Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Petunjuk Teknis
Kementerian Lingkungan Hidup 2011
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Petunjuk Teknis
Kementerian Lingkungan Hidup 2011
Kata Pengantar Salah satu upaya dalam mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance) adalah menerapkan dan mengembangkan kepemerintahan elektronik (e-Government) antara lain melalui penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di lingkungan instansi pemerintah khususnya di Kementerian Lingkungan Hidup. Sehubungan dengan hal tersebut, kami telah menyusun Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang dapat digunakan oleh seluruh pejabat dan staf di Kementerian Lingkungan Hidup untuk mempercepat proses administrasi persuratan dalam rangka meningkatkan kinerja perlindunngan dan pengelolaan lingkungan hidup. Petunjuk teknis ini berisi panduan untuk menjalankan Aplikasi TNDE yang kami coba jelaskan dalam bahasa yang sederhana sehingga diharapkan dapat dimengerti oleh seluruh pengguna. Meskipun demikian dalam beberapa hal kami tidak dapat menghindari penggunaan bahasa-bahasa teknologi informasi yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Disadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam aplikasi TNDE dan petunjuk teknis ini. Oleh karena itu kritik dan saran untuk perbaikan sangat diharapkan untuk penyempurnaan di masa mendatang. Kami mengucapkan terima kepada semua pihak yang telah menyiapkan dan menyelesaikan aplikasi TNDE dan petunjuk teknis ini. Semoga kerja sama ini dapat terus berlanjut sehingga pemanfaatan teknologi informasi di Kementerian Lingkungan Hidup akan semakin berkembang. Jakarta, Desember 2011 Tim Penyusun
i
Daftar Isi
Kata Pengantar .............................................................................................................. i Daftar Isi ..................................................................................................................... iii Bab I Pendahuluan ........................................................................................................1 A.
Latar Belakang ...................................................................................................1
B.
Maksud dan Tujuan ............................................................................................1
C.
Manfaat .............................................................................................................1
D.
Ruang Lingkup ...................................................................................................2
Bab II Menjalankan Aplikasi ...........................................................................................5 A.
Tampilan Awal ...................................................................................................5
B.
Login .................................................................................................................6
C.
Mengganti Password ..........................................................................................7
Bab III Agenda Surat ....................................................................................................9 A.
Agenda Surat Masuk ..........................................................................................9 1.
Melihat Agenda Surat masuk ...........................................................................9
2.
Mengisi Data Agenda Surat Masuk ................................................................. 10
B.
Agenda Surat Keluar ........................................................................................ 12 1.
Melihat dan Edit Agenda Surat Keluar ............................................................ 13
2.
Mengisi Data Agenda Surat Keluar ................................................................. 14
Bab IV Disposisi Surat ................................................................................................. 16 A.
Disposisi Masuk ................................................................................................ 16
B.
Disposisi Keluar ................................................................................................ 17
C.
Surat Tembusan............................................................................................... 18
Bab V Penutup ............................................................................................................ 19
iii
Bab I Pendahuluan A.
Latar Belakang
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai, karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah. Tata Naskah Dinas Elektronis –selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari e-goverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. B.
Maksud dan Tujuan
Maksud dari Pedoman Penggunaan Aplikasi TNDE ini adalah panduan bagi seluruh pejabat dan staf di Kementerian Lingkungan Hidup dalam pengelolaan administrasi persuratan. Sedangkan tujuannya adalah mewujudkan sistem TNDE di lingkungan Kementerian Lingkungan Hidup. C.
Manfaat
Dengan diimplementasikannya Aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai berikut : 1.
Mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government Dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas, yang sebagian besar fungsi perkantoran elektronis sudah terakomodasi. Fungsi-fungsi yang disediakan antara lain :
2.
Aplikasi dan sistem berbasis web
3.
Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna
4.
Surat elektronis
5.
Folder elektronis
6.
Aliran dinas secara otomatis dalam lingkungan intranet
7.
Agenda harian elektronis
8.
Pencatatan aliran naskah dinas secara otomatis
9.
