CIS-2
FANC-AFCN BIJZONDER BESTEK nr. 201001MWI37 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING VOOR DE LEVERING EN CONFIGURATIE VAN EEN PROCES EN WORKFLOW GESTUURD INFORMATIESYSTEEM VOOR HET BEHEER VAN KLANT EN DOSSIERGEGEVENS.
CIS-2 Tender Document
Versie: Datum: Owner:
Versie 2.6 1 April 2010 FANC-AFCN
Pagina 1 van 173
21/05/2010
CIS-2 INHOUDSTAFEL. A. ALGEMENE BEPALINGEN. .............................................................................................. 5 1. Voorwerp en aard van de opdracht. ................................................................................... 5 2. Duur van de overeenkomst................................................................................................. 6 3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. .......................................................... 7 4. Informatiesessie.................................................................................................................. 8 5. Indienen en openen van de offertes.................................................................................... 8 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar.................................................................................. 9 7. Beschrijving van de uit te voeren diensten....................................................................... 10 8. Documenten van toepassing op de opdracht. ................................................................... 10 8.1. Wetgeving. ................................................................................................................ 10 8.2. Documenten betreffende de opdracht. ...................................................................... 10 9. Offertes............................................................................................................................. 11 9.1. In de offerte te vermelden gegevens. ........................................................................ 11 9.2. Geldigheidsduur van de offerte. ................................................................................ 11 9.3. Structuur van de offerte............................................................................................. 12 10. Prijzen............................................................................................................................. 13 10.1. Prijzen...................................................................................................................... 13 10.2. Prijsherziening......................................................................................................... 13 11. Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria........................................................ 13 11.1. Regelmatigheid van de offertes............................................................................... 13 11.2. Gunningcriteria........................................................................................................ 15 11.3.. Lijst van de gunningcriteria.................................................................................... 15 12. Borgtocht. ....................................................................................................................... 16 13. Uitvoering van de diensten............................................................................................. 17 13.1. Termijnen en clausules............................................................................................ 17 13.1.1 Termijnen .............................................................................................................. 17 13.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde ........................................................................................ 17 13.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten. .................... 18 13.3. Opvolging van de uitvoering................................................................................... 18 13.3.1. Ontwikkeling en installatie................................................................................... 18 13.3.2. Technische specificaties ....................................................................................... 18 13.3.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten..................... 19 13.3.4. Controlewerkzaamheden. ..................................................................................... 20 13.4. Oplevering............................................................................................................... 21 13.4.1. Voorlopige oplevering.......................................................................................... 21 13.4.2. Definitieve oplevering.......................................................................................... 21 14. Facturatie en betaling van de diensten. .......................................................................... 21 15. Vertrouwelijkheid en geheimhouding............................................................................ 22 16. Eigendoms- en intellectuele rechten .............................................................................. 22 17. Berichten en rechtzettingen. ........................................................................................... 24 18. Geschillen....................................................................................................................... 24 19. Boeten wegens laattijdige uitvoering van de leveringen................................................ 24 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. ................................................................................. 25 1. Algemeen ......................................................................................................................... 25 1.1. Scope ........................................................................................................................ 26
Pagina 2 van 173
21/05/2010
CIS-2 1.2. Bestaande toepassingen en processen ...................................................................... 26 1.2.1. Toepassingen .................................................................................................... 26 1.2.2. Processen .......................................................................................................... 27 1.3. Definities voor CIS-2 ............................................................................................... 29 1.3.1. Terminologie .................................................................................................... 29 1.3.2. Definities voor datastructuren .......................................................................... 29 1.3.3. Begrip uniek persoon ....................................................................................... 30 1.3.4. Algemene persoonsgegevens ........................................................................... 31 2. Vereisten volgens functionele opdeling ........................................................................... 38 2.1. Algemeen ................................................................................................................. 38 2.1.1. Algemene Functionaliteit ................................................................................. 39 2.1.2. Algemene Datastructuur................................................................................... 42 2.1.3. Creatie, wijziging en verwijdering masterdata................................................. 43 2.1.3.1. Openen van een nieuw dossier............................................................... 43 2.2. Vergunningen, Erkenningen, registraties en Certificaten (aanvraag, wijziging en stopzetting) ........................................................................................................................... 43 2.2.1. Specifieke functionaliteit.................................................................................. 44 2.2.2. Procesbeschrijving ........................................................................................... 47 2.2.3. Datastructuren .................................................................................................. 51 2.2.3.1. Soorten vergunningsaanvragen .............................................................. 56 2.2.3.2. Geldigheid van vergunningen.................................................................. 57 2.2.3.3. Gemeenschappelijke vergunningsgegevens ........................................ 58 2.2.3.4. Gegevens Invoer en Vervoer................................................................... 61 2.2.3.5. Transport Training ..................................................................................... 62 2.2.3.6. Voormeldingen ........................................................................................... 63 2.2.3.7. Voorbeelden Transport Vergunningen Business Rules ...................... 66 2.2.3.8. Voorbeelden Transport Voormeldingen Business Rules .................... 66 2.2.3.9. Gegevens Medische toepassingen ........................................................ 67 2.2.3.10. Trimestriële meldingen ............................................................................. 72 2.2.3.11. Gegevens Nucleaire Basisinrichtingen .................................................. 74 2.3. Inspecties .................................................................................................................. 76 2.3.1. Specifieke functionaliteit.................................................................................. 76 2.3.2. Procesbeschrijving ........................................................................................... 78 2.3.3. Datastructuren .................................................................................................. 83 2.4. Incidenten ................................................................................................................. 85 2.4.1. Specifieke functionaliteit.................................................................................. 85 2.4.2. Procesbeschrijving ........................................................................................... 87 2.4.3. Datastructuren .................................................................................................. 91 2.5. Handhaving (ook wel sanctionering genoemd)........................................................ 96 2.5.1. Specifieke functionaliteit.................................................................................. 96 2.5.2. Procesbeschrijving ........................................................................................... 96 2.5.3. Datastructuren ................................................................................................ 104 2.6. Inventaris ................................................................................................................ 106 2.6.1. Specifieke functionaliteit................................................................................ 106 2.6.2. Procesbeschrijving ......................................................................................... 106 2.6.3. Datastructuren ................................................................................................ 108 2.6.4. Inventaris element “HAIB”............................................................................ 113 2.6.5. Inventaris element “Meetpoorten” ................................................................. 113
Pagina 3 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.6.6. inventaris elementen dienst invoer en vervoer. .............................................. 113 2.7. Facturatie................................................................................................................ 115 2.7.1. Specifieke functionaliteit................................................................................ 115 2.7.2. Processbeschrijving........................................................................................ 118 2.7.3. Datastructuren ................................................................................................ 119 3. Overige functionele vereisten......................................................................................... 120 3.1. Historiek van de gegevens...................................................................................... 120 3.2. Algemene gebruikers functionaliteit ...................................................................... 120 3.2.1. Taal van het systeem ...................................................................................... 120 3.2.2. Automatisch vervolledigen van datavelden ................................................... 120 3.2.3. Overschrijven van standaard waarden............................................................ 121 3.2.4. Documenten aanhechten ................................................................................ 121 3.2.5. Aanmaken van Standaard documenten .......................................................... 121 3.2.6. Grafische gebruikers Interface ....................................................................... 121 3.2.7. Copy Records ................................................................................................. 122 3.2.8. Vernietigen van records ................................................................................. 122 3.2.9. Printen van documenten ................................................................................. 122 3.3. Systeem Interfaces.................................................................................................. 122 3.3.1. Interface met GLOBE .................................................................................... 122 3.3.2. Tussen operationele diensten onderling ......................................................... 123 3.3.3. Interface met e-mail ....................................................................................... 124 3.3.4. Interface met overheidsdatabases................................................................... 124 3.3.5. Interface met ICSRS....................................................................................... 124 3.3.6. Portaalsite ....................................................................................................... 125 3.3.7. Interface met Telerad ..................................................................................... 126 3.3.8. Interface met het Record Management Systeem............................................ 127 3.4. Workflow ............................................................................................................... 127 3.5. Statistieken en rapportering.................................................................................... 128 4. Data migratie .................................................................................................................. 131 5. Test & Piloot & Go-Live................................................................................................ 132 6. Support en onderhoud .................................................................................................... 133 7. Technische vereisten ...................................................................................................... 134 7.1. Systeem performantie............................................................................................. 134 7.2. Technische omgeving............................................................................................. 134 7.3. Audit Trail .............................................................................................................. 139 7.4. Authenticatie .......................................................................................................... 139 7.5. Standaarden ............................................................................................................ 139 7.6. Documentatie ......................................................................................................... 140 7.7. Opleiding................................................................................................................ 140 8. Appendices ..................................................................................................................... 142 8.1. Voorbeelden van dropdown values die mogelijk kunnen gebruikt worden in het systeem (te valideren na detail analyse) ............................................................................. 142 8.2. Inspectie categorieën, subcategorieën en Non-compliances .................................. 145 8.3. Evaluatie Criteria Tabel ......................................................................................... 149 C. BIJLAGEN. ....................................................................................................................... 165
Pagina 4 van 173
21/05/2010
CIS-2 FEDERAAL AGENTSCHAP NUCLEAIRE CONTROLE (FANC/AFCN) Peter Van Lier, Tel. +32 2 289 2087 Fax: +32 2 289 21 12
[email protected] BIJZONDER BESTEK nr. 201001MWI37 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING VOOR DE LEVERING EN CONFIGURATIE VAN EEN PROCES EN WORKFLOW GESTUURD INFORMATIESYSTEEM VOOR HET BEHEER VAN KLANT EN DOSSIERGEGEVENS.
A. ALGEMENE BEPALINGEN. In toepassing van artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bijzonder bestek werd afgeweken van artikel 66 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering, in het bijzonder op het vlak van het percentage van de boeten per kalenderdag en van het maximum percentage van de boeten berekend op de waarde van de geleverde diensten.
1. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft de ontwikkeling van een vernieuwd centraal informatieverwerkingsysteem voor rekening van het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle. Het gaat om een opdracht voor een globale forfaitaire prijs. Hiervoor wordt de procedure van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking gekozen. De keuze van deze procedure is gebaseerd op artikel 17§3, 4° van de Wet betreffende de overhei dsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. De aanbestedende overheid behoudt het recht om de opdracht niet toe te wijzen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om aan de aannemer nieuwe diensten toe te wijzen bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten die in het kader van deze opdracht, overeenkomstig artikel 17 §2 2°b van de wet van 24 december 1993 w erden toegewezen.
Pagina 5 van 173
21/05/2010
CIS-2 De dienstverlener verbindt er zich toe op vraag van de aanbestedende overheid de prestaties, noodzakelijk voor de aanpassingen aan de programmatuur, te leveren gedurende 3 jaar met ingang van de voorlopige oplevering. De aanpassingen kunnen o.m. betrekking hebben op het implementeren van nieuwe functionaliteiten. (niet-limitatief) Worden ondermeer niet als aanpassingen beschouwd: - Onderhoud - Bug fixes - Rechtzetten van implementatie en configuratie fouten De aanbestedende overheid zal regelmatig de programmatuur onderzoeken en zal aanpassingen en wijzigingen voorstellen die zij nuttig acht. De dienstverlener zal de aanbestedende overheid de wijzigingen en aanpassingen voorstellen, die hij op eigen initiatief wenst aan te brengen aan de programmatuur, met opgave van de weerslag op het bestaande onderhoud. Bij aanvaarding door de aanbestedende dienst maken de aanpassingen het voorwerp uit van een overeenkomst die bij deze opdracht wordt gevoegd. De wijzigingen aan de programmatuur aangebracht, maken er integraal deel van uit vanaf de voorlopige oplevering ervan. De aanvaarding van de wijzigingen vermindert in geen enkel opzicht de plicht van de dienstverlener om de goede werking van het systeem te garanderen. De aanbestedende overheid kan echter aanpassingen van modules laten uitvoeren buiten het kader van deze overeenkomst. Iedere aanbieder kan slechts één offerte uitbrengen en varianten zijn niet toegestaan.
2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de dag vastgesteld tijdens de kick-off meeting die uiterlijk binnen de dertig dagen na de kennisgeving van de gunning van de opdracht wordt georganiseerd en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd.
Pagina 6 van 173
21/05/2010
CIS-2 Gefaseerde aanpak met validatie projectplan De opdracht wordt in 2 fasen aangepakt. In een eerste fase dient een analyse te gebeuren met als eindproduct een projectplan met betrekking tot de effectieve implementatie. Hierin worden de functionele behoeften en vereisten op vlak van infrastructuur gedefinieerd en verduidelijkt. Het bevat minstens de volgende elementen : • • • • •
Inventaris van de processen met hun inputs, outputs en business rules ; High-level featureslijst met omschrijving van de te implementeren functionaliteiten ; Infrastructuur ontwerp ; Projectorganisatie ; Resource planning.
Het opstellen en valideren van dit document moet beide partijen toelaten om een definitief beeld te hebben van zowel de te implementeren functionaliteiten, de werkwijze als de resource bezetting (zowel van FANC als van de leverancier). Dit projectplan dient expliciet te worden gevalideerd door beide partijen alvorens te starten met de verdere implementatie.
De voorlopige oplevering zoals voorzien in dit lastenboek dient in ieder geval te geschieden binnen de termijnen zoals voorzien in sectie 13.1 .
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle, vertegenwoordigd door Mijnheer Willy DE ROOVERE, Directeurgeneraal en Mijnheer Philippe DE SADELEER, Voorzitter van de Raad van Bestuur. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Marc WILMOTTE, van de Franse taalrol, tel 02/289 21 11, fax 02/289 21 12, e-mail:
[email protected] of bij Kristel GEERTS, van de Nederlandse taalrol, tel 02/289 21 11, fax 02/289 21 12, e-mail:
[email protected]. Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Peter Van Lier, Tel. +32 2 289 2087, Fax: +32 2 289 21 12, e-mail:
[email protected].
Pagina 7 van 173
21/05/2010
CIS-2 4. Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om tussen de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de dag van de opening van de offertes, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal doorgaan op 7 juni 2010 om 14:00 uur op het volgende adres Ravensteinstraat 36, Brussel in vergaderzaal Marie Curie II gelijkvloers. Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen. Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht om hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via e-mail of fax. Het e-mailadres is
[email protected] Het faxnummer is +32 2 289 21 12. Enkel de vragen die voor 3 juni 2010 bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit van hun onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie opzenden. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig konden zijn, kunnen het proces-verbaal opvragen bij de aanbestedende overheid (per e-mail op het e-mailadres
[email protected] of per fax op het faxnummer +32 2 289 21 12).
5. Indienen en openen van de offertes. De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.
Pagina 8 van 173
21/05/2010
CIS-2 De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: • •
Het nummer van het bijzonder bestek; De datum en het uur van de sluiting voor het indienen van de offertes.
Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen : het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; en op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld: Federaal Agentschap Nucleaire Controle Ter attentie van: Dhr. Marc Wilmotte Ravensteinstraat 36 1000 Brussel
Op 28 juni 2010 om 14:00 uur zal in het FANC, Ravensteinstraat 36, Brussel zal in vergaderzaal 607, in openbare zitting worden overgaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder mededeling van prijzen).
Het Agentschap hanteert de volgende planning voor de selectie- en gunningprocedure van de opdracht: Versturen lastenboek Einddatum voor de ontvangst van de vragen van de inschrijvers voor de informatiesessie Informatiedag (antwoorden op vragen) Indienen van offertes Demonstratie van oplossing
maandag 24 mei 2010 donderdag 3 juni 2010 maandag 7 juni 2010 maandag 28 juni 2010 Vanaf donderdag 8 juli 2010
Start Van de onderhandelingen
maandag 19 juli 2010
Indienen van Best and final offer
maandag 9 augustus 2010
6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
Pagina 9 van 173
21/05/2010
CIS-2 De aanbestedende dienst duidt in de kennisgeving van de gunning van de opdracht één van haar personeelsleden aan als projectleider. De eventuele grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.
7. Beschrijving van de uit te voeren diensten. De dienstverlener verbindt zich tot een functionele integratie van de diensten en producten opgesomd in bijlage B: Technische Voorschriften De dienstverlener is medeverantwoordelijk voor de integratie van toekomstige diensten en leveringen door andere dienstverleners, indien deze diensten en leveringen worden uitgevoerd op basis van de documentatie die de dienstverlener in uitvoering van dit bestek dient ter beschikking te stellen van de aanbestedende overheid. De eventuele meerkost die het gevolg is van ontoereikende documentatie is voor rekening van de dienstverlener.
8. Documenten van toepassing op de opdracht. 8.1. Wetgeving.
-
-
-
-
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes;
8.2. Documenten betreffende de opdracht.
-
Onderhavig bestek nr. 201001MWI37 De goedgekeurde offerte. Document Beleid voor Informatieveiligheid - FANC De bijkomende toelichtingen gegeven naar aanleiding van de informatie sessie (gestelde vragen en door de aanbieder verstrekte antwoorden) De verduidelijkingen en beslissingen van het FANC zoals gegeven ter verduidelijking van de gestelde vragen.
Pagina 10 van 173
21/05/2010
CIS-2 9. Offertes. 9.1. In de offerte te vermelden gegevens.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bijzonder bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bijzonder bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996).
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Technische documenten waarvoor geen officiële Nederlandse of Franse vertaling beschikbaar is mogen eventueel in het Engels worden ingediend. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is in 1 exemplaar bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : de prijzen in letters en in cijfers (excl. BTW); het bedrag van de BTW; de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers). 9.2. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.
Pagina 11 van 173
21/05/2010
CIS-2 9.3. Structuur van de offerte.
Het Agentschap vraagt de inschrijvers om bij de indiening van hun offerte de volgende structuur te respecteren (inhoudsopgave). De inschrijvers dienen de tabellen in te vullen die in het document worden geleverd. Deze tabellen dienen als basis voor de beoordeling van de offertes.
1. Aanbiedingsbrief 2. Offerte formulier (conform bijlage C) 3. De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen. 4. Alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 11 hierna); 5. .Voorstelling van de inschrijver 6. Executive summary 7. Detailbeschrijving van de voorgestelde oplossing 7.1. Algemene beschrijving van de voorgestelde oplossing. 7.2. Hardware architectuur 7.3. Software architectuur 7.4. Netwerk architectuur 7.5. Beschrijving van de gebruikte standaard modules 7.6. Beschrijving van de voorgestelde niet-standaard modules 7.7. Beschrijving van de voorgestelde interfaces 8. Strategieën 8.1. Strategie voor de Detail analyse 8.2. (People) Change Management strategie 8.3. Design/configuratie strategie 8.4. Test strategie 8.5. Data migratie strategie 8.6. Pilot strategie 8.7. Go-Live Strategie 8.8. Post Implementatie strategie 9. Project beheer en methodologie 9.1. Gebruikte Methodologie 9.2. Scope Management Plan 9.3. Risk Management Plan 9.4. Project Organisatie 9.5. Project Communications Management Plan 9.6. Issues Management Plan 9.7. Change Request Management Plan 9.8. Quality Management Plan 10. Opleiding 10.1. Opleiding voor Gebruikers 10.2. Opleiding voor IT Support 10.3. Opleiding voor Superusers
Pagina 12 van 173
21/05/2010
CIS-2 11. Uitvoeringsplanning (Work Breakdown Structure WBS) 12. Definitie van de deliverables (Product Breakdown Structure, PBS) 13. Referenties 13.1. Voorstelling van de referenties 14. Curriculum vitae van de leden van het team 14.1. CV’s van de op het project aangestelde medewerkers 15. Aanvullende informatie/overige documenten
10. Prijzen. 10.1. Prijzen.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. De dienstverlener wordt geacht in zijn prijs alle mogelijke kosten die op de leveringen wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. 10.2. Prijsherziening.
Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.
11. Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. 11.1. Regelmatigheid van de offertes.
De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen in een eerste fase worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. In een tweede fase zullen de administratief regelmatige offertes op technisch vlak onderzocht worden door een evaluatiecommissie. De aanbestedende dienst stelt vervolgens op grond van de administratief en technisch regelmatige offertes en op basis van de gunningcriteria een lijst op van inschrijvers waarmee onderhandelingen zullen gevoerd worden. Na deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een gewijzigde offerte indienen of bijkomende stukken toevoegen aan hun offerte (best and final offer). In het kader van de onderhandelingen, zal aan de inschrijvers opgenomen in deze short-list gevraagd worden een demo te geven. Deze zal
Pagina 13 van 173
21/05/2010
CIS-2 beschouwd worden als deel uitmakend van de “best and final offer” en zal mee beoordeeld worden als onderdeel van het tweede gunningscriterium. Gelieve hieronder een scenario te vinden dat gebruikt dient te worden tijdens de demonstratie. Ieder van deze punten dient aan bod te komen tijdens de demonstratie. De demonstratie zal niet langer dan 1:30u duren. Scenario Algemene voorstelling van het product en zijn mogelijkheden - 2 pas afgestudeerde tandartsen wensen een tandartsenkabinet uit te baten. Beide tandartsen moeten dus een erkenning aanvragen. Het systeem moet deze erkenningen aanmaken, op basis van de geldigheidsregels voor de erkenning van een tandarts. -
De tandartsen hebben een BVBA opgericht die de rechtspersoon is die de exploitatie van het kabinet zal doen. Hiervoor moet een exploitatievergunning aangevraagd worden.
-
Bij de aanvraag ontbreken een aantal documenten, zodat er een herinneringsbrief moet opgestuurd worden.
-
Nadat alle documenten zijn ontvangen zal het systeem de rest van de workflow afwerken tot en met de generatie van de exploitatievergunning. (inclusief de approval stap door het diensthoofd)
-
Vervolgens wordt er een PV van oplevering ontvangen, wat leidt tot een registratie van de inventaris die geïnstalleerd is bij de tandartsen.
Tonen op welke wijze gebruikers alarmen zullen ontvangen en kunnen toevoegen, inclusief de verschillende types van alarmen (vb departementeel, individueel, systeem gegenereerd, etc.) Tonen hoe workflow functioneert binnen de applicatie, en demonstratie van een transfer van een dossier naar een andere gebruiker alsook de (automatische) escalatie op basis van criteria. Het gebruik en opstellen van checklists en deze dan gebruiken als criteria voor de workflow en alarmen Tonen hoe het systeem standaard documenten aanmaakt, gebaseerd op informatie die bestaat in het systeem. Demonstratie van hoe documenten kunnen opgeladen en gekoppeld worden aan entiteiten binnen het systeem. Simulatie van een approval process. Demonstratie van hoe men bestaande lijsten (vb vergunningstypes) kan aanpassen. Demonstratie van data upload functionaliteit voor aangeleverde Excel bestanden.
De lasten van deze demonstraties zullen volledig door de inschrijvers worden gedragen. Na het afsluiten van de onderhandelingen zullen de definitieve versies van de offertes getoetst worden aan de gunningscriteria. De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver met de meest voordelige economische
Pagina 14 van 173
21/05/2010
CIS-2 offerte (dus diegene die het best scoort op grond van de hierna vernoemde gunningscriteria). 11.2. Gunningcriteria.
Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningcriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. 11.3.. Lijst van de gunningcriteria.
De gunningcriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende: Het Agentschap vestigt de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de offertes die voor een bepaald criterium niet het vereiste minimum behalen, zullen worden uitgesloten van de gunningsprocedure. ID
Criterium
1 2
Totale Prijs Conformiteit en kwaliteit technisch voorstel - 60% Functionaliteit - 20% Gebruiksvriendelijkheid - 20% Integratie & Support Planning van het hele project evaluatie van de kwaliteit van geïmplementeerde vergelijkbare systemen
3 4
Evaluati e (100)
Weging
Gewogen Evaluatie
30% 30%
Vereist Minimum 15 21
20% 20%
12 12
Voor het eerste gunningscriterium wordt het toegekende aantal punten bekomen volgens de verhouding: 30* (laagst aangeboden prijs) / (prijs van de beschouwde offerte). De scores voor de 4 gunningcriteria zullen worden opgeteld met inbegrepen de wegingsfactoren. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindscore, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. Voor de evaluatie van de criteria zal gebruik gemaakt worden van de tabel opgenomen onder punt 8.3. van bijlage B.
Pagina 15 van 173
21/05/2010
CIS-2 12. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° Wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, d oor storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° Wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaa t, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° Wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° Wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° Hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° Hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° Hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier o f van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
Pagina 16 van 173
21/05/2010
CIS-2 4° Hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Depositoen Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bijzonder bestek, evenals de naam, voornamen en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de leverancier voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de leverancier en op voorwaarde dat de leveringen zijn opgeleverd.
13. Uitvoering van de diensten. 13.1. Termijnen en clausules. 13.1.1 Termijnen
De voorlopige oplevering dient te geschieden binnen 12 maanden na de kick-off meeting. Alle kalender dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend.
13.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde
De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de basisconventies van de IAO, zoals ze opgenomen zijn in punt 11.1.1 van dit bijzonder bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit
Pagina 17 van 173
21/05/2010
CIS-2 engagement kan, op basis van artikel 20, §1, 4° van de Algemene aannemingsvoorwaarden, bijgevoegd bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, aanleiding geven tot de toepassing van maatregelen van ambtswege voorzien in § 6 van hetzelfde artikel en meer bepaald tot de eenzijdige verbreking van de opdracht.
13.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten.
De diensten zullen worden uitgevoerd op het volgende adres: Ravensteinstraat 36 te 1000 Brussel, België. De kandidaat-inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met de volgende persoon: Peter Van Lier, Tel. +32 2 289 2087 Fax: 00 32 2 289 21 12
[email protected]
Het bezoek aan de plaats gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon.
13.3. Opvolging van de uitvoering
13.3.1. Ontwikkeling en installatie
De dienstverlener moet aan de aanbestedende overheid alle inlichtingen en faciliteiten verstrekken die noodzakelijk zijn met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de diensten. De uitrustingen zullen door de dienstverlener worden ontwikkeld en geïnstalleerd volgens een gedetailleerde planning die wordt bepaald in gezamenlijk overleg zodra de toewijzing van de opdracht is bekendgemaakt. 13.3.2. Technische specificaties
De diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan contractuele technische specificaties moeten de ontwikkelingen en diensten voldoen aan alle normen en regels van een goede uitvoering.
Pagina 18 van 173
21/05/2010
CIS-2 13.3.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten
De geleverde diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De dienstverlener neemt akte van het feit dat de aanbestedende overheid voor zijn rekening en in zijn plaats een studiebureau kan belasten met het uitoefenen van specifieke taken die tot zijn bevoegdheidsdomein met het oog op de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener zal in kennis gesteld worden van de identiteit en de opdracht van het bureau. De dienstverlener is gehouden met deze derde partij samen te werken en hem de nodige inlichtingen te verstrekken in het licht van een goede uitvoering van deze controleactiviteiten.
De aanbestedende overheid heeft het recht permanent toezicht te houden op de diensten die worden uitgevoerd door het team dat belast is met de uitvoering van de opdracht; het uitvoeringsteam moet de vertegenwoordigers van het FANC alle inlichtingen en faciliteiten verschaffen om deze taak uit te voeren. De plannen, specificaties, dossiers, enz., in het kader van deze opdracht opgesteld door het personeel van de dienstverlener, moeten door het FANC worden goedgekeurd vóór de uitvoering. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe functionaliteit vanwege het FANC. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken dienstverlener, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan het FANC, ontslaat de dienstverlener niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van die vertraging. Wanneer er tijdens de uitvoering van de diensten, anomalieën worden vastgesteld, moet dit onmiddellijk worden genotificeerd aan de aanbestedende overheid door middel van een fax of e-mail, welke voor goed vervolg zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De dienstverlener is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten, naderhand opnieuw uit te voeren op conforme wijze. Op het moment dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal men verder gaan met de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten (aanvaarding van de kwaliteit en de conformiteit). Er zal een
Pagina 19 van 173
21/05/2010
CIS-2 proces verbaal van deze evaluatie worden opgemaakt waarvan het origineel naar de dienstverlener zal worden gestuurd. De diensten die niet zouden zijn uitgevoerd of niet op conforme wijze uitgevoerd werden, zullen desgevallend nog moeten worden uitgevoerd of opnieuw worden uitgevoerd op conforme wijze. 13.3.4. Controlewerkzaamheden.
Het FANC voert na de kennisgeving van de voltooiing van de werkzaamheden, een volledige controle uit van het opgeleverde systeem. Deze controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van het systeem. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of het systeem beantwoordt aan de specificaties die door het FANC werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of het systeem een goede werking kan garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden. De controlewerkzaamheden omvatten in het bijzonder: 1. Het vaststellen dat de functionaliteiten wel degelijk werd geïmplementeerd; 2. Het vaststellen dat de documentatie en training werd geleverd. 3. De performantie van het systeem voldoet bij volledige belasting. 4. Voldoet aan het opleveringsprotocol dat wederzijds wordt overeengekomen. De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de bovenvermelde criteria voldaan zijn. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan functionaliteiteisen of de performantie niet voldoet die in het bijzonder bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de dienstverlener zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de voorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt het FANC zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstests opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd.
Pagina 20 van 173
21/05/2010
CIS-2 13.4. Oplevering
13.4.1. Voorlopige oplevering
Wanneer de verificatieverrichtingen met goede afloop werden verricht, zal het FANC een proces verbaal van voorlopige oplevering opstellen dat betrekking heeft op de geleverde diensten. Het proces verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden getekend. 13.4.2. Definitieve oplevering
De definitieve oplevering worden afgekondigd op verzoek van de leverancier na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering, voor zover het FANC tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door het FANC.
14. Facturatie en betaling van de diensten. De leverancier zendt de facturen (in één exemplaar) naar het volgende adres: Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC/AFCN) Dienst: Financiën Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd volgens het onderstaande stramien: -
Facturatie van 20% bij goedkeuring van het verslag van de kick-off meeting door de aanbestedende dienst.. Facturatie van maximaal 20% van de totaalprijs na de voltooiing van de detailanalyse fase. Facturatie van maximaal 50% van de totaalprijs na de voorlopige oplevering. Facturatie van resterend bedrag na definitieve oplevering van het project.
De betaling gebeurt binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de ontvangst van een regelmatig opgestelde factuur, alsook van de andere eventuele vereiste documenten. Pagina 21 van 173
21/05/2010
CIS-2 De factuur dient te worden opgesteld in EURO.
15. Vertrouwelijkheid en geheimhouding Alle informatie, toevertrouwde documenten, vergaderingen en overleg waarvan het personeel van de dienstverlener in het kader van deze opdracht de dienstverlener kennis of deel aan heeft genomen, worden als vertrouwelijk beschouwd. De dienstverlener is gebonden tot geheimhouding, tijdens en na het uitvoeren van de opdracht, van vertrouwelijke informatie van welke aard dan ook, aan hem verstrekt, of waarvan hij kennis heeft genomen tijdens de opdracht. De dienstverlener verbindt zich ertoe deze verplichting tot geheimhouding onvoorwaardelijk na te leven, en dit eveneens van zijn werknemers en onderaannemers te eisen.
De dienstverlener is verantwoordelijk voor het respecteren van de vertrouwelijkheid van deze informatie door zijn personeel en zijn onderaannemers.
Omwille van de openbare veiligheid en vertrouwelijkheid van de betrokken informatie kunnen aan de dienstverlener en aan zijn werknemers, voor zover zij toegang hebben tot vertrouwelijke informatie, verplichtingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid worden opgelegd.
