BAB 2 LANDASAN TEO RI
2.1
Perencanaan Strategi Sistem Informasi 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut Michael C. Jackson (2003, p1), sistem didefinisikan sebagai sekumpulan fungsi – fungsi kompleks yang bergantung pada bagian tersebut dan interaksi di antara bagian tersebut. Dari penjelasan tersebut, sistem dapat diidentifikasikan menjadi beberapa tipe - tipe, yait u : secara fisik, biologis, desain, absrak, sosial, dan aktivitas menusia. O’Brien(2003,p18) mengatakan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan output dalam proses perpindahan yang diat ur. Menurut Bennet,McRobb,Farmer (2002,p569) sistem adalah suat u abstrak dari suatu satuan unsur-unsur yang kompleks dan saling berinteraksi , yang dimana untuk mengidentifikasi suatu batas, suat u lingkungan , input dan output suatu kendali mekanisme dan beberapa perubahan bentuk atau proses pencapaian suatu sistem. Sistem juga dapat diartikan sebagai sekumpulan komponen yang bekerja bersama-sama untuk memperoleh t ujuan tertentu. Sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. (O’Brien, 2005, p29)
10
11 Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan, sistem adalah sekolompok komponen yang saling berinteraksi untuk mengidentifikasi input dan ouput dalam mencapai tujuan bersama.
2.1.2
Pengertian Informasi Menurut Kenneth C. dan Jane Price Laudon (2008, p14), informasi adalah data yang sudah dibentuk menjadi sebuah bentuk yang mempunyai arti dan berguna untuk manusia. Informasi adalah data yang telah dikonversikan ke dalam konteks yang penuh arti dan berguna bagi end-user tertentu. (O’Brien, 2003, p703) Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan, informasi adalah data yang telah dikonversikan menjadi sebuah konteks yang mempunyai arti dan berguna bagi end-user yang bersangkutan.
2.1.3
Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kom binasi terat ur apapun dari orangorang, hardware, soft ware, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005, p5). Sedangkan menurut Kadir (2003, p10), sistem informasi adalah cakupan sejumlah komponen (orang, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja), ada sesuatu yang di proses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suat u sasaran atau tujuan.
12 Menurut Kenneth C. dan Jane Price Laudon (2008, p14), dapat didefinisikan secara teknikal sebagai sekumpulan komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan atau mendapatkan, proses, peyimpanan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pem buatan keput usan, koordinasi, dan kontrol dalam organisasi. Selain itu, dapat juga membantu manajer dan karyawan lainnya unt uk menganalisa masalah, menvisualisasikan subyek yang kompleks, dan membuat suatu produk baru. Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan, sistem informasi adalah suatu jaringan yang terbentuk dari beberapa komponen, seperti : hardware, software, brainware, jaringan komunikasi, dan data yang mempunyai proses dari input data, lalu diproses dan menghasilkan suat u informasi yang mempunyai nilai bagi beberapa pihak, khususnya para tactical dan strategic level m anagem ent
2.1.4
Strategi Sistem Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah
strategi yang
mendefinisikan
kebutuhan
organisasi atau
perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut.
13 2.1.5
Perencanaan Strategi Sistem Informasi Perencanaan strategi sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggam barkan kebutuhan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan (Turban, 2003, p462). Perencanaan Strategi Informasi Informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan unt uk melakukan rencana bisnis dan merealisasikan pencapaian bisnis. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi unt uk menentukan strategi perusahaan adalah salah sat u cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
2.1.6
Clustering Matrix Menurut James Martin (2004, p173) Clustering Matrix adalah sebuah tipe fungsi matrix yang dikelompokkan untuk menunjukkan fungsi dan data apa yang cocok. Pengelompokan ini membentuk dasar untuk membangun wilayah bisnis, yang akan diperiksa secara lebih rinci selama analisis bisnis area. Pengelompokan dapat membentuk dasar dari sistem dan membantu menentukan sistem tertentu harus melakukan fungsi apa dan data apa yang akan digunakan.
2.2
Teori umum perancangan E-commerce 2.2.1
Pengertian Internet Menurut Rayport dan Jaworski (2003, p28), internet adalah sebuah
koleksi
dari kabel-kabel, protocol,
dan hardware yang
14 mengizinkan elektronik transmisi dari data dari pada TCP/IP. Internet merupakan
jaringan
global
dari komputer-komputer
yang akan
memberikan data dan program-program. Menurut Laudon dan Traver (2004, p117), internet adalah jaringan dari ribuan jaringan dan jutaan computer (disebut host) yang menghubungkan bisnis, institusi pendidikan, organisasi pemerintahan dan individual
2.2.2
Pengertian E-Commerce Menurut Rayport dan Jaworski (2003, p4), pertukaran antar bagian yang dihubungkan dengan teknologi (baik individual atau organisasi) juga diaktifitas dalam atau antar organisasi berbasiskan elektronik yang mendukung pertukaran seperti it u. Menurut O’Brien (2003, p23), e-comm erce adalah proses pembelian dan penjualan serta pemasaran dan pelayanan dari produk, service dan informasi melalui jaringan komputer yang beragam. Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan, e-comm erce adalah penyebaran, pem belian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televise, www, atau jaringan komputer lainnya.
2.2.3
Kategori E-Commerce Menurut Rayport dan Jaworski (2003, p4), ada 4 kategori ecomm erce yaitu:
15 1.
Business to Business (B2B) Business
to
Business
(B2B),
aktivitas
mengarah
kepandangan penuh pada E-com m erce yang dimana dapat terjadi antara dua (2) Organisasi. Diantara aktifitas lainnya, ini termasuk pembelian, penyediaan barang, supplier m anagem ent, inventory m anagem ent, sales activities, paym ent m anagem ent dan services and support. 2.
Business to Consum er (B2C) Business to Consum er (B2C) adalah E-comm erce yang mengarah pada pertukaran antara bisnis dan konsumen, seperti yang dilakukan oleh Am azon dan Yahoo. Transaksi B2C dapat berupa pert ukaran dari fisik atau produk digital atau pelayanan dan biasanya lebih kecil daripada transaksi yang dilakukan pada model B2B.
