BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Tentang Perusahaan
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Pada awalnya, Pegadaian sempat menjadi salah satu perusahaan kebanggaan Indonesia. Peranannya dalam membantu perekonomian masyarakat sempat diakui baik pada zaman VOC, Pemerintahan Belanda, Inggris maupun pada zaman kemerdekaan. Belakangan, setelah lembaga keuangan lain mulai dibangun dan berkembang, terkesan perhatian pemerintah kepada Pegadaian agak surut.
Kiprahnya dalam pembangunan ekonomi nasional terkesan diragukan. Citranya sebagai sebuah lembaga yang usang, kumuh, miskin, sempat tumbuh mewarnai persepsi masyarakat. Bagi masyarakat miskin atau orang – orang yang terdesak kebutuhan keuangan, Pegadaian dianggap sebagai “Dewa Penolong”. Sebaliknya orang – orang yang berkecukupan atau yang disebut masyarakat elite sering memandangnya dengan sebelah mata. Mereka menganggap Pegadaian sebagai lembaga warisan Belanda. Namun demikian, Pegadaian tidak pernah surut untuk mengupayakan pelayanan yang semakin baik kepada rakyat kecil dan memberikan kontribusi yang lebih besar bagi pembangunan ekonomi mereka.
Kini, Pegadaian telah melakukan banyak perubahan. Dimulai dari masa VOC, menjadi Perusahaan Negara (PN) kemudian menjadi Perusahaan Jawatan 86
87 (PERJAN) dan sekarang menjadi Perusahaan Umum (PERUM). Dengan melewati berbagai perubahan, maka Pegadaian semakin memperlihatkan kinerjanya dan peranannya yang semakin meningkat dalam menunjang pembangunan.
Hasil yang dipetik Pegadaian dari upayanya melakukan perubahan selama satu dasawarsa terakhir ini memang belum memenuhi harapan. Namun demikian, sangat berguna baginya sebagai bekal untuk melangkah lebih jauh. Obsesinya untuk memberikan manfaat yang lebih besar kepada masyarakat kecil yang menjadi pelanggannya tidak surut dan tidak akan pernah surut.
Betapa bangganya Pegadaian bila sejauh mungkin dapat memberikan sumbangan nyata bagi sasaran pembangunan ekonomi nasional yaitu menumbuhkan sektor informasi dan menciptakan pengusaha kecil yang kuat dan mandiri di kota dan pedesaan. Selain itu, Pegadaian juga ingin menjadikan dirinya sebagai lembaga keuangan yang modern, inovatif dan dinamis. Semua ini telah dituangkan dalam visi yang dirumuskannya untuk dua puluh lima tahun mendatang.
Pegadaian sebagai lembaga (perusahaan) yang memberikan pinjaman uang dengan jaminan barang – barang bergerak telah dikenal di Indonesia, yaitu sejak masa VOC (± tahun 1746). Sampai dewasa ini, Pegadaian telah mengalami 5 (lima) periode pemerintahan, yaitu : •
Periode VOC
(1746-1811)
88 •
Periode Penjajahan Belanda (1811-1816)
•
Periode Penjajahan Inggris
(1816-1942)
•
Periode Penjajahan Jepang
(1942-1945)
•
Periode Kemerdekaan
(1945 s/d sekarang)
3.1.1.1 Pegadaian pada Periode VOC (1746-1811)
Bank Van Leening (nama lembaga gadai pada masa itu), selain memberikan pinjaman gadai, juga bertindak sebagai wesel bank. Pada mulanya lembaga ini merupakan perusahaan campuran antara pemerintah VOC dan swasta dengan perbandingan modal 2/3 modal VOC dan 1/3 modal swasta. Namun sejak tahun 1746 Bank Van Leening menjadi monopoli dan diusahakan sepenuhnya oleh pemerintah.
3.1.1.2 Pegadaian pada Periode Penjajahan Belanda (1811-1816)
Tahun 1800 VOC dibubarkan, selanjutnya Indonesia berada dibawah kekuasaan Belanda. Ketika Inggris mengambil alih kekuasaan di Indonesia dari Belanda. Gubernur Jendral Thomas Stamford Raffles selaku pimpinan tertinggi pemerintah kerajaan Inggris pada masa itu tidak menyetujui Bank Van Leening dikelola oleh pemerintah.
Berdasarkan pertimbangan itu maka Bank Van Leening dibubarkan pada tahun 1811. Sebagai gantinya dikeluarkan peraturan yang menyatakan bahwa setiap orang boleh mendirikan usaha pegadaian dengan ijin (licentie). Tujuan Licentie Stelsel adalah untuk memperkecil
89 peranan woeker (Lintah darat). Akan tetapi, tujuannya tidak mencapai sasaran, kemudian Licentie Stelsel diganti dengan Pacht Stelsel.
3.1.1.3 Pegadaian pada Periode Penjajahan Inggris (1816-1942)
Tahun 1856 Pemerintah Belanda mengadakan penelitian terhadap Pacht Stelsel, dan diketahui adanya penyimpangan yang merugikan rakyat sehingga pada tahun 1870 diganti kembali menjadi Licentie Stelsel. Kemudian, pada tahun 1880 kembali lagi ke Pacht Stelsel, melihat situasi yang sering berganti – ganti itu pemerintah secara monopoli menyelenggarakan gadai, sehingga pada tahu 1930 status hukum Pegadaian adalah Perusaahan Negara tetap dengan landasan hukum IBW (Indonesischie Bedrijvenwet).
3.1.1.4 Pegadaian pada Periode Penjajahan Jepang (1942-1945)
Pada periode penjajahan Jepang, Pegadaian masih merupakan instansi pemerintahan dengan status jawatan dibawah pimpinan dan pengawasan kantor besar keuangan. Struktur organisasi Pegadaian semasa pemerintahan Jepang hampir tidak mengalami perubahan, hanya saja sejumlah inspektorat menurun menjadi tiga disebut Gunseikabu Zaimubu yang masing – masing berkedudukan di Jakarta untuk pulau Jawa, di Bukittinggi untuk wilayah pulau Sumatera dan Makassar untuk daerah Indonesia Timur.
90 3.1.1.5 Pegadaian pada Periode Kemerdekaan (1945 s/d sekarang)
3.1.1.5.1 Masa Status Perusahaan Negara (PN)
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang – Undang (Perpu) No.19/1960 menetapkan bahwa semua perusahaan yang modalnya berasal dari pemerintah dijadikan Perusahaan Negara (PN). Tujuannya adalah untuk menyederhanakan perusahaan – perusahaan negara yang bentuknya beraneka ragam hanya menjadi satu bentuk saja.
