PEDOMAN TATA NASKAH DINAS BAB I PENDAHULUAN

2013, No.1498

4

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 010/E/2013 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) merupakan landasan dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat yang berhubungan dengan kedinasan. Tata Naskah Dinas mengatur naskah kedinasan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Pedoman Tata Naskah Dinas secara nasional telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan peraturan tersebut, Pedoman Tata Naskah dinas LIPI yang telah diatur dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan LIPI perlu disesuaikan.

B.

Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas oleh Satuan Kerja di lingkungan LIPI. 2. Tujuan Pedoman ini bertujuan untuk menyeragamkan pengelolaan Tata Naskah Dinas LIPI dan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi LIPI.

www.djpp.kemenkumham.go.id

2013, No.1498

5

C.

Dasar Hukum 1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013; 3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010; 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia; 6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;

D.

Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh satuan kerja di lingkungan LIPI; 2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan LIPI; 3. terciptanya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

E.

Asas Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI disusun berdasarkan asas sebagai berikut: 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban


2013, No.1498

6

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 6. Keamanan Tata naskah dinas harus penyampaian kepada yang distribusi. F.

aman dalam penyusunan, klasifikasi, berhak, pemberkasan, kearsipan, dan

Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

G.

jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo di dalam naskah dinas; perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.

Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut: 1. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 4. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 5. Logo LIPI adalah logo sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.


2013, No.1498

7

BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut sebagai berikut: A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang menjadi pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap Satuan Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundangundangan. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan LIPI yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik satuan kerja yang bersangkutan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan serta ditandatangani pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala


2013, No.1498

8

Bagian kepala Pedoman terdiri dari tulisan pedoman dan judul yang ditulis secara simetris dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari: (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.


2013, No.1498

9

Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 1.

Logo dan nama LIPI yang telah dicetak

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN KEPALA.......... NOMOR.......TAHUN............ TENTANG................................

Penulisan Lampiran

Judul yang ditulis dengan huruf kapital

PEDOMAN ................................................................ BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................................................................................... B. Maksud dan Tujuan ........................................................................................................................... C. Dst BAB II A. ........................................................................................................................... B. dan seterusnya BAB III A. ........................................................................................................................... B. dan seterusnya

NAMA JABATAN,

tanda tangan

Nama jabatan dan Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar

dan cap jabatan


2013, No.1498

10

c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari tulisan petunjuk pelaksanaan dan rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris di atas. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.


2013, No.1498

11

Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2.

Logo dan nama LIPI yang telah dicetak

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN KEPALA.......... NOMOR.......TAHUN............ TENTANG................................ Penulisan Lampiran

PETUNJUK PELAKSANAAN ................................................................ BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ...................................................................................................................... B. Maksud dan Tujuan ....................................................................................................................... C. Dst BAB II PELAKSANAAN

Judul pettunjuk pelaksanaan yang ditulis dengan huruf kapital dengan huruf kapital

A. ...................................................................................................................... B. dan seterusnya BAB III A. ...................................................................................................................... B. dan seterusnya KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Nama jabatan dan ttd

nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar

LUKMAN HAKIM

d. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP


2013, No.1498

administrasi undangan.

12

pemerintahan

diatur

dengan

peraturan

perundang-

e. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penandatanganan Kewenangan untuk menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama organisasi/satuan kerja, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) tulisan surat edaran yang dicantumkan di bawah nama organisasi/satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital dan nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (3) kata tentang yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas; lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yag dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari: (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap dinas. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/ memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.


2013, No.1498

13

Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 3.

Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

SURAT EDARAN NOMOR.....TAHUN........

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital

TENTANG ................................................................ A. Latar Belakang ....................................................................................................................... B. Maksud dan Tujuan ....................................................................................................................... C. Ruang Lingkup ....................................................................................................................... D. Dasar ....................................................................................................................... E. Dan seterusnya

Ditetapkan di........... Pada tanggal............. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA ttd

Kota sesuai dengan alamat satuan kerja dan tanggal penandantanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

LUKMAN HAKIM


2013, No.1498

14

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam yaitu Keputusan. a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a) kop naskah dinas yang berisi Logo LIPI ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris (e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari: (a) kata menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri: (a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; (b) substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital;


2013, No.1498

15

(c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundangundangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari: (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf capital dan tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum, administrasi umum, atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan (nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital). e. Distribusi Keputusan yang berkepentingan.

telah

ditetapkan

didistribusikan

kepada

yang

Hal yang perlu diperhatikan: pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan Keputusan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.


2013, No.1498

16

Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4. Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital

KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR.....TAHUN........ TENTANG ................................................................ KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan

Menimbang : a. bahwa..........................................................................................; b. bahwa..........................................................................................; Mengingat

: 1. ....................................................................................................; 2. ....................................................................................................;

Ketentuan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan

MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN...........................TENTANG .......................................... ........................................................................................................ KESATU

:

Subtansi kebijakan ditetapkan

tentang yang

…………………….......................................................................................................... KEDUA

:

…………………….......................................................................................................... KETIGA

:

…………………….......................................................................................................... Ditetapkan di........... Pada tanggal............. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar

ttd LUKMAN HAKIM


17

2013, No.1498

3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penandatanganan Pejabat yang berwenang menandatangani instruksi adalah pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi gambar logo LIPI dan nama instansi atau satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari: (1) kata menimbang yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) kata mengingat yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi. d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari: (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;


2013, No.1498

18

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Instruksi yang telah berkepentingan.

ditetapkan

didistribusikan

kepada

yang

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundangundangan. b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.


2013, No.1498

19

Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 5. Logo dan nama LIPI/satuan kerja yang telah dicetak

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

INSTRUKSI ................................................................... NOMOR.....TAHUN........ TENTANG ................................................................ KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, (nama jabatan)

Judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital

Dalam rangka..................................................................dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai; 2. Nama/jabatan pegawai; 3. dts Untuk

Alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi

Daftar pejabat yang menerima Instruksi

:

KESATU : ....................................................................................................................... KEDUA : ....................................................................................................................... KETIGA : ....................................................................................................................... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Substansi tentang arahan yang diinstruksikan

Instruksi......ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal

Ditetapkan di........... Pada tanggal............. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA,

ttd

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar

LUKMAN HAKIM


2013, No.1498

20

b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandantangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat perintah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor berada di bawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari: (1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.


21

2013, No.1498

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format Surat Perintah dapat dilihat pada Contoh 6.

Logo dan nama LIPI/ satuan kerja yang telah dicetak LEMBAGA ILMU PENGETAUAN INDONESIA SURAT PERINTAH Nomor......./..../.../tahun

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Menimbang :

a. bahwa....................................................................................................; b. bahwa………………………………………………… ………………………………………………;

Dasar

: 1. ...............................................................................................................; 2. ………………………………………………………………..…………………………………………..;

Nama Jabatan yang menandatangani

Peraturan/dasar ditetapkan Surat Perintah

Memberi Perintah

Daftar Pejabat yang menerima perintah

Kepada

: 1. Nama, nip, jabatan 2. Nama, Nip, jabatan 3. dan seterusnya.

Untuk

: 1. ………………………………………………………………………………………………………………; 2. ……………………………………………………………………………………………………………..; 3. dan seterusnya.

Nama tempat, tanggal…… Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,

Substansi arahan yang diperintahkan

Kota sesuai alamat satuan kerja dan tanggal penandatanganan

Ttd dan cap

Prof. Dr. Lukman Hakim, M.Sc

Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital


2013, No.1498

22

c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata surat tugas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari: (1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut; (2) diktum dimulai dengan frasa memberi tugas yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang memberi tugas; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait.


2013, No.1498

23

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 7. Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

SURAT TUGAS Nomor......./..../.../tahun

Nama jabatan yang menandatangani

KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN

Menimbang : a. bahwa.......................................................................................; b. bahwa…..…………………………………….……...…………………………; Dasar

: 1. ..................................................................................................; 2. ………………………………….…………………..……………………………..; Memberi Tugas

Kepada

Untuk

Peraturan/dasar ditetapkan Surat Tugas

Daftar Pejabat yang menerima tugas

: 1. Nama, nip, jabatan 2. Nama, Nip, jabatan 3. dan seterusnya.

