digitaal is het nieuwe normaal

digitaal

is het nieuwe normaal onmisbare online tools

1

digitaal

is het nieuwe normaal De tijd dat online communicatie een extraatje was, is voorbij. Digitaal is het nieuwe normaal. De communicatiestrategie van veel organisaties begint met het online luik. Ook voor Femma-groepen is dit onmisbaar geworden. We beginnen in deze bundel bij een oude bekende, e-mail. Daarna staan we stil bij de twee online reuzen Facebook en Google. Beiden bieden gebruiksvriendelijke toepassingen aan en zijn bovendien helemaal gratis. We sluiten af met een site voor gevorderden, namelijk Twitter. Naast al dit ‘externe’ geweld, biedt ook Femma jouw groep een plek op het internet via www.femma.be. Hierop kan je jouw groep voorstellen. Jullie jaarprogramma verschijnt automatisch en er is een contactpagina, foto’s, gastenboek… Meer weten? Mail naar [email protected]. Ook als je een eigen site of blog hebt, kan je haar een mailtje sturen. Dan voegen we jullie link toe op onze algemene pagina.

01 . 02 . 03 . 04 . 05 .

e-mail Facebook de wereld volgens Google UiT in Vlaanderen Twitter

2

vooraf Op volgende pagina’s geven we heel wat tips over hoe je jouw groep kan promoten op het internet. Je zal hiervoor steeds een e-mailadres nodig hebben. Gebruik hiervoor geen privé-adres op naam van één iemand van de groep. Beter is een algemeen mailadres aan te maken met je groepsnaam en verschillende mensen het paswoord te geven. Zo kan je de taken verdelen. Er bestaan verschillende websites waar je gratis een mailadres kan aanmaken. www.outlook.com (vb. [email protected]) www.gmail.com (vb. [email protected]) …

n beter is eaeiladres m algemeenaken met je aan te msnaam en groep e mensen d verschillenswoord te het pa en gev

Op deze sites kan je gratis ‘registreren’. Je doorloopt een eenvoudige procedure en enkele minuten later heeft jouw groep een eigen mailadres van waaruit je mails kan versturen, kan aanmelden bij Google, Facebook en veel meer!

3

01

e-mail

Stap 1: Verzamel e-mailadressen E-mail is voor veel jonge mensen het standaard communicatiemiddel geworden. Maar ook oudere dames hebben steeds vaker een mailadres dat ze regelmatig controleren. Een eerste cruciale stap is dus zorgen dat je zoveel mogelijk e-mailadressen verzamelt. Zet al deze adressen in één lijst. Zo kan je bij het versturen van een mail snel alle adressen kopiëren en invoeren in je mail.

TIP: Stuur je een mail naar veel ontvangers? Zet ze dan allemaal in het vak “BCC”. Hierdoor zullen de ontvangers niet zien wie er allemaal de mail ontvangen heeft. Het grote voordeel hiervan is dat men niet kan kiezen voor ‘allen beantwoorden’. Dit veroorzaakt namelijk veel irritatie. Dit geldt natuurlijk niet voor een praktische mail naar een klein groepje (vb. je team), want daar is het net handig om aan iedereen tegelijk te kunnen antwoorden.

4

Wie kan je een e-mail sturen? Dus van wie moet je het mailadres zien te bemachtigen? De pers Zoals we zien in de PR-bundel over regionale perscontacten, worden persberichten standaard via e-mail verstuurd. Leg dus een e-mailadressenlijst aan met mailadressen van regionale pers. De gemeentelijke journalisten kan je ook de uitnodigingen sturen voor je activiteiten. Misschien zit er wel eens iets tussen waar hij/zij een artikel aan wil wijden. De leden van je Femma-groep. Print enkel nog uitnodigingen voor leden die geen mailadres hebben. Je bespaart heel wat inkt, papier, kilometers en tijd. Nodig zoveel mogelijk vrouwen uit via mail. Lopen de inschrijvingen niet zo vlot? Een herinnering via mail kan wonderen doen. Niet-leden en ex-leden Een mailtje sturen is gratis, dus waarom zou je ook je ex-leden niet

