Gemeente Heemstede Managementletter 2011 Bevindingen interimcontrole 2011
s!l ERNST &YOUNC Quality In Everything We Do
II
Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam Postbus 7883 1008 AB Amsterdam Tel.:+31 (0)88-407 1000 Fax: +31 (0) 88 - 407 1005 www.ey.nl
VERTROUWELIJK De Raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE
Amsterdam,!? november 2011
Betreft:
230.CYN.evm
Bevindingen interim-controle 2011
Geachte leden van de Raad, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2011 van de gemeente Heemstede, brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. Bij de interim-controle richten wij ons met name op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van interne beheersmaatregelen rondom de significante processen, die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Het is onze taak de opzet en het functioneren van de beheersorganisatie kritisch te beoordelen en u te adviseren over mogelijke verbeteringen. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en aanbevelingen en mogelijke verbeterpunten die naar onze mening van belang zijn voor het bestuur en het management van de gemeente. De inhoud van deze rapportage is kritisch van aard en gaat voorbij aan de vele goed georganiseerde activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie. Om te voorkomen dat feiten niet juist zouden zijn weergegeven, hebben wij deze rapportage in concept voorgelegd aan en besproken met diverse medewerkers binnen uw organisatie, waaronder de portefeuillehouder financiën, de directie en het hoofd financiën. Het College van Burgemeester en Wethouders heeft een afschrift van deze managementletter ontvangen. Ten slotte benadrukken wij dat de opmerkingen in deze managementletter niet als limitatief kunnen worden beschouwd en dat de controle op de juistheid, volledigheid en de rechtmatigheid van de posten van de jaarrekening pas bij de balanscontrole van de jaarrekening 2011 plaatsvindt c.q. wordt voltooid.
Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer 0C335594. In relatie tot Ernst & Voung Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1 , London SE1 7EU. Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3 0 1 1 XZ Rotterdam, Nederland en Is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid Is opgenomen.
Illll 1 "'
Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle 2011 van dienst te zijn geweest en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Young'Accountants LLP
Mil
Inhoudsopgave 1
Bestuurlijke samenvatting
1
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3
Inrichting van de organisatie van de gemeente Heemstede Kaders en richtlijnen Control-organistatie Instrumenten planning en controle cyclus AO/IB Beschrijving AO/IB Verbijzonderde interne controleplan Uitvoering van de verbijzonderde interne controle
3 3 4 4 4 4 5 5
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
Overige onderwerpen Inleiding Invoering Wet werken naar vermogen Realistisch begroten van bezuinigingen Samenwerken goed georganiseerd? Risicomanagement in de genen Garantiestellingen Bezuinigingen
7 7 7 7 8 9 9 10
4
Bevindingen en adviezen inzake de beoordeling van de processen
11
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Bijlagen: Uitwerking specifieke bevindingen Aansluting administratie Inkopen en aanbesteding Bouwvergunningen Verstrekken WMO voorzieningen Declaratie personeel
14 15 16 17 18 19
Totaal aantal pagina's in dit rapport: 26
I
1
Bestuurlijke samenvatting
De gemeente Heemstede heeft de beheersorganisatie in het algemeen goed op orde. Als wij de mate waarin Heemstede in control is vergelijken met andere vergelijkbare gemeenten in Nederland dan behoort Heemstede nog steeds bij de beste gemeenten. De informatievoorziening is betrouwbaar en biedt goed inzicht in de ontwikkeling van de begroting en financiële positie. Over de wijze waarop doelstellingen en prestatie-indicatoren worden vastgelegd zijn afspraken gemaakt tussen raad en college. Procesbeschrijvingen zijn aanwezig en via het intranet beschikbaar voor alle medewerkers van de gemeente. In navolging van onze aanbevelingen zijn een aantal procesbeschrijvingen en verordeningen geactualiseerd. De overige procesbeschrijvingen gaan nog geactualiseerd worden, zodat deze weer up-to-date zijn aan de huidige werkwijzen. Op enkele onderdelen kan de beheersing verder worden verbeterd. De verbijzonderde interne controle wordt door de gemeente nog uitbesteed. De huidige bezuinigingen van het kabinet en de economische ontwikkelingen raken ook uw gemeente, zoals u dat ook in de najaarsnota heeft verwoord. Het rijk heeft het voornemen om een aantal taken te gaan decentraliseren. Dit is een belangrijke financiële operatie waarmee landelijke een bedrag van meer dan € 8 miljard gemoeid is. Het overdragen van taken van rijk en provincies naar gemeenten gaat gepaard met een efficiencyslag zodat gemiddeld ongeveer 10% van het budget kan worden bespaard. Het betreft hier onder andere de taken op het gebied van jeugdzorg, zoals jeugdbescherming en jeugdreclassering. Ook zullen, mede in het kader van de in te voeren Wet Werken naar Vermogen een aantal budgetten versoberd worden door de samenvoegingen van een aantal regelingen, te weten: WSW, WWB en een deel van de WAJONG. Op een aantal van deze ontwikkelingen zullen we in deze management letter later terugkomen. De landelijke bezuinigingen en ontwikkelingen hebben zoals eerder gesteld ook effect op de gemeente Heemstede. Het rijk heeft diverse budgetten versoberd en gaat de komende jaren verder met deze bezuinigingen, waardoor er steeds minder geld beschikbaar is om bepaalde maatschappelijke doelstellingen binnen uw gemeente te realiseren. Ook de overige inkomsten staan onder druk als gevolg van de economische crisis. Het is hierdoor onvermijdelijk dat de gemeente scherpe keuzes moet maken bij het alloceren van middelen aan maatschappelijke doelstellingen. De financiële positie van gemeenten staat in de komende jaren in toenemende mate onder druk door diverse externe omgevingsfactoren zoals de bezuinigingen van het rijk, de omvangrijke decentralisatie van taken en middelen, onder meer op het gebied van jeugdzorg en begeleiding en de invoering van de Wet werken naar vermogen alsmede onder druk staande inkomsten uit hoofde van bouwleges, ozb en grondexploitatie. Ook bij de gemeente Heemstede is deze druk op de financiële positie merkbaar. Ook de onzekerheid op de kapitaalmarkt en de toenemende renterisico's is een aandachtspunt. Een hoge schuldpositie maakt de gemeente op langere termijn extra gevoelig is voor rentestijgingen. Dit risico wordt bij de gemeente Heemstede ook goed onderkend. Op dit moment inventariseert uw gemeente of de kapitaallasten niet omlaag kunnen.
