Bewaren om te gebruiken Beleidsplan 2006-2010 Gemeentearchief Schiedam
januari 2006
Foto omslag Vastlegging van de vastlegging. Aart de Voogd van der Straaten, medewerker van het Gemeentearchief, maakte in april 1958 deze foto van Jan Roovers (1912-2000), de Rotterdamse fotograaf die in opdracht van het Gemeentearchief het straatbeeld in Schiedam fotografeerde. Roovers is bezig met een fotoreportage over sloopwerkzaamheden aan de Noordvestlaan. Foto: Gemeentearchief Schiedam, A.C. de Voogd van der Straaten, beeldnr. 11526. 2
Inhoud Inhoud .................................................................................................................. 3 Voorwoord ............................................................................................................. 5 Inleiding ................................................................................................................ 7 1. Beleid en strategie ............................................................................................ 8 2. Taken ............................................................................................................ 11 Toezicht en bronverwerving ................................................................................... 11 Beheer en behoud................................................................................................. 14 Ontsluiting en beschikbaarstelling van historische informatie...................................... 18 3. Analyse sterk-zwak-kansen-bedreigingen ........................................................... 25 4. Personeelsmanagement ................................................................................... 27 5. Waardering klanten ......................................................................................... 29 6. Waardering maatschappij ................................................................................. 30 7. Eindresultaten ................................................................................................ 31 8. Knelpunten..................................................................................................... 32
3
Het Gemeentearchief Schiedam bezit 4.314 foto’s van Jan Roovers. Op deze en hierna volgende bladzijden is een deel van de reportage te zien die hij in de jaren 1950 maakte van de sloppen van de Noordvestlaan, ook bekend als ‘Konijnenbuurt’. De herkomst van de naam ‘Konijnenbuurt’ is onduidelijk. Heeft het te maken met het hoge aantal geboorten, met het houden van konijnen als bijverdienste of met het voorkomen van veel wilde konijnen? In 1893 stelde de raad de naam Konijnenbuurt vast als reeds bestaande naam zonder verdere toelichting. In 1924 ging de raad in op het verzoek van de bewoners van die buurt tot naamswijziging in Noordvestlaan. Uit het verzoekschrift: …dat zij bij gebruikmaking van bovenbedoelden naam ter aanduiding van hun woonplaats herhaaldelijk opmerken, dat daardoor de lachspieren van hunne aanhoorders in werking worden gesteld en wanneer deze adresaanduiding buiten Schiedam wordt gebruikt, zij daarbij meermalen de opmerking vernamen, dat die naam "nu weer eens iets belachelijksch Schiedamsch" was… Waarom de naam op de lachspieren werkte, vermeldden de rekestranten helaas niet. Foto: J.F.H. Roovers, beeldnr. 7285.
4
Voorwoord Voor u ligt Bewaren om te gebruiken, het meerjarenbeleidsplan van het Gemeentearchief voor de periode 2006-2010. Dit plan is een uitwerking van het afdelingsplan 2006 dat geënt is op het INK-model en het Cultuurmanifest. Voor het Gemeentearchief waren in het bijzonder van belang de geformuleerde doelen over de elektronische dienstverlening aan burgers en over de invoering van de regiegemeente. Dit plan geeft antwoord op de volgende vragen: Waar staan we nu? Waar willen we in 2010 staan? Hoe gaan we dat bereiken? Bij de beantwoording is als uitgangspunt gehanteerd dat de voor het Gemeentearchief beschikbaar gestelde middelen in de begroting 2006 (€ 1.201.500 inclusief verrekeningen) minimaal gehandhaafd blijven tot en met 2010. Hoofdstuk zeven omvat een tabellarische weergave van de productie in meerjarenperspectief. In één oogopslag is zichtbaar bij welke producten sprake is van een noodzakelijke en goede voortgang (GROEN), van een gewenste en redelijke voortgang (ORANJE) en van een ongewenste en minimale voortgang (ROOD). De in de tabel in rood aangegeven producten komen terug als knelpunten in hoofdstuk acht.
5
Hofje aan de Noordvestlaan. Foto: J.F.H. Roovers, beeldnr. 7279.
6
Inleiding Functies van archieven Archieven zijn van overal, altijd en iedereen. Alle instellingen en personen die hun activiteiten in tekst, beeld of geluid vastleggen, vormen archief. De primaire functie van archieven is een administratieve: ze fungeren als geheugen(steun) voor de archiefvormers. Het belang van archieven is vooral gelegen in de maatschappelijke functie die zij vervullen als collectief geheugen. De geheugenfunctie van overheidsarchieven heeft behalve een administratieve ook een maatschappelijke betekenis, omdat deze van wezenlijk belang is voor de democratische controle, als hulpmiddel voor behoorlijk bestuur en als waarborg voor de rechtsstaat. De individuele burger kan overheidsarchieven raadplegen voor het vergaren van bewijs als hij een zaak wil bepleiten, zowel ten opzichte van de overheid als tegenover andere burgers, of om zekerheid te verkrijgen over aspecten van zijn eigen identiteit, zoals afkomst en persoonlijke geschiedenis. Daarnaast en daarna krijgen sommige archieven op termijn een blijvende maatschappelijke functie als onderdeel van ons gemeenschappelijk cultureel erfgoed. Het gaat dan allang niet meer alleen om de intrinsieke waarde van de in de archieven vervatte gegevens, maar vooral om de betekenis die archiefonderzoekers daaraan toekennen. De wetgever reguleert het beheer van overheidsarchieven, omdat deze een wezenlijke functie vervullen in de democratie. Bovendien schrijft het overheidshandelen geschiedenis doordat het veelal bepalend is voor politiek-maatschappelijke ontwikkelingen. De Archiefwet 1995 verplicht overheidsinstellingen daarom ook hun archieven in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden, en schrijft voor dat raadpleging kosteloos is. Niet-overheidsarchieven (bedrijven, kerkelijke instellingen, verenigingen, families, personen) en documentaire verzamelingen kunnen evenzeer een blijvende maatschappelijke functie krijgen doordat deze uit historisch oogpunt van belang zijn. Hoewel de wetgever voor de blijvende bewaring van dergelijke particuliere archieven en verzamelingen geen dwingende regels heeft gesteld zoals bij de overheidsarchieven, is het opnemen van dergelijke bestanden in archiefbewaarplaatsen in de toelichtingen op archiefwetgeving uitdrukkelijk toegestaan.
Geheugen Het begrip ‘geheugen’ heeft twee kanten, die soms op gespannen voet met elkaar staan. De ene kant is mensgericht, vraaggericht en (inter)subjectief: het geheugen als drager van herinneringen, aansluitend bij de persoonlijke beleving van het verleden. De andere kant is objectgericht, aanbodgericht en meer georiënteerd op objectiviteit: het geheugen als opslagplaats van informatie die op algemene gronden en tot nut van een breed scala van geïnteresseerden voor bewaring in aanmerking komt. De opdracht aan het archiefwezen casu quo het Gemeentearchief Schiedam luidt die twee kanten succesvol te combineren. Een goed functionerend geheugen is rijk gevuld, met informatie die een caleidoscopisch beeld geeft van Schiedam en zijn inwoners, van 1286 (datering van het oudste door het Gemeentearchief bewaarde archiefstuk) tot gisteren. Een goed functionerend geheugen verkeert in goede, geordende en toegankelijke staat en is dynamisch, representatief en divers.