Substansi arahan yang ditugaskan

: 1. ………………………………………………….………………..……………………; 2. ……………………………………….………………………………………………..; 3. dan seterusnya. Nama tempat, tanggal…… Kepala Biro Umum dan Perlengkapan LIPI, Ttd dan cap

Kota sesuai alamat satuan kerja dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital

Amas, SE., MM Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.


2013, No.1498

24

B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Internal a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi/kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan kerja ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.


2013, No.1498

25

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

NOTA DINAS Nomor......./..../.../tahun Yth Dari Hal Tanggal

: : : :

................................................... ................................................... ................................................... ...................................................

……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………..…………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………..

Membuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatmya rutin, berupa catatan ringkas

…………………………………………………………………..………………………………………. ……………………………………………………………………………………….………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………..

Ttd Amas, SE., MM.

Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas

Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.


2013, No.1498

26

b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/satuan kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan kerja ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.


2013, No.1498

27

Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 9.

Nama satuan kerja

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA


MEMORANDUM Nomor......./..../.../tahun Yth Dari Hal Tanggal

: : : :

................................................... ................................................... ................................................... ...................................................

………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………..………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………..

Memuat materi yang bersifat mengingatkan satu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan

………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas

Ttd Dr. Akmadi Abbas, M.Eng, Sc Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.


2013, No.1498

28

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal Jenis naskah dinas korespondensi eksternal hanya ada satu macam, yaitu surat dinas. a. Pengertian Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi maupun antarsatuan kerja di lingkungan LIPI. b. Wewenang Penandatanganan Surat dinas eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri dari: a) kop surat dinas yang berisi logo LIPI secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata yth. ditulis di bawah hal dan diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di bawah yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat dinas terdiri dari a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel/cap dinas yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada) d. Distribusi Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan


2013, No.1498

29

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES)

Kop surat yang berupa logo, nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak

Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710 Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784 Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]

Nomor Sifat Lampiran Hal

:……../Kode/kode klasifikasi/2013 : : :

Tempat,(tgl,Bln,Thn)

Yth. …………………………….. ……………………………………. …………………………………….

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri

……………………………………(Alinea pembuka)……………………………………….……………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………(Alinea isi) ………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………(alinea penutup)………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Kepala Lembaga Nama Lengkap Ilmu Pengetahuan Indonesia Ttd dan cap


NAMA LENGKAP Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.


2013, No.1498

30

3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan lainnya. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari: a)kop surat undangan yang berisi logo dan nama instansi; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata yth. ditulis di bawah hal yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari: a) alinea pembuka; b) isi undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.


2013, No.1498

31

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11A.

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710 Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784 Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]

Nomor Sifat Lampiran Hal

/kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

:……../Kode/kode klasifikasi/2013 : : :

nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Tempat,(tgl,Bln,Thn)

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jika jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat di daftar

Yth. …………………………….. ……………………………………. …………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Hari, tanggal : :…………………………………………. Hari,tanggal ......................................... Hari, tanggal :…………………………………………. Waktu ......................................... Hari, tanggal l ::…………………………………………. Tempat

: .........................................

…………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia


Ttd dan cap Prof. Dr. Hakim Lukman Hakim Lukman

Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.


2013, No.1498

Format

lampiran

32

Surat

Undangan

dapat

dilihat

pada

Contoh

11B.

Lampiran Surat : ……………. Nomor : ……………. Tanggal : ……………. DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1. ……………………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………………. 5. ……………………………………………………………………………………………………………………. 6. ……………………………………………………………………………………………………………………. 7. ……………………………………………………………………………………………………………………. 8. ……………………………………………………………………………………………………………………. 9. ……………………………………………………………………………………………………………………. 10. …………………………………………………………………………………………………………………….

Nama Jabatan, Ttd dan cap Nama Lengkap


2013, No.1498

33

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11C.

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Suadara Pada acara ……………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………….. Hari……/(tanggal)………., pukul ……… WIB Bertempat di ……………………………………..

ü Harap hadir 30 menit sebelum Acara dimulai dan undangan dibawa ü Konformasi : …………………………………………

Pakaian Pria Wanita TNI/Polri

: : ……….. : ……….. : ………..


2013, No.1498

34

C. Naskah Dinas khusus 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat di antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi, baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari (1) Logo diletakkan secara simetris di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (2) nama instansi; (3) judul perjanjian; (4) nomor. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan saksi-saksi (jika dipandang perlu) serta dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.


2013, No.1498

35

Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12.

Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian)

PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA DAN ……………………………………………………………………………. TENTANG ………………………………………………………………………………… NOMOR………………………. NOMOR……………………….


Pada hari ini,…………..tanggal…….,bulan……….,tahun……..bertempat di …….yang bertanda tangan dibawah ini Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian

1. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai I 2. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai II Bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang ………………..yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Pasal 1 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………

Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasalpasal

Pasal 4 BIAYA ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………


2013, No.1498

36

2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah yang berisi pemberian wewenang Pasaldinas 5 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… kepada organisasi/satuan kerja, orang/ perseorangan atau pihak lain ………………………………………………………………………………… dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. Pasal 6 LAIN-LAIN

b. Susunan (1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat 1) Kepala kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dipertimbangkan dengan persetujuan keduasurat belah pihak. Bagian kepala kuasa terdiri dari: (2) Yang a) termasuk force Majeure adalah: kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi, yang a. Bencana alam diletakkan dan ditulis dengan huruf kapital; b. Tindakan pemerintahsecara di bidang simetris fiscal dan moneter; b) judul suratyang kuasa; c. Keadaan keamanan tidak mengizinkan. c) nomor surat kuasa. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat memuat materi yang dikuasakan. Pasalkuasa 7 PENUTUP 3) Kaki ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak ………….... yang berkepentingan, dan dibubuhi materai. Nama Instansi

Nama Instansi

Nama Jabatan

Nama Jabatan

Ttd dan cap intansi

ttd dan cap instasi

Nama

nama


2013, No.1498

37

Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13.


SURAT KUASA NOMOR…./…./…/..../2013 Nomor……/SU/KS/I/2013


Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP Jabatan Alamat

:…………………………………………. :…………………………………………. :…………………………………………. :………………………………………….

Memberi kuasa kepada Nama NIP Jabatan Alamat

Identitas kuasa

pemberi

Identitas kuasa

penerima

:…………………………………………. :…………………………………………. :…………………………………………. :………………………………………….

Untuk ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Tempat, tgl,bulan, tahun…. Penerima kuasa

Pemberi kuasa,

Ttd

materai dan Meterai, ttdttd

Nama Lengkap

Nama Lengkap



2013, No.1498

38

3. Berita Acara a. Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. b. Susunan 4) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 5) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 6) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat, dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.


2013, No.1498

39

Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14.

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Sasana Widya Sarwono (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES) Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710 Telp. (+62 21)Sasana 5225711 Widya Faksimile Sarwono (+62 21) 29419784 Jln. Jenderal Gatot Subroto e-mail:[email protected] No. 10 Jakarta 12710 Website: http://www.lipi.go.id, Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784 Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]


BERITA ACARA NOMOR…./…./…/..../2013 BERITA ACARA NOMOR…./…./…/..../2013

1. 1. 2. 2. 1. 1. 2. 2.

Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing: Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing: ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. dan dan ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah melaksanakan melaksanakan …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………. dan dan seterusnya seterusnya

Memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan

Memuat kegiatan yang dilaksanakan

Berita acara acara ini ini dibuat dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan……………………………………… Berita dengan sesungguhnya berdasarkan……………………………………… ………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………. Di buat di …………….…. PIHAK KEDUA

PIHAK PERTAMA,

Ttd Ttd

materai dan dan ttd ttd materai

Nama Lengkap Nama Lengkap

Nama Lengkap Lengkap Nama

Kota dengan instansi

sesuai alamat

Tanda tangan para pihak dan para saksi

Mengetahui/Mengesahkan Mengetahui/Mengesahkan Nama jabatan, Nama jabatan, Ttd Ttd Nama lengkap Nama lengkap


2013, No.1498

40

4. Surat Keterangan a. Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 7) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari a) kop surat keterangan yang berisi logo LIPI dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan. 8) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 9) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, Meterai dan ttd bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.


2013, No.1498

41

Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh 15.


Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak


SURAT KETERANGAN NOMOR…./…./…/..../2013 Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP Jabatan Alamat

:…………………………………………. :…………………………………………. :…………………………………………. :………………………………………….

Memuat identitas yang memberikan keterangan

Dengan ini menerangkan bahwa Nama NIP Jabatan Alamat

Memuat identitas yang diberi keterangan

:…………………………………………. :…………………………………………. :…………………………………………. :………………………………………….

………….………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Tempat,……………………………… Pejabat Pembuat Keterangan Ttd dan cap instansi

Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal

Nama Lengkap


2013, No.1498

5.

42

Surat Pegantar a. Pengertian Surat pengantar adalah naskah dinas yang mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

digunakan

untuk

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 10) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) kop naskah dinas; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 11) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 12) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi (1) nama jabatan pembuat pengantar; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) Cap jabatan/instansi. b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (1) penerima; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) cap instansi; (5) nomor telepon/faksimile; (6) tanggal penerimaan. d. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran Surat Dinas. e. Hal yang perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.


2013, No.1498

43

Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.


(Tgl, Bln, Thn)….. Yth. …………………. ………………………. ………………………. SURAT PENGANTAR Nomor…./SU.4/UM/II/2013 No. No.

Naskah Dinas yang Dikirim Naskah Dinas yang dikirim

Banyaknya Banyaknya

Keterangan Keterangan

Diterima tanggal…… Penerima Nama Jabatan

Pengirim Nama Jabatan

Ttd

ttd dan cap instansi

Nama Lengkap NIP………………

Nama Lengkap NIP………………


2013, No.1498

6.

44

Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

pejabat

yang

c. Susunan 13) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari: a) kop naskah dinas yang memuat logo LIPI dan nama organisasi/satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah kop naskah dinas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) data tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) rumusan judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. 14) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 15) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari: a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; e) cap dinas d. Hal yang perlu Diperhatihan 1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. 2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.


2013, No.1498

45

Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES)

Nama dan alamat instansi yang telah dicetak

Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710 Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784 Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin PENGUMUMAN NOMOR…./…./…/..../2013 Judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital

TENTANG ………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Dikeluarkan di……………………………… Pada tangal………………………………… Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Memuat alasan , peraturan yang menjadi dasar dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak


Ttd dan cap Lukman Hakim


2013, No.1498

46

D. Laporan 1. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 3. Susunan a) Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b) Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari: 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari: 1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) nama jabatan pejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf awal kapital; 3) tanda tangan; 4) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. E. Telaahan Staf 1. Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 2. Susunan a) Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri dari: 1) 2)

judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah atas; uraian singkat tentang permasalahan.


47

2013, No.1498

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari: 1) 2)

3) 4) 5) 6)

Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; Fakta yang mempengaruhi, memuat landasan analisis dan pemecahan persoalan; Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; Tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

c) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari: 1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 2) tanda tangan; 3) nama lengkap; 4) daftar lampiran.


2013, No.1498

48

Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 18.

TELAAHAN STAF TENTANG ………………………………………………………………..

A. Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang berasalan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang C.

Fakta yang mempengaruhi Bagian fakta ynag mempengaruhi memuat fakta yang merupan landasan analisis dan pemecahan persoalan

D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. E.

Kesimpulan Bagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.

F.

Saran Bagian saran memuat secara ringkat dan jelas tentang saran tindakan untk mengatasi persoalan yang dihadapi.

Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staff Ttd Nama lengkap


49

2013, No.1498

F. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. G. Naskah Dinas Elektronik Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik akan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.


2013, No.1498

50

BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Oleh karena itu, penyusunan naskah dinas perlu memperhatikan syarat-syarat berikut ini: 1. Ketelitian Dalam menyusun naskah dinas harus tecermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas. 5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku dan berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar isi naskah dinas mudah dan dipahami. B. Nomenklatur dan Pengkodean 1. Nomenklatur Pembakuan sebutan nama organisasi dan satuan kerja di lingkungan LIPI dalam bahasa Inggris (berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI No. 1078/M/2006, 28 Juni 2006, tentang Pembakuan Kembali Sebutan Nama Organisasi dan Satuan Kerja di Lingkungan LIPI dalam Bahasa Inggris).


51

2013, No.1498

2.


2013, No.1498

52


53

2013, No.1498


2013, No.1498

2.

54

Pengkodean a. Kode Organisasi dan Satuan Kerja SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA KEPALA LEMBAGA INDONESIA

ILMU

PENGETAHUAN

KODE K

WAKIL KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

WK

SEKRETARIAT UTAMA

SU

1. BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN

SU.1

1) Bagian Perencanaan, BPK

SU.1.01

2) Bagian Penyusunan Anggaran, BPK

SU.1.02

3) Bagian Verifikasi dan Perbendaharaan, BPK

SU.1.03

2. BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN

SU.2

1) Bagian Organisasi dan Tata Laksana, BOK

SU.2.01

2) Bagian Kepegawaian, BOK

SU.2.02

3) Bagian Pengembangan, BOK

SU.2.03

3. BIRO KERJA SAMA DAN PEMASYARAKATAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI

SU.3

1) Bagian Kerja Sama, BKPI

SU.3.01

2) Bagian Peningkatan Kemampuan Ilmiah, BKPI

SU.3.02

3) Bagian Hubungan Masyarakat, BKPI

SU.3.03

4) Bagian Hukum, BKPI

SU.3.04

4. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN

SU.4

1) Bagian Rumah Tangga, BUP

SU.4.01

2) Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, BUP

SU.4.02


55

3) Bagian Perlengkapan, BUP 5. PUSAT PENELITIAN PERKEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI 1) Bagian Tata Usaha, Pappiptek 2) Bidang Penelitian Sistem Manajemen Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek 3) Bidang Penelitian Kebijakan dan Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek 4) Bidang Sistem Informasi Manajemen, Pappiptek 6. PUSAT PEMBINAAN, PENDIDIKAN, DAN PELATIHAN PENELITI (PUSBINDIKLAT PENELITI) 1) Bagian Tata Usaha, Pusbindiklat Peneliti

2013, No.1498

SU.4.03 SU.5 SU.5.01 SU.5.02 SU.5.02

SU.5.03

SU.6 SU.6.01

2) Bidang Perencanaan dan Pengembangan, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.02

3) Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.03

4) Bidang Penilaian dan Akreditasi, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.04

DEPUTI BIDANG KEBUMIAN

ILMU

PENGETAHUAN

1. PUSAT PENELITIAN GEOTEKNOLOGI

IPK IPK.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Geoteknologi

IPK.1.01

2) Bidang Sistem Informasi Kebumian dan Tata Ruang, P2 Geoteknologi

IPK.1.02

3) Bidang Sumberdaya Bumi dan Rekayasa Mineral, P2 Geoteknologi

IPK.1.03

4) Bidang Geologi Teknik dan Konservasi Kebumian, P2 Geoteknologi

IPK.1.04

5) Bidang Dinamika Bumi dan Bencana Geologi, P2 Geoteknologi

IPK.1.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Geoteknologi

IPK.1.06

2. PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI 1) Bagian Tata Usaha, P2 Oseanografi

IPK.2 IPK.2.01


2013, No.1498

56

2) Bidang Dinamika Laut, P2 Oseanografi

IPK.2.02

3) Bidang Sumber Daya Laut, P2 Oseanografi

IPK.2.03

4) Bidang Sarana Penelitian, P2 Oseanografi 3. PUSAT PENELITIAN LIMNOLOGI

IPK.2.04 IPK.3

1) Bagian Tata Usaha, P2 Limnologi

IPK.3.01

2) Bidang Dinamika Perairan Darat, P2 Limnologi

IPK.3.02

3) Bidang Produktivitas Perairan Darat, P2 Limnologi

IPK.3.03

4) Bidang Sistem Komputasi Perairan Darat, P2 Limnologi

IPK.3.04

4. PUSAT PENELITIAN METALURGI

IPK.4

1) Bagian Tata Usaha, P2 Metalurgi

IPK.4.01

2) Bidang Rekayasa Metalurgi, P2 Metalurgi

IPK.4.02

3) Bidang Konservasi Bahan, P2 Metalurgi

IPK.4.03

4) Bidang Metalurgi Fisik dan Manufaktur, P2 Metalurgi

IPK.4.04

5) Bidang Metalurgi Ekstraksi, P2 Metalurgi

IPK.4.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Metalurgi

IPK.4.06

5. UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung

IPK.5

6. UPT Loka Teknik Penambangan, Jampang Kulon

IPK.6

7. UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa, Lampung Barat

IPK.7

8. UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung, Sulawesi Utara

IPK.8

9. UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua

IPK.9

10. UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual, Maluku Tenggara

IPK.10


57

2013, No.1498

11. UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon, Maluku

IPK.11

12. UPT Loka Pengembangan Kompetensi SDM Oseanografi, Pulau Pari

IPK.12

13. UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut, Mataram

IPK.13

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN HAYATI

IPH

1. PUSAT PENELITIAN BIOLOGI

IPH.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Biologi

IPH.1.01

2) Bidang Botani, P2 Biologi

IPH.1.02

3) Bidang Zoologi, P2 Biologi

IPH.1.03

4) Bidang Mikrobiologi, P2 Biologi

IPH.1.04

5) Bidang Sarana dan Pengelolaan Koleksi, P2 Biologi

IPH.1.05

2. PUSAT PENELITIAN BIOTEKNOLOGI

IPH.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Bioteknologi

IPH.2.01

2) Bidang Biologi Molekuler, P2 Bioteknologi

IPH.2.02

3) Bidang Biologi Sel dan Jaringan, P2 Bioteknologi

IPH.2.03

4) Bidang Bioproses, P2 Bioteknologi

IPH.2.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Bioteknologi

IPH.2.05

3. PUSAT KONSERVASI TUMBUHAN KEBUN RAYA BOGOR

IPH.3

1) Bagian Tata Usaha, PKT Kebun Raya Bogor

IPH.3.01

2) Bidang Konservasi Ex-Situ, PKT Kebun Raya Bogor

IPH.3.02

4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial

IPH.4

5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas

IPH.5


2013, No.1498

58

6. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi

IPH.6

7. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya “Eka Karya” Bali

IPH.7

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN TEKNIK 1. PUSAT PENELITIAN FISIKA

IPT IPT.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Fisika

IPT.1.01

2) Bidang Instrumentasi Fisis dan Optoelektronika, P2 Fisika

IPT.1.02

3) Bidang Fisika Bahan Baru, P2 Fisika

IPT.1.03

4) Bidang Fisika Industri dan Lingkungan, P2 Fisika

IPT.1.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Fisika

IPT.1.05

2. PUSAT PENELITIAN KIMIA

IPT.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Kimia

IPT.2.01

2) Bidang Kimia Analitik dan Standar, P2 Kimia

IPT.2.02

3) Bidang Bahan Alam, Pangan dan Farmasi, P2 Kimia

IPT.2.03

4) Bidang Teknologi Proses dan Katalisis, P2 Kimia

IPT.2.04

5) Bidang Teknologi Lingkungan, P2 Kimia

IPT.2.05

6) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, P2 Kimia

IPT.2.06

3. PUSAT PENELITIAN INFORMATIKA

IPT.3

1) Bagian Tata Usaha, P2 Informatika

IPT.3.01

2) Bidang Sistem Informasi, P2 Informatika

IPT.3.02

3) Bidang Otomasi, P2 Informatika

IPT.3.03

4) Bidang Komputer, P2 Informatika

IPT.3.04


59

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Informatika 4. PUSAT PENELITIAN TENAGA LISTRIK DAN MEKATRONIK

5.

2013, No.1498

IPT.3.05 IPT.4

1) Bagian Tata Usaha, P2 Telimek

IPT.4.01

2) Bidang Mekatronik, P2 Telimek

IPT.4.02

3) Bidang Peralatan Transportasi, P2 Telimek

IPT.4.03

4) Bidang Elektronika Daya dan Mesin Listrik, P2 Telimek

IPT.4.04

5) Bidang Rekayasa, P2 Telimek

IPT.4.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Telimek

IPT.4.06

PUSAT PENELITIAN ELEKTRONIKA DAN TELEKOMUNIKASI

IPT.5

1) Bagian Tata Usaha, P2 ET

IPT.5.01

2) Bidang Telekomunikasi, P2 ET

IPT.5.02

3) Bidang Elektronika, P2 ET

IPT.5.03

4) Bidang Bahan dan Komponen Mikroelektronik, P2 ET

IPT.5.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 ET

IPT.5.05

6. UPT BALAI BESAR PENGEMBANGAN TEKNOLOGI TEPAT GUNA

IPT.6

1) Bagian Tata Usaha, UPT BPTTG

IPT.6.01

2) Bidang Pengembangan Teknologi, UPT BPTTG

IPT.6.02

3) Bidang Jasa dan Kerja Sama, UPT BPTTG

IPT.6.03

7. UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia

IPT.7

8. UPT Balai Pengolahan Mineral, Lampung

IPT.8

9. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi

IPT.9


2013, No.1498

60

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN SOSIAL DAN KEMANUSIAAN 1. PUSAT PENELITIAN KEMASYARAKATAN DAN KEBUDAYAAN

IPSK IPSK.1

1) Bidang Humaniora, P2 MB

IPSK.1.01

2) Bidang Perkembangan Masyarakat, P2 MB

IPSK.1.02

3) Bidang Hukum, P2 MB

IPSK.1.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 MB

IPSK.1.04

2. PUSAT PENELITIAN EKONOMI

IPSK.2

1) Bidang Industri dan Perdagangan, P2 Ekonomi

IPSK.2.01

2) Bidang Pembangunan Daerah, P2 Ekonomi

IPSK.2.02

3) Bidang Keuangan dan Perbankan, P2 Ekonomi

IPSK.2.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Ekonomi

IPSK.2.04

3. PUSAT PENELITIAN KEPENDUDUKAN

IPSK.3

1) Bidang Kependudukan, P2 Kependudukan

IPSK.3.01

2) Bidang Ketenagakerjaan, P2 Kependudukan

IPSK.3.02

3) Bidang Ekologi Manusia, P2 Kependudukan

IPSK.3.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Kependudukan

IPSK.3.04

4. PUSAT PENELITIAN POLITIK

IPSK.4

1) Bidang Perkembangan Politik Lokal, P2 Politik

IPSK.4.01

2) Bidang Perkembangan Politik Nasional, P2 Politik

IPSK.4.02

3) Bidang Perkembangan Politik Internasional, P2 Politik

IPSK.4.03

4) Bidang Tata Opersional, P2 Politik

IPSK.4.04


61

5. PUSAT PENELITIAN SUMBER DAYA REGIONAL

2013, No.1498

IPSK.5

1) Bidang Perkembangan Asia Tenggara, P2 Sumber Daya Regional

IPSK.5.01

2) Bidang Perkembangan Asia Pasifik, P2 Sumber Daya Regional

IPSK.5.02

3) Bidang Perkembangan Eropa, P2 Sumber Daya Regional

IPSK.5.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Sumber Daya Regional

IPSK.5.04

DEPUTI BIDANG JASA ILMIAH 1. PUSAT PENELITIAN KALIBRASI, INSTRUMENTASI, DAN METROLOGI

JI JI.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 KIM

JI.1.01

2) Bidang Kalibrasi, P2 KIM

JI.1.02

3) Bidang Instrumentasi, P2 KIM

JI.1.03

4) Bidang Metrologi, P2 KIM

JI.1.04

5) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, P2 KIM

JI.1.05

2. PUSAT PENELITIAN SISTEM MUTU DAN TEKNOLOGI PENGUJIAN

JI.2

1) Bagian Tata Usaha, P2SMTP

JI.2.01

2) Bidang Penelitian Sistem Mutu, P2SMTP

JI.2.02

3) Bidang Teknologi Pengujian, P2SMTP

JI.2.03

4) Bidang Kerja Sama Teknik dan Jasa Ilmiah, P2SMTP

JI.2.04

3. PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH

JI.3

1) Bagian Tata Usaha, PDII

JI.3.01

2) Bidang Dokumentasi, PDII

JI.3.02

3) Bidang Informasi, PDII

JI.3.03


2013, No.1498

62

4) Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi, PDII

JI.3.04

5) Bidang Sarana Teknis, PDII

JI.3.05

4. PUSAT INOVASI

JI.4

1) Bidang Kerja Sama Komersial dan Pemanfaatan Hasil Penelitian, P Inovasi

JI.4.01

2) Bidang Pengelolaan Hak Kekayaan Intelektual, P Inovasi

JI.4.02

5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi

JI.5

6. UPT Balai Informasi Teknologi

JI.6

7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS)

