PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN KOPERASI DAN UKM BAB I PENDAHULUAN

2012, No.25

4

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11/PER/M.KUKM/XII/2011 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL MENENGAH

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN KOPERASI DAN UKM BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Dalam rangka menertibkan dan menyeragamkan administrasi ketatausahaan serta menunjang kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, maka dipandang perlu untuk melaksanakan fungsi administrasi dengan sebaik-baiknya. Salah satu upaya tersebut adalah dengan melakukan penataan kegiatan tata usaha secara terus menerus. Kegiatan tersebut memang belum dilaksanakan sebagaimana mestinya, meskipun disadari bahwa penyelenggaraan administrasi sudah berjalan menurut cara, gaya dan coraknya sendiri-sendiri di masing-masing unit kerja di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Untuk mewujudkan ketertiban dan keseragaman, di bidang administrasi tersebut, maka berdasarkan masukan-masukan dari berbagai pihak, Tata Naskah Dinas yang telah ada perlu disempurnakan. Sesuai dengan Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 05/Per/M.KUKM/IX/2010 tanggal 30 September 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, BAB III Pasal 5 disebutkan bahwa tugas pokok Sekretaris Menteri adalah melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

B.

Maksud dan Tujuan 1. Maksud Tata Naskah Dinas Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dimaksudkan agar dapat dipakai sebagai pedoman, pegangan, bimbingan bagi segenap aparat Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam penyelenggaraan administrasi secara keseluruhan. 2. Tujuan Tata Naskah Dinas Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah bertujuan untuk menciptakan kelancaran dalam komunikasi tulis yang baik, efektif dan efisien.

www.djpp.depkumham.go.id

5

C.

2012, No.25

Ruang Lingkup Ruang lingkup Tata Naskah Dinas Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah ini meliputi pengaturan tentang, Pengertian dan Tata Cara Pembuatan Naskah Dinas, Jenis dan Bentuk Naskah Dinas, Kewenangan dan Kualifikasi Naskah Dinas, Pengelolaan Naskah Dinas, Penggunaan Lambang Negara, Logo, Kop dan Sampul Surat, Cap Dinas dan Papan Nama instansi dan Penutup.

D.

Pengertian Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

9.

Tata naskah dinas adalah cara pengaturan dan penyusunan naskah dinas secara teratur, tertib dan sistematis, sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku. Naskah dinas adalah naskah atau sekumpulan naskah dalam bentuk, corak apapun yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan yang tertulis. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi formulir, dan media) penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organisasi secara vertikal dan horizontal. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. Instansi Pemerintah adalah Kementerian Koordinator, Kementerian, dan Lembaga Setingkat Menteri (Sekretariat Negara/Sekretariat Kabinet, Kejaksaan Agung, Badan Intelijen Nasional), Lembaga Pemerintah NonDepartemen (BPKP, BKN, ANRI dll), Lembaga Negara Lainnya (TNI dan Polri), Sekretariat Lembaga Tinggi Negara, dan Sekretariat Lembaga Negara lainnya (Sekretariat Komnas HAM, KPU, dan seterusnya), dan Pemerintah Daerah (Propinsi dan Kabupaten/Kota). Aparatur Pemerintah adalah alat kelengkapan pemerintah untuk menjalankan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, di pusat dan di daerah termasuk aparatur Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah.


2012, No.25

6

10. Naskah dinas khusus adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh yang berwenang untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus). 11. Kode klasifikasi naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 12. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 13. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas instansi pusat dan daerah. 14. Warkat/berkas adalah setiap dokumen yang berupa catatan, rekaman ataupun gambar yang diperlukan untuk mengingat yang secara resmi dibuat atau diterima dari pihak lain dan dapat disimpan, serta bernilai bagi pembuktian dan informasi.Termasuk dalam warkat adalah surat kontrak, bukti-bukti pengeluaran, faktur, kuitansi, daftar angka statistik, peta bumi, peta lokasi, potret (foto, kaset, disket compack disk/CD dan sejenisnya). 15. E-mail adalah sarana komunikasi yang menyediakan ruangan pengirim surat atau naskah dinas secara cepat, tepat waktu. 16. Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sebagaimana tersebut dalam Pasal 1 Peraturan Menteri Nomor 05/Per/M.KUKM/IX/2010 selanjutnya disebut Kementerian Koperasi dan UKM. 17. Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sebagaimana tersebut dalam Pasal 1 Peraturan Menteri Nomor 05/Per/M.KUKM/IX/2010 selanjutnya disebut Menteri Negara Koperasi dan UKM. E.

Tata Cara Pembuatan Naskah Dinas 1. Dalam penulisan surat-surat dinas digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. 2. Apabila menggunakan bahasa asing, terlebih dahulu ditulis padanan makna bahasa Indonesia, sedang istilah bahasa asingnya ditulis miring. 3. Penyusunan dan penulisan surat-surat dinas dilakukan secara berimbang/simetris berturut-turut secara vertikal, dengan memperhatikan panjang pendeknya kalimat dan diatur sedemikian rupa sehingga memenuhi syarat keindahan, sesuai dengan kaidah serta susunan bahasa serta tatakrama administrasi pemerintahan. 4. Setiap pimpinan unit kerja berkewajiban untuk melakukan pengawasan terhadap surat-surat dinas yang dikeluarkan dengan berpedoman pada Peraturan Menteri ini.


7

2012, No.25

BAB II JENIS DAN BENTUK NASKAH DINAS A.

Naskah Dinas Dalam Bentuk Peraturan Perundang-Undangan 1.

Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM a. Pengertian Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM adalah naskah dinas yang bersifat mengatur yang memuat kebijakan Menteri Negara Koperasi dan UKM dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi maupun yang bersifat mengikat secara umum. b. Bentuk dan Susunan Bentuk dan Susunan Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM, terdiri atas: 1)

Judul Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM;

2) Pembukaan; 3) Batang Tubuh; 4) Penutup; dan 5) Lampiran, jika diperlukan. Penjelasan : 1)

Judul Peraturan, terdiri atas: a)

Judul Peraturan Menteri memuat keterangan mengenai Nomor, Tahun Penetapan dan Nama Peraturan;

b) Judul Peraturan Menteri ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan ditengah margin tanpa diakhiri tanda baca; c)

Nomor urut, kode surat, bulan dan tahun penerbitan diletakan dibawah judul Peraturan Menteri ditulis dengan huruf besar;

d) Nama Peraturan Menteri dibuat secara singkat dengan mencerminkan isi Peraturan Menteri; e)

Pada judul Perubahan Peraturan Menteri ditambah frase "PERUBAHAN ATAS" di depan nama Peraturan Menteri yang diubah; dan


2012, No.25

8

f)

Khusus Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM seluruh lembar peraturan menggunakan kop Menteri Negara Koperasi dan UKM.

Contoh : Judul Peraturan Menteri

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA PERATURAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 05 /PER/M.KUKM/IX/2010 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH 2) Pembukaan, terdiri dari : a) Tulisan "DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA dan MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH serta REPUBLIK INDONESIA" ditulis secara simetris dengan huruf besar seluruhnya dan ditempatkan ditengah-tengah bagian atas halaman kertas; b) Konsideran "Menimbang" Tulisan "Menimbang" ditempatkan disisi kiri halaman kertas dengan huruf awal besar. Memuat hal-hal atau pokok-pokok pikiran secara singkat dan merupakan motivasi serta tujuan yang akan dicapai dari Peraturan Menteri tersebut dan diakhiri dengan titik koma. c) Konsideran "Mengingat" Tulisan "Mengingat" ditempatkan pada sisi kiri halaman kertas dengan huruf awal besar serta letaknya tegak lurus di bawah letak tulisan "Menimbang". Konsideran Mengingat memuat dasar hukum dikeluarkannya Peraturan Menteri. Dasar yang dimuat dalam dasar hukum itu hanya peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi atau setidak-tidaknya yang sederajat. Apabila suatu Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah akan


9

2012, No.25

dicabut, maka yang akan dicabut itu tidak perlu lagi dicantumkan dalam konsideran Mengingat; d) Tulisan "MEMUTUSKAN" ditulis dengan huruf besar seluruhnya dan ditempatkan di bagian tengah naskah, serta diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); e) Tulisan "Menetapkan" ditempatkan pada sisi kiri, terletak tegak lurus dengan kata "Menimbang" dan "Mengingat" dengan huruf awal besar, diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan f) Pengelompokan materi Peraturan Menteri dapat disusun secara sistematis dalam buku, bab, bagian dan paragraf dilakukan atas dasar kesamaan materi. (1) Ketentuan Umum Paragraf diberi nomor urut dengan angka arab dan diberi judul, ditulis dengan huruf kapital. Materi Peraturan Menteri dirumuskan dalam banyak pasal yang singkat dan jelas dari pada kedalam beberapa pasal yang masing-masing pasal memuat banyak ayat, kecuali jika materi yang menjadi isi pasal itu merupakan satu rangkaian yang tidak dapat dipisahkan. Pasal diberi nomor urut dengan angka arab; (2) Materi Pokok Materi pokok langsung dituangkan sesudah ketentuan umum, jika tidak ada pengelompokan bab, materi pokok yang diatur diletakkan setelah pasal-pasal ketentuan umum; dan (3) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan) Ketentuan peralihan memuat penyesuaian terhadap peraturan perundang-undangan yang sudah ada pada saat Peraturan Menteri yang baru diterbitkan berlaku agar Peraturan Menteri tersebut dapat berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah baru. Ketentuan peralihan ditempatkan sesudah ketentuan penutup. 3) Batang Tubuh Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM memuat ketentuanketentuan yang dirumuskan dalam pasal-pasal. Apabila Peraturan Menteri mencakup hal yang luas dapat dibagi dalam beberapa Bab. Tiap Bab dapat dibagi menjadi bagian, pasal dan ayat. Apabila suatu Peraturan Menteri akan dicabut, maka ketentuan pencabutannya dicantumkan pada ketentuan tersendiri sebelum ketentuan penutup. 4) Ketentuan Penutup Ketentuan Penutup ditempatkan dalam bab terakhir Peraturan Menteri, ditempatkan dalam pasal terakhir pengundangan. Pengundangan memuat : a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun pengundangan; b) Nama jabatan yang berwenang mengundangkan; c) Tanda tangan;


2012, No.25

10

d) Nama jelas, nomor induk pegawai, pejabat yang menandatangani tanpa gelar dan pangkat diketik dengan huruf besar; dan e) Cap dinas jabatan. Cara pembuatan : Ketentuan Penutup memuat mengenai : a) Penunjuk organ atau alat pelengkap yang peraturan perundang-undangan; b) Nama singkat; c) Status Peraturan Menteri yang sudah ada; dan d) Saat mulai berlakunya Peraturan Menteri.

melaksanakan

Ketentuan Penutup dapat juga memuat peraturan pelaksanaan yang bersifat: a) Menjalankan (eksekutif) misal perjalanan pejabat tertentu yang diberi kewenangan untuk memberikan ijin, mengangkat pegawai dll. b) Mengatur (legislatif) misalnya memberikan kewenangan untuk membuat peraturan pelaksana. Ketentuan Penutup merupakan bagian akhir peraturan Menteri memuat, rumusan perintah perundangan dan pendaftaran pengesah peraturan. Contoh pengesahan : Disahkan di Jakarta pada tanggal 10 Januari 2010 Menteri Negara ttd Nama Jelas c. Cara pembuatannya 1) Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM yang ditandatangani oleh Menteri. a) Menteri Negara Koperasi dan UKM; b) Pejabat Eselon I atas nama Menteri; dan c) Pejabat lain atas wewenang jabatannya, berdasarkan ketentuan yang berlaku. 2) Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM yang ditandatangani oleh Sekretaris Kementerian atau Pejabat Eselon I lainnya yang ditunjuk atau atas nama Menteri. 3) Konsep otentik Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM sebelum ditandatangani oleh Menteri diparaf lebih dahulu oleh Sekretaris Menteri sebagai penanggung jawab administrasi dan juga oleh Pimpinan Unit Eselon I sebagai penanggung jawab materi.


11

2012, No.25

4) Legalisasi Peraturan Menteri dilakukan oleh pejabat yang telah ditetapkan sesuai dengan pendelegasian wewenang. 5) Prosedur penyusunan Peraturan Menteri dikoordinasikan dengan Biro Umum (Subbagian Organisasi dan Tata Laksana Bagian Tata Usaha) dan Asdep Perundang-undangan Deputi I. 6) Pengetikan a)

Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM yang ditandatangani langsung oleh Menteri disusun pada lembar kertas berukuran folio/A4, (A-empat) dengan Lambang Negara warna kuning emas, terletak di tengah-tengah bagian atas halaman kertas. Pada bagian bawah lambang negara bertuliskan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH" ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis "REPUBLIK INDONESIA" dicetak dengan huruf besar seluruhnya warna hitam dan diletakkan bersusun antara tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH dengan tulisan REPUBLIK INDONESIA" selanjutnya bentukbentuk lembaran sebagaimana tersebut di atas disebut kertas kop Menteri. Ketentuan mengenai kop surat-surat dinas akan diuraikan dalam Bab tersendiri; dan

b)

Peraturan Menteri yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri, dibuat dikertas kop Kementerian Koperasi dan UKM, dengan menggunakan cap dinas Kementerian Koperasi dan UKM.

7) Kerangka/format Kerangka Peraturan Menteri dan cara penyusunannya dapat dilihat pada contoh di bawah ini : d. Pengundangan dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan 1) Menurut Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan perundang-undangan Pasal 82 huruf d Peraturan Perundang-undangan lain yang menurut Peraturan Perundang-undangan yang berlaku harus diundangkan dalam Lembaran Negara Republik Indonesia; 2) Menurut Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.01-HU.03.02 Tahun 2007 Pasal 5, Naskah Peraturan Perundangundangan yang akan diundangkan dalam Lembaran Negara Republik Indonesia, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia, Berita Negara Republik Indonesia, Tambahan Berita Negara Republik Indonesia, wajib disampaikan kepada Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan disertai dengan 3 (tiga) naskah asli dan 1 (satu) fotocopy.


2012, No.25

12

3) Contoh Pengundangan Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 November 2010 MENTERI NEGARA ttd SJARIFUDDIN HASAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 November 2010 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA ttd PATRIALIS AKBAR BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2011 NOMOR


13

2012, No.25

e. Contoh : Peraturan Menteri

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA PERATURAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 06 /PER/M.KUKM/XI/2010 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 4 dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, perlu menetapkan Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Mengingat

:

1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 1976 tentang Pegawai Negeri Yang Menjadi Pejabat Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1976 Nomor 8, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3067);


2012, No.25

14

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA -24. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 5. Keputusan Presiden Nomor 84/P Tahun 2009 tentang Pelantikan Menteri Negara Kabinet Indonesia Bersatu II Periode 2009-2014; 6. Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Nomor 50/Kep/M.KUKM/V/2003 tentang Pedoman Pengumuman dan Bentuk Tata Naskah Dinas dilingkungan Kementerian Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; 7. Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Nomor 05/PER/M.KUKM/IX/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; Memperhatikan : 1. Surat Persetujuan Kepala BKN No. K26-30/V.3229/M10 tanggal 29 Desember 2009 tentang Permohonan Pertimbangan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian Kementerian Negara Koperasi dan UKM RI. 2. Surat Persetujuan Kepala ANRI No.P.JRA/03/2010 tanggal 29 Maret 2010 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. MEMUTUSKAN: Menetapkan :

PERATURAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH.


15

2012, No.25

Pasal 1 Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA -3Pasal 1 Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 2. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah adalah Jadwal Retensi Mengenai Arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara yang berdinas di Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 3. Pegawai Negeri Sipil adalah Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud dalam Undang–Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok–pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 1999. 4. Pejabat Negara adalah Pimpinan dan Anggota Lembaga Negara dan Pejabat lainnya berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang- undangan. Pasal 2 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Pasal 3 (1)

(2)

Setiap satuan Organisasi di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara wajib berpedoman pada ketentuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2. Dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib berkoordinasi dengan Sekretaris Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sebagai Unit Pembina Kearsipan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.


2012, No.25

16

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA -4Pasal 4 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 Nopember 2010 Menteri Negara ttd SJARIFUDDIN HASAN Diundangkan di Jakarta Pada tanggal MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA ttd PATRIALIS AKBAR

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2010 NOMOR


17

2012, No.25

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA -5Lampiran Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor : 06/PER/M.KUKM/XI/2010 Tanggal : 22 November 2010 DRAFT JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH NO

JENIS DOKUMEN/ARSIP

1 1

2 Formasi Pegawai a. Usulan dari Unit Kerja b. Usulan permintaan Formasi kepada Menpan dan Ka. BKN c. Persetujuan Menpan d. Penetapan Formasi e. Dst

2

3

Pengadaan Pegawai a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi: b. dst Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai b. dst

JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun setelah TA 2 tahun setelah TA

KETERANGAN 5

2 tahun 3 tahun

Musnah Musnah

3 tahun 3 tahun -

Musnah Musnah -

2 tahun setelah semua diangkat -

2 tahun

Musnah

-

-

1 tahun setelah SK ditetapkan -

2 tahun

Musnah

-

-

2 tahun setelah TA 2 tahun setelah TA -


2012, No.25

18

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 Nopember 2010 Menteri Negara Ttd SJARIFUDDIN HASAN B.

