Concept notulen ALV 30 september 2012 Afwezig: Er hebben zich 8 leden afgemeld voor de ALV. 1. Opening: Jeep opent de vergadering om 14.05 uur en stelt de agenda vast. 2. Concept notulen ALV 2011 Op bladzijde 8 moet de naam Dennis van der Zeijden zijn. Verder zijn de notulen vastgesteld. 3. Mededelingen en correspondentie Geen mededelingen en correspondentie. 4. Financiën en Algemeen Jaarverslag • Algemeen Jaarverslag Er zijn geen vragen of opmerkingen over het algemeen jaarverslag. • Financieel Jaarverslag Het begrotingstekort valt heel erg mee. De contributie wordt beter betaald en de activiteiten lopen beter dan verwacht. De begroting van dit jubileum is niet in het afgelopen boekjaar opgenomen, dit schuift door naar het volgend jaar. Het eigen vermogen van de VGW is € 4000,00. Jack Koster: Er is een negatief resultaat van € 9000,00. Hoe zit dat met de Jongerenreis? Antwoord: De specificatie staat op pagina 6 van het financieel verslag. Hier gaat het om het Jongeren+ project. Dit project zit niet in de administratie van de VGW. Dit project heeft een aparte bankrekening en projectadministratie alsmede een accountantscontrole (eis van het JCF). Het project is in 2010 met succes afgerond. De Jongerenreis van 2011 komt ten laste van de VGW. Door sponsoring heeft deze reis een positief saldo. Jack Koster: Het project Jongeren+ zou duidelijker in het verslag moeten staan met een datum erbij. Jack Koster: Zou graag de resultaten van de SGW willen zien. Niet pas op de ALV maar graag eerder. Hier komt bijval uit de zaal met name Rob Thijssen. Antwoord: De SGW is formeel niet verplicht om dit te doen. In het verleden is dit wel gedaan. De reden tot vertraging is de bouw van de VGW-‐SKIOSK. Deze heeft geleid tot meer kosten en administratie, vandaar dat de SGW nog geen jaarverslag heeft. Volgend jaar wordt er gestreefd naar een gezamenlijke presentatie van financiële jaarverslagen van de SGW en VGW. De voorzitter van de VGW onderschrijft dat het nu lastig is om de cijfers te beoordelen, meer transparantie wordt nagestreefd. De jaarrekening wordt door de leden van de ALV vastgesteld.
1
•
Verslag Kascommissie De Kascommissie is afwezig met afmelding. De Kascommissie heeft de financiële administratie gecontroleerd en zij adviseren de leden de begroting goed te keuren. De Kascommissie vraagt de leden om de penningmeester te dechargeren. De leden keuren dit goed. De penningmeester bedankt de leden van de Kascommissie. Volgend jaar zitten in de Kascommissie Ferna van der Schaaf en Pieter Boon (mits het vervoer geregeld wordt).
•
Jaarbegroting De begroting gaat uit van een tekort van € 8000,00. Er moet dus subsidie worden gevraagd aan de SGW. Evert Verhoeven: De prijs van de aangepaste Staande reis is voor deelnemers en introducés gelijk. Dit was in het verleden niet zo. Deelnemers krijgen korting op een skipas. Door voor introducés € 25,00 meer te rekenen komt de begroting beter uit. Antwoord: Dit was het bestuur niet duidelijk. Evert Verhoeven: De huur van de krukkenski’s wordt niet in rekening gebracht. Hoe kan dit? Mensen die willen huren van de VGW geven dit aan op hun inschrijvingsformulier. Antwoord: Luc Flamand neemt dit mee en zal er beter op letten. Nadine Donders: Waarom krijgen mensen die doneren geen briefje of bedankje. Ze kent wel iemand die dit op prijs zou stellen als herinnering. Antwoord: De sponsoring ligt op dit moment bij de Stichting. De Stichting voert geen actief beleid naar de donateurs. De VGW doet dit wel via de reisleiders. Er is vanaf nu een gezamenlijke rekening van de SGW en VGW. Hierop kunnen donateurs hun geld storten. Op deze manier blijft het ANBI verhaal van kracht (belastingaftrek). In het beleidsplan komt er ook een stuk over donateurs te staan. Hier gaat een commissie voor komen en mensen zullen actief worden benaderd. De reden, dat de VGW nu goed draait komt door de reisleiders. Zij zoeken actief sponsoring. De VGW wil de reisleiders hier meer in ondersteunen. Evert Verhoeven: Sinds de invoering van de euro zijn de reizen met € 200,00 gestegen. Vraag is of de VGW, gezien de huidige tijden, rekening wil houden met draagkracht. We bieden veel voor die prijs, maar het moet betaalbaar blijven. Rob Thijssen: De Jongerenreis is kostendekkend begroot. Volgens Rob is de reis niet kostendekkend te krijgen vanwege o.a. de begeleiding van 1 op 1. Sponsoren vallen weg vanwege de crisis. Rob vindt de begroting te positief gesteld en verwacht een tekort van € 1200,00. Ondanks de crisis is er wel een stijgende lijn bij de
2
Jack Koster: Antwoord:
Jack Koster: Antwoord:
inschrijvingen van de reis. De penningmeester beaamt dat deze zorg reëel is. Afgelopen jaar is het resultaat ondanks de crisis meegevallen. Jack stelt voor om de reizen te begroten zonder sponsoren. Dit is in het verleden gebeurd en daarna heeft de ALV besloten om juist met sponsorgeld te begroten. Jack wil graag zien wat de reizen nu werkelijk kosten. Dit wordt in het beleidsverhaal opgenomen. Er komt dus inzicht in de werkelijke kosten.
De begroting wordt door de ALV vastgesteld met € 1250,00 tekort op de Jongerenreis.
5. Informatie beleidsgroep Deze groep bestaat uit Rob Reijmers, Luc Flamand, Paul van der Werf, Rini van der Schaaf, Britta Bouma en Jeep ter Heide. De stukken zijn bijna klaar. De bedoeling is dat er eind november, begin december een beleidsplan ligt. 6. Het verenigingsgebouw van de VGW Rob Thijssen vertelt het e.e.a. over het nieuwe gebouw. De VGW heeft bij De Wolfskamer een nieuwe opslagruimte geregeld voor de VGW. Het eerste idee was om dit onder de nieuwe baan te doen. Dit was uiteindelijk niet haalbaar. Door allerlei mensen is er hard gewerkt. Vergunningenaanvragen regelen en schilderen. De VGW heeft nu haar eigen verenigingsgebouw. Op 30 september is deze feestelijk geopend. De naam is VGW-‐SKIOSK. Diek Scholten, die later aanschuift, overhandigt Jeep een boekje met foto’s van het ontstaan van de VGW-‐ SKIOSK. 7. Verslag commissies Begeleidercommissie Fred van Huis doet verslag. De opleidingen gaan goed en begeleiders worden geregeld. Helaas zijn de aanmeldingen van nieuwe begeleiders dit jaar minder. Het aantal begeleiders dat zich inschrijft voor de reizen blijft dit jaar wat achter. Verder zijn er geen bijzonderheden. Materiaalcommissie Luc Flamand doet verslag. De commissie bestaat uit 11 mensen. Er is dit jaar 1 persoon uit de commissie gegaan. In het totaal zijn ze 10 keer bijeen geweest. Al het materiaal is onderhouden en klaargemaakt voor de activiteiten. Er is een groeiend aantal huurders. De opbrengst van de verhuur is ongeveer € 4000,00. Het materiaal is verhuisd naar de VGW-‐SKIOSK. De nieuwe locatie is iets kleiner dan de vorige. De oude snowflashes zijn vervangen door nieuw materiaal De nieuwe jassen, die het afgelopen jaar zijn aangeschaft, voldoen goed. PR-‐ commissie Rita Busch doet verslag. Dit jaar weer meegedaan aan de Supportbeurs. Is zeer goed bezocht. Uiteindelijk hebben 25 mensen mee gedaan aan een skiclinic in Zoetermeer en waren er 15 mensen aanwezig op de Open Dag. Ook hebben we in het voor-‐ en najaar een gezamenlijke bijeenkomst gehad met Eef Mokkink, Nadine Donders en Resy Broekhoven. We hebben samen gekeken hoe de Staande
3