JI.7

INSPEKTORAT

INS

b. Kode Masalah Kode masalah dicantumkan sesuai dengan pokok permasalahan yang termuat di dalam surat keluar ataupun surat keputusan. Untuk menentukan masalah, surat harus disesuaikan dengan pola klasifikasi. Yang dimaksud dengan pola klasifikasi adalah penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang ada sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam satu lokasi secara kronologis, logis, dan konsisten. Dalam penyusunan pola klasifikasi diperlukan penyeragaman, baik dalam cara pengelompokan maupun cara pemberian kode sehingga tercapai suatu kesatuan bahasa dan pengertian. Penyusunan pola klasifikasi dikelompokkan menjadi: - Pola klasifikasi fasilitatif, yaitu kegiatan-kegiatan yang mendukung tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. - Pola klasifikasi substantif, yaitu kegiatan-kegiatan yang menyangkut tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 1) Kode masalah naskah dinas dengan pola klasifikasi fasilitatif sebagai berikut:


2013, No.1498

63

MASALAH/KLASIFIKASI

KODE

Administrasi, Perencana, dan Penelitian

AP

Hukum

HK

Hubungan Masyarakat

HM

Informasi

IF

Kepegawaian

KP

Kerja Sama

KS

Keuangan

KU

Perlengkapan/Inventaris

LK

Pengembangan Pegawai, Pendidikan, dan Pelatihan

LT

Organisasi dan Tata Laksana

OT

Umum

UM

Pengawasan, Pemeriksaan

WS

2) Kode permasalahan naskah dinas pola klasifikasi substantif sebagai berikut: MASALAH/KLASIFIKASI Penelitian Kebumian

Bidang

Ilmu

KODE

Pengetahuan

PK

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati

PH

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik

PT

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan

PS

Penelitian dan Layanan Jasa Ilmiah

PI

3) Kode masalah naskah dinas arahan MASALAH/KLASIFIKASI

KODE

Pembentukan panitia, tim, kelompok kerja, dan sebagainya yang bertugas di bidang ilmiah (termasuk penggantian/ penambahan anggota)

A

Inventaris LIPI tidak bergerak: bangunan, dan sebagainya

B

tanah,

Inventaris LIPI bergerak: mobil, meja, kursi, kapal, dan sebagainya

C


2013, No.1498

64

Organisasi dan Jabatan Fungsional

D

•

Jabatan Fungsional Peneliti

D.1

•

Jabatan Fungsional Widyaiswara

D.2

•

Jabatan Fungsional Pranata Komputer

D.3

•

Jabatan Fungsional Arsiparis

D.4

•

Jabatan Fungsional Pustakawan

D.5

•

Jabatan Fungsional Teknisi Litkayasa

D.6

•

Jabatan Fungsional Perekayasa

D.7

•

Jabatan Fungsional Analisis Kepegawaian

D.8

•

Jabatan Fungsional Auditor

D.9

•

Jabatan Fungsional Perencana

D.10

•

Jabatan Fungsional Pranata Humas

D.11

•

Jabatan Fungsional Perancang Perundang-undangan

D.12

•

Jabatan Fungsional Dokter

D.13

•

Jabatan Fungsional Dokter Gigi

D.14

•

Jabatan Fungsional Perawat

D.15

•

Jabatan Fungsional Assesor

D.16

•

Jabatan Fungsional Barang dan Jasa

D.17

•

Jabatan Fungsional Kebijakan Publik

D.18

Penerbitan: majalah, literatur, bahan pustaka, buku pedoman, dan sebagainya

E

Proyek, petunjuk sebagainya

F

operasional

Hukum, pelanggaran, sebagainya

(PO),

sanksi,

dan dan

G

Pendidikan dan pelatihan: pendidikan penjenjangan, latprajab, kursus, dan sebagainya

H

Organisasi di luar kedinasan: Korpri, Dharma Wanita, Bapor, peribadatan, dan sebagainya

I

Kepegawaian: Pjs, Plh, Pj, dan sebagainya

J

• Calon Pegawai Negeri Sipil

J.1-a


2013, No.1498

65

• Pegawai Negeri Sipil

J.1-b

• Aktif Kembali

J.1-f

• Kenaikan Pangkat Reguler

J.3-a

• Kenaikan Pangkat Istimewa

J.3-b

• Kenaikan Pangkat Pilihan

J.3.c

• Masa Persiapan Pensiun

J.4.a

• Pemberhentian

J.5-a

• Pensiun

J.5-b

• Pengangkatan dalam jabatan; Pemberhentian dalam jabatan; SP pindah; dan SP peltu

J.d

• Lain-lain Kerja sama, sebagainya

J.10 perjanjian,

kontrak,

Keuangan: karcis masuk, bendaharawan, dan sebagainya

dan tarif,

Struktur Organisasi dan Tata Kerja

K L M

C. Nama Instansi/Satuan Kerja/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama instansi/satuan kerja atau nama jabatan. Pencantuman Kepala Naskah Dinas sebagai berikut: 1.

Nama Jabatan Kertas dengan kepala nama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dan logo LIPI digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I. Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri dari gambar logo LIPI dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran logo LIPI dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.

2.

Nama Instansi/Satuan Kerja Kertas kepala nama instansi/satuan kerja dan logo LIPI kerja serta alamat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi/satuan kerja ditulis dengan huruf kapital. Bagi satuan kerja yang telah memperoleh sertifikasi ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas dengan ukuran yang disesuaikan.


2013, No.1498

66

D. Penomoran Naskah Dinas Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1.

Nomor Naskah Dinas Arahan Penomoran naskah dinas arahan diatur sebagai berikut: a. Peraturan, penomoran peraturan merupakan tanggung jawab Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan IPTEK (BKPI) yang terdiri atas tulisan Nomor (nomor diurut dalam satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit. Format penomoran peraturan sebagai berikut: PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR … /kode/tahun Tahun terbit Kode masalah Nomor urut b. Keputusan, 1) penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani oleh Kepala LIPI merupakan tangung jawab BKPI, yang terdiri dari tulisan nomor naskah (nomor diurut dalam satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit. Format penomoran Keputusan Kepala LIPI sebagai berikut: KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Nomor … /kode/tahun Tahun terbit Kode masalah Nomor urut 2) Penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani Sekretaris Utama dan Deputi merupakan tanggung jawab dari BKPI-LIPI, format penulisan sebagai berikut:


2013, No.1498

67

Contoh penomoran keputusan sekretaris utama sebagai berikut: KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR … /A/SU/2013

Tahun terbit Kode jabatan Kode masalah Nomor urut

c. Surat Edaran, Instruksi, Surat Perintah, dan Surat Tugas Penomoran surat edaran, instruksi, surat perintah, dan surat tugas merupakan tanggung jawab tata usaha/sekretariat satuan kerja yang dientri dari modul intra LIPI. Nomor ditulis huruf awal kapital selanjutnya angka nomor ditulis dengan angka arab, kode jabatan ditulis huruf kapital, kode masalah ditulis dengan huruf kapital, bulan ditulis dengan angka romawi, tahun ditulis dengan tahun terbit.

Format penomoran sebagai berikut: SURAT EDARAN Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

INSTRUKSI Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun SURAT PERINTAH Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun SURAT TUGAS Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun


2013, No.1498

68

Contoh penomoran surat edaran sebagai berikut:

SURAT EDARAN NOMOR … /SU/A/XI/2013 Tahun terbit Kode masalah Bulan terbit (angka romawi) Kode jabatan Sekretaris utama Nomor urut

2.