t je een mareiln is stu tis gra

blijven uitnodigen via mail? Zolang ze je niet vragen om hen niet meer uit te nodigen, blijven ze een belangrijke doelgroep voor je activiteiten. Ervaring leert namelijk dat een ex-lid overtuigen om terug aan te sluiten makkelijker gaat dan iemand nieuw overtuigen. Verzamel ook zoveel mogelijk mailadressen van niet-leden die tot onze doelgroep behoren en nodig hen uit voor je activiteiten.

Stap 2: Stel je e-mail op Een mail is snel geschreven en nog sneller verstuurd. Helaas is hij ook heel snel genegeerd of verwijderd door je ontvanger. Let dus goed op hoe je je e-mail opstelt. We geven je enkele tips. Tips voor efficiënte e-mails

✗ Wat is het doel van je mail? Hou dit

Welke niet-leden kan ik uitnodigen?

✗ Vraag je vriendinnen die niet bij ✗

✗ ✗

Femma zijn aangesloten of je hen voortaan via mail mag uitnodigen. Wanneer je ergens met een standje staat, kan je de geïnteresseerden om hun mailadres vragen. Zomaar op de vrouw af hun mailadres vragen is niet gemakkelijk. Zorg daarom voor een wedstrijd of geschenkje voor wie haar mailadres achterlaat. Spreek nieuwe inwoners van je buurt aan en vraag hen of je hen mag uitnodigingen sturen. Iedereen die eens op een activiteit kwam.

✗ ✗

steeds in je achterhoofd en zorg dat dit duidelijk is voor de ontvanger. Wanneer je een journalist iets stuurt, moet het voor hem bijvoorbeeld duidelijk zijn of het de bedoeling is dat hij langskomt of als het louter informatief is. Hou het kort en eenvoudig. Schrijf korte zinnen en korte paragrafen. Roep op tot actie en vertel duidelijk wanneer die actie verwacht wordt. Bijvoorbeeld “Schrijf je in via [email protected] voor 15 september.

5

✗ Vul altijd de onderwerpregel in. Op basis hiervan zal je ontvanger beslissen om je mail te openen of niet. Een goede onderwerpregel vertelt meteen de essentie van de e-mail. Bijvoorbeeld “Femma organiseert naaiatelier op 23 oktober. Schrijf je nu in”

Bijvoorbeeld “Persbericht: Femma groepsnaam versiert dorpsplein voor vrouwen in de gemeenteraad”.

✗ Vermijd waar mogelijk bijlagen. Grote bijlagen vertragen het mailverkeer en zorgen voor ergernis. Zet de informatie in de e-mail zelf. Als er toch een bijlage nodig is, zorg er dan voor dat ze zo klein mogelijk is. Dus verklein foto’s en stuur geen zware bestanden door wanneer dit niet noodzakelijk is. Absoluut te vermijden is een bijlage zonder tekst in de mail.

6

Tips voor correcte e-mails We hebben het al gezegd: e-mails zijn snel geschreven en verstuurd. Veel mails staan dan ook vol taalfouten. Hiermee maak je echter geen goeie beurt bij de mensen die je wil overtuigen om naar je activiteit te komen. Zeker niet wanneer het een journalist is, maar ook gewone mensen appreciëren een goed geschreven tekst.

✗ Lees je mail grondig na. Vraag ✗

✗ ✗

eventueel iemand anders om na te lezen voor je hem uitstuurt. Probeer je mail zo kort mogelijk te maken. Let er bij het nalezen dus op of er niets instaat dat je nog kan schrappen. Natuurlijk moet de relevante informatie er wel instaan: wie, wat, waar, wanneer? Gebruik spreektaal. Als je je mail luidop zou lezen, moet dit nog steeds goed klinken. Pas je schrijfstijl aan afhankelijk van je doelgroep. Een mailtje naar een journalist is plechtiger dan een mailtje naar een goede vriendin.