reis beter gepromoot kan worden. Op dit moment is Nadine Donders actief bezig met het organiseren van skiclinics in Zoetermeer voor het aangepast Staand skiën. Locatiecommissie Lucy Spee doet verslag. Er zijn veel gebieden bezocht en beschreven. Op dit moment zijn ze moeilijk terug te vinden op de site. Samen met Pieter Hanegraaf gaat de commissie hier iets aan doen. Het blijkt, dat voor veel mensen de stap om alleen te gaan skiën met huurmateriaal te groot is. De commissie heeft ook skischolen en verhuurbedrijven bezocht en hier de mogelijkheden in verkend. Hieruit blijkt, dat er wel mogelijkheden zijn voor lessen en eventuele reparatie van materiaal mogelijk is in Frankrijk. Deze informatie komt nog op de site. Commissie skileraren Rob Reijmers doet verslag. Vorig jaar opleiding voor skileraren gehad en afgelopen jaar afgerond. Er zijn weer uitstekende skileraren bijgekomen. Er wordt samengewerkt met de NskiV. Voor komend jaar wordt weer een interne opleiding gepland. Komend jaar goed bemand. Skiën Nederland Johan Godfried doet verslag. De aanmeldingen om te begeleiden waren erg laag dit jaar. Uiteindelijk is het wel goed gekomen. Voor de derde periode zijn er nog wel begeleiders nodig. Johan vraagt zich af of er meer druk op deelname van de begeleiders zou kunnen komen. Het komt nu vaak op dezelfde mensen neer. • Fred van Huis: hij is zich er van bewust, dat veel mensen nu nog niet hun agenda willen vullen met afspraken in december. Veel begeleiders zijn ook nog actief op andere gebieden (materiaal, VGW-‐SKIOSK). De verwachting is, dat als je de mensen wakker schudt via de mail er voldoende begeleiders zich zullen aanmelden. 8. Bestuursverkiezing Rooster van aftreden Zowel Hans Dessauvagie als Romy Steenbeek zijn aftredend en stellen zich niet beschikbaar. De voorzitter bedankt beide mensen voor hun inzet en geeft ze namens de leden een presentje. Voorstel nieuw bestuurslid Jeep stelt Britta Bouma voor als nieuwe penningmeester. Zij heeft het afgelopen jaar al meegedraaid met de VGW. De leden stemmen in met dit voorstel. Jeep verwelkomt haar als nieuw bestuurslid. 9. Toelichting SGW bestuur over haar jaarverslag Deze toelichting is al eerder tijdens deze vergadering gegeven. 10. Rondvraag Jack Koster: Bedankt het bestuur voor het fantastische verenigingsjaar. Evert Verhoeven: Wordt de prijs voor de Staande reis nu aangepast? Antwoord: Bestuur kijkt hiernaar en geeft binnen een week antwoord. Roel Dooremaal: Feliciteert Rob Reijmers met de Koninklijke onderscheiding en maakt tevens een compliment voor Hans namens de kascontrole.
4
Tina Kos:
Nadine Donders: Antwoord:
Nadine Donders:
Nadine Donders: Bestuur:
Heeft samen met Diek Scholten een fotoboek samengesteld over 30 jaar VGW. Het eerste boekje gaat naar de oprichter van de VGW en het volgende boekje naar Jeep. Erg leuk initiatief! Hoe zit het met de nieuwe reisleider van de Kinderreis en de reis zelf? Er is een voorstel vanuit Diek Scholten en Karlijn Veth om dit jaar 1 reis te organiseren voor de kinderen. Deze reis wordt gedaan door Diek Scholten, Karlijn Veth en Renilde Huizinga. Het gaat hier om een voorstel en het bestuur moet hier nog een besluit in nemen. De ALV is niet de plek om daar nu over in discussie te gaan. Zou het jammer vinden als het besluit om 1 kinderreis te organiseren zou plaatsvinden. Er was immers afgesproken om de reizen maximaal 25 kinderen te laten zijn. Nadine gaat nog skiclinics geven, dit zouden nog deelnemers kunnen opleveren voor de kinderreis. Is aangenaam verrast dat de skiclinics goed lopen en dat de organisatie en hulp van andere commissies zo soepel verlopen. Tijdens de opening van de VGW-‐SKIOS is er een ballonnenwedstrijd geweest. Deze is gewonnen door Lesley Hakemulder.
11. Sluiting De voorzitter sluit om 15.35 uur de vergadering.
5