Nomor Naskah Korespondensi Penomoran naskah dinas korespondensi terdiri atas penomoran naskah dinas untuk nota dinas, memorandum, surat dinas eksternal, dan surat undangan. Penomoran naskah dinas korespondensi organisasi/satuan kerja merupakan tanggung jawab tata usaha/pengelola persuratan, yang dientri pada modul TNDE Intra LIPI. a. Nota Dinas dan Memorandum Format penomoran untuk nota dinas dan memorandum sebagai berikut: NOTA DINAS Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun MEMORANDUM Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

Keterangan: • nomor : • kode jabatan : • kode masalah :

nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI kode jabatan penanda tangan kode masalah dari isi nota dinas/memorandum


2013, No.1498

69

• bulan • tahun terbit

: :

bulan surat dibuat/ditulis dalam angka romawi tahun terbit surat ditulis dengan angka arab

b. Surat Dinas dan Undangan Dalam penomoran, surat dinas eksternal dan surat undangan harus memberikan kode derajat pengamanan. Kode tersebut untuk menentukan derajat pengamanan surat. Jenis kode derajat pengamanan terdiri dari: SR : Sangat Rahasia R : Rahasia B : Biasa Format penomoran surat dinas dan surat undangan sebagai berikut: Kode derajat pengamanan-nomor/kode masalah/bulan/tahun

jabatan/kode

Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani Kepala LIPI Nomor: SR-001/K/OT/II/2013 • • • • • •

SR : kode derajat pengamanan surat dinas o : nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI) K : kode jabatan untuk Kepala LIPI OT : kode masalah/klasifikasi arsip II : bulan dengan angka romawi 2013 : tahun terbit dengan angka arab

Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani satuan kerja Nomor: B-001/SU.1/KP/II/2013 • B • • • • • 3.

: kode derajat pengamanan surat dinas 001: nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI) SU.1 : kode jabatan untuk Biro Perencanaan dan Keuangan LIPI KP : kode masalah/klasifikasi arsip II : bulan dengan angka romawi 2013 : tahun terbit dengan angka arab

Nomor Salinan Surat Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut:


2013, No.1498

a. b. c.

70

Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.

Contoh untuk surat yang dibuat dengan tiga salinan, maka setiap salinan diberi kode seperti di bawah ini (di pojok kanan bawah).

1/3

2/3

3/3

Keterangan: 1/3 : salinan ke-1 dari 3 salinan, bilangan angka ke-1 menunjukkan alamat yang dituju 2/3 dst . : bilangan angka ke-2 menunjukkan jumlah salinan yang beredar sesuai dengan jumlah tembusan dan seterusnya. E. Nomor Halaman Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab (1, 2, 3, dst.) dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. Contoh Penomoran Halaman: (tidak usah diberi nomor di halaman 1)

-2-

-3-


71

2013, No.1498

F.

Ketentuan Jarak Spasi Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika dengan mempertimbangkan jenis dan isi naskah dinas.

G.

Penggunaan Huruf Naskah dinas menggunakan huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

H.

Lampiran Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka arab (1, 2, 3, dst.). Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

I.

Daftar Distribusi Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

J.

Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut: 1.

Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar. 2. Surat dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka dan diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. Cara menulis rujukan sebagai berikut: •

•

•

Rujukan berupa naskah: penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas. Rujukan berupa surat dinas: penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. Rujukan berupa surat dinas elektronik: penulisan rujukan berupa surat dinas elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.


2013, No.1498

•

K.

Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah tidak harus dicantumkan seperti pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi pemerintah.

Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya Kepala, Deputi, dan Kepala Satuan Kerja) yang dirangkaikan dengan nama organisasi/satuan kerja. 1. 2. 3. 4.

5.

L.

72

Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama dan tidak disingkat. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat baris. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur ditulis dengan huruf kapital, sedangkan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ±3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: 1.

2. 3. 4.

ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 baris di bawah kop, apabila tidak menggunakan kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah kertas ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari kiri kertas ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari kanan kertas

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. M. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku yaitu Tata Bahasa


73

2013, No.1498

Baku Bahasa Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. N. Media/Sarana Naskah Dinas Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas Naskah Dinas a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram. b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu, serendah-rendahnya menggunakan kertas dengan kadar keasaman (pH) 7. c. Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri. d. Surat dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond. e. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8,27 x 11,69 inci). Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut: 1) A3 (297 x 420 mm); 2) A5 (148 x 210 mm); 3) Folio (210 x 330 mm). 2. Sampul Naskah Dinas Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Sampul dinas dipergunakan untuk mencantumkan alamat tujuan surat keluar. Sampul naskah dinas berwarna putih dan cokelat serta dicetak logo dan nama satuan kerja. O. Susunan Surat Dinas 1. Kop Surat Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut. a. Kop Surat Nama Jabatan 1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama jabatan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh Kepala LIPI. 2) Kop surat nama jabatan terdiri atas logo LIPI di tengah dan nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.


2013, No.1498

74

b. Kop Surat Nama Instansi/Satuan Kerja 1) Kop surat nama instansi/satuan kerja menunjukkan nama dan alamat instansi/satuan kerja. Kertas dengan kop surat yang dimaksud digunakan untuk memudahkan surat-menyurat eksternal. 2) Kop surat untuk naskah dinas arahan, nota dinas, dan memorandum dicetak tidak menggunakan alamat. 2. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka arab; b. nama bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab. 3. Hal Surat Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut: a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

yang

4. Alamat Surat a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi. b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut: 1) nama jabatan; 2) jalan; 3) kota; 4) kode pos. 5. Paragraf dan Spasi Surat Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain dan merupakan satu-kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima dan memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat dinas diketik 1 spasi dan diberi jarak 1,5 atau 2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lain. Surat yang terdiri atas satu paragraf, jarak antarbarisnya adalah 2 spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu ±6 ketuk atau spasi. 6. Warna Tinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua.


75

2013, No.1498

7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat terkait. 8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara. b.

Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara.

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. c.

Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk butir a dan b. Namun, tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

9. Kecepatan Penyampaian Penyampaian surat harus sesuai dengan kepentingan surat. Kriteria kecepatan penyampaian surat sebagai berikut: a. Sangat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam. c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman. P. Ketentuan Surat-menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.


2013, No.1498

76

2. Alur Surat-menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. 3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi; ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu-kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.


2013, No.1498

77

Format disposisi dapat dilihat pada contoh:


2013, No.1498

78

BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung penyelenggaraan tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaan korespondensi tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah. A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum) Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di tata usaha/sekretariat pimpinan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya. B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal 1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. c. Jawaban terhadap surat yang masuk: 1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. 2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 2. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Masuk Surat masuk adalah naskah dinas dari eksternal atau internal instansi yang diterima dalam sampul tertutup atau terbuka untuk disampaikan kepada tujuan surat. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di Bagian Tata usaha atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi tata usaha persuratan/kesekretariatan pada satuan kerja. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut: a. Penerimaan Penerimaan surat masuk adalah kegiatan menerima surat dari eksternal atau internal instansi yang diantar oleh kurir.


79

2013, No.1498

b. Pemilahan/Penyortiran 1) Tahap pemilahan/penyortiran surat masuk dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian. Tingkat keamanan surat sebagai berikut: a) Sangat Rahasia

: SR

b) Rahasia

:R

c) Biasa

:B

Tingkat kecepatan penyampaian surat sebagai berikut: a) b)

Sangat Segera Segera

c) Biasa 2) Pemilahan/penyortiran surat dinas dilakukan untuk menentukan apakah akan disampaikan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat yang menangani. 3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) atau sampul tidak berkop dinas, termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup. c. Pencatatan 1) Surat masuk dicatat pada buku agenda dan lembar pengantar surat masuk oleh Bagian Tata Usaha atau bagian yang menangani kesekretariatan yang selanjutnya akan disampaikan kepada pimpinan. 2) Pada tingkat pengolah pencatatan/entri data surat masuk dilakukan dengan modul TNDE Intra LIPI, surat masuk dilampirkan formulir lembar disposisi manual. Lembar disposisi manual merupakan sarana yang digunakan oleh pejabat/pimpinan dalam memberikan arahan surat masuk. Surat masuk dan lembar disposisi manual merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. 3) Pencatatan pada tingkat unit pengolah dilakukan dengan melampirkan formulir lembar disposisi manual. 4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan satuan kerja. 5) Pencatatan nomor surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.


