CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE DERDE RONDE

CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE D ERDE RONDE

Utrecht, 1 juni 2004

26913

CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE D ERDE RONDE

INHOUD

Blz.

VERANTWOORDING ..................................................................... 1 1.

INLEIDING ............................................................................ 3

2.

MASTER TRANSITIEPLANNEN DEPARTEMENTEN ...................... 4

3.

CONCLUSIES REVIEW BENOEMINGSPROCEDURE HRM ............ 7

4.

RISICO’S TEN OPZICHTE VAN HET KRITIEKE TIJDSPAD ......... 10

5.

TOT SLOT ........................................................................... 11

BIJLAGEN: 1.

Kritieke processen per departement

2.

Review departementale transitieplannen

3.

Review benoemingsprocedure SSC HRM

4.

Reviews per departement

26913

VERANTWOORDING

I NLEIDING In opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is door Berenschot in de periode maart tot en met mei 2004 een review uitgevoerd op de Master Transitieplannen van het SSC HRM en de departementen inzake de aspecten ‘Mens en organisatie’ bij de vorming van een SSC HRM voor het rijk. De review is uitgevoerd aan de hand van een reviewkader dat is opgesteld door Berenschot, in overleg met de opdrachtgever. De review is in drie ronden uitgevoerd. In de afgelopen maanden is door het SSC HRM en de departementen bijzonder hard aan de Master Transitieplannen gewerkt; het opstellen van de plannen is een dynamisch en voortschrijdend proces. De reviews zijn derhalve momentopnamen en het is denkbaar dat sommige conclusies van de reviewers op het moment dat ze worden opgeschreven zijn achterhaald door nieuwe ontwikkelingen. Desondanks kunnen we stellen dat het houden van de reviews heeft bijgedragen aan de ontwikkeling van de Master Transitieplannen in de gewenste richting. Review ronde 1 In de eerste revierende, van 15 tot 22 maart 2004, zijn door vier departementen Master Transitieplannen aangeleverd. Tevens werd de conceptbenoemingsprocedure voor het SSC HRM voorgelegd. De reviewers hebben hierover op 25 maart gerapporteerd (‘Conclusies review SSC HRM, deel mens en organisatie, eerste ronde, versie 2.0, 25 maart 2004’). De rapportage is op 26 maart 2004 met de opdrachtgever en de Commissie Second Opinion besproken. Review ronde 2 Een tweede review ronde vond plaats tussen 15 en 22 april 2004. In deze ronde zijn door alle departementen (behalve AZ) en door het SSC HRM Master Transitieplannen aangeleverd. De reviewers hebben hierover op 22 april gerapporteerd (‘Conclusies review SSC HRM, deel mens en organisatie, tweede ronde, 22 april 2004’). De rapportage is op 27 april met de opdrachtgever en de Commissie Second Opinion besproken. Mede naar aanleiding van deze rapportage is besloten een derde review ronde in te lassen. Op verzoek van de opdrachtgever zijn de reviewconclusies toegelicht in het APO van 28 april 2004. Tevens hebben de reviewers per departement

26913

1

een inschatting gegeven over de haalbaarheid van de aansluiting bij het SSC HRM per 1 januari 2006. De reviewers hebben in het APO enige twijfels uitgesproken over de haalbaarheid van aansluiting van sommige departementen per 1 januari 2006. Deze twijfels waren gebaseerd op: •

De kwaliteit (compleetheid) van de Master Transitieplannen van departementen (zoals die op dat moment voorlagen en voor zover bij de reviewers bekend).

•

De complexiteit van de organisatie van het desbetreffende departement.

•

De hoeveelheid werk die nog moet worden verzet in de periode mei 2004 – december 2005, mede in relatie tot de voortgang die was geboekt in de periode juli 2003 (kabinetsbesluit) – mei 2004.

•

Ervaringen met soortgelijke operaties en vertragingen die departementale reorganisatieprocessen soms kunnen oplopen.

Mede naar aanleiding van uitspraken van de reviewers in het APO hebben enkele departementen verzocht om ‘hoor en wederhoor’ bij de reviewers. Dit heeft in een enkel geval in de derde ronde plaatsgevonden. Hieruit bleek onder andere dat de reviewers niet over alle relevante documenten beschikten bij de uitgevoerde reviews. Review ronde 3 Mede naar aanleiding van de conclusies uit de tweede review ronde is een derde ronde afgesproken. Deze heeft plaatsgevonden in de periode 14 tot 18 mei 2004. Hierover is op 24 mei 2004 gerapporteerd (‘Conclusies review SSC HRM, deel mens en organisatie, derde ronde, 24 mei 2004’). In deze derde ronde is door alle departementen een nieuwe versie van het Master Transitieplan aangeboden. Van het SSC HRM is geen nieuw Master Transitieplan ontvangen, wel een nieuw voorstel voor de benoemingsprocedure. De conclusies uit de derde revieronde zijn als eindrapport aan de opdrachtgever aangeboden.

26913

2

1.

INLEIDING

Tussen 14 en 18 mei zijn door alle departementen nieuwe versies van de Master Transitieplannen ingediend. Daarnaast zijn van sommige departementen aanvullende plannen voor ‘deelprojecten’ ontvangen. Van het SSC HRM is geen aangepast Master Transitieplan ontvangen. Wel is er een nieuw voorstel voor de benoemingsprocedure aan de reviewers voorgelegd. Deze Master/Transitieplannen zijn voor wat betreft het deel Mens en Organisatie door Berenschot gereviewd op basis van een reviewkader. Dit kader is gelijk aan het kader dat in de eerste en tweede revierende is gebruikt. Hieronder gaan wij achtereenvolgens in op onze algemene bevindingen ten aanzien van de nieuwe versies van de departementale transitieplannen (hoofdst. 2.), onze bevindingen over de concept benoemingsprocedure (hoofdst. 3.) en de belangrijkste risico’s die wij signaleren voor het kritieke tijdspad (hoofdst. 4.) Als bijlagen zijn opgenomen: •

Een overzicht van het reviewresultaat ten aanzien van de belangrijkste hoofdprocessen (departementale reorganisatie, procesinrichting, P-dossiers, zelfbediening, continuïteit en zakelijke dienstverlening), bijlage 1.

•

Een beknopt overzicht per departement met de veranderingen/aanvullingen ten opzichte van de vorige versie van het Master Transitieplan en de volgens de reviewers nog resterende risico’s, bijlage 2.

•

Een review van de nieuwe benoemingsprocedure, bijlage 3.

•

De uitgebreide reviews per departementaal Transitieplan, bijlage 4

26913

3

2.

MASTER TRANSITIEPLANNEN DEPARTEMENTEN

Evenals in de vorige reviewrondes constateren wij dat de Master Transitieplannen van de departementen nog in ontwikkeling zijn. Ten opzichte van de vorige versies (medio april 2004) van de transitieplannen is bij de meeste departementen echter een duidelijke vooruitgang te signaleren. Over het algemeen kunnen wij stellen dat de hoofdlijnen van de plannen er prima uitzien. in sommige gevallen is het nog de detailuitwerking die ontbreekt. Ook hebben we de indruk dat er in een aantal gevallen wel deelplannen/detailuitwerkingen zijn, maar dat die niet aan de reviewers zijn voorgelegd. Ook zijn nog niet in alle transitieplannen de - relatief nieuwe - werkprocessen ‘op orde brengen O&F-boekhouding’ en ‘herzien AO/IC’ in detail uitgewerkt en in de planning opgenomen. Tevens ontbreekt ten aanzien van het ‘invullen van het eigen contingent’ en de ‘overgang van medewerkers naar het SSC HRM’ de aansluiting bij de (overigens nog niet vastgestelde) benoemingsprocedure cq. plaatsingsprocedure en het daarbij aangegeven tijdpad. Als wij kijken naar de onderscheiden hoofdstromen voor wat betreft het deel ‘Mens en Organisatie’ concluderen wij het volgende1: •

Het onderdeel ‘Zelfbediening’ is redelijk tot goed uitgewerkt in de meeste plannen. Departementen nemen over het algemeen een vrij lange periode (soms tot een jaar) voor gewenning aan zelfbediening, dit terwijl het SSC in haar transitieplan uitgaat van een maximale gewenningsperiode van drie maanden. Het is wenselijk dat het SSC HRM eerder met een gewenningstool ten behoeve van de departementen komt.

•

Het onderdeel ‘Procesinrichting’ is in vrijwel alle plannen beperkt uitgewerkt. Veel departementen geven aan nog te wachten op de finale aanbieding van het consortium.

•

Het onderdeel ‘Schonen en digitaliseren P-dossiers’ is redelijk tot goed uitgewerkt. Bij een groeiend aantal departementen is dit proces in detail uitgewerkt.

•

De uitwerking van het onderdeel ‘Departementale reorganisatie HRfunctie’ is beter uitgewerkt in vergelijking met de vorige revierende. Wel sluit het door departementen gekozen tijdspad niet altijd aan bij de nieuwe benoemingsprocedure en het daarbij voorgestelde

1

N.B. Het gaat hier om een gemiddelde van de 11 transitieplannen. Voor de conclusie per departement verwijzen wij naar de aparte reviewformats per departement.

26913

4

tijdspad. Over de concrete invulling van het contingent wordt door weinig departementen gesproken. •

Het onderdeel ‘Continuïteit’ is voor wat betreft de terugvalopties beter benoemd, echter de uitwerking in de plannen blijft beperkt. Het proces rondom fallback (hoe ziet het er precies uit, wie is waarvoor verantwoordelijk, welke maatregelen moeten exact getroffen worden als de terugvaloptie moet worden benut) is vaak beperkt omschreven. Bovendien dienen verschillende terugvalopties nog te worden uitgezocht of uitgewerkt. In een aantal gevallen worden ‘nog niet werkende oplossingen’ (FSC, backoffice SSC HRM) als terugvaloptie genoemd. Wij kunnen niet beoordelen of dit een veilige en werkbare optie is.

•

De uitwerking van het onderdeel ‘Zakelijke dienstverlening’ tenslotte varieert het sterkst van alle onderdelen in de plannen.

Kortom de procesinrichting, de continuïteit en de zakelijke dienstverlening zijn bij veel departementen nog niet in detail uitgewerkt. Hoewel continuïteit/HUWO en zakelijke dienstverlening aandacht behoeven, is dit niet direct alarmerend aangezien deze aspecten pas wat later in de planning echt gaan spelen. Als legitimering voor de beperkte uitwerking van de procesinrichting wordt impliciet vaak de sterke afhankelijkheid van de initiële en finale biedingen van het consortium/ het SSC HRM gebruikt. Deels klopt deze afhankelijkheid, echter uit andere plannen blijkt dat de belangrijkste procesconsequenties wel helder zijn. Er is ons derhalve niet geheel duidelijk op welke informatie sommige departementen wachten. Een overzicht van de reviewresultaten op deze hoofdstromen is als bijlage 1. 0pgenomen. Naast onze opmerkingen ten aanzien van de hoofdstromen merken wij nog het volgende op: •

Sommige departementen (o.a. SZW, BZK, VROM) refereren aan intra-departementale veranderingen of eigen SSC’s (in oprichting) en verwijzen daar voor diverse onderdelen naar. Anderen (o.a. Financien, V&W, OC&W en EZ) verwijzen naar aansluiting bij het FSC. In beide situaties is sprake van extra afhankelijkheden en is het van groot belang dat de processen, organisatie e.d. aansluiten bij de eisen die het SSC HRM stelt. Wij kunnen niet beoordelen in hoeverre dit het geval is.

•

Aanpassing van de AO/IC is meestal wel benoemd maar nog niet in detail gepland of uitgewerkt, terwijl dit een tijdsintensief traject is. Dit geldt ook voor het op orde brengen van de O&F-boekhouding.

•

In aansluiting op de transitieplannen worden door de departementen verschillende deelprojectplannen ontwikkeld. Het verdient aan-

26913

5

beveling om tijdens dit proces met nadruk aandacht te besteden aan de onderlinge afhankelijkheid van de activiteiten en de gevolgen hiervan voor het kritieke pad. Conclusie: De departementale transitieplannen zijn ten opzichte van de vorige versie waar nodig, aanzienlijk verbeterd, zeker gelet op de korte tijdsspanne. In een aantal gevallen worden volgende versies al in het vooruitzicht gesteld. Het aantal bemerkingen, vanuit ‘projectmanagementoptiek’, van de reviewers op de aspecten ‘mens en organisatie’ is sterk afgenomen. De verschillende ‘hoofdstromen’ zijn in de meeste plannen juist geadresseerd en verankerd en sporen in tijd met de planningen van het SSC HRM. In enkele gevallen ontbreken echter nog de nadere uitwerkingen of detailplanningen, of zijn deze wellicht wel aanwezig maar bij de reviewers niet bekend. In de loop van de tijd worden nieuwe ‘werkstromen’ toegevoegd (AO/IC, O&F-boekhouding), de ontwikkeling van departementale plannen op dit gebied loopt iets achter. Specifieke bemerkingen bij de transitieplannen zijn als bijlage 2. opgenomen.

26913

6

3.

CONCLUSIES REVIEW BENOEMINGSPROCEDURE HRM

Na overleg met de Centrales voor Overheidspersoneel is een aantal uitgangspunten voor de benoemingsprocedure SSC HRM gewijzigd. De stuurgroep SSC HRM heeft een aantal nieuwe uitgangspunten vastgesteld. De status van het door ons gereviewde document (Alternatieve benoemingsprocedure, kenmerk SSC 2004/u2277 d.d. 10 mei 2004) is ons niet geheel duidelijk. In tegenstelling tot het vorige voorstel gaat men er in dit document nu wel vanuit dat er sprake is van functie-volging en dat er dus sprake is van een ‘plaatsingsprocedure’ en niet van een ‘selectieprocedure’. Hiermee, stellen de opstellers van het document, blijft men dichter bij de gangbare reorganisatieprincipes. Met deze wijziging wordt de invloed van de departementen (als plaatsende instantie) op de benoeming groter, die van het SSC HRM (oorspronkelijk als selecteur) kleiner. Hieronder treft u enkele opmerkingen aan bij de nu voorgestelde procedure. Algemeen: •

De beoordeelde stukken bestaan uit een memo aan de Stuurgroep en een tijdschema. Naar wij kunnen beoordelen is de procedure nog niet voorgelegd aan cq. geaccordeerd in het SOR. De detailuitwerking moet nog plaatsvinden door de werkgroep M.O.M van het SSC HRM.

•

Evenals in de vorige review doen wij geen uitspraken over de juridische juistheid van deze benoemingsprocedure/plaatsingsprocedure. Wij beschouwen de nu voorliggende procedure als de uitkomst van een onderhandelingsproces.

•

Omdat de nu voorliggende procedure naar de mening van opstellers dichter aanligt tegen de gangbare reorganisatieprincipes zoals opgenomen in het ARAR, lijkt spoedige instemming van partijen voor de hand te liggen. Dit verkleint het risico van het uitblijven of vertragen van overeenstemming. Tegelijkertijd zijn er in de procedure zelf veel ‘onderhandelingsmomenten’ opgenomen, die nieuwe vertragingsrisico’s met zich meebrengen.

Inhoud van de nu voorliggende benoemingsprocedure: •

26913

In de procedure is gekozen voor het beginsel van ‘functievolging’. Dit impliceert de verwachting dat in het SSC HRM in hoge mate functies voorkomen die min of meer lijken op functies die nu binnen de departementen (binnen álle departementen!) aanwezig zijn. Helaas

7

is dit moeilijk te objectiveren en kan dit leiden tot moeizame onderhandelingen’ of ‘gekwartet’ tussen departementen. •

Op basis van de contingenteringsafspraken wordt een contingent ‘functies’ aan een departement beschikbaar gesteld en niet een contingent ‘formatie’. Deze contingenten variëren in grootte van ca. 1 functie (AZ) tot > 100 functies (Justitie, Financiën). Naar verwachting zullen sommige functies véél voorkomen (frontoffice, backoffice), andere functies slechts beperkt (beleid, ondersteuning, PIOFACH-functies). De verdeling van de beschikbare functies over de verschillende contingenten is een behoorlijke puzzel, met overigens mogelijk gevolgen voor de rechtspositie van individuele herplaatsers.

•

Indien er per departement meer herplaatsers zijn dan beschikbare functies vindt plaatsing plaats op basis van anciënniteit. Dit kan leiden tot een ‘vergrijsd’ personeelsbestand bij het SSC HRM.

•

De plaatsingsprocedure wordt uitgevoerd nadat er een belangstellingsregistratie heeft plaatsgevonden. Bij enkele departementen is de belangstelling reeds gepeild, en het animo voor een functie bij het SSC HRM niet overweldigend. Bij toepassing van de plaatsingsprocedure (i.t.t. een selectieprocedure) kunnen medewerkers verplicht worden een passende functie bij het SSC HRM te accepteren. Hier ligt een risico ten aanzien van de motivatie van toekomstige SSC HRM medewerkers.

•

De overgangsrechten (behoud salarisschaal, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden) voor medewerkers die worden geplaatst binnen het SSC HRM dienen nog te worden geregeld. Onduidelijk is waar de mogelijke kosten van dit overgangsrecht gedragen gaan worden (door het SSC HRM of door het desbetreffende departement).

•

Een groot aantal zaken moet nog worden uitgewerkt o.a.: arbeidsvoorwaarden SSC, vestigingplaatsen, terugkeergaranties, bedenkingenprocedures.

Risico’s: Naar aanleiding van de nu voorliggende benoemingsprocedure (plaatsingsprocedure) onderkennen we een aantal risico’s. •

De veronderstelling dat de functies binnen het SSC HRM in hoge mate gelijk zijn aan bestaande functies binnen de departementen: complexe onderhandelingen over de duiding van gelijke, gewijzigde en nieuwe functies.

•

De verdeling van de beschikbare functies over de diverse contingenten, ‘kwartetten’ door departementen.

26913

8

•

De motivatie van de huidige P&S-medewerkers voor een functie binnen het SSC HRM.

•

Een aantal zaken dient nog uitgewerkt te worden.

Naar onze mening is de uitvoering van de benoemingsprocedure (plaatsingsprocedure) complexer dan in het vorige voorstel.

