Deloitte
Detoitte Accountants B.V. Kroonpark 10 6831 GV Arnhem Postbus 30265 6803 A Arnhem Nederland Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889777 www.deloitte.nl
Aan de Provincie Gelderland t.a.v. het College van Gedeputeerde Staten Postbus 9090 6800 GX ARNHEM
12 jtj. 2C2
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
11 januari 2012
drs. A. van Doesburg RA drs. C.L. Willems RA
3100102804/0007/bl/ws 12
Onderwerp
Uw kenmerk
Boardletter 2011 Geacht college, Hierbij ontvangt u de boardietter 2011 van de Provincie Gelderland naar aanleiding van de recentelijk uitgevoerde interim-controle. Tijdens onze controle hebben wij de interne beheersingsaspecten van uw Organisatie getoetst en de actuele ontwikkelingen binnen uw Organisatie beoordeeld vanuit een accountants- en bedrjfsvoeringsperspectief. Naar aanleiding daarvan hebben wij aan de algemeen directeur een managementletter uitgebracht. In deze boardietter hebben wij de belangrijkste bevindingen vanuit de managementletter opgenomen. Voorgaande jaren namen wij de belangrijkste bevindingen vanuit de managementletter over in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Maar omdat de interim-controle dit jaar vroeg in het jaar is uitgevoerd, hebben wij besloten afzonderlijk te rapporteren middels deze boardletter. De boardletter is als volgt ingedeeld: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Inleiding. Samenvatting bevindingen. Beoordeelde transacties. Provinciale organisatie rondom vermogensbeheer. Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG). Ter afsluiting.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijnde Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Member of Nederland, November 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van Deloitte Touche Tohmatsu Limited toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Deloitte 2 11 januari 2012 3100102804/0007/bl/ws 12
1.
Inleiding
I.I. Reikwijdte Uw provincie heeft zich in 2011 in een turbulente omgeving bewogen. Het Rijk heeft bijvoorbeeld naast de al bekende bezuinigingsmaatregelen en de overdracht van de Jeugdzorgtaken ook de beëindiging van het Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) aangekondigd. Uw provincie ontwikkelt nieuwe instrumenten, zoals de revolverende middelen, om beter in te kunnen spelen op de wijzigingen in de maatschappij. Wij zien dan ook dat het accent van onze controle deels verschuift naar het beoordelen van kritische transacties en ontwikkelingen. Als uw accountant willen wij u meerwaarde leveren door kritisch mee te kijken naar belangrijke ontwikkelingen voor uw provincie. Daarnaast werken wij met uw ambtelijke staf aan het inpassen van vernieuwende politieke ideeën in de bestaande verslaggevingsvoorwaarden. Uiteraard hebben wij in onze interim-controle ook aandacht besteed aan de meer 'traditionele' aspecten van de controle, namelijk de kwaliteit en borging van uw bedrijfsprocessen. Voor de organisatiegerichte controle 2011 hebben wij, mede ingegeven door onze eigen risicoanalyse, aandacht besteed aan de processen vermogensbeheer en treasury. Daarnaast hebben wij meer diepgaande aandacht besteed aan de transacties rondom het Biljoen en hebben wij de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle uitgebreid beoordeeld. De Provinciale Statenleden van het afstemmingsoverleg hebben ons een aantal specifieke vragen gesteld. Die hebben wij in een afzonderlijke brief aan Provinciale Staten beantwoord. Wij merken nog op dat de hoofdstukken 4 (Provinciale Organisatie rondom vermogensbeheer) en 5 (Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) van de boardletter ook zijn opgenomen in deze brief. De reden hiervan is de overlap tussen onze controlebevindingen en de vragen van het afstemmingsoverleg.
2.
Samenvatting bevindingen
In dit hoofdstuk geven wij een samenvatting van onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle 2011. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden deze bevindingen nader uitgewerkt en toegelicht. Op basis van onze interim-controle over het jaar 2011 concluderen wij dat uw provincie ook dit jaar in toereikende mate 'in control' is. In 2010 was nog sprake van een vertraging in de uitvoering van de verbijzonderde interne controle. In 2011 is de verbijzonderde interne controle - op een beperkt aantal punten na - wel tijdig uitgevoerd. In augustus hebben wij de eerste bevindingen gereviewd en besproken met uw medewerkers; in oktober hebben wij de interimcontrole kunnen uitvoeren en afronden.
Deloitte 11 januari 2012 3100102804/0007/bl/ws 12
In de komende periode zullen nog diverse ontwikkelingen op het gebied van automatisering een verdere bijdrage leveren aan de interne beheersing van uw Organisatie. Door automatisering een prominente rol te geven, ontwikkelt uw provincie zich naar 'control' die verankerd is in de automatiseringsmaatregelen. Wij verwachten dat bij een toereikende kwaliteit van de nieuwe automatiseringsmaatregelen het aantal handmatige controles door de verbijzonderde interne controle verminderd kan worden. Uiteraard hebben wij ook een aantal punten gesignaleerd die uw aandacht verdienen. Onderstaand hebben wij de belangrijkste conclusies per proces uitgewerkt.
2.1. Administratie & verslaglegging Het proces administratie & verslaglegging heeft betrekking op het registreren van transacties en mutaties in de financiële administratie. Qua administratie en verslaglegging kent uw provincie een vaste set controles in de lijn, zoals controle van tussenrekeningen en aansluitingen van sub-administraties. Kritische informatiestromen, zoals memoriaalboekingen, worden nader gecontroleerd door de VIC. De basis van het proces administratie & verslaglegging is voldoende op orde. In onze managementletter hebben wij enkele aandachtspunten onder de aandacht gebracht, die betrekking hebben op het BTW-Compensatiefonds en de verdere automatisering van het administratieve proces.
2.2. Inkopen & aanbestedingen Het proces inkopen & aanbestedingen ziet op de registratie van contracten, facturen en het naleven van de aanbestedingsvoorwaarden. Op basis van onze controles in 2011 en voorgaande jaren constateren wij dat dit proces nog verder verbeterd kan worden, vooral voor wat betreft de controles in de lijn. Wij hebben hierover advies ter verbetering uitgebracht.
2.3 Investeringen Het proces investeringen is belangrijk binnen uw provincie en behelst de investeringen in de openbare ruimte en de investeringen in de eigen provinciale gebouwen en inventaris. Naar aanleiding van onze controle merken wij het volgende op: • Ten aanzien van investeringen in majeure projecten (samenwerkingsverbanden zoals de aanleg van de A15, revolverende middelen, Park Lingezegen) kiest uw provincie steeds vaker voor de inzet van andere instrumenten dan subsidieverlening.