2013, No.1498

80

d. Pengolahan 1) Tahap pengolahan surat masuk dilakukan setelah pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut. 2) Tindak lanjut dari surat masuk dapat dibuat naskah dinas baru atau naskah dinas tersebut disimpan. e. Penyimpanan Naskah dinas surat masuk harus disimpan sesuai dengan Pedoman Tata Kearsipan LIPI. f. Sarana Penanganan Surat Masuk 1) Buku agenda penerimaan surat masuk; 2) Lembar pengantar; 3) Lembar disposisi yang dicetak dari intra LIPI dengan mengentri data surat masuk sesuai dengan tahapan pada modul TNDE Intra LIPI: •

Nomor agenda

: nomor urut mulai dari 1, 2, 3, dst.

•

Tanggal terima

: tanggal surat masuk diterima

•

Nomor dan tanggal surat masuk : nomor dan tanggal yang tertera pada naskah dinas surat masuk

•

Asal surat pengirim naskah dinas

: nama

•

Perihal

: pokok surat

•

Lampiran

: jumlah berkas

•

Isi ringkas naskah dinas : maksud isi naskah dinas

instansi/satuan

(Jika jaringan intra LIPI bermasalah, pencatatan dilakukan secara manual dengan menggunakan formulir lembar disposisi.) 3. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Keluar Naskah dinas surat keluar adalah naskah dinas yang dibuat untuk dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat keluar. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut: a. Pengolahan 1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan konsep hingga ke penandatanganan surat dinas. Penyiapan naskah dinas surat keluar dilaksanakan sebagai berikut: a) b) c)

adanya instruksi pimpinan; reaksi atas suatu aksi; adanya konsep baru.


2013, No.1498

81

2)

Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar sebagai berikut: a)

Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/pegawai yang membidangi berdasarkan arahan pimpinan seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.

b)

Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan lebih dulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. Setiap konsep surat dinas sebelum disetujui oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

c)

d)

Setelah konsep surat dinas yang disetujui dicetak pada kertas kop dinas, surat dinas yang sudah dicetak sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan surat dinas.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: 1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri sebelum nama pejabat penanda tangan surat. 2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan setelah nama pejabat penanda tangan. 3) Naskah dinas surat keluar yang sudah ditandatangani oleh pejabat/pimpinan, proses selanjutnya sebagai berikut: •

Pemberian tanggal surat, sebaiknya sesuai dengan pejabat/pimpinan.

•

Penomoran naskah dinas, pemberian nomor naskah dinas sesuai dengan ketentuan pada modul TNDE Intra LIPI.

tanggal tanggal

naskah dinas tanda tangan

b. Pencatatan Surat keluar dicatat/dientri dalam daftar pencatatan surat keluar elektronik yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya sesuai dengan ketentuan modul TNDE Intra LIPI. c. Penggandaan Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. Perbanyakan naskah dinas dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Menyalin adalah memindahkan teks asli ke dalam alat lainnya yang mengakibatkan perubahan format dan ukuran. Penggandaan


2013, No.1498

82

dengan cara menyalin, legalisasinya berbunyi seperti contoh berikut: Contoh: Disalin sesuai dengan aslinya Jakarta, ……………………………… KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ttd dan cap dinas NAMA TERANG NIP 2) Memindai (scaning) adalah melakukan pembacaan data dengan cara memindahkan bentuk media dari kertas ke bentuk elektronik dan dapat dicetak duplikatnya untuk kepentingan administrasi dengan legalisasi keabsahan. 3) Fotokopi (salinan dengan fotokopi) apabila diperlukan legalisasi dilakukan seperti pada menyalin. Contoh: Fotokopi sesuai dengan aslinya Jakarta, ……………………………… KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ttd dan cap dinas NAMA TERANG NIP

Hal yang harus diperhatikan dalam penggandaan sebagai berikut: 1. Penggandaan surat dinas dilakukan setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang;

surat

keluar

2. Naskah dinas yang digandakan belum diberi cap dinas; 3. Pemberian cap dinas pada hasil penggandaan harus asli/basah; 4. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat


83

2013, No.1498

distribusi) termasuk jumlah tembusan; 5. Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya sangat segera dan segera harus didahulukan; 6. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia dan rahasia harus diawasi dengan ketat; 7. Tata usaha pimpinan/sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; d. Pengiriman 1. Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke sampul dinas sesuai dengan alamat tertuju; 2. Sampul dinas surat keluar harus menunjukkan tingkat keamanan naskah dinas tersebut. Tingkat keamanan naskah dinas dapat dilihat pada kode awal penomoran naskah dinas; 3. Sampul dinas surat keluar juga harus diberi cap tingkat kecepatan penyampaian. Cap tingkat kecepatan penyampaian naskah dinas surat keluar sebagai berikut: •

Sangat Segera/Kilat

•

Segera

• Biasa 4. Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan formulir tanda bukti pengiriman tersendiri; 5. Untuk kepentingan keamanan naskah dinas surat keluar, sekretaris/pimpinan sekretariat mengutamakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R. e. Penyimpanan Naskah dinas surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Pedoman Tata Kearsipan LIPI.


2013, No.1498

84

BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS A.

Penandatanganan Kepala LIPI, Eselon I lainnya, dan Kepala Satuan Kerja di lingkungan LIPI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau satuan kerjanya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas eksternal adalah pejabat struktural eselon I dan serendah-rendahnya kepala satuan kerja. Kewenangan menandatangani naskah dinas sebagai berikut: 1.

Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/ arahan berada di Kepala LIPI.

2.

Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau kepala satuan kerja yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

3.

Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut: a)

b)

B.

Sekretaris Utama LIPI dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh kedeputian. Sekretaris Utama/Deputi dapat memperoleh penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

Penggunaan Garis Kewenangan Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai tugas dan fungsi terkait mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. 1.

Penandatanganan Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan cara: a)

Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) adalah pejabat satu tingkat di bawahnya. Nama jabatan


2013, No.1498

85

pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital di setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh: a.n. Kepala LIPI Deputi/Sekretaris Utama, ttd Nama Lengkap Persyaratan penggunaan tanda tangan a.n. sebagai berikut: • Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. • Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan. • Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan. b)

Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.

Contoh: a.n. Kepala LIPI Sekretaris Utama/ Deputi, u.b. Kepala Biro... ............... ttd Nama Lengkap Persyaratan penggunaan u.b. sebagai berikut: •

Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat pejabat struktural di bawahnya.

•

Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan wewenangnya.

•

U.b dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat sementara atau yang mewakili.

•

Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.


2013, No.1498

c)

86

Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) sebagai berikut: 1.

Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

2.

Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

Contoh: Plt. Kepala Biro Umum, ttd Nama Lengkap d)

Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) sebagai berikut: 1.

Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

2.

Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.

Contoh: Plh. Kepala Biro Umum, ttd Nama Lengkap e)

Ketua TIM/Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen Penandatanganan surat keluar dapat dilakukan oleh Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen dengan ketentuan sebagai berikut: 1.

Penugasan Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen berdasarkan Keputusan Kepala LIPI dan eselon 1 lainnya sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan.


2013, No.1498

87

2.

Naskah dinas yang dibuat oleh ketua Tim/Panitia tidak menggunakan cap dinas organisasi atau satuan kerja, cap dinas dibuat berdasarkan kegiatan penugasan.

Contoh: Pejabat Pembuat Komitmen ttd Nama Lengkap f)

Untuk Perhatian (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan perhatian) untuk keperluan berikut: 1. 2. 3.

singkatan

u.p.

(untuk

mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi; mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

Contoh: Yth. Kepala LIPI Jalan Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 17210 u.p. Deputi Bidang Jasa Ilmiah

KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN

No.

Jenis Naskah Dinas

Kepal a LIPI

Wak a LIPI

Sestam a

Dep uti

Kapus/K aro/ Ka UPT

Kabag / Kabid

Kasubbid / Kasubba g

1.

Peraturan

√

-

-

-

-

-

-

2.

Keputusan

√

-

√

√

√

√

√

3.

Pedoman

√

-

√

√

-

-

-


2013, No.1498

88

4.

Petunjuk Pelaksanaan

√

5.

Instruksi

√

6.

Standar Operasional Prosedur (SOP)

√

7.

Surat Edaran

√

8.

Surat Perintah

√

9.

Surat Tugas

10.

√

√

-

-

-

√

√

√

√

-

-

√

√

√

√

√

-

√

√

√

√

-

√

√

√

√

√

-

√

√

√

√

√

√

-

Memorandum

√

√

√

√

√

√

11.

Nota Dinas

√

√

√

√

√

√

12.

Naskah Dinas Eksternal

√

√

√

√

-

-

13.

