Burgemeester en Wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht
Telefoon 030 - 286 10 00 Fax 030 - 286 12 24 www.utrecht.nl
De leden van de commissie Mens en Samenleving
Behandeld door
A.B. Vernooij
Datum
22 maart 2011
E-mail
[email protected]
Onderwerp
Organisatie- en formatieplan
Doorkiesnummer Bijlage(n)
Uw kenmerk
286 56 34
Organogram afdeling Werk en Inkomen
Uw brief van
Ons kenmerk
Verzonden
11.039765
afdeling Werk & Inkomen
Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden
Geachte leden van de commissie, Inleiding Op 22 maart 2011 hebben wij het organisatie- en formatieplan van de afdeling Werk en Inkomen (voorheen: afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid/ Inburgering) definitief vastgesteld. De nieuwe organisatie gaat van start per 30 mei 2011. Met deze brief informeren wij u over de hoofdlijnen van het organisatie- en formatieplan en de achtergrond daarvan. In 2009 is de afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid doorgelicht door bureau Berenschot. Hieruit kwam de conclusie naar voren dat de afdeling goede resultaten boekt, maar in vergelijking met andere gemeenten met te veel personeel werkt. In het Masterplan - vastgesteld door het College op 9 maart 2010 - is aangegeven dat aanzienlijk bespaard moet worden en hoe we dat kunnen realiseren. In de eerste plaats door de bedrijfsvoering op orde te brengen en in de tweede plaats door vernieuwing van de dienstverlening. Naar aanleiding hiervan is een nieuw dienstverleningsconcept ontwikkeld. Het dienstverleningsconcept is eerder dit jaar in uw vergadering besproken. Het dienstverleningsconcept vormt de basis voor het organisatie- en formatieplan. De afdeling wil de goede resultaten, onder andere in termen van uitstroom en klanttevredenheid behouden en tegelijkertijd de organisatie efficiënter en effectiever maken. Om dit te bereiken zal binnen de afdeling anders gewerkt moeten worden waarbij de principes klantgericht, zakelijk en samenwerken voorop staan. Er zal veel gerichter gestuurd moeten worden op resultaten en de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Een belangrijke rol om dit te bereiken is daarmee weggelegd voor het management. Het management is sterk vernieuwd. Met de start van de nieuwe organisatie volgt René Groen als afdelingshoofd Loes Neeft op. Het nieuwe dienstverleningsconcept zal vanaf 2011 worden ingevoerd en vervolgens verder worden ontwikkeld in de aanloop naar het nieuwe Stadskantoor in 2014. In het nieuwe Stadskantoor zal op vijf frontoffice-vloeren een meer gezamenlijke en integrale vorm van dienstverlening worden vormgegeven. Uitgangspunt is een vergaande digitalisering, zonder papieren archieven en klantdossiers. De twee huidige werkpleinen in de stad (Willem Dreeslaan en ’t Goylaan) zullen opgaan in één werkplein in het Stadskantoor waar alle vormen van publieksdienstverlening bij elkaar zitten. Uitgangspunt is dat het Werkplein in de wijk Leidsche Rijn zal blijven bestaan. De afdeling staat voor grote opgaven de komende tijd. Dit blijkt onder meer uit de plannen van het kabinet, waarin veranderingen zijn aangekondigd voor de sociale zekerheid die ingrijpende
Burgemeester en Wethouders
Datum 22 maart 2011
Ons kenmerk 11.039765