Berdasarkan Keputusan Presiden No. 180/1065 tanggal 19 Juni 1965, Presiden membentuk kabinet yang antara lain mengintroduksi Menteri Kompartemen (Menko). Salah satu kompartemen
adalah
Kompartemen
Keuangan.
Dalam
Kompartemen ini PN Pegadaian yang sebelumnya berada dibawah Departemen Urusan Pendapatan, Pembiayaan dan Pengawasan kemudian dimasukkan kedalam Departemen Urusan Bank Sentral bersama dengan Perbankan.
3.1.1.5.2 Masa Status Perusahaan Jawatan (PERJAN)
Intruksi
Presiden
No.17/1967
diwujudkan
dengan
dikeluarkannya Perpu No.1/1969 yang diundangkan dengan UU No.9 tahun 1969. UU ini mengatur bentuk – bentuk Usaha Negara menjadi tiga bentuk, taitu : Perjan, Perum dan Persero. Sejalan
91 dengan ketentuan dalam UU tersebut, maka dikeluarkan PP No.7/1969 yang mencabut PP No. 178/1961 dan menyatakan bahwa mulai 1 Mei 1969 status PN Pegadaian ditetapkan menjadi perusahaan Jawatan (Perjan) Pegadaian.
Dalam masa ini, kondisi makro ekonomi sudah semakin membaik, pemerintah relatif sudah stabil. Faktor keamanan, ketertiban, dan kepastian hukum yang merupakan pilar pokok dan sangat menunjang perkembangan ekonomi nasional sudah semakin membaik. Kondisi ini sangat menunjang pengembangan dan pemantapan langkah maju Pegadaian. Beberapa langkah kebijakan strategis dan opersional ditempuhnya juga.
3.1.1.5.3 Masa Status Perusahaan Umum (PERUM)
Sejak April 1990 status hukum dialihkan dari Perusahaan Jawatan (Perjan) menjadi Perusahaan Umum (Perum) melalui PP No.10/1990. PP ini mengatur perubahan bentuk Perjan Pegadaian menjadi Perum Pegadaian. Dengan perubahan status hukum tersebut, perusahaan dikelola layaknya seperti Persereoan Terbatas (PT), hanya saja modal tidak terdiri dari saham, tapi berbentuk Penyertaan Modal Pemerintah (PMP).
Dengan diundangkannya PP No.103/2000 maka Perum Pegadaian dengan landasan hukum terbaru ini tetap merupakan “Lembaga Keuangan Non Bank” yang keberadaannya diatur
92 dalam PP No.103/2000 tanggal 10 Nopember tahun 2000. PP No.103 tersebut adalah pegganti dari PP No.10/1990 tanggal 10 April 1990 yang mengatur Perjan Pegadaian menjadi PERUM PEGADAIAN (Lembaga Negara tahun 1990 nomor 14). Perum Pegadaian yang merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), atau perusahaan Milik Negara dalam menjalankan Operasionalnya yaitu : “Menyalurkan Kredit Berskala Kecil Kepada Papan Menengah Ke Bawah”.
3.1.2 Kedudukan, Visi, Misi, Tugas, dan Tujuan Perusahaan
3.1.2.1 Kedudukan Perum Pegadaian
Kedudukan Perum Pegadaian diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 103 Tahun 2000 adalah sebagai Badan Usaha Milik Negara sebagaimana diatur dalam Undang – Undang Nomor 9 tahun 1969.
3.1.2.2 Misi Perum Pegadaian
Misi suatu lembaga atau perusahaan pada dasarnya dirumuskan dari sebuh pertanyaan “Untuk pada lembaga atau perusahaan itu ada”. Dari berbagai rumusan yang sempat dirumuskan, terakhir ditetapkan misi perum Pegadaian seperti tertuang dalam Rangka Jangka Panjang (RJPCorporate Plan) Perum Pegadaian.
Pegadaian tahun 1999 – 2003 yang telah disahkan oleh Direksi dan Dewan Pengawas pada bulan Juni 1999. Adapun Misi Pegadaian
93 adalah : “Ikut membantu program pemerintah dalam upaya meningkat kesejahteraan masyarakat golongan menengah ke bawah, melalui kegiatan utama berupa penyaluran kredit gadai dan melakukan usaha lain yang menguntungkan”.
3.1.2.3 Visi Perum Pegadaian
Selain memiliki misi yang harus dilaksanakan, Perum Pegadaian juga memiliki Visi yang diwujudkannya, yaitu : Pegadaian pada tahun 2010 menjadi perusahaan modern, dinamis, inovatif dane usaha utama gadai”. Dengan penjelasan sebagai berikut :
a. MODERN : Mampu menghasilkan produk/jasa yang sesuai dengan kebutuhan msayarakat modern atau mampu memberi solusi bagi masalah ekonomi masyarakat yang hidup di zaman modern ini. b. DINAMIS : Harus semakin mampu merespon dengan cepat kebutuhan konsuman baik internal maupun eksternal. c. INOVATIF : Kemampuan perusahaan dalam mnyempurnakan produk yang sudah ada dan menciptakan berbagai produk – produk baru yang menguntungkan.
94 3.1.2.4 Tugas Perum Pegadaian
Sesuai Keputusan Menteri Keuangan No. Kep-39/MK/6/1971 tanggal 20 Januari 1971 Bab II Pasal 2, Perum Pegadaian mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1.
Membina perekonomian rakyat kecil dengan menyalurkan kredit atas dasar hukum gadai, kepada : a. Para petani, nelayan, pedagang kecil, industri kecil yang bersifat produktif. b. Kaum buruh atau pegawai negeri yang ekonomi lemah dan bersifat konsumtif.
2.
Ikut serta mencegah adanya rentenir, lintah darat, pemberian pinjaman yang tidak wajar, ijon, pegadaian gelap serta praktek riba lainnya.
3.
Di samping menyalurkan kredit, maupun usaha-usaha lainnya yang bermanfaat terutama bagi pemerintah dan masyarakat.
4.
Membina pola perkreditan supaya benar-benar terarah dan bermanfaat, terutama mengenai kredit yang bersifat produktif dan bila perlu memperluas daerah operasinya.