I
Ml ERNST &YOUNG
Om de bezuinigingen het hoofd te bieden heeft het College reeds begin 2010 de notitie inventarisatie heroverwegingsmogelijkheden vastgesteld. Deze notitie is een samenvatting van de bezuinigingsmogeiijkheden, zoals door de ambtelijke organisatie zijn voorgesteld. In het Collegeakkoord Heemstede VVD, D66 en CDA 2010-2014 zijn de keuzes ten aanzien van de overwegingmogelijkheden uitgewerkt en opgenomen. Verder onderzoekt u gemeente of er niet meer schaalvoordelen te behalen zijn door nadere samenwerking met de buurgemeenten te intensiveren. In hoofdstuk 4 gaan wij nader op onze specifieke bevindingen en aanbevelingen ten aanzien van de significante processen. De beoordeling van de significante processen heeft geresulteerd in de volgende tabel:
Totaaloverzicht significante processen Processen
Onvoldoende
Voldoende
Administratie en verslaglegging Begrotingswijzigingen Personeel en salarissen Inkoop en aanbesteding Belastingen Bouwvergunningen Burgerzaken Parkeeropbrengsten Begraafrechten Verstrekken sociale uitkeringen WMO Subsidieverstrekkingen
9
Goed
II
2
Inrichting van de organisatie van de gemeente Heemstede
2.1
Kaders en richtlijnen
Een heldere formulering van kaders en richtlijnen moet waarborgen dat voor de accountantscontrole een duidelijk afgebakend geheel aanwezig is. Naast de interne kaders en richtlijnen van de gemeente Heemstede zijn er ook wettelijke kaders, die in het kader van de accountantscontrole van belang zijn, hiertoe noemen wij (niet limitatief): Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); Kadernota Platform Rechtmatigheid; Nota verwachting accountantscontrole SISA. Bij onze balanscontrole 2011, welke in het voorjaar van 2012 zal plaatsvinden, zullen wij nader aandacht schenken aan de genoemde regels. De interne kaders en de richtlijnen voor de accountantscontrole zijn voor de gemeente Heemstede ondermeer vastgelegd in: Verordening financieel beheer en beleid 2011 gemeente Heemstede (30 juni 2011); Controleprotocol accountantscontrole gemeente Heemstede 2011 en 2012 ( nog vast te stellen in december 2011); Normenkader 2011 (nog vast te stellen in december 2011); Toetsingskader 2011 (nog vast te stellen in december 2011); Treasurystatuut (30 juni 2011) Nota Reserves en voorzieningen-Weerstandsvermogen 2010 (21 oktober 2010 vastgesteld). De verordening financieel beheer en het treasurystatuut zijn in 2011 geactualiseerd. Wij hebben geconstateerd dat in het treasurystatuut in paragraaf 4.4, art. 6 lid la waarschijnlijk een tikfout is ingeslopen. Hier staat onder andere vermeld dat de uitzettingen van leningen alleen mogen plaatsvinden bij Nederlandse overheden en publiek rechtelijke lichamen met een solvabiliteitspositie van 0%. Wij adviseren u daarom de passages in paragraaf 4.4, art. 6 inzake " de uitzettingen" ten aanzien van de solvabiliteitspositie aan te passen. Uit onze interim-controle is gebleken dat het controleprotocol en normenkader 2011 nog niet zijn vastgesteld. Verder hebben wij vernomen dat de raad deze in december 2011 zal vaststellen. Ten tijde van onze interim-controle was het concept controleprotocol en het normenkader aan ons ter beoordeling voorgelegd. Uit deze beoordeling komt naar voren dat de gemeente de geldende externe wet- en regelgeving niet expliciet opneemt in het normenkader. Het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten stelt in zijn kadernota 2010 dat gemeenten de van toepassing zijnde wet- en regelgeving in het normenkader dient op te nemen ter waarborging van de volledigheid van het normenkader.
