Burgemeester en Wethouders Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 030 - 286 10 00Fax 030 - 286 12 24 www.utrecht.nl
Gemeenteraad Utrecht
.
Behandeld door Doorkiesnummer E-mail Bijlage(n) Uw kenmerk Uw brief van
L. de Wit 030 - 286 84 82
[email protected] Zie onderaan
Datum Ons kenmerk Onderwerp
28 oktober 2014 14.500723 TivoliVredenburg
Verzonden 28 oktober 2014 Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden
Geachte dames en heren, In deze brief willen wij u, zoals aangekondigd in de brief van 10 juni 2014 en 19 september 2014, informeren over alle aspecten die de start van TivoliVredenburg aangaan. TivoliVredenburg is op 3 juli 2014 officieel geopend door koning Willem Alexander. Voor het publiek werd het gebouw geopend met een openingsfestival, met als hoogtepunt het optreden van Kyteman met het Radio Filharmonisch orkest. TivoliVredenburg is een succes. De reacties van de bezoekers, artiesten en de recensies in de media over TivoliVredenburg zijn overwegend positief. Het gebouw is even uniek als vernieuwend in zijn opzet. De vijf zalen met elk zijn eigen karakteristiek blijken ieder voor zich een uitstekende akoestiek te hebben. TivoliVredenburg heeft ondertussen al onderdak geboden aan een aantal succesvolle festivals, zoals het Festival Oude Muziek en het Nederlands Filmfestival. En er zijn nieuwe festivals op komst: Catch, Buma Classical Convention en Ramblin’Roots.Dit jaar worden er, inclusief de festivals, ca. 635.000 bezoekers verwacht, bijna 190.000 meer dan geraamd. Dit zal ook tot uiting komen in hogere baten. Dit is een goed resultaat, zeker in aanmerking genomen dat het een periode was van proefconcerten, festivals, oefenen en het gebouw inregelen. Kortom, een goede start van een, zelfs voor Europese begrippen, bijzonder muziekgebouw. Deze positieve start is des te bijzonder omdat de opstart ook nog wel met de gebruikelijke problemen gepaard gaat. De organisatie TivoliVredenburg werkt bijzonder hard om de resultaten tot nu toe te bereiken en zich verder te verbeteren. Wij hebben u eerder op de hoogte gesteld van een aantal oplever- en inregelpunten die in het gebouw spelen, waaronder de geluidsoverdracht van de popzaal (Ronda) en jazz-zaal (Cloud-Nine) naar de kamermuziekzaal (Hertz). Ondertussen kennen we de belangrijkste maatregel die nodig is om de problemen op te lossen ten aanzien van de geluidsoverdracht tussen Ronda en Hertz en weten we wat nodig is om de nazorg tot een goed einde te brengen en het gebouw optimaal te kunnen benutten. Uit een eerste voortgangsrapportage van TivoliVredenburg blijkt dat –naast de positieve ontvangst door het publiek- de opstartproblemen ook financieel hun weerslag hebben op de exploitatie van het gebouw. De kosten zijn namelijk nu aanzienlijk hoger dan in de begroting opgenomen. Wij willen de nieuwe organisatie en het nieuwe gebouw in staat stellen de aanloopproblemen te overwinnen en stellen daarom voor de incidentele tekorten te dekken. Overigens geeft deze voortgangsrapportage
Burgemeester en Wethouders Datum
28 oktober 2014
een beeld tot en met 1 september 2014 en kan deze dus nog niet worden gezien als een harde vaststelling van de tekorten, zeker niet voor de langere termijn. De vooraf gegeven garanties komen wij na en voorzien ook in eventuele tekorten in de exploitatie. In gesprek met TivoliVredenburg onderzoeken wij komende twee jaar hoe we de exploitatie structureel op orde te krijgen. In het vervolg van deze brief lichten wij achtereenvolgens de onderwerpen geluid, nazorg, en exploitatie uitgebreider toe. Volledigheidshalve behandelen we ook de stand van zaken rond de sponsoring van het gebouw.