Deloitte 4 11 januari 2012 3100102804/0007[bl/ws 12
Hierdoor moeten ook met betrekking tot de verslaggeving keuzes gemaakt worden, aangezien de voor u geldende verslaggevingsregels voorschrijven dat u gelijksoortige transacties en geldstromen op een consistente wijze moet verantwoorden in uw jaarstukken. Wij zullen met uw Organisatie overleggen over richtlijnen voor verantwoording. De beheersing van projecten in algemene zin is en blijft - gezien de economische en politieke ontwikkelingen - een aandachtspunt. Vanuit dit oogpunt werkt uw provincie dan ook aan het invoeren van risicomanagement voor grote projecten en investeringen. Projectmatig risicomanagement is een belangrijk onderdeel van de beheersing van investeringen. Het is dan ook van belang dat uw provincie risicomanagement op projectniveau ontwikkelt. 2.3. Personeel & salarissen Wij hebben tijdens onze interim-controle de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden voor het proces personeel & salarissen beoordeeld. Wij steunen in het kader van een efficiënte audit voor dit deel van onze werkzaamheden op de VIC. Wij hebben in de managementletter aandacht gevraagd voor de kwetsbaarheid van de salarisadministratie door de beperkte formatie. 2.4. Subsidies Het proces subsidies omvat traditioneel de 'klassieke' subsidieverstrekking. Omdat uw provincie voornemens is om via de revolverende middelen ook andere instrumenten in te zetten, hebben wij dit proces ook in bredere zin beschouwd. Ten aanzien van het proces subsidies hebben wij in voorgaande jaren een aantal kritische opmerkingen gemaakt. In de afgelopen jaren heeft het proces een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt en is de kwaliteit aangescherpt. Het proces subsidies kan nog op ccii aantal punten verder ontwikkeld worden.
3. Beoordeelde transacties 3.1. Biljoen In december 2009 heeft het College van Gedeputeerde Staten een aankoopsubsidie van € 8,5 miljoen verleend aan Stichting Het Geldersch Landschap en Geldersche Kasteelen (GLGK) voor de aankoop van Landgoed Biljoen. Aan de aankoopsubsidie is een aantal voorwaarden verbonden, waaronder een verplichting voor GLGK tot omvorming van de verkregen grond naar natuurdoeleinden. Daarnaast is medio 2010 voor een bedrag van € 2,9 miljoen een pachtboerderij op Landgoed Biljoen uitgekocht.
Deloitte 5 11 januari 2012 3100102804/0007[bl/ws 12
Doordat een belangrijk deel van de verkregen gronden (langdurig) in gebruik is bij verschillende pachters, kan GLGK mogelijk niet (volledig) voldoen aan de verplichting tot omvorming van de grond naar natuurdoeleinden. Naar ons is meegedeeld heeft GLGK tot 2017 de gelegenheid om de gronden om te vormen naar natuurgebieden. Als dat niet lukt zal op dat moment worden bezien wat de gevolgen zijn voor de subsidievaststelling. Voorts is tegen de aankoopsubsidie van € 8,5 miljoen een staatssteunklacht ingediend. Momenteel loopt een klachtprocedure bij de Europese Commissie te Brussel. De juristen van de provincie en een extern advocatenkantoor hebben de zaak in behandeling. Het risico bestaat dat de provincie verplicht wordt tot terugvordering van de aankoopsubsidie bij GLGK. 3.2. Innovatie- en Investeringsfonds Gelderland B.V. Uw provincie is voornemens om nog in 2011 een nieuwe B.V. op te richten. In deze B.V. zal de provincie vermogen storten, dat de B.V. zal inzetten via het instrument 'revolverende middelen'. De B.V. zal een 100% dochter van de Provincie Gelderland worden. Het is van belang dat de verantwoordingsstructuur tussen de B.V. en de provincie goed geregeld wordt. Een B.V. moet voldoen aan andere verslaggevingsvoorwaarden (namelijk het Burgerlijk Wetboek en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving) dan de provincie zelf (die moet voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies of BBV). Het voor een provincie zo belangrijke rechtmatigheidsoordeel maakt geen onderdeel uit van de controleverklaring die voor een B.V. is voorgeschreven. De provincie zal met de B.V. afspraken moeten maken over de wijze waarop deze verantwoording aflegt over de (rechtmatige) bestedingen van de middelen van de provincie. Daarnaast is van belang dat de informatievoorziening van de B.V. aan de provincie voldoet aan de informatiebehoeften van de provincie. Wij hebben met medewerkers van uw provincie afspraken gemaakt over het nader inrichten van de verantwoording van de B.V. aan de provincie en over de accountantscontrole daarop.
4. Provinciale organisatie rondom vermogensbeheer Evenals in voorgaande jaren hebben wij tijdens onze controle uitgebreid aandacht besteed aan de interne beheersing van het provinciale vermogensbeheer. Wij hebben onder meer kennis genomen van het strategisch beleggingsplan van de provincie, de afspraken die zijn gemaakt met de vermogensbeheerder en de vermogensbewaarder en de tussentijdse rapportages en uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles. Op 15 februari 2011 heeft het College van Gedeputeerde Staten het Strategisch Beleggingsplan Vermogensbeheer 2011 (SBP) vastgesteld. Met dit beleggingsplan geeft het college invulling aan de strategische keuzes met betrekking tot vermogensbeheer, onder meer ten aanzien van de samenstelling van de portefeuille en rating afspraken. Het SBP maakt onderdeel uit van de overeenkomst met de vermogensbeheerder (ING).
Deloitte 6 11 januari 2012 3100102804/0007/bl/ws 12
De vermogensbeheerder verplicht zich steeds te handelen met inachtneming van het plan. Doelstelling van het vermogensbeheer van de Provincie Gelderland is het nominaal in stand houden van het met de verkoop van de Nuon-aandelen verkregen kapitaal. Met het op de beleggingen behaalde rendement wordt een stabiele kasstroom nagestreefd. Voorts heeft het college gekozen voor een 'buy-and-hold'-strategie. Dat betekent, dat na aankoop, obligaties in principe in portefeuille blijven tot het moment dat de obligatielening afloopt. 1-let SBP is (mede) opgesteld naar aanleiding van ervaringen die zijn opgedaan met de voorgaande vermogensbeheerder in de periode 2009-2010. Eén van de uitgangspunten ziet op de verdeling van staatsobligaties en financials binnen de portefeuille. Deze verdeling moet binnen een bandbreedte van 40-60% worden gehouden. De huidige samenstelling van de portefeuille voldoet (nog) niet aan deze eis, maar zal daar de komende jaren naar toegroeien (de verwachting is 2013). Verder is in het SBP bepaald dat wanneer een lening gedurende de looptijd wordt 'gedowngraded' een lagere rating dan AA-rating is toegestaan, zolang het totaal van deze leningen niet groter is dan 5% van de portefeuille. Daarbij geldt dat een eventuele overschrijding van deze limiet in principe maximaal één jaar mag bestaan. In mei 2010 heeft liet college, vanwege 'downgrading' van Spanje, besloten de Spaanse portefeuille te verkopen en voor de verkoop een jaar uit te trekken. 1-let besluit is in maart 2011 door het college geprolongeerd. De vermogensbeheerder en de vermogensbewaarder (Kasbank) rapporteren periodiek over afwijkingen van het SBP (breaches). Wij hebben bij onze controle kennis genomen van de in deze rapportages en genoemde afwijkingen. Deze rapportages worden zowel door de ambtelijke Organisatie als door de ingestelde Klankbordgroep inhoudelijk besproken, waarbij de afwijkingen van het beleid ter goedkeuring worden voorgelegd aan (een vertegenwoordiging van) het college. In het nog op te stellen tripartite-contract wordt de operationele afstemming tussen provincie, vermogensbeheer (ING) en vermogensbewaarder (Kasbank) geregeld. Wij benadrukken, zeker in deze economisch onzekere tijden, dat liet actief volgen van deze breaches essentieel is. Met ingang van 2011 is de volledige administratie van het vermogensbeheer uitbesteed aan de bewaarder. Werd voorheen de administratie van liet vermogensbeheer grotendeels uitgevoerd door F&BV, in de huidige situatie levert de bewaarder maandelijks een journaalpost aan die wordt ingelezen in de provinciale administratie. Met de bewaarder zijn afspraken gemaakt over de wijze van aanlevering en codering van de transacties. Omdat de bewaarder ook is belast met de inhoudelijke controle op de door de vermogensbeheerder uitgevoerde transacties, bestaat een mogelijk risico op functievermenging (tussen de registrerende en controlerende functie). Om dit risico te elimineren en om een betrouwbare administratie van het vermogensbeheer te waarborgen, heeft de provincie aan een extern accountant opdracht verstrekt om een controle uit te voeren op de door de bewaarder gevoerde beleggingsadministratie. Met de accountant zijn afspraken gemaakt over de reikwijdte van de opdracht, alsmede de planning van en de rapportering over de werkzaamheden.