3.
Peer to peer (P2P) Peer to Peer (P2P) adalah pertukaran yang terjadi antara konsumen dengan konsumen. Pertukaran dapat melibatkan pihak ketiga seperti pada kasus pelelangan di website eBay. Beberapa contoh lainnya yang mendukung P2P adalah Owners.com , Craigslist (Classified ads), Gnutella (Music), m onster (jobs), dan Lavalife (Personal Services).
4.
Consum er to Business (C2B) Konsumen dapat bersatu bersama unt uk menampilkan mereka sebagai grup pem beli dalam hubungan C2B. Termasuk
16 dalam kategori ini adalah perorangan yang menjual produk atau layanan ke organisasi, dan perorangan yang mencari penjual, berinteraksi dengan mereka dan mensepakati suatu transaksi.
2.2.4
E-business Menurut O’Brien dan Marakas (2006, p214), e-business adalah penggunaan internet dan jaringan lainnya dan teknologi informasi unt uk mendukung electronic comm erce, kom unikasi perusahaan dan kolaborasi, dan proses bisnis yang sudah menggunakan website, keduanya dalam jaringan perusahaan dan antara konsumen serta partner bisnisnya. 2.2.4.1 Survvey system Survey system merupakan aplikasi yang menyediakan survey secara komprehensif dan fleksibel. Aplikasi ini menitikberatkan pada rincian pelanggan yang akan diolah menggunakan sistem riset secara kreatif, sehingga hasil yang diberikan juga akan kreatif dan m udah dimengerti oleh perusahaan.
2.2.4.2 Customer Relationship Management (CRM) Aplikasi yang memiliki nilai potensial tinggi dalam memberikan suat u keunggulan bersaing jangka panjang dan mendukung dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, nam un memiliki tahapan resiko implementasi yang tinggi. Custom er Relationship Managem ent (CRM) adalah sebuah sistem informasi yang
terintegrasi
yang
digunakan
unt uk
merencanakan,
17 menjadwalkan,
dan
mengendalikan
aktivitas-aktivitas
prapenjualan dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk didalamnya adalah call center, sales force, pemasaran, technical support, dan layanan. CRM berfokus pada penanganan hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan.
2.2.4.3 Pengertian Supply Chain Management (SC M) Menurut O’Brien dan Marakas (2008,p305), SCM adalah fungsi yang saling berhubungan dalam internal sistem perusahaan yang menggunakan Teknologi Informasi untuk mendukung dan mengelola keterkaitan antara beberapa kunci proses bisnis antara pemasok, pelanggan , dan partner bisnis. T ujuan dari SCM adalah menciptakan jaringan bisnis yang cepat , efisien , dan harga yang relatif terjangkau.
2.2.4.4 Management Information System (MIS) MIS merupakan suat u aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari banyak sum ber, termasuk didalamnya Transaction Processing
18 System . MIS menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. Untuk mengaksses informasi, pengguna MIS membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterpretasikan dan menerapkan datadata tersebut. MIS menghasilkan output informasi yang digunakan untuk
membuat
keputusan.
MIS
juga
dapat
membantu
menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suat u struktur tunggal.
2.2.4.5 Eksekutif Information System (EIS) Menurut Kumar dan Palvia (2001, Vol. 101, pp.153 164), tujuan dari EIS secara global adalah untuk menyediakan para eksekutif tampilan yang konsisten, terpadu, dan data operasional yang sudah diringkas dari anak perusahaan secara keseluruhan.
2.2.4.6 Enterprise Application Integration (EAI) EAI atau Enterprise Application Integration adalah suat u software yang digunakan unt uk menghubungkan aplikasi ebusiness seperti MIS, EIS dan CRM. Software ini menyediakan fasilitas konversi dan koordinasi data, komunikasi, aplikasi, dan layanan pesan, serta akses ke berbagai interface aplikasi. Jadi, software EAI dapat mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi
19 perusahaan dengan memungkinkan aplikasi-aplikasi tersebut untuk bertukar data.
2.3
Evolusi Sistem Informasi dalam Organisasi Ward dan Preppard (2002, p23) mengajukan sebuah model unt uk menggambarkan perkembangan sistem informasi. Model ini terdiri dari tiga era berbeda dimana peranan sistem informasi berbeda pula.
Tahun
Er
Tujuan
60-an
Data processing
Meningkatkan
efisiensi
dalam kegiatan operasional perusahaan
70-an dan 80-an
Management system (MIS)
information Meningkatkan
efektifitas
manajemen menyediakan yang
dengan informasi
dibutuhkan
dalam
pengambilan keput usan
80-an dan 90-an
Strategic system (SIS)
information Meningkatkan daya saing perusahan dengan merubah
20 cara perusahaan melakukan bisnisnya
Tabel 2.1 Evolusi Sistem Informasi (Ward dan Preppard, 2002, p23) 2.4
Perlunya Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Ward dan Preppard (2002, p47) mengemukakan beberapa alasan yang menyebabkan perlunya suat u perusahaan memiliki strategi sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI): •
Investasi pada SI/TI tidak mendukung sasaran bisnis.
•
Tidak terkontrolnya SI/TI yang ada.
•
Sistem yang tidak terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya duplikasi data dan hilangnya keterkaitan antara sumber daya informasi.
•
Perusahaan tidak memiliki panduan untuk menentukan prioritas proyek SI/TI dan selalu terjadi perubahan sehingga menurunkan produktivitas.
•
Manajemen informasi yang buruk dan tidak akurat.
•
Strategi SI/TI tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
•
Proyek SI/TI hanya dievaluasi pada basis keuangan semata. Strategi SI/TI hendaknya dapat mengarahkan kinerja sistem secara terintegrasi untuk menghasilkan informasi yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengambilan keput usan manajemen.
