Automatizace a elektronické zpracování faktur

Automatizace a elektronické zpracování faktur Pokračování série workshopů Bezpapírové organizace

© 2010 Exact |

Agenda

− Představení firem Exact a PosAm − Proč uvažovat o automatizaci a elektronickém zpracování − Koncepce společného řešení − Proces automatizace a elektronického zpracování − Vstup papírové faktury do procesu − Zavedení do podnikového systému a workflow faktury

− Úspory a další přínosy řešení − Otázky a odpovědi

10/13/2010

© 2010 Exact | 2

Automatizace a elektronické zpracování faktur

Představení firem Exact a PosAm

© 2010 Exact |

O společnosti Exact

−

Založena 1984 (25 let zkušeností)

−

2 400 zaměstnanců

−

Euronext Amsterdam od 1999

−

Působnost v 60 zemích světa

−

Tržby 2009: 232 mil EUR

−

100 000 zákazníků ve 131 zemích

−

EBIT 2009: 54,3 mil EUR

−

Sídlo město Delft, Holandsko

10/13/2010

© 2010 Exact | 4

Organizační struktura

© 2010 Exact |

Exact ve světě

Americas: Americas: 920 Employees 920 Employees 40 Partners 40 Partners

EMEA: EMEA: 645 Employees 645 Employees 50 Partners 50 Partners

Netherlands: Netherlands: 600 Employees 600 Employees 100+ Partners 100+ Partners

~20,000 Customers ~20,000 Customers 20% EBITDA Margin 20% EBITDA Margin



44% Recurring Rev. 44% Recurring Rev.



APAC: APAC: 130 Employees 130 Employees ~800 Customers ~800 Customers 21% EBITDA Margin 21% EBITDA Margin 35% Recurring Rev. 35% Recurring Rev.

© 2010 Exact |

Vybraní globální zákazníci

© 2010 Exact |

Finanční výsledky

© 2010 Exact |

Hlavní finanční ukazatele

Total Revenue 280 250

242

252

EBITDA 70

260 232

60

220

50

190

40

160

30

130

20

100

10

2006

2007

2008

2009

52,6 21,7%

2006

57

58,2

22,6%

22,3%

2007

2008

54,3 23,4%

2009

© 2010 Exact |

Cílový trh

Exact’s Strategy Framework | October 13, 2010

© 2010 Exact |

10

Exact cílový trh

Exact’s Target Market © 2010 Exact |

11

Zákaznická charakteristika


© 2010 Exact |

12

Charakteristika zákazníků

© 2010 Exact |

13

Tradiční nabídka ERP výrobců − Historicky se výrobci SW orientovali na automatizaci administrativní části společnosti − Dnes mnoho malých a středních podniků požaduje pouze jednoduchou automatizaci „back-office“ procesů za použití tradičního ERP software − Omezená pozornost na klíčové procesy ve společnostech a procesy podporující tyto činnosti jsou důsledkem následující situace v mnoha společnostech….

© 2010 Exact |

14

Současná ICT realita


© 2010 Exact |

15

Konsekvence I.

− Klíčové procesy dodávající přidanou hodnotu jsou velmi často zajišťovány manuálně nebo prostřednictvím několika nepropojených IT nástrojů – stejné údaje jsou tak zadávány několikanásobně, vznikají duplicity v datech, vypovídající hodnota takových dat je velmi špatná. − Informace jsou uloženy na lokálních harddiscích nebo souborových serverech – velmi limitovaný přístup k relevantním informacím, vysoká závislost na jednotlivcích.

© 2010 Exact |

16

Konsekvence II.

− Nedostatek propojení a procesní integrace mezi „back office“ a „front office“ vede k neefektivní komunikaci a spolupráci = v důsledku zbytečný nárůst personálních zdrojů a dalších nákladů. − Chybí jednotný nástroj, který by sjednotil informace i procesy, pro zajištění spolupráce Vaší společnosti s klíčovými externími společnostmi (zákazníci, dodavatelé) − V důsledku všech zmiňovaných faktů se společnosti více zaměřují na pokročilé SW nástroje, které lépe podpoří tvorbu přidané hodnoty i veškeré související klíčové procesy v organizaci („front office“)

© 2010 Exact |

17

Exact nabídka

© 2010 Exact |

Exact nabídka II.