Naskah Dinas Dalam Bentuk Penetapan 1. Keputusan Menteri a. Pengertian Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM adalah naskah dinas yang bersifat menetapkan dan memuat kebijakan Menteri Negara Koperasi dan UKM dan merupakan pelaksanaan keputusan yang lebih tinggi maupun sederajat, yang bersifat mengikat dan individual. b. Bentuk dan Susunan Keputusan Menteri, terdiri atas: 1) Judul Keputusan Menteri; 2) Pembukaan; 3) Batang Tubuh; 4) Penutup; dan 5) Lampiran, jika diperlukan. Penjelasan : 1) Judul Keputusan, terdiri atas: a) Tulisan "KEPUTUSAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA”; b) Nomor urut, Kode, Bulan dan Tahun penerbitan ditulis dengan huruf besar; dan c) Judul dari Keputusan Menteri. 2) Pembukaan, terdiri atas: a) Tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA", dicetak dengan huruf besar seluruhnya dan ditempatkan di tengah-tengah halaman kertas bagian atas dengan jarak tepi yang serasi; b) Konsideran "Menimbang" Tulisan "Menimbang" ditempatkan pada sisi kiri halaman kertas dengan huruf awal besar. Konsideran "Menimbang" memuat hal-hal atau pokok-pokok pikiran secara singkat dan merupakan motivasi serta tujuan yang akan dicapai oleh keputusan itu. Apabila suatu Keputusan Menteri terdapat hal-hal yang harus dibaca sebagai dasar pertimbangan dibuat Keputusan Menteri, seperti surat


19

2012, No.25

permohonan, laporan-laporan dan lain-lain, maka dibubuhkan tulisan Konsideran "Membaca" dipakai dalam keputusan yang bersifat "Penetapan" seperti : pengangkatan, perizinan dan sebagainya; c) Konsideran "Mengingat" Tulisan "Mengingat" ditempatkan pada sisi kiri halaman kertas dan letaknya tegak lurus dengan kata "Menimbang". Memuat peraturan perundang- undangan yang langsung berkaitan dengan penyusunan Keputusan Menteri serta merupakan dasar hukum pembentukan Keputusan Menteri. Urutan peraturan perundang-undangan tersebut disesuaikan dengan tingkatan peraturan perundang-undangan dengan mendahulukan peraturan yang lebih dahulu terbit. Pemuatan dalam dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi atau yang sederajat. Apabila suatu keputusan terdapat hal-hal yang menjadi perhatian atau terdapat hal-hal khusus yang perlu diindahkan, misalnya dasar pertimbangan dari suatu instansi atau pejabat, maka tulisan "Memperhatikan" ditempatkan sesudah tulisan "Mengingat"; d) Tulisan "MEMUTUSKAN" Tulisan "MEMUTUSKAN", ditulis dengan huruf besar seluruhnya, ditempatkan pada posisi tengah halaman kertas naskah dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); dan e) Tulisan "Menetapkan" Tulisan "Menetapkan", diletakkan pada sisi kiri, tegak lurus dengan letak tulisan "Menimbang". Dalam Keputusan Menteri yang bersifat : mengatur, setelah penulisan "Menetapkan" diikuti dengan penulisan sebutan/judul Keputusan Menteri. Sedangkan dalam Keputusan Menteri yang bersifat "menetapkan" (penetapan), maka setelah penulisan kata "Menetapkan" langsung ditulis isi Keputusan Menteri jika Keputusan Menteri tersebut tidak memakai nama (judul). 3) Batang Tubuh a) Keputusan Menteri yang bersifat mengatur dirumuskan atau dituangkan dalam bentuk pasal demi pasal. Apabila suatu Keputusan Menteri menampung isi yang cukup luas, maka dapat dibagi dalam beberapa bab dan tiap bab dapat dibagi dalam bagian-bagian dan pasal dan letaknya di tengah; b) Keputusan Menteri yang bersifat "menetapkan" perumusannya tidak dituangkan dalam bentuk "pasal demi pasal", tetapi dituangkan dalam bentuk urutan nomor, yaitu KESATU, KEDUA, KETIGA dan seterusnya, ditulis pada sisi/tepi kiri


2012, No.25

c)

20

halaman naskah dan letaknya tegak lurus/vertikal dengan kata "Menimbang", "Mengingat" dan "Menetapkan". Kalimat yang memuat diadakannya perbaikan jika terdapat kekeliruan dalam Keputusan Menteri tersebut dapat dicantumkan pada salah satu ketentuan tersendiri sebelum penutup. "SALINAN" atau "PETIKAN" disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya; dan Apabila Keputusan Menteri perlu mencabut suatu Keputusan Menteri yang telah ada, maka (1) Bagi Keputusan Menteri yang bersifat "mengatur" maka ketentuan pencabutannya dicantumkan pada bab ketentuan penutup atau dalam pasal terakhir sebelum pasal yang memuat ketentuan mengenai mulai/saat berlakunya Keputusan Menteri. (2) Bagi Keputusan Menteri yang bersifat "menetapkan" ketentuan pencabutannya dituangkan dalam "butir terakhir" sebelum butir yang memuat berlakunya Keputusan Menteri.

4) Penutup Bagian akhir (penutup) Keputusan Menteri ditempatkan di sebelah kanan bawah terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama jabatan; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama pejabat yang menandatangani dan NIP/NRP; e) Cap dinas/jabatan; dan f) Tembusan/salinan/petikan ditempatkan disebelah kiri bawah. c. Cara pembuatannya 1) Keputusan Menteri ditandatangani oleh: a) Menteri Negara Koperasi dan UKM; b) Pejabat Eselon I atas nama Menteri; dan c) Pejabat lain atas wewenang jabatannya, berdasarkan ketentuan yang berlaku. 2) Konsep otentik Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM sebelum ditandatangani oleh Menteri diparaf terlebih dahulu oleh Sekretaris Kementerian sebagai penanggung jawab administrasi dan oleh Pimpinan Unit Eselon I sebagai penanggung jawab materi. 3) Legalisasi Keputusan Menteri dilakukan oleh Pejabat yang telah ditunjuk berdasarkan ketentuan yang berlaku. 4) Prosedur penyusunan Keputusan Menteri dikoordinasikan dengan Biro Umum Subag Organisasi dan Tata Laksana Bagian Tata Usaha. 5) Penjelasan a) Keputusan Menteri yang ditandatangani oleh Menteri dibuat di atas kertas folio/kwarto dengan Lambang Negara warna kuning emas, terletak di tengah-tengah atas halaman dan di bawahnya bertuliskan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis


21

2012, No.25

REPUBLIK INDONESIA" yang ditulis dengan huruf besar seluruhnya; b) Keputusan Menteri yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama menteri disusun di atas kertas kop Kementerian Koperasi dan UKM, dengan menggunakan cap dinas Kementerian Koperasi dan UKM; dan c) Keputusan Menteri yang ditandatangani oleh pejabat lain atas wewenang dan jabatannya disusun di atas kertas kop Kementerian Koperasi dan UKM; dan


2012, No.25

d)

22

Bentuk dan cara penyusunannya seperti contoh di bawah ini.

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 01/Kep/M.KUKM/I/2009 TENTANG PENETAPAN PENGELOLA ANGGARAN TAHUN ANGGARAN 2009 MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Menimbang : a. Bahwa dalam rangka pengelolaan dan pelaksanaan anggaran di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Tahun Anggaran 2009, perlu menunjuk dan menetapkan pegawai yang dianggap mampu dan memenuhi persyaratan untuk ditetapkan sebagai Pengelola Anggaran; b. bahwa sehubungan dengan tujuan sebagaimana dimaksud huruf a, perlu menetapkan Keputusan Menteri Negara Koperasi dan usaha Kecil dan Menengah tentang Penetapan Pengelola Anggaran Tahun Anggaran 2009. Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 01 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2008 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun 2009 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 71, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4920); 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;


23

2012, No.25

5. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2007 tentang Perubahan ketujuh atas Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Susunan Organisasi Kementerian Negara Republik Indonesia ; 7. Peraturan menteri negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Nomor 33/Per/M.KUKM/VIII/2007 tentang Organisasi dan tata Kerja Kementerian Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Memperhatikan : Surat Pengesahan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor : 0001.0/044.01.0/-/2009 tanggal 31 Desember 2008 tentang Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Kementerian Negara Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah. MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH TENTANG PENETAPAN PENGELOLA ANGGARAN TAHUN ANGGARAN 2009 KESATU : Mengangkat pegawai yang namanya tercantum dalam lampiran keputusan ini sebagai pengelola anggaran Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah tahun Anggaran 2010; KEDUA : Para Pengelola anggaran sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU terdiri dari: 1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Pejabat Pembuat Komitmen; 3. Pejabat penguji dan Penandatangan Surat Perintah Membayar (SPM); 4. Bendahara Pengeluaran. KETIGA : 1. Kuasa Pengguna Anggaran mempunyai tugas untuk: a. b. c. dst 2. Pejabat Pembuat Komitmen mempunyai tugas untuk: a. b. c. dst


2012, No.25

24

KEEMPAT

:

Pejabat sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU setelah akhir Tahun Anggaran 2010 segera melaporkan pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya kepada Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, melalui Kuasa Pengguna Anggaran.

KELIMA

:

Penggantian dan atau pemberhentian kuasa pengguna anggaran, pejabat pembuat komitmen, pejabat penguji dan penandatangan Surat Perintah membayar (SPM) dan bendahara pengeluaran Tahun Anggaran 2010 diajukan kepada Menteri Negara Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah, dan selanjutnya ditetapkan dengan Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

KEENAM

:

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal 1 Januari 2010 sampai dengan tanggal 31 Desember 2010. Ditetapkan di J a k a r t a pada tanggal 4 Januari 2010. Menteri Negara ttd Nama Menteri

Tembusan : 1. ................. 2. ............... 2.

Keputusan Bersama a.

Pengertian Keputusan Bersama adalah suatu bentuk surat dinas yang telah disepakati oleh dua atau lebih dari instansi/departemen yang memuat tugas dan tanggung jawab yang akan dikerjakan secara terpadu atau bersama-sama atau secara koordinasi antar departemen atau lebih dan instansi atau departemen yang menandatangani keputusan bersama tersebut;

b.

Susunan Keputusan Bersama. 1). Kepala; 2). Batang Tubuh; dan 3). Kaki. Penjelasan : 1). Kepala Keputusan Bersama terdiri atas: a. Tulisan : Keputusan Bersama antara instansi atau departemen yang akan melaksanakan kerja sama, ditempatkan ditengah atas halaman Surat Keputusan bersama tersebut;


25

2012, No.25

b. Kode, nomor, bulan, tahun dari masing-masing instansi ditempatkan dibawah tulisan Keputusan Bersama tentang : ..................dst; c. Tentang : ................. sesuai topik yang dikerjasamakan; dan d. Dibawah "tentang", ditulis nama instansi yang melakukan kerjasama. 2). Dalam konsiderans, "menimbang" harus jelas dan tegas menggambarkan latar belakang mengenai topik atau masalah yang akan dikerjasamakan dan perlu diadakan kerjasama. 3). Konsiderans "mengingat" memuat dasar hukum yang lengkap dengan nomor peraturan dan judul peraturannya sesuai urutan nomor, tahun, pengeluaran peraturan perundang-undangan. 4). Batang Tubuh atau materi dari Keputusan Bersama tersebut dapat dituangkan dalam bentuk Pasal-pasal atau antara lain meliputi pengertian kata-kata yang sering digunakan dari surat tujuan kerjasama, ruang lingkup kerjasama, tugas dan tanggung jawab dalam pelaksanaan kerja sama masing-masing Departemen, jangka waktu pelaksanaan kerjasama kelanjutan kerjasama untuk hal-hal lainnya. c.

Cara Pembuatan 1). Keputusan bersama ditandatangani oleh wakil instansi yang melakukan Keputusan Bersama; 2). Keputusan Bersama ditandatangani oleh Menteri/Pejabat yang ditunjuk, yang dicetak diatas kertas dengan menggunakan lambang Negara pada bagian tengah atas dari Keputusan Bersama; 3). Keputusan bersama yang ditandatangani oleh Menteri/Pejabat Eselon I disusun diatas kertas biasa (tidak pakai lambang atau kop surat).

d. Surat Keputusan Bersama dapat dibuat dalam dua bentuk surat yaitu: 1). Bentuk surat perjanjian dengan menggunakan diktum atau pasalpasal; 2). Bentuk peraturan yang memuat Bab, Paragraph dan pasal-pasal sebagaimana contoh dalam buku ini.


2012, No.25

26

e.

Contoh : Keputusan Bersama KEPUTUSAN BERSAMA MENTERI PEMUDA DAN OLAH RAGA, MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH DAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Nomor : 0034A/Menpora/2010 Nomor : 02/KB/M.KUKM/I/2009 Nomor : 0182/U/2009 TENTANG PENGEMBANGAN KEWIRAUSAHAAN PEMUDA TERDIDIK MENTERI PEMUDA DAN OLAH RAGA, MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH DAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Menimbang : a. bahwa dalam rangka menyongsong era perekonomian global, struktur perekonomian nasional perlu diperkuat terutama bagi pelaku ekonomi rakyat; b. bahwa untuk mencapai tujuan sebagaimana dimaksud butir a, perlu menumbuhkan wirausaha pemuda terdidik berdasarkan kebijaksanaan yang disusun bersama oleh Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga, Menteri Negara Koperasi dan UKM, c. Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia; bahwa berdasarkan pertimbangan butir a dan b dipandang perlu menerbitkan Keputusan bersama Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga, Menteri Negara Koperasi dan UKM dan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia tentang Pengembangan Kewirausahaan Pemuda Terdidik. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1989 tentang Sistem 2. Pendidikan Nasional; 3. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang 4. Perkoperasian; Undang-undang Nomor 9 Tahun 1995 tentang Usaha 5. Kecil; Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 44 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Organisasi 6. Departemen; Keputusan presiden Republik IndonesiaNomor 15 7. Tahun 1984 tentang Susunan Organisasi Departemen sebagaimana telah dirubah berakhir dengan Keputusan presiden Nomor 2 Tahun 1996; Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor .../M Tahun 2001 tentang Pembentukan Kabinet Reformasi; Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor .... tahun tentang Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi, Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara;


27

2012, No.25

8.

Keputusan bersama Menteri Negara Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil dan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 01/SKB/M/V/1994, Nomor 0121/U/1994 tentang Kerjasama dalam Penyelenggaraan Program Pembinaan dan Pengemb. 9. Pengusaha Kecil melalui Perguruan Tinggi; Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM Nomor 70/Kep/Meneg/XII/2001 tentang Organisasi dan tata 10. Kerja Kantor Nenteri Negara Koperasi dan UKM; Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Nomor 961/Kep/M/XI/1995 tentang 11. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Gerakan Nasional Memasyarakatkan dan Membudayakan Kewirausahaan; Keputusan Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga Nomor 019/Menpora/1994 tentang Organisasi dan tata Kerja Staf Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga. MEMUTUSKAN: Menetapkan

:

KEPUTUSAN BERSAMA MENTERI PEMUDA DAN OLAH RAGA, MENTERI KOPERASI DAN UKM MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL TENTANG PENGEMBANGAN KEWIRAUSAHAAN PEMUDA TERDIDIK. Pasal 1

Pengembangan kewirausahaan pemuda terdidik bertujuan untuk membentuk pengusaha terdidik tangguh dan mandiri yang dibina melalui hubungan kerjasama fungsional yang melembaga antara Kantor Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga, Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dan Menteri Pendidikan Nasional. Pasal 2 Pengembangan kewirausahaan pemuda terdidik mencakup : 1. peningkatan kualitas sumber daya manusia; 2. pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, pemasaran, permodalan, organisasi dan manajemen; 3. pembinaan dan pengembangan kemitraan usaha; 4. bimbingan, pendampingan dan konsultasi usaha; 5. monitoring.