95 3.1.2.5 Tujuan Perum Pegadaian
Tujuan Perum Pegadaian secara jelas termuat dalam PP Nomor tahun 2000 Bab 1, pasal 7 ayat (a dan b), disebutkan bahwa Pegadaian bertujuan untuk :
1. Turut meningkatkan kesejahteraan masyarakat terutama golongan menengah kebawah melalui penyediaan dana atas dasar hukum gadai, dan jasa di bidang keuangan lainnya berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 2. Menghindarkan masyarakat dari gadai gelap, praktek riba, dan praktek tidak wajar lainnya.
3.1.3 Kegiatan Bisnis
3.1.3.1 Usaha Pokok Kredit Gadai
Kredit gadai adalah fasilitas peminjaman berdasarkan hukum gadai dengan prosedur pelayanan mudah, aman, dan cepat. Dengan usaha gadai ini Pegadaian melindungi masyarakat yang tidak mempunyai akses ke dalam industri perbankan, sehingga terhindar dari praktek pemberian uang pinjaman yang tidak wajar. Pelayanan yang sederhana juga melindungi masyarakat dari prosedur dan persyaratan kredit yang berbelit dan tidak dapat dipenuhi oleh masyarakat kecil.
96 3.1.3.2 Usaha Jasa Titipan
Jasa titipan adalah fasilitas semacam safe deposit box yang ditawarkan oleh pegadaian kepada masyarjat dengan maksud untuk melindungi surat – surat dan atau barang – barang berharga lainnya bila pemiliknya meninggalkan rumah atau menghendaki perlindungan yang lebih aman dibanding disimpan dirumah.
3.1.3.3 Galeri 24 (Toko Emas Pegadaian)
Galeri diciptakan untuk menyediakan perhiasan dengan kualitas yang benar dan desain perhiasan yang modern. Usaha ini dimaksudkan untuk melindungi masyarakat dari para pedagang emas yang menjual emas tidak sesuai dengan kadar yang sebenarnya.
3.1.3.4 Usaha Persewaan
Usaha persewaan adalah upaya pemanfaatan aset secara optimal. Gedung bersejarah bekas Kantor Pusat Pegadaian direhab sedemikian rupa sebagai Auditorium Kantor Pusat dengan nama Gedung Langer Palikrama. Gedung ini banyak disewa oleh masyarakat umum untuk kegiatan resepsi halal bihalal, seminar, dan pertemuan lainnya.
3.1.3.5 Usaha Jasa Taksiran/Sertifikasi
Jasa taksiran ditawarkan oleh pegadaian kepada masyarakat dengan maksud untuk melindungi masyarakat dari kemungkinan
97 pemalsuan para penjual barang – barang perhiasan emas permata, juga dapat dimanfaatkan oleh masyarakat yang ingin mengetahui kualitas barang – barang perhiasannya.
3.1.3.6 Usaha Penjualan Keping Emas ONH
Penjualan Keping emas ONH kepada masyarakat dimaksudkan untuk melindungi nilai uang masyarakat yang ingin merencanakan ibadah haji. Harganya ditentukan berdasarkan harga emas yang berlaku pada saat transaksi. Dengan demikian, emas ONH ini bukan saja untuk merencanakan ibadah haji, tapi juga baik untuk berinvestasi atau melindungi nilai uang dari inflasi.
98 3.1.4 Struktur Organisasi
Berikut ini merupakan Struktur Organisasi Perum Pegadaian yang menggambarkan kedudukan dan wewenang dari setiap – setiap jabatan.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum Pegadaian
Sumber : (Keputusan Direksi perum Pegadaian Nomor : 1000/KP.400324/2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perum Pegadaian)
99 DIREKTORAT UMUM
DIVISI LOGISTIK
GENERAL MANAJER LOGISTIK
BAGIAN
BAGIAN
BANGUNAN
PERLENGKAPAN
BAGIAN ADMINISTRASI AKTIVA
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Logistik
Sumber : (Keputusan Direksi perum Pegadaian Nomor : 1000/KP.400324/2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perum Pegadaian)
100 DIVISI LOGISTIK
BAGIAN BANGUNAN
BAGIAN PERLENGKAPAN
BAGIAN ADMINISTRASI AKTIVA
MANAJER
MANAJER
BANGUNAN
PERLENGKAPAN
MANAJER ADMINISTRASI AKTIVA
ASISTEN MANAJER
STAF
ASISTEN MANAJER
STAF
ASISTEN MANAJER
STAF
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Divisi Logistik
Sumber : (Keputusan Direksi perum Pegadaian Nomor : 1000/KP.400324/2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perum Pegadaian)
3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Dari bagan struktur organisasi Perum Pegadaian diatas dapat diperinci fungsi dari masing – masing bagian yang bersangkutan, yaitu sebagai berikut :
1. Menteri Keuangan 2. Dewan Pengawas 3. Direksi
101 Tugas pokok dan wewenang direksi :
a. Memimpin, mengurus, dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dengan senantiasa berusaha meningkatkan daya guna dan hasil guna perusahaan. b. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan. c. Mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan. d. Melaksanakan kebijakan pengembangan usaha dalam mengurus perusahaan yang telah digariskan oleh Menteri. e. Menetapkan kebijakan perusahaan sesuai dengan pedoman kegiatan operasional yang ditetapkan Menteri. f. Menyiapkan rencana jangka panjang dan rencana kerja dan anggaran perusahaan. g. Mengadakan
dan
memelihara
pembukuan
dan
administrasi
perusahaan sesuai dengan kelaziman yang berlaku bagi suatu perusahaan. h. Menyiapkan struktur organisasi dan tata kerja perusahaan lengkap dengan rincian tugasnya. i. Melakukan kerja sama usaha, membentuk anak perusahaan dan melakukan penyertaan model dalam badan usaha lain dengan persetujuan Menteri. j. Mengangkat dan memberhentikan pegawai perusahaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
102 k. Menetapkan gaji, pensiun/jaminan hari tua dan penghasilan lain bagi para pegawai perusahaan serta mengatur semua hal kepegawaian lainnya, sesuai dengan peraturan perundang – perundangan yang berlaku. l. Menyiapkan laporan tahunan dan laporan berkala. 4. Direktorat Keuangan
Direktorat keuangan mempunyai fungsi mengambil kebijakan, membina dan mengelola tugas pokok perusahaan di bidang keuangan.
5. Direktorat Operasi dan Pengembangan (Direktorat OPP)
Direktorat Operasi dan Pengembangan mempunyai fungsi membina dan mengelola tugas pokok perusahaan di bidang usaha gadai dan usaha lain.
