Deloitte
Deloitte Accountants B.V. Wllgenbos 4 3311 JX Dordrecht Postbus1165 3300 BD Dordrecht Tel: (078) 6112500 Fax:(078)6112577 www.deloitte.nl
Aan het Drechtstedenbestuur van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden Postbus 619 3300 AP DORDRECHT
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
14januari2008
D, Nederveen RA
08R0021/ta/55013111485890
Onderwerp
Uw kenmerk
Rapport interim-controle 2007
Geacht bestuur, In het kader van uw opdracht hebben wij een interimcontrole bij uw gemeenschappelijke regeling uitgevoerd. Via dit rapport brengen wij onze bevindingen onder uw aandacht. Deze bevindingen hebben betrekking op alle bedrijfsonderdelen van uw gemeenschappelijke regeling. In dit rapport hanteren wij de volgende indeling: 1, 2, 3. 4.
Inleiding Administratieve organisatie en interne controle Overige aandachtspunten Samenvatting
1. Inleiding De interimcontrole is in belangrijke mate gericht op het beoordelen van de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen (AO/IC), omdat wij daarop in onze controle zoveel als mogelijk steunen. Aangezien uw organisatie in 2007 feitelijk met de activiteiten is gestart hebben wij alle, voor onze controle relevante, processen tijdens interimcontrole beoordeeld. Op de bevindingen met betrekking tot de beoordeling van de AO/IC wij in paragraaf 2 in. Vervolgens komt in paragraaf 3 nog een aantal andere onderwerpen die wij in de controle hebben betrokken aan de orde.
Op alle contraetuaie relatles van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, walks zijn gadeponeerd bij de Qrlffie van de Arrondissementsrsehtbank ta Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toapasslng. Deloitte Accountants B.V. is ingesehreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel ts Rotterdam onder nummer 243628S3.
Member of Deloitte louche Tohmatau
Deloitte 2 14januari2008 08R0021
Tenzij anders vermeld hebben de hierna vermelde bevindingen betrekking op alle bedrijfsonderdelen van uw gemeenschappelijke regeling, Daar waar nodig wij ook in op zaken die bij specifieke dienstonderdelen spelen. Wij willen erop wijzen dat de hiema vermelde controlebevindingen moeten worden gezien in het kader dat uw organisatie pas recent is gestart en nog in de opbouwfase verkeert.
2, Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) In deze paragraaf geven wij bevindingen weer naar aanleiding van de beoordeling van de AO/IC. Daarbij gaan wij in eerste instantie in op de formele kaders, waarna vervolgens de bevindingen per proces aan de orde komen,
2.1. Formele kaders Een aantal formele kaders (verordeningen, mandateringen e.d.) is inmiddels geregeld. Een zaken staat voor 2008 op de rol, zoals de nadere invulling en vastlegging van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, procesbeschrijvingen, vastlegging van interne controles, het opstellen van budgethoudersregelingen en het verbeteren van de interne informatievoorziening. Ook de toepassing en concrete invulling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de netwerkdirectie, de directie van de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstdirecteuren vraagt om aandacht, Bij de interne informatievoorziening is essentieel dat zowel de stmctuur als de inhoud verder wordt geprofessionaliseerd en geformaliseerd. Hierbij is ook aandacht voor de realisatie van doelstellingen en activiteiten en de relatie tussen deze realisatie en de besteding van financiele middelen een aandachtspunt. Mede gelet op de verdere uitbreiding van de werkzaamheden van uw gemeenschappelijke regeling in 2008, is het van belang dat de formele kaders in 2008 goed worden geregeld,
2.2. Bevindingen bij de beoordeelde processen Hiema gaan wij nader in op enkele door ons beoordeelde processen. Daarbij dient uiteraard rekening te worden gehouden met hetgeen in de vorige paragraaf is opgemerkt over de kaders, procesbeschrijvingen e.d.
2,2,1, Investeringen Naar aanleiding van de beoordeling van de organisatie rond de investeringen hebben wij met uw medewerkers nader gesproken over het naleven van de aanbestedingsregels. Momenteel wordt intern gewerkt aan het vastleggen van de inkoop- en aanbestedingsregels. Daarnaast heeft u te maken met de Europese regelgeving rond aanbestedingen, waaronder de dienstenrichtlijn.
Deloitte 1
3 14januari2008 08R0021
"i
1 ^
i !
1
\ ' 1
•j
Het risico is aanwezig dat de Europese regelgeving op dit punt niet geheel is nageleefd. Intern zal op korte termijn een inventarisatie worden uitgevoerd van de diensten die zijn ingehuurd en of daarbij is voldaan aan de geldende Europese regelgeving. In het kader van deregulering geven wij in overweging de interne inkoop- en aanbestedingsregels niet onnodig complex in te richten, Essentieel is in ieder geval de (complexe) Europese regelgeving op dit punt na te leven.
2,2,2, Investeringsfonds Manden Maken De investeringen in het kader van het project 'Manden Maken' worden uitgevoerd door de gemeenten, Zij kunnen vervolgens de gemaakte kosten declareren bij het investeringsfonds 'Manden Maken', In het kader van deregulering is daarbij ondermeer de (bestuurlijke) afspraak gemaakt dat deze declaraties niet voorzien behoeven te worden van een accountantsverklaring. In een aantal gevallen is de provincie medefinancier voor projecten, In die gevallen dient te worden voldaan aan de eisen volgens de provinciale subsidieverordening. Daarin is ondermeer bepaald dat, indien de subsidie bedraagt dan € 50.000, een accountantsverklaring moet worden overgelegd. Wij adviseren u om de bestuurlijke afspraak aan te vullen voor de projecten waarvoor medefinanciering (van meer dan € 50.000) door de provincie plaatsvmdt, door in die gevallen een accountantsverklaring te laten overleggen.
3. Overige aandaehtspunten
~i In deze paragraaf gaan wij in op enkele overige onderwerpen waaraan wij bij deze interimcontrole aandacht hebben besteed.
3.1. Administratie, vorderingen, schulden en tussenrekeningen
"5
A^
Bij aanvang van controle was sprake van achterstand in het bijwerken van de administratie en moesten ondermeer de tussenrekeningen nog worden gespecificeerd en geanalyseerd, Ook was sprake van een hoog debiteurensaldo. Tijdens onze controle is de administratie grotendeels bijgewerkt en is intern extra energie ingezet op de analyse en specificatie van tussenrekeningen, waardoor dit bij de afsluiting van onze controle voor een groot deel was afgerond. Omdat de debiteurenstand niet geheel was bijgewerkt, hebben wij nog beoordeling kunnen uitvoeren op eventuele oudere openstaande posten. Het is van belang om tussentijds regelmatig (maandelijks) de tussenrekeningen te 'schonen', aangezien het voor een interne informatievoorziening nodig is dat de posten zoveel als mogelijk op het juiste budget worden verantwoord en niet (tijdelijk) op een tussenrekening staan, Daarnaast is het uiteraard van belang om de debiteuren goed te bewaken.