7
1. Beleid en strategie Missie & doelen Quod non est in actis, non est in mundo. Wat niet is vastgelegd, bestaat niet. Dit motto zien de bezoekers van het Gemeentearchief boven de studiezaal staan. De missie van het Gemeentearchief luidt: Het Gemeentearchief bewaart historische informatie over Schiedam en Schiedammers van 1286 tot gisteren en stelt deze gratis beschikbaar. Deze historische informatie behoort tot het culturele erfgoed van Schiedam. Ambitie Het Nederlands archiefwezen casu quo het Gemeentearchief streeft naar een maximale benutting van het publieke en maatschappelijke kapitaal dat in zijn collecties ligt besloten. Zoveel mogelijk burgers moeten kennis kunnen nemen van en toegang krijgen tot de ‘schatkamers van het verleden’. Hiervoor zijn naast de bestaande vormen van dienstverlening nieuwe nodig, vooral langs digitale weg. De sleutelwoorden hierbij zijn: een principale oriëntatie op het publiek, het aanhaken bij de interesses bij het publiek en een laagdrempelige aanpak. In plaats van een ietwat passieve, aanbodgerichte erfgoedinstelling groeit het Gemeentearchief de komende jaren steeds meer uit tot een actieve, vraaggerichte makelaar in historische informatie. Archieven vormen een belangrijk onderdeel van het geheugen van de samenleving. Vanuit maatschappelijk oogpunt zijn archieven geen doel op zich, maar een middel om maatschappelijke effecten te verwezenlijken. Cultuurparticipatie kan samenhang in de samenleving bevorderen door versterking van het gemeenschapsgevoel, voorkomen van maatschappelijk en sociaal isolement, stimulering van socialisatie, integratie en zelfontplooiing en door het realiseren van een zinvolle vrijetijdsbesteding. Het archiefwezen richt zich op een zorgvuldig beheer en op een zo groot mogelijk publieksbereik en gebruik van de archieven en collecties. Zonder zorgvuldig beheer is een groot publieksbereik niet mogelijk, terwijl dat grote publieksbereik de maatschappelijke legitimatie geeft van de uitvoering van de archiefwettelijke taken. Zonder een goed aanbod geen blijvende vraag, en zonder vraag een aanbod waar geen maatschappelijke belangstelling voor is. Dit betekent niet dat de publieksvraag van doorslaggevend belang mag zijn bij keuzes ten aanzien van de collectionering, acquisitie en conservering. Archieven en verzamelingen die een wezenlijke kennisbron vormen voor de geschiedenis van Schiedam en zijn bewoners dienen te worden bewaard, ongeacht de huidige publieke belangstelling. De afgelopen jaren is een nieuwe publieksgroep ontstaan van mensen die alleen virtueel willen kennis nemen van archieven en alleen een virtueel bezoek aan archiefinstellingen willen brengen. Het gaat om zo’n 28% van de bevolking van 18 jaar en ouder (3,5 miljoen mensen), met vier profielen: 1) geïnteresseerd in de eigen woonomgeving; 2) beelden; 3) historische informatie; 4) gevarieerd interessepatroon. Nummer 1 staat duidelijk bovenaan qua belangstelling. Het gaat om 16% of ruim 2 miljoen mensen van 18 jaar en ouder. Op dit moment bezoekt 20% van de bevolking van 18 jaar en ouder fysiek en virtueel archiefinstellingen. Samen met de nieuwe groep virtuele bezoekers komt het potentiële aantal bezoekers uit op zes miljoen of 48% van 18 jaar en ouder. De samenstelling van de Nederlandse bevolking verandert sterk. Immigratie en vergrijzing zijn als meest in het oog springende demografische tendensen medebepalend voor het publieksbeleid van culturele instellingen. Het archiefwezen is zich, behalve op de collecties, ook meer gaan richten op de gebruiker. Archieven worden immers bewaard om ze te kunnen gebruiken en zijn het ook waard om gebruikt te worden. De toekomst is aan de (sc)rollator Internet biedt grote kansen voor culturele instellingen om nieuw publiek aan te trekken, en hun publiek beter te bedienen. Het Nederlands archiefwezen heeft de laatste jaren een sterke ontwikkeling doorgemaakt van beheerder naar informatiemakelaar door in te spelen op het ontstaan van de informatiemaatschappij. De eisen die de informatiemaatschappij aan de cultureel erfgoedinstellingen stelt, kan men het duidelijkst waarnemen in de archiefsector. Dankzij de ICT-ontwikkelingen verwacht men van deze instellingen een snelle en trefzekere informatieverschaffing via internet. Het huidige verwachtingspatroon van de
8
burger vraagt om beschikbaarstelling van historische gegevens via internet. Als archiefinstellingen niet aan deze vraag voldoen, dan zullen deze waarschijnlijk de nieuwe generaties niet aanspreken en mogelijk een marginale rol gaan spelen. Dankzij internet kan het archief zich profileren als informatiemakelaar en is het veel gemakkelijker bereikbaar. Daarnaast is het archiefwezen begonnen met doelgroepmarketing om de archieven toegankelijk te maken: tentoonstellingen voor de inwoners, educatieve activiteiten voor scholen en activiteiten gericht op migranten. Of jongeren die in schoolverband een archief hebben bezocht daar later ook op eigen initiatief nog eens terugkomen, is een vraag die zich nog niet laat beantwoorden. Het belang van de verjonging van het archiefpubliek dient overigens wel enigszins te worden gerelativeerd. De sterke band tussen ouderen en archiefbezoek is er altijd geweest en zal er ongetwijfeld altijd blijven. Het zijn immers de ouderen die, kijkend naar hun persoonlijke geschiedenis en leefomgeving, makkelijker veranderingen en ontwikkelingen waarnemen en daarin de historische dimensie zien. De daaruit voortkomende behoefte aan reflectie op het verleden of de nostalgische hunkering naar vroeger vormen vaak de aanzet tot archiefbezoek en -onderzoek. De vergrijzing van de bevolking zal voor de archiefinstellingen een toename van hun publiek betekenen. Archiefinstellingen moeten zich hierop voorbereiden en hun publieksdiensten (mede) afstemmen op oudere gebruikers en hun competenties. Dit geldt met name voor de inrichting van digitale diensten. Over de potentie van de publieksgroep van nieuwkomers en etnische minderheden voor de archiefsector valt nog weinig te zeggen. Voor hen is er in de meeste archiefinstellingen nog niet veel te vinden, omdat er over hun persoonlijke geschiedenis (het voornaamste onderzoeksobject van de gemiddelde archiefgebruiker) weinig bronnen in Nederland beschikbaar zijn. Het beeld dat archiefinstellingen van onze samenleving schetsen, is dus nog niet compleet. De werving van groepen ‘nieuwe Nederlanders’ als ‘nieuwe archiefgebruikers’ moet dan ook voorafgegaan worden door de acquisitie van relevant archiefmateriaal. Ontegenzeglijk groeit de markt voor informatie over het verleden. De toekomst is aan de (sc)rollator. De toename in welvaart, opleidingsniveau, vrije tijd, levensverwachting en mobiliteit zorgen voor een explosieve groei van de belangstelling voor cultureel erfgoed. Het gaat dan om een behoefte aan inzicht over de eigen, persoonlijke geschiedenis, de historie van de familie en de geschiedenis van de plek waar men is opgegroeid. De persoonlijke geschiedenis wil men koppelen aan de geschiedenis van de gemeente en omgekeerd wil men de geschiedenis van de gemeente terugbrengen naar de eigen geschiedenis. De archieven hebben daarvoor de informatie in huis. Het archief spreekt de inwoners aan op het niveau van hun persoonlijke betrokkenheid bij de gemeente. Het Gemeentearchief Schiedam heeft de afgelopen jaren ingespeeld op bovenstaande ontwikkelingen door historische informatie via internet beschikbaar te stellen, en door activiteiten te ontplooien die de identiteit van Schiedam uitdragen, waardoor de betrokkenheid van Schiedammers bij hun stad toeneemt. Voorbeelden zijn de bijdragen van het Gemeentearchief aan de viering van 725 jaar Schiedam in 2000; de in samenwerking met Uitgeverij Waanders gepubliceerde twaalfdelige serie Ach lieve tijd Schiedam in 2001-2002; de lancering van Marco, het educatieve spel op de webstek voor het Schiedamse basisonderwijs in 2002; de expositie ’40 jaar in Schiedam. Van Turkse gastarbeider tot stadsgenoot’ in 2003-2004; de tentoonstelling ‘100 jaar SVVSMC’; de lancering van SchiedamGen in 2004; het uitbrengen van een compilatie van bedrijfsjournaals van Wilton-Fijenoord op dvd in 2004; de inrichting van de expositie ‘Wees geweest’ over 400 jaar Weeshuis in 2005. Deze ruime opvatting van één van de kerntaken van het Gemeentearchief, de beschikbaarstelling van historische informatie over Schiedam, vergroot de zichtbaarheid voor en de cultuurparticipatie door Schiedammers. Op deze weg wil het Gemeentearchief verder gaan.
9
De Noordvestlaan gezien in de richting van de Noordvestsingel. Foto: J.F.H. Roovers, beeldnr. 7280.
10
2. Taken De gemeente Schiedam is krachtens de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplicht tot het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van (te bewaren) gemeentelijke archiefbescheiden. Deze verplichting geldt overigens niet alleen voor de archiefbescheiden die overgebracht zijn naar het Gemeentearchief, maar ook voor de bescheiden die nog bij de archiefvormende administratie berusten. De overgebrachte bescheiden moeten kosteloos beschikbaar worden gesteld. Het Gemeentearchief is het gemeentelijk bedrijfsonderdeel dat belast is met (het toezicht op) de uitvoering van genoemde wetgeving. In de Archiefverordening gemeente Schiedam 2006 (VR 2005/149) zijn de wettelijke taken nader vastgelegd. De taken van het Gemeentearchief vallen uiteen in drie beheerstaken: 1. toezicht en bronverwerving, 2. beheer en behoud, 3. ontsluiting en beschikbaarstelling van historische informatie.
Toezicht en bronverwerving De uitoefening van toezicht op het archiefbeheer door gemeentelijke organen en de verwerving van gemeentelijke en niet-gemeentelijke archieven en verzamelingen. In de eerste twintig jaar na het ontstaan van archiefbescheiden, de ‘dynamische fase’, is administratie en bewijsvoering de belangrijkste reden voor het bewaren van archiefmateriaal. De overheidsarchieven blijven gedurende deze twintig jaar bij en onder verantwoordelijkheid van het archiefvormend orgaan. Bij de gemeente Schiedam is het feitelijk beheer over het grootste deel van de dynamische archieven in handen van Facilitaire Zaken, team Documentaire Informatievoorziening (FAC/DIV). Overheidsarchief dat ouder is dan twintig jaar en het vanwege het cultuurhistorisch belang verdient om blijvend te worden bewaard, wordt conform de Archiefwet 1995 overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. In Schiedam is dat het Gemeentearchief. Vanaf het moment van overbrenging gaat het beheer van de archieven over op de gemeentearchivaris, de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De functie van archieven als middel voor de overheid om zich te verantwoorden tegenover de burgers wordt zwaarder aangezet dan in het verleden het geval was. Feitelijk betekent deze ontwikkeling dat de uitgangspunten van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de openbaarheid en toegankelijkheid van overheidsarchief ouder dan twintig jaar, voor een groot deel ook gaan gelden voor archieven die nog in hun administratieve (dynamische) levensfase verkeren. Met de wens om al in de dynamische fase (digitale) toegankelijkheid van overheidsinformatie te realiseren, staan de houdbaarheid en zin van de huidige scheiding in verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van dynamische en statische archieven ter discussie. Ook vanuit de archivistische theorie kan men twijfelen aan de houdbaarheid van het levensloopconcept van archieven, met zijn functionele en organisatorische scheidslijnen tussen dynamisch en statisch archief. De positie van de archivaris verandert. Enerzijds is er behoefte aan het opheffen van de grenzen tussen dynamisch (‘DIV’) en statisch archief (gemeentearchief). Anderzijds is er sprake van het zich steeds sterker oriënteren op erfgoed en steeds minder op de administratie. Daarmee dreigt de band met de archiefvormende administraties verloren te gaan. Er moet echter niet een eenzijdige nadruk op de erfgoedkant van de archiefsector liggen en daarmee op de taak van beschikbaarstelling. Samenwerking met de overheidsadministratie blijft noodzakelijk om greep te houden op de instroom van archieven, de kwaliteit van die instromende archieven en op de problematiek van de digitaal gevormde archieven.