2.5
Perencanaan Strategi Teknologi Informasi 2.5.1
Teknologi Informasi
21 Teknologi
informasi
meliputi
konsep-konsep
utama,
pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yait u hardware, software, jaringan, manajemen data dan banyak teknologi berbasis internet (O’Brien, 2005, p9). Menurut Ward dan Preppard (2002, p3), teknologi informasi menunjuk pada spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan telekom unikasi. Menurut Jogiyanto (2005, p334) teknologi informasi merupakan alat yang potensial untuk digunakan dalam menciptakan atau menambah nilai – nilai dan teknologi informasi dimaksudkan unt uk melihat sampai sejauh mana peran sistem dan teknologi informasi di perusahaan saat ini di rantai nilai. Menurut Thomson dan Cats-Baril (2003, p3), teknologi informasi adalah perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat unt uk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan digital. Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan, teknologi informasi adalah hardware, soft ware, dan jaringan telekomunikasi yang dikemas sebagai sebuah alat unt uk digunakan dalam menciptakan atau menambah nilai – nilai dan teknologi informasi dimaksudkan unt uk melihat sampai sejauh mana peran sistem dan teknologi informasi di perusahaan saat ini di rantai nilai.
2.5.2
Strategi Teknologi Informasi
22 Menurut Ward dan Preppard (2002, p44), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi. Menurut Raymond Papp(2001,p3), strategi teknologi informasi adalah teknologi informasi yang digunakan dalam menjalankan strategi bisnis, yang meliputi ruang lingkup teknologi , kompentensi yang sistematis, dan teknologi informasi pemerintahan. Dimana ruang lingkup teknologi tersebut sama seperti ruang lingkup bisnis, yang berfokus pada kunci teknologi dan aplikasi, dimana bisnis harus menggunakannya. Hal tersebut terlihat pada teknologi informasi khusus yang dibutuhkan unt uk mencapai CSF(Critical Success Factors) seperti penggunaannya pada kompetisi.Didalam
kompetisi
yang sistematis terdapat
informasi
mengenai pelanggan dan client perusahaan (database pelanggan atau produk), tingkat akses, tingkat kehandalan, dan karaterisitik vital lainnya dan kekuatan dari teknologi informasi. Ketiga, teknologi informasi pemerintahan, mengarahkan pada persoalan yang sama seperti bisnis pada pemerintahan. Secara khusus, komponen tersebut berfokus pada keput usan unt uk memproduksi atau membeli, aplikasi yang menjadi prioritas , serta penggabungan secara teknologi dan kerjasama yang memungkinkan (termasuk outsourcing).
2.6
Strategi Bisnis
23 Menurut Rangkuti (2006, p7), strategi bisnis adalah strategi fungsional yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategi-strategi yang berhubungan dengan keuangan dari suat u bisnis. Strategi bisnis berkaitan dengan cara-cara yang digunakan perusahaan untuk mendapatkan keunt ungan persaingan didalam setiap bisnis utamanya (Robbert M Grant, 2002, p14). Menurut Ward dan Preppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bert ujuan untuk mencapai t ujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi kompetitior. Dari pemaparan di atas dapat disimpulkan, strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan yang terintegrasi yang digunakan untuk nendapatkan keunt ungan jangka panjang didalam persaingan bisnis untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Suatu strategi bisnis biasannya meliputi beberapa hal seperti berikut: •
Vission, pencapaian dari sebuah misi atau dapat diartikan sebagai sebuah pandangan masa depan dari sebuah bisnis yang menjadi t ujuan umum sebuah perusahaan.
•
Mission, adalah pernyataan yang memberikan arahan tentang apa yang akan dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencapai visinya.
•
Business Driver, adalah beberapa faktor kritis pendorong perubahan yang dapat memberikan fokus pada bisnis sehingga dapat memenuhi sasarannya.
24 •
Objectives, adalah sasaran-sasaran yang ditetapkan dan harus dipenuhi oleh perusahaan dalam pencapaian visi perusahaan.
•
Strategies, adalah kebijakan atau tindakan langsung yang dipilih perusahaan sebagai alat unt uk mencapati tujuan dan memenuhi misinya.
•
Critical Success Factor (CSF), adalah beberapa area kunci dimana sesuat u harus berjalan dengan baik sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai.
•
Business Area Plans, adalah perencanaan dari berbagai area bisnis yang ada yang berkaitan dengan strategi bisnis perusahaan.
2.7
Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI Menurut Earl (Ward and Preppard (2002, p40)), dalam membuat suat u strategic application tidak boleh hanya memfokuskan pada analisis terhadap teknologi saja. Earl menyarankan bahwa jalur yang efektif untuk menghasilkan keunt ungan dari SI atau TI adalah dengan mengkonsentrasikan pada pemikiran tentang bisnis, yaitu: dengan menganalisis masalah bisnis yang ada dan perubahan lingkungannya, menyadari bahwa SI atau TI adalah hanya salah sat u bent uk solusi yang ditawarkan, karena ia menemukan bahwa strategi SI/TI saat ini lebih banyak mengidentifikasikan persoalan teknologi dan terminologi teknikal saja, tapi sedikit mengidentifikasikan kebut uhan organisasi akan aplikasi dan kebutuhan bisnis. “Earl” menyarankan agar strategi SI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan
terhadap
sistem
informasi
dan
strategi
TI
fokus
dalam
25 mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi dan infrastrukturnya. Hubungan ini dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategis Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI
Gambar 2.1 mengilustrasikan hubungan antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI dalam suatu pendekatan unt uk menyusun strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Unt uk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan ham batan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi sistem apa yang sesuai dengan kebut uhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, selanjutnya unt uk
26 menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dann pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling sesuai unt uk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.