Ill'
Het risico van het niet expliciet opnemen van de geldende (externe) wet- en regelgeving in het normenkader is dat de rechtmatigheid van de financiële beheersingshandelingen mogelijk niet gewaarborgd is in de uitvoering van de processen. Dit, omdat het niet duidelijk of bekend is voor de uitvoerende organisatie welke wetten en regelgeving zij moeten naleven. Wij geven u in overweging u de van toepassing zijnde wet- en regelgeving expliciet op te nemen in het normenkader en deze in het toetsingskader operationeel te maken.
2.2
Control-organistatie
De interne beheersingsmaatregelen zijn binnen de gemeente Heemstede belegt in de lijnafdelingen. De verbijzonderde interne controle zou moeten plaatsvinden door de financiële consulenten. Met de verbijzonderde interne controle wordt vastgesteld dat de interne beheersingsmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd en adequaat van opzet zijn. Dit is primair van belang voor de organisatie, maar ondersteunt ook de efficiency van de accountantscontrole. Door andere prioriteiten is gebleken dat de verbijzonderde interne controle de afgelopen jaren maar deels door de financiële consulenten kon worden uitgevoerd. De overige verbijzonderde controlewerkzaamheden zijn door een externe medewerker uitgevoerd. Wij adviseren u om de verbijzonderde control-functie binnen de gemeente Heemstede structureel intern in te vullen . Hiertoe zou bijvoorbeeld een medewerker interne controle kunnen worden aangesteld. De interne controlemedewerker voert periodiek (bij voorkeur eens per kwartaal) de interne controlewerkzaamheden. Eventuele omissies gedurende het jaar kunnen dan nog hersteld worden. Wij hebben vernomen dat de gemeente deze functie inmiddels heeft ingevuld. 2.3 Instrumenten planning en c o n t r o l cyclus De bestuurlijke informatievoorziening binnen de jaarlijkse planning en control-cyclus van de gemeente Heemstede bestaat uit de volgende documenten: begroting, kadernota, en de jaarrekening. De bestuurlijke informatievoorziening is op orde en biedt een goede basis voor verdere ontwikkeling. In onze voorgaande rapportage zijn wij ingegaan op de wijze waarop de bestuurlijke informatievoorziening zou kunnen worden verbeterd. De ontwikkeling zou zich voornamelijk moeten richten op het meer opnemen van meetbare doelstellingen en prestatie-indicatoren in de verschillende planning en control documenten. Ten aanzien van de formulering (met name de aantallen en de diepgang) van de prestatie-indicatoren is de ingezette beleidslijn uit 2006 voortgezet. Er zijn geen signalen van de Raad ontvangen dat de huidige structuur qua aantallen en diepgang aangepast dient te worden. 2.4
AO/IB
2.4.1 Beschrijving AO/IB Bij onze controle van de jaarrekening maken wij gebruik van de interne beheersingsmaatregelen ter beheersing en sturing van uw organisatie, waaronder de administratieve organisatie en daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Naar onze mening is het beschrijven van processen een waarborg voor een effectieve en correcte uitvoering van de bedrijfsprocessen en vereenvoudigt het de overdracht van taken in het geval dat medewerkers de organisatie verlaten. Daarnaast zijn procesbeschrijvingen de basis voor een goede interne beheersing.
Mil
Op basis van de analyse van de administratieve organisatie kunnen de aanwezige beheersingsmaatregelen in de processen worden onderkend en kan op basis van risicoanalyse een uitgebalanceerd intern controleplan worden opgesteld voor de jaarlijkse toetsing van de werking van de beheersmaatregelen in de processen. In navolging van onze aanbeveling van vorig jaar is van een aantal processen de beschrijvingen geactualiseerd. De organisatie is er nog niet aan toegekomen om alle procesbeschrijvingen te actualiseren. Het gaat hier bijvoorbeeld om de processen rondom parkeerleges en BTW declaraties. Het risico is dat de uitvoering van deze processen niet verloopt zoals u dat wenst en er fouten worden gemaakt in het proces die zijn uitwerking krijgt in de financiële administratie. Wij raden u derhalve aan voor deze processen ook de beschrijvingen te actualiseren en van de overige belangrijke processen . Verder zou u hierbij in overweging kunnen nemen om een plan van aanpak "beschrijving AO/IB" te maken, waarin onder andere rekening wordt gehouden met welke processen beschreven dienen te worden (meest significante processen), wanneer (rekening houdend met andere prioriteiten) de processen beschreven dienen te zijn, hoe worden de beschrijvingen vastgelegd (geautomatiseerd systeem) en wie verantwoordelijk is voor het updaten van de procesbeschrijvingen. 2.4.2 Verbijzonderde interne controleplan In 2011 heeft uw gemeente het (verbijzonderde) interne controleplan geactualiseerd. Dit plan geeft onder andere aan welke bedrijfsprocessen uw gemeente als significant aanmerkt en hoe de aanpak van de interne controle eruit ziet. Ook doet uw gemeente sinds 2010 mee aan een pilot voor de vastleggingen van de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle en de rapportage over die uitkomsten. Hiervoor wordt een webbased applicatie gebruikt, te weten: Key Control Dashboard. Wij vinden het gebruik van een geactualiseerde IC-plan en de KeyControl Dashboard een goede stap voor de verbetering van de kwaliteit van de interne beheersing van de bedrijfsvoering. Desondanks constateren wij dat er nog verbeteringen gemaakt kunnen worden in het IC-plan. De risico's en de interne beheersingsmaatregelen in de significante bedrijfsprocessen, alsmede de verbijzonderde interne controle daarop kunnen in dit plan specifieker worden vastgelegd. Deze kunnen afhankelijk van de bedrijfsomgeving van tijd tot tijd verschillen als gevolg van gewijzigde omstandigheden. Wij adviseren u om in het verbijzonderde interne controleplan de risico's en interne beheersingsmaatregelen en daarop uit te voeren interne controle specifieker vast te leggen. 2.4.3 Uitvoering van de verbijzonderde interne controle Tot op heden zijn de verbijzonderde interne controle werkzaamheden met medewerking van externe ondersteuning uitgevoerd. Om de verbijzonderde interne controle te kunnen inzetten als instrument van permanente kwaliteitsverbetering van de processen adviseren wij u deze interne toetsing gespreid over het jaar uit te voeren, bij voorkeur door medewerkers van de gemeente zelf. Met betrekking tot de interne controlewerkzaamheden ten aanzien van sociale zaken en de WMO hebben wij deels gesteund op de werkzaamheden, welke reeds door de gemeente zijn uitgevoerd. De werkzaamheden zijn vastgelegd met de daarvoor beschikbare checklisten. In hoofdlijnen komt het erop neer dat de medewerkster interne controle van de gemeente Heemstede de controlewerkzaamheden uitvoert en vastlegt.
