Bouwend Nederland biedt al zijn afdelingen een eigen webomgeving met content uit centraal beheerde informatiebronnen
Bouwend Nederland realiseerde met Microsoft SharePoint Server 2007 een effectieve doelgroepencommunicatie waarvoor alle geledingen binnen de vereniging content aanleveren. Deze informatie wordt automatisch op de juiste sites gepubliceerd, zodat medewerkers en leden snel geïnformeerd worden.
Inleiding Bouwend Nederland, de vereniging van bouw- en infrabedrijven, is ontstaan uit een fusie van diverse belangenverenigingen in de bouw- en infrasector. Verenigingen als AVBB, Bouwned en VIANED zijn in 2005 opgegaan in de structuur van Bouwend Nederland. Met ongeveer 5000 leden is de vereniging de grootste werkgeversorganisatie in de bouw. De sector was in 2006 goed voor een omzet van ca. 45 miljard euro.
Meer communicatie met de doelgroepen Jan Boeve is verantwoordelijk voor Brancheontwikkeling en Verenigingszaken bij Bouwend Nederland. “Sinds de fusie telt Bouwend Nederland vijf regiokantoren, zeven secties en zestig afdelingen. Wil je die met zijn allen optimaal laten samenwerken, dan moet je een omgeving scheppen waarin je medewerkers over alle aanwezige informatie kunnen beschikken. Een omgeving, waarin zij informatie kunnen uitwisselen en gemakkelijk met hun collega‟s kunnen delen. Een omgeving ook, vanwaaruit zij passende informatie naar hun doelgroepen kunnen communiceren.”
Uitdaging - centraal opslaan en decentraal beheren
Om hier invulling aan te geven, had Bouwend Nederland één geïntegreerd webplatform voor ogen. Jan Boeve: “Zodra een beleidsstuk klaar is moet daar een „podium‟ voor zijn. Het internet is daarvoor een prima medium, omdat je alle aanwezige kennis via die weg kunt delen met anderen. Wat we echter niet willen is een omgeving waarin webredacteuren voortdurend bezig moeten zijn om de informatie up to date te houden.” Dave Kiwi is IT-specialist bij Sparked. Deze Microsoft Certified Partner stelt organisaties in staat medewerkers, leden en partners effectiever te laten samenwerken via het web. Kiwi: “Bouwend Nederland is een organisatie met werkgroepen door het hele land. Je hebt dus te maken met een decentrale omgeving: afdelingen die elk via hun eigen webomgeving hun doelgroepen moeten kunnen informeren, terwijl je toch centraal de regie wilt houden over de content en centraal wilt kunnen regelen wie wat met de informatie mag en kan.”
Oplossing – Integraal webplatform met Microsoft-technologie Dave Kiwi van Sparked: “De structuur van Bouwend Nederland met regiokantoren, secties en afdelingen lijkt op het eerste gezicht vrij complex. Wil je daar een adequate oplossing voor bouwen, dan hangt veel af van de tool die je kiest.” Eerder al had Bouwend Nederland zijn ERP-omgeving succesvol ingericht met Microsoft Dynamics AX. Doorbordurend op het Microsoft IT-platform bleek Microsoft Office SharePoint Server 2007 geïntegreerd met het Web Content Management framework van Sparked een logische keuze. Dave Kiwi: “MOSS 2007 biedt de mogelijkheid om informatie centraal op te slaan en decentraal te beheren en sluit dus goed aan bij wat Bouwend Nederland wil. Bovendien biedt MOSS 2007 de mogelijkheid om de toegang tot content en sites te beperken naar gelang de doelgroep. Dit is onder andere mogelijk door een koppeling met Dynamics AX.”