2.8
Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Perencanaan
strategis
menunjukkan
analisa
yang komprehensif,
sistematis untuk mengem bangkan rencana dari suatu aksi / kegiatan (Ward dan Preppard, 2002, p69). Perencanaan strategi sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan kebutuhan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai t ujuan perusahaan (T urban, 2003, p462). Sistem informasi strategi adalah sistem informasi yang dapat memberi perusahaan produk dan jasa yang komprehensif hingga dapat memberikan keunggulan strategis atas para pesaingnya dalam pasar. Selain itu juga merupakan sistem informasi yang menyebarkan inovasi bisnis, memperbaiki proses bisnis dan membangun sumber daya informasi strategis untuk perusahaan (O’Brien, 2003, p20). Sistem informasi strategis adalah sistem-sistem yang membentuk atau mendukung terciptanya keunggulan kompetitif perusahaan (Turban, 2003, p246). Sistem informasi strategis adalah
sistem yang mendukung dan
memberikan keunggulan kompetitif yang potensial bagi perusahaan. (Thompson dan Baril, 2003, p222) Sistem informasi strategis adalah sistem yang mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan, produk, layanan dan kemampuan
27 strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem Web e-comm erce. (Turban, 2005, p14) Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan diatas maka dapat ditarik kesimpulan atas pengertian dari perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi, yaitu suat u proses analisa yang menyeluruh dan sistematis dalam mengimplementasikan rencana strategi SI dan TI untuk menunjang strategi bisnis perusahaan, sehingga memberikan keunggulan jangka panjang bagi perusahaan dalam bersaing.
2.9
Pentingnya Perencanaan Strategi SI/TI Perusahaan membutuhkan perencanaan strategis unt uk pengembangan sumber daya SI/TI dengan beberapa alasan sebagai berikut (Jogiyanto, 2005, p320). 1. Diskusi dan perset ujuan akan hasil perencanaan strategis ini dapat menyediakan pemahaman bersama antara ahli-ahli SI/TI dan manajermanajer bisnis tentang bagaimana cara terbaik bagi perusahaan unt uk menggunakan sumber daya informasinya. 2. Membantu mengkomunikasikan masa depan perusahaan kepada pihak lain dalam organisasi. 3. Membantu manajer-manajer
bisnis dan ahli-ahli SI/TI dalam
membuat keput usan mengenai bagaimana SI/TI akan diarahkan unt uk membantu bisnis perusahaan.
28 4. Hasil dari perencanaan SI/TI dapat membantu mengalokasikan sumber daya perusahaan yang ada ke proyek-proyek SI/TI yang penting dan bermanfaat bagi perusahaan.
2.10
Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Dari beberapa pengertian yang telah dikem ukakan pada subbab-subbab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan atas pengertian dari Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi, yaitu suat u proses analisis yang menyeluruh
dan
sistematis
dalam
merumuskan
tujuan
dan
sasaran
perusahaanserta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan
memberikan
perusahaan
suat u keunggulan
jangka panjang unt uk
menghadapi persaingan dengan perusahaan lainnya. Model kerangka kerja dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 dan penjelasannya adalah sebagai berikut: a. Aktivitas Inputs: •
Internal Business Environm ent, yaitu strategi bisnis yang lama atau saat ini, objek-objek bisnis, sum bernya, prosesnya, dan kebudayaannya serta nilai bisnisnya.
•
Eksternal Business Environm ent, yaitu SI/TI yang lama atau saat ini dalam bisnis, yang membant u jalannya bisnis dan merupakan salah sat u skill dan sumber serta infrastrukt ur teknologi dalam perusahaan
29 •
Eksternal IS/IT Environm ent, yaitu meliputi trend teknologi baru dan peluang penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari pelanggan dan pesaing.
b. Proses perencanaan strategi SI/TI Proses dimana informasi yang diperoleh , serta hasil analisis yang diperoleh dari inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs.
c. Aktivitas O utputs: •
Business IS strategy, yait u merupakan suatu strategi baru dari SI bisnis yang mungkin akan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah ada.
•
IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum dari strategi yang dipakai pada keseluruhan perusahaan.
•
IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya khusus yang berhubungan dengan TI.
d. Future application portfolio Rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu kedepan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan dan menyesuaikan perkembangan teknologi dengan perkembangan perusahaan.
30 e. Current application portfolio Rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan diperusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan dan pasar pada saat sekarang ini.
Gambar 2.2 Model Perencanaan Strategi SI/TI
2.11
31 Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi 2.11.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Analisis lingkungan eksternal bisnis dari sebuah perusahaan terdiri dari faktor-faktor pada dasarnya diat ur dan terlepas dari perusahaan. Faktor-faktor utama yang biasa diperhatikan adalah faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Lingkungan eksternal bisnis ini memberikan kesempatan besar bagi perusahaan unt uk maju, sekaligus dapat menjadi hambatan untuk ma ju. Adapun teknik-teknik analisis digunakan unt uk memahami kondisi situasi pada lingkungan eksternal bisnis diantaranya adalah:
2.11.1.1
Analisis Lima Persaingan Porter Setiap perusahaann yang ingin sukses unt uk mempertahankan persaingan kekuatan
eksistensinya
industri harus menaruh kompetitif
yang
mampu
ditengah-tengah perhatian
pada
mempengaruhi
persaingan pada industri tersebut. Michael Porter, seorang pemerhati bidang strategi kompetitif, sejak tahun 1980 mengembangkan teori tentang lima kekuatan yang mempengaruhi persaingan industri, seperti yang dapat dilihat gambar 2.3. Menurut Ward (2002, p95), teori ini telah memberikan pengaruh yang signifikan dalam perencanaan
32 strategi bisnis berbagai perusahaan selama 20 (dua puluh) tahun terakhir ini.
Gambar 2.3 Lima Persaingan Porter (Ward dan Preppard, 2002, p95)
Lima faktor kekuatan Porter dapat dijelaskan sebagai berikut (Turban, 2005, p16): 1. Ancaman pesaing sejenis Persaingan tersebut bertingkat dari industri yang kuat sampai industri yang lemah. Ketika tingkat persaingan tinggi, keuntungan akan menjadi cenderung rendah
dan
sebaliknya. Menurut Porter tingkat
33 persaingan dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: jumlah kompetitor, tingkat pertumbuhan industri, karakteristik produk, biaya tetap yang besar, kapasitas dan ham batan keluar. 2. Ancaman masuknya pendatang baru Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya kapasitas menjadi bertambah, terjadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi
yang
terbatas.