Geluid Afgelopen voorjaar bleek uit metingen dat het geluid uit de Ronda (pop) en Cloud Nine (jazz) nog te veel te horen is in Hertz (kamermuziek). In cijfers uitgedrukt: van de 105 dB die in de popzaal conform het bestek van het gebouw opgewekt mag worden, bleek, bij bepaalde toonhoogtes, nog ca. 33 dB in de Hertz hoorbaar te zijn, terwijl de eis 20 dB is. Er moest dus nog 13 dB worden gereduceerd. Dit is noodzakelijk, omdat het hele idee achter het gebouw is dat in verschillende zalen, dus ook in Hertz en Ronda, gelijktijdig optredens mogelijk zijn. Vanaf de zomervakantie tot nu wordt door adviesbureau Level Acoustics, samen met alle andere betrokken partijen, gezocht naar de oorzaak van dit “geluidslek”. Daarbij hebben zij zich in eerste instantie geconcentreerd op de overdracht van het geluid tussen Ronda en Hertz. Dit omdat de geluidsoverdracht tussen deze zalen programmatisch de meeste consequenties heeft, en dus ook negatieve gevolgen heeft voor de exploitatie van het gebouw. Het onderzoek, aan de hand van herhaalde geluids- en trillingsmetingen en modellenberekeningen, heeft tot nog toe opgeleverd dat bij concerten in de Ronda nog 29 dB hoorbaar was op verschillende toonhoogtes. Dus nog een geluidsisolatie tekort van 9 dB. Iets beter dan de metingen in het voorjaar, maar nog onvoldoende. De reden van deze betere meetresultaten is, dat nu gebruik gemaakt kon worden van de door TivoliVredenburg gebruikte geluidsinstallatie en dat deuren en andere afsluitingen beter afgesteld zijn. Uit deze analyses en metingen is de conclusie getrokken dat de vier kolommen, die zich tussen de Ronda en de Hertz bevinden (zichtbaar op plein 6), de grootste oorzaak zijn van de geluidsoverdracht. De oplossing hiervoor is het aanbrengen van “veren” in deze kolommen. Deze worden vanaf begin januari aangebracht. De eerste twee weken kan dit voortvarend gebeuren, omdat op verzoek van de gemeente TivoliVredenburg dan nauwelijks programma heeft. De weken erna zullen de werkzaamheden, voor zover de activiteiten van TivoliVredenburg dat toelaten, moeten worden voortgezet tussen de programmering door. De verwachting is daarom een doorlooptijd van de werkzaamheden van 12 tot 15 weken. De kosten van deze maatregel zijn begroot op rond de 300.000 euro. Deze kosten worden vooralsnog opgevangen in het nazorgbudget van het bouwkrediet. Vooralsnog, omdat we de aansprakelijkheid voor deze kosten juridisch zullen laten vaststellen. De gevolgschade voor het niet gelijktijdig kunnen programmeren wordt door TivoliVredenburg vooralsnog berekend op ca.400.000 euro in 2014 en 600.000 euro in 2015. Deze is opgenomen in de voortgangsrapportage van TivoliVredenburg. Daarna worden de geluidsmetingen tussen Ronda en Hertz herhaald. De verwachting is nu dat de maatregel met de veren leidt tot een resterend vraagstuk van 2-4 dB. Een nieuwe ontwikkeling in dit verband is ook dat er door een groot aantal muziekpodia, waaronder TivoliVredenburg, in het kader van de gehoorbescherming een convenant is afgesproken om maximaal een gemiddeld geluidsniveau van 103 dB te produceren. Afhankelijk van de opnieuw gemeten geluidsniveau’s na het aanbrengen van de veren, de gevolgen voor de exploitatie en de eventueel nog te nemen maatregelen en de kosten hiervan zullen we –in overleg met TivoliVredenburg- in het voorjaar een nieuwe integrale afweging maken. Mochten deze aanpassingen nodig zijn en wij ertoe besluiten, dan zullen de werkzaamheden rond de zomer worden uitgevoerd. Parallel zal ook nog het onderzoek naar de geluidsoverdracht tussen Cloud-Nine en Hertz worden afgerond. Dit onderzoek heeft minder prioriteit omdat er nauwelijks tot geen gevolgen zijn voor de exploitatie van TivoliVredenburg. 2/6
Burgemeester en Wethouders Datum
28 oktober 2014
Voor het oplossen van de geluidsoverdracht hebben we alle betrokken partijen nodig. Alle energie is nu gericht op oplossen van de geluidsoverdracht. Nadat het probleem is verholpen zal juridisch bepaald worden wie aansprakelijk is voor de kosten.
