PROPOSAL APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
1
A. Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik Tata
Naskah
Dinas
Elektronik
(TNDE)
/
Sistem
Informasi
Manajemen Tata Persuratan adalah aplikasi Tata Naskah Dinas dengan sistem komputerisasi online berbasis web application yang terpadu dan komprehensif, sehingga dapat di akses dimana saja dan kapan saja (localhost / intranet / maupun website / internet). Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sudah disesuaikan dengan peraturan / keputusan Instansi yang bersangkutan, sehingga sudah dapat implementasikan sesuai kebutuhan dan peraturan / keputusan / ketentuan yang berlaku. B. Manfaat Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sangat cocok untuk suatu instansi yang banyak melakukan kegiatan surat menyurat sebagai berikut: 1. Mempermudah
proses surat menyurat di lingkungan suatu
instansi (pembuatan dan pencetakan serta penyimpanan secara elektronik); 2. Mempermudah pencarian dokumen surat masuk dan surat keluar; 3. Menertibkan
dokumentasi/arsip
surat
masuk
dan
surat
keluar; 4. Mengetahui proses pembuatan dan pencetakan serta keaslian surat
keluar
kode
(disertai
barcode)
dari
Instansi/Bagian/Seksi yang membuat; 5. Mengetahui proses alur disposisi surat masuk (mendeteksi keberadaan / jejak surat masuk); 6. Flesibilitas
aplikasi
yang
dapat
diubah/diedit sesuai
kebutuhan instansi oleh admin; 7. Meningkatkan pengetahuan bagi para karyawan khusus dalam bidang komputerisasi administrasi Tata Naskah Dinas/Tata Persuratan.
2
C. Spesifikasi Aplikasi Sistem TNDE:
Operating System : Bebas
Programming Lang. : PHP
Framework : CodeIgniter
Interface : Smarty
Database : MySQL
Web Server : Apache web server
D. Fitur Aplikasi 1. User Authentication: Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur login untuk user tertentu (username dan password) dan captcha (kode verifikasi). 2. User Management: Otoritas
mengatur
menggunakan
aplikasi:
siapa (2.1
saja
yang
menambah
berhak user
untuk
baru,
2.2
menghapus user atau mengubah/edit data user yang ada, 2.3 dapat mengetahui/melihat perubahan/proses serta edit yang dilakukan masing – masing user (proses keamanan dan otoritas yang dibatasi). 3. Pattern Classification Archives Management: Pengguna dapat dengan mudah mengatur pola klasifikasi arsip surat, baik itu menambah pola klasifikasi arsip baru, menghapus atau mengubah pola klasifikasi yang ada. 4. Inbox Management: Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat masuk. 5. Outbox Management: Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat keluar. 6. Mail Archives Management: Pengguna dapat dengan mudah mengelola arsip surat, baik itu berdasarkan tanggal, instansi / bagian / seksi di lingkungan internal maupun eksternal (kearsipan).
3
7. Mail Search: Pengguna dapat dengan mudah mencari surat masuk dan surat keluar. 8. Disposition Sheet Management: Pengguna dapat dengan mudah mengelola lembar disposisi yang pernah dibuat sebelumnya (melacak keberadaaan surat masuk dan hasil tindaklanjut dari perintah disposisi). 9. Draft Management: Pengguna dapat dengan mudah mengelola draft surat keluar dan mengetahui persetujuan sebelum surat keluar dicetak. 10.Report Management: Pengguna dapat dengan mudah membuat laporan kearsipan dalam jangka waktu tertentu, baik itu untuk surat masuk maupun surat keluar. Disamping itu pengguna dapat langsung mencetaknya atau mengekspornya menjadi file Microsoft Excel, Word dan PDF. E. Keunggulan Aplikasi 1. User Friendly: Design
aplikasi
dengan
tampilan
menu
yang
mudah
dioperasikan oleh pemula sekalipun. 2. Step by Step Building: Aplikasi dibuat secara bertahap satu persatu, sehingga dapat disesuaikan
dengan
kemampuan
karyawan
untuk
mengoperasikan aplikasi secara bertahap juga. 3. Network Based: Aplikasi berbasis web sehingga dapat diakses dari komputer dimana dan kapan saja selama terkoneksi dengan jaringan komputer (bisa online, bisa juga offline). 4. Multi OS Aplikasi berbasis web dapat dijalankan di sistem operasi apa
saja
bahkan
dapat
mempunyai fasilitas internet.
4
diakses
dari
handphone
yang
5. Easy Installation & Upgrade Aplikasi cukup diinstall di server saja sedangkan komputer lain dapat mengakses aplikasi tanpa harus diinstall di setiap komputer yang bersangkutan, dengan demikian memudahkan perawatan dan upgrade sistem. 6. Public Database & Easy Integration Aplikasi menggunakan database standar Internasional yang banyak
digunakan
aplikasi
lain
sehingga
memudahkan
integrasi dengan aplikasi lain atau pengembangan oleh vendor lain. 7. Self Building Application Aplikasi dibuat sendiri tanpa melibatkan pihak ketiga dan disertai dokumentasi yang baik, sehingga apabila ada bugs atau penambahan fitur maka dengan mudah dan cepat diselesaikan. 8. Documentation Aplikasi disertai dokumentasi cara pengoperasian aplikasi. 9. Report Management Pengguna dapat dengan mudah membuat laporan data surat dalam jangka waktu tertentu, baik itu untuk surat masuk maupun surat keluar. Disamping itu pengguna dapat langsung mencetaknya atau mengekspornya menjadi file Microsoft Exel, Word dan PDF. 10.Authenticated Aplikasi ini memiliki kode barcode setelah dokumen surat keluar
dicetak
sebagai
bentuk
Instansi/Bagian/Seksi yang mengeluarkan.
5
keaslian
dari
F. Kebutuhan Perangkat Untuk bisa menjalankan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik membutuhkan : 1. Computer Server Disarankan minimal RAM 8GB, minimal space harddisk 1TB, minimal processor Intel Xeon. 2. Computer Client Disarankan minimal RAM 2GB, minimal space harddisk 250GB, minimal processor Pentium 4. 3. Scanner Digunakan untuk menscan berkas surat. 4. Printer Digunakan untuk mencetak softcopy surat dan laporan. 5. Barcoder Reader Digunakan untuk membaca kode barcode (mengecek keaslian surat yang dikeluarkan). 6. Web Server Disarankan
menginstall
satu
persatu
kebutuhan
untuk
membuat web server. 7. Operating System Untuk sistem operasi server disarankan menggunakan sistem operasi Linux/Windows.
G. Penutup Demikian proposal kami, apabila instansi Anda berminat dengan aplikasi ini dan atau ingin mengetahui lebih jelas mengenai aplikasi yang telah kami kembangkan dan implementasikan ini dapat menghubungi :
6
LAY OUT APLIKASI SISTEM INFORMASI TNDE (TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK)
I.
Layanan Menu Admin a. Menu Setup
b. Menu Pendataan
c. Menu Laporan
7
