i

De aangetekende zendingen moeten altijd geconditioneerd worden in bakken die in containers worden gezet, deze moeten voorzien zijn van een afgiftelijst (voorbeeld in bijlage). De aangetekende zendingen buiten formaat worden in bakken geplaatst. Als hun formaat geen conditionering in bakken toelaat, moeten ze rechtstreeks in Restmailcontainers geplaatst worden.

Voor een goede identificatie van het product : • De bakken moeten worden voorzien van een etiket waarop het producttype vermeld staat (‘Aangetekend – Recommandé’) en de naam van de klant. • De containers moeten worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5). Voorbeeld etiket Naam van Afgiftenummer de klant

Voorbeeld A4/A5 Vermelde informatie : • naam van de klant (minimale lettergrootte : 36); • afgiftenummer; • naam van het product (minimale lettergrootte : 36).


Aangetekend

Vermelde informatie : • naam van de klant (minimale lettergrootte : 36); • afgiftenummer; • naam van het product (minimale lettergrootte : 72); • lijst 208 bc.

Aangetekend

2. Sorteeropties Eén regel primeert bij het sorteren van de aangetekende zendingen : ze moeten altijd in dezelfde volgorde worden gesorteerd als de afgiftelijst van de aangetekende zendingen, in toenemende volgorde van de barcodes (zie bijlage van dit hoofdstuk).


Afgifte

11


afgifte In dit deel leggen wij u uit hoe u uw zending kunt voorbereiden om te beantwoorden aan de vereisten van bpost. Aangetekende SMALL Format-, LARGE Format-zendingen en aangetekende zendingen buiten formaat Toegangscriteria & minimale en maximale afgiftevolumes:

i

MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX./AFGIFTE


Aangetekende SMALL Format-zendingen

1 > 20.000

1 >...

Aangetekende LARGE Format-zendingen

1 > 20.000

1 >...

• E en afgifte van aangetekende zendingen in een MassPost (Hyper)Centrum mag alleen zendingen van hetzelfde formaat en dezelfde gewichtscategorie bevatten. Als de afgifte uit verschillende formaten of gewichtscategorieën bestaat, moet ze gescheiden in aparte zakken of bakken per categorie worden afgegeven. In dat geval is voor elke categorie een aparte afgiftelijst vereist. • V oor afgiften van minder dan 500 zendingen - na consolidatie per formaat - wordt een extra administratiekost van € 12,50 per afgifte aangerekend. • De aangetekende zendingen die in een MassPost (Hyper)Centrum worden afgegeven, mogen alleen door een frankeermachine of met een P.B.-nummer gefrankeerd worden. • Voor afgiften van minder dan 1.000 zendingen kan de klant zijn afgifte aankondigen aan het loket op de dag zelf. • Afgiften die meer dan 1.000 aangetekende zendingen bevatten, moeten minstens één werkdag op voorhand in e-MassPost worden aangekondigd door de klant. • Voor de afgifte van meer dan 25.000 zendingen moet de klant zijn Account Manager ten minste vijf werkdagen op voorhand contacteren. De afgifte moet voor 17 uur plaatsvinden in een MassPost Hypercentrum. Het uur van afgifte is het tijdstip waarop de afgifteverklaring gescand wordt op de plaats van afgifte. De klant is verplicht om de afgiftemodaliteiten voor aangetekende zendingen strikt na te leven (met inbegrip van de conformiteit en ‘scanbaarheid’ van de barcode, de uniformiteit van de zendingen en het minimumaantal per afgifte), anders kan de afgifte geweigerd worden. • Elke afgifte moet vergezeld zijn van de afgiftelijst die wordt gevalideerd als bewijs van afgifte. • De zendingen van dezelfde afgifte moeten hetzelfde formaat hebben: lengte, breedte, dikte en gewicht.

ANTWERPEN X

wist u dat ...

GENT X BRUSSEL X

CHARLEROI X

De 5 Belgische sorteercentra

LUIK X

België telt 5 sorteercentra : Antwerpen X, Brussel X, Charleroi X, Gent X en Luik X.


i

Bijlage Voorbeeld afgiftelijst

12

3. aangetekende zendingen > bijlage i

afgiftelijst


Pakketten Nationale pakketten

1

Internationale pakketten

11

Nationale pakketten Diensten & opties 1 Creatie 3 1. Afmetingen, gewicht & dikte 3 2. Lay-out van de zendingen 4 2.1. Voorzijde van het pakket 4 2.2. Hoe etiketten met de juiste barcode en juiste karakteristieken verkrijgen ? 4 2.3. Exception handling bij verkeerde lay-out 6 2.4. Verpakking van uw zendingen 6 2.5. Gevaarlijke en verboden goederen 7 Voorbereiding & afgifte van uw pakketten 8 1. Conditionering - algemeen 8 2. Afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum 10

4. nationale pakketten

diensten & opties De pakketdienst van bpost levert uw pakketten op de werkdag die volgt op de afgifte. Bovendien kunt u uw pakket online opvolgen. Snelheid, veiligheid en gemak zijn slechts enkele voordelen waarvan u, uw klanten of uw bestemmelingen kunnen genieten.

bpack-diensten & -opties 1 a

i

Als contractuele klant hebt u de keuze tussen 3 diensten • bpack 24h Pro Uw pakket wordt geleverd op de werkdag die volgt op de afgifte en u beschikt over de Track & Trace-functie (onlineopvolging). • bpack Easy Retour Met deze formule zorgt u ervoor dat uw klant niets moet betalen wanneer hij u het pakket terugstuurt. Uw klant kleeft gewoon op het pakket het door u aangeboden barcode-etiket van bpack. • bpack@bpost Uw pakket wordt de volgende werkdag geleverd in het door uw klant gevraagde ophaalpunt (postkantoor of PostPunt). Uw klant wordt gewaarschuwd (per sms of e-mail) wanneer het pakket beschikbaar is in het ophaalpunt. Pakketten worden maximaal 14 dagen bijgehouden in het ophaalpunt. Na 7 dagen wordt er automatisch een herinneringsbericht verstuurd naar uw klant. Een handtekening voor ontvangst maakt systematisch deel uit van deze dienst. Om gebruik te maken van deze dienst moet u aan een aantal voorwaarden voldoen, o.a. op het vlak van elektronische uitwisseling van gegevens. Voor meer informatie kunt u terecht bij uw Account Manager. Beschikbare opties • Cash on Delivery (COD) Zending tegen betaling, waarbij uw klant het door u opgegeven bedrag betaalt op het moment van de levering van het pakket. De handtekening van de ontvanger wordt altijd gevraagd. • Signature De ontvanger van het pakket moet de ontvangst bevestigen met een handtekening. • Automatic 2nd presentation Is uw klant afwezig wanneer bpost uw pakket een eerste maal aanbiedt ? Om uw pakket toch te kunnen uitreiken, biedt bpost het pakket de volgende werkdag automatisch een tweede keer aan. • Info ‘Next Day’ Uw klant wordt verwittigd dat het pakket de volgende werkdag wordt aangeboden. • Info ‘Reminder’ Uw klant wordt eraan herinnerd dat zijn pakket nog altijd ter beschikking is in een nabijgelegen postkantoor of PostPunt. Zo kan hij het pakket tijdig komen ophalen. • Info ‘Distributed’ U ontvangt een bericht (per sms of e-mail) dat uw pakket goed werd afgeleverd.

i

• Basic Insurance U kunt uw pakket verzekeren tegen verlies of beschadiging. De basisverzekering of Basic Insurance geeft een dekking tot maximaal € 500/pakket. De werkelijk geleden schade wordt berekend op basis van de reële waarde van het pakket (aankoopwaarde -15 % per jaar, vermeerderd met de verzendingskosten). Documenten zijn tot maximaal € 15 verzekerd. De handtekening van de ontvanger is altijd vereist. Meer info over onze verzekeringsvoorwaarden vindt u op www.bpost.be/bpack

1

De Algemene voorwaarden zijn beschikbaar op de website : www.bpost.be/voorwaarden



diensten & opties • Additional Insurance Hiermee verzekert u uw pakket tot maximaal € 25.000. Documenten zijn tot maximaal € 15 verzekerd. Software, antiek, juwelen en kunstobjecten kunnen niet verzekerd worden. De handtekening van de ontvanger is altijd vereist. Meer info over onze verzekeringsvoorwaarden vindt u op www.bpost.be/bpack • Afhaling op Aanvraag U kunt ‘s morgens een Afhaling op Aanvraag bestellen op 02 201 11 11 of via e-Shipper. De afhalingen gebeuren altijd op werkdagen in de namiddag. • Collect & Send Deze dienst is mogelijk indien u een contract ‘Collect & Send’ (of ‘Afhaling ten Huize’) hebt. U geeft uw bpack-pakketten dan gewoon samen met uw andere zendingen mee.

i

b

Als niet-contractuele klant hebt u de keuze tussen 6 diensten • bpack 24h en bpack 24h Mini Uw pakket wordt geleverd op de werkdag die volgt op de afgifte en u beschikt over de Track & Trace-functie (onlineopvolging). • bpack Secur Uw pakket wordt geleverd op de werkdag die volgt op de afgifte en u beschikt over de Track & Trace-functie. Het pakket is verzekerd tot maximaal € 500. Documenten zijn tot maximaal € 15 verzekerd. De handtekening van de ontvanger wordt steeds gevraagd. • bpack Maxi Uw pakket weegt tussen de 10 en de 30 kg en wordt geleverd op de werkdag die volgt op de afgifte. U beschikt over de Track & Trace-functie. Uw pakket is verzekerd tot maximaal € 500, documenten zijn verzekerd tot maximaal € 15. De handtekening van de persoon die het pakket in ontvangst neemt, wordt steeds gevraagd. • bpack Pay@home Zending tegen betaling. Uw klant betaalt het door u opgegeven bedrag op het moment van de levering van het pakket. Het pakket wordt geleverd op de werkdag die volgt op de afgifte. U beschikt over de Track & Trace-functie. Uw pakket is verzekerd tot maximaal € 500, documenten zijn verzekerd tot maximaal € 15. De handtekening van de persoon die het pakket in ontvangst neemt, wordt steeds gevraagd. • bpack Pay@home Maxi Zending tegen betaling voor pakketten tussen de 10 en de 30 kg. Uw klant betaalt het door u opgegeven bedrag op het moment van de levering van het pakket. Het pakket wordt geleverd op de werkdag die volgt op de afgifte. U beschikt over de Track & Trace-functie. Uw pakket is verzekerd tot maximaal € 500, documenten zijn verzekerd tot maximaal € 15. De handtekening van de persoon die het pakket in ontvangst neemt, wordt steeds gevraagd. Beschikbare opties

i

• Info ‘Goed ontvangen’ U ontvangt een bericht via sms of e-mail, zodra uw pakket zijn bestemming heeft bereikt. Zo bent u altijd zeker dat uw pakket goed werd afgeleverd. • Afhaling op Aanvraag U kunt ‘s morgens een ‘Afhaling op Aanvraag’ bestellen op 022 012345 of via e-Shipper. Afhalingen gebeuren altijd op werkdagen in de namiddag.



creatie In dit hoofdstuk behandelen we de voorwaarden voor een afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum.

1. Afmetingen, gewicht & dikte

De gegevens hieronder zijn uitsluitend van toepassing op nationale pakketten.

Iedere zending waarvoor u de Track & Trace-functie of een andere optie wenst te gebruiken, kunt u als pakket afgeven. Dergelijke pakketten moeten wel voldoen aan deze voorwaarden 1 : Minimumafmetingen : 112 mm x 145 mm (voor een van de langste zijden van het pakket). Maximumafmetingen : (langste zijde) 1,5 m of 3 m voor de som van (A) + (2 x B) + (2 x C). Maximumgewicht : 30 kg. Bij een gewicht van meer dan 2 kg of wanneer uw zending een van de volgende afmetingen - 350 mm (A) x 230 mm (C) x 30 mm (B) - overschrijdt, wordt deze automatisch beschouwd als een pakket.

A

B

C

Een zending in rolvorm met de volgende afmetingen wordt altijd als pakket behandeld :

L

1

D

Minimumafmetingen : lengte + 2 x diameter = minstens 170 mm, waarbij de grootste afmeting niet kleiner mag zijn dan 100 mm. Maximumlengte : 1,5 m.

Uitzonderingen op deze voorwaarden moeten uitdrukkelijk vermeld worden in het contract van de klant. Gelieve in dat geval contact op te nemen met uw Account Manager of het Business Contact Centre.



creatie 2. Lay-out van de zendingen

Elk bpack-pakket moet voorzien zijn van een etiket met een unieke P-barcode.

2.1. Voorzijde van het pakket Op de voorzijde van het pakket (= op een van de grootste oppervlakken van het pakket) moet u onderstaande gegevens vermelden : • Het adres van de bestemmeling. • Het adres van de afzender1. • Een barcode gebaseerd op de UPU-standaard (Universal Postal Union) van het type 128/HR, opgebouwd volgens de specificaties voor pakketten van bpost en beginnend met 3232. Voor iedere barcode moet een P staan. Voor meer informatie, vraagt u onze specificaties aan uw Account Manager of via [email protected] • Een zone voor de eventuele opties die u gebruikt (bv. Signature, Cash on Delivery ...). Om de scanning, uitreiking en facturering van uw pakketten goed uit te voeren, is het belangrijk dat : • de verplichte velden zich op de juiste plaats op het etiket bevinden ; • het etiket op één enkele zijde wordt gekleefd (bv. niet schrijlings over twee zijden), die zijde wordt dan beschouwd als de voorzijde van het pakket ; • het adres van de afzender en dat van de bestemmeling goed leesbaar afgedrukt of geschreven zijn ; • op een rol het etiket in de lengte gekleefd wordt.

2.2. Hoe etiketten met de juiste barcode en juiste karakteristieken verkrijgen ? a

1

Als u een contractuele klant bent • U kunt zelf etiketten voor pakketten aanmaken, rekening houdend met de technische specificaties voor pakketten die door bpost gevraagd worden. Als u zelf etiketten aanmaakt, moet u de dienst en opties via een specifieke code in de barcode vermelden. V oordat ze kunnen gebruikt worden, moeten uw etiketten getest en goedgekeurd worden door de dienst bpack van bpost. Deze procedure wordt beschreven in de technische specificaties. Vraag in dat verband een document met de technische specificaties aan uw Account Manager of per e-mail aan [email protected] • U kunt de etiketten ook zelf afdrukken door gebruik te maken van de onlineapplicatie e-Shipper Pro. Wanneer u een nieuw contract hebt getekend, hebt u hiervoor al een gebruikersnaam en paswoord gekregen. • U kunt ook door bpost gedrukte bpack-etiketten bestellen via de betalende service ‘Preprint Label’ beschikbaar op www.bpost.be/preprints

kunt eventueel het adres van de afzender noteren op de achterzijde van het pakket. U Dit adres moet in elk geval duidelijk zichtbaar zijn op het pakket.



creatie b

Als u een niet-contractuele klant bent : • U kunt de etiketten zelf afdrukken door gebruik te maken van de onlineapplicatie e-Shipper, die u vindt op www.bpost.be/eshipper • U kunt ook voorafbetaalde etiketten kopen in een postkantoor, PostPunt of via de e-shop van bpost www.bpost.be/eshop

c Als u uw pakketten met een frankeermachine frankeert, moet u ook een P-barcode-etiket van bpack aanbrengen. • Gebruik een P-barcode-etiket van bpack voor frankeermachines. U kunt deze etiketten gratis online bestellen via www.bpost.be/etiket • Frankeer uw bpack-etiket afhankelijk van het gewicht van het pakket in de zone die daarvoor voorzien is. Als het bpack-etiket niet door uw frankeermachine gaat, frankeer dan een etiket van uw frankeermachine en kleef het in de frankeerzone van uw bpack-etiket die daarvoor voorzien is. De zone die voor het frankeren voorzien is, bevindt zich aan de linkerkant van het bpack-etiket. • Vul het adres van de bestemmeling in op het bpack-etiket en kleef het vervolgens op uw pakket.

Voorbeeld bpack-etiket voor een frankeermachine.

d

Voor vensterenveloppen is het bovendien belangrijk dat : • het adres van de bestemmeling en de P-barcode leesbaar blijven doorheen het venster, ook als het document verschuift in de enveloppe. Bij een COD-zending moet de COD-barcode (die het bedrag van de zending tegen betaling bevat) eveneens leesbaar blijven doorheen het venster ; • transparante vensters, plastic papier of folie voldoende transparant zijn, zodat de zending vlot gescand kan worden.

e

Voor alle afgedrukte etiketten is het belangrijk dat : • de kleur van de adreszone een lichte kleur is, liefst wit. De barcode moet in het zwart gedrukt worden. Bij het afdrukken moet erop gelet worden dat het contrast tussen de achtergrond en de streepjes van de barcode constant blijft (let erop dat er genoeg inkt in de printer zit). Matrix- of trommelprinters kunnen de etiketten niet correct afprinten.

Zowel contractuele als niet-contractuele klanten worden verondersteld de regels en het etiketmodel te respecteren. Zijn de afgedrukte barcodes bijvoorbeeld niet beschermd door een venster of een transparante folie, dan moet de inkt op zijn minst bestand zijn tegen externe factoren zoals regen, zonlicht of de eenvoudige verwerking van pakketten. Vraag de gedetailleerde technische specificaties aan uw Account Manager of via [email protected]



creatie 2.3. Exception handling bij verkeerde lay-out De kwaliteit van de voorbereiding van de pakketten die in een MassPost (Hyper)Centrum afgegeven worden, wordt door bpost gecontroleerd. De juistheid van de barcode wordt nagekeken door een aantal pakketten per afgifte te scannen.

Wanneer op de etiketten of barcodes fouten staan, dan neemt onze Business Customer Care contact met u op om de nodige acties te ondernemen. Er zijn verschillende mogelijkheden. • De pakketten worden opzijgezet tot u ze terug komt ophalen. U zorgt dan zelf voor het aanbrengen van nieuwe, correcte etiketten op de pakketten. • De zendingen worden, na uw schriftelijk akkoord en op uw kosten, via de transportdienst van bpost aan u terugbezorgd. • U geeft aan de bpack-dienst van bpost de schriftelijke toelating om de nodige verbeteringen aan te brengen (deze dienst wordt aangerekend) : • het plaatsen van de ontbrekende letter ‘P’ voor de barcode ; • het aanbrengen van het nodige etiket om het pakket conform de basisdienstverlening ‘bpack 24h’ te kunnen afleveren bij de geadresseerde (bij niet-scanbare barcode). In dat geval kunnen geen andere opties gekozen worden. • bpost kan in deze gevallen de pakketten alsnog bij de bestemmeling afleveren, maar kan die aflevering niet garanderen in Dag+1. Wanneer een nieuw etiket moet worden aangebracht, zal er geen Track & Trace op die zendingen mogelijk zijn. Voorwaarden om van deze dienst te kunnen genieten • U hebt een contract met bpost voor het transport van pakketten. • bpost beschikt over de gegevens van de verantwoordelijke die kan beslissen welke actie ondernomen mag worden. • U geeft de eerstvolgende werkdag voor 12 uur uw schriftelijk akkoord. Als bpost voor dat tijdstip geen antwoord ontvangen heeft, wordt de hele zending op uw kosten teruggestuurd. • Deze dienstverlening geldt niet voor Cash on Delivery-zendingen (COD) - omwille van de financiële transactie. Indien de zendingen onvolledige of niet-leesbare etiketten bevatten, worden deze zendingen onmiddellijk teruggestuurd naar de afzender, die zelf zal instaan voor de nodige aanpassingen of wijzigingen van de barcode-etiketten. Bij een gemengde afgifte van bpack 24h Pro-producten en COD-zendingen, zal de volledige afgifte aan u worden terugbezorgd. • De dienst ‘Exception Handling’ (zowel het plaatsen van de ontbrekende ‘P’ voor de barcode als het aanbrengen van een nieuw etiket) wordt aan u gefactureerd.

2.4. Verpakking van uw zendingen 1 • Let erop dat de verpakking van uw pakketten hard, stevig en tegen talrijke behandelingen opgewassen is. • Voorzie de bodem en de wanden van uw pakket van een extra bescherming (luchtkussenfolie, piepschuim of polystyreen, extra karton …) om de impact en schokken die tijdens het vervoer mogelijk zijn, op te vangen. • Als u verschillende breekbare elementen in uw pakket steekt, verpak ze dan individueel en maak afscheidingen tussen de elementen. • Als de te verpakken voorwerpen vloeibare stoffen, kleverige vloeistoffen of vetten bevatten, moeten ze in plasticfolie verpakt worden en moet de doos absorberende producten bevatten om eventuele lekken op te vangen, opdat de vloeistoffen de andere pakketten niet kunnen beschadigen. Plastic flessen genieten de voorkeur op glazen flessen.