Pengelolaan dokumen secara elektronis 1
10. Efisiensi dan Efektivitas Pekerjaan Pekerjaan yang terkait dengan naskah dinas dapat dilakukan secara kolaborasi dimana satu dokumen sekaligus dianalisa oleh beberapa orang dalam waktu yang singkat tanpa perlu dicopy sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja 11. Penghematan Penggunaan Kertas Pengurangan penggunaan kertas secara signifikan, menuju paperless, penggunaan printer, pengiriman dokumen naskah dinas dalam keadaan tertentu seperti pembuatan draft atau konsep tidak diperlukan lagi dan percetakan dalam bentuk dokumen manual (kertas) file kabinet dan lain sebagainya. 12. Penghematan dan Kemudahan Penggandaan Penggandaan dan pengadaan kembali sistem, dapat dilakukan setiap saat dengan hanya dengan melakukan peng-kopian terhadap keping CD yang telah ada. 13. Penghematan Tempat Penyimpanan Dengan hanya satu keping CD dapat tersimpan sistem, aplikasi, sekaligus dokumen dinas yang banyaknya kurang lebih setara dengan 100.000 halaman kertas ukuran A4, sehingga dapat menghemat ruangan kantor dengan berkurangnya jumlah filing kabinet. 14. Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen Waktu pencarian suatu naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat signifikan karena hanya dengan mengetik kata kunci, dokumen naskah dinas yang dimaksud langsung dapat diperoleh. 15. Tidak Ada Risiko Kehilangan Dokumen Karena semua dokumen terekam dan tersimpan secara otomatis, maka hampir tidak mungkin terjadi resiko kehilangan, kerusakan dan salah simpan, atau alasan lain seperti : surat/undangan belum di terima. 16. Kemudahan Pengendalian Dokumen Naskah Dinas dan Penggunanya Secara otomatis dapat dikendalikan dan dimonitor aktivitas pengguna terhadap dokumen Naskah Dinas dalam lingkungan Intranet. Memudahkan integrasi beberapa alur proses naskah dinas menjadi suatu alur proses yang saling terkait 17. Kemudahan Pelacakan Keberadaan dan Status Dokumen Naskah Dinas Di lingkungan intranet, pengguna dapat secara langsung melihat dan memonitor status suatu dokumen naskah dinas yang dipergunakan sehingga dapat meningkatan kecepatan dan efisiensi alur proses naskah dinas. D.
Ruang Lingkup
Pedoman ini hanya berlaku di lingkungan Kementerian Negara Lingkungan Hidup. Sedangkan isi pedoman terdiri dari petunjuk-petunjuk penggunaan: 1.
2
Agenda a.
Surat Masuk
b.
Surat Keluar
2.
Disposisi
3.
Disposisi Masuk
4.
Disposisi Keluar
5.
Surat Tembusan
6.
Administratif (mengganti password)
3
Bab II Menjalankan Aplikasi A.
Tampilan Awal
Aplikasi TNDE dapat dijalankan melalui browser dengan alamat http://tnde.menlh.go.id yang akan menampilkan halaman web seperti pada gambar di bawah ini.
Pada sisi kiri aplikasi terdapat fasilitas-fasilitas untuk pengelolaan administrasi persuratan, yaitu: 1.
[Beranda]. Berisi informasi-informasi yang terkait dengan administrasi persuratan seperti SOP dan pedoman
2.
[Agenda]. Berfungsi untuk memasukkan data surat masuk (khsusus bagian persuratan), melihat daftar surat masuk, dan mengisi data surat keluar (penomoran surat keluar). Untuk sementara fungsi-fungsi surat internal (memorandum) belum dapat dijalankan.
3.
[Disposisi]. Berfungsi untuk melihat daftar disposisi surat dari atasan atau pejabat yang setingkat, melihat daftar disposisi yang dikeluarkan oleh yang bersangkutan, dan melihat daftar surat tembusan.
4.
[Administratif]. Berfungsi untuk mengelola daftar pegawai dan struktur organisasi yang hanya dapat diisi oleh administrator (bagian kepegawaian), dan fasilitas untuk mengganti kata sandi (password)
5.
[Logout]. Berfungsi untuk keluar dari aplikasi.
Pada bagian tengah dari tampilan awal aplikasi terdapat fasilitas [Login Form] untuk masuk ke dalam aplikasi.
5
B.
Login
Pada LOGIN FORM, isi kolom NIP dengan NIP anda, dan pada kolom PASSWORD isi dengan password anda (NIP dan PASSWORD adalah case sensitive artinya penggunaan huruf besar dan kecil dibedakan). Setelah semua kolom di isi dengan lengkap, kemudian klik tombol “Submit” (lihat Gambar 2). Password pengguna untuk pertama kali adalah NIP pengguna sendiri.
