î!^iltÃt\/li+
RAADSVOORSTEL EN
Reg istratien
umm
O
er 'aad 1 245925
Datum: 20 november 2015
Portefeuillehouder: presidium
Afdeling / Team: Raadsgriffie /
Behandeld door: A.B. Visser
Ondenruerp: Aan passi
n
g verordenin g
am
btelijke bijsta nd en fractieondersteun ng i
Samenvatting: Voorgesteld wordt om de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning aan te passen voor wat betreft de wijze van verantwoording en bevoorschotting. Het voorstel is dat om een fractie pas te bevoorschotten als een nog te verrekenen bedrag is (terug)betaald. ln de huidige situatie wordt het uit te betalen voorschot verrekend met teveel ontvangen voorschotten. Doel hiervan is om zoveel mogelijk transparantie tot stand te brengen in de verantwoording van de besteding van de vergoedingen voor fractieondersteuning.
Reg istratien ummer: 1 245925 Ondenrverp: Aanpassing verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Purmerend, 20 november 2015 Aan de gemeenteraad van Purmerend,
lnleiding en probleemstelling: ln het presidium van '13-1 1-2015 is besloten dat aan de raad een wijziging zal worden voorgesteld van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. De reden hiervoor is als volgt. Bij de jaarlijkse vaststelling van de verantwoording van de besteding van fractievergoedingen blijkt onduidelijkheid te ontstaan doordat terug te betalen bedragen niet alleen met de jaarlijkse reserve, maar ook met het te ontvangen voorschot worden verrekend. Dat betekent dat een terug te betalen bedrag pas zichtbaar wordt bij de afrekening aan het einde van een raadsperiode. Het presidium vindt die onduidelijkheid ongewenst en vindt dat terug te betalen bedragen jaarlijks feitelijk moeten worden afgerekend. Bij het terug te betalen voorschotbedrag wordt rekening gehouden met de op grond van de verordening toegestane reserve. Oorspronkelijk kregen partijen in januari automatisch het voorschot van dat jaar uitbetaald en werd los daarvan op basis van een ingediende verantwoording beslist of van een fractie ook nog een bedrag moest worden teruggevorderd. Met name uit praktische overwegingen is enkele jaren geleden gekozen voor de huidige situatie waarbij terug te betalen bedragen gelijk worden verrekend met een nieuw voorschot en een voorschot pas wordt uitbetaald nadat een verantwoording is ingeleverd en gecontroleerd. Met de aanpassing wordt m.i.v. 2016 als uitgangspunt genomen dat aan het eind van elk jaar "schoon schip" wordt gemaakt v.w.b. verantwoording en afrekening fractievergoedingen. Dat
betekent dat als op basis van een ingediend verantwoordingsverslag blijkt dat een fractie (een deel van) het ontvangen voorschot fractievergoeding moet terugbetalen, dit bedrag eerst moeten worden terugbetaald voordat een voorschot voor het nieuwe jaar wordt uitbetaald (d.w.z. geen verrekening meer met het te ontvangen voorschot). Van terugbetaling kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd of wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend.
Oplossi n gsrichtingen : Aanpassing van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Meetbare doelstellingen: Transparantie in de besteding van de vergoeding voor fractieondersteuning
Financiële consequenties
:
Geen
Gommunicatie: Op gebruikelijke wijze aan de fracties Mon itori ng/evaluatie
:
nvt
blz.2 van
5
Reg istratienu mmer: 1 245925 Ondenruerp: Aanpassing verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van het presidium d.d. 20 november 2015, nr 1245925 gelet op artikel 33, lid 3 van de Gemeentewet
BESLUIT: De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Purmerend 2014 wordt gewijzigd als volgt: I
Artikel 10 wordt gewijzigd als volgt:
Oude tekst Lid 1: De bijdrage voor fractieondersteuning wordt in januari als voorschot voor het kalenderjaar overgemaakt naar een op naam van de fractie gestelde bankrekening Lid 2: Het voorschot wordt pas betaald zodra het in artikel 14 bedoelde verantwoordingsverslag door de fractie is ingediend en door de griffier is geaccordeerd. Lid 3: Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten.
Nieuwe tekst Lid 1: de bijdrage voor fractieondersteuning wordt als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer, dit met inachtneming van het bepaalde in lid 2 en 3. Lid 2: Het voorschot voor het nieuwe kalenderjaar wordt pas betaald zodra het in artikel 1 4 bedoelde verantwoordingsverslag is ingediend en door de griffier is geaccordeerd. Lid 3: Het (m.u.v. hetgeen in artikel 13 , reserve, is bepaald) onbenutte, respectievelijk niet of niet juist gedeclareerde, deel van het voorschot over het voorgaande kalenderjaar wordt na accordering van het verantwoordingsverslag door de griffier, teruggevorderd. Er vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald. De definitieve vaststelling van de verantwoordingsverslagen vindt plaats door de raad.
Toelichting: Zodra de griffier de bedragen over een verslagjaar heeft geaccordeerd worden de te verrekenen bedragen, indien van toepassing, meteen teruggevorderd. Mocht een fractie voor het moment van bevoorschotting nog een te verrekenen bedrag open hebben staan, dan vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat de te verrekenen bedragen zijn betaald. De definitieve afrekening vindt plaats door vaststelling door de raad. Procedureel gezien gaat daar enige tijd overheen. Om praktische redenen wordt qekozen voor (voorlopige)
blz.4 van
5
Registratienummer:'1 245925 Onderwerp: Aanpassing verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Voorstel: Het voorstel is dat met ingang van 1-1-2016 als uitgangspunt wordt genomen dat aan het eind van elk jaar "schoon schip" wordt gemaakt v.w.b. verantwoording en afrekening van fractievergoedingen, dit voordat een nieuw voorschot wordt uitbetaald. Dat betekent dat eventueel teveel ontvangen fractievergoedingen eerst moeten worden terugbetaald voordat een voorschot voor het nieuwe wordt uitbetaald Het presidium van de de griffier, de
Purmerend
Bijlage(n): geen
blz.3 van 5
Reg istratienummer: 1 2 45925 Onde verordeni
f
l Dit besluit treedt in werking op
1
am
nd en fractieondersteuni accordering van de afrekening door de griffier, zodat ook binnen redelijke tijd een nieuw voorschot kan worden uitbetaald.
januari 2016
Aldus vastgesteld in de openbare verg de griffier, de
d.d
blz. 5 van 5
