B. van Abshoven A. Reiffers
Handboek organisatie van de huisartsenpraktijk
Houten 2013
V
Voorwoord Jarenlang is er gebruikgemaakt van het boek Zo werkt het in de huisartsenpraktijk van A.J. Dolmans, uitgegeven door Bohn Stafleu van Loghum. Door alle nieuwe ontwikkelingen is er vraag ontstaan naar een nieuw boek waarin up-to-date alle onderwerpen die behoren bij de praktijkorganisatie worden behandeld. Dit nieuwe boek – Handboek organisatie van de huisartsenpraktijk – begint direct met belangrijke uitgangspunten in de zorg. Het gaat over de basisprincipes van kwaliteit en veiligheid. Er wordt uitgelegd wat procesmatig werken is en wat het inhoudt om protocollair te werken. Ketenzorg komt in verschillende hoofdstukken aan de orde en wordt beschreven vanuit verschillende invalshoeken. Bij alle nieuwe manieren van werken is het steeds belangrijker geworden om op een goede manier met elkaar te overleggen. Daarom is uitgebreid opgenomen hoe je het best kunt vergaderen bij het werkoverleg en hoe je de notulen moet schrijven. Er zijn nieuwe medewerkers in de praktijk gekomen: de POH-S, POH-GGZ en de Physician Assistant. De financiële administratie wordt steeds uitgebreider. Praktijkassistenten zullen steeds meer financiële en administratieve taken gaan overnemen. Vandaar dat we veel uitleg over meerdere vormen van declareren hebben opgenomen, zoals ketenzorg en variabiliseringsgelden. Iemand die binnenkort BPV gaat doen, zal er belang bij hebben om hoofdstuk 3 door te nemen omdat hierin vooral informatie voor de beginnende praktijkassistent is weergegeven. Onze dank gaat uit naar Lida Teeuw (doktersassistent) en Patricia Dijker (docent bij de opleiding doktersassistent van ROC Midden-Nederland). Zij hebben alle hoofdstukken meegelezen en ons waardevolle informatie gegeven om verbeteringen aan te brengen. Barbara van Abshoven en Auktje Reiffers
Januari 2013
VII
Inleiding Als praktijkassistent ben je altijd het eerste aanspreekpunt. Zowel aan de telefoon als aan de balie. Je bent de spin in het web. Via jou komen de patiënten bij de arts, de praktijkondersteuner of naar het assistentenspreekuur. In dit boek zul je kennismaken met alle medewerkers die je tegenwoordig in de huisartsenpraktijk of in het gezondheidscentrum zult aantreffen. Dit boek begint met de basisprincipes van kwaliteit en veiligheid. Vooral in de zorg zijn dat belangrijke uitgangspunten. Het is namelijk van het grootste belang dat er zo min mogelijk fouten gemaakt worden. Het hoort bij de beroepshouding van een praktijkassistent om zo veel mogelijk kwaliteit te willen leveren. In de huisartsenpraktijk wordt tegenwoordig procesmatig gewerkt met protocollen en richtlijnen. In de toekomst zul je waarschijnlijk zelf protocollen moeten aanpassen of moeten schrijven. Er is tegenwoordig een toenemende zorgvraag bij patiënten door: 5 de vergrijzing en de diversiteit van de bevolking; 5 een groter aantal chronisch zieken; 5 veranderingen in levensstijl, ziektebeleving van de zorgvrager en toenemende mondigheid; 5 de behoefte aan voorlichting. De samenwerking tussen allerlei zorgverleners neemt steeds meer toe. De planning van het werk wordt ingewikkelder en het bepalen van de spoedeisendheid wordt belangrijker. Vanuit de zorg worden er richtlijnen aangedragen om je te helpen met al deze veranderingen om te gaan. In de huisartsenpraktijk wordt steeds vaker gesproken over de praktijkassistent. In het gezondheidscentrum hoor je ook wel spreken over de centrumassistent. In officiële papieren wordt de functie doktersassistent genoemd. In dit boek spreken wij vooral over de praktijkassistent. En als het gaat over officiële documenten schrijven wij doktersassistent. Het medisch-technisch handelen en de laboratoriumwerkzaamheden worden in dit boek niet beschreven. Het komt in andere boeken uitgebreid aan de orde. Het vak van een doktersassistent bestaat niet alleen uit medisch-technisch handelen. Voor een groot deel bestaat het werk ook uit administratieve werkzaamheden en organisatie. Veel mensen hebben vooroordelen ten aanzien van administratie. Het zou saai zijn en het nut ervan wordt niet direct gezien. In dit boek gaat het echter om medische administratie, een onderwerp dat wel degelijk interessant en nuttig is. Vaak zie je het nut pas wanneer je in de praktijk gaat werken. Je kunt dit boek dan als een naslagwerk gebruiken.