2012, No.25

28

Pasal 3 Sasaran pembinaan dan pengembangan adalah para pemuda terddik. (1)

(2)

(3)

Pasal 4 Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga bertanggung jawab dalam : a. Penyiapan pemuda terdidik yang akan diberikan pelatihan b. kewirausahaan; c. Penyusunan rencana dan program pembinaan dan pengembangan d. kewirausahaan pemuda; Kerja sama dengan perguruan tinggi, lembaga swadaya masyarakat dan koperasi; Perumusan kebijaksanaan dan pelaksanaan pembinaan kewirausahaan dst

Menteri Negara Koperasi dan UKM bertangung jawab dalam : Pengkoordinasian semua program kegiatan dan monitoring pelaksanaan a. gerakan nasional memasyarakatkan dan membudayakan kewirausahaan; b. Pengkoordinasian bantuan perkuatan permodalan bagi kewirausahaan c. pemuda terdidik; d. Pengkoordinsian program kemitraan usaha bagi kewirausahaan pemuda terdidiik; Pengusahaan terbentuknya suatu wadah pembinaan dan pengembangan Kewirausahaan Pemuda Terdidik di Perguruan Tinggi. Menteri Pendidikan Nasional bertanggung jawab dalam: Pengintegrasian program pengembangan kewirausahaan di perguruan a. tinggi dalam kegiatan intra kurikuler atau ekstra kurikuler; Pengusahaan terbentuknya suatu wadah pembinaan dan b. pengembangan kewirausahaan pemuda terdidik di perguruan tinggi; Pengusahaan bantuan dan perkuatan serta pemberian kemudahan c. dalam penerapan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi pengembangan kewirausahaan pemuda terdidik. Pasal 5

Pelaksanaan Keputusan bersama ini dilakukan oleh Asisten Menteri Negara Pemuda dan Olah Raga Bidang Kepemudaan, Deputi Bidang Sumber Daya Manusia Kementerian Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, dan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Pasal 6 Segala biaya yang timbul dengan ditetapkannya Keputusan bersama ini, dibebankan kepada anggaran instansi masing-masing serta sumber dana lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan.


29

2012, No.25

Pasal 7 Keputusan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 5 Januari 2009 Menteri Pemuda dan Olah Raga

Menteri Pendidikan Nasional

Ttd

Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah

Nama Menteri

Ttd

Nama Menteri

Ttd

Nama Menteri

C.

Naskah Dinas Dalam bentuk Arahan 1. Instruksi Menteri a. Pengertian Instruksi Menteri adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah pimpinan tentang pelaksanaan kebijakan. b. Bentuk dan Susunan Instruksi Menteri Negara Koperasi dan UKM terdiri atas: 1) Judul; 2) Pembukaan; 3) Batang tubuh; dan 4) Penutup. Penjelasan 1) Judul Instruksi Menteri terdiri atas: a) Tulisan "INSTRUKSI MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA"; b) Kode nomor, bulan dan tahun penerbitan; c) Nama dari Instruksi Menteri. 2) Pembukaan Instruksi Menteri terdiri atas: a) Tulisan "INSTRUKSI MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA" ditulis dengan huruf besar seluruhnya dan ditempatkan di tengah- tengah bagian atas halaman kertas. b) Konsideran "Menimbang" Tulisan "Menimbang" ditempatkan pada sisi kiri halaman kertas dengan huruf awal besar, memuat hal-hal atau


2012, No.25

30

pokok-pokok pikiran secara singkat dan merupakan motivasi serta tujuan yang akan dicapai Instruksi Menteri tersebut. c) Tulisan "Mengingat" ditempatkan di sisi kiri halaman kertas dengan huruf awal besar dan letaknya tegak lurus dibawah letak tulisan "Menimbang". "Mengingat" memuat dasar hukum dikeluarkannya instruksi menteri yaitu peraturan perundang-undangan berkaitan dengan pembentukan instruksi menteri. Urutan penempatan peraturan perundang-undangan tersebut disesuaikan dengan tingkatan urutannya, yaitu mendahulukan peraturan yang lebih dahulu diterbitkan, yang dimuat dalam dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi atau setidak-tidaknya yang sederajat. Apabila suatu instruksi Menteri akan dicabut maka yang akan dicabut itu tidak perlu dicantumkan dalam dasar hukum. d) Tulisan "MENGINSTRUKSIKAN" ditulis dengan huruf besar seluruhnya, serta ditempatkan pada bagian tengah, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). e) Tulisan "Kepada" ditempatkan pada sisi kiri halaman kertas, tegak lurus dengan tulisan "Menimbang" dan tulisan "Mengingat". Setelah tulisan "Kepada" diikuti dengan penyebutan kepada siapa instruksi tersebut ditujukan. 3) Batang Tubuh Batang Tubuh tidak dimuat dalam bentuk pasal-pasal, tetapi dalam bentuk urutan sebutan nomor, yaitu : KESATU, KEDUA, KETIGA dst, dan ditempatkan pada sisi kiri halaman kertas tegak lurus dengan tulisan "Menimbang" dan "Mengingat". 4) Penutup Penutup merupakan bagian akhir Instruksi Menteri, terdiri atas: a) Nama tempat dikeluarkannya Instruksi Menteri; b) Tanggal, bulan dan tahun penerbitan; c) Tulisan Menteri ; d) Tanda tangan Menteri atau pejabat; e) Nama Menteri atau pejabat; f) NIP atau yang sejenisnya apabila dikehendaki; g) Cap jabatan; dan h) Tembusan. c. Cara Pembuatan 1) Instruksi Menteri yang ditandatangani oleh : a) Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; b) Pejabat Eselon I atas nama Menteri Negara Koperasi dan UKM. 2) Instruksi Menteri yang ditandatangani oleh Menteri dibuat di atas kertas kop Menteri, yaitu kertas ukuran folio/kwarto dengan Lambang Negara warna kuning emas, dibawahnya ditulis MENTERI


31

2012, No.25

NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA diletakkan di tengah-tengah halaman kertas sebelah atas. 3) Instruksi Menteri yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I untuk atas nama Menteri, ditulis di atas kertas kop Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dan ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA.


2012, No.25

d.

32

Contoh dan cara penyusunannya seperti di bawah ini :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA INSTRUKSI MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Nomor : 15 /Ins/M.KUKM/I/2009 TENTANG ............................................................................................. MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Menimbang :

a. ...................................................................... b. ......................................................................

Mengingat :

1....................................................................... 2. dst MENGINSTRUKSIKAN

Kepada Untuk PERTAMA KEDUA KETIGA KEEMPAT

: : : : :

............................................................................. : ............................................................................. ............................................................................. ............................................................................. ........................................................................... Instruksi ini mulai berlaku sejak tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di J a k a r t a pada tanggal 5 Januari 2009 Menteri Negara Nama Menteri

Tembusan : 1. .............................


33

2.

2012, No.25

Pedoman a.

Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis.

b.

Bentuk dan Susunan Pedoman Menteri Negara Koperasi dan UKM terdiri atas: 1) Kepala Bagian kepala pedoman memuat hal berikut : a) Lampiran, nomor, dan tanggal pedoman yang dicantumkan di sebelah kanan atas; b) Tulisan "PEDOMAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris di tengah atas; c) Rumusan judul pedoman ditulis dengan huruf kapital ditulis secara simetris 2) Batang tubuh Batang tubuh pedoman menteri mengandul hal berikut : a) Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud, tujuan, ruang lingkup, tata urut dan pengertian; b) Materi pedoman; dan c) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan alamat pembuat pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan. 3) Kaki Bagian kaki pedoman memuat keterangan tentang : a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.


2012, No.25

34

c. Contoh lampiran Menteri tentang Pedoman:

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 33 /Per/M.KUKM/IV/2011 TENTANG PEDOMAN ……………………………………… DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH


35

2012, No.25

d. Contoh dan cara penyusunannya seperti di bawah ini :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA PEDOMAN ............................................................................................. BAB I PENDAHULUAN 1. Umum ......................... ................................................... 2. Maksud dan Tujuan ...................................................

......

3. Ruang Lingkup .............. ................................................... 4. Pengertian .................... ...................................................

......................

.......................

......................

.......................

.....................

.......................

......................

.......................

BAB II .......................................... 5. ....................... ...................... ................................................... 6.

.......................

dan seterusnya BAB III ..........................................

7. ....................... ...................... ...................................................

.................... MENTERI NEGARA ttd NAMA MENTERI


2012, No.25

3.

36

Petunjuk Pelaksanaan a.

Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

b.

Bentuk dan Susunan Petunjuk pelaksanaan Menteri Negara Koperasi dan UKM terdiri atas: 1) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan memuat hal berikut : a) Lampiran, nomor, dan tanggal petunjuk pelaksanaan yang dicantumkan di sebelah kanan atas; b) Tulisan "PETUNJUK PELAKSANAAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris di tengah atas; c) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital secara simetris 2) Batang tubuh Batang tubuh petunjuk pelaksanaan Menteri mengandung hal-hal sebagai berikut : a) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; b) Batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan memuat informasi tentang : a) Jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.


37

2012, No.25

d. Contoh : Lampiran Peraturan Menteri tentang Petunjuk Pelaksanaan:


LAMPIRAN PERATURAN MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 22 /Per/M.KUKM/IV/2011 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN --------------------------------------------------DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH


2012, No.25

c.

38

Contoh dan cara penyusunannya seperti di bawah ini :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA PETUNJUK PELAKSANAAN .............................................................................. ............................................................................................. BAB I PENDAHULUAN 1.

Umum ....................... ...................... ................................................... Maksud dan Tujuan ....................... ...................... ...................................................

.......................

2.

Ruang Lingkup ....................... ...................... ...................................................

.......................

3.

Pengertian ....................... ...................... ...................................................

.......................

4.

.......................

BAB II PELAKSANAAN 5. ....................... ...................... ................................................... 6.

.......................

dan seterusnya MENTERI NEGARA TTD NAMA MENTERI


39

D.

2012, No.25

Naskah Dinas Dalam Bentuk Korespondensi 1. Surat Dinas a. Pengertian Surat dinas adalah alat atau sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita yang bersifat kedinasan, berisi penyampaian berita, pernyataan, permintaan/penawaran, anjuran, saran dan sebagainya kepada pihak lain. Surat dinas ditulis dan ditandatangani oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai Pegawai Negeri Sipil/Pejabat dan isinya bersifat kedinasan, baik secara intern maupun ekstern. Surat dinas hendaknya ditulis secara jelas, singkat, sederhana dan tepat, tuntas, sopan dan penuh pertimbangan serta dalam bentuk fisik yang menarik. b. Susunan Surat Dinas, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala, memuat : a) Sebelah kiri atas Nomor Sifat Lampiran Hal b) Sebelah kanan atas : Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun diterbitkannya surat dinas. c) Di bawah hal : Kepada, nama pejabat dan alamat yang dituju. 2) Batang Tubuh : a) Pendahuluan atau Pembuka surat memuat, uraian kalimat yang menjadikan dasar dibuatnya surat dinas. Surat dinas di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM tidak menggunakan kata pembuka : - Salam; - Dengan hormat; - Merdeka; - Assalamu'alaikum Wr. Wb. dan sebagainya. b) Batang Tubuh surat dinas memuat apa yang menjadi maksud dan tujuan dibuatnya surat dinas. Uraian kalimat dalam surat dinas hendaknya singkat, jelas, padat, mudah dimengerti dan tuntas. c) Penutup, memuat kalimat-kalimat atau ucapan harapan, dan diakhiri dengan ucapan terima kasih.


2012, No.25

40

3) Kaki surat dinas, terdiri atas: a) Nama Jabatan Ditulis dengan huruf kecil dengan huruf awal besar dan diletakkan di sudut kanan bawah, diakhiri dengan tanda titik koma (;) berjarak + 2 cm dari kalimat penutup/terakhir; b) Tanda tangan Pejabat; c) Nama Pejabat Ditulis dengan huruf besar (awal), ditulis Nomor Induk Pegawai (NIP) dan sejenisnya apabila dikehendaki (khusus untuk Menteri tidak ditulis NIP); d) Cap dinas/Jabatan Sebagai pengukuhan dari surat dinas perlu dibubuhi cap dinas atau cap Jabatan; dan e) Tembusan Ditulis di sisi kiri bawah, dimulai dengan huruf awal "T" ditulis dengan huruf besar, selebihnya huruf kecil, dengan tanda titik dua dibelakangnya. Letak tulisan "Tembusan", tegak lurus/vertikal dengan tulisan-tulisan : Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal, dan Kepada. Sedangkan sebagai pelurus ke samping terletak satu garis lurus dengan "Nama Pejabat". Apabila jumlah tembusan lebih dari satu, ditulis dengan nomor urut, 1,2,3 dan seterusnya, dengan memperhatikan estetika eselonering jabatan. Untuk tembusan-tembusan yang tidak disertai dengan lampiran, hendaknya ditulis dengan tegas di belakang sebutan Pejabat penerima tembusan dengan tulisan "Tanpa lampiran" di antara tanda kurung buka dan kurung tutup pada nomor terakhir tidak perlu ditulis "Arsip". c.

Cara Pembuatan Surat-surat dinas ditandatangani oleh : 1) Menteri 2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya. 3) Pejabat Eselon II atas nama pejabat atasan langsung atau karena wewenang dan jabatannya. Penjelasan 1) Surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri, dibuat di atas kertas Kop Menteri dengan Lambang Negara warna kuning emas, tertera di sisi kiri atas halaman kertas. Pada bawah Lambang Negara tersebut dicetak tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis dalam secara simetris dan dibawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA" dengan huruf besar seluruhnya warna hitam, serta letaknya bersusun antara tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH" dengan tulisan "REPUBLIK INDONESIA" (Kop Menteri). 2) Surat dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri, dibuat di atas kertas kop Menteri Sedangkan surat dinas


41

2012, No.25

yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, karena wewenang dan jabatannya, menggunakan kop surat Kementerian. 3) Surat dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II atas nama pejabat atasan langsung (Eselon I) maupun karena wewenang dan jabatannya dibuat di atas kertas kop Kementerian. 4) Surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I pada kanan bawah di atas nama jabatan agar ditulis nama unit Eselon I yang bersangkutan. 5) Surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat lain yang karena wewenang dan jabatannya dibuat di atas kertas kop surat Kementerian. d. Contoh bentuk dan kerangka 1) Surat Dinas Menteri yang ditandatangani langsung oleh Menteri. 2) Surat Dinas Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri. 3) Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I karena wewenang dan jabatannya. 4). Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II, baik atas nama Eselon I atau karena wewenang dan jabatannya, adalah sebagaimana contoh-contoh berikut : e. Contoh : Surat Dinas Menteri yang ditandatangani oleh Menteri

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Nomor : Sifat : Lampiran : Hal :

234/M.KUKM/I/2009 Jakarta, 5 Januari 2009 Segera Permohonan Membuka Rakorpimnas Bakornas PKMI I.

Kepada Yth. Presiden Republik Indonesia di Jakarta Bersama ini kami laporkan dengan hormat kepada Bapak Presiden bahwa Badan Kerjasama Koordinasi Nasional Pengusaha Kecil Menengah


2012, No.25

42

Indonesia (Bakornas-PKMI) akan mengadakan Rakorpimnas I dengan tema "KONSOLIDASI MEMANTAPKAN KEMANDIRIAN MEMASUKI ERA GLOBALISASI" yang dilaksanakan pada tanggal 6-7 Januari 2009. Sehubungan dengan rapat koordinasi Bakornas-PKMI tersebut, dimohon perkenan Bapak Presiden untuk membuka dan sekaligus memberikan wejangan dan arahan sebagai bekal untuk penyusunan program kerja badan koordinasi dimaksud. Demikian disampaikan, mohon petunjuk Ibu lebih lanjut. Menteri Negara

Nama Menteri Tembusan : 1. ......................... 2. ......................... 2.

Nota Dinas a.

Pengertian Nota Dinas adalah rangkaian tulisan/catatan dari seorang pejabat/pegawai antar unit vertikal maupun horizontal yang sifatnya mengingatkan atau memberikan saran-saran ataupun penyampaian terhadap sesuatu hal mengenai masalah-masalah kedinasan.

b. Susunan Nota Dinas Nota Dinas terdiri atas: l) Kepala Nota Dinas; 2) Batang tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Nota Dinas terdiri atas: a) Tulisan "NOTA DINAS", yang ditempatkan di tengah halaman/ lembar naskah dan diikuti dengan penomoran Nota Dinas; b) Pejabat/alamat yang dituju; c) Pejabat yang mengirim Nota Dinas; d) Hal; dan e) Sifat/klasifikasi. 2) Batang Tubuh Nota Dinas dirumuskan dalam bentuk uraian, terdiri atas: a) Pendahuluan;


43

2012, No.25

b) Inti ; dan c) Penutup. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama Jabatan; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama pejabat dan NIP/NRP; e) Cap dinas/jabatan; dan f) Tembusan (apabila ada). c.

Cara pembuatan Nota Dinas ditandatangani oleh : 1) Menteri; 2) Pejabat Eselon I; 3) Pejabat Eselon II; dan 4) Pejabat Eselon III. Penjelasan : 1) Nota Dinas yang ditandatangani oleh Menteri, dibuat di atas kertas kop Menteri, dengan Lambang Negara warna kuning emas, di tengah atas lembaran naskah. 2) Nota Dinas yang ditandatangani Pejabat Eselon I untuk atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya dibuat di atas kertas kop Kementerian.. 3) Nota Dinas yang ditandatangani Pejabat Eselon II untuk atas nama atasan langsung (Pejabat Eselon I), maupun karena wewenang dan jabatannya, dibuat di atas kertas kop surat Kementerian. 4) Nota Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III untuk atas nama atasan langsung (Pejabat Eselon II) atau karena wewenang dan jabatannya dibuat di atas kertas kop surat Kementerian.