6. Direktorat Umum
Direktorat Umum mempunyai fungsi membina dan mengelola tugas pokok perusahaan di bidang sumber daya manusia (SDM) dan logistik.
7. Divisi Tresuri
Divisi Tresuri mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, menyelenggarakan, dan mengendalikan anggaran dan menajemen investasi, pemodalan, penagihan pembayaran, serta perpajakan.
103 8. Divisi Akuntansi
Divisi Akuntansi mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, menyelenggarakan, mengendailkan dan mengembangkan sistem akuntansi, verifikasi dokumen keuangan, akuntansi dan penyajian laporan keuangan.
9. Divisi Usaha inti
Divisi Usaha Inti mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, menyelenggarakan, dan mengendalikan program pemasaran, bina usaha, dan pengembangan usaha jasa gadai serta pertanggungan resiko (asuransi) batang jaminan dan pengurusan klaim.
10. Divisi Usaha Lain
Divisi Usaha Lain mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, menyelenggarakan, dan mengendalikan pelaksanaan program pemasaran, bina usaha, pengembangan usaha lain serta pembinaan usaha kecil dan koperasi.
11. Divisi Logistik
Divisi Logistik mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, dan
menyelenggarakan
serta
mengendalikan
perlengkapan dan administrasi aktiva perusahaan.
kegiatan
bangunan,
104 12. Divisi SDM
Divisi SDM mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, dan menyelenggarakan serta mengendalikan pengembangan SDM, administrasi kepegawaian, dan kesejahteraan pegawai.
13. Satuan Pengawas Intern (SPI)
Satuan Pengawas intern mempunyai fungsi membantu Direksi untuk melakukan perencanaan, pengendalian, koordinasi dalam pengawasan, penilai atas sistem pengendalian menajemen dan pelaksanaan seluruh kegiatan perusahaan serta memberikan saran – saran perbaikan/penindakan.
14. Sekretariat Perusahaan
Sekretariat
Perusahaan
mempunyai
fungsi
merencanakan,
mengorganisasikan, dan menyelenggarakan serta mengendalikan pelaksanaan hukum, komunikasi, dan rumah tangga perusahaan.
15. Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat)
Pusat Pendidikan dan Pelatihan mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan,
menyelenggarakan
dan
mengendalikan
serta
mengembangkan program pendidikan dan pelatihan berdasarkan peraturan dan kebijkan direksi.
105 16. Pusat Teknologi dan Informasi
Pusat Teknologi dan Informasi mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan,
menyelenggarakan
dan
mengendalikan
serta
mengembangkan sistem informasi, database, jaringan, dan infrastruktur serta pengimplementasiannya.
17. Manajemen Resiko
Manajemen Resiko mempunyai fungsi melakukan pengendalian terhadap resiko yang dihadapi guna memberikan kontribusi yang optimal terhadap nilai perusahaan.
18. Anak Perusahaan
Perusahaan yang dibina oleh Perum Pegadaian Pusat.
19. Dana Pensiun
Dana pensiun mempunyai fungsi menangani masalah pensiunan Perum Pegadaian.
20. Yayasan K.P.P (Kesejahteraan Pegawai Perum Pegadaian)
Yayasan yang menangani kesejahteraan pegawai Perum Pegadaian.
21. PKBL (Program Kemitraan Bina Lingkungan)
Program penyaluran kredit pada pengusaha kecil dan koperasi.
106 22. Kantor Wilayah
Kantor wilayah dipimpin oleh seorang Pimpinan Wilayah yang bertanggung jawab kepada Direksi. Pimpinan wilayah mempunyai fungsi merencanakan, mengorganisasikan, menyelenggarakan, dan mengendalikan kegiatan perusahaan di wilayah serta membantu fungsi – fungsi kantor pusat sesuai dengan wewenang yang dilimpahkan Direksi.
23. Kantor Cabang
Cabang dipimpin oleh seorang Manajer Cabang yang bertanggung jawab kepada
Pimpinan
Wilayah.
Manajer
Cabang
mempunyai
fungsi
merencanakan, mengkoordinasikan, dan menyelenggarakan serta mengawasi atas kegiatan operasional perusahaan yang langsung berhubungan dengan masyarakat (nasabah) sesuai dengan peraturan yang berlaku dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Direksi/Pimpinan Wilayah.
3.1.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Logistik
Divisi Logistik mempunyai tugas :
1. Merencanakan, mengorganisasikan, dan menyelenggarakan serta mengendalikan
urusan
teknik,
bangunan
dan
tata
usaha
pembangunan. 2. Merencanakan, mengorganisasikan dan menyelenggarakan serta mengendalikan perlengkapan dan tata usaha perlengkapan.
107 3. Merencanakan, mengorganisasikan dan menyelenggarakan serta mengendalikan urusan administrasi aktiva. 4. Merencanakan, mengorganisasikan, dan menyelenggarakan serta mengendalikan asuransi aktiva perusahaan.
Divisi Logistik terdiri atas :
A. Bagian Bangunan
Bagian Bangunan mempunyai tugas :
1. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengusulkan
gambar/desain
bangunan/perbaikan,
menyiapkan
ledger, dan kalkulasi biaya serta menetapkan kewajaran harga. 2. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pembangunan/perbaikan bangunan dengan atau tanpa konsultan pengawas. 3. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pemeliharaan bangunan, prasarana dan rumah dinas di kantor pusat. 4. Mennyiapkan, melaksanakan, dan mengevaluasi usul rencana pembangunan/perbaikan bangunan, prasarana dan rumah dinas. 5. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi permintaan pembayaran pekerjaan pembangunan/perbaikan bangunan serta penyelesaian administrasi lainnya.
108 6. Menyelenggarakan
tata
pembangunan/perbaikan
usaha serta
dan
sistem
penyajian
informasi
laporan
dan
mengevaluasinya.
B. Bagian Perlengkapan
Bagian perlengkapan mempunyai tugas :
1. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pengadaan barang/perlengkapan kantor, kendaraan serta mengatur pendistribusiannya. 2. Menyiapakan,
mengeluarkan,
dan
menatausahakan
barang
gudang/persediaan di kantor pusat. 3. Menyiapkan, mengkoordinasikan, dan melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan dan pencatatan barang inventaris kantor pusat. 4. Merencanakan pendistribusian dan menata usahakan, penyimpanan, pengeluaran barang – barang gudang di kantor pusat. 5. Mengawasi
dan
mengevaluasi
pelaksanaan
kegiatan
bagian
perlengkapan.