Surat Undangan

√

√

√

√

√

√

14.

Surat Perjanjian

√

√

√

√

-

-

15.

Surat Panggilan

√

√

√

√

√

√

16.

Surat Kuasa

√

√

√

√

√

√

17.

Berita Acara

√

√

√

√

√

√

18.

Surat Keterangan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√


2013, No.1498

89

19.

Surat Pengantar

√

√

√

√

20.

Pengumuman

√

√

√

√

21.

Laporan

√

√

√

√

22.

Telaahan Staf

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√


2013, No.1498

90

BAB VI PENGGUNAAN LOGO LIPI DALAM NASKAH DINAS Logo LIPI digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di semua jajaran aparatur pemerintah, perlu ditentukan penggunaan logo LIPI pada kertas surat, sampul, dan cap dinas. A. Ketentuan Penggunaan Logo LIPI 1. Umum a. Logo LIPI adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Lembaga Ilmu Pegetahuan Indonesia sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya. b. Logo LIPI digunakan oleh pejabat berwenang pada organisasi atau satuan kerja di lingkungan LIPI. 2. Logo LIPI wajib digunakan untuk: a. kepala naskah dinas; b. cap dinas; c. sampul/amplop dinas; d. dokumen resmi yang diterbitkan oleh LIPI; e. stop map; f. papan nama kantor; g. kartu tanda pengenal pegawai; h. tanda pengenal pin pegawai; i. label barang milik negara; dan j. situs resmi. 3. Logo LIPI dapat digunakan pada: a. gedung kantor; dan b. untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol. 4. Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam poin 2 dan 3 harus mendapatkan izin dari Sekretaris Utama. B. Penggunaan Logo pada Kepala Naskah Dinas 1. Kepala naskah dinas dibuat untuk mencetak naskah dinas sesuai dengan jenis dan format naskah dinas. Kepala naskah dinas terdiri dari: a. Kepala Naskah Dinas Internal b. Kepala Naskah Dinas Eksternal


2013, No.1498

91

2. Ukuran kertas kepala naskah dinas sebagai berikut: a. A4 yang berukuran 210 x 297 mm b. A3 yang berukuran 297 x 420 mm c. Folio berukuran 210 x 330 mm d. A5 yang berukuran 148 x 210 mm 3. Bentuk dan spesifikasi logo pada kepala naskah dinas sebagai berikut: a. Logo pada kepala naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Tulisan nama organisasi/satuan kerja dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Times ukuran 16 pt dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan huruf awal kapital berukuran 12 pt. c. Jika organisasi atau satuan kerja telah bersertifikasi ISO, logo ISO bisa diletakkan di sebelah kanan atas dari kepala naskah dinas dengan ukuran tidak boleh melebihi ukuran logo LIPI. Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada Kepala Naskah Dinas Internal


2013, No.1498

92

Format kepala naskah dinas internal untuk eselon I.

Format kepala naskah dinas internal satuan kerja.


2013, No.1498

93

Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada kepala naskah dinas eksternal

Format kepala naskah dinas eksternal eselon I.


2013, No.1498

94

Format kepala naskah dinas eksternal eselon I dengan logo tambahan.

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja.


95

2013, No.1498

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan.

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan lebih dari satu maka disusun vertikal dengan proporsi besar tidak melebihi logo identitas utama.


2013, No.1498

C.

96

Penggunaan Logo LIPI pada Cap Dinas 1. Bentuk dan spesifikasi cap dinas dengan logo LIPI untuk kepala LIPI dan wakil kepala LIPI sebagai berikut: a. Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm. b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama organisasi. Pada lingkaran ketiga, terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI” dengan lebar 20 mm dan tinggi menyesuaikan. c. Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway. d. Pada bagian bawah tertulis “Kepala” untuk cap dinas kepala LIPI dan “Wakil Kepala” untuk cap dinas wakil kepala LIPI. e. Tinta cap instansi berwarna ungu.

Format Cap Dinas Kepala LIPI dan Wakil Kepala LIPI f. Format cap dinas satuan kerja sebagai berikut: 1) Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1= 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm. 2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama satuan kerja. 3) Pada lingkaran ketiga terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI” dengan tinggi 17,7 mm sedangkan lebarnya menyesuaikan proporsional sesuai dengan tinggi.


2013, No.1498

97

4) Logo LIPI ditempatkan pada lingkaran tengah dengan posisi center. 5) Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan nama satuan kerja. 6) Tulisan nama satuan kerja ditempatkan di bawah logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia”.

Bentuk Stempel Kepala LIPI

Wakil Kepala LIPI

Sekretaris Utama

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian

Deputi

Deputi

Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati

Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik


2013, No.1498

98

Deputi

Deputi

Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemasyarakatan

Bidang Jasa Ilmiah

Biro Perencanaan dan Keuangan

Biro Organisasi dan Kepegawaian

Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek

Biro Umum dan Perlengkapan

Pusat Pembinaan, Pedidikan,

Pusat Penelitian Perkembangan Iptek

dan Pelatihan Peneliti


99

2013, No.1498

Pusat Penelitian Geoteknologi

Pusat Penelitian Oseanografi

Pusat Penelitian Limnologi

Pusat Penelitian Metalurgi

UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung

UPT Loka Teknik Jambang Kulon

UPT Loka Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa

UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung

UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak

UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon


2013, No.1498

100

UPT Loka Pengembangan

UPT Loka Pengembangan

Kompetensi SDM Oseanografi Pulau Pari

Bio Industri Laut Mataram

Pusat Penelitian Biologi

Pusat Penelitian Bioteknologi

Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor

UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial

UPT Balai Konservasi Tumbuhan

UPT Balai Konservasi Tumbuhan

Kebun Raya Cibodas

Kebun Raya Purwodadi


101

2013, No.1498

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Eka Karya Bali

Pusat Penelitian Fisika

Pusat Penelitian Kimia

Pusat Penelitian Informatika

Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik

Pusat Elektronika dan Telekomunikasi

UPT Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat Guna Subang

UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia

UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung

UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi


2013, No.1498

102

Pusat Penelitian Ekonomi

Pusat Penelitian Kependudukan

Pusat Penelitian Politik

Pusat Penelitian Sumber Daya Regional

Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan Kebudayaan

Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian

Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi, dan Metrologi

Pusat Inovasi

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

UPT Balai Informasi Teknologi


103

UPT Balai Pengembangan Instrumentasi

2013, No.1498

UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS)

Inspektorat

UPT Loka Pengembangan Biota Laut Tual

D.

Penggunaan Logo LIPI pada Sampul Naskah Dinas Sampul dinas adalah tempat untuk naskah dinas yang akan dikirim. Ukuran dan bentuk sampul dinas pada organisasi/satuan kerja di lingkungan LIPI harus disesuaikan dengan naskah dinas. •

Ukuran sampul dinas: Ukuran sampul naskah dinas lebih besar dan disesuaikan dengan ukuran naskah dinas. Untuk naskah dinas A4 dan folio dipergunakan sampul dengan ukuran 23 x 11 cm.

•

Bentuk sampul dinas A4:


2013, No.1498

104

Bentuk sampul menggunakan logo tambahan

E.

Pengawasan Pimpinan instansi/satuan kerja bertanggung jawab atas pelaksanaan ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.


2013, No.1498

105

BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN PEMBETULAN NASKAH DINAS Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan tersebut. A.

Pengertian 1. Perubahan Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas. Perubahan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 2.

Pencabutan Pencabutan mempunyai arti bahwa naskah dinas tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

3.

Pembatalan Pembatalan mempunyai arti bahwa semua materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

4.

Pembetulan Pembetulan atau ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak atas kesalahan yang sifatnya tidak substansial, misalnya penulisan angka, huruf, dan nama orang.

B.

Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Pembetulan 1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. 2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah atau pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.


2013, No.1498

106

BAB VIII PENUTUP Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini merupakan acuan bagi satuan kerja di lingkungan LIPI dalam pelaksanaan Tata Naskah Dinas untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan menerapkan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini diharapkan dapat tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman tentang penyelenggaraan Tata Naskah Dinas sehingga terwujud tertib administrasi di lingkungan LIPI.

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, LUKMAN HAKIM


PEDOMAN TATA NASKAH DINAS BAB I PENDAHULUAN

Recommend Documents