Kondisi
seperti
ini
menimbulkan ancaman bagi perusahaan yang telah ada.
Ada
beberapa
faktor-faktor
penghambat
pendatang baru untuk masuk kedalam suatu industri, yaitu: skala ekonomi, diferensiasi produk, kecukupan modal, biaya peralihan, akses kesaluran distribusi dan peraturan pemerintah. 3. Ancaman dari produk atau jasa pengganti Ketika tingkat ancaman ini menjadi lebih tinggi maka keuntungan organisasi menjadi rendah dan pelanggan akan berubah ketika harga produk kita menjadi tinggi. Pelanggan akan lebih memilih unt uk menggunakan produk substitusi apabila harga produk kita tinggi. Ancaman produk substitusi menjadi lebih
34 kuat bilamana konsumen dihadapkan pada switching cost (biaya peralihan) yang sedikit jika produk substitusi itu mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama, bahkan lebih tinggi dari produk-produk suatu industri. 4. Kekuatan tawar-menawar pembeli Para pembeli dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu mempengaruhi perusahaan
unt uk
menurunkan harga produk, meningkatkan m utu dan pelayanan,
serta
mengadu
perusahaan
dengan
kompetitiornya. Hal ini tergant ung sensivitas harga pembeli
dan
kemampuan
mempengaruhi tawar-
menawar pem beli. 5. Kekuatan tawar-menawar pemasok Pemasok dapat mempengaruhi industri melalui kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk atau jasa yang ditawarkan.
2.11.1.2
Analisis PES T (Politic, Economic, Social, Technology) Menurut Ward dan Prepard (2002, p70-72) analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suat u
35 unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuahsituasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. a. Faktor Politik Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum, serta mencakup aturanaturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan. Contoh : kebijakan tentang pajak, peraturan ketenagakerjaan, peraturan perdagangan, stabilitas politik dan perat uran daerah. b. Faktor Ekonomi Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembeli dari pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu perusahaan. Contoh : pertum buhan ekonomi, tingkat suku bunga, standar nilai tukar, tingkat inflasi, harga-harga produk dan jasa. c. Faktor sosial Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi
kebutuhan
dari
pelanggan
dan
36 mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. Contoh : tingkat pendidikan masyarakat, tingkat pertumbuhan penduduk, kondisi lingkungann sosial, kondisi
lingkungan
kerja,
keselamatan
dan
kesejahteraan sosial. d. Faktor Teknologi Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Contoh : aktivitas penelitian dan pengembangan teknologi, automatisasi, kecepatan
transfer
teknologi,
tingkat
kadaluarsa
teknologi. Pest digunakan untuk menilai pasar dari suat u unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran, atau ide. Dimana analisis ini cukup mempengaruhi perusahaan, karena melalui analisa ini dapat diambil suat u peluang atau ancaman bagi perusahaan.
37
Politik
Social
•
Pajak / tarif
•
Tren gaya hidup
•
Perundang-undangan
•
Demografi
•
Tekanan atau adanya lobby group
•
Tingkah laku konsumen
tertentu
•
Tingkat pendidikan
Situasi politik dan keamanan
•
Angka kelahiran dan kematian
•
Tingkat penghasilan
•
Pengelompokan um ur
•
Ekonomi
Teknologi
•
Situasi ekonomi dalam negeri
•
Industri yang menggunakan R&D
•
Bunga pinjaman
•
Penemuan teknologi baru
•
Tingkat inflasi
•
Teknologi informasi
•
Upah regional
•
Hak paten teknologi
•
Nilai tukar mata uang
•
Transfer teknologi
Tabel 2.2 Analisis PES T
2.11.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Analisis lingkungan bisnis dari perusahaan digunakan unt uk mengetahui strategi bisnis perusahaan pada saat ini dan visi misi perusahaan, aktivitas dan proses bisnis perusahaan, sum ber daya yang
38 dimiliki dan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Adapun teknikteknik analisis yang diguanakan dalam memahami kondisi situasi lingkungan internal bisnis diantaranya adalah:
2.11.2.1
Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Menurut Michael Porter (Ward dan Preppard (2002, p244)) value chain analisis adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan unt uk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk dan jasa. Pendekatan rantai nilai (Value Chain) dibedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis (Raymond McLeod, Jr, 2007, p29): 1. Aktivitas Utama (Primary Activities) Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya
memberikan
kepuasan
pada
pelanggan.
Aktivitas-aktivitas tersebut tidak hanya dilakukan dengan baik, tapi juga harus saling berhubungan dengan efektif jika keseluruhan performa bisnis hendak dioptimalkan. Aktivitas utama terdiri dari inbound logistic, outbound logistic, sales & m arketing dan services. 2. Aktivitas Pendukung (Support Acti vities) Aktivitas-aktivitas utama dengan
yang melengkapi
berbagai fungsi,
aktivitas
yaitu kelengkapan
39 infrastruktur, manajemen SDM, pengadaan barang dan pengembangan teknologi. Dengan konsep rantai nilai ini Porter menjelaskan bahwa setiap mata rantai baik yang utama maupun pendukung dapat menambah nilai dari produk yang dihasilkan. Nilai tambah yang dihasilkan oleh aktivitas-aktivitas tersebut merupakan harga yang akan dibayar konsumen. Jika harga yang dibayar tersebut lebih besar dari total biaya yang dikeluarkan oleh seluruh aktivitas, maka perusahaan akan mendapatkan keunt ungan atau m argin.
