FMVG Nieuws & informatie Februari 2010
‘Twee vliegen in één klap’
FM verandert met de tijd mee • ‘Een stuk fraaier en eenduidiger’ • TBM zit te krap • ‘Twee vliegen in één klap’
Inhoud FM verandert met de tijd mee
De rol en organisatie van facilitair management binnen de TU Delft is sinds de jaren ‘90 sterk veranderd. Facilitair managers René Dijkhoff en Dennis Cruyen vertellen over hun toegevoegde waarde.
Een stuk fraaier en eenduidiger
Sinds kort kunnen studenten van de faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG) terecht in vernieuwde en piekfijn ingerichte loggia’s in het gebouw. Yvonne Ensink en Marieke Saris spreken enthousiast over dit project.
TBM zit te krap
De explosieve groei van de laatste jaren had voor de faculteit Techniek, Bestuur en Management (TBM) een keerzijde: de toename aan studenten en medewerkers bracht een huisvestingsprobleem voort. Dat gaat meer over kwantiteit dan kwaliteit, maar het probleem moet wel worden opgelost. Erik de Vos, facilitair manager TBM, aan het woord over de mooie oplossing die daarvoor is gevonden.
Twee vliegen in één klap De plannen voor uitbreiding van de huisvesting van de faculteit Techniek Bestuur Management (TBM) hebben een verrassende wending genomen. Waar eerst interne oplossingen werden gezocht, bleek de oplossing ergens anders op de campus te liggen. Erik de Vos verteld over de nieuw ingerichte onderwijsruimtes bij InHolland.
4. 6. 8. 10.
De directie Facilitair Management & Vastgoed (FMVG) maakt zich dagelijks sterk voor het leveren van hoogwaardige producten en diensten die aansluiten op de vraag vanuit de universitaire gemeenschap. Hierbij kan gedacht worden aan het ontwikkelen en realiseren van nieuwbouwprojecten, renovaties, beheer en onderhoud van gebouwen en terreinen, het leveren van energie en facilitaire producten en diensten.
Bikers dragen zorg voor veiligheid op de campus
2|
F M VG Spe ci a l - F e bru a ri 2 0 1 0
3|
FM V G Spe cial - Fe br uar i 2010
Nu dat is uitbesteed aan een bedrijf daarvoor de ruimte bij ons huurt, beschikken we over de nieuwste apparatuur die door goed opgeleide mensen wordt bediend. Dat is niet duurder, zoals wel eens wordt gedacht, maar levert wel betere service op.”
FM verandert met de tijd mee Dennis Cruyen, facilitair manager faculteit Bouwkunde.
De rol en organisatie van facilitair management binnen de TU Delft is sinds de jaren ’90 sterk veranderd. Vroeger kende de facilitaire dienst een hiërarchische structuur en werkten er veel operationele mensen. Tegenwoordig is de organisatie platter en vervult zij vooral de rol van beheerder. “We pikken signalen op en vertalen die naar de praktijk. Dat is onze toegevoegde waarde”, zeggen facilitair managers René Dijkhoff (faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek) en Dennis Cruyen (faculteit Bouwkunde).
Professionaliteit op facilitair gebied betekent volgens hen niet dat je alles zelf moet doen. ”Ik zou bijna het tegendeel durven beweren”, stelt Dennis. “Zaken als schoonmaak of catering besteed je uit. Wij blijven natuurlijk wel het aanspreekpunt en het is onze taak om ervoor te zorgen dat de uitvoering aansluit bij de wensen en behoeften van de organisatie.”