Nazorg In de periode direct na oplevering van het gebouw zijn alle reguliere opleverpunten geïnventariseerd en met de aannemer is herstel overeengekomen. Het betreft dan punten uit het proces verbaal van oplevering, dus maatregelen om aan de bouwspecificaties te voldoen. Naast deze punten is door de proefconcerten en het gebruik van het gebouw na de opening steeds duidelijker geworden wat het gebouw aankan. De maanden na de oplevering is nadrukkelijk gebleken dat het gebouw een aantal functionele aanpassingen behoeft om optimaal te kunnen functioneren. Het betreft hier dus geen opleverpunten maar maatregelen waaruit nu, bij ingebruikname van het gebouw, blijkt dat ze essentieel zijn voor een goede exploitatie. Dit zijn punten die te maken hebben met veiligheid van bezoekers, crowd-management, klimaatbeheersing, duurzaamheid, exploitatie, toegankelijkheid. Voor de helderheid: het gebouw voldoet aan alle eisen van het bouwbesluit, brandweereisen en dergelijke. Om een paar voorbeelden van deze aanpassingen te noemen: Er zijn beveiligingscamera’s aangebracht in het gebouw, maar er ontbreken er enkele op bepaalde plaatsen, waardoor meer beveiliging moet worden ingehuurd. Deze camera’s worden alsnog aangebracht. De liften stoppen op elke verdieping, waardoor de bezoekers kunnen gaan zwerven door het gebouw, wat om veiligheids- en beheers redenen niet de bedoeling is. Deze worden nu programmeerbaar gemaakt. Het gebouw heeft een geautomatiseerde klimaatbeheersing, maar in de praktijk blijkt dat deze (soms) overruled moet worden door de medewerkers van TivoliVredenburg. Dit is nu te veel softwarematig opgelost, dit moet sneller en eenvoudiger kunnen. Er worden daarom extra bedieningspanelen aangebracht. Verlichtingsschakelingen zijn hier en daar nog niet op niveau tbv sfeer en duurzaamheid. Sluiproutes van bezoekers die zonder kaartjes proberen binnen te komen worden dichtgezet. De veel gebruikte theaterrook in de pop- en dance-zalen blijkt elders in het gebouw de brandmeldinstallatie veelvuldig te doen alarmeren. De rookmelders buiten de zalen zijn hiervoor vervangen door meer geavanceerde melders die niet alleen op rook, maar ook op CO2 en warmte reageren. Dergelijke aanpassingen op basis van eerste gebruikservaringen zijn niet vreemd voor een complex gebouw als TivoliVredenburg. In de praktijk blijken deze investeringen nodig om niet voor onnodige exploitatie- en beheerkosten bij de stichting te komen. Een deel van de exploitatiekosten van TivoliVredenburg wordt veroorzaakt doordat de meeste van deze maatregelen nog moeten worden uitgevoerd. Uit de inventarisatie van TivoliVredenburg en gemeente blijkt dat in de nieuwbouw en oudbouw samen ca. 2,8 miljoen euro aan aanpassingen nodig is. De benodigde investeringen hebben een gebouw gebonden karakter. Conform de Kadernota Vastgoed worden deze investeringen doorberekend in de kostprijs dekkende huur. De jaarlijkse huurverhoging komt dan uit op een bedrag van ca130.000 euro per jaar. Komende jaren en specifiek bij de evaluatie in 2016 zal blijken of en zo ja in hoeverre deze extra huur door TivoliVredenburg kan worden gecompenseerd door lagere exploitatielasten dan wel hogere baten. Contractueel is met TivoliVredenburg vastgelegd dat gemeente 10 jaar garant staat voor huurverhogingen die niet in de exploitatie op te vangen zijn. Gezien de voortgangsrapportage van TivoliVredenburg geldt dit voor deze verhoging. Net als bij de eerdere huurverhoging zal de gemeente de eerste twee jaar garant staan voor deze verhoging van de huur. Overigens is het risico dat deze garantie zou worden ingeroepen in de risicoparagraaf van de gemeentelijke begroting opgenomen. Na twee jaar wordt, bij de evaluatie, de gehele exploitatie opnieuw bekeken. Deze kosten van de huurgarantie kunnen voor de eerste twee jaar worden opgevangen binnen het Programma Vastgoed. Daar is incidenteel ruimte omdat de afschrijvingslasten 2014 voor het gebouw TivoliVredenburg in 2014 lager uitvallen dan begroot. In het MPUV 2014 is voor 2014 rekening 3/6
Burgemeester en Wethouders Datum
28 oktober 2014
gehouden met een heel jaar afschrijvingslasten. De activering vindt echter per 1 juli 2014 plaats, het moment van de finale oplevering. Hierdoor valt een bedrag van incidenteel 280.000 euro vrij. De financieel technische verwerking van kosten en dekking van deze gebouw gebonden investeringen leggen wij bij de Verantwoording 2014 ter besluitvorming aan u voor.