Deloitte 11 januari 2012 3100102804/0007/bl/ws 12 In 2010 is een start gemaakt met het opstellen van het Handboek Vermogensbeheer. In dit handboek worden concrete handreikingen gegeven voor de uitvoering van het provinciale vermogensbeheer en de controle daarop in het kader van de verbijzonderde interne controle (VIC). Het handboek is nog niet helemaal afgerond. Onder meer de onderdelen inzake risicomanagement en de personele Organisatie van het vermogensbeheer worden de komende tijd verder uitgewerkt. Hoewel het document nog niet is afgerond, wordt het handboek wel gebruikt, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de VIC. Tijdens onze interim-controle hebben wij kennis genomen van de op dat moment uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Hierbij constateren wij dat nog niet op alle in het handboek beschreven onderdelen werkzaamheden zijn uitgevoerd. Naar ons is meegedeeld zal nog een deel van de verbijzonderde interne controles op het vermogensbeheer in het laatste kwartaal van 2011 worden uitgevoerd. Wij bevelen u aan om de voortgang van de werkzaamheden en de opvolging van eventuele bevindingen nauwgezet te volgen. Samenvattend concluderen wij dat uw Organisatie in 2011 verdere stappen heeft gezet naar een gedegen en betrouwbare uitvoering van het verinogensbeheer en het toezicht daarop.
5.
Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG)
Onderhandelingsakkoord De situatie rondom het ILG is sinds ons Rapport van Bevindingen bij de jaarrekening 2010 ingrijpend veranderd. De bestuursovereenkomst is als gevolg van het regeerakkoord opengebroken en de provincies hebben onderhandeld met het Rijk over de financiële afwikkeling van het ILG-programma. Op 20 september jl. is er een onderhandelingsakkoord bereikt, dat in december ter goedkeuring voorligt in alle Colleges van Provinciale Staten en de Tweede Kamer. Kern van het akkoord is het volgende. De bestuursovereenkomst wordt ontbonden per 1 januari 2011 en er wordt afgerekend op basis van prestaties tegen een reëel normkostenniveau uitgaande van de PEIL-rapportage (verantwoording door de provincies aan het Ministerie van EL&I) per ultimo 2010. De verwachting is, dat er geen tekort is t.a.v. de periode 2007 t/in 2010. Het Rijk vergoedt in de periode 2011 t/m 2013 de aangegane verplichtingen eveneens op basis van PEIL 2010. In deze afspraak zijn de Rijksbezuinigingen á € 600 miljoen verdisconteerd. Dit is exclusief de verplichtingen t.a.v. investeringen voor grondverwerving en inrichting.
Deloitte 11 januari 2012 3100102804/0007/bl/ws 12 Een belangrijke punt in het onderhandelingsakkoord is de behandeling van de tot en met 2010 aangeschafte gronden. Die worden nog volledig gefinancierd uit de Rijksbudgetten. Een andere afspraak is dat de overtollige gronden verkocht zullen worden om de investeringen in verwerving en inrichting ter realisatie van de Ecologische Hoofd Structuur (EHS) te financieren. De financiële gevolgen van het bestuursakkoord op provinciaal niveau zijn onderwerp van overleg op IPO-niveau en zullen naar verwachting begin 2012 voor Gelderland duidelijk zijn. Duidelijk is dat er een tekort ontstaat door het verschil tussen de lagere Rijksbijdrage en de door de provincie aangegane verplichtingen. Grondpositie provincie
Per 1januari 2011 heeft uw provincie een analyse opgesteld van de provinciale grondpositie ultimo 2010. Uit deze analyse blijkt dat een bedrag van € 30 miljoen van de grondpositie geoormerkt is om doorgeleverd te worden aan publieke en private natuurorganisaties en waterschappen. Verder zal er grond geruild en/of verkaveld worden. De gronden die na dit proces overtollig zijn, zullen verkocht worden. De historische kostprijs van deze gronden is €4,5 miljoen. Tenslotte is € 6,5 miljoen geoormerkt voor de vrije verkoop en € 16,6 miljoen ter realisatie van Rods (Park Lingezegen). Voorlopig wordt er vanuit gegaan dat de gronden tegen minimaal de historische kostprijs verkocht kunnen worden. Zoals aangegeven zijn de voornoemde gronden aangekocht en gefinancierd met Rijksgeld. De opbrengsten die met de verkoop van de gronden gegenereerd zullen worden, zullen zoals ook eerder aangegeven, worden gebruikt om de toevoeging aan de EHS te financieren. Mochten de gronden minder opbrengen dan de historische kostprijs dan ontstaat er een toekomstig financieringstekort met betrekking tot de EHS. Daarvoor zal dekking gezocht moeten worden of er kan minder EHS worden gerealiseerd. De analyse van de provinciale grondpositie zal medio 2012 geactualiseerd worden op basis van de uitgangspunten van het provinciale beleid. Overigens zijn nog niet alle gronden 'gelabeld', wat betekent dat nog niet bekend is of deze gronden doorgeleverd zullen worden of verkocht zullen worden. Een bedrag van circa € 1,5 miljoen is nog niet gelabeld.
Deloitte 9 11 januari 2012 3100102804/0007/bl/ws 12
6. Ter afsluiting Wij vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest en zijn graag bereid tot het geven van een nadere toelichting. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V
Deloitte
Deloitte Accountants B.V. Kroonpark 10 6831 GV Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889777 www.deloitte.nl
Aan de Provincie Gelderland t.a.v. de algemeen directeur de heer drs. P.P.L. van Kalmthout Postbus 9090 6800 GX ARNHEM
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
11 januari 2012
drs. A. van Doesburg RA / drs. C.L. Willems RA
31001 02804/0008/ml/ws 12
Onderwerp
Uw kenmerk
Managementletter 2011 Geachte heer Van Kalmthout, Hierbij ontvangt u de managementletter 2011 van de Provincie Gelderland. In deze managementletter hebben wij onze bevindingen opgenomen van de interim-controle 2011. Tijdens onze controle hebben wij de interne beheersingsaspecten van uw Organisatie getoetst en de actuele ontwikkelingen binnen uw organisatie beoordeeld vanuit een accountants- en bedrij fsvoeringsperspectief. Deze rapportage is als volgt ingedeeld: 1. 2. 3. 4. 5.
Inleiding. Managementsamenvatting. Beoordeelde transacties. Vragen afstemmingsoverleg. Ter afsluiting.