4|
Betere service
“Vroeger had de facilitaire dienst eigen mensen die bijvoorbeeld voor de repro en plot zorgden. Aangenomen werd dat je op die manier financieel break even draaide. Maar ze telden allerlei kosten niet mee. Eigenlijk werd dat soort dienstverlening toen dus zwaar gesubsidieerd. >>>
F M VG Spe ci a l - F e bru a ri 2 0 1 0
René vult aan dat er wel eigen mensen op sleutelposities zitten. “Dat is nodig om signalen te kunnen oppikken”, meent hij. “Behoeften veranderen soms heel snel, evenals de cultuur. Wil je flexibel genoeg zijn om daar adequaat op in te spelen, dan moet je er dicht op zitten. Zo zijn we in toenemende mate een regisseursrol gaan vervullen. Die trend is ergens in de jaren ’90 ingezet en wordt nog versterkt door de samenvoeging van de verantwoordelijkheden voor facilitaire zaken en vastgoed. Als FMVG hebben we gezamenlijk een bredere focus en zien en horen we meer.”
Vroeg stadium “We worden dan ook al in een vroeg stadium in processen gevraagd om mee te denken over mogelijke oplossingen”, vervolgt hij. “Als een faculteit bijvoorbeeld een flinke aanwas van nieuwe studenten kent, zitten wij al heel snel aan tafel om de consequenties te bespreken en te bekijken hoe we daar het beste mee om kunnen gaan. Zodra we de behoeften die daaruit voortvloeien in kaart hebben gebracht geven we dat door aan onze collega’s van vastgoed, die dan hun kant van de zaak kunnen uitwerken.” Een goed voorbeeld was de grote betrokkenheid van Facilitair Management & Vastgoed bij de nieuwe huisvesting van de faculteit Bouwkunde aan de Julianalaan, na de brand in mei 2008 aan de Berlageweg. Het oude gebouw voldeed in een aantal opzichten niet meer aan de veranderde cultuur. De inrichting van BK City bood kansen om cultuur en onderwijsconcept weer volledig op elkaar te laten aansluiten. Die opzet is geslaagd.
profiteer je van de schaalgrootte. Dat maakt het financieel voordeliger. Daar komt onze regierol om de hoek kijken, want het is een facilitaire taak om te onderhandelen over scherpe contracten. Niet dat we onze leveranciers uitmelken, maar je wilt vanzelfsprekend wel de beste prijs/kwaliteitverhouding. Daarvoor zorgen is onze toegevoegde waarde voor de organisatie.” René: “En onze expertise. Er is binnen Facilitair Management een knip gemaakt tussen de harde en de zachte kant, om het zo maar eens uit te drukken. De harde kant is de techniek, de zachte kant zijn de services zoals onder meer schoonmaak en catering. Het is juist onze kracht dat we die taken samen met Vastgoed uitvoeren vanuit één organisatie FMVG .”
Out-of-the-box Daarbij wordt voortdurend gestreefd naar de hoogste kwaliteit. “Want”, benadrukt Dennis, “het kan altijd nog beter en efficiënter. Als we een benchmark verrichten met facilitaire dienstverlening buiten onze eigen organisatie dan doen we het zeker niet slecht, maar bijvoorbeeld op het gebied van NEN-normering zijn nog wel slagen te maken.” “We kijken overigens niet alleen naar vergelijkbare organisaties, maar proberen juist out-of-the-box te denken. Hoe doen ze het in ziekenhuizen of in het grote commerciële ondernemingen? Dat is interessant, daar kun je wat van leren, dus gaan we daar kijken. Door ons breed te oriënteren en met de tijd mee te gaan kunnen we de meerwaarde van facilitair management nog verder verhogen.”
Campusbrede aanpak René en Dennis tekenen erbij aan dat voor hen als decentrale facilitaire managers de decaan hun opdrachtgever is, maar dat zij werken vanuit de directie FMVG, waar Etty van der Leij de manager is van Facilitaire eenheden. Sommige zaken, zoals beveiliging, kunnen ook niet vanuit de faculteit worden geregeld, maar vragen om een campusbrede aanpak. Dennis: “Elke faculteit zou zijn eigen beveiligingsbedrijf kunnen inschakelen, maar dat is niet zinnig. Door dat centraal te organiseren
5|
René Dijkhoff, facilitair manager faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek.