2012, No.25

44

d. Contoh bentuk dan kerangka Nota Dinas sebagai berikut :


NOTA DINAS Nomor : 333/ND/SM/I/2009 Kepada Yth. : Dari : Hal : Sifat :

Para Pejabat Eselon II Kepala Biro Umum Pengiriman Surat Dinas Pemerintah Segera

Menunjuk surat Direktur Jenderal Anggaran Menteri Keuangan RI Nomor : S-2081/A/42/0602 tentang hal tersebut diatas, bersama ini kami sampaikan bahwa untuk efisiensi biaya pengiriman, kiranya hal ini perlu Saudara ketahui untuk itu kami sampaikan pemberitahuan/himbauan dari Direktur Jenderal Anggaran sebagaimana terlampir. Demikian sebagai informasi, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Kepala Biro Umum Nama Pejabat NIP. .................. Tembusan : Sekretaris Menteri


45

3.

2012, No.25

Memorandum a. Pengertian Memorandum adalah naskah dinas yang merupakan sarana komunikasi tertulis antar Pejabat/Unit Kerja, mempunyai sifat informal yang berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan dan lain-lain, mengenai sesuatu masalah yang berhubungan dengan kedinasan. Memorandum biasanya dibuat oleh atasan kepada bawahannya. b. Bentuk dan Susunannya, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Memorandum terdiri atas: a) Tulisan "MEMORANDUM", diletakkan di tengah-tengah halaman kertas naskah sebelah atas; b) Nomor, adalah nomor kode memorandum; c) Kepada Yth : diisi alamat pejabat yang dituju; d) Dari : diisi nama pejabat yang mengirim; e) Hal : diisi pokok/isi memorandum; dan f) Sifat : diisi klasifikasi derajat kerahasiaan. 2) Batang Tubuh, dirumuskan dalam bentuk uraian singkat, terdiri atas: a) Pendahuluan; b) Inti dan isi Memorandum; dan c) Penutup. 3) Kaki, adalah bagian akhir Memorandum, terdiri atas: a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun terbitannya;. b) Nama jabatan; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama Pejabat dan NIP/NRP; e) Cap Dinas; dan f) Tembusan (apabila ada). c.

Cara pembuatan Memorandum ditandatangani oleh : 1) Menteri; 2) Pejabat Eselon I; 3) Pejabat Eselon II; 4) Pejabat Eselon III; dan 5) Pejabat lainnya karena fungsi dan jabatannya. Penjelasan : 1) Memorandum yang ditandatangani oleh Menteri disusun di atas kertas kop Menteri, dengan Lambang Negara warna kuning emas terletak di tengah atas halaman naskah.


2012, No.25

46

2) Memorandum yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya, menggunakan kertas kop Kementerian. 3) Memorandum yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II, disusun di atas kertas kop Kementerian. 4) Memorandum yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III atau Eselon IV d/a Eselon III disusun di atas kertas kop Kementerian.


47

2012, No.25

Contoh : Bentuk dan kerangka Memorandum sebagai berikut :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA MEMORANDUM Nomor : 111/Mem/M.KUKM/I/2009 Kepada Yth. : Sekretaris Kementerian Koperasi dan UKM Dari : Menteri Negara Koperasi dan UKM Hal : Pajak Atas Penjualan Saham Sifat : Segera Menyambung pembicaraan kita via telepon, bersama ini disampaikan surat permohonan pembebasan pemotongan PPh Penjualan Saham dari Super Market yang akan mengalihkan sebagian sahamnya pada koperasi. Setelah mempelajari PP Nomor 41/1994 dan konsultasi yang dilakukan staf saya kepada Kasubdit PPH Badan, ternyata atas penjualan saham tersebut Hero Supermarket tidak berkewajiban memungut PPh seperti yang dikawatirkan. Jika Saudara sependapat, mohon persetujuan saya akan segera menjawab kepada Hero Supermarket. Bersama ini saya sampaikan Buku Pedoman Jual Beli Saham Perusahaan Swasta kepada Koperasi/KUD. Atas perhatian Saudara diucapkan terima kasih. Jakarta, 5 Januari 2009 Menteri Negara Nama Menteri


2012, No.25

4.

48

Surat Izin a.

Pengertian Surat Izin adalah surat keterangan yang diberikan kepada seorang pegawai/pejabat untuk memperoleh sesuatu hak/fasilitas/dispensasi yang memberi hak/wewenang atau membebaskan syarat dari suatu peraturan menjadi tidak berlaku dalam batas waktu tertentu. Surat Izin diberikan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan pada landasan hukum atau peraturan perundang-undangan yang berlaku dan terbatas pada hal-hal yang bersifat khusus.

b. Susunan Surat Izin terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Surat Izin, terdiri atas: a) Tulisan "SURAT IZIN" yang ditempatkan di tengah lembar naskah; b) Nomor dan tahun. 2) Batang Tubuh, meliputi antara lain : a) Identitas orang/pegawai/pejabat yang memberikan izin; b) Maksud pemberian izin (dalam bentuk uraian);dan c) Keterangan lain apabila dianggap perlu. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama jabatan yang memberi izin; c) Tanda tangan pejabat yang memberi izin; d) Cap dinas, nama pejabat dan NIP/NRP; dan e) Tembusan sesuai dengan kebutuhan. c.

Cara Pembuatan 1) Surat Izin yang ditandatangani oleh Menteri disusun di atas kertas kop Menteri dengan Lambang Negara di kiri atas. 2) Surat Izin yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I untuk atas nama Menteri disusun dengan menggunakan kertas kop Menteri. 3) Surat Izin yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II, III atau pejabat lain, karena wewenang dan jabatannya, menggunakan kertas kop Kementerian .


49

d.

2012, No.25

Contoh : Surat Izin

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT IZIN CUTI TAHUNAN Nomor : 567 / SI/SM/I/2009 Berdasarkan

Memperhatikan

:

:

a. b. c.

PP Nomor 24 Tahun 1976 Surat Edaran BAKN Nomor : 01/SE/1977 Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM ...........

No.

Surat Permohonan Cuti Tahunan Saudara Mukhtar Nabil tanggal 5 Januari 2009. Diberikan cuti tahunan untuk tahun 2008 kepada pegawai negeri sipil: nama : Mukhtar Nabil NIP : 070010785 pangkat/gol : Penata Muda (III/a) jabatan : Staf alamat : Jl. Gas Alam Blok C.51 Cimanggis dimana Depok cuti dilakukan Selama 12 (dua belas) hari kerja terhitung mulai tanggal 5 Januari 2009 sampai dengan 17 Januari 2009 dengan ketentuan sebagai berikut: a. b. c.

Sebelum menjalankan cuti tahunan agar menunjuk untuk sementara waktu pejabat yang mewakili adalah Kepala Badan Penyelenggaraan Pusdiklat Pegawai; Setelah selesai menjalankan cuti tahunan wajib melaporkan diri kepada atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagaimana mestinya. Demikian Surat Ijin ini dibuat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretaris Menteri Negara Nama Pejabat NIP. ..........................

Tembusan : 1. ...................... 2. .......................


2012, No.25

50

Catatan : a. Berdasarkan peraturan yang berlaku, maka pejabat yang memberikan Surat Izin harus benar-benar mempunyai wewenang untuk memberikan izin dimaksud. b. "sesuai dengan ........" diisi dengan pasal peraturan yang memberikan kewenangan untuk mengeluarkan Surat Izin. 5. Surat Panggilan a. Pengertian Surat Panggilan adalah surat tertulis yang berisi kehendak dari pejabat yang berwenang, agar seseorang yang dipanggil dapat menghadap kepada pejabat tersebut. b. Susunan Surat Panggilan, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Surat Panggilan, terdiri atas: a) Tulisan, "SURAT PANGGILAN"; b) Nomor, bulan dan tahun. 2) Batang Tubuh, terdiri atas: a) Identitas orang yang dipanggil; b) Maksud panggilan; c) Waktu panggilan (hari,tanggal dan jam); d) Tempat; dan e) Ketentuan lain yang dianggap perlu. 3) Kaki Surat Panggilan, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun penerbitan Surat Panggilan.; b) Nama Jabatan; c) Tanda tangan Pejabat yang berwenang; d) Nama Pejabat yang berwenang; e) NIP atau sejenisnya; f) Cap dinas/jabatan; dan g) Tembusan (apabila dianggap perlu). c.

Cara Pembuatannya 1) Surat Panggilan ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu : a) Pejabat Eselon I; b) Pejabat Eselon II; c) Pejabat Eselon III; dan d) Pejabat lain karena kewenangannya untuk menandatangani. 2) Surat Panggilan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, Eselon II, Eselon III maupun Pejabat lain yang berwenang, dibuat di atas kertas kop Kementerian. 3) Surat Panggilan dilakukan sebanyak-banyaknya 3 (tiga) kali dalam suatu kurun waktu tertentu.


51

d.

2012, No.25

Contoh Surat Panggilan

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT PANGGILAN Nomor : 100/PAN/SM.3.3/I/2009 1.

Ditujukan kepada nama pangkat/golongan jabatan unit organisasi alamat rumah

: : : : : :

2.

Diharap melapor Kepada hari tanggal waktu tempat

: : : : : :

............................................................................... ............................................................................... ............................................................................... ............................................................................... ............................................................................... ............................................................................... Kepala Biro Umum Senin 6 Januari 2009 10.30 WIB Ruang Kepala Biro Umum Kementerian Koperasi dan UKM Jl. HR Rasuna Said Jakarta

Demikian surat panggilan ini disampaikan untuk mendapatkan perhatian pada kesempatan pertama. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Kepala Biro Umum

(Nama Pejabat) NIP. ............. Tembusan : Sekretaris Kementerian


2012, No.25

6.

52

Surat Peringatan a.

Pengertian Surat Peringatan adalah suatu teguran yang disampaikan kepada seseorang akibat telah terjadinya kealpaan/ kelalaian/kekeliruan atas sesuatu hal yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali.

b.

Susunan Surat Peringatan, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Surat Peringatan, terdiri atas: a) Kepada (Pejabat/alamat yang dituju); b) Tulisan "SURAT PERINGATAN" ditempatkan di tengah atas lembaran kertas naskah; dan c) Nomor. 2) Batang Tubuh, dirumuskan dalam bentuk uraian (pendahuluan, inti dan penutup). 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama Jabatan; c) Tanda tangan Pejabat; d) Nama Pejabat yang menandatangani dan NIP atau sejenisnya; e) Cap Dinas/Jabatan; dan f) Tembusan (apabila dipandang perlu).

c.

Cara Pembuatan : 1) Surat Peringatan ditandatangani oleh : a) Pejabat Eselon I; b) Pejabat Eselon II; dan c) Pejabat Eselon III. 2) Surat Peringatan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, Eselon II dan III, menggunakan kop Kementerian. 3) Surat Peringatan diberikan kepada seorang PNS sebanyak-banyaknya 3 (tiga) kali dalam kurun waktu tertentu.


53

d.

2012, No.25

Contoh Surat Peringatan adalah sebagai berikut Ini :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Kepada Yth. Sdr. Patah Semangat Bekerja Staf Biro Umum di Jakarta SURAT PERINGATAN Nomor : /Pri/SM.3/I/2009 Berdasarkan Memorandum kami tanggal 30 Desember 2008 perihal kehadiran masuk kantor dan hasil rekapitulasi daftar hadir pegawai periode 1 s/d 10 Desember 2008, ternyata Saudara tetap tidak mematuhi disiplin masuk kantor. Sehubungan dengan hal tersebut di atas dan sesuai dengan PP 30 tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, maka bersama ini kami beritahukan peringatan ke I untuk Saudara perhatikan. Demikian untuk diindahkan. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Kepala Biro Umum

Nama Pejabat NIP. .................. Tembusan : 1. ................. 2. .................


2012, No.25

7.

54

Surat Edaran a. Pengertian Surat Edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai, berisi penjelasan mengenai sesuatu hal atau kebijakan pimpinan, atau petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan. b. Susunan Susunan Surat Edaran seperti halnya surat dinas, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Surat Edaran, terdiri atas: a) Tulisan "EDARAN", ditulis dengan huruf besar seluruhnya. b) Sebelah kiri atas : Di bawah "Hal" ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju. c) Sebelah kanan atas : Tempat, tanggal, bulan dan tahun diterbitkannya. 2) Batang tubuh, dirumuskan dalam bentuk uraian, terdiri atas: a) Pendahuluan; b) Inti; dan c) Penutup. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama Jabatan; b) Tanda tangan pejabat yang menerbitkan edaran; c) Nama pejabat dan NIP/NRP; d) Cap dinas; dan e) Tembusan (apabila dianggap perlu). c.

Cara Pembuatan : Surat Edaran yang ditandatangani oleh : 1) Menteri; 2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya; 3) Pejabat Eselon II atas nama Pejabat Eselon I atau karena wewenang dan jabatannya; dan 4) Pejabat Eselon III atas nama atasan langsung atau karena wewenang dan jabatannya. Penjelasan : 1) Surat Edaran yang ditandatangani oleh Menteri, disusun di atas kertas kop Menteri, dengan Lambang Negara pada sisi kiri atas. Konsep otentik Surat Edaran Menteri yang akan ditandatangani oleh Menteri, diparaf terlebih dahulu oleh : a) Sekretaris menteri sebagai penanggung jawab administrasi;


55

2012, No.25

b) Pimpinan Unit Eselon I yang bersangkutan sebagai penanggung jawab materi. 2) Surat Edaran Menteri yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya, disusun di atas kertas kop Kementerian. 3) Surat Edaran yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II atas nama atasan langsung atau Pejabat Eselon I atasannya, disusun di atas kertas kop Kementerian.


2012, No.25

d.

56

Contoh : Bentuk kerangka Surat Edaran sebagai berikut :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Nomor Sifat Lampiran Hal

: : : :

Jakarta, 2009

001/SE/SM/I/2009 Segera EDARAN

5

Januari

Kepada Yth. Para Pejabat Eselon I, II,III IV dan Staf di lingkungan Kementerian Negara Koperasi dan UKM di Jakarta Dalam rangka memberi kesempatan kepada karyawan/ti di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah untuk melaksanakan ibadah puasa dengan sebaik-baiknya, maka dipandang perlu untuk mengatur jam kerja pada bulan suci Ramadhan 1430 H/2009 M sebagai berikut : Senin s/d : Pukul 08.00 s/d 15.30 WIB Kamis : Pukul 08.00 s/d 16.00 WIB Jum'at : Pukul 11.30 s/d 13.00 WIB Shalat Jum'at Kepada karyawan/ti yang beragama Islam dapat melaksanakan ibadah puasa dengan sebaik-baiknya, semoga amal ibadah kita diterima oleh Allah SWT. Bagi karyawan/ti yang bukan beragama Islam dihimbau untuk menghormati karyawan/ti yang sedang melaksanakan ibadah puasa. Demikian atas perhatian Saudara disampaikan terima kasih. Sekretaris Kementerian Nama Pejabat NIP. .................. Tembusan : Pejabat Eselon I Kementerian KUKM


57

8.

2012, No.25

Surat Pemberitahuan a.

Pengertian. Surat Pemberitahuan adalah naskah dinas yang isinya memuat hal yang khusus, ditujukan kepada pihak tertentu dengan maksud untuk menyampaikan suatu keinginan/kehendak, berita/informasi, agar sipenerima memberikan perhatian khusus kepada masalah tersebut.

b. Susunan Surat Pemberitahuan Bentuk dan Susunan Surat Pemberitahuan, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Surat Pemberitahuan, terdiri atas: a) Kata/sebutan "PEMBERITAHUAN" ; b) Kode, nomor dan tahun diterbitkanya; dan c) Nama atau judul pemberitahuan. 2) Batang Tubuh, dirumuskan dalam bentuk (pendahuluan, inti dan penutup) 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun.; b) Nama jabatan; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama pejabat dan NIP/NRP; e) Cap dinas; dan. f) Tembusan, (bila ada). c.

rumusan/uraian

Cara Pembuatan : 1) Surat Pemberitahuan yang ditandatangani oleh : a) Menteri ; b) Pejabat Eselon I; c) Pejabat Eselon II; d) Pejabat Eselon III atau pejabat lain karena wewenang dan jabatannya; dan Penjelasan : 1) Surat Pemberitahuan yang ditandatangani Menteri Negara Koperasi disusun di atas kertas kop Menteri dengan Lambang Negara di tengah. 2) Surat Pemberitahuan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I untuk atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya, disusun di atas kertas kop Kementerian;


2012, No.25

58

3) Surat pemberitahuan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II atau pejabat lain karena wewenang dan jabatannya disusun di atas kertas kop Kementerian; dan 4) Surat pemberitahuan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III atau pejabat lain karena wewenang dan jabatannya disusun di atas kertas kop Kementerian.