Inspectiepunten overheidsarchieven Op grond van de Archiefwet 1995 dragen de gemeentelijke diensten hun archieven na twintig jaar over aan het Gemeentearchief, waardoor deze in beginsel openbaar worden en door iedere burger kosteloos kunnen worden ingezien. De gemeentearchivaris oefent toezicht uit op het archiefbeheer door de gemeentelijke diensten en afdelingen. In de periode 2006-2008 zal speciale aandacht uitgaan naar de inspectie van archieven van (toekomstige) voormalige gemeentelijke diensten en afdelingen: Brandweer, Havendienst, Woningdienst, Sociale Zaken, Gemeenteziekenhuis, Bibliotheek, Museum, GG&GD, Stedelijk Beheer. Daarna zal sprake zijn van een stabiel aantal inspectiepunten van vijftien.
11
1. Inspectiepunten overheidsarchieven Doel: realisatie wegwerken achterstand inspecties in 2008 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 27 21 15 Werkvoorraad 33 (aantal)
2009 15
2010 15
E-depot archiefvormer Een voortdurend in belang groeiend vraagstuk betreft de duurzaamheid van digitale archieven. Steeds meer door de gemeentelijke instellingen beheerde archieven zijn alleen in digitale vorm opgemaakt en raadpleegbaar. Om de dreiging van digitale dementie af te wenden, is een vergaande samenwerking tussen de archiefbeherende instellingen binnen de gemeente noodzakelijk. De instelling van een stuurgroep informatiebeheer is daarvoor een mogelijkheid. Bij de keuze voor programmatuur voor de vorming en opslag van digitale bestanden dient de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden te worden toegepast. In 2006 maakt het Gemeentearchief in samenwerking met de teams FAC/IT en FAC/DIV een begin met de inrichting van een digitaal depot of e-depot. Het gaat hier om digitale archiefbescheiden die niet in archiefwettelijke zin zijn overgebracht en dus nog bij de archiefvormer berusten. De aandacht zal daarbij primair uitgaan naar de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden op basis van het door FAC/DIV op te stellen Documentair Structuurplan (DSP). De problematiek van de digitale duurzaamheid noopt tot integratie van beleid op het gebied van overheidsinformatievoorziening en erfgoed. Het erfgoed dat digitaal wordt ‘geboren’ maar waarvan de duurzaamheid, en dus het voortbestaan, niet is gegarandeerd, zal wellicht nooit deel kunnen uitmaken van het erfgoeddomein. Erfgoedbeleid zal zich daarom steeds meer moeten gaan bezighouden met de ontstaansfase van voortbrengselen van cultuur, nog voor het moment dat er de betekenis van erfgoed aan gegeven wordt. Te bewaren archiefbescheiden, waaronder ook digitale archiefbescheiden, moeten gedurende tenminste 100 jaar zonder merkbare achteruitgang raadpleegbaar blijven. Voor digitale archiefbescheiden is dit problematisch door de snelle veranderingen op ICT-gebied en de relatief gebrekkige duurzaamheid van digitale dragers. De dreiging van verlies van informatie treedt al na enkele jaren op. Daarom is het duurzaam bewaren van digitale informatie een belang van zowel de archiefvormer, de administratie, als het Gemeentearchief. Om aan de eisen die gesteld worden omtrent te bewaren digitale archiefbescheiden te kunnen voldoen is het allereerst noodzakelijk te weten om welke bescheiden het eigenlijk gaat. Daarom zal het toezicht op het beheer van archiefbescheiden in 2006 en verder gericht zijn op het bepalen van de werkprocessen die door de gemeente Schiedam worden uitgevoerd en waarin permanent te bewaren archiefbescheiden digitaal worden opgemaakt. Het DSP is daartoe een instrument. Als bepaald is om welke bestanden het gaat, kunnen de gegevens vastgelegd worden die moeten waarborgen dat de bescheiden op de juiste wijze geraadpleegd kunnen blijven worden. De digitale archiefbescheiden van de gemeente Schiedam dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te worden bewaard. Het geheel aan dragers waarop dit gebeurt zou men e(lektronisch)-depot kunnen noemen. Onder e-depot verstaan we het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee een organisatie in staat is zijn digitale informatie te beheren en gebruiken. De noodzaak voor een deugdelijk en duurzaam ingericht e-depot geldt zowel voor archiefbescheiden voor als na overbrenging in archiefwettelijke zin. De verantwoordelijkheid voor het beheer ligt echter verschillend. Beoogd wordt middels het toezicht op het beheer enerzijds (product 2) en maatregelen van het Gemeentearchief anderzijds (product 12) ervoor te zorgen dat de gemeente in 2010 beschikt over een e-depot waarin de digitale archiefbescheiden geheel in overeenstemming met de geldende vereisten op duurzame wijze en in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Samenwerking met en inzet van FAC/DIV en FAC/IT is hierbij onontbeerlijk.
12
2. E-depot archiefvormer Doel: in 2010 een functionerend e-depot archiefvormer, waarin te bewaren digitale archiefbescheiden duurzaam worden opgenomen Toelichting: zie 12. e-depot 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad onbekend inzicht in p.m. p.m. p.m. digitaal digitale depot bescheiden
Acquisitie overheidsarchieven In 2003 is door het team FAC/DIV een voortvarend begin gemaakt met het wegwerken van de achterstanden in de overbrenging van gemeentelijke archieven naar het Gemeentearchief. Het streven is in 2006 de archieven van de ‘secretarie’ tot 1990 in goede, geordende en toegankelijke staat over te dragen. Het gaat om 293 meter van de in totaal 870 meter archivalia die dient te worden overgedragen van FAC/DIV. Ook archieven van diverse voormalige gemeentelijke diensten of afdelingen moeten worden overgebracht. De over te brengen archieven dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te verkeren. Indien zij onverhoopt hieraan niet voldoen zal de archiefvormer de kosten van bewerking moeten dragen. Die bewerking kan dan tegen betaling door het Gemeentearchief worden verricht of worden uitbesteed. Aldus zal zo’n eventuele bewerking per saldo geen beslag leggen op de beschikbare middelen. 3. Acquisitie overheidsarchieven Doel: in 2010 is de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar voor alle archieven van de gemeente Schiedam in acht genomen, d.w.z. alles tot 1990 is overgebracht naar het Gemeentearchief. Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 477 327 177 27 Werkvoorraad 870 meter 577 (meters)
Acquisitie niet-overheidsarchieven Artikel 11 van de Archiefverordening 2006 (VR 2005/149) geeft de gemeentearchivaris de bevoegdheid in de archiefbewaarplaats archieven en verzamelingen op te nemen van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale geschiedenis van belang kan worden geacht. Momenteel is er voornamelijk sprake van passieve acquisitie, om te voorkomen dat de achterstanden in de verwerking van aanwinsten, die ontstaan zijn door de beperkte capaciteit, verder oplopen. Door te eisen dat ook de te verwerven particuliere archieven in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, kan worden bereikt dat de capaciteit die gemoeid is met het opnemen van dergelijke aanwinsten tot een minimum wordt beperkt. Het gevaar van passieve acquisitie is dat het Gemeentearchief belangrijke archivalia ‘mist’. Daarom wil het archief op een selectieve manier ook actief verwerven. Hierbij speelt in ieder geval de overweging dat de door het Gemeentearchief bewaarde ‘geschiedenis’ een afspiegeling moet zijn van de samenstelling van de Schiedamse bevolking. Door te bepalen op welke gebieden onze collectie gaten vertoont en welke hiaten met betrekkelijk weinig inspanning kunnen worden gevuld, kan verworven worden op een wijze die een maximaal maatschappelijk-historisch rendement oplevert tegen een beperkte, of in ieder geval vooraf ingeschatte, inspanning. Zo kost de verwerving in goede, geordende en toegankelijke staat van migrantenarchieven vermoedelijk te veel inspanning, terwijl het opnemen van migrantenperiodieken in de collectie vrij weinig moeite kost, terwijl het wel om belangwekkend materiaal gaat. Voorbeelden van hiaten zijn interieurfoto’s en archieven van verenigingen op het gebied van niet-christelijke religies, sport, vermaak, politiek. In 2006 stelt het Gemeentearchief een acquisitieplan op, waarin de criteria voor een actieve of passieve acquisitie worden vastgelegd. De ervaring in de afgelopen jaren leert dat passieve acquisitie ongeveer tien meter nieuw archiefmateriaal per jaar oplevert. Het doel is deze tien meter in het jaar waarin deze als aanwinst geboekt worden, te verwerken.
13
4. Acquisitie niet-overheidsarchieven Doel: stabilisatie werkvoorraad op 10 meter per jaar Toelichting: Zie ook 24. Aanwinsten 2000-2005 2005 2006 2007 10 + Werkvoorraad 0 10 (meter) acquisitieplan
2008 10
2009 10
2010 10
Beheer en behoud De conservering en restauratie van archieven en verzamelingen en het fysiek en logistiek beheer daarvan.