1. Inleiding 1.1. Reikwijdte Uw provincie heeft zich in 2011 in een turbulente omgeving bewogen. 1-let Rijk heeft bijvoorbeeld naast de al bekende bezuinigingsmaatregelen en de overdracht van de Jeugdzorgtaken ook de beëindiging van het Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) aangekondigd. Uw provincie ontwikkelt nieuwe instrumenten, zoals de revolverende middelen, om beter in te kunnen spelen op de wijzigingen in de maatschappij. Wij zien dan ook dat het accent van onze controle deels verschuift naar het beoordelen van kritische transacties en ontwikkelingen. Als uw accountant willen wij u meerwaarde leveren door kritisch mee te kijken naar belangrijke ontwikkelingen voor uw provincie.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijnde 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Member of Nederland, November 2010' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van Deloitte Touche Tohmatsu Limited toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Deloitte 2 11 januari 2012 3100102804/0008/mi/ws 12 Daarnaast werken wij met uw ambtelijke staf aan het inpassen van vernieuwende politieke ideeën in de bestaande verslaggevingsvoorwaarden. Uiteraard hebben wij in onze interimcontrole ook aandacht besteed aan de meer'traditionele' aspecten van de controle, namelijk de kwaliteit en borging van uw bedrijfsprocessen. Voor de organisatiegerichte controle 2011 hebben wij, mede ingegeven door onze eigen risicoanalyses, aandacht besteed aan de processen vermogensbeheer en treasury. Daarnaast hebben wij meer diepgaande aandacht besteed aan de transacties rondom het Biljoen en hebben wij de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle uitgebreid beoordeeld. Het afstemmingsoverleg heeft ons een aantal specifieke vragen gesteld. Die hebben wij in een apart hoofdstuk in deze managementletter uitgewerkt. Hoewel dit hoofdstuk primair voor Provinciale Staten is, nemen wij dit volledigheidshalve mee in deze managementletter.
1.2. Leeswijzer managementletter In de managementletter hebben wij per proces onze bevindingen, adviespunten en de follow-up opgenomen. Daarbij hebben wij vanuit onze optiek een prioriteitstelling aangegeven.' Provinciale Staten hebben in het afstemmingsoverleg een aantal vragen aan ons voorgelegd. Over de antwoorden op deze vragen zullen wij rapporteren in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening, dat bestemd is voor Provinciale Staten. Ter informatie vermelden wij in deze managementletter wat onze bevindingen tot op heden zijn ten aanzien van deze vragen uit het afstemmingsoverleg. In bijlage 1 bij deze managementletter hebben wij een overzicht opgenomen van onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle 2011. Hierna volgt een overzicht van de gehanteerde prioriteitstelling. H Hoge prioriteit: Risico's die hiermee samenhangen kunnen een bedreiging (gaan) vormen voor de bedrijfsvoering. M Midden prioriteit: Risico's die hiermee samenhangen vormen in beginsel geen directe bedreiging voor de bedrijfsprocessen. L Lage prioriteit: Risico's die hiermee samenhangen vormen geen directe bedreiging voor de bedrijfsprocessen maar zijn bijvoorbeeld vanuit doelmatigheidsoverwegingen voor u van belang.
Deloitte 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12
2.
Managementsamenvatting
In dit hoofdstuk geven wij een samenvatting van onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle 2011. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden deze bevindingen nader uitgewerkt en toegelicht. Op basis van onze interim-controle over het jaar 2011 concluderen wij dat uw provincie ook dit jaar in toereikende mate 'in control' is. In 2010 was nog sprake van een vertraging in de uitvoering van de verbijzonderde interne controle. In 2011 is de verbijzonderde interne controle - op een beperkt aantal punten na - wel tijdig uitgevoerd. In augustus hebben wij de eerste bevindingen gereviewd en besproken met uw medewerkers; in oktober hebben wij de interim-controle kunnen uitvoeren en afronden. In de komende periode zullen nog diverse ontwikkelingen op het gebied van automatisering een verdere bijdrage leveren aan de interne beheersing van uw organisatie. Door automatisering een prominente rol te geven, ontwikkelt uw provincie zich naar 'control' die verankerd is in de automatiseringsmaatregelen. Wij verwachten dat bij een toereikende kwaliteit van de nieuwe automatiseringsmaatregelen het aantal handmatige controles door de verbijzonderde interne controle verminderd kan worden. Uiteraard hebben wij ook een aantal punten gesignaleerd die uw aandacht verdienen. Onderstaand hebben wij de belangrijkste conclusies per proces uitgewerkt. Onze gedetailleerde bevindingen per proces treft u aan in de bijlage bij deze managementletter en in de follow-up van de bevindingen van voorgaande jaren.
2.1. Administratie & verslaglegging Het proces administratie & verslaglegging heeft betrekking op het registreren van transacties en mutaties in de financiële administratie. Qua administratie en verslaglegging kent uw provincie een vaste set controles in de lijn, zoals controle van tussenrekeningen en aansluitingen van sub-administraties. Kritische informatiestromen, zoals memoriaalboekingen, worden nader gecontroleerd door de VIC. De basis van het proces administratie & verslaglegging is voldoende op orde. De aandachtspunten in dit proces zijn vooral de volgende: • Veel registratie- en controleprocessen binnen uw provincie verlopen nog handmatig. Uw provincie is gestart met een overkoepelend programma om het administratieve proces verder te automatiseren.
Deloitte 4 11 januari 2012 3100102804/0008/mi/ws 12 De Provincie Gelderland kent nog een handmatig systeem om te bepalen of BTW ten laste van het BTW Compensatiefonds (BCF) kan komen. De meeste grote overheidsinstellingen hebben dit proces geautomatiseerd om de bewerkelijkheid en de kans op menselijke fouten te reduceren. Uw provincie heeft een aantal jaren geleden onderzocht of deze controle geautomatiseerd kan worden. De automatisering bleek hierbij te kostbaar voor het 'reguliere' proces. U zult op korte termijn beoordelen of deze conclusie nog steeds terecht is. In het kader van het BCF is geconcludeerd dat er ook sprake is van een belangrijke component 'bijzondere' transacties, vooral in het kader van wegenbouwprojecten, mede in relatie met de samenwerking met andere overheidsinstellingen (Rijkswaterstaat e.d.). Deze bijzondere transacties moeten vanwege hun eenmalige karakter handmatig behandeld worden. Vanwege de bijzondere en complexe aard van deze transacties vragen wij uw aandacht voor de versterking van de control op deze projecten. Wij stellen voor om de review van de BCF-codering van (een aantal) unieke projecten jaarlijks onderdeel te laten uitmaken van de VIC. Inherent aan de omvang en complexiteit van de ontwikkelingen binnen de provincie is het behouden van een totaal in- en overzicht intensief. Hierdoor krijgen planning- en controlstukken als de voorjaarsnota, de begroting en de jaarstukken een extra gewicht, omdat op deze momenten het totaaloverzicht van uw provincie wordt opgemaakt. 2.2. Inkopen & aanbestedingen Het proces inkopen & aanbestedingen ziet op de registratie van contracten, facturen en het naleven van de aanbestedingsvoorwaarden. Op basis van onze controles in 2011 en voorgaande jaren constateren wij dat dit proces nog verder verbeterd kan worden, vooral voor wat betreft de controles in de lijn. De verbeterpunten hebben onzes inziens betrekking op twee punten: De registratie van contracten en meerjarige verplichtingen is nog niet helemaal volledig. In 2011 heeft uw inkoopafdeling (in samenwerking met het 3Eproject) een aanzienlijke inspanning geleverd om meer verplichtingen en contracten te registeren. De registratie is echter nog niet compleet. Hierdoor kan de inkoopafdeling ook moeilijker zicht houden op het naleven van de inkoopvoorwaarden. Tevens wordt het risico gelopen van het "knippen" van opdrachten met de bedoeling om aanbestedingsrichtljnen te omzeilen. Doordat de registratie van verplichtingen en contracten onvolledig is, loopt u risico's ten aanzien van claims van leveranciers en het naleven van (Europese) rechtmatigheidsbepalingen. Tenslotte is de registratie van contracten en verplichtingen belangrijk voor de naleving van de duurzaamheidsbepalingen voor aanbestedende overheidsdiensten. Het is daarom van belang dat uw organisatie juiste en volledige informatie aan de inkoopafdeling blijft aanleveren zodat die haar taak op de juiste wijze kan uitvoeren. Ten aanzien van de overige ontwikkelingen op het gebied van inkoop verwijzen wij naar het hoofdstuk automatisering.
