Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun Tata Naskah Dinas

 



Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016

Tata Naskah Dinas





Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016

Permenristekdikti

PermenANRI

No. 51 Tahun 2015

No. 2 Tahun 2014

Tata Naskah Dinas di Kemenristekdikti

Pedoman Tata Naskah Dinas

Permenpan No. 80 Th 2012 Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

Permendikbud No. 6 Tahun 2013

Permenristekdikti No. 20 Tahun 2015

TIDAK BERLAKU LAGI

Hirarki Undang-Undang

Tata Naskah Dinas ? Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan

Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang Universitas, logo, dan cap dinas. 4

Jenis Naskah Dinas 1. peraturan; 2. keputusan; 3. instruksi; 4. surat edaran; 5. surat dinas; 6. nota dinas; 7. memo; 8. surat undangan; 9. surat tugas; 10. nota kesepahaman; 11. surat perjanjian; 12. surat kuasa; 13. surat perintah; 14. surat keterangan; 15. surat pengumuman; 16. berita acara; 17. surat pengantar; 18. surat pernyataan; 19. laporan; 20. telaahan staf; 21. notula rapat; dan 22. prosedur op. standar.

1. peraturan; 2. keputusan; 3. instruksi;

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

surat dinas; nota dinas; memo; surat undangan; surat tugas; surat keterangan; notula rapat; telaah staf;

No.

JENIS N.D.

p

1 2 3 4 5 6

Peraturan Keputusan Instruksi Pros.Op.Standar. Surat Edaran Surat Tugas

7

Nota Dinas

8 Memo 9 Surat Dinas 10 Surat Undangan 11 Nota Kesephman

12 Surat Perjanjian 13 Surat Kuasa 14 Surat Perintah 15 Surat Keterangan 16 17 18 19 20

Berita Acara Surat Pengantar Surat Pernyataan Surat Pengumuman Laporan

21 Telaahan staf 22 Notula Rapat

Pengertian Naskah Dinas yg bersifat mengatur Naskah Dinas berupa penetapan yg tidak bersifat mengatur Perintah berupa petunjuk or arahan ttg pelaks. kebijakan atau peraturan perundang-undangan ND yg memuat serangkaian Petunjuk ttg cara dan urutan kegiatan tertentu. Pemberitahuan ttg hal tertentu yg penting dan mendesak ND berisi penugasan dr Pejabat berwenang ke seseorang utk melaksanakan kegiatan ND yg bersifat Internal dr. Atsn ke bwhan/sebaliknya/setara berisi catatan/psn singkat ttg persoalan kedinasan Sama dgn diatas tapi dari Atasan ke bawahan ND yg berisi hal penting berkenaan dg Adm. Pemerintahan ND berisi pemberitahuan kpd Pejabat / seseorang utk menghadiri acara di waktu dan tempat ttt ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum ND berisi kewenangan penerima kuasa utk bertindak/melakukan sesuatu keg. atas nama pemberi kuasa ND berisi perintah utk melaks. Pekerjaan ttt, dari atasan/pejabat yg berwenang kpd bawahan/pegawai lainnya ND berisi inf./keterangan mengenai hal atau seseorang utk kepentingan kedinasan ND berisi laporan ttg kejadian/peristiwa mengenai waktu, tempat, ket. & hal lain yg berhubu.dg kejadian tsb ND utk mengantar/menyampaikan surat, dokumen, barang dan atau bahan lain yg dikirimkan ND yg menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertgjwban atas pernyataan tsb. ND yg berisi pemberitahuan suatu hal yg ditujukan ke para pegawai atau masy. umum ND yang memuat pemberitahuan ttg suatu kegiatan. Uraian dr staf ke atasan memuat analisis singkat & jelas suatu persoalan dg memberikan jalan keluar/pemechn Uraian hasil pembahasan dan/atau segala sesuatu yg disampaikan dalam suatu rapat

1. Surat Dinas “Naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan”

Bagian-bagian surat dinas : a. Kepala surat

b. Pembuka surat c. Isi surat, dan d. Penutup surat

Kepala surat Kepala naskah dinas PTN dicantumkan : ● ● ● ●

lambang PTN sesuai Statuta - 080/O/2002, nama Kementerian, Times New Roman 14 nama PTN, Times New Roman 14 – dicetak lebih tebal alamat lengkap disertai kode pos, tilp, fax, laman T.R 12

● garis penutup ; - tebal ukuran 2¼ pt , - 4,5 cm dari tepi atas kertas

Kepala Naskah Dinas Contoh : Kepala naskah dinas Universitas KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420 http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]

Contoh : Kepala naskah dinas Fakultas KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS HUKUM Jalan MT. Haryono no. 169, Malang, Indonesia Telp. +62341-553898, 575777, Fax. 566505 http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]

Pembuka surat Pembuka surat terdiri dari :

- nomor surat ;

► nomor urut, kode surat dan tahun

- lampiran ;

► Ditulis dg kata, diawali huruf kapital

- hal ;

- tanggal ; - alamat tujuan ;

► nomor urut tdk dikombinasikan huruf

► jika tdk ada, tdk perlu ditulis ► berisikan inti keseluruhan surat ► ditulis dikanan lurus nomor surat ► tidak disertai tempat pembuatan ► didahului frasa Yth. ► nama tempat tdk didahului kata di

Isi Surat Isi surat terdiri dari :

- pendahuluan ;

► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas ► ditulis dibawah dan sejajar dg alamat surat

- Isi pokok ;

► uraian dari inti surat

- Kalimat penutup ;

► kalimat yg mengakhiri isi surat dinas

Penutup surat Penutup surat terdiri dari : a. Nama jabatan ;

Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma

b. Nama pejabat ;

Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah

c. Singkaktan NIP ;

Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak

d. Cap dinas ;

Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420 http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]

Nomor : 2568/UN10.B20/ TU/2016 Lampiran : Satu Lembar Hal

13 September 2016

: Pemberitahuan

Yth. Kepala Kantor Urusan Internasional Universitas Brawijaya Malang

Sehubungan dengan surat saudara nomor : 282-09/UN10.32/LL/2016 perihal pengajuan pembuatan Keputusan Rektor tentang pendirian Portsmouth-Brawijaya Center for Global Health, Population and Policy ( PB Centre ), dengan ini kami beritahukan bahwa sesuai Peraturan Rektor tentang OTK UB sebagaimana terlampir, seharusnya yang mengajukan adalah ketua LPPM. Namun demikian sambil pengajuan saudara kami proses, dimohon agar diajukan kembali sesuai ketentuan diatas. Demikian atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.

Kepala BUK,

Tembusan : Kepala LPPM UB

Drs. Syarif Utomo, M.M. NIP 195812201981031003

Lambang Universitas Brawijaya Makna Lambang Universitas adalah sebagai berikut : 1. Lambang secara keseluruhan menggambarkan corak atau watak dari Universitas Brawijaya. 2. Jiwa kepeloporan, seperti yang dimiliki oleh Raden Wijaya (Prabu Brawijaya), dilukiskan dengan warna kuning emas, yang bermakna kebijakan dan kejayaan. 3. Sifat universal, dilukiskan dengan warna biru bersinar. 4. Menjunjung tinggi falsafah Pancasila, digambarkan dalam bentuk segilima berwarna kuning emas. 5. Berani membongkar segala sesuatu yang tidak benar, digambarkan dalam bentuk mahkota candra kapala. 6. Penegak tertib hukum, digambarkan dalam bentuk gada. 7. Berani mengatakan segala sesuatu yang dianggap tidak benar, digambarkan dalam bentuk senjata cakra. 8. Segalanya dilakukan dengan kesucian yang disertai pula tugas pemelihara atau pembina sesuai dengan sifat Wisynu, yang dilambangkan dalam bentuk fanka atau siput. 9. Percaya dan meyakini benar-benar bahwa zat hidup itu ada, yang dilukiskan dalam bentuk lampu. 10. Keseluruhan lambang tersebut menggambarkan penjiwaan watak Raden Wijaya (Prabu Brawijaya) yang senantiasa dilandasi moral Pancasila.

Lambang yang selama ini sering digunakan

(lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit kerja) Selama ini dalam setiap pembuatan kepala naskah dinas masing-masing fakultas memberikan tambahan nama Fakultas di dalam lambang Universitas Brawijaya, padahal sebenarnya hal tersebut tidak diperkenankan. (Dalam Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2014 tentang Naskah Dinas, lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit masih terdapat nama fakultas/unit)

2. Nota Dinas “ND yg bersifat Internal, berisi pesan singkat ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke bawahan/sebaliknya atau setingkat”

Bagian-bagian nota dinas : a. Kepala

b. Pembuka c. Isi, dan d. Penutup

Pembuka nota dinas Pembuka nota dinas terdiri dari : dibawah kepala nota dinas - frasa nota dinas ; ►► ditulis huruf kapital secara simetris

- nomor ; - tujuan ;

- asal ; - hal ;

Ditulis dibawah dan sejajar dengan ► frasa nota dinas dengan huruf kapital diikuti dengan nomor ► didahului frasa Yth. ► ditulis disebelah kiri dibawah nomor ► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari ► diikuti tanda baca titik dua ► ditulis disebelah kiri dibawah asal ► diikuti tanda baca titik dua

Isi Nota Dinas Isi nota dinas terdiri dari :

- pendahuluan ; - Isi pokok ; - Kalimat penutup ;

► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas ► ditulis dibawah dan sejajar dgn hal

► uraian dari inti nota dinas

► kalimat yg mengakhiri isi nota dinas

Penutup nota dinas Penutup nota dinas terdiri dari : a. Tanggal ;

ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi dan tanpa didahului nama tempat

b. Nama jabatan ;


c. Nama pejabat ;


d. Singkaktan NIP ;


e. Cap dinas ;

Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420 http://www.ub.ac.id E-mail : [email protected]

NOTA DINAS Nomor : 2568/UN10.A3/KM/2016 Yth. : Rektor Dari : Wakil Rektor III H a l : Permohonan Penerbitan SK Program Afirmasi Angkatan Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015 pada Semester Genap TA 2015/2016

Dengan ini kami mohon diterbitkannya Surat Keputusan Rektor tentang Program Afirmasi Angkatan Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015 pada semester Genap TA. 2015/2016 (daftar terlampir) dengan jumlah mahasiswa sebanyak 53 (Lima Puluh Tiga) orang. Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak disampaikan terima kasih.

13 September 2016 Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan,

Tembusan : Kabag. Umum

Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS. NIP 195502131984031001

3. Memo “ND yg bersifat Internal, berisi catatan singkat ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke”

Bagian-bagian Memo : a. Kepala


Pembuka Memo Pembuka memo terdiri dari :

- frasa memo;

► ditulis dibawah kepala memo

- tujuan ;

► didahului frasa Yth.

- asal ;

► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari

► huruf kapital secara simetris

► ditulis disebelah kiri dibawah memo

► diikuti tanda baca titik dua

Isi Memo Isi memo terdiri dari :

Isi pokok ;

► uraian singkat dari inti memo

Penutup Memo Penutup memo terdiri dari : a. Tanggal ;

ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi dan tanpa didahului nama tempat

b. Nama jabatan ;


c. Nama pejabat ;


d. Singkaktan NIP ;


e. Cap dinas/jabatan ;

Tidak dibubuhi Cap dinas atau Cap jabatan

4. Undangan “ND yg berisi pemberitahuan kpd Pejabat atau atau seseorang utk menghadiri acara pada waktu dan tempat yg telah ditentukan”

Bagian-bagian Undangan : Bentuk surat : Bentuk kartu : a. Kepala

a. Kepala

b. Pembuka

b. Isi, dan

c. Isi, dan

c. Penutup

d. Penutup

Undangan berbentuk surat - Kepala ;

► sebagaimana surat dinas

- Pembuka ;


► Pendahuluan : sebagaimana surat dinas

- Isi ; - Penutup ;

► Isi : uraian dari inti undangan dg menyebutkan

hari, tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan ► Kalimat penutup


Undangan berbentuk kartu ► lambang PTN : secara simetris

- Kepala ;

► nama jabatan yg mengundang, dicetak lengkap

dibawah lambang secara simetris dan dapat di tambah frasa beserta suami/istri

- Isi ;

uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari, ► tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan

- Penutup ;

► permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon

5. Surat Tugas “ND yg berisi penugasan dari Pejabat yang berwenang kpd seseorang utk melaksanakan suatu kegiatan”

Bagian-bagian Surat Tugas : a. Kepala


Pembuka Surat Tugas Pembuka Surat Tugas, baik yang berbentuk lembaran maupun kolom, terdiri dari : - Frasa S. Tugas ;

- nomor surat ;

► Ditulis dibawah kepala surat dengan

huruf kapital secara simetris

► ditulis dibawah frasa s. tugas secara

simetris diawali dg huruf Kapital

Isi Surat Tugas Isi surat tugas bentuk lembaran terdiri dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri dibawah nomor 2. Nama ditulis dibawah dan sejajar dg awal frasa nama jabatan pemberi tugas. 3. Berikut berturut-turut : NIP, pangkat dan golongan, jabatan ditulis dibawah frasa nama 4. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah dan sejajar dg frasa jabatan serta didahului kata untuk

Isi Surat Tugas Isi surat tugas bentuk kolom terdiri dari : 1.

Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri dibawah nomor

2. Kolom isian S. Tugas berisi ; - nomor - nama - NIP - Pangkat dan golongan - jabatan yg diberi tugas ditulis dibawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. 3. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah kolom sejajar dg nomor isi kolom serta didahului kata untuk

Penutup Surat Tugas ● Penutup surat tugas dibuat dg menggunakan

tata cara sebagaimana penutup surat dinas. ● Apabila ada tembusan, dibuat sama dg tata

cara sebagaimana surat dinas

6. Telaahan staf “Uraian tertulis dari staf kpd atasan yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/ pemecahan yang disarankan”

Bagian-bagian telaah staf : a. Kepala


a. Kepala telaahan staf : sebagaimana tata cara kepala S. dinas

b. Pembuka telaahan staf terdiri dari : 1. Kata telaahan staf, dan 2. Judul telaahan Ditulis dibawah kepala telaahan dg huruf Kapital

c. Isi telaahan staf terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

persoalan; praanggapan; fakta yang mempengaruhi; analisis; kesimpulan; dan saran.

c. Penutup telaahan staf terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

tempat pembuatan telaahan; tanggal pembuatan telaahan; nama jabatan pembuat telaahan; tanda tangan; nama pembuat telaahan; dan NIP pembuat telaahan.

Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun Tata Naskah Dinas

Recommend Documents