59

e.

2012, No.25

Contoh surat pemberitahuan :


SURAT PEMBERITAHUAN Nomor : 32 /SM/I/2009 TENTANG BADAN HUKUM KOPERASI Sehubungan dengan Surat Deputi Bidang Kelembagaan Nomor 675/Dep.1/I/2009 tanggal 5 Januari 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Mengenai Dekopin/Dekopinwil/ Dekopinda dengan ini diberitahukan bahwa dalam rangka Penyempurnaan Anggaran Dasar Koperasi Indonesia yang sekarang masih dalam proses pembahasan, maka diinstruksikan agar menunda untuk sementara waktu hal-hal yang berkaitan dengan Pemberian Badan Hukum untuk Dekopinwil/Dekopinda setempat sampai ada pemberitahuan lebih lanjut. Demikian agar menjadi maklum. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretaris Kementerian

Nama Pejabat NIP. .....


2012, No.25

9.

60

Surat Undangan a. Pengertian Surat Undangan adalah naskah dinas yang memuat tentang akan adanya suatu acara/kegiatan, pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir, pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. b.

Susunan Susunan surat undangan memiliki ciri-ciri khusus, hanya terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Penutup. Penjelasan : 1) Kepala Surat Undangan a) Kepala Surat Undangan yang ditandatangani Menteri, terdiri

atas : -

Lambang Negara di tengah-tengah atas halaman undangan warna kuning emas; - Tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA" dengan huruf besar seluruhnya warna hitam berada di bawah Lambang Negara; dan b) Kepala Surat Undangan dari Pejabat Eselon I tidak menggunakan Lambang Negara. Tetapi menggunakan kertas kop Kementerian . 2) Batang Tubuh merupakan pemberitahuan tentang akan adanya suatu acara, pertemuan, upacara dan sebagainya. Dalam surat undangan memuat keterangan lain yang dianggap perlu. 3) Kaki Bagian Kaki dalam surat undangan, lazimnya memuat "kata harapan" atas kehadiran Pejabat yang diundang, misalnya diungkapkan dalam contoh-contoh sebagai berikut : - "Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu/ Saudara serta sebelumnya kami ucapkan terima kasih"; - "Kami sangat bergembira apabila Bapak/Ibu/Sdr. berkenan meluangkan waktu untuk menghadiri pertemuan tersebut"; - Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami sangat berterima kasih dan sebagainya. Catatan : Undangan-undangan untuk upacara resmi biasanya dibuat dalam bentuk cetakan pada lembaran kertas tebal dan pada umumnya tidak ditandatangani serta tanpa cap dinas.


61

lain :

2012, No.25

Dalam lembaran undangan biasanya terdapat beberapa catatan antara a) RSVP (Repondez S'il Vous Plait) yang diikuti tulisan nomor telepon atau alamat, artinya atas surat undangan tersebut "diharapkan jawaban". Apabila dalam surat undangan terdapat tanda RSVP, ini berarti bahwa si pengirim (atau yang mengundang) menghendaki adanya jawaban dari yang diundang apakah dapat hadir atau berhalangan. "Bila berhalangan, hubungilah telepon nomor (021) 5299.2821 sedangkan apabila ada ungkapan dalam bahasa Inggris ditulis "Regret", artinya apabila berhalangan agar menelpon. Tetapi apabila tidak ada pemberitahuan, maka diartikan bahwa yang diundang itu akan hadir. Pemberitahuan ini sangat penting bagi si pengundang karena untuk mengatur tempat serta persiapan lainnya. b) Pakaian Di bawah tulisan RSVP biasanya ditulis mengenai "Pakaian", misalnya : - "Bebas Rapi" artinya ketentuan terhadap pakaian tersebut bersifat tidak resmi, sepanjang pakaian tersebut bersih, rapi dan sopan, (celana panjang, kemeja batik atau kemeja putih berdasi); - PSL (Pakaian Sipil Lengkap); artinya celana panjang, kemeja berdasi dan memakai jas; - PSR (Pakaian Sipil Resmi); artinya celana panjang, baju safari lengan panjang tetapi tidak memakai kemeja dan dasi; - PSH (Pakaian Sipil Harian) artinya celana panjang dengan baju model jas lengan pendek (tetapi tanpa kemeja dan dasi) atau pakaian seragam dinas yang ditetapkan pada masing-masing satuan unit kerja, atau celana panjang dengan kemeja putih polos berdasi. c) Dalam undangan resmi sering dijumpai catatan, misalnya: "Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai". Dalam hal demikian biasanya akan hadir pejabat tinggi pada waktu yang telah ditentukan dalam undangan, sehingga untuk kepentingan protokoler dan keamanan (security), sehingga diharapkan agar para Undangan sudah hadir pada saat pejabat tinggi dimaksud tiba di tempat upacara. d) Pengiriman undangan Agar diusahakan undangan dapat dikirim beberapa hari sebelum waktu upacara atau acara tersebut dimulai. Hal tersebut untuk menjaga agar pihak yang diundang dapat mengatur jadwal waktu untuk memenuhi undangan tersebut. Bagi undangan yang penting dan mendesak, dapat diinformasikan melalui faximile, telek, telepon terlebih dahulu, kemudian undangan resminya menyusul. Untuk penyampaian undangan dalam kota, cara yang terbaik melalui kurir.


2012, No.25

e)

62

Contoh Surat Undangan

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Nomor Sifat Lampiran Hal

: : : :

663/Und/SM/I/2009 Segera Undangan.

Jakarta, 5 Januari 2009

Kepada Yth. Para Pejabat Eselon I dan II Kementerian KUKM di Jakarta Sesuai dengan petunjuk Bapak Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, maka diharapkan kehadiran Saudara pada Rapat Pimpinan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang akan diadakan pada : hari/tanggal : Senin, 5 Januari 2009 waktu : 09.00 WIB - selesai tempat : Auditorium Lantai II acara : Persiapan Rapim pimpinan Rapat : Menteri Negara Koperasi dan UKM Mengingat pentingnya pertemuan tersebut diharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya. Demikian, atas kehadiran Saudara diucapkan terima kasih. Sekretaris Kementerian

Nama Pejabat NIP. ..................... Tembusan : 1. ............................ 2. ............................


63

2012, No.25

10. Pengumuman a.

Pengertian Pengumuman adalah alat komunikasi tertulis yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang berlaku untuk waktu tertentu dan ditujukan kepada khalayak ramai (masyarakat umum), para karyawan atau kelompok tertentu, memuat hal-hal yang berkenaan dengan penyampaian kehendak/keinginan, perintah, penjelasan lebih lanjut dan sebagainya tetapi tidak memuat tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan.

b. Susunan : Susunan Pengumuman, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala, terdiri atas: a) Tulisan "PENGUMUMAN', ditempatkan di tengah-tengah lembaran isi naskah dan ditulis dengan huruf besar seluruhnya; b) Kode Nomor Pengumuman; c) Tulisan "Tentang"; dan d) Nama/Judul Pengumuman. 2) Batang Tubuh, dirumuskan dalam bentuk uraian. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama jabatan; c) Nama pejabat, dan NIP/NRP; dan d) Cap dinas. 4) Tembusan apabila diperlukan c.

Cara pembuatan : Pengumuman ditandatangani oleh : 1) Menteri; 2) Pejabat Eselon I; 3) Pejabat Eselon II;dan 4) Pejabat Eselon III, atau pejabat lain karena wewenang dan jabatannya. Penjelasan : 1) Pengumuman yang ditandatangani langsung oleh Menteri disusun di atas kertas kop Menteri, dengan Lambang Negara warna kuning emas, di tengah atas halaman kertas naskah. 2) Pengumuman yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I untuk atas nama Menteri atau karena wewenang dan jabatannya, disusun di atas kertas kop Kementerian.


2012, No.25

64

3) Pengumuman yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II, baik atas nama atasan langsung (Eselon I), maupun karena wewenang dan jabatannya, dibuat di atas kop Kementerian. 4) Pengumuman yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III atau pejabat lain karena wewenang dan jabatannya disusun di atas kertas kop Kementerian.


65

d.

2012, No.25

contoh Pengumuman


PENGUMUMAN Nomor : 100/Pum/SM.3/I/2009 TENTANG JALAN SEHAT HARI OLAH RAGA NASIONAL KE XVII TAHUN 2007 Berdasarkan Surat Edaran Sekretaris Kementerian Koperasi dan UKM tanggal 5 Januari 2009 tentang Jalan Sehat Hari Olah Raga Nasional ke XVIII tahun 2009 dan dalam rangka memasyarakatkan olah raga di lingkungan Korpri Unit Kementerian Koperasi dan UKM, maka kepada seluruh karyawan/ti diwajibkan untuk mengikuti acara jalan sehat yang akan diadakan pada : hari/tanggal pukul tempat peserta

:Sabtu, 5 Januari 2009 :06.00 s/d selesai : Kementerian Koperasi dan UKM Jl. HR Rasuna Said Kav.3-4 Jakarta :Seluruh karyawan/ti di lingkungan Koperasi dan UKM

Kementerian

Demikian atas perhatiann Saudara diucapkan terima kasih. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Kepala Biro Umum Nama pejabat NIP. ................


2012, No.25

66

11. Surat Pengantar a.

Pengertian Surat Pengantar adalah naskah dinas dalam bentuk surat, berisi pemberitahuan atau penjelasan singkat mengenai adanya pengiriman. Surat Pengantar dikirim sebagai pengantar suatu naskah, rancangan, kertas kerja, buku, risalah, penyampaian laporan dan sebagainya.

b. Susunan Susunan Surat Pengantar seperti halnya surat dinas, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Surat Pengantar, terdiri atas: a) Sebelah kiri atas : - Nomor : - Sifat : - Lampiran : - Hal : b) Sebelah kanan atas : Tempat, tanggal, bulan dan tahun c) Sebelah kiri di bawah hal : Nama Pejabat dan alamat yang dituju. Tulisan "SURAT PENGANTAR", di letakkan pada urutan di bawah Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal, dengan mengambil jarak tertentu. 2) Batang Tubuh, memuat suatu informasi tentang penyampaian sesuatu naskah, risalah, rancangan, buku-buku dan sebagainya; Isi Surat Pengantar biasanya singkat. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama/sebutan Jabatan; b) Tanda tangan Pejabat; dan c) Tembusan (bila diperlukan) Di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah "Surat Pengantar" hanya ditandatangani oleh Pejabat dengan memperhatikan materi dan urgensi dari naskah-naskah yang diantar/dikirim.


67

2012, No.25

c. Contoh : Surat Pengantar


Nomor : Sifat : Lampiran : Hal :

/Ant/SM/I/2009 Segera 1 (satu) buku Buku Pidato Presiden RI


Kepada Yth. Para Pejabat Eselon I di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM di Jakarta Bersama ini dengan hormat kami sampaikan buku Pidato Kenegaraan Presiden Republik Indonesia pada Sidang Paripurna DPR-RI tanggal 1 Januari 2009 Demikian atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Sekretariat Kementerian KUKM Biro Umum Kepala Bagian Tata Usaha Nama Pejabat NIP. ................... Tembusan : Kepala Biro Umum


2012, No.25

68

12. Faksimili (Fax) Faksimili adalah alat komunikasi data jarak jauh (foto copy jarak jauh), untuk mengeprint dibutuhkan kertas termo/HVS dan pakai tinta laser. Cara kerjanya menscaning data dari kertas menjadi data file digital lalu dikirimkan ke fax server dan diterjemahkan kembali di mesin penerima. Faksimile adalah suatu sistem transmisi jarak jauh yang dapat mengkopi surat secara cepat dan disalurkan melalui sarana telepon menuju terminal lainnya. Untuk pembuktian naskah yang dikirim ke alamat tujuan sampai atau tidak, dapat dilihat pada bukti laporan saluran (transmision report) dengan status OK. Surat yang dikirim melalui faximile perlu didahului dengan Berita Faksimili, guna memudahkan pencarian dokumennya.


69

2012, No.25

Contoh Faksimili

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA BERITA FAKSIMILI Nomor : 123 /Fak/SM/I/2009 Kepada : Dari : Hal :

Sdr. Dzakiyyah Mufida Sekretaris Kementerian Koperasi dan UKM Acara Kunjungan Kerja Menteri Negara Koperasi dan UKM ke daerah.

Sehubungan dengan rencana kunjungan kerja Menteri Negara Koperasi dan UKM ke Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah di seluruh Indonesia, maka bersama ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut : 1. Acara kunjungan Menteri Negara Koperasi dan UKM ke daerah pada dasarnya ada dua kegiatan utama yaitu: a. Acara yang bersifat ekstern sebagai acara pokok, yaitu Rapat Koordinasi dengan Gubernur dan para Bupati/Walikota serta b. instansi yang terkait tingkat I di Propinsi/D.I yang bersangkutan. Acara bersifat intern, tidak dihadiri oleh para tamu instansi/organisasi lain maupun wartawan, yaitu terdiri dari: 1) Pengarahan Menteri Negara Koperasi dan UKM dan Pejabat Eselon I kepada para pejabat struktural Eselon III, IV dan V di 2) lingkungan DinasKoperasi di Propinsi/D.I. Ramah tamah/makan bersama dengan keluarga besar Dinas Koperasi Propinsi/D.I. Untuk acara ini kiranya dapat dilaksanakan dalam suasana yang khidmat, akrab/kekeluargaan namun tetap dalam kesederhanaan. 2. Bagi Propinsi/D.I yang belum menyampaikan jadwal rencana kunjungan kerja Menteri Negara Koperasi dan UKM ke daerah agar segera menghubungi Gubernur setempat serta menyampaikan rencana kunjungan tersebut. Demikian kami sampaikan untuk dapat dilaksanakan dan atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretaris Kementerian Nama Pejabat NIP...............


2012, No.25

E.

70

Naskah Dinas Dalam Bentuk Penugasan 1. Surat Perintah a. Pengertian Surat Perintah adalah naskah dinas yang berisikan pernyataan kehendak dari pimpinan kepada seseorang atau beberapa orang untuk melaksanakan tugas tertentu. Surat Perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilaksanakan, serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan. b. Susunan Surat Perintah, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Pembukaan; 3) Batang Tubuh; dan 4) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Surat Perintah, terdiri atas: a) Tulisan "SURAT PERINTAH MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan di bawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA"; dan b) Kode, nomor urut bulan dan tahun. 2) Pembukaan, terdiri atas: a) Tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA" disusun dengan huruf besar seluruhnya, di atas kop Menteri, dengan Lambang Negara di tengah; b) Tulisan "Dasar" ditempatkan pada sisi kiri kertas kop Menteri, dan memuat hal-hal yang menjadi dasar hukum dari Surat Perintah; c) Tulisan "Menimbang" ditulis pada sisi kiri kertas kop Menteri, terletak tegak lurus dengan letak tulisan "Dasar". Tulisan "Menimbang" memuat hal-hal yang menjadi maksud dan tujuan dari Surat Perintah; d) Tulisan "MEMERINTAHKAN" ditulis di tengah halaman kertas kop Menteri, dengan huruf besar seluruhnya, serta diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); dan e) Tulisan "Kepada" ditulis di sisi kiri kertas kop Menteri tegak lurus dengan letak tulisan "Dasar" dan "Menimbang". Setelah tulisan "Kepada", di belakang kata tersebut diberi tanda baca titik dua, kemudian diikuti dengan penulisan nama pejabat yang diberi perintah. 3) Batang Tubuh. Materi Surat Perintah dirumuskan secara singkat, tegas, jelas dan memuat, antara lain : a) Tugas yang diperintahkan; b) Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan c) Jangka waktu berlakunya Surat Perintah.


71

4)

2012, No.25

Rumusan surat perintah dirinci dengan membubuhkan urutan nomor: 1, 2, 3 dan seterusnya, dan diawali dengan tulisan "Untuk" yang ditulis pada sisi kiri halaman kertas serta terletak tegak lurus dengan letak tulisan "Dasar", "Menimbang" dan tulisan "Kepada". Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat dikeluarkan Surat Perintah; b) Tanggal, bulan dan tahun; c) Tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH ditulis secara simetris dan dibawahnya ditulis REPUBLIK INDONESIA", atau sebutan nama jabatan.; d) Tanda tangan; e) Nama, NIP atau sejenisnya bila dikehendaki; f) Cap dinas/jabatan; g) Perintah penyampaian kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan; dan h) Tembusan-tembusan (apabila ada/diperlukan).

c. Cara Pembuatan 1) Surat Perintah ditandatangani oleh : a) Menteri; b) Pejabat Eselon I ; c) Pejabat Eselon II ; dan d) Pejabat lain yang karena wewenang dan jabatannya. 2) Surat Perintah yang ditandatangani oleh Menteri disusun di atas kertas kop Menteri dengan Lambang Negara di tengah halaman kertas. Surat Perintah Menteri yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri, disusun di atas kertas kop Menteri. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, Eselon II dan pejabat lain karena wewenang dan jabatannya dibuat di atas kertas kop Kementerian.


2012, No.25

72

d. Contoh Surat Perintah

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT PERINTAH MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH NOMOR : 234 /SP/M.KUKM/I/2009 TENTANG ............................... MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Pertimbangan : Dasar

:

a. bahwa .................................................................................... b.bahwa .................................................................................... . Petunjuk Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah tanggal 5 Januari 2009 tentang .................................................... MEMBERI PERINTAH :

1.

Kepada Untuk 2. Kepada Untuk 3. Kepada Untuk

: : : : : :

Sdr. ........................................................ Menyerahkan .............................................................................. Sdr. ........................................................ ............................................................................ Sdr. ........................................................ .............................................................................. Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 5 Januari 2009 Menteri Negara

Tembusan : 1. ........................... 2. ...........................

Nama Menteri


73

2.

2012, No.25

Surat Tugas a. Pengertian. Surat Tugas adalah surat pernyataan bahwa pimpinan/pejabat yang berwenang memberikan tugas kepada pejabat/pegawai bawahannya untuk melaksanakan pekerjaan yang ditentukan, misalnya : 1) Surat tugas penjagaan keamanan rumah pimpinan; 2) Surat tugas pemeriksaan keuangan; dan 3) Surat tugas pemeriksaan proyek-proyek, dan sebagainya.

b. Susunan Surat Tugas, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala surat tugas, terdiri atas: a) Tulisan "SURAT TUGAS" (ditulis dengan huruf besar seluruhnya); dicetak di tengah-tengah halaman kertas naskah, dan b) Kode nomor, jenis, unit kerja, bulan dan tahun. 2) Batang Tubuh, terdiri atas: a) Identitas Pejabat/Atasan yang memberikan tugas; b) Identitas seseorang/Pegawai/Pejabat lain yang diberi tugas. c) Materi tugas dirumuskan secara singkat, jelas, tegas dan tuntas yang memuat antara lain, tugas yang diberikan, pertanggungjawaban, lamanya/jangka waktu pelaksanaan tugas. Rumusan materi tugas dirinci dengan membubuhkan nomor urut 1, 2, 3 dan seterusnya diawali dengan tulisan "Untuk" (huruf awal "U" dengan huruf besar, dan huruf seterusnya dengan huruf kecil, diakhiri dengan tanda baca titik dua (:). 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat tugas; b) Nama Jabatan yang mengeluarkan surat tugas; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama terang pejabat; e) N I P/sejenisnya; f) Cap Dinas/Jabatan; dan g) Tembusan (apabila ada). c.

Cara Pembuatan : Surat Tugas yang ditandatangani oleh : 1) Menteri atau Pejabat Eselon I atas nama Menteri. 2) Pejabat Eselon I karena wewenang dan jabatannya. 3) Pejabat Eselon II dan pejabat lain karena wewenang dan jabatannya. Penjelasan : 1) Surat tugas yang ditandatangani Menteri, disusun di atas kertas kop Menteri dengan Lambang Negara warna kuning emas di kiri halaman kertas.


2012, No.25

74

2) Surat tugas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri, disusun di atas kertas kop Menteri. 3) Surat tugas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II dan Pejabat lain karena wewenang dan jabatannya, disusun di atas kertas kop Kementerian.


75

2012, No.25

d. Contoh Surat Tugas.

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT TUGAS Nomor : 345 /ST/SM.3.3/I/2009 Yang bertandatangan di bawah ini, memberi tugas kepada : nama NIP jabatan untuk

: : : :

M. Mukhtar Nabil 070010785 Kepala Regu Satu Mengadakan pemeriksaan/penelitian atas alat-alat telekomunikasi Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang telah terpasang pada lantai I berdasarkan surat perjanjian pembuatan alat-alat telekomunikasi untuk Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor : 10/Sesmeneg/I/2009 tanggal 5 Januari 2009

Setelah pelaksanaan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan tertulis kepada Kepala Bagian Rumah Tangga Biro Umum. Kepada Instansi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Biro Umum Kepala Bagian Rumah Tangga Nama Pejabat NIP. ................ Tembusan : Kepala Biro Umum


2012, No.25

3.

76

Surat Keterangan a. Pengertian Surat Keterangan adalah pernyataan tertulis dari pejabat yang berwenang sebagai tanda bukti kebenaran sesuatu hal dalam rangka memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam pelaksanaan tugas atau kepentingan tertentu. b. Susunan Surat Keterangan, terdiri atas: 1) Kepala Surat; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Surat Keterangan, terdiri atas: a) Tulisan "SURAT KETERANGAN', yang ditempatkan di tengah lembar naskah; dan b) Kode nomor dan tahun. 2) Batang Tubuh, terdiri atas: a) Identitas pejabat yang memberi keterangan; b) Identitas orang/pegawai/pejabat lain yang diberi Surat Keterangan (memuat: nama, umur, jenis kelamin, kebangsaan, agama, pekerjaan, alamat, dan sebagainya); c) Maksud diberikannya Surat Keterangan; dan d) Segala sesuatu yang tercantum dalam Surat Keterangan harus mencerminkan kebenaran, bersifat terbatas untuk mencegah penyalahgunaan pemakaian surat-surat semacam itu. 3) Kaki, terdiri atas : a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama Jabatan; c) Tanda tangan; d) Nama pejabat dan NIP/NRP; e) Cap dinas/Jabatan; dan f) Tembusan. c.

Cara Pembuatan 1) Surat Keterangan ditandatangani oleh : a) Menteri; b) Pejabat Eselon I atas nama Menteri, atau karena jabatannya; c) Pejabat Eselon II atas nama atasan langsung atau karena jabatannya; dan d) Pejabat lain yang karena jabatannya berwenang menandatangani "Surat Keterangan". 2) Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Menteri, disusun di atas kertas kop Menteri, dengan Lambang Negara di tengah. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, atas nama Menteri disusun di atas kertas kop Menteri. Sedangkan Surat Keterangan yang ditandatangani oleh : Pejabat Eselon I, Pejabat Eselon II dan Pejabat lainnya yang karena wewenang dan jabatannya disusun di atas kertas kop Kementerian.


77

d.

2012, No.25

Contoh bentuk dan kerangka Surat Keterangan sebagai berikut :


SURAT KETERANGAN Nomor : 01/Ket/M.KUKM/I/2009 Yang bertandatangan di bawah ini : a. n a m a : M. Mukhtar Nabil b. jabatan : Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Dengan ini menerangkan bahwa : a. n a m a : Dzakiyyah Mufida b. jabatan : Koordinator "English Language for Executives" Jakarta. c. alamat : Jl. Bintaro Melati III/BB-12 - Bumi Bintaro Permai Jakarta Selatan

di

Bahwa sejak tahun 2000 telah mengajar bahasa Inggris untuk para pejabat di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah sampai saat ini, selama menjalankan tugasnya telah menunjukkan kemampuan dengan baik, sehingga memberikan manfaat yang positif baik untuk instansi maupun bagi pejabat yang bersangkutan. Demikian keterangan ini untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 5 Januari 2009 Menteri Negara

Nama Menteri


2012, No.25

4.

78

Surat Keterangan Jalan a.

Pengertian Surat Keterangan Jalan adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang atas permintaan dari seorang pegawai/pejabat untuk maksud perjalanan yaitu sebagai pengganti Surat Keterangan yang lazim diterbitkan oleh Pamong Praja setempat, tetapi tidak memberi akibat beban keuangan negara.

b. Susunan Surat Keterangan, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Surat Keterangan Jalan bertuliskan "SURAT KETERANGAN JALAN" ditulis dengan huruf besar seluruhnya. 2) Batang Tubuh, terdiri atas: a) Identitas atau sebutan pejabat yang memberi surat keterangan jalan; b) Identitas orang/pegawai/pejabat yang memerlukan surat keterangan jalan; c) Maksud diterbitkannya surat keterangan jalan. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun penandatanganan; b) Nama jabatan; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama jelas; dan e) NIP atau sejenisnya. c.

Cara Pembuatan Surat Keterangan Jalan ditandatangani oleh Kepala/ Pimpinan Unit Kerja atau pejabat yang ditunjuk pada masing-masing unit kerja.


79

d.

2012, No.25

Contoh : Surat Keterangan Jalan

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT KETERANGAN JALAN Nomor : 123 /SKJ/SM/I/2009 Yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa : nama : M. Mukhtar Nabil NIP : 0700000 jabatan : Kepala Biro Umum menerangkan bahwa nama : NIP : umur : pangkat : unit kerja : alamat : untuk keperluan : Ciracas, Jakarta Timur jangka waktu : berangkat tgl : kembali tgl : pengikut : kendaraan :

Takop 070067890 23 tahun 6 bulan Pengatur Muda/II.a Bagian T.U Jl. H.R Rasuna Said, Kuningan. Jakarta Mengantar 1 unit komputer ke gudang Arsip 1 hari 5 Januari 2009 pukul 09.00 WIB 5 Januari 2009 pukul 12.00 WIB 1 orang Kijang Minibus B 2006 XN

Demikian surat keterangan jalan ini diberikan untuk dipergunakan seperlunya dan kepada pihak yang berwajib dapat memberikan bantuan apabila diperlukan Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Biro Umum Kabag Tata Usaha Nama Pejabat NIP. ...................... Tembusan : Kepala Biro Umum


2012, No.25

5.

80

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) a.

Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah surat yang memuat perintah perjalanan dinas, ditujukan kepada seseorang pegawai atau sekelompok orang/pegawai untuk melakukan tugas tertentu. Sedangkan yang dimaksud dengan perjalanan dinas ialah perjalanan keluar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) km dari batas kota, dilakukan untuk keperluan negara atas perintah yang berwenang.

b. Susunan Surat Perintah Perjalanan Dinas, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. c.

Cara Pembuatan: Surat perintah perjalanan dinas ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. Yang dimaksud dengan pejabat yang berwenang adalah Menteri atau pejabat lain yang ditunjuk berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penjelasan : 1) Kepala Surat Perintah Perjalanan Dinas, terdiri atas: a) Kop surat dinas; b) Tulisan "SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS", yang ditulis/ cetak dengan huruf besar; dan c) Kode nomor, jenis surat, unit kerja, bulan dan tahun. 2) Batang Tubuh, terdiri atas kolom-kolom dengan urutan, 1 s/d 10 dan lembar sebaliknya juga terdiri dari kolom-kolom seperti contoh di bawah ini. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun penerbitan SPPD; b) Nama jabatan yang berwenang; c) Tanda tangan pejabat ; d) Nama pejabat; e) NIP atau sejenisnya; f) Cap Dinas; dan. g) Tembusan (bila dianggap perlu).

d. Contoh bentuk SPPD sebagai berikut :


81

2012, No.25

1) Contoh SPPD lembar depan. KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH R.I JAKARTA

Lembar ke : Kode No. : Nomor :

/SPPD/SM/

/2010

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS 1. 2. 3.

Pejabat berwenang yang memberi perintah Nama/NIP Pegawai yang diperintahkan a. Pangkat dan Golongan ruang gaji menurut PP No. 8 Tahun 2009 b. Jabatan/Instansi

Sekretaris Kementerian Koperasi dan UKM a. b. c.

c. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas 4.

Maksud Perjalanan Dinas

5.

Alat angkutan yang dipergunakan

6.

a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan a. Lamanya perjalanan dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali Pengikut : Nama 1. 2. 3.

7.

8.

9.

Pembebanan Anggaran a. Instansi b. Kode Program c. Kode Kegiatan

a. b. a. b. c. Tanggal lahir

Keterangan

a. Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah b.


2012, No.25

d. Mata Anggaran

82

c. d.

10. Keterangan lain-lain Dikeluarkan di : Jakarta Pada tanggal : ………………… ---------------------------------------------------Kepala Biro Umum Sekretariat Kementerian Koperasi dan UKM Prakoso BS NIP. 19580501 197903 1 001


83

2012, No.25

2) Contoh SPPD lembar belakang : I Berangkat dari : (Tempat kedudukan) : Ke : Pada tanggal : ---------------------------------------------------Kepala Biro Umum

II

Tiba di Pada tanggal Kepala

: : :

( …………………………. ) NIP. III Tiba di Pada tanggal Kepala

: : :

( …………………………. ) NIP. IV Tiba di Pada tanggal Kepala

: : :

( …………………………. ) NIP. V

Tiba di : (Tempat kedudukan) Pada tanggal : Kepala Biro Umum

Prakoso BS NIP. 19580501 197903 1 001 Berangkat dari : (Tempat kedudukan): Ke : Pada tanggal : ( …………………………. ) NIP. Berangkat dari : (Tempat kedudukan): Ke : Pada tanggal : ( …………………………. ) NIP. Berangkat dari (Tempat kedudukan) Ke Pada tanggal

: : : :

( …………………………. ) NIP. Telah diperiksa dengan keterangan bahwa Perjalanan tersebut atas perintahnya dan semata-mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya Kepala Biro Umum


2012, No.25

84

Prakoso BS Prakoso BS NIP. 19580501 197903 1 00 NIP. 19580501 197903 1 00 VI Catatan Lain-lain : VII. PERHATIAN : Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat, serta bendaharawan bertanggung jawab berdasarkan peraturanperaturan Keuangan Negara apabila negara tenderita rugi akibat kesalahan, kelalaian dan kealpaannya. e.

Catatan 1) Pada lembar SPPD biasanya dilengkapi/didasari dengan Surat Perintah Tugas (SPT) sesuai dengan contoh terlampir dan disertai dengan lampiran daftar perincian perhitungan biaya perjalanan dinas yang harus ditandatangani oleh Pejabat penerima tugas (Pelaksana). 2) Pada halaman belakang lembar SPPD terdapat kolom-kolom yang khusus disediakan untuk ditandatangani oleh Kepala Kantor/Instansi yang dituju baik pusat maupun daerah yang perlu dijelaskan oleh pejabat-pejabat tersebut, antara lain: a) Tanggal datang (di daerah); b) Tanggal berangkat (dari daerah); c) Tanda tangan; dan d) Cap instansi. 3) Ancaman Hukuman Apabila melalaikan, meminta tanda tangan dan cap dari pejabat tersebut di atas, maka dapat mengakibatkan biaya perjalanan dinas tersebut dibebankan kepada pegawai/pejabat yang bersangkutan atau bahkan dikenakan sanksi tindakan ganti rugi.


85

2012, No.25

f. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT) :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT PERINTAH TUGAS Nomor : 456 /SPT/SM.3.1/I/2009 I.

DIPERINTAHKAN 1. n a m a jabatan golongan 2. n a m a jabatan golongan

KEPADA : : M. Mukhtar Nabil : Staf : III : Dzakiyyah Mufida : Staf : III

II. III.

MAKSUD PERJALANAN : Dalam rangka mendampingi acara kunjungan kerja Bapak Menteri Negara Koperasi dan UKM TUJUAN : Bali

IV.

JANGKA WAKTU

:

Tgl. berangkat ....... Tgl. kembali .........

V.

KETERANGAN

:

1. 2.

Setelah selesai melakukan perjalanan ini segera membuat laporan kepada kami SPT. ini mulai berlaku sejak tanggal

dikeluarkan. Jakarta, 5 Januari 2009 Sekretariat Kementerian KUKM Biro Umum Kepala Bagian Tata Usaha Nama Pejabat NIP. .................. Tembusan : 1. ................ 2. .................. 3. Bendaharawan Rutin.


2012, No.25

F.

86

Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian a. Pengertian Surat Perjanjian adalah naskah yang memuat persetujuan mengenai harta kekayaan di mana pihak yang satu berhak atas sesuatu dan pihak yang lain berkewajiban melakukan sesuatu prestasi dan oleh karena itu diberi akibat hukum oleh pengadilan. b. Susunan Surat Perjanjian, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Surat Perjanjian, terdiri atas: a) Tulisan SURAT PERJANJIAN diikuti topik permasalahan dicetak dengan huruf besar ditempatkan di tengah atas halaman naskah; dan b) Kode nomor, bulan dan tahun ditempatkan di bawah tulisan surat perjanjian. 2) Batang Tubuh memuat materi dari perjanjian. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama para pihak yang melakukan perjanjian; dan c) Cap dinas. c. Cara Pembuatan. 1) Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh : Para pihak yang melakukan perjanjian. 2) Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Menteri disusun di atas kertas kop Menteri dengan Lambang Negara pada bagian tengah atas dari naskah perjanjian. 3) Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I ke bawah disusun di atas kertas kop Kementerian.


87

d.

2012, No.25

Contoh Surat Perjanjian : SURAT PERJANJIAN SEWA MENYEWA FOTO COPY Nomor : 101/Kon/SM.3.1/I/2009 Pada hari ini Senin tanggal Lima bulan Januari tahun Dua ribu sembilan, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Drs. Bambang S.