Gambar 2.4 Rantai Nilai (Raymond McLeod, Jr, 2007, p29)
Menurut Jogiyanto (2005, p334) teknologi informasi merupakan
alat
yang
potensial
untuk
digunakan
dalam
40 menciptakan atau menam bah nilai-nilai dan teknologi informasi dimaksudkan untuk melihat sampai sejauh mana peran sisem dan teknologi informasi di perusahaan saat ini dii rantai nilai. Dari analisis ini dapat diketahui dan dijawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem informasi sudah mempunyai peran dalam menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai? 2. Apakah peran sistem informasi sudah optimal atau masih dapat ditingkatkan di kegiatan-kegiatan yang sudah memanfaatkannya? 3. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem informasi masih belum berperan menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai? 4. Apakah sistem informasi dapat diterapkan di kegiatankegiatan yang belum memanfaatkannya?
2.11.2.2
Analasis SWO T (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Menurut SW OT
adalah
Rangkuti (2006, identifikasi
pp18-19),
berbagai
faktor
analisis secara
sistematis unt uk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang dan secara bersamaan dapat
41 meminimalkan kelemahan dan ancaman. Jadi, analisis SW OT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan.
Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar yaitu: •
S : Strength, merupakan kekuatan dari organisasi.
•
W : Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi.
•
O : Opportunity, merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan
peluang
kepada
organisasi
unt uk
berkembang dimasa mendatang. •
T : Threat, merupakan ancaman dari luar bagi organisasi dan dapat mengancam eksistensi dimasa mendatang.
Analisis SW OT dapat digunakan dengan berbagai cara untuk meningkatkan analisis dalam usahan penetapan strategi. Umumnya yang sering digunakan adalah sebagai kerangka/panduan
sistematis
dalam
diskusi
unt uk
membahas kondisi alternatif dasar yang mungkin menjadi pertimbangan perusahaan.
42 2.11.2.2.1
Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) Menurut Rangkuti (2006, p24), setelah faktor-faktor strategis internal suatu perusahan diidentifikasi suatu tabel IFAS (Internal Strategic Factors
Analysis
merumuskan
Sum m ary)
faktor-faktor
disusun
strategis
unt uk internal
tersebut dalam rangka Strength dan Weakness perusahaan. Tahapnya adalah sebagai berikut: a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting),
berdasarkan
pengaruh
faktor-faktor
tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (Sem ua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00) c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masingmasing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4
(outstanding)
sampai
dengan
1
(poor),
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkan
43 rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan
variabel
kebalikannya.
yang
bersifat
Contohnya,
jika
negatif
kelemahan
perusahaan besar sekali dibandingkan dengan ratarata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri nilainya adalah 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobolan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk
masing-masing
faktor
yang
nilainya
bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau cacatan mengapa faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), unt uk memperoleh
total
skor
pembobotan
bagi
perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bereaksi
bagaimana
terhadap
perusahaan
faktor-faktor
tertentu strategis
internalnya. Skor total ini dapat digunakan unt uk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
44 2.11.2.2.2
Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Menurut
Rangkuti (2006,
p22),
sebelum
membuat matriks faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal,
EFAS (External
Factors
Analysis
Summary). Berikut ini eksternal, EFAS (External Factors Analysis Summ ary). Berikut ini adalah cara-cara penentuan strategi eksternal (EFAS) a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai 10 peluang dan ancaman). b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala ddari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting). dapat
Faktor-faktor
memberikan
tersebut
dampak
kemungkinan
terhadap
faktor
strategis. c. Hitung rating ( dalam kolom 3) untuk masing masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misal jika
45 nilai ancamannya sangat besar, ratingnya adalah 1. Sebaliknya,
jika
nilai
ancamannya
sedikit
ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk
masing-masing
faktor
yang
nilainya
bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), unt uk memperoleh
tatal
skor
pembobotan
bagi
perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan
perusahaan
industri yang sama.
lainnya
dalam
kelompok
46 2.11.2.2.3
Diagram SWO T Setelah didapat hasil tabel bobot skor dari masing-masing
IFAS
dan
EFAS.
Langkah
selanjutnya adalah memasukkan angka total bobot skor tersebut ke dalam diagaram analisis SWOT berikut ini:
Gambar 2.5 Diagram SWO T (Rangkuti, 2006, p19)
Keterangan Kuadran
1
:
ini
merupakan
situasi
menguntungkan, perusahaan tersebut memiliki peluang
dan
kekuatan
sehingga
dapat
memanfaatkan peluang yang ada, strategi yang harus
diterapkan
dalam
kondisi
ini
adalah
47 mendukung kebijakan pert umbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy) Kuadan 2 : meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan segi internal, strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan
kekuatan
untuk
memanfaatkan
peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar) Kuadran
3
: perusahaan
menghadapi
peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak ia menghadapi beberap kendala/kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan
masalah-masalah
internal
perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasaar yang lebih baik. Kuadran 4 : ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
48 2.11.2.2.4
Matriks SWO T Alat yang dipakai unt uk menyusun faktorfaktor strategis perusahaan adalah Matrik SWOT. Matrik ini menggam barkan bagaimana peluang dan ancaman
eksternal
(EFAS)
yang
dihadapi
perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya. Matrik ini dapat
menghasilkan
empat
set
kemungkinan
alternatif strategis (Rangkuti, 2006, p31) Cara membuat dengan
menggunakan
matrik
SWOT
faktor-faktor
adalah strategis
eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam tabel EFAS dan IFAS, yait u dengan mentransfer peluang dan ancaman dari tabel EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari tabel IFAS ke dalam sel yang sesuai dalam matrik SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut
lalu dibuatkan
4
set
kemungkinan
alternatif strategi (SO, ST, WO, WT) (Rangkuti, 2006, p35):
49 Strength ( S ) Faktor-faktor
IFAS
Weakness ( W ) kekuatan Faktor-faktor
kelemahan
internal
internal
O pportunity ( O )
Strategi SO
Strategi WO
Faktor peluang eksternal
Strategi yang menggunakan Strategi
EFAS
kekuatan
yang
unt uk meminimalkan kelemaham
memanfaatkan peluang.
