PEDOMAN TATA NASKAH DINAS oleh :
Robaini, S.IP Badan Pengawas Obat dan Makanan Jakarta, Juli 2016
MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN
TUJUAN : Setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan kemampuan melaksanakan tugas administrasi perkantoran secara baik dan benar sesuai dengan peraturan .
PERMASALAHAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Kurangnya
pemahaman terhadap Pedoman Tata Naskah Dinas (TND) Kurangnya kepatuhan terhadap Pedoman TND Perlunya sosialisasi yang lebih intensif
MAKSUD DAN TUJUAN a. Menggunakan acuan yang sama dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. b. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.
SASARAN a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.
ASAS
EFEKTIF DAN EFISIEN, PEMBAKUAN ASAS TATA NASKAH DINAS
PERTNGGUNGJAWABAN, KETERKAITAN
KECEPATAN, KETEPATAN DAN KEAMANAN
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. A. NASKAH DINAS ARAHAN Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan
WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.
Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan Perundangundangan.
Pengabsahan Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.
B. NASKAH DINAS KORESPONDENSI 1. Intern ----- Nota Dinas + Memorandum/Memo Dinas 2. Ekstern ---- Surat Dinas C. NASKAH DINAS KHUSUS 1. Surat Perjanjian -
2. Surat Kuasa 3. Berita Acara (BA) 4. Surat Keterangan 5. Surat Pengantar 6. Pengumuman
- Dalam Negeri - Internasional
SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS 1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
CARA PENOMORAN NASKAH DINAS Contoh penomoran Instruksi: INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR: HK.05.01.1.22.06.13.001 Keterangan : a) HK.05.01 : Kode Klasifikasi instruksi b) 1 : Kode unit kerja pejabat penandatangan (Kepala Badan POM) c) 22 : Kode unit kerja pembuat surat d) 06.13 : Bulan dan tahun terbit e) 001 : Nomor (nomor urut dalam satu tahun takwim)
CARA PEMBUBUHAN PARAF Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (a) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/ sebelum nama pejabat penanda tangan surat. (b) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan/ setelah nama pejabat penanda tangan.
KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH
PENGAMANAN NASKAH DINAS Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas, terdiri dari :
Sangat rahasia
1.
adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;
2.
Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang
tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi; 3. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan 4.
Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.
PEMBERKASAN Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai identitas arsip yg akan disimpan.
TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP
1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi 2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap 3. Membantu saat proses penyusutan
PERALATAN YANG DIGUNAKAN 1.
Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip
2. Guide/sekat : pembatas antar file, biasanya terbuat dari karton tebal yang mempunyai tab 3. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam a. Out Guide: mengganti folder yang diambil/dipinjam b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil/dipinjam, diletakkan di folder dimana arsip itu diambil 18
SARANA PEMBERKASAN PERANGKAT KERAS : FILING CABINET, LEMARI ARSIP, SEKAT/GUIDE, FOLDER
PERANGKAT LUNAK : KODE KLASIFIKASI INDEKS TUNJUK SILANG
PENYIMPANAN ARSIP PENYIMPANAN ARSIP AKTIF
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
1. Dilaksanakan di tiap unit pengolah
1. Dilaksanakan di Unit Kearsipan Departemen dan Unit Kearsipan Unit Utama atau lembaga kearsipan di provinsi, Kabupaten/kota;
2. Penyimpanan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis)
3. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) 4. Prosedur: a. Pemeriksaan b. Penentuan indeks c. Pemberian kode
2. Prinsip original order dan provenance 3. Prosedur: a. Penerimaan b. Pemeriksaan kesesuaian arsip dengan daftarnya.
d. Tunjuk silang
c. Jika terjadi kesalahan melakukan perbaikan penataan fisik dan daftar
e. Penyortiran
d. Penandatanganan BA pemindahan
f. Penempatan arsip
e. Penataan arsip dalam boks f. Pelabelan g. Penataan boks dalam rak h. Penyusunan daftar dengan memperhatikan daftar arsip yang dipindahkan
arsip
Sosialisasi SE Kearsipan
PERALATAN YANG DIGUNAKAN 3. Folder atau Map : berfungsi untuk menempatkan arsip.
Mempunyai tab untuk menuliskan kode & indeks berkas.