: Kepala Bagian TU pada Biro Umum Kementerian Koperasi dan UKM Jl. HR Rasuna Said Jakarta, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Biro Umum, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Toermadi : Manager PT Interdeals Utama Indonesia Jl. Wahid Hasyim No. 73 Jakarta, selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Dalam hal ini bertindak dalam hal tersebut, telah menyetui untuk menyewa 1 (satu) buah mesin poto copy merk Canon model NP 8565 dari PIHAK KEDUA dengan ketentuan sebagai berikut : Pasal 1 Sewa mesin berlaku untuk jangka waktu 1 tahun terhitung sejak penandatanganan perjanjian kontrak sewa. Apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan harus memberitahukan terlebih dahulu kepada PIHAK KEDUA satu hari sebelumnya. Pasal 2 (1) PIHAK KEDUA akan menyediakan mesin Canon model NP 8565 dalam keadaan baru dan baik atau yang telah direkondisi. (2) Harga sewa sudah termasuk pemberian pelayanan teknis operator mesin, suku cadang dan suplies. (3) Biaya suku cadang dikenakan pada pemakai bila penggantian tersebut tidak disertai dengan penggantian suku cadang bekasnya. dst Pasal 13 Dst Demikin perjanjian sewa kontrak ini dibuat dan ditandatangani dalam rangkap 2, diantaranya dibubuhi meterai cukup yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK PERTAMA

PIHAK KEDUA

Drs. BAMBANG S.

TOERMADI


2012, No.25

2.

88

Berita Acara a.

Pengertian Berita Acara adalah risalah mengenai sesuatu peristiwa resmi dan kedinasan, disusun secara teratur, dimaksudkan agar mempunyai kekuatan bukti tertulis apabila diperlukan sewaktu-waktu, dan ditandatangani oleh para yang bersangkutan.

b. Susunan Berita Acara, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Berita Acara, terdiri atas: a) Tulisan "BERITA ACARA" yang ditempatkan di tengah halaman atas. b) Kode nomor, bulan dan tahun. 2) Batang Tubuh dirumuskan dengan menyebutkan para pihak yang bersangkutan atas suatu kegiatan resmi/peristiwa secara kedinasan dan disusun secara teratur dan kronologis. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat dibuatnya Berita Acara; b) Tanggal, bulan dan tahun; c) Nama para pihak yang bersangkutan; d) Cap dinas; dan e) Saksi-saksi. c.

Cara Pembuatan Berita Acara yang ditandatangani oleh : 1) Menteri; 2) Para pihak yang bersangkutan; dan 3) Saksi-saksi. Penjelasan 1) Berita Acara yang ditandatangani oleh Menteri disusun di atas kertas kop Menteri, dengan Lambang Negara warna kuning emas di kiri atas. 2) Berita Acara yang ditandatangani oleh para pihak yang bersangkutan disusun di atas kertas kop Kementerian.


89

d.

2012, No.25

Contoh Berita Acara

BERITA ACARA PENGAMBILAN SUMPAH JABATAN PEGAWAI NEGERI SIPIL Nomor : 223 /BA/M.KUKM/I/2009 Pada hari ini, Senin tanggal Lima bulan Januari tahun Dua ribu sembilan dengan mengambil tempat di Hotel Kartika Chandra Jl. Gatot Subroto, saya nama Faisal Rifai Jabatan Direktur Utama Hotel Kartika Chandra, berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2009, dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi masing-masing : 1. 2.

Nama NIP Nama NIP

: : : :

.......................... .......................... .......................... ..........................

telah mengambil Sumpah Jabatan Pegawai Negeri Sipil : Nama : .......................... NIP : .......................... yang dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor ..../M Tahun 2002 tanggal 1 Agustus 2006 diangkat dalam jabatan : Staf Ahli Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Bidang Pengembangan Sistim Jaringan Usaha dan Kemitraan. Pejabat yang mengangkat sumpah jabatan tersebut didampingi oleh seorang rohaniwan. Nama : .......................... NIP : .......................... Pejabat yang mengangkat sumpah jabatan tersebut mengucapkan Sumpah Jabatan Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut : "Demi Allah saya bersumpah : Bahwa saya untuk diangkat pada jabatan ini, baik langsung maupun tidak langsung dengan rupa atau dalih apapun juga, tidak memberi atau menyanggupi akan memberi sesuatu kepada siapapun juga. Bahwa saya akan setia dan taat kepada Negara Republik Indonesia. Bahwa saya akan memegang rahasia sesuatu yang menurut sifatnya atau menurut perintah harus saya rahasiakan.


2012, No.25

90

Bahwa saya tidak akan menerima hadiah atau sesuatu pemberian berupa apa saja dari siapapun juga, yang saya tahu atau patut dapat mengira, bahwa ia mempunyai hal yang bersangkutan atau mungkin bersangkutan dengan jabatan atau pekerjaan saya. Bahwa dalam menjalankan jabatan atau pekerjaan saya, saya senantiasa akan lebih mementingkan kepentingan negara dari pada kepentingan saya sendiri, seorang atau golongan. Bahwa saya senantiasa menjunjung tinggi kehormatan Negara, Pemerintah dan Pegawai Negeri. Bahwa saya akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat dan bersemangat untuk kepentingan negara. "Kiranya Tuhan menolong saya" Demikianlah Berita Acara Pengambilan Sumpah Jabatan Pegawai Negeri Sipil ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 5 Januari 2009 Pejabat Yang Mengangkat Sumpah

Pejabat Yang Mengambil Sumpah

ttd

ttd

Nama Pejabat

Nama Menteri Saksi-saksi Ttd

ttd Nama Saksi

Nama Saksi


91

3.

2012, No.25

Naskah Serah Terima a. Pengertian Naskah Serah Terima adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hak/penguasaan pertanggungjawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum. b.

Susunan naskah serah terima, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala naskah serah terima, terdiri atas: a) Tulisan "BERITA ACARA SERAH TERIMA" diikuti dengan topik permasalahan yang letaknya ditempatkan di tengah bagian atas halaman kertas; dan b) Kode penomoran, bulan dan tahun diterbitkannya Berita Acara Serah Terima. 2) Batang Tubuh atau materi dirumuskan dalam bentuk uraian serah terima antara kedua belah pihak dalam hal perpindahan penguasaan suatu pertanggung jawaban. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Pihak yang menyerahkan/menerima, nama terang serta lengkap dengan NIP atau sejenisnya; c) Tanda tangan yang menyerahkan/menerima; d) Cap Dinas; dan e) Saksi-saksi lengkap dengan jabatan, NIP.

c.

Cara Pembuatan Dalam naskah serah terima terdapat 2 pihak yang saling berkaitan, yaitu: 1) Pihak yang menyerahkan pertanggungjawaban. 2) Pihak yang menerima pertanggungjawaban. Masing-masing pihak itulah yang saling menandatangani Naskah Serah Terima. Apabila masih terdapat pihak ketiga ikut manandatangani Naskah Serah Terima, berfungsi sebagai saksi (mengetahui). Apabila Naskah Serah Terima akan ditandatangani oleh Menteri, maka Naskah Serah Terima tersebut disusun di atas kertas kop Menteri dengan lambang negara di tengah atas. Tetapi apabila Naskah Serah Terima akan ditandatangani oleh Pejabat Struktural Eselon I ke bawah, maka Naskah Serah Terima tersebut disusun di atas kertas kop Kementerian.


2012, No.25

92

c.Contoh Naskah Serah Terima NASKAH SERAH TERIMA GEDUNG KANTOR UNTUK DINAS KOPERASI DAN UKM PROPINSI SULAWESI SELATAN Nomor : 079/NST/SM/I/2009 Pada hari ini, Senin tanggal Lima bulan Januari tahun Dua ribu sembilan, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. N a m a : M. Mukhtar Nabil Jabatan : Sekretaris Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. N a m a : Dzakiyyah Mufida Jabatan : Kepala Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Sulawesi Selatan bertindak untuk dan atas nama Dinas Koperasi dan UKM yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah melakukan serah terima gedung Kantor Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Sulawesi Selatan berikut peralatannya. Dengan ini menyatakan bahwa : a. PIHAK PERTAMA telah menyerahkan kepada PIHAK KEDUA satu buah gedung Kantor Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Sulawesi Selatan seluas 840 M2 yang telah selesai dikerjakan beserta peralatannya oleh Pimpro Pembangunan Gedung Kantor Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Sulawesi Selatan. b. PIHAK KEDUA telah menerima gedung Kantor Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Sulawesi Selatan berikut peralatannya berdasarkan Berita Acara Serah Terima Nomor : 13/BA/SM/I/2009 tanggal 5 Januari 2009. Selanjutnya terhitung sejak tanggal diserahkannya gedung tersebut PIHAK KEDUA melakukan penatausahaan sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM Nomor 02/Kep/M.KUKM/I/2009 tanggal 5 Januari 2009. Demikian Naskah Serah Terima ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. PIHAK KEDUA Yang menyerahkan

PIHAK PERTAMA Yang menerima

ttd

ttd

Nama Pejabat

Nama Pejabat


93

2012, No.25

Saksi-saksi

4.

ttd

ttd

Nama Saksi

Nama Saksi

Surat Kuasa a.

Pengertian. Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan, pejabat/pegawai yang mempunyai hak atau wewenang atas sesuatu hal kepada pejabat/ pegawai atau orang lain, guna bertindak untuk dan atas namanya, melakukan sesuatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut didalamnya.

b. Susunan Surat Kuasa, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala Surat Kuasa, terdiri atas: a) Tulisan "SURAT KUASA" yang ditempatkan di tengah lembar naskah; dan b) Nomor Surat Kuasa ditempatkan di tengah atas halaman kertas. 2) Batang Tubuh, terdiri atas: a) Nama, NIP atau sejenisnya, pangkat/ golongan dan jabatan pihak yang memberi kuasa serta pihak yang menerima kuasa; dan b) Untuk diisi obyek yang dikuasakan. 3) Kaki, terdiri atas: a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Tanda tangan, nama, NIP atau sejenisnya pihak pemberi kuasa; dan c) Cap dinas/cap jabatan. c.

Cara Pembuatan : 1) Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Menteri (pemberi kuasa) disusun di atas kertas kop Menteri dengan Lambang Negara dikiri atas. 2) Surat Kuasa yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II, III, atau Pejabat lain karena wewenang dan jabatannya. (sebagai pemberi kuasa), disusun di atas kertas kop Kementerian.


2012, No.25

94

d. Contoh Surat Kuasa :

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT KUASA Nomor : 14/SKK/M.KUKM/I/2009 Kami yang bertandatangan di bawah ini : nama : jabatan :

M. Mukhtar Nabil Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah RI, yang dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama pemerintah selanjutnya disebut Pemberi Kuasa.

Dengan ini memberi kuasa dengan hak subtitusi kepada : nama : Dzakiyyah Mufida jabatan : Gubernur/Kepala Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Timur, selanjutnya disebut Penerima Kuasa. Untuk

:

1. melaksanakan penyerahan secara nyata sebagian urusan pemerintah dalam bidang Perkoperasian dan Usaha Kecil sebagaimana ditetapkan dalam keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM Nomor : 558/Kep/M.KUKM/I/2009 tanggal 5 Januari 2009 kepada Daerah Tingkat II di Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. 2. melakukan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan penyerahan urusan sebagaimana dimaksud sesuai dengan fungsi dan peranan penerima kuasa dan melaporkan pelaksanaan kuasa tersebut kepada pemberi kuasa hukum guna mejalankan kuasa, serta melaporkan pelaksanaan kuasa kepada pemberi kuasa.

Demikian surat kuasa ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 5 Januari 2009 PENERIMA KUASA

PEMBERI KUASA

DZAKIYAH MUFIDA

M. MUKHTAR NABIL


95

2012, No.25

Penjelasan : a. Untuk penekanannya apabila perlu dalam Surat Kuasa dapat mencantumkan dasar hukumnya, hak/wewenang memberi kuasa tersebut, misalnya : "......................... sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia Nomor: ......... tanggal .........., dengan ini memberi kuasa kepada; b. Uraian tindakan hukum yang dikuasakan, ruang lingkup wewenang yang memberikan/dikuasakan dan batasan saat berlakunya surat kuasa tersebut.; c. Apabila surat kuasa tersebut mematuhi peraturan bea dan materai, maka harus dibubuhi bea dan materai secukupnya; d. Apabila surat kuasa tersebut memberikan hak dan wewenang untuk menandatangani dokumen-dokumen keuangan, maka harus dilampirkan contoh tanda tangan pejabat yang diberi kuasa dan disahkan oleh pemberi kuasa; e. Surat Kuasa dapat dicabut kembali dan dapat diberikan sepanjang tidak nyata-nyata ada sesuatu peraturan yang melarangnya.


2012, No.25

5.

96

Surat Pernyataan a.

Pengertian Surat Pernyataan adalah suatu pernyataan tertulis yang mengemukakan tentang kesediaan seseorang atau kelompok untuk menanggung segala resiko yang berkaitan dengannya.

b. Susunan Surat Pernyataan, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Surat Pernyataan bertuliskan "SURAT PERNYATAAN" diikuti dengan topik permasalahannya. 2) Batang Tubuh, terdiri atas: a) Identitas seseorang atau mengatasnamakan kelompok. b) Maksud Pernyataan. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun penandatanganan; b) Tulisan kata-kata "Yang membuat pernyataan"; c) Tanda tangan yang membuat pernyataan; d) Materai secukupnya/disesuaikan dengan aturan Bea Materai; e) Nama pembuat pernyataan; dan f) NIP atau sejenisnya. c.

Cara Pembuatan Surat Pernyataan disusun dengan menggunakan kertas kwarto/folio tanpa menggunakan kop surat dan ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan atau atas nama kelompok, di atas materai secukupnya/ disesuaikan dengan aturan bea materai.


97

d.

2012, No.25

Contoh Surat pernyataan

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA SURAT PERNYATAAN Nomor : 356 /Spn/M.KUKM/I/2009 Yang bertanda tangan dibawah ini kami : nama : M. Mukhtar Nabil NI P : 070010785 pangkat : Pembina Utama jabatan : Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : nama : Dzakiyyah Mufida NIP : 070010786 pangkat : Pembina Madya jabatan : Sekretaris Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Pada tanggal 5 Januari 2009 telah menduduki jabatan Sekretaris kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah di Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 10/M tahun 2008 tanggal 5 Januari 2008 dan pada tanggal 4 januari 2009 masih menduduki jabatan tersebut. Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan dan apabila dikemudian hari isi Surat Pernyataan ini ternyata tidak benar, yang mengakibatkan kerugian terhadap Negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut. Asli Surat Pernyataan masih menduduki jabatan ini disampaikan kepada Kepala kantor Perbendaharaan dan Kas Negara Jakarta. Jakarta, 5 Januari 2009 Menteri Negara Nama Menteri


2012, No.25

G.

98

Naskah Dinas Dalam Bentuk Laporan 1.

Laporan a. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat informasi mengenai pertanggungjawaban seseorang pejabat bawahan/petugas atau dari suatu Tim/Panitia kepada Pejabat atasannya sehubungan dengan pelaksanaan sesuatu tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya, disusun secara sistematis dan kronologis. Laporan harus memuat data yang tepat dan benar serta sifatnya obyektif, sehingga dapat dipergunakan dalam menentukan kebijaksanaan pimpinan secara efektif, baik bagi tindakan operasional maupun administratif. b. Susunan Laporan, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan : 1) Kepala laporan, terdiri atas: a) Tulisan "LAPORAN", diletakkan di tengah-tengah halaman kertas naskah sebelah atas; b) Nomor, adalah nomor kode laporan; c) Kepada Yth : diisi alamat pejabat yang dituju; d) Dari : diisi nama pejabat yang mengirim; e) Hal : diisi pokok/isi laporan; dan f) Sifat : diisi klasifikasi derajat kerahasiaan. 2) Batang Tubuh, disusun atau dirumuskan dalam bentuk uraian singkat, yang terdiri atas: a) Pendahuluan; b) Inti dan isi laporan; dan c) Penutup. 3) Kaki, adalah bagian akhir laporan, terdiri atas: a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun terbitannya; b) Nama jabatan; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama Pejabat dan NIP/NRP; e) Cap Dinas; dan f) Tembusan (apabila ada) Penjelasan : 1) Kepala Laporan memuat nama atau judul dari masalah yang akan dilaporkan. 2) Isi dirumuskan dalam bentuk uraian, dengan susunan ungkapan sebagai berikut: a) Pendahuluan


99

2012, No.25

Dalam "Pendahuluan" memuat hal-hal yang menjadi dasar dibuatnya laporan atau hal-hal yang menjadi dasar pelaksanaan tugas; b) Data Dalam "Data" memuat kenyataan-kenyataan yang dijumpai dalam pelaksanaan tugas, yang perlu dilaporkan termasuk data angka; c) Analisa Dalam "analisa" tersebut dimuat mengenai analisa si pelapor dari data yang ada; d) Kesimpulan Dalam "Kesimpulan" dimuat mengenai kesimpulan pelapor berdasarkan data dan analisa; dan e) Saran Dalam "saran" memuat hal-hal yang perlu disampaikan pelapor kepada atasannya (penerima laporan). 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Nama jabatan pelapor; c) Nama terang pelapor; dan d) Cap dinas (jika ada). c.