26913

9

4.

RISICO’S TEN OPZICHTE VAN HET KRITIEKE TIJDSPAD

Op basis van bestudering van de transitieplannen en de vergelijking tussen de deadlines die in het Masterplan SSC HRM zijn opgenomen en de departementale plannen, signaleren wij de volgende risico’s voor het kritieke tijdspad: •

Er is een aantal afhankelijkheden (in tijd en in uitkomsten) van SOR, DGO’s, OR’en (Benoemingsprocedure, HARP, departementale reorganisaties). Overeenstemming over de benoemingsprocedure (plaatsingsprocedure) in het SOR lijkt dichterbij, maar de uitvoering van de nu gekozen oplossing is complex en kent nieuwe onderhandelingsmomenten.

•

De oprichting van het SSC HRM. Van het SSC HRM is geen nieuw Masterplan Transitie ontvangen. Sommige onderdelen van het SSC HRM moeten per 1 januari 2005 operationeel zijn. Er rest niet veel tijd om deze organisatie in te richten (op alle PIOFACH-terreinen).

•

Bemensing en continuïteit van de projectorganisatie SSC HRM. Welke consequenties heeft het aflopen van contracten en het vertrek of uitvallen van belangrijke mensen gezien de door hen opgebouwde kennis en ervaring?

•

Bemensing en continuïteit van de departementale projectorganisaties. Wat als bijvoorbeeld belangrijke projectleden vertrekken omdat ze zijn geselecteerd voor het SSC?

•

De benoemingsprocedure. Indien er niet voldoende animo onder herplaatsers is voor een functie bij het SSC HRM, of als de plaatsingsprocedure binnen de departementen niet tijdig wordt uitgevoerd, kan de ‘vulling van de contingenten’ en daarmee de bemensing van het SSC HRM gevaar lopen.

•

Gewenning. Het SSC HRM biedt vanaf 1 oktober 2005 een gewenningstool aan. Sommige departementen zeggen een jaar nodig te hebben voor gewenning. Onze ervaring leert bovendien dat een gewenningsperiode van drie maanden kort is. Bovendien valt deze periode samen met het proefdraaien van het SSC.

26913

10

5.

TOT SLOT

Een vergelijking van de Transitieplannen van maart 2004 met die van mei 2004 laat een aanzienlijke vooruitgang zien. Op basis van de review van deze transitieplannen ontstaat meer vertrouwen in het welslagen van deze operatie. Het meeste werk moet echter in de praktijk nog gebeuren. Wij willen de opdrachtgever en de Commissie Second Opinion derhalve nog het volgende meegeven. •

Zijn de departementen en het SSC HRM in staat de voortgang van de afgelopen twee maanden, die onder grote druk tot stand is gekomen, ook de komende tijd vast te houden (mede gezien het aanstaande ‘zomerreces’)?

•

Projectbeheersing is bij de departementen in veel gevallen nog maar beperkt uitgewerkt. Projectresultaten, mijlpalen en risicobeperkende maatregelen zijn niet consequent in meetbare termen beschreven. Monitoring, voortgangsbewaking en resultaatmeting binnen de departementen verdient nog veel aandacht.

•

Hetzelfde geldt voor de coördinerende rol van het SSC HRM. Is er een monitoring/control systeem om te volgen of de departementen en het SSC HRM zelf de afgegeven planningen volgen, de gestelde resultaten behalen en de gewenste kwaliteit leveren?

•

Is er een fallback optie indien een departement ergens in 2005 merkt de datum van 1 januari 2006 niet te halen? Tot wanneer kan er met de datum van aansluiting bij het SSC HRM worden geschoven?

•

Vrijwel alle departementen hebben besloten om de aansluiting per 1 januari 2006 te realiseren. Het SSC HRM start met een ‘Big Bang’. Is het SSC HRM in staat om per die datum, met een relatief onervaren personele bezetting, > 100.000 gebruikers te bedienen?

26913

11

BIJLAGE 1 KRITIEKE PROCESSEN PER DEPARTEMENT

26913

12

Een overzicht van het reviewresultaat ten aanzien van de belangrijkste hoofdprocessen (departementale reorganisatie, procesinrichting, Pdossiers, zelfbediening, continuïteit en zakelijke dienstverlening). *1

BIJLAGE 1: OVERZICHT DEPARTEMENTALE TRANSITIEPLANNEN PER HOOFDSTROOM , 1 juni 04

Financiën LNV BuiZa OC&W VWS V&W VROM EZ BZK SZW Justitie *2 Gemiddeld

Dep. Reo.

Processen

P-dossiers

Zelfbediening Continuïteit Zak. Dienst.

Beperkt Redelijk Beperkt Redelijk-goed Redelijk-goed Beperkt-redelijk Goed Redelijk Redelijk-goed Goed Redelijk

Redelijk-goed Beperkt-redelijk Beperkt Redelijk Redelijk Beperkt-redelijk Redelijk Goed Beperkt Beperkt Goed

Redelijk-goed Redelijk Niet Redelijk Goed Beperkt-redelijk Goed Goed Goed Goed Goed

Beperkt-redelijk Redelijk Redelijk Redelijk Goed Beperkt-redelijk Goed Goed Goed Goed Redelijk

Beperkt Beperkt Redelijk Redelijk-goed Beperkt Goed Beperkt Beperkt Redelijk Goed Beperkt-redelijkBeperkt-redelijk Beperkt Niet Beperkt Redelijk Redelijk Beperkt Goed Beperkt Beperkt Redelijk

Redelijk

Beperkt-redelijk Redelijk-goed

Redelijk-goed

Beperkt

Sterk variërend

*1 Bovenstaande beoordeling is gebaseerd op review van de door ons ontvangen stukken. Bijlages en deelplannen waarover wij niet beschikten, zijn niet meegewogen in ons oordeel. * 2 Gezien het afwijkende karakter van de masterplan van AZ (a.g.v. de sterk afwijkende transitie-operatie) is besloten AZ niet op te nemen in bovenstaand overzicht.

26913

13

BIJLAGE 2 REVIEW DEPARTEMENTALE TRANSITIEPLANNEN

26913

14

1.

REVIEW MASTERPLAN ALGEMENE ZAKEN, 13 MEI 2004

A LGEMENE OPMERKINGEN •

Het ontvangen masterplan is de eerste versie die door de reviewers is beoordeeld. In de vorige twee reviewrondes hebben de reviewers geen master/transitieplan van AZ ontvangen.

•

Het plan van AZ is wezenlijk anders dan de plannen van de overige departementen doordat zij al met de transitie is gestart.2 Begin 2003 kwam vast te staan dat voor AZ uit oogpunt van financiën, efficiency en procesbeheersing het zelfstandig doorlopen van het traject naar 1januari 2006 niet wenselijk was. Daarom heeft zij ervoor gekozen samenwerking te zoeken met BZK en heeft zij op 1 maart van dit jaar haar P&S-taken overgedragen aan BZK en de technische migratie van Percc uitgevoerd. Het Masterplan zoomt daarom primair in op de transitie van de (rest)activiteiten: klantprocessen, gewenning/zelfbediening en digitalisering van p-dossiers.

R EVIEW PLAN •

Departementale reorganisatie is grotendeels al gerealiseerd via transitie naar BZK. Met betrokken medewerkers zijn gesprekken gevoerd en worden nadere afspraken gemaakt.

•

Consequenties voor de resterende klantprocessen 3 zijn in hoofdlijnen uitgewerkt, planning en activiteitenoverzicht voor AZ ontbreken.

•

Voor hoofdstroom personeelsdossiers wordt verwezen naar een afzonderlijk plan van aanpak dat niet is meegezonden. AZ zal zelf zorgen voor schoning en rubricering, waarna BZK de digitalisering zal regelen. Uit het masterplan blijkt niet hoeveel capaciteit hiervoor is vrijgemaakt.

•

Voor zelfbediening is een apart deelplan opgesteld waarin de implementatie van Emplaza als gewenningsinstrument helder is uitgewerkt.

Er is daarom bewust voor gekozen de reviewresultaten voor AZ niet te rapporteren in het standaard reviewkader, maar het reviewverslag te beperken tot gemaakte opmerkingen.

2

Voor een belangrijk deel zijn de consequenties voor de klantprocessen van AZ al uitgewerkt in het kader van de overdracht van P&S-taken en de technische migratie van Percc richting BZK. Deze opmerking heeft kortom betrekking op de uitwerking van de resterende klantprocessen (die niet aan BZK zijn overgedragen, maar wel naar het SSC gaan). 3

26913

15

•

Ten aanzien van continuïteit geldt dat terugvalscenario’s voor de techniek zijn geborgd via BZK. Terugvalscenario voor de personele bezetting is redelijk uitgewerkt (samenwerking met BZK).

•

Zakelijke dienstverlening is geadresseerd, maar verder niet uitgewerkt.

•

Gezien de omvang van de operatie is er bewust voor gekozen geen aparte projectorganisatie op te zetten, maar de coördinatie van de deelprojecten te verankeren in de lijn.

•

Afstemming van het transitietraject van AZ op BZK wordt genoemd, maar verder niet uitgewerkt in het plan.

•

Een mijlpalenplanning voor het transitietraject, inclusief de afhankelijkheden met het SSC en het transitietraject bij BZK, ontbreekt.

•

Begroting, communicatie- en medezeggenschapsplanning ontbreken. Alleen voor zelfbediening is in een apart projectplan een begroting en communicatieplan opgenomen voor de implementatie van Emplaza als gewenningsinstrument.

26913

16

2.

REVIEW TRANSITIEPLAN MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN, VERSIE 1.3, 14 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN DE VORIGE REVIEW . •

Op een aantal punten is het plan verder uitgewerkt, met name de bijzondere positie én de bijzondere wensen van BZ zijn nader in kaart gebracht.

•

Er wordt opnieuw bevestigd dat BZ overgaat per 1 januari 2007.

•

Voor continuïteit in de periode 1 januari 2006 – 1 januari 2007 wordt mogelijk aansluiting gezocht bij het FSC. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om voor de salarissen gebruik te maken van de Backoffice van het SSC HRM.

•

Detailplanning (activiteitenplanning) en uitwerking klantprocessen en ICT zijn pas mogelijk als bekend is op welke wijze het SSC bij specifieke BZ-wensen aansluit en zijn afhankelijk van de prototyping.

R ESTERENDE RISICO ’ S . Op basis van het bijgestelde transitieplan onderkennen we nog de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdpad. 1.

De datum voor het aanwijzen van herplaatsingskandidaten ontbreekt (plan van aanpak reorganisatie is pas op 31 december 2004 gereed). Er is nog geen koppeling gelegd naar de nieuwe benoemingsprocedure. Volgens de belangstellingsregistratie is er weinig animo voor een functie bij het SSC HRM. Onduidelijk is hoe BZ het contigent voor het SSC HRM wil vullen.

2.

Het werkproces schonen en digitaliseren p-dossiers is niet uitgewerkt, hoewel wordt aangegeven dat hier een apart plan van aanpak voor bestaat.

3.

De update van de AO-processen wordt wel genoemd, maar niet verder uitgewerkt.

4.

Continuïteit wordt genoemd, maar er is nog geen oplossing gedefinieerd.

5.

Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden wordt wel genoemd, maar is niet uitgewerkt.

6.

Op orde brengen O&F-boekhouding wordt wel genoemd, maar is niet uitgewerkt.

26913

17

3.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN BZK, VERSIE 11 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van BZK is op een aantal punten gewijzigd ten opzichte van het plan van 15 april jl. Bovendien is als bijlage een uitgebreid plan van aanpak voor de transitie p-dossiers opgenomen. De belangrijkste aanpassingen/toevoegingen zijn de volgende: •

Het inventariseren van intradepartementale arbeidsvoorwaarden regelingen is geagendeerd.

•

Het herzien van de AO/IC en uitvoeringsregelingen, evenals het aanpassen van de O&F-boekhouding zijn geagendeerd.

•

De mijlpalenplanning is verder uitgewerkt.

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde transitieplan signaleren wij voor BZK de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: •

Opgemerkt is dat de gewijzigde benoemingsprocedure voor het SSC consequenties heeft voor de eigen organisatie, maar dit is verder nog niet concreet uitgewerkt.

•

Hoofstromen zakelijke dienstverlening en klantprocessen zijn nog beperkt uitgewerkt (hangt mede af van alternatief voor Emplaza).

•

Activiteitenplanning (bijlage A) ontbreekt.

•

Communicatie is beperkt uitgewerkt.

26913

18

4.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN EZ, VERSIE 13 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van EZ is op de volgende punten gewijzigd ten opzichte van het plan van 15 april jl.: •

Aan het plan is een uitgebreide beschrijving van de consequenties voor de diverse processen toegevoegd.

•

Een financiële paragraaf is opgenomen.

•

In een aparte bijlage zijn de contingentering en werving en selectieprocedure van het SSC beschreven (echter deze is nog niet aangepast op de wijzigingen in de benoemingsprocedure, zie volgende punt).

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde transitieplan signaleren wij voor EZ de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: 1.

De wijzigingen in de (nieuwe) benoemingsprocedure is niet verwerkt in het transitieplan.

2.

Het op orde brengen van de O&F-boekhouding vóór 1 januari 2005 is niet benoemd en geagendeerd, evenals aanpassing van de AO/IC en de inventarisatie van EZ-specifieke arbeidsvoorwaardelijke regelingen.

3.

Overlegmomenten met medezeggenschap en communicatie zijn beperkt uitgewerkt.

4.

Monitoring/voortgangsbewaking en kwaliteitsmanagement zijn in het plan niet of beperkt uitgewerkt.

5.

Continuïteit is beperkt uitgewerkt in het plan; het proces rondom fallback-scenario’s is summier beschreven.

6.

De projectorganisatie is beschreven, maar niet in bemensing uitgewerkt.

26913

19

5.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN JUSTITIE, 13 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN DE VORIGE REVIEW Het Transitieplan van Justitie is op een aantal onderdelen aangepast en uitgebreid met deelprojectplannen die de bij de vorige review ronde nog niet beschikbaar waren. Nieuwe onderdelen die zijn toegevoegd (en waarmee vele lacunes uit de vorige versie zijn ingevuld): •

Relatie Masterplan SSC HRM en Draaiboek Justitie

•

Begroting Vernieuwing HRM

•

Project Personeels Informatie Toegankelijk (projectplan schoning en digitalisering P-dossiers)

•

Communicatieplan

•

Wensen van Justitie ten aanzien van SSC HRM zijn uitgebreid in kaart gebracht

•

De projectorganisatie is uitgebreid beschreven, zowel centraal als bij de sectoren

•

Detailplanning is opgenomen

•

Herziening O&F-boekhouding is opgenomen

•

Herziening AO/IC is opgenomen

•

Herplaatsing en vulling contingent zijn opgenomen, maar moet nog worden aangepast aan de nieuwe benoemingsprocedure.

R ESTERENDE RISICO ’ S •

Justitie wenst tenminste een jaar voor ‘gewenning’, SSC HRM biedt slechts ‘tool’ aan voor drie maanden

•

Justitie is een grote en complexe organisatie, projectorganisatie (centraal en decentraal) bestaat uit > 100 medewerkers. Dit stelt hoge eisen aan het programma/projectmanagement.

O VERIGE OPMERKINGEN •

26913

Justitie stelt ten aanzien van de review van deze versie overleg (hoor - wederhoor) met de reviewers op prijs (NB. hierover is contact geweest).

20

•

26913

Er wordt een nieuwe ‘juni-versie’ van het Transitieplan in het vooruitzicht gesteld.

21

6.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN LNV, VERSIE 13 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE R EVIEW Het transitieplan van LNV is op diverse punten gewijzigd ten opzichte van het plan van 15 april jl. De belangrijkste aanpassingen/toevoegingen zijn de volgende: •

De verschillende deelprojecten (Mens en Organisatie’, ‘zo gaan wij werken’, ‘schoon over’ ‘P&S systemen’ en ‘continuïteit’, evenals zakelijke dienstverlening) zijn nader uitgewerkt in activiteiten en in een meer gedetailleerde planning.

•

Vulling van het contingent vanuit LNV is geconcretiseerd en bijgesteld naar 24,1 fte

•

De wijzigingen in de benoemingsprocedure zijn benoemd en de consequenties verwerkt in het plan.

•

Een uitgebreide kosten-batenanalyse is als bijlage toegevoegd.

•

Aanpassing van de AO/IC en de O&F-boekhouding zijn geagendeerd.

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde transitieplan signaleren wij voor LNV de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: 1.

Detailuitwerking in planning en activiteiten en meer gedetailleerde inhoudelijke uitwerking is in dit overkoepelende transitieplan niet opgenomen (wellicht wel uitgewerkt in (ons niet bekende) deelprojectplannen). Dit geldt voor alle hoofdstromen (departementale reorganisatie, klantprocessen, gewenning, continuïteit en zakelijke dienstverlening).

2.

Nog niet alle geïdentificeerde risico’s zijn voorzien van maatregelen. Zo ontbreekt een terugvalscenario voor Percc en een uitgewerkt terugvalscenario voor de personele bezetting.

3.

Monitoring/voortgangsbewaking en kwaliteitsbewaking zijn nog beperkt uitgewerkt.

4.

Een integrale mijlpalenplanning en beschrijving van overlegmomenten met medezeggenschap ontbreken nog.

5.


26913

22

26913

23

7.

REVIEW CONCEPT MASTERPLAN SSC, MINISTERIE VAN OCW, VERSIE 13 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN VORIGE REVIEW Het Masterplan van OCW is op een behoorlijk aantal punten gewijzigd ten opzichte van het plan van 15 april jl. De belangrijkste aanpassingen/toevoegingen zijn de volgende: •

De deelprojecten departementale reorganisatie, klantprocessen en zelfbediening zijn nader uitgewerkt in activiteiten.

•

In het Masterplan is een goede structuur aangebracht (doelresultaten-activiteiten-mijlpalen-uitgangspunten-risico’s). De opgenomen resultaten zijn concreet en meetbaar beschreven.

•

Reorganisatieplan P&O-organisatie is in de planning naar voren gehaald.