Conservering Per 31 december 2005 is van de 3,9 kilometer door het Gemeentearchief beheerde archieven, boeken, tijdschriften, kranten, foto’s, films, video’s, kaarten, prenten, tekeningen en overige verzamelingen 85% volgens de normen materieel verzorgd. Dit houdt in schoongemaakt, ontniet en verpakt in zuurvrij materiaal. Archieven 5. Herverpakken archieven Doel: het in goede staat bewaren van de archieven en verzamelingen Toelichting: schoonmaken, ontnieten en verpakken in zuurvrij materiaal 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 414 meter 264 164 114 64 (meters)
2010 14
Topografisch-historische atlas De topografisch-historische atlas omvat 13.808 kaarten, prenten, tekeningen en affiches. Hiervan zijn 2.376 stuks goed materieel verzorgd. Conservering en beschrijving gaan gelijk op. Het vertrek van de atlasbeheerder per 1 januari 2006 heeft tot gevolg dat de werkvoorraad gedurende de planperiode niet afneemt. 6. Topografisch-historische atlas Doel: zie 25. Toelichting: schoonmaken, ontnieten en verpakken in zuurvrij materiaal 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 11.432 11.432 11.432 11.432 11.432 (stuks)
2010 11.432
Foto’s, dia’s en glasnegatieven De materiële verzorging van de fotocollectie loopt gelijk op met de beschrijving. Door een gebrek aan capaciteit loopt de werkvoorraad slechts met duizend stuks per jaar terug. 7. Foto’s, dia’s en glasnegatieven Doel: fotocollectie in goede staat brengen Toelichting: (her)verpakken in chemisch stabiel materiaal; zie 26. 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 71.000 70.000 69.000 68.000 67.000 (stuks) Films en video’s 8. Films en video’s Doel: collectie films en video’s in goede staat brengen in 2007 Toelichting: (her)verpakken in chemisch stabiel materiaal 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 200 200 100 0 (aantal)
14
2009 0
2010 66.000
2010 0
Microfichering Het reeds jaren gevoerde beleid aangaande het op microfiche overzetten van door bezoekers veel geraadpleegde bestanden (bevolkingsregister, Burgerlijke Stand, kranten, notariële archieven etc.) om zodoende de originelen te sparen blijft van kracht, ondanks de groeiende mogelijkheden tot digitalisering. Met dat laatste wordt hier bedoeld (het opzetten van) een digitale database met afbeeldingen en objecten en/of delen daarvan gecombineerd met inhoudelijke informatie over die objecten (context). De duurzaamheid van microfiches en -verfilming is gegarandeerd voor minimaal honderd jaar, terwijl de duurzaamheid van digitale bestanden vooralsnog beperkt is tot ruwweg twintig jaar. Dit betekent niet dat bestanden niet óók gedigitaliseerd worden. Voor microfichering is jaarlijks 20.000 euro beschikbaar. Kranten Microverfilming van kranten blijft doorgaan. Gezien de inferieure kwaliteit van krantenpapier, zullen de krantenmicrofiches na verloop van tijd het originele materiaal moeten vervangen. 9. Kranten Doel: Schiedamse kranten in 2010 op microfiche Toelichting: werkvoorraad beperkt tot lopende jaargang 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 243.700 243.700 146.020 100.000 (pagina’s)
2009 50.000
2010 3.500
Notariële akten na 1811 De werkvoorraad van te microficheren notariële akten neemt met slechts een 0,5 meter per jaar af door beperkingen in het beschikbare budget. De raadpleegschade van dit voor genealogisch en ander historisch onderzoek belangrijke bestand heeft niet de omvang dat snel ingrijpen noodzakelijk is. 10. Notariële akten na 1811 Doel: microfichering van 2,5 meter in 2010 Toelichting: in goede staat houden van een belangrijk bestand voor historisch onderzoek 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 45 meter 44,5 44 43,5 43 42,5 (aantal) Bouwvergunningen 1905-1988 De hoge raadpleegfrequentie van de bouwvergunningen in het bijzonder de bouwtekeningen zorgt voor groeiende raadpleegschade. Microfichering van de 61 meter bouwvergunningen kost 61.000 euro (prijzen 2005). Dit bedrag is niet beschikbaar in het reguliere budget voor microverfilming. 11. Bouwvergunningen 1905-1988 Doel: in goede staat houden van een belangrijk bestand voor historisch onderzoek; zie 16. Toelichting: extra budget nodig van € 61.000 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 61 p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. (meter) Kosten (€) 61.000
Digitalisering De digitale technologie biedt grote kansen voor het toegankelijk maken van archieven, het vergroten van het publieksbereik en het behoud van originelen door digitale reproductie. Archiefinstellingen beheren bijna per definitie unica, die zich maar op één plek kunnen bevinden. Reistijd, reiskosten en beperkte openingstijden van archiefinstellingen wierpen vanouds drempels op voor de (potentiële) archiefonderzoeker. Digitalisering vaagt die bezwaren weg. Internet en digitalisering maken daardoor een ongekende groei van het publiek voor archiefinstellingen mogelijk. Archiefdiensten besteden veel tijd en geld aan digitalisering van papieren archiefmateriaal, de ontwikkeling van gedigitaliseerde toegangen 15
en de plaatsing van archiefstukken op internet. De pogingen van de archiefsector om het publiek via gedigitaliseerde toegangen en internet beter te bedienen en tot onderzoek te verleiden, zijn nog voornamelijk gericht op het ontsluiten en aanbieden van bronnen voor genealogisch of persoonsgebonden onderzoek, aangezien stamboomonderzoekers de grootste publieksgroep vormen. Doordat vrijwel het hele openbare archiefwezen wordt gefinancierd uit reguliere overheidsbudgetten, is het moeilijk om structurele middelen te verkrijgen voor het uitvoeren van nieuwe of verzwaarde taken als digitalisering, digitaal toegankelijk maken, publieksbereik en educatie. Structurele financiering is echter noodzakelijk voor beheer en onderhoud van applicaties en apparatuur en voor de personele inzet die de terbeschikkingstelling van digitaal toegankelijk gemaakte archiefstukken vergt. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat raadpleging van archieven bij openbare archiefbewaarplaatsen kosteloos moet zijn. Tot dusver is het gebruik van de toegangen eveneens gratis, ook als zij via internet ter beschikking worden gesteld. Onderzoek in opdracht (het beantwoorden van vragen die verder gaan dan een eenvoudige inlichting) en het leveren van allerhande reproducties wordt wel aan de klanten doorberekend. Voor het overige zijn voor de ontplooiing van cultureel ondernemerschap bij archiefinstellingen beperkte mogelijkheden aanwezig. Voor cultureel ondernemerschap via het doorberekenen van kosten voor de basisdienstverlening in de studiezaal of op internet, is eerst uitgebreid onderzoek naar de gevolgen nodig. Het risico bestaat dat de gewenste groei van de gebruikersaantallen zal stokken door het berekenen van bijvoorbeeld abonnementskosten. Daarnaast behoren de nieuwe publieksgroepen waarop men zich nu wil richten (jongeren, nieuwkomers en etnische minderheden) niet tot de meest kapitaalkrachtige groepen. Het Gemeentearchief Schiedam stelt nu via SchiedamGen kosteloos akten uit de Burgerlijke Stand beschikbaar. De verwachte opbrengsten wegen niet op tegen de kosten van het geautomatiseerde betalingsverkeer. Onder digitalisering wordt hier verstaan (het opzetten van) een digitale database met afbeeldingen en objecten en/of delen daarvan gecombineerd met inhoudelijke informatie over die objecten (context). Dit betekent dus dat met alleen het digitaal maken van afbeeldingen en objecten het werk nog niet gedaan is. Zonder het toekennen van inhoudelijke informatie over de objecten is het gedigitaliseerde materiaal niet of nauwelijks raadpleegbaar. E-depot Er is een onderscheid tussen digitaal geboren documenten en gedigitaliseerde documenten. Om het e-depot te realiseren wordt aansluiting gezocht bij landelijke ontwikkelingen vanwege de complexiteit en snelle ontwikkelingen. 12. E-depot Doel: in 2010 een functionerend digitaal depot, waarin gedigitaliseerde documenten duurzaam worden opgenomen. Toelichting: zie 2. e-depot archiefvormer 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 339 185 0 p.m. p.m. digitaal gigabyte depot Kranten In 2003 is een begin gemaakt met de digitalisering van kranten om zodoende de zoekmogelijkheden voor gebruikers te vergroten en vergemakkelijken. 13. Kranten Doel: Schiedamse kranten in 2010 digitaal beschikbaar Toelichting: werkvoorraad beperkt tot lopende jaargang 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 362.058 243.700 146.020 100.000 (pagina’s)
2009 50.000
2010 3.500
Notariële akten 1604-1811 De notariële akten tot 1811 zijn kunnen na digitalisering worden beschikbaar gesteld op een wijze als de akten van de Burgerlijke Stand in SchiedamGen.