Deloitte 5 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12 2.3. Investeringen Het proces investeringen is belangrijk binnen uw provincie en behelst de investeringen in de openbare ruimte en de investeringen in de eigen provinciale gebouwen en inventaris. Naar aanleiding van onze controle merken wij het volgende op: Ten aanzien van investeringen in majeure projecten (samenwerkingsverbanden zoals de aanleg van de A15, revolverende middelen, Park Lingezegen) kiest uw provincie steeds vaker voor de inzet van andere instrumenten dan subsidieverlening. Hierdoor moeten ook met betrekking tot de verslaggeving keuzes gemaakt worden, aangezien de voor u geldende verslaggevingsregels voorschrijven dat u gelijksoortige transacties en geldstromen op een consistente wijze moet verantwoorden in uw jaarstukken. Wij zullen met uw Organisatie overleggen over richtlijnen voor verantwoording. • De beheersing van projecten in algemene zin is en blijft - gezien de economische en politieke ontwikkelingen - een aandachtspunt. Vanuit dit oogpunt werkt uw provincie dan ook aan het invoeren van risicomanagement voor grote projecten en investeringen. Projectmatig risicomanagement is een belangrijk onderdeel van de beheersing van investeringen. Het is dan ook van belang dat uw provincie risicomanagement op projectniveau ontwikkelt.
2.4. Personeel & salarissen Wij hebben tijdens onze interim-controle de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden voor het proces personeel & salarissen beoordeeld. Wij steunen in het kader van een efficiënte audit voor dit deel van onze werkzaamheden op de VIC. Wij merken op dat ten tijde van het opstellen van de managementletter voor het onderdeel onkostendeclaraties nog geen controles zijn uitgevoerd. Voor de overige aspecten heeft de VIC geen bijzonderheden geconstateerd. Vanuit onze beoordeling van de opzet en inrichting van het proces komen wij tot de volgende opmerkingen: De fiscale aspecten van een proces, zoals de aanwezigheid van een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) bij de inhuur van derden, kunnen verder geformaliseerd worden. De betalingen van de salarissen lopen via Centric. De controle op deze betalingen kan door middel van controletekens verder zichtbaar gemaakt worden, zodat duidelijk is dat de dienstverlener zijn werkzaamheden juist heeft uitgevoerd. Ook andere routinematige controles, zoals aansluitingen met de financiële administratie, worden niet zichtbaar uitgevoerd.
Deloitte 6 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12 Door de beperkte formatie van de salarisadministratie zijn niet alle benodigde functiescheidingen te realiseren. Hierdoor is de salarisadministratie kwetsbaar. De twee medewerkers van de salarisadministratie controleren elkaar. Alle proceskennis is bij deze twee medewerkers belegd. Bij uitval van één of beide medewerkers kan de controle niet worden uitgevoerd. Wij begrijpen dat uw provincie de keuze heeft gemaakt voor een beperkte bezetting van de salarisadministratie. Wij adviseren u daarom om vervangende maatregelen te implementeren om mogelijke gevolgen van deze beperkte bezetting daar waar nodig te ondervangen. Vervangende maatregelen kunnen zijn het bijhouden van een standenregister door een andere afdeling of het uitvoeren van bruto-netto controles door een onafhankelijke medewerker. Daarnaast adviseren wij u om het protocol voor (ziekte) vervanging voor beide medewerkers expliciet te regelen. Vanwege de beperkte bezetting van de salarisadministratie adviseren wij u om periodiek door een onafhankelijke medewerker formele fiscale aspecten te laten controleren. Dit kan vanuit de verbijzonderde interne controle. Wij zien deze controle vooral als een mogelijkheid om met een frisse' blik naar het proces te kijken. Formele fiscale aspecten van de loonbelasting zijn bijvoorbeeld de borging van de juiste hantering van premiepercentages, juiste toepassing cafetariarnodel of fiscale regelingen, registratie van langdurig zieken t.b.v. de WGA-premie etc.. Wij hebben geconstateerd dat één medewerker die is geautoriseerd tot het pakket niet meer in dienst is van de provincie. De controle op de bijzondere beloningen en andere uitkeringen naast het reguliere salaris zouden voor uw provincie een interessant onderwerp zijn voor een (terugkerende) thema-controle van de VIC. De voorgenomen digitalisering van de autorisatie van declaraties zou tevens een onderwerp van een thema-controle kunnen zijn. Wij zullen hierover in overleg treden met het concern.
2.5. Subsidies Het proces subsidies omvat traditioneel de 'klassieke' subsidieverstrekking. Omdat uw provincie voornemens is om via de revolverende middelen ook andere instrumenten in te zetten, hebben wij dit proces ook in bredere zin beschouwd. Ten aanzien van het proces subsidies hebben wij in voorgaande jaren een aantal kritische opmerkingen gemaakt. In de afgelopen jaren heeft het proces een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt en is de kwaliteit aangescherpt.
Deloitte 7 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12 1-let proces subsidies kan op de volgende punten verder ontwikkeld worden: • Uw provincie is voornemens om nog in 2011 een nieuwe B.V. op te richten. In deze B.V. zal de provincie vermogen storten, dat de B.V. zal inzetten via het instrument 'revolverende middelen'. De B.V. zal een 100% dochter van de Provincie Gelderland worden. Het is van belang dat de verantwoordingsstructuur tussen de B.V. en de provincie goed geregeld wordt. Een B.V. moet voldoen aan andere verslaggevingsvoorwaarden (namelijk het Burgerlijk Wetboek en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving) dan de provincie zelf (die moet voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies of BBV). Het voor een provincie zo belangrijke rechtmatigheidsoordeel maakt geen onderdeel uit van de controleverklaring die voor een B.V. is voorgeschreven. De provincie zal met de B.V. afspraken moeten maken over de wijze waarop deze verantwoording aflegt over de (rechtmatige) bestedingen van de middelen van de provincie. Daarnaast is van belang dat de informatievoorziening van de B.V. aan de provincie voldoet aan de informatiebehoeften van de provincie. Wij hebben met medewerkers van uw provincie afspraken gemaakt over het nader inrichten van de verantwoording van de B.V. aan de provincie en over de accountantscontrole daarop. • De bevoorschotting aan subsidieontvangers gebeurt niet in alle gevallen in overeenstemming met de interne regelgeving. Soms wordt ten onrechte 100% bevoorschot. De onjuiste bevoorschotting heeft betrekking op een beperkt aantal subsidieregelingen. Aan het wegnemen van de onjuistheid wordt gewerkt. • De Provincie Gelderland gaat subsidies kleiner dan € 125.000 vaststellen op basis van de toereikendheid van de geleverde prestaties. Over dit controlemechanisme moeten nog afspraken gemaakt worden met de subsidieontvangers. Essentieel hierbij is uiteraard dat de rechtmatigheid van de bestedingen wordt vastgesteld. Momenteel is uw provincie bezig met het inrichten van deze controlesystematiek. Belangrijk onderdeel daarbij is welke controles de provincie zelf gaat uitvoeren om de rechtmatigheid te kunnen vaststellen. Wij zullen met de VIC overleggen om na de invoering van deze systematiek nadere controles uit te voeren op de werking van het nieuwe systeem.
