A
gemeente Eindhoven
Raadsnummer
14R5725
Inboeknummer
14bst00096
Beslisdatum B&W 28 januari 2014 Dossiernummer
14.05.451
Raadsvoorstel Ambtelijke huisvesting lange termijn vanaf 2020
Inleiding In juni 2012 heeft de raad besloten over het dossier huisvesting/HNW. Inmiddels zijn we anderhalf jaar verder en is er al wat meer duidelijk over de eerste trends en richtingen voor lange termijn huisvesting vanaf 2020., Dit willen we graag aan u voorleggen. Daarmee zetten we een eerste stap in de richting van adequate huisvesting vanaf 2020 en maken we het ook mogelijk om voor met name het MO-gebouw een flexibele oplossing te zoeken en daarmee leegstand rond het Stadhuisplein te voorkomen. Tevens geven we hiermee invulling aan de eerste stap uit het in het dossier huisvesting/HNW van juni 2012 voorgestelde procesvoorstel. a Wettelijke taak a Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college
b
Onvermijdelijk Ambtelijke huisvesting is onvermijdelijk onderdeel van het ambtelijke apparaat.
Doelstelling Adequate ambtelijke huisvesting passend bij de overheid(sontwikkelingen) en de (markt)ontwikkelingen en omstandigheden tot en vanaf 2020. Dit dossier bevat de eerste voorstellen die nodig zijn om dat te realiseren. Voorstel 1. Instemmen met het uitgangspunt dat de gemeente vanaf 2020 meer flexibele huisvesting zal gebruiken en minder vaste huisvesting nodig heeft 2. Instemmen met het uitgangspunt dat in de huidige markt nieuwbouw van kantoren voor ambtelijke huisvesting van de gemeente Eindhoven niet gewenst is 3. Instemmen met het nieuwe procesvoorstel voor het vervolg van de ambtelijke huisvesting lange termijn vanaf 2020 - Q1 2015-Q2 2015: besluit over locatie(s) lange termijn huisvesting (incl. de
A 4.
5.
Raadsnummer
14R5725
afweging t.b.v. besluit over het gebruik van het MO-gebouw en/of TIOgebouw, c.q. een alternatieve bestemming hiervoor). - Q3 2015 t/m medio 2019: realisatie (bv. huur, koop, verbouw en inrichting) lange termijn huisvesting - medio 2019 t/m Q1 2020: (afhankelijk van besluitvorming) verhuizingen In de afweging nadrukkelijk de samenwerking opzoeken met andere organisaties gefinancierd met overheidsgeld en/of subsidies van de gemeente Eindhoven en kijken in hoeverre we elkaar op het gebied van huisvesting kunnen helpen en versterken. Instemmen dat er uiterlijk Q1 2015 een nieuw dossier wordt voorgelegd over de inzet van het MO-gebouw na het vertrek van de ambtenaren eind 2014.
Argumenten 1.1 Lange termijn huisvesting moet aanhaken bij ontwikkelingen binnen de overheid Er zijn diverse trends binnen de overheid die invloed (gaan) hebben op de ambtelijke huisvesting zoals: - Minder aanbod van personeel maakt een efficiëntere en meer flexibele overheid noodzakelijk - Meer samenwerken zowel met de stad als met regiogemeentes, etc. - Flexibeler meebewegen met nieuwe ontwikkelingen is een must - (Verdere) decentralisatie van rijkstaken Deze trends vragen om een aantrekkelijke, maar ook flexibele huisvesting gericht op samenwerken en ontmoeten. 1.2 Ontwikkelingen ICT, etc. zorgen dat steeds minder m2 voor kantoren nodig zijn De wereld wordt virtueel en flexibel werken, plaats- en tijdonafhankelijk is heel gewoon. Dit zal alleen nog maar toenemen richting 2020. Hierdoor is de voorspelling dat kantoorruimte op termijn alleen nog maar nodig is voor een stadhuis, ontmoeten en samenwerken aan bv. een projectopdracht. De vraag is natuurlijk hoe snel deze voorspelde trends werkelijkheid gaan worden. Wat wel met (enige) zekerheid te voorspellen is, is dat de behoefte aan vaste kantoorruimte hierdoor zal gaan dalen terwijl de behoefte aan flexibele kantoorruimte juist toe zal nemen. 2.1 Nieuwbouw kantoren is niet gewenst door grote hoeveelheid leegstaande kantoren Er staan al veel kantoren leeg in Nederland en ook in Eindhoven. De verwachting is dat dit nog verder zal toenemen, gezien de trends hiervoor beschreven. Reden waarom er ook nadrukkelijk gezocht wordt naar nieuwe bestemmingen voor leegstaande kantoren. Dit is bovendien ook veel duurzamer. Het is om die redenen niet voor de hand liggend om nieuwe kantoren te bouwen. Dit zou dan ook moeten gelden voor ons zelf. We zullen de ambtelijke huisvesting voor de lange termijn op moeten lossen binnen bestaande panden.