FM V G Spe cial - Fe br uar i 2010
Dit zegt Yvonne Ensink, coördinator Services bij de faculteit CiTG. In het verleden zijn de loggia’s op de vijfde en zesde verdieping aangepakt. In de tweede helft van 2009 waren de 14 loggia’s op de etages twee tot en met vier aan de beurt. “Het is allemaal een stuk fraaier en eenduidiger geworden”, zegt Yvonne.
Verschillende vormen De loggia’s zijn er in verschillende, ook gecombineerde overlegvormen. Zo is er een werk- of studeeropstelling aan een tafel met in het midden stopcontacten, waar studenten of medewerkers van de faculteit hun laptops op kunnen aansluiten. Voor overleg kunnen zij terecht in een loggia met een ruime vergadertafel. Om even uit te rusten of te loungen, is in een aantal loggia’s een grote bank geplaatst. Natuurlijk gaan studenten net zo makkelijk ook hier met hun laptop aan de slag; zo lang als hun accu het althans toelaat.
Marieke Saris, zij heeft de uitvoering van het project opgepakt en Yvonne Ensink, coördinator Services faculteit CiTG.
Nieuwe loggia’s CiTG zijn ook studentenproof
‘Een stuk fraaier en eenduidiger’ “De behoefte aan loggia’s om even te loungen is groot. Om rustig op je laptop te werken of met anderen te overleggen. Zulke faciliteiten hadden we vroeger ook wel, maar in die loggia’s stond een ratjetoe aan meubilair en ze waren heel verschillend ingericht. Sinds kort kunnen studenten van de faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG) overal terecht in vernieuwde en piekfijn ingerichte loggia’s in het gebouw. Die worden nu een stuk intensiever gebruikt.” 6|
F M VG Spe ci a l - F e bru a ri 2 0 1 0
Twee jaar geleden waren er al plannen voor de herinrichting van alle loggia’s. Yvonne: “De behoefte aan leuke plekken om even te werken of te loungen bleef bestaan. Dat bleek ook uit de gesprekken die wij met de secretariaten van de verschillende afdelingen hielden. Aan de hand daarvan stelden we een programma van eisen op voor meubelleverancier Ahrend. Zij gingen daarmee aan de slag.”
Op één lijn Yvonne’s collega Marieke Saris heeft de uitvoering van het project opgepakt. “We vroegen natuurlijk ook aan de studenten waar zij het meest behoefte aan hadden. Dat bleken vooral werkplekken te zijn. Dus daar is rekening mee gehouden. Het was wel eens lastig om de studenten én secretariaten op één lijn te krijgen. Iedereen heeft natuurlijk een mening. Studenten zijn ook meegegaan naar de showroom van de leverancier om te kijken of alles – banken, stoelen, tafels, verlichting – naar hun zin was én of het wel studentenproof was.”
zien van een vergadertafel waarop de wereld is afgebeeld. De hoofdkleuren zijn blauw, geel en oranje; mede afhankelijk van de kleur van de bestaande vloerbedekkingen. Bij sommige loggia’s staat aangegeven dat het hier om fluisterzones gaat. Fluisterzones? Yvonne: “Die zijn vlak bij onderwijszalen en stilteplekken gesitueerd. We hopen dat de studenten in de loggia hun stemmen dempen om anderen niet uit hun concentratie te halen.” Opvallend zijn de originele, hergebruikte stoeltjes van Gispen. Ahrend heeft deze opnieuw bekleed. De houtwerkplaats van de TU heeft de stoelen van nieuwe armleggers voorzien. De stoeltjes stonden overal door het gebouw van CiTG verspreid en zijn door Marieke verzameld. En aan het bij elkaar halen van allerlei spullen voor de loggia’s komt voorlopig geen einde, weten beiden. “We moeten alles constant bijhouden”, zegt Marieke. “Er verhuist wel eens een kleine bank naar een collegezaal. Dan komt er een student enigszins verlaat bij die zaal aan en als hij toch gemakkelijk wil zitten, neemt hij even zo’n bankje mee. Of een plantenbak staat ineens waar die niet thuis hoort.”