2.6. Vermogensbeheer Voor vermogensbeheer verwijzen wij u naar hoofdstuk 4 (vragen afstemmingsoverleg) van deze managementletter.
Deloitte 11 januari 2012 3 100102804/0008/ml/wsl 2 2.7. Automatisering 3L project
Uw provincie heeft in 2011 het 3'-project uitgevoerd. Dit project is gericht op het optimaliseren van de wijze waarop de IT-omgeving het administratief proces ondersteunt. Onderdelen van het project zijn onder andere het digitaliseren van mernorialen en budgetmutaties, de implementatie van OCR, het plan 'Provinciale Informatie Tuin' (PIT), het optimaliseren van het bestel- en inkoopproces en de koppeling van Oracle en het subsidiesysteem SUM. Op het project PIT na, zijn de doelstellingen van het programma behaald in 2011. Voor onze controle zijn vooral de verbeteringen op het gebied van het bestel- en inkoopproces relevant. Bestellingen en inkoopopdrachten worden elektronisch geregistreerd. Inkomende inkoopfacturen worden geautomatiseerd gematcht aan deze inkooporders. Budgethouders die facturen moeten goedkeuren, wordt gevraagd een kwaliteitstoets uit te voeren op de juistheid van de gefactureerde prijs en de kwaliteit van de geleverde producten. Op dit moment is sprake van een match van 90% tussen inkomende facturen en inkooporders. Inkoopfacturen die niet aan een inkooporder gematcht kunnen worden (zoals facturen van de Belastingdienst of het Rijk) zijn hier overigens al uit gefilterd. In onze voorgaande managementletter hebben wij u gerapporteerd dat de wijze waarop budgethouders inkomende facturen controleren op de juistheid van prijs en kwaliteit van de geleverde prestaties nog onvoldoende zichtbaar is. Dit kwam vooral omdat de documentatie die budgethouders voor deze controle gebruikten (offertes, prijsopgaven, afleverbonnen e.d.) onvoldoende beschikbaar was. Door het 3 E _projectis deze controle duidelijker geworden. Vooral de controle op de juistheid van de prijs wordt zichtbaar gemaakt doordat de inkooporder gematcht wordt aan de factuur. De leveringsdocumentatie is overigens (nog) geen onderdeel van de elektronische dossiervorming. Wij adviseren u om ook leveringsdocumentatie toe te voegen aan het elektronisch dossier. Automatisering in relatie tot verbijzonderde interne controle
De ontwikkelingen in het 3 E -project dragen bij aan het oplossen van knelpunten in het inkoopproces zoals in het voorgaande uiteen is gezet. Automatisering is in toenemende mate van belang voor uw Organisatie. De verbijzonderde interne controle sluit nog niet aan op deze ontwikkeling. De verbijzondere interne controle is nu vooral nog gericht op controle om de systemen heen. Door meer gebruik te maken van maatregelen die in de systemen geborgd zijn, kan de verbijzonderde interne controle geoptimaliseerd worden. Wij stellen voor om samen met uw coördinator verbijzonderde interne controles te beoordelen waar efficiencyslagen gemaakt kunnen worden.
Deloitte 9 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12 Afsluiting Automatisering neemt een zeer dominante plaats in binnen de provinciale Organisatie en zal de komende tijd nog verder in belang toenemen. De "elektronische handtekening" van de gebruikers van automatisering, zoals bij het goedkeuren van facturen, wordt hiermee steeds belangrijker. Dit stelt hoge eisen aan de toegang(scontrole) tot de geautomatiseerde systemen. Dit betekent ook dat de wachtwoorden en usernames alleen bij de betreffende medewerkers bekend mogen zijn. In de praktijk zien wij dat het uitwisselen van wachtwoorden en usernames met collega's nog wel eens voorkomt. Dit ondermijnt de integriteit van de automatisering. Wij adviseren u te bezien of dit een risico vormt bij uw provincie.
3. Beoordeelde transacties 3.1. Biljoen In december 2009 heeft het College van Gedeputeerde Staten een aankoopsubsidie van € 8,5 miljoen verleend aan Stichting Het Geldersch Landschap en Geldersche Kasteelen (GLGK) voor de aankoop van Landgoed Biljoen. Aan de aankoopsubsidie is een aantal voorwaarden verbonden, waaronder een verplichting voor GLGK tot omvorming van de verkregen grond naar natuurdoeleinden. Daarnaast is medio 2010 voor een bedrag van € 2,9 miljoen een pachtboerderij op Landgoed Biljoen uitgekocht. Doordat een belangrijk deel van de verkregen gronden (langdurig) in gebruik is bij verschillende pachters, kan GLGK mogelijk niet (volledig) voldoen aan de verplichting tot omvorming van de grond naar natuurdoeleinden. Naar ons is meegedeeld heeft GLGK tot 2017 de gelegenheid om de gronden om te vormen naar natuurgebieden. Als dat niet lukt zal op dat moment worden bezien wat de gevolgen zijn voor de subsidievaststelling. Voorts is tegen de aankoopsubsidie van € 8,5 miljoen een staatssteunklacht ingediend. Momenteel loopt een klachtprocedure bij de Europese Commissie te Brussel. De juristen van de provincie en een extern advocatenkantoor hebben de zaak in behandeling. Het risico bestaat dat de provincie verplicht wordt tot terugvordering van de aankoopsubsidie bij GLGK. In het kader van onze jaarrekeningcontrole zullen wij bij het advocatenkantoor een lawyersletter opvragen.
Deloitte 10 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12
4. Vragen afstemmingsoverleg Het afstemmingsoverleg heeft ons een aantal onderwerpen meegegeven waarvoor nadere aandacht wordt gevraagd van de accountant. Wij behandelen deze vragen onderstaand.