•

Er is een eerste financiële raming opgenomen en een overzicht resourceplanning.

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde masterplan signaleren wij voor OCW de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: •

Detailuitwerking in planning en activiteiten is in dit overkoepelende masterplan niet opgenomen, maar vormt waarschijnlijk onderdeel van enkele (ons niet bekende) deelprojectplannen (zoals plan van aanpak communicatie en plan van aanpak P-dossiers).

•

Nog niet alle geïdentificeerde risico’s zijn op dit moment voorzien van maatregelen. Op 01 juli 2004 is de risico-inventarisatie van OCW afgerond.

•

OCW kiest voor aansluiting bij FSC per 01 januari 2005. Hiermee is een deel van de continuïteit gewaarborgd. Verdere detailuitwerking van het deelproject continuïteit ontbreekt nog.

•

Zakelijke dienstverlening is nog beperkt uitgewerkt.

•


•

Een integrale mijlpalenplanning en beschrijving van overlegmomenten met medezeggenschap ontbreken nog (er wordt voor wat betreft planning wel verwezen naar de bijlage Planning OCW en SSC 2004 13.04.MPP, maar deze is niet in ons bezit).

26913

24

•


•

Er is nog geen medezeggenschapskalender opgesteld, wel zijn enkele mijlpalen met betrekking tot de medezeggenschap opgenomen.

•

Er ontbreekt nog een detailuitwerking van de middelenplanning.

26913

25

8.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN SZW, VERSIE 10 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van SZW is nagenoeg ongewijzigd gebleven ten opzichte van het plan van 14 april jl. Het kent drie kleine aanpassingen/toevoegingen: •

Het communicatieplan, dat eerder voorzien was in februari 2005, wordt in augustus 2004 opgeleverd.

•

Het inventariseren van SZW-specifieke arbeidsvoorwaarden regelingen is geagendeerd en uiterlijk in september gereed.

•

De DOR is via een aanbiedingsbrief gevraagd om advies over het transitieplan. Hierin wordt tevens gemeld dat zij op een aantal andere terreinen om advies gevraagd zullen worden. Medezeggenschapsplanning in transitieplan ontbreekt vooralsnog.

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde transitieplan signaleren wij voor SZW de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: •

De wijzigingen in de (nieuwe) benoemingsprocedure is nog niet verwerkt in het transitieplan.

•

Het op orde brengen van de O&F-boekhouding vóór 1januari 2005 is niet geagendeerd.

•

Monitoring en voortgangsbewaking zijn niet in het plan uitgewerkt.

•

De samenhang met andere projecten en ontwikkelingen binnen SZW, evenals de afhankelijkheden met het SSC en het consortium ontbreken.

•

De gevolgen voor overblijvende (niet P&S) taken zijn niet uitgewerkt.

•

Een integrale planning en aparte risico-analyse ontbreken.

•

De werkstromen zakelijke dienstverlening en klantprocessen zijn nog beperkt uitgewerkt.

26913

26

9.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN VROM, VERSIE 13 MEI 2004

B ELANGRIJKSTE AANPASSINGEN TEN OPZICHTE V AN VORIGE REVIEW •

Versiebeheer is toegevoegd;

•

De opdrachtomschrijving is uitgewerkt naar op te leveren resultaten;

•

Het resourcebeslag is verder uitgewerkt;

•

De communicatie is in grote lijnen uitgewerkt inclusief communicatiekalender en wordt na goedkeuring van het transitieplan voor 01juli 2004 uitgewerkt in een communicatieplan;

•

De medezeggenschapskalender is als bijlage opgenomen. Men anticipeert hierbij reeds op de wijziging van de benoemingsprocedure;

•

De projectorganisatie is beschreven, aan de bemensing is hierbij gedeeltelijk invulling gegeven;

•

De risico-inventarisatie is verder uitgewerkt;

•

Doelgroepenanalyse is opgenomen;

•

De uitgangspunten zijn verder uitgewerkt

R ESTERENDE RISICO ’ S •

26913

De projectbeheersing is nog maar beperkt uitgewerkt. Dat wil zeggen dat monitoring, voortgangsbewaking en resultaatmeting nog verder uitgewerkt en belegd moeten worden.

27

10.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN VWS, VERSIE 13 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van VWS is op diverse punten gewijzigd ten opzichte van het plan van 15 april jl. Het betreft de volgende aanpassingen/toevoegingen: •

Geen aansluiting bij V&W/FSC als tussenstap, maar gebruik maken van de per 1 januari 2005 werkende Backoffice van SSC, SAP HR en SAP Payroll.

•

Samenhang tussen deelprojecten (op hoofdlijnen) toegevoegd.

•

Aanpassingen in benoemingsprocedure SSC deels uitgewerkt in plan, aangegeven dat dit nog verder wordt uitgewerkt.

•

Benodigde aanpassing O&F-boekhouding geagendeerd.

•

Indicatie van gevolgen voor processen opgenomen in bijlage.

•

Uitgebreidere uitwerking planning en activiteiten p-dossiers opgenomen.

•

Wijziging in aanpak zelfbediening t.o.v. vorige plan. Introductie van zelfbediening deels op eigen kracht via elektronische formulieren op p-site. Verder in afwachting van aangeboden zelfbedieningstool door SSC.

•

In een aparte bijlage is een vragenlijst toegevoegd die wordt gebruikt om bij vertegenwoordigers van dienstonderdelen te inventariseren wat voor hen de effecten zijn van de overgang naar het SSC/op zelfbediening.

•

Mijlpalenplanning is verder geconcretiseerd.

•

Kritieke pad SSC is als aparte paragraaf toegevoegd.

•

Monitoring, voortgangsbewaking en kwaliteitsmanagement zijn uitgewerkt in een apart hoofdstuk.

R ESTERENDE RISICO ’ S 1.

De wijzigingen in de (nieuwe) benoemingsprocedure is nog niet geheel verwerkt in het transitieplan.

2.


26913

28

3.

26913

Besluit om beperkter te testen met zelfbediening in afwachting van de gewenningstool van het SSC vormt een risico. Als deze tool pas op 1 oktober 2005 beschikbaar is, resteert een relatief korte gewenningsperiode met deze tool die bovendien samenvalt met de fase van proefdraaien voor het SSC.

29

11.

REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN FINANCIËN, VERSIE 3 (14 MEI 2004)

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van het ministerie van Financiën is op diverse punten gewijzigd ten opzichte van versie 2 van 15 april jl. De belangrijkste aanpassingen/toevoegingen zijn de volgende: •

Deelprojecten ‘klantprocessen’, ‘techniek’, ‘persoonsdossiers’ en ‘zelfbediening’ zijn nader uitgewerkt.

•

Voor klantprocessen (personele processen) is een apart werkplan opgesteld, inclusief een detailplanning.

•

Detailplanning van zelfbediening is nog niet gereed (stelt Financiën afhankelijk van uitkomsten prototyping en proof of concept).

•

De ingeschatte omvang van het SSC en de vulling van het contingent vanuit Financien is bijgesteld

•

Aanpassing van de AO/IC en de O&F-boekhouding zijn geagendeerd.

•

Er zijn aparte (concept) plannen van aanpak voor scanklaar maken P-dossiers en digitaliseren P-dossiers. In verband met forse capaciteitsbeslag kiest Financien er voor eerst scanklaar te maken (deadline 1 maart 2005) en pas daarna te schonen (deadline 1 januari 2006). Regio’s/eenheden worden verantwoordelijk gesteld voor behalen inhoudelijke projectresultaten en deadlines.

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde transitieplan signaleren wij voor Financiën de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: •

Deelproject departementale reorganisatie is ten opzichte van de vorige versie niet zichtbaar verder uitgewerkt. De werkgroep personele processen werkt tot september 2004 aan de detailbeschrijving van de processen en pas daarna wordt een plan van aanpak voor de herinrichting van de P-kolom opgesteld. De meeste departementen ronden het reorganisatieplan P-kolom af op 31 december 2004 (inclusief medezeggenschap). Wanneer Financiën deze deadline ook zou nastreven, is de beschikbare tijd voor het reorganisatieplan relatief kort.

•

Detailuitwerking in planning en activiteiten van zelfbediening is nog niet gereed. Financien geeft aan dat daarvoor de uitkomsten van

26913

30

prototyping en proof of concept door het SSC en het consortium helder dienen te zijn. •

Verantwoordelijkheid voor P-dossiers is belegd bij de regio’s/eenheden. Vanwege kritische pad is een stevige control-rol vanuit kerndepartement noodzakelijk. Dit is in het conceptplan van aanpak nog beperkt uitgewerkt.

•

Monitoring/voortgangsbewaking en kwaliteitsbewaking zijn nog niet uitgewerkt.

•

Communicatieplan en Medezeggenschap zijn nog slechts beperkt uitgewerkt.

•

Middelenplanning is nog niet uitgewerkt.

26913

31

12.

REVIEW MASTERPLAN SSC MINISTERIE V&W, VERSIE 18 MEI 2004

A ANPASSINGEN TEN OPZI CHTE VAN VORIGE REVIEW Het Masterplan van V&W is op een behoorlijk aantal punten gewijzigd ten opzichte van het plan d.d. 15 april jl. De belangrijkste aanpassingen/toevoegingen zijn de volgende: •

Het Masterplan is meer volgens het SSC format beschreven

•

Uitwerking van de hoofdprocessen in fasering-activiteiten-risico’smaatregelen.

•

Een aantal hoofdprocessen is in grote lijnen verder uitgewerkt.

•

De financiële raming is nader uitgewerkt.

R ESTERENDE RISICO ’ S Op basis van het gereviewde masterplan signaleren wij voor OCW de volgende risico’s ten aanzien van het kritieke tijdspad: 1.

Al zijn de hoofdprocessen verder uitgeschreven en zijn diverse mijlpalen opgenomen; detailuitwerking in planning en activiteiten is nog niet opgenomen.

2.

Nog niet alle geïdentificeerde risico’s zijn op voorzien van maatregelen.

3.


4.

De projectorganisatie is beschreven, maar niet in detail (inclusief bemensing) uitgewerkt.

5.

Er is nog geen medezeggenschapskalender opgesteld, wel zijn enkele mijlpalen met betrekking tot de medezeggenschap opgenomen.

6.

Er ontbreekt nog een detailuitwerking van de middelenplanning.

7.

Een Tweede Plan van Aanpak is voorzien voor september 2004. Dit PvA zal meer detailuitwerking bevatten. Na september 2004 moet dit PvA nog de medezeggenschap in. Waarschijnlijk is het PvA daarmee definitief in oktober 2004. Dit betekent dat na afronding PvA nog slechts ruim 1 jaar resteert voor de overgang van het eerste gedeelte van V&W (BSK en IVW).

26913

32

26913

33

BIJLAGE 3 REVIEW BENOEMINGSPROCEDURE SSC HRM

26913

34

Een review van de nieuwe benoemingsprocedure (plaatsingsprocedure). Gereviewde stukken: Memo ‘Alternatieve benoemingsprocedure’ Kenmerk ssc 2004/u2277, 10 mei 2004. INLEIDING Na overleg met de Centrales voor Overheidspersoneel is een aantal uitgangspunten voor de benoemingsprocedure SSC HRM gewijzigd. De nieuwe uitgangspunten zijn opgenomen in een memo van het SSC HRM aan de pSG-stuurgroep SSC HRM. Voor zover wij kunnen nagaan zijn deze nieuwe uitgangspunten nog niet voorgelegd aan cq. geaccordeerd in het SOR. In tegenstelling tot het vorige voorstel gaat men er nu wel van uit dat er sprake is van functie-volging en dat er dus sprake is van een ‘plaatsingsprocedure’ en niet van een ‘selectieprocedure’. Hiermee, stellen de opstellers van het gereviewde document, blijft men dichter bij de gangbare reorganisatieprincipes. Met deze wijziging wordt de invloed van de departementen (als plaatsende instantie) op de benoeming groter, die van het SSC HRM (oorspronkelijk als selecteur) kleiner. Hieronder treft u enkele vragen en opmerkingen aan bij de nu voorgestelde procedure. Algemeen: •

De beoordeelde stukken bestaan uit een memo aan de Stuurgroep en een tijdschema. Naar wij kunnen beoordelen is de procedure nog niet geaccordeerd in het SOR; detailuitwerking moet nog plaatsvinden door de werkgroep M.O.M van het SSC HRM.

•

Evenals in de vorige review doen wij geen uitspraken over de juridische juistheid van deze benoemingsprocedure. Wij beschouwen de nu voorliggende procedure als de uitkomst van een onderhandelingsproces.

•

Omdat de nu voorliggende procedure naar de mening van de opstellers dichter aanligt tegen de gangbare reorganisatieprincipes zoals opgenomen in het ARAR, lijkt spoedige instemming van partijen voor de hand te liggen. Dit vermindert het risico van uitblijven van of vertraging bij het verkrijgen van overeenstemming. Aan de andere kant zijn nu in de procedure zelf een aantal ‘onderhandelingsmomenten’ ingebouwd, bijvoorbeeld ten aanzien van de vergelijking ‘functies SSC HRM’ en ‘bestaande functies binnen departementen’ die het risico van vertraging met zich meebrengen.

26913

35

I NHOUD VAN DE NU VOORLIGGENDE BENOEMINGSP ROCEDURE •

Naar onze mening is er geen sprake meer van een ‘benoemingsprocedure’, maar van een ‘plaatsingsprocedure’.

•

In de procedure is gekozen voor het beginsel van ‘functievolging’. Dit impliceert de verwachting dat in het SSC HRM in hoge mate functies voorkomen die min of meer lijken op functies die nu binnen de departementen (binnen álle departementen!) aanwezig zijn. Deze verwachting kan pas worden bevestigd als: −

Het O&F-rapport van het SSC HRM klaar is (1 november 2004)

−

De functievergelijkingen met de departementale functies zijn gemaakt (1 december 2004)

Kijkend naar de in het voorstel opgenomen definitie van vergelijkbare of uitwisselbare functie (4), biedt deze bijna geen mogelijkheden om, ingeval een functie partieel wijzigt, nog functievolging toe te passen. Het is wellicht beter om te spreken van hoofdtaakbestanddelen. Het hanteren van een schaalniveaubandbreedte bij functievolging (+ en – 1 één schaal) vergroot bovendien het speelveld voor plaatsing aanzienlijk en valt daarom te overwegen. •

Op basis van de contingenteringsafspraken wordt een ‘contingent functies’ aan een departement beschikbaar gesteld, en niet een contingent ‘formatie’. Deze contingenten variëren in grootte van ca. 1 functie (AZ) tot > 100 functies (Justitie, Financiën). Naar verwachting zullen sommige functies véél voorkomen (frontoffice, backoffice), andere functies slechts beperkt (beleid, ondersteuning, PIOFACH). De verdeling van de beschikbare functies over de verschillende contingenten is een behoorlijke puzzel, met overigens gevolgen voor de rechtspositie van individuele herplaatsers. Dat kan behoorlijk onevenwichtige en toevallige uitkomsten geven en aanleiding geven tot veel gekwartet tussen departementen. Bovendien is de kans op verdringing en daarmee rechtsongelijkheid groot. Iemand met veel dienstjaren en een gevorderde leeftijd die de pech heeft dat zijn functie (die wel terug komt bij SSC) niet opgenomen is in het contingent van zijn departement legt het af tegen een veel jongere collega (in leeftijd en diensttijd) van een ander departement van wie dezelfde functie toevallig wel in het contingent valt. Bij het bepalen van de contingenten moet departementen daarom eigenlijk al rekening houden met het soort functies waarvoor zij gekwalificeerde medewerkers in huis hebben. Dat betekent ook inzicht in de bij SSC beschikbare functies voordat departementen afspraken over de eigen contingenten maken.

•

Indien er per departement meer herplaatsers zijn dan beschikbare functies vindt plaatsing plaats op basis van anciënniteit. Dit kan

26913

36

leiden tot zowel een ‘vergrijsd’ personeelsbestand bij het SSC HRM als een vermoedelijk verlies van kennis bij departementen. •

De teksten onder 12, 13 , 14 en 15 roepen discussie op. De bedenkingenprocedure laten lopen via het plaatsingsteam zelf is ‘bij de duvel te biecht gaan’. In 13 is volgens ons sprake van een op het individu gericht plaatsingsbesluit. In 14 ware de term ‘benoeming’ te vervangen door ‘plaatsing’. In 15: het departement kan een terugkeergarantie afgeven, niet het SSC. En: wie besluit over de terugkeer?

•

De plaatsingsprocedure wordt uitgevoerd nadat er een belangstellingsregistratie is uitgevoerd. Bij enkele departementen is de belangstelling reeds gepeild, en het animo voor een functie bij het SSC HRM niet overweldigend. Bij toepassing van de plaatsingsprocedure (i.t.t. een selectieprocedure) kunnen medewerkers verplicht worden een passende functie bij het SSC HRM te accepteren. Hier ligt een risico ten aanzien van de motivatie van toekomstige SSC HRM medewerkers.

•

De overgangsrechten (behoud salarisschaal, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden) voor medewerkers die worden geplaatst binnen het SSC HRM dienen nog te worden geregeld. Onduidelijk is waar de mogelijke kosten van dit overgangsrecht gedragen gaan worden (door het SSC HRM of door het desbetreffende departement).

•

Een aantal zaken die in een belangstellingsregistratie van belang zijn moeten nog worden uitgewerkt, o.a. de arbeidsvoorwaarden van het SSC HRM, de vestigingsplaatsen, terugkeergaranties, bedenkingenprocedures.

•

Indien het principe van ‘functievolging’ wordt afgesproken, dient o.i. opnieuw naar de rechtspositie en de aanspraken van de medewerkers van het IVOP gekeken te worden.

RISICO’S Naar aanleiding van de nu voorliggende benoemingsprocedure onderkennen we een aantal risico’s: •

De veronderstelling dat de functies binnen het SSC HRM in hoge mate gelijk zijn aan bestaande functies binnen de departementen: complexe onderhandelingen over de duiding van gelijke, gewijzigde en nieuwe functies.

•

De verdeling van de beschikbare functies over de diverse contingenten, ‘kwartetten’ door departementen.