VIII
Inleiding
Dit handboek levert een belangrijke bijdrage aan de volgende deeltaken die in het Kwalificatiedossier: Doktersassistent (Calibris, 2013) staan: deeltaak
hoofdstuk
1.2 verwerkt patiëntgerelateerde informatie
5
3.1 zorgt voor logistiek en beheer
4
3.2 zorgt voor de planning en administratie van de praktijk/organisatie
3, 4, 6
4.1 werkt aan deskundigheidsbevordering
1
4.2 werkt aan het bevorderen en bewaken van kwaliteitszorg
1
4.3 werkt (multi)disciplinair samen en stemt werkzaamheden af
2 en 7
IX
Inhoud 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14
Werken vanuit de basisprincipes van kwaliteit en veiligheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procesmatig werken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wet BIG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . WGBO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Werken volgens richtlijnen en protocollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De kwaliteitscyclus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De praktijkaccreditatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Benchmarking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Veiligheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Richtlijn hygiëne en sterilisatie in de huisartsenpraktijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Landelijke Richtlijn Prikaccidenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Richtlijn medicatieveiligheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VIM (Veilig Incidenten Melden) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Beroepshouding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 2 4 5 6 8 9 10 10 11 11 12 13 14 15
2 2.1 2.2 2.3 2.4
Praktijkvormen en samenwerkingsverbanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13
De praktijkorganisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.14 3.15 3.16 4 4.1 4.2 4.3 4.4
Praktijkvormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Samenwerkingsverbanden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rechtsvormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starten en afsluiten van de praktijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De dagindeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoon aannemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Triage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De organisatie van dagelijkse werkzaamheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De organisatie van het spreekuur van de huisarts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De organisatie van het telefonisch (terugbel)spreekuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De organisatie van visites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De organisatie van herhaalreceptuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Herhaalrecepten en e-mailconsulten via internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het eigen spreekuur van de praktijkassistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De organisatie van kleine ingrepen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Keuringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reizigersadvisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verwijzing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18 20 22 23
26 27 28 30 30 32 32 33 34 35 35 36 37 38 38 38
Belangrijke taken van een praktijkassistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Intake . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het kanaliseren van de zorgvraag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorlichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Administratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40 40 40 41
X
Inhoud
4.5
4.14 4.15
Formulieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Archiveren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Taken delegeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Werkoverleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden en huishoudelijke zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorraadbeheer medische zaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het schoonmaken van de behandelkamer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apparatuur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Handelen in onvoorziene omstandigheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
Elektronisch patiëntendossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.1 5.2
Huisarts Informatie Systeem (HIS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De patiëntenkaart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het journaal van de patiënt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ICPC-codering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Boeken van de verrichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Probleemlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ruiteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Episodegericht registreren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ADEPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laboratoriumuitslagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Correspondentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ketenzorg en keteninformatiesysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gegevensuitwisseling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Privacyreglement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 6.15 6.16 6.17
44 44 47 47 47 49 50 52 52 52 54
56 56 58 59 61 61 61 62 63 63 64 65 66 67 68
De financiële administratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Bekostiging huisartsenzorg op hoofdlijnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elektronisch declareren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrichtingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inschrijfgelden of abonnementsgelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijzondere groepen patiënten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Extra inkomsten via moduletarieven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Variabiliseringsgelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afgewezen declaraties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Declareren via een zorggroep of via de GEZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Griepvaccinaties declareren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Declareren van Bevolkingsonderzoek (BVO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informatieverstrekking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Speciale fondsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De kas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De boekhouding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
70 71 72 74 75 76 76 77 77 78 79 79 79 80 80 80 80
XI
Inhoud
7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
De praktijk en het personeel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De cao Huisartsenzorg/LVG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De inhoud van een cao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Individuele arbeidsovereenkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Medewerkers in de huisartsenpraktijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Taakdelegatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Waarneming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81 82 82 84 84 87 87
Bijlagen Literatuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Nuttige websites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