4.1. Informatievoorziening bezuinigingen In de begroting 2011 is een apart hoofdstuk gewijd aan de bezuinigingsmaatregelen en de korting op het Provinciefonds. De bezuinigingsmaatregelen zijn in de begroting per programma op een aparte regel opgenomen. Daarmee is het bedrag van de bezuiniging expliciet zichtbaar. De toelichting bestaat uit een inhoudelijke toelichting op de effecten van de bezuiniging in 2011 en een toelichting van de realisatie van de bezuinigingsmaatregel in meerjarenperspectief. Provinciale Staten hebben per programma een besluit genomen over het bezuinigingsvoorstel van Gedeputeerde Staten. De bezuinigingsmaatregelen zijn hiermee toereikend ingebed in de reguliere planning- en controlcyclus. De verantwoording over de gerealiseerde bezuinigingen vindt daarmee niet afzonderlijk plaats, maar loopt mee met de reguliere verantwoordingsdocumenten. Tevens zijn de relevante documenten over de bezuinigingen door uw provincie op de eigen website geplaatst, waardoor ook aan de maatschappij maximale transparantie wordt gegeven over de voorgenomen bezuiningsmaatregelen én de overwegingen die daaraan ten grondslag liggen.
4.2. Provinciale organisatie rondom vermogensbeheer Evenals in voorgaande jaren hebben wij tijdens onze controle uitgebreid aandacht besteed aan de interne beheersing van het provinciale vermogensbeheer. Wij hebben onder meer kennis genomen van het strategisch beleggingsplan van de provincie, de afspraken die zijn gemaakt met de vermogensbeheerder en de vermogensbewaarder en de tussentijdse rapportages en uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles. Op 15 februari 2011 heeft het college van Gedeputeerde Staten het Strategisch Beleggingsplan Vermogensbeheer 2011 (SBP) vastgesteld. Met dit beleggingsplan geeft het college invulling aan de strategische keuzes met betrekking tot vermogensbeheer, onder meer ten aanzien van de samenstelling van de portefeuille en ratingafspraken. Het SBP maakt onderdeel uit van de overeenkomst met de vermogensbeheerder (ING). De vermogensbeheerder verplicht zich steeds te handelen met inachtneming van het plan. Doelstelling van het vermogensbeheer van de Provincie Gelderland is het nominaal in stand houden van het met de verkoop van de Nuon-aandelen verkregen kapitaal.
Deloitte 11 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12
Met het op de beleggingen behaalde rendement wordt een stabiele kasstroom nagestreefd. Voorts heeft het college gekozen voor een 'buy-and-hold'-strategie. Dat betekent, dat na aankoop, obligaties in principe in portefeuille blijven tot het moment dat de obligatielening afloopt. Het SBP is (mede) opgesteld naar aanleiding van ervaringen die zijn opgedaan met de voorgaande vermogensbeheerder in de periode 2009-2010. Eén van de uitgangspunten ziet op de verdeling van staatsobligaties en financials binnen de portefeuille. Deze verdeling moet binnen een bandbreedte van 40-60% worden gehouden. De huidige samenstelling van de portefeuille voldoet (nog) niet aan deze eis, maar zal daar de komende jaren naar toegroeien (de verwachting is 2013). Verder is in het SBP bepaald dat wanneer een lening gedurende de looptijd wordt gedowngraded' een lagere rating dan AA-rating is toegestaan, zolang het totaal van deze leningen niet groter is dan 5% van de portefeuille. Daarbij geldt dat een eventuele overschrijding van deze limiet in principe maximaal één jaar mag bestaan. In mei 2010 heeft het college, vanwege 'downgrading' van Spanje, besloten de Spaanse portefeuille te verkopen en voor de verkoop een jaar uit te trekken. Het besluit is in maart 2011 door het college geprolongeerd. De vermogensbeheerder en de vermogensbewaarder (Kasbank) rapporteren periodiek over afwijkingen van het SBP (breaches). Wij hebben bij onze controle kennis genomen van de in deze rapportages en genoemde afwijkingen. Deze rapportages worden zowel door de ambtelijke Organisatie als door de ingestelde Klankbordgroep inhoudelijk besproken, waarbij de afwijkingen van het beleid ter goedkeuring worden voorgelegd aan (een vertegenwoordiging van) het college. In het nog op te stellen tripartite-contract wordt de operationele afstemming tussen provincie, vermogensbeheer (ING) en vermogensbewaarder (Kasbank) geregeld. Wij benadrukken, zeker in deze economisch onzekere tijden, dat het actief volgen van deze breaches essentieel is. Met ingang van 2011 is de volledige administratie van het vermogensbeheer uitbesteed aan de bewaarder. Werd voorheen de administratie van het vermogensbeheer grotendeels uitgevoerd door F&BV, in de huidige situatie levert de bewaarder maandelijks een journaalpost aan die wordt ingelezen in de provinciale administratie. Met de bewaarder zijn afspraken gemaakt over de wijze van aanlevering en codering van de transacties. Omdat de bewaarder ook is belast met de inhoudelijke controle op de door de vermogensbeheerder uitgevoerde transacties, bestaat een mogelijk risico op functievermenging (tussen de registrerende en controlerende functie). Om dit risico te elimineren en om een betrouwbare administratie van het vermogensbeheer te waarborgen, heeft de provincie aan een extern accountant opdracht verstrekt om een controle uit te voeren op de door de bewaarder gevoerde beleggingsadministratie. Met de accountant zijn afspraken gemaakt over de reikwijdte van de opdracht, alsmede de planning van en de rapportering over de werkzaamheden.
Deloitte 12 11 januari 2012 31001 02804/0008/ml/ws 12 In 2010 is een start gemaakt met het opstellen van het Handboek Vermogensbeheer. In dit handboek worden concrete handreikingen gegeven voor de uitvoering van het provinciale vermogensbeheer en de controle daarop in het kader van de verbijzonderde interne controle (VIC). Het handboek is nog niet helemaal afgerond. Onder meer de onderdelen inzake risicornanagement en de personele Organisatie van het vermogensbeheer worden de komende tijd verder uitgewerkt. Hoewel het document nog niet is afgerond, wordt het handboek wel gebruikt, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de VIC. Tijdens onze interim-controle hebben wij kennis genomen van de op dat moment uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Hierbij constateren wij dat nog niet op alle in het handboek beschreven onderdelen werkzaamheden zijn uitgevoerd. Naar ons is meegedeeld zal nog een deel van de verbijzonderde interne controles op het vermogensbeheer in het laatste kwartaal van 2011 worden uitgevoerd. Wij bevelen u aan om de voortgang van de werkzaamheden en de opvolging van eventuele bevindingen nauwgezet te volgen. Samenvattend concluderen wij dat uw Organisatie in 2011 verdere stappen heeft gezet naar een gedegen en betrouwbare uitvoering van het vermogensbeheer en het toezicht daarop.
4.3. Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) Onderhandelingsakkoord
De situatie rondom het ILG is sinds onze vorige managementletter ingrijpend veranderd. De bestuursovereenkomst is als gevolg van het regeerakkoord opengebroken en de provincies hebben onderhandeld met het Rijk over de financiële afwikkeling van het ILG-programma. Op 20 september jl. is er een onderhandelingsakkoord bereikt, dat in december ter goedkeuring voorligt in alle Colleges van Provinciale Staten en de Tweede Kamer. Kern van het akkoord is het volgende. De bestuursovereenkomst wordt ontbonden per 1 januari 2011 en er wordt afgerekend op basis van prestaties tegen een reëel normkostenniveau uitgaande van de PEIL-rapportage (verantwoording door de provincies aan het Ministerie van EL&I) per ultimo 2010. De verwachting is, dat er geen tekort is t.a.v. de periode 2007 t/m 2010. Het Rijk vergoedt in de periode 2011 t/m 2013 de aangegane verplichtingen eveneens op basis van PEIL 2010. In deze afspraak zijn de Rijksbezuinigingen â € 600 miljoen verdisconteerd. Dit is exclusief de verplichtingen t.a.v. investeringen voor grondverwerving en inrichting.