Exploitatie Op 18 oktober 2014 ontvingen wij van TivoliVredenburg officieel de eerste voortgangsrapportage. Die sturen wij u hierbij toe. Uit de rapportage blijkt uitdrukkelijk het succes van de start van TivoliVredenburg. De opbrengsten door eigen inkomsten zijn beduidend hoger dan geraamd, namelijk groeiend van 600.000 euro in 2014 tot 1,1 miljoen euro in 2016. Echter, aan de kostenkant meldt TivoliVredenburg forse (incidentele) tegenvallers ten opzichte van de aannames. Zo zijn er de gevolgen van het geluidslek en het nog niet optimaal functioneren van het gebouw, de hogere kosten voor programma gerelateerde productie en horeca, extra beheerlasten personeel (beveiliging en facilitair), hogere vaste lasten van het gebouw en afnemende subsidie en indexering. Zo meldt de stichting voor 2014 een tekort van ca. 1,7 miljoen euro over 2014 en 2,5 miljoen euro over 2015. TivoliVredenburg voorziet dat deze incidentele tekorten vanaf 2016 door sturing binnen de exploitatie niet meer zullen voorkomen, maar maakt een inschatting van een structureel tekort van ca. 1,1 miljoen euro per jaar als gevolg van structureel hogere beheerlasten (o.a. energielasten, schoonmaak, OZB) van het gebouw dan aanvankelijk geraamd. Daarnaast spelen de aangekondigde bezuinigingen op de subsidie een rol. Het bestuur van de stichting geeft aan voor genoemde incidentele en structurele tekorten geen oplossing te hebben. Eind 2013 spraken Raad en College, mede op basis van een second opinion het vertrouwen uit in de haalbaarheid van de meerjarenbegroting 2014-2017 en de daarvan afgeleide begroting van TivoliVredenburg voor 2014. De actuele melding van incidentele tekorten in 2014 en 2015 en een structureel tekort vanaf 2016 leidt dan ook tot zorgen. Afwijkingen ten opzichte van ramingen op basis van eerste gebruikservaringen zijn op zichzelf niet vreemd bij een dergelijk complex gebouw als TivoliVredenburg en zeker niet zo kort na de start. TivoliVredenburg is immers nog maar net geopend. Analyse en onderbouwing in de tussenrapportage op basis van enkele maanden integraal programma schieten daarom nog tekort voor eenduidige conclusies over het financiële verloop in komende jaren, zeker wat betreft de langere termijn. Wij zullen in de komende maanden - op basis van deze rapportage en het voortschrijdend inzicht met betrekking tot activiteiten, organisatie en financiën – dan ook het gesprek aangaan met TivoliVredenburg over de exploitatievooruitzichten in de periode 2015 t/m 2017. Wij zien 2016 als het maatgevende jaar om beter onderbouwde uitspraken te kunnen doen over de structurele baten en lasten in de exploitatie. In de contracten met TivoliVredenburg is in de zomer van 2016 een evaluatie voorzien. Die halen we naar voren naar begin 2016. Maar gezien de voortgangsrapportage zetten we in 2015 ook de peilstok in de ontwikkeling van de meer structurele kosten. Dit doen we op basis van de kwartaalrapportages van TivoliVredenburg en bijvoorbeeld aan de hand van een second opinion over de cijfers. In de afgesloten contracten met TivoliVredenburg is de garantie klassiek afgesproken, ter hoogte van 2,86 miljoen euro per jaar. Deze is ook opgenomen in de risicoparagraaf van de gemeentelijke begroting. Samen met de festivals programmeerde TivoliVredenburg de eerste maanden ongeveer 40% klassiek en 60% pop/dance ed. Bij de eigen programmering ligt deze verhouding 20% tegen 80%. Deze werkwijze is geheel conform de Motie M89 uit 2013, “Zoek de verbinding en zet in op samenwerking in klassiek”. Uit de subsidieaanvraag 2015 van TivoliVredenburg blijkt dat voor de continuïteit van de organisatie een extra subsidie nodig is. Tevens is duidelijk dat het verwachte exploitatieverlies op korte termijn vooral in gebouw gebonden kosten en opstartkosten zit en slechts gedeeltelijk toe te schrijven is aan 4/6
Burgemeester en Wethouders Datum
28 oktober 2014
de klassieke programmering. De klassieke programmering wordt meer verliesgevend door de hogere kosten en wordt door de nog niet optimaal zijnde exploitatie nog niet gecompenseerd door hogere inkomsten van de pop. Voor de gehele subsidievraag 2015 is nu onvoldoende dekking. Maar rekening houdend met de omvang van de afgegeven Garantie Klassiek kunnen wij in beginsel akkoord gaan met de uitvoering van het activiteitenplan 2015. Bij de Voorjaarsnota 2015 zullen wij voorstellen doen voor de dekking van de aanvullende subsidie 2015 TivoliVredenburg en daartoe de afspraak Garantie Klassiek nader invullen. De geraamde incidentele en structurele tekorten van TivoliVredenburg zullen we collegebreed oppakken conform de daarvoor geldende spelregels. Conform de motie ‘Klein is fijn’ (2006/M032) bewaakt het college dat de aanpak van de financiële problematiek van TivoliVredenburg niet ten koste gaat van de kleinschalige culturele instellingen. Tijdens de behandeling van de programmabegroting zijn ook vragen gesteld over de personeelsreductie. In de voorbereiding naar de nieuwe organisatie TivoliVredenburg heeft in 2009 een forse reorganisatie bij Muziekcentrum Vredenburg plaatsgevonden die leidde tot ca. 30% personeelsreductie. De eind 2013 aanwezige formaties van het Muziekcentrum en Tivoli pasten binnen de formatie van de nieuwe organisatie zoals deze is vastgelegd in het Ondernemingsplan 2014-2017 ‘Maak het mee’ met bijbehorende exploitatiebegroting. De raad heeft dit plan in november 2013 ontvangen en heeft in december ingestemd met de subsidieverlening 2014 gebaseerd op de exploitatiebegroting.