•

De motivatie van de huidige P&S-medewerkers voor een functie binnen het SSC HRM.

26913

37

•

Een aantal zaken dient nog uitgewerkt te worden.

Naar onze mening is de uitvoering van deze benoemingsprocedure (plaatsingsprocedure) complexer dan in het vorige voorstel.

26913

38

BIJLAGE 4 REVIEWS PER DEPARTEMENT

26913

39

Ministerie BZK Transitieplan SSC HRM Versie 1.0 11 mei 2004 Review-items Format

Planning en project- Proces en inhoud. management

volgens Kenmerken, invalshoeken en aspecten

Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria

Algemeen: Versiebeheer en legitimering / onderbouwing

-

Doelstelling programma

-

Aanleiding

-

Opdracht/doelstelling programma

26913

en

reikwijdte

Achterliggende documenten stukken

en

-

Datum aansluiting bij SSC

-

Samenhang jecten

Versiebeheer is opgenomen. Verwijzing naar achterliggende stukken ontbreekt. Aanleiding en opdracht operatie zijn beschreven in 1. en 2. Beschrijving samenhang deelprojecten ontbreekt.

deelpro-

Overgang op 1-1-2006 (evenals HcvS en AZ)

-

Betrokken organisatieonderdelen

Betrokken organisatieonderdelen staan genoemd in 2.2.2

-

Uitgangspunten en randvoorwaarden (3.8

Uitgangspunten en randvoorwaarden zijn uitgewerkt

Uitgewerkt transitieplan voor HcvS niet opgenomen. Afhankelijkheden van andere projecten (Leeuwensprong, LEO, Emplaza) beschreven in 2.1. Sterke afhankelijkheid niet vertaalt in concrete planning, terwijl transitietraject in belangrijke mate van deze projecten afhankelijk is. Wel is aangegeven dat de coördinatie met projecten Leeuwensprong en Emplaza is geborgd via de

40

Review-items Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria en 3.9)

in 3.8 en 3.9 (naast uitgangspunten en randvoorwaarden op diverse andere plaatsen (bijv. 2.2.1, 4.1.1, 4.2.1, 4.3.1)).

directie P&O resp. het opdrachtgeverschap. Onduidelijk in hoeverre aanpassingen in organisatie, processen e.d. als gevolg van Leeuwensprong en Emplaza aansluiten bij eisen van SSC. BZK trekt voor transitie samen op met AZ en HcvS. Als zij later overgaan naar het SSC, moet BZK een oplossing zoeken voor de salarisverwerking en –administratie die zij voor hen uitvoert. Is nog niet uitgewerkt in een fallback-scenario of een concrete actie.

Specifieke issues: 3.1 departementale reorganisatie HR-Kolom

26913

-

O&F-rapport nieuwe organisatie

-

Identificatie huidige medewerkers

-

Fasering afbouw P&S-formatie

Uitgewerkt in 3.1 en 4.1. Voorgesorteerd via Leeuwensprong. O&F rapport is gereed en wordt vanaf 1/7/04 gefaseerd ingevoerd. Drie ijkmomenten opgenomen om naar forma-

41

Review-items Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria -

Herplaatsingsactiviteiten

-

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

tie te kijken tot 1/1/06. Personele benoemd.

consequenties

Huidige P&S-populatie is gekwantificeerd, ‘labelling’ is geagendeerd. .Aantal fte voor contingent aangegeven Vulling contingent uitgewerkt.

niet

Invulling van flankerend beleid i.v.m. voorziene uitstroom is reeds in gang gezet. Planning is niet in detail uitgewerkt, evenals de vereiste activiteiten 3.2 klantprocessen

26913

-

Ontwerp aanpassing HRM-processen

-

Ontwerp aanpassing gegevensmodel

-

Wat gaat naar SSC

3.2 en 4.2 In 3.2. uitgebreide beschrijving taken SSC en nieuwe en ‘oude’ taken BZK, inclusief formatieve consequenties. Aanpassing HRM-processen en gege-

42

Review-items Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria (taken en FTE’s)

3.4 Digitalisering P-dossiers

-

Wat is nieuw voor departement (taken en FTE)

-

Wat blijft bij departement (taak en FTE)

-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-

Lokaliseren, schonen, controleren, rubriceren P-dossiers

-

Scannen, indexeren, actualiseren, beheren P-dossiers

-

Verwerken afwijkende dossiers/afspraken.

vensmodel beperkt uitgewerkt, geen concrete planning en uitgewerkt activiteitenoverzicht. Herijking AO/IC en uitvoeringsregelingen is benoemd en geagendeerd. Aanpassing O&Fboekhouding is, evenals de noodzakelijke harmonisatie van departementale regelingen, benoemd en geagendeerd. Een uitgebreid plan van aanpak voor Transitie pdossiers is als bijlage toegevoegd.

Eind juni moet externe partij bekend zijn die digitalisering gaat uitvoeren. Eind 2004 moet dit gereed zijn. Inschatting benodigde personele capaciteit: 3 uur per dossier (o.b.v. gegevens uit steekproef p-dossiers). Incl. HcvS ongeveer 7 mensen fulltime gedurende een half jaar bezig. Ruime marge t.o.v. deadline

26913

43

Review-items Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria SSC (1/7/05). Blijven tijdelijk ‘papieren’ schaduwarchief gebruiken’ 3.5 Zelfbediening

3.6 Continuïteit

-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

-

Op peil houden P&Sbezetting

-

Terugvalscenario’s mensen en systemen

4.5 Gewenning is grotendeels geborgd via ervaringen met Emplaza. Wel zal de nieuwe applicatie die het SSC straks biedt, afwijken van Emplaza. Daarom is begeleiding bij de invoering nodig, BZK geeft aan deze nog uit te werken in een implementatieplan. Concrete uitwerking in detailplanning en activiteitenoverzicht ontbreekt. 4.6 Terugvaloptie systemen via IPA/PerCC en Emplaza. Personele kant via tijdelijke krachten en contacten met externe bureaus. Detailuitwerking nog.

26913

ontbreekt

44

Review-items Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 3.7 Zakelijke dienstverlening

-

Organisatie servicemanagement binnen departement

-

Opstellen prestatieafspraken

-

Integrale planning

-

Samenhang deelprojecten

-

Samenhang transitieproces en consortia

4.7 Concrete uitwerking in detailplanning en activiteitenoverzicht ontbreekt.

Projectmanagement: 5.2 Mijlpalenplanning

5.3 Activiteitenplanning

-

5.2 Is redelijk uitgewerkt. Afhankelijkheden met Leeuwensprong en Emplaza niet opgenomen in planning

met SSC

detailplanning deelprojecten

5.3 Moet nog worden uitgewerkt (Bijlage A. moet nog worden toegevoegd)

5.4 Middelenplanning

26913

-

Financiën

-

Resources

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kos-

5.4 Begroting opgenomen, inclusief splitsing kosten. Precieze inzet eigen resources en kosten daarvan niet helder. Uitgebreidere resourceplanningen worden

45

Review-items Format




5.5 Communicatieplanning

5.6/6.2 medezeggenschapsplanning

6.1 programma-organisatie

6.3 programmabeheersing

6.4 risicobeheersing

26913

ten, out of pockerkosten

opgenomen in plannen van aanpak voor deelprojecten.

-

Communicatieplan

-

Informatie binnen en buiten projectorganisatie

5.5 communicatieplan beknopt opgenomen Informatie binnen projectorganisatie en archieffunctie niet genoemd.

-

Archieffunctie

-

Medezeggenschapskalender

-

Medezeggenschapsorganisatie

-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-

Risicoinventarisatie

-

Prioriteiten

Is meegenomen in de mijlpalenplanning.

Beschreven in 6.1

Monitoring en voortgangsbewaking beschreven in 6.3. Indicatoren voor het meten van de voortgang en realisatie van beoogde doelen zijn niet benoemd. Is uitgebreid benoemd in 6.4, maar onderlinge classificatie van de risico’s ont-

46

Review-items Format




Maatregelen

-

Terugvalscenario’s

6.5 externe ontwikkelingen

-

Externe afhankelijkheden

Aangegeven dat geen relevante externe ontwikkelingen zijn onderkend (6.5). Wel zijn in de planning van de deelprojecten de afhankelijkheden met SSC en consortium beschreven.

Kwaliteitsmanagement

-

Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

Is niet uitgewerkt.

26913

breekt (groot/midden/klein).

47

Review-items Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Samenvattende conclusie N.B. In vergelijking met de eerdere reviews d.d. 20 maart 2004 en 22 april 2004 zijn in het reviewcommentaar diverse aanpassingen en toevoegingen opgenomen.

26913

•

Transitieplan is redelijk uitgewerkt, maar behoeft voor de verschillende deelprojecten nog een concretere uitwerking in de vorm van een detailplanning en activiteitenoverzicht.

•

Door oprichting van het GD heeft BZK al ruim vóór de komst van het SSC de gelegenheid proef te draaien met het shared service concept. Tegelijkertijd is de afstemming tussen Leeuwensprong en het transitietraject SSC een essentiële afhankelijkheid waarbij continue en zorgvuldige afstemming noodzakelijk is. −

Herinrichting HR-functie en personele consequenties zijn redelijk tot goed beschreven.

−

Procesinrichting is beperkt beschreven.

−

Schonen en digitaliseren is goed uitgewerkt in een apart plan van aanpak.

−

Gewenning/zelfbediening loopt reeds door Emplaza, vergt daardoor minimale inspanningen.

•

Fall-back scenario’s ten aanzien van personeel en techniek zijn georganiseerd.

•

Zakelijke dienstverlening is beperkt uitgewerkt.

•

Het herzien van de AO/IC en uitvoeringsregelingen, evenals het aanpassen van de O&F-boekhouding en inventariseren van departementale regelingen zijn geagendeerd.

•

Uitgebreide risico-analyse opgenomen.

•

Communicatie is beperkt uitgewerkt.

48

Ministerie van Buitenlandse Zaken Masterplan aansluiting SSC HRM Versie 1.3, 14 mei 2004 Review-items Format


Planning projectmanagement

en Proces en inhoud.

Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Algemeen: Versiebeheer en legitimering / onderbouwing

-


-

Aanleiding

-


-

Aansluiting bij SSC HRM

-

Samenhang projecten

-

Betrokken organisatie-onderdelen

26913

en

reikwijdte

Achterliggende documenten en stukken

deel-

0.0 Versiebeheer is opgenomen (Verwijzing naar) achterliggende stukken en documenten ontbreekt (behalve kabinetsbesluit). 1, 2, Aanleiding en scope van de verandering goed weergegeven.

2.2.2 BZ claimt ruimte voor eigen, afwijkende regelingen en processen en heeft besloten aansluiting uit te stellen tot 1/01/2007. Uitgangspunten en randvoorwaarden zijn benoemd.

BZ blijft zelf de DBZ-V (vergoedingen buitenland) uitvoeren, ook voor LNV, EZ en Defensie. Betalingen gaan wel via SSC HRM. Ook formatiebeheer wijkt sterk af (bv. Lokaal, niet ambtelijkpersoneel in het buitenland) 3.8; BZ geeft duidelijk aan dat eigen, specifieke omstandigheden en processen ook binnen SSC HRMcontext een plaats moeten kunnen

49

Review-items Format





Uitgangspunten en randvoorwaarden (3.8 en 3.9)

Samenhang met andere plannen en ontwikkelingen is uitgebreid weergegeven in 2.2.2 en 2.3

krijgen.

-


-


3.1; 41; Consequenties zijn gekwantificeerd (schatting) en medewerkers geïdentificeerd.

Individuele gesprekken met loopbaanadviseurs voor betrokken medewerkers hebben plaatsgevonden.

O&F-rapport (was-wordt lijst) wordt genoemd, maar is niet geagendeerd.

Medewerkers hebben aangegeven geen interesse in een functie bij het SSC HRM te hebben.

Herplaatsingsactiviteiten niet opgenomen.

BZ maakt onderscheid tussen medewerkers met en zonder plaatsingsduur. Overplaatsbare medewerkers zullen naar inschatting BZ voor transitie overplaatsing aanvragen.


-


-

Herplaatsingactiviteiten

-

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

zijn

Sociaal plan wordt wel genoemd maar is niet nader geconcretiseerd. De departementale reorganisatie vindt plaats op grond van een plan van aanpak dat op 31-12-04 gereed moet zijn. Er is nog geen aansluiting op de nieuwe (concept) benoe-

26913

50

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria mingsprocedure SSC HRM. 3.2 klantprocessen

-

Ontwerp aanpassing HRMprocessen

-


-


26913

Wat gaat naar SSC (taken en FTE’s)

-


-


-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-

Lokaliseren, schonen, controleren, rubriceren Pdossiers

3.2 Gewenste eindsituatie (soll) is helder. Beschrijving wel meer in termen van doelen dan concrete resultaten/producten. 4.1 Indicatie gegeven van formatieve consequenties. Geen detailuitwerking, planning en implementatieplan. Men wacht op meer informatie van SSC HRM (met name met betrekking tot detailwerkwijze, harmonisering regelgeving en uitvoeringsbepalingen en BZspecifieke issues).

3.4; 4.4; Is nog niet uitgewerkt. Er wordt verwezen naar een project DIS, waarvan het plan van aanpak in november

BZ verwijst terecht naar grote onderlinge afhankelijkheden met project HARP. Nadere detailuitwerking en planning met betrekking tot HARP en de consequenties daarvan ontbreken. De O&F-boekhouding van het departement moet, in geval van overgang op 01-01-07 klaar zijn per 1/06/06. i.v.m. inrichting HRapplicatie. Dit punt wordt niet geadresseerd. Wel beschikt BZ voor wat betreft bedrijfsvoering over een ERP-pakket. Mogelijk dat hierdoor de O&F-boekhouding reeds goed op orde is.

Volgens werkgroep P-dossiers APO zijn BZ-dossiers omvangrijk. Schonen en digitaliseren zullen minimaal 16 mensjaren in beslag ne-

51

Review-items Format





3.5 Zelfbediening

-

Scannen, indexeren, actualiseren, beheren Pdossiers

-

Verwerken afwijkende dossiers/ afspraken.

-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

2004 zal volgen.

men. Omvang dossiers binnen BZ het grootst (mede ook vanwege specifieke uitvoeringsregelingen)

3.5; 4.5; Resultaten zijn benoemd. Gewenning vindt plaats binnen huidige Oracleportal; dat in 2004 nieuwe functionaliteiten (opleidingen, verlof, verzuim) krijgt.

BZ kent reeds een IKAP-wizard als webapplicatie voor doorgeven voorkeuren arbeidsvoorwaardenpakket. Dit is reeds een eerste gewenning aan zelfbediening.

Planning gewenning is in grote lijnen uitgewerkt. BZ onderscheidt als doelgroepen managers en medewerkers. Geen verdere verbijzondering. Gewenningsperiode is voorzien voor de periode 2de kwartaal 2004 – 2de kwartaal 2005.

26913

52

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 3.6 Continuïteit

-

Op peil houden P&S-bezetting

-


3,6; 4,6; Een aantal risico’s is in kaart gebracht. Voor de periode tot 1/01/2006 moet P&S-bezetting op peil worden gehouden. Fall-back scenario (techniek en mensen) voor de periode 2006-2007 moet nog vastgesteld worden.

BZ gaat pas per 1-01-2007 over naar SSC HRM. IPA/PRP blijft als fall-back maximaal een half jaar beschikbaar. BZ overweegt of aansluiting bij FSC voor de periode 2006-2007 een optie is, of anders het laten verzorgen van de salarisverwerking door de backoffice van SSC HRM. Ook kan misschien nog gebruik gemaakt worden van Pinkpayroll. Extra risico bij overplaatsbare medewerkers is dat zij voor transitie overplaatsing aanvagen (mede met oog op gepercipieerde onaantrekkelijkheid van overgang naar SSC).

3.7 Zakelijke ning

dienstverle-

-

Organisatie service-management binnen departement

-


3.7; 4.7; Servicemanagement, communicatie en onderlinge afstemming is benoemd. Er is voorzien in een liaison-functie. Contouren van een SLA zijn geschetst.

Projectmanagement:

26913

53

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 5.2 Mijlpalenplanning

5. Er is een globale mijlpalenplanning, gericht op aansluiting per 1/01/07 inclusief enkele mijlpalen van SSC HRM.

-

Integrale planning

-

Samenhang projecten

-

Samenhang met transitieproces SSC en consortia


-

Detailplanning deelprojecten

5.3; Geen uitgewerkt projectplan per activiteit.


-

Financiën

-

Resources

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kosten, out of pocketkosten

5.4; Er is een globale kostenraming gemaakt inclusief capaciteitsbeslag. Er wordt o.a. verwezen naar ‘kosten sociaal plan’; deze zijn niet in begroting opgenomen.

-

Communicatieplan

Communicatieplan is niet benoemd.

-

Informatie binnen en buiten project-

Informatie en arfchieffunctie binnen het project is niet be-


26913

deel-

Er zit een aanzienlijk verschil tussen de ramingen van het SSC en de ramingen van BZ

54

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria organisatie



-

Archieffunctie

-


-


-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

noemd.

6.2; Medezeggenschap wordt genoemd, geen detailplanning van overlegmomenten. Deze volgt in definitieve versie, maar datum daarvan is onbekend. 4.1 Project/ programmaorganisatie is ingevuld; taken en verantwoordelijkheden zijn belegd. Bemensing deelprojecten (namen) is bekend


26913

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

6.3; Deze activiteiten zijn benoemd en belegd bij kwaliteitsmanagement. Binnen kwaliteitsmanagement is aandacht voor normstelling als activiteit op basis waarvan monitoring plaats vindt. Normstelling heeft nog niet plaatsgevonden.

55

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 6.4 risicobeheersing



26913

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-


-


6.4; Aantal risico’s zijn geïnventariseerd en mogelijke maatregelen voorgesteld. Geen classificatie van risico’s (groot-klein) 6.4; Risicomanagement is onderdeel gemaakt van het kwaliteitsmanagement. Zijn niet benoemd.

6.4; Kwaliteitsmanagement is expliciet in het plan opgenomen; rol kwaliteitsmanagers is uitgewerkt.