Deloitte 13 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12 Een belangrijke punt in het onderhandelingsakkoord is de behandeling van de tot en met 2010 aangeschafte gronden. Die worden nog volledig gefinancierd uit de Rijksbudgetten. Een andere afspraak is dat de overtollige gronden verkocht zullen worden om de investeringen in verwerving en inrichting ter realisatie van de Ecologische Hoofd Structuur (EHS) te financieren. De financiële gevolgen van het bestuursakkoord op provinciaal niveau zijn onderwerp van overleg op IPO-niveau en zullen naar verwachting begin 2012 voor Gelderland duidelijk zijn. Duidelijk is dat er een tekort ontstaat door het verschil tussen de lagere Rijksbijdrage en de door de provincie aangegane verplichtingen. Grondpositie provincie Per 1januari 2011 heeft uw provincie een analyse opgesteld van de provinciale grondpositie ultimo 2010. Uit deze analyse blijkt dat een bedrag van € 30 miljoen van de grondpositie geoormerkt is om doorgeleverd te worden aan publieke en private natuurorganisaties en waterschappen. Verder zal er grond geruild en/of verkaveld worden. De gronden die na dit proces overtollig zijn, zullen verkocht worden. De historische kostprijs van deze gronden is € 4,5 miljoen. Tenslotte is € 6,5 miljoen geoormerkt voor de vrije verkoop en € 16,6 miljoen ter realisatie van Rods (Park Lingezegen). Voorlopig wordt er vanuit gegaan dat de gronden tegen minimaal de historische kostprijs verkocht kunnen worden. Zoals aangegeven zijn de voornoemde gronden aangekocht en gefinancierd met Rijksgeld. De opbrengsten die met de verkoop van de gronden gegenereerd zullen worden, zullen zoals ook eerder aangegeven, worden gebruikt om de toevoeging aan de EHS te financieren. Mochten de gronden minder opbrengen dan de historische kostprijs dan ontstaat er een toekomstig financieringstekort met betrekking tot de EHS. Daarvoor zal dekking gezocht moeten worden of er kan minder EHS worden gerealiseerd. De analyse van de provinciale grondpositie zal medio 2012 geactualiseerd worden op basis van de uitgangspunten van het provinciale beleid. Overigens zijn nog niet alle gronden 'gelabeld', wat betekent dat nog niet bekend is of deze gronden doorgeleverd zullen worden of verkocht zullen worden. Een bedrag van circa € 1,5 miljoen is nog niet gelabeld.
Deloitte 14 11 januari 2012 3100102804/0008/ml/ws 12
5.
Ter afsluiting
Wij bespreken de inhoud van deze managementletter graag met u en het directieteam. Indien deze managementletter nog vragen overlaat, zijn wij graag bereid dit rapport nader toe te lichten. Uiteraard kunnen wij u van dienst zijn bij de implementatie van de adviezen. U kunt hiervoor contact opnemen met ondergetekende, de heer drs. A. van Doesburg RA of mevrouw drs. C.L. Willems RA. Hoogachtend,
Bijlage: 1: Bevindingen managementletter 2011
:
•
:
CIJ
t)
j30 ct
c :-
ni
tij)
c
t)
—
0
t)
fl
.0 t)t)t)t)
t)
-c'
t)
.-
-0 0
M.
t)
t)
.0t) c : Ot)
-
Ii
N
EE
t)C
>
c
t) u ai
Ei
t)
0 -
t)
t)
u
-
-
t)
t)2.
CL 0
>
Uv
>
>
CIJ -
u —
—
ct
t-t)
t) t)
>
> > t)
t t.t)0c — t C
—E
t)
C! 00
CIJ
r u-
t)L#DQO _>0 0 —
>
0
.0 .0
0.0 - t)
t)N
>'. 0
)
-.
o E r r-
- -0_
t)
00t) —.— 0t)t)t)t) t)r t)t) — QJ
-I 0
- — •
— .0
—
—p
•
-
i—:
u cl 0
N
•
-
. -
- 0
bI
E
N
bio
c-0
N
•
-
ag r
l
cij
- ce
0
-Ô
&)
>
E et
-
-
ri
-
02
cj m
- -
>-:
rZ
ct
E'-_
LU
-
• .
F— Ô- ii QS
0
tD
wn >
-= z_
)
0 .
)u-E
ct
>I_
U
r0
:
- ) :
—
C>Obi )
4:
0
tu)
4-
biD Ce
)>•_ i-)I-
-
00
Ul ct
d 0
&
c :
0
ij
• -
p-'
bi)
>
• i) • • -
-
0
CIJ
_
—
--.E
.ai .— cg )L
E
-
-
Cj
-
0 )
>bJ)ç#
&i
i
bi)t4_c bi)
-
--
!
ai
CD
> rl
0
o
t) bi)
•2 -
0 '-
-)
0 biD
00
'-ci biD
&)CID
0
ir
0
ii
2
0
> -
NQ
tij
bi
0 -0 c
E
r
•
9 - • -
• -
•
-I
-
-
ei)
-
ei)
rI ei) ce ei) •= -
- -
.-
c
ei.)
-
0
Ij
J:j
I.
C ei)
—
ei)•-ei)
cn
N
c ct
-
-
;-
bD
ot
-
E -a- •ei)
•
0---
c -
ei) &)
0 ei)
ei.) ei) =
ai
ei)
ei)1.. o cz
ct
ei)cei)
ei)ei)
L) ei)
-
cl
CIJ -0
Ij
o. ei LL
cr cei ct
ei)
zei).ei)Lei)
0 Mu VC0N
- i
c4)ei)ei)• N ei) b4
C
- ; • —
ei)-c
uumw,v~
o _ ei) - c•ei
ei)
cei) > 0 0
ei)
ei)c •-. cei
Ii: ei)
eioe':'
- u-0
>
ei)0 > ei)
-•
ei) .ei)
U ei) ei)c
ei)
JD ei)
• _0_
-
et
e'1
con
ç,
çI
ei)
to
-
CD
.
-•
ei)
-
ai
0
0
ei)
bD
>
-
-
to 0
ai
tko C)
-
-ei)ei)
>fl
00
= E
:
•
—
—
on
0
t) t) CID
t)
LL o
9B t) rj
)
t) t) N
t)
t)t)
-
o•
t)
t)
N—
j-CIJ
C
N
t)
0
0
- J)
Ln
t) ri
>
C LL
() L)
tij
N j
>
>
'st)
Eo
>t)Cj
el, on E-
czj
)t)-
: t)
Ht) op t) t) >)
- -cj.-
-
-0
0•t)
cz•
•t)-
0
t)
JIJ
CD
t) •
t)
et
ct
o —
)t)
1.
tg
--
•
M.
t) t)
t) -
0
t)
—
0 0
t)
t)
t)
t)
0 0
t)
t)
• • 0 0 —
0
(d
--
-c
Q
:
-:
1)
)
. E
-
• —
-I
—
— • • —
-
a
—
-l)0
—.
0
_ CIJ •0
J
C
0
1
;_ .E.E
-
. :
rj
0
1 bJ:r-
&)
U
• C
l) 1)
o.E ct
0>) —-
rj
-r:
E
0
—
O.-.
OC