− Centrálně uložené informace – nezávislé na odděleních, jednotlivcích, nebo procesech – pomáhá jednotlivcům nalézt klíčové informace v organizaci. − Lepší kvalita informací pomáhá rychlejšímu a přesnějšímu rozhodování − Efektivnější komunikace a spolupráce vede k redukci zdrojů a nákladů

© 2010 Exact |

19

Exact nabídka III.

− „Přidaná hodnota“ - zaměření na její tvorbu a dodávku pomáhá společnostem lépe bojovat s konkurencí a zároveň lépe kontrolovat procesy v organizaci − Integrace, propojení všech zdrojů a business procesů do jednoho systému – poskytuje souvislý a efektivní tok všech procesů, který je jednoduché sledovat a řídit − Integrace externích vztahů (zákazník,dodavatel) – zákaznicky orientovaný informační systém umožňuje bližší spolupráci se zákazníky či dodavateli a poskytuje všem zúčastněným pocit sounáležitosti s touto business komunitou

© 2010 Exact |

20

Produktové portfolio


© 2010 Exact |

21

Exact produktové portfolio

© 2010 Exact |

Exact Globe: o produktu

- Řízení financí a administrativy - Nákup a skladování - Plánování a výroba - Prodej a řízení servisu

© 2010 Exact | 23

Exact Globe

− Poskytuje kontrolu a podporu rozhodování založených na skutečném pohledu přes všechny informace − Integruje základní procesy společnosti jako: −

Řízení financí a administrativy

−

Nákup a skladování

−

Plánování a výroba

−

Prodej a řízení servisu

Exact Globe: Driving productivity across your business

© 2010 Exact | 24

Exact Synergy: o produktu

- motor, který pohání Vaše podnikání - řídí a kontroluje Vaše pracovníky - je nablízku Vašim zákazníkům -rozšiřuje finanční kontrolu na všechny oblasti Vašeho podnikání

© 2010 Exact | 25

Exact Synergy − Web-based aplikace, která podporuje integraci, řízení, kontrolu a zlepšuje spolupráci − Sjednocuje procesy a propojuje informace − Navržena pro zlepšení podnikatelských výsledků − Výsledkem je jasná struktura a sdílení veškerých informací v jednom prostředí

Exact Synergy: Bringing connected insight to your business

© 2010 Exact | 26

EBA architecture

• EXACT Business Analytics

Back-Office Database(s) e.g. Globe

Front-Office Database(s) e.g. e-Synergy

Legacy database(s) e.g. Other ERP

Power Users

EBA

Standard Users (Business User, Business User Plus, Dashboard, Web)

Spreadsheets / Access Express Users

• Exact Event Manager

© 2010 Exact |

10/13/2010

To change Footer click Insert > Header & Footer

© 2010 Exact | 28

Osobní „homepage“ poskytuje pohled na výkonnost společnosti nebo jednotlivce Exact Synergy: Bringing connected insight to your business

© 2010 Exact |29 |

Řídit vaše zdroje přímo z prostředí MS Outlook


© 2010 Exact |30 |

Plná integrace do Synergy Enterprise vám dává okamžitý pohled o dostupnosti vašich kolegů

10/13/2010

© 2010 Exact | 31

Řídit mezinárodní pobočky a jejich vzdálené administrátory


© 2010 Exact | 32

Připojovat oskenované kopie faktur, účtenek ..a připojovat je k vašim schvalovacím procesům Exact Synergy: Bringing connected insight to your business

© 2010 Exact | 33

Zaměstnanci mohou bezpečně přistupovat ke svým osobním záznamům. Zaměstnanecká karta poskytuje relevantní informace o zaměstnanci. Exact Synergy: Bringing connected insight to your business

© 2010 Exact | 34

Všechny související společnosti, transakce (obrat/náklady), projekty, workflow a dokumenty mohou být jednoduše nalezeny. Exact Synergy: Bringing connected insight to your business

© 2010 Exact | 35

Nelimitovaný počet procesů může být naimplementován pro podporu procesního řízení společnosti. © 2010 Exact |36 |

Proces může mít několik kroků, každý krok má přidělenou kompetentní osobu (roli). © 2010 Exact |37 |