Wij reviewen deze werkzaamheden en beoordelen of deze werkzaamheden gebruikt kunnen worden voor onze oordeelsvorming. Voor de resterende interne controle van het 4e kwartaal hebben wij in onderling overleg nadere afspraken gemaakt om de controle zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. De werkzaamheden zullen na interne afstemming medio december 2011 uitgevoerd worden. Voor de detailbevindingen per proces verwijzen wij naar de proces-templates die zijn opgenomen in dit rapport.
I
3
Overige onderwerpen
3.1
Inleiding
In dit hoofdstuk geven wij een kort overzicht van een aantal belangrijke externe ontwikkelingen en uitdagingen waarvoor de gemeente Heemstede staat. Het doel hiervan is om vanuit onze natuurlijke adviesrol mee te denken over de mogelijke gevolgen en risico's van dergelijke ontwikkelingen voor de bedrijfsvoering van de gemeente Heemstede.
3.2
Invoering Wet werken naar vermogen
Het kabinet gaat, zoals in het reageerakkoord en bestuursakkoord 2011-2015 Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Interprovinciaal Overleg, Unie van Waterschappen en Rijk vastgelegd taken decentraliseren naar de gemeenten. De belangrijkste gebieden waar deze decentralisatie plaats gaat vinden zijn: Wet werk naar vermogen, Overheveling van de begeleiding uit AWBZ naar de WMO en Jeugdzorg. Aangezien de eerste contouren ten aanzien van de nog in te voeren Wet werk naar vermogen (WWNV) steeds duidelijker worden willen wij deze u onder de aandacht brengen. Op 1 januari 2013 gaat naar alle waarschijnlijkheid de Wet werken naar vermogen van kracht worden. Daarbij worden WWB/WIJ, WSW en (gedeeltelijk) de WAJONG gebundeld en komt er één budget. Tegelijkertijd wordt er fors bezuinigd op het re-integratiebudget (werkdeel vanaf 2012 ad € 400 miljoen) en op het WSW-budget (het subsidiebedrag per standaard eenheid wordt afgebouwd naar € 22.050). Ook voor de uitvoering betekent dit een grote verandering: uiteindelijk zal nog maar één derde van het huidige bestand in de SW werkzaam zijn. De rechten voor de huidige WSW-populatie blijven in stand, wat in verband met het verschil tussen subsidie en SW CAO-loon een extra tekort oplevert. Voor de herstructurering van de sw-sector is 400 miljoen beschikbaar in de periode 2012-2018, waarmee de gemeenten de transitieperiode kunnen overbruggen. Hiervoor dienen de gemeenten wel uiterlijk 1 juli 2012 een herstructureringsplan en aanvraag in te dienen. De middelen voor de herstructurering zijn per SW bedrijf gemaximeerd en alleen bedoeld voor de kosten inzake de transitie. De exploitatie tekorten van de SW bedrijven mogen hiermee niet gedekt worden. De invoering van WWNV kent vele consequenties waar de gemeente goed op moet voorbereid zijn. Zowel ten aanzien van de eigen organisatie als die van het SW-bedrijf (waarbij de WSW veelal in GR verband wordt uitgevoerd). De gemeente zal in beeld moeten brengen wat de organisatorische, financiële en uitvoeringstechnische consequenties zijn. Ook de overheveling van het onderdeel begeleiding uit de AWBZ naar de WMO zal hierbij in overweging genomen moeten worden. Verder zal ook nagedacht moeten worden aan de mogelijkheden van regionale samenwerking op het gebied van SW-bedrijven. Gezien de grote impact van de mogelijke gevolgen van de invoering van de WWNV op uw organisatie, adviseren wij u deze tijdig in kaart te brengen.