consequenties hebben voor de diensten van de afdeling Werk en Inkomen en de omvang van de organisatie. De middelen voor inburgering worden afgebouwd naar nul, er komt één regeling voor de onderkant van de arbeidsmarkt waarin WWB, WSW en Wajong worden samengebracht, de inkomensvoorziening voor kunstenaars (WWIK) wordt afgeschaft, het handhavingsregime wordt strenger en er wordt flink gekort op de re-integratiebudgetten van gemeenten en UWV en op de bemiddelingsfunctie van UWV. Voor de Wmo kunnen gemeenten rekenen op nieuwe taken, die worden overgeheveld uit de Awbz: dagbesteding en begeleiding. Het organisatiemodel is modern en flexibel. Hierdoor is het gemakkelijk om te anticiperen op deze veranderingen in wet- en regelgeving of op maatschappelijke ontwikkelingen, zonder hiervoor de organisatiestructuur te hoeven aanpassen. In 2014 moeten de taakstellingen van de afdeling Werk en Inkomen gerealiseerd zijn en willen we geheel en al op een nieuwe manier werken. De totale opgave voor de afdeling is een besparing van 200 fte, 116 fte zijn afkomstig uit het Masterplan en 84 fte vanwege de afbouw van inburgering. Deze forse inkrimping van het personeelsbestand heeft grote impact in kwantitatieve (200 op 679 fte) en kwalitatieve zin, aangezien dit betekent dat er veel strakker gestuurd zal moeten worden op resultaten maar ook op de dienstverlening en bedrijfsvoering. Bij de nieuwe opgave van de afdeling en de veranderingen hoort ook een nieuwe naam: afdeling Werk en Inkomen. Missie en visie De missie van de afdeling Werk en Inkomen luidt: de afdeling wil ervoor zorgen dat zoveel mogelijk mensen financieel zelfstandig kunnen zijn en in staat zijn te participeren en daarmee een bijdrage te leveren aan de samenleving. De dienstverlening is klantgericht en zakelijk en we werken zoveel mogelijk samen. In de visie staan drie kernwaarden centraal die de identiteit van de organisatie samenvatten: klantgericht, zakelijk en samenwerken. Deze kernwaarden vormen de basis voor de nieuwe organisatie. Ordeningsprincipe hoofdstructuur Als ordeningsprincipe van de hoofdstructuur hanteren we de werkprocessen. Deze indeling sluit aan bij de visie op de klant en de ambitie van integrale dienstverlening aan de klant. Bovendien zorgt deze indeling ervoor dat op MT-niveau de discussies plaatsvinden over de aansluiting van front- en backoffice. Dit zorgt voor checks and balances in de organisatiestructuur, immers de units hebben elkaar nodig om te komen tot een goed resultaat en zullen elkaar dus ook moeten aanspreken op fouten. Management Onder het afdelingshoofd kent de afdeling Werk en Inkomen twee managementlagen: unitmanagers en teamleiders. Deze leidinggevenden vervullen een cruciale rol. Van MT leden en teamleiders wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geven en betekenis geven aan de kernwaarden in de aansturing van de organisatie. Zij moeten vorm geven aan de nieuwe cultuur van de organisatie, waarin een goed evenwicht wordt gevonden tussen de vraag van de klant en een zakelijke en resultaatgerichte houding en werkwijze van de afdeling. Het vernieuwde management kan uitvoering geven aan deze opdracht. Ruimte voor flexibiliteit Organisatieverandering is aan de orde van de dag, zeker in de sociale zekerheid is een organisatie nooit uit ontwikkeld. Daarom is het belangrijk dat we in ons nieuwe organisatie- en formatieplan voldoende flexibiliteit inbouwen. Dit realiseren we door de volgende elementen te introduceren:
Meer algemene functiebeschrijvingen;
Het organiseren van vakoverleggen over teams heen, waarin dezelfde functionarissen zitten;
Projectmatig werken in te zetten als competentie die zowel van medewerkers in de staf en de uitvoering als van leidinggevenden wordt verwacht; 2/5
Burgemeester en Wethouders
Datum 22 maart 2011
Ons kenmerk 11.039765
Een goede verbinding te maken tussen staf (BJZ en Bedrijfsbureau) en uitvoering;
Tot slot wordt flexibiliteit beoogd in de teams waar veel klantcontacten zijn. Werk en Inkomen heeft immers te maken met fluctuaties in het klantenbestand en moet daarop kunnen anticiperen.