Isi dengan NIP Isi dengan PASSWORD
Bila NIP dan Password sesuai, akan tampil halaman administrasi persuratan dengan fasilitas-fasilitas yang disesuaikan dengan tugas dan fungsi yang dimiliki oleh pengguna.
6
C.
Mengganti Password
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, para pengguna aplikasi TNDE diharuskan untuk mengganti password setelah pertama kali masuk ke dalam aplikasi. Langkah untuk mengganti password adalah sebagai berikut: 1.
Arahkan cursor ke [Administratif] dan klik [Ganti PASSWORD]
2.
Selanjutnya pada layar akan tampil fasilitas untuk mengganti password seperti pada Gambar di bawah ini.
3.
Isi password lama anda (NIP anda) pada [PASSWORD LAMA]
4.
Isi password baru anda pada [PASSWORD BARU]
5.
Ulangi isi password baru anda pada [PASSWORD BARU (ULANGI)] 7
6.
Klik tombol [UBAH] atau [RESET] untuk kembali ke langkah 3.
7.
Jika tidak ada kesalahan dalam pengisian, maka anda akan dipersilahkan untuk klik [LOGOUT]
8.
Selanjutnya password baru anda dapat dipergunakan untuk masuk ke dalam aplikasi.
8
Bab III Agenda Surat A.
Agenda Surat Masuk
Pengguna Agenda Surat Masuk adalah Sub Bagian Persuratan, Menteri dan Sub Bagian Tata Usaha Menteri, para Eselon I dan Sub Bagian Tata Usaha Eselon I, para Kepala Biro, Inspektur, dan para Kepala Pusat Pengelolaan Ekoregion. Untuk memulainya arahkan cursor ke menu [Agenda] dan klik [Agenda Surat Masuk].
1.
Melihat Agenda Surat masuk
Untuk semua pengguna di Tata Usaha Eselon 1, Kepala Biro, Inspektorat, dan Kepala Pusat Pengelolaan Ekoregion pada layar akan tampil halaman AGENDA SURAT MASUK berupa tabel yang berisi daftar surat yang masuk dan fasilitas [Kirim Disposisi] pada kolom Status, seperti gambar dibawah ini.
9
Untuk semua pengguna di Sub Bagian Persuratan akan tampil halaman AGENDA SURAT MASUK berupa tabel yang berisi daftar surat yang masuk dan fasilitas [Tambah] dan [Edit] pada kolom Status, seperti gambar dibawah ini.
Untuk membaca isi surat, klik 2.
pada baris nomor surat yang dimaksud.
Mengisi Data Agenda Surat Masuk
Fasilitas pengisian data surat masuk hanya dapat dilakukan oleh pengguna di Sub Bagian Persuratan. Pengisian data dilakukan oleh staf Sub Bagian Persuratan yang ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk mengisi data surat masuk ke dalam aplikasi. Pengisian data surat masuk dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1.
Pindai (scan) surat dengan alat pemindai dan simpan file dalam bentuk PDF.
2.
Pada halaman Agenda Surat Masuk, klik tombol
3.
Setelah itu akan muncul FORM AGENDA SURAT MASUK yang masih kosong.
4.
Kecuali baris [Cara Pengiriman], isilah:
10
.
a.
[Tujuan], berupa pilihan tujuan surat untuk Menteri, para Eselon 1, para Kepala Biro, Kepala Inspektorat, dan para Kepala Pusat Pengelolaan Ekoregion.
b.
[Sifat Surat], berupa pilihan sifat surat (Biasa, Undangan, Segera).
c.
[Asal Surat], pilihan asal surat (Instansi Pusat, Instansi Daerah, Swasta, Perorangan).
d.
[No. Surat], diisi dengan nomor surat dari pengirim.
e.
[Alamat Pengirim], diisi dengan alamat pengirim surat.
f.
[Hal], diisi dengan hal (subyek) surat.
g.
[Tgl Surat], diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun surat.
h.
Untuk [File Attach], klik tombol sehingga pada layar akan tampil direktori untuk memilih file yang diinginkan. Cari dan pilih file yang akan dikirimkan, kemudian klik tombol .
11
5.
Setelah form diisi dengan lengkap dan sudah benar, kirimkan dengan menekan tombol . Surat akan tersimpan di dalam basis data untuk diperiksa dan disahkan oleh Kepala Sub Bagian Persuratan.