56

Samenvattende BZ

•

26913

conclusie

N.B. In vergelijking met de eerdere reviews d.d. 20 maart 2004 en 22 april 2004 zijn in het reviewcommentaar diverse aanpassingen en toevoegingen opgenomen.

•

Plan van aanpak is een heldere omschrijving van de Sollsituatie (gevisualiseerd) met gewenste doelstellingen en benodigde producten. Benoemen van concrete project (tussen)resultaten moet nader uitgewerkt worden.

•

BZ gaat uit van overgang naar SSC HRM per 1/01/07. Continuïteit/Fall-back scenario voor periode 1/01/06 tot 1/01/07 moet nog geregeld worden.

•

Onderdelen zijn niet in detail uitgewerkt: −

Herinrichting HR-functie en personele consequenties zijn beperkt beschreven, plan van aanpak volgt in december 2004

−

Planningsaspecten ‘procesinrichting’ zijn niet uitgewerkt, het wachten is op informatie van SSC HRM

−

Planningsaspecten ‘schonen en digitaliseren P-dossiers’ zijn niet uitgewerkt (projectplan DIS volgt in november 2004)

−

Planningsaspecten ‘zelfbediening’ zijn voldoende uitgewerkt

−

Update AO-processen, harmonisatie arbeidsvoorwaarden en op orde brengen O&F-boekhouding worden wel genoemd maar zijn niet in detail uitgewerkt

•

BZ verwijst bij enkele werkprocessen/onderdelen naar onzekerheid over detailwerkwijze, harmonisatie en uitsluitsel over BZ-specifieke issues. Hoe, wanneer en van wie deze informatie wordt verkregen is niet aangegeven.

•

Projectstructuur en bemensing zijn uitgewerkt.

•

Kwaliteitsmanagement, risicomanagement en voortgangscontrole hebben duidelijk aandacht gekregen.

57

Ministerie van Economische Zaken Transitieplan SSC HRM voor EZ Versie 3.0 (13 mei 2004) Review-items Format


Planning en management

project- Proces en inhoud.



-


(Verwijzing naar) achterliggende stukken en documenten is op een aantal plaatsen opgenomen. Versie- en configuratiebeheer transitieplan is opgenomen.


-

Aanleiding

-


Aanleiding en gevolgen voldoende beschreven.

-

Datum bij SSC

-

Samenhang deelpro-

26913

en

reikwijdte

aansluiting

De deelprojecten worden beschreven, echter de doelstelling(en) van het programma ontbreken evenals een beschrijving van de samenhang

Op een aantal plaatsen wordt verwezen naar samenhang met andere projecten binnen EZ. Ook wordt in 4.1. benoemd dat afstemming met andere lopende initiatieven plaatsvindt. EZ sluit per 1-1-05 aan bij het FSC. Dit creëert een extra afhankelijkheid. In 9.1.1 wordt onder-

58

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria jecten

tussen de deelprojecten.

-


-


In 4.1. wordt voor EZdoelstellingen verwezen naar werkdocument ‘Versterking kwaliteit HRM-functie EZ’.

bouwd aangegeven dat de benodigde procesmatige aanpassingen bij EZ relatief beperkt zullen zijn.

Overgang naar SSC HRM op 1 januari 2006. Een aantal uitgangspunten en randvoorwaarden beschreven. 3.4 geeft aan op welke organisatie-onderdelen deze operatie betrekking heeft.


26913

-


-


-


-

Herplaatsingsactivi-

11: globale inschatting personele consequenties gegeven. Detailuitwerking en planning departementale reorganisatie niet opgenomen; ook O&F rapport is nog niet geagendeerd.

59

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria teiten -

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

Het nieuwe HRdienstverleningsconcept van EZ wordt uitgebreid beschreven. Herplaatsingsactiviteiten worden beschreven in 12. Uitgebreide beschrijving contingentering en W&S procedure opgenomen in de bijlage. Identificatie PS-medewerkers in 11. onderkend en uitgewerkt.

3.2 klantprocessen

26913

-

Ontwerp sing processen

aanpasHRM-

-


-


-


Nieuwe taken P&S binnen EZ in hoofdstuk 9 vastgelegd. Aanpassing AO/IC niet benoemd. HR proces redesign als stap opgenomen, per SCC proces is uitgebreid beschreven wat de consequenties zijn voor EZ (kritieke koppelpunten).

Harmonisatie van departementale arbeidsvoorwaarden wordt niet genoemd en is niet uitgewerkt. Op 1/9/04 moet geïnventariseerd zijn welke departementale regelingen bestaan, 1/3/05 moet de harmonisatie van departementale regelingen gereed zijn. O&F-boekhouding moet reeds op 1/1/05 opgeschoond zijn i.v.m. inrichting HR-applicatie, wordt

60

Review-items Format






3.5 Zelfbediening

26913

-


-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-


-


-


-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

nergens genoemd.

6.: Aanpak, producten, mijlpalen, risico’s uitgebreid beschreven

Aangegeven dat schonen en scanklaar maken boven op de dagelijkse werkzaamheden komt. Uit steekproef werkgroep p-dossiers blijkt dat het EZ ongeveer 6 mensjaren kost om alle dossiers te schonen en scanklaar maken. Gezien deadline van 1/705 een risico.

4.: Aanpak, producten, mijlpalen, risico’s uitgebreid beschreven.

Gewenning is grotendeels geborgd via uitgebreide ervaringen met Emplaza. Opgemerkt dat maatregelen moeten worden genomen voor medewerkers die geen structurele toegang tot een eigen PC hebben, moet nader geconcretiseerd worden.

61

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 3.6 Continuïteit

3.7 Zakelijke dienstverlening

-


-


-


-


-

Integrale planning

-

Samenhang projecten

EZ sluit aan bij het Facilitair Salaris Centrum, creëert wel extra afhankelijkheid. Terugvalscenario’s beperkt uitgewerkt.

7.: Producten, mijlpalen, risico’s redelijk uitgewerkt.


-


26913

-

deel-


Detailplanning

3.2. Integrale planning op hoofdlijnen Samenhang tussen deelprojecten in mijlpalenplanning globaal in 4.1. uitgewerkt Samenhang met transitieproces SSC en consortium niet expliciet opgenomen in uitwerking deelprojecten. Per

deelproject

detailplan-

62

Review-items Format









26913

deelprojecten

ning opgenomen.

-

Financiën

-

Resources

Begroting (mensen en middelen) is opgenomen in 13.

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kosten, out of pockerkosten

-

Communicatieplan

-


-

Archieffunctie

-


-


-

Projectstructuur

10: beschrijving overlegmomenten binnen projectorganisatie. Beschrijving communicatie over project binnen EZ ontbreekt Informatie binnen projectorganisatie en archieffunctie niet genoemd. Overlegmomenten met medezeggenschap niet benoemd

8: in hoofdlijnen uitgewerkt.

63

Review-items Format







-

Projectbemensing

Projectorganisatie per deelproject ontbreekt, evenals bemensing deelprojecten (namen) .

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

10. Monitoring en voortgangsbewaking. Meetindicatoren om te bezien of doelen zijn bereikt, ontbreken.

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-


12: wordt genoemd en per deelproject is een risicoanalyse gemaakt. Classificatie van de risico’s ontbreekt (groot/midden/klein). Terugvalscenario’s uitgewerkt.

beperkt


-

Externe lijkheden

afhanke-

Afhankelijkheden met SSC en consortium uitgebreid beschreven in 9.


-

Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor

Kwaliteitsmanagement is niet ingevuld.

26913

64

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria geautoriseerd per op te leveren product)

26913

65

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Samenvattende conclusie EZ N.B. In vergelijking met de eerdere reviews d.d. 20 maart en 22 april 2004 zijn in het reviewcommentaar diverse aanpassingen en toevoegingen opgenomen.

26913

•

Heldere omschrijving aanpak, eindresultaten, planning en risico’s per deelproject, maar omschrijving interne samenhang tussen deelprojecten ontbreekt.

•

In de aangeleverde plannen zijn de meeste onderdelen redelijk tot goed uitgewerkt: −

Herinrichting HR-functie is beschreven, maar stappen in departementale reorganisatie zijn niet uitgewerkt in een detailplanning en activiteitenoverzicht. EZ heeft een inschatting gemaakt van de personele consequenties.

−

Procesinrichting is uitgebreid uitgewerkt in consequenties SSC voor processen EZ.

−

Schonen en digitaliseren P-dossiers is goed uitgewerkt, maar niet gekwantificeerd.

−

Gewenning/zelfbediening loopt reeds via Emplaza, vergt daardoor minimale inspanningen.

•

Beschrijving interne communicatie, overlegmomenten met medezeggenschap en terugvalscenario’s ontbreken grotendeels.

•

Uitgebreide beschrijving van afhankelijkheid met SSC en consortium.

•

Het op orde brengen van de O&F-boekhouding vóór 1-1-05 is niet benoemd en geagendeerd, evenals aanpassing van de AO/IC en de inventarisatie van EZ-specifieke arbeidsvoorwaardelijke regelingen.

•

Monitoring/voortgangsbewaking en kwaliteitsmanagement zijn in het plan niet of beperkt uitgewerkt.

66

Ministerie van Financiën: Kerndepartement & Belastingdienst Transitieplan SSC HRM Versie 3. d.d. 14 mei 2004 Review-items volgens Kenmerken, invalshoeken en aspecten Format





-

Doelstelling en reikwijdte programma

-

Aanleiding

-


26913

Achterliggende ten en stukken

documen-

Geen versiebeheer aanwezig. Verwijzing naar achterliggende documenten en stukken ontbreekt

-


-


-

Betrokken onderdelen

-


organisatie-

Aanleiding, visie, opdracht en doelstelling zijn beschreven. Aansluiting 1/1/06.

bij

SSC

per

Deelprojecten binnen het programma in hun onderlinge samenhang wel genoemd maar niet uitgewerkt in bijvoorbeeld onderlinge afhankelijkheden. Wel is de samenhang met andere deel-

Financien gaat samen met enkele andere departementen en SSC HRM zoeken naar best-casescenario vestigingen. Financien stelt als randvoorwaarde dat ‘bij beslissing inzake het aantal vestigingen rekening wordt gehouden met sociale en financiële belangen van departementen met grote landelijke spreiding doelgroep’. Ons is onbekend is hoe deze randvoorwaarde zich ver-

67

Review-items volgens Kenmerken, invalshoeken en aspecten Format



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria projecten (SPIRIT, GIV en Ontstaffing Belastingdienst) opgenomen.

houdt tot besluit tot 2 vestigingen.

Betrokken organisatieonderdelen (kerndepartement en Belastingdienst) zijn opgenomen.

Uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen (2.1.2, 4.8) Specifieke issues: 3.1 departementale reorganisatie HR-Kolom

26913

-


-


-

Fasering formatie

-


-

Vulling contigent

Fasering afbouw formatie wordt niet expliciet genoemd.

-

Flankerend beleid

Er

afbouw

P&S-

O&F-rapport wordt genoemd. Dit rapport moet op 28-12-04 vastgesteld zijn. Dit sluit aan op planning SSC.

Flankerend sociaal beleid/reorganisatieplan Belastingdienst vormen nog onderwerp van gesprek in het GO.

Identificatie huidige medewerkers is lopend en dient in mei 2004 afgerond te zijn.

Startformatie SSC HRM: cijfers zijn bijgesteld ten opzichte van vorige versie Transitieplan.

wordt

gesproken

over

68





Implementatieplan

ontwikkelassessments en rijksbreed sociaal flankerend beleid dan wel reorganisatieplan Belastingdienst. Geen uitwerking van herplaatsingsactiviteiten. Herontwerp HRM-organisatie gepland op 01-10-05 (sluit aan op eisen/planning SSC HRM)

3.2 klantprocessen

26913

-


-


-


-


-


4.2; Er is een separaat werkplan opgesteld voor de (her)definitie van personele processen. Het plan is voorzien van globale planning, fasering, risico-analyse, beschrijving van de projectorganisatie en een globale beschrijving van de projectcontrols.

Uitwerking klantprocessen wordt afhankelijk gesteld van uitkomsten prototyping en detailplanning Proof of concept + kabinetsbesluit.

In planning worden de door SSC HRM gestelde eisen ten

69





Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

aanzien van deadlines gevolgd.

Financien heeft een eerste inschatting gemaakt van aantal FTE’s dat achterblijft, overgaat naar SSC en dat zal vervallen. Herijking AO/IC is geadresseerd en is voorzien voor 1 september 2004.

3.4 Digitalisering dossiers

P-

-


-


-


4.4; Lokaliseren, controleren, rubriceren, scannen, indexeren, actualiseren en beheren worden geadresseerd en zijn redelijk goed tot goed uitgewerkt.

Financien heeft een (concept) PvA scanklaar maken P-dossiers en een (concept) plan van aanpak digitaliseren P-dossiers. Eisen van SSC HRM ten aanzien van deadlines worden daarin gevolgd.

In de planning volgt Financien de door het SSC HRM gestelde eisen ten aanzien van deadlines.

Aannames, aanpak, resultaten, risico’s (en tegenmaatregelen) zijn daarin helder verwoord. Per regio/eenheid dient een eigen plan opgesteld te worden om de gefor-

Er is aandacht voor mogelij-

26913

70




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria ke verschillen tussen dossier-inhoud departement en format SSC.

muleerde resultaten en data te halen; inhoud daarvan ons niet bekend. Het plan van aanpak digitalisering omvat een eerste detailplanning en projectbemensing

3.5 Zelfbediening

-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

3.5; 4.5 Context en ambities worden genoemd. De doelgroepen zijn als hoofdgroepen geïdentificeerd; nadere doelgroepenanalyse is nog niet opgenomen. Gewenningsstrategie is grote lijnen uitgewerkt.

3.6 Continuïteit


26913

-

Op peil bezetting

houden

P&S-

-

Terugvalscenario’s sen en systemen

men-

-

Organisatie management departement

servicebinnen

in

Financien kent al enkele vormen van zelfbediening (er treed al gewenning op). Financien wil geen tijdelijke gewenningstool. Een fallback scenario voor als gewenningstool SSC HRM en consortium na prototyping en harmonisatie regelgeving niet op tijd beschikbaar is, is niet opgenomen.

4.6; Continuïteit wordt geadresseerd en is beperkt uitgewerkt.

Maatregelen zijn ‘geborgd’, maar ons verder onbekend (niet in plan opgenomen).

4.7 Is opgenomen, maar moet nog worden uitgewerkt.

Aangegeven dat dit na de zomer van 2004 plaatsvindt.

71





Opstellen spraken

prestatieaf-

-

Integrale planning

-


-



Integrale mijlpalenplanning is opgenomen. Deelprojecten slechts globaal beschreven (alleen fasering en risico’s), behalve voor wat betreft scanklaar maken Pdossiers, digitaliseren Pdossiers en personele processen. Onderlinge relaties deelprojecten wel benoemd (in de drie ons bekende deelprojectplannen/plannen van aanpak), maar niet verder uitgewerkt. Samenhang met SSCplanning is opgenomen.


26913

•


Detailplanning van digitaliseren is in eerste concept opgenomen (in betreffend plan

Er wordt verwezen naar activiteiten overzicht sociaal beleid (ons niet bekend)

72




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria van aanpak); detailplanning van personele processen is eveneens opgenomen (in betreffend werkplan). Van de overige deelprojecten is geen detailplanning opgenomen. Wel worden enkele deadlines van de werkprocessen weergegeven. Deze sluiten aan op de door SSC HRM gestelde eisen 5.4 Middelenplanning

5.5 ning

Communicatieplan-

5.6/6.2

26913

medezeggen-

•

Financiën

-

Resources

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kosten, out of pocket-kosten

-

Communicatieplan

-


-

Archieffunctie

-

Medezeggenschapskalen-

5.3 Moet nog worden uitgewerkt.

5.4; Is opgenomen, maar moet nog worden uitgewerkt.

5.5;

Is

opgenomen,

maar

73




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria schapsplanning

der -


-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-



-



•

Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geauto-

6.1 organisatie

programma-



26913

moet nog worden uitgewerkt.

6.1; Is opgenomen. Bemensing van werkgroepen is opgenomen. 6.3; Is opgenomen, maar moet nader worden uitgewerkt. Het transitieplan en de ons bekende deelplannen omvatten reeds een aantal geïdentificeerde risico’s inclusief consequenties en mogelijke maatregelen. Classificatie van de risico’s ontbreekt. Niet opgenomen. Kwaliteitsmanagement is niet opgenomen.

74




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria riseerd per op te leveren product)

26913

75




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Samenvattende conclusie

•


26913

Het Transitieplan van Financien is inhoudelijk redelijk uitgewerkt. detailuitwerking van de werkprocessen in (deel)resultaten, activiteiten, en detailplanning ontbreekt bij enkele hoofdprocessen nog. −

Departementale reorganisatie is nog beperkt uitgewerkt.

−

Klantprocessen is redelijk uitgewerkt (in een apart werkplan). Detailplanning is daarin opgenomen.

−

Persoonsdossiers is redelijk goed uitgewerkt in twee aparte Plannen van Aanpak (scanklaar maken en digitaliseren). Projectplanning is daarin opgenomen. Detailplanning ontbreekt in plan scanklaar maken en is als concept opgenomen in het plan digitaliseren.

−

Zelfbediening is nog niet in detail uitgewerkt

•

Financien meldt als voorwaarde dat bij het aantal vestigingen van het SSC rekening gehouden wordt met sociale en financiële belangen van departementen met grote landelijke spreiding doelgroep. Ons is onbekend hoe dit zich verhoudt tot keuze voor 2 vestigingen en wat de consequenties daarvan zijn.

•

Monitoring/voortgangsbewaking en kwaliteitsbewaking zijn nog niet of beperkt uitgewerkt.