C. Bagian Administrasi Aktiva
Bagian administrasi aktiva mempunyai tugas :
1. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevalusai untuk pengadaan tanah dan bangunan, pengurusan sertifikat
109 tanah/bangunan, pajak bumi dan bangunan, serta penyewaan bangunan. 2. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevaluasi penatusahaan sistem informasi tanah, bangunan dan inventaris kantor serta mutasinya (penghapusan dan penambahan). 3. Menyiapkan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevaluasi izin penghunian rumah dinas, penyelenggaraan pembayaran telepon, air, dan listrik kantor. 4. Merencanakan,
mengorganisasikan,
menyelenggarakan
dan
mengawasi pertanggungan resiko (asuransi) atas kerugian aktiva tetap timbul dan pengurusan klaim. 5. Mengawasi administrasi.
dan
mengevaluasi
pelaksanaan
kegiatan
bagian
110 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
3.2.1.1 Context Diagram
Sistem Informasi inventaris pada Perum Pegadaian Pusat ini berada pada Divisi Logistik. Sistem informasi inventaris pada Perum Pegadaian Pusat yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat yang sedang berjalan
111 Sumber : (Keputusan Direksi Perum Pegadaian Nomor : 114/LOG.300.313/2006 tentang Sistem Pengelolaan Logistik Perum Pegadaian)
Gambar 3.4 merupakan diagram konteks dari sistem informasi inventaris pada Perum Pegadaian Pusat yang sedang berjalan yang terdiri dari 8 entiti, yaitu Manajer Akuntansi, Direksi, JM Logistik, Manajer Bangunan, Manajer Administrasi Aktiva, Manajer Perlengkapan, Tim Penghapusan Tanah dan Bangunan dan Tim Penghapusan Kendaraan.
Entiti
Manajer
Bangunan,
Manajer
Perlengkapan,
Tim
Penghapusan Tanah dan Bangunan, dan Tim Penghapusan Kendaraan bertindak sebagai sumber karena keempat entiti tersebut memberikan masukan ke sistem.
Entiti Manajer Akuntansi bertindak sebagai tujuan karena entiti tersebut menerima keluaran dari sistem.
Entiti Direksi, Manajer Administrasi Aktiva dan JM Logistik bertindak sebagai sumber dan tujuan karena entiti tersebut memberikan masukan ke sistem dan menerima keluaran dari sistem.
Entiti Manajer Bangunan memberikan masukan ke sistem berupa berkas pernyataan selesai pekerjaan.
Entiti Manajer Perlengkapan memberikan masukan ke sistem berupa faktur barang dan nomor register, fotokopi STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan), fotokopi BPKB (Bukti Pemiliikan Kendaraan
112 Bermotor), memo mutasi dan daftar barang yang akan dimutasi, memo penghapusan inventaris dan Formulir contoh 32.
Entiti Tim Penghapusan tanah dan bangunan memberikan masukan ke sistem berupa berkas penghapusan tanah dan bangunan.
Entiti Tim Penghapusan kendaraan memberikan masukan ke sistem berupa berkas penghapusan kendaraan.
Entiti Manajer Akuntansi menerima keluaran dari sistem berupa daftar aktiva inventaris, daftar aktiva kendaraan, daftar aktiva tanah dan daftar aktiva bangunan.
Entiti JM Logistik memberikan masukan ke sistem berupa surat izin mutasi inventaris dan daftar barang yang dimutasi dan sistem memberikan keluaran berupa memo mutasi dan daftar barang yang akan dimutasi valid, daftar register inventaris, daftar aktiva inventaris, daftar aktiva kendaraan, daftar aktiva tanah dan daftar aktiva bangunan.
Entiti Direksi memberikan masukan ke sistem berupa surat izin penghapusan inventaris dan daftar barang yang dihapuskan, dan sistem memberikan keluaran berupa memo penghapusan inventaris dan formulir contoh 32 valid, daftar register inventaris, daftar aktiva inventaris, daftar aktiva kendaraan, daftar aktiva tanah dan daftar aktiva bangunan.
Entiti Manajer Aministrasi Aktiva memberikan masukan ke sistem berupa berkas pembelian tanah dan bangunan, memo penghapusan
113 inventaris dan formulir contoh 32, dan sistem memberikan keluaran berupa daftar register inventaris, daftar aktiva inventaris, daftar aktiva kendaraan, daftar aktiva tanah dan daftar aktiva bangunan.
3.2.1.2 Diagram 0
Gambar 3.5 merupakan DFD level 0 dari Sistem Informasi Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat yang sedang berjalan yang terdiri dari 6 proses, yaitu proses cek berkas inventaris dan kendaraan, proses cek berkas bangunan, proses mencatat barang, proses penghapusan, proses mutasi dan proses membuat laporan dimana proses mencatat barang, proses penghapusan, proses mutasi dan proses membuat laporan akan didekomposisikan menjadi proses yang lebih rinci lagi.