Pemeriksaan dan pengesahan surat oleh Kepala Sub Bagian Persuratan dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1.
Setelah melakukan proses login dan memilih [Agenda Surat Masuk], pada layar akan tampil halaman Agenda Surat Masuk dimana ada baris [Tujuan] yang masih kosong (tanda panah berwarna biru).
2.
Klik
3.
Klik [Edit] untuk mengisi tujuan surat pada baris [Tujuan].
4.
Pada baris [Cara Pengiriman] pilih apakah surat tersebut akan diteruskan langsung kepada tujuan surat atau melalui Sekretaris Kementerian.
5.
Klik tombol
6.
Untuk menambah tujuan surat, klik [Tambah] pada kolom Status.
7.
Pilih tambahan tujuan surat dari baris [Tujuan]. Untuk memilih beberapa tujuan surat, tekan tombol [CTRL] pada keyboard dan klik tujuan surat.
8.
Setelah selesai klik
B.
Agenda Surat Keluar
pada baris nomor surat yang dimaksud untuk membaca isi surat.
untuk mengirimkan surat.
untuk mengirimkan kepada tujuan tambahan.
Agenda Surat Keluar adalah sarana untuk mencatat dan memberikan nomor surat-surat dari Kementerian Lingkungan Hidup yang ditujukan kepada instansi/lembaga/ perseorangan di luar KLH. Kewenangan untuk mengisi agenda surat keluar berada di Sub Bagian Persuratan. Meskipun demikian dalam keadaan mendesak Tata Usaha unit kerja Eselon I diperkenankan untuk mengisi data dalam rangka mendapatkan nomor surat 12
keluar yang berasal dari Eselon I bersangkutan. Untuk memulainya arahkan cursor ke menu [Agenda] dan klik [Agenda Surat Keluar].
1.
Melihat dan Edit Agenda Surat Keluar
Hasil eksekusi [Agenda Surat Keluar] adalah tampilan halaman yang menunjukkan daftar agenda surat keluar. Untuk pengguna di Sub Bagian Persuratan maka akan ditampilkan seluruh surat keluar yang bersumber dari uni-unit Eselon I.
Sedangkan untuk pengguna dari unit kerja Eselon I hanya akan ditampilkan daftar surat keluar yang berasal dari unit kerja Eselon I bersangkutan.
13
Untuk melakukan perubahan (edit) klik nomor surat yang terletak di kolom Nomor Agenda. Selanjutnya akan ditampilkan halaman yang berisi formulir pencatatan surat keluar. Perlu diketahui pula bahwa perubahan tidak dapat dilakukan pada nomor surat dan tanggal surat.
Setelah selesai, klik 2.
untuk menyimpan hasil perubahan.
Mengisi Data Agenda Surat Keluar
Pengisian data agenda surat keluar dapat dilakukan oleh Tata Usaha unit kerja Eselon I tanpa melampirkan suratnya. Tujuannya adalah untuk mempermudah permintaan nomor surat dalam keadaan mendesak atau darurat. Caranya adalah sebagai berikut:
1.
Pada halaman daftar Agenda Surat Keluar, klik tombol
2.
Pada halaman formulir Agenda Surat Keluar isilah: a.
14
[Asal Surat], pilihan nama Eselon I yang mengeluarkan Surat
3.
b.
[Tujuan], diisi dengan nama instansi/perorangan tujuan surat
c.
[Alamat Tujuan], diisi dengan alamat instansi/perseorangan tujuan surat
d.
[Hal], diisi dengan subyek surat.
e.
[Jenis Surat], pilihan jenis surat (Biasa, Undangan, Edaran)
f.
[Klasifikasi Arsip], pilihan klasifikasi arsip yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup
g.
[Tgl Dikeluarkan], diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun dikeluarkannya surat
Klik tombol
untuk menyimpan data ke dalam basis data.
Setelah surat ditandatangani oleh Eselon I bersangkutan, surat tersebut harus dibawa ke Sub Bagian Persuratan untuk dicap. Selanjutnya staf Sub Bagian Persuratan melakukan hal-hal sebagai berikut: 1.
Memeriksa kesesuaian surat tersebut dengan data yang sudah diinput sebelumnya.
2.
Jika sudah sesuai, surat tersebut dicap dan dipindai (scan).