Bijkomende bepalingen afzonderlijk akkoord.
kunnen
het
voorwerp
uitmaken
van
een
Alle informatie verstrekt aan de dienstverlener door het FANC en iedere informatiedrager ter beschikking gesteld aan de dienstverlener door het FANC blijft in zijn geheel eigendom van het FANC De dienstverlener mag zonder schriftelijke toestemming van het FANC betreffende deze opdracht geen adviezen, inlichtingen, persberichten of informatie openbaar maken, verspreiden of communiceren.
16. Eigendoms- en intellectuele rechten Alle eigendoms- en intellectuele rechten m.b.t. programmatuur die de dienstverlener in het kader van dit project ontwikkelt of nog zal ontwikkelen Pagina 22 van 173
21/05/2010
CIS-2 of wijzigen alsook de specifieke aanpassingen aan standaardsoftware, met uitzondering van de gebruikte systeemprogrammatuur, behoren toe aan de aanbestedende overheid die hierover vrij kan beschikken. De dienstverlener verbindt er zich toe om de broncode en alle documentatie te leveren. Indien de specifieke software gebruik maakt van software van een derde (bv. libraries) dan dient de aanbestedende overheid dezelfde rechten als de dienstverlener op die software te verwerven. Bij de inschrijving dient exact beschreven welke delen op maat worden gemaakt en welke standaardsoftware er wordt gebruikt. De dienstverlener mag het resultaat van de opdracht dan niet tegen betaling ter beschikking stellen dienstverlener mag echter de methode, toepassingsonafhankelijke modules, gebruikt bij de opdracht, aanwenden voor andere doeleinden.
Pagina 23 van 173
in generlei vorm, al van derden. De hulpmiddelen of uitvoering van de
21/05/2010
CIS-2 17. Berichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de diensten in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze diensten maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.
18. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De leverancier vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
19. Boeten wegens laattijdige uitvoering van de leveringen. In afwijking van artikel 66 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 wordt de boete wegens laattijdige uitvoering van het geheel van de leveringen vastgesteld op 0,5 % per kalenderdag met een maximum van 20 % van het bedrag van de uitgevoerde leveringen Er wordt afgeweken van de bepalingen van artikel 66 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering van de leveringen wegens het belangrijk nadeel voor het FANC die de laattijdige uitvoering van de leveringen met zich meebrengt.
Pagina 24 van 173
21/05/2010
CIS-2 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. 1. Algemeen Het agentschap heeft besloten tot vernieuwing van het huidige Centraal Informatie Systeem (CIS) om de volgende redenen: 1) 2)
3) 4)
5)
6) 7)
De huidige business processen zijn talrijk en kunnen gestandaardiseerd worden tot een 6-tal basisprocessen. Het huidige Centraal Informatie Systeem ondersteunt slechts gedeeltelijk één van de basisprocessen die gebruikt worden in het FANC. Het huidige platform wordt niet gezien als een platform van de toekomst. Doordat het huidige systeem geen volledige ondersteuning geeft zijn er op de verschillende diensten zelfgemaakte Excel en Access applicaties ontworpen, wat de zichtbaarheid en centralisatie van de informatie niet ten goede komt. De datakwaliteit van de huidige systemen is niet optimaal. Dit komt deels door de structuur en functionaliteit van de huidige applicatie, doch ook door het gebrek aan validatie van de gegevens tegenover bronbestanden. Door het ontbreken van workflow support in het huidige systeem ontbreekt het aan goede proces- en resourcesturing Een van de objectieven van het FANC is om een portaal gebaseerd elektronisch loket aan te bieden aan zijn klanten.
Dit document beschrijft in eerste instantie de scope van de opdracht alsook een aantal definities gegeven voor termen en concepten die gebruikt worden in dit document en het nieuwe systeem. Dan volgen de functionele vereisten beschreven aan de hand van de nieuwe processen. Voor ieder proces wordt er een procesmap, beschrijving en een datastructuur voorgesteld. Vervolgens worden de overige functionele vereisten van het systeem beschreven alsook de benodigde interfaces die het systeem heeft met zowel interne als externe systemen. Tot slot worden de technische vereisten beschreven waaraan het systeem moet voldoen, alsook de technische omgeving waarin het systeem zal moeten werken. In dit document worden een aantal datastructuren voorgesteld aan de hand van fictieve voorbeelddata. De bedoeling hiervan is niet dat deze gegevens als volledig worden beschouwd, doch eerder als voorbeeld om de functionaliteit en structuur duidelijker te maken. Pagina 25 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het zal pas na een detailanalyse zijn, uit te voeren door de leverancier als onderdeel van deze opdracht, van de verschillende datastructuren en hun inhoud dat zal duidelijk worden wat de exacte structuren en waarden moeten zijn die geconfigureerd dienen te worden in het systeem.
1.1.
Scope
De kern van het CIS-2 is het informatie beheer en sturing voor alle bedrijfsprocessen gekoppeld aan de kerntaken van het FANC. Vooropgesteld wordt dat alle gegevens ter identificatie van de klanten (natuurlijke personen & rechtspersonen), instellingen, installaties, bronnen, locaties en alle noodzakelijke gegevens met betrekking tot de dossiers worden gecentraliseerd en zoveel mogelijk worden gekoppeld aan bronbestanden (rijksregister, KBO etc.) Tevens wordt een ondersteuning van de workflow (bedrijfsprocessen) in CIS gevraagd voor die processen met een hoog volume of zekere mate van complexiteit bezitten. De diensten van het FANC die gebruik zullen maken van CIS-2 zijn: • • • • • •
Bescherming v/d gezondheid Invoer en Vervoer Nucleaire basisinrichtingen Beveiliging vergunning en controle Financiën Cel Databeheer
1.2. Bestaande toepassingen en processen 1.2.1.
Toepassingen
Vandaag bestaat er binnen het FANC een Centraal Informatie Systeem (CIS-1) dat uitsluitend de opvolging doet van het vergunningen proces. Dit is een in-house ontwikkelde applicatie die gebaseerd is op een centrale database en een applicatie die op de werkstations van de gebruikers is geïnstalleerd. Tevens moet opgemerkt worden dat het huidige CIS-1 niet alle benodigde functionaliteiten van het vergunningen proces ondersteund en er dus in die context ook nog bijkomende
Pagina 26 van 173
21/05/2010
CIS-2 opvolgingslijsten in Excel of Access worden bijgehouden door de gebruikers. Het feit dat de bestaande CIS-1 applicatie alleen het vergunningen proces ondersteund maakt dat er voor de overige processen, door de gebruikers gemaakte, MS Excel en MS Access bestanden worden benut. Tijdens de datamigratie zullen zowel de CIS-1 informatie alsook de individuele Excel en Access bestanden moeten gemigreerd worden.
1.2.2.
Processen
Het FANC bezit een procesmap waaruit vroeger een beschrijving van alle bedrijfsprocessen heeft plaatsgevonden. De vernieuwde versie van het CIS zal gebaseerd worden op een geoptimaliseerde versie van de procesmap waarbij bedrijfsprocessen die voor verschillende diensten identiek zijn, samengevoegd zijn. Deze procesmappen kan men vinden in de relevante secties van dit document. De procesmap die U hieronder vindt is de oude procesmap en wordt louter ter informatie meegegeven.
Pagina 27 van 173
21/05/2010
CIS-2 FANC PROCESS MAP Regelgeving Vergunningen F
F
Erkenningen
Inspecties
D
REGELGEVING NUCLEAIRE VEILIGHED
Klachten Communicatie
Toezicht D
INSPECTIE VERVOER
D
D
D
INSPECTIE NBI D INSPECTIE MII
D
INCIDENTEN MII
BEVEILIGING En CONTROLE
VRAGEN / INFORMATIE NBI
KLACHTEN NBI
D
F
D
D
INCIDENTEN NBI D
ERKENNING MII
OPLEIDING VERVOER
F
D
ERKENNING NBI
D VERGUNNING MII
Incidenten
D
VERGUNNING VERVOER
VERGUNNING NBI
Handhavingsmiddelen
D VRAGEN INFORMATIE MII
KLACHTEN MII
D
D
GOEDKEURING VERVOER
WEESBRONNEN POORTEN MII
D
Operational Prcoesses
BEHEER AFVAL D REGELGEVING
HANDHAVING
D
D
VERGUNNING - ERKENNINGEN GLMED
TELERAD GLTOE
D
INSPECTIE GLMED
PROJECT MANAGEMENT
D ALGEMENE WACHTROL GLTOE D
INCIDENTEN GLMED
DATABEHEER
D
KLACHTEN GLMED
TOEZICHT GLTOE D
WACHTROL NON PROLIFERATIE
TOEZICHT NORM F
E
F
SOLLICITATIE A AGENTSCHAP
RAPPORTERING INCIDENTEN
OPVOLGING ZENDINGEN F
Inrichtingen en Aval
Support Processes Management Processes
E
Beveiliging en Transport
D
D AANKOOP
Boekhouding Thesaurie Verkoop
D FINANCE
Aanwerving Opleiding Uit dienst Personeelsadmin Functiebeschrijving Functieclassificatie
Pagina 28 van 173
Fast Track Defintion
F
RIAD Gezondheid en Leefmilieu
D
E ICT
F BEHEER VAN MIDDELEN
POP
PMT
F BIBLIOTHEEK BEHEER
Bestaande Procedure
F INTERNAT VERTEGENWOORDIGING
Detailed analysis E&Y
F
BEHEER MEET TOESTELLEN
HR
PMO
F
F Communicatie
HELPDESK PROJECTEN BEHEER IT BESCHERMING DATA WACHTROL ICT
21/05/2010
KWALITEITSBELEID
AUDIT
Interne Audit Klanttevredenheid Continue Verbetering Klachten Non Conformiteiten
Documentatie Registratie Management Review
CIS-2 1.3. Definities voor CIS-2 1.3.1.
Terminologie
In dit document worden een aantal termen gebruikt die typisch zijn voor het agentschap. Voor een verklaring van deze termen kan men terecht op de website van het FANC op de volgende link: http://www.jurion.fanc.fgov.be/jurdbconsult/multiLanguageWettekstServlet?wettekstId=7463&actuele Wetgeving=true&appLang=nl&firstLang=nl&secondLang=fr Er wordt van de leverancier verwacht dat deze terminologie ook gebruikt wordt bij de detailanalyse en de documentatie die afgeleverd wordt.
1.3.2.
Definities voor datastructuren
De masterdata structuur in CIS-2 wordt bepaald door de volgende entiteiten: Ieder data record moet binnen het system uniek geïdentificeerd worden. Deze identificatie gebeurd tijdens de creatie en zal gedurende zijn levensloop niet meer veranderen, ongeacht de veranderingen die aangebracht worden aan het record. Deze unieke identificatie wordt een RAN genoemd. In CIS-2 hebben de volgende records een RAN nodig: Data Item Aanvragen Klanten • Natuurlijke Personen • Bedrijven (Rechtspersonen) o Vestigingen Inrichtingen • Installaties Inventaris Items • Straling generators • Ingekapselde Bronnen • Niet-Ingekapselde Bronnen • Bijhorend Materiaal Certificaten Vergunningen/ Erkenningen/
Pagina 29 van 173
Proposed RAN REQ-###### CUS-###### PER-###### COM-###### DIV-###### FAC-###### INS-###### INV-###### RAD-###### SEA-###### UNS-###### AEQ-###### CER-###### AUT-######
21/05/2010
CIS-2 goedkeuringen Voormeldigen Maandelijkse meldingen Incidenten Klachten Inspecties Opvolg Acties Standaard Procedure Boekje Boete Certificaten Exposed Persons
1.3.3.
PRE-###### MOM-###### INC-###### CMP-###### INSP-###### ACT-###### STP-###### BON-###### PEN-###### CER-###### EXP-######
Begrip uniek persoon
Algemeen gesproken kan men stellen dat als uniek persoon wordt beschouwd elke natuurlijke of rechtspersoon die een vergunningsaanvraag richt aan het Agentschap en elke natuurlijke en rechtspersoon die vergund moet zijn. Uniciteit impliceert dat elke persoon slechts één keer voorkomt in de databank van het Agentschap, ongeacht het aantal vergunningsaanvragen of vergunningen. Natuurlijke en rechtspersoonlijkheden zijn twee afzonderlijke instanties van een uniek persoon en als dusdanig uniek en mutueel exclusief. Personen die vertegenwoordiger/werknemer zijn van een rechtspersoon, worden als natuurlijk personen opgenomen, waarbij er een link wordt gelegd tussen de rechtspersoon en de natuurlijke persoon. De creatie van een nieuw persoon (klant) in het Agentschap gebeurt normaal gezien bij een vergunningsaanvraag, maar ook andere activiteiten kunnen personen creëren. Personen die wettelijk zouden moeten vergund zijn maar het niet zijn, moeten ook kunnen worden opgenomen in het systeem, m.a.w. personen moeten kunnen bestaan, los van een vergunning of vergunningsaanvraag. Het is ook nodig dat rechtspersonen aangemaakt kunnen worden die niet noodzakelijk gekoppeld zijn aan een vergunning (vb afzenders, bestemmelingen of plaatsen van laden en lossen die geen exploitatievergunning nodig hebben) Afgestudeerden van wie het diploma aanwijst dat zij later wellicht een vergunning moeten aanvragen, kunnen ook worden opgenomen in het systeem. Deze personen vormen de doelgroep voor campagnes.
Pagina 30 van 173
21/05/2010
CIS-2 1.3.4.
Algemene persoonsgegevens
Voor de inrichtingen wordt de vergunning afgeleverd aan de exploitant, i.e. de natuurlijke of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de inrichting of de beroepsactiviteit waarvoor een vergunning of erkenning vereist is. Erkenningen van experten in fysische controle zijn echter persoonlijke erkenningen. Voor de medische toepassingen wordt de vergunning verstrekt aan de gebruikers van bronnen van ioniserende stralingen en van radiologische uitrustingen. Deze gebruikers zijn tandheelkundigen, artsen of dierenartsen. Voor de productie of verkoop van niet ingekapselde bronnen voor gebruik in de genees- en de diergeneeskunde, en voor de klinische studies of voedseldoorstraling zijn het de firma’s die worden vergund. Voor de invoer, uitvoer, doorvoer en vervoer van radioactieve stoffen inclusief radioactief afval en bestraalde kernbrandstof, of voor de goedkeuringen van modellen van colli, worden de vergunningen (certificaten voor de goedkeuringen) afgeleverd aan personen of ondernemingen (i.c. invoerders en transporteurs). ADR-opleidingsgetuigschriften voor chauffeurs en de veiligheidsadviseurs zijn persoonlijke getuigschriften, maar de deelname aan de opleiding en/of examen worden vaak betaald door hun werkgevers. Het certificaat voor veiligheidsadviseur klasse 7 is ook persoonlijk en vaak betaald door de werkgever. Voor elke van deze activiteitsgebieden kan de vergunning aan een natuurlijk of aan een rechtspersoon worden toegekend. Het onderscheid wordt gemaakt ten behoeve van de extra geassocieerde gegevens (voornamelijk contact- en adresgegevens) in geval van een rechtspersoon, waarbij er voor natuurlijke personen eerder informatie zoals geboortedatum en plaats zullen worden opgenomen. Eenzelfde vergunning kan nooit tegelijkertijd aan een natuurlijk persoon en rechtspersoon toegekend worden. Vervoervergunningen worden toegekend aan transportfirma’s (wegvervoer, spoorvervoer, luchtvaartmaatschappij) of maritieme agentschappen die vertegenwoordigers zijn van een maritieme lijn. Deze kunnen ook buitenlanders zijn. In sommige gevallen kunnen “derden” een vergunning aanvragen voor rekening van een transporteur. Voor invoer kan het een exploitant zijn die de invoervergunning aanvraagt en krijgt toegewezen maar het kan ook zijn dat de Pagina 31 van 173
21/05/2010
CIS-2 “commerciële” verdeler van de radioactieve stoffen in België deze invoervergunning aanvraagt en dan ook krijgt. Uitvoer van radioactieve stoffen voor behandeling kan ook door niet in CIS geregistreerde organisaties aangevraagd worden (bvb radioactief schroot naar Duitsland voor behandeling). De aanvragers van goedkeuringscertificaten zijn dikwijls Belgische vervoerders, afzenders of bestemmelingen maar het beperkt zich niet tot dezen, er kunnen ook buitenlanders een goedkeuring aanvragen. Als er een Belgische aanvrager is dan kan het echter wel zijn dat er een buitenlandse ontwerper bij betrokken is. Ook andere organisaties zoals fabrikanten van de verpakkingen kunnen Belgisch of buitenlands zijn. Een inrichting is een geheel van één of meerdere installaties binnen een beperkte geografische zone. Ook inrichtingen kunnen een vervoervergunning aanvragen. Installaties zijn een geheel van voorwerpen en toestellen, voorzieningen of gebouwen die binnen een inrichting een technische eenheid vormen. Sommige installaties vormen op zich de inrichting en moeten als aparte inrichting vergund worden. Alle installaties die behoren tot één bedrijf- of onderzoekseenheid, en die kunnen behoren tot verschillende subklassen van inrichtingen, kunnen middels een enveloppe vergunning gezamenlijk worden vergund.
Hieronder is een overzicht van de informatie die van de klanten bewaard wordt. Natural Person
Pagina 32 van 173
Rechts Persoon
21/05/2010
CIS-2 √
RAN
√ √
*Name: naam van het bedrijf of organisatie *Last name: familienaam van natuurlijk persoon
√
*First name: voornaam
√
Place of birth
√
Birth date
√
Gender
√
Nationality
√
Title: aanspreektitel
√
√
√
Juridical form √
Integration ID: integratienummer vanuit Globe
√ √
Company number: KBO-nummer National number: rijksregisternummer
√
RIZIV-INAMI
√
VAT number: BTW-nummer
√
Certified Organism: erkend controle-organisme
√ √
Active tag: aanduiding of de persoon of organisatie beroepsactief is
√
Legacy Codes: overgenomen codes uit bestaande DB’s
*Official address: street, number/box, postal code, city, PO box, country Invoicing address: facturatieadres indien verschillend van het official adres Exploitation address Preferred language Website Way of contact: wijze van contactname Contact: mail, tel, brief of fax contact value: emailadres, telefoon- of faxnummer description: is preferred: tag om voorkeur aan te duiden Contact: gegevens over contactpersoon voor de organisatie of persoon Primary: aanduiding welke persoon de eerste contactpersoon is Description: Person: naam van de contactpersoon Linken naar natuurlijke personen Function Category Linken naar vestigingen
Pagina 33 van 173
√ √
√
√
√
√
√ √ √ √
√ √ √ √
√
√
√ √
√ √ √ √
21/05/2010
CIS-2 Comment
√
√
Bij het aanmaken van een klant wordt er van uitgegaan dat de nodige informatie wordt gevalideerd bij de bronbestanden, hierna “authentic source” genoemd. Deze authentic source mag echter niet limitatief zijn voor het aanmaken van gegevens, daar er situaties bestaan waar een buitenlands bedrijf moet kunnen opgenomen worden in de databank, en deze klant dus niet kan worden gevalideerd door de authentic source. De authentic source voor Natuurlijke personen is het Rijksregister (RR), en voor Rechtspersonen de kruispuntbank der ondernemingen (KBO). Hierbij is het noodzakelijk dat de bedrijfsstructuur kan worden overgenomen van KBO, en deze op eenvoudige manier te koppelen valt binnen het systeem. Aangezien KBO de vestigingsinformatie kan leveren wordt de relevante vestigingsinformatie daar door de cel databeheer opgehaald bij het aanmaken van een nieuwe klant. Hierbij zal het systeem een lijst van alle vestigingen uit KBO ophalen en moet de cel databeheer de relevante vestigingen kunnen aanduiden, welke dan ook in het systeem worden bijgehouden. Ook wanneer er veranderingen in de vestigingen informatie moet aangebracht worden zal de cel databeheer deze veranderingen moeten doorvoeren op een gelijkaardige manier. Ook hier geldt het principe dat het systeem moet toelaten dat de cel databeheer de gegevens die verkregen werden van KBO moet kunnen overschrijven gezien da data van de KBO niet altijd 100% nauwkeurig zijn. Indien er verschillen bestaan tussen KBO en de aanvraag informatie is het aan de cel databeheer om (in samenwerking met de operationele diensten) de correcte informatie te achterhalen. Voor vestigingen wordt de volgende datastructuur gebruikt RAN (vestiging) Link naar Rechtspersoon Naam Vestigingseenheid Nummer Vestigingseenheid Adres Vestigingseenheid NIS-Code Vestiging Straat Code Vestiging Facturatie Adres Vestiging Erkend controle Organisme Dienst Fysische controle Preferred language Way of contact: wijze van contactname Contact: mail, tel, brief of fax contact value: emailadres, telefoon- of faxnummer description:
Pagina 34 van 173
21/05/2010
CIS-2 is preferred: tag om voorkeur aan te duiden Contact: gegevens over contactpersoon voor de vestiging Primary: aanduiding welke persoon de eerste contactpersoon is Description: Person: naam van de contactpersoon Linken naar natuurlijke personen Linken naar Inrichtingen Comment
Indien een bepaalde inrichting nog niet bestaat zal de administratieve medewerker van de betreffende operationele dienst deze inrichting aanmaken en koppelen aan de juiste vestiging van de klant. Hierbij worden de vestigingsgegevens initieel overgenomen (defaults), doch de administratieve medewerker heeft de mogelijkheid om deze informatie te overschrijven. Voor de inrichtingen moeten de volgende gegevens bewaard worden: RAN (Inrichting) Link naar vestigingseenheid Adres Inrichting Dienst Fysische controle Preferred language Website Way of contact: wijze van contactname Contact: mail, tel, brief of fax contact value: emailadres, telefoon- of faxnummer description: is preferred: tag om voorkeur aan te duiden Contact: gegevens over contactpersoon voor de Inrichting Primary: aanduiding welke persoon de eerste contactpersoon is Description: Person: naam van de contactpersoon Linken naar natuurlijke personen Linken naar installaties Comment
Indien een bepaalde installatie nog niet bestaat zal de administratieve medewerker deze installatie koppelen aan de juiste inrichting van de klant. Hierbij worden de inrichtingsgegevens initieel overgenomen (defaults), doch de administratieve medewerker heeft de mogelijkheid om deze informatie te overschrijven. Voor de installaties moeten de volgende gegevens bewaard worden: Pagina 35 van 173
21/05/2010
CIS-2 RAN (Installatie) Link naar inrichting Adres Installatie Preferred language Way of contact: wijze van contactname Contact: mail, tel, brief of fax contact value: emailadres, telefoon- of faxnummer description: is preferred: tag om voorkeur aan te duiden Contact: gegevens over contactpersoon voor de Inrichting Primary: aanduiding welke persoon de eerste contactpersoon is Description: Person: naam van de contactpersoon Linken naar natuurlijke personen Linken naar inventaris items Comment
Functie: De functie beschrijft de professionele activiteit van de natuurlijke of rechtspersoon. Deze lijst is niet limitatief en moet op eenvoudige wijze uitbreidbaar zijn. Functies zijn van toepassing op een Natuurlijk persoon (1) of rechtspersoon (2) of beide (0) Applicability 1 2 0 1 0 2 0 2 2 2 0 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Pagina 36 van 173
Function Gouverneur Ziekenhuis Directeur Dierenarts Expert Afzender Houder Fabrikant Bestemmeling Vervoerder Uitvoerder Authority Insurer Tandarts Dierenarts RX Radioloog-Connexist Osteodensitometrist Stralingsfysicus Nuclearist Dierenarts Nucleaire Geneeskunde Dierenarts Radiotherapie Radiotherapeut Specialist Klinische Biologie Arbeidsgeneesheer
21/05/2010
CIS-2 1 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2
Apotheker-Specialist radiofarmacie Onderneming Verkoop Bronnen Onderneming Klinische Studies Ingedeelde Inrichting Erkende Instelling Bestuurder Veiligheidsadviseur Goedkeuringsaanvrager Ontwerper Colli Invoerder Doorvoerder van afval of bestraalde kernbrandstof Geregistreerde invoerder Uitvoerder Uitvoerder voor behandeling Universiteit Contact Exploitant Tandartskabinet Radiologische dienst Dienst radiotherapie Dierenartskabinet Dienst nucleaire geneeskunde Voedselbestraling Mobiele installatie
2 2 2 2 1 0 2 2 2 2 2 2 2
categorieën
Niet tegenstaande dat de processen over heel het FANC gelijkvormig zijn, wordt er een segmentatie gedaan in de volgende categorieën: 1) 2) 3)
Pagina 37 van 173
Medische Toepassingen Vervoer & Beveiliging Nucleaire Basisinrichtingen
21/05/2010
CIS-2 2. Vereisten volgens functionele opdeling 2.1.
Algemeen
De relevante bedrijfsprocessen die in het kader van CIS-2 ondersteund moeten worden zijn o Vergunningen, erkenningen, certificaten en registraties (aanvraag, wijziging, stopzetting, facturatie) o Voormeldingen, maandelijkse en trimestriële meldingen o Inspecties & controles o Handhaving o Incidenten en Klachten o Inventaris Het diagram hieronder geeft een overzicht op hoog niveau van hoe de verschillende processen met elkaar gekoppeld zijn.
Pagina 38 van 173
21/05/2010
CIS-2
2.1.1.
Algemene Functionaliteit
CIS-2 moet de centrale databank en workflow tool worden waarop de processen van het FANC steunen. De functionaliteit die verwacht wordt van het systeem moet ervoor zorgen dat het FANC op een efficiënte en kost effectieve manier deze processen kan uitvoeren en besturen. Naar de toekomst toe zal het systeem ook de basis vormen voor het aanleveren van de gegevens nodig voor een elektronisch loket functie die het FANC aan zijn klanten wil aanbieden. Dit past in de eGov strategie die de federale overheid volgt. Binnen dit project willen we de eerste stappen zetten in die richting door een eenvoudige functionaliteit aan te bieden aan een zeer beperkte groep van externe gebruikers. Voor meer details over deze functionaliteit, zie de sectie over de portaalfunctionaliteit.
Pagina 39 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het systeem zal web gebaseerd zijn en verschillende talen supporteren. De gebruikersinterface dient beschikbaar zijn in Nederlands, Frans en Engels. De document templates zullen zowel in Nederlands, Frans, Duits en Engels beschikbaar moeten zijn. Het systeem zal automatisch de juiste taalrol voor de gebruiker, en de juiste taalrol bij het genereren van documenten moeten herkennen. Een document (bvb vergunning) kan ook in meerdere talen gegenereerd worden (bvb Frans en Nederlands en Duits). Het systeem moet werken op een principe van eenmalige input van de gegevens, en een distributie van deze informatie naar de juiste gebruiker op het juiste tijdstip. Het systeem heeft de verantwoordelijkheid om de processen te supporteren, niet noodzakelijk te automatiseren. Doch waar mogelijk zal het systeem de gebruikersinterventies beperken of standaard waarden voorstellen aan de gebruiker, zodat de effectieve gegevensinvoer beperkt blijft tot een minimum en de kans op fouten verkleind wordt. Om deze procedures te faciliteren zal het systeem gebruik maken van checklists en voorgeprogrammeerde scripts die de gebruikers helpen tijdens het uitvoeren van het proces. Het systeem zal flexibel zijn in zijn configuratie en toelaten dat op eenvoudige manier bijkomende gegevenstypes en procedures kunnen geïntroduceerd worden in de organisatie. Bij voorkeur dienen deze aanpassingen door de superusers te kunnen gebeuren. Indien er specifieke technische kennis vereist is voor het doorvoeren van veranderingen moet dit door de eigen ICT support organisatie uitgevoerd kunnen worden. Bij de oplevering moet daarom de nodige aandacht besteedt worden aan opleiding van de ICTmedewerkers van het Fanc. Het systeem zal het management toelaten om aan de hand van KPI’s de proces performantie te evalueren, en rapportering te doen die helpt in het nemen van management beslissingen. Het systeem zal rol gebaseerd zijn, zodat zowel meerdere personen dezelfde rol kunnen uitoefenen of één persoon meerdere rollen. Een belangrijk probleem in het verleden was de datakwaliteit. Om dit naar de toekomst te voorkomen, zal het systeem gekoppeld worden met de zogenaamde “Authentic Sources” (vb Rijksregister, Kruispuntbank der Ondernemingen, etc.) die ter beschikking staan voor de administratie van de federale overheid. Tevens wordt er voorzien dat gegevens betreffende het volledige radiologisch park alsook de installatie inventaris zal worden opgeladen in het systeem. Dit zal de mogelijkheid geven om rapportering te doen op basis van deze informatie.
Pagina 40 van 173
21/05/2010
CIS-2 Voor de administratieve medewerkers en ook de experten zal het systeem hun bijstaan in de opvolging en afhandeling van hun dossiers, alsook in de productie van standaard documenten en rapporten waar wel nog de mogelijkheid moet bestaan om deze aan te passen. Het vernieuwde systeem zal het proces van vergunningen, erkenningen, registraties en certificaten voor alle diensten binnen het FANC ondersteunen met betrekking tot gegevensbeheer en ondersteuning van de workflow. Het betreft hier de aanvraag, wijziging en stopzetting van vergunningen, erkenningen en certificaten Het systeem zal ook dienst doen om experts bij te staan in de voorbereiding, opvolging en afhandeling van de inspecties. Dit betekent dat voor inspecties de planning, methodologie en resultaten inclusief opvolging van verbeteracties voorhanden zal zijn in het systeem, en de expert zal bijstaan in zijn beslissingen. Eens de inspectie uitgevoerd werd, zal het systeem de opvolging verzekeren van de actieplannen die voortvloeien uit de inspectie. Wanneer, als resultaat van een inspectie (of incident, zie verder), een sanctionering moet worden opgelegd zal het systeem ook dit proces faciliteren door de opvolging te doen van de opgelegde sancties (b.v. inning van een boete) en de communicatie en document creatie. Ook bij het opvolgen van incidenten zal het systeem een waardevolle rol spelen. Het zal de mogelijkheid hebben om de communicatie te faciliteren binnen het FANC en met externe partijen, een logboek bijhouden van het incident voor latere rapportering en de opvolgingsacties vastleggen en bewaken. Het logboek zal zowel de verschillende sequentiële events bijhouden als helpen bij de impact analyse, daar ook de impact van het incident bijgehouden wordt. Alle documenten die door het systeem worden verwerkt, zullen in het centrale Document Management systeem bijgehouden worden en niet in het CIS. Het gekozen Document Management systeem is een oplossing op basis van SharePoint, Méridio en IDOL en zal in de loop van 2010 bij FANC worden geïmplementeerd.
Pagina 41 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.1.2.
Pagina 42 van 173
Algemene Datastructuur
21/05/2010
CIS-2 2.1.3. 2.1.3.1.
Creatie, wijziging en verwijdering masterdata Openen van een nieuw dossier
Het is van groot belang dat de masterdata mbt persoon-, contact- en adresgegevens steeds up-to-date zijn. Om de kwaliteit te waarborgen, moeten de gegevens van nieuwe (vergunning)aanvragers en de administratieve aanpassingen voor bestaande houders n.a.v. verhuis, fusie en overname zeer zorgvuldig worden beheerd. De creatie en wijziging van masterdata kan door verschillende diensten gebeuren of naar de toekomst toe, zelfs door de aanvrager zelf (via een web interface) worden gedaan onder voorwaarde van koppeling met bronbestanden (rijksregister, KBO). Het is echter duidelijk dat geen enkele wijziging in het systeem kan gebeuren zonder voorafgaandelijk validatie door de betrokken dienst. Om de datakwaliteit te garanderen is het noodzakelijk dat de cel databeheer de klantendata valideert vooraleer een proces kan worden opgestart. Dit wil met andere woorden zeggen dat bij het vergunningproces men er steeds van uitgaat dat de klant bestaat en gevalideerd is door de cel databeheer.