2
A
Raadsnummer
14R5725
3.1 Door vervallen van nieuwbouw-optie is minder tijd nodig voor de realisatie van de (nieuwe) ambtelijke huisvesting vanaf 2020. Dat geeft meer tijd om na te denken. Het procesvoorstel voor de lange termijn huisvesting zoals goedgekeurd door de raad in juni 2012 start met een dossier in voorjaar 2015. Deze termijn is mede ingegeven omdat we niet vooraf de optie van nieuwbouw wilden uitsluiten. Bouwen in combinatie met een eventuele wijziging van het bestemmingsplan kost ongeveer 6 jaar. Met het vervallen van de nieuwbouw optie voor de lange termijn huisvesting, kan dus ook het proces korter worden. Dit geeft meer kansen om de lopende ontwikkelingen, zie de argumenten bij beslispunt 1, te verkennen en ze te vertalen naar de gevolgen voor de huisvesting. 3.2 Besluit over vervallen van de nieuwbouw-optie voor de ambtelijke huisvesting maakt heroverweging bestemming MO-gebouw en TIO-gebouw noodzakelijk Het TIO-gebouw is enkele jaren terug aangekocht als strategische verwerving eventueel in combinatie met het MO-gebouw. Daarbij was ook de bestemming ambtelijke huisvesting in beeld. Met het vervallen van de nieuwbouw optie voor ambtelijke huisvesting lange termijn moet opnieuw bekeken worden hoe deze twee panden dan in de toekomst gebruikt gaan worden. Het lijkt logisch dit mee te wegen in de locatiekeuze voor de lange termijn ambtelijke huisvesting. Dit biedt tevens nieuwe mogelijkheden om de bestemming te flexibiliseren zodat deze bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van samenwerking met de stad en het verlevendigen van het Stadhuisplein door de monocultuur van kantoren rond dit plein te doorbreken. 3.3 In het vervolg proces rondom de lange termijn huisvesting wordt aangesloten bij het lopende Europese (SPEA) programma t.b.v. de renovatie van de Stadhuistoren en het verduurzamen van dienstgebouwen van de gemeente Eindhoven Op dit moment loopt het Europese (SPEA) programma t.b.v. de renovatie van de Stadhuistoren in samenwerking met de steden Birmingham en Barcelona. Hierbij wordt nadrukkelijk aansluiting gezocht bij het lokale MKB en wordt gezocht naar innovatieve vormen van aanbesteding en verduurzaming. De contouren van de uitkomsten van dit project zullen in de loop van 2015 zichtbaar worden. Vanzelfsprekend zullen deze resultaten ingebed worden in het vervolgdossier voor de lange termijn huisvesting. 4.1 Samenwerken niet alleen op inhoud, maar ook op het gebied van bedrijfsvoering en dan met name huisvesting is een ‘must’ voor de toekomst Elke organisatie is bezig met bezuinigen, vaak ook op het gebied van bedrijfsvoering en speciaal op huisvesting. Elke organisatie heeft daarnaast ook te maken met dezelfde vraagstukken rondom samenwerken, vergrijzen en vergroenen, ICTontwikkelingen, HNW, etc. Het is zinvol om elkaar daarbij binnen (de regio) Eindhoven zoveel mogelijk te helpen en te versterken. Op die manier is meer flexibiliteit mogelijk en kunnen schaalvoordelen behaald worden. Uiteindelijk wordt het geheel hierdoor goedkoper.
3
A
Raadsnummer
14R5725
In eerste instantie richten we ons daarbij op samenwerking met instanties die gefinancierd worden met overheidsgeld of grotendeels gefinancierd zijn met subsidiegeld uit Eindhoven. Kanttekeningen Niet van toepassing Kosten Vooralsnog zijn er aan dit voorstel geen financiële consequenties verbonden, deze volgen in het vervolg van het proces voor de lange termijn huisvesting zoals voorgesteld onder punt 3. Financiële risico’s bv. toekomstige leegstand eigen kantoorruimte, is wellicht niet geheel te voorkomen. Natuurlijk werken we eraan om dit op z’n minst te minimaliseren, gezien ook voorstel 4 en 5 van dit dossier. Communicatie Niet van toepassing Planning en uitvoering Het vervolg voor de lange termijn ambtelijke huisvesting zal uitgevoerd worden conform het procesvoorstel bij voorstel 3 van dit dossier. Evaluatie Het vervolg op dit dossier komt aan de orde in het dossier over de locatie(s)keuze voor de lange termijn ambtelijke huisvesting of zoveel eerder als door (nu nog niet voorziene) omstandigheden noodzakelijk is. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b N.v.t.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
, secretaris.
4
A
Raadsnummer
14R5725
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 januari 2014; besluit: 1. 2.
3.
4.
5.
Instemmen met het uitgangspunt dat de gemeente vanaf 2020 meer flexibele huisvesting zal gebruiken en minder vaste huisvesting nodig heeft Instemmen met het uitgangspunt dat in de huidige markt nieuwbouw van kantoren voor ambtelijke huisvesting van de gemeente Eindhoven niet gewenst is Instemmen met het nieuwe procesvoorstel voor het vervolg van de ambtelijke huisvesting lange termijn vanaf 2020 - Q1 2015-Q2 2015: besluit over locatie(s) lange termijn huisvesting (incl. de afweging t.b.v. besluit over het gebruik van het MO-gebouw en/of TIOgebouw, c.q. een alternatieve bestemming hiervoor). - Q3 2015 t/m medio 2019: realisatie (bv. huur, koop, verbouw en inrichting) lange termijn huisvesting - medio 2019 t/m Q1 2020: (afhankelijk van besluitvorming) verhuizingen In de afweging nadrukkelijk de samenwerking opzoeken met andere organisaties gefinancierd met overheidsgeld en/of subsidies van de gemeente Eindhoven en kijken in hoeverre we elkaar op het gebied van huisvesting kunnen helpen en versterken. Instemmen dat er uiterlijk Q1 2015 een nieuw dossier wordt voorgelegd over de inzet van het MO-gebouw na het vertrek van de ambtenaren eind 2014.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 februari 2014.
R. van Gijzel, voorzitter.
J. Verheugt, griffier.
5
A
Raadsnummer
6
14R5725