76

26913

77

Ministerie van Justitie Transitieplan SSC HRM Versie 2.0: Draaiboek Realisatie- en Productiefase 13 mei 2004 volgens Kenmerken, invalshoeken en aspecten Masterplan Ministeries en Review-items Format



Berenschot-criteria


26913

•


Versiebeheer is opgenomen. Het Transitieplan bestaat reeds uit vier delen en vier bijlagen: •

Beschrijving programma vernieuwing HRM Justitie

•

Planning programma vernieuwing HRM Justitie

•

Relatie Masterplan SSC HRM Justitie en Draaiboek Justitie

78

volgens Kenmerken, invalshoeken en aspecten Masterplan Ministeries en

Review-items Format



Berenschot-criteria


26913

en

reikwijdte

-

Aanleiding

-

Opdracht/doelstellin g programma

-


-

Samenhang projecten

-

Betrokken organi-

deel-

•

Begroting Programma vernieuwing HRM Justitie

•

Specificatie IAR’s Min. van Justitie (bijlage)

•

Projectplan PIT (bijlage)

•

Communicatieprogramma Vernieuwing HRM Justitie (bijlage)

•

Continuïteit Dienstverlening: Impactanalyse, eisen en oplossingen (bijlage).

1, 2; Aanleiding en doelstellingen zijn helder omschreven, evenals de te bereiken resultaten. Overgang naar SSC op 1-106. Samenhang beschreven. Betrokken

deelprojecten organisatie-

Vorming SSC is onderdeel van grotere operatie: ook herinrichten HR-functie, HRvaardige managers en medewerkers, integrale managementinformatie. Mogelijk risico voor kritieke tijdspad. Koppeling aan andere programma’s kan programmaorganisatie belasten.

79


Review-items Format



Berenschot-criteria satie-onderdelen

-


onderdelen zijn in verschillende deelplannen genoemd. Uitgangspunten en randvoorwaarden uitgewerkt in 2.4 en 2.5

Er is een taakverdeling tussen programma-organisatie en sectoren; follow-up in en afstemming met de sectoren verdient aandacht. Dit creëert immers extra afhankelijkheden.

Justitie volgt niet de indeling van het Format Masterplan. Specifieke issues: 3.1 departementale reorganisatie HR-Kolom

26913

-


-


-


-


-

Vulling contigent

-

Flankerend leid

In 5.6, 5.7, 5.9 en 5.10 wordt ingegaan op gevolgen voor managers, medewerkers, P&S-medewerkers en de P&O professionals. Detailuitwerking en planning zijn in diverse deelplannen opgenomen. Identificatie P&Smedewerkers als noodzakelijke stap in 5.9 onderkend en ingepland.

be-

80


Review-items Format



Berenschot-criteria

3.2 klantprocessen


26913

-

Implementatieplan

-


-


-


-


-


-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-

Lokaliseren,

5.2; Uitgebreide uitwerking in activiteiten en planning. Geen uitwerking van nieuwe en achterblijvende taken. Herijking AO/IC, harmonisatie arbeidsvoorwaarden en op orde brengen O&Fboekhouding zijn in het draaiboek opgenomen.

5,4; (en projectplan PIT) Hel-

Volgens APO=pilot kost scho-

81


Review-items Format



Berenschot-criteria schonen, controleren, rubriceren P-dossiers -

3.5 Zelfbediening

3.6 Continuïteit

26913

dere planning voor schonen en digitaliseren van de Pdossiers.


-


-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

-


-

Terugvalscenario’s mensen en

nen en digitaliseren bij Justitie ruim 60 mensjaar. Volgens Justitie gaat het om meer dan 120 mensjaar. .

5,6; 5,7; Uitgewerkt voor managers en medewerkers. Nog geen keuze voor gewenningstool, afhankelijk van aanbod SSC HRM/leverancier.

Invoering gewenningstool, inclusief opleidingen voor alle medewerkers tussen 1 april en 1 oktober 2005 is naar onze mening ambitieus. Geen onderscheid gemaakt naar doelgroepen, hoewel Justitie zeer diverse onderdelen en medewerkerspopulatie kent.

5.11; en deelplan ‘Continuïteit Dienstverlening, impactanalyse, eisen en oplossingen.

82


Review-items Format



Berenschot-criteria


systemen

Risico’s en oplossingen zijn gedetailleerd in kaart gebracht.

-


5.5; Afspraken met SSC HRM worden genoemd, maar detailuitwerking ontbreekt.

-


-

Integrale ning

-


-



26913

plan-

6. Mijlpalenplanning en integrale planning zijn opgenomen in het Draaiboek realisatie- en productiefase programma vernieuwing HRM Justitie.


•


Idem.


•

Financiën

11. Er is een uitgebreide be-

Op basis van impactanalyse is

83


Review-items Format



Berenschot-criteria




26913

-

Resources

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kosten, out of pocket-kosten

-

Communicatieplan

-


-

Archieffunctie

-


-


-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

groting opgenomen, gebaseerd op de impactanalyse van november 2003, met uitsplitsing naar personele en programmakosten. Deze is in mei 2004 geactualiseerd.

32 miljoen gereserveerd. Dit is exclusief kosten sociaal plan.

2.3.7 en 10.; en ‘Communicatieplan’. Er is een uitgebreid communicatieplan en communicatiekalender. Informatie en archieffunctie binnen projectorganisatie niet genoemd. Er is elke twee weken overleg tussen de medezeggenschap en de programmamanager.

9. Projectorganisatie is duidelijk uitgewerkt en bemenst, zowel centraal als in de sectoren. Er is een taak-

Bij de gehele projectorganisatie zijn > 100 medewerkers betrokken.

84


Review-items Format



Berenschot-criteria verdeling tussen de Programmaorganisatie (ontwerp) en sectorale projectleiders voor implementatie. 6.3 programmabeheersing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-



•


Uitgebreide beschrijving afhankelijkheden met SSC en aanbieding consortium.


•

Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie

7. Is nog niet uitgewerkt. Toetsbare kwantificering en kwalificering zullen worden benoemd als aanbod van le-


26913

7. Is nog niet uitgewerkt. Evaluatie en validatiecriteria zullen worden benoemd als aanbod van leveranciers bekend is. 8. Deelprojectplan ‘Continuïteit’. Er is een groot aantal complicaties en risico’s in kaart gebracht. De risico’s zijn geclassificeerd. Terugvalscenario’s zijn beschreven.

85


Review-items Format



Berenschot-criteria is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

26913

veranciers bekend is.

86


Review-items Format



Berenschot-criteria Samenvattende conclusie N.B. In vergelijking met de eerdere reviews d.d. 20 maart 2004 en 22 april 2004 zijn in het reviewcommentaar diverse aanpassingen en toevoegingen opgenomen.

26913

•

Heldere en uitgebreide omschrijving eindresultaten en benodigde producten voor zowel de hoofdopdracht als de deelopdrachten / deelprojecten.

•

Vrijwel alle onderdelen zijn in detail uitgewerkt: −

Herinrichting HR-functie en personele gevolgen zijn beschreven.

−

Planningsaspecten breid uitgewerkt.

−

Planningsaspecten ‘schonen en digitaliseren Pdossiers’ zijn uitgewerkt.

−

Planningsaspecten ‘zelfbediening’ zijn uitgewerkt, inclusief opleidingen, maar ‘gewenningstool’ ontbreekt.

‘procesinrichting’

zijn

uitge-

•

Justitie wenst tenminste een jaar voor ‘gewenning’ uit te trekken, SSC HRM biedt slechts ‘tool’ voor drie maanden.

•

Justitie is een groot departement; de projectorganisatie (centraal en decentraal) bestaat uit > 100 medewerkers. Dit stelt hoge eisen aan de programmaorganisatie en het programmamanagement.

•

Samenhang met breder programma ‘vernieuwing HRMJustitie’ is professioneel correct en te prijzen, maar gezien de ‘scope’ ambitieus.

87

Ministerie LNV Transitieplan SSC HRM versie 13-05-2004 Kenmerken, invalshoeken en aspecten


Versiebeheer en legitimering / onderbouwing

-


Versiebeheer aanwezig.


-

Aanleiding

-


Aanleiding en doelstelling in 1. en 2. beschreven.

Review-items volgens Format Masterplan Ministeries en


Berenschot-criteria

Algemeen:

26913

-


-

Samenhang projecten

-


-

Uitgangspunten en randvoorwaarden

deel-

Verwijzing naar documenten en breekt.

achterliggende stukken ont-

Overgang op 1/1/06.

2.3. Samenhang met andere ontwikkelingen (Bundeling bedrijfsvoering, P&C, reorganisatie P&O) zijn benoemd.

Beschrijving samenhang tussen deelprojecten ontbreekt. Betrokken organisatie-onderdelen in 3.8 impliciet aangegeven. 3.2; Uitgangspunten zijn opgenomen. Randvoorwaarden worden bij de diverse werkprocessen beschreven.

88


Kenmerken, invalshoeken en aspecten



Berenschot-criteria (3.8 en 3.9) Specifieke issues: 3.1 departementale HR-Kolom

reorganisatie

-


-


-


-

Herplaatsingsactiv iteiten

-

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

2.1; Visie op herinrichting HRMkolom staat gepland voor eind mei 2004. Op 01-10-04 dient een Voorgenomen Organisatiebesluit beschikbaar te zijn (uiterlijk 01-1204 worden dan de Organisatiebesluiten vastgelegd). Tevens is aangegeven dat op 110-05 medewerkers wiens functie vervalt of (ingrijpend) wijzigt, daarover geïnformeerd worden. Vulling contingent genoemd (24,1 fte). Activiteiten herplaatsing, flankerend beleid zijn beschreven, een detailplanning ontbreekt.

3.2 klantprocessen

26913

-


Aanpassing HRM-processen en gegevensmodel in hoofdlijnen (activiteiten, planning) uitgewerkt.

-

Ontwerp aanpassing gegevensmo-

Inventarisatie van wat overgaat naar SSC (taken en FTE’s), wat

89





Berenschot-criteria del


3.5 Zelfbediening

26913

-


-


-


-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-


-


-


-

Context en ambi-

achterblijft en wat nieuw binnen LNV komt (taken en FTE’s) is globaal aangegeven. Aanpassing AO/IC en O&Fboekhouding geagendeerd (staat gepland voor 1/1/05 conform planning SSC). HARP wordt geadresseerd in 3.4.

In 6. in activiteiten en planning uitgewerkt. Detailuitwerking ontbreekt. Planning sluit aan op door SSC gestelde deadline.

LNV gaat uit van doorlooptijd voorbereiding (lokaliseren, schonen, rubriceren en controleren) tot 01-0105. Inschatting van het capaciteitsbeslag vanuit de steekproef pdossiers is voor LNV 7,5 mensjaren. Ons is onbekend of dit ook de ingeplande capaciteit is. LNV geeft aan dat de RMA van het SSC niet tijdig gereed is en dat eigen voorzieningen daartoe getroffen moeten worden.

3.6/5.1; Context en ambities zijn

Emplaza wordt als hefboom gebruikt

90





Berenschot-criteria ties -

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

beschreven. Detailplanning ontbreekt. LNV kiest bij pilot gewenning niet voor doelgroepenanalyse (LNV kiest voor organisatie-brede en voor alle onderdelen gelijke aanpak)

voor gewenning; na de zomer 2004 wordt het bij enkele pilot-onderdelen van LNV ingevoerd en per 01-01-05 binnen geheel LNV.

LNV kiest voor gewenningsperiode van ongeveer 1 jaar. 3.6 Continuïteit


-


-


-

Organisatie service-management binnen departement

-


Terugvalscenario’s systemen worden geadresseerd; Ten aanzien van IPA wordt verwezen naar een inmiddels afgesloten convenant. Voor PerCC is nog geen scenario uitgewerkt. Uitgewerkt terugvalscenario voor personele bezetting ontbreekt. Zakelijke dienstverlening is inhoudelijk redelijk uitgewerkt (3.8) en als activiteit opgenomen in 5.3 (01-02-05: formuleren PI’s en 0106-05 contractmgt definitief). Detailplanning ontbreekt.

Projectmanagement:

26913

91





Berenschot-criteria 5.2 Mijlpalenplanning

Integrale mijlpalenplanning ontbreekt; wel is voor ‘mens en organisatie’, ‘zo gaan wij werken’, ‘schoon over’ en ‘informatievoorziening en ICT-voorzieningen’ een mijlpalenplanning opgenomen. Daarin is ook samenhang met planning SSC weergegeven.

-

Integrale planning

-

Samenhang projecten

-



-


Bij de onderdelen ‘mens en organisatie’, ‘zo gaan wij werken’, ‘schoon over’ ‘P&S systemen’ en ‘continuïteit’ is een redelijk gedetailleerde planning met activiteiten opgenomen.


-

Financiën

-

Resources

-


LNV heeft een uitgebreide (concept) KBA als bijlage opgenomen, inclusief eerste commentaar vanuit het ministerie daarop.

-

Communicatieplan

-

Informatie binnen en buiten project-


26913

deel-

8; Hoofdlijnen communicatie beschreven, meer in detail in separaat plan uitgewerkt.

-

-

92





Berenschot-criteria organisatie





26913

-

Archieffunctie

-


-


-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-


Informatie binnen projectorganisatie en archieffunctie niet genoemd. Medezeggenschap is opgenomen en in grote lijnen uitgeschreven; voor de planning (medezeggenschapskalender) wordt verwezen naar de diverse planningen per project. 9; Projectstructuur en programmateam zijn beschreven.

-

Een beschrijving van de programma-organisatie, sturing en governance is in grote lijnen opgenomen. De governance (11.3) is niet nader uitgewerkt. Bij elk van de onderscheiden werkprocessen zijn risico’s geïnventariseerd. Een deel van de onderscheiden risico’s is voorzien van maatregelen. Een classificatie van risico’s (groot/midden/klein) ontbreekt. Terugvalscenario’s zijn redelijk uitgewerkt.

93




•

In de planning van de deelprojecten zijn de afhankelijkheden met SSC en consortium beschreven.


-



Berenschot-criteria

26913

Externe afhankelijkheden Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

-

In hoofdlijnen is een beschrijving over governance opgenomen (11.3), de invulling is niet nader uitgewerkt.

94





Berenschot-criteria Samenvattende conclusie

•


• •

• • •

26913

Het plan van LNV is voor de deelprojecten goed uitgewerkt in doelen-resultaten-activiteiten-fasering-randvoorwaarden en risico’s. Detailuitwerking in planning en activiteiten en meer gedetailleerde inhoudelijke uitwerking is in dit overkoepelende transitieplan niet opgenomen (wellicht wel uitgewerkt in (ons niet bekende) deelprojectplannen). −

Herinrichting HR-kolom en personele consequenties (‘mens en organisatie’) zijn redelijk beschreven

−

Procesinrichting (‘zo gaan wij werken’) is in hoofdlijnen uitgewerkt (activiteiten en planning)

−

Schonen en digitaliseren P-dossiers (‘schoon over’) is in termen van doelen, activiteiten en planning beschreven, maar de detailuitwerking ontbreekt nog, evenals de kwantificering

−

‘zelfbediening’ (‘zo gaan wij werken’) is in termen van doelen en activiteiten beschreven, maar nog niet in detailuitwerking en activiteitenplanning

LNV besteedt veel aandacht aan ‘mens en organisatie’ (loopbaangesprekken, ontwikkelassessments, bureau Switch). Nog niet alle geïdentificeerde risico’s zijn voorzien van maatregelen. Zo ontbreekt een terugvalscenario voor Percc en een uitgewerkt terugvalscenario voor de personele bezetting. Monitoring/voortgangsbewaking en kwaliteitsbewaking zijn nog beperkt uitgewerkt. Een integrale mijlpalenplanning en beschrijving van overlegmomenten met medezeggenschap ontbreekt nog. De projectorganisatie is beschreven, maar niet in bemensing uitgewerkt.

95

Ministerie OCW Transitieplan SSC HRM Versie 13 mei 2004 Review-items Format






-




-

Aanleiding

1.1 Aanleiding is benoemd

-


-


1.2 Opdracht is omschreven en goed uitgewerkt in te bereiken resultaten (1.3)

-

26913


-

Betrokken organisatieonderdelen

-

Uitgangspunten

Verwijzing naar achterliggende documenten en stukken ontbreekt.

Aansluiting 1/1/06.

bij

SSC

OCW heeft een duidelijk overzicht opgenomen met voorwaarden die gesteld worden aan het SSC HRM (2.2.2).

per

2.2, 2.3, Samenhang met andere projecten ( ERP/Sap, Apollo, FacB/zelfbediening, EB, MAIN) is benoemd.

en

96

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria randvoorwaarden en 3.9)

(3.8

Betrokken organisatieonderdelen worden genoemd (hfst. 4). Uitgangspunten en randvoorwaarden (3.8 en 3.9) zijn opgenomen.


26913

-

O&F-rapport organisatie

nieuwe

-

Identificatie medewerkers

huidige

-

Fasering afbouw P&Sformatie

-


-

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

3.1, 4.1, Vanwege samenhang met reeds lopende reorganisaties binnen HR-kolom is onduidelijk of medewerkers al geïdentificeerd zijn. Plan vermeldt dat inventarisatie medewerkers op 01-0604 moet zijn afgerond en dat op 01-08-04 de kandidaten die in aanmerking komen voor overgang naar SSC HRM bekend zijn. Flankerend beleid herplaatsingsactiviteiten worden niet genoemd.

Concept reorganisatieplan is gereed op 2-6-04, definitieve plan op 10-09-04 (inclusief medezeggenschapstraject). Dit sluit voor wat betreft de planning goed aan op eisen van het SSC.

en

97

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 3.2 klantprocessen


-


-


-

Wat gaat naar (taken en FTE’s)

-


-


-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-


-


-

26913

SSC


Op 01-01-06 is een nieuw procesmodel geïmplementeerd, getest en geëvalueerd.

Er is een overzicht opgenomen van het dienstenniveau van het SSC HRM (3.2).

Kernactiviteiten en mijlpalen zijn opgenomen; detailplanning ontbreekt. Op 01-06-04 zijn wensen ten aanzien van AO/IC bekend (conform planning SSC). FTE-inschatting ontbreekt.

3.4; 4.4; Een PvA is bijna gereed (gepland voor 01-05-04). Kwantificering en detailplanning ontbreekt (zijn onderdeel van PvA). Fasering en activiteiten zijn wel beschreven.