Aplikace poskytuje mnoho předefinovaných reportů, nástroj pro tvorbu vlastních analýz (pivotní analýzy) a export do MS Excel, Word. © 2010 Exact |38 |

Synergy je platforma pro sdílení informací mezi zaměstnanci, partnery, zákazníky prostřednictvím integrovaných portálů. © 2010 Exact |39 |

Někteří zákazníci Synergy Enterprise v ČR

10/13/2010

© 2010 Exact | 40

PosAm Praha, spol. s r.o. Holečkova 103/31 PSČ 150 00 Praha 5 +420 257 312 091-2

PosAm Praha, spol. s r.o. - profil

• •

•

•

Působení na českém trhu od roku 1992 Dodávky informačních systémů, digitalizace, automatizované zpracování a archivace papírových dokumentů, vytěžování dat, optimalizace procesů Komplexní řešení i samostatné dodávky v sektoru bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, státní správy, telekomunikací, energetiky a průmyslu Držitel certifikátu systému řízení jakosti ISO 9001:2008 a systému environmentálního managementu ISO 14001:2004

10/13/201

42

PosAm Praha, spol. s r.o. - služby

• •

• • • • • •

Skenování (digitalizace) dokumentů Vytěžování dat z naskenovaných i ručně vyplněných dokumentů (faktury, platební příkazy, formuláře, smlouvy, dotazníky pro veřejné průzkumy, marketingové kampaně apod.) Systémy pro správu a archivaci dokumentů (DMS) Outsourcing služeb (skenování dokumentů a jejich vkládání do DMS), vytěžování dat, správa počítačových sítí, servisní činnost) Implementace a integrace rozsáhlých IT projektů Grafika a prepress Dodávka technického vybavení/Skenovací pracoviště na klíč Zajištění technické podpory

10/13/201

43

PosAm Praha, spol. s r.o. - reference

• • • • • • •

Česká spořitelna, a.s. Kooperativa pojišťovna a.s. Penzijní fond České spořitelny, a.s. společnosti skupiny ING Group Česká podnikatelská pojišťovna, a.s. METROSTAV, a.s. Register trestů GP SR

10/13/201

44


Proč uvažovat o automatizaci a elektronickém zpracování

© 2010 Exact |

Může si vaše firma dovolit ruční zpracování faktur?

10/13/2010

© 2010 Exact | 46

INVOICES 5-5 Automaticky vám připraví všechny příchozí faktury pro další zpracování PosAm 2010

Zpracování příchozích faktur vás stojí tisíce Náklady ručního zpracování plynou z:

• • • • • • • •

Ručního přepisování Předávání dokumentů z ruky do ruky Ztráta slev za časné platby Penále za zpožděné úhrady Chyby ručního zadávání Špatné vztahy s dodavateli Zpožděné a nepřesné finanční informace Komplikovaný přístup do archívu

Těmto Těmto nákladům nákladům je je možné možné se se vyhnout vyhnout

Snížení nákladů, bezpečnější procesy, Zlepšení vztahů Výhody automatizace zpracování plynou z:

• • • • • • • •

• Ručního přepisování Ručně se již nic nepřepisuje • Předávání z ruky do ruky Předávání z rukydokumentů do ruky je nahrazeno automatickým procesem • Ztrátaseslev za za časné platby Zpřístupní slevy včasné platby Odpadnou za pozdní • Penálepenalizace za zpožděné úhradyúhrady Eliminují se ručního chyby vzniklé překlepy • Chyby zadávání • Špatné vztahy s dodavateli Zlepší se vztahy s dodavateli • Zpožděné nepřesné finanční informace Rychlé a přesnéafinanční informace • Komplikovaný přístup do archívu Rychlý a snadný přístup k archívu


Koncepce společného řešení

© 2010 Exact |

DOCUMENTS for INVOICES v návaznosti na další systémy

Koncepce řešení

10/13/2010

© 2010 Exact | 52

Koncepce řešení

Iniciace workflow, výměna dat potřebných pro schvalování a informací o stavu schvalování