02

Facebook

Volgens schattingen zijn er tot vier miljoen Facebookgebruikers in België, waarvan de grote helft vrouwen. Bovendien heeft Facebook alles in huis om je Femma-groep mee te promoten. Een volledige uitleg van hoe Facebook werkt, is hier niet op zijn plaats. Femma biedt de workshop ‘Facebook in mensentaal’ aan voor wie graag extra ondersteuning krijgt om de weg te vinden op Facebook.

Stap 1: maak een profiel aan

Stap 3: Maak een pagina of groep voor jouw Femma-groep en nodig vrienden uit Een pagina is de meest open manier om te communiceren via Facebook. Dit kan je aanmaken via www.facebook.com/pages. Kies ‘Pagina aanmaken’. Een extra voordeel van de pagina, is dat je een box kan aanmaken om op je website te zetten.

Dit kan via www.facebook.com. Volg de registratieprocedure.

Stap 2: Bouw je netwerk uit Facebook biedt verschillende manieren aan om je netwerk uit te breiden en ‘vrienden’ te maken.

Een alternatief is de groep. Een voordeel hiervan is dat je makkelijker mensen kan uitnodigen om zich aan te sluiten. Welke keuze je ook maakt, zorg dat zoveel mogelijk vrouwen uit jouw netwerk aansluiten.

7

’s! eter! o t fo oe b t s po eer, h m e o h

Communiceer via je pagina of groep Je Femma-groep zal pas echt leven op Facebook als je hem actief gaat gebruiken. Kondig je activiteiten aan, doe oproepen, laat weten waar je mee bezig bent… en post foto’s! Hoe meer, hoe beter!

Gebruik evenementen Op Facebook kan je evenementen aanmaken via je pagina of groep. Kies de knop ‘Evenement maken’ en volg de instructies. Eens je een evenement aanmaakte, kan je iedereen uit je netwerk uitnodigen en ook hen vragen om dit door te sturen naar hun netwerk. Dit is de grote sterkte van Facebook.

Foto’s en filmpjes Via je pagina op Facebook kan je foto’s en filmpjes van je activiteiten delen. Dit kan via dezelfde module waarmee je een status-update schrijft. Zeker doen! Het geeft de aanwezigen een reden om die foto te delen in hun eigen netwerk. Dit is gratis promotie voor jouw groep! Afwezigen zien bovendien dat het leuk was en dat ze de volgende keer zeker moeten komen.

Opgepast Op Facebook kan je ontzettend veel, maar het is en blijft een gesloten systeem. Wie niet op Facebook zit, zal je communicatie daar niet zien. Zet dus niet alles in op Facebook alleen. Verdeel goed de taken binnen je groep en zorg dat je op verschillende plaatsen zichtbaar bent.

Je vindt Femma op Facebook via www.facebook.com/femmavzw Verschillende groepen maken ook al gebruik van Facebook, zoals Herentals, Krekedal, Peizegem, Proosterbos, Torhout en veel meer.

8

04

de wereld volgens Google

Google is de grootste dienstverlener op het internet. Het begon ooit als een eenvoudige zoekrobot. Dit blijft tot op vandaag het kloppende hart van Google. Ondertussen is er ook Google Maps, dat voor jou een route uitstippelt en meteen berekend hoe lang je hierover zal doen te voet, met de wagen of zelfs met het openbaar vervoer. Google Translate vertaalt (met een aantal fouten) woorden, zinnen en teksten tussen tientallen talen. Op deze manier biedt Google talloze handige toepassingen voor jou als gebruiker. Ook op vlak van communicatie heeft Google heel wat te bieden. Delen van foto’s, filmpjes, informatie… het kan allemaal. Het handige aan Google is dat je met één registratie, één login en paswoord, toegang hebt tot een onvoorstelbare waaier aan toepassin-

gen. Te veel om op te sommen. Helaas zijn niet alle toepassingen even bruikbaar. Zo lijkt ‘Google Plus’ op papier een interessant sociaal medium. Het enige probleem is dat niemand het gebruikt. Voorlopig is er dus ook geen enkele reden waarom jij je kostbare tijd daaraan zou moeten besteden. Wel handig zijn Youtube en Picasa.