2.2. Vergunningen, Erkenningen, registraties en Certificaten (aanvraag, wijziging en stopzetting) Aanvragen voor vergunningen, Erkenningen, Registraties en Certificaten worden door eenzelfde proces ondersteund daar de acties in deze verschillende aanvragen vrij gelijklopend zijn. Echter voor elk type aanvraag gelden andere toekenningvoorwaarden. Bovendien moet de toekenningprocedure bij bepaalde types aanvragen (bijv. schorsing) niet helemaal opnieuw worden doorlopen. Deze toekenningvoorwaarden moeten in functie van de types aanvragen ter ondersteuning worden geafficheerd, bijv. in de vorm van een checklist, waarin de aanwezigheid van bepaalde gegevens in het papieren dossier kan worden aangevinkt, en waarin tevens relevante informatie kan worden geïntroduceerd. Deze checklists blijven dan in het dossier gekoppeld zodat niet steeds naar een papieren dossier moet worden teruggegrepen. In gevallen waar toekenningvoorwaarden (nog) niet kunnen worden geformaliseerd, kan een blanco document worden voorzien voor ongestructureerde informatie. Een ideaal opvolgingsysteem voor de aanvragen/dossiers dient:
Pagina 43 van 173
21/05/2010
CIS-2 1) een snel overzicht te geven van alle openstaande aanvragen voor een bepaalde dienst of voor een specifieke dossierbeheerder of voor een bepaald of meerdere vergunningstypes. 2) in een oogopslag te laten zien wat de volgende stap in de workflow is, en of deze van FANC of aanvrager wordt verwacht; 3) naar de voor elk type aanvraag essentiële gegevens te vragen tijdens het proces. 4) de effort van gegevensinvoer te beperken door exhaustieve picklists en eventuele automatische invoer 5) het dossier dient zelf zijn “route” te vinden tussen de verschillende diensten of rollen die het dossier behandelen. Dit dient te gebeuren aan de hand van workflow ondersteuning. 6) Het dossier moet (afhankelijk van het type vergunning) zelf de (default) deadlines kennen en vooraf invullen in de nodige data velden, doch deze kunnen door de gebruiker eenvoudig overschreven worden. 7) de behandeling van elk specifiek dossier te begeleiden, eventueel in de vorm van een checklist met toekenningvoorwaarden; 8) de gegevens optimaal te gebruiken voor het genereren van brieven, rapporten en de vergunningen zelf; 9) alerts te genereren indien bepaalde deadlines naderen of worden overschreden;en moet tegelijkertijd voldoende flexibel (niet-dwingend) zijn zodat procedures niet blokkerend werken (bijv. defaults kunnen worden overschreven en alerts genegeerd). Het is immers de bedoeling de expertise van de gebruikers te ondersteunen, niet te automatiseren. 10) Bepaalde gegevens moeten tijdens het proces flexibel kunnen aangepast worden, (al dan niet mits hiërarchische goedkeuring) bvb behandelend expert, type aanvraag, ..; Het systeem moet ook toelaten om zonder technische ingrepen bijkomende vergunning types aan te maken of de checklists aan te passen.
2.2.1. Specifieke functionaliteit 2.2.1.1.
Afhandeling van een dossier
De afhandeling van een vergunningsaanvraag, wijziging, stopzetting, enz. wordt standaard in een opeenvolging van statussen weergegeven. Het gebruik van statussen is noodzakelijk om aan efficiënte dossieropvolging te doen, maar biedt ook waardevolle rapporteringinformatie over de dienstverlening. Het diagram hieronder geeft een highlevel overzicht van de verschillende statussen en
Pagina 44 van 173
21/05/2010
CIS-2 substatussen die een vergunningsaanvraag (oranje & gele statussen) kan hebben, in relatie tot de effectieve vergunning (groene statussen).
Pagina 45 van 173
21/05/2010
CIS-2 Statusoverzicht Status
Opvolging aanvraag Document aanvraag
Aanvraag Status OPEN
Vergunning INACTIEF
Aanvraag Status CLOSED
Registratie aanvraag
Toevoegen datum schorsing, intrekking, stopzetting
Schorsing, intrekking, stopzetting, Einddatum?
Y
N Oude Vergunning INACTIEF Kopie vergunning + Aanpassing gegevens
Y
Nieuwe Vergunning ACTIEF
verlenging Wijziging Overname Opheffing Schorsing uitbreiding?
Aanvraag Status CLOSED
Checklist: invoeren gegevens of markeren aanwezigheid Aanvraag Substatus Awaiting info
Opvragen informatie
Inwinnen gegevens
Aanvraag Substatus In Progress
Ontvangst Informatie
Document info
Vergunning ACTIEF
Aanvraag Substatus Approved
Toekennen vergunning
Aanvraag Substatus Declined
Afgewezen vergunning
Aanvraag Status CLOSED
Aanvraag Status HOORRECHT
Hoorrecht
Nieuwe Aanvraag type Beroep
Pagina 46 van 173
Beroep
21/05/2010
CIS-2 2.2.2. Procesbeschrijving FANC/AFCN – Procedure voor onderzoek van aanvragen voor vergunningen/erkenningen Onthaal Secretariaat/adm medewerkers Databeheer
Aanvrager
Diensthoofd
Departements hoofd
Derde partijen
Expert
Start
Indienen van dossier
Ontvangst en registratie aanvraag
Dispatch van dossier naar betrokken dienst
CIS
Ontvangstbevestiging
Opmaken en versturen ontvangstbevestiging CIS Uitvoeren diepgaande analyse van dossier
Controle op volledigheid van dossier d.m.v. checklist CIS Volledig?
Neen
CIS
Ja Inspecties Ready To Invoice
Facturatie Eenmalige Retributies
Opvragen bijkomende informatie
Inspectie Vereist?
ja
CIS neen
CIS Betaling onvangen? Volledig?
ja
Neen
Ja Inhoudelijke Toelichting nodig?
Ja
neen
Timer= x d Betalingstermij n verstreken?
neen
Neen Aanvraag aanvullende informatie
Ja Neen
Rappel=2?
CIS
Dispatch naar expert
CIS
ja
Antwoord ontvangen?
Timer= x d
Ja
neen Ontvangst afsluiting zonder gevolg
Consultatie Vereist?
Neen
Versturing afsluiting zonder gevolg
Rappel=2?
Ja
Reglementair Advies/ consultaties
Neen
Ja
CIS
Afsluiten zonder gevolg Opnemen op lijst suspect voor inspectie
CIS
Ja
Intentie tot weigering of opleggen NORMvergunning?
CIS
Wachten op interne/ externe condities
Alle Condities vervuld
Afwerking aanvraag CIS
ja
Ontvangst beslissing
Versturen brief (intentie tot weigering + uitnodiging hoorrecht)
Opstellen brief om (Intentie tot) weigering of oplegging NORM vergunning kenbaar te maken
Hoorrecht reeds toegepast?
neen
Goedkeuring en handtekening Uitnodiging voor hoorrecht
ja
Toepassen Hoorrecht
Ontvangst beslissing
Toepassen Beroepsrecht
notificaties
Versturen brief (definitieve beslissing)
Hoorrecht toegepast? Goedkeuring en handtekening
neen ja Verzet Beslissing kenbaar maken per brief
Ontvangst PV van oplevering door EI
Het vergunningen proces wordt gebruikt voor het aanmaken en wijzigen van: 1. vergunningen
Pagina 47 van 173
21/05/2010
CIS-2 2. 3. 4. 5.
certificaten en goedkeuringen erkenningen inschrijvingen voor opleidingen en/of examens. Registratie van Inventaris items (vb Meetpoorten of HAIB) Dit proces kan gestart worden op 2 manieren: 1) Door een aanvraag van een klant. (Soms kan de klant ook een interne klant zijn (bvb een andere dienst die een advies over een bepaald deel van een dossier vraagt.) 2) Op initiatief van een expert binnen het FANC, naar aanleiding van het inspectie, incident, sanctionering of het inventaris proces Functionele proces beschrijving: 1) Door middel van een aanvraag formulier dient de aanvrager een aanvraag in bij FANC. 2) De klantgegevens worden door de cel databeheer gevalideerd, en indien de klant nog niet bestaat wordt deze aangemaakt door de cel databeheer. Hierbij zal de cel databeheer de gegevens verkregen van “authentic source” gebruiken voor het aanvullen van de klantgegevens. Indien nodig zal de cel databeheer de gegevens verkregen van KBO overschrijven met meer correcte gegevens. De cel databeheer zal vervolgens de aanvraag toewijzen op basis van de categorie aan de Operationele dienst voor de verdere verwerking van de aanvraag. 3) De administratieve medewerker registreert de aanvraag en koppelt deze aan de klant. a. De aanvraag krijgt van het systeem een uniek RAN nummer toegewezen. (REQ-######) b. De aanvraag categorie wordt geselecteerd. c. Het type van aanvraag wordt geselecteerd afhankelijk van het type formulier dat ontvangen werd. d. Alle overige velden van de aanvraag worden aangevuld. i. Indien de aanvraag betrekking heeft op een bestaande vergunning wordt deze vergunning gekoppeld met de aanvraag. ii. Indien de aanvraag betrekking heeft op een andere aanvraag wordt deze gekoppeld met deze aanvraag. 4) De administratieve medewerker doet een controle op de administratieve volledigheid van het dossier. Dit gebeurt aan de hand van een checklist. Deze checklist is afhankelijk van het type aanvraag. Wanneer items van de checklist ontbreken doet de administratieve medewerker het nodige om deze
Pagina 48 van 173
21/05/2010
CIS-2 bijkomende informatie te bekomen bij de aanvrager. Het systeem moet deze functie supporteren door middel van standaard brieven (of emails) te genereren afhankelijk van de ontbrekende informatie. Tegelijk moet het systeem via timers bijhouden wanneer bepaalde informatie moet binnenkomen (deze timers moeten door de administratieve medewerker kunnen overschreven worden). 5) Er moet een concept voorzien worden waarbij het systeem een 2e herinnering verstuurd naar de aanvrager. Indien na de 2e herinnering de aanvrager nog steeds niet de nodige informatie heeft overgemaakt wordt het dossier afgesloten zonder gevolg, en wordt de klant toegevoegd op de “suspect lijst”. Tegelijk wordt een standaard brief (“Afsluiting zonder gevolg”) verstuurd naar de aanvrager. 6) Het systeem zal dan ook de nodige alarmen sturen wanneer een dossier de deadlines dreigt te bereiken (ook deze “lead time” moet ingesteld kunnen worden door de medewerker). 7) Het systeem moet automatisch een bericht sturen naar het facturatie systeem op het ogenblik dat de nodige condities van de checklist zijn voldaan die toelaten om de facturatie uit te sturen1. Het facturatie systeem zal vervolgens een factuur opmaken en uitsturen naar de betrokkene. Binnen CIS-2 wordt een timer ingesteld binnen welke de betaling moet ontvangen zijn. Indien deze timer afgaat, wordt het dossier behandeld zoals in stap 5, met een “Afsluiting zonder gevolg”. 8) Op het ogenblik dat het facturatie systeem de betaling ontvangt wordt dit in het facturatie systeem aangeduid. Op dagelijkse basis gaat CIS-2 deze informatie ophalen en de checklist van het juiste dossier markeren als “betaling ontvangen”2. Dit is ook het signaal voor het systeem om het dossier door te sturen naar de Expert voor verdere behandeling. Dit doorsturen gebeurt op basis van het “Expert” veld in de aanvraag. Indien er geen expert aangeduid is voor de aanvraag zal de aanvraag doorgestuurd worden naar de generieke “Expert queue” van het departement. 9) De expert voert een diepgaande analyse uit, eventueel hierbij ondersteund door de nodige checklists. 10) Indien nodig zal de expert beslissen om een inspectie uit te voeren. Het systeem moet dus voorzien om een of meerdere inspecties aan de aanvraag te linken. 11) Indien nodig zal de expert bijkomende informatie opvragen bij de aanvrager. Wanneer items van de checklist ontbreken 1
In bepaalde gevallen zal de betaling reeds vooraf ontvangen zijn, en moet het systeem deze situatie kunnen opvangen zodat er geen vraag tot betaling meer wordt uitgestuurd. 2 Nota: Het is mogelijk dat op de checklist geen “Betaling Ontvangen” conditie voorkomt. Dit is meer bepaald het geval bij Vervoer, waar men bepaalde types vergunningen reeds verder verwerkt zonder dat de betaling is ontvangen, en dit voornamelijk wegens de korte doorlooptijd van bepaalde vergunningen.
Pagina 49 van 173
21/05/2010
CIS-2 doet de expert het nodige om deze bijkomende informatie te bekomen bij de aanvrager. Het systeem moet deze functie supporteren door middel van standaard brieven (of emails) te genereren afhankelijk van de ontbrekende informatie. Doch moet de expert de vrijheid hebben om de briefwisseling aan te passen naar gelang de omstandigheden. Tegelijk moet het systeem via timers bijhouden wanneer bepaalde informatie moet binnenkomen (deze timers moeten door de expert kunnen overschreven worden). 12) Er moet een concept voorzien worden waarbij het systeem automatisch een 2e herinnering verstuurd naar de aanvrager. Indien na de 2e herinnering de aanvrager nog steeds niet de nodige informatie heeft overgemaakt wordt het dossier afgesloten zonder gevolg, en wordt de klant toegevoegd op de “suspect lijst”. Tegelijk wordt een standaard brief (“Afsluiting zonder gevolg”) verstuurd naar de aanvrager. 13) De expert heeft soms de verplichting om Reglementair advies of consultatie te vragen aan Derde partijen. Ook hier moet het systeem ondersteuning geven door middel van standaard brieven te genereren. Doch moet de expert de vrijheid hebben om de briefwisseling aan te passen naar gelang de omstandigheden. Alle briefwisseling met Derde Partijen moet kunnen opgenomen worden in het dossier, door middel van het aanhechten van bestanden. 14) Indien alle interne en externe voorwaarden vervult zijn kan de expert de aanvraag afwerken. De expert vult alle overige informatie aan en markeert het dossier als “Klaar voor Ondertekening” of “Aanvraag Geweigerd”. 15) Het advies van de expert wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het departementshoofd of diensthoofd (Dit dient configureerbaar te zijn per dossiertype). Dit betekent dat het systeem het dossier ter goedkeuring doorstuurt naar de verantwoordelijke, die door middel van een “Approved” button het dossier elektronisch ondertekent. Op dat ogenblik wordt de (gescande) handtekening van het diensthoofd of departementshoofd automatisch op de nodige documenten bijgevoegd. 16) Het systeem maakt een standaard brief aan met de mededeling van de beslissing voor de aanvrager. Het systeem zal tevens de nodige (standaard) documenten opmaken voor de notificaties naar de derde partijen. Deze Derde Partijen moeten selecteerbaar zijn van een lijst van standaard instanties die moeten geïnformeerd worden. 17) Afhankelijk van het type aanvraag kan de procedure eveneens een hoorrecht omvatten. Dit hoorrecht is o.a. van toepassing bij de weigering tot het verlenen van een vergunning. Nadat de aanvrager gehoord werd kan het proces verder gaan met bijkomende informatie en verdere
Pagina 50 van 173
21/05/2010
CIS-2 analyse (punt 9). Deze status van de aanvraag worden voorzien zodat op ieder moment de administratieve medewerker, de betrokken expert, het diensthoofd en het departementshoofd de status van de aanvraag kan zien. Het systeem voorziet de mogelijkheid om de bijbehorende standaardbrieven te genereren. 18) Beroepsrecht: Eens een vergunning is uitgeschreven bestaat er de mogelijkheid dat een aanvraag tot beroep wordt ingediend. Indien dit gebeurt, zal deze aanvraag behandeld worden zoals alle andere aanvragen waarbij er in de aanvraag een link wordt gelegd naar de vergunning waartegen het beroep werd aangetekend. 19) Wanneer een exploitant zijn vergunning heeft verkregen, kan deze starten met de bouw en installatie van zijn inrichting. Vooraleer de exploitant kan starten met de uitbating van zijn inrichting moet deze eerst opgeleverd worden door middel van een PV van oplevering. Het PV van oplevering moet doorgestuurd worden naar het FANC. Wanneer de PV van oplevering ontvangen wordt, zal de administratieve medewerker het dossier bijwerken met deze nieuwe informatie. Deze informatie bevat ondermeer de details rond de inventaris van de inrichting, en zullen op dat ogenblik worden geregistreerd in het systeem. Tevens moet het systeem voorzien dat wanneer geen PV van oplevering wordt ontvangen binnen de voorziene termijn, het systeem hiervoor een alarm genereert.
2.2.3.
Datastructuren
Hieronder volgt een voorstel tot gemeenschappelijke gegevens voor de dossieropvolging voor alle diensten: Medische Toepassingen
Aanvraag & Opvolging
Natuurlijke personen
Pagina 51 van 173
Verkoop n-i bronnen & Klinische studies
Nucleaire Basisinrichtingen
Transport Invoer en Vervoer
Opleiding ADR of veiligheidsadviseur Klasse 7
Goedkeuringen
Datum aanvraag Categorie Soort vergunningsaanvraag Type aanvraag Dossierbeheerder Expert Gelinkt dossier Status aanvraag (Open/Closed:Hoorrecht) BetalingsDatum Indicatie eenmalige retributie OK Deadline Substatus: awaiting info/in progress/waiting approval
21/05/2010
CIS-2 Checklist van verplichte inlichtingen per beroepsgroep
Checklist van verplichte inlichtingen
Specifiek informatie inrichtingen
Verplichte gegevens per type
Transport Trainingen
Specifieke informatie
Vergunning
Vergunningsnummer Begindatum vergunning Vervaldatum vergunning Datum van oplevering (+ bevestigingsbesluit voor klasse I) Referentie “oud” vergunningsnummer (n) Schorsingsdatum Datum stopzetting activiteiten Datum opheffing Datum intrekkingbesluit Datum Toekenning vergunning Heffing per houder/ per vergunning? Link naar vergunningshouder Status vergunning (actief/ inactief) Technische specificaties per soort vergunning Linken naar inventaris van vergunde elementen
Een deel van de identificatie, contact- en adresgegevens van de aanvrager dienen zowel bij de aanvraag als bij de vergunningsgegevens consulteerbaar te zijn. Een aantal aanvraaggegevens moet worden overgenomen bij de vergunning. Zoals in het schema aangegeven zijn een aantal gegevens specifiek voor ieder vergunningstype. Deze gegevens zullen tijdens de detailanalyse gedefinieerd moeten worden. Datum aanvraag Datum van de aanvraagbrief of mail Categorie Transport, Medische toepassingen of Industriële Toepassingen Afhankelijk van de dienst zijn er andere soorten vergunningsaanvragen mogelijk. Soort vergunningsaanvraag Departement MED
Klasse B
C
Pagina 52 van 173
Omschrijving Exploitatievergunning Klasse II Exploitatievergunning Klasse II Dierenarts Nucleaire Geneeskunde Exploitatievergunning Klasse II Mobiele Installatie Exploitatievergunning Klasse II Nucleaire Geneeskunde Exploitatievergunning Klasse II Radiotherapie Exploitatievergunning Klasse II tijdelijke Installatie Exploitatievergunning Klasse II Versneller Exploitatievergunning Klasse III Exploitatievergunning Klasse III Dierenarts Exploitatievergunning Klasse III Mobiele Installatie Exploitatievergunning Klasse III Radiologie Exploitatievergunning Klasse III Tandarts Exploitatievergunning Klasse III tijdelijke Installatie
21/05/2010
Code BH BV BH571 BNM BRT BH572 BHA CH CV CH571 CRD CLD CH572
CIS-2 E
P
NBI
A B
C
E TRANS
D F
I
U
Pagina 53 van 173
Erkenning arbeidsgeneesheer Erkenning dosimetrische dienst Erkenning medisch stralingsfysicus Erkenning radiofarmaceut Gebruikersvergunning Nucleaire Geneeskunde Gebruikersvergunning dierenarts (röntgenstraling) Gebruikersvergunning dierenarts nucleaire geneeskunde Gebruikersvergunning klinisch bioloog Gebruikersvergunning Osteodensitometrie Gebruikersvergunning radiotherapeut Gebruikersvergunning röntgenstraling (radioloog+connexist) Gebruikersvergunning tandarts Vergunning klinische studie Vergunning radiofarmaceutische producten Vergunning voedseldoorstraling Exploitatievergunning Klasse I Exploitatievergunning Klasse II A Exploitatievergunning Klasse II Mobiele Installatie Exploitatievergunning Klasse II tijdelijke Installatie Exploitatievergunning Klasse II, bronnen Exploitatievergunning Klasse II, geen bronnen Exploitatievergunning Klasse III Mobiele Installatie Exploitatievergunning Klasse III tijdelijke Installatie Exploitatievergunning Klasse III, bronnen Exploitatievergunning Klasse III, geen bronnen Erkenning Deskundige Fysische Controle, Klasse I Erkenning Deskundige Fysische Controle, Klasse II Doorvoervergunning Afval Doorvoervergunning Bestraalde kernbrandstof Certificaat Chauffeur Klasse 7 Certificaat Goedkeuring Collo Certificaat Goedkeuring Speciale Vorm Certificaat Validatie Collo Certificaat Veiligheidsadviseur Klasse 7 Invoervergunning Afval binnen EU Invoervergunning Afval buiten EU buiten EU Invoervergunning Besmette materialen binnen EU Invoervergunning Besmette materialen buiten EU Invoervergunning Bestraalde kernbrandstof binnen EU Invoervergunning Bestraalde kernbrandstof buiten EU Invoervergunning Geregistreerde Invoerder Invoervergunning Ingekapselde Bronnen binnen EU Invoervergunning Ingekapselde Bronnen buiten EU Invoervergunning Splijtstof binnen EU Invoervergunning Splijtstof buiten EU Uitvoervergunning Afval binnen EU Uitvoervergunning Afval buiten EU buiten EU Uitvoervergunning Besmette materialen binnen EU Uitvoervergunning Besmette materialen buiten EU Uitvoervergunning Bestraalde kernbrandstof binnen EU
21/05/2010
E75 EDD ERP ERF ENM EV EVNM ECB EOD ERT EDR ELD PK PF PFI A BA B571 B572 B BRX C571 C572 C CRX EA EB DAF DBB FADR7 FAPP FSF FVAL FVA7 IAFEU IAFNEU IBMEU IBMNEU IBBEU IBBNEU IR IIEU IINEU ISEU ISNEU UAFEU UAFNEU UBMEU UBMNEU UBBEU
CIS-2 V
Uitvoervergunning Bestraalde kernbrandstof buiten EU Speciale Overeenkomst Binnerwaterenvervoer Speciale Overeenkomst Luchtvervoer Speciale Overeenkomst Maritiemvervoer Speciale Overeenkomst Treinvervoer Speciale Overeenkomst Wegvervoer Vergunning Algemeen Binnerwaterenvervoer Vergunning Algemeen Luchtvervoer Vergunning Algemeen Maritiemvervoer Vergunning Algemeen Treinvervoer Vergunning Algemeen Wegvervoer Vergunning Bijzonder Binnerwaterenvervoer Vergunning Bijzonder Luchtvervoer Vergunning Bijzonder Maritiemvervoer Vergunning Bijzonder Treinvervoer Vergunning Bijzonder Wegvervoer Vergunning Speciaal Binnerwaterenvervoer Vergunning Speciaal Luchtvervoer Vergunning Speciaal Maritiemvervoer Vergunning Speciaal Treinvervoer Vergunning Speciaal Wegvervoer
UBBNEU VSPARB VSPARL VSPARM VSPARS VSPARW VAB VAL VAM VAS VAW VBB VBL VBM VBS VBW VSB VSL VSM VSS VSW
Afhankelijk van het soort vergunning dat wordt aangevraagd, zullen andere technische gegevens moeten worden ingevoerd en wordt een andere checklist geafficheerd. Het kan ook gebeuren dat een aantal stappen niet in de procedure zullen voorkomen afhankelijk van het type aanvraag. Type aanvraag Geeft aan of het gaat om een nieuwe aanvraag, een wijziging, een uitbreiding, verlenging, enz. Afhankelijk van het type aanvraag moeten andere gegevens worden ingegeven (bv. datum schorsing, link met een ander vergunningsnummer) Dossierbeheerder De gebruiker die het dossier beheert (gebaseerd op username). Gelinkt dossier Verwijzing naar een eventueel dossier (aanvraag of vergunning), bijv. bij een gecombineerde aanvraag invoer en vervoer of meerdere vergunningen voor een zelfde vervoer (bvb wegvervoer, luchtvervoer en goedkeuring collo). Status aanvraag OPEN bij introductie datum aanvraag. CLOSED indien de vergunning is verstuurd en/of na de notificaties. Deze notie is belangrijk opdat gesloten dossiers uit de default view kunnen geweerd worden.
Pagina 54 van 173
21/05/2010
CIS-2 BetalingsDatum Betaling van de eenmalige retributie is een uitsluitende voorwaarde voor het toekennen van een vergunning en als dusdanig een statusgerelateerd gegeven. Indicator eenmalige retributie OK Het systeem zal deze indicatie geven op basis van de informatie die uit het facturatiesysteem komt. Deze indicatie moet aangegeven worden indien de retributie is betaald voor het correcte bedrag. Als het bedrag niet correct is, mag de indicatie niet gegeven worden. Deadline Zichzelf opgelegd (bijv. Wegens voorziene transportdatum) of bepaald door SLAs of reglementaire deadlines. In het laatste geval kan dit eventueel automatisch worden ingevuld op basis van datum en soort aanvraag. De deadline is de referentie voor het genereren van alerts. De gebruiker moet de mogelijkheid hebben om naderende deadlines te wijzigen. Het systeem moet deze wijziging wel registreren en voorzien dat er een commentaar kan bijgevoegd worden ter justificatie van de wijziging. Substatus Geeft tijdens het vergunning proces aan in welke status de aanvraag zich bevindt. De mogelijke waarden kunnen zijn: AWAITING INFO – Wanneer men wacht op informatie van de klant. IN PROGRESS – Wanneer het dossier in behandeling is door de FANC medewerker. DECLINED – Wanneer de aanvraag niet heeft geleid tot een geldige vergunning APPROVED – wanneer de aanvraag een geldige vergunning heeft opgeleverd. De vergunning zelf zal tevens op Actief geplaatst worden, tenzij de vergunning slechts in de toekomst mag geactiveerd worden. Checklist De checklist is de procedureondersteuning voor het toekennen van de vergunning. Het is niet slechts een consultatietabel, maar de gegevens worden effectief opgeslagen bij elke aanvraag. Van sommige informatie moet alleen de aanwezigheid in het (papieren) dossier gemerkt worden (bijv. kopie diploma), andere informatie moet ingevoerd worden (bijv. datum diploma). Afhankelijk van soort vergunning en type aanvraag zijn er andere checklists, aangezien de wettelijk verplichte informatie verschilt. Bijvoorbeeld: de besluitdatum van de Commissie voor de erkenning van apothekers moet alleen aanwezig zijn voor het
Pagina 55 van 173
21/05/2010
CIS-2 toekennen van een erkenning voor radiofarmaceuten, een schorsingsdatum alleen in geval van schorsing. Wanneer het voor bepaalde vergunningstypes te complex zou zijn om gedetailleerde checklists op te stellen, moet het mogelijk zijn om ongestructureerd informatie to te voegen aan het dossier (vb in de vorm van een tekstveld).
2.2.3.1.
Soorten vergunningsaanvragen
Een aanvraag kan betreffen : nieuwe vergunning verlenging wijziging Administratieve wijziging Belangrijke wijziging uitbreiding stopzetting activiteiten overname schorsing intrekking opheffing ontmanteling wijziging ontmanteling vrijgave radioactief afval beroep
Bepaalde aanvragen zijn een combinatie van types. Zo kan bij een wijziging van een vergunning tevens de geldigheidsduur worden verlengd. De vergunnende diensten bepalen zelf welke typering de aanvraag krijgt (in het geval van wijziging + verlenging is het type bijv. “wijziging”). Het systeem mag dus niet beperkend zijn. Wanneer de bepalingen van het reglement of de voorwaarden van de oprichting- en exploitatievergunning niet nageleefd worden, kan de vergunning door het FANC worden geschorst of ingetrokken. Ook de houder van de vergunning kan zijn vergunning tijdelijk laten schorsen. Een schorsing betekent het op non-actief zetten van een vergunning/erkenning, waardoor de procedure om een nieuwe vergunning/erkenning te bekomen minder zwaar is. Pagina 56 van 173
21/05/2010
CIS-2 Bij een intrekking wordt de vergunning/erkenning echt stopgezet alsof ze nooit bestaan heeft en dient er desgewenst een volledig nieuwe aanvraag worden ingediend. Een opheffing van een vergunning is het stopzetten van de vergunning vanaf een bepaalde datum (ze heeft dus wel bestaan voor een bepaalde periode maar niet gedurende de hele initiële geldigheidsduur). Dit kan ook gebeuren op vraag van de houder van de vergunning. Bij aanvragen tot wijziging, verlenging, uitbreiding etc… die niet noodzakelijk de volledige toekenningprocedure moeten doorlopen, wordt toch een nieuwe vergunning afgeleverd. Aangezien de enige evolutie die een vergunning kan doormaken is van actief naar inactief wordt de oude vergunning op inactief gezet en de nieuwe geactiveerd. Hierbij wordt de oude vergunning als “template” gebruikt en worden de nodige veranderingen aangebracht alvorens de nieuwe vergunning te activeren. Ontmanteling en vrijgave van radioactief afval zijn speciale types aanvragen die aanleiding geven tot een nieuwe vergunning (voor de ontmanteling of de vrijgave) en tot wijzigingen in bestaande vergunningen (ontmanteling is een proces waarbij de vergunde activiteiten niet onmiddellijk en volledig worden stopgezet). Het is van belang dat elke vraag als aanvraag wordt geregistreerd, ook al gaat het om een simpele verlenging van een bestaande vergunning, of betreft het een schorsing die door derden wordt opgelegd. Een vergunning kan slechts toegekend worden op basis van een geregistreerde aanvraag. Dit verhindert niet dat bestaande vergunningsgegevens worden gekopieerd naar een nieuwe vergunning om tikwerk te beperken. 2.2.3.2.
Geldigheid van vergunningen
Er wordt een nieuwe vergunning aangemaakt op het ogenblik dat er een nieuwe aanvraag gebeurt. Wanneer een vergunning (tijdelijk) wordt stopgezet, geschorst, ingetrokken of opgeheven zal de status van deze vergunning gewijzigd worden, maar blijft de vergunning bestaan in het systeem. Deze actie wordt wel degelijk bijgehouden in de historiek.
Pagina 57 van 173
21/05/2010
CIS-2 Alle andere verrichtingen die betrekking hebben op een bestaande vergunning leiden tevens tot een nieuwe vergunning. Het systeem zal natuurlijk een historiek bijhouden van de vorige vergunning, zodat op elk ogenblik kan gezien worden wat de exacte vergunning inhield op een welbepaald ogenblik in het verleden. Inrichtingen die vergund worden hebben een PV van oplevering nodig vooraleer zij in bedrijf kunnen genomen worden. Deze PV van oplevering wordt in het vergunningen proces echter na het afleveren van de vergunning verwacht. Dit betekent dat er na het afleveren van een vergunning nog bijkomende checklist items zullen bestaan die opgevolgd moeten worden door het systeem en dus de nodige alarmen kunnen genereren. In het algemeen betekent ‘actief’: vergund door het agentschap vanaf de datum ondertekening. De aanvraag kan worden afgesloten. De vergunningen waarvoor nog een datum bekrachtiging ontbreekt, moeten echter afzonderlijk kunnen worden geselecteerd. Sommige vergunningen hebben een specifieke begindatum die later kan zijn dan de datum van ondertekening. Deze vergunningen zijn ook maar geldig (actief) vanaf de gespecificeerde begindatum. 2.2.3.3.