16
14. Notariële akten 1604-1811 Doel: 20.000 akten digitaal beschikbaar in 2010 Toelichting: Zie 34. 2005 2006 2007 Werkvoorraad 50.000 50.000 45.000 (aantal)
2008 40.000
2009 35.000
2010 30.000
Notariële akten na 1811 De notariële akten na 1811 kunnen bij verfilming tegen geringe kosten min of meer gelijktijdig gedigitaliseerd worden. Gedigitaliseerde akten kunnen worden beschikbaar gesteld op een wijze als SchiedamGen. 15. Notariële akten na 1811 Doel: digitalisering van 2,5 meter gerealiseerd in 2010. Toelichting: 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 45 meter 44,5 44 43,5 (meters)
2009 43
2010 42,5
Bouwvergunningen 1905-1988 Digitalisering in geval van microfichering kan tegen beperkte meerkosten gerealiseerd. 16. Bouwvergunningen 1905-1988 Doel: bouwvergunningen digitaal beschikbaar in 2010. Toelichting: extra budget nodig in combinatie met microfichering; zie 11. 2005 2006 2007 2008 2009 61 61 61 61 Werkvoorraad 61 (meters)
2010 61
Films en video’s De audiovisuele collectie, films en video’s, moet duurzaam worden bewaard door het maken van archief- en gebruikskopieën. Analoge videobanden (o.a. VHS) zijn minder goed te bewaren dan dvd’s. Vandaar dat de collectie analoge video’s overgezet wordt op dvd. De gedigitaliseerde films zijn niet beter te bewaren dan het origineel, maar raadpleging en toepassing is veel eenvoudiger. 17. Films en video’s Doel: digitalisering gerealiseerd in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 Werkvoorraad 200 160 120 (aantal)
2008 80
2009 40
2010 0
2009 4.469
2010 4.629
Depotbeheer Omvang archieven en collecties 18. Omvang archieven en collecties Doel: groei van het bestand met 893 meter in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 3.736 4.039 4.149 4.309 (meters)
Capaciteit depots Door de te verwachten groei in te bewaren overheidsarchieven is in 2009 uitbreiding van de depotcapaciteit met 200 meter noodzakelijk. Dit kost € 20.000 (prijzen 2005). Met een jaarlijkse voorziening van € 5.000 afkomstig uit het budgetresultaat van het
17
Gemeentearchief over de jaren 2005-2008 is de uitbreiding in 2009 zonder inzet van extra financiële middelen te realiseren. 19. Capaciteit depots Doel: uitbreiding capaciteit met 200 meter in 2009 Toelichting: investering van € 20.000 in 2009 te dekken uit een jaarlijkse voorziening uit het budgetresultaat Gemeentearchief ad € 5.000 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 4.629 4.629 4.629 4.629 4.829 4.829 (meters) Bezetting depots 20. Bezetting depots Doel: groei van de bezetting met 607 meter in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 4.136 4.153 4.263 4.423 (meters)
2009 4.583
2010 4.743
Archiefbeheersysteem ABS-Archeion Na bijna vijftien jaar trouwe dienst is het op MS-DOS gebaseerde archiefbeheersysteem ABS toe aan vervanging. In 2006 zal ABS-ARCHEION zijn plaats innemen. Dit maakt onder andere een geautomatiseerde registratie van bezoekers en aanvraag van archiefstukken mogelijk. Het ‘vullen’ van dit systeem zal een grote inzet vergen van medewerkers. 21. Archiefbeheersysteem ABS-Archeion Doel: geautomatiseerde registratie van bezoekers en aanvraag van archiefstukken Toelichting: de jaarlijkse aanwas van records bedraagt ongeveer 400. 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 12.000 400 400 400 400 400 (records)
Ontsluiting en beschikbaarstelling van historische informatie De verstrekking van advies en informatie, de samenstelling en het beheer van toegangen, de openstelling van archieven voor bezoekers, de bevordering van cultuurparticipatie door de ontplooiing van educatieve activiteiten voor onderwijsinstellingen en voor bezoekers aan gemeentelijke instellingen en gebouwen.
Toegankelijk maken Toegankelijkheid overheidsarchieven Tot 1995 voldeden gemeentelijke organen niet aan hun in de Archiefwet vastgelegde plicht de onder deze diensten en afdelingen berustende archieven in goede, geordende en toegankelijke staat over te dragen aan het Gemeentearchief. Dat kreeg hierdoor te maken met niet of onvoldoende toegankelijke archieven. Een in 2002 uitgevoerd onderzoek naar de staat van de toegankelijkheid van de door het Gemeentearchief beheerde archieven had als uitkomst dat 25% van het totale bestand of 563 meter archivalia niet raadpleegbaar was vanwege de afwezigheid van enige toegang, terwijl 40% of 900 meter archivalia onvoldoende toegankelijk was. Goed toegankelijke archieven zijn een noodzakelijke voorwaarde voor een excellente dienstverlening aan bezoekers. De afgelopen jaren is hard gewerkt aan het wegwerken van de achterstanden met betrekking tot de in het Gemeentearchief berustende archieven van gemeentelijke instellingen. Dit heeft geleid tot de groei van het percentage goed toegankelijke overheidsarchieven naar 93% eind 2005. Het streven voor 2010 is groei van het percentage toegankelijke overheidsarchieven naar 99%.
18
22. Toegankelijkheid overheidsarchieven Doel: in geordende en toegankelijke staat brengen van de overheidsarchieven in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 90 70 50 30 10 Werkvoorraad 110 (meters) Toegankelijkheid niet-overheidsarchieven Voor de niet-overheidsarchieven (bedrijven, verenigingen, kerkelijke instellingen etc.) ligt dit percentage op 87,5%. Het streven voor 2010 is stabilisatie van dit percentage. Het wegwerken van de achterstand bij de verwerking van aanwinsten uit de periode 2000-2005 krijgt voorrang. Voor de vermindering van de werkvoorraad met dertig meter per jaar is een extra inzet nodig van 1 fte niveau schaal 8 (€ 46.000). 23. Toegankelijkheid niet-overheidsarchieven Doel: stabilisatie werkvoorraad Toelichting: Zie ook 24. Aanwinsten 2000-2005 2005 2006 2007 Werkvoorraad 154 154 154 (meters)
2008 154
2009 154
2010 154
Aanwinsten 2000-2005 Er is een achterstand ontstaan in de verwerking van aanwinsten die in de periode 20002005 zijn verworven. Het gaat in het bijzonder om materiaal afkomstig van particulieren. Het doel is de werkvoorraad aanwinsten jaarlijks niet meer te laten groeien, maar terug te brengen met 50% in 2010. Het geleidelijk wegwerken van de achterstand met betrekking tot de aanwinsten krijgt voorrang boven het terugdringen van de werkvoorraad toegankelijkheid niet-overheidsarchieven. 24. Aanwinsten 2000-2005 Doel: de werkvoorraad terugbrengen met 50% in 2010. Toelichting: Zie ook 4. Acquisitie niet-overheidsarchieven. 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 50 meter 45 40 35 (meters)
2009 30
2010 25
Topografisch-historische atlas De topografisch-historische atlas omvat 13.808 kaarten, prenten, tekeningen en affiches. Hiervan zijn 2.376 stuks goed beschreven. Het vertrek van de atlasbeheerder per 1 januari 2006 heeft tot gevolg dat de werkvoorraad gedurende de planperiode niet afneemt. Door de taakstellende bezuinigingen op personeel heeft het Gemeentearchief deze formatieplaats per genoemde datum verloren. De arbeidsintensieve beschrijving van atlasmateriaal kan niet binnen de resterende formatie worden gedaan. De werkvoorraad kan alleen in een bevredigend tempo van tweeduizend stuks per jaar worden teruggebracht bij een extra inzet gedurende vijf jaar op niveau schaal 8 (€ 46.000 per jaar). 25. Topografisch-historische atlas Doel: stabilisatie werkvoorraad door vertrek atlasbeheerder per 1 januari 2006 Toelichting: extra inzet nodig voor terugdringing werkvoorraad € 46.000 per jaar 2005 2006 2007 2008 2009 2010 11.432 11.432 11.432 11.432 11.432 Werkvoorraad 11.432 (stuks) Foto’s, dia’s en glasnegatieven De fotocollectie omvat 82.000 foto’s, 15.000 dia’s en 1.000 glasnegatieven van 1850 tot heden. Hiervan zijn 27.000 foto’s beschreven en opgenomen in de beeldbank SKOPEO. Het beschrijven van foto’s is zeer arbeidsintensief. Met de beschikbare capaciteit kan de werkvoorraad per jaar slechts met duizend stuks worden teruggebracht.
19
26. Foto’s, dia’s en glasnegatieven Doel: daling werkvoorraad tot 66.000 in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 70.000 69.000 Werkvoorraad 71.000 (aantal)
2008 68.000
2009 67.000
2010 66.000
Films en video’s De audiovisuele collectie omvat 375 films en video’s en beslaat de periode 1920 tot heden. Hiervan is een derde deel nog niet beschreven. In 2010 moet deze werkvoorraad van 125 stuks weggewerkt zijn. 27. Films en video’s Doel: in toegankelijke staat verkerende collectie films en video’s in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 100 75 50 25 Werkvoorraad 125 (aantal)
2010 0
Dienstverlening via studiezaal Vanzelfsprekend blijft de klassieke dienstverlening aan bezoekers via de studiezaal (rond de vierduizend per jaar) een belangrijke rol spelen in het archiefbeleid. De gevolgen van de groeiende nadruk op dienstverlening via internet voor het aantal fysieke bezoeken zijn nog niet duidelijk. Het ligt voor de hand te veronderstellen dat genealogisch onderzoek op afstand een bezoek aan de studiezaal overbodig maakt, maar het kan evengoed leiden tot meer bezoek: de basisgegevens thuis via de pc, een diepgaander onderzoek in de niet digitaal beschikbare bronnen in de studiezaal. Openstelling in uren Het Gemeentearchief is 40 uur per week geopend, van maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur. 28. Openstelling in uren Doel: burgers in staat stellen 40 uur per week onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 2.016 2.016 2.016 2.016 2.016 Aantal bezoeken Sinds de verhuizing naar de nieuwbouw aan het Stadserf eind 1997 ligt het gemiddeld aantal bezoeken per jaar op 3.968, met een uitschieter naar beneden in 2002 met 3.564 en één naar boven met 4.276 in 2003. In het plan is uitgegaan van een bescheiden afname met honderd bezoeken per jaar als gevolg van de groei van de dienstverlening op afstand. 29. Aantal bezoeken Doel: geringe daling met honderd bezoeken per jaar Toelichting: 2005 2006 2007 2008 3.900 3.800 3.700 Werkvoorraad (aantal)
2009 3.600
Aantal bruikleenverstrekkingen 30. Aantal bruikleenverstrekkingen Doel: stabilisatie aantal bruikleenverstrekkingen Toelichting: betreft het aantal uitgeleende archiefstukken per jaar 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 25 25 25 25 (aantal)
20
2010 3.500
2010 25
Skopeo (beeldbank) Het Gemeentearchief streeft ernaar ter verbetering van de dienstverlening zoveel mogelijk historische informatie in digitale vorm aan te bieden. De dienst beschikt over hoogwaardige apparatuur ten behoeve van de digitalisering van negatieven, foto’s, prenten en tekeningen die via de digitale beeldbank SKOPEO aan de bezoekers beschikbaar worden gesteld. Via SKOPEO zijn reeds 27.000 stuks beeldmateriaal digitaal beschikbaar. Dit aantal groeit jaarlijks met 1.000 stuks. 31. Skopeo (beeldbank) Doel: groei van het aantal digitaal beschikbare foto’s naar 31.000 in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 27.000 28.000 29.000 30.000 (aantal)
2010 31.000