untuk
memanfaatkan
peluang. Threats ( T )
Strategi ST
Strategi WT
Faktor ancaman eksternal
Strategi yang menggunakan Strategi kekuatan unt uk mengatasi meminimalkan ancaman
yang kelemahan
dan menghindari ancaman
Gambar 2.6 Matrik SWO T (Rangkuti, 2006, p31)
•
Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yait u dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
50 •
Strategi ST Strategi
dalam
menggunakan
kekuatan
yang
dimiliki
perusahaan untuk mengatasi ancaman. •
Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
•
Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.11.2.3
Analisis C SF (Critical Success Factor) dan Analisis KPI (Key Performance Indicator) Menurut Ward (2002, p209), analisis critical success factor (CSF) merupakan area terbatas dalam suat u bisnis yang apabila terpenuhi maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi perusahaan. Rockart (Ward, 2002, p209) mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana ‘sesuat u harus berjalan dengan baik dan benar’,
51 sehingga keberhasilan
bisnis
dapat
dicapai
dan
terus
berkembang. Key Perform ance Indicator merupakan hal-hal yang mungkin dipilih unt uk menilai, memberitahu bagaimana kinerja seseorang dalam mencapai sebuah tujuan maupun mengatur CSF (Ward dan Preppard, 2002, p212).
2.11.3 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis ini digunakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keadaan perkembangan SI/TI diluar lingkungan perusahaan, yang memberikan dampak dan pengaruh bagi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan utama dari analisis ini adalah unt uk mendapatkan
pengetahuan
tentang
peluang-peluang
baru
dalam
penggunaan SI/TI, dan tidak hanya terbatas pada peluang unt uk mengimplementasikan teknologi nam un juga dapat berupa peluang unt uk menggunakan teknologi yang sudah ada dengan cara yang lebih hemat dan tepat dalam penggunaannya atau peluang untuk menggunakan teknologi dengan cara lain yang tidak terpikirkan sebelumnya. Bagian dari analisis ini juga meliputi pengetahuan tentang SI/TI yang digunakan oleh pihak eksternal seperti pemasok, pesaing atau perusahaan-perusahaan lain yang memiliki hubungan dan mempengaruhi bisnis perusahaan. Salah sat u aspek dari analisis ini adalah untuk dapat mengkategorikan elemen-elemen yang potensial dan berharga dari teknologi unt uk dapat dievaluasi dan dimanfaatkan oleh perusahaan. Inti
52 dari analisis ini adalah untuk dapat menyediakan informasi yang menyeluruh tentang eksternal SI/TI unt uk digunakan sebagai salah sat u bentuk masukan dalam bent uk proses perencanaan strategi SI/TI (Ward dan Peppard, 2002, pp203-204).
2.11.4 Analisis Lingkungan Internal SI/TI Analisis ini akan menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan SI/TI perusahaan saat ini, yang dapat digunakan sebagai salah satu bent uk masukan dalam proses perencanaan strategi SI/TI.
Analisis lingkungan internal SI/TI mengetahui pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis dan kontribusinya terhadap pasar, kemamuan perusahaan, sum ber daya didalam perusahaan dan infrastrukt ur teknologi yang digunakan. Aplikasi portofolio saat ini dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam pengembangan (Ward dan Preppard, 2002, p153).
2.11.4.1
Analisis Portfolio Aplikasi (McFarlan) Menurut Ward dan Preppard (2002, p42), Portfolio aplikasi menampilkan sebuah analisis dari keseluruhan aplikasi perusahaan, baik yang ada saat ini, potensial ataupun yang masih direncanakan.
53 Portfolio aplikasi adalah cara unt uk membawa bersama
sisitem
informasi yang telah
ada, yang
direncanakan dan potensial kem udian menilai kontribusi bisnisnya, um um nya berupa matrik 2x2, yang merupakan metode yang sangat populer untuk menjelaskan dampak dari variabel yang tidak berkaitan namun saling mempengaruhi. Dalam portfolio aplikasi, sebuah aplikasi dapat dikategorikan sebagai strategic, high potential, key operasional dan support tergantung dari perananannya dalam mendukung strategi bisnis perusahaan, baik saat ini maupun disaat mendatang. Kategori dalam portfolio aplikasi adalah sebagai berikut: o Strategic, adalah aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis perusahaan dimasa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung
perusahaan
dengan
memberikan
keunggulan bersaing. Teknologi yang digunakan tidak menentukan apakah suat u aplikasi strategis atau tidak, dampaknya
pada
bisnis
perusahaan
lah
yang
menentukan. o Key Operational, adalah aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal dan
54 ini akan mengakibatkan menurunnya keunggulan perusahaan. o Support, adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen namun tidak memberikan keunggulan bersaing. o High Potential, adalah aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi perusahaan dimasa mendatang, tapi masih belum terbukti. Tinggi
Penting untuk bisnis mendatang
Tinggi
Penting untuk bisnis masa lalu dan masa sekarang
Rendah
Gambar 2.7 Aplikasi Portfolio McFarlan (Ward dan Preppard, 2002, p42)
Menurut Ward (2002, p306-308), Para pengguna dari suatu aplikasi yang ada, mungkin saja memiliki penilaian dan pendapat yang berbeda tentang pengkategorian
dari aplikasi
tersebut. Satu kelompok pengguna mungkin berpendapat bahwa
55 suatu aplikasi dapat dikategorikan sebagai strategic, namun kelompok pengguna yang lain mungkin berpendapat bahwa aplikasi itu masuk ke kategori support, high potential, atau key operational. Perbedaan ini sudah pasti akan menimbulkan ketidakpastian analisis yang mengarah pada tidak tercapainya tujuan perencanaan secara maksimal. Oleh karena it u untuk dapat menghasilkan penilaian dan pengkategorian aplikasi yang tepat dan disepakati oleh semua bagian yang terkait, maka diperlukan suat u alat yang dapat digunakan untuk menilai masingmasing aplikasi tersebut. Salah sat unya adalah dengan menguji setiap aplikasi yang ada dengan daftar pertanyaan sebagai berikut: Pertanyaan
Ya/Tidak