3.3
Realistisch begroten van bezuinigingen
De bezuinigingen en de realisatie daarvan vragen momenteel veel aandacht van raad, college en ambtelijk management in de gemeente Heemstede. U heeft in het afgelopen jaar belangrijke besluiten genomen over de terreinen waarop uw gemeente bezuinigingen wil realiseren. Hiervoor heeft u belangrijke keuzes gemaakt.
isagfl gr*
fl ƒ _
8
Deze keuzes zijn onder te verdelen in het beperken van de taken van uw gemeente (beleid en uitvoering) en het efficiënter uitvoeren van taken (bedrijfsvoering). De door u gemaakte keuzes zijn verwerkt in de begroting 2012. Ook in de begroting 2011 heeft u reeds belangrijke aanpassingen doorgevoerd. Het jaar 2011 is een spannend jaar voor wat betreft de begroting. In dit jaar is een belangrijke vraag voor u of de bezuinigingen die u heeft voorgenomen al of niet worden gerealiseerd. Immers de uitkomsten hiervan hebben tevens invloed op het realiseren van de besparingen in 2012 en verdere jaren. Het bewaken en beheersen van budgetten en kredieten is in tijden van crisis veel belangrijker dan voorheen. De toenemende druk op de financiële positie van gemeenten als gevolg van de rijksbezuinigingen, de decentralisatie van middelen en taken op het gebied van jeugdzorg, begeleiding en in het kader van de invoering van Wet werken naar vermogen, maar ook de huidige economische risico's en onzekerheden in de kapitaalmarkt vraagt om een financieel beleid met extra dijkbewaking. In deze tijd van onzekerheid en omvangrijke bezuinigingen is extra van belang dat de realisatie van bezuinigingen stringent wordt bewaakt. Een bezuinigingsmonitor als onderdeel van het planning & control instrumentarium kan daarbij ondersteunend zijn,
3.4
Samenwerken goed georganiseerd?
Uw gemeente werkt momenteel op tal van gebieden samen met andere buurtgemeenten en organisaties. U voert samen verschillende taken uit, zoals belastingen en Sociale zaken en u heeft taken waarvoor u als gemeente verantwoordelijk bent uitbesteed aan andere organisaties. Samenwerken brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico's. Kansen op het gebied van kwaliteitsverbetering, een betere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering. De risico's die zich kunnen voordoen zijn van organisatorische, financiële, fiscale, informatietechnische en juridische aard. Enkele belangrijke vragen op het gebied van risico's en kansen zijn: Hoe zorgt u ervoor dat de 'nieuwe' organisatie daadwerkelijk meer kwaliteit biedt en/of efficiënter werkt? Is de voor de samenwerking opgestelde begroting realistisch? Zijn de frictiekosten daarin op een juiste wijze meegenomen? Hoe houdt u voldoende grip op de risico's in het nieuwe samenwerkingsverband en heeft u hiervoor goede afspraken gemaakt? Zijn de fiscale consequenties vooraf goed in beeld? Zijn de contracten inzake de samenwerking juist en volledig opgesteld om juridische knelpunten in de toekomst te voorkomen? Hoe bewaakt u de financiële risico's in de komende jaren? Bij samenwerken geldt dat uw gemeente bijna altijd de financiële risico's blijft lopen. Het tijdig en goed voorlichten van de Raad over risico's vanuit samenwerkingsverbanden is een belangrijke taak. Daarom adviseren wij u een goed bewakingsinstrumentarium in te richten en uit te voeren. Dit om de Raad altijd adequaat te kunnen voorzien van tijdige informatie omtrent de ontwikkelingen in de risico's bij samenwerking.
NU
3.5
Risicomanagement in de genen
Risicomanagement is van essentieel belang voor de sturing van uw organisatie maar ook vooral voor de beheersing van uw organisatie. Heeft u uw risico's (althans de belangrijkste) altijd tijdig en volledig in beeld ? Zijn er verrassingen en hoe gaat u daarmee om? Wij hebben geconstateerd dat u voor de inschatting van risico's een deugdelijke systematiek hanteert, waarbij rekening wordt gehouden met de waarschijnlijkheid dat een risico zich gaat voordoen en de omvang daarvan. Risico's zijn gebeurtenissen die zich kunnen voordoen in de komende jaren en die (financiële) consequenties kunnen hebben. Het onderkennen van risico's is belangrijk voor het formuleren en goed uitvoeren van het door u geformuleerde strategische beleid. Bij het nadenken over de risico's zijn de strategische doelstellingen dus een uitgangspunt. De belangrijke vraag is of de mensen in uw organisatie voldoende geëquipeerd zijn om risico's te onderkennen en samen met het instrumentarium de risico's transparant te maken en waar nodig te beheersen. Houding en gedrag zijn daarbij belangrijke elementen. 