Onder budget Beiden hebben het snelle en hectische proces van de totstandkoming van de vernieuwde loggia’s met plezier meegemaakt. “Het was heel leuk”, zegt Yvonne. “Belangrijker is dat de reacties van de studenten en de medewerkers van de secretariaten zo positief zijn. En niet onbelangrijk: we zijn onder het toegestane budget gebleven. In deze moeilijke tijden is dat wel zo prettig.”
“Daardoor is er ook wel wat veranderd. Zo dacht Ahrend aanvankelijk aan elektrazuilen in de leuningen van de banken. Die kun je eruit halen en dan heb je stopcontacten. Handig voor je laptop. Maar de studenten dachten dat die elektrazuilen het hooguit een week zouden volhouden, dus die hebben we geschrapt.”
Fluisterzones Elke etage kent een eigen kleur en thema. Zo is één loggia bij International Office voor-
7|
Studenten maken volop gebruik van de nieuwe loggia’s
FM V G Spe cial - Fe br uar i 2010
De Vos is als facilitair manager lid van het zogeheten driebollenoverleg. Daarin bespreekt hij met het hoofd Onderhoud & Projecten en een beleidsmedewerker van Vastgoedontwikkeling alle aspecten van huisvesting. “De facilitair managers zorgen met hun medewerkers voor het beheer en de service van alle TU-gebouwen. Voor de gebouwen van TBM moesten huisvestingsplannen voor de lange termijn worden gemaakt. Decaan Theo Toonen was daar enthousiast over. Daardoor konden we de ideeën verder uitwerken, informatie verzamelen en analyseren. Dat moet uiteindelijk leiden tot een plan met alle huisvestings-, onderhoudstechnische en beheertechnische aspecten.”
Ervaring
Veel tijd Beleidsmedewerker Saskia Rijkenberg van Vastgoedontwikkeling: “Het verzamelen van die informatie kost de eerste keer wel vrij veel tijd. Nadat zo’n huisvestingsplan eenmaal klaar is kun je het vervolgens elke twee jaar vrij eenvoudig actualiseren. De eerste stap is nu gemaakt. We hebben naar de knelpunten van de huisvesting gekeken, de groei van de afgelopen jaren en wat het gevolg daarvan is voor de toekomst. Zo kwamen we uit bij de vraag hoeveel ruimte TBM in feite nodig heeft.”
‘Naast nieuwbouw ook ruimte efficiënter gebruiken’
TBM zit te krap De explosieve groei van de laatste jaren had voor de faculteit Techniek, Bestuur en Management (TBM) een keerzijde: de toename aan studenten en medewerkers bracht een huisvestingsprobleem voort. “Dat gaat meer over kwantiteit dan kwaliteit, maar het probleem moet wel worden opgelost”, zegt Erik de Vos van FMVG. “Daar hebben we iets moois voor gevonden.”
8|
F M VG Spe ci a l - F e bru a ri 2 0 1 0
verdieping van vleugel A van het TBM-gebouw. Die verdieping bestaat vooral uit een gang met allerlei vrij diepe kamers langs de gevel. Die kamers hebben daardoor veel vrije, dus onbenutte ruimte. De plannen van OIII gaan uit van een vleugel met enkele open en een paar afgescheiden ruimtes. Dit levert pakweg 35 procent méér effectieve ruimte op. En deel vier van de plannen gaat ervan uit, dat lang niet iedereen elke dag de volle tijd op zijn plek zit. Dit biedt dus ruimte voor flexibele werkplekken. En nog meer voordelen trouwens. Je bevordert er ook de onderlinge communicatie en samenwerking mee en het delen van kennis.”