Sponsoring In diverse Planning en Control documenten en ook de laatste bestuursrapportage hebben we de stand van zaken van de sponsoring vermeld. Volledigheidshalve melden we in deze brief ook de stand van zaken rond de sponsoring van het gebouw. Bij het investeringsbesluit voor TivoliVredenburg is de opdracht geformuleerd voor het binnenhalen van sponsoring voor het gebouw. De opdracht wordt uitgevoerd door de gemeente en bij de oprichting van TivoliVredenburg is deze meegenomen als een inspanningsverplichting. We trekken daarin gezamenlijk op. Van de 9 miljoen euro benodigde sponsorgelden is tot nu toe 3,9 miljoen euro ontvangen (Provincie en ASR). De sponsorwerving heeft de afgelopen jaren dus nog niet voldoende opgeleverd en het zal een grote opgave zijn om dit alsnog voor elkaar te krijgen. Het succesvolle openingsprogramma van TivoliVredenburg biedt de mogelijkheid een extra impuls te geven aan de sponsorwerving. In de risicoparagraaf van de gemeentelijke begroting is voor het risico sponsoring bouw TivoliVredenburg een bedrag van 2,9 miljoen euro opgenomen.
Samenvattend: TivoliVredenburg is als Muziekgebouw inhoudelijk zeer succesvol uit de startblokken geschoten! De prognoses van bezoekersaantallen en baten worden ruim overtroffen. Publiek, artiesten en festivalorganisatoren zijn enthousiast. De akoestiek is zeer goed. In de basis is het gebouw dus vol perspectief. Tegelijk is het gebouw door de geluidsoverdracht en een behoorlijk aantal praktische verbeteringen die moeten worden aangebracht, nog niet ingericht voor optimaal gebruik. Ook de organisatie doet nog elk concert ervaringen op om de draaiboeken te verbeteren. Door de aanvullende investeringen –die we verwerken in de kostprijs dekkende huur (en compenseren via de huurgarantie) gaan we, samen met TivoliVredenburg in 2014 en 2015 deze problemen rond suboptimaal gebruik oplossen. De opstartfase van de exploitatie laat om diverse redenen in relatie tot gebouw en organisatie extra (incidentele) kosten zien in de exploitatie van TivoliVredenburg. In gesprek met TivoliVredenburg onderzoeken wij komende twee jaren de jaren hoe hard de genoemde structurele bedragen zijn en of en hoe voor de jaren daarna de resultaten verbeterd kunnen worden, incidenteel, dan wel structureel. In het jaarverslag (over 2014) de voorjaarsnota (2015) zullen we met voorstellen komen om de incidentele exploitatietekorten conform de daarvoor geldende spelregels op te lossen.
5/6
Burgemeester en Wethouders Datum
28 oktober 2014
Utrecht heeft met de bouw van TivoliVredenburg zijn nek uitgestoken en wij willen dan ook, samen met TivoliVredenburg, zorg dragen voor een gezonde toekomst van de organisatie in het bijzondere gebouw.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,
de secretaris,
de burgemeester,
Bijlagen: 1. aanbiedingsbrief en tussenrapportage TivoliVredenburg incl. bijlagen. 2. Onderzoek interne geluidsisolatie TivoliVredenburg, Level acoustics 3. Beantwoording schriftelijke vragen nr. 120 kosten geluidslek en fouten betreffende loonkosten Tivoli Vredenburg
6/6