1

Als het product onvoldoende verpakt werd, kan er bij beschadiging geen enkele schadevergoeding toegekend worden.



creatie 2.5. Gevaarlijke en verboden goederen Zoals u weet staat bij bpost veiligheid voorop. Om uw veiligheid en die van onze werknemers te waarborgen, gelden er enkele beperkingen op het type van goederen dat u mag verzenden. Het versturen van bepaalde zendingen is verboden overeenkomstig de wetgeving die van kracht is. U vindt een lijst met gevaarlijke en verboden goederen, m.a.w. goederen die u niet mag verzenden via bpack van bpost, op www.bpost.be/bpack

i

Wilt u zeker zijn dat uw zending niet onder de categorie ‘gevaarlijke en verboden goederen’ valt ? Bel dan onze Business Customer Care op 02 201 11 11.



voorbereiding & afgifte van uw pakketten 1. Conditionering - algemeen Richtlijnen voor de voorbereiding van uw afgifte

a Beschrijving minimum- en maximumvolumes voor afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum

i

MASSPOST CENTRUM

MASSPOST HYPERCENTRUM

Klanten zonder pakketcontract

maximaal 500 pakketten/dag

geen maximum

Klanten met pakketcontract

maximaal 5.000 pakketten/dag

geen maximum

• A ls contractuele klant kunt u uw pakketten afgeven in een MassPost (Hyper)Centrum. Afgiften van meer dan 5.000 pakketten moeten altijd in een MassPost Hypercentrum plaatsvinden. • V oor een niet-contractuele klant moet een afgifte van meer dan 20 pakketten in een MassPost (Hyper) Centrum plaatsvinden. Afgiften van meer dan 500 pakketten moeten altijd in een MassPost Hypercentrum plaatsvinden. • Voor een afgifte van minder dan 20 pakketten per dag kunnen zowel contractuele als niet-contractuele klanten zich naar een postkantoor of PostPunt begeven. Voor de PostPunten is het maximaal toegestane gewicht 10 kg per pakket. • Zowel een contractuele als een niet-contractuele klant kan pakketten meegeven met een ophaaldienst van bpost (Collect & Send), op voorwaarde dat hij beschikt over een Collect & Send- of Afhaling ten Huize-contract. • Contractuele klanten kunnen gebruik maken van de dienst ‘Afhaling op Aanvraag’ via e-Shipper Pro of door telefonisch contact op te nemen met onze Business Customer Care op 02 201 11 11. Niet-contractuele klanten kunnen gebruik maken van de dienst ‘Afhaling op Aanvraag’ via e-Shipper of door telefonisch contact op te nemen met onze Klantendienst op 022 012345. bpack 24/7 Met bpack 24/7 kunt u pakketten versturen en ontvangen waar en wanneer u dat wenst, overal in België. Automatische pakketverdelers zijn 24 uur op 24, 7 dagen op 7 geopend. U hoeft zich enkel maar in te schrijven en een verdeler in uw buurt te kiezen om er uw pakketten te versturen of te ontvangen. Alle informatie over bpack 24/7 op www.bpost.be/bpack247

b Conditionering, sortering en etikettering

i

onditionering C U moet uw pakketten in principe in containers aanleveren, maar u mag ze eventueel ook aanleveren op palletten onder plasticfolie. De palletten, met een maximaal gewicht van 800 kg en een maximale hoogte van 1 m 60, moeten van plasticfolie voorzien worden volgens de Europese richtlijnen voor beste praktijken over het zekeren van ladingen voor wegtransport. Zakken worden aanvaard wanneer het gaat om pakketten kleiner dan 400 mm x 400 mm x 30 mm. Brieven met een P-barcode moeten in blauwe bakken gedeponeerd worden. Sortering van uw pakketten en etikettering De hierna vermelde richtlijnen voor de sortering van uw pakketten zijn enkel van toepassing als u uw pakketten afgeeft in een MassPost (Hyper)Centrum. Als uw pakketten afgehaald worden via onze dienst ‘Collect & Send’: • Hoeft u ze niet vooraf te sorteren. • U moet uw pakketten scheiden volgens postcode en ze plaatsen in containers, op palletten, in zakken of in verschillende blauwe bakken. De scheiding gebeurt op basis van de postcode van het adres van de bestemmeling op het pakket (tabel van postcodes, zie hierna). • Daarnaast moet er ook een specifieke etikettering worden voorzien voor de container, de pallet of de blauwe bak in de vorm van een identificatieblad. Dit identificatieblad moet de correcte referentie vermelden : ‘Zone A’ of ‘Zone C’ (naargelang van de postcodes van de bestemmelingen). Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 4 I Pagina 8


voorbereiding & afgifte van uw pakketten Scheid uw pakketten op basis van de postcode IDENTIFICATIE

POSTCODES

Container / Pallet / Zak met vermelding ‘Zone A’

2000 – 2999, 3000 – 3999, 8000 – 8999, 9000 – 9999, bpack World Business (CD - barcode)1

Container / Pallet / Zak met vermelding ‘Zone C’

1000 – 1999, 4000 – 4999, 5000 – 5699, 6000 – 6999, 7000 – 7999

Waar moet u dit identificatieblad aanbrengen ? • De containers moeten worden voorzien van een identificatieblad (A4 of A5) met de geschikte referentie ‘Zone A’ of ‘Zone C’. • De palletten moeten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) met de geschikte referentie ‘Zone A’ of ‘Zone C’. Een blad op een van de kortste zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet. • De zakken en de blauwe bakken moeten geïdentificeerd worden met een etiket dat dezelfde informatie bevat als de identificatiebladen van de containers. Waar vindt u deze identificatiebladen ? De A4/A5-identificatiebladen voor de zakken / palletten / containers zijn beschikbaar op www.bpost.be/masspost

Opmerkingen • D e postcode van de bestemmeling is het enige criterium bij het sorteren van uw pakketten. Producten die verschillende opties combineren, mogen worden samengevoegd (bijvoorbeeld pakketten met optie ‘Signature’ mogen samen gesorteerd worden met pakketten zonder ‘Signature’). Zelfs COD- en bpack@bpost-pakketten moeten niet gescheiden worden van andere pakketten. • Uw ‘bpack World Express Pro’-pakketten (EE-barcode) moet u wel scheiden van uw andere pakketten. • Als uw contract een sortering voorziet in 5 zones (sorteercentra) of in 18 zones (sorteersectoren), dan vindt u alle informatie over het sorteren in de sectie Algemene bijlagen van deze gids. De richtlijnen over de etikettering van de containers en de palletten vindt u onder het punt 5 van het hoofdstuk Voorbereiding van uw zendingen in Sectie 1 Brieven.

• Uw pakketten moeten gesorteerd worden op basis van de postcode van de bestemmeling. • De A4/A5-identificatiebladen voor zakken/palletten/containers zijn beschikbaar op www.bpost.be/masspost • U kunt containers bestellen via uw MassPost (Hyper)Centrum.

1

Uw bpack World Express Pro-pakketten (EE-barcode) moeten apart gehouden worden van deze 2 zones.



voorbereiding & afgifte van uw pakketten 2. Afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum Planning van grote afgiften Met uitzondering van eerder overeengekomen regelingen met bpost, moet elke afgifte van meer dan 500 pakketten 7 dagen voor de datum van afgifte gemeld worden via de e-MassPost-toepassing of door middel van de fiche ‘planning van grote afgiften’. De fiche ‘planning van grote afgiften’ is in elektronisch formaat beschikbaar op www.bpost.be/masspost De fiche moet naar behoren worden ingevuld en doorgestuurd via e-mail naar het adres [email protected] of via de link die in het bestand aanwezig is. Elke afwijking die verband houdt met de grootte van de zending moet 24 uur op voorhand gemeld worden via email naar het adres : [email protected], met verwijzing naar voornoemde afgifte. Aankondiging van afgifte Elke afgifte moet aangekondigd worden. U kunt uw afgifte op 2 manieren aankondigen : • Via de e-MassPost-toepassing. U krijgt dan onmiddellijk uw afgifteverklaring. E-MassPost is een toepassing die de klanten in staat stelt om makkelijk en snel grote afgiften te beheren. De klant voert via de website de gegevens i.v.m. de afgegeven pakketten in. • Aan het MassPost-loket, waar u het afgifteborderel moet afgeven. U ontvangt dan uw afgifteverklaring. Het afgifteborderel is beschikbaar aan het loket en op de website van bpost : www.bpost.be/masspost. Uw MassPost-verantwoordelijke kan het u ook elektronisch toesturen. Afgifte en uren van afgifte U begeeft zich naar de kade met uw verklaring van afgifte die ter plaatse gescand wordt. Vervolgens kunt u uw pakketten aan de kade afgeven. Het uiterste tijdstip voor de afgifte van pakketten die de volgende dag geleverd moeten worden, is 16 uur voor een MassPost Centrum en 17 uur1 voor een MassPost Hypercentrum, op voorwaarde dat het contract geen andere voorwaarden bepaalt.

Voor een afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum moeten pakketten voorzien worden van een P-barcode-etiket, inclusief uw account ID als u een contractuele klant bent, of vooraf gefrankeerd worden. Betalingen (met cash geld, Bancontact, kredietkaarten en overschrijving) in een MassPost (Hyper)Centrum zijn niet mogelijk voor pakketten.

1

19 u. voor Charleroi X en Antwerpen X


Internationale pakketten Diensten & opties

11

Creatie13 1. Afmetingen, gewicht & dikte 13 2. Lay-out van de zendingen 14 2.1. Voorzijde van het pakket 14 2.2. Hoe etiketten met de juiste barcode en juiste karakteristieken verkrijgen ? 14 2.3. Douanedocumenten 15 2.4. Verpakking van uw zendingen 16 2.5. Gevaarlijke en verboden goederen 16 Voorbereiding & afgifte van uw pakketten 1. Conditionering - algemeen 2. Afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum

17 17 18

4. internationale pakketten

diensten & opties Ook in het buitenland worden uw pakketten door bpost geleverd. Net als bij uw nationale pakketten kunt u het traject van uw internationale pakketten online volgen.

i

bpack-diensten & -opties 1 a Als contractuele klant hebt u de keuze tussen 2 internationale formules • bpack World Business • Uw pakket wordt bezorgd : • na 2 werkdagen in de buurlanden ; • na 3 tot 5 werkdagen in de Europese Unie ; • na 4 tot 8 werkdagen in 227 landen of regio’s wereldwijd. • U kunt uw pakket online opvolgen via www.bpost.be/track • H et pakket wordt rechtstreeks geleverd op het adres van de bestemmeling die tekent voor ontvangst en verwittigd wordt bij afwezigheid. • bpack World Express Pro • Uw pakket wordt bezorgd : • de volgende werkdag in de buurlanden ; • na 1 tot 2 werkdagen in de meeste landen van de Europese Unie ; • na 2 tot 5 werkdagen in meer dan 227 landen of regio’s wereldwijd. • U kunt uw pakket online volgen via www.bpost.be/track • H et pakket wordt rechtstreeks geleverd op het adres van de bestemmeling die tekent voor ontvangst en verwittigd wordt bij afwezigheid.

i

Beschikbare opties • Afhaling op Aanvraag U kunt ’s morgens een Afhaling op Aanvraag bestellen op 02 201 11 11 of via e-Shipper Pro. De afhalingen gebeuren altijd in de namiddag (enkel op werkdagen). • Collect & Send Deze dienst is mogelijk als u een Collect & Send- of ‘Afhaling ten Huize’-contract bij bpost hebt. U geeft uw bpack-pakketten dan gewoon samen met uw andere zendingen mee. • Aanvullende verzekeringen (enkel beschikbaar indien u e-Shipper Pro gebruikt) U kunt een aanvullende verzekering afsluiten tegen verlies of beschadiging van uw pakket. Software en antiek kunnen niet verzekerd worden. Documenten zijn tot maximaal € 15 verzekerd. Meer informatie over onze verzekeringsvoorwaarden vindt u op www.bpost.be/bpack

1

e Algemene voorwaarden van de dienst bpack zijn terug te vinden op D www.bpost.be/voorwaarden



diensten & opties i

Om nog beter aan uw verwachtingen te beantwoorden, stelt bpack van bpost u twee formules voor die een extra schadevergoeding voorzien bij verlies of beschadiging, als aanvulling op degene die voorzien wordt in het contract. • Basic Insurance U kunt uw pakket verzekeren tegen verlies of beschadiging. De basisverzekering of Basic Insurance geeft een dekking tot maximaal €500/pakket. De werkelijk geleden schade wordt berekend op basis van de reële waarde van het pakket (aankoopwaarde -15 % per jaar, vermeerderd met de verzendingskosten). Documenten zijn tot maximaal €15 verzekerd. De handtekening van de ontvanger is altijd vereist. Meer info over onze verzekeringsvoorwaarden vindt u op www.bpost.be/bpack • Additional Insurance Hiermee verzekert u uw pakket tot maximaal €25.000. Documenten zijn tot maximaal €15 verzekerd. Software, antiek, juwelen en kunstobjecten kunnen niet verzekerd worden. De handtekening van de ontvanger is altijd vereist. Meer info over onze verzekeringsvoorwaarden vindt u op www.bpost.be/bpack

b Als niet-contractuele bpack-klant van bpost hebt u de keuze tussen: • bpack World • Netwerk van 190 landen. • Onlineopvolging. • Frankering aan het loket, via postzegels of frankeermachine. • bpack World Light • Netwerk van 190 landen. • Geen opvolging. • Frankering aan het loket, via postzegels of frankeermachine. • Zendingen van minder dan 2 kg. • bpack World Express • Netwerk van meer dan 220 landen en gebieden. • Onlineopvolging. • Frankering aan het loket.



creatie In dit hoofdstuk behandelen we de voorwaarden waaraan een afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum moet voldoen.

1. Afmetingen, gewicht & dikte a De internationale pakketten1 moeten aan de volgende voorwaarden voldoen : Minimumafmetingen : 153 mm x 240 mm (voor een van de langste zijden van het pakket). Maximumafmetingen : (langste zijde) < 1,5 m of < 3 m voor de som van (A) + (2 x B) + (2 x C). Maximumgewicht : 30 kg 2. Bij een gewicht van meer dan 2 kg of wanneer uw zending een van de volgende afmetingen - 350 mm (A) x 230 mm (C) x 30 mm (B) - overschrijdt, wordt zij automatisch beschouwd als bpack-pakket.

A

B

C

Een zending in rolvorm wordt altijd als een pakket beschouwd en moet qua afmetingen aan de volgende voorwaarden voldoen : Maximumafmetingen : lengte < 1,5 m en diameter < 400 mm. L

D

b Toegelaten afmetingen en gewicht voor bpack World Light : Maximumgewicht : 2 kg. Minimumafmetingen : een van de zijden moet een van de volgende afmetingen overschrijden : • Breedte : 230 mm. • Lengte : 350 mm. • Dikte : 30 mm. Maximumafmetingen : • Geen enkele afmeting mag groter zijn dan 600 mm. • Lengte + breedte + hoogte ≤ 900 mm. Voor de rollen : • Lengte < 600 mm en diameter < 200 mm.

1

oepassingsvoorwaarden voor de bpack World Business en bpack World Express Pro-producten (voorbehouden voor contractuele T bpack-klanten van bpost) en voor bpack World- en bpack World Express-producten (voorbehouden voor niet-contractuele bpack-klanten van bpost).

2

In sommige landen is het maximumgewicht van de pakketten lager (bv. 20 kg). Gelieve op www.bpost.be/bpack de landfiche met de bijzondere kenmerken per land te raadplegen.

i



creatie 2. Lay-out van de zendingen

Elk bpack-pakket moet voorzien zijn van een etiket of een borderel met een unieke P-barcode beginnend met CD1, CE of EE.

2.1. Voorzijde van het pakket Op de voorzijde van het pakket (= op een van de grootste oppervlakken van het pakket) moet u het e-Shipper Pro-etiket of borderel kleven. Als u een verzendingsborderel2 gebruikt, dient u onderstaande gegevens te vermelden : • het nummer van uw pakketcontract ; • het adres van de afzender ; • het adres van de bestemmeling ; • het telefoonnummer van uw bestemmeling ; • uw handtekening. Als uw zending bestemd is voor een land buiten de Europese Unie, moet u bovendien ook de vereiste douanedocumenten bijvoegen. Kijk voor meer info bij punt 2.3. Met het oog op een optimale scanning, uitreiking en facturering van uw pakketten, is het belangrijk dat : • het etiket of het borderel op één zijde van het pakket wordt gekleefd (bv. niet schrijlings over twee zijden) ; die zijde wordt dan beschouwd als de voorzijde van het pakket ; • het adres van de afzender en dat van de bestemmeling goed leesbaar afgeprint of geschreven zijn.

2.2. Hoe etiketten met de juiste barcode en juiste karakteristieken verkrijgen ?

1 2

a

Als u een contractuele klant bent • Als u gebruik wilt maken van onze bpack World Business- of onze bpack World Express Pro-formule, dan kunt u zelf de etiketten afdrukken met behulp van de onlineapplicatie e-Shipper Pro. Als u een bpost contract hebt afgesloten, dan hebt u hiervoor een gebruikersnaam en een wachtwoord ontvangen. Wenst u hierover meer inlichtingen ? Neem dan contact op met uw Account Manager. • Voor de bpack World Express Pro-formule kunt u ook de papieren TE4- en TE5-borderellen gebruiken. U kunt ze bestellen via www.bpost.be/materiaal

b

Als u een niet-contractuele klant bent • Als u gebruik wilt maken van de bpack World-producten, gebruik dan de BPI03-borderellen. Deze borderellen zijn beschikbaar op www.bpost.be/materiaal

CD voor de bpack World Business-pakketten en EE voor de bpack World Express Pro-pakketten. TE4/TE5-borderel.



creatie c

Als u internationale pakketten met behulp van een frankeermachine frankeert U hebt twee mogelijkheden om uw internationale pakketten te frankeren : 1. bpack World: • Uw pakketten die voor het buitenland bestemd zijn, moeten worden voorzien van een bpack World BPI03-borderel. U kunt het gratis bestellen op www.bpost.be/materiaal. Het is eveneens beschikbaar in uw postkantoor of PostPunt. • Vul het borderel in. • Frankeer een frankeeretiket met uw machine. • Kleef vervolgens uw gefrankeerd etiket in de rechthoek bpack World van uw borderel. 2. bpack World Light : Een simpele oplossing voor uw zendingen van minder dan 2 kg zonder traceerbaarheid. Een bpack World Light-zending moet nooit voorzien worden van een borderel of een etiket met barcode. • F rankeer een frankeeretiket met uw machine tegen het door u gewenste bpack World Light-tarief (PRIOR of ECONOMY). • Kleef vervolgens uw gefrankeerd etiket op uw zending.

2.3. Douanedocumenten Indien uw zending bestemd is voor een land buiten de Europese Unie, moet u een CN23-douaneformulier gebruiken. Dit formulier is geïntegreerd in de e-Shipper-borderellen en -etiketten. Overzicht van de e-Shipper-etiketten of -borderellen: BPACK WORLD BUSINESS

BPACK WORLD EXPRESS PRO

• E-Shipper Pro-etiket met geïntegreerde CN23 • Factuur pro forma in drie exemplaren als de inhoud van uw zending meer dan € 800 waard is

• E -Shipper Pro-etiket met geïntegreerde CN23 • TE6-borderel met geïntegreerde CN23 • Factuur pro forma in drie exemplaren

BPACK WORLD LIGHT

BPACK WORLD

BPACK WORLD EXPRESS

• CN23-formulier beschikbaar in de postkantoren • Factuur pro forma in drie exemplaren als de inhoud van uw zending meer dan € 800 waard is

• BPI04-borderel met geïntegreerde CN23 • Factuur pro forma in drie exemplaren als de inhoud van uw zending meer dan € 800 waard is

• TE6-borderel met geïntegreerde CN23 • Factuur pro forma in drie exemplaren

Contractuele klanten

Niet-contractuele klanten

Borderellen BPI02, TE3 en TE4 hebben geen geïntegreerd document CN23. Deze borderellen worden enkel aanvaard als u een document CN23 bijvoegt. U kunt deze borderellen gratis bestellen op www.bpost.be/materiaal of ze gratis ontvangen in uw postkantoor.



creatie 2.4. Verpakking van uw zendingen • Let erop dat de conditionering van uw pakketten hard, stevig en tegen talrijke behandelingen opgewassen is. • Voorzie de bodem en de wanden van uw pakket van een extra bescherming (luchtkussenfolie, piepschuim of polystyreen, extra karton …) om de impact en schokken die tijdens het vervoer mogelijk zijn, op te vangen. • Als u verschillende breekbare elementen in uw pakket steekt, verpak ze dan individueel en maak afscheidingen tussen de elementen. • Als de te verpakken voorwerpen vloeibare stoffen, kleverige vloeistoffen of vetten bevatten, moeten ze in plasticfolie verpakt worden en moet de doos absorberende producten bevatten om eventuele lekken op te vangen, opdat de vloeistoffen de andere pakketten niet kunnen beschadigen. Plastic flessen genieten de voorkeur op glazen flessen.

2.5. Gevaarlijke en verboden goederen Zoals u weet staat bij bpack van bpost veiligheid voorop. Om uw veiligheid en die van onze werknemers te waarborgen, gelden er enkele beperkingen op het type van goederen dat u mag verzenden. Het versturen van bepaalde zendingen is verboden overeenkomstig de wetgeving die van kracht is. U vindt een lijst met gevaarlijke en verboden goederen, m.a.w. goederen die u niet mag verzenden via bpack van bpost, op www.bpost.be/bpack

i

Wilt u zeker zijn dat uw zending niet onder de categorie ‘gevaarlijke en verboden goederen’ valt ? Bel dan onze Business Customer Care op 02 201 11 11.



voorbereiding & afgifte van uw pakketten 1. Conditionering - algemeen Richtlijnen voor de voorbereiding van uw afgifte

a

Beschrijving minimum- en maximumvolumes voor afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum • A ls contractuele klant kunt u uw pakketten afgeven in een MassPost (Hyper)Centrum. Afgiften van meer dan 5.000 pakketten per dag moeten altijd in een MassPost Hypercentrum plaatsvinden. • A ls niet-contractuele klant moet een afgifte van meer dan 20 pakketten in een MassPost (Hyper)Centrum plaatsvinden. Afgiften van meer dan 500 pakketten moeten in een MassPost Hypercentrum plaatsvinden. • Voor een afgifte1 van minder dan 20 pakketten per dag kunnen zowel contractuele als niet-contractuele klanten zich naar een postkantoor of PostPunt begeven. Voor de PostPunten is het maximaal toegestane gewicht 10 kg per pakket. • Zowel een contractuele als een niet-contractuele klant kan pakketten meegeven met een ophaaldienst van bpost, op voorwaarde dat hij beschikt over een ‘Collect & Send’- of ‘Afhaling ten Huize’-contract bij bpost. • Contractuele klanten kunnen gebruik maken van de dienst ‘Afhaling op Aanvraag’ via e-Shipper Pro of door telefonisch contact op te nemen met onze Business Customer Care op 02 201 11 1. Niet-contractuele klanten kunnen gebruik maken van de dienst ‘Afhaling op Aanvraag’ via e-Shipper of door telefonisch contact op te nemen met onze Klantendienst op 022 012345.

b

Conditionering, sortering en etikettering Conditionering U moet uw pakketten in principe in containers aanleveren, maar u mag ze eventueel ook aanleveren op palletten onder plasticfolie. De palletten moeten van plasticfolie voorzien worden volgens de Europese richtlijnen voor beste praktijken over het zekeren van ladingen voor wegtransport. Sortering van uw pakketten en etikettering De hierna vermelde richtlijnen voor de sortering van uw pakketten zijn enkel van toepassing als u uw pakketten afgeeft in een MassPost (Hyper)Centrum. Als uw pakketten afgehaald worden via onze dienst ‘Collect & Send’, hoeft u ze niet vooraf te sorteren. • U mag uw bpack World Express Pro-pakketten (EE-barcode) niet samen met andere pakketten afgeven. U moet ze apart houden en ze bij afgifte aan de MassPost-bediende identificeren als bpack World Express Pro-pakketten, zodat hij ze apart kan behandelen. • De bpack World Business-pakketten (CD-barcode) moeten in zone A gesorteerd worden, samen met eventuele binnenlandse pakketten die voor dezelfde zone A bestemd zijn, zoals beschreven op pagina 8 en 9. Etikettering Er moet een specifieke etikettering voorzien worden voor elke container of elke pallet in de vorm van een identificatieblad. Dit identificatieblad moet de correcte referentie vermelden : ‘Zone A’ of ‘Express’ : • Uw ‘bpack World Business’-pakketten (CD-barcode) : ‘Zone A’. • Uw ‘bpack World Express Pro’-pakketten (EE-barcode) : ‘Express’.

i

1

Behalve bpack Wold Express Pro- en bpack World Express-zendingen.



voorbereiding & afgifte van uw pakketten Waar moet u dit identificatieblad aanbrengen ? • De containers moeten worden voorzien van een identificatieblad (A4 of A5) met de overeenkomstige referentie ‘Zone A’ of ‘Express’. • De palletten moeten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5). Een blad op een van de kortste zijden van de pallet en het andere bovenop de pallet.

• D e A4/A5-identificatiebladen voor containers en palletten zijn beschikbaar op www.bpost.be/masspost • U kunt containers bestellen via uw MassPost (Hyper)Centrum.

2. Afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum Planning van grote afgiften Met uitzondering van eerder overeengekomen regelingen met bpost, moet elke afgifte van meer dan 500 pakketten 7 dagen voor de datum van afgifte gemeld worden via de e-MassPost-toepassing of door middel van de fiche ‘planning van grote afgiften’. De fiche ‘planning van grote afgiften’ is in elektronisch formaat beschikbaar op www.bpost.be/masspost. De fiche moet naar behoren worden ingevuld en doorgestuurd via e-mail naar het adres [email protected] of via de link die in het bestand aanwezig is. Elke afwijking die verband houdt met de grootte van de zending moet 24 uur op voorhand gemeld worden via e-mail naar het adres [email protected], met verwijzing naar voornoemde afgifte. Aankondiging van afgifte Elke afgifte moet aangekondigd worden. U kunt uw afgiften op 2 manieren aankondigen : • Via de e-MassPost-toepassing. U krijgt dan onmiddellijk uw afgifteverklaring. E-MassPost is een toepassing die de klanten in staat stelt om makkelijk en snel grote afgiften te beheren. De klant voert via de website de gegevens i.v.m. de afgegeven zendingen in. • Aan het MassPost-loket, waar u het afgifteborderel moet afgeven. U ontvangt dan uw afgifteverklaring. Het afgifteborderel is beschikbaar aan het loket en op de website van bpost : www.bpost.be/masspost. Uw MassPost-verantwoordelijke kan het u ook elektronisch toesturen. Afgifte en tijdstip van afgifte U begeeft zich naar de kade met uw verklaring van afgifte die ter plaatse gescand wordt. Vervolgens kunt u uw pakketten aan de kade afgeven. Het uiterste tijdstip voor de afgifte van pakketten die de volgende dag geleverd moeten worden, is 16 uur voor een MassPost Centrum en 17 uur voor een MassPost Hypercentrum, op voorwaarde dat het contract geen andere voorwaarden bepaalt.

Voor een afgifte in een MassPost (Hyper)Centrum moeten pakketten voorgefrankeerd worden of voorzien worden van een ID-account als u een contractuele klant bent. Betalingen (met cash geld, Bancontact, kredietkaarten en overschrijving) in een MassPost (Hyper)Centrum zijn niet mogelijk voor pakketten. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 4 I Pagina 18

Pers Geadresseerde pers 1. B eschrijving en te respecteren voorwaarden voor een geadresseerd tijdschrift en een geadresseerd dagblad 2. Afmetingen, gewicht & dikte 3. Lay-out van de zendingen 4. Regels voor de voorbereiding van geadresseerde tijdschriften en dagbladen 5. Al dan niet publicitaire supplementen bij geadresseerde tijdschriften en dagbladen

1 1 2 2 4 21

Te adresseren pers 1. Beschrijving en te respecteren voorwaarden voor een Postabonnement 2. Afmetingen, gewicht & dikte 3. Lay-out van de zendingen 4. Regels voor de voorbereiding van Postabonnementen 5. Al dan niet publicitaire supplementen bij Postabonnementen

24

Bijlagen Aanvraag uitreiking op dag +2 Verzoek tot goedkeuring of wijziging

34 34 35

24 25 25 26 33

Geadresseerde pers 1. Beschrijving en te respecteren voorwaarden voor een geadresseerd tijdschrift en een geadresseerd dagblad 1 2. Afmetingen, gewicht & dikte 2 3. Lay-out van de zendingen 2 3.1. Verpakkingsmogelijkheden 3 3.1.1. Zending onder plasticfolie 3 3.1.2. Gesloten met een bandje of een zelfklever 3 3.1.3. Zending zonder verpakking 3 3.1.4. Zending in enveloppe 4 4. Regels voor de voorbereiding van geadresseerde tijdschriften en dagbladen 4 4.1. Niet-gesorteerde dagbladen en tijdschriften 6 4.2. Tijdschriften en dagbladen voorgesorteerd per sorteersector 7 4.3. Dagbladen en tijdschriften voorgesorteerd per sorteersector en per uitreikingskantoor 13 4.4. Dagbladen en tijdschriften die geadresseerd worden aan verkopers of bibliotheken door de uitgever 20 4.5. Afgifte- en leveringstermijnen 20 5. Al dan niet publicitaire supplementen bij geadresseerde tijdschriften en dagbladen 5.1. Afmetingen, gewicht & dikte 5.2. Frankering 5.3. Informatieve supplementen 5.4. Publicitaire supplementen

21 21 22 22 23

5. pers

geadresseerde pers 1. Beschrijving en te respecteren voorwaarden voor een geadresseerd tijdschrift en een geadresseerd dagblad

Een tijdschrift of dagblad is een publicatie zoals die omschreven staat in het KB van 27 april 2007. Geadresseerde pers zijn gedrukte publicaties die door de uitgever geadresseerd en gefrankeerd worden afgegeven bij MassPost en verdeeld worden door bpost op het adres van bestemming. De zendingen worden verdeeld via de gewone post. Om beschouwd te worden als geadresseerde pers moeten uw zendingen voldoen aan alle voorwaarden, met inbegrip van de definitie, zoals vermeld in het postreglement1. bpost moet uw zending ook erkennen.

Voorwaarden voor afgifte van geadresseerde dagbladen: de dagbladen mogen enkel afgegeven worden in de MassPost Hypercentra. Dat geldt voor de dagbladen uit het buitenland evenals voor de nationale dagbladen die geen Postabonnementen zijn en die door de uitgeverij rechtstreeks geadresseerd worden aan de lezers.

U moet zich houden aan de beperkingen vermeld in het postreglement en de Algemene voorwaarden2 van bpost wat betreft de inhoud van elke zending die aan bpost wordt toevertrouwd.

wist u dat ...

Elke aanvraag om een publicatie door bpost te laten erkennen als een tijdschrift of een dagblad moet worden doorgegeven aan het Service Centre van bpost3. Als de publicatie beantwoordt aan de definitie die in het postreglement vermeld staat, wordt er een erkenningsnummer (of P-nummer) aan toegekend.

1

Raadpleeg hiervoor het postreglement beschikbaar op www.bpost.be/site/nl/conditions.html

2

e Algemene voorwaarden van bpost en de Algemene voorwaarden voor tijdschriften kunnen geraadpleegd D worden op de site van bpost www.bpost.be/site/nl/conditions.html

3

Zie Algemene bijlagen: ‘Hoe contact opnemen met bpost?’


5. pers

geadresseerde pers 2. Afmetingen, gewicht & dikte De onderstaande afmetingen, gewicht en dikte moeten in acht genomen worden behoudens voorafgaande toestemming van bpost.

Maximumafmetingen: 230 x 350 mm*. Maximumgewicht per publicatie (supplementen inbegrepen): 2 kg. Maximumgewicht per bundel: 7 kg. Maximumdikte van een publicatie: 30 mm. Maximumdikte van een bundel: 12 cm. * Als deze afmetingen overschreden worden, wordt de klant een plooisupplement aangerekend.

3. Lay-out van de zendingen De volgende informatie moet op het titelblad staan of op een etiket dat erop gekleefd wordt: • de titel; • de periodiciteit, bv. trimestrieel, tweemaandelijks, maandelijks, halfmaandelijks, wekelijks behalve voor dagbladen (dagelijks); • de datum van verschijning en de datum van afgifte bij bpost of de periode die bestreken wordt (bv. april 2013 voor een maandelijks tijdschrift, april/mei/juni 2013 of 2e trimester 2013 voor een driemaandelijks tijdschrift – men kan ook een stempel gebruiken).

De naam en het adres of de zetel in België van de verantwoordelijke uitgever, of zijn vertegenwoordiger, moeten eveneens vermeld worden ofwel op het titelblad, ofwel binnenin de publicatie. Als het om buitenlandse zendingen gaat, kunnen die gegevens vermeld worden op de verpakking of op het schutblad.

Wanneer de titel, de periodiciteit en eventueel de naam van het afgiftekantoor bedekt worden door de verpakking of de verzendingsband, moeten ze op de voorzijde herhaald worden. Bovendien moeten de volgende aanvullende gegevens aangebracht worden op de kant die zichtbaar is voor de diensten van bpost (ofwel op het titelblad, ofwel op het schutblad ofwel op de verpakking): • de eventuele periode waarin het tijdschrift niet verschijnt1; • de naam van het afgiftekantoor2 waar de tijdschriften afgegeven worden; • het erkenningsnummer (P-nummer) voor tijdschriften.

1

Rekening houdend met de maximumruimte tussen 2 afgiften die 3 maanden bedraagt.

2

Afgiftekantoor: MassPost (Hyper)Centrum waar het tijdschrift moet afgegeven worden.


5. pers

geadresseerde pers VOORBEELDEN VAN VEREISTE VERMELDINGEN

VOORBEELDEN VAN PERIODICITEIT

Afgiftekantoor:

ANTWERPEN X

1 keer/week:

wekelijks

Trimestrieel:

april/mei/juni 2013 of 2e trimester 2013 of (eventueel) 16 april 2013

1 keer/maand: 2 keer/maand: 1 keer/2 maanden: 1 keer/3 maanden:

maandelijks halfmaandelijks tweemaandelijks driemaandelijks

Maandelijks:

februari 2013 of 16 februari 2013

Andere periodiciteiten: februari 2013 en

verschijnt elke maand behalve in juli en augustus

(bijvoorbeeld 10 keer/jaar)

wist u dat ...

De geadresseerde tijdschriften en dagbladen als dusdanig erkend door bpost moeten bij voorkeur gefrankeerd zijn onder het stelsel P.B. (Port Betaald)1.

3.1. Verpakkingsmogelijkheden 3.1.1. Zending onder plasticfolie Zie Sectie 1 Brieven - Creatie - LARGE Format - 6. Kenmerken van zendingen onder plasticfolie.

3.1.2. Gesloten met een bandje of een zelfklever Elke publicatie mag geplooid en gesloten zijn met een bandje of een zelfklever. Het adres van de bestemmeling evenals het adres van de afzender en de naam van de publicatie moeten op de band of de zelfklever staan. Het deel van de band met het adres van de bestemmeling moet zich op dezelfde zijde van de zending bevinden als de frankering (voorzijde). Indien bedekt, moet het P-nummer voor tijdschriften duidelijk zichtbaar op de band of de zelfklever vermeld worden.

3.1.3. Zending zonder verpakking Als de publicatie verdeeld wordt zonder verpakking, moet het adres van de bestemmeling: • afgedrukt zijn op de publicatie zelf of • afgedrukt worden op een etiket dat op de publicatie gekleefd wordt.

1

Voor meer informatie over de frankering, zie Algemene bijlagen, ‘Frankeermogelijkheden’.


5. pers

geadresseerde pers 3.1.4. Zending in enveloppe Indien de publicatie verdeeld wordt in een omslag, moeten alle elementen die vermeld zijn in de inleiding van punt 3 en die zichtbaar moeten zijn voor de diensten van bpost, op de voorzijde van de omslag terug te vinden zijn. Men beschouwt de voorzijde als de zijde waarop het adres van de bestemmeling en de frankering aangebracht zijn.

4. Regels voor de voorbereiding van geadresseerde tijdschriften en dagbladen In dit deel leggen wij u uit hoe u uw post kunt voorbereiden om te beantwoorden aan de vereisten van bpost. Naargelang van uw voorkeur en uw productieproces en eventueel uw overeenkomst, kunt u kiezen om uw zendingen al dan niet voor te sorteren.

wist u dat ...

ANTWERPEN X GENT X BRUSSEL X

CHARLEROI X LUIK X

in België zijn er: • 5 sorteercentra (Antwerpen X, Brussel X, Charleroi X, Gent X en Luik X) • 18 sorteersectoren (gegroepeerd per postcode)1 • o ngeveer 430 uitreikingskantoren

De vijf Belgische sorteercentra

De afgifte van de publicaties gebeurt aan het loket van een MassPost (Hyper)Centrum ofwel tijdens de gedekte periodiciteit, ofwel later op de aangegeven publicatiedatum en wordt vergezeld van een afgifteborderel in tweevoud (één voor de klant en één voor het MassPost (Hyper)Centrum) en van één exemplaar van de publicatie (af te geven aan het loket).

Voor alle gesorteerde afgiften kunt u met overflow werken. Voor de definitie van overflow, zie punt 3 in hoofdstuk Conditionering van Sectie 1 Brieven. Voor de conditioneringsregels per type sortering kunt u in geval van overflow alleen, refereren aan de punten 3 en 4 van het hoofdstuk Sorteeropties in de Sectie 1 Brieven.

1

Zie Algemene bijlagen ‘Lijst van de sectoren’.


5. pers

geadresseerde pers In dit hoofdstuk leggen we u uit hoe u uw zendingen correct moet voorbereiden in functie van uw voorkeuren en/of uw productieproces. U kUNT zelf kiezen om uw zendingen al dan niet voor te sorteren alvorens ze af te geven in een van onze MassPost (Hyper)Centra. Wat zijn uw opties? U kunt • uw zendingen niet sorteren; • uw zendingen volgens sector sorteren: sorteren per postcode geordend in stijgende volgorde en per sorteersector; • uw zendingen sorteren volgens uitreikingskantoor: sorteren per sorteersector en per uitreikingskantoor; • uw zendingen sorteren volgens Ronde en volgens Sequentie: sorteren per sorteersector en per uitreikingskantoor, per postronde in stijgende volgorde van de sequenties.

TIJDSCHRIFT

NIET-GESORTEERD

GESORTEERD VOLGENS SECTOR

GESORTEERD VOLGENS UITREIKINGSKANTOOR

GESORTEERD VOLGENS RONDE EN SEQUENTIE

Vanaf 1 zending

Vanaf 1000 zendingen

Vanaf 10.000 zendingen

Vanaf 10.000 zendingen

•

•

•

•

NIEUW! Vanaf 2014 zal het eveneens mogelijk zijn om de magazines per ronde en per sequentie te sorteren. Voor meer informatie over deze vorm van sorteren kunt u terecht bij punt 6 van het hoofdstuk Sorteeropties onder Sectie 1 Brieven.


5. pers

geadresseerde pers 4.1. Niet-gesorteerde dagbladen en tijdschriften Zie ook Sectie 1 Brieven - Voorbereiding van uw zendingen - Sorteeropties - 1. Niet-gesorteerde zendingen. Beschrijving & minimale en maximale afgiftevolumes Een niet-gesorteerde afgifte houdt in dat de klant het product niet heeft voorbereid volgens de regels van bpost vermeld in de punten 4.2 en 4.3. Behoudens dagbladen, die altijd in een MassPost Hypercentrum moeten afgegeven worden, kan de afgifte gebeuren vanaf 1 stuk in een MassPost centrum.

Zendingen (i.e. geadresseerde tijdschriften en/of dagbladen) die voldoen aan de voorwaarden van SMALL Format (zie beschrijving Sectie 1 Brieven - Creatie - SMALL Format) moeten worden afgegeven in blauwe bakken.

i

MASSPOST CENTRUM MAX./AFGIFTE Geadresseerde tijdschriften

... > 500

MASSPOST HYPERCENTRUM MAX./AFGIFTE ... > 500

Geadresseerde dagbladen

... > 500

Conditionering1 en etikettering

a

Standaardconditionering: bakken in containers Max. 24 bakken + brutogewicht 500 kg

Voor een goede identificatie van het product moeten: de containers worden voorzien van een identificatieblad.

Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant

Niet-gesorteerd

Nietgesorteerd

1

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • niet-gesorteerd (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: niet-gesorteerd; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.

Geadresseerde tijdschriften

Zie het hoofdstuk Voorbereiding van uw zendingen, onder het hoofdstuk Conditionering, Sectie 1.


5. pers

geadresseerde pers b

Bakken op palletten • Minimum per pallet: 200 kg of 80 cm hoog. • Maximum per pallet: 650 kg of 160 cm hoog.


Voor een goede identificatie van het product moeten: de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet.


Niet-gesorteerd

Nietgesorteerd

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • niet-gesorteerd (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: niet-gesorteerd; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


4.2. Tijdschriften en dagbladen voorgesorteerd per sorteersector Beschrijving & minimale en maximale afgiftevolumes • Voor afgifte van minder dan 1000 stuks moet de afzender zijn zendingen ordenen per sorteersector, volgens postcode (sequentiële sortering volgens postcode). • Tussen de 1000 en de 10.000 stuks moeten de geadresseerde tijdschriften en/of dagbladen voorgesorteerd worden per sorteersector in stijgende volgorde van de postcodes om te genieten van een verminderd tarief. • Ten slotte wordt het per sorteercentrum voorgesorteerde product bij voorkeur afgegeven volgens postcodes die in stijgende volgorde geordend zijn1.

MASSPOST CENTRUM MAX./AFGIFTE Geadresseerde tijdschriften

... > 10.000


1

In dalende volgorde geordend blijft sowieso de uitzondering.

MASSPOST HYPERCENTRUM MAX./AFGIFTE ... > 10.000 ... > 10.000


5. pers

geadresseerde pers Conditionering en etikettering

a Standaardconditionering: bakken in containers/op palletten

1. Container/pallet per sorteersector

10-12

10-12 10-12

10-12

10-12

10-12

10-12

10-12

10-12

10-12

1 pallet per sector (BRUSSEL X 10 – 12)

1 container per sector (BRUSSEL X 10 – 12)


1 bak = 1 sector

Alle zendingen worden in bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde sorteersector bevatten. De bakken worden in containers geplaatst (min. 10 containers) of op een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog). Elke container/pallet bevat uitsluitend producten van dezelfde sector.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Nummer van de sector (bv. 10 – 12) Sortering per sector + sortering per PC


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • nummer van de sector (bestemming) (minimale lettergrootte: 36); • sortering van het product: sortering per sector + sortering per PC; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


Nummer van de sector (bv. 10 – 12) Sortering per sector + sortering per PC


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • Nummer van de sector (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per sector + sortering per PC; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers 2. Container/pallet per sorteercentrum

10-12

10-12 10-12 10-12

10-12

BRUSSEL X 10 – 12

13-16

13-16

10-12

13-16

1 container per sorteercentrum = verschillende sectoren (BRUSSEL X)

< 80 cm OF < 200 kg

10-12

BRUSSEL X 10 – 12

13-16

13-16

13-16

13-16

13-16

13-16

13-16

13-16

1 pallet per sorteercentrum = verschillende sectoren (BRUSSEL X)

< 80 cm OF < 200 kg

13-16

10-12


BRUSSEL X 13 – 16

BRUSSEL X 13 – 16

1 bak = 1 sector

Als er onvoldoende producten zijn om een container te vullen per sorteersector (min. 10 bakken) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container/pallet aan te vullen met bakken voor andere sectoren van hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in bakken geplaatst.

Een bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde sorteersector bevatten. De container/pallet mag uitsluitend producten bevatten voor sectoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.





Sorteercentrum (bv. BRUSSEL X) Sortering per sector + sortering per PC


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • sorteercentrum (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per sector + sortering per PC; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers 3. Nationale container/pallet

10-12

10-12 10-12

10-12

BRUSSEL X

25-29 25-29

< 80 cm OF < 200 kg

13-16

13-16

13-16

15-29

25-29

25-29

20-24

13-16

25-29

25-29

BRUSSEL X 1 nationale pallet = meerdere sorteercentra

1 nationale container = meerdere sorteercentra

25-29

25-29 20-24

< 80 cm OF < 200 kg

25-29

ANTWERPEN X


ANTWERPEN X

1 bak = 1 sector

Als er onvoldoende producten zijn om een container te vullen per sorteersector (min. 10 bakken) of een pallet per sorteersector (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container/pallet aan te vullen met bakken voor andere sorteercentra (nationale container). Alle zendingen worden in bakken geplaatst.

Een bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde sorteersector bevatten. De container/pallet mag producten bevatten voor verschillende sorteercentra.




Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Nationaal

Sortering per sector + sortering per PC


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • nationaal (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per sector + sortering per PC; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers b Identieke en gesloten kartonnen dozen in Restmailcontainers of op palletten

1. Restmailcontainer of pallet per sector

10-12 10-12

10-12

10-12

10-12

10-12

OF

1 Restmailcontainer per sorteersector (BRUSSEL 10 – 12)

10-12

10-12

10-12

10-12

1 pallet per sorteersector (BRUSSEL 10 – 12)

1 doos = 1 sorteersector

Om te vermijden dat de dozen tijdens het vervoer zouden vallen, moet er een plasticfolie rond de dozen en de pallet gewikkeld worden.

Alle zendingen worden in identieke en gesloten kartonnen dozen geplaatst. Elke doos mag uitsluitend producten voor eenzelfde sorteersector bevatten. De dozen worden in Restmailcontainers of op palletten geplaatst.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de dozen voorzien worden van een etiket waarop de sorteersector vermeld staat; • de Restmailcontainers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant









5. pers

geadresseerde pers 2. Restmailcontainer of pallet per sorteercentrum

10-12 10-12 10-12

10-12

BRUSSEL X 10 – 12

13-16

10-12

13-16 13-16

10-12

1 container per sorteercentrum = meerdere sorteersectoren (BRUSSEL X)

< 80 cm OF < 200 kg

10-12

BRUSSEL X 10 – 12

OF

13-16

13-16

BRUSSEL X 13 – 16

1 doos = 1 sorteersector

13-16

13-16

13-16

1 pallet per sorteercentrum = meerdere sorteersectoren (BRUSSEL X)

13-16

< 80 cm OF < 200 kg

13-16 13-16

10-12

13-16

Om te vermijden dat de dozen tijdens het vervoer zouden vallen, moet er een plasticfolie rond de dozen en de pallet gewikkeld worden.

BRUSSEL X 13 – 16

Als er onvoldoende producten zijn om een Restmailcontainer (min. 200 kg of de helft van de container) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog) te vullen per sorteersector, is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met dozen voor andere sorteersectoren van hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in dozen geplaatst. Een doos mag uitsluitend producten voor eenzelfde sorteersector bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend producten bevatten voor de sorteersectoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de dozen voorzien worden van een etiket waarop de sorteersector vermeld staat; • de Restmailcontainers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant





Sorteercentrum (bv. BRUSSEL X) Sortering per sector + sortering per PC


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • sorteercentrum (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per sector + sortering per PC; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers 4.3. Dagbladen en tijdschriften voorgesorteerd per sorteersector en per uitreikingskantoor Beschrijving & minimale en maximale afgiftevolumes Elk uitreikingskantoor is een groepering van postcodes1. De afgever moet zijn zendingen ordenen per uitreikingskantoor2 (dus in functie van de postcodes) en moet de voorbereidingsregels vermeld in ‘Conditionering en etikettering’ hieronder respecteren. Vanaf 10.000 stuks moeten geadresseerde tijdschriften of dagbladen verplicht voorgesorteerd worden per uitreikingskantoor.

Zendingen (bv. geadresseerde tijdschriften en/of dagbladen) die voldoen aan de voorwaarden van SMALL Format (zie beschrijving Sectie 1 Brieven - Creatie - SMALL Format) moeten worden afgegeven in blauwe bakken.

i

Geadresseerde tijdschriften Geadresseerde dagbladen

1 2

MASSPOST CENTRUM MAX./AFGIFTE

MASSPOST HYPERCENTRUM MIN./AFGIFTE

10.000 > 20.000

10.000 > ... 10.000 > ...

Zie lijst van de postcodes op www.bpost.be/masspost. Zie lijst van de uitreikingskantoren op www.bpost.be/masspost.


5. pers

geadresseerde pers Conditionering1 en etikettering

a Standaardconditionering: directe bakken in containers/palletten 1. Container/pallet per uitreikingskantoor

PC1020

PC1020

PC1020 PC1020

PC1020 PC1020

PC1020 PC1020

PC1020 PC1020

1 container = 1 uitreikingskantoor Laken Mail

1 pallet = 1 uitreikingskantoor Laken Mail



Alle zendingen worden in directe bakken2 geplaatst. Elke bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De bakken worden in containers geplaatst.

Elke container mag uitsluitend producten van eenzelfde uitreikingskantoor bevatten.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de blauwe bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant

Postcode van het uitreikingskantoor (bv. 1020)

Sortering Geadresseerde per UK tijdschriften

1 2

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • postcode van het uitreikingskantoor (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.

Zie het hoofdstuk Voorbereiding van uw zendingen, onder het hoofdstuk Conditionering, Sectie 1. Definitie: een directe bak is een bak die uitsluitend producten bevat voor eenzelfde uitreikingskantoor.

Voorbeeld etiket Naam van de klant Postcode van het uitreikingskantoor (bv. 1020) Sortering Geadresseerde per UK tijdschriften



5. pers

geadresseerde pers 2. Container/pallet per sorteersector

PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

Brussel Mail

PC1000 PC1000 PC1030

PC1000 PC1000 PC1030

Brussel Mail

PC1030 PC1030 PC1030

PC1030

PC1000 PC1000

PC1030 PC1030 PC1030

PC1030 PC1030

1 container per sorteersector = meerdere kantoren (BRUSSEL X 10 – 12)

< 80 cm OF < 200 kg

1 pallet per sorteercentrum = verschillende uitreikingskantoren (BRUSSEL X 10 – 12)

Schaarbeek Mail

PC1030


Schaarbeek Mail


Als er onvoldoende producten zijn om een container te vullen per uitreikingskantoor (min. 10 bakken) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om een container/pallet aan te vullen met bakken voor andere uitreikingskantoren van dezelfde sector. Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst. De bakken worden in containers/palletten geplaatst.

Een bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De container/pallet mag uitsluitend producten bevatten voor de uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Postcode van het uitreikingskantoor (bv. 1020) Sortering Geadresseerde per UK tijdschriften



Nummer van de sector (bv. 10 – 12)


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • nummer van de sector (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers 3. Container/pallet per sorteercentrum

PC1030 PC1180

< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL X 10 – 12

PC1030 PC1180 PC1300

BRUSSEL X 10 – 12

PC1300

PC1400 PC1300

PC1400

PC1030 PC1180

PC1400 PC1300 PC1400

PC1300 PC1300

PC1030 PC1400 PC1030

1 container per sorteercentrum = meerdere sectoren (BRUSSEL X)

< 80 cm OF < 200 kg


BRUSSEL X 13 – 16

PC1400


BRUSSEL X 13 – 16


Als er onvoldoende producten zijn om een container te vullen per sector (min. 10 bakken) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om een container/pallet per sorteercentrum aan te vullen met bakken voor andere sectoren van hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst.

Een bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De container/pallet mag producten bevatten voor verschillende uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Postcode van het uitreikingskantoor (bv. 1020) Sortering Geadresseerde per UK tijdschriften





Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • sorteercentrum (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers b Directe bundels in Restmailcontainers of op palletten • • • •

Minimum per Restmailcontainer: 200 kg of voor de helft gevuld. Minimum per pallet: 200 kg of 80 cm hoog. Minimum per bundel: 3 cm hoog. Maximum per pallet: 650 kg of 160 cm hoog.


PC1000 PC1000 PC1000 PC1000 PC1000


PC1000

OF

PC1000 PC1000 PC1000 PC1000


1 pallet per uitreikingskantoor Brussel Mail


Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd. De bundels worden op palletten of in Restmailcontainers geplaatst.

Een bundel mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend producten bevatten voor de uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet.


Postcode van het uitreikingskantoor (bv. 1000)




5. pers

geadresseerde pers 2. Restmailcontainer of pallet per sorteersector

PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1030

PC1030

PC1030 PC1030

PC1030 PC1030

PC1000 PC1000

1 container per sector = meerdere postcodes (BRUSSEL X 10 – 12)

PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1030


Schaarbeek Mail

PC1030 PC1030

PC1000 PC1000


OF

PC1030 PC1030 PC1030

< 80 cm OF < 200 kg

< 80 cm OF < 200 kg


Schaarbeek Mail

Als er onvoldoende producten zijn om een Restmailcontainer te vullen per uitreikingskantoor (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren van dezelfde sorteersector. Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd. De bundels worden op palletten of in Restmailcontainers geplaatst.


Voor een goede identificatie van het product moeten: • de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op één van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet.


Nummer van de sector (bv. 10 – 12)


Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • nummer van de sector (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers 3. Restmailcontainer of pallet per sorteercentrum

PC1000 PC1000

BRUSSEL 10 – 12

PC1300

PC1030

PC1300 PC1300

PC1030 PC1030

PC1000 PC1000

PC1000 PC1000


< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL 10 – 12


OF PC1300

PC1300 PC1300 PC1300


PC1300 PC1300

PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg


BRUSSEL 13 – 16

BRUSSEL 13 – 16

Als er onvoldoende producten zijn om een Restmailcontainer te vullen per sorteersector (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren van hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd.

Een bundel mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend producten bevatten voor de uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet; • de directe bundels van elkaar gescheiden worden per sector door een kartonnen of papieren scheidingsvel dat dezelfde afmetingen heeft als de oppervlakte van de Restmailcontainer of de pallet en waarop de volgende informatie moet staan: • code voor de identificatie van de sortering: sector (bv. 10 – 12) en uitreikingskantoor (postcode, bv. 1000); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor. Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant



Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • sorteercentrum (bestemming) (minimale lettergrootte: 72); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: geadresseerde tijdschriften.


5. pers

geadresseerde pers 4.4. Gesorteerd per Ronde en per Sequentie Voor meer informatie over deze manier van sorteren, kunt u terecht bij punt 6 van het hoofdstuk Sorteeropties in Sectie 1 Brieven.

4.5. Dagbladen en tijdschriften die geadresseerd worden aan verkopers of bibliotheken door de uitgever

i

De geadresseerde tijdschriften en dagbladen die bestemd zijn voor verkopers of bibliotheken, kunnen geleverd worden Pakket tijdschriften voor het volgende adres: in de vorm van publicatiepakketten (zakken) met een Bibliotheek XY maximumgewicht van 27 kg of in de vorm van bundels met Poststraat 1 een maximumgewicht van 7 kg. 1000 Brussel Op het etiket dat op de zak of op de bundel gekleefd wordt, moet zowel het volledige adres van de bestemmeling staan, als de vermelding ‘Pakket tijdschriften of dagbladen voor het Voorbeeld volgende adres’. Frankering moet gebeuren met PB-nummer of frankeermachine. Afgifte moet gebeuren met een afgifteborderel.

4.6. Afgifte- en leveringstermijnen De afgifte wordt gedaan aan het loket van MassPost. De uitgever is verantwoordelijk voor de afgifte van zijn publicaties. Dagbladen • De geadresseerde dagbladen worden uitgereikt op D+1 als de uitgever een van de volgende 3 voorwaarden vervult: • De geadresseerde dagbladen, voorgesorteerd per sector, worden vóór 17 uur afgegeven in het MassPost Hypercentrum, gesitueerd in een sorteercentrum. • De geadresseerde dagbladen, voorgesorteerd per sector, worden vóór 23 uur in Brussel X afgegeven. Onder voorbehoud van een voorafgaand akkoord met bpost, is het mogelijk om een afgifte te doen in het centrale depot dagbladen tot 00.30 uur, op voorwaarde dat de dagbladen voorgesorteerd zijn per ‘depot dagbladen’. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het Service Centre (02 201 11 11). • De geadresseerde dagbladen, voorgesorteerd per sector en per uitreikingskantoor, worden afgegeven in het juiste sorteercentrum van het desbetreffende uitreikingskantoor vóór een bepaald uur dat vooraf afgesproken is met het sorteercentrum1. Tijdschriften • De geadresseerde tijdschriften die wekelijks verschijnen, worden uitgereikt op D+12. De publicaties moeten worden afgegeven in het MassPost centrum vóór 16 uur en in het MassPost Hypercentrum vóór 17 uur. • De geadresseerde tijdschriften die niet wekelijks verschijnen (maandelijks, trimestrieel...) worden uitgereikt op D+4. De publicaties moeten worden afgegeven in het MassPost centrum vóór 16 uur en in het MassPost Hypercentrum vóór 17 uur. • Geadresseerde tijdschriften die niet wekelijks verschijnen kunnen uitgereikt3 worden op D+2 als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: • minimaal 10 nummers per jaar; • een afgifte van minstens 1000 stuks; • zendingen voorgesorteerd per sector voor afgiften tussen 1000 en 9999 zendingen; • zendingen voorgesorteerd per sector en per uitreikingskantoor voor afgiften vanaf 10.000 zendingen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het Service Centre (02 201 11 11). Levering in zakken toegelaten. D=afgiftedatum 3 Om een exemplaar te bekijken van het verdelingsformulier voor D+2, zie Bijlagen bij Sectie 5, Pers. 1 2


5. pers

geadresseerde pers 5. A l dan niet publicitaire supplementen bij geadresseerde tijdschriften en dagbladen1 Onder de informatieve of publicitaire supplementen bij de geadresseerde tijdschriften en dagbladen vallen: catalogen, mededelingen, inlegbladen, stalen of andere voorwerpen die niet aan de publicatie gehecht zijn door een procedé dat gangbaar is in een drukkerij (bijvoorbeeld: op de publicatie geplakt, vastgeniet enz.). Al wat vastgehecht is aan de publicatie, maakt deel uit van de publicatie zelf en wordt dus niet beschouwd als een supplement.

5.1. Afmetingen, gewicht & dikte

Opmerking Het supplement moet voor alle bestemmelingen hetzelfde zijn en mag niet apart verdeeld worden (los van de publicatie).

Afmetingen & gewicht Maximumafmetingen: 350 x 230 x 30 mm. • Supplementen (informatief of publicitair) worden voor de bepaling van de frankering samengevoegd met de publicatie. Maximumgewicht van de supplementen: 250 g. • Het totaalgewicht per publicatie (supplementen inbegrepen) moet hetzelfde zijn voor alle bestemmelingen.

1

Zie het postreglement op www.bpost.be


5. pers

geadresseerde pers 5.2. Frankering Wanneer de (informatieve of publicitaire) supplementen samengevoegd zijn onder dezelfde verpakking als de publicatie zelf (in de omslag, de verzendingsstrip, de plastic verpakking enz.) of gewoon ertussen gestopt, dan worden zij voor de bepaling van de frankering samengevoegd met de publicatie, enkel wanneer de volgende 3 voorwaarden tegelijkertijd vervuld zijn: 1. Het geheel (publicatie + supplementen) bevat ten minste 30% algemeen informatieve redactionele stukken. 2. De supplementen overschrijden de afmetingen van de publicatie niet, noch het eenheidsgewicht van 250 g, behoudens voorafgaande toestemming van het Service Centre (02 201 11 11). 3. Het supplement moet ingevoegd worden bij alle exemplaren van de uitgave of de bijzondere uitgave. Als de klant de bovenvermelde voorwaarden niet respecteert en/of als de supplementen bijvoorbeeld niet samengevoegd zijn onder dezelfde verpakking als de publicatie of er niet tussen gestopt, dan moeten ze apart gewogen worden. Bijkomend moet dan een onderscheid gemaakt worden tussen ‘informatieve’ en ‘publicitaire’ supplementen zoals opgenomen onder punten 5.3 en 5.4.

5.3. Informatieve supplementen Als informatieve supplementen worden beschouwd: supplementen die bestemd zijn om algemene informatie in de ruime zin van het woord te verspreiden (beurskoersen, televisieprogramma’s, sportuitslagen, vacatures enz.) zonder dat deze informatie overigens in de vorm van een redactionele tekst wordt voorgesteld, maar in een verhouding van minstens 30% van hun oppervlakte, op voorwaarde: • dat ze ingelast zijn in alle exemplaren van de uitgave of bijzondere uitgave; • dat ze de afmetingen (eventueel geplooid) van de publicatie niet overschrijden, noch het gewicht van 250 g, behoudens voorafgaande toestemming van het Service Centre (02 201 11 11); • dat de commerciële advertenties, reclame of publiciteitsteksten duidelijk afkomstig zijn van minstens 3 verschillende firma’s, instellingen of organisaties zonder inbegrip van de uitgever of de drukker; • dat ze geen instrument zijn voor publiciteit of reclame ten dienste van firma’s, instellingen, vennootschappen of particulieren. De volgende elementen worden gelijkgesteld met informatieve supplementen, voor zover zij geen enkele andere publiciteit bevatten dan die van de uitgever of de drukker: kalenders, formulieren om in te tekenen op een abonnement, stortings- of overschrijvingsformulieren die gebruikt worden als inschrijvingsformulier of die een bijdrage vragen voor liefdadigheidswerken, wanneer zij uitsluitend betrekking hebben op de publicatie zelf. Tarifering Om de frankering te bepalen, worden de informatieve supplementen bij de weging samengevoegd.


5. pers

geadresseerde pers 5.4. Publicitaire supplementen Publicitaire supplementen zijn supplementen die niet beantwoorden aan punt 5.3, alsook de bladen, documenten en voorwerpen die verspreid worden met een publicitair doel, op voorwaarde: • dat ze toegevoegd worden aan alle exemplaren van de uitgave of bijzondere uitgave; • dat ze de afmetingen (eventueel geplooid) van de publicatie niet overschrijden, noch het gewicht van 250 g, behoudens voorafgaande toestemming van het Service Centre (02 201 11 11).

Alle supplementen die ‘voorwerpen’ zijn (bv. gadgets, balpennen, digitale mediadragers) - al dan niet inbegrepen in dezelfde verpakking - worden als publicitaire zending beschouwd. Deze worden dus automatisch onderworpen aan een eenheidstarief. Voor meer informatie over de operationele voorwaarden kunt u contact opnemen met het Service Centre (02 201 11 11).

Tarifering Voor publicitaire supplementen die al dan niet in dezelfde verpakking zitten als de publicatie, geldt een eenheidstarief per supplement per stuk tot 250 g. Een publicitair supplement al dan niet in dezelfde verpakking en met een gewicht van boven de 250 g wordt steeds per gewichtstrap van 250 g aangerekend (bv. voor een publicitair bijvoegsel van 600 g worden 3 gewichtstrappen in aanmerking genomen - van 0 t.e.m. 250 g, van 251 t.e.m. 500 g en van 501 g t.e.m. 600 g). Wanneer de publicatie vergezeld is van publicitaire supplementen, moet de zending gefrankeerd worden voor zijn totale gewicht (publicatie + supplementen) tegen perstarief. Het eenheidstarief per supplement moet afzonderlijk betaald worden op het moment van de afgifte.

Indien het supplement niet ingelast of apart geleverd wordt van de hoofdpublicatie en door bpost ingevoegd is bij de publicatie, wordt bovendien een eenheidstarief per supplement aangerekend.


Te adresseren pers 1. Beschrijving en te respecteren voorwaarden voor een Postabonnement

24

2. Afmetingen, gewicht & dikte

25

3. Lay-out van de zendingen 3.1. Verpakkingsmogelijkheden

25 25

4. Regels voor de voorbereiding van Postabonnementen 4.1. Zendingen voorgesorteerd per sector en per uitreikingskantoor 4.2. Afgifte- en leveringstermijnen

26 26 33

5. Al dan niet publicitaire supplementen bij Postabonnementen 5.1. Afmetingen, gewicht & dikte 5.2. Tarifering 5.3. Informatieve supplementen 5.4. Publicitaire supplementen

33 33 33 33 33

5. pers

te adresseren pers 1. Beschrijving en te respecteren voorwaarden voor een Postabonnement Een Postabonnement (PostAbo) is een (periodieke) gedrukte publicatie die niet-geadresseerd en nietgefrankeerd door de uitgever afgegeven wordt in MassPost en uitgereikt wordt door bpost op het adres van bestemming. De uitreiking gebeurt op basis van een klantenlijst die vooraf door de uitgever geleverd wordt via de toepassing SUMO1 (webapplicatie). De zendingen worden verdeeld door bpost in de verschillende uitreikingskantoren via het SUMO-programma waar de distributielijsten worden afgedrukt. De zendingen worden uitgereikt samen met de gewone post, in principe op D+1 voor de wekelijkse publicaties en op D+4 voor de andere. ‘D’ is de datum van afgifte in het SUMO2-programma. De uitreiking van tijdschriften tegen vzw-tarief, die hoogstens één keer per week en minstens twee keer per maand verschijnen, is enkel gewaarborgd van maandag tot woensdag, met een eventueel uitstel tot de volgende maandag.

Opmerkingen Het Postabonnement heeft tevens betrekking op de dagbladen, maar aangezien hun afgifte gebeurt volgens een apart circuit waarbij de MassPost centra en MassPost Hypercentra niet betrokken zijn, komen ze niet aan bod in de MassPost gids. Dit hoofdstuk behandelt dus enkel de tijdschriften.

wist u dat ...

Om een PostAbo-tijdschrift te zijn, moet uw zending alle voorwaarden respecteren en beantwoorden aan de definitie die vermeld is in het postreglement van bpost3.

U moet zich houden aan de beperkingen vermeld in het postreglement en de Algemene voorwaarden3 van bpost wat betreft de inhoud van elke zending die aan bpost wordt toevertrouwd.

1

S UMO (Subscription Management) is de naam van een informaticatoepassing gebruikt door bpost en de kranten- en tijdschriftenuitgevers.

2

De SUMO-gebruiksvoorwaarden zijn op aanvraag bij de betrokken dienst van bpost verkrijgbaar.

3

Het postreglement en de Algemene voorwaarden zijn op het volgende adres te vinden: www.bpost.be


5. pers

te adresseren pers 2. Afmetingen, gewicht & dikte Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 2. Afmetingen, gewicht & dikte.

3. Lay-out van de zendingen Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 3. Lay-out van de zendingen.

• Het retouradres moet verplicht vermeld worden op elke zending die een afgifte vormt. • Het retouradres moet verplicht voorafgegaan worden door de vermelding ‘Retour naar’. • Geen frankering.

3.1. Verpakkingsmogelijkheden1 Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 3. Lay-out van de zendingen - 3.1. Verpakkingsmogelijkheden

Afsluitingen die het personeel van bpost zouden kunnen kwetsen of de andere zendingen zouden kunnen beschadigen (nietjes, paperclips, metalen oogjes) zijn niet toegestaan. 1


5. pers

te adresseren pers Conditionering1 en etikettering

a Standaardconditionering: directe bakken in containers/palletten

• Minimum per container: 200 kg of 10 bakken. • Minimum per pallet: 200 kg of 80 cm hoog. • Maximum per pallet: 650 kg of 160 cm hoog.

1. Container/pallet per uitreikingskantoor

PC 1200 PC 1200

PC 1200

PC 1200

PC 1200

PC1200 PC1200 PC1200 PC1200 PC1200

1 container = 1 uitreikingskantoor St.-Lambrechts-Woluwe Mail

1 pallet = 1 uitreikingskantoor St.-Lambrechts-Woluwe Mail

Om te vermijden dat de bakken tijdens het vervoer zouden vallen, moet er een plasticfolie rond de bakken en de pallet gewikkeld worden. 1 directe bak = 1 uitreikingskantoor

Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst. Elke bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De bakken worden in containers/palletten geplaatst. Elke container/ pallet mag uitsluitend product voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode UK (bv. 1200) Sortering per UK

1

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; postcode van het uitreikingskantoor; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.

e verschillende conditioneringsmethoden worden uiteengezet in sectie 1, D Voorbereiding van uw zendingen, Conditionering.

Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode UK (bv. 1200) Aantal bakken in de container Sortering per UK

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; postcode van het uitreikingskantoor; aantal bakken in de container ; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.


5. pers

te adresseren pers 2. Container/pallet per sorteersector

PC1200 PC1200 PC1200

PC1030 PC1030 PC1030 PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1000 PC1000

1 container per sorteersector = verschillende uitreikingskantoren (BRUSSEL X 10 – 12)

PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

Brussel Mail

PC1200 PC1200 PC1200

1 pallet per sector = verschillende uitreikingskantoren (BRUSSEL X 10 – 12)

< 80 cm OF < 200 kg

PC1030

St.-Lambrechts-Woluwe Mail

PC1030 PC1030

Schaarbeek Mail

PC1000 PC1000



Als er onvoldoende producten zijn om een container te vullen per uitreikingskantoor (min. 10 bakken) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container/pallet aan te vullen met bakken voor andere uitreikingskantoren van dezelfde sorteersector. Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst.

Een bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De container/pallet mag enkel producten bevatten voor de uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren.

Voor een goede identificatie van het produc moeten: • de bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode UK (bv. 1000) Sortering per UK

Postabonnement


Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Titel van de publicatie Nummer van de sector (10 – 12) Aantal bakken in de container Sortering per UK

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; nummer van de sector; aantal bakken in de container; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.


5. pers

te adresseren pers 3. Container/pallet per sorteercentrum

PC1030

PC1400 PC1300 PC1300 PC1000 PC1180

BRUSSEL X 10 – 12

PC1400 PC1180 PC1030 PC1180

PC1000 PC1180

BRUSSEL X 10 – 12

PC1300 PC1400

PC1400 PC1300 PC1400

PC1400 PC1300


1 container per sorteercentrum = verschillende sectoren (BRUSSEL X)

PC1400

BRUSSEL X 13 – 16

< 80 cm OF < 200 kg

< 80 cm OF < 200 kg

BRUSSEL X 13 – 16 1 directe bak = 1 uitreikingskantoor


Als er onvoldoende producten zijn om een container te vullen per sorteersector (min. 10 bakken) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om een container/pallet per sorteercentrum te vullen. Alle zendingen worden in directe bakken geplaatst.

Een bak mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De container/pallet mag enkel producten bevatten voor de uitreikingskantoren die tot dezelfde sorteersector behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de bakken worden voorzien van een etiket; • de containers worden voorzien van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten worden voorzien van 2 identificatiebladen (A4 of A5) ; één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode van het uitreikingskantoor (bv. 1000) Sortering per UK

Postabonnement


Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Titel van de publicatie Sorteercentrum (BRUSSEL X) Aantal bakken in de container Sortering per UK

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; benaming van het sorteercentrum; aantal bakken in de container • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.


5. pers

te adresseren pers b

Directe bundels in Restmailcontainers of op palletten • Minimum per Restmailcontainer: 200 kg of voor de helft gevuld. • Minimum per pallet: 200 kg of 80 cm hoog. • Minimum per bundel: 3 cm hoog. • Maximum per pallet: 650 kg of 160 cm.


PC1000 PC1000

PC1000

PC1000

PC1000

1 container per uitreikingskantoor BRUSSEL Mail


PC1000

OF

PC1000

PC1000

PC1000

PC1000


1 pallet per uitreikingskantoor BRUSSEL Mail

Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd. Elke bundel mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De bundels worden op palletten geplaatst of in Restmailcontainers. Elke Restmailcontainer of pallet mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de bundels voorzien worden van een etiket; • de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode van het UK (bv. 1000) Aantal publicaties in de bundel Sortering Postper UK abonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; postcode van het uitreikingskantoor; aantal publicaties in de bundel; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.

Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode van het UK (bv. 1000) Aantal bundels in de container/op de pallet Sortering per UK

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; postcode van het uitreikingskantoor; aantal bundels in de container/ op de pallet; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.


5. pers

te adresseren pers 2. Restmailcontainer of pallet per sorteersector

PC1000 PC1000

Brussel Mail

PC1030

PC1030

PC1030 PC1030

PC1030 PC1030

PC1000 PC1000

1 container per sector (BRUSSEL X 10 – 12)

< 80 cm OF < 200 kg

PC1000 PC1000

Brussel Mail


OF PC1030

PC1030 PC1030 PC1030

Schaarbeek Mail

< 80 cm OF < 200 kg

PC1030 PC1030


PC1000 PC1000


Schaarbeek Mail

Als er onvoldoende producten zijn om een Restmailcontainer te vullen per uitreikingskantoor (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren van dezelfde sorteersector. Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd. De bundels worden op palletten geplaatst of in Restmailcontainers.


Voor een goede identificatie van het product moeten: • de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (A4 of A5); • de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet. Voorbeeld etiket Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode van het UK (bv. 1000) Aantal publicaties in de bundel Sortering Postper UK abonnement


Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Titel van de publicatie Nummer van de sector (10 - 12) Aantal bundels in de container/op de pallet Sortering per UK

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; nummer van de sector; aantal bundels in de container/ op de pallet; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement.


5. pers

te adresseren pers 3. Restmailcontainer of pallet per sorteercentrum

PC1300

PC1300

PC1300 PC1300 PC1000 PC1000

BRUSSEL X 10 – 12

PC1300 PC1300

PC1000 PC1000

< 80 cm OF < 200 kg

PC1000 PC1000


BRUSSEL X 10 – 12


OF PC1300

PC1300 PC1300 PC1300

BRUSSEL X 13 – 16

< 80 cm OF < 200 kg

PC1300 PC1300


PC1000 PC1000

BRUSSEL X 13 – 16


Als er onvoldoende producten zijn om een Restmailcontainer te vullen per sorteersector (min. 200 kg of voor de helft gevuld) of een pallet (min. 200 kg of 80 cm hoog), is het mogelijk om de container of de pallet aan te vullen met bundels voor andere uitreikingskantoren van hetzelfde sorteercentrum. Alle zendingen worden in directe bundels geconditioneerd.

Een bundel mag uitsluitend producten voor eenzelfde uitreikingskantoor bevatten. De Restmailcontainer of de pallet mag uitsluitend producten bevatten voor de uitreikingskantoren die tot hetzelfde sorteercentrum behoren.

Voor een goede identificatie van het product moeten: • de Restmailcontainers voorzien worden van een identificatieblad (formaat etiket bak/A4/A5); • de palletten voorzien worden van 2 identificatiebladen (A4 of A5); één blad op een van de korte zijden van de pallet en het andere boven op de pallet; • de directe bundels van elkaar gescheiden worden door een kartonnen of papieren scheidingsvel dat dezelfde afmetingen heeft als de oppervlakte van de Restmailcontainer of de pallet en waarop de volgende informatie moet staan: • code voor de identificatie van de sortering: Sector (bv. 10 – 12); • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor. Voorbeeld etiket Naam van de klant Titel van de publicatie Postcode van het UK (bv. 1000) Aantal publicaties in de bundel Sortering per UK

Postabonnement


Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Titel van de publicatie Sorteercentrum (BRUSSEL X) Aantal bundels in de container/op de pallet Sortering per UK

Postabonnement

Vermelde informatie: • naam van de klant (minimale lettergrootte: 36); • titel van de publicatie; benaming van het sorteercentrum; aantal bundels in de container/ op de pallet; • sortering van het product: sortering per uitreikingskantoor; • naam van het product: Postabonnement. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 5 I Pagina 32

5. pers

te adresseren pers c Mechanische sortering Aanlevering van bundels bij voorkeur op palletten (alternatief: containers). Geen blauwe bakken! Indien uw tijdschrift verschillende edities heeft moeten deze gescheiden worden aangeleverd. Graag aanlevering van 2% extra product om eventuele tekorten meteen te kunnen opvangen aan de adresseringsmachine.

4.2. Afgifte- en leveringstermijnen De uitgever is verantwoordelijk voor de afgifte van zijn publicaties: • Uitreiking binnen D+1: de (wekelijkse) Postabonnementen moeten worden afgegeven vóór 16 uur in het MassPost centrum of vóór 17 uur in het MassPost Hypercentrum op de dag van de afgifte die in het SUMO-systeem staat vermeld. • Uitreiking binnen D+41: de (niet-wekelijkse) Postabonnementen moeten worden afgegeven vóór 16 uur in het MassPost centrum of vóór 17 uur in het MassPost Hypercentrum op de dag van de afgifte die in het SUMO-systeem staat vermeld.

De uitreiking van de tijdschriften tegen vzw-tarief, die hoogstens één keer per week en minstens twee keer per maand verschijnen, is enkel gewaarborgd van maandag tot woensdag, met een eventueel uitstel tot de volgende maandag.

5. Al dan niet publicitaire supplementen 2 bij Postabonnementen Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 5. Al dan niet publicitaire supplementen bij geadresseerde tijdschriften en dagbladen

5.1. Afmetingen, gewicht & dikte

Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ 5.1. Afmetingen, gewicht & dikte

5.2. Tarifering

Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 5.2. Frankering

5.3. Informatieve supplementen

Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 5.3. Informatieve supplementen

5.4. Publicitaire supplementen

Zie Sectie Pers - ‘Geadresseerde pers’ - 5.4. Publicitaire supplementen

1

De publicaties worden uitgereikt binnen de 4 werkdagen die volgen op de afgiftedatum.

2

Zie het postreglement beschikbaar op www.bpost.be


Bijlagen Aanvraag uitreiking op dag +2

34

Verzoek tot goedkeuring of wijziging

35

5. pers > bijlagen

aanvraag uitreiking op dag +2 aanvraag uitreiking op dag+2 voor andere dan wekelijkse tijdschriften Titel van de publicatie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Erkenningsnummer:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Periodiciteit (minimum 10 publicaties per jaar):

.............................................................................................

Aantal zendingen per afgifte (minimum 1000): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gewenst afgiftekantoor (alleen Hyper MassPost Centre): Antwerpen x Brussel x Charleroi x Gent x Luik x

Verantwoordelijke uitgever (art. 299 van het Belg. Strafwetboek) (naam + voornaam of zetel): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .......................................................................................................................................................

Adres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nr.:

....................

Bus:. . . . . . . . . . . . . . . .

Postcode: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Woonplaats:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Btw-nummer: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contactpersoon (indien verschillend van de verantwoordelijke uitgever) (naam+voornaam): Adres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tel.: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax:

Datum

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-mail: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Handtekening

Stuur dit document terug naar het hieronder vermelde adres

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door bpost, NV van Publiek Recht (Muntcentrum, 1000 Brussel) als verantwoordelijke van de verwerking, voor het beheer van de contractuele relatie. U hebt toegang tot uw persoonsgegevens en/of u kunt ze laten verbeteren. Om deze rechten uit te oefenen, stuurt u een gedateerd en ondertekend schriftelijk verzoek naar bpost – dienst Privacy - BP 5000, 1000 Brussel.

bpost I Service Centre (1e verdieping) I Cel Tijdschriften Muntcentrum I 1000 Brussel E-mail: [email protected] T. +32 2 201 11 11 F. +32 2 276 22 91 bpost, naamloze vennootschap van Publiek Recht, Muntcentrum, 1000 Brussel. BTW BE 0214.596.464 RPR BRUSSEL CCP IBAN BE94 0000 0000 1414 BIC BPOTBEB1 www.bpost.be


5. pers > bijlagen

verzoek tot goedkeuring of wijziging verzoek tot goedkeuring of wijziging voor de afgifte van dagbladen en tijdschriften Gelieve bij dit formulier steeds een exemplaar van de publicatie toe te voegen Nieuw dagblad/tijdschrift Wijziging1

Titel

Periodiciteit

Afgiftekantoor

Uitgever

1 Gelieve eventueel ook de oude gegevens (tussen haakjes) te vermelden of voeg ook een oud nummer toe a.u.b.

Erkenningsnummer:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Titel van de publicatie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Periodiciteit data of periode van afgifte:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eventuele periodes of maanden van niet-verschijnen: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verantwoordelijke uitgever (art. 299 van het Belg. Strafwetboek) (naam + voornaam of zetel): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .......................................................................................................................................................

Namens van (nv, bvba, kvba, vzw…): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Betreft het een publicatie uitgegeven door een vzw:

Ja/Nee

Indien ja, gelieve een uittreksel van de statuten toe te voegen Adres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nr.:

....................

Bus:. . . . . . . . . . . . . . . .

Postcode: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Woonplaats:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Btw-nummer: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contactpersoon (indien verschillend van de verantwoordelijke uitgever of indien andere dan de uitgever) (naam+voornaam): Adres: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tel.: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-mail: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aantal zendingen per afgifte (gemiddeld): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aangevraagd afgiftekantoor2: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Moet in het toegewezen kantoor zijn. De hieronder vermelde kantoren (die tot de categorie MassPost- of hyper MassPost-centers behoren) moeten gekozen worden indien bij elke afgifte tenminste 500 (niet-voorgesorteerde)/1.000 (voorgesorteerd per sorteersector) of meer identieke publicaties worden verstuurd.

HyperMassPost Antwerpen x Brussel x Charleroi x Gent x Luik x

MassPost Aalst MassPost Aarschot MassPost

Aarlen MassPost Brugge MassPost Eupen MassPost Hasselt MassPost Ieper MassPost Kortrijk MassPost Leuven MassPost Libramont MassPost Mechelen MassPost Mol MassPost Geel MassPost Bergen MassPost

Namen MassPost Oostende MassPost Philippeville MassPost St-Niklaas MassPost Doornik MassPost Turnhout MassPost Waver MassPost

(Verplicht vanaf 1000 indien voorgesorteerd per sorteersector en 10.000 indien voorgesorteerd per sorteersector & uitreikingskantoor)

Beschikt u reeds over een Port Betaald-nummer (P.B.)? Ja/Nee Zo ja : Nr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . In het kantoor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Datum Handtekening Stuur dit document terug naar het hieronder vermelde adres

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door bpost, NV van Publiek Recht (Muntcentrum, 1000 Brussel) als verantwoordelijke van de verwerking, voor het beheer van de contractuele relatie. U hebt toegang tot uw persoonsgegevens en/of u kunt ze laten verbeteren. Om deze rechten uit te oefenen, stuurt u een gedateerd en ondertekend schriftelijk verzoek naar bpost – dienst Privacy - BP 5000, 1000 Brussel.

bpost I Service Centre (1e verdieping) I Cel Tijdschriften Muntcentrum I 1000 Brussel E-mail: [email protected] T. +32 2 201 11 11 F. +32 2 276 22 91 bpost, naamloze vennootschap van Publiek Recht, Muntcentrum, 1000 Brussel. BTW BE 0214.596.464 RPR BRUSSEL CCP IBAN BE94 0000 0000 1414 BIC BPOTBEB1 www.bpost.be


Maxi Response 1. Definitie en formules MaxiResponse

1

2. In de praktijk

1

3. MaxiResponse ECO

2

4. MaxiResponse FLEX

3

6. MaxiResponse

MaxiResponse 1. Definitie en formules MaxiResponse MaxiResponse is een manier om antwoordkaarten of antwoordenveloppen (die u bij uw commerciële zendingen voegt) te frankeren. Deze frankeermethode laat u toe een maximale respons op te wekken voor uw reclamecampagnes. Uw correspondenten kunnen immers gratis antwoorden. Enkel de zendingen die u teruggestuurd krijgt, worden aan het eind van de maand in rekening gebracht. U kunt uw contract en campagnenummers (barcodes en DA-code) online aanvragen via de MaxiResponsewebtool op de website www.bpost.be/maxiresponse. Met deze webtool kunt u ook eenvoudig en snel een specimen van de ECO-zending aanmaken conform de technische vereisten, waardoor validering niet meer nodig is.

Er bestaan twee formules Om aan al uw verwachtingen te beantwoorden, biedt bpost u 2 MaxiResponse-formules aan : • MaxiResponse ECO : de goedkoopste, die een automatische verwerking door onze sorteermachines toelaat. De zendingen moeten mechaniseerbaar zijn en dus beantwoorden aan een aantal vereisten die hieronder beschreven worden. • MaxiResponse FLEX : de meest flexibele, door zijn manuele verwerking.

2. In de praktijk 1. U vraagt een MaxiResponse-contract, campagnenummer of DA-code aan. Daarvoor kunt u zich tot de volgende kanalen wenden: • De MaxiResponse-webtool. U heeft nog geen MaxiResponse-contract : schrijf u nu in en vraag het contract aan via de MaxiResponsewebtool. U moet over de volgende gegevens beschikken: uw btw- of ondernemingsnummer en uw bpostklantnummer (PRS-nummer - indien van toepassing, zie factuur). U beschikt al over een MaxiResponse-contract : voer dan uw PRS-nummer in. Kies daarna een bestaande DA-code of vraag een nieuwe code aan. U kunt meerdere codes per contract aanvragen. • Uw Account Manager (enkel voor klanten met een overeenkomst). • De bpost-klantendienst. 2. U bereidt de antwoordzendingen voor op basis van de gestelde technische vereisten (zie paragraaf 3 en 4 hierna). 3. Versie MaxiResponse ECO, enkel als u de webtool van bpost niet gebruikt om een MaxiResponse-specimen aan te maken, moet u uw specimen opsturen naar bpost. Zo bent u er zeker van dat de zending aan de ECO-vereisten beantwoordt. Verstuur een elektronische versie (idealiter een pdf) van uw specimen naar [email protected]. 4. U ontvangt elke dag antwoordzendingen en ook een leveringsborderel, samen met uw gewone post. 5. Elke maand ontvangt u een factuur voor alle antwoordzendingen die u terugkrijgt. De factuur wordt gedetailleerd per leveringsadres en per campagne. saviez-vous que


6. MaxiResponse

MaxiResponse 3. MaxiResponse ECO Download de technische fiche op www.bpost.be/maxiresponse voor meer info over de voorwaarden met betrekking tot het formaat en de adressering, Technische vereisten en lay-out Om ervoor te zorgen dat uw MaxiResponse ECO-zendingen mechanisch verwerkt kunnen worden - zodat we u een interessante prijs kunnen aanbieden - moeten het identieke voorgedrukte exemplaren op SMALL format zijn en moeten ze de volgende 5 elementen duidelijk vermelden: 245 mm max. (140 mm min.) 74 mm

1 via de website van bpost op c b www.bpost.be/maxiresponse. Het logo moet worden aangebracht op een lichte achtergrond a en de grootte moet dezelfde blijven als die van d 2 het gedownloade exemplaar. Zo kunnen onze sorteermachines het logo optisch lezen. Naam van de bestemmeling (facultatief) Naam van de campagne (facultatief) 3 DA code (Digital Address) een barcode (zwart op lichte achtergrond) die 2 4 Postbus (indien van toepassing) 5 Postcode + gemeente in de bijlage aan uw campagnecontract wordt vermeld. De elektronische versie van de barcode 15 mm 20 mm min. 125 mm max. min. kan op de website van bpost aangemaakt worden op www.bpost.be/maxiresponse. Opgelet, de 140 mm. e JJBEA-code moet altijd zichtbaar blijven onder de Het schema hierboven geeft de mogelijke afmetingen weer van MaxiResponse ECO. streepjescode. een DA-code (Digital Address) die aan uw campagne wordt toegekend in het kader van uw contract. 3

15 mm min.

40 mm

Onnodig te frankeren

100 mm max.

JJBEA81123456

165 mm max. (90 mm min.)

het MaxiResponse-logo dat u kunt downloaden 1

30 mm (min 15 mm)

1

de postbus, enkel als het leveringsadres van de zendingen een postbus is. 4

5 de postcode en de gemeente van de bestemmeling van de antwoordkaarten. De straatnaam en het huisnummer/busnummer mogen niet meer vermeld worden op de zendingen. De naam van de bestemmeling1 en de naam van de campagne mogen vermeld worden in de adresseerzone, maar daarover beslist u zelf. Opgelet: MaxiResponse ECO moet de operationele normen van het Small format en de adresseerregels respecteren (zie de hoofdstukken van sectie 1 Brieven). Zo niet, wordt de zending beschouwd als een ‘non-conforme MaxiResponse ECO’ waarvoor het overeenkomstig tarief van een MaxiResponse Flex wordt aangerekend. De lay-out van uw zendingen :

a b

adresseerzone : lichte kleur. frankeerzone : lichte kleur.

c zone voor de verzender : alle kleuren, grafische vormen en tekst toegelaten. d zone waarin in geen geval tekst of cijfers mogen staan die met het adres (bv. : een postcode of plaats) kunnen worden verward.

e 1

indexatiezone : lichte Pantone-kleur (zie Algemene bijlagen), zonder tekst.

De bestemmeling is de persoon die doorgaans de campagne opstelt en de MaxiResponse-zendingen in retour ontvangt.


6. MaxiResponse

MaxiResponse 4. MaxiResponse FLEX Download de technische fiche op www.bpost.be/maxiresponse voor meer info over de voorwaarden met betrekking tot het formaat en de adressering, Technische vereisten en lay-out Zoals de naam al aangeeft, is de lay-out van uw MaxiResponse FLEX-zendingen heel wat flexibeler. U hoeft alleen de volgende basisregels te respecteren. De MaxiResponse FLEX-zendingen kunnen een SMALL, LARGE of SPECIAL format zijn, maar de volgende 4 elementen moeten altijd duidelijk vermeld worden:

1 de vermelding ‘Antwoordcode’. 2 de DA-code (Digital Address) die aan uw campagne wordt toegekend in het kader van uw contract.

3 de postbus, enkel als het leveringsadres van deze

Onnodig te frankeren (optioneel)

zendingen een postbus is.

4 de postcode en de gemeente van de bestemmeling van de antwoordkaarten.

1 2

De straatnaam en het huisnummer/busnummer mogen niet meer vermeld worden op de zendingen. De naam van de bestemmeling en de naam van de campagne mogen vermeld worden, maar daarover beslist u zelf.

3 4

Antwoordcode Naam van de campagne (facultatief) DA-code (Digital Address) Postbus (indien van toepassing) Postcode + gemeente

Afmetingen, gewicht, dikte : Vorm : vrij Minimumafmetingen : rechthoek van 90 x 140 mm Maximumafmetingen : 230 x 350 mm Maximumdikte : 30 mm Maximumgewicht : 2 kg Het is aangeraden om uw MaxiResponse FLEX-specimen door bpost te laten goedkeuren. Verstuur een elektronische versie (idealiter een pdf) van uw specimen naar [email protected].

wist u dat ...

MaxiResponse wordt niet gebruikt voor pakketten. Daarvoor bieden we specifieke oplossingen aan. Meer informatie in Sectie 4 Bpack-pakketten met bpost business.


Afhaling Collect & Send 1. Afhaling van gefrankeerde zendingen (Collect & Send) 2. Afhaling ten Huize (ATH) 3. Afhaling ten Huize per vrachtwagen (Transport) Collect & Stamp 1. Maximaal volume en gewicht 2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Collect & Stamp 3. Contract 4. Werking en voorbereiding 5. Bestelling van materiaal 6. Opties

1 2 5 6 7 7 8 8 8 11 11

Collect & Send 1. Afhaling van gefrankeerde zendingen (Collect & Send) 2 1.1. Maximaal volume en gewicht 2 1.2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Collect & Send 2 1.3. Contract 2 1.4. Werking en voorbereiding 2 2. Afhaling ten Huize (ATH) 2.1. Maximaal volume en gewicht 2.2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Afhaling ten Huize 2.3. Contract 2.4. Werking en voorbereiding

5 5

3. Afhaling ten Huize per vrachtwagen (Transport)

6

5 5 5

7. afhaling

Collect & Send Post voorbereiden kan een hele karwei worden wanneer de volumes toenemen: klaarmaken van zendingen, laden, zorgen voor de logistieke middelen, wachten op de plaats van afgifte enz. De dienst Collect & Send/Afhaling ten Huize (ATH)/Transport geeft u de mogelijkheid om gefrankeerde zendingen bij u te laten afhalen op een afgesproken tijdstip.

Beschrijving van de dienst Afhaling ten Huize van gefrankeerde zendingen: Deze dienst regelt de afhaling van gefrankeerde briefwisseling en brengt ze in het postcircuit. bpost zorgt voor de afhaling van pakketten en van gewone en aangetekende zendingen op voorwaarde dat u deze scheidt volgens het type van zending. • U bepaalt de frequentie van afhaling: dagelijks, wekelijks, verschillende vaste dagen per week, of zelfs occasioneel. • U bepaalt het tijdstip en de plaats waarop u wenst dat uw briefwisseling wordt afgehaald, in samenspraak met bpost. • Wij bieden u een vaste maandelijkse facturering aan en een contactpunt waar u terechtkunt met al uw operationele of commerciële vragen: 02 201 11 11.

Voor een bijkomende afhaling volstaat het om contact op te nemen met ons Service Centre op het nummer 02 201 11 11 voor een Collect & Send On Demand1. Naargelang uw contract en uw volume kunt u een beroep doen op drie verschillende diensten voor de afhaling van uw gefrankeerde zendingen:

i

1. Collect & Send (voor contracten die sinds 1 juli 2010 afgesloten zijn): voor volumes tot 999 kg of 3 m3 per afhaling.

2. A fhaling ten Huize (ATH) (voor contracten die voor 1 juli 2010 afgesloten zijn): voor volumes tot 270 kg per afhaling.

3. A fhaling ten Huize per vrachtwagen (Transport): voor volumes die groter zijn dan die beschreven in punt 1 en 2.

Raadpleeg de website www.bpost.be/collectandsend voor meer informatie over de contracten of de occasionele afhalingen.

1


7. afhaling

Collect & Send 1. Afhaling van gefrankeerde zendingen (Collect & Send) U kunt van deze dienst gebruikmaken voor een beperkte hoeveelheid briefwisseling.

1.1. Maximaal volume en gewicht Het type contract dat u hebt gekozen1, bepaalt het maximale volume en gewicht per afhaling, zoals in de algemene voorwaarden van Collect & Send is opgenomen:

i

COMBINATIE 1 (< 499 kg en < 1,5 m3)

COMBINATIE 2 (< 999 kg of < 3 m3)

Maximaal volume per afhaling

< 1,5 m³

< 3 m³

Maximaal gewicht per afhaling

< 499 kg

< 999 kg

Maximaal gewicht per zak/bak

zak < 27 kg en bak < 12 kg

Als uw zendingen het maximaal toegestane gewicht of volume overschrijden, kunt u beroep doen op onze Transportdienst (zie punt 3 van deze Sectie, Afhaling ten Huize per vrachtwagen).

1.2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Collect & Send

• • • • • •

Zendingen met aangegeven waarde Gefrankeerde zendingen Groene/gele omslagen voor de Rekening 679, geopend bij bpost Kranten en tijdschriften Niet-geadresseerde zendingen Verkiezingsdrukwerk

1.3. Contract Contacteer ons Service Centre voor al uw vragen over een contract.

1.4. Werking en voorbereiding We vragen u om elk type zending correct voor te bereiden: • Gefrankeerde zendingen moeten op de vooraf afgesproken plaats en tijdstip klaarstaan. • Gefrankeerde zendingen moeten in postbakken of -zakken gestopt worden, voorzien van een etiket zoals beschreven in het volgende punt. • U hoeft geen afhalingsdocument te ondertekenen. Er moet dus geen personeelslid aanwezig zijn wanneer we langskomen. • Alle zendingen worden vervolgens op dag +1 of dag +2 uitgereikt, naargelang u koos voor een PRIORof Non-PRIOR-zending.

Raadpleeg de website www.bpost.be/collectandsend voor meer informatie over contracten of occasionele afhalingen.

1


7. afhaling

Collect & Send Voorbereiding van de zendingen Naargelang uw contract zijn drie types van frankering mogelijk. Raadpleeg in Sectie 8 Algemene bijlagen het hoofdstuk Frankeermogelijkheden voor meer informatie.

a

Frankering met behulp van een frankeermachine of postzegels Voorbereiding: • Sorteer de zendingen volgens categorie en plaats ze in de juiste bak/zak. • Sluit de bakken/zakken correct, voorzie ze van het juiste etiket en plaats ze op de afgesproken plaats en tijdstip zoals voorzien in uw contract.

of Bak/zak + wit etiket

Bak/zak + blauw etiket1

Bak/zak + rood etiket

NATIONALE ZENDINGEN

PRIOR-zendingen (nationaal)

Non-PRIOR-zendingen (nationaal)

Aangetekende zendingen (nationaal)

INTERNATIONALE ZENDINGEN

PRIOR-zendingen (internationaal)

Non-PRIOR-zendingen (internationaal)

Aangetekende zendingen (internationaal)

NATIONALE PAKKETTEN Nationale pakketten

-

-

INTERNATIONALE PAKKETTEN

bpack World Light Non-PRIOR

Aangetekende zendingen (internationaal)

bpack World Light bpack World Express bpack World Business bpack World

Opmerkingen •N ationale en internationale PRIOR-pakketten moeten in een aparte zak/bak geplaatst worden met wit etiket. • Internationale Non-PRIOR-pakketten moeten in een aparte zak/bak geplaatst worden met blauw etiket.

b

Afhaling van een P.B.-product (Port Betaald) Om gebruik te kunnen maken van de afhaling van P.B.-zendingen, moeten de volgende voorwaarden gerespecteerd worden: • alle voorwaarden van een Collect & Send-contract; • aankondiging van de P.B.-zending via e-MassPost2; • extra voorbereiding met behulp van speciale dambordetiketten; • a lle voorwaarden om het voorkeurtarief te verkrijgen. Wij kunnen alleen maar de gevraagde uitreikingsdatum verzekeren als uw zendingen correct zijn voorbereid.

i

1 2

Enkel voor het frankeren met een frankeermachine. Op www.bpost.be/e-masspost met uw unieke login en paswoord. Neem contact op met ons Service Centre voor meer informatie.


7. afhaling

Collect & Send AFZENDER

DROP Nr.

ZAK / BAK Nr.

/

Voorbeeld van een dambordetiket voor de P.B.-zendingen

Voorbereiding • H oud P.B.-zendingen volgens hun type (PRIOR, Non-PRIOR, Aangetekend) gescheiden. • Stop P.B.-zendingen in een afzonderlijke zak/bak, gescheiden van uw andere zendingen: • zak(ken)/bak(ken) voor PRIOR P.B.- en/of aangetekende P.B.-zendingen; • zak(ken)/bak(ken) voor Non-PRIOR P.B.-zendingen. • G ebruik de speciale P.B.-dambordetiketten voor de identificatie van uw zendingen. • Vul deze dambordetiketten volledig in, met vermelding van: • de naam van de afzender; • het nummer van de afgifte (drop): • het nummer van de zak/bak als teller (voorbeeld: 2e zak van 3 = 2/3); • het totale aantal zakken/bakken van dezelfde afgifte als noemer. • Plaats het afgifteborderel altijd in de eerste zak/bak.

Een zak/bak mag uitsluitend zendingen van eenzelfde afgifte, d.w.z. van eenzelfde afgiftetoelating, bevatten.

c

Afhaling van een U.V./R.D.-zending (Uitgestelde Vergoeding) Voorbereiding • H oud uw PRIOR-zendingen (brieven of pakketten), Non-PRIOR- en aangetekende zendingen gescheiden. • Stop uw zendingen in een afzonderlijke zak/bak, gescheiden van uw andere zendingen: • zak/bak met PRIOR-zendingen (brieven of pakketten) en/of aangetekende zendingen; • zak/bak met Non-PRIOR-zendingen. • Gebruik de speciale U.V.-dambordetiketten voor de identificatie van uw zendingen. • Vul deze dambordetiketten volledig in, met vermelding van: / • het machtigingsnummer van de afgever; • het nummer van de zak/bak: • het nummer van de zak/bak als teller (voorbeeld: 2e zak van 3 = 2/3); • het totale aantal zakken/bakken van dezelfde afgifte als noemer. Voorbeeld van een dambor• Kleef dit/deze etiket(ten) op de zak(ken)/bak(ken) en plaats de afgifteborderellen in detiket voor U.V.-zendingen de eerste zak/bak. MACHTIGINGSNUMMER VAN DE AFGEVER

ZAK / BAK Nr.:

VERDELING (SCHRAP WAT NIET VAN TOEPASSING IS)

Opmerkingen Gelieve voor de aangetekende zendingen met onderstaande opmerkingen rekening te houden: • scheid de nationale van de internationale zendingen. • vul de ontvangstbewijzen volledig in. • bevestig de ontvangstbewijzen op de betreffende zendingen (bv. met een paperclip, maar geen nietjes). • d e aangetekende zendingen die met lijsten worden bezorgd, moeten de nummervolgorde respecteren. • de ontvangstbewijzen worden u terugbezorgd bij een volgende afhaling of worden u in een enveloppe toegestuurd (vermeld steeds het retouradres op het ontvangstbewijs!).

Materiaal bestellen Bij elke afhaling zullen in ruil voor uw volle zakken/bakken lege zakken bakken tot uw beschikking gesteld worden. Als u bijkomende zakken/bakken nodig hebt, kunt u dat melden aan de persoon die verantwoordelijk is voor de afhaling van uw briefwisseling. De bijkomende zakken/bakken zullen bij de volgende afhaling tot uw beschikking gesteld worden. Al het andere materiaal kunt u bestellen via onze website www.bpost.be/materiaal Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 7 I Pagina 4

7. afhaling

Collect & Send 2. Afhaling ten Huize (ATH) U kunt van deze dienst gebruikmaken voor een beperkte hoeveelheid briefwisseling en enkel als u vóór 1 juli 2010 een ATH-contract hebt afgesloten.

2.1. Maximaal volume en gewicht

• Maximaal volume per afhaling: 10 zakken of 10 bakken • Maximaal gewicht per afhaling: 270 kg (max. 27 kg per zak/bak)

• Maximaal gewicht per zak of bak: zak < 27 kg en bak < 12 kg

Als uw zendingen het maximaal toegestane gewicht of volume overschrijden, kunt u beroep doen op onze Transportdienst (zie punt 3 van deze Sectie, Afhaling per vrachtwagen).

2.2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Afhaling ten Huize

• Zendingen met aangegeven waarde • Niet-gefrankeerde zendingen • Groene/gele omslagen voor de Rekening 679, geopend bij bpost • Kranten en tijdschriften • Niet-geadresseerde zendingen • Verkiezingsdrukwerk

2.3. Contract Er kunnen geen nieuwe ATH-contracten meer worden afgesloten. Gelieve voor elk nieuw Collect & Send-contract ons Service Centre te contacteren.

2.4. Werking en voorbereiding Gelieve voor ATH dezelfde regels van werking en voorbereiding te respecteren als die beschreven in punt 1.4. Collect & Send.


7. afhaling

Collect & Send 3. Afhaling ten Huize per vrachtwagen (Transport) Deze dienst zorgt voor de afhaling van volumes die groter zijn dan deze beschreven in punt 1. en 2. De drie types van frankeren die in de Sectie Collect & Send beschreven zijn, zijn van toepassing en volgen dezelfde regels. De verzending gebeurt in containers of op palletten. Deze dienst is uitsluitend voorbehouden voor MassPost-afgiften. Contracten en occasionele afhalingen in het kader van deze dienst zijn mogelijk, maar de prijs hangt af van het volume, de afstand en het type van weg. Het gaat dus over een prijs ‘op maat’. Voor een Transport-contract geldt hetzelfde principe als voor een Collect & Send-contract. Contacteer het Service Centre op 02 201 11 11 voor meer informatie. Voorbereiding van de zendingen Indien gewenst kan bpost bakken, zakken, containers of palletten tot uw beschikking stellen. U moet wel enkele regels respecteren.

• Palletten Hun brutogewicht mag niet meer dan 650 kg/eenheid bedragen en hun hoogte mag maximaal 1,60 m bedragen. • Containers Het brutogewicht van een container is beperkt tot 400 kg. • Postzakken Het brutogewicht van een postzak mag nooit meer dan 27 kg bedragen. • Bakken Als u bakken gebruikt, moeten de zendingen zodanig geschikt worden dat ze niet boven de handvatten uitsteken, om te verhinderen dat de zendingen tijdens het stapelen van de bakken beschadigd zouden worden. Het brutogewicht van een bak mag nooit meer dan 12 kg bedragen.

U moet ... • het correct ingevulde afgifteborderel afgeven bij elke afhaling; • personeel voorzien wanneer wij langskomen voor de afhaling.

i

Uw zendingen worden gecontroleerd aan het MassPost-loket net zoals bij de gewone MassPost-afgiften. De voorbereiding en de conditionering van de Transport-zendingen zijn dezelfde als voor de gewone MassPost-afgiften. (Zie Sectie 1 Brieven, hoofdstuk Conditionering)


Collect & Stamp 1. Maximaal volume en gewicht

7

2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Collect & Stamp

8

3. Contract

8

4. Werking en voorbereiding

8

5. Bestelling van materiaal

11

6. Opties

11

7. afhaling

Collect & Stamp Wanneer u kiest voor Collect & Stamp, kiest u voor de optimale en voordelige behandeling van uw uitgaande post door bpost. Voor de te frankeren zendingen kan post voorbereiden en frankeren een hele karwei worden wanneer de volumes toenemen: klaarmaken, frankeren, laden, zorgen voor de logistieke middelen, transport, wachten op de plaats van afgifte enz. De dienst Collect & Stamp geeft u de mogelijkheid om u te concentreren op uw belangrijkste taken. bpost zorgt ondertussen voor de afhaling, de verwerking en de frankering van uw zendingen. Beschrijving van de dienst Collect & Stamp Deze dienst regelt de afhaling, verwerking en frankering van uw zendingen en brengt ze in het postcircuit. bpost zorgt voor de afhaling van pakketten en gewone en aangetekende brieven op voorwaarde dat u ze sorteert volgens het soort zending (meer informatie in de sectie Voorbereiding). • U bepaalt de frequentie van afhaling: dagelijks, wekelijks, verschillende vaste dagen per week of occasioneel. • U bepaalt de plaats en het tijdstip waarop u wenst dat uw briefwisseling wordt afgehaald, in samenspraak met bpost. • Wij bieden u een transparante en gedetailleerde maandelijkse facturering en een uniek contactpunt waar u terechtkunt met al uw operationele of commerciële vragen: 02 201 11 11. • U hebt de mogelijkheid om bijkomende opties voor de afhaling en verwerking van uw zendingen te activeren. Voor meer informatie, kijk op onze website www.bpost.be/collectandstamp Voor een bijkomende afhaling volstaat het om contact op te nemen met ons Service Centre op het nummer 02 201 11 11 voor een Collect & Stamp On Demand.

1. Maximaal volume en gewicht Twee combinaties naargelang uw contracttype:

i

COMBINATIE 1 (< 499 kg en < 1,5 m3)

COMBINATIE 2 (< 999 kg of < 3 m3)

Maximaal volume per afhaling

< 1,5 m³

< 3 m³

Maximaal gewicht per afhaling

< 499 kg

< 999 kg

Maximaal gewicht per zak/bak

zak < 27 kg en bak < 12 kg

Als uw zendingen het maximaal toegestane gewicht of volume overschrijden, neem dan contact op met het Service Centre: 02 201 11 11.


7. afhaling

Collect & Stamp 2. Volgende zendingen worden niet behandeld door Collect & Stamp

• • • • • • • •

Gefrankeerde zendingen Zendingen met een opschrift in de frankeerzone (U.V., P.B. …) Zendingen met aangegeven waarde Kranten en tijdschriften Niet-geadresseerde zendingen Verkiezingsdrukwerk Nationale zendingen die de maximaal toegestane afmetingen voor een nationaal pakket overschrijden1 Internationale zendingen die de maximaal toegestane afmetingen voor een internationaal pakket overschrijden2 • Groene/gele omslagen voor de Rekening 679, geopend bij bpost

3. Contract Contacteer ons Service Centre voor een Collect & Stamp-contract: 02 201 11 11. Het Service Centre stelt een afhalingsuur voor uw briefwisseling voor.

4. Werking en voorbereiding We vragen u elk type zending volgens precieze regels voor te bereiden:

• D e te frankeren zendingen moeten in postbakken of -zakken gestopt worden, voorzien van een etiket zoals beschreven in het volgende punt. • Onze diensten komen deze zendingen afhalen volgens de afgesproken frequentie en tijdstippen. • U hoeft geen afhalingsdocument te ondertekenen. Er moet dus geen personeelslid aanwezig zijn wanneer we langskomen. • Alle zendingen worden op dag +1 of dag +2 (naargelang u koos voor een PRIOR- of Non-PRIOR-zending) behandeld, gefrankeerd en vervolgens in het postcircuit gebracht.

wist u dat ...

Er is een gebruikersgids ter beschikking op www.bpost.be/collectandstamp

1

Maximale afmetingen: lengte + (2 x breedte) + (2 x hoogte) = 3 m, maximaal gewicht 30 kg.

2

Maximale afmetingen: lengte + breedte + hoogte = 900 mm lengte, breedte en dikte = 600 mm maximaal gewicht 2 kg


7. afhaling

Collect & Stamp Voorbereiding van de zendingen: Stap 1 Respecteer het toegelaten volume en gewicht van uw zendingen in het kader van uw contract. Controleer of het adres duidelijk leesbaar is en correct in de adreszone werd geplaatst volgens de hieronder beschreven regels. Zo wordt een kwalitatieve en optimale service verzekerd.

Brieven:

3

Adresseringsregels

1 45 mm

2

2

120 mm

i

3

30 mm

4

1

4

5

5

Adreszone Frankeerzone (deze zone moet blanco blijven) Adres van de afzender (achterzijde) Kleefzone voor de barcode van de aangetekende zending Zone die blanco moet blijven

Pakketten:

6 7 8

6

7

8

F rankeerzone (rechthoek van 100 x 50 mm in de rechterbovenhoek) (deze zone moet blanco blijven) Zone die blanco moet blijven (rechthoek van 100 x 50 mm boven het adres) Adreszone

Uw zending is een pakket als het meer dan 2 kg weegt en/of een van de volgende afmetingen overschrijdt: lengte 350 mm/breedte 230 mm/dikte 30 mm.

i

Het retouradres wordt gebruikt indien de zending niet uitgereikt kan worden. Dit moet op iedere zending vermeld worden: • op de achterkant van de omslag of • in de linkerbovenhoek (gebruik in dat geval kleinere letters dan in het adres van de bestemmeling). Voor meer details over de adresseringsregels, surf naar www.bpost.be/adressering Stap 2 Sorteer uw zendingen per type: PRIOR, Non-PRIOR, aangetekende zendingen. Stap 3 Plaats uw zendingen in de juiste zak/bak. Om u een optimale dienst te kunnen garanderen is het belangrijk dat u de onderstaande voorbereidingsprocedure volgt. Een aangetekende zending gestopt in een groene zak zal bijvoorbeeld niet uitgereikt worden op D+1. Versie 3.5. Januari 2014 I Sectie 7 I Pagina 9

7. afhaling

Collect & Stamp Witte zak

Kleine rode zak

(PRIOR zendingen)

(aangetekende zendingen)

Nationale & internationale PRIOR zendingen Nationale (< 30kg) & internationale (< 2kg) PRIOR pakketten

Nationale (< 10kg) & internationale (< 2kg) aangetekende zendingen

Groene zak

(NON PRIOR zendingen) Nationale & internationale NON PRIOR zendingen Internationale NON PRIOR pakketten (< 2kg)

Kleef uw unieke barcode op elke zaksluiting

PRIOR

Kleef uw unieke barcode op elke zaksluiting

Steek de kleine rode zakken altijd in de grote witte zakken

NON PRIOR

Als u een groot dagelijks volume aan zendingen heeft kan u onder bepaalde voorwaarden de bakken met deksels gebruiken (voor meer informatie, contacteer ons Service Center).

Stap 4 Sluit de zakken met de bijgeleverde zaksluiting.

i

Stap 5 Kleef uw unieke barcode op elke zaksluiting en nooit rechtstreeks op de zak zodat elke zak herkenbaar en traceerbaar is. Stap 6 Plaats de zak tijdig voor afhaling op de afgesproken plaats.

De voorbereiding aangetekende zendingen De voorbereiding vanvan uw uw aangetekende zendingen

1. B evestig de barcode van de aangetekende zending en 1. Bevestig steedssteeds de barcode van de aangetekende zending (nationaal (voor nationaal en internationaal) links van het adres vink Vul AR internationaal) links van het adres van vink AR en/of RP aan indienennodig. en/of RP indien nodig. systematisch afgiftebewijs systematisch uwaan afgiftebewijs in enVul maak het met eenuw paperclip vast aan in uwen gebruik paperclip om deze aan uw zending vast te maken zending (geeneen nietjes gebruiken). (geen nietjes gebruiken). 2. Sorteer uw zendingen per type (R, RP, R+AR, RP + AR) met behulp van de 2. Sorteer uw zendingen per type (R, RP, R + AR, RP + AR) met behulp kleine rode zakken van de kleine rode zakken. R = Aangetekende zending R = Aangetekende zending RP = Ambtshalve aantekende zending RP = Ambtshalve aantekende (gereserveerd voor publiekezending administraties en standaard voor FOD Financiën) (voorbehouden voor openbare besturen) R met AR = Aantekende bepaalde zending +Belgische Bericht van ontvangst R met AR = Aantekende zending + Bericht van ontvangst RP met AR = Ambtshalve aantekende zendingen + Bericht van ontvangst RP met AR = Ambtshalve aantekende zendingen 3. Steek+ de kleinevan rode zakken steeds in de grote witte zakken. Bericht ontvangst 3. Steek de kleine rode zakken steeds in de grote witte zakken.

Als uw aangetekende zending te groot is voor de rode zak, maak ze dan vast aan de zak, bijvoorbeeld met behulp van een elastiek die haaks op de zending aangebracht wordt.


7. afhaling

Collect & Stamp 5. Bestelling van materiaal Bij elke afhaling zullen in ruil voor uw volle zakken/bakken lege zakken/bakken tot uw beschikking gesteld worden. Als u bijkomende zakken/bakken nodig hebt, kunt u dat melden aan de persoon die verantwoordelijk is voor de afhaling van uw briefwisseling. De bijkomende zakken/bakken zullen bij de volgende afhaling tot uw beschikking gesteld worden. Al het andere materiaal kan via de Collect & Stamp-portaalsite besteld worden door in te loggen met uw gebruikersnaam en paswoord op www.bpost.be, of op onze website www.bpost.be/materiaal Binnen de vier werkdagen ontvangt u het bestelde materiaal (opgelet: de levertijd voor de unieke barcodes bedraagt 5 werkdagen). Als u nog niet over een gebruikersnaam of paswoord beschikt, kunt u contact opnemen met ons Service Centre op 02 201 11 11.

6. Opties U kunt diverse opties activeren in het kader van de Collect & Stamp-dienst (Temporary Stop Holidays, Secured Pick Up, One Day Early Collect, Registered Printpack). Raadpleeg de website www.bpost.be/collectandstamp voor meer informatie over deze diensten. Om deze bijkomende diensten te activeren, kunt u contact opnemen met het Service Centre op het nummer 02 201 11 11 of uw aanvraag registreren via de Collect & Stamp-portaalsite met behulp van uw gebruikersnaam en paswoord op www.bpost.be


Algemene bijlagen Hoe contact opnemen met bpost?

1

Lijst van MassPost (Hyper)Centra

2

Afgifte en uren van afgifte

3

Lijst van sectoren

4

Frankeermogelijkheden5 1. De frankeermachine 5 2. Port betaald (PB) 6 3. De uitgestelde vergoeding (U.V.) 10 4. Collect & Stamp 12 Normen omtrent de Pantone-kleuren® & hun quadri-equivalenten

13

Afgifteborderellen14 Afmetingen zendingen op ware grootte

20

8. algemene bijlagen

hoe contact opnemen met bpost? Heeft u vragen of behoefte aan meer info ? Om doeltreffend aan uw eisen te voldoen, hebben we een contactpunt ontwikkeld op maat van uw profiel en uw behoeften. Klantendienst bestemd voor bedrijven Telefonisch 02 201 11 11 Maandag tot vrijdag, van 8.30 u. tot 17.30 u.

Per post bpost, Service Centre Muntcentrum 1000 Brussel

Specifieke vragen over uw pakketten ? Klantendienst bestemd voor klanten met een pakket-contract Telefonisch 02 201 11 11 Maandag tot vrijdag, van 8 u. tot 17.30 u.

Per post bpost - bpack Muntcentrum 1000 Brussel

Klantendienst bestemd voor klanten zonder een pakket-contract Telefonisch 02 201 23 45 Maandag tot vrijdag, van 8 u. tot 17.30 u.

Per post bpost - Parcels Europe Muntcentrum 1000 Brussel



lijst van MassPost (Hyper)Centra Openingsuren: 9 u. tot 17 u. Enkel op afspraak1. MASSPOST HYPERCENTRA

ADRES

TELEFOON

E-MAIL

Antwerpen X

Noorderlaan 395 (Haven 466) 2030 Antwerpen Industrielaan 16 1070 Brussel Rue du Rabiseau 14 6220 Fleurus Industrieweg 30 9032 Wondelgem Rue de la Chaudronnerie 3 4340 Awans Rue du Bornoville 2a 7700 Mouscron

02 276 40 71

[email protected]

02 276 94 78

[email protected]

02 276 46 99

[email protected]

02 276 36 99

[email protected]

02 276 48 67

[email protected]

056 85 02 86

[email protected]

Brussel X Charleroi X Gent X Liège X Mouscron

Openingsuren: 9 u. tot 16 u. Enkel op afspraak1. Omdat sommige MassPost Centra onderworpen zijn aan andere sluitingsuren, is het goed om onze website www.bpost.be/masspost te raadplegen. MASSPOST CENTRA

ADRES

TELEFOON

E-MAIL

Aalst

Tragel 5 9300 Aalst

053 60 63 32

[email protected]

Aarschot

Boudewijnlaan 6 3200 Aarschot

016 55 30 34

[email protected]

Arlon

Rue de la Moselle 5 6700 Arlon

063 23 07 54

[email protected]

Brugge

Waggelwaterstraat 21b 8200 Brugge

050 32 80 80

[email protected]

Eupen

Schulstrasse 2 4700 Eupen

087 30 77 55

[email protected]

Geel

Lammerdries 18 H 2440 Geel

014 24 40 64

[email protected]

Hasselt

Herckenrodesingel 77 3500 Hasselt

011 29 48 87

[email protected]

Ieper

Studentenstraat 10 8900 Ieper

057 22 46 79

[email protected]

Kortrijk

Doenaertstraat 13 8500 Kortrijk

056 46 10 50

[email protected]

Leuven

Philipssite 1 3001 Leuven

016 28 46 79

[email protected]

Libramont

Rue du Printemps 30 6800 Libramont

061 23 97 92

[email protected]

Mechelen

Egide Walschaertstraat 1A 2800 Mechelen Rue de l’Orbette, 30 Zoning de Ghlin-Baudour 7011 Mons Route de Louvain-La-Neuve 8 5001 Belgrade

015 56 92 74

[email protected]

065 32 97 49

[email protected]

081 71 42 50

[email protected]

Oostende

Lijndraaiersstraat 60 8400 Oostende

059 56 38 65

[email protected]

Philippeville

Rue de Neuville 2A 5600 Philippeville

071 66 21 64

[email protected]

Sint-Niklaas

Drie Koningenstraat 6 9100 Sint-Niklaas

03 778 74 50

[email protected]

Turnhout

K. Elisabethlei 113 2300 Turnhout

014 40 91 32

[email protected]

Wavre

Rue Fonds Cattelain 6 AXISPARC 1435 Mont-Saint-Guibert

010 47 08 40

[email protected]

Mons Namur

Omwille van operationele efficiëntie, kan bpost beslissen om nieuwe centra te openen of om bestaande centra te sluiten. Het MassPost Centrum van Sint-Niklaas verhuist bijvoorbeeld in 2014. Gelieve dus altijd onze website www.bpost/masspost.be te raadplegen voor het meest recente adres. 1

Voor meer informatie over de uiterste tijdstippen van de afgifte, raadpleeg het punt ‘Afgifte en uren van afgifte’ in deze sectie.



afgifte en uren van afgifte De uiterste tijdstippen voor een afgifte per product, voor een verdeling binnen D+1, D+1 tot 2, D+2, D+1 tot 4 of D+4, zijn : D+1tot2

D+2

D+1 tot 4

D+4

17 u. (Admin)

17 u. (DM Connect en DM Easy)1

/

/

/

Gesorteerd

• 21 u. (Admin) • 11 u. (DM Pulse)


15 u. (DM Pulse)1 /

/

LARGE en SPECIAL Format

Niet gesorteerd

17 u. (Admin)


/

/

/

Gesorteerd

• 11 u. (DM Pulse) • 17 u. (Admin) : indien gesorteerd per sector • 21 u. (Admin) : indien gesorteerd per uitreikingskantoor


15 u. (DM Pulse)

12 u. (DM Inspire)1

/

bpack-pakketten

Gesorteerd

17 u. of tot 19 u. in Antwerpen X en Charleroi X

/ / / /


/

17 u. (Admin)

/ / / /


/

17 u. of tot 23 u. in Brussel X

/ / / /


/

17 u.

/

PostAbo2

/

17 u.

/ / / 17 u.

ZZA Distripost

/

12 u.

/ / / 17 u.

SMALL Format

SORTERING

D+1

Niet gesorteerd

1

17 u.

/

17 u.

• De MassPost Centra zijn meestal enkel open op afspraak tot 16 u. De uiterste tijdstippen van afgifte 17 u. en 21 u. die in bovenstaande tabel vermeld zijn, worden teruggebracht tot 16 u. voor elke afgifte in een MassPost Centrum. Gelieve dus steeds onze website www.bpost.be/masspost te raadplegen, want er zijn enkele MassPost Centra met uitzonderingen. • De MassPost Hypercentra zijn open tot 21 u. voor de gesorteerde (Admin) zendingen, met uitzondering van het MassPost Hypercentrum van Moeskroen , waar het uiterste tijdstip van afgifte 17 u. is.

1

De DM- en Admin-producten zijn beschreven in de Algemene voorwaarden en op de technische fiche van het respectievelijke product.

2

e verschijningsdatum moet in ons Sumo-programma ingevoerd worden (Subscription Management: naam die gegeven wordt aan de computerapplicatie die gedeeld wordt door de uitgevers van D kranten en tijdschriften en de postkantoren).



lijst van sectoren SORTEERCENTRA

SORTEERSECTOR

BENAMING SORTEERSECTOR

Brussel X

te scheiden in

1000 tot 1299 1300 tot 1699 1700 tot 1999 3000 tot 3499

10 — 12 13 — 16 17 — 19 30 — 34

Antwerpen X

te scheiden in

2000 tot 2499 2500 tot 2999 3500 tot 3999

20 — 24 25 — 29 35 — 39

Liège X

te scheiden in

4000 tot 4499 4500 tot 4999 6600 tot 6999

40 — 44 45 — 49 66 — 69

Charleroi X

te scheiden in

5000 tot 5699 6000 tot 6599 7000 tot 7399 7500 tot 7999

50 — 56 60 — 65 70 — 73 75 — 79

Gent X

te scheiden in

8000 tot 8499 8500 tot 8999 9000 tot 9499 9500 tot 9999

80 — 84 85 — 89 90 — 94 95 — 99



frankeermogelijkheden 1. De frankeermachine De frankeermachine: flexibel en gemakkelijk. Met een frankeermachine frankeert u op de meest efficiënte wijze al uw dagdagelijkse post. U laadt uw machine online op - 24 uur op 24, 7 dagen op 7 - zodat u nooit meer zonder postzegels valt. Daarnaast heeft u toegang tot de voorkeurtarieven van bpost. bpost commercialiseert zelf geen frankeermachines. We doen daarvoor een beroep op vier gecertificeerde partners die zowel verkoop- als verhuurformules aanbieden.

i

1.1. De zendingen De frankeermachine kan gebruikt worden voor de volgende zendingen : • gewone briefwisseling, PRIOR-, Non-PRIOR- en aangetekende zendingen ; • drukwerk en mailings ; • pakjes (tot 30 kg) ; • geadresseerde tijdschriften ; • buitenlandse zendingen. Dankzij de frankeermachine kunt u bijna alle uitgaande post bij u op kantoor verwerken, (van wenskaarten tot postpakjes met relatiegeschenken).

1.2. De gebruikswijze Sorteer uw poststukken zoals bij verzending met gewone postzegels: PRIOR - Non-PRIOR, brieven/drukwerk/pakjes, binnenland/buitenland, enz. De machine beschikt over een ingebouwde weegschaal die de frankeerwaarde voor u berekent. Indien u aan niet-standaardtarieven (voorkeur- of conventionele tarieven1) wenst te frankeren, frankeert u uw zendingen aan het Non-PRIOR-tarief. In dat geval betaalt bpost u het verschil tussen het Non-PRIOR-tarief en uw voorkeur- of conventioneel tarief terug.

1.3. Zendingen posten U kunt uw frankeermachinezendingen op 4 manieren posten: • U geeft ze af in een postkantoor dat of een PostPunt. • U stopt ze in een brievenbus. Gebruik daarvoor de speciale rode eneveloppen die u kan bestellen bij de leverancier van uw frankeermachine. Opgelet: voor een correcte behandeling moeten aangetekende zendingen in een postkantoor of PostPunt worden afgegeven. Stop aangetekende zendingen nooit rechtstreeks in een brievenbus. Heeft u 500 zendingen of meer met hetzelfde gewicht, formaat en dezelfde afmetingen en verpakking? Dan kan u ze ook afgeven in een MassPost (Hyper)centrum2. • U laat ze afhalen door de dienst Collect & Send. Voor meer info, surf naar www.bpost.be/afhaling • Vanaf 500 zendingen met eenzelfde gewicht, formaat en verpakking en met dezelfde afmetingen kan u uw afgifte doen in een MassPost (Hyper)Centrum.

MEER WETEN Uitgebreide informatie omtrent frankeermachines vindt u op www.bpost.be/frankeermachine

i

1

Opgelet: deze gebruikswijze geldt niet voor tijdschriften gefrankeerd aan het voorkeurtarief voor tijdschriften.

2

Afgifte in MassPost (Hyper)centra is mogelijk vanaf 1 stuk voor tijdschriften.



frankeermogelijkheden 2. Port Betaald (PB) De frankeerwijze Port Betaald is een eenvoudige en efficiënte oplossing voor het frankeren van zendingen in grote hoeveelheden. U print de PB onmiddellijk af op uw enveloppen. Het totaalbedrag van de frankering wordt betaald bij afgifte van de zendingen of via facturering.

2.1. Welk frankeermerk gebruiken? Volgens de postwetgeving moet de postoperator op elke zending vermeld worden. Vanaf 1 januari 2014 wordt het gebruik van het nieuwe PB-frankeermerk dan ook verplicht. Heeft u geen contract met bpost? Vraag het niet-contractuele PB-frankeermerk door het online formulier op www.bpost.be/pb in te vullen. U ontvangt rechtstreeks via e-mail het PB-frankeermerk om op uw enveloppen af te drukken. Zwart-witversie

Versie voor printers die geen beelden kunnen afdrukken1

Kleurenversie

bpost PB- PP

BELGIE(N) - BELGIQUE

PB- PP


PB- PP


Nieuw

P.B.-P.P.

P.B.-P.P.



Oud

Heeft u een contract voor zendingen met PB-frankeermerk? Er wordt voor u een PB-nummer gecreëerd in het kader van uw contract. U kan dan: • Hier klikken en het nieuwe contractuele frankeermerk downloaden. U moet enkel nog uw PB-nummer invoeren. Indien uw PB nummer uit vier cijfers bestaat, raden wij u aan een 0 toe te voegen voor uw bestaand PB nummer om de behandeling van uw zending zo vlot mogelijk te laten verlopen (voorbeeld : B-01234). • Uw PB-nummer doorgeven aan uw drukker en hem vragen het te integreren in het frankeermerk, voorafgegaan en gevolgd door «X» zonder spaties (bijvoorbeeld: X1234X). Zwart-witversie

Kleurenversie

Versie voor printers die geen beelden kunnen afdrukken1

bpost

Oud

PB- PP B- 0000

PB- PP B- 0000

PB- PP B- 0000




Nieuw

MEER WETEN Uitgebreide informatie over Port Betaald vindt u op www.bpost.be/portbetaald 1

Voorbeeld van nummerstructuur: X0000X



frankeermogelijkheden 2.2. Zendingen toegelaten tot dit frankeerstelsel • Direct Mail-zendingen en brieven in grote hoeveelheden die afgegeven worden tegen voorkeurtarieven (indien mogelijk) of tegen tarieven binnen een contractuele overeenkomst; • geadresseerde dagbladen (als dusdanig erkend door bpost); • geadresseerde tijdschriften (als dusdanig erkend door bpost); • verkiezingsdrukwerk; • geadresseerde dagbladen en tijdschriften (als dusdanig erkend door bpost) die het tarief van de bpost-abonnementen genieten (PostAbo); • PRIOR- en Non-PRIOR-zendingen in internationale dienst die afgegeven worden tegen voorkeurtarieven of tegen tarieven binnen een contractuele overeenkomst; • nationale aangetekende zendingen, als die de voorwaarden naleven zoals ze vermeld staan in Sectie 3, Aangetekende zendingen; • zendingen onder Cleanmail-voorwaarden; • nationale PRIOR- en Non-PRIOR-

2.3. Vereiste vermeldingen Voor de niet-contractuele PB gebruikt u eenvoudigweg het PB-frankeermerk dat u van bpost ontvangen heeft. Voor de contractuele PB moeten de volgende vermeldingen in de frankeerzone op de zendingen staan: • BELGIQUE – BELGIË, PB – PP ; • B- «uw PB-nummer». Indien uw PB nummer uit vier cijfers bestaat, raden wij u aan een 0 toe te voegen voor uw bestaand PB nummer om de behandeling van uw zending zo vlot mogelijk te laten verlopen (voorbeeld: B-01234). • de vermelding ‘bpost’ (zoals hieronder), ter identificatie van de postoperator belast met het uitreiken van de zending (wettelijke verplichting); • het retouradres moet eveneens op de zending staan. Om te weten in welke zone van de zending het moet staan, raadpleeg in Sectie 1 het hoofdstuk ‘Adressering’. Er zijn drie mogelijkheden: 1. de vermeldingen worden duidelijk zichtbaar gedrukt in de frankeerzone op de voorzijde van de zending; 2. de vermeldingen worden erop afgedrukt met een printer: • rechtstreeks op de zending of • op een zelfklevend etiket; 3. de vermeldingen kunnen door middel van een stempel worden aangebracht. De afmetingen zijn de volgende: • L = minimaal 20 mm / maximaal 30 mm • H = minimaal 15 mm / maximaal 20 mm Niet-contractuele PB (in ware grootte)

Contractuele PB1 (in ware grootte)

bpost

bpost PB- PP


1

PB- PP


Voorbeeld van nummerstructuur: B-0000

PB- PP


PB- PP B- 0000

PB- PP B- 0000

PB- PP B- 0000






frankeermogelijkheden Fancy PP Heeft u met bpost een contract voor uw Direct Mail, brieven, geadresseerde tijdschriften of aangetekende zendingen afgesloten? Dan heeft u de mogelijkheid om uw Port Betaald-frankeermerk te personaliseren voor uw afgiften van minimaal 500 zendingen in een MassPost (Hyper)Centrum. • Opmaak De afbeelding met de PB-vermelding ernaast moet zich in de frankeerzone bevinden en rechtstreeks op de omslag afgedrukt worden. Uw gepersonaliseerde PB-frankeermerk moet verplicht de onderstaande vermeldingen bevatten: - BELGIË-BELGIQUE - PB-PP - B- «uw PB-nummer». Indien uw PB nummer uit vier cijfers bestaat, raden wij u aan een 0 toe te voegen voor uw bestaand PB nummer om de behandeling van uw zending zo vlot mogelijk te laten verlopen (voorbeeld : B-01234). - bpost De minimale grootte van de tekens in de PB-vermelding is 2,4 mm voor de hoofdletters en 1,6 mm voor de kleine letters. Het PB-frankeermerk mag niet verward worden met een echte zegel of een reproductie zijn van een zegel die bestaat of heeft bestaan. • Geen postale vermeldingen of vermeldingen die als dusdanig kunnen worden geïdentificeerd : • geen nominale waarde, noch cijfers tussen 1 en 9; • geen vermelding PRIOR / Non-PRIOR; • geen logo van MaxiResponse; • geen vermeldingen ‘aangetekend’, ‘express’, ‘luchtpost’ enz. Tandingen van het type ‘postzegel’ (kantelen) mogen niet gebruikt worden.

x

ok

rom

uw DM,

e agen r v n

te klan



frankeermogelijkheden Als er een afbeelding wordt gebruikt die is afgeboord met tandingen (zonder kantelen), dan moet ze minstens één van de volgende gegevens bevatten: • alle vereiste PB-vermeldingen; • de naam van de afzender, van de onderneming, van het producten- / dienstengamma, van het merk, van het product of van de campagne waar de briefwisseling betrekking op heeft, wanneer de vereiste PB-vermeldingen naast de afbeelding staan.

OK

• Wettelijke vereisten van de afbeelding

• De klant beschikt over de rechten om de eventuele afbeelding te gebruiken.

• De klant verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat de afbeelding:

• geen leugenachtige of misleidende elementen bevat;

• geen elementen bevat die kwetsend, beledigend of immoreel zijn, die strijdig zijn met de openbare orde of de goede zeden en / of die schade zouden kunnen berokkenen aan derden;

• geen elementen bevat van een religieuze, politieke, filosofische of etnische strekking;

• geen naakte of halfnaakte lichamen toont;

• geen beroemdheid of een bekende persoon afbeeldt;

• geen betrekking heeft op geweld, drugs, wapens of elke andere illegale activiteit;

• geen elementen bevat die afbreuk kunnen doen aan de integriteit van bpost;

• niet in strijd is met de van toepassing zijnde wettelijke of reglementaire bepalingen;

• geen inbreuk vormt op de intellectuele eigendomsrechten van derden.

OPMERKING Laat uw frankeermerk op voorhand online valideren via het formulier op www.bpost.be/specimenvalidatie of via uw bpost Account Manager. Zo bent u er zeker van dat uw frankeermerk aan alle vereisten voldoet.

De frankeervoorwaarden zoals omschreven in Sectie 8 ‘Algemene bijlagen’ zijn nog steeds van toepassing. bpost behoudt zich het recht voor om de afgifte te blokkeren indien er niet aan voldaan wordt.

1



frankeermogelijkheden 3. De uitgestelde vergoeding (U.V.) De uitgestelde vergoeding is een frankeermethode die voorbehouden is voor Belgische openbare besturen. De besturen die de toelating hebben om hun post met U.V. te frankeren (ofwel R.D. ‘Rétribution Différée’ in het Frans), versturen hun administratieve briefwisseling in omslagen met de vermelding U.V. in de rechterbovenhoek op de voorzijde van de omslag. Zij worden gefactureerd in functie van de verrichte afgiften.

3.1. Contract De openbare instelling ondertekent het contract met ons Service Centre, sectie Uitgestelde Vergoeding.

3.2. Rechthebbenden De uitgestelde vergoeding is enkel van toepassing na het akkoord van het Service Centre, sectie Uitgestelde Vergoeding.

3.3. Type briefwisseling

i

Toegelaten zendingen : • alle administratieve zendingen, uitgezonderd internationale zendingen en bpack-pakketten.

3.4. Afgifte

i

a

e afgiftevoorwaarden D Om hun administratieve briefwisseling met bestemming België met de vermelding U.V. te frankeren, moeten de betrokken instellingen : • een contract afsluiten met bpost, • een machtiging krijgen om afgiften te doen onder het U.V.-stelsel.

b

e afgiftemogelijkheden D U.V.-post kan op verschillende manieren worden afgegeven: • ofwel komt de dienst ‘Collect & Send’ de poststukken bij u ophalen ; • ofwel geeft u de poststukken zelf af in een MassPost (Hyper)Centrum ; • u kan kleine volumes ook afgeven in een postkantoor.



frankeermogelijkheden erplichte vermeldingen V U.V.-zendingen moeten de volgende vermeldingen bevatten in de bovenhoek : • in de zone voorbehouden voor de afzender (zone 4)1 > de volledige naam en het retour adres van de afzender ; • in de frankeerzone (zone 3)1 > de vermelding U.V - R.D. in een kader met de afmetingen: • B = 30 mm Schaal 1/1 • H = 20 mm • dikte = 0,5 mm • toegestane afwijkingen: +/- 5 % op B/H • en +/- 20 % op de dikte. U kunt een drukklaar bestand met het U.V./R.D.-kader downloaden op www.bpost.be/uv

B

H

c

d

Schaal 2/1

3.5. Afgifteborderellen

1

a

ypes van borderellen T De afgiften van briefwisseling gefrankeerd in U.V. gebeuren met behulp van U.V.-borderellen, die verschillen volgens de klant en de categorie van de afgegeven zendingen. Dit zijn de verschillende bordereltypes: • het borderel ‘Standaard’, • het borderel ‘Tijdschriften’, • het borderel ‘Voorkeurtarieven’, • het borderel ‘Port betaald door de bestemmeling’. De meest recente versies van de borderellen vindt u op www.bpost.be/uv

b

orderel in 1 exemplaar B Het borderel moet steeds afgegeven worden aan de loketbediende op het ogenblik van afgifte, of bijgevoegd worden bij de zendingen als ze afgehaald worden met een dienst van bpost raadpleeg Sectie 7 ‘Afhaling’, punt 1.4. ‘Werking en voorbereiding’ voor meer informatie.

c

estelling van borderellen B De verschillende bordereltypes kunt u downloaden op www.bpost.be/uv of bestellen via ons Service Centre 02 201 11 11, sectie Uitgestelde Vergoeding.

Raadpleeg voor de definitie van de verschillende verzendzones voor de respectievelijke formaten Sectie 1 Brieven, hoofdstuk Creatie.



frankeermogelijkheden 4. Collect & Stamp Met Collect & Stamp kiest u voor een optimale en voordelige behandeling van al uw uitgaande zendingen via bpost. Dankzij Collect & Stamp hoeft u zich enkel nog bezig te houden met uw belangrijke taken, terwijl bpost zich bezighoudt met de afhaling, behandeling en frankering van uw zendingen.

4.1. De zendingen

U kan Collect & Stamp gebruiken voor alle niet-gefrankeerde brieven, uw aangetekende zendingen en uw pakketten, met uitzondering van de volgende specifieke zendingen:

• • • • • • •

z endingen met een opschrift in de frankeerzone (U.V., PB …) ; z endingen met aangegeven waarde ; k ranten en tijdschriften ; n iet-geadresseerde zendingen ; v erkiezingsdrukwerk ; n ationale zendingen die de maximaal toegestane afmetingen van een nationaal pakket1 overschrijden ; internationale zendingen die de maximaal toegestane afmetingen van een internationaal pakket2 overschrijden, • groene/gele enveloppen voor de 679-rekeningen bij bpost.

Hoe werkt Collect & Stamp? Om het verloop van de afgifte zoveel mogelijk te vergemakkelijken, vragen we een minimale sortering van uw zendingen (Prior, Non-Prior, Aangetekend). Daarna moet u ze, naargelang uw afspraak, enkel nog in ‘Collect & Stamp’-zakken of -bakken plaatsen en ze voorzien van een unieke barcode. U plaatst de zakken of bakken op de afgesproken plaats en onze diensten komen ze op het afgesproken tijdstip afhalen. U hoeft niets te ondertekenen wanneer wij langskomen en u hoeft dus ook niet aanwezig te zijn. Alle zendingen worden in het postcircuit ingevoerd om de gevraagde leveringstermijn te waarborgen. U vindt meer informatie over de voorbereiding van uw zendingen en over Collect & Stamp in het algemeen op onze website www.bpost.be/collectandstamp of in Sectie 7, Hoofdstuk Afhalingen van deze gids.

1

maximale afmetingen lengte + (2 x breedte) + (2 x hoogte) = 3 m, maximaal gewicht = 30 kg.

2

aximale afmetingen: lengte + breedte + dikte = 900 mm. m lengte, breedte en dikte = 600 mm. Maximaal gewicht = 2 kg.



normen omtrent de Pantonekleuren® & hun quadri-equivalenten i

Onderstaande normen voor de Pantone-kleuren en hun quadri-equivalent definiëren de achtergrondkleuren (naast wit) voor de adresseerzone of de indexatiezone. Kleuren voorafgegaan door mogen niet worden gebruikt in de indexatiezone. Om een vlotte verwerking door de machine te waarborgen, raden we u aan: • bij voorkeur wit of pastelkleuren te gebruiken • geen bruine enveloppen te gebruiken Tabel met Pantone-kleuren en hun quadri-equivalent (Cyan - Magenta - Yellow - Key) (conversie van het Pantone-gamma® COLOR BRIDGE / coated euro) Pantone 100 101 102 106 107 108 113 114 115 120 121 122 127 128 134 135 141 142 148 149

C-M-Y-K 0 - 0 - 56 - 0 0 - 0 - 68 - 0 0 - 0 - 95 - 0 0 - 0 - 73 - 0 0 - 0 - 90 - 0 0 - 0 - 98 - 0 0 - 2 - 83 - 0 0 - 4 - 87 - 0 0 - 6 - 87 - 0 0 - 5 - 64 - 0 0 - 8 - 70 - 0 0 - 11 - 80 - 0 0 - 4 - 60 - 0 0 - 7 - 70 - 0 0 - 12 - 60 - 0 0 - 23 - 76 - 0 0 - 17 - 65 - 0

Pantone 155 156 162 169 176 182 196

C-M-Y-K 0 - 12 - 34 - 0 0 - 24 - 49 - 0 0 - 27 - 31 - 0 0 - 31 - 25 - 0 0 - 36 - 18 - 0 0 - 31 - 8 - 0 0 - 23 - 6 - 0

Pantone 203 210 217 236 243 244 250 256 263

C-M-Y-K 0 - 37 - 2 - 0 0 - 45 - 4 - 0 1 - 32 - 0 - 0 3 - 37 - 0 - 0 4 - 32 - 0 - 0 9 - 45 - 0 - 0 7 - 28 - 0 - 0 9 - 22 - 0 - 0 10 - 18 - 0 - 0

Pantone 317 365 366 372 373 374 379 380 381 386 387 388 389 393 394 395 396

C-M-Y-K 24 - 0 - 7 - 0 24 - 0 - 42 - 0 31 - 0 - 50 - 0 16 - 0 - 40 - 0 21 - 0 - 47 - 0 30 - 0 - 62 - 0 13 - 0 - 60 - 0 20 - 0 - 80 - 0 29 - 0 - 96 - 0 9 - 0 - 66 - 0 12 - 0 - 80 - 0 15 - 0 - 78 - 0 23 - 0 - 83 - 0 6 - 0 - 55 - 0 6 - 0 - 72 - 0 9 - 0 - 90 - 0 10 - 0 - 95 - 0

0 - 25 - 78 - 0 0 - 18 - 43 - 0 0 - 25 - 51 - 0

Pantone 400 406 420 427 434 441 453 454 458 459 460 461 468 473 474 475 481 482 487 488 489 494 495 496

De specifieke regels voor etiketten op pakketten vindt u in Sectie 4 Pakketten, punt 2 in ‘Creatie’. Voor de gedetailleerde, technische specificaties kunt u terecht bij uw Account Manager of op [email protected]

C-M-Y-K 6 - 7 - 11 - 16 5 - 9 - 10 - 16 6 - 4 - 7 - 11 7-3-5-8 5 - 11 - 8 - 12 22 - 3 - 15 - 8 12 - 7 - 33 - 17 12 - 5 - 27 - 9 5 - 4 - 70 - 7 5 - 3 - 61 - 4 2 - 0 - 50 - 3 2 - 0 - 40 - 1 6 - 13 - 41 - 5 0 - 36 - 42 - 0 0 - 27 - 35 - 0 0 - 23 - 30 - 0 5 - 23 - 25 - 10 4 - 17 - 21 - 7 0 - 44 - 36 - 0

Pantone 501 502 503 510 517 524 531 537 538 545 552 559 566 573 580 584 585 586 587

C-M-Y-K 1 - 39 - 11 - 5 0 - 26 - 9 - 1 0 - 20 - 6 - 1 0 - 31 - 3 - 0 3 - 25 - 0 - 0 11 - 23 - 0 - 0 11 - 24 - 0 - 0 22 - 7 - 2 - 3 14 - 4 - 1 - 3 21 - 2 - 0 - 1 24 - 3 - 7 - 2 32 - 2 - 22 - 3 17 - 0 - 10 - 0 21 - 0 - 13 - 0 20 - 0 - 34 - 0 21 - 0 - 85 - 0 14 - 0 - 68 - 0 10 - 0 - 59 - 0 9 - 0 - 50 - 0

0 - 31 - 26 - 0 0 - 21 - 20 - 0 0 - 47 - 10 - 0 0 - 32 - 6 - 0 0 - 27 - 5 - 0


Afgifteborderellen Borderel Daily Mail of Aangetekende zendingen Borderel Direct Mail - DM Easy Borderel Pakketten Borderel Geadresseerde Tijdschriften/Dagbladen UV-RD : Borderel Standaardtarieven UV-RD : Borderel Voorkeurtarieven

Borderel Daily Mail of Aangetekende zendingen Vragen ? Neem contact op met ons Service Centre : 02 201 11 11 of [email protected] Daily Mail PRIOR

OF

Daily Mail Non PRIOR OF

Contractnummer

Aangetekende zendingen :

Gegevens klant De te factureren klant :

De afgever :

Klantennummer te factureren klant :

Contractnummer :

Naam :

Naam :

Adres :

Adres :

Btw-nummer :

Verantwoordelijke afgifte + telefoonnummer:

Rekeningnummer:

E-mail verantwoordelijke afgifte:

Factuurreferentie:

Frankeerwijze PB-nummer:

Aantal zendingen volgens gewichtsklasse

Genormaliseerd

Daily Mail PRIOR of Non PRIOR


Aantal AR-kaarten

0 - 50 g Niet-genormaliseerd 0 - 100 g 101 - 350 g 351 - 1.000 g 1.001 - 2.000 g

De ondergetekende verklaart de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost te aanvaarden. De inlichtingen m.b.t. de afgiften op dit borderel zijn vermeld ter informatie. Alleen de gegevens opgenomen in de afgiftesamenstelling bij de controle van die afgifte zijn rechtsgeldig tussen de partijen. De aantallen en categorieën in de verklaring zijn juist.

Afgiftedatum :

/ /

Versie 1 geldig vanaf 01/01/2013 - V.U.: [email protected]

Handtekening klant:

Borderel Direct Mail - DM Easy

Contractnummer

Vragen ? Neem contact op met ons Service Centre : 02 201 11 11 of [email protected] OF

Voorkeurtarief

Contract:


De afgever :


Contractnummer:

Naam :

Naam :

Adres :

Adres :

Btw-nummer :


Rekeningnummer:

E-mail verantwoordelijke afgifte:

Factuurreferentie:

Frankeerwijze PB-nummer:

Frankeermachinenummer:

(indien van toepassing)

UV

Aantal zendingen volgens sorteerwijze/gewichtsklasse eenheidsgewicht*

Gewicht

Aantal Small

g de zendingen moeten identiek zijn

*

0>

20 g

21 >

50 g

51 >

80 g

81 >

100 g

101 >

150 g

151 >

200 g

201 >

250 g

251 >

350 g

351 >

500 g

501 >

1.000 g

1.001 >

1.500 g

1.501 >

2.000 g

Aantal Large

Special

Sortering SMALL Format ≥ 500

niet-gesorteerd

LARGE & SPECIAL Format ≥ 500

niet-gesorteerd

≥ 500

per postcode (oplopend)

Opties Supplement EXTRA LARGE Zendingen met afmetingen tussen 230 mm x 350 mm x 30 mm en 265 mm x 350 mm x 30 mm CO2 (enkel voorkeurtarief)

De ondergetekende verklaart de algemene voorwaarden betreffende de dienstverlening door bpost te aanvaarden. De gegevens betreffende de afgiftes vermeld op dit borderel zijn indicatief en kunnen worden gewijzigd in functie van de werkelijke afgiftes van de klant, zoals zou blijken aan de hand van controles door bpost. De klant dient bij zijn afgifte 2 extra exemplaren van zijn Direct Mail-zendingen mee te brengen. Bij gebrek daaraan, behoudt bpost zich het recht voor om 2 exemplaren uit de afgifte te nemen. bpost behoudt zich tevens het recht voor om tijdens de controle een exemplaar van de afgifte te openen. De klant gaat akkoord met deze controlemaatregelen. Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, staat de klant bpost toe om een exemplaar van zijn afgifte door te geven aan derden, evenals bepaalde gegevens waarmee de bruto-investering van de klant op het vlak van Direct Mail kan worden bepaald, en dit met het oog op de publicatie en de commercialisering van deze gegevens aan derden via elk mediakanaal. Meer details vindt u op de website van bpost.

Afgiftedatum :

/ /


Handtekening klant:

Borderel Pakketten (bpack) Vragen ? Neem contact op met ons Service Centre : 02 201 11 11 of [email protected]

Gegevens klant Afgifte door klant :

In geval van afgifte voor rekening van een derde :

Contractnummer :

Naam afgever :

Naam klant :

Adres :

1

Adres : E-mail verantwoordelijke afgifte :

Btw-nummer :

De te factureren klant : Contractnummer1 :

Telefoon : Naam : E-mail verantwoordelijke afgifte :

Adres :

Btw-nummer :

bpack-pakketten Geschatte hoeveelheid nationale zendingen

Geschatte hoeveelheid internationale zendingen

bpack-pakketten

Sortering swijze van uw pakketten Gelieve de onderstaande sorteerinstructies te respecteren voor uw afgiften in de MassPost (Hyper)Centra2

Zone A

Zone C

Zone International Express

Postcodes van 4000 tot 7999

bpack World Express (barcode ‘EE’)

Postcodes van 1000 tot 3999 Postcodes van 8000 tot 9999 bpack World Express (barcode ‘CD’) Zorg ervoor dat uw bpack World Express-zendingen gescheiden zijn van om het even welke andere zending. De bpack World Express-zendingen moeten in Zone A gesorteerd worden. De ondergetekende verklaart de volgende voorwaarden te aanvaarden: •V oor de nationale en internationale zendingen, de Algemene voorwaarden van bpost nv van publiek recht en de Algemene voorwaarden voor pakketten van bpost nv van publiek recht, Muntcentrum, 1000 Brussel, BTW BE 0214.596.464, RPR Brussel, rekening 679-0000013-13. PCR IBAN BE08 6790 0000 1313. •D e informatie over de afgifte die op dit borderel staat, is indicatief. Enkel de gegevens die via de scan van de streepjescode van uw pakketten worden ingevoerd, dienen als bewijs tussen de partijen. De factuur van de afgever vermeldt het aantal gescande zendingen per dag en per type zending.

Afgiftedatum : 1 2

/ /

Handtekening van de afgever :

Uw contractnummer vindt u terug in uw bpack-contract en in de streepjescode van uw pakketten. Tenzij contractueel andere bepalingen voorzien zijn.


Borderel Geadresseerde Tijdschriften/Dagbladen Vragen ? Neem contact op met ons Service Centre : 02 201 11 11 of [email protected] Borderel om binnenlandse zendingen aan te kondigen OF

Voorkeurtarief

Contractnummer

Contract:


De afgever :


Contractnummer:

Naam :

Naam :

Adres :

Adres :

Btw-nummer :


Klantennummer verantwoordelijke uitgever:

Rekeningnummer:

Naam of zetel : Factuurreferentie: Adres :

E-mail verantwoordelijke afgifte :

Gegevens tijdschrift Erkenningsnummer :

UV

OF

Titel :

PB-nummer: Verschijningsdatum :

/ /

Aantal zendingen volgens gewichtsklasse eenheidsgewicht*

tot 75 g

tot 700 g

tot 1.700 g

tot 125 g

tot 800 g

tot 1.800 g

tot 175 g

tot 900 g

tot 1.900 g

tot 225 g

tot 1.000 g

tot 2.000 g

tot 275 g

tot 1.100 g

(1) Voorwerpen supplement

tot 325 g

tot 1.200 g

tot 375 g

tot 1.300 g

tot 425 g

tot 1.400 g

tot 500 g

tot 1.500 g

(1) Supplement publicitaire bijvoegsels Plooisupplement indien afmetingen groter dan New Mold Size (230 mm x 350 mm x 30 mm) Elke zending > 2 kg moet als pakket worden aangegeven

tot 600 g

tot 1.600 g

g de zendingen moeten identiek zijn

*

Vanaf 20.000 zendingen is een afgifte in een MassPost (Hyper)centrum verplicht.

Sorteringswijze Niet-gesorteerd Per sorteersector (vanaf 1.000 stuks af te geven in een MassPost (Hyper)Centrum) Per sorteersector en uitreikingskantoor (vanaf 10.000 stuks af te geven in een MassPost (Hyper)centrum) De ondergetekende verklaart de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost, de voorwaarden tijdschriften en de operationele voorwaarden, te aanvaarden. De inlichtingen m.b.t. de afgifte op dit borderel zijn indicatief. Alleen gegevens opgenomen in de afgiftesamenvatting bij de controle van de afgifte zijn rechtsgeldig tussen de partijen. Afgiftedatum :

/ /


Handtekening klant:

UV-RD : Borderel Standaardtarieven

Sequentienummer :

Vragen ? Neem contact op met ons Service Centre : 02 201 11 11 of [email protected]

Gegevens klant De afgever :

De te factureren klant :

Klantennummer afgever :

Contractnummer :


Contractnummer :

Naam :

Naam :

Adres :

Adres :

Verantwoordelijke afgifte :

Btw-nummer :

Telefoon :

De aantallen en categorieën in de verklaring zijn juist. De ondergetekende verklaart de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost te aanvaarden. De inlichtingen m.b.t. de afgiften op dit borderel zijn indicatief. Alleen de gegevens opgenomen in de afgiftesamenvatting bij de controle van de afgifte zijn rechtsgeldig tussen de partijen.

E-mail :

Afgiftedatum :

/ /

Handtekening klant :

Aantal zendingen Gewone zending PRIOR

Gewone zending Non PRIOR

Aangetekende zending PRIOR

R.P. PRIOR

Genormaliseerd

Zendingen in de vorm van een rol of zendingen die een van de volgende afmetingen overschrijden, worden als pakket beschouwd:

0 - 50 g Niet-genormaliseerd

0

Pakket

- 100 g

Breedte : 230 mm Lengte : 350 mm Hoogte : 30 mm

101 - 350 g 351 - 1.000 g

Gewicht: 2 kg (max 30 kg) Voor zulke zendingen gebruikt u de bpack etiketten. De zendingen mogen niet meer op het afgifteborderel vermeld worden.

1.001 - 2.000 g 2.001 - 10.000 g TOTAAL Bericht van ontvangst

Bericht van ontvangst

Controles (voorbehouden aan bpost) Fouten in hoeveelheden

Ja Nee

Kwaliteit voorbereiding (PRIOR/Non PRIOR)

OK

Controles uitgevoerd door: (+ handtekening) Versie 1 geldig vanaf 01/01/2013 - V.U.: [email protected]

Niet OK Datum controle :

(Direct Mail - DM Easy)

UV-RD : Borderel Voorkeurtarieven

Sequentienummer :

Vragen ? Neem contact op met ons Service Centre : 02 201 11 11 of [email protected]

Gegevens klant De afgever :

De te factureren klant :

Klantennummer afgever :

Contractnummer :


Contractnummer :

Naam :

Naam :

Adres :

Adres :

Verantwoordelijke afgifte :

Btw-nummer :

Telefoon :

De aantallen en categorieën in de verklaring zijn juist. De ondergetekende verklaart de algemene voorwaarden inzake de dienstverlening door bpost te aanvaarden. De inlichtingen m.b.t. de afgiften op dit borderel zijn vermeld ter informatie. Alleen de gegevens in de afgiftesamenvatting bij de controle van de afgifte zijn rechtsgeldig tussen de partijen.

E-mail :

Afgiftedatum :

/ /

Handtekening klant :

Aantal zendingen per sorteerniveau / gewichtsklasse eenheidsgewicht1

Gewicht

Aantal SMALL

g 1

de zendingen moeten identiek zijn

0>

20 g

21 >

50 g

51 >

80 g

81 >

100 g

101 >

150 g

151 >

200 g

201 >

250 g

251 >

350 g

351 >

500 g

501 >

1.000 g

1.001 >

1.500 g

1.501 >

2.000 g

Aantal LARGE

Sortering

SPECIAL

Afgifte

SMALL Format 50 tot 3.000

niet-gesorteerd2

Erkend kantoor

≥ 500

niet-gesorteerd

MassPost

LARGE Format & SPECIAL Format3

2 3

50 tot 3.000

niet-gesorteerd2

Erkend kantoor

≥ 500

niet-gesorteerd

MassPost

≥ 500

per postcode (oplopend)

MassPost

per pak van 50 of 100 SPECIAL Format enkel voor afgifte in MassPost

Opties Supplement EXTRA LARGE Zendingen met afmetingen tussen 230 mm x 350 mm x 30 mm en 265 mm x 350 mm x 30 mm

De klant dient bij zijn afgifte 2 extra exemplaren van zijn Direct Mail-zendingen mee te brengen. Bij gebrek daaraan, behoudt bpost zich het recht voor om 2 exemplaren uit de afgifte te nemen. bpost behoudt zich tevens het recht voor om tijdens de controle een exemplaar van de afgifte te openen. De klant gaat akkoord met deze controlemaatregelen. Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, staat de klant bpost toe om een exemplaar van zijn afgifte door te geven aan derden, evenals bepaalde gegevens waarmee de bruto-investering van de klant op het vlak van Direct Mail kan worden bepaald, en dit met het oog op de publicatie en de commercialisering van deze gegevens aan derden via elk mediakanaal. Meer details vindt u op de website van bpost.

Controles (voorbehouden aan bpost) Fouten in hoeveelheden

Ja Nee

Kwaliteit voorbereiding (PRIOR/Non PRIOR)

OK

Controles uitgevoerd door: (+ handtekening) Versie 1 geldig vanaf 01/01/2013 - V.U.: [email protected]

Niet OK Datum controle :

afmetingen zendingen op ware grootte


(Indien u dit schema op papier wilt bekijken, drukt u het af op A3-formaat) 350 mm 324 mm

MAX

C4

LARGE format-zendingen

245 mm 229 mm

C6

162 mm 220 mm

140 mm

MAX SMALL format-zendingen

C5

DL

MIN

230 mm

229 mm

165 mm

162 mm

110 mm

114 mm

90 mm


Wenst u meer informatie over onze oplossingen? Ons commercieel team staat voor u klaar: 02 201 11 11 www.bpost.be

V.U. Tanguy Biart, Muntcentrum, 1000 Brussel. OIP Code 2500000023188. bpost, Naamloze Vennootschap van Publiek Recht, Muntcentrum, 1000 Brussel. BTW BE 0214.596.464. RPR Brussel. IBAN BE94 0000 0000 1414. BIC BPOTBEB1. Onder voorbehoud van drukfouten. Datum van uitgave: 11/2013.

MassPost gids. uw praktische gids voor elke grote afgifte

Recommend Documents