Dienstverlening op afstand Aantal geregistreerde verzoeken om informatie Door de groeiende dienstverlening via internet daalt het aantal verzoeken om historische informatie dat het Gemeentearchief bereikt. Naar verwachting zet de daling door de komende jaren. 32. Aantal geregistreerde verzoeken om informatie Doel: daling tot 100 in 2010 door verbetering van de dienstverlening via internet Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 200 175 150 125 100 (aantal) Aantal bezoeken webstek archief.schiedam.nl Het Gemeentearchief heeft een eigen webstek die actueel, bijgewerkt en goed bruikbaar dient te zijn. Het doel is stijging van het aantal bezoeken van vijfhonderd per week in 2006 naar negenhonderd per week in 2010. 33. Aantal bezoeken webstek archief.schiedam.nl Doel: stijgen van vijfhonderd bezoeken per week in 2006 naar negenhonderd in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 26.000 31.200 36.400 41.600 46.800 (aantal) Notariële akten 1604-1811 De notariële akten tot 1811 zijn kunnen na digitalisering worden beschikbaar gesteld op een wijze als de akten van de Burgerlijke Stand in SchiedamGen. 34. Notariële akten 1604-1811 Doel: beschikbaarstelling van 20.000 akten via internet in 2010 Toelichting: Zie 14. 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 50.000 50.000 45.000 40.000 (aantal)
2009 35.000
2010 30.000
SchiedamGen (akten Burgerlijke Stand) In 2004 maakte het Gemeentearchief een begin met de digitale beschikbaarstelling via internet van belangrijke genealogische bestanden als de huwelijksakten en huwelijksbijlagen. Deze kunnen dan onafhankelijk van tijd en plaats geraadpleegd worden. SchiedamGen trekt vanaf de lancering in december 2004 gemiddeld 400 bezoeken per week. In 2010 zal dit aantal gegroeid zijn tot negenhonderd bezoeken per week (46.800 op jaarbasis) door de uitbreiding van het aantal online beschikbare akten van de Burgerlijke Stand van 17.203 eind 2005 naar 94.920 in 2010. Naast de huwelijksakten betreft dit de 21
geboorte- en overlijdensakten van Schiedam, inclusief de voormalige gementen Kethel en Spaland, Oud- en Nieuw-Mathenesse en Nieuwland c.a. 35. SchiedamGen Doel: groei online beschikbare akten naar 94.920 in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 225.197 206.197 187.197 Werkvoorraad 244.117 (aantal)
2009 168.197
2010 149.197
Notariële indexen 1604-1842 In 2006 komen de digitaal beschikbare naam- en zakenindexen op de notariële akten online. Daarna komt de jaarlijkse productie van 2.500 records via internet beschikbaar. 36. Notariële indexen Doel: groei online beschikbare indexen naar 103.000 records in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 105.000 12.000 9.500 7.000 4.500 (aantal records)
2010 2.000
Kranten Een belangrijke uitbreiding van de virtuele dienstverlening is de online beschikbaarstelling van historische kranten. Als eerste aan bod komen de Schiedamsche Courant, 1847-1943 en De Moker, het weekblad van de afdeling Schiedam en Vlaardingen van de SDAP, 19011912. Hierdoor komen naar schatting in 2006 bijna 120.000 krantenpagina’s online. 37. Kranten Doel: groei online beschikbaarstelling historische krantenpagina’s naar 358.558 in 2010 Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad 362.058 243.700 146.020 100.000 50.000 3.500 (aantal pagina’s)
(Historische) identiteit van Schiedam uitdragen Het Gemeentearchief Schiedam heeft de afgelopen jaren activiteiten ontplooid, die de (historische) identiteit van Schiedam uitdragen, waardoor de betrokkenheid van Schiedammers bij hun stad toeneemt. Voorbeelden zijn de bijdragen van het Gemeentearchief aan de viering van 725 jaar Schiedam in 2000; de in samenwerking met Uitgeverij Waanders gepubliceerde twaalfdelige serie Ach lieve tijd Schiedam in 2001-2002; de lancering van Marco, de educatieve webstek voor het Schiedamse basisonderwijs in 2002; de expositie ’40 jaar in Schiedam. Van Turkse gastarbeider tot stadsgenoot’ in 20032004; de tentoonstelling ‘100 jaar SVVSMC’ in 2004; de educatieve projecten voor het Schiedamse basisonderwijs; het op dvd te koop aan bieden van een compilatie van de bedrijfsjournaals van Wilton-Fijenoord, ooit de grootste werkgever in Schiedam ter gelegenheid van Landelijke Archievendag 2004 en de tentoonstelling ‘Wees geweest’ over 400 jaar Weeshuis in 2005. Deze projecten vergroten de zichtbaarheid van het Gemeentearchief voor de Schiedammers, en verhogen hun cultuurparticipatie. Publicaties In het eerste kwartaal van 2006 verschijnt Staken en Stempelen. De geschiedenis van werk en werkloosheid in Schiedam 1890-1940. In 2007 staat het beeldverhaal Schiedam in de 20e eeuw gepland. Met deze publicaties wil het Gemeentearchief de historische identiteit van Schiedam uitdragen.
22
38. Publicaties Doel: uitdragen historische identiteit van Schiedam door een jaarlijkse publicatie Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 1 1 1 1 Werkvoorraad (aantal) Leerlingen scholen basisonderwijs Jaarlijks bezoeken zeshonderd leerlingen van Schiedamse basisscholen het archief. De enkele jaren oude lesbrief zal worden vernieuwd. In samenwerking met basisschool De Singel start in 2006 het vraaggericht werken door groepen 5 een programma aan te bieden met als thema familiegeschiedenis. Het programma sluit aan op de lesstof. Dezelfde leerlingen bezoeken wanneer zij in groep 7 en 8 zitten nogmaals het archief. 39. Leerlingen scholen basisonderwijs Doel: vergroting cultuurparticipatie door bezoek van basisschoolleerlingen Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 Werkvoorraad 600 600 600 600 (aantal)
2010 600
Archief in de wijk In 2006 gaat het Gemeentearchief verder op de weg van een wijkgerichte benadering van de geschiedenis van Schiedam, dit in samenwerking met de afdelingen Cultuur, Wonen, Welzijn en Wijkzaken. Het doel is de betrokkenheid van de bewoners bij hun eigen wijk te vergroten door het heden (sloop, renovatie) te koppelen aan de geschiedenis van hun wijk (bouw, eerste bewoners, planmatige of organische ontwikkeling). In de wijken of buurten zijn mensen actief betrokken bij het (historische) verhaal van hun wijk– of buurt(genoten): als verhalenverzamelaar, verteller, bezoekers van de webstek of expositie in het buurthuis. Niet langer vertelt het Gemeentearchief zelf een verhaal, maar het treedt op als begeleider om anderen hun verhaal te laten vertellen. Het biedt houvast en aanknopingspunten voor persoonlijke reconstructies van een (familie-)geschiedenis. Het besteedt aandacht aan de documentatie van het dagelijks leven, bijvoorbeeld door interieurs vast te leggen. Zo speelt het archief een actieve rol in de bevordering van de cultuurparticipatie door Schiedammers, en bevordert het de sociale samenhang in wijken of buurten. In de periode 2006-2010 zal ieder jaar één wijk centraal staan. 40. Archief in de wijk Doel: bevordering cultuurparticipatie en sociale samenhang Toelichting: 2005 2006 2007 2008 Werkvoorraad 1 1 1 (aantal)
2009 1
2010 1
Exposities in Stadswinkel In de tentoonstellingsruimte van het Gemeentearchief in de Stadswinkel staan ieder jaar twee exposities gepland, één in het voorjaar en één in het najaar. In 2006 zijn de thema’s interieurs en 400 jaar herbouw stadhuis. Onderwerpen die in de periode 2007-2010 aan de orde zullen komen, zijn: 31 jaar Reinier Scheeres, geloof en bijgeloof, Kethel en Spaland, Oud- en Nieuw-Mathenesse, Bekijk de Wijk, SchiedamStrip, Vertel me! Wie is je vader, wie is je moeder?, Emilie Charlotte Knappert 41. Exposities in Stadswinkel Doel: vergroting publieksbereik Toelichting: 2005 2006 Werkvoorraad 2 (aantal)
2007 2
23
2008 2
2009 2
2010 2
Open dag Op de laatste zaterdag in oktober vindt ieder jaar de Landelijke Archievendag plaats, gewijd aan een bepaald thema. Het Gemeentearchief houdt dan een open dag waarin de Schiedamse vertaling van het landelijke thema centraal staat. In 2004 (‘archiefschatten’) en 2005 (‘buren’) trok deze open dag respectievelijk 289 en 250 bezoekers. In 2006 is het thema ‘geloof en bijgeloof’. 42. Open dag Doel: vergroting publieksbereik Toelichting: 2005 2006 Werkvoorraad 1 (aantal)
2007 1
2008 1
2009 1
2010 1
Deelnemers rondleidingen Jaarlijks krijgen 600 leerlingen van het basisonderwijs en vijf groepen van vijftien personen van maatschappelijke organisaties een rondleiding. 43. Deelnemers rondleidingen Doel: bevordering cultuurparticipatie Toelichting: 2005 2006 Werkvoorraad 675 (aantal)
2007 675
2008 675
2009 675
2010 675
Inburgering (volwasseneneducatie) De bevordering van cultuurparticipatie en sociale samenhang is het doel van het in samenwerking met het ROC aanbieden van een archiefmodule in inburgeringscursussen. Mensen hebben een ‘rugzakje’ bij zich met de eigen cultuur die vermengd wordt met de cultuur van de omgeving waarin iemand moet ‘overleven’. Ons gezamenlijk geheugen draagt bij aan integratie, omdat gedeelde belevenissen mensen met elkaar verbinden. In de onbekende nieuwe woonomgeving zijn gebouwen, winkels, scholen en mensen die men ontmoet, ankers voor het geheugen in het proces van gewenning. Het integratieproces heeft in de geschiedenis van de stad al vele malen plaatsgevonden. Dit geeft herkenning voor de nieuwkomer en levert mogelijk een bijdrage aan acceptatie bij rasechte Schiedammers met bijvoorbeeld namen als Meijer, Mobach en Lankaster. Een voorwaarde is dan wel dat zij het weten. Hierbij kan het archief een rol spelen. Het archief levert maatwerk bij het ontvangen van groepen in het kader van volwasseneducatie aan het ROC. Een bezoek aan het archief kan plaatsvinden vanuit de maandelijkse themamiddag ‘kennis van de wereld’. Tijdens een korte inleiding (in beeld en tekst) en rondleiding, staan de vragen van de deelnemers centraal. Basisschoolleerlingen brengen een werkbezoek aan het archief. Voor een aantal van deze leerlingen geldt dat hun ouders in het kader van een inburgeringscursus het archief bezoeken. 44. Inburgering (volwasseneneducatie) Doel: opzetten van een archiefmodule in inburgeringscursus in samenwerking met ROC Toelichting: 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Werkvoorraad p.m. p.m. p.m p.m p.m. (aantal)
24
3. Analyse sterk-zwak-kansen-bedreigingen Sterk - kwaliteit van de dienstverlening; - unieke archieven en collecties op lokaal-historisch gebied; - kwaliteit van de huisvesting: optimale bewaaromstandigheden voor de archieven en collecties; - vraaggerichte, geautomatiseerde beschikbaarstelling van beeldmateriaal; - vraaggerichte beschikbaarstelling van genealogische informatie via internet - deskundig, gemotiveerd en betrokken personeel; - goede, informele werksfeer met respect voor elkaar; - goed geleide, platte organisatie; - oog voor verbeteringen en vernieuwingen; - goede arbeidsomstandigheden; - externe gerichtheid: publicaties, exposities, educatieve projecten, ter vergroting van naamsbekendheid en bereik; - waardering door het bestuur en de ambtelijke organisatie; - wettelijke grondslag voor de uitoefening van taken; - betrouwbaar imago; - goede relatie met Schiedamse scholen; - goede relatie met FAC/DIV.