En, zeker zo belangrijk, bij de vraag hoe die ruimte wordt verkregen. Klakkeloos nieuwbouw plegen, is alleen om economische redenen al niet het juiste antwoord. Saskia: “Natuurlijk is nieuwbouw een optie, maar zeker niet de enige. Want ook bijvoorbeeld met het efficiënter omgaan met de ruimte in het huidige gebouw is veel te winnen.”
Vier delen Daarnaast zijn er mogelijkheden bij het TUbrede Learning Centre (LC), waar TBM ook bij betrokken is. De nieuwbouw van dit LC moet gepaard gaan met een efficiënter ruimtegebruik in de huidige faculteiten. Als gevolg daarvan komt bij de faculteit Industrieel Ontwerpen ruimte vrij voor TBM. “Dat is in feite deel één van de oplossing”, stelt Saskia vast. “Deel twee bestaat uit nieuwbouw en hangt ook samen met het LC. We koppelen een deel van de nieuwbouw aan het TBM-gebouw wat voor TBM extra ruimte oplevert. Bovendien leidt dat ook ruimtelijk gezien tot een mooier plan. En het TBM-gebouw kan hierbij met een nieuwe hoofdentree aangesloten worden op het Mekelpark.” “Dan is er nog deel drie: het efficiënter gebruiken van de huidige ruimte. OIII-architecten heeft een paar ontwerpen gemaakt voor de 2de
9|
Voor de opzet van het plan is FMVG natuurlijk ook elders gaan kijken. “Bij het nieuwe Bouwkunde bijvoorbeeld”, zegt Erik. “Dat is pas echt flex.” Saskia: “Ik heb zelf een aantal jaren in een flexibel werkplekconcept gewerkt en bij andere projecten kennis en ervaring opgedaan en heb dat alles natuurlijk meegenomen naar FMVG. Maar geen enkel project is een blauwdruk voor een ander project. Je moet maatwerk leveren, want elk gebouw en elke organisatie is anders en kent andere eisen.” Saskia: “De hele ontwikkeling bij TBM past overigens in een TU-breed gegeven van de groei van het aantal studenten en wellicht ook medewerkers. Maar we willen niet alle groei opvangen met nieuwbouw. Want hoe het aantal studenten over tien jaar zal zijn, weten we natuurlijk niet.” Erik: “Bovendien maakt de TU moeilijke tijden door. Door flexibele werkplekken te creëren, spelen we daar op in.” Saskia: “We zitten nu in de fase van vastlegging en goedkeuring van het project. Het gebruik van flexibele werkplekken biedt financiële voordelen, maar er zijn vooraf natuurlijk ook kosten aan verbonden. We hopen snel met een pilot te kunnen beginnen.”
Erik de Vos, facilitair manager faculteit TBM, en Saskia Rijkenberg, senior beleidsmedewerker Vastgoedontwikkeling
FM V G Spe cial - Fe br uar i 2010
Voor het interfacultaire onderwijs in talen en communicatieve vaardigheden, dat door TBM werd gefaciliteerd met ruimte en docenten, zou in de eerste plannen te weinig ruimte overblijven. “Op zowel korte als middellange termijn zaten we met een enorme krapte”, stelt facilitair manager Erik de Vos van FMVG. En voor die krapte was nóg een oorzaak, want deze vorm van onderwijs groeide van zichzelf al uit zijn jasje. FMVG moest dus op zoek naar een alternatief. Erik vond dit in de nieuwbouw van hogeschool InHolland aan de Rotterdamseweg. Begin november waren de nieuwe ruimtes daar ingericht en kon er onderwijs worden gegeven. De lokalen op de derde en vierde verdieping van het InHolland-gebouw, waar het interfacultair onderwijs inmiddels is gehuisvest, zijn net als in de TU-gebouwen aangesloten op het ICT-netwerk van de TU.