a. Menciptakan keunggulan bersaing bagi perusahaan b. Memungkinkan tercapainya sasaran bisnis yang spesifik atau critical success factors? c. Mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing? d. Menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat? e. Meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya? f. Memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan? g. Manfaatnya belum diketahui, tapi bisa jadi menghasilkan poin (a) atau (b). Tabel 2.3 Daftar Pertanyaan Portfolio Aplikasi Untuk setiap jawaban “Ya” dari tabel 2.3 atas dimasukkan ke dalam tabel berikut:
56 High Potential
Strategic
Key Operational
Support
a b c d e f g Tabel 2.4 Klasifikasi Portfolio Aplikasi
Apabila ada sebuah aplikasi yang menghasilkan jawaban “Ya” lebih dari dua kolom (yang berarti aplikasi tersebut muncul lebih dari sat u kategori) maka aplikasi tersebut harus diuji ulang dengan memecah aplikasi tersebut menjadi beberapa bagian dan masing-masing bagian diuji secara terpisah. Jika tidak dilakukan, resiko kegagalan akan meningkat karena tujuan yang tidak jelas dan ketidakpastian yang akan terjadi saat proyek pengembangan dilaksanakan. Berikut
adalah
daftar
pertanyaan yang diperlukan unt uk
memperoleh kejelasan dan kepastian: 1. Apabila ini terjadi maka pertanyaan tambahan untuk memperjelas adalah “apakah manfaat bisnis dan bagaimana cara mencapainya
57 telah jelas?”. Jika “Ya” maka Strategic, jika “Tidak” maka “High Potential”. 2. Untuk memilih salah sat u, maka pertanyaan berikut harus dijalankan “Apakah kegagalan memenuhi akan menimbulkan resiko yang signifikan?”, jika “Ya” maka “Key Operational, jika “Tidak” maka Support.
2.12
Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan pada sub bab – sub bab sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan atas pengertian dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, yait u suatu proses analisis yan g menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan, serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing.
2.13
Hasil Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Hasil atau output dari sebuah proses perencanaan SI/TI adalah gabungan dari hasil yang bersifat hard dan soft. Hasil yang bersifat hard adalah dokumen yang mendefinisikan strategi-strategi dan rencana-rencana, dapat juga berisi materi yang berhubungan dengan komputer, matrik-matrik dan model analisis. Sedangkan hasil yang bersifat soft berhubungan dengan faktor manusia seperti standar keahlian yang dibutuhkan dan lainnya (Ward dan Preppard, 2002, p162).
58 Struktur dari sebuah hasil perencanaan SI/TI adalah mengacu pada gam bar 2.2 yang terdapat pada subbab 2.7 tentang model perencanaan strategi SI/TI. Berikut ini akan diuraikan secara merinci mengenai hasil perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi.
2.13.1 Business IS Strategies Business IS
Strategies adalah
strategi yang menjelaskan
bagaimana sebuah bisnis akan memanfaatkan sistem dan teknologi informasi dalam pencapaian tujuannya. Tujuan utamanya adalah unt uk menghubungkan sistem dan teknologi informasi secara jelas dan mendasar dengan strategi bisnis perusahaan. Strategi ini mendefinisikan kebut uhan layanan dari manajemen dan end-user yang disesuaikan dengan rencana bisnis dan kegiatan bisnis serta disesuaikan dengan semua prioritas pengembangan infrastrukt ur atau sistem aplikasi perusahaan. Tidak semua kebutuhan yang didefinisikan mengarah pada pengembangan aplikasi baru, beberapa kebut uhan dapat juga mengarah pada penyempurnaan sistem operasional yang sudah ada agar menjadi lebih baik dan efektif (Ward 2002, p164). Business IS Strategies juga mencakup penjelasan tentang portfolio aplikasi dimasa mendatang, yang tak hanya berisi penjelasan mengenai kebut uhan-kebut uhan
sistem dan
informasi,
tapi juga mencakup
penjelasan tentang aplikasi yang potensial serta usulan –usulan unt uk peningkatan strategi bisnis di masa mendatang (Ward, 2002, p167).
59 2.13.2 IT Strategy IT Strategy adalah strategi yang bert ujuan untuk mendefinisikan bagaimana sumber daya dan teknologi akan diperoleh, diat ur, dan dikembangkan sehingga dapat menunjang business IS strategies. Strategi ini juga harus dapat menimbulkan peluang dan hambatan di masa yang akan datang. IS strategy memiliki fokus pada area dimana perubahan sangat diperlukan berdasarkan pada kebutuhan bisnis, atau focus pada peluang-peluang baru yang timbul karena adanya kemajuan dan perubahan pada teknologi, pengalaman atau juga kemampuan. Menurut Ward dan Peppard (2002, p167) faktor dukungan yang diberikan IT Strategy adalah sebagai berikut : •
Manajemen portfolio aplikasi
•
Organisasi dari SI/TI, mengatur sumber daya dan masalah-masalah administrasi
•
Mengat ur sumber daya informasi dan pencapaian tujuan dari layanan informasi
•
Mengat ur pengem bangan aplikasi
•
Mengat ur teknologi
60 2.13.3 IS/IT Management Strategy Adalah strategi yang mencakup keseluruhan elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan,
strategi yang menjamin konsistensi
kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan system dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung system informasi perusahaan,
kebijakan
investasi
perusahaan
,
kebijakan
yang
berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan system informasi perusahaan (Ward dan Peppard, 2002, p168-170)
2.14
Pengertian ERD (Entity-Relationship Diagram) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. M enurut (Abdul Kadir, 2003, p48), ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : a. Entiti Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. b. Atribut
61 Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. c. Hubungan / Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu : 1). Satu ke satu (One to one) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. 2). Satu ke banyak (One to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 3). Banyak ke banyak (Many to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