Zwak - achterstanden in toegankelijkheid en materiële verzorging van de archieven en collecties; - nog in te geringe mate vraaggerichte beschikbaarstelling van historische informatie via studiezaal of op afstand (internet); - niet alle deskundigheden in huis; - kwetsbaarheid door de geringe omvang van de organisatie: problematische vervanging bij afwezigheid door ziekte door niet evenredig verspreide kennis; - kwetsbaarheid door afhankelijkheid van niet-formatieve krachten; - geen systematische terugkoppeling door medewerkers; - te weinig gelegenheid voor systematische reflectie over nieuw beleid op het terrein van ontsluiting en beschikbaarstelling van historische informatie.
Kansen - groeiende aandacht voor het vraagstuk van digitale duurzaamheid; - 24-uurs dienstverlening via de webstek door gebruikmaking van publieksvriendelijke en betaalbare informatie- en communicatietechnologie; - groeiende historische belangstelling bij het publiek en de media door vergrijzing: goed opgeleide, welvarende en fitte leden van de geboortegolf-generatie; - meer flexibiliteit in vrije tijd van het publiek; - intensievere samenwerking met andere gemeentelijke afdelingen als DIV, GOB, SMS (historische collectie), CULT, WEL, WIJK, Stadswinkel; - intensievere relaties met het onderwijs; - bereiken allochtone Schiedammers door verwerving archieven van migranten en hun organisaties; - meer bezoekers door verwerving van recente gemeentelijke archieven als bouwvergunningen.
Bedreigingen - digitaal geheugenverlies; - schade veel geraadpleegde bestanden; - relatief hoge drempel voor bezoekers; - het bij velen nog steeds negatieve, indifferente of eenzijdige imago; - concurrentie met andere vormen van cultuurparticipatie en vrijetijdsbesteding; - marktpartijen doorbreken het monopolie op beschikbaarstelling van historische informatie; - gedwongen samenvoeging met Vlaardingen; - tekort aan gekwalificeerd personeel door een geringe aanwas van recent opgeleide archivarissen.
25
De Noordvestlaan gezien in de richting van de Noordvestsingel. Foto: J.F.H. Roovers, beeldnr. 7282.
26
4. Personeelsmanagement Benodigde formatie Op basis van de in 1997 vervaardigde productbeschrijvingen voor het Gemeentearchief is door Twynstra Gudde een berekening gemaakt van het aantal fte's dat nodig is om die producten (beheer en behoud, toezicht en bronverwerving, ontsluiting en beschikbaarstelling van historische informatie) te kunnen leveren. Uit die berekening bleek dat er, ook in vergelijking tot archiefdiensten van vergelijkbare gemeenten, een groot verschil was tussen de toenmalige en de gewenste formatie. De afdeling zou qua formatie, wil zij op professionele wijze haar diensten kunnen aanbieden, zowel kwalitatief als kwantitatief moeten groeien. In kwantitatieve zin ging het daarbij in totaal om een groei van zeven naar twaalf fte's. Inmiddels is door de aanstelling van een medewerker toezicht en bronverwerving (1999), van een beheerder topografisch-historische atlas (2000), van een managementassistente (2000) en een behoudsmedewerker papier (2001) de formatie van het Gemeentearchief gegroeid tot elf fte's. In kwalitatieve zin ging en gaat het om een her-, bij- en nascholing op het terrein van (digitaal) archiefbeheer. Het Gemeentearchief streeft ernaar historische informatie via internet aan te bieden om te voldoen aan de groeiende behoefte onder burgers om onafhankelijk van tijd en plaats de gewenste informatie te raadplegen. Om dat mogelijk te maken is uitbreiding van de formatie met een medewerker digitale beschikbaarstelling noodzakelijk, niveau schaal 8. Deze medewerker dient belast te zijn met het inhoudelijk beheer van de via Internet aan te bieden informatie uit in het Gemeentearchief berustende archieven en verzamelingen. Deze formatie-uitbreiding was ingediend als prioriteit in het kader van de meerjarenbegroting 2003-2007, maar zij is niet gehonoreerd. Dit heeft tot gevolg dat enkele medewerkers ‘het erbij moeten doen’, waardoor de digitale beschikbaarstelling van historische informatie via Internet niet de noodzakelijke, structurele aandacht krijgt, die de gebruikers van ons verlangen, en andere primaire taken minder goed kunnen worden uitgevoerd. Het uitblijven van de gevraagde formatie-uitbreiding betekent dat binnen de staande formatie een oplossing voor dit probleem van het inhoudelijke beheer van via internet aangeboden informatie moet worden gevonden. Per 1 januari 2006 zou door het met FPU gaan van de beheerder van de topografisch-historische atlas een mogelijkheid ontstaan zijn. Met pijn in het hart zou in de afweging tussen een bestaande en nieuwe taak de voorkeur zijn gegeven aan de nieuwe. De taakstellende bezuiniging van 10% op de formatie van het Gemeentearchief maakt dit onmogelijk. Wel krijgt in het opleidingsplan 2006 de verwerving van deskundigheid op het gebied van digitale beschikbaarstelling extra aandacht. Dankzij de bijdrage die de niet tot de reguliere formatie behorende medewerkers leveren (totaal 5,77 fte) is het Gemeentearchief toch in staat de wettelijk voorgeschreven taken professioneel uit te voeren. De afgelopen jaren is geïnvesteerd in het laten volgen van archiefinhoudelijke opleidingen door de niet-formatieve medewerkers. Dit is noodzakelijk, niet alleen uit professioneel oogpunt, maar ook om hun kansen op doorstroming naar een reguliere functie, binnen het Gemeentearchief of elders, te vergroten.
Huidige formatie Per 1 januari 2006 heeft de formatie van het Gemeentearchief een omvang van tien fte’s, bezet door elf medewerkers. Daarnaast telt de afdeling twee Instroombanen en vijf via de BGS gedetacheerde medewerkers (drie BGS-WSW, twee BGS-Arbeidsintegratie). De verdeling van de fte’s over de te onderscheiden taken ziet er als volgt uit, waarbij tussen haakjes de eventuele bijdrage van niet-formatieve medewerkers staat vermeld: - toezicht archiefbeheer gemeentelijke organen en 1 fte verwerving archieven en verzamelingen - beheer en behoud van archieven en verzamelingen 1 fte - ontsluiting en beschikbaarstelling van historische 7 fte (+ 2 ID, 3 BGS-WSW, informatie 0,77 BGS-Arbeidsintegratie) - alle taken (gemeentearchivaris) 1 fte Het Gemeentearchief verkeert in de gelukkige omstandigheid dat negen vrijwilligers bereid zijn werkzaamheden te verrichten op het terrein van ontsluiting en beschikbaarstelling van historische informatie. Zij houden zich voornamelijk bezig met de invoer en controle van gegevens in SchiedamGen en in SKOPEO.
27
De Noordvestlaan gezien vanaf de Noordvestsingel. Foto: J.F.H. Roovers, beeldnr. 7283.
28
5. Waardering klanten Consumenten van overheidsdiensten hebben recht op een uitstekende dienstverlening. Om hen in staat te stellen de kwaliteit van de dienstverlening van het Gemeentearchief te beoordelen, heeft de gemeenteraad op 1 oktober 2001 het Kwaliteitshandvest dienstverlening Gemeentearchief vastgesteld, waarin een groot aantal toetsbare normen zijn opgenomen. Dit betekent dat de medewerkers kunnen worden aangesproken als de dienstverlening niet voldoet aan de geldende normen. Ieder jaar zal het handvest geëvalueerd worden en zonodig bijgesteld, onder andere met behulp van de resultaten van de (twee)jaarlijks uit te voeren kwaliteitsmonitor. Hierbij wordt de kwaliteit van de dienstverlening gemeten door middel van een bezoekersenquête. Het archief scoorde in de kwaliteitsmonitor 2002 een gemiddelde waardering van 7,8, in de kwaliteitsmonitor 2003 een gemiddelde waardering van 8,3 en in de kwaliteitsmonitor 2005 een gemiddelde waardering van 8,1. Uit de drie enquêtes bleek duidelijk dat de dienstverlening via internet verdere verbetering behoeft. Mede daarom is in 2004 een begin gemaakt worden met de digitale beschikbaarstelling van genealogische bestanden via internet. Op deze weg gaat het Gemeentearchief de komende jaren verder door de inhoud en vormgeving van de webstek http://archief.schiedam.nl voortdurend aan te passen aan de wensen van de gebruikers.