Twee vliegen
TU huurt onderwijsruimte bij InHolland
Erik de Vos, facilitair manager TBM
‘Twee vliegen in één klap’ De plannen voor uitbreiding van de huisvesting van de faculteit Techniek Bestuur Management (TBM) hebben een verrassende wending genomen. Waar eerst interne oplossingen werden gezocht, bleek de oplossing ergens anders op de campus te liggen.
“Het gaat om huisvesting voor talencursussen en minors in communicatieve vaardigheden. Daar is veel vraag naar van studenten van meer faculteiten”, aldus Erik. “De huisvesting in de zalen van het TBM-gebouw kwam onder druk te staan. In het afgelopen voorjaar werd bekend dat de TU een deel van de nieuwbouw van InHolland huurt. Ik dacht meteen: is dat iets voor het interfacultaire onderwijs? Zo slaan we twee vliegen in één klap: we creëerden ruimte voor dit onderwijs en vingen door hun vertrek een deel van de krapte van TBM op.”
is. Het is mij in elk geval uitstekend bevallen dat de leiding van het hele project – van plan tot en met uitvoering – in één hand lag.” De samenwerking met de aannemer en het projectbureau van InHolland is volgens Erik soepel verlopen. “Ook de contacten met hun facilitaire dienstverleners verliepen prima. Hun organisatie is net zo goed ontwikkeld als de onze en wij spreken elkaars taal.”
Andere denkwijze Het wederzijdse contact bracht Erik ook in aanraking met een andere denkwijze over bouwen. “InHolland bouwt over het algemeen duurzaam, maar niet specifiek gericht op het onderwijs. De achtergrond daarvan is dat ze bij een eventuele verkoop – als er te weinig studenten zijn – het gebouw makkelijker kunnen verkopen. Want het is immers ook voor een andere functie geschikt.” “Ze hebben verder voor hun vastgoed een formule, dat je met x studenten en y docenten een ruimte x nodig hebt. Dat hadden ze ook bij deze nieuwbouw berekend, maar dat viel iets te ruim uit. Vandaar dat de TU ruimte kon huren. Dat gaf het interfacultaire onderwijs de gelegenheid om daar een contract te tekenen voor een periode van drie tot vijf jaar. Tegen die tijd moet het Learning Centre klaar zijn, waar deze cursussen dan mogelijk heen kunnen verhuizen.”
Dat speelde zich af aan het begin van de zomer. En dit interfacultaire onderwijs moest vanaf begin november in het, op 1 augustus opgeleverde, nieuwe gebouw worden gegeven. “Een behoorlijke spoedklus”, stelt Erik. “Daar is veel logistiek, operationeel en regelwerk voor nodig geweest.”
Facilitair projectmanager “We hadden Robin Kleen als facilitair projectmanager ingehuurd. Hij heeft een vergelijkbare klus aan de Drebbelweg ook prima gedaan. Het onderwijs is verhuisd naar een werkelijk prachtige nieuwbouw. Alle onderwijszalen hebben digitale state of the art opnametechnieken. Ahrend – met wie wij een mantelcontract hebben – zorgde voor het meubilair. Ahrend lette er ook op dat de meubellijn in het gebouw van InHolland werd gevolgd.” “Robin gaf echt een positieve duw aan het project. Hij is bekend met technische aannemers, leveranciers en ieder ander die daarbij betrokken
10 |
F M VG Spe ci a l - F e bru a ri 2 0 1 0
11 |
FM V G Spe cial - Fe br uar i 2010
Colofon TU Delft Facilitair Management & Vastgoed Kluyverweg 6, 2629 HT Delft Postbus 5 2600 AA Delft T : +31 (0)15 – 27 87319 F : +31 (0)15 – 27 86198 E :
[email protected] W: www.fmvg.tudelft.nl Redactie: Hans Dalmeijer, De Tekstgroep Eindredactie: Serena van der Klugt, FMVG Fotografie: Hans de Lijser Vormgeving: MultiMedia Services, FMVG Druk: Deltahage februari 2010