3.
Melampirkan surat melalui proses perubahan/edit surat keluar
15
Bab IV Disposisi Surat Fasilitas ini digunakan untuk mencatat semua kegiatan DISPOSISI. Submenu DISPOSISI MASUK berfungsi untuk menampung semua disposisi yang ditujukan untuk anda dari atasan, sedangkan submenu DISPOSISI KELUAR digunakan untuk menampung semua disposisi yang anda keluarkan. A.
Disposisi Masuk
Untuk memulai proses melihat disposisi masuk lakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1.
Klik tombol menu DISPOSISI pada bagian kiri layar, kemudian klik sub menu DISPOSISI MASUK.
2.
Kemudian akan tampil halaman DISPOSISI MASUK dalam bentuk tabel yang berisi daftar Disposisi yang masuk, seperti gambar dibawah ini.
3.
Pada gambar diatas dapat dilihat pada kolom ACTION, terdapat dua buah link, yaitu LAPOR dan DISPOSISI dengan fungsi sebagai berikut: a.
16
LAPOR berfungsi untuk melaporkan tugas yang telah dilaksanakan sesuai dengan disposisi yang diterima. Pada FORM LAPORAN terdapat kolom TEMBUSAN, anda dapat mengirimkan tembusan dengan memilih tujuan yang akan dikirimkan tembusan. Selain itu anda dapat mengirimkan tembusan ke lebih dari satu orang, yaitu dengan cara menekan tombol CTRL pada keyboard anda pada saat memilih tujuan TEMBUSAN. Setelah anda selesai mengisi form Lapor diatas, untuk memprosesnya anda klik tombol .
b.
B.
DISPOSISI, digunakan untuk mendisposisikan kembali. Anda dapat mendisposisikan kembali disposisi yang masuk kepada jabatan struktural dibawah anda. Setelah anda selesai mengisi form DISPOSISI diatas, untuk memprosesnya anda klik tombol .
Disposisi Keluar
Untuk melihat daftar disposisi dan tindak lanjutnya lakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1.
Klik tombol menu DISPOSISI pada bagian kiri layar, kemudian klik sub menu DISPOSISI KELUAR.
2.
Setelah itu pada layar akan tampil halaman berupa tabel yang berisi daftar disposisi yang telah dikeluarkan lengkap dengan tindak lanjutnya.
17
3.
Pada kolom LAPORAN dapat dilihat status dari Disposisi anda, apakah sudah dilaporkan atau belum, jika sudah maka akan ditampilkan ikon folder . Untuk melihat isi dari laporan disposisi anda, maka dapat dilihat dengan meng-klik ikon .
4.
Pada kolom Tracking terdapat link [Keterangan] untuk mengetahui proses surat yang anda disposisikan ke jabatan struktural dibawah anda.
C.
Surat Tembusan
Fasilitas ini mempunyai fungsi untuk melihat daftar surat-surat tembusa yang ditujukan kepada anda. Untuk menggunakannya lakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1.
Klik tombol menu DISPOSISI pada bagian kiri layar, kemudian klik sub menu SURAT TEMBUSAN.
2.
Setelah itu pada layar akan tampil halaman SURAT TEMBUSAN berupa tabel yang berisi daftar surat-surat tembusan yang anda terima.
3.
Untuk membaca surat tembusannya, klik ikon
18
pada kolom Surat Tembusan Asal.
Bab V Penutup Aplikasi TNDE ini harus terus diuji coba oleh seluruh pejabat dan staf di Kementerian Lingkungan Hidup dalam rangka memperbaiki logika program dan mempercepat proses migrasi dari sistem manual ke sistem komputer. Oleh karena itu diharapkan kepada seluruh pengguna untuk melaporkan kepada Sub Bagian Persuratan apabila ada permasalahan yang disebabkan oleh kesalahan aplikasi. Permasalahan-permasalahan tersebut akan langsung di evaluasi untuk dilakukan perbaikan sehingga aplikasi ini akan semakin sempurna. Selama masa uji coba proses otomatisasi dan manual administrasi persuratan akan dilakukan secara berdampingan sehingga tidak akan mengganggu proses kerja. Selain itu aplikasi ini akan terus dikembangkan melalui penambahan fasilitas-fasilitas pendukung yang akan semakin memudahkan pengelolaan administrasi persuratan di Kementerian Lingkungan Hidup.
19