3.6 Garantiestellingen Gemeenten hebben zich garant gesteld voor leningen van diverse organisatie. De garantstelling maakt het voor de leningnemer mogelijk om of tegen aantrekkelijke voorwaarden financiering te krijgen. Op grond van de wet Fido (Financiering decentrale overheden) mogen gemeenten zich alleen garant stellen voor leningen die passen binnen de uitoefening van de publieke taak. De garantstellingen door gemeenten vinden met name plaats op het gebied van de volkshuisvesting en de maatschappelijke ontwikkeling. Garantstellingen in het kader van de maatschappelijke ontwikkeling vinden veelal direct aan gemeentelijke ontwikkelingsmaatschappijen, stichtingen en verenigingen plaats. De garantstelling in het kader van de volkshuisvesting vindt met name plaats aan de waarborgfondsen (waaronder het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en Stimuleringsfonds Volkshuisvesting Nederlandse Gemeenten). Bij deze garantstellingen is veelal sprake van een garantie via een 'achtervang' constructie waarbij het waarborgfonds garantstaat voor de leningnemer en de gemeente garant staat voor de lening indien en voor zover het waarborgfonds haar verplichtingen niet kan nakomen. Wij signaleren een economische situatie waarbij het inroepen van garantstellingen afgegeven door gemeenten meer plaatsvindt, met name bij garanties die niet als achtervang worden afgegeven kan de impact hiervan groot zijn. De door uw gemeente afgegeven garanties en borgstelling bedroegen ultimo 2010 € 13.581.222 en is ongeveer 18,3% van het balanstotaal. Voor de grootste organisaties waarvoor de gemeente Heemstede garanties heeft afgegeven wordt er jaarlijks op basis van de ingediende begroting en jaarrekening beoordeeld of er potentiële risico's aanwezig zijn. Wij hebben geconstateerd dat dit niet geldt voor alle partijen waarvoor garanties zijn afgegeven (met name de kleinere garantstellingen). Wij raden u aan de financiële positie van alle partijen aan wie u garanties heeft gegeven te monitoren en na te gaan of de condities waaronder de garantie zijn afgegeven nog van toepassing zijn, en de garantie hier eventueel op aan te passen zodat u minder risico loopt/het risico beter beheersbaar heeft gekregen.
1111111"'
_ 10
3.7
Bezuinigingen
Het rijk gaat, zoals hiervoor is aangegeven op een aantal gebieden taken decentraliseren naar de gemeenten. Met deze decentralisatie gaan flinke bezuinigingen gepaard, die boven op de bezuinigingen van het vorige kabinet Balkenende IV komen. Daarnaast lijkt de economie zich te ontwikkelen richting een tweede dip, nemen bijstandbestanden toe en blijft de vastgoedmarkt vastzitten, waardoor andere inkomsten voor de gemeente ook tegenvallen. Het zal voor uw gemeente een uitdaging zijn met de hiervoor genoemde ontwikkelingen de begroting in de komende jaren sluitend te maken zonder hierbij scherpe keuzes te maken. Het is daarom voor de gemeente Heemstede aan te raden om tussentijds 'vinger aan de pols' te houden. Diverse ratio's zoals de netto-schuldpositie, liquiditeitsratio's en solvabilteitsratio's kunnen hierbij behulpzaam zijn. Wij adviseren u om de financieringspositie van de gemeente Heemstede in de komende jaren aan te passen om de schuldpositie terug te brengen. Het risico van een hoge schuldpositie is door de gemeente Heemstede goed onderkend. In de begroting 2012 zijn een aantal voorstellen opgenomen die in de toekomst de solvabiliteitspositie van de gemeente Heemstede moeten gaan verbeteren. In de aankomende kadernota zullen de financiële effecten hiervan zichtbaar gemaakt worden.
IIII1"""
=!1 ERNST &YOUNG
4
11
Bevindingen en adviezen Inzake de beoordeling van de processen
Zoals reeds eerder aangegeven richten wij ons bij de interim-controle met name op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom significante processen. In de bijlage bij deze rapportage hebben wij de belangrijkste bevindingen weergegeven. Wij hebben aan onze bevindingen een weging meegegeven. Per bevinding/aanbeveling is concreet het volgende weergegeven: De omschrijving van de bevinding. Welke afdeling het betreft. Een uitgebreidere beschrijving van de bevinding en de aanbeveling. Waarbij eveneens wordt aangegeven welke aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn in voorbereiding op het opstellen van de jaarrekening. De impact van het risico of het mogelijke gevolg van de bevinding wordt gekwalificeerd volgens onderstaande indeling:
n^r
r De bevinding c.q. het onderkende risico heeft grote invloed op betreffende
proces of gerelateerde post(en) in de jaarrekening. Gemiddeld De bevinding c.q. het onderkende risico heeft middelmatige invloed op betreffende proces of gerelateerde post(en) in de jaarrekening. De bevinding c.q. het onderkende risico heeft beperkte invloed op betreffend Lager proces of gerelateerde post(en) in de jaarrekening, Geen Er is gevolg gegeven aan het advies en de bevinding is opgelost in boekjaar. Bevinding is niet langer van toepassing. De kans dat de mogelijke gevolgen van de bevinding of het onderkende risico zich voordoet wordt gekwalificeerd volgens onderstaande indeling: Groter Gemiddeld
Kleiner
Gee
De kans dat de bevinding c.q. het onderkende risico groter geacht. De kans dat de bevinding c.q. het onderkende risico gemiddeld geacht. De kans dat de bevinding c.q. het onderkende risico kleiner geacht. Er is gevolg gegeven aan het advies en de bevinding is Bevinding is niet langer van toepassing.
zich voordoet wordt zich voordoet wordt zich voordoet wordt opgelost in boekjaar.
Wij hebben voor deze format gekozen zodat uit onze rapportage op gestructureerde en uniforme wijze blijkt wat voor soort bevinding het betreft, wat het belang is en welke consequenties deze bevinding heeft. Dit heeft tot doel de communicatie en follow-up van onze bevindingen en aanbevelingen verder te verbeteren en de gemeente op deze wijze hierbij te faciliteren.
1111""
Êl ERNST &YOUNG
12
Schema kans/impact bevindingen Omvang van het risico
O 4.1
o 4.2
BMÉi Md
\m
0 4.4
Wmi
Klelmr
BemkWeld
Q
Kans op voordoen van het risico O Nu
r bevinding canform b|lage
Onze belangrijkste bevindingen zijn onderstaand weergegeven. Administratie (4.1) Tussentijds aansluitingen met subadministraties van de GBKZ zijn gedurende het jaar nog niet gemaakt. Inkoop- en aanbestedingbeleid(4.2) In opzet zijn er voldoende waarborgen aanwezig dat alle inkopen van de gemeenten Heemstede voldoen aan het geldende inkoop- en aanbestedingsregels. Er heeft echter geen zichtbare vastlegging van de toetsing op de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid plaatsgevonden. Hierdoor bestaat risico dat inkopen niet conform het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn aanbesteed. Er zal bij de interne controlewerkzaamheden in december nog een toets moeten plaatsvinden, waarin zichtbaar wordt vastgelegd dat er aan de inkoop- en aanbestedingsregels is voldaan. Deze werkzaamheden dienen te worden vastgelegd in checklisten.
Ill
OTMfl_
Bouwvergunningen (4.3) Ten tijde van onze interim-controle hebben we bij het proces rondom bouwleges geconstateerd dat de medewerker bouwleges de mogelijkheid heeft een bouwbesluittoets af te geven zonder dat dit gecontroleerd wordt door het hoofd van de afdeling. Dit komt, omdat de blokstempel met paraaf van het hoofd van de afdeling in de kast op de afdeling ligt, die voor iedereen toegankelijk is. Het risico is dat (on-) opzettelijke fouten worden gemaakt in de bouwbesluittoets met als gevolg dat te lage leges in rekening worden gebracht. Wij adviseren u om het hoofd van de afdeling bouwleges de paraaf handmatig op het formulier bouwbesluittoets te laten zetten. Verstrekken WMO voorzieningen (4.4) De verwerking van de betalingen aan de zorgverleners van de huishoudelijke hulp geschiedt met ingang van 2010 met een automatische aansluiting op persoonniveau door de uitkeringenadministratie met de digitale facturen van de zorgverleners. De risico-inschatting is daarom inmiddels klein en met een lage kans van voordoen Declaraties personeel (4.5) In het proces rondom het verwerken van declaraties ontbreekt een collegiale toetsing op de berekening van bijv. km vergoedingen, onregelmatigheidstoeslagen, hierdoor bestaat de mogelijkheid dat een declaratie onjuist wordt berekend en uitbetaald. Uit de controlewerkzaamheden van de (externe) IC- medewerker is dit ook gebleken dat bij een declaratie de berekening niet correct heeft plaatsgevonden.
IIII 14
5
Bijlagen: Uitwerking specifieke bevindingen
Mil1"
=!! ERNST &YOUNG
5.1
15
Aansluiting administratie
Proces Jaar van constatering: Categorie
Administratie 2011 Getrouwheid/ rechtmatigheid
Afdeling
Financiën, bouwkunde en facilitair
Kans op voordoen risico: Gemiddeld Omvang risico: Gemiddeld Advies/Aanvullende werkzaamheden: Bevinding of constatering Bevinding en of constatering Advies Tot op heden heeft er geen tussentijdse aansluiting met de admini- Wij adviseren u om per kwartaal de aansluiting van de belastingstraties (GOUW IT) van de GBKZ plaatsgevonden. opbrengsten in de financiële administratie te maken met de belastingopbrengsten in de administratie van GBKZ. Hierdoor komen (eventuele verschillen) eerder aan het licht en kan hierop Risico eerder actie worden ondernomen. Het risico bestaat dat de belastingopbrengsten in de administratie van GBKZ niet aansluiten op de opbrengsten in de financiële administratie met als gevolg dat de betrouwbaarheid van de belasting- Aanvullende werkzaamheden opbrengsten niet gewaarborgd is. Voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole 2010 dienen de aansluitingen van de belastingopbrengsten in de financiële administratie met de administraties GBKZ aanwezig te zijn.
n1"
HI ERNST &YOUNG
5.2
16
Inkopen en aanbesteding
Proces
Inkopen
Jaar van constatering:
2011
Categorie
Getrouwheid/ rechtmatigheid
Bevinding of constatering Bevinding en of c o n s t a t e r i n g
De werkzaamheden van de toetsing van de naleving van het inkoopbeleid worden niet zichtbaar vastgelegd of zijn nog niet uitgevoerd. Risico Het risico bestaat dat er niet wordt voldaan aan het interne en/of Europese aanbestedingsbeleid.