29
6. Waardering maatschappij Algemeen De waardering voor de dienstverlening door archiefdiensten onder bezoekers is hoog, maar de maatschappelijke waardering voor de instellingen is laag. De zichtbaarheid van de archieven binnen het totale historische en culturele aanbod is onvoldoende. De naamsbekendheid is gering, het bereik is beperkt en het imago laat zich voor menigeen het beste kenschetsen als ‘saai, stoffig en sloom’. Het publieke en maatschappelijke kapitaal van de archiefinstellingen wordt onvoldoende benut. Archiefinstellingen hebben een naamsbekendheid die vijftig procent lager ligt dan die van de openbare bibliotheek of het kadaster. Voorzover archieven bekend zijn, zijn deze dat van stamboomonderzoek. De drempel om binnen te lopen is hoog. Het imago en de naamsbekendheid van het archiefwezen kunnen positief beïnvloed worden door een sterke publieksgerichtheid, door in te spelen op nieuw informatiezoekgedrag en door mensen gebeurtenissen die hen persoonlijk aanspreken, aan te bieden. Hierdoor kan een breder publiek worden aangesproken en zal het gebruik van archieven toenemen. Het huidige jaarbereik van archiefinstellingen is 4,5% van de Nederlandse bevolking ouder dan achttien jaar oftewel 562.500 mensen.
Schiedam Het Gemeentearchief Schiedam probeert al vele jaren (zie beleid en strategie) de maatschappelijke waardering voor zijn werk te vergroten. In 2004 was 43% van de bezoekers woonachtig in Schiedam. Gemiddeld brachten zij tussen de drie en vier bezoeken. In het Omnibusonderzoek 2004 is voor de tweede keer de Schiedamse bevolking een vragenblok over het Gemeentearchief voorgelegd. Het Archief blijkt een vrij grote bekendheid onder de bewoners te genieten van bijna 67%. Vooral Schiedammers van 45-64 jaar kennen het archief, ruim driekwart. Van de Schiedammers die het Gemeentearchief kennen, heeft 20% een bezoek gebracht (12% één keer, 8% meerdere keren). Dit betekent dat bijna 15% van de Schiedammers bij het Gemeentearchief geweest is. Van de mensen die het archief bezochten, had 75% een idee van ‘wat er te halen viel’. De resultaten wijken nauwelijks af van die uit het Omnibusonderzoek 2002. Om de waardering van het werk van het Gemeentearchief onder Schiedammers te bestendigen dan wel te vergroten, zullen successen, bijvoorbeeld met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening, prominent gemeld worden aan de stad via de webstek, gemeentepagina’s, persberichten en andere communicatievormen.
30
7. Eindresultaten Nr Producten
Werkvoorraad t/m 31 december 2005
2006
2007
2008
2009
2010
27 inzicht in digitale bescheiden 577 10 + acquisitieplan
21 p.m.
15 p.m.
15 p.m.
477 10
327 10
177 10
15 digitaal depot 27 10
414 meter 11.432 stuks
264 11.432
164 11.432
114 11.432
64 11.432
14 11.432
71.000 stuks
70.000
69.000
68.000
67.000
66.000
200 stuks
200
100
0
0
0
243.700 pagina's 45 meter 61 meter
243.700 44,5 p.m.
146.020 100.000 50.000 44 43,5 43 p.m. p.m. p.m.
3.500 42,5 p.m.
339 gigabyte
185
0
p.m.
p.m.
243.700 50.000 44,5 p.m.
146.020 45.000 44 p.m.
100.000 40.000 43,5 p.m.
50.000 35.000 43 p.m.
digitaal depot 3.500 30.000 42,5 p.m.
160
120
80
40
0
4.039
4.149
4.309
4.469
4.629
4.629 4.153 400
4.629 4.263 400
4.629 4.423 400
4.829 4.583 400
4.829 4.743 400
90
70
50
30
10
154
154
154
154
154
45 11.432
40 11.432
35 11.432
30 11.432
25 11.432
70.000
69.000
68.000
67.000
66.000
100
75
50
25
0
2.016 3.900 25 27.000
2.016 3.800 25 28.000
2.016 3.700 25 29.000
2.016 3.600 25 30.000
2.016 3.500 25 31.000
200 26.000 50.000 225.197
175 31.200 45.000 206.197
150 36.400 40.000 187.197
125 41.600 35.000 168.197
100 46.800 30.000 149.197
12.000 243.700
9.500 7.000 4.500 146.020 100.000 50.000
2.000 3.500
1 600 1 2 1 675 p.m.
1 600 1 2 1 675 p.m.
1 600 1 2 1 675 p.m.
1 2
Toezicht en bronverwerving Inspectiepunten overheidsarchieven 33 E-depot archiefvormer onbekend
3 4
Acquisitie overheidsarchieven Acquisitie niet-overheidsarchieven
Beheer en behoud Conservering 5 Archieven 6 Topografisch-historische atlas 7 Foto’s, dia’s en glasnegatieven 8 Films en video's Microfichering 9 Kranten 10 Notariële akten na 1811 11 Bouwvergunningen 19051988 Digitalisering 12 E-depot 13 14 15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
870 meter 0 meter
Kranten 362.058 pagina's Notariële akten 1604-1811 50.000 stuks Notariële akten na 1811 45 meter Bouwvergunningen 1905- 61 meter 1988 Films en video's 200 stuks Depotbeheer Omvang archieven en 3.736 meter collecties Capaciteit depots 4.629 meter Bezetting depots 4.136 meter Archiefbeheersysteem ABS 12.000 records Archeion Ontsluiting en beschikbaarstelling Toegankelijk maken Toegankelijkheid 110 meter overheidsarchieven Toegankelijkheid niet154 meter overheidsarchieven Aanwinsten 2000-2005 50 meter Topografisch-Historische 11.432 stuks Atlas Foto's, dia's en 71.000 stuks glasnegatieven Films en video's 125 stuks Dienstverlening via studiezaal Openstelling in uren Aantal bezoeken Aantal bruikleenverstrekkingen Skopeo (beeldbank) Dienstverlening op afstand Aantal geregistreerde verzoeken om informatie Aantal bezoeken webstek archief.schiedam.nl Notariële akten 1604-1811 50.000 stuks SchiedamGen (akten 244.117 stuks Burgerlijke Stand) Notariële indexen 105.000 records Kranten 362.058 pagina's (Historische) identiteit van Schiedam uitdragen Publicaties Leerlingen scholen basisonderwijs Archief in de wijk Exposities in Stadswinkel Open dag Deelnemers rondleidingen Inburgering (volwasseneneducatie)
31
1 600 1 2 1 675 p.m
1 600 1 2 1 675 p.m
8. Knelpunten In de eindresultaten zoals gepresenteerd op pagina 33 komen vier dringende problemen van het Gemeentearchief naar voren, die met de van 2006-2010 gelijkblijvende middelen niet opgelost kunnen worden.
6. en 25. Topografisch-Historische Atlas De topografisch-historische atlas omvat 13.808 kaarten, prenten, tekeningen en affiches. Hiervan zijn 2.376 stuks goed beschreven. Het vertrek van de atlasbeheerder per 1 januari 2006 heeft tot gevolg dat de werkvoorraad gedurende de planperiode niet afneemt. Door de taakstellende bezuinigingen op personeel verliest het Gemeentearchief deze formatieplaats per genoemde datum. De arbeidsintensieve beschrijving van atlasmateriaal kan niet binnen de resterende formatie worden gedaan. De werkvoorraad kan alleen in een bevredigend tempo van tweeduizend stuks per jaar worden teruggebracht bij een extra inzet gedurende vijf jaar van 1 fte op niveau schaal 8 (€ 46.000 per jaar).
7. en 26. Conservering en toegankelijk maken foto’s, dia’s en glasnegatieven De fotocollectie omvat 82.000 foto’s, 15.000 dia’s en 1.000 glasnegatieven van 1850 tot heden. Hiervan zijn 27.000 foto’s beschreven en opgenomen in de beeldbank SKOPEO. Het beschrijven van foto’s is zeer arbeidsintensief. Met de beschikbare capaciteit kan de werkvoorraad per jaar slechts met duizend stuks worden teruggebracht. De materiële verzorging van de fotocollectie loopt gelijk op met de beschrijving, zodat ook in dat opzicht de werkvoorraad slechts met duizend stuks per jaar terugloopt.
11. en 16. Microfichering en digitalisering bouwvergunningen 1905-1988 De hoge raadpleegfrequentie van de bouwvergunningen en in het bijzonder de bouwtekeningen zorgt voor groeiende raadpleegschade. Microfichering en digitalisering van de 61 meter bouwvergunningen kost 61.000 euro (prijzen 2005). Dit bedrag is niet beschikbaar in het reguliere budget voor microverfilming (€ 20.000 per jaar).
23. Toegankelijkheid niet-overheidsarchieven Voor de niet-overheidsarchieven (bedrijven, verenigingen, kerkelijke instellingen etc.) ligt het toegankelijkheidspercentage op 87,5%. Het streven voor 2010 is stabilisatie van dit percentage. Het wegwerken van de achterstand bij de verwerking van aanwinsten uit de periode 2000-2005 krijgt voorrang. Voor de vermindering van de werkvoorraad met dertig meter per jaar is een extra inzet nodig van 1 fte op niveau schaal 8 (€ 46.000 per jaar).
32
Halverwege de Noordvestlaan in westelijke richting. Foto: J.F.H. Roovers, beeldnr. 7281.
33