Hoofdstructuur De hoofdstructuur van de afdeling Werk en Inkomen bestaat uit een afdelingshoofd en daaronder vijf units. Drie units in de uitvoering en twee stafunits. Het organogram van de organisatie treft u aan in de bijlage. Unit Werk In deze unit zijn de activiteiten gericht op uitstroom van klanten naar werk. Alle (nieuwe) klanten komen met hun vragen in eerste instantie terecht bij de integrale frontoffice via het kanaal dat zij zelf kiezen. De vragen per telefoon, digitaal of per post komen terecht bij de helpdesk. Voor baliebezoek komt men bij de werkpleinen of op de Jacobsweerd. Per 1 juni zijn er in principe1 nog vier balies: ’t Goylaan, Willem Dreeslaan, Leidsche Rijn en Jacobsweerd (op de Domstraat en de Kaatstraat verdwijnen de balietaken). Met de komst van het nieuwe stadskantoor per 2014 zijn er nog twee locaties, één op het stadskantoor en één in Leidsche Rijn. In de frontoffice Werk komen multidisciplinaire teams, waarin werkcoaches, matchers, schuldhulpverlening en handhaving samenwerken. Voor de jongeren blijft een apart team bestaan, afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie van de WIJ en de wensen en ambities van uw raad. Naar aanleiding daarvan kunnen nog veranderingen optreden. Een deel van de medewerkers van Werk030 wordt gepositioneerd in de teams Werk. De overige huidige medewerkers van Werk030 blijven werkzaam in hun huidige functie, totdat duidelijk is (1) op welke wijze de regionalisering van het werkgeversservicepunt wordt vormgegeven, waarbij de gemeente Utrecht inzet op verbreding en regionalisering in samenspraak met de ketenpartners, én (2) het onderzoek naar uitbesteding van de jobhunting is afgerond. Unit Participatie De unit Participatie is er voor alle klanten (ook jongeren) zonder direct perspectief op werk, inburgeraars (zonder direct perspectief op werk) of werkenden met een inburgeringsvraag en voor alle Wmo-klanten die een individuele voorziening nodig hebben. Ook hier werken we met multidisciplinaire teams waarin participatiecoaches en relatiebeheerders samenwerken met trajectbegeleiders schuldhulpverlening en handhaving. De unit heeft haar netwerk richting maatschappelijke organisaties, zoals welzijn, maatschappelijke opvang, zorginstellingen buurtwerk, GG&GD, taalaanbieders en Vluchtelingenwerk. In deze unit zit een belangrijke opgave om de personeelsreductie te behalen. Als gevolg van het beëindigen van Inburgering, neemt de formatie van deze unit fors af. Voor Vluchtelingen handhaven we de één-loketgedachte. Voor Dak- en thuislozen blijft de Brede Centrale Toegang de plek waar de diagnose wordt gedaan, zodat een integrale diagnose op alle leefgebieden kan plaatsvinden waarna de best mogelijke dienstverlening kan worden ingezet. Unit Backoffice In de backoffice worden alle administratieve taken verricht voor de verstrekking van de uitkering, andere financiële regelingen maar ook de afhandeling van schuldregelingen en budgetbeheer. Alle regelingen worden hier uitgevoerd waarop inwoners van de gemeente Utrecht met een laag inkomen een beroep kunnen doen, zoals bijzondere bijstand, de U-pas, de langdurigheidstoeslag en de reserveringstoeslag. Tevens is de helpdesk voor de WWB en Wmo (de kanalen telefoon, digitaal en post) hier georganiseerd. Binnen de teams Beheer Inkomensvoorziening is voorzien in een efficiencyslag als gevolg van verdergaande digitalisering van de klantdossiers en werkvoorraden.