Op basis van de werkgroep steekproef wordt voor OCW uitgegaan van 5,6 mensjaren voor scanning en schoning. OCW reserveert in 2005 10 fte voor het deelproject P-dossiers (verdeling daarvan over soorten werkzaamheden onbekend). Dit lijkt in relatie tot de ingeschatte

98

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria capaciteit voldoende. 3.5 Zelfbediening

-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

3.5,; 4,5; Wordt gekoppeld aan zelfbedieningsproject Inkoop. Pilot binnen FacB eind 2004, start gewenning OCWbreed vanaf 01-01-05. Activiteiten en mijlpalen zijn opgenomen. Detailplanning ontbreekt.

3.6 Continuïteit

-


-


3,6; 4,6; OCW kiest voor overgang naar FSC per 0101-05. Informatievoorziening via eigen SAP per 1/03/04 Opties ten aanzien van vasthouden sleutel-medewerkers moeten nog worden uitgewerkt

OCW kiest voor gewenningsperiode van minimaal 1 jaar met behulp van zelfbedieningssoftware SAP. Doelgroepanalyse zal onderdeel vormen van PvA Communicatie (dit plan is ons niet bekend). Continuïteit deels afgedekt: risico van IPA afgedekt door overgang naar FSC per 01-01-05. Indien overgang naar FSC niet tijdig lukt dienen IPA en PeRCC in de lucht gehouden worden. Terugvalscenario daarvoor is niet opgenomen. Plan adresseert continuïteitsrisico met betrekking tot personeel; er zijn reeds contacten gelegd met externe organisaties voor back up. Maatregelen voorzien voor 2e helft 2004.

26913

99

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 3.7 Zakelijke dienstverlening

-

Organisatie management departement

servicebinnen

-


-

Integrale planning

-

Samenhang jecten

-


-

Detailplanning projecten

3.7; 4.7; Dit deelproces is nog beperkt uitgewerkt. Detailplanning ontbreekt.



deelpro-

deel-

5.2; Globaal aanwezig, moet nog worden uitgewerkt

Er wordt verwezen naar een bijlage (MS Project-sheet). Deze is niet in ons bezit.

5,3; De activiteitenplanning moet nog worden aangescherpt

Is opgenomen in de diverse deelplannen, welke nog niet definitief gereed zijn (en ons niet bekend zijn).

Activiteitenplanning is opgenomen in bijlage, maar deze is niet in ons bezit. 5.4 Middelenplanning

26913

•

Financiën

5.4; Opzet opgenomen, moet

In deze versie van het masterplan is een eerste kostenraming opge-

100

Review-items Format








26913

-

Resources

nog nader worden uitgewerkt

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kosten, out of pockerkosten Communicatieplan

nomen evenals een overzicht van de geraamde personele capaciteit.

5,5; Is nog niet uitgewerkt.

Er wordt verwezen naar “Verandermanagementplan transitietraject’ welke op dit moment in concept gereed is. Dit plan is niet in ons bezit.

-


-

Archieffunctie

-

Medezeggenschapskale nder

-


-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

5.6; Medezeggenschap krijgt (binnen het project MOM) duidelijk aandacht; de medezeggenschapskalender moet nog worden opgesteld. Enkele mijlpalen met betrekking tot medezeggenschap zijn opgenomen in dit masterplan. 6.1; projectstructuur is uitgewerkt maar moet (deels) nog worden bemenst. Verantwoordelijkheden en be-

101

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria voegdheden zijn uitgeschreven. 6.3 programmabeheersing

6.3; Programmabeheersing moet nog worden uitgewerkt en opgezet.

Quality Assurance & Control maakt onderdeel van uit van de programma-organisatie.

Is nog niet opgenomen.

Totale risico-analyse inclusief classificatie, maatregelen en wie daarvoor verantwoordelijk is. staat gepland voor 01-07-04. Bij de diverse deelprojecten zijn in dit plan al wel de nodige risico’s geïdentificeerd.

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-



•


Deze worden summier genoemd (6.5)


•

Verantwoordelijkheidsve rdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

6.3; moet nog worden uitgewerkt.


26913

102

Samenvattende conclusie


26913

•

OCW gaat uit van een overgang naar SSC HRM op 01-0106, maar gaat als tussenstap per 01-01-05 over op FSC van Financiën.

•

Het masterplan van OCW is op een goede wijze opgezet (doel-resultaten-activiteiten-mijlpalen-uitgangspuntenrisico’s). Meer inhoudelijke uitwerking en detailplanning is in dit masterplan niet opgenomen (wellicht wel uitgewerkt in (ons niet bekende) deelprojectplannen die in concept gereed zijn of binnenkort afgerond worden). −

Herinrichting HR-kolom en personele consequenties (project MOM) zijn redelijk uitgewerkt (in activiteiten en mijlpalen, detailplanning ontbreekt).

−

Procesinrichting is redelijk uitgewerkt; (in activiteiten en mijlpalen, detailplanning ontbreekt).

−

Schonen en digitaliseren P-dossiers is redelijk uitgewerkt (in activiteiten en mijlpalen, detailplanning ontbreekt).

−

Zelfbediening is redelijk uitgewerkt (in activiteiten en mijlpalen, detailplanning ontbreekt).

−

Zakelijke dienstverlening is nog beperkt uitgewerkt.

•

OCW brengt goed de raakvlakken met andere departementale ontwikkelingen (Apollo, ERP, MAIN, pilot zelfbediening en electronische bereikbaarheid) in kaart.

•

Bij de diverse hoofdstromen zijn risico’s onderkend; classificatie en maatregelen ontbreken nog (uitgebreide risicoinventarisatie staat gepland voor 01-07-04).

•

Monitoring/voortgangsbewaking zijn nog beperkt uitgewerkt.

•

Een integrale mijlpalenplanning is waarschijnlijk opgenomen in bijlage 1 (ons niet bekend).

en

kwaliteitsbewaking

103

Ministerie van SZW Transitieplan SSC HRM Versie 1.0 10 mei 2004 Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Algemeen: Versiebeheer en legitimering / onderbouwing

-


-

Aanleiding

-


en

reikwijdte

-

26913



-


-

Uitgangspunten en randvoorwaarden

Versiebeheer is opgenomen. (verwijzing naar) achterliggende stukken ontbreekt (behalve kabinetbesluit). 1 en 2. Aanleiding, doelstellingen en gevolgen zijn helder omschreven.

Mogelijke samenhang met andere ontwikkelingen/projecten binnen SZW zijn niet benoemd.

Overgang naar SSC HRM op 1 januari 2006.

SZW heeft reeds een eigen Shared Service Center, het GOB. SZW sluit bovendien aan op SAP-HR.

Samenhang tussen verschillende deelprojecten is niet beschreven. Betrokken organisatieonderdelen benoemd in 3.

104

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria (3.8 en 3.9)

Uitgangspunten en randvoorwaarden zijn in verschillende hoofdstukken opgenomen.


3.2 klantprocessen

26913

-


-


-


-

Herplaatsingsactivit eiten

-

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

-

Ontwerp sing

aanpasHRM-

1. en 4. Gevolgen van blijvende, verdwijnende en veranderende taken zijn goed weergegeven. Gevolgen voor P&Smedewerkers zijn gekwantificeerd. Benoemen voorrangsgroep/labelling P&Smedewerkers staat geagendeerd. Sociaal beleid is reeds in kaart gebracht en is reeds pro-actief opgestart, inclusief de randvoorwaarden voor vulling van het contingent. 3.2 Belangrijkste processen worden genoemd, nieuwe ta-

Gevolgen voor de overblijvende HR-taken (buiten P&S), bijvoorbeeld de advies en beleidsfunctie, worden niet genoemd (herontwerp HRM-organisatie moet volgens SSC-transitieplan 1/10/2005 gereed zijn). SZW is reeds in juli 2003 begonnen met herplaatsing en toepassing flankerend beleid. Deel van de taken die overgaan worden door F-medewerkers uitgevoerd. Deze moeten nog geïdentificeerd worden.

Harmonisatie van departementale arbeidsvoorwaarden is con-

105

Review-items Format





-


26913

processen

ken worden benoemd.


7. SZW is samen met VWS koploper en gaat over op SAP HR. De mogelijke gevolgen die heeft voor processen en procedures worden niet behandeld.

-


-


-

Wat blijft departement en FTE)

-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

-


form planning SSC in september gereed. O&F-boekhouding moet reeds op 1/1/05 opgeschoond zijn i.v.m. inrichting HR-applicatie, wordt nergens genoemd.

bij (taak

Het aanpassen van AO/IC in 5. genoemd. Planning is 11/05, terwijl masterplan SSC stelt dat i.v.m. schaduwdraaien aangepaste AO/IC 01/10/05 gereed moet zijn 6. Is voldoende in het transitieplan opgenomen. SZW heeft niet aan brede werkgroep deelgenomen, kengetallen kunnen niet vergele-

Uitgaande van de kengetallen uit de werkgroep P-dossiers zal SZW ca. 6 mensjaren moeten investeren in het schonen en scanklaar maken. Vraag of op-

106

Review-items Format





3.5 Zelfbediening

3.6 Continuïteit


-


-


-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

-


-


-


-


-

Integrale planning

ken worden met andere departementen.

genomen budget voldoende is.

5. Gewenning is concreet uitgewerkt voor managers, P&S-medewerkers en medewerkers.

Overige P&O-medewerkers worden niet als aparte doelgroep genoemd.

8. Continuïteit krijgt voldoende aandacht. Dubbel fall-back scenario t.a.v. techniek.

3.2 Wordt wel genoemd, maar is niet uitgewerkt.


26913

Planning is op onderdelen

Uit integrale planning zouden

107

Review-items Format





Samenhang projecten

-



•


•


5.6/6.2

26913

medezeggenschaps-

deel-

Detailplanning deelprojecten Financiën

-

Resources

-


-

Communicatieplan

-


-

Archieffunctie

-

Medezeggenschaps-

aanwezig, integrale planning ontbreekt. Samenhang deelprojecten is niet uitgewerkt.

risico’s opgemaakt kunnen worden

Detailplanning per deelproject is opgenomen. 9.2 Financiële gevolgen zijn per deelproject en voor totaal uitgewerkt in ‘out-ofpocketkosten’ en budgettair beslag.

5. Communicatieplan wordt wel genoemd voor ‘gewenning’ maar is niet uitgewerkt voor gehele project.

Communicatieplan wordt gustus 2004 opgeleverd.

au-

Er is separaat een document opgenomen waarin voorstel-

108

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria planning





26913

kalender -

Medezeggenschapso rganisatie

-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-


•


len worden gedaan richting OR voor het voeren van overleg. Een volledige planning is niet aanwezig. Projectstructuur is genoemd, bestaat uit lijndirecteur en projectsecretaris. Programma-organisatie met deelprojecten, doelen, resultaten en bemensing is niet in samenhang beschreven. 10. Monitoring gangsbewaking.

en

voort-

Meetindicatoren om te bezien of doelen zijn bereikt, ontbreken. Er is (behalve ten aanzien van de continuïteit) geen aparte risico-analyse gemaakt.

Afhankelijkheden van SSC en consortium nauwelijks be-

109

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria noemd. Kwaliteitsmanagement

26913

•

Verantwoordelijkheid sverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

Wordt niet genoemd.

110

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Samenvattende conclusie N.B. In vergelijking met de eerdere reviews d.d. 20 maart 2004 en 22 april 2004 zijn in het reviewcommentaar diverse aanpassingen en toevoegingen opgenomen.

26913

Compact en helder transitieplan waarin de verschillende deelprojecten uitgebreid worden beschreven en uitgewerkt. Resterende opmerkingen: •

Het op orde brengen van de O&F-boekhouding vóór 1-1-05 is niet geagendeerd;

•

Monitoring en voortgangsbewaking zijn in het plan niet uitgewerkt;

•

De samenhang met andere projecten en ontwikkelingen binnen SZW, evenals de afhankelijkheden met het SSC en het consortium ontbreken;

•

De gevolgen voor overblijvende (niet P&S) taken zijn niet uitgewerkt;

•

De projectstructuur is beknopt weergegeven;

•

Een planning voor het medezeggenschapstraject ontbreekt nog;

•

De procesinrichting is beperkt beschreven. Dit is mede afhankelijk van de overgang van Pview naar SAP van Financien.

•

Een integrale planning en aparte risico-analyse ontbreken;

•

De werkstromen zakelijke dienstverlening en klantprocessen zijn nog beperkt uitgewerkt.

111

26913

112

Ministerie van VWS Transitieplan SSC HRM voor VWS Versie 2.2 13 mei 2004

Planning en pro- Proces en inhoud. jectmanagement

Review-items volgens For- Kenmerken, invalsmat hoeken en aspecten Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria



26913

en

reikwijdte

-

Achterliggende documenten stukken

en

Versiebeheer is opgenomen. Op diverse plekken wordt verwezen naar achterliggende stukken en documenten.

-

Aanleiding

-


-


Aanleiding en doelstelling zijn beschreven (2.1 en 2.2), inclusief de deelprojecten voor de uitvoering van de transitie.

-

Samenhang jecten

deelpro-

Aansluiting bij SSC uiterlijk 1/1/07.

-

Betrokken organisatie-

Samenhang tussen deel-

In 2.3 wordt gerefereerd aan aansluiting bij interne ontwikkelingen, in 9.6 wordt relatie met lopende reorganisaties genoemd.

Geen aansluiting bij V&W/FSC als tussenstap, maar gebruik making van per 1/1/05 werkende Backoffice van SSC, SAP HR en

113

Review-items volgens For- Kenmerken, invalsmat hoeken en aspecten


Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria onderdelen

-


projecten op hoofdlijnen beschreven in 3.2.

Bijlage A: betrokken onderdelen

SAP Payroll.

beschrijving organisatie-

Uitgangspunten zijn op verschillende plekken beschreven (o.a. 6.3, 10.1). De randvoorwaarden zijn verwerkt in de risico’s, beheersmaatregelen en planning per deelproject. Specifieke issues: 3.1 departementale reorganisatie HR-Kolom

26913

-


-


-


-


Globale inschatting personele consequenties gegeven zonder verdere uitsplitsing. Flankerend beleid beschreven in bijlage G, herplaatsingsmaatregelen beknopt beschreven in 5.5. O&F-rapport

geagen-

114




Vulling contigent

deerd (9.3).

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

Vulling contingent schreven.

be-

VWS maakt een apart deelplan voor het plaatsingsproces.

3.2 klantprocessen

26913

-


-


-


-


-


-

Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

Planningaspecten departementale reorganisatie HR-kolom beschreven. 9: eerste aanzet gegeven voor wijziging in klantprocessen; Indicatie van gevolgen voor processen opgenomen in bijlage C. Nadere concretisering van processen vindt plaats in separaat deelplan. Gevolgen voor taken is globaal beschreven in 2.4, 2.5 en nader uitgewerkt in 9.6.. Herijking AO/IC geagendeerd.

115



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Inventarisatie regelgeving geagendeerd in 4.1 en 6.4 en O&Fboekhouding geagendeerd 3.4 Digitalisering P-dossiers

3.5 Zelfbediening

26913

-


-


-


-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

6. Uitgebreid beschreven. Nadere concretisering is opgenomen in separaat deelplan pdossiers. Planning biedt ruime marge t.o.v. deadline SSC (1/3/05 vs. 1/7/05)

Capaciteitsinschatting VWS voor schonen, scanklaar maken en scannen (6000 manuren) is opgenomen.

5: Uitgebreid ven.

Doelgroepenanalyse gaat plaatsvinden.

Noodzakelijke gedragsverandering. wordt onderkend. Wordt onder meer getracht te bewerkstelligen via communicatieactiviteiten (communicatieplan, hfst. 11). Maar ook door reeds te starten met P-site en elektronische formulieren. Er wordt aangegeven dat daar waar nodig gebruikerstrainingen georganiseerd zullen worden (6.4).

Wijziging in aanpak zelf-

In bijlage G is een vragenlijst toe-

beschre-

In plan wordt aangegeven dat een nadere concretisering van zelfbediening wordt opgenomen in een apart deelplan.

116



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria bediening t.o.v. eerdere plannen. Introductie van zelfbediening deels op eigen kracht via elektronische formulieren op psite. Verder in afwachting van aangeboden zelfbedieningstool door SSC.

3.6 Continuïteit


-


-


-


-


gevoegd die wordt gebruikt om bij vertegenwoordigers van dienstonderdelen te inventariseren wat voor hen de effecten zijn van de overgang naar het SSC/op zelfbediening.

5.6: via tijdelijke inhuur, samenwerking met SZW en rijksbrede samenwerking. Terugvalscenario t.a.v. techniek via SAPPayroll en SAP-HR (VWS is samen met SZW koploper). Zie hfst. 8. Is geadresseerd, maar moet gedeeltelijk nog nader worden uitgewerkt.

VWS besteedt aandacht aan vormgeven centrale regiefunctie vanwege meerdere dienstonderdelen departement.

Projectmanagement:

26913

117



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 5.2 Mijlpalenplanning

-

Integrale planning

-


-

Samenhang transitieproces en consortia

met SSC

Beschreven in paragraaf 2.8 Samenhang met transitieproces SSC en consortia per deelproject beschreven. Kritieke pad SSC is als aparte paragraaf toegevoegd (2.9).


-

Detailplanning projecten


-

Financiën

-

Resources

-

Verdeling naar investeringen, exploitatie, directe/indirecte kosten, out of pocketkosten Communicatieplan


-

26913

deel-

Informatie binnen en buiten projectorgani-

Is aanwezig en uitgewerkt (4.1 en de diverse inhoudelijke hoofdstukken) Uitgangspunten financien en verschillende kostensoorten zijn opgenomen. Kosten worden toegelicht. Ook is in de kostenramingen de benodigde personele inzet opgenomen. Is aanwezig, zowel in termen van activiteiten als planning (hfst.11). Interne informatiemana-

118



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria satie

5.6/6.2 planning

medezeggenschaps-



-

Archieffunctie

-


-

Medezeggenschapsor ganisatie

-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

gement binnen ontbreekt.

project

Is uitgebreid beschreven in hoofdstuk 10, inclusief de planning van de diverse overlegmomenten en uitgangspunten. 12. Is beschreven en visueel weergegeven. Bemensing deelprojecten (aantal en namen) ontbreekt. Goede uitwerking van doelstellingen in te behalen resultaten en vervolgens in activiteiten. Monitoring voortgangsbewaking uitgewerkt in 13.

en

Geen indicatoren benoemd voor het meten of de beoogde doelstellingen zijn bereikt

26913

119



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 6.4 risicobeheersing

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-



−

externe afhankelijkheden

In de diverse deelprojecten worden telkens ook de activiteiten en planning van externe partijen zoals SSC en consortia opgenomen.