Cara pembuatan 1) Laporan yang ditandatangani oleh : a) Pejabat Eselon I; b) Pejabat Eselon II; c) Pejabat Eselon III; dan d) Para Petugas atau Tim. 2) Laporan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II dan III atau petugas/Tim disusun di atas kertas kop Kementerian. Laporan demikian adalah merupakan laporan tertulis secara langsung, sedangkan laporan tertulis tidak langsung menggunakan kertas biasa, tetapi pengirimannya menggunakan Surat Pengantar.


2012, No.25

d)

100

Contoh laporan

LAPORAN TENTANG PERJALANAN DINAS KE DINAS KOPERASI DAN UKM PROPINSI LAMPUNG I.

PENDAHULUAN Dalam rangka evaluasi dan monitoring dinas-dinas koperasi khususnya di Propinsi Lampung, maka berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Koperasi dan UKM Nomor 75/Kep/M.KUKM/VIII/2006 tanggal 1 Agustus 2006 tentang ...................., maka berdasarkan Surat Perintah Tugas Kepala Biro Umum Nomor : 276/SPT/SM.1/VIII/2006 tanggal 1 Agustus 2006, kami telah mengadakan perjalanan dinas dalam rangka ....... ke Propinsi Lampung pada tanggal 1 s/d 4 Agustus 2006

II.

DATA Berdasarkan data yang kami kumpulkan baik secara lisan maupun tertulis kami dengan Bapak Kepala Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Lampung dapat kami laporkan sebagai berikut : 1. ......................................... 2 .........................................

III. ANALISA 1. ......................................... 2. ......................................... IV. KESIMPULAN ..................................................................................................................... .............................. ..................................................... V.

SARAN ........................................................................................................... Jakarta, 5 Januari 2009 Nama staf Nama Pejabat NIP. ....................


101

2.

2012, No.25

Notulen/Risalah a.

Pengertian Notulen/Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu rapat/pertemuan yang disusun secara teratur dan rapi serta dipertanggungjawabkan oleh penyusunnya, sehingga mengikat dan merupakan dokumen resmi.

b. Susunan Risalah, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Risalah, terdiri atas: a) Tulisan "Risalah Rapat"; b) Hari, tanggal, bulan dan tahun; c) Rapat dibuka pada jam; dan d) Tempat penyelenggaraan Rapat. 2) Batang Tubuh memuat nama-nama peserta rapat dan uraian catatan hasil rapat yang disusun secara teratur. 3) Kaki, terdiri atas: a) Waktu rapat ditutup; b) Tanda tangan dan nama pembuat/penyusun risalah. c.

Cara pembuatan 1) Risalah yang ditandatangani oleh Pejabat risalah atau peserta rapat/pertemuan. 2) Dibuat di atas kertas kop Kementerian.

pembuat/penyusun


2012, No.25

d.

102

Contoh : Risalah NOTULEN RAPAT Hari Tanggal Dibuka pukul Tempat Pimpinan rapat Peserta rapat Tema rapat

: : : : : : :

Jum'at 5 Agustus 2008 10.00 WIB s/d selesai Ruang Wartawan Lantai II Kepala Biro Umum Para Kabag /Kasubag dan staf Persiapan upacara kesadaran nasional 17 Agustus 2008

Isi rapat : 1. Kesepakatan dan usulan Dalam rangka memeriahkan 61 tahun kemerdekaan ada 2 kegiatan pokok antara lain: a. Kegiatan upacara 17 Agustus 2008 b. Kegiatan hiburan rakyat 2.

Kegiatan upacara 17 Agustus 2008 a. Perangkat upacara diusulkan para personil yang dianggap terbaik. b. Untuk petugas pengibar bendera telah diadakan 2 kali latihan masing-masing 6 orang. 3.

Kegiatan hiburan rakyat Setelah kegiatan upacara tanggal 17 Agustus 2008 akan dilanjutkan hiburan : a. Panjat pinang b. Malam gembira c.. dst.

4.

Perangkat upacara dan panitia malam hiburan a. Perangkat upacara - Perwira upacara - Komandan upacara - dst b. Panitia malam hiburan - Pelindung - Pengarah - dst Pembuat Risalah Nama Pejabat NIP. ..............


103

3.

2012, No.25

Telaahan Staf a.

Pengertian Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

b. Susunan Telaahan Staf, terdiri atas: 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Telaahan Staf, terdiri atas: a) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; b) uraian singkat tentang permasalahan. 2) Batang tubuh telaahan staf, terdiri atas: a) persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; b) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; c) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan; d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugihannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; e) Simpulan, yang memuat intisari hasil hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan f) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. 3) Bagian akhir telaahan staf, terdiri atas: a) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; b) tanda tangan; c) nama lengkap; dan d) daftar lampiran.


2012, No.25

c.

104

Contoh : Telaahan Staf

TELAAHAN STAF TENTANG …………………………………………….. A.

Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan

B.

Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang.

C.

Fakta yang Mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan

D.

Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

E.

Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi

F.

Saran Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Pembuat Telaahan Staf ttd Nama Pejabat NIP. ..............


105

H.

2012, No.25

Formulir 1. Daftar Pengantar a. Pengertian Daftar Pengantar adalah naskah dinas dalam bentuk surat yang memuat pemberitahuan bahwa telah dikirim sesuatu yang dicantumkan dalam daftar urut, yang tidak memberi penjelasan secara rinci. Daftar Pengantar biasanya terdiri dari kolom-kolom dengan urutan, atau nomor urut, jenis yang dikirim, jumlah dan kolom keterangan. b. Susunan daftar pengantar, terdiri atas : 1) Kepala; 2) Batang Tubuh; dan 3) Kaki. Penjelasan 1) Kepala Daftar Pengantar, memuat : a) Pada bagian atas sisi kanan : Tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Pada bagian atas sisi kiri : Nama Pejabat/Alamat yang dituju; c) Pada bagian tengah halaman surat, di bawah nama Pejabat dan alamat yang dituju, ditulis: - Kata "DAFTAR PENGANTAR" dengan huruf besar seluruhnya. - Nomor : ..................... 2) Batang Tubuh, memuat daftar yang terdiri dari kolom-kolom atau lajur-lajur, dan sebagainya. a) Nomor Urut : diisi dengan urutan angka sesuai dengan jumlah yang dikirim. b) Penjelasan : diisi mengenai jenis-jenis yang dikirim. c) Jumlah : diisi dengan jumlah yang dikirim. d) Keterangan : diisi penjelasan - penjelasan seperlunya. Dalam kolom keterangan tersebut biasanya diisi sebagai berikut : "Dikirim dengan hormat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. 3) Kaki, terdiri atas: a) Nama/sebutan jabatan; b) Tanda tangan Pejabat; c) Nama Pejabat dan NIP/NRP; d) Cap Dinas; dan e) Tembusan (bila diperlukan). Daftar Pengantar ditandatangani oleh Pejabat Eselon II ke bawah sesuai dengan materi dan urgensinya.


2012, No.25

c.

106

Contoh : Daftar Pengantar

MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA Jakarta, 5 Januari 2009 Kepada Yth. Para Pejabat Eselon II di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM di Jakarta DAFTAR PENGANTAR Nomor : ..../Daf/SM/II/2009 No 1. 2. 3. 4.

Jenis yang Dikirim Jumlah Keterangan Buku Sejarah Koperasi 5 (lima) Sebagai bahan Indonesia buah referensi ....... ....... .......

Telah diterima dengan baik ttd

Sekretariat Kementerian KUKM Biro Umum Kepala Bagian Tata Usaha ttd

( ....................................... )

Nama Pejabat NIP. ..........................

Tembusan : Kepala Biro Umum


107

2.

2012, No.25

Lembar Disposisi (Routing Slip) a.

Pengertian Lembar Disposisi adalah lembar catatan yang dilekatkan pada surat masuk dan merupakan petunjuk khusus dari pimpinan tentang bagaimana surat itu harus diselesaikan dan kepada siapa harus diteruskan. Lembar disposisi merupakan blangko/formulir dan biasa disebut baju surat. Ketentuan-ketentuan pokok atas lembar disposisi memuat, antara lain sebagai berikut : 1) Digunakan sebagai pengantar pada surat masuk di lingkungan unit satuan kerja. 2) Memuat petunjuk-petunjuk yang telah dibakukan. 3) Lembar disposisi tidak boleh dilepas, karena merupakan bagian dari surat masuk tersebut. 4) Tidak diperkenankan memberitahukan isi disposisi kepada siapapun.

b.

Susunan Lembar Disposisi Susunan lembar disposisi adalah merupakan lembaran setengah kertas kuarto/folio. Di dalam lembar disposisi tidak perlu diberi nomor, cukup mencantumkan dan mengikuti nomor agenda pada surat masuk yang diletakkan padanya.


2012, No.25

c.

108

Contoh : Lembar Disposisi KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH MENTERI LEMBAR DISPOSISI

SEGERA PENTING RAHASIA RUTIN BIASA Sekretaris Menteri Deputi Bidang Kelembagaan Deputi Bidang Produksi Deputi Bidang Pembiayaan Deputi Bidang PJU Deputi Bidang SDM Deputi Bidang Restrukturisasi Deputi Bidang Pengkajian UMKM Staf Ahli Hubungan Antar Lembaga

INSTRUKSI Siapkan bahan/data Siapkan pidato Siapkan sambutan Mewakili Telaah Atur Agendakan Laporkan Pendapat/saran Informasikan/dibalas Silahkan/laksanakan Tunda File

Asal surat Perihal

: :

No. Agenda Tgl. diterima

: :

Staf Ahli Hubungan Internasional Staf Ahli Pemanfaatan Teknologi Staf Ahli Pen. Nilai Dasar Koperasi Staf Ahli Pengemb. Iklim Usaha Tenaga Ahli Inspektorat Kepala Biro Perencanaan Kepala Biro Keuangan Kepala Biro Umum TU/Staf Khusus CATATAN

Paraf/Tgl.


109

2012, No.25

BAB III KEWENANGAN DAN KUALIFIKASI NASKAH DINAS A.

Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas 1.

Menteri Negara Koperasi dan UKM menandatangani semua Naskah Dinas, terdiri atas: a. Peraturan Menteri; b. Keputusan Menteri; c. Instruksi Menteri; d. Petunjuk Pelaksanaan Menteri yang ditujukan kepada Presiden, Wakil Presiden, Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, para Menteri, Panglima TNI, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I, dan kepada pihak yang dianggap perlu. e. Surat Perintah kepada para Pejabat Eselon I di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM; f. Laporan yang ditujukan kepada Presiden/Wapres; dan g. Naskah Dinas lain yang dianggap perlu (Surat Edaran Menteri, Pengumuman Menteri, Surat Izin Menteri, Surat Perintah Menteri dan sebagainya).

2.

Pejabat-pejabat lain yang berhak dan berwenang menandatangani Naskah Dinas, terdiri atas: a. Pejabat Eselon I Struktural dapat menandatangani Naskah Dinas atas nama Menteri Negara Koperasi dan UKM, apabila mendapatkan pendelegasian/ pelimpahan wewenang dari Menteri. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I struktural atas nama Menteri antara lain : 1) Keputusan Menteri; 2) Instruksi Menteri; 3) Petunjuk Pelaksanaan Menteri; 4) Surat Edaran Menteri; 5) Surat Perintah Menteri; 6) Pengumuman Menteri; 7) Surat Keterangan Menteri; 8) Surat Izin Menteri; dan 9) Surat-surat dinas biasa. b. Pejabat Eselon I Struktural karena wewenang dan jabatannya dapat : Menandatangani Naskah Dinas keluar yang bersifat umum adalah Sekretaris Menteri, sedangkan yang bersifat teknis oleh Eselon I sesuai dengan bidangnya. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I struktural karena wewenang dan jabatannya antara lain : 1) Keputusan Pejabat Eselon I (hanya yang bersifat penetapan); 2) Instruksi Pejabat Eselon I; 3) Petunjuk Pelaksanaan Pejabat Eselon I;


2012, No.25

4) 5) 6) 7) 8) 9)

110

Surat Perintah Pejabat Eselon I; Surat Edaran Pejabat Eselon I; Surat Biasa; Pengumuman; Surat Keterangan; dan Naskah Dinas lain yang dianggap perlu.

c.

3.

Pejabat non struktural menandatangani, antara lain: 1) Surat Dinas (intern); 2) Laporan; dan 3) Memorandum. Pejabat Eselon II atas nama Pejabat Eselon I atasan langsungnya. Pejabat Eselon II dapat menandatangani Naskah Dinas atas nama Pejabat Eselon I apabila: a. Ada pendelegasian/pelimpahan wewenang dari Pejabat Eselon I (atasan langsungnya). b. Diatur oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan lingkup tugasnya. c. Pejabat Eselon II menandatangani surat dinas keluar atas nama Pejabat Eselon I sesuai dengan unit teknisnya atau sesuai dengan bidangnya. d. Untuk beberapa Pejabat Eselon II tertentu, menandatangani surat dinas keluar disesuaikan dengan kepentingannya, dapat atas nama Pejabat Eselon I sesuai dengan lingkup pembinaannya. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II atas nama Pejabat Eselon I antara lain : 1) Surat Biasa; 2) Keputusan Pejabat Eselon I (hanya bersifat penetapan); 3) Petunjuk Pelaksanaan Pejabat Eselon I; 4) Surat Perintah Pejabat Eselon I; 5) Surat Edaran Pejabat Eselon I; dan 6) Surat Keterangan Pejabat Eselon I. e. Pejabat Eselon II atas wewenang dan jabatannya dapat menandatangani Naskah Dinas yang berhubungan dengan lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan yang berlaku, Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II atas wewenang dan jabatannya, antara lain :

f.

1) Nota Dinas; 2) Surat Biasa; 3) Keputusan Pejabat Eselon II (hanya bersifat penetapan); 4) Surat Keterangan; 5) Pengumuman intern; 6) Laporan; 7) Surat Pengantar; dan 8) Naskah Dinas lain yang dianggap perlu. Pejabat Eselon II non struktural menandatangani : 1) Surat biasa; 2) Laporan; dan 3) Memorandum.


111

4.

a.

2012, No.25

Pejabat Eselon III struktural menandatangani Naskah Dinas atas nama Pejabat Eselon II apabila: 1) Ada pendelegasian/pelimpahan wewenang dari Pejabat Eselon II (atasan langsungnya); dan 2) Diatur dengan ketentuan atau peraturan perundang-undangan sesuai dengan lingkup tugasnya.

b. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III atas nama Pejabat Eselon II, antara lain: 1) Surat Biasa; 2) Nota Dinas; 3) Pengumuman; 4) Surat Keterangan; 5) Laporan; 6) Surat Pengantar; dan 7) Daftar Pengantar.

5.

c.

Pejabat Eselon III atas wewenang dan jabatannya. Pejabat Eselon III struktural atas wewenang dan jabatannya dapat menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan lingkup tugasnya, antara lain: 1) Surat Biasa; 2) Nota Dinas; 3) Laboran; 4) Memorandum; 5) Surat Pengantar; 6) Surat Izin; 7) Surat Perintah; dan 8) Surat Keterangan.

a.

Pejabat Eselon IV menandatangani Naskah Dinas atas nama Pejabat Eselon III, apabila : 1) Diatur dengan peraturan perundang-undangan sesuai dengan lingkup tugasnya. 2) Ditunjuk oleh Pejabat Eselon III, atasan langsungnya. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon IV atas nama Pejabat Eselon III, atasannya langsung, antara lain : a) Laporan; b) Surat Pengantar atau Daftar Pengantar; dan c) Surat Keterangan. Pejabat Eselon IV atas wewenang dan jabatannya hanya dapat menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, khususnya terhadap lingkup tugasnya, dan bersifat internal meliputi antara lain : 1) Laporan; 2) Surat Pengantar atau Daftar Pengantar; 3) Surat Keterangan;

b.


2012, No.25

112

4) Memorandum; dan 5) Nota Dinas. 6.

Wewenang untuk menandatangani keputusan yang menyangkut kepegawaian diatur tersendiri Menyimpang dari ketentuan tersebut pada angka 1 sampai dengan 5, maka Menteri Negara Koperasi dan UKM dapat mendelegasikan/melimpahkan wewenang penandatanganan Naskah Dinas kepada pejabat lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas No

Jenis Naskah Mente Dinas ri

1.

Peraturan

2.

Keputusan

3.

Instruksi

4.

Pedoman

5.

Petunjuk Pelaksanaan

6.

Surat Dinas

7.

Nota Dinas

8.

Memorandum

9.

Surat Edaran

10.

Surat Undangan