Registreren Surf naar www.google.be. Klik rechts boven op ‘aanmelden’ en vervolgens op ‘maak een gratis account’. Na een korte registratieprocedure kan je aan de slag op alle toepassingen van Google.

9

Youtube De site www.youtube.com is de grootste website om filmpjes openbaar te maken. Je logt in met je google-account en kan meteen aan de slag. Je krijgt automatisch een eigen kanaal. Op dit kanaal kan je filmpjes opladen. Dit doe je door te klikken op ‘Uploaden’ bovenaan de pagina. Je komt terecht op een pagina die stap voor stap uitlegt wat je moet doen. Voor je het weet staat je filmpje online. Onder dit filmpje is er mogelijkheid om opmerkingen te geven, leuk te vinden… Maar vooral om je filmpje te ‘delen’. Wanneer je hierop klikt, krijg je een link. met deze link kan je het filmpje promoten via mail, facebook…

t je googleaan e m in t g Je lo n kan meteen account e de slag

10

Voor gevorderden Wil je het filmpje volledig op je eigen site plaatsen, kies dan voor ‘insluiten’. Dit betekent dat er op je eigen site een kader (zoals een afbeelding) verschijnt waar je bezoekers op kunnen klikken. Zo kunnen ze jouw filmpje bekijken zonder je website te verlaten. Zeer handig! Kies de gewenste afmetingen en kopieer de code in de beheersmodule (CMS) van je website op de plaats waar je het filmpje wil afspelen.

Picasa Picasa is het foto-programma van Google. Je kan er makkelijk en snel foto’s bewerken, printen, delen via een webalbum, verzenden via mail… Het is gratis te downloaden via picasa.google.be. Wat kan je zoal doen met Picasa? 1. Beheren van foto’s Picasa bundelt alle foto’s op je computer, zonder daarbij de opslaglocatie te wijzigen. 2. Je foto’s bewerken en de kwaliteit verbeteren Met Picasa kan je makkelijk foto’s bewerken: ✗ Foto’s bijsnijden ✗ Verscherpen ✗ Zwart-wit of een andere kleur zetten ✗ Kleuraanpassingen doen (lichter of donkerder maken)

3. Foto’s delen via een webalbum Met een fotoalbum kan je foto’s met vrienden, familie of je Femmavriendinnen delen. Je selecteert de foto’s die je wil delen. Picasa zet deze foto’s op een minisite. Je kan per album kiezen met wie je de foto’s wil delen. Je kan deze link bovendien op je website of op Facebook zetten. Je kan ook anderen vragen om foto’s toe te voegen aan een webalbum. Handig wanneer verschillende mensen foto’s genomen hebben tijdens een evenement. 4. Nog meer toepassingen

✗ Maak een collage van je favoriete foto’s of een eigen unieke screensaver ✗ Zet je foto’s na elkaar in een leuk filmpje ✗ Je kan foto’s afdrukken of bestellen via een online foto-drukker ✗ …

11

04

ger C e o r v

u lt u

aban t a d ur

k

de UiTdatabank

De UiTdatabank (vroeger Cultuurdatabank) is een uitzonderlijk instrument om activiteiten, evenementen… aan te kondigen in Vlaanderen. Een concert, voorstelling, tentoonstelling of film? Cursussen, architectuur, erfgoed of evenementen? Wandelingen, sportevenementen, kaartavonden of kermissen? Het krijgt allemaal zijn plaats in de UiTdatabank, die dag na dag verder groeit. De databank is bedoeld voor iedereen die activiteiten organiseert voor een breed publiek. Het is een centrale verzamelplaats: je hoeft maar één keer in te voeren in de UiTdatabank om je aanbod te zien ver-