-

Verantwoordelijkheid sverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

Uitgewerkt in 13.5.

26913

Risico’s en beheersmaatregelen worden per deelproject beschreven. Onderlinge classificatie van de risico’s ontbreekt (groot/midden/klein). Terugvalscenario’s benoemd

120



Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Samenvattende conclusie VWS

•

N.B. In vergelijking met de eerdere reviews d.d. 20 maart 2004 en 22 april 2004 zijn in het reviewcommentaar een aantal aanpassingen en toevoegingen opgenomen.

26913

Logisch samenhangend plan met op het oog realistische tijdsplanning; heldere omschrijving doelstellingen, resultaten, activiteiten, kosten en planning. −

Herinrichting departementale HR-functie en personele consequenties redelijk tot goed beschreven.

−

Procesinrichting is redelijk beschreven; is mede afhankelijk van de overgang van Pview naar SAP. Schonen en digitaliseren P-dossiers is goed uitgewerkt.

−

Testen zelfbediening deels via eigen p-site, verder in afwachting van gewenningstool SSC.

•

Overlegmomenten met medezeggenschap en communicatie uitgebreid beschreven.

•


•

Besluit om beperkter te testen met zelfbediening in afwachting van de gewenningstool van het SSC vormt ons inziens een risico. Als deze tool pas op 1 oktober 2005 beschikbaar is, resteert een relatief korte gewenningsperiode met deze tool die bovendien samenvalt met de fase van proefdraaien voor het SSC.

121

26913

122

Ministerie van VROM Transitieplan VROM Naar een SSC HRM Versie 0.4 (13-05-04; status definitief) Review-items Format





Algemeen: Achterliggende documenten en stukken

Versiebeheer aanwezig

-

Aanleiding

-


Beschrijving opgenomen.

Versiebeheer en legitimering / onderbouwing

-


en

reikwijdte

-

-

26913

Datum bij SSC

aansluiting

Samenhang deelprojecten Betrokken organisa-

Verwijzing naar achterliggende documenten en stukken ontbreekt aanleiding

is

Duidelijke beschrijving productiesituatie en heldere uitwerking van de opdracht. Datum overgang gepland op 01-01-06. Duidelijke beschrijving van samenhang met ZEUS (de-

Goede verwijzing naar bijlagen: dienstenoverzicht SSC

Per 01-07-04 is ZEUS gereed. Dan is een gemeenschappelijke dienst ontstaan die ondersteunende P&O taken uitvoert. Dit vergemakkelijkt de overgang naar SSC HRM, met dien verstande dat de RGD en RPD daarop nog niet zijn aangesloten. Anderzijds creëert dit wel een extra afhankelijkheid en wordt niet vermeld in hoeverre

123

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria tie-onderdelen

-


partementale bedrijfsvoering ook P&O).

reorganisatie waaronder

dit aansluit bij de eisen die SSC stelt.

Betrokken organisatieonderdelen zijn beschreven en in organogram weergegeven Uitgangspunten zijn opgenomen. Randvoorwaarden worden niet separaat expliciet vermeld.


26913

-


-


-


-


-

Vulling contigent

O&F-rapport wordt beschreven, staat gepland voor eerste kwartaal 2005. Betrokken medewerkers zijn geïdentificeerd en geïnformeerd. Nadere communicatie vindt plaats na versturen concept plaatsingsbesluiten i.h.k.v. ZEUS (mei 2004). Fasering afbouw niet opgenomen, zal mogelijk aan de

124

Review-items Format





Flankerend beleid

-

Implementatieplan

orde komen bij uitwerking zogenaamde 0-fase en plan van aanpak (transitieplan d.d. 15 mei 2004) Flankerend beleid is opgenomen. Reorganisatieplan is eerste kwartaal 2005 gereed en vastgesteld.

3.2 klantprocessen

26913

-


aanpasHRM-

Wensen AO/IC conform eisen SSC HRM op 01-06-04 gereed.

-


-


O&F-boekhouding schonen vindt plaats i.h.k.v. ZEUS; afronding conform eisen SSC HRM gereed op 01-01-05

-


-


bij (taak

Plan van aanpak herziening AO/IC voorzien op 1-1-05 conform eisen SSC HRM.

Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden (HARP) wordt genoemd; eerste inventarisatie heeft plaatsgevonden. Planning sluit aan op SSC HRM. Duidelijk overzicht opgenomen van IST-processen binnen VROM (bijlage 1)

Nog geen uitwerking in taken en FTE’s van datgene wat overgaat naar SSC, datgene wat achterblijft en datgene

125

Review-items Format





Implementatieplan

-

Herijking AO/IC

wat nieuw binnen departement komt. Dit zal waarschijnlijk onderdeel zijn van het O&F rapport (eerste kwartaal 2005). Herijking AO/IC voor 1-10-05


-


-


-


voorzien

Is uitgewerkt. VROM heeft ook reeds aandacht voor de technieken voor beheer (DMS) en scanning (Scanstraat huursubsidie) en dit waar mogelijk uitgewerkt. Digitalisering wordt aangehaakt op doorvoering ZEUS Planning sluit aan bij eisen SSC HRM. Aandacht voor beheer van dossiers tussen digitalisering en overgang naar SSC.

VROM heeft gemiddeld 3 tot 10 jaar geleden alle P-dossiers geschoond. De capaciteit gereserveerd in budget (6 fte) lijkt lager dan het aantal dat is geschat op basis van de steekproef persoonsdossiers (9,3 mensjaren). Dit aantal moet hoger zijn gelet op de geplande periode van 14 maanden. Plan van Aanpak voor digitalisering is in deze versie opgenomen. VROM stelt de capaciteit voor digitalisering ten opzichte van het vorige plan met 1 fte naar boven bij. Plan bevat argumenta-

26913

126

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria tie waarom dit voldoende moet zijn. VROM kiest voor eigen DMS, mede gelet op eigen digitaliseringstraject van archieven, aangezien men beschikbaarheid DMS per april 2005 als te risicovol ervaart gelet op deadline van 1-7-05. 3.5 Zelfbediening

-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

Context en ambities zijn beschreven (4.2.1)

VROM kiest voor gewenningperiode van 1,5 jaar.

Doelgroepanalyse is opgenomen

VROM werkt met Emplaza. Emplaza is weliswaar geen WOPL, maar door interface met SSC is deze optie wel bruikbaar.

Planning zelfbediening sluit aan op eisen gesteld door SSC HRM. 3.6 Continuïteit

-


-


In Hoofdstuk 8 (HUWO) wordt P&S-bezetting als risico beschreven en worden mogelijke maatregelen voorzien. Terugvalscenario wordt slechts genoemd ‘doorgaan

26913

127

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria met IPA of overstap naar SAP-payroll van FSC’. Terugvalscenario nog niet verder uitgewerkt. 3.7 Zakelijke dienstverlening

-


-


-

Integrale planning

-

Samenhang projecten

-


-


Zakelijke dienstverlening is nog niet in dit Transitieplan opgenomen.



26913

deel-

Mijlpalenplanning is opgenomen, detailplanning eveneens. Samenhang van SSCvorming op ZEUS is ook voor wat betreft de planning in diverse onderdelen van transitieplan beschreven. Planning op hooflijnen is in bijlage opgenomen, maar is nog niet volledig uitgewerkt. Dit vindt de komende tijd plaats.

In het plan van aanpak Pdossiers wordt verwezen naar een bijlage met detailplanning, deze is echter niet in ons bezit.

128

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 5.4 Middelenplanning




26913

-

Financiën

-

Resources

-


-

Communicatieplan

-


-

Archieffunctie

-


-


-

Projectstructuur

Middelenplanning is opgenomen, inclusief capaciteitsbeslag resources. Onderscheid personeelmaterieel is aangebracht. Onderscheid investeringexploitatie, direct/indirect ontbreekt, out of pocket kosten worden genoemd in de managementsamenvatting. Communicatie is in grote lijnen uitgewerkt inclusief communicatiekalender en wordt na goedkeuring van het transitieplan voor 01-0704 uitgewerkt in een communicatieplan Werkstroom medezeggenschap is opgenomen inclusief medezeggenschapskalender.

Projectstructuur is opgenomen, bemensing eveneens

129

Review-items Format






-

Projectbemensing

gedeeltelijk

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

Er is een auditor voorzien in het project.

-

Resultaatmeting

Programmabeheersing is nog niet uitgewerkt. Complete risicoanalyse wordt 15 mei in dit plan opgenomen.


-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-



-


Externe ontwikkelingen worden gesignaleerd, maar uitwerking ontbreekt nog in deze versie


-

Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per

Er is een auditor voorzien in het project, kwaliteitsmanagement niet nader uitgewerkt.

26913

Risico-inventarisatie rig uitgewerkt.

uitvoe-

130

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria op te leveren product) Samenvattende conclusie

•


26913

Het Transitieplan VROM is op de meeste hoofdstromen goed uitgewerkt. −

Departementale reorganisatie is redelijk goed uitgewerkt.

−

Klantenprocessen is redelijk uitgewerkt.

−

Schonen en digitaliseren P-dossiers is goed uitgewerkt.

−

Zelfbediening is goed uitgewerkt.

•

De projectbeheersing is nog maar beperkt uitgewerkt. Dat wil zeggen dat monitoring, voortgangsbewaking en resultaatmeting nog verder uitgewerkt en belegd moeten worden;

•

Het onderdeel “zakelijke dienstverlening” (de organisatie van het service-management en het opstellen van prestatieafspraken) is nog niet in het plan opgenomen.

131

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Masterplan SSC HRM Versie 18 mei 2004 Review-items Format







en

reikwijdte

-

-

Aanleiding

-


-

26913



-


-

Geen verwijzing naar achterliggende documenten

-

- V&W heeft de huidige versie van het Masterplan gebaseerd op het SSC-format.

1.1/2.1/2.2; Aanleiding, visie, en strategie zijn beschreven. Opdracht en doelstelling zijn zeer globaal beschreven. V&W kiest voor overgang BSK en IVW op 01-01-06,

V&W kiest voor een gefaseerde transitie mede vanwege de duidelijk te onderscheiden departementale onderdelen (BSK, IVW, KNMI en RWS). Transitie van de Salarisadministratie vindt in twee stappen

132

Review-items Format






voor KNMI op 01-01-07 en RWS op 01-01-08

-


Deelprojecten binnen het programma worden in hun onderlinge samenhang niet expliciet benoemd. Wel is de samenhang met andere ontwikkelingen binnen het ministerie (2.1/2.3) opgenomen.

plaats; eerst overgang naar FSC / Financiën (01-01-05), daarna naar SSC HRM.

Betrokken organisatieonderdelen (BSK, IVW, RWS, KNMI) zijn opgenomen. Uitgangspunten en randvoorwaarden zijn opgenomen (3.8/3.9). Specifieke issues: 3.1 departementale reorganisatie HR-Kolom

26913

-


-


-

Fasering

afbouw

Overkoepelend reorganisatieplan is in september 2004 gereed (inclusief medezeggenschap: november). Identificatie huidige medewerkers vindt plaats in mei -

133

Review-items Format





3.2 klantprocessen

P&S-formatie

juli 2004.

-


Fasering afbouw formatie wordt geadresseerd.

-

Vulling contigent

-

Flankerend beleid

-

Implementatieplan

Er wordt gesproken over ontwikkelassessments, flankerend beleid en vervangende werkgelegenheid en herplaatsingsactiviteiten.

-


aanpasHRM-

Ontwerp aanpassing HRMprocessen en gegevensmodel moet nog worden uitgewerkt.

-


Ontwerpen gegevensmodel vanaf augustus 2004.

-


O&F boekhouding en herijking AO/IC geadresseerd. Planning sluit aan op eisen SSC HRM.

-

26913


-


bij (taak

-

Implementatieplan

V&W geeft aan dat door de stand van de voorbereiding bij het SSC HRM uitwerking van specifieke activiteiten rond klantprocessen niet mogelijk is.

Harmonisatie Arbeidsvoorwaarden geadresseerd.

Voorlopig overzicht opgenomen van nieuwe taken die ontstaan bij het departement en taken die blijven ingevuld met aantal fte’s.

134

Review-items Format






-

Herijking AO/IC

-


Lokaliseren, schonen, controleren, rubriceren en scannen zijn genoemd maar niet in detail uitgewerkt.


Aandacht voor beheer en digitaliseren na overdracht naar SSC HRM.

-

- Verwerken afwijkende dossiers/afspraken.

3.5 Zelfbediening

-

Context en ambities

-

Doelgroepanalyse

-

Gewenning

Context en ambities zijn beschreven. Doelgroepen zijn in grote lijnen reeds onderkend, maar nadere doelgroepenanalyse heeft nog niet plaatsgevonden. Gewenningsstrategie summier uitgewerkt.

3.6 Continuïteit

26913

-


is

Op peil houden P&S bezetting is opgenomen en in grote

Planning V&W sluit aan bij deadlines SSC HRM. V&W onderzoekt in tegenstelling tot vorige versie Masterplan nu meerdere opties voor scannen: capaciteit van de Belastingdienst of mobiele apparatuur in eigen beheer. Dit laatste biedt voordelen voor toekomst aangezien men dan ook eigen scanvoorziening dient te hebben.

V&W kiest voor gewenning met de SSC HRM-tool dat eind 2005 beschikbaar is en daarmee voor BSK en IVW voor de minimaal door SSC HRM vereiste gewenningstermijn van 3 maanden (oktober - december 2005).

V&W maakt op goede wijze gebruik van het feit dat de ver-

135

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Terugvalscenario’s mensen en systemen

lijnen uitgewerkt.

-


Is opgenomen en in grote lijnen uitgewerkt.

-


-

Integrale planning

-

Samenhang projecten

-


Continuïteit systemen is eveneens opgenomen. Alleen continuïteitsrisico rond FSC ervaren. Dit vormt onderwerp van een impactanalyse FSC die momenteel wordt uitgevoerd.

schillende onderdelen van het departement gefaseerd overgaan; bijvoorbeeld door herplaatsingskandidaten van het ene onderdeel in te zetten bij andere onderdelen in geval van continuïteitsproblemen.

Definitieve SLA gepland voor augustus 2005.


-

26913

deel-


Integrale mijlpalenplanning is opgenomen. Onderlinge relaties deelprojecten niet expliciet uitgewerkt.

V&W neemt in de planning op een aantal momenten een review en go/no-go beslissing op.

Samenhang transitieproces SSC genoemd maar niet nader uitgewerkt.

136

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 5.3 Activiteitenplanning

-


Diverse activiteitenoverzichten/planningen opgenomen bij de verschillende werkprocessen. Nog niet in detail uitgewerkt.


-

Financiën

-

Resources

-


Middelenplanning is in vergelijking met de vorige versie nader uitgewerkt. Een detailoverzicht van de middelenplanning ontbreekt nog. Vormt onderwerp van het Tweede Plan van Aanpak (september 2004).

-

Communicatieplan

-




26913

-

Archieffunctie

-


-


V&W reserveert bedragen voor salariskosten ‘achterblijvers’ gedurende enkele jaren.

Communicatieplan opgenomen en beperkt uitgewerkt. Archieffunctie niet benoemd.

Medezeggenschapskalender opgenomen en in grote lijnen uitgewerkt.

137

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria 6.1 programma-organisatie

-

Projectstructuur

-

Projectbemensing

-

Monitoring

-

Voortgangsbewaking

-

Resultaatmeting

-


-

Prioriteiten

-

Maatregelen

-



-


Aleen benoemd, niet verder uitgewerkt.


-

Verantwoordelijkheidsverdeling kwaliteitsmanagement binnen programma (wie is/zijn hiervoor geautoriseerd per op te leveren product)

Beperkt uitgewerkt. Wel neemt V&W in de planning meerdere eigen reviews op.



26913

Zeer beperkt beschreven.

Benoemd en beperkt uitgewerkt.

Bij de verschillende hoofdprocessen zijn in dit Masterplan risico’s geidentificeerd. Maatregelen zijn beperkt uitgewerkt. Classificatie van risico’s ontbreekt.

138

Review-items Format




Masterplan Ministeries en Berenschot-criteria Samenvattende conclusie

•

V&W volgt in het Masterplan het SSC-format


•

Dit masterplan is vrij globaal en nog weining in concrete activiteiten en planningen uitgewerkt. Dit wordt deels verklaard vanuit het feit dat verdere uitwerking op dit moment nog niet mogelijk is vanwege de stand van voorbereiding bij het SSC HRM. Een Tweede Plan van Aanpak dat in september wordt opgeleverd (exclusief medezeggenschap) zal meer uitwerking bevatten.

•

Veel van de werkprocessen zijn in dit plan daarom nog niet uitgewerkt.

•

•

•

26913

−

Herinrichting HR-kolom en personele consequenties zijn beperkt beschreven.

−

Klantprocessen is beperkt beschreven.

−

Schonen en digitaliseren P-dossiers is beperkt beschreven.

−

Zelfbediening is beperkt beschreven.

V&W maakt goed gebruik van het feit dat de verschillende departementsonderdelen gefaseerd overgaan, onder andere bij de werkstroom continuiteit. V&W schenkt goede aandacht aan financiële consequenties van ‘achterblijvers’. Werkt een scenario daarvoor uit en reserveert financiële middelen daarvoor. V&W bouwt in de planning diverse interne reviews uit, inclusief go/no-go beslissingen. Wat de consequenties van eventuele go/no-go beslissingen op de geplande data zijn, kunnen wij niet goed overzien (zie bijvoorbeeld: go/no-go 139 beslissing voor KNMI voor overgang per 01-01-07 staat gepland op 01-07-06).

26913

140

CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE DERDE RONDE

Recommend Documents