114
Gambar 3.5 Diagram 0 Sistem Informasi Inventaris Perum Pegadaian Pusat yang Sedang Berjalan
Sumber : (Keputusan Direksi Perum Pegadaian Nomor : 114/LOG.300.313/2006 tentang Sistem Pengelolaan Logistik Perum Pegadaian)
115 Proses 1.0 merupakan proses cek berkas inventaris dan kendaraan yang berhubungan dengan entiti Manajer Perlengkapan. Pada proses cek berkas
inventaris
dan
kendaraan
entiti
Manajer
Perlengkapan
memberikan masukan ke sistem berupa faktur barang dan nomor register, fotokopi STNK, fotokopi BPKB kemudian sistem memberikan keluaran berupa faktur barang dan nomor register, fotokopi STNK, fotokopi BPKB valid ke proses mencatat barang. Proses 2.0 merupakan proses cek berkas bangunan dan tanah yang berhubungan dengan entiti Manajer Bangunan. Pada proses cek berkas inventaris dan kendaraan entiti Manajer Bangunan memberikan masukan ke sistem berupa berkas pernyataan selesai pekerjaan, kemudian sistem memberikan keluaran berupa berkas pernyataan pekerjaan valid ke proses mencatat barang.. Proses 3.0 merupakan proses mencatat barang yang berhubungan dengan entiti Manajer Administrasi Aktiva. Pada proses mencatat barang sistem menerima masukan berupa faktur barang dan nomor register, fotokpi STNK, fotokopi BPKB valid dari proses cek berkas inventaris dan kendaraan, berkas pernyataan selesai pekerjaan dari proses cek berkas bangunan dan tanah, dan berkas pembelian tanah dan bangunan dari entiti Manajer Administrasi Aktiva, kemudian data inventaris akan disimpan dalam file register inventaris dan file aktiva inventaris, data kendaraan akan disimpan dalam file aktiva bangunan. Proses 4.0 merupakan proses penghapusan yang berhubungan dengan entiti Manajer Perlengkapan, Tim Penghapusan tanah dan
116 bangunan, Tim Penghapusan Kendaraan, Manajer Administrasi Aktiva dan Direksi. Pada proses penghapusan entiti Tim Penghapusan Tanah dan Bangunan memberikan masukan ke sistem berupa berkas penghapusan tanah dan bangunan. Entiti Tim penghapusan kendaraan memberikan masukan ke sistem berupa berkas penghapusan kendaraan. Entiti Manajer Perlengkapan dan administrasi akktiva memberikan masukan ke sistem berupa memo penghapusan inventaris dan formulir contoh 32. Kemudian sistem memberikan keluaran berupa memo penghapusan inventaris dan formulir contoh 32 valid kepada entiti Direksi. Entiti Direksi memberikan masukan ke sistem berupa surat izin penghapusan inventaris dan daftar barng yang dihapuskan. Data – data barang yang dihapuskan disimpan dalam file register inventaris untuk barang inventaris, file aktiva inventaris untuk barang inventaris yang termasuk aktiva, file aktiva kendaraan untuk kendaraan, file aktiva tanah untuk tanah, dan file aktiva bangunan untuk bangunan. Proses 5.0 merupakan proses mutasi yang berhubungan dengan entiti Manajer Perlengkapan dan JM Logistik. Pada proses mutasi entiti Manajer Perlengkapan memberikan masukan ke sistem berupa memo mutasi dan daftar berang yang akan dimutasi, kemudian sistem akan memberikan keluaran berupa memo mutasi dan daftar barang yang akan dimutasi valid ke entiti JM Logistik. Entiti JM Logistik memberikan masukan ke sistem berupa surat izin mutasi dan daftar barang yang dimutasi. Data – data barang yang dimutasikan disimpan dalam file register inventaris untuk barang inventaris, file aktiva inventaris untuk
117 barang inventaris yang termasuk aktiva, dan file kendaraan untuk kendaraan. Proses 6.0 merupakan proses membuat laporan yang berhubungan dengan entiti Manajer Akuntansi, Manajer Administrasi Aktiva, Direksi dan JM Logistik. Pada proses membuat laporan sistem menerima masukan dari file register inventaris, aktiva inventaris, aktiva kendaraan, aktiva tanah dan aktiva bangunan. Sistem memberikan keluaran berupa daftar register inventaris, daftar aktiva inventaris, daftar aktiva kendaraan, daftar aktiva tanah dan bangunan ke entiti Direksi, Manajer Administrasi Aktiva dan JM Logistik dan daftar aktiva inventaris, daftar aktiva kendaraan, daftar aktiva tanah dan daftar aktiva bangunan ke entiti Manajer Akuntansi.
3.2.2 Prosedur di dalam Sistem
Prosedur Penerimaan Barang Inventaris
-
Staff Logistik menerima dokumen penerimaan barang inventaris.
-
Kemudian Staff Logistik melakukan verifikasi dokumen tersebut terhadap fisik barang, jumlah dan spesifikasinya dari dokumen pemesanan.
-
Setelah itu, dilakukan verifikasi barang. Jika barang telah sesuai dengan dokumen pemesanan dan dapat diterima, maka dibuatkan surat bukti penerimaan barang inventaris. Jika
118 barang tidak sesuai, maka dibuatkan surat penolakan penerimaan barang inventaris. -
Langkah berikutnya yaitu melakukan update terhadap kartu persediaan barang inventaris.
-
Kemudian, langkah selanjutnya yaitu melakukan update terhadap dokumen penerimaan barang inventaris.
-
Selanjutnya dilakukan pembuatan laporan penerimaan barang inventaris.
-
Langkah terakhir, mengarsipkan dokumen penerimaan barang inventaris menurut nomor urutnya.
119
120 Prosedur Pemutasian Barang Inventaris
-
Langkah pertama yaitu Staff Logistik menerima dokumen barang inventaris yang akan dimutasikan, yang meliputi dokumen tanah, bangunan, kendaraan dan inventaris.
-
Kemudian memberikan nomor registrasi terhadap dokumen tersebut.
-
Selanjutnya membuat surat pengiriman barang ke unit kerja tujuan.
-
Unit kerja kemudian melakukan penambahan terhadap DIR (Daftar Inventaris Ruangan).
-
Kemudian melakukan update terhadap dokumen mutasi barang inventaris.
-
Selanjutnya dilakukan pembuatan laporan mutasi barang inventaris.
-
Langkah terakhir, mengarsipkan dokumen mutasi barang inventaris menurut nomor urutnya.
121
122 Prosedur Pemeliharaan Barang Inventaris
-
Langkah pertama yaitu Unit Kerja melakukan pemilihan terhadap barang inventaris berdasarkan dokumen barang inventaris yang akan dilakukan pemeliharaan, yang meliputi dokumen tanah, bangunan, kendaraan dan inventaris.
-
Kemudian, memilih jenis pemeliharaan dan memasukkan ke dalam dokumen pemeliharaan.
-
Selanjutnya dilakukan pertimbangan apakah disetujui atau tidak. Apabila tidak disetujui, maka dibuatkan surat pembatalan pemeliharaan barang inventaris. Namun apabila disetujui, maka dilakukan pemeriksaan terhadap fisik barang inventaris tersebut.
-
Kemudian melakukan proses pemeliharaan barang inventaris.
-
Langkah selanjutnya yaitu melakukan update terhadap dokuken barang inventaris.
-
Selanjutnya dilakukan pembuatan laporan pemeliharaan barang inventaris.
-
Langkah terakhir, mengarsipkan dokumen pemeliharaan barang inventaris menurut nomor urutnya.
123
124 Prosedur Penyusutan Barang Inventaris
-
Langkah pertama yaitu Staff Logistik melakukan pemilihan terhadap barang inventaris berdasarkan dokumen barang inventaris yang akan dilakukan penyusutan, yang meliputi dokumen tanah, bangunan, kendaraan dan inventaris.