Implementatie Over de realisatie van de nieuwe webomgeving vertelt Dave Kiwi: “We hebben het SharePoint platform van Bouwend Nederland voorzien van een „mediabank‟, een centraal digital asset management systeem voor de opslag van artikelen, documenten, FAQ‟s, foto‟s, video‟s, etc. Doordat alles van metadata kan worden voorzien, is de content op basis van deze metadata
automatisch te ontsluiten voor specifieke SharePoint sites en/of doelgroepen op het Bouwend Nederland platform. Op dit moment zijn er 50 extern gerichte SharePoint sites actief en dit aantal zal de aankomende periode richting de 100 doorgroeien.” Jan Boeve: “De medewerkers van onze organisatieonderdelen zijn zelf verantwoordelijk voor hun content. Het is hún taak deze te beheren, te publiceren en autorisaties te definiëren. Doordat de informatie automatisch voor een of meerdere sites wordt ontsloten, profiteren we van een effectieve distributie van content. Onze pagina‟s zijn altijd actueel en worden voortdurend bijgewerkt en vernieuwd, zonder dat onze medewerkers geplaagd worden door arbeidsintensieve redactieprocessen.”
Met de hedendaagse MOSS 2007-technologie hebben we nu voor alle informatie een „podium‟, het web!” Jan Boeve, Bouwend Nederland
Dave Kiwi: “Aanpassingen in de (centrale) content worden automatisch op de sites bijgewerkt. Daarmee bespaar je veel redactietijd en verhoog je de kwaliteit van je content. Die kwaliteit is mede gegarandeerd, omdat we een personificatiecomponent hebben ingebouwd. Daarmee wordt van iedereen een profiel aangemaakt, op basis waarvan wordt bepaald welke content iemand kan en mag aanleveren.” Wie nu naar www.bouwendnederland.nl gaat, vindt daar dagelijks wisselende pagina‟s. Een belangrijke service die Bouwend Nederland – naast alle ledeninformatie - op zijn site wil bieden is specifiek nieuws en praktische informatie voor de bouwsector. Jan Boeve: “Behalve dat we zelf onze eigen informatie publiceren, ontsluiten we op het platform ook content van externe bronnen, zodat we echt het fullservice portal voor de bouw kunnen zijn. Zo is Bouwweer TV van Meteoconsult een belangrijk dagelijks item voor de bouwsector, evenals verkeersinformatie.” Dave Kiwi: “Dat is het mooie van het MOSS 2007-platform. Je kunt namelijk heel gemakkelijk gegevens van derden in je eigen site verwerken.”
De voordelen
Bouwend Nederland beschikt nu over een flexibel platform voor portals, contentmanagement en collaboration. Jan Boeve: “De nieuwe omgeving is voor onze leden een belangrijke bron van informatie geworden en wordt door onze medewerkers vooral gezien als een goede ondersteuning bij een nieuwe manier van werken, waarbij open communicatie met onze doelgroepen centraal staat.” De voordelen zijn talrijk: medewerkers kunnen eenvoudig nieuwe websites lanceren compleet met contentdeling, informatie wordt centraal opgeslagen en is voor alle betrokkenen gemakkelijk bereikbaar, decentrale redactieprocessen stellen beleidsmedewerkers in staat snel en actueel met de doelgroepen te communiceren etc. De invoering van zo‟n geïntegreerd platform maakt het bovendien mogelijk om ICT kosten te verlagen, processen te stroomlijnen en communicatie te intensiveren.
Toekomst – Web TV Nu Bouwend Nederland al enige tijd met het nieuwe SharePoint platform aan de slag is duiken er vanzelf nieuwe wensen op. Jan Boeve: “Zo bestuderen we meer mogelijkheden voor uitbreiding van onze Web TV activiteiten. Het plaatsen van webcams op bijzondere bouwprojecten bijvoorbeeld behoort tot de mogelijkheden. Zo kan het publiek meekijken hoe de bouw vordert.”
Eisen
Flexibel platform voor portals, contentmanagement en collaboration
Centraal beschikbaar stellen van content
Kennis delen
Werkgroepen rechtstreeks met doelgroepen laten communiceren
Mogelijkheid om content van derden te betrekken
Minimale redactie-inspanningen
Voordelen
Content wordt effectiever gebruikt
Snel lanceren van websites met info voor doelgroepen
Effectief redactieproces, waarbij gehele organisatie betrokken is
Ontsluiten van content van derden
Producten
Microsoft Office SharePoint Server 2007 – www.microsoft.nl/sharepoint
Sparked Web Content Management framework
Links
Bouwend Nederland - www.bouwendnederland.nl
Sparked - www.sparked.nl