4. Guide & Folder Miscellaneous sebagai penampung sementara terhadap surat-surat yang jumlahnya masih sedikit (kurang dari 5 lembar)
21
FOLDER 8 cm 2 cm
35,5 cm
24 cm
Folder dengan tab di atas
TAB
35,5 cm
24 cm
2 cm Tab
8 cm
Folder dengan tab disamping
GUIDE ATAU SEKAT
PRIMER
SEKUNDER
FOLDER
TERSIER TE
PIDANA
PERDATA
HK.O3 BANTUAN HUKUM
HK. HUKUM
Sosialisasi SE Kearsipan
OUT INDIKATOR NO
NAMA PEMINJAM
JENIS ARSIP
KODE ARSIP
TANGGAL PINJAM
TANGGAL KEMBALI
PARAF PEMINJAM
PARAF KEMBALI
26
TATA CARA PEMBERKASAN
PROSEDUR PEMBERKASAN 1. PEMERIKSAAN memeriksa surat/berkas yang akan disimpan, dengan cara : - lihat disposisi (simpan, file, arsip) - Kelengkapan surat - Kondisi fisik
2.
PENENTUAN INDEKS - tentukan kata tangkap, berupa nama orang, nama lokasi, nama organisasi, masalah atau subyek, nama yang sering disebut atau digunakan, - singkat dan jelas - Mewakili topik yang ada dalam arsip, - Spesifik - Mudah dikenali dan mudah dipahami - Lazim digunakan
CONTOH CARA MENGINDEKS:
Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota DPRD
Kodenya Primer Sekunder Tersier
: : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT : HM.02. Protokoler : HM.02.01. Kunjungan
Indeksnya : Kunjungan DPRD
3. PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI
Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan Kode Klasifikasi.
KEGUNAAN KLASIFIKASI
MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;
MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;
UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI
PENGERTIAN KLASIFIKASI
Klasifikasi
Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.
KLASIFIKASI Kode
Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya.
berfungsi
sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.
CARA PENGGUNAAN KLASIFIKASI
Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan, pembinaan dll. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
4. TUNJUK
SILANG
• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI
LEBIH
2 MASALAH ATAU
• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI • JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.
TUNJUK SILANG Jenis: 1. Lembaran Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain. 2. Guide/ Folder Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna saling berhubungan atau saling melengkapi.
5. PENEMPATAN ARSIP
yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan menatanya ke dalam rak arsip/filing kabinet
Cuti alasaN PENTING
188 -
TAHUN 2007
Cuti Tahunan
Simulasi pemberkasan Arsip Kepegawaian Kp.09.01. Cuti
KP.09. Kesejahteraan
KP. KEPEGAWAIAN
g
471 - DUSUN ADIREJO
471 - DUSUN MANDALA
471 - DUSUN LEREP
471 – KARTU KELUARGA
470 - KEPENDUDUKAN
400 –
KESEJAHTERAAN RAKYAT
Simulasi penataan arsip kependudukan
PEMBERKASAN ARSIP
41
Almari Arsip
FILING CABINET
Tampak Depan
Tampak Samping
arsip tertib
5
DAFTAR BERKAS untuk UNITBertujuan NOMOR
PENGOLAH BERKAS dibenahi
mengetahui arsip di instansi yang JUMLAH akan KODE jumlahURAIAN KURUN KLASIFIKASI
Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip
Nama Instansi
:
Alamat
:
INFORMASI BERKAS
WAKTU
KET
DAFTAR ISI BERKAS NO.Bertujuan untuk NO. ITEM
BERKAS dibenahiARSIP
mengetahui arsip di instansi akan KODE jumlahURAIAN TGL yang JUMLAH KLASIFIKASI
Out Put : Daftar Ikhtisar Arsip
Nama Instansi
:
Alamat
:
INFORMASI BERKAS
KET
LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP
1. Arsip hanya digunakan untuk kepentingan dinas. 2. Arsip hanya digunakan oleh pegawai yang berwenang. 3. Pengaturan kewenangan didasarkan pada: a. Level Jabatan b. Keterkaitan Tugas dan Fungsi dengan arsip yang digunakan.
LAYANAN DAN PENGGUNAAN ARSIP 4. Karena
sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkan 5. Jangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu dan dpt diperpanjang 6. Ada pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjaman 7. Menempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula
PERALATAN PEMINJAMAN ARSIP Buku Peminjaman Arsip NO. URUT
KODE / NO.SURAT
ISI RINGKAS
JUMLAH BERKAS
NAMA PEMINJAM
PARAF / TGL PINJAM
PARAF / TGL KEMBALI
OUT INDICATOR
Sebagai pengganti arsip yang dipinjam. 1 folder 1 atau beberapa lembar
outguide outsheet
No
Indeks
Peminjam
OUT GUIDE Paraf No
Indeks
Peminjam
Paraf
OUT SHEET No
Indeks
Peminjam
Paraf
No
Indeks
Peminjam
Paraf
TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA
