PROPOSAL APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
1
A. Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) / Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan adalah aplikasi Tata Naskah Dinas dengan sistem komputerisasi bisa offline berbasis destop dan online berbasis web application yang terpadu dan komprehensif, sehingga dapat di akses dimana saja dan kapan saja (localhost/intranetmaupunwebsite/internet). Tata
Naskah
Dinas
Elektronik
(TNDE)
sudah
disesuaikan
dengan
peraturan/keputusan instansi yang bersangkutan, sehingga sudah dapat implementasikan sesuai kebutuhan dan peraturan/keputusan /ketentuan yang berlaku. B. Manfaat Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sangat cocok untuk suatu instansi yang banyak melakukan kegiatan surat menyurat sebagai berikut: 1. Mempermudah proses surat menyurat di lingkungan suatu instansi (pembuatan
dan
pencetakan
serta
penyimpanan
secara
elektronik). 2. Mempermudah pencarian dokumen surat masuk dan surat keluar. 3. Menertibkan dokumentasi/arsip surat masuk dan surat keluar. 4. Mengetahui proses pembuatan dan pencetakan serta keaslian surat keluar (disertai kode barcode) dari Instansi/Bagian/Seksi yang membuat. 5. Mengetahui
proses
alur
disposisi
surat
masuk
(mendeteksi
keberadaan/ jejak surat masuk). 6. Flesibitas aplikasi yang dapat diubah/diedit sesuai kebutuhan instansi oleh admin. 7. Meningkatkan pengetahuan bagi para karyawan khusus dalam bidang komputerisasi administrasi Tata Naskah Dinas/Tata Persuratan.
C. Spesifikasi Aplikasi Sistem TNDE: 1. Operating System : Bebas 2. Programming Lang. : PHP5 3. Framework : CodeIgniter 4. Interface : Smarty 5. Database : MySQL 6. Web Server : Apache web server
2
D. Fitur Aplikasi 1. User Authentication Untuk keamanan penggunaan, aplikasi ini dilengkapi dengan fitur login untuk user tertentu dan captcha (kode verifikasi). User tidak dibatasi jumlahnya, dapat di akses oleh user yang banyak sesuai kebutuhan dari dalam kantor ataupun dari luar kantor (versi web based) sesuai persetujuan dari admin. 2. Admin Management Pengguna dapat dengan mudah mengatur siapa saja yang berhak untuk menggunakan aplikasi: a. Menambah user baru. b. Menghapus user atau mengubah/edit data user yang ada. c. Dapat
mengetahui/melihat
perubahan/proses
serta
edit
yang
dilakukan masing – masing user (proses keamanan dan otoritas yang dibatasi). 3. Pattern Classification Archives Management Admin dapat dengan mudah mengatur setup berupa: a. Input Pejabat dan Jabatan. b. Input bentuk kop surat yang diinginkan. c. Klasifikasi/jenis surat masuk dan surat keluar, baik itu menambah pola klasifikasi arsip baru, menghapus atau mengubah pola klasifikasi yang ada. d. Alur disposisi surat masuk, alur persetujuan surat keluar. e. Status surat, tingkat keamanan surat, dan sifat surat. f. Nomor otomatis untuk nomor agenda surat, nomor surat masuk dan nomor surat keluar. g. Pembagian otoritas user. h. Edit password. 4. Inbox Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat masuk. 5. Outbox Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat keluar. 6. Mail Archives Management Pengguna
dapat
dengan
mudah
mengelola
arsip
surat,
baik
berdasarkan tanggal, instansi /bagian / seksi di lingkungan internal.
3
itu
7. Mail Search Pengguna dapat dengan mudah mencari surat. 8. Disposition Sheet Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola lembar disposisi yang pernah dibuat sebelumnya. 9. Draft Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola draft surat. 10. Report Management Pengguna dapat dengan mudah membuat laporan data surat dalam jangka waktu tertentu, baik itu untuk surat masuk maupun surat keluar. Disamping
itu
pengguna
dapat
langsung
mencetaknya
atau
mengekspornya menjadi file Microsoft Excel, Word dan PDF. E. Keunggulan Aplikasi 1. User Friendly Design aplikasi dengan tampilan menu yang mudah dioperasikan oleh pemula sekalipun. 2. Step by Step Building Aplikasi dibuat secara bertahap satu persatu, sehingga dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan untuk mengoperasikan aplikasi secara bertahap juga. 3. Network Based Aplikasi berbasis web sehingga dapat diakses dari komputer dimanadan kapan saja selama terkoneksi dengan jaringan komputer. 4. Multi OS Aplikasi berbasis web dapat dijalankan di sistem operasi apa saja bahkan dapat diakses dari handphone yang mempunyai fasilitas internet. 5. Easy Installation & Upgrade Aplikasi cukup diinstall di server saja (versi web based) sedangkan komputer lain dapat mengakses aplikasi tanpa harus diinstall di setiap komputer yang bersangkutan, dengan demikian memudahkan perawatan dan upgrade sistem. 6. Authenticated Aplikasi ini memiliki kode barcode setelah dokumen surat keluar dicetak sebagai bentuk keaslian dari instansi/bagian/seksi yang mengeluarkannya
4
7. Public Database & Easy Integration Aplikasi menggunakan database standar Internasional yang banyak digunakan aplikasi lain sehingga memudahkan integrasi dengan aplikasi lain atau pengembangan oleh vendor lain. 8. Self Building Application Aplikasi dibuat sendiri tanpa melibatkan pihak ketiga dan disertai dokumentasi yang baik, sehingga apabila ada bugs atau penambahan fitur maka dengan mudah dan cepat diselesaikan. Aplikasi ini juga dibuat dengan menyesuaikan SOP (Standart Operation Procedure) dan budaya kerja di instansi terkait sehingga aplikasi ini dibuat benar – benar sesuai dengan harapan karyawan di instansi terkait. 9. Documentation Aplikasi disertai dokumentasi cara pengoperasian aplikasi. F. Kebutuhan Perangkat Untuk bisa menjalankan aplikasi membutuhkan: 1. Computer Server Disarankan minimal RAM 4GB, minimal space harddisk 500GB, minimal processor Intel Xeon. 2. Computer Client Disarankan minimal RAM 1GB, minimal space harddisk 100GB, minimal processor Pentium 4. 3. Scanner Digunakan untuk menscan berkas surat. 4. Printer Digunakan untuk mencetak softcopy surat dan laporan. 5. Web Server Disarankan menginstall satu persatu kebutuhan untuk membuat web server. 6. Operating System Untuk sistem operasi server disarankan menggunakan sistem operasi Linux.
5
G. Penutup Demikian proposal kami, apabila instansi Anda berminat dengan aplikasi ini dan atau ingin mengetahui lebih jelas mengenai aplikasi yang telah kami kembangkan dan implementasikan ini dapat menghubungi :
INFORMASI SOFTWARE APLIKASI:
INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : Kontak : ahmad =>> 0812-1216-1125 Email :
[email protected] Website : http://pembuatsoftware.wordpress.com
*) DAFTAR HARGA (dapat berubah – ubah sesuai perubahan spesifikasi aplikasi)
versi website (web based) versi non web based (destop) *) Harga : Rp5.000.000 - Rp200.000.000 (menu/modul, instalasi, pelatihan, dan garansi aplikasi yang diperoleh akan berbeda, tergantung anggaran yang tersedia) Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware, Pemasangan, Instalasi Jaringan Harga belum termasuk Pelatihan dan Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promotor dan distributor) aplikasi software kami kepada pihak lain dengan potongan harga special
6
Beberapa Fitur Aplikasi TNDE “Halaman Depan”
“LOGIN AWAL”
7
“MENU SETUP”
“MENU PENDATAAN”
“MENU LAPORAN”
8