1a Přenos datového souboru faktury 10/13/2010

1b

2

Přenos image faktury © 2010 Exact | 53


Proces automatizace a elektronického zpracování

© 2010 Exact |

Začlenění produktu ReadSoft Documents for INVOICES

10/13/2010

© 2010 Exact | 55

Úvod Úvoddo doDOCUMENTS DOCUMENTSfor forINVOICES INVOICES

VLASTNOSTI systému DOCUMENTS for INVOICES INVOICES umí zpracovat • Všechny formáty zahrnující XML, PDF, obrazové a textové soubory • Všechny typy nosičů zahrnující papír, e-mail a fax • Všechny typy faktur včetně vícestránkových i s řádkovými položkami • Rychlé a přesné vytěžení informací INVOICES bude integrováno do vašeho IT prostředí • Plná online integrace s vašim finančním systémem • Škálovatelnost dle denního počtu zpracovávaných faktur • Otevřená architektura pro integraci s dalšími systémy • Citrix / Terminal Server • Podpora Script Based updates • Dostupnost jazykových mutací • Plná podpora českých znaků INVOICES se rychle stane součástí vašeho procesu • Příjemné intuitivní prostředí • Rychlá a jednoduchá verifikace • Snadné naučení a používání • Rozšiřující nápověda přímo na obrazovce

Úvod Úvoddo doDOCUMENTS DOCUMENTSfor forINVOICES INVOICES

DOCUMENTS for INVOICES automatizuje a bezpečnost INVOICES – plná automatizace • Automatické rozpoznání známého vzoru faktur • Identifikace dodavatele porovnáváním u neznámých vzorů faktur • Identifikace odběratele porovnáváním u neznámých vzorů faktur • Automatická klasifikace faktury na neznámém vzoru faktury – Obecná nákladová faktura nebo Fakturace objednávky – Faktura nebo Zpráva o úhradě • Automatické nasměrování faktury do správné fronty zpracování INVOICES – bezpečnost zpracování • Podporou standardu Sarbanes-Oxley Act • Ověřováním uživatelů • Uživatelskými rolemi • Auditováním činností v systému • Zavedení pravidel schvalování • Kontrolou licencí

Přehled Přehledfunkcí funkcíDOCUMENTS DOCUMENTSfor forINVOICES INVOICES

ReadSoft Reproter for invoices Interaktivní statistika zobrazuje • Časové výseče a souhrny • Objemy dokladů – Časové – Finanční • Vytíženosti lidských zdrojů • Finanční náhledy • Auditové náhledy


Implementace – Kroky nasazení

Přehled procesů produktu ReadSoft Documents for INVOICES


INVOICES 5-5 kroky procesu

INVOICES 5-5 Zachycení n n

Fyzický dopis Elektronická komunikace

Kontrola správnosti

Identifikace dodavatele Identifikace odběratele a třídění

n

Archivace

Separace opravy

Vytěžení informací Automatická kontrola správnosti

Prvotní archivace

Konečná archivace Master data ERP nebo účetní software ( Archív (

Integrace GLOBE) SYNERGY)


Vyšší standardy pro elektronické faktury • • • • •

Jakékoli standardní XML soubory Automatizovaná interakce s webovými stránkami Zpracování formátu EDI PDF, digitální obrazy , a faxy Automatické vytvoření ostrého obrazu dokumentu pro – – – –

Kontroly Workflow Archivaci ...


Pořízení dat – první krok k automatickému zpracování •

INVOICES najdou relevantní popisky a loga

•

Relevantní hodnoty jsou připojeny k relevantním popiskům

•

Rozpoznané skupiny hodnot jsou připraveny ke kontrole, spolupráci s ERP a následné zpracování


Všechny informace které potřebujete • Informace o dodavateli a kupci • Pole hlavičky • Řádkové položky • Bankovní informace • Sazby DPH

Začlenění Exact Globe / Registru došlých faktur

10/13/2010

© 2010 Exact | 65

Jak obvykle vypadá proces příjmu a kontroly nákupních faktur?

10/13/2010

© 2010 Exact | 66

Obvyklý proces zpracování faktur

− Probíhá kontrola před zaúčtováním do účetnictví − (Proběhne zadání do registru dodavatelských faktur) − Administrativa opatří fakturu „košilkou“ − Faktury jsou zasílány různým, nebo i více oddělením − Kontroluje se správnost dat − Řeší se chyby s dodavatelem − Po schválení se faktura zadá do účetnictví

10/13/2010

© 2010 Exact | 67

Vstupu faktury do Globe A/ Proces bez PosAm Documents for INVOICES

B/ Proces s využitím PosAm Documents for INVOICES

(v obou případech s využitím modulu Registr došlých faktur) 10/13/2010

© 2010 Exact | 68

Registr došlých faktur

Faktury načteme do Registru z XML souboru

Image faktury je vložen do XML souboru do tagu pro binární data 10/13/2010

© 2010 Exact | 69

Začlenění Exact Synergy / workflow a správy dokumentů

10/13/2010

© 2010 Exact | 70

Kroky procesu workflow Synergy

Obousměrná synchronizace dat mezi Globe a Synergy

• Synchonizační job (CSIIRPoll.exe) • Faktura zatím „čeká“ v Globe na dokončení schvalovacího workflow • Sekvenční nebo souběžný schvalovací proces podle nastavení konkrétního registru • Náhled faktury je uložen do archivu a je k dispozici schvalovateli formou do náhledu 10/13/2010

© 2010 Exact | 71

Elektronické workflow Workflow schválení faktury

Hodnoty z Registru, resp. vytěžené faktury

Náhled faktury

10/13/2010

© 2010 Exact | 72

Registr došlých faktur / Workflow − Automatizuje registraci, autorizaci a zaúčtování faktur − Načtení datových podkladů a řízení schvalování elektronickou formou minimalizuje pracnost a redukuje pravděpodobnost chyb − Vytvořením různých registrů získáváte nástroj pro přehledné řízení procesu, monitoring stavu a dalších důležitých informací − Faktury nikdy nezadáváte do systému 2x

10/13/2010

© 2010 Exact | 73

Ukázka živého prostředí


Zavedení faktury do Exact Globe a průběh schvalovacího procesu

© 2010 Exact |

Načtení faktury

10/13/2010

© 2010 Exact | 76

Menu modulu Registr došlých faktur

© 2010 Exact |

Seznam došlých faktur po načtení z XML

© 2010 Exact |

Detail faktury po načtení z XML

Image faktury (binární data z XML struktury) je přiložen jako příloha

© 2010 Exact |

Náhled souboru přílohy

Detaily přílohy

© 2010 Exact |

Automatická iniciace workflow schvalovacího procesu

10/13/2010

© 2010 Exact | 81

Požadavek workflow na schválení příchozí faktury

Detaily faktury

Náhled přílohy © 2010 Exact |

… požadavek na schválení příchozí faktury (pokračování)

Detaily předkontace z Exact Globe

Detaily schvalovacího procesu, tj. osoby, pořadí, status, aj.

© 2010 Exact |

Image faktury po uložení v archivu (modul: Dokumenty)

Příloha dokumentu zobrazovaná v náhledu

Vazby na další entity v systému

© 2010 Exact |

Kód registru ovlivňuje přiřazení schvalovatelů a typ schvalovacího procesu

© 2010 Exact |

Na základě nastavení kódu registru je do schvalovacího procesu zkopírována metoda schvalování (v tomto případě sekvenčně) a schvalovatelé

© 2010 Exact |

Schválení / zamítnutí faktury

Prostor pro komentáře ke schvalovacímu procesu

© 2010 Exact |

U faktur schvalovaných souběžně nezávisí na pořadí akceptace jednotlivými schvalovateli

© 2010 Exact |

Automatická iniciace workflow schvalovacího procesu

10/13/2010

© 2010 Exact | 89

Ukončené workflow

© 2010 Exact |

Všichni schvalovatelé odsouhlasili fakturu

© 2010 Exact |

Vzniklé transakce je možné kdykoliv dohledat podle celé řady kritérií

© 2010 Exact |

… projít si zaúčtování v různém zobrazení – dle data, dle účtu hlavní knihy, atd.

Exportovat transakce, zobrazit přílohy © 2010 Exact |

Případně změnit některé analytické údaje transakce (na základě práv a pravidel)

© 2010 Exact |


Úspory a další přínosy řešení

© 2010 Exact |

Náklady ručního zpracování Počet

Denně

Faktura

Týdně

Měsíčně

Ročně 40000

166,66

833,33

3333,33

460

76666,66

383333,33

1610000

Hrubá (na pracovníka)

26 000,00 Kč

1 300,00 Kč

6 500,00 Kč 26 000,00 Kč

312 000,00 Kč Hrubý na hod

162,50 Kč

Superhrubá mzda (cca)

34 800,00 Kč

1 740,00 Kč

8 700,00 Kč 34 800,00 Kč

417 600,00 Kč Super hr na dod

217,50 Kč

Čas na přepsání - sekund

19320000 hodin ročně

5366,66 hod

Mzdové náklady

Energetické náklady PC + Monitor (350 W + 27W)

Cena kW/h 4,50 Kč

36,13 Kč

180,65 Kč

758,71 Kč

9 104,55 Kč Za tři roky

Mzdové náklady na faktury Energetické náklady na fakturu

Celkem náklady na fakturu

29,18 Kč 0,23 Kč

29,41 Kč

4 863,54 Kč

24 317,71 Kč 97 270,83 Kč 1 167 250,00 Kč

3 501 750,00 Kč

Náklady automatického zpracování Počet

Denně

Faktura

Týdně

Měsíčně

Ročně 40000,00

166,67

833,33

3333,33

92

15333,33

76666,67

322000,00

Hrubá (na pracovníka)

26 000,00 Kč

1 300,00 Kč

6 500,00 Kč

26 000,00 Kč

312000,00 Hrubý na hod

162,50 Kč

Superhrubá mzda (cca)

34 800,00 Kč

1 740,00 Kč

8 700,00 Kč

34 800,00 Kč

417600,00 Super hr na dod

217,50 Kč

7,23 Kč

36,13 Kč

151,74 Kč

Čas na přepsání - sekund

3864000,00 hodin ročně

1073,33 hod

Mzdové náklady

Energetické náklady

Cena kW/h

PC + Monitor (350 W + 27W)

4,50 Kč

1 820,91 Kč

Licenční poplatek + rozpuštěná cena implementace a technické podpory 160000 Impl. rozpuštěná do 36 měs.

Implementace jednorázově

4950

Technická podpora měsíčně

26595

Licenční poplatek měsíčně Za ks

Denně

Týdně

Měsíčně

Ročně

10,80 Kč

1 799,47 Kč

8 997,36 Kč

35 989,44 Kč

431 873,33 Kč

Mzdové náklady na faktury

5,84 Kč

972,71 Kč

4 863,54 Kč

19 454,17 Kč

233 450,00 Kč

Energetické náklady na fakturu

0,05 Kč

ReadSoft

Celkem náklady na fakturu

16,68 Kč

4444,44

700 350,00 Kč

Porovnání nákladovosti

Vaše Náklady Za Kus Za měsíc Za rok Za tři roky

29,41 Kč 97 270,83 Kč 1 167 250,00 Kč

S PosAm 16,68 Kč 55 595,35 Kč 667 144,24 Kč

Úspora 12,73 Kč 41 675,48 Kč 500 105,76 Kč

3 501 750,00 Kč 2 001 432,73 Kč 1 500 317,27 Kč

Přínosy řešení

− Kompletně digitální proces (A-Z) − Bezpečné schvalování přes zaměstnanecký portál Synergy − Přednastavená schvalovací kolečka − Transparentní a dohledatelné (Workflow, Dokumenty) − Šetříme životní prostředí

10/13/2010

© 2010 Exact | 99

ReadSoft Documents for Invoices, Registr došlých faktur a Workflow umožňuje řešit proces kompletně elektronicky a zvýšit tak efektivitu celého procesu.

10/13/2010

© 2010 Exact | 100


Otázky a odpovědi

© 2010 Exact |

Moduly Registru došlých faktur

S Registrem došlých faktur je verifikace a schvalování přesunuta do Workflow v Exact Synergy Enterprise. Pro zprovoznění jsou potřeba následující moduly: −SE5311 (Globe) −SE5482 (Globe) −YA5311 (Synergy Enterprise)

10/13/2010

© 2010 Exact | 102

© 2010 Exact |

10/13/2010

© 2010 Exact | 104

Thank You!

© 2010 Exact |

Automatizace a elektronické zpracování faktur

Recommend Documents