3/5
Burgemeester en Wethouders
Datum 22 maart 2011
Ons kenmerk 11.039765
Formatieomvang en realisering taakstelling Begin 2010 heeft de afdeling (inclusief inburgering) een formatie van 679 fte. In totaliteit moet de formatie met 200 fte afgebouwd worden naar 479 fte per 2014. De taakstelling volgt uit de vaststelling van het Masterplan (116 fte) en de afbouw van inburgering (84 fte). Uitgaande van de beginsituatie in 2010 ontwikkelt de formatie zich als volgt: Jaar
Formatie per 01/01
Taakstelling in jaar Formatie per 31.12
2010
679
50
629
2011
629
47
582
2012
582
36
546
2013
546
67
479
2014
479
De taakstelling in 2010 is gerealiseerd. Als uitgangspunt voor voorliggend organisatie- en formatieplan is de formatie per 1 januari 2011 genomen van 629 fte en de resterende taakstelling van 150 fte. De formatie per 2014 komt daarmee op 479 fte. De afbouw kan worden gerealiseerd omdat een deel van de huidige taken niet meer wordt uitgevoerd, of in de nabije toekomst wordt beëindigd, zoals inburgering. Daarnaast zal anders gewerkt moeten worden, waarbij de principes klantgericht, zakelijk en samenwerken voorop staan. We maken gebruik van de mogelijkheden die verdergaande digitalisering en ICT-toepassingen bieden. Zo zullen we de dienstverlening via internet uitbreiden maar gaan we ook over op digitalisering van dossiers en werkprocessen. In kwalitatieve zin ligt de opgave in het realiseren van een strakkere sturing op teams, processen en resultaten, een zakelijker houding en meer uniformiteit in werkwijze tussen de verschillende teams. Een belangrijke rol om dit te bereiken is daarmee weggelegd voor het management, zowel MT-leden als teamleiders. De besparing van de 150 fte wordt als volgt gerealiseerd:
Management en coördinatie: 15,5 fte;
Klantmanagement van werkcoaches, participatiecoaches en relatiebeheerders (met name als gevolg van de afbouw Inburgering): 38 fte;
Overige functies binnen units Werk en Participatie: 8 fte (2 fte medewerker Nieuwe aanvragen, 2 fte medewerker Informatie en advies bij overgang naar Stadskantoor, 2 fte beëindiging regeling Vangnetbanen, 2 fte Bouwkundig medewerker);
Efficiënter werken in de backoffice: 18 fte (9 fte inkomen, 4 fte flexteam, 4 fte handhaving en 5 fte bij terugvordering en verhaal);
Staf en ondersteuning (deels ook als gevolg van de afbouw Inburgering): 15 fte;
Andere wijze van kwaliteitsborging: 24 fte;
Verminderen administratieve functies: 5,5 fte;
Overig. Betreft beëindiging van diverse specialistische en solitaire functies: 22 fte (waaronder 3 fte maatschappelijk werk en 2 fte wijkconsulent).
Realisatie taakstelling Met de uitvoering van het organisatie en formatieplan wordt de taakstelling per 2014 van € 6 miljoen op de organisatie van de afdeling Werk en Inkomen gerealiseerd alsmede de afbouw van inburgering. 4/5
Burgemeester en Wethouders
Datum 22 maart 2011
Ons kenmerk 11.039765
Uitbesteding Voor verschillende onderdelen van de afdeling zullen onderzoeken worden gedaan naar de mogelijkheden van uitbesteding (zowel intern als extern). In het dienstverleningsconcept is dit nader toegelicht. Op het moment dat hierin verdere stappen worden gezet zal hiervoor het formele besluitvormingstraject worden gevolgd inclusief de daarbij behorende financiële en personele consequenties. Communicatie De klanten en ketenpartners zullen op een adequate wijze worden geïnformeerd over de veranderingen in het dienstverleningconcept en de reorganisatie bij de afdeling Werk en Inkomen.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, De secretaris,
De burgemeester,
5/5