Gemeenschappelijke vergunningsgegevens
Vergunningsnummer Aan elke vergunningsaanvraag (nieuwe of al dan niet belangrijke wijziging) wordt een unieke combinatie toegekend. Deze unieke combinatie FANC - XXXXXX / Code - YYY - UN – R XXXXXX = Dossiernummer Code = Vergunnignscode YYY = FMEDSROCLP F = Nieuw M = Modificatie E = Extentie D = Ontmanteling S = Stopzetting R = Beroep O = Overdracht C = Vrijgave
Pagina 58 van 173
21/05/2010
CIS-2 L = Localisation P = Verlenging UN = Uniek Nummer R = Volgnummer
Aan elke ingedeelde inrichting wordt een uniek nummer toegekend. Dit unieke identificatienummer wordt in alle contacten met de exploitant herhaald. Wanneer eenzelfde exploitant meerdere inrichtingen heeft, zal hij evenveel unieke nummers toegekend krijgen als hij inrichtingen heeft. Een uniek nummer is dus gekoppeld aan een exploitatieadres en niet aan de exploitant. Een bijzonder geval zijn echter de mobiele installaties. De mobiele installatie wordt als een aparte ingedeelde inrichting beschouwd en zal bijgevolg een ander uniek nummer toegekend krijgen. Indien de exploitant echter meerdere mobiele installaties heeft, zullen deze alle hetzelfde uniek nummer krijgen. Het dossiernummer en volgnummer zullen echter verschillen. Het dossier van elke mobiele installatie zal dus ook over een unieke combinatie beschikken. Het dossiernummer en volgnummer zijn gekoppeld aan de vergunningsaanvraag. Het dossiernummer is een doorlopend nummer dat aan alle aanvragen toegekend wordt. Het volgnummer (A,B,C,…) duidt aan hoeveel dossiers er voor één bepaalde inrichting behandeld werden. De code wordt bepaald aan de hand van de tabel zoals eerder aangegeven. Ieder veld in de code moet kunnen aangevuld worden met bijkomende codes, op voorwaarde dat de totale combinatie op zich uniek is in het systeem.
Datum Toekenning vergunning Datum handtekening van vergunning Begindatum vergunning Datum vanaf wanneer een vergunning geldig is Vervaldatum vergunning
Pagina 59 van 173
21/05/2010
CIS-2 Datum die in bepaalde gevallen een default waarde krijgt (bijv. begindatum + 15 jaar voor vergunning Inrichtingen), maar die kan worden overschreven. Datum van Oplevering ( + Bevestigingsbesluit voor klasse I) Dit is de datum van het PV van oplevering of van het bevestigingsbesluit. Referentie “oud” vergunningsnummer Nummer van de vergunning die wordt vervangen door verlenging, wijziging, uitbreiding, overname of opheffing van de schorsing. Hier moeten meerdere links mogelijk zijn. Schorsingsdatum Datum schorsing opgelegd door het FANC of op vraag van de houder. Stopzetting activiteiten Datum stopzetting (geldt niet voor Goedkeuringen) Datum intrekking Datum intrekkingbesluit Datum Opheffing Datum opheffing Status vergunning Actief of inactief Retributie per houder/ per vergunning? Deze vlag geeft aan of de retributie moet betaald worden per houder of per vergunning. Technische specificaties Technische specificaties voor elke soort vergunning of certificaat Linken naar inventaris van vergunde elementen Linken naar de inventaris van de vergunde elementen. Via deze linken kan men gemakkelijk zien welke inventaris er aan deze vergunning is gekoppeld. De inventaris van een vergunning wordt tijdens het aanmaken van de vergunning ingevuld als onderdeel van het afwerken van de
Pagina 60 van 173
21/05/2010
CIS-2 vergunning. Hiervoor wordt het inventaris proces als sub proces gebruikt.
2.2.3.4.
Gegevens Invoer en Vervoer
Technische gegevens Beginpunt – verzender Eindpunt – bestemmeling Douanepost Traject Vervoerders (1-n) Chauffeurs (1-n) Gelastigde transport Stockage Fysische controle Isotopen (1-n) Maximale activiteit per bron/ isotoop/ collo Voorkomen per bron/ isotoop Maximale totale activiteit per transport/ invoer/ doorvoer Aanduiding minimale type colli Maximum aantal colli per transport/ invoer/ doorvoer Naam model Certificaat ref. Internationaal N°
Pagina 61 van 173
Vervoer
Uitvoervergunningen voor behandeling
Invoervergunningen radioactieve stoffen
Aanvragen in het kader van grensoverschrijdende overbrengingen van radioactief afval en bestraalde Goedkeuringen van modellen van colli en bronnen
Geregistreerde Invoerder
Deze gegevens gelden voor nieuwe aanvragen voor vervoervergunningen. Voor andere types aanvragen (bijv. voor een verlenging ) zijn minder of andere gegevens nodig.
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
21/05/2010
CIS-2 Deze tabel is op dit ogenblik nog onvolledig, en zal tijdens de detailanalyse verder moeten aangevuld worden voor de specifieke types van vergunningen.
2.2.3.5.
Transport Training
Bestuurders die radioactieve stoffen over de weg willen vervoeren, dienen in het bezit te zijn van een ADR opleidingsgetuigschrift geldig voor de klasse 7. Om in aanmerking te komen voor het volgen van de initiële specialisatieopleiding klasse 7 moet een kandidaat in het bezit zijn van een basis ADR opleidingsgetuigschrift of van een bewijs dat de ADR basiscursus gevolgd werd en dat men geslaagd is in het overeenstemmend examen. Dit certificaat wordt afgeleverd door de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer. Voor de verlenging van de reeds tot klasse 7 uitgebreide opleidingsgetuigschriften dient in het jaar voorafgaand aan de vervaldatum van het basis certificaat een vervolmakingcursus gevolgd te worden, dit zowel voor de ADR basiscursus als voor de klasse 7 specialisatie. Voor de ADR-opleidingen worden jaarlijks drie sessies georganiseerd door het Fanc. Het gaat om 2 cursussen: -
Initiële specialisatie opleiding klasse 7 met examen op een latere dag vervolmakingcursus klasse 7 met examen op zelfde dag
Het nummer van het certificaat van de FOD Mobiliteit en Vervoer is in CIS opgenomen als vergunningsnummer. De chauffeurs worden opgenomen als natuurlijke personen, en de opleidingen is een lijst van opleidingen die de persoon gevolgd heeft, inclusief de resultaten van de examens. Data Item ADRcertificate:
Data Type Number
Type:
RadioButton
Expires:
Date
Pagina 62 van 173
Comment nummer van het certificaat afgeleverd door Fod Mobiliteit en vervoer certificaat geldig voor C (colli) of T (tank) vervaldatum certificaat
21/05/2010
CIS-2 Class7:
Date
Type7:
Radiobutton
CourseType:
Dropdown
Cousedate: ExamDate: Result: MaxScore: Resulttank: MaxScoreTank:
Date Date Double Double Double Double
datum stempel Fanc voor klasse 7 klasse 7 geldig voor C (colli) of T (tank) initiatie (initiation) of vervolmakingscursus (recycling) datum gevolgde cursus score examen colli maximale score examen colli score examen tank maximale score examen tank
Voor de examens tot het bekomen van een certificaat voor veiligheidsadviseurs klasse 7 moeten de gegevens ook nog verder gedefinieerd worden. Deze kunnen steunen op die van de chauffeurs maar zijn toch ook weer anders.
2.2.3.6.
Voormeldingen
Bepaalde vergunde transporten (in het kader van speciale vergunningen) moeten gemeld worden voordat ze worden uitgevoerd: deze zgn. voormeldingen met specificaties van het transport worden in CIS geregistreerd en gecontroleerd. De toepassing verifieert automatisch of de gegevens op de voormeldingen kloppen met die van de vergunning en geeft de nodige boodschappen indien de gegevens niet overeenkomen. Deze voormeldingen worden door een apart proces behandeld om in het systeem geregistreerd te worden, zoals hieronder aangegeven. Het systeem moet de functionaliteit voorzien dat maandopgaven die in een Excel formaat worden aangeleverd kunnen opgeladen en verwerkt worden rekening houdend met de business rules voor voormeldingen die in het systeem gedefinieerd zijn (zoals hieronder beschreven)
Pagina 63 van 173
21/05/2010
CIS-2 Voormeldingen en maandopgaven Adm medewerker
CIS
expert
exploitant
start
Opstellen en versturen voormeldingen en/of maandopgaven
Ingave voormeldingen in CIS Vergelijking tssn voormeldingen/ maandopgaven en vergunningsvoorwaarden
Anomalie gedetecteerd?
ja
neen
Versturen notificatie (vb mail) naar expert
Analyse van anomalie en contactname met exploitant
einde
verduidelijking
opleggen van maatregelen
neen
Aanpassing gegevens ?
ja
Inspectie? ja
Procedure Inspecties
neen
Correctie van voormeldingen/ maandopgaven
Toevoegen op lijst ‘suspects’
einde
Een voormelding bestaan uit een algemene header en 1 of meer detaillijnen. Wanneer een nieuwe Pagina 64 van 173
21/05/2010
CIS-2 voormelding wordt ingevoerd, wordt automatisch een volgnummer toegekend. Dit volgnummer blijft behouden, ook als er nadien voormeldingen worden gewist. De volgende data moet worden bewaard voor de voormeldingen, waarbij er een validatie gebeurt tegenover de vergunde items volgens opgelegde business rules. Data Item RAN TransportUnit:
Data Type RAN Number
Isotope:
Dropdown
Appearance
Dropdown
RefNumber PackageType: PackageQuantity TotalActivity:
Dropdown Number Scientific
SIPrefix
Dropdown
ActivityUnit Carrier
Dropdown Dropdown
TransportCode:
Text(256)
Sender:
RAN
Consignee:
RAN
Pagina 65 van 173
Comment PRE-###### transporteenheid (vrachtwagen) hetzelfde isotoop kan meermaals voorkomen maar met verschillend voorkomen, activiteit en verpakking voorkomen van het isotoop. type verpakking aantal verpakkingen activiteit van het isotoop Kilo Mega Giga Etc… Ci or Bq organisatie, gekend in CIS, met functie ‘carrier’, die is aangeduid als vervoerder voor dit transport transportcode die is toegekend aan de vervoerder verzender van het transport, m.a.w. een andere organisatie in CIS met functie ‘sender’ bestemmeling van het transport met functie 21/05/2010
CIS-2 ‘consignee’ UpdateUser Username UpdateDate Date Time Voor wat de invoer betreft zijn er 3-maandelijkse rapporteringen vereist (Dit gaat om een nieuwe regelgeving waarvoor de eerste rapporten begin April 2010 zullen ontvangen worden) Deze rapporten zullen ook moeten opgeladen kunnen worden.
2.2.3.7. Voorbeelden Transport Vergunningen Business Rules De exacte business rules zullen tijdens de detailanalyse moeten gedefinieerd worden. Bij introductie van de isotopen (Licence Isotopes) in de detailgrid, moet het verpakkingstype (Package Type) ten minste gelijk zijn of van hogere kwaliteit dan de Minimum Package Type die is gedefinieerd voor de hele vergunning. Is Min Package Type bv. ‘A’, dan zijn de toegelaten verpakkingen: A, AF, B, BU, BM, BUF, BMF, HM en HU. De tabel met verpakkingstypes hieronder bevat een sequentienummer voor de ordening naar kwaliteit van de verpakking van laag naar hoog. 1 10 11 12 13 14 20 21 30 31 32 33 34 35 36
E (uitgezonderde) I (industriële) IP1 (industriële type 1) IP2 (industriële type 2) IP3 (industriële type 3) IF (industrieel splijtst) A AF (A fissiel) B B(U) (B unilateraal) B(M) (B multilateraal) B(U)F (B fissiel unilateraal) B(M)F (B fissiel multi) H(M) (UF6 multilateraal) H(U) (UF6 unilateraal)
2.2.3.8. Voorbeelden Transport Voormeldingen Business Rules De exacte business rules zullen tijdens de detailanalyse moeten gedefinieerd worden.
Pagina 66 van 173
21/05/2010
CIS-2 Bij de introductie van de voormelding details: 1. mag het aantal voormeldingen het maximaal aantal transporten niet overschrijden 2. mag het aantal verpakkingen (Package Quantity) voor eenzelfde transport unit het maximaal aantal colli niet overschrijden. (Max Colli Per Shipment). 3. mogen alleen de in de vergunning toegestane voorkomens (Appearance) voor een isotoop gekozen worden. 4. mag alleen hetzelfde verpakkingstype (PackageType) worden gekozen als datgene dat in de vergunning voor de combinatie van isotoop en voorkomen is gedefinieerd. Hier zijn verpakkingen van hogere kwaliteit niet toegestaan. 5. mag het totaal aantal verpakkingen (PackageQuantity) voor eenzelfde TransportUnit het maximum aantal colli per transport (Max Colli Per Shipment) niet overschrijden. Deze controle gebeurt niet als de waarde voor Max Colli Per Shipment ‘0’ is. 6. mag de totale activiteit (TotalActivity) per transporteenheid de maximale activiteit per transport (Max Act Per Shipment) niet overschrijden. (Opgelet: de SIPrefix en ActivityUnits dienen eerst te worden geconverteerd). 7. mag de totale activiteit (TotalActivity), gedeeld door het aantal verpakkingen (PackageQuantity) de maximale activiteit (Max Activity) per isotoop + appearance niet overschrijden. (Opgelet: conversie SIPrefix en ActivityUnits). 8. mogen alleen in de vergunning vermelde vervoerders (Carrier) gekozen worden. Indien in de vergunning geen vervoerders zijn gespecifieerd, mag eender welke vervoerder worden gekozen. (Om te kunnen worden gekozen als carrier voor een vergunning moet de vervoerder gekend zijn in CIS met functie ‘carrier’ en moet hem een transportcode toegekend zijn! ) 9. Mogen alleen in de vergunning gedefinieerde verzender(s) (Sender) en bestemmeling(en) (Consignee) gekozen worden. Indien in de vergunning geen senders of consignees zijn gespecifieerd, mogen eender welke sender of consignee worden gekozen. Sender en consignee mogen niet leeg zijn. (Om te kunnen worden gekozen als verzender of bestemmeling voor een vergunning moet de organisatie gekend zijn in CIS met functie ‘sender’ of ‘consignee’)
2.2.3.9.
Gegevens Medische toepassingen
De aanvragen van arbeidsgeneesheren, stralingsfysici in de bevoegdheidsdomeinen radiotherapie, nucleaire Pagina 67 van 173
21/05/2010
CIS-2 geneeskunde en radiologie, en de aanvragen van artsen in de Radiotherapie, Nucleaire geneeskunde en klinische biologie moeten voorgelegd worden aan een medische jury. De medische jury heeft 4x per jaar zitting. Voor aanvragen van artsen nucleaire geneeskunde, dierenartsen nucleaire geneeskunde, radiotherapeuten en specialisten klinische biologie, moet de inrichtingen waarvoor ze werken kunnen geconsulteerd worden. De gebruikte afkortingen in de tabel zijn hieronder toegelicht Erkenning arbeidsgeneesheer Erkenning dosimetrische dienst Erkenning medisch stralingsfysicus Erkenning radiofarmaceut Gebruikersvergunning Nucleaire Geneeskunde Gebruikersvergunning dierenarts (röntgenstraling) Gebruikersvergunning dierenarts nucleaire geneeskunde Gebruikersvergunning klinisch bioloog Gebruikersvergunning Osteodensitometrie Gebruikersvergunning radiotherapeut Gebruikersvergunning röntgenstraling (radioloog+connexist) Gebruikersvergunning tandarts
75 DD RP RF NM V VNM CB OD RT DR LD
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de erkenningcriteria binnen de dienst van de Medische Toepassingen.
Pagina 68 van 173
21/05/2010
CIS-2 MEDISCHE TOEPASSINGEN Natuurlijke personen LD Datum Besluit Adviesorgaan Besluit Adviesorgaan (tekst/ comment) Datum bijkomend besluit jury voor uitbreiding metab therapie Bijkomend besluit voor uitbreiding metab therapie (tekst/ comment) Attest goed zedelijk gedrag Inlichtingen Document Datum diploma Univ./ Bijkomende opleiding Graad/Titel Copie diploma Radioprotectie OK ? Datum attest radioprotectie Universiteit Datum
Pagina 69 van 173
V
DR
OD
RP
NM
VNM
RT
CB
75
RF
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√ √ √
√
√
√
√
√ √
√ √
√
√
√
√ √
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√ √
√
√
√
√ √
√ √
√
21/05/2010
CIS-2 activiteitenrapport Bevoegdheidsdomein Klasse activiteit
Pagina 70 van 173
√
√
21/05/2010
CIS-2 Binnen de Medische toepassingen bestaan er ook Producent vergunningen. Er bestaan 3 types van producent vergunningen, namelijk: Vergunning klinische studie Vergunning radiofarmaceutische producten Vergunning voedseldoorstraling
PK PF PFI
Voor deze vergunningen wordt er specifieke informatie opgeslagen in het systeem zoals in de onderstaande tabel wordt weergegeven. MEDISCHE TOEPASSINGEN Klinische studies In vitro/ in vivo Firma (1) Naam bereiding Technische gegevens (2) Fabrikant (naam + adres) Vergunning Inrichting (3) Bereiding/ fabricage in België Invoervergunning - Bereidingswijze Apotheek - Plannen van de lokalen - Dienst fysische controle/ erkend deskundige - Aantal personen betrokken bij bereiding + kwalificaties - Naam arbeidsgeneesheer - Afschrift vergunningen Hoofdstuk II (4) Bereiding/ fabricage niet in België: Nucleair arts - Bewijs toestemming bevoegde Transport buitenlandse overheid (5) Invoerder (naam + adres) Erkend organisme - Verdeler (naam + adres) (6) Radioactieve inhoud Arbeidsgeneesheren - Naam nuclide Goedkeuring FOD VVVL - Activiteit - Soort Straling - Halveringstijd - Fysische en chemische toestand (7) Geldigheidsduur bereiding (8) Kwalitatieve/kwantitatieve beschrijving van presentatie en verpakking (9) Modellen van etiketten (10) Model van gebruiksaanwijzing voor gebruiker (11) Erkende apotheker (naam + adres) Erkend laboratorium (naam + adres (12) Procédé en specificaties van de kwaliteitscontrole (13) Toepassingsgebied van de bereiding radiofarmaceutische producten & voedseldoorstraling
Pagina 71 van 173
21/05/2010
CIS-2 (14) Analytisch en/of medisch nut en vergelijking met andere methodes (15) Bewijs toestemming bevoegde buitenlandse overheid voor bereiding in land verschillend van land van oorsprong (16) Schriftelijke verklaring van levering aan door FANC vergunde personen
2.2.3.10.
Trimestriële meldingen
Binnen de medische toepassing worden er op trimestriële basis rapporten ontvangen van producenten. Deze meldingen bevatten een overzicht van de verkochte producten per klant, zowel naar type en hoeveelheid. Het systeem moet toelaten (naar analogie van de voormeldingen) om de lijst van geleverde producten te valideren tegenover de vergunning van de klant. Het systeem moet aangeven waar er overtredingen ten opzichte van de vergunning hebben plaatsgegrepen. Deze gegevens worden aangeleverd in een Excel bestand. Dit Excel bestand bevat de volgende velden. Voor iedere klant in het bestand kunnen er 1 of meerdere lijnen met de volgende structuur bestaan Product Naam Product Code Nucleïde Activiteit per Colis (MBq) Aantal colis Totale Activiteit (MBq) Leveringsdatum Trimester (Q1/Q2/Q3/Q4) Vergunningnummer De volgende datastructuur wordt voorgesteld voor het opslaan van deze gegevens. Data Item RAN Product Naam
Pagina 72 van 173
Data Type RAN
Comment MOM-######
21/05/2010
CIS-2 Product Code Nucleïde Activiteit per Colis (MBq) Aantal colis Totale Activiteit (MBq) Leveringsdatum Trimester (Q1/Q2/Q3/Q4) Vergunnings Nummer UpdateUser UpdateDate
Dropdown Scientific Number Scientific Date Dropdown Link naar vergunning Username Date Time
RAN Vergunning
Hiervoor moeten de business rules nog gedefinieerd worden tijdens de detailanalyse.
Pagina 73 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.2.3.11.
Gegevens Nucleaire Basisinrichtingen
Voor het uitreiken van exploitatievergunningen binnen de dienst Nucleaire Basisinrichtingen wordt er per inrichting een aantal gegevens bijgehouden. Hieronder vindt U een overzicht van de informatie die typisch wordt geregistreerd bij een expoitatievegunning voor een inrichting.
Per Inrichting: Authorized inspection agency (erkende instelling) Expert(s) for this establishment Follow-up of authorisation requests (lijst aanvragen) Authorisation N° Applicant – aanvrager Reception Date Treated by - dossierbeheerder Status (Nummer laatste etappe + 1(initié) of 2 (terminé) Closed y/n Cancelled y/n Follow-up of file (aanvraag detail) Number Applicant Reception Date Treated by Closed y/n Etapes 0-15 Applicable y/n Request/Sending date (date d’initiation de l’action) Reception/Effective date (date de complétion de l’action) Limit Date (autom berekend, kan overschreven worden) Fixed (y/n, geeft aan dat Limit date manueel is ingevoerd) Initials (persoon die etappe heeft uitgevoerd) Completed y/n Memo (bijkomende informatie: date réception demandeur, demande d’info complém, visite des installations, coups de tél importants) Authorization detail Authorization number Article ARBIS beroepshalve blootgestelde personen Y/N? + geschat aantal eigen dienst fysische controle y/n + contactpersoon Type of authorization Comments Authorization: PDF (scanned)
Pagina 74 van 173
21/05/2010
CIS-2 Nota: In de bovenstaande lijsten wordt er van uitgegaan dat waar mogelijk er linken gebruikt worden naar reeds bestaande informatie in het systeem (vb adres en/of persoonsgegevens of vergunningsgegevens). Tevens zullen de exacte gegevens nog verder moeten gevalideerd worden tijdens de detailanalyse.
Pagina 75 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.3. Inspecties 2.3.1.
Specifieke functionaliteit Inspecties kunnen om verschillende redenen uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een incident, vergunningaanvraag, als deel van een campagne of als een geplande activiteit die opgestart worden door een inspecteur, expert of administratieve medewerker. Het doel van een inspectie is onder meer na te gaan in hoeverre er voldaan wordt aan de vergunningsvoorwaarden die toegekend werden bij de aanvraag van een vergunning3. Tijdens een inspectie wordt door de expert een specifieke methodologie gevolgd die ondersteund moet worden door het systeem. De opvolging van de acties die resulteren uit een inspectie moeten tevens geregistreerd en opgevolgd worden door het systeem. Het aanmaken van het inspectie rapport is een belangrijk onderdeel van het inspectie proces en moet door het systeem gefaciliteerd worden. Het is echter noodzakelijk dat het systeem niet dwingend werkt, daar iedere inspectie zeer specifieke informatie kan opleveren en er aldus vrijheid moet gelaten worden aan de inspecteur om deze informatie te structureren volgens de noden. Het ideale inspectiesysteem bezit een aantal standaard inspectie templates die gemakkelijk gebruikt kunnen worden door de expert. Enerzijds kunnen deze “out of the box” gebruikt worden, anderzijds kunnen deze gebruikt worden als model voor het aanmaken van een specifieke inspectie. Het systeem moet ook toelaten om op eenvoudige manier nieuwe “non-compliances” toe te voegen aan de lijst zoals gedocumenteerd in sectie 8.1 Een inspectie is altijd gerelateerd aan een klant en moet dus ook gekoppeld worden aan het dossier van deze klant. Indien een inspectie het resultaat is van
3
De afdeling transport heeft nood aan de mogelijkheid dat een inspectie plaatsvindt bij een entiteit die geen vergunning bezit (vb fabrikanten van verpakkingen). Op dat ogenblik zal het nodig zijn een klant aan te maken en de inspectie te linken met de klant (zonder vergunning).
Pagina 76 van 173
21/05/2010
CIS-2 een incident of een andere inspectie, moeten ook deze gekoppeld worden aan elkaar. Bij een inspectie is het kritisch dat de inspecteur op de hoogte is van de inventaris van de klant. Het is dus ook noodzakelijk dat er een link bestaat tussen de geïnspecteerde inventaris en het inspectie record. Het moet duidelijk zijn dat indien de inventaris van de klant verandert de geïnspecteerde inventaris moet gekoppeld blijven aan de inspectie en dit door middel van de historiek (zie sectie 3.1) functie binnen het systeem. Een inspectie kan ook gebeuren door een Inspectieteam. Dit multidisciplinair team (arts, fysicus, ingenieur) zal onder leiding van een coördinerende inspecteur de inspectie uitvoeren. Het systeem moet dus ook toelaten dat het multidisciplinaire team samen aan een zelfde inspectie werkt, waarbij ieder lid van het team focust op een onderdeel van de inspectie. Dit houdt in dat er verschillende checklists en vaststellingstabellen moeten kunnen opgesteld worden binnen eenzelfde inspectiedossier. Aan de hand van de verschillende deelinspecties zal de coördinerende inspecteur uiteindelijk een geconsolideerd verslag moeten kunnen genereren.
Pagina 77 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.3.2.
Pagina 78 van 173
Procesbeschrijving
21/05/2010
CIS-2 Het Inspectie proces wordt gebruikt voor het organiseren van inspecties. Dit proces kan gestart worden op 5 manieren: 1) Als een Opvolging van een andere inspectie 2) Inspectie op aanvraag van derden 3) Na een melding van een incident of Klacht. Dus vanuit het incidenten proces 4) Vanuit het vergunning proces 5) Vanuit het Inspectieplan Functionele proces beschrijving: 1) Bij het initiëren van een inspectie moeten de experten een inspectie record creëren. Dit inspectie record wordt uniek geïdentificeerd in het systeem aan de hand van zijn RAN. Hierbij selecteert de expert ook de gebruikte scope en methodologie. Dit gebeurt aan de hand van voorgedefinieerde checklists of indien nodig wordt de scope gedefinieerd op basis van een model dat verder wordt aangepast. Het inspectiehandboek vormt hierbij een belangrijke input. De expert kan samenwerken met de erkende instellingen die betrokken zijn bij deze inspectie om de uiteindelijke scope en methodologie te selecteren.
Pagina 79 van 173
21/05/2010
CIS-2 2) Bij een volgende stap zal de expert de inspectie praktisch organiseren met de klant, eventueel in samenwerking met de erkende instelling. Ter voorbereiding van de inspectie kan de expert een draaiboek afdrukken voor de inspectie. Het draaiboek bevat alle informatie die de expert nodig heeft om de inspectie succesvol uit te voeren. Typische informatie die in het draaiboek opgenomen wordt zijn de administratieve gegevens van de klant, de vergunningsgegevens, de inventaris van de klant alsook de historiek van de klant op niveau van inspecties en inventaris, de scope van de inspectie, het inspectieteam, enz. 3) Na het uitvoeren van de inspectie ter plaatse zullen de experten een inspectieverslag opstellen. Hierbij moet het systeem de experten ondersteunen. In eerste instantie zullen de experten de nodige bevindingen invoeren in het systeem en hierbij eventuele opvolging timers instellen (vaststellingentabellen). Deze zullen leiden tot herinneringen voor de experten voor het verder opvolgen van de inspectie. Aan de hand van de ingevoerde gegevens zal het systeem een inspectie rapport genereren (geconsolideerde informatie van de verschillende experten), wat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het diensthoofd. Deze zal het verslag goedkeuren via een elektronische handtekening, waarna het verslag kan verstuurd worden naar de klant. Indien het diensthoofd beslist om het rapport niet goed te keuren wordt het terug gestuurd naar de experten voor verdere opvolging. 4) Een kopij van het verslag moet bijgehouden worden in het dossier van de klant.
Pagina 80 van 173
21/05/2010
CIS-2 Sub-proces: Opvolging Actieplan
Pagina 81 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het Opvolging Actieplan proces wordt gebruikt voor het opvolgen van de actieplannen die het resultaat zijn van inspecties, incidenten of een vergunning. Dit proces kan gestart worden op 3 manieren: 1) Opvolging van een actieplan uit een inspectie 2) Opvolging van een actieplan als voorwaarde voor het afleveren van een vergunning 3) Opvolging van een actieplan vanuit een incident Functionele proces beschrijving: Dit (sub) proces heeft tot doel het opvolgen van actieplannen. Het proces komt eigenlijk neer op het instellen van alarmen binnen het systeem, waarbij het systeem op continue basis opvolgt of bepaalde criteria voldaan zijn en op dat ogenblik een alarm geeft naar de gebruiker of zelfstandig een voorgeprogrammeerde actie onderneemt. Deze criteria kunnen zowel tijd gerelateerd zijn, maar eveneens door interne of externe events geactiveerd worden. Het aanmaken van herinneringsbrieven dient gesupporteerd te worden door het systeem. Bij het afsluiten van de opvolging van een actieplan zal het systeem de mogelijkheid hebben om een standaard communicatie naar de betrokkene te doen.
Pagina 82 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.3.3.
Datastructuren
Inspecties: Deze datastructuren dienen slechts als voorbeeld, en zullen verder moeten gespecificeerd worden tijdens de detailanalyse. Data Item RAN: Link to customer / Division / Facility / Installation Link to Inventory Category SubCategory Links to checklists Regular Inspection: Full Inspection: Announced Inspection: Checklist: Inspection reason Status Date Inspection status:
Data Type
Text Date Time Dropdown
Inspector:
Username
Comment INSP-######
RANs
RANs Dropdown Dropdown
Please see 8.1 Please see 8.1
Checkbox Checkbox Checkbox
Yes/No Yes/No Yes/No Please see 8.1
Carried Out Planned Report Approved Report Sent Report prepared Report verified Multiple selections from list of names of inspectors.
Links to action items Links to uploaded Hyperlinks files Comments Text (65535) Actie items: Deze datastructuren dienen slechts als voorbeeld, en zullen verder moeten gespecificeerd worden tijdens de detailanalyse.
Data Item RAN:
Pagina 83 van 173
Data Type
Comment ACT-######
21/05/2010
CIS-2 Action Status Action description
Dropdown
Action due date Action registration date Action Alert Link to customer / Division / Facility / Installation Action Category Action Owner Link to other Actions Link to relevant entity Links to uploaded files Comments
Date Date
Pagina 84 van 173
Flag RAN
Yes/No
Dropdown
Username RAN RAN Hyperlinks Text (65535)
21/05/2010
CIS-2 2.4. Incidenten 2.4.1.
Specifieke functionaliteit Een incident doet zich normaal gezien voor bij een van de geregistreerde en vergunde klanten. Indien een incident zich voordoet waarbij men niet weet welke klant er betrokken is in het incident, zal de melder van het incident worden geregistreerd in CIS-2 als een natuurlijk persoon, en de melding (klacht) hieraan gekoppeld worden. Indien later de echte klant wordt geïdentificeerd, zal de klacht gekoppeld worden naar deze klant. Vandaar dat de melder als een apart dataveld wordt bijgehouden. In het geval van een anonieme melder zal deze klacht gekoppeld worden aan de fictieve persoon “Anonieme Melder”. Er moet een concept aanwezig zijn in het systeem om bepaalde types van incidenten te creëren. Een aantal voorbeelden van types van incidenten zijn Meetpoorten en Telerad. Het systeem zal afhankelijk van het type incident verschillende informatie moeten bijhouden en opvolgen. Specifiek voor Telerad, zullen de alarmen van het Telerad netwerk (die via email worden doorgestuurd, zie sectie over interfaces met Telerad) aanleiding geven tot het automatisch creëren van een incident type Telerad. Het systeem zal ook de nodige support moeten geven voor de communicatie naar de verschillende partijen betrokken bij het incident. Hiervoor is er een lijst van partijen beschikbaar die door het systeem wordt voorgesteld aan de hand van het geselecteerde Incident Type, de “Extent” en “Emergency Response Level”. Aan deze lijst kunnen entiteiten toegevoegd worden. Voor iedere entiteit moeten de nodige contact gegevens beschikbaar zijn of toegevoegd worden. Het systeem zal ook een mogelijkheid moeten hebben om op een bepaald moment een dossier of een deel van een dossier als “Confidentieel” te markeren. Dit betekent dat vanaf dat ogenblik enkel nog bepaalde personen het dossier kunnen inkijken, en veranderen. Deze lijst van personen moet door de eigenaar van het
Pagina 85 van 173
21/05/2010
CIS-2 dossier kunnen ingesteld/veranderd worden op ieder ogenblik. Vanaf het moment dat een Incident wordt geregistreerd zal aan de hand van de bovenstaande communicatie lijst een bericht verstuurd worden. Dit zal via email gebeuren. De opvolging van een incident kan kritisch zijn in tijd waardoor het systeem in dit soort van situaties zeker niet mag ervaren worden als overlast, maar eerder als toegevoegde waarde voor het verkrijgen of versturen van informatie, alsook voor het registreren van de events (logboek), voor latere analyse en rapportering. Het moet dus ook mogelijk zijn om checklists aan bepaalde types van incidenten te koppelen. Het systeem is voorzien van een aantal voorgedefinieerde oorzaken van incidenten alsook van voorgedefinieerde mogelijke gevolgen. Het systeem mag natuurlijk niet gelimiteerd zijn tot deze oorzaken en gevolgen. Het systeem moet voorzien dat er aan deze voorgedefinieerde oorzaken en gevolgen suggesties voor acties worden verbonden, zodat het systeem de expert helpt om de te nemen maatregelen te identificeren. Het onderhoud van deze oorzaken, gevolgen en acties moet op eenvoudige manier kunnen gebeuren door de bevoegde personen. De impact naar derden van een incident kan geregistreerd worden op basis van drie verschillende categorieën: werknemers, patiënten, het publiek. Er kunnen een of meerdere van deze partijen in betrokken zijn. Voor ieder van deze partijen wordt er specifieke informatie geregistreerd. De opvolging van de te implementeren acties gebeurt aan de hand van het eerder beschreven opvolging proces. Als onderdeel van het incidenten proces wordt er ook een vigiliance gedaan. Het systeem moet hierbij de nodige rapporten verstrekken voor de analyse. Tevens moet het systeem toelaten om aan de hand van de geselecteerde records een “mass mailing” uit te sturen naar de klanten, waarbij er (optioneel) een opvolgingsactie kan bijgehouden worden voor al deze klanten.
Pagina 86 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.4.2.
Pagina 87 van 173
Procesbeschrijving
21/05/2010
CIS-2 FANC/AFCN – Notification incidents Overige
Expert / AWR
REM
Externe partij (EI/fysische controle/Parket/Politie/etc...)
START
START
Meldingen (oa website)
Melding van mogelijk incident
Registratie melding
CIS
Pré-analyse + opleggen van dringende maatregelen Bij exploitant & soortgelijke.
Ruggespr aak
Exploitant
START
Samen met FANC een eerste analyse en eerste maatregelen treffen
Melden van incident
Eventueel Overleg met Derde Partijen
Informatie
CIS
Ruggespr aak
Dienst communicatie
Procedure Communicatie
Bepaling Dienstoverschrijdende procedure of behandeling door eigen/andere dienst
Eventuele overdracht naar Derde Partijen
Overdracht naar REM of behandeling binnen dienst REM team Binnen dienst
Inspecties
CIS
Ruggespr aak
ja
Inspectie Nodig?
REM
Diepgaande Analyse bij exploitant & soortgelijke
Incidentverslag & Actieplan
Overleg (rond oa op te leggen maatregelen)
Bepalen bijkomende maatregelen CIS
Feedback rond stand van zaken klacht
Informeren Van indiener melding
Implementeren van maatregelen
CIS
Feedback aangaande implementatie
Opvolging Actieplan
Feedback over implementatie vd maatregelen
Vigilance
REX
stop
Het Incident Management proces wordt gebruikt voor het opvolgen van de Incidenten.
Pagina 88 van 173
21/05/2010
CIS-2 Dit proces kan gestart worden op 3 manieren: Dit proces wordt gestart door een melding van een incident. Deze melding kan gebeuren door verschillende partijen: 1) De exploitant 2) Een erkende Partij (EI, Politie, fysische controle, etc…) 3) Overige (alle andere personen) 4) Door een ander systeem (vb. Telerad)
Functionele proces beschrijving: 1) Eens een melding binnen komt moet deze geregistreerd worden in het systeem met de status OPEN. Hierbij wordt het incidenttype ingesteld, wat de verdere flow en datastructuren van het incident zal bepalen. Het systeem stuurt onmiddellijk een boodschap naar een aantal diensten of personen die vooraf bepaald zijn. (vb Dienst communicatie, Management, etc.). De communicatie lijsten moeten bepaald kunnen worden op basis van het incident type, de “Extent” en “Emergency Response Level” van het incident. 2) De melding wordt ofwel gekoppeld aan de klant of aan de melder. Als de klant gekend is kan de expert alle informatie over deze klant raadplegen en communiceren naar de bevoegde instanties (vb. inventaris, inspecties, eerdere incidenten, etc.) 3) Er gebeurt een preanalyse van de situatie en er worden door de expert eventueel dringende maatregelen opgelegd. Hierbij wordt door de expert het incident continue up to date gehouden met de nieuwe en relevante informatie die hij ontvangt en de actie die ondernomen worden (logboek). Al deze informatie wordt door het systeem automatisch voorzien van een tijdsbepaling voor latere rapportage. Indien nodig kan de expert ook hier overgaan tot een inspectie. Indien dit het geval is moet het inspectie proces gevolgd worden, en de inspectie aan het incident gekoppeld worden. 4) Indien nodig zal het incident overgedragen worden naar een multidisciplinair REM (Remediation and Emergency Management) Team. Vanuit een systeem perspectief wordt op dat ogenblik het incident dossier naar de incident manager overgedragen. 5) Indien het incident binnen dezelfde dienst opgevolgd wordt, zal er een diepgaande analyse uitgevoerd worden. Dit kan alweer leiden tot bijkomende inspecties, en opvolging van verder te nemen acties. Tevens gebeurt er overleg met derde partijen. Het systeem zal de detail analyse supporteren door het registreren van de acties en het alarmeren van de expert van de te implementeren acties door de exploitant. Tijdens de
Pagina 89 van 173
21/05/2010
CIS-2 diepgaande analyse zal de exploitant eventueel ook een incidentenverslag en actieplan aanleveren. Deze informatie moet bijgevoegd kunnen worden aan het inspectiedossier. 6) Er wordt een standaard melding gegeven van de stand van zaken naar de melder van de klacht/incident, alsook naar de exploitant een communicatie van de te nemen maatregelen. 7) Het vigiliance proces beoogt het voorkomen van gelijkaardige incidenten, en zal in eerste instantie door het systeem gesupporteerd worden door het beschikbaar stellen van informatie rond de inventaris en de locatie van gelijkaardige (potentiële) probleem gevallen. Het systeem zal op basis van deze inventaris lijst de mogelijkheid bieden om een specifieke communicatie te verzenden naar deze klanten. Wanneer deze communicatie is gebeurd zal ieder van deze klanten hun dossier bijgewerkt worden met dit gebeuren. 8) Afhankelijk van het incident, kunnen er een van de volgende categorieën van mensen betrokken zijn werknemers van de klant, patiënten, het publiek of de omgeving. In ieder van deze gevallen wordt er de nodige informatie geregistreerd. Tevens wordt geregistreerd welke dosis de betrokken groep heeft ondergaan ten gevolge van het incident.
Pagina 90 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.4.3.
Datastructuren
Incidenten: Deze datastructuren dienen slechts als voorbeeld, en zullen verder moeten gespecificeerd worden tijdens de detailanalyse.
Data Item RAN: Incident Status
Data Type
Incident Substatus
Dropdown
Incident Type
Dropdown
Date of incident Location: Link to Melder Link to customer / Division / Facility / Installation Involved parties
Date Time Text(256) RAN to person RAN
Extent
Emergency Response Level:
Incident Description: Checklist
Pagina 91 van 173
Dropdown
Comment INC- ###### Open Closed Waiting for details Researching Solved Canceled REM Voorgedefineerde types van incidenten (vb meetpoorten, telerad) location of incident
Multiple seclections List of parties to be of dropdown list informed/involved in the incident. (will be used for communication purposes) Dropdown Off Site (or wide spread) consequence On Site (or localized) consequences Dropdown Bilateral International Local Area National Organization Text (65535) narrative of event Multiple selections
21/05/2010
CIS-2 Logbook
or predefined checklist Multiple Records relating to the incident
Incident Analysis Causes:
Multiple selections from the list
Structured list of events, actions, timestamp, user, comments, etc… See Appendices for example values
Incident Analysis Consequences:
Multiple selections from the list
See Applendices for example values
Incident Analysis Lessons Learnt: Incident Analysis Corrective Actions: Link to Inspecties
Text(65535)
Narrative of Lessons Learnt Narrative of Corrective actions Link naar inspecties uitgevoerd in het kader van het incident Multiple selections from the Inventory (of the customer?) Multiple selections from the workers involved
Links to inventory Involved:
Text(65535) RAN
RAN
Links to workers RAN involved Links to patients involved Links to public involved Links to uploaded files Hyperlinks Comments Text(65535)
Wanneer er werknemers betrokken zijn in het incident worden de volgende gegevens bijgehouden: Data Item Workers Involved:
Data Type Multiple selections from list of workers in the system Deterministic effects: Multiple selections from the list
Comment
Health Consequences:
See appendices for example values
Pagina 92 van 173
Multiple selections from the list
See appendices for example values
21/05/2010
CIS-2 Wanneer er patiënten betrokken zijn in het incident worden de volgende gegevens bijgehouden: Data Item Number of Patients Involved: For each Patient:
Data Type Number
Comment
Text Text Dropdown
Name National ID Therapy Diagnostic
Medical Exposure Type: Dose Deviation Scientific Patient Deterministic Multiple selections effects: from the list
Patient Health Consequences:
Multiple selections from the list
See Appendices for example values
See Appendices for example values
Wanneer het publiek betrokken is in het incident worden de volgende gegevens bijgehouden: Data Item Number of Persons Involved: For each Person:
Data Type Number
Comment
Aard Straal Locatie Persons Deterministic effects:
text text Coordinaten Multiple selections from the list
See Appendices for example values
Persons Health Consequences:
Multiple selections from the list
See Appendices for example values
Name National ID
Voor ieder van de bovenstaande mogelijk geïmpacteerde groepen wordt de volgende informatie bijgehouden:
Pagina 93 van 173
21/05/2010
CIS-2 Data Item Individual or Group:
Dose Type:
Dose :
Data Type Selectable from the above registered impacted entities Multiple selections from the list Scientific Notation
Comment
See Appendices for example values for each selection above the amount in µSv or mSv
Telerad incident: Data Item Link naar Balise Date Level 1 on Date Level 1 Ack Date Level 1 off Date Level 2 on Date Level 2 Ack Date Level 2 off Messages Analyse Report Author Link to Report Report Date
Data Type RAN DateTime DateTime DateTime DateTime DateTime DateTime Text Text Username Hyperlink Date
Comment Inventaris item
Meetpoorten Incident: Data Item Link naar Meetpoort Alarm date Intervenant Description Dimensions Isotope Link naar Erkende instelling Link naar Characteristieken Destination EI Contact Producteur Contact Link naar exploitant
Pagina 94 van 173
Data Type RAN DateTime Text Text Text Dropdown
Comment Inventaris Item
Hyperlink Text
RAN
21/05/2010
CIS-2 Link naar Afzender Meetpoort Categorie Link naar Oorsprong Comment Link to Report Report date Analyse Report Author
Pagina 95 van 173
RAN Dropdown RAN Text Hyperlink Date Text Username
21/05/2010
CIS-2 2.5. Handhaving (ook wel sanctionering genoemd) 2.5.1.
Specifieke functionaliteit
Sanctionering heeft tot doel om de overtreders een sanctie op te leggen. Hiervoor is er een procedure die bestaat uit verschillende niveaus van sanctionering. Deze sancties kunnen verschillend van aard zijn afhankelijk van de aard van de overtreding. 1) Een vereenvoudigde Administratieve boete 2) De standaardprocedure
2.5.2.
Pagina 96 van 173
Procesbeschrijving
21/05/2010
CIS-2
Pagina 97 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het Sanctionering proces wordt gebruikt voor het opleggen van sancties aan overtreders. Dit proces kan gestart worden door de expert op het ogenblik dat er zich een overtreding voordoet. Dit kan zowel vanuit een incident/klacht als vanuit een inspectie opgestart worden: Functioneel proces beschrijving: De nucleaire inspecteur zal de inbreuk evalueren, en op basis van deze evaluatie beslissen of de inbreuk in aanmerking komt voor de vereenvoudigde procedure. De inspecteur kan in het systeem de historiek raadplegen van de klant waardoor de inspecteur kan uitmaken of het gaat om een recidive of niet. Wanneer de inspecteur overgaat tot de vereenvoudigde procedure zal deze aan de hand van een “Het Boekje”4 een boete opleggen. Het systeem zal een opvolging moeten doen van welke inspecteur welk “Boekje” gekregen heeft, en de volgnummers van de bonnetjes in het Boekje. Luik A wordt naar de Cel Administratieve Boetes (CAB) doorgestuurd en wordt in het systeem geregistreerd. Indien de klant en/of de burgerlijk aansprakelijke nog niet bestaat in het systeem zullen deze aangemaakt moeten worden door de cel databeheer. De CAB zal vervolgens de nodige gegevens op basis van luik A invoeren voor de opvolging van de vereenvoudigde procedure. In het systeem wordt een herinnering gezet dat deze boete moet betaald worden binnen de 5 werkdagen. De facturatie dienst zal normaal gesproken deze betaling ontvangen binnen deze termijn, en kan dan ook aanduiden in het systeem dat deze betaling is ontvangen. Wanneer niet voor de vereenvoudigde procedure wordt gekozen zal de inspecteur een PV opmaken. Hierbij moet het systeem de inspecteur bijstaan door het aanmaken van standaard documenten op basis van de gegevens uit het systeem.
2.5.2.1.
Betaling Administratieve Boete
4
“Het Boekje” is een genummerd document dat de inspecteur gebruikt voor het uitschrijven van een boete. Dit document bestaat uit 3 delen (A,B en C). Luik C is voor de overtreder (samen met een overschrijvingsformulier), luik B blijft in “Het Boekje” en luik A wordt voor interne verwerking gebruikt.
Pagina 98 van 173
21/05/2010
CIS-2
Het “Betaling Administratieve Boetes” proces wordt gebruikt voor het opvolgen van Administratieve boetes. Wanneer een administratieve boete betaald wordt door de overtreder zal dit in het facturatiesysteem worden weergegeven. Naar analogie van de eenmalige retributies zal het systeem
Pagina 99 van 173
21/05/2010
CIS-2 dagelijks nagaan in het facturatiesysteem welke betalingen werden ontvangen, en deze boetes in het systeem markeren als ontvangen. Qua opvolging van de openstaande boetes moet het systeem de CAB voorzien van een overzicht van uitstaande boetes die nog niet betaald werden. Op basis van deze lijst zal de CAB beslissen om deze dossiers verder te behandelen via de vereenvoudigde of de Standaard procedure.
2.5.2.2.
Pagina 100 van 173
Standaard & PV Procedure
21/05/2010
CIS-2
Pagina 101 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het systeem zal het bovenstaande proces supporteren door het opvolgen van de verschillende statussen waarin een dossier zich kan bevinden. Tevens moet het systeem beschikken over een lijst met de gegevens van de verschillende parketten De opvolging van de verschillende statussen waarin een dossier zich bevindt kan gedaan worden door een status veld manueel aan te passen. Mogelijke statussen op dit ogenblik geïdentificeerd zijn: -
Wachten op beslissing parket Parket volgt op PV in behandeling binnen agentschap Afsluiten zonder gevolg Inning boete Dossier gesloten Behandeling verweermiddelen Schriftelijke verwering Verhoor Beroep
Voor iedere status zullen eventueel een aantal standaard documenten moeten geproduceerd worden aan de hand van de gegevens opgeslagen in het systeem. Bij iedere status verandering wordt binnen het systeem bijgehouden door wie en wanneer deze statusverandering heeft plaatsgevonden en wordt er voorzien dat een commentaar kan bijgevoegd worden samen met eventuele bijkomende documenten die aan het dossier worden bijgevoegd. De bepaling van het bedrag van de administratieve boete bij de standaardprocedure is vastgelegd op basis van een aantal criteria welke hieronder worden beschreven. Deze procedure is momenteel in gebruikt en het systeem moet deze logica supporteren Op basis van de onderstaande tabel wordt de risicogradatie bepaald
Waarschijnlijk
Gevolgen
Zware Ernstige Belangrijke Significante Geringe
6 5 4 3 2
Voorkomen Mogelijk Zeldzaam 5 4 3 2 1
5 3 2 1 0
Verwaarloosbaar Onbestaand 2 1 0 0 0
Tabel 1 : risicogradatie
Pagina 102 van 173
21/05/2010
CIS-2 Vervolgens worden er een aantal criteria geëvalueerd waardoor een “factor overtreder” wordt bekomen tussen -6 en +4 Criteria Recidive van de overtreder is bewezen.
Beschrijving Ja/neen
cijfer 1/0
De overtreder bevindt zich in een situatie Ja/neen waarin vele overtredingen begaan werden (meer dan 3). De overtreder heeft bewust een Ja/neen economisch voordeel gezocht. Gewoonlijk respecteert de overtreder de onvoldoende/voldoende of voorschriften van de regelgeving en blijkt ongegrond/meer dan hij de veiligheidscultuur toe te passen. voldoende Gewoonlijk stemt de overtreder in met onvoldoende/voldoende of inspecties en beantwoordt hij openlijk de ongegrond/meer dan vragen. voldoende De overtredingen hebben het voorwerp Ja/neen kunnen uitmaken van vaststellingen doordat de overtreder deze zelf heeft aangegeven. De overtreder geeft blijk van een bepaald Vijandig/neutraal/ gedrag: behulpzaam De overtreder beroept zich op onvoldoende/voldoende/meer onweerlegbare verzachtende dan voldoende omstandigheden
1/0
1/0 1/0/-1
1/0/-1
-1/0
1/0/-1 0/-1/-2
Tabel 4 : Evaluatie van de factor overtreder
Het verkregen cijfer laat toe het juiste bedrag te bepalen dat aan de overtreder moet worden opgelegd op basis van de factor en de risico-evaluatie.
SOM van de bedragen
-6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6
1 400 800 1200 1600 2000 2375 2750 3125 3500 3875 4250 4625 5000
2 5000 6250 7500 8750 10000 11250 12500 13750 15000 16250 17500 18750 20000
Risico-evaluatie 3 4 20000 40000 21700 41700 23400 43400 25100 45100 26800 46800 28500 48500 30000 50000 31500 51500 33200 53200 34900 54900 36600 56600 38300 58300 40000 60000
5 60000 61700 63400 65100 66800 68500 70000 71500 73200 74900 76600 78300 80000
6 80000 81700 83400 85100 86800 88500 90000 91500 93200 94900 96600 98300 100000
Tabel 4 : toegewezen bedrag in functie van de beoordeling van de « factor overtreder » en het risico
Pagina 103 van 173
21/05/2010
CIS-2 2.5.3.
Datastructuren
Opvolging Bonnenboekjes : Data Item RAN Nr Bonnenboekje Start Bonnennummer Einde Bonnennummer Naam Inspecteur Taalrol Datum
Data Type
Comment BON-######
Integer Integer Integer Dropdown Dropdown Date
NL/FR Datum uitlening bonnenboekje
Opvolging Vereenvoudigde Boetes Data Item Data Type RAN Link naar overtreder Link naar burgelijke aansprakelijke Status Dropdown Naam Inspecteur
Dropdown
Nr Bonnenboekje Uitgeschreven bonnummer
Integer Dropdown
Scan Bonnetje
Hyperlink
Bedrag Boete Betalingsdeadline
Integer date
Plaats van overtreding BonDatum
Date/Hour
Comment PEN-######
Gefactureerd Betaling ontvangen Iemand uit lijst van toegewezen bonnenboekjes Een nummmer uit de lijst van mogelijke bonnetjes die toegewezen zijn aan de inspecteur. Upload van Scan van het bonnnetje Uiterste datum van betaling
Datum van het bonnetje
Opvolging Standaard Procedure: Data Item
Pagina 104 van 173
Data Type
Comment
21/05/2010
CIS-2 RAN: PV Nummer Link Burgelijke aansprakelijke Parket & contact persoon Link Inspectieverslag Vaststellingsdatum Datum PV Status
Autogenerated code
Dropdown
Date Date Dropdown Dropdown
Link Raadsman Bedrag Boete
RAN
Betalingsdeadline Betaling ontvangen Inspecteur Categorie
datum
Pagina 105 van 173
Lijst van Parketten (zie http://www.juridat.be)
RAN
Dossier Sub Status
Comments Links to documents
STP-###### Nog te definieren
Open Closed • Wachten op beslissing parket • Parket volgt op • PV in behandeling binnen agentschap • Afsluiten zonder gevolg • Inning boete • Behandeling verweermiddelen • Schriftelijke verwering • Verhoor • Beroep Bepaald aan de hand van beslissingstabel.
Dropdown Dropdown
Text(65535) Hyperlinks
Lijst van inspecteurs Transport Medische Toepassingen Nucleaire Basisinrichtingen Uploaded documents
21/05/2010
CIS-2 2.6. Inventaris 2.6.1.
Specifieke functionaliteit CIS-2 moet toestaan dat de bronnen voor ioniserende straling, alsook de bijhorende materialen en certificaten van toestellen in beeld gebracht wordt. Deze inventaris kan opgedeeld worden in de volgende categorieën: • • • • •
Straling Generators Ingekapselde bronnen Niet-Ingekapselde bronnen Bijhorend materiaal Certificaten
Voor de eerste 3 types zijn een aantal specifieke velden nodig die de bronnen beschrijven. Voor het bijhorend materiaal moeten deze datastructuren veel flexibeler opgesteld kunnen worden, wegens de diversiteit van de attributen die geregistreerd worden in de databank. De bijhorende materialen kunnen variëren van “Meetpoorten”, “Verpakkingsmateriaal”, enz. Tijdens de detailanalyse zal een structuur moeten uitgewerkt worden die toelaat om op een eenvoudige manier deze bijbehorende materialen te classificeren en te inventariseren.
2.6.2.
Pagina 106 van 173
Procesbeschrijving
21/05/2010
CIS-2 FANC/AFCN – Procedure voor Inventaris Aanvrager
adm medewerkers
EI
Expert
Aangifte inventaris wijziging
Inspecti es
Vergunn ingen
Lijst van Inventaris
Registratie Wijzigings aanvraag
Evaluatie Nieuwe Inventaris
Inspectie Nodig?
Ja
Inspecties
Neen
Aanpassen Inventaris
Aanpassing Vergunning Nodig?
Opvolging actieplan
Ja
Neen
Bevestiging Nieuwe inventaris
Communicatie nieuwe inventaris
Verzoek wijziging vergunning
Verzoek tot wijziging vergunning
end
Pagina 107 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het inventaris proces kan gestart worden naar aanleiding van de volgende gebeurtenissen: 1) Aangifte van een wijziging in inventaris door de exploitant 2) Vanuit het vergunningen proces, om reden van een nieuwe vergunning of een wijziging van de inventaris 3) Als gevolg van een inspectie 4) Indien er een lijst met updates komt van een EI
De volgende stappen worden doorlopen door het proces: 1) Indien het een aangifte van een inventariswijziging betreft zal een administratieve medewerker nakijken of het gaat om een wijziging aan een bestaande inventaris dan wel een volledig nieuwe inventaris wordt opgemaakt. 2) Indien het om een wijziging gaat wordt deze wijzigingsaanvraag geregistreerd in het dossier. 3) Vanuit het vergunningenproces wordt deze procedure opgeroepen om de inventaris te registreren of te wijzigen. 4) Als resultaat van een inspectie kan een wijziging van de inventaris nodig zijn. 5) Vervolgens zal de expert een evaluatie doen van de nieuwe inventaris, met als doel de juistheid te verifiëren. 6) Indien nodig kan dit leiden tot een inspectie ter plaatse. 7) Op basis van de geëvalueerde inventaris, zal de expert deze nieuwe inventaris vastleggen in het systeem. Dit wil zeggen dat de nieuwe inventaris elementen worden bijgevoegd aan de inventaris van de klant, doch dit houdt niet in dat deze nieuwe inventaris ook vergund is. Hiervoor zal de klant een aanvraag moeten doen. 8) Indien deze inventaris aanpassing als gevolg heeft dat er een aanpassing van de vergunning nodig is zal er een opvolgingsactie worden geregistreerd die aanduidt dat de klant een aanvraag moet doen binnen een bepaalde tijd om zich in regel te stellen. Tegelijk wordt er een brief verzonden naar de klant met het verzoek zich in regel te stellen. 9) Indien er geen aanpassing van de vergunning vereist is zal er een standaard communicatie gebeuren van de nieuwe inventaris naar de klant.
2.6.3.
Datastructuren
De inventaris is opgedeeld in 4 categorieën: Deze datastructuren dienen slechts als voorbeeld, en zullen verder moeten gespecificeerd worden tijdens de detailanalyse.
Data Item
Pagina 108 van 173
2.6.3.1.
Straling Generators
Data Type
Comment
21/05/2010
CIS-2 RAN: Serial Number Type:
Manufacturer:
Model:
Link to Installation Status Date Source Status:
Calibration date Calibration Certificate Number Comments Link naar andere inventris items
RAD-###### Text (256) Serial number of Radiation generator Dropdown selectable from dropdown list of predefined types Dropdown (filterd selectable from by Type if dropdown list of selected) predefined manufactures Dropdown selectable from (filtered by dropdown list of Manufacturer) predefined models RAN Date Time Dropdown Unknown Cleared Exported In storage In transport In Use Lost / Theft Managed as Waste Not Imported Returned to Supplier Date Time Text (256) Text (65535) RAN
2.6.3.2. Data Item RAN: Maximum activity: Activity period:
Pagina 109 van 173
Niet-Ingekapselde Bronnen
Data Type Scientific Notation Number
Parents/children
Comment UNS-###### Scientific notation and entered in Ci or Bq Seconds Minutes Hours Days Weeks Months
21/05/2010
CIS-2 Manufacturer:
Dropdown
Nuclides:
Multiple selections
Physical form:
Dropdown
Link to Installation Status Date Source Status:
RAN Date Time Dropdown
Physical Barrier :
Multiple selections
Link to associated equipment record Comments Link naar andere inventris items
RANs
Unknown Cleared Exported In storage In transport In Use Lost / Theft Managed as Waste Not Imported Returned to Supplier multiple selections list of predefined list of types
Text(65535) RAN
2.6.3.3. Data Item RAN: Serial Number Activity:
years selectable from dropdown list of predefined manufactures multiple selections list of predefined list of types Gaseous Liquid Solid
Parents/children
Ingekapselde bronnen
Data Type
Comment SEA-######
Text(256) Scientific Notation
Activity Date Manufacturer:
Date Time Dropdown
Model:
Dropdown (filtered by Manufacturer)
Scientific notation and entered in Ci or Bq selectable from dropdown list of predefined manufactures selectable from dropdown list of predefined models
Category: Security Group
Pagina 110 van 173
21/05/2010
CIS-2 ANSI Classification Capsule Identification Chemical And Physical Properties Internal Number ISO Compliance: Location Source Type Source Type Identification Special form Certificate
Number Checkbox Adres
String
Recommended Working Life:
Number
Nuclides:
multiple selections list of predefined list of types
Link to Installation Manufacturing Date Registration date Status Date Source Status:
Customer Audit Date Physical Barrier :
Security Plan: Link naar vergunning Link to associated equipment record Comments Link naar andere
Pagina 111 van 173
Yes/No
Date Date Date Time Dropdown
Date Time multiple selections list of predefined list of types Checkbox RAN vergunning RANs Text(65535) RAN
Seconds Minutes Hours Days Weeks Months years
Unknown Cleared Exported In storage In transport In Use Lost / Theft Managed as Waste Not Imported Returned to Supplier multiple selections list of predefined list of types Yes/No
Parents/children
21/05/2010
CIS-2 inventaris items
2.6.3.4.
Data Item RAN: Serial Number Type:
Bijhorende materialen
Data Type Text(256) selectable from dropdown list of predefined types
Item Data
Manufacturer:
Model:
Link to Installation Status Date Associated Equipment Status:
Comments Link naar andere inventaris items
Pagina 112 van 173
Comment ASE-######
Specific data associated with the item. (depends on type of item) selectable from dropdown list of predefined manufactures (filtered by type) selectable from dropdown list of predefined models (filtered by manufacturers) Date Time Dropdown
Text(65535) RAN
Unknown Cleared Exported In storage In transport In Use Lost / Theft Managed as Waste Not Imported Returned to Supplier Parents/children
21/05/2010
CIS-2 2.6.4. Inventaris element “HAIB” Het inventaris element “HAIB” (Hoog Actieve Ingekapselde Bron) behoort tot de inventaris elementen van het type Ingekapselde bronnen. Deze bronnen zijn specifiek in die zin dat deze een levensloopfiche bevatten met bijkomende datavelden die een betere opvolging van dergelijke bronnen moet toelaten. Om een HAIB te registreren in het systeem wordt het vergunningen proces (in dit geval registratie) gebruikt. Eens de HAIB geregistreerd is kan de levensloopfiche worden ondersteund doordat er een historiek wordt bijgehouden van de veranderingen die aangebracht worden aan deze inventaris elementen. Dus wanneer een HAIB inventaris element van eigenaar verhuist zal de vorige eigenaar nog steeds gekend zijn in de historiek van het systeem. Ook verlies of diefstal van deze bronnen moet kunnen geregistreerd worden binnen het systeem. De rapporteringfunctie van het systeem moet toelaten om specifieke rapporten ivm HAIB aan te maken.
2.6.5. Inventaris element “Meetpoorten” Meetpoorten worden beschouwd als inventaris elementen van het type “Bijhorende Materialen”. Om deze meetpoorten te registreren in het systeem als inventaris element wordt gebruik gemaakt van het vergunningen (in dit geval registratie) proces. Hierbij worden al de attributen van de specifieke meetpoort opgenomen in het systeem. Wanneer er zich een incident op een meetpoort voordoet zal een incident van het type meetpoort worden aangemaakt en zal men de meetpoort (inventaris item) kunnen linken aan het incident. De opvolging (inclusief de afhandeling van de eventuele weesbron) van het incident gebeurt via het incidenten proces in het systeem. Wanneer er bronnen door de meetpoort gedetecteerd worden, geven deze niet altijd aanleiding tot een incident (wanneer de activiteit beneden een bepaalde drempelwaarde ligt). De eigenaar van de meetpoort dient deze bronnen (weesbronnen) te bewaren. Deze worden op regelmatige basis afgevoerd als radioactief afval. Periodiek moet de eigenaar van de meetpoort een lijst van gevonden bronnen doorsturen naar het FANC. Deze lijsten moeten opgevolgd kunnen worden in het systeem. Rapportering met betrekking tot de meetpoorten en hun activiteiten moet door het systeem ondersteund worden.
2.6.6. inventaris elementen dienst invoer en vervoer.
Pagina 113 van 173
21/05/2010
CIS-2 Inventariselementen ter ondersteuning van de business rules voormeldingen, maandopgaven en trimestriële rapporten: Aangezien er controles voorzien zijn van de technische gegevens tussen gemelde transporten/invoeren en de afgeleverde vergunningen zijn er zeker een aantal “achterliggende tabellen” nodig die deze technische gegevens via dropdown velden of zoekfuncties ter beschikking stellen bij het registreren van de vergunning. O.a. isotopen (met een aantal specifieke karakteristieken), types van colli, types van voorkomen, afzenders, bestemmelingen, vervoerders, … Bij de registratie van de voormeldingen, maandopgaven, trimestriële rapporten kunnen deze dan beperkt zijn tot wat er vergund werd. Certificatenlijst en serienummers modellen van colli: Dit is op dit ogenblik een Excel-tabel waarin de belangrijkste gegevens van goedkeuringscertificaten bewaard worden, zowel Belgische als buitenlandse. Een minimum aan gegevens gaat echter wel beschikbaar moeten zijn als we een koppeling tussen goedgekeurde colli en de vervoervergunningen willen maken. Certificaten datastructuur Data Item RAN: Certificaat Referentie Type Certificaat Naam van het model Link naar PDF file Agent Datum van Uitgifte Vervaldatum Link Origineel certificaat Nummer RIS Klassement Nummer Archief Comments
Data Type
Comment CER-######
Dropdown Dropdown Hyperlink
M/O/V
Date Date
o alle functionaliteiten die in de huidige certificatenlijst beschikbaar zijn (efficiënt zoekrobots, automatische erkenning van verschillende gegevens/eigenschappen van model van collo op basis van de naam van de certificaten) o de lijst van de serienummers van verpakkingen die in orde zijn voor de “Belgische modellen van collo” deze lijst met serienummers zijn niet gekoppeld aan een goedkeuringscertificaat maar aan het model van collo waarvoor er meerdere goedkeuringscertificaten voor bestaan (al dan niet gelijktijdig) Pagina 114 van 173
21/05/2010
CIS-2 o uiteraard moeten de dossier die via CIS-2 behandeld worden naar deze lijst geïnjecteerd worden maar een “manuele”injectie is ook noodzakelijk voor deze certificaten door een buitenlandse overheid werden afgeleverd en geldig zijn in België zonder dat het FANC daar enig werk in moet verrichten. Deze functionaliteit zal tijdens de detailanalyse verder moeten geëvalueerd worden.
2.7. Facturatie 2.7.1.
Specifieke functionaliteit
Eenmalige retributies Eenmalige retributies worden betaald ter gelegenheid van het indienen van een aanvraag tot het bekomen van een vergunning, een toelating of een erkenning of tot het volgen van een cursus. De betalingsgegevens bij de boekhouding zijn de enige authentieke bewijzen van betaling. Aangezien geen vergunning wordt toegekend zolang de retributie niet is betaald, moeten de betalingsstatus door de vergunnende diensten kunnen worden geconsulteerd: de klant opzoeken en zijn betalingstatus consulteren. De bedragen die gefactureerd worden, worden bijgehouden in het facturatiesysteem, doch zijn ter consultatie beschikbaar in CIS-2. Tussen het boekhoudsysteem en het systeem ter ondersteuning van vergunnende diensten zijn er dus frequente uitwisselingen noodzakelijk, bijv. op dagelijkse basis, om beide systemen te synchroniseren. Het beheer van de eenmalige retributies wordt volledig gedaan door de facturatiedienst. CIS-2 zal de nodige gegevens doorsturen op basis van vooraf vastgelegde criteria, om het signaal te geven naar het facturatiesysteem om een factuur uit te sturen. CIS-2 zal vervolgens op dagelijkse basis opzoeken in het facturatiesysteem welke betalingen ontvangen werden, en vervolgens de nodige dossiers markeren als betaling voldaan. Indien de betaling niet voldaan is binnen de vooropgestelde tijd zal CIS-2 de aanvraag markeren als “Afsluiting zonder gevolg” en worden de nodige gegevens naar het facturatiesysteem verzonden voor het genereren van een creditnota voor de retributie. Jaarlijkse heffing
Pagina 115 van 173
21/05/2010
CIS-2 Een exploitant is een heffing verschuldigd wanneer hij op 1 januari van het betrokken jaar vergund is voor een reactor, een inrichting of een activiteit die in onderworpen is aan een heffing. Voor het aanrekenen van de heffingen wordt dus uitgegaan van een vergunde activiteit, reactor, inrichting of installatie. Determinerend is dus het feit dat de vergunning bestaat, niet dat de activiteit ook werkelijk wordt uitgevoerd, de reactor of installatie operationeel is. De actieve vergunningen zijn wel het uitgangspunt, maar niet de ‘driver’ voor de facturatie. Dwz: er wordt niet noodzakelijk per vergunning gefactureerd maar per megawatt, reactor, inrichting, installatie of activiteit. Deze heffingen zijn in principe cumulatief, met deze uitzondering: één inrichting of reactor is slechts onderhevig aan één heffing. Wanneer een inrichting of reactor in meerdere categorieën valt, wordt enkel de heffing met het hoogste bedrag gefactureerd. Cumulatie van een inrichting en een activiteit (bijvoorbeeld een klasse II inrichting en transport) kan dus wel. Cumulatie van verschillende activiteiten eveneens. a. Reactoren
Reactoren voor elektriciteitsproductie worden belast per megawatt netto-geïnstalleerd elektrisch vermogen (MWe). De geactualiseerde gegevens over het netto-geïnstalleerd elektrisch vermogen worden jaarlijks bij de betrokken exploitant opgevraagd. De reactoren voor onderzoek zijn ingedeeld in twee categorieën, de heffing verschilt naargelang het thermisch vermogen van de reactor (hoger of lager dan 5 megawatt). De heffing hangt samen met het al dan niet vergund zijn van de reactor, of de reactor in kwestie ook effectief in exploitatie is doet niet ter zake. M.a.w. zolang er een exploitatievergunning actief is en er nog geen ontmantelingvergunning bekomen werd, wordt de heffing voor exploitatie aangerekend. Een reactor wordt beschouwd als zijnde in ontmanteling zodra een ontmantelingvergunning bekomen werd. In het geval van een reactor is het uitgesloten dat deze zich gelijktijdig in ontmanteling en in exploitatie kan bevinden. Eén reactor kan dan ook slechts aanleiding geven tot één heffing. De installaties die zich op de reactorsite bevinden en die onlosmakelijk verbonden zijn aan de uitbating van de reactor (vb. opslag van gebruikte splijtstof, afvalbehandelingsinstallaties) worden niet afzonderlijk gefactureerd maar zijn gedekt door de heffing voor de reactor. Andere installaties op de site van de reactor (vb. deeltjesversnellers) worden afzonderlijk gefactureerd.
Pagina 116 van 173
21/05/2010
CIS-2 b. Andere inrichtingen
Een inrichting wordt bepaald door de combinatie van een specifieke geografische locatie (een exploitatieadres) en een exploitant. 5 Wanneer op eenzelfde exploitatieadres meerdere exploitanten werkzaam zijn, zullen er in principe meerdere inrichtingen zijn en dus ook meerdere heffingen moeten aangerekend worden. Een voorbeeld hiervan is een ziekenhuis met radiologie uitgebaat door X en nucleaire geneeskunde uitgebaat door Y. Het betreft de inrichtingen die met toepassing van hoofdstuk II van het ARBIS vergund worden; de vergunningen worden verleend aan de exploitant van de inrichting. Er wordt gestreefd om een één-op-één relatie te hebben tussen de inrichting en zijn vergunning, dit om elke discussie over de indeling van de inrichtingen (en de financiële gevolgen ervan) te vermijden. Een geografische locatie met één of meerdere deeltjesversnellers wordt als een aparte inrichting beschouwd. De deeltjesversneller(s) maken dus geen deel uit van een inrichting klasse 1 of 2 die zich op hetzelfde adres kan bevinden. Dit was ook in het verleden al het geval. Er wordt wel afgestapt van de vroegere benadering dat elke deeltjesversneller een inrichting op zich zou zijn: m.a.w. voor meerdere deeltjesversnellers op dezelfde site wordt één heffing aangerekend. Een site met meerdere deeltjesversnellers die door dezelfde exploitant worden uitgebaat is één inrichting, ongeacht het type deeltjesversnellers (bestraling patiënten of andere toepassingen). Indien beide types aanwezig zijn wordt dus de hoogste heffing aangerekend. In het geval van een inrichting kan het zich voordoen dat deze gedeeltelijk in exploitatie en gedeeltelijk in ontmanteling is (en dus beschikt over zowel een exploitatie- als een ontmantelingvergunning). Volgens het algemene principe (één inrichting is onderhevig aan één retributie) wordt dan enkel de heffing met het grootste bedrag gefactureerd (exploitatieheffing).
c. Mobiele installaties 5
Een inrichting wordt in het Arbis gedefinieerd als “een geheel van één of meerdere installaties waar een handeling of handelingen of beroepsactiviteiten bedoeld in de eerste twee leden van artikel 1 worden uitgevoerd, en die zich bevinden binnen een beperkte en welomschreven geografische zone en waarvoor eenzelfde exploitant verantwoordelijk is”.
Pagina 117 van 173
21/05/2010
CIS-2 Voor het ‘gebruik, buiten een vergunde inrichting, van bronnen van ioniserende straling die geen radioactieve stoffen bevatten’ wordt een heffing voorzien per mobiele installatie. Hier worden de mobiele installaties bedoeld die vallen onder art 5.7.1 van het ARBIS en geen radioactieve stoffen bevatten. In deze categorie vallen o.a. • de bussen, aanhangwagens waar RX-apparaten in opgesteld staan; • de containerscanners zoals ze gebruikt worden door douane en politie.
d. Activiteiten
Invoer en vervoer worden als een afzonderlijke activiteit beschouwd en worden dus afzonderlijk belast. De heffingen voor het ter beschikking stellen van radioactieve producten voor in vivo of in vitro gebruik in de geneeskunde of de diergeneeskunde (hoofdstuk V) zijn niet cumulatief. Indien een exploitant voor beide heffingen in aanmerking komt, wordt enkel het hoogste bedrag aangerekend.
2.7.2. Processbeschrijving
Pagina 118 van 173
21/05/2010
CIS-2 Facturatie eenmalige retributies Exploitant / aanvrager
Indienen / vervolledigen aanvraagdossier
Dienst databeheer Ingeven klantgegevens + transfert dossier naar betrokken operationele dienst
Operationele diensten
CIS
Financien
CIS START PROCES VERGUNNINGEN : Ingeven request, verzamelen ontbrekende gegevens
Globe CIS FACTUUR importeren, afdrukken en versturen naar klant
Aangeven ‘facturatie OK’
Globe Betaling linken aan factuur
Uitvoeren betaling
1 maand
CIS AFWERKING PROCES VERGUNNING EN
JA
Betaling volledig?
NEE
EERSTE RAPPEL
5 maand
CIS Uitvoeren betaling
AFWERKING PROCES VERGUNNING EN
Betaling ontvangen?
Ja
NEE
Uitvoeren betaling
CIS
Na 6 maand
AFWERKING PROCES VERGUNNING EN
JA
TWEEDE RAPPEL: aankondiging afsluiting dossier indien geen betaling binnen 14 dagen
Betaling ontvangen?
NEE
Globe
CIS Afsluiten request
Crediteren vordering
STOP
Signaleren als mogelijke kandidaat voor inspectie
2.7.3. Datastructuren De datastructuren nodig om de interface met GLOBE te doen werken zullen tijdens de detail analyse moeten gedefinieerd worden. Pagina 119 van 173
21/05/2010
CIS-2 3. Overige functionele vereisten 3.1.
Historiek van de gegevens
Het spreekt voor zich dat geen enkel dossiergegeven verdwijnt uit de gegevensopslag. Aanvragen verdwijnen hoogstens uit de view van op te volgen dossiers als ze zijn afgesloten, maar blijven bewaard. Uiteraard moeten ook de vergunningsgegevens historisch worden opgeslagen. Ieder dossier gegeven (vb aanvraag, vergunning, inspectie, sanctionering, inventaris) is uniek en bevat een volledige historiek van het gegeven. Dus indien een vergunning verlengd of gewijzigd wordt zal dit aanleiding geven tot een nieuwe versie van dezelfde vergunning, waarbij binnen het systeem de historiek wordt bijgehouden van de vorige versie van het dossier item. Het is echter perfect mogelijk om meerdere dossier items per klant te hebben. Voor klantgegevens dient eveneens een historiek bijgehouden: persoon- en adres- gegevens worden gekoppeld aan een geldigheidsperiode: adresgegevens zijn bv. geldig tot de volgende adreswijziging. Een natuurlijk persoon die op een bepaald moment een rechtspersoon wordt, moet ook als natuurlijk persoon gekend blijven. 3.2. Algemene gebruikers functionaliteit
3.2.1. Taal van het systeem
Het systeem moet het mogelijk maken om de noden van verschillende gebruikersgroepen te supporteren. De gebruikers interface moet beschikbaar zijn in Engels, Nederlands en Frans. Deze taalkeuze is een instelling die aan de gebruiker wordt gekoppeld, maar beïnvloed niet de taal van de productie van de standaard documenten daar deze taal bepaald wordt door de taal van de klant.
3.2.2. Automatisch vervolledigen van datavelden
Dit is de functionaliteit dat het systeem op een intelligente wijze de datavelden op de schermen invult met waarden die volgens business rules bepaald worden. Deze waarden van de velden kunnen moeten berekend worden of simpele standaard waarden bevatten.
Pagina 120 van 173
21/05/2010
CIS-2 3.2.3. Overschrijven van standaard waarden
Deze functionaliteit moet toelaten dat de waarden die vooraf ingevuld werden zoals beschreven in de vorige paragraaf kunnen worden overschreven door de gebruiker. 3.2.4. Documenten aanhechten
Het systeem moet voorzien dat waar nodig de gebruiker de mogelijkheid heeft om documenten op de laden en te verbinden met het actieve record. Deze documenten moeten als links gepresenteerd worden, zodat deze op eenvoudige aanvraag kunnen getoond worden. Voor het bewaren van documenten heeft het FANC een Document en Record Management Systeem (RMS). Zie sectie 3.3.6 voor verdere informatie over de interface met het RMS systeem. Binnen het FANC worden er in bepaalde gevallen documenten behandeld die een bepaald beveiligingsniveau dragen. Dit brengt mee dat deze documenten niet kunnen bewaard worden binnen het systeem. Het moet dus mogelijk zijn om voor deze documenten een referentie in het systeem op te nemen zodat deze documenten toch kunnen teruggevonden worden in het archief of beveiligde zone. 3.2.5. Aanmaken van Standaard documenten
Het systeem moet voorzien in de mogelijkheid voor het aanmaken van standaard documenten, gebaseerd op templates. Deze templates zullen uit het document management systeem moeten gehaald worden en vervolledigd worden met informatie die voorhanden is in het systeem. Dit zal gebeuren op basis van een mail-merge functionaliteit. Het moet echter mogelijk zijn om hele paragrafen in een document dynamisch toe te voegen of weg te laten afhankelijk van bepaalde condities in het systeem. Tevens moet er voorzien worden dat er een gescande kopie van de handtekening wordt bijgevoegd aan het document op het ogenblik dat de eigenaar van deze handtekening zijn goedkeuring geeft voor de inhoud van het document. Op dat ogenblik kunnen er verder geen wijzigingen meer gebeuren aan het document, tenzij het document terug wordt vrijgegeven voor verwerking. Het kan ook gebeuren dat meerdere mensen hun “handtekening” moeten zetten op het document. 3.2.6. Grafische gebruikers Interface Het systeem moet een grafische gebruikersinterface hebben die intuïtief en gemakkelijk te begrijpen en gebruiken is door verschillende niveaus van gebruikers. Om de leercurve voor de gebruiker te beperken moet de gebruikersinterface gebaseerd zijn op bestaande en algemeen gebruikte principes. De gebruikers interface moet zoveel mogelijk gebruik maken van dropdown picklists, tickboxes, datum widgets, enz. die de datakwaliteit zoveel mogelijk helpt. De vrije tekst velden moeten toelaten om de tekst te formatteren. Ieder veld moet
Pagina 121 van 173
21/05/2010
CIS-2 met behulp van tooltips een korte beschrijving geven van de verwachte input of functionaliteit. Het systeem moet tevens voorzien zijn van een volledige help functie, die door de gebruiker op ieder moment kan opgeroepen worden. 3.2.7. Copy Records
Het systeem moet toelaten om eender welk record te copieren en te gebruiken als startpunt voor een nieuw record. Het is echter duidelijk dat het nieuwe record niet langer gekoppeld blijft aan het vorige record. Het is de bedoeling om op een zeer snelle en efficiënte manier gelijkaardige records te kunnen aanmaken waarbij de meeste informatie wordt overgenomen, doch de specifieke informatie terug naar de default waarden wordt gebracht of op blanco wordt gezet. Dit zou moeten kunnen gebeuren door de klassieke copy/paste (of drag/drop) functie zoals deze gekend is in andere toepassingen. Via deze functionaliteit wordt het mogelijk gemaakt om verschillende template records te maken die verder kunnen gebruikt worden. 3.2.8. Vernietigen van records
Het systeem moet voorkomen dat records worden vernietigd. Het systeem moet records markeren als vernietigd, doch de informatie moet bewaard blijven en beschikbaar blijven voor rapportering doeleinden. 3.2.9. Printen van documenten
Het systeem moet toelaten dat rapporten of documenten naar verschillende printers worden gestuurd. Dit moet door de gebruiker kunnen ingesteld worden als standaard printer, doch ook per document gewijzigd worden. Indien een (standaard) document geprint wordt (voor versturen per post), moet dit in het systeem geregistreerd worden zodat er een tracé is van de actie.
3.3.
Systeem Interfaces
3.3.1. Interface met GLOBE GLOBE is het boekhoudpakket dat gebruikt wordt binnen het FANC. Er is een bestaande integratie vanuit het huidige systeem. Deze integratie is geautomatiseerd, doch zal moeten herbekeken worden om te voldoen aan de vereisten van CIS-2 Hieronder vindt U de huidige integratie flow tussen het huidige systeem en GLOBE.
Pagina 122 van 173
21/05/2010
CIS-2
3.3.2. Tussen operationele diensten onderling De toekenning van een vergunning is in bepaalde gevallen afhankelijk van informatie van andere diensten. Bijvoorbeeld voor een persoonlijke vergunning moet de inrichting van tewerkstelling correct vergund zijn; voor een transport moet de bestemmingsinrichting correct vergund zijn. Indien louter consultatie van de vergunningstoestand van de betreffende inrichting niet voldoende is (de expertise van dossierbeheerders transport en medische toepassingen ligt ten slotte niet bij de inrichtingen), moet de informatie worden opgevraagd bij de dossierbeheerder Inrichtingen. Deze zgn. interne vraag moet, samen met een aantal gegevens over de aanvraag, aan een dossierbeheerder van een andere dienst kunnen toegewezen worden, zodat deze vraag bij zijn openstaande taken terecht komt. De situatie kan ook bestaan dat 2 verschillende diensten aan eenzelfde dossier moeten werken. Het systeem moet dan ook de nodige flexibiliteit hebben om dossiers tussen verschillende diensten te circuleren.
Pagina 123 van 173
21/05/2010
CIS-2 Algemeen moet er voor het hele systeem een notificatiemiddel worden bedacht om gebruikers te verwittigen bij belangrijke wijzigingen van persoon- of adresgegevens, transfers, sluiting van inrichtingen, etc.
3.3.3. Interface met e-mail Het standaard email systeem van het FANC is MS Exchange. Het systeem moet dus naadloos kunnen integreren met dit systeem. Het moet mogelijk zijn dat de gebruiker e-mails verstuurd vanuit de toepassing zonder dat hij daarvoor de toepassing hoeft te verlaten. Indien er binnenkomende e-mails zijn moeten deze automatisch kunnen gekoppeld worden aan het dossier van de klant. De gebruikers moeten deze e-mails kunnen opvragen binnen de applicatie.
3.3.4. Interface met overheidsdatabases De overheid stelt een aantal databases ter beschikking voor de validatie van gegevens. Deze databases kunnen dienen als “authentic source” voor de klanten gegevens die bijgehouden worden in CIS-2. Er wordt verwacht dat deze interfaces worden aangeleverd door de leverancier. Voor CIS-2 zullen er communicaties moeten opgezet worden met de volgende overheidsdatabanken KBO: Kruispunt bank voor Ondernemingen: voor de validatie van Ondernemingsgegevens KSZ: Kruispunt bank voor sociale zekerheid: RR: Rijksregister, voor de validatie van natuurlijke persoonsgegevens Meer details kunnen gevonden worden op de site van de federale ICT dienst http://www.fedict.belgium.be/nl/service_catalogue/ Meer bepaald zal er een integratie moeten gebeuren met de Federale Service Bus. Meer specifieke informatie over deze FSB kan men terugvinden op: http://www.fedict.belgium.be/nl/binaries/AppIM_FSB_NL_DienstBechrijv ingServCatal_V2.0_tcm167-63052.pdf FEDICT stelt op het internet de WDSL files ter beschikking van de services die men aanbiedt. Deze kunnen gevonden worden op http://registry.fsb.pr.belgium.be
3.3.5. Interface met ICSRS
Pagina 124 van 173
21/05/2010
CIS-2 De ICSRS database is een database die onderhouden wordt door het IAEA, en bevat informatie over de Ingekapselde bronnen alsook informatie over de fabrikanten en model van apparatuur die op de markt beschikbaar zijn. Deze database is slechts toegankelijk voor mensen die geregistreerd zijn bij het IAEA. Deze database zou moeten op een eenvoudige manier vanuit CIS-2 te consulteren zijn, waarbij er een aparte login wordt gedaan naar de ICSRS database. Niet tegenstaande het niet mogelijk is om beide systemen met elkaar te koppelen (om reden van policies binnen het IAEA) zullen we toch de database van fabrikanten en modellen opladen die door IAEA aangeleverd worden. De site kan gevonden worden op: http://icsrs.iaea.org/
Dit wordt de “Authentic Source” voor de modellen en fabrikanten voor de inventaris gegevens.
3.3.6. Portaalsite Als pilootproject voor de portaalfunctie en authenticatie via eID, is de opvolging van de HAIB bronnen gekozen. De functionaliteit die voorzien moet worden kan opgedeeld worden als volgt: 1) Registratie van een nieuwe HAIB: Deze registratie gebeurt door de fabrikant of leverancier van de HAIB via een webform en betreft de gegevens van de HAIB. Aangezien het aantal fabrikanten of leveranciers heel beperkt is zal er manueel worden aangeduid binnen het systeem welke natuurlijke personen deze functie kunnen uitvoeren. Zij moeten zich echter wel identificeren aan het systeem via hun eID. 2) Toewijzen van de rechten tot het onderhoud van de HAIB gegevens: Voor iedere exploitant die in het bezit is van een of meerdere HAIB moeten de gegevens van deze HAIB bijgewerkt worden. De houder (rechtspersoon) van de HAIB moet hiervoor een natuurlijke persoon aanduiden. De initiële natuurlijke persoon die de rechten kan toewijzen zal eerst moeten gekend zijn in het systeem (dit wordt manueel ingevoerd door een administratief medewerker van het FANC). Vervolgens kan deze natuurlijke persoon zich aanmelden via zijn eID, en heeft hij de optie om alternatieve natuurlijke personen de rechten toe te kennen om de gegevens van dezelfde HAIB bronnen te onderhouden. Deze toewijzing van de rechten gebeurt op basis van het Rijksregister nummer van deze personen. Het systeem moet met andere woorden registreren welke natuurlijke personen de HAIB bronnen van welke rechtspersoon mag onderhouden.
Pagina 125 van 173
21/05/2010
CIS-2 3) Transfer van bronnen: Wanneer een HAIB bron die aangemaakt is door een fabrikant wordt verkocht aan een exploitant, zal deze transfer moeten geregistreerd worden in het systeem. Eveneens wanneer een bron verandert van exploitant moet dit door de exploitanten geregistreerd worden in het systeem. Deze transfer kan op eenvoudige manier gebeuren door het KBO nummer in te voeren van de nieuwe exploitant (die gekend moet zijn in het systeem). Hierdoor wordt de HAIB bron gekoppeld aan de nieuwe exploitant, die in de toekomst de levensloopfiche moeten opvolgen. Echter, voor deze transfer is er een transportvergunning alsook een exploitatievergunning nodig aan de kant van de nieuwe exploitant van de HAIB. Het systeem zal de nodige validatie moeten doen en de gebruiker waarschuwen indien niet de nodige vergunningen voor handen zijn. Deze exacte business rules zullen tijdens de detailanalyse worden vastgelegd. 4) Confirmatie van de controle van de bron: Hierbij wordt er een datum en de naam van de inrichting die de controle uitvoerde geregistreerd in de levensloopfiche van de HAIB. 5) Confirmatie van een HAIB die inactief wordt: Aangezien de activiteit van een HAIB vermindert over tijd zal op een bepaald ogenblik deze activiteit onder een bepaalde drempelwaarde vallen. Vanaf dat ogenblik wordt de HAIB niet langer beschouwd als een HAIB en is het niet langer nodig om de levensloopfiche op te volgen. De HAIB kan dan ook verwijderd worden uit de lijst van ACTIEVE HAIB. Om reden van traceerbaarheid worden de gegevens van deze HAIB natuurlijk niet verwijderd uit het systeem. Aangezien de actieve levensduur van een HAIB kan berekend worden aan de hand van de halfwaardetijd van de bron, zal het systeem de verwachtte levensduur van de bron berekenen en tijdig de exploitant verwittigen van het feit dat de bron moet uitgeschreven worden in het systeem. Dit kan per email gebeuren.
3.3.7. Interface met Telerad Het Telerad netwerk is een netwerk dat op continue basis de straling meet op het Belgisch grondgebied. Dit netwerk genereert alarmen, wanneer er bepaalde waarden overschreden worden binnen dit netwerk. Dit geeft normaal gezien aanleiding tot een incident, dat moet geregistreerd en opgevolgd kunnen worden binnen CIS-2. De Panorama applicatie die de alarmen genereert stuurt bij ieder alarm een e-mail in een standaard formaat. Deze e-mails moeten automatisch ingelezen kunnen worden in het systeem en een incident record aanmaken of aanpassen. E-mails met een zelfde incident identificatie zullen gecorreleerd moeten worden in hetzelfde dossier. Een typische sequentie voor een Telerad incident is als volgt:
Pagina 126 van 173
21/05/2010
CIS-2 • •
• •
Start van het incident: de panorama applicatie stuurt een email naar CIS-2, waardoor een incident van het type Telerad wordt aangemaakt, op basis van de gegevens in de email Het alarm wordt door de expert bevestigd: hierdoor wordt er een nieuwe mail naar het systeem gestuurd. Deze e-mail wordt automatisch aan het juiste incident gekoppeld wat eerder was aangemaakt. Alarm wordt verwijderd: Dit betekent dat de drempelwaarde niet meer overschreden is; op dat ogenblik wordt er opnieuw een mail gestuurd naar CIS-2. Na een analyse door een expert wordt het incident in het systeem aangevuld met de nodige informatie en zal de expert het incident afsluiten.
3.3.8. Interface met het Record Management Systeem Het gekozen Document en Record Management systeem is een oplossing op basis van SharePoint, Méridio en IDOL en zal in de loop van 2010 bij FANC worden geïmplementeerd. Het is de bedoeling dat alle documenten die door CIS-2 behandeld worden (indien nodig) bewaard worden in het RMS systeem. Dit geldt zowel voor documenten die ingescanned worden (vb kopieën van diploma’s), e-mails met attachments of documenten die door het systeem zelf geproduceerd worden (vb vergunningen, inspectierapporten, enz.) Er is een noodzaak om een wachtrij binnen CIS-2 te voorzien die kan aangesproken worden vanuit RMS om het mogelijk te maken binnen gekomen documenten aan een dossier toe te wijzen. Tevens zullen de document templates die door CIS-2 gebruikt worden opgehaald moeten worden uit het document management systeem. Er zal ook een manier moeten gevonden worden zodat CIS-2 de juiste Metadata structuren van het Document Management systeem kent en gebruikt. Deze interface moet 100% transparant zijn voor de eindgebruiker van CIS-2, en in lijn zijn met de toegangsrechten die aan de eindgebruiker werden toegekend voor zijn rol.
3.4.
Workflow
Het systeem moet voorzien zijn van workflow functionaliteit. De voorgestelde workflow moet een “enterprise” workflow systeem zijn dat toelaat om op basis van business rules, of vooringestelde criteria dossiers te veranderen van status, een actie te ondernemen of de flow
Pagina 127 van 173
21/05/2010
CIS-2 van het proces te veranderen. Dit workflow systeem moet op simpele wijze te onderhouden zijn door niet technische mensen. Er zal een nood zijn om binnen het workflow systeem met “work queues” te werken op verschillende niveaus (vb departement en individueel niveau), waarbij items op eenvoudige manier kunnen veranderd worden van queue. De workflow functionaliteit moet rol gebaseerd zijn, maar kan ook vereisen dat specifieke gebruikers bepaalde specifieke rechten krijgen. Op dit ogenblik zijn de volgende rollen al geïdentificeerd: 1. Administratieve medewerker 2. Expert 3. Nucleair Inspecteur 4. Dienst Communicatie 5. Cel Databeheer 6. Onthaal 7. Algemene Wachtrol 8. Diensthoofd 9. Departementshoofd 10. Directeur Generaal Deze lijst moet op een eenvoudige manier kunnen uitgebreid worden met nieuwe rollen.
3.5.
Statistieken en rapportering
Wanneer de gegevens op de juiste manier in een centrale databank worden geïntegreerd, zijn de mogelijkheden voor rapportering en statistieken eindeloos. Voor management wordt een dashboard aanpak voorzien voor het bestuderen van de statistieken. Het systeem moet de mogelijkheid hebben om KPI’s te definiëren die het mogelijk maken om zichtbaarheid te geven aan de performantie van de processen die gebruikt worden binnen de organisatie. Deze KPI’s moeten met andere woorden gebaseerd zijn op de tijden die bepaalde acties binnen het systeem nemen. Deze KPI’s moeten kunnen gedefinieerd worden op departement niveau doch de mogelijkheid moet bestaan om via een “drill-down” functie deze informatie te gaan analyseren en rapporteren. Op dit ogenblik zijn een aantal KPI’s gedefinieerd, doch het huidig systeem laat niet toe om tijdgerelateerde informatie over acties te rapporteren. Tijdens de detailanalyse zal dan ook moeten uitgemaakt worden welke KPI rapporten moeten voorzien worden voor de verschillende departementen.
Pagina 128 van 173
21/05/2010
CIS-2 De rapportering van het systeem moet voorzien dat rapporten zowel op het scherm kunnen bekeken worden alsook kunnen afgeprint worden op papier. Het systeem moet voorzien zijn van een flexibele rapporteringfunctie, die toelaat dat de gebruiker zelf kan selecteren welke velden moeten getoond worden. Het moet mogelijk zijn om rekenkundige functies uit te voeren op bepaalde elementen van een rapport, alsook om het rapport op een grafische wijze weer te geven. Wanneer deze functies niet in de oplossing voorzien zijn zal er eventueel nood zijn aan een bijkomende data warehouse met bijbehorende Business Intelligence module. Dit moet echter duidelijk in de prijs aangegeven worden, zowel qua benodigde hardware en software. Standaard moet een functie voorzien zijn die het mogelijk maakt om een rapport te exporteren naar een andere applicatie (vb. Excel) Het systeem moet voorzien in een aantal (veelgebruikte) standaard rapporten, die op eenvoudige wijze kunnen gebruikt worden als startpunt voor een nieuw rapport aan te maken. Dit nieuwe rapport moet dan ook kunnen gepubliceerd worden voor eigen gebruik of indien die gebruiker de nodige rechten heeft, gepubliceerd worden als een nieuw standaard rapport, bruikbaar voor het departement of de hele organisatie. De voor elke dienst benodigde rapportering moet nog worden gedefinieerd, maar hieronder volgen enkele suggesties: Customer Status Current Associated Equipment of a Customer Current Radiation Generators of a Customer Current Sealed Sources of a Customer Current Unsealed Sources of a Customer Customers involved in Radiation Events Non-Compliances of Last Inspection Open Enforcements of a Customer Valid Authorizations for a Customer Workers in a Customer
Inventory Active Customers by Practice Associated Equipment authorized to, but not yet exported Associated Equipment authorized to, but not yet imported Associated Equipment authorized to, but not yet transferred to the recipient Radiation Generators authorized to, but not yet exported Radiation Generators authorized to, but not yet imported Radiation Generators authorized to, but not yet transferred to the recipient Sealed Sources authorized to, but not yet imported
Pagina 129 van 173
21/05/2010
CIS-2 Sealed Sources authorized to, but not yet transferred to the recipient Sealed Sources in a Category Sealed Sources in a Security Group Unsealed Sources authorized to, but not yet imported Unsealed Sources authorized to, but not yet transferred to the recipient
Requests: Open requests Requests with certain status Requests with expired deadlines or coming deadlines
Authorization Authorization Process Overview Authorizations Expiring Authorizations Issued Authorizations Pending Authorizations for a specific isotope Authorizations for a certain type of package List of inscriptions for a specific trainingcourse or examen. Authorized Customers in a Practice Non-authorized Customers in a Practice
Inspections Enforcement Actions related to an Inspection Inspection Overview Inspections Carried out Inspections Pending Non-Compliances in an Inspection
Enforcements Closed Enforcements Enforcement Actions by an Authority Inspections related to an Enforcement Action Open Enforcements
Workers Dose Distribution in a Practice Doses exceeding Dose Limits Doses received by a Worker Training Occasions of a Worker
History Calibration History of a Radiation Generator History of a Sealed Source History of a Worker History of an Associated Equipment History of an Unsealed Source History of Equipment associated to an Unsealed Source
Pagina 130 van 173
21/05/2010
CIS-2 History of Equipment associated to a Sealed Source History of Sealed Sources to associated Equipment History of Unsealed Sources to associated Equipment
Radiation Events Radiation Events Radiation Events in which a Customer was involved Radiation Events involving Persons Radiation Events of a given Type Radiation Generators involved in an Radiation Events Sealed Sources involved in an Radiation Events Unsealed Sources involved in an Radiation Events Workers involved in an Radiation Events
Inventory Number of Associated Equipment by type Number of Facilities using Associate Equipment by Type Number of Facilities using Generators by Type Number of Generators by type Number of Sealed Sources by Category Number of Sealed Sources by Nuclide Number of Sealed Sources by Security Group
Authorizations Number of Authorizations issued in a period
Inspections Frequency of Non-Compliances Number of Inspections by Inspector Number of Inspections by Practice Number of Non-Compliances by Practice
Notification/monthly reports/ 3-monthly reports: Number of transport notified for a certain date Monthly (3-monthly) reports received
Enforcement Number of Enforcement Actions by Practice
Radiation Events Number of Radiation Events by Practice Number of Radiation Events by Type Number of Workers involved in Radiation Events
4. Data migratie De bestaande gegevens moeten overgebracht worden naar het nieuwe systeem. Hierbij kunnen we 3 types van migratie onderscheiden: Pagina 131 van 173
21/05/2010
CIS-2 1) Migratie van het huidige CIS-1 systeem. CIS-1 bestaat uit een relationele database waardoor het mogelijk moet zijn om de gestructureerde gegevens over te zetten naar de nieuwe applicatie. In het huidige CIS-1 systeem worden de geproduceerde documenten (vb. vergunningen) in pdf formaat bewaard op een fileserver. Het is de bedoeling dat deze pdf bestanden op een correcte manier mee worden gemigreerd naar het nieuwe systeem en als attachments in de dossiers worden opgenomen. In het huidige CIS-1 systeem zitten ongeveer: • 22000 Natuurlijke personen met bijbehorende informatie • 12500 Rechtspersonen met bijbehorende informatie • 26000 Aanvragen o 141000 bijbehorende checklists van de aanvragen o 33000 bijbehorende grandconditions • 36000 Vergunningen • 42000 Voormeldingen o 45000 Details lijnen van voormeldingen • 35000 Records met maandelijks transport meldingen o 7000 Detaillijnen van maandelijks transport meldingen 2) Migratie van Excel en Access bestanden. Deze bestanden werden door de gebruiker zelf aangemaakt, en bevatten in veel gevallen dubbele informatie (bv klantennaam of vergunningsnummer) ten opzichte van CIS-1. Het betreft hier voornamelijk informatie die betrekking heeft op het inspectie proces, incidenten en sanctionering proces. Er zal een mapping moeten gebeuren tussen de Excel & Access bestanden en de nieuwe datastructuren in CIS-2 (de grootte orde van deze informatie is gewoonlijk relatief klein: enkele honderden records). Het aantal Excel & Access bestanden die zullen moeten opgeladen worden is ongeveer 15.
3) Inventaris informatie: Deze informatie zal worden aangeleverd door derde partijen (Erkende Instellingen, NIRAS) en bevat de nodige informatie voor het opladen van informatie betreffende het radiologisch park. Hierbij spreken we dadelijk van tienduizenden records, die zullen moeten opgeladen worden en gekoppeld worden aan de juiste klanten. Het is duidelijk dat dit door een geautomatiseerde procedure moet gebeuren. Deze procedures en eventuele andere tools nodig om de volledige data migratie te doen zullen door de leverancier moeten aangeleverd worden.
5. Test & Piloot & Go-Live
Pagina 132 van 173
21/05/2010
CIS-2 Er wordt verwacht dat de leverancier een volledig test plan ontwikkelt met de nodige test scripts, die kunnen gebruikt worden voor zowel user acceptatie, integratie, migratie en performantie testen. Het systeem zal echter vooraf door de leverancier al getest zijn en de test resultaten zullen ter beschikking gesteld worden van het FANC voor de aanvang van de testen die door het FANC moeten uitgevoerd worden. De performantie testen zullen gebeuren op basis van een load test van het systeem met gesimuleerde gebruikers. Tijdens het project wordt er verwacht dat er een aantal User Review Sessies voorzien worden, en dit op basis van volledig afgewerkte processen. Met andere woorden, ieder van de 6 hoofdprocessen dat geïmplementeerd is wordt onderworpen aan een User Review Sessie met de keyusers. Deze review sessies zullen best per departement georganiseerd worden daar de complexiteit en hoeveelheid data van de verschillende departementen toch uiteenlopend zijn. Het FANC wil de volgende formele testen voorzien tijdens het project: 1) Gebruikers acceptatie test voor de piloot fase. 2) Test door IT van het systeem De piloot zal in verschillende (3) iteraties plaatsvinden en de Go-Live zal vervolgens in een gefaseerde mode (proces gedreven) gebeuren. Detail Configur Datamigratie analyse atie & Testen
Acceptatie testen
Vergunningen & Inventaris & Facturatie
L + KU
L
L
KU
Inspecties
L + KU
L
L
KU
Incidenten
L + KU
L
L
KU
Sanctionering
L + KU
L
L
KU
Piloot Iteratie 1 Piloot Iteratie 2 Piloot Iteratie 3 M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
M V N
IT M V N
M V N
IT M V N
M V N
L = Leverancier M = Medische Toepassingen N = Nucleaire Basisinrichtingen V= Beveiliging & Vervoer IT = Informatica dienst KU = Key Users
6. Support en onderhoud Een onderhoudscontract wordt voorzien voor een periode van 3 jaar.
Hardware : • herstellen binnen een SLA die volgens het belang van de servers wordt bepaald • technische ondersteuning • services pack, patches,…. Pagina 133 van 173
Hando ver
Go-Live
21/05/2010
IT M V N
IT
CIS-2 Software : • updates • correcties van bugs • nodige aanpassingen volgens de evolutie van de besturingssystemen • services pack, patches,…. Een support contract van 3 jaar moet voorzien worden voor de ondersteuning van de interne ICT, en dit op een 9-5 basis gedurende de weekdagen.
7. Technische vereisten
7.1.
Systeem performantie
Het systeem moet voldoen aan de volgende criteria waarbij de eindgebruiker ervaring centraal staat. 0.1 seconde: Is de limiet voor de reactie van het systeem wanneer een gebruiker objecten manipuleert. Hiermee wordt bedoeld dat wanneer een gebruiker bijvoorbeeld een kolom selecteert het niet langer dan 0.1 seconde mag duren vooraleer de gebruiker ook ziet dat de kolom geselecteerd is. Ideaal gezien zou de kolom ook binnen die termijn moeten gesorteerd zijn. 1 seconde: Is de maximale limiet voor interactie met het systeem. Dit wil zeggen dat de sortering van een kolom zeker binnen de 1 seconde moet klaar zijn. Indien een transactie toch langer dan 1 seconde zal duren, dient het systeem een indicatie te geven door bijvoorbeeld de vorm van de cursor te veranderen in een zandloper. 10 seconden: Wanneer een transactie met het systeem langer duurt dan 10 seconden (vb opladen van een file) dient het systeem dit aan te duiden door een progress bar te tonen.
7.2.
Technische omgeving
Het systeem moet in de bestaande technische omgeving van het FANC geïntegreerd worden. Indien dit niet mogelijk is dient de aanbieder te beschrijven welke aanpassingen aan de bestaande omgeving noodzakelijk zijn en dient de aanbieder dit in de kostentabel op te nemen. Tevens dient er een disaster recovery en high
Pagina 134 van 173
21/05/2010
CIS-2 availability oplossing voorgesteld te worden en opgenomen worden in de kostentabel. De aanbieder zal een disaster recovery procedure moeten beschrijven voor de applicatie en de infrastructuur waar de applicatie gebruik van maakt. De aanbieder zal een capaciteitsplan moeten opstellen waarin de mogelijke groei van de applicatie wordt beschreven op basis van de design van de applicatie. Tevens moeten de operationele procedures die nodig zijn voor het dagelijks onderhoud van de applicatie gedocumenteerd worden (vb backup & restore processen, defragmentatie van de databases, batch jobs, etc.). Dit zal deel uitmaken van de training die aan de ICT mensen van het FANC wordt gegeven. Deze volgende sectie beschrijft op een niet exhaustieve wijze de vereisten voor de installatie van ICT toepassingen voor het Agentschap. De beoordeling of een toepassing al dan niet technisch geschikt is hangt uiteraard af van de juiste specificaties en een kwalitatieve inschatting van deze specificaties. Technische voorwaarden: ICT specificaties Basisprincipes installatie toepassingen
Interne hosting van toepassingen en data Het agentschap beschikt over een eigen infrastructuur en communicatiemiddelen. Om redenen van veiligheid en beheer worden alle toepassingen, intern gebruikt door de medewerkers of extern door het publiek, vergunningshouders, overheid of eender welke andere instantie of organisatie, gehost op de infrastructuur van het agentschap. Ditzelfde principe is ook van toepassing voor de beheerde (operationele) data, waaronder elektronische documenten, vergunningsinformatie, inspectieverslagen, meetresultaten van het Telerad netwerk of eender welke andere soort digitale of gedigitaliseerde data. Interne hosting geldt voor zowel aangekochte toepassingen als voor ontwikkelde toepassingen. Externe hosting van toepassingen of data Er kan afgeweken worden van interne hosting indien dit vereist is om duidelijk verantwoorde redenen. In dat geval zal het agentschap dezelfde garanties eisen van de externe partijen die de toepassingen of de data beheren. Meer specifiek eist het agentschap steeds, dat er minimaal voldaan wordt aan de wettelijke vereisten omtrent de privacy en geheimhouding van informatie (volgens classificatie).
Pagina 135 van 173
21/05/2010
CIS-2 Anderzijds zullen de externe partijen hetzelfde kwaliteitsniveau moeten halen wat betreft beheer en opslag van data (veiligheid, redundancy/disaster recovery,…). Externe partijen zullen een volledige en afdwingbare SLA moeten voorleggen, waardoor het agentschap kan bewijzen dat het aan haar publieke verplichtingen kan voldoen. De waardebeoordeling of er aan de kwaliteitsvereisten wordt voldaan hangt uiteraard af van de specifieke vereisten die gelden voor de het toepassingsgebied van de toepassing of de aard van de data. Inpassing in de infrastructuur Elke toepassing moet maximaal compatibel zijn met de hard- en software van de infrastructuur van het agentschap en indien zulks vereist is gebruik maken van de bestaande communicatiemiddelen. Door compatibiliteit met de bestaande hard- en software kan men binnen het agentschap dezelfde service level garanderen als voor elke andere toepassing, bijvoorbeeld het beheer van de infrastructuur, de backups, disaster recovery,… Een maximale homogeniteit moet worden nagestreefd. Alle operationele data moeten gehost worden op de interne servers. Hardware Aankoop van specifieke hardware voor nieuwe toepassingen, buiten eventuele uitbreiding van bestaande hardware (upscaling), is te vermijden. Nieuwe toepassingen mogen de bestaande netwerktopologie niet veranderen, tenzij dit door de aard van de toepassing en de datavolumes kan worden aangetoond dat dit onvermijdelijk is. Indien specifieke hardware dient aangeschaft te worden, moet dit expliciet in de offerte voorzien worden. Bijvoorbeeld: er wordt gekozen voor toepassingen die geen aparte fysieke server vereisen. Volumes of performantie-vereisten kunnen eventueel wel leiden tot uitbreiding van de bestaande servers. Software Nieuwe toepassingen moeten gebruik maken van bestaande software (mailserver, databank, webserver,…) tenzij het agentschap nog niet beschikt over specifieke software. In dat geval moet deze specifieke software expliciet deel uitmaken van de aanschaf van de nieuwe toepassing. Ook deze nieuwe software zal moeten voldoen aan de vereisten van de infrastructuur. Nieuwe toepassingen mogen in geen enkel geval aanpassingen vereisen die het gebruik van andere toepassingen in gevaar brengen. Zij mogen bovendien geen
Pagina 136 van 173
21/05/2010
CIS-2 customisatie vereisen van bvb besturingssysteem of andere toepassingen op de servers. Nieuwe toepassingen mogen slechts in beperkte mate de configuratie van de PC’s aanpassen. Het aanpassen van rechten, omzeilen van veiligheidsmaatregelen kan niet worden toegestaan. Nieuwe toepassingen mogen geen installatie vereisen van andere “server”software zoals databanken en webservers op lokale PC’s. PC’s mogen bijgevolg niet dienen als server voor gelijk welk doeleinde omwille van vanzelfsprekende redenen: • niet voorziene belasting van het netwerk • veiligheid (fysieke toegang tot PC’s en netwerk, diefstal,…) • ontbreken van dezelfde soort beheersmechanismen als op servers • geen redundancy, … Toepassingen mogen niet beveiligd zijn met een hardware sleutel en moeten kunnen draaien in een virtuele omgeving. Een eventuele beveiliging mag niet afhangen van specifieke hardwaregegevens. Toepassingen moeten niet alleen geleverd worden voor een productieomgeving, maar ook voor een acceptatie- en (eventueel) ontwikkelingsomgeving. Veiligheid Nieuwe toepassingen mogen de veiligheid van de infrastructuur niet in gevaar brengen. Bijvoorbeeld: de installatie van een aparte externe communicatielijn rechtstreeks op de infrastructuur is verboden. Alle communicatie moet via de firewall verlopen van het agentschap. Integratie met beheerstools van het agentschap Toepassingen dienen niet enkel operationeel compatibel te zijn, maar ook wat betreft het beheer. Niet exhaustief: Installatie/beheer: toepassingen moeten volledig voldoen aan de gebruikelijke normen, bijvoorbeeld waar welk deel wordt geïnstalleerd en op welke manier. Data moet volgens gebruikelijke manier afgescheiden zijn van toepassingen. Toepassingen moeten uitgerold kunnen worden met bestaande deployment tools. Dit geldt eveneens voor patches. Deployment: indien de toepassing ook een clientgedeelte heeft, moet de cliëntsoftware via de bestaande deployment mechanismen kunnen worden uitgerold naar de PC’s. Monitoring: toepassingen dienen loggings of alarmen te genereren die integreerbaar zijn met de bestaande monitoringtools. Dit gaat zowel over de werking van de toepassing zelf, als over eventuele operationele “triggers” (bvb versturen van mails enz).
Pagina 137 van 173
21/05/2010
CIS-2 Backup: het agentschap moet te allen tijde de nodige backups kunnen maken van de toepassing, de configuratie en de operationele data en aldus indien noodzakelijk de toepassing binnen een redelijke termijn opnieuw op te starten op een andere server. Compliance checklist infrastructuur agentschap
Server infrastructuur Hardware: Domaine FANC : Storage : gecentraliseerd op SAN type HP EVA 4400 op FC SCSCI 600 Go of FC FATA 1TB + Server backup HP DL380 en Tape Library HP MSL6030. Virtualisatie ruimte VMWare ESX 4.0 vSphere op server blade HP BL460c verdeeld op 2 verschillende enclosures HP c7000 + omgeving DRS. Domaine TELERAD Storage : gecentraliseerd op SAN type HP EVA 4400 sur FC SCSCI 600 Go of FC FATA 1 TB + Server Backup HP DL380 en Tape Library HP MSL6030. Virtualisatie ruimte VMWare ESX 4.0 vSphere sur Server Blade HP BL460c verdeeld op 2 clusters VMware op 2 verschillende sites (HP c7000) + omgeving DRS Besturingssysteem: Windows 2003R2 Server software: Databanken : MS-SQL 2005 (FANC), MS-SQL 2008 (Telerad) Servers web : MS-II6, ASP ASPNET 2.0 & 3.5 Access internet : Proxy/Reverse Proxy MS-ISA 2006 Passerelle SMS : Derdack Message Master Documentenbeheer : MS-Sharepoint 2007 Beheer en monitoring : SCOM, HP SIM, Castel Rock SNMPc Mail Relay et Mail Connector: Exchange 2003. Software VMWare Tools of HP SmartStart Agent (Management) Software SCOM Agent (Monitoring) Software HP Dataprotector Disk Agent (Backup) Software anti-virus McAfee 8.7i (Security)
Client infrastructuur 100 PC’s Core Duo 2, 1GB RAM, 80 GB HDD + laptops Dell Centrino Duo, 2GB RAM, 100 GB HDD Besturingssysteem ed: Windows XP sp3, IE8 Software: MS-Office 2003 pro, optioneel MS-Visio,… Antivirus : McAfee 8.7i Communicatie infrastructuur Intern netwerk: Gigabit tussen de servers, 100Mb met de clients
Pagina 138 van 173
21/05/2010
CIS-2 Directe toegang tussen servers of clients met externe partijen te allen tijde verboden (toegang mogelijk via VPN of DMZ services) 10 Mbps internetverbinding met vast IP/website/mailserver Ontwikkeling Indien een toepassing deels of geheel ontwikkeld moet worden binnen het agentschap, of indien de toepassing ontwikkeld wordt buiten het agentschap maar het agentschap zal beschikken over de broncode voor verder onderhoud, moet de toepassing ontwikkeld worden met de volgende tools: MS .NET framework, MS-Visual Studio CVS: MS Visual Sourcesafe De volgende formaten voor ontwikkelingsdocumentatie zijn toegestaan: MS-Office formaten MS-Project MS-Visio Enterprise Architect
7.3.
Audit Trail
Het systeem moet een volledige logging doen van de verrichtingen die door de gebruikers gebeuren. Voor iedere verrichting moet een tijdstip, de gebruiker en de veranderingen aangebracht bijgehouden worden. Alle succesvolle als ook onsuccesvolle logins van het systeem moeten geregistreerd worden.
7.4.
Authenticatie
Authenticatie zal gebeuren op basis van de centrale Active Directory die operationeel is binnen het FANC. Het systeem moet dus integreren met AD. Aangezien het de bedoeling is om in de toekomst de informatie ter beschikking te stellen naar de buitenwereld via een ePortal functie, moet het systeem ook kunnen integreren met deze ePortal. Er wordt van uit gegaan dat de authenticatie van de ePortal gebruiker zal gebeuren via eID, waarbij deze vervolgens alleen toegang krijgt tot de gegevens die betrekking hebben op deze gebruiker.
7.5.
Standaarden
Alle componenten van het systeem moeten gebaseerd zijn op recente standaarden, zowel op niveau van de gebruikersinterface, connectiviteit, datastructuren, data privacy en beveiliging. De webinterface moet voldoen aan de normen zoals beschreven in de
Pagina 139 van 173
21/05/2010
CIS-2 Web Content and Accessibility Guideline Level AA (beschikbaar op http://www.w3.org/TR/WAI-WEBCONTENT/ en bijhorende checklists http://www.w3.org/TR/WAI-WEBCONTENT/full-checklist.html
Naar connectiviteit toe betekent dit het gebruik van open standaarden (vb XML) Naar datastructuren betekent dit dat de structuren moeten voldoen aan de internationale normen voor het registreren van gegevens (vb adres gegevens, telefoon nummers, etc…)
7.6.
Documentatie
Alle documentatie die binnen het project gegenereerd wordt zal gebruik maken van templates die gebruikt worden binnen het FANC. De documentatie die gemaakt wordt voor eindgebruikers van het systeem zal zowel in het Nederlands als in het Frans beschikbaar gemaakt worden. De technische documentatie die voorzien is voor de Interne ICT support organisatie zal in het Engels voorzien worden, en gebruik maken van de interne ICT document templates.
7.7.
Opleiding
De aanbieder moet voorzien in de nodige opleidingen voor zowel de eindgebruikers en IT support mensen. Deze categorieën kunnen nog verder onderverdeeld worden als volgt: •
IT Support: Deze opleiding zal in het Engels gebeuren. De verschillende deelaspecten van het systeem zullen aan bod moeten komen tijdens deze opleidingen. Hierbij denken we aan: 1. Infrastructuur opleiding 2. Applicatie Support 3. Uitgebreide configuratie support
•
Eindgebruikers: Voor de eindgebruikers moet er opleiding voorzien worden in Nederlands en Frans. De diepgang van de opleiding sessies zal afhangen van het type eindgebruiker, en zal op gepaste wijze moeten aangebracht worden. Er worden volgende types van eindgebruikers onderscheiden: 1. 2. 3. 4.
Pagina 140 van 173
Frequente gebruiker van het systeem Sporadische gebruiker Superusers Management
21/05/2010
CIS-2 Voor de superuser opleiding moet er een module “Train the Trainer” voorzien worden zodat toekomstige opleidingen door deze mensen kunnen gegeven worden. Tevens zal de leverancier alle opleidingsmateriaal moeten ter beschikking stellen van het FANC.
Pagina 141 van 173
21/05/2010
CIS-2 8. Appendices 8.1. Voorbeelden van dropdown values die mogelijk kunnen gebruikt worden in het systeem (te valideren na detail analyse) De voorbeeld data die in deze sectie(s) getoond worden dient slechts ter informatie en zal moeten gevalideerd worden tijdens de detail analyse fase van het project. Incident gegevens: dbo_Event Cause Cause Calibration deficiency Design/testing deficiency Defence-in-depth inadequate Emergency planning/procedures deficiency Equipment/facility failure or damage Human error Human act (deliberate but non-malicious) Import/export controls inadequate or not followed Maintenance defiency Malicious act Manufacturing deficiency Not known Orphan source Source control inadequate Personal protective equipment inadequate Personnel not qualified /competent Procedures inadequate or not followed Radiation monitoring deficiency Radiation Protection Program inadequate Radiation warning sign (trefoil) not recognized Regulatory control deficiency Safety assessment inadequate Safety culture inadequate Safety system failure Security deficiency
Pagina 142 van 173
21/05/2010
CIS-2 dbo_Event Cause Cause Source inventory controls inadequate Source storage deficiency Supervision inadequate Transport deficiency Treatment planning (medical) deficiency Treatment set-up (medical) deficiency Waste storage deficiency Other Waste disposal deficiency Practice not authorized Radioactive source lost Radioactive source found Radioactive source melted Radioactive source stolen Radioactive source stuck/jammed/disconnected Transport event Unauthorized transboundary movement Source manufacturing/isotope production event Lost package Physical damage dbo_Radiological Concequences Event type description Contamination of the environment Contamination of people Contamination of property/equipment Contaminated metal Dosimeter exposed (no persons exposed) Exposure of persons (non-medical) - external Exposure of persons (non-medical) - internal None/Near-miss (Potential event) Medical - exposure of wrong patient(s) Medical - administration of wrong radionuclide or radiopharmaceutical Medical - delivered dose different from intended dose Other dbo_Deterministic Effects Deterministic Effects Pagina 143 van 173
21/05/2010
CIS-2 dbo_Deterministic Effects Deterministic Effects Acute radiation syndrome Bone marrow depression Cataract Erytherma Necrosis Neuropathy Pneumontis Ulceration Other Unknown dbo_Health Consequences Health Consequences Amputation Contracture Fatality Other None Unknown dbo_Dose Extremity Organ List Extremity or Organ Limb Torso Head/Neck Eye/Lens Thyroid Dose Skin Breast/Chest Lumbar/Sacral Spine Pelvis Unknown Bladder Dose Bone marrow Bone Surface Brain Colon Gonads Pagina 144 van 173
21/05/2010
CIS-2 dbo_Dose Extremity Organ List Extremity or Organ Kidneys Liver Lung Oesophagus Salivary glads Stomach Wholebody Dose
8.2. Inspectie categorieën, subcategorieën en Noncompliances Deze tabel geeft een overzicht van mogelijke non-compliances die tijdens een inspectie moeten kunnen onderzocht worden. Ook hier is dit slechts voorbeeld data ter verduidelijjking van de functionaliteit. De uiteindelijke data (categorieën, subcategorieën, en Non-Compliances) die zal moeten opgeladen worden in het systeem zal tijdens de detail analyse fase moeten vastgesteld worden.
Category Name Emergency Preparedness
SubCategory Name Emergency Plan
Emergency Training and Exercises Medical Exposure
Calibration Investigation of Accidental Medical Exposure
Occupational Exposure
Pagina 145 van 173
Non-Compliances Appropriate emergency equipment not available Emergency plan not reviewed and updated periodically No written emergency plan Workers involved in implementing emergency plan have received no training Calibration is not carried out after maintenance or at commissioning Dark room is not lightproof Investigation of accidental medical exposure does not include estimation of the doses received
Investigation results of accidental medical exposure not submitted to the regulatory authority Not appropriate investigation of accidental medical exposure (substantially greater exposures than intended, doses repeatedly higher than guidance levels, etc.) Optimization of Medical Equipments do not conform with applicable standards (ISO, Exposure IEC, national standards, etc.) Imaging film storage is not satisfactory Quality Assurance Inadequate medical quality assurance program Inadequate temperature control in the dark room Timer not available in the dark room Responsibilities for Patient Exposure without prescription of medical practitioner Medical Exposure Classification of Areas Controlled/supervised area not demarcated Hazardous materials stored in the radiation sources storage
21/05/2010
CIS-2 Local Rules and Supervision
Monitoring
Public Exposure
Control of Visitors
Monitoring of Public Exposure
Records
Pagina 146 van 173
Sources of Public Exposure Records
No approved signs at access points to controlled/supervised areas No warning signs in the radiation sources storage Radiation generators not labeled as sources of radiation Radiation sources storage not adequately shielded Radiation sources storage not locked/secured Radiation sources storage not only for radiation sources Local rules do not include investigation levels and procedure to be followed when a level is exceeded Local rules not established Not adequate worker supervision to ensure rules and procedures are followed Workers are not instructed in implementing the procedures Working procedure not complete/not adequate Written local rules are not in the local language Facility’s orts monitoring indicates increased radiation levels No Leakage tests for sealed sources Personal doses are significantly above dose constraints Personal dosimeters not exchanged at the required frequencies Personal dosimeters not properly worn Personal exposures exceed limits Portable Survey meters not appropriate for the practice Portable Survey meters not calibrated Portable Survey meters not operational Some Occupationally exposed workers not monitored Inadequate controls over entries in supervised areas Insufficient information for visitors in controlled areas Visitors in controlled areas not accompanied Discharge of radionuclides exceeds limits Local ventilation for airborne waste pathway not adequate Local ventilation for airborne waste pathway not working Measured radiation levels during inspection deviate significantly from recorded facility measurements No dilution in the drainage system No enclosed drainage system No periodic measurements of exposure rates in public area adjacent to exposure rooms No precautions for mixed hazardous wastes No provisions to detect and control contamination in the event of a leaking source Not approved release of solid radioactive waste to public locations Storage containers for solid radioactive waste not labelled Storage containers for solid radioactive waste not provided Inadequate shielding for optimizing public exposure Missing/not complete record of area surveys Missing/not complete record of audits and reviews of radiation protection program Missing/not complete record of authorization certificates Missing/not complete record of clinical dosimetry Missing/not complete record of facility modifications
21/05/2010
CIS-2
Verification of Safety
Facility Design
Investigation and Quality Assurance
Missing/not complete record of health surveillance Missing/not complete record of incident and accident investigation reports Missing/not complete record of instrument tests and calibrations Missing/not complete record of inventory of radiation sources and accountability Missing/not complete record of maintenance and repair work Missing/not complete record of off site operations (location, date, etc.) Missing/not complete record of patient discharge surveys Missing/not complete record of personal dosimetry (current or past history) Missing/not complete record of personnel training Missing/not complete record of source exchange or replacement Missing/not complete record of transport of radioactive materials (package documentation, package surveys, receipt documents, shipments dispatched, etc.) Missing/not complete record of waste disposal Design modification without proper safety assessment by a qualified expert Door Interlocks not provided Door interlocks not working Facility design differs from the approved design Facility Design differs from the approved design by the regulatory authority Fire detection and protection not provided Fire detection and protection not working Fixed area radiation monitors not provided Fixed area radiation monitors not working Improper area of exposure rooms Inadequate operator protection Inadequate shielding Missing communication means with the treatment enclosure Missing mobile protective barriers Pool water level controls not working Pool water treatment system not working Poor water quality in source storage pool Source Protection from adverse environmental conditions not adequate Ventilation not provided Ventilation not working Wet storage pool not leak proof Incident/accident investigation reports not prepared
Maintenance and repair work not conform with manufacturer recommendations No maintenance/repair procedures No written quality assurance program Safety Control Systems Beam on/off indicators not provided/not working Chest stand lead backing not satisfactory Diaphragm control knobs not shielded Diaphragm not available
Pagina 147 van 173
21/05/2010
CIS-2
Safety Operation Management
Safety Operation Technical
Warning Systems
Pagina 148 van 173
Emergency stop button not provided/not working Fluoroscopic screen brightness not satisfactory Foot switch not available Grid movement not satisfactory Head Lock indicator not provided/not working Improper provisions for temporary storage of waste before disposal Light beam diaphragm not available No mechanical controls to prevent unintended exposures (e.g. shutter, ..) No monitoring of radiation levels in the entrance of irradiating rooms No remote handling tools (tongs, forceps, etc.) Not adequate number of shielded containers Portable Radiation monitor for enclosure entry not available Portable radiation monitors not provided/not working Radiographic devices not labeled as sources of radiation Radiological and light fields not coincident Room darkness not adequate Tube to screen alignment not satisfactory Insufficient resources for personnel training Management does not provide for periodic program reviews Management not knowledable of the authorization and its conditions RPO does not have authority to stop unsafe operation Staffing levels not adequate No provisions for audits and reviews of the radiation protection program No provisions for the inventory of sources and accountability No qualified experts available RPO does not conduct initial and/or periodic training of workers RPO does not have enough knowledge and expertise RPO does not maintain adequate records RPO does not maintain knowledge about activities of workers using radiation sources RPO is not knowledgable about regulatory authority requirements RPO too busy to undertake his duties properly No signals for source position (exposed, safe, transit, etc) No warning notices (illuminated signs, written signs, posters, etc) Warning signs non understandable (e.g. foreign language)
21/05/2010
CIS-2 8.3.