Wat moet je doen?

schijnen in een heleboel agenda’s. Intussen maken al meer dan 270 online, gedrukte en mobiele kanalen gebruik van de UiTdatabank, waaronder de meeste grote media en tal van steden en gemeenten. Je zal zien: wie invoert, die haalt er veel UiT! Ook ons magazine Femma en www.vriendinnen.be zijn partners. Een volledig overzicht van de partners kan je bekijken op de website www.uitdatabank.be.

1. Surf naar www.uitdatabank.be 2. Klik op ‘Maak een account aan’ en volg de instructies. Je ontvangt een bevestigingsmail met een link om je profiel te activeren. Klik op ‘bevestigen’. Via deze link kom je opnieuw op www.uitdatabank.be terecht. Vul hier de rest van je gegevens in. 3. Nu kan je echt aan de slag. Nadat je opnieuw inlogt, kan je een activiteit invoeren. Volg hiervoor de instructies op het scherm. Na afloop zal je activiteit automatisch opgenomen worden op talloze websites en tijdschriften die samenwerken met de uitdatabank. Meer uitleg? Op de homepagina van www.uitdatabank.be staat een gedetailleerde handleiding, maar ook een instructiefilmpje dat stap voor stap uitlegt hoe je jouw activiteit kan toevoegen aan de databank. Een echte aanrader voor wie dit systeem voor het eerst gebruikt.

12

05

voor gevorderden: Twitter Twitter is naast Facebook het bekendste sociale medium. Via beide systemen kan je boodschappen delen met een sociaal netwerk, maar daar houden de gelijkenissen op. Twitter is veel kleiner en professioneler dan Facebook. Het wordt vooral gebruikt door journalisten, politici en organisaties die boodschappen de wereld in willen sturen. Geïnteresseerden volgen deze mensen en organistaties en kunnen meepraten. De boodschappen mogen maximaal 140 tekens lang zijn. Het gaat namelijk over een ‘micro blog’.

unten p d n a r je st e vertellen e e t t i of t eef j op Tw door rkondigen zig bent, gen blik te ve je mee be etwerk e waar en uit je n schermen mens achter de

Door op Twitter je standpunten te verkondigen of te vertellen waar je mee bezig bent, geef je mensen uit je netwerk een blik achter de schermen. Je kan je bovendien mengen in een discussie door een ‘hashtag’ toe te voegen. Dit wil zeggen dat je als onderdeel van je boodschap één woord achter een hekje (#) zet. Je volgers kunnen dit aanklikken en zo zien wie er nog allemaal praat over dit thema.

13

Bijvoorbeeld:

✗ Door te klikken op #femma kom je terecht op alles wat verteld wordt over Femma.

✗ Door te klikken op #vk2012 kom je terecht op alles wat verteld wordt over de verkiezingen van 14 oktober 2012

#

✗ Je kan een bericht toevoegen als favoriet, beantwoorden of ‘retweeten’. Dit laatste betekent dat je het bericht ook wil delen met iedereen die jou volgt. Twitter is een zeer interessant communicatiemiddel voor professioneel gebruik. We raden dit echter niet aan voor Femmavrijwilligers die nog niet uit eigen interesse op Twitter zitten. Bij deze wel een warme oproep aan de Femma-vrouwen op Twitter om @Femmavzw te volgen en te retweeten. #femma

14

15

Colofon Femma vzw, Algemeen secretariaat Britsierslaan 5, 1030 Schaarbeek Verantwoordelijk uitgever: Eva Brumagne Concept: PR-werkgroep en dienst beweging Femma Samenstelling en eindredactie: Tom Bruynooghe Opmaak: Gevaert Graphics Bronnen: Hoe zet ik mijn vereniging op de kaart (KAV, 2008), eigen redactie

16