Deloitte 4 14januari2008 08R0021
Ten tijde van onze controle moesten de beginbalanscijfers van alle bedrijfsonderdelen nog in de administratie worden ingebracht, Ons is medegedeeld dat dit op korte termijn zal gaan gebeuren en dat, met uitzondering van de SDD, de in te brengen cijfers inmiddels bekend zijn en er overeenstemming over bestaat met de overdragende organisatie (i.e. gemeente Dordrecht). Bij de SDD moet over een aantal posten uit de beginbalans nog duidelijkheid c.q. overeenstemming worden verkregen. Het is van belang om dit op korte termijn te regelen, aangezien binnenkort moet worden gestart met het opstellen van de jaarrekening,
3.2, Controlfunetie Binnen uw organisatie zijn per dienst controllers/coordinatoren aangesteld die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de controlfunctie binnen hun dienst, Daarnaast is er een centrale controlfunctie voor uw gemeenschappelijke regeling als geheel. Deze functie wordt gedeeltelijk parttime ingevuld. Door het ontwikkelingstraject waarin uw organisatie zich bevindt, de verdere ontwikkelingen die voor 2008 op de rol door de uitbreidingen in de vorm van de diensten SOB, SCO en BDD en de omvang, ook financieel en wat betreft risico's, die de totale organisatie van de Drechtsteden krijgt, is een sterke centrale controlfunctie van wezenlijk belang. In de opbouwfase van een organisatie vervult de centrale control namelijk een spilfunctie in het creeren van een goed intern beheersingssysteem, adequate informatievoorziening, het opzetten van de planning & controlcyclus en actuele formele kaders. Daarbij kan overigens naast de financiele controltaken ook aan bredere controlaspecten worden gedacht als personeel, juridisch etc. Gelet op het belang van centrale controlfunctie adviseren wij u om daaraan een bredere en meer structurele invulling te gaan geven, Behalve een goede invulling van de controlfunctie voor de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden zelf, vraagt ook de invulling van de controlfunctie bij het SCO in relatie tot de invulling van de controlfunctie bij de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid om aandacht,
3.3, Rechtmatigheid Uw gemeenschappelijke regeling moet voldoen aan regels betreffende de rechtmatigheid. Ook op dit punt is nog sprake van ontwikkelingen. Inmiddels zijn de controleverordening, het controleprotocol 2007 en 2008 en het normen- en toetsingskader vastgesteld, Daarmee zijn de kaders gesteld en ligt vast op welke aspecten de toetsing op de naleving van de rechtmatigheidsbepalingen moet gaan plaatsvinden, Bij de SDD vinden verbijzonderde inteme controles plaats die mede zijn gericht op de rechtniatigheidstoetsing. Bij de afsluiting van onze controle werd voor de overige bedrijfsonderdelen van uw gemeenschappelijke regeling gewerkt aan het opstellen van werkprogramma's die kunnen worden gebruikt bij de interne toetsing en was een aanvang gemaakt met de interne toetsingen. Het is de bedoeling om deze interne toetsingen begin 2008 af te ronden, zodat dan kan worden vastgesteld of over 2007 voldaan is aan de rechtmatigheidseisen. In afwachting van de uitkomsten van inteme toetsingen hebben wij in het kader van de interimcontrole, afgezien van de controle bij de SDD, nog specifieke aandacht besteed aan de naleving van de rechtmatigheid.
Deloitte 5 14januari2008 08R0021 In dit verband merken wij nog op dat het controleprotocol is opgesteld vlak voordat door het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) de Kademota 2007 is gepubliceerd. Daardoor konden in het controleprotocol nog niet alle laatste ontwikkelingen op het gebied van rechtmatigheid worden verwerkt, Dit betreft met name de actuele regelgeving met betrekking tot begrotingsonrechtmatigheden. Het controleprotocol is verder prima bruikbaar voor de accountantscontrole over 2007. Met uw zakelijk directeur hebben wij daarom besproken dat wij bij onze controle het controleprotocol als leidraad zullen gebruiken, met uitzondering van eventuele afwijkende bepalingen uit de Kademota 2007, Deze prevaleren namelijk als hogere regelgeving boven uw eigen controleprotocol. Indien bij de jaarrekeningcontrole blijkt dat van dergelijke afwijkingen is dan zullen wij dat expliciet in onze rapportage melden. In het controleprotocol 2008 zullen uiteraard de actuele bepalingen uit de kadernota 2007 van het PRPG worden verwerkt.
3.4, Interne informatievoorziening Voor het jaar 2007 is binnen uw gemeenschappelijke regeling de afspraak gemaakt om een tussentijdse mformatie op te stellen en te verstrekken. Dat is gebeurd in de vorm van een marap over de eerste vijf maanden (met prognose van de jaaruitkomsten), die is behandeld in de Drechtraad van oktober 2007. In deze marap, waarin is vemield dat sprake is van een groeimodel, wordt ingegaan op de exploitatiebudgetten. In deze marap is de stand van zaken met betrekking tot de investeringskredieten niet opgenomen, Het is aan te bevelen om ook investeringen te betrekken in de tussentijdse informatievoorziening, Het is nadrukkelijk de bedoeling om in 2008 prioriteit te geven aan een goede inbedding van de interne informatievoorziening, zowel qua inhoud, structuur als procesmatig (wijze van totstandkoming en interne controle daarop). Wij onderschrijven deze ambitie.