Evaluatie Criteria Tabel
De onderstaande tabellen bevatten een overzicht van de voornaamste criteria die gebruikt worden bij de evaluatie van de ingediende antwoorden op het lastenboek. Gebruiksvriendelijkheid Voorstelling systeem Het systeem zou ontwikkeld moeten worden om te kunnen werken met webbbrowser/browsergebaseerde toegang tot formulieren, rapporten, enz… De voorstelling van data op grafische schermen zou een logische, chronologische layout en een positionering van de belangrijkste data moeten hebben en de mogelijkheid om data makkelijke te sorteren, bv door op de kolomhoofding te klikken. Schermlayouts zouden intuïtief, consistent, ordelijk en navigeerbaar moet zijn. Ze zouden menugestuurd en configureerbaar moeten zijn. Het uitgebreid gebruik van selectielijsten dient de tijd tot een minimum te beperken en de accuraatheid te garanderen. Er zou makkelijk moeten kunnen worden bewogen tussen verwante gebieden, en het zou intuïtief duidelijk moeten zijn hoe de gebruiker kan bereiken wat hij wil zodat de uitgevoerde transactie kan worden versneld. Het syteem zou alle gebruikers de mogelijkheid moeten bieden 'customized views' te creëren gebaseerd op zoekcriteria, om zo makkelijk toegang tot informatie te verkrijgen. Systeemperformantie De systeemperformantie zou beneden 0.1 seconde moeten liggen wanneer gebruikers van het ene datatoegangsgebied naar het andere overgaan of wanneer ze informatie selecteren.
Pagina 149 van 173
21/05/2010
CIS-2 De systeemperformantie zou beneden 1 seconde moeten liggen wanneer gebruikers acties op informatie toepassen (bv. kolom sorteren). Wanneer de transactie meer dan 1 seconde duurt, dan moet het systeem de vorm van de cursor wijzigen om aan te geven dat het systeem bezig is. Wanneer een transactie meer dan 10 seconden duurt, moet het systeem dit aangeven door een progressiebalk weer te geven (bv file uploaden). Automatisch invullen van velden. Dit is de mogelijkheid om velden in te vullen gebaseerd op data die in een ander veld werden ingevoerd. D.i. de automatische invulling van een adres dmv een gegeven postnummer. Automatische prioriteit geven aan autorisaties en automatische vervollediging van follow-up data gebaseerd op businessregels. De gebruikers moeten de bevoegdheid hebben om businessregels voor dit aspect te definiëren. Velden overschrijven Dit is de mogelijkheid om velden die automatisch, of op voorhand met een standaardwaarde werden ingevuld, te overschrijven wanneer de informatie niet correct is en geüpdatet of verwijderd moet worden. Dit aspect moet enkel beschikbaar zijn voor hiervoor aangestelde gebruikers met de correcte toegangsniveaus. Bestanden toevoegen Het systeem zou, daar waar dit toepasselijk is, bestanden aan een record moeten kunnen toevoegen. Deze bestanden zouden dan moeten worden weergegeven als hyperlinks en getoond worden wanneer ze aangeklikt worden. Grafische Gebruikersinterface
Pagina 150 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het syteem zou moeten beschikken over een grafische gebruikersinterface die intuïtief is is en makkelijk in gebruik voor gebruikers met verschillende computervaardigheden, bij voorkeur gebaseerd op algemeen aanvaarde en gebruikte standaards, zoals Internet Explorer en Mozilla Firefox. Alle schermen en functies zouden online hulpmogelijkheden moeten hebben die door gebruikers met de correcte gebruikersniveaus kunnen worden bewerkt. Records kopiëren Mogelijkheid om een klant te kopiëren of te klonen of een machtiging om er een met gelijkaardige eigenschappen te creëren; deze records zullen niet gelinkt worden maar zullen twee unieke van elkaar onafhankelijk records zijn. Records wissen Het wissen van records uit het systeem zou steeds moeten worden vermeden. Het systeem zou nooit records mogen wissen maar ze eerder als gewist aangeven. Printen Het systeem moet het mogelijk maken dat rapporten naar de vooraf gedefinieerde printers worden gestuurd van de gebruiker die het vraagt.
Projectplanning
Strategieën Strategie voor de Detailanalyse (People) Change Management strategie Design/configuratiestrategie Teststrategie Datamigratiestrategie Pilootstrategie Go-Live Strategie Post-implementatiestrategie Project Management Gebruikte Methodologie Scope Management Plan
Pagina 151 van 173
21/05/2010
CIS-2 Risk Management Plan Projectorganisatie Projectcommunicatie Management Plan Issues Management Plan Change Request Management Plan Kwaliteitsmanagementplan Uitvoeringsplanning (Work Breakdown Structure) Definitie van de deliverables Opleiding Beschrijving van de aanbevolen opleiding voor het personeel voor de technische en toepassingsondersteuning en de gebruikers. De leverancier zou “Train de trainer” cursussen moeten voorzien. Om het even welk materiaal voor lokale computergebaseerde, intranet, audio-visuele of tekstgebaseerde opleiding beschikbaar bij de leverancier voor gebruik door de klant voor toekomstige groeps- of individuele opleidingssessies. De leverancier moet opleidingen voorzien voor eindgebruikers en supergebruikers in de door het systeem ondersteunde talen. De leverancier moet opleidingen in het Engels voorzien voor IT Support. De leveranciers moeten alle kosten vermelden die verbonden zijn met de opleidingsdiensten. De leveranciers moeten de minimumcomputervaardigheidsniveaus vermelden die vereist zijn voor een systeemgebruiker, gevorderde gebruiker en een systeembeheerder.
Functionaliteit Algemeen Het design van het systeem zou moeten toelaten dat een groot deel van de configuratie kan gebeuren door FANC-AFCN personeel zonder dat gespecialiseerde consultancy van de verkoper of integrator nodig is. Veiligheidsvereisten
Pagina 152 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het systeem zou verschillende veiligheidsniveaus en toegangsrechten tot informatie moeten voorzien waardoor data veilig en vertrouwelijk kan worden opgeslagen maar tegelijk wel onmiddellijk toegankelijk is door de hiervoor gemachtigde gebruikers. Het systeem zou moeten beantwoorden aan de Belgische wetgeving mbt de persoonlijke levenssfeer en de databescherming. De toegang moet gecontroleerd worden dmv een gebruikersidentificatie en een hiermee verbonden paswoord. Het systeem moet alle niet-gemachtigde toegangspogingen tot het systeem registreren en rapporteren. Mogelijkheid om time-out periodes te specificeren; d.i. de inactiviteitsduur vooraleer een gebruiker automatisch uit het systeem wordt uitgelogd. Mogelijkheid van single-sign-on-voorzieningen door gebruik te maken van de Active Directory. Het systeem moet eID-authentificatie toelaten. Voor het onderhoudsgemak moet er een kopieervoorziening bestaan zodat gelijkaardige gebruikers dezelfde toegangsrechten kunnen hebben zonder data te dupliceren. Toegangsrestricties Voorziening om Access groups en gebruikersprofielen te creëren en toegang / beperkingen aan groepen toe te kennen. Een allesomvattende “Super Administration User” creëren die de veiligheid van de gebruikerstoegang op front office level zal behouden - het creëren, wijzigen, schorsen en wissen van gebruikers en het uitvoeren van alle andere veiligheidsfuncties, met inbegrip van het instellen van start- en vervaldata voor alle gebruikerstoegangsrechten. Voorziening om flexibele toegang / restricties te creëren door gebruik te maken van “read only” en “write” toegang tot data.
Pagina 153 van 173
21/05/2010
CIS-2 Voorziening om toegang/restricties aan individuen toe te kennen dmv gebruikersnamen of groepen. Voorziening om toegang / restricties toe te kennen tot data dmv functie, veld, record file, of scherm. Paswoorden Paswoorden mogen niet korter zijn dan 8 karakters en mogen niet zichtbaar zijn wanneer ze worden ingegeven. Het paswoord zou gecrypteerd moeten worden in een beveiligd gedeelte van de databank. Toegang moet worden geweigerd indien het paswoord ongeldig, verstreken, of reeds actief (d.i. reeds ingebuik) is. Na een periode die door de veiligheidssupervisor bepaald wordt, moeten er zowel een oud als een nieuw paswoord gevraagd worden bij het intekenen. Het nieuwe paswoord zal dan vereist zijn voor alle verdere acties. Er moet een mechanisme worden ingesteld waardoor het heringeven van een identiek paswoord, of van een dat recent door deze gebruiker gebruikt werd, kan worden verhinderd. De gebruikers zouden de mogelijkheid moeten hebben hun eigen paswoord op aanvraag te wijzigen nadat ze hun bestaand paswoord hebben ingegeven. Een gebruikersidentificatie moet worden onderbroken wanneer het aantal mislukte pogingen om toegang tot het systeem te verkrijgen een vooraf bepaalde limiet overschrijdt, of wanneer de gebruiker niet heeft ingelogd gedurende een vooraf bepaalde tijd. Het systeem zou tevens de Super Administration User van elk van dergelijke pogingen op de hoogte moeten brengen. Er zou een automatische logout uit de applicatie moeten gebeuren wanneer een gebruiker een terminal inactief heeft gelaten voor een door de Super Administration User bepaalde termijn.
Pagina 154 van 173
21/05/2010
CIS-2 Er moeten voorzieningen bestaan om de “Super Administration User” toe te laten te zoeken/sorteren op gebruikers-ID's en namen om de gebruikers en hun toegangsrechten te identificeren. De leverancier moet alle kosten ivm de veiligheid vermelden. Reporting Mogelijk om ad hoc rapporten te creëren met het gepaste toelatingsniveau uit een combinatie van alle velden in het systeem, evenals de weergave van de tijdskaders en de gebruikersnamen. Mogelijkheid om een rapport te maken vanuit een reeks standaardrapporten die reeds in het systeem gecreëerd werden. Mogelijkheid om high level rapporten te produceren uit alle systeemdata voor managementdoeleinden. Mogelijkheid om rapporten te creëren die de performantie en productiviteit meten voor werknemersmetingdoeleinden, enz. Mogelijkheid om een rapport te creëren van het aantal vergunningen van een bepaald type, of die tot een specifiek departement behoren. Mogelijkheid om ad hoc rapporten te creëren voor onmiddelijke rapporteringsbehoeften. Mogelijkheid om rapporten te creëren die uitzonderingen aangeven. Mogelijkheid om data te exporteren naar applicaties zoals MS Excel, en bestand in ASCII-formaat, XML-formaat enz. Rapporten aanmaken die een audit trail aangeven van de transacties in het systeem, met de mogelijkheid om verdachte transacties op te sporen op basis van bepaalde criteria. Mogelijkheid om een rapport op het scherm weer te geven en het tevens af te printen. Management Informatie Functie Dashboard met de KPI’s zoals door het Management bepaald met drill-downfunctie om meer details te verkrijgen.
Pagina 155 van 173
21/05/2010
CIS-2 Mogelijkheid om rapporten te creëren met track trends doorheen de tijd. (bv. tijd om een Vergunning te genereren). Workflow Creëren, updaten en wissen van een alarm in het systeem, en dit ofwel manueel of door vooraf de alarmcriteria in het systeem te definiëren met de gepaste gebruikerstoelatingsniveaus. Alarmen associëren met alle relevante entiteiten in het systeem (bv. klant, inspectie, vergunningen/toelatingen, checklist items, 'enforcements', incidenten, enz…) De tijd en gebeurtenisgestuurde alarmen definiëren gebaseerd op businessregels. De gebruikers zouden de mogelijkheid moeten hebben om de tekst die in het alarm gebruikt wordt, te bepalen. Herinneringen als persoonlijke herinneringen creëren; deze herinneringen zullen enkel beschikbaar gemaakt worden voor de gebruiker die ze heeft gecreëerd. Herinneringen creëren op groepsniveau zodat andere mensen in de groep herinneringen krijgen bij afwezigheid. Creëren, updaten en definiëren van businessregels door gebruikers met de gepaste toelatingsniveaus. Manueel en automatisch verspreiden van vergunningen, inspecties, incidenten, enforcements, enz… onder de deskundigen en de andere gebruikers (bv. departementshoofden) binnen de organisatie. Taken toewijzen aan een identificeerbaar personeels- of groepslid en personeelsleden waaraan een taak werd toegewezen, moeten er bewust van gemaakt worden dat ze opmerkelijke werkzaamheden uitvoeren wanneer ze toegang hebben tot het systeem; de taken moeten steeds "zichtbaar" blijven.
Pagina 156 van 173
21/05/2010
CIS-2 Creëren en updaten van escalatieregels voor queries van een bepaald type en prioriteit binnen vooraf bepaalde tijdschalen; enkel gebruikers met de gepaste toelatingsniveaus mogen dit kunnen doen. Gebruikers moeten tevens over de machtiging beschikken om automatische escalaties te overschrijven. Mogelijkheid om herinneringen te creëren zodat gebruikers opgeroepen worden om acties te ondernemen. Herinneringen zijn voor individuen of groepen. Gebruikers moeten tevens over de machtiging beschikken om eerder gecreërde herinneringen te deactiveren. Vermogen om de ernst te bepalen en aan bepaalde herinneringen prioriteit te verlenen. Mogelijkheid om tijdgestuurde en voor elk querytype bepaalde herinneringen te creëren: dit kunnen manuele of automatische herinneringen zijn. De tijdschalen kunnen met elk type query verbonden worden en vooraf binnen het systeem bepaald worden door gebruikers met het gepaste toelatingsniveau. Het systeem zou de mogelijkheid moeten hebben om dossiers te sturen gebaseerd op businessregels, absolute en relatieve timings, beslissingsmatrixen, checklists, manuele interventie van de gebruiker, vooraf bepaalde voorwaarden waaraan (niet) werd tegemoetgekomen en externe triggers van interfaces. Het systeem zou oneindige lussen in de flow moeten detecteren. Garanderen dat er wordt tegemoetgekomen aan de responstijdobjectieven voor het terugbellen van klanten en opmerkelijke taken. Scripted Users Guidance (Checklists)
Pagina 157 van 173
21/05/2010
CIS-2 Mogelijkheid om gebruikers op te roepen, scripts te creëren en checklists te voorzien om de standaardisering van de verstrekte diensten te garanderen en opleidingstijden te beperken, interactieve (contextgevoelige) scripts. Deze checklists zulen de gebruikers doorheen een proces leiden en taken oplijsten die moeten worden afgewerkt om het proces succesvol te voltooiien. Mogelijkheid om scripts of cheklists in het systeem te creëren, zien, updaten en wissen wanneer de gebruikersrol dit toelaat. Mogelijkheid om een vervaldatum op te stellen voor een script/checklist. Wanneer er een vervaldatum bereikt is, wordt er een herinnering gestuurd naar de eigenaar om de accuraatheid van het script/ de checklist te garanderen. Gebruikers moeten ook de mogelijkheid hebben om de laatste geüpdate datum van een script te specificeren. Mogelijkheid om checklists te creëren om gebruikers bij te staan bij de voltooiing van een proces. De checklists kunnen voltooiingsstappen, volgende stappen, bijkomstigheden, ondersteunende documentatie, enz,.. bevatten. Algemeen Alle data-items moeten een historiek hebben die ermee verbonden is. Elke wijziging in een van de data items moet geregistreerd worden. Mogelijkheid om opvolgingsdata in te voeren voor elk opmerkelijk line item in de checklist. Het systeem zou een alarm moeten genereren gebaseerd op deze opvolgingsdata. Het systeem doorzoeken gefilterd door om het even welk veld (of freeform tekst) en een sorteerbare lijst opleveren. De mogelijkheid hebben om een data-item te creëren wanneer een bestaand data-item als template wordt gebruikt. Het systeem zou de generering van standaarddocumenten moeten ondersteunen gebaseerd op informatie opgeslagen in het systeem.
Pagina 158 van 173
21/05/2010
CIS-2 Het systeem zou moeten toelaten nieuwe standaarddocumenttemplates te creëren. Mogelijkheid om (een deel van) een case als vertrouwelijk te markeren zodat alleen vooraf bepaalde gebruikers toegang kunnen hebben tot de informatie in de case. Mogelijkheid om te uploaden & verschillende files toe te voegen aan om het even welke data-entiteit. Mogelijkheid om opmerkelijke actie-items per klant, dossier of gebuiker te zien. aanvragen & vergunningen Mogelijkheid om een checklist te gebruiken wanneer men door het request handling process gaat. Mogelijkheid om klantinformatie te valideren met externe databanken (KBO/RR/KSZ). Mogelijkheid om voorvermeldingen te verbinden aan vergunningen. Voorvermeldingen zouden alarmen moeten genereren wanneer men zich niet aan de businessregels houdt. Mogelijkheid om excelgebaseerde voorvermeldingen te uploaden die maandelijkse overzichten van voorvermeldingen bevatten en als manuele voorvermeldingen ontwikkeld zouden moeten worden. Mogelijkheid om het vergunningsnummer automatisch te genereren gebaseerd op het schema, zoals gedefinieerd. Mogelijkheid om tussen gebruikers en departementen requests te sturen voor behandeling. Mogelijkheid om de vergunningscategorieën, evenals de vergunningstypes makkelijk uit te breiden. Incidenten Mogelijkheid om incidentdossiers te linken. Mogelijkheid om incident-templates te maken Mogelijkheid om checklist follow-up van incidenten te gebruiken. Mogelijkheid om een logbook te creëren van incident-actie-items en opvolgingsalarmen. Facturatie
Pagina 159 van 173
21/05/2010
CIS-2 Mogelijkheid om de betalingsstatus van de facturen te verkrijgen van het facturatiesysteem. Mogelijkheid om factuuraanvragen naar het facturatiesysteem te versturen. Mogelijkheid om de jaarlijst van de te factureren klanten te genereren en de ermee verbonden factuurinformatie. Mogelijkheid om in het facturatiesysteem (globe) geïntegreerd te worden. Inventaris Mogelijkheid om inventarisitems op te slaan met verschillende attributen. Mogelijkheid om de historiek van de geïnventariseerde items na te gaan. Mogelijkheid om de geïnventariseerde items samen te brengen op een hiërarchische manier. Mogelijkheid om de velden van de geïnventariseerde items, evenals de inventarisitemtypes makkelijk uit te breiden. Mogelijkheid om inventarisitems met klanten te verbinden. Mogelijkheid om inventarisitems met vergunningen te verbinden. Inspecties Mogelijkheid om customscenario's te creëren voor inspecties gebaseerd op reeds in het systeem gedefinieerde inspectie-items.... Mogelijkheid om opvolgingsdata in te geven voor elk inspectieline-item. Het systeem zou een alarm moeten kunnen genereren gebaseerd op deze follow-up data. Mogelijkheid om checklist te verbinden met inspecties. Mogelijkheid om nieuwe grote categorieën en subcategorieen toe te voegen. Mogelijkheid om nieuwe Niet-nalevingen toe te voegen. Mogelijkheid om het inspectieverslag automatisch te genereren gebaseerd op de informatie in het systeem.
Pagina 160 van 173
21/05/2010
CIS-2 Mogelijkheid om met verschillende gebruikers tegelijk te werken aan een (sub)inspectieverslag waar het globale resultaat de vergaring is van de verschillende subverslagen. Sanctionering Gebruikers moeten de mogelijkheid hebben om een nieuwe enforcement te creëren verbonden met een klant, divisie, faciliteit of installatie. Mogelijkheid om nieuwe 'enforcement types' te creëren. Uploaden & toevoegen van bestanden aan enforcements All selecteerbare velden gebruikt in de enforcements zouden gemakkelijk moeten kunnen worden geüpdatet met nieuwe types. Integratie Algemeen Elk van de voorgestelde systemen moet robuust zijn en beschikken over een zeer flexibel design. De leverancier moet in staat zijn om bewijsstukken te verstrekken mbt de historiek van de systeembeschikbaarheid van gelijkaardige systemen. Belangrijke systeemelementen moeten prompt uit voorraad leverbaar zijn, dwz uitgeprobeerd en getest waarbij ze enkel nog geconfigureerd moeten worden om aan de vereisten van het FANC te beantwoorden. Data Transfer & Cleanings Geautomatiserde datamigratie, met inbegrip van de validatie van de gemigreerde data. Migratie van de gerelateerde documenten, en deze in het RMS-systeem opslaan, terwijl de link met de gemigreerde data behouden blijft. De voorgestelde oplossing zou ondersteuning moeten bieden om de dataintegriteit en consistentie te garanderen wanneer er data van bestaande databanken in de databank worden ingevoerd. Het systeem zou gebruikers moeten voorzien van functionaliteit om records kunnen
Pagina 161 van 173
21/05/2010
CIS-2 matchen en samenvoegen zodat er slechts een enkel uniek record is voor elke cliënt.
Leverancier moet de kosten opgeven voor de datamigratie te realiseren Upgrades Het aantal nieuwe releases van het systeem die worden verwacht binnen de eerste 2 jaar na oplevering van het systeem ? Hoe kunnen de bestaande 'customised systems' geüpgraded worden zonder dat de 'customised functions' van het systeem gecompromitteerd worden. De frequentie, verspreidings- en installatiemethode van de softwareupgrades en uitbreidingen. De leveranciers moeten de methodes beschrijven waardoor softwarefouten en “fixes” worden aangeraden aan de gebruikers en hoe ze geïmplementeerd worden. Systeem en Onderhoudsondersteuning Leverancier moet uren van beschikbaarheid van support beschrijven. Leverancier moet beschrijven of er support op afstands- en on-site beschikbaar is. Leverancier moet beschijven of er diagnosevoorzieningen, met inbegrip van de dial-in toegang vanop afstand, beschikbaar is. Leverancier moet beschrijven welk ervaringsniveau er in-house is en welke escalatieopties naar derden er zijn. Leverancier moet beschrijven welke gegarandeerde responstijden en escalatieprocedures er voor handen zijn. De leveranciers moeten de garanties en ondersteuningsdiensten beschrijven die onder de basissoftwarelicencietarieven worden aangeboden. De leverancier moet alle kosten vermelden die verbonden zijn met het systeem en de onderhoudsondersteuning. Ondersteuning en onderhoud
Pagina 162 van 173
21/05/2010
CIS-2 Leverancier moet beschrijven welke software afhankelijkheden de oplossing heeft, alsook de vereiste versies van het operating systeem. Alle software van derden die naast het systeem van de leverancier vereist is om te beantwoorden aan de gespecificeerde functies, bv. Workflow, Reporting. Software (met inbegrip van bedrijfssystemen en databankbeheerssystemen) moeten geïdentifcieerd worden samen met details van derden (wanneer niet beschikbaar bij leverancier). De leverancier moet alle beperkingen vermelden mbt de mogelijkheid om oplossing naar andere hardwareplatformen te verplaatsen, of wanneer er binnen een hardwarereeks geüpgraded wordt. Beperkingen Leverancier moet aangeven of er restricties bestaan mbt de verstrekking van een sitelicentie. Leverancier moet aangeven of er restricties bestaan mbt de grootte/model van de hardware. Leverancier moet aangeven of er restricties bestaan mbt de databankomvang. De leveranciers moeten alle onmiddellijke toekomstplannen voor hun software specificeren, i.e. upgrades, waardoor software verouderd raakt. De leverancier moet de kosten vermelden die met zijn software verbonden zijn. Hardwarevereisten De aanbevolen serverspecificatie, bv aantal, grootte en specificatie, configuratie. Een voorgestelde configuratie (met inbegrip van terminals/werkstations) voor het systeem. Naast de configuratie voor de gegeven volumes, moeten de leveranciers ook hun algemene 'sizing parameters' vermelden (bv. schijfruimte per aantal klantenrecords). De leverancier moet de minimumnetwerken communicatievereisten, zoals de bandbreedte, specificeren.
Pagina 163 van 173
21/05/2010
CIS-2 De leverancier moet aangeven of de voorgestelde configuratie sterk zou variëren bij een toegenomen gebruik van de applicatie, bv. bijkomende gebruikers, dataopslag, databankactiviteit, gebruik van de processor en het geheugen. Naast de vermelding van het maximumaantal terminals/werkstations dat door de voorgestelde configuratie wordt ondersteund, moet de leverancier de optimale specificatie van deze terminals/werkstations voor een doeltreffende werking vermelden, (bv. PC processor, RAM, schijfruimte, bedrijfssysteem,enz). De leverancier moet specificeren hoe de voorgestelde oplossing de businesscontinuïteit ondersteunt. De leverancier moet alle kosten vermelden die verbonden zijn met de hardware die vereist is om het systeem te ondersteunen.
Pagina 164 van 173
21/05/2010
CIS-2 C. BIJLAGEN. -
inlichtingenblad; één offerteformulier in tweevoud.
GOEDGEKEURD: op 21 mei 2010
Willy DE ROOVERE Directeur-generaal
Pagina 165 van 173
21/05/2010
CIS-2 INLICHTINGENBLAD BELANGRIJK : GELIEVE STRICT DE VOORSCHRIFTEN VAN ARTIKEL 89 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 NA TE LEVEN. DIT ARTIKEL VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 BEPAALT HET VOLGENDE: “De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.”
1. Aanduidingen op het offerteformulier. -
Voor een natuurlijke persoon die als inschrijver optreedt dient te worden vermeld: zijn naam, zijn voornaam, zijn hoedanigheid of beroep en zijn nationaliteit.
-
Voor de vennootschappen aanduiden: “De firma ................................................................. (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende (naam, voornaam, hoedanigheid)”.
-
Voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid aanduiden: “Ondergetekenden ......................................................... (voor partner van de tijdelijke vereniging: de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats, het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de ondernemingen van elke partner van de tijdelijke vereniging of het volledige inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van de ondernemingen van de vereniging zelf, indien de tijdelijke vereniging ingeschreven is bij de Kruispuntbank van de ondernemingen, in tijdelijke vereniging voor onderhavige aanneming, verbinden zich hoofdelijk op hun roerende en onroerende goederen .......................................................”.
Bovendien, in de offerte vernoemen, diegene onder hen die ermede belast is de vereniging te vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid.
Voor de Belgische ondernemingen die personeel tewerk stellen moet het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de ondernemingen vermeld worden.
Alle bijlagen dragen volgende vermelding : “Om gevoegd te worden bij mijn offerte van ...................... en er integraal deel van uitmakend” (gevolgd door handtekening en datum alsook de naam, voornaam en hoedanigheid van degene die ondertekend). 2. Indienen der offertes Zoals vermeld in het bestek moet de offerte, in drie exemplaren (één origineel en twee kopieën) verstuurd worden naar, of afgegeven worden op het adres van de aanbestedende overheid en op de vastgestelde dag en uur, vermeld in het bestek, onder de vorm zoals deze in het bestek duidelijk wordt beschreven.
Pagina 166 van 173
21/05/2010
CIS-2 OFFERTEFORMULIER FEDERAAL AGENTSCHAP VOOR NUCLEAIRE CONTROLE Ravensteinstraat 36; 1000 Brussel Marc Wilmotte tel 02/289 21 11 fax 02/289 21 12 e-mail:
[email protected] BESTEK 201001MWI37 ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING VOOR DE LEVERING EN CONFIGURATIE VAN EEN PROCES EN WORKFLOW GESTUURD INFORMATIESYSTEEM VOOR HET BEHEER VAN KLANT EN DOSSIERGEGEVENS. De firma (volledige benaming) met als adres: (straat) (postnr en gemeente) (land) Met BTW-nummer
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek
Pagina 167 van 173
21/05/2010
CIS-2 201001MWI37 van de hiervoor omschreven leveringen en diensten tegen de hieronder vermelde globale forfaitaire prijzen.
Pagina 168 van 173
21/05/2010
CIS-2 Prijs: 1. Base Software & Licences € VAT (€) (if Total applicable) Cost (€) 1.1
1.2
1.3 1.4 1.5
Purchase of Base Software. This should include the cost of licences. Cost of Additional Licences (Please provide cost for different bands e.g. 1, 5, 10, 50 licences) Additional Software Database Other (Please Specify) Sub-total (a) 2. Application Implementation € VAT (€) (if Total applicable) Cost (€)
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
2.6 2.7 2.8
4.4
Comments
4. Training VAT (€) (if applicable)
Total Cost (€)
Comments
End users (160) ICT Support Super Users (Train the Trainer) Technical Support Sub-total (d)
€ 6.1
3. Data Migration VAT (€) (if Total applicable) Cost (€)
Migration of data Sub-total (c)
€ 4.1 4.2 4.3
Comments
Design / Detail analyse Installation Configuration Testing Integration with other systems (KBO and RR included) Portaalsite Custom Development Project Management (supplier-side) Sub-total (b)
€ 3.1
Comments
6. Maintenance & Support VAT (€) (if Total applicable) Cost (€)
Comments
Maintenance Year 1-3
Pagina 169 van 173
21/05/2010
CIS-2 6.2
nd
2 line Support 9 to 5 (4 hour intervention) Sub-total (e)
€
Total Cost VAT (€) (if applicable)
Total Cost (€)
Comments
Total Cost (a-e)
Pagina 170 van 173
21/05/2010
CIS-2 In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op het rekeningnummer
Er wordt gekozen voor Nederlandse/Franse taal voor de interpretatie van het de (*) contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) ( en F-nummer)
Gedaan:
Te
op
2010.
De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
Pagina 171 van 173
21/05/2010
CIS-2 GOEDGEKEURD, Te, 1000 Brussel
Willy DE ROOVERE Directeur-generaal
PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD :
-
Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de selectiecriteria en van de gunningcriteria;
. Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
Pagina 172 van 173
21/05/2010
CIS-2 NUTTIGE RAAD VOOR DE INDIENING VAN DE OFFERTE De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: -
de volledige identiteit van de aanbestedende overheid het nummer van het bestek; de datum en het uur van de opening van de offertes.
Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen : -
het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld:
Federaal Agentschap Nucleaire Controle Ter attentie van Dhr. Marc Wilmotte Ravensteinstraat 36 1000 Brussel
Pagina 173 van 173
21/05/2010