-
Kemudian mengecek masa manfaat dari barang inventaris tersebut. Apabila masa manfaatnya belum habis, maka dibuatkan surat pembatalan penyusutan barang inventaris. Namun apabila masa manfaatnya telah habis maka dilakukan proses penyusutan barang inventaris.
-
Langkah selanjutnya yaitu melakukan update terhadap dokuken barang inventaris.
-
Selanjutnya dilakukan pembuatan laporan penyusutan barang inventaris.
-
Langkah terakhir, mengarsipkan dokumen penyusutan barang inventaris menurut nomor urutnya.
125
126 Prosedur Penghapusan Barang Inventaris
-
Langkah pertama yaitu JM Logistik membentuk panitia penghapusan barang inventaris.
-
Kemudian panitia penghapusan mengusulkan daftar inventaris yang akan dihapuskan ke Manajer Administrasi Aktiva (MAA).
-
MAA kemudian melakukan verifikasi terhadap daftar tersebut, apakah inventaris tersebut dapat dihapuskan atau tidak. Apabila
tidak
dapat
disetujui,
maka
dibuatkan
surat
pembatalan penghapusan barang inventaris. Namun apabila barang inventaris tersebut memang layak untuk dihapuskan, MAA meneruskan daftar tersebut kepada JM logistik untuk disetujui. -
Selanjutnya,
Panitia
Penghapusan
melakukan
proses
penghapusan. -
Setelah proses penghapusan selesai, dibuatkan Berita Acara Penghapusan (BAP) barang inventaris dengan ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh JM Logistik.
-
Kemudian BAP dikirimkan ke divisi akuntansi untuk dilakukan penghapusbukuan.
-
Langkah selanjutnya yaitu JM Logistik melakukan update terhadap dokuken barang inventaris.
127 -
Selanjutnya dilakukan pembuatan laporan penghapusan barang inventaris.
-
Langkah terakhir, mengarsipkan dokumen penghapusan barang inventaris menurut nomor urutnya.
128
129 3.2.3 Analisa Kebutuhan Informasi
Analisa kebutuhan informasi dilakukan untuk mengetahui kebutuhan – kebutuhan informasi yang akan digunakan selanjutnya dalam pengembangan Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat. Dapat disimpulkan bahwa kebutuhan – kebutuhan Sistem Basis data Inventaris Perum Pegadaian Pusat setelah penulis melakukan wawancara kepada bagian yang terkait adalah sebagai berikut :
1. Klasifikasi Aktiva tetap Perum Pegadaian adalah : a. Tanah b. Bangunan kantor dan rumah jabatan c. Kendaraan d. Inventaris kantor dan rumah 2. Barang inventaris Perum Pegadaian digolongkan menjadi 2 yaitu aktiva tetap dan biaya. Sesuai dengan Instruksi Direksi Nomor ID.4/AK.0.0012.0/2000 yang berlaku saat ini dinyatakan bahwa barang inventaris yang berguna lebih dari 1 tahun dengan harga satuan senilai Rp. 1.000.000 atau lebih digolongkan aktiva tetap, sedangkan barang inventaris dengan harga satuan senilai kurang dari Rp. 1.000.000 digolongkan sebagai biaya. 3. Perhitungan penyusutan yang sudah terkomputerisasi dengan menggunakan metode garis lurus, karena metode ini paling praktis, sederhana dan cukup teliti untuk pelaksanaan pembebanan penyusutan dengan suatu pembebanan yang jumlahnya tetap untuk tiap periode sampai pada akhir masa manfaatnya.
130 Berdasarkan contoh pada Bab II hal 78, biaya penyusutan pertahun yang dihitung dengan menggunakan metode garis lurus dapat digambarkan dalam bentuk grafik seperti pada gambar 3.11.
Rp3.000.000,00 Rp2.499.999,80
Rp2.499.999,80
Rp2.499.999,80
Rp2.499.999,80
Rp2.499.999,80
Biaya Penyusutan
Rp2.500.000,00 Rp2.000.000,00 Rp1.500.000,00 Rp1.000.000,00 Rp500.000,00 Rp-
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
Tahun
Gambar 3.11 Grafik Biaya Penyusutan Dengan Metode Garis Lurus
Untuk membuktikan biaya penyusutan pertahun yang dihitung dengan menggunakan metode garis lurus menghasilkan garis lurus yang terlihat pada gambar 3.11 dapat dibuktikan dengan pembuktian sebagai berikut :
Sebuah garis mendatar mempunyai kemiringan atau gradien (m) adalah nol.2 Hal ini dapat dibuktikan dengan mengambil dua buah titik pada garis yang terdapat pada gambar 3.11, yaitu titik (1;2,499,999.80) dan (2;2,499,999.80).
m=
y 2 − y1 x 2 − x1
m=
2,499,499.80 − 2,499,499.80 2 −1
131 m=
0 1
m=0
Pembuktian tersebut berlaku untuk setiap titik yang ada pada garis yang terdapat pada gambar 3.11.
Dimana perhitungan penyusutan tersebut dibuat berdasarkan kriteria – kriteria berikut :
a.
Perhitungan penyusutan aktiva tetap dilakukan berdasarkan masa manfaat aktiva tetap yang bersangkutan.
Masa manfaat aktiva tetap yang berlaku adalah :
1. Bangunan kantor dan rumah jabatan : 20 tahun 2. Kendaraan bermotor : 8 tahun 3. Inventaris kantor dan rumah : 4 tahun b.
aktiva tetap yang telah habis masa manfaatnya tetapi masih digunakan dalam operasi, nilai bukunya ditetapkan sebesar Rp 1.00 dan tidak disusutkan lagi.
c.
Taksiran nilai sisa atau taksiran harga aktiva tetap pada akhir masa manfaat ditentukan sebesar Rp 1.00
d.