Afdeling
alle
Kans op voordoen risico:
Gemiddeld
Omvang risico:
Gemiddeld
Advies/Aanvullende werkzaamheden:
Advies Wij adviseren u de werkzaamheden ten aanzien van de toetsing van de naleving van de aanbestedingen zichtbaar vast te leggen en deze per halfjaar uit te voeren. Aanvullende werkzaamheden Voor aanvang eindejaarscontrole dient er een beoordeling op het crediteurenbestand en verplichtingenadministratie uitgevoerd te worden. Grote saldi per crediteur of verplichtingen dienen nader onderzocht te worden of het geldende aanbestedingsbeleid (zowel interne als extern) is gevolgd.
Status bevindingen voorgaande jaren
De werkzaamheden ten aanzien van de toetsing van de naleving van de aanbestedingen worden niet zichtbaar vastgelegd of zijn nog niet uitgevoerd.
Niet alle werkzaamheden ten aanzien van de interne en/of Europese aanbestedingsbeleid worden zichtbaar vastgelegd.
IIII
HI ERNST &YOUNG
5.3
17
Bouwvergunningen
Proces Jaar van constatering: Categorie
Bouwvergunningen 2011 Getrouwheid/ rechtmatigheid
Afdeling
Bouwen Woningtoezicht
Kans op voordoen risico: Gemiddeld Omvang risico: Gemiddeld Bevinding of constatering Advies/Aanvullende werkzaamheden: Bevinding Advies De medewerker van afdeling bouwleges heeft de mogelijkheid om Wij adviseren u om het hoofd van de afdeling bouwleges de paraaf een bouwbesluittoets af te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd handmatig op het bouwbesluittoets te laten zetten. door een andere functionaris. Dit komt, omdat de blokstempel met paraaf van het hoofd van de afdeling, ter autorisatie van het bouw- Aanvullende werkzaamheden besluittoets, in de kast op de afdeling ligt, die voor iedereen toegan- Een aanvullende deelwaarneming op de bouwleges en daarbij kelijk is. behorende bouwbesluittoets en vergunning voor aanvang van de balanscontrole. Risico Het risico is dat (on-) opzettelijke fouten worden gemaakt in de bouwbesluittoets met als gevolg dat te lage leges in rekening worden gebracht.
lil
Ml ERNST &YOUNG
5.4
18
Verstrekken WMO voorzieningen
Proces
Verstrekken WMO uitkeringen 2011
Afdeling
Jaar van constatering: Categorie
Getrouwheid/ rechtmatigheid
Bevinding of constatering
Kans op voordoen risico: Klein Omvang risico: Klein Advies/Aanvullende werkzaamheden:
Bevinding en/of constatering
Advies
IASZ
De verwerking van de betalingen aan de zorgverleners van de huis- Wij achten het van belang dat de inrichting een dergelijke geautohoudelijke hulp geschied met ingang van 2010 middels een automa- matiseerde controle door een IT-auditor wordt beoordeeld. tische match op persoonniveau door de uitkeringenadministratie met de digitale facturen van de zorgverleners. Hierdoor is ten Aanvullende werkzaamheden opzichte van 2009 een verdere verbeterslag gemaakt ten aanzien Voor aanvang eindejaarscontrole zal voor deze controle een ITvan de controle van de rechtmatigheid van de in rekening gebrachte auditor worden ingeschakeld om de inrichting van de geautomakosten van de zorgverleners. Voorheen werden de facturen van tiseerde controle te controleren. zorgleveranciers nog handmatig regel voor regel door een medewerker van de iASZ gecontroleerd. De zichtbare vastlegging van deze controlemaatregel ontbreekt doordat dit in de uitkeringenadministratie geschied. De uitkeringenadministratie genereert uitvallijsten waarin factuurregels die niet corresponderen met de uitkeringenadministratie worden geregistreerd. Deze lijstwerken worden met de zorgleverancier gecommuniceerd welke tot correcties leidt.
=!l ERNST &YOUNG
5.5
19
Declaraties personeel
Proces Jaar van constatering: Categorie
Personeel
afdeling
P/O
2011
Kans op voordoen risico: Gemiddeld Omvang risico: Gemiddeld Advies/Aanvullende werkzaamheden: Bevinding of constatering Bevinding en of c o n s t a t e r i n g Advies In het proces rondom het verwerken van declaraties ontbreekt een Wij adviseren u o m de berekening van een declaratie door een collegiale toetsing op de berekening van bijv. de km vergoedingen en tweede medewerker te laten controleren of deze berekening correct heeft plaatsgevonden. Dit zou middels secundaire de onregelmatigheidstoeslagen. functiescheiding gedaan kunnen w o r d e n . Risico Het risico is dat een declaratie onjuist wordt berekend, waardoor Aanvullende w e r k z a a m h e d e n onterecht een te hoge vergoeding wordt gegeven. Uit de controle- Voor de aanvang van de eindejaarscontrole dient er een aanvulwerkzaamheden van de IC- medewerker (externe) is dit ook gebleken lende deelwaarneming plaats te vinden of de overige declaraties, dat bij een declaratie de berekening niet correct heeft plaats- waarbij een berekening t e n grondslag correct is uitgevoerd. gevonden, waardoor een te hoge bedrag aan declaratie is uitbetaald. Juistheid/Rechtmatigheid