3.5, Voorbereiding jaarrekening 2007 en SISA Een van de verplichte onderdelen in de jaarrekening is de Single Information Single Audit (SISA)-bijlage, Via deze bijlage wordt verantwoording afgelegd over een aantal subsidieregelingen van het Rijk, Ook bij uw gemeenschappelijke regeling is sprake van een aantal subsidies die via deze bijlage in uw jaarrekening moeten worden verantwoord. Dit betreft in ieder geval ook enkele regelingen bij Bureau Drechtsteden. Het is van belang om organisatiebreed - intern te laten inventariseren welke regelingen via de SISA-bijlage 2007 moeten worden verantwoord en tijdig actie in te zetten om de daarvoor vereiste informatie beschikbaar te krijgen. Daamaast voert de SDD voor de deelnemende gemeenten een aantal sociale voorzieningswetten uit. De verantwoording van met name de bij stands verlening vindt door de betrokken gemeenten, plaats via de SISA-bijlage bij hun jaarrekening. De SDD zal de daarvoor benodigde verantwoordingsinformatie moeten aanleveren aan de gemeenten, Ook voor de uitvoering van andere regelingen zal de SDD verantwoording moeten afleggen aan de deelnemende gemeenten.
Deloitte 1
6
14januari2008 08R0021
j
''J
^
Inmiddels is- in goed en constructief overleg met ons- afgesproken dat de SDD voor iedere gemeente een financiele verantwoording opstelt, waarin de besteding van de verschillende specifieke regelingen wordt opgenomen, Ook de overige informatie die relevant is in het kader van de SISA-bijlage is hierin opgenomen, Voorts is het de bedoeling dat wij bij deze financiele verantwoording een accountantsverklaring afgeven die kan worden gebruikt bij de controle van de jaarrekening van de deelnemende gemeenten zelf. Half januari 2008 hebben alle betrokken gemeenten hierover een brief van de SDD ontvangen. In de financiele verantwoording per zal overigens geen informatie met betrekking tot de realisatie van doelstellingen etc, worden opgenomen.
'
4. Samenvatting
>
In deze rapport zijn de bevindingen van de interim-controle 2007 van uw gemeenschappelijke regeling weergegeven.
' "1 :
'
^x,
1 "^
' ,
,
Uw organisatie is in 2007 met de activiteiten gestart. In zo'n opstartfase moeten veel worden geregeld. In dat kader moeten dan ook onze bevindingen worden gezien, Bij onze controle zijn de volgende zaken naar voren gekomen die onzes inziens nadrukkelijk de aandacht vragen, Bij aanvang van onze controle bleek de administratie niet te zijn bijgewerkt, met ondermeer als gevolg dat nog forse bedragen op debiteuren en tussenrekeningen open stonden. Ten tijde van onze controle is hierin een flinke inhaalslag gemaakt, Voor de toekomst is het uiteraard van belang om te (laten) dat de administratie is bijgewerkt en debiteuren, crediteuren en tussenrekeningen goed worden bewaakt, Daarnaast is gebleken dat een aantal formele zaken nog moet worden geregeld, Het is de bedoeling dit in 2008 op te pakken, Wij onderschrijven de ambitie om de interne informatievoorziening in 2008 op een hoger peil te brengen, Overigens benadrukt het vorenstaande het belang van een goede centrale control om een en ander te kunnen bewaken en sturen. Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben gemformeerd. Hoogachtgni floitte. Accountant^ B.V.
R.M.J\van Vugt RA
Deloitte
Rapport uitgebracht aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden te Dordrecht Interim-controle 2007 ten behoeve van het bestuur