Tarif penyusutan yang berlaku untuk barang – barang aktiva tetap adalah :
132
1. Bangunan kantor dan rumah jabatan : 5% 2. Inventaris kantor dan rumah : 25% 3. Kendaraan bermotor : 12.5% 4. Tanah tidak dilakukan penyusutan
4. Informasi yang akan diisikan (input)
a.. Data barang
b. Data kelompok tanah bangunan
c. Data kelompok barang
d. Data instruksi direksi
e. Data inventaris
f. Data kendaraan
g. Data bangunan
h. Data tanah
i. Data penghapusan inventaris
j. Data penghapusan kendaraan
k. Data penghapusan bangunan
133 l. Data penghapusan tanah
m. Data mutasi inventaris
n. Data mutasi kendaraan
o. Data Pemeliharaan
5. Informasi yang akan dihasilkan (output)
Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Direksi, JM Logistik, Manajer Perlengkapan, Manajer Bangunan, Manajer Administrasi aktiva dan Manajer Akuntansi. Informasi tersebut antara lain :
a. Daftar Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang termasuk aktiva
b. Daftar Kendaraan
Laporan kendaraan yang dimiliki oleh perusahaan.
c. Daftar Penyusutan Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang termasuk aktiva yang sudah mengalami proses perhitungan penyusutan.
134 d. Daftar Penyusutan Kendaraan
Laporan kendaraan perusahaan yang sudah mengalami proses perhitungan penyusutan.
e. Daftar Penghapusan Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang sudah dihapuskan.
f. Daftar Penghapusan Kendaraan
Laporan kendaraan perusahaan yang sudah dihapuskan.
g. Daftar Mutasi Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang mengalami mutasi.
h. Daftar Mutasi Kendaraan
Laporan kendaraan perusahaan yang mengalami mutasi.
i. Daftar Bangunan
Laporan bangunan yang dimiliki oleh perusahaan.
j. Daftar Penyusutan Bangunan
135 Laporan bangunan yang dimiliki perusahaan setelah dilakukan perhitungan penyusutan.
k. Daftar Penghapusan Bangunan
Laporan bangunan yang dimiliki perusahaan setelah dilakukan penghapusan.
l. Daftar Tanah
Laporan tanah yang dimiliki perusahaan.
m. Daftar Penghapusan Tanah
Laporan
tanah
yang
dimiliki
perusahaan
setelah
dilakukan
penghapusan.
n. Daftar Pemeliharaan
Laporan mengenai pemeliharaan barang-barang inventaris.
6. Dibentuknya Tim Penghapusan Tanah dan Bangunan apabila Perum Pegadaian Pusat akan melakukan penghapusan tanah dan bangunan, dimana tim tersebut akan dibubarkan setelah penghapusan tanah dan bangunan selesai. 7. Dibentuknya Tim Penghapusan Kendaraan apabila Perum Pegadaian Pusat akan melakukan penghapusan kendaraan, dimana tim tersebut akan dibubarkan setelah penghapusan kendaraan selesai.
136 8. Barang – barang yang dihapuskan adalah barang – barang yang sudah rusak atau tidak digunakan lagi, dan barang yang telah habis masa manfaatnya dimana barang tersebut diganti dengan yang baru. 9. Barang – barang yang dimutasi di Perum Pegadaian Pusat adalah barang yang berlebih atau tidak dibutuhkan di Suatu Unit Kerja tetapi dibutuhkan di Unit Kerja yang lain. 10. Dibutuhkan tempat penyimpanan data dengan kapasitas penyimpanan yang besar agar dapat menampung semua data yang ada karena data barang inventaris selalu bertambah. 11. Untuk menjaga keamanan data maka setiap user diberikan hak akses untuk dapat menggunakan Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat sesuai dengan hak akses yang dimiliki. 12. Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat akan digunakan oleh Divisi Logisik. 13. Agar Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat dapat diterapkan maka diperlukan perangkat keras (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan pemakai (brainware).
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Entiti
Entiti
Keterangan
Msbangunan
Tabel mengenai data-data bangunan
Mskendaraan
Tabel mengenai data-data kendaraan
Mstanah
Tabel mengenai data-data tanah
137 Entiti
Keterangan
Msinventaris
Tabel mengenai data-data inventaris
Msbarang
Tabel mengenai data-data barang
Mskendaraan_susut
Tabel mengenai penyusutan kendaraan
Msbangunan_susut
Tabel mengenai penyusutan bangunan
Msinventaris_susut
Tabel mengenai penyusutan inventaris
Msmutasi_kendaraan
Tabel mengenai pemutasian kendaraan
Msmutasi_inventaris
Tabel mengenai pemutasian inventaris
Msunit_kerja
Tabel mengenai data-data unit kerja
Mskelompok_barang
Tabel mengenai pengelompokan barang
Mskelompok_tanah_bangunan Tabel mengenai pengelompokan tanah dan bangunan Mspemeliharaan
Tabel mengenai pemeliharaan inventaris
Msuser
Tabel mengenai data-data user
Msinstruksi_direksi
Tabel mengenai instruksi direksi
3.2.4 Permasalahan yang dihadapi
Permasalahan yang dihadapi Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat adalah :
1. Mengalami kesulitan dalam mencari dan mencatat data barang yang akan dihapuskan.
138 2. Mengalami kesulitan dalam mencari dan mencatat data barang apabila terjadi mutasi ke unit kerja yang lain. 3. Mengalami kesulitan dalam mengetahui barang yang sudah habis masa manfaatnya dikarenakan harus mencari data barang yang nilai bukunya satu yang ada pada Divisi Akuntansi karena proses penyusutan dilakukan oleh Divisi Akuntansi. 4. Melakukan dua kali pencatatan barang inventaris yang termasuk aktiva yaitu pada file register inventaris dan aktiva inventaris.
3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi segala permasalahan yang dihadapi, penulis mencoba memberikan pemecahan terhadap permasalahan tersebut antara lain :
1. Dengan
membuat
sistem
basis
data
inventaris
yang
sudah
terkomputerisasi, sehingga sistem ini dapat memudahkan Divisi Logistik dalam melakukan pencatatan barang – barang yang dimiliki perusahaan, pencatatan barang yang sudah dihapuskan, pencatatan barang yang dimutasi, pemeliharaan barang, perhitungan penyusutan dan pembuatan laporan. 2. Merancang aplikasi yang mampu memberikan berbagai kebutuhan informasi mengenai penerimaan, penyusutan, pemutasian, pemeliharaan, penghapusan, dan pelaporan barang. 3. Merancang program aplikasi basis data inventaris barang yang dapat menghitung penyusutan berdasarkan masa manfaat dan nilai bukunya,
139 sehingga tidak lagi melibatkan Divisi Akuntansi dalam melakukan penyusutan barang inventaris. 4. Hanya melakukan satu kali pencatatan barang inventaris yang termasuk aktiva yaitu pada file aktiva inventaris karena nomor register inventaris telah ada pada file aktiva inventaris, sehingga tidak perlu mencatat pada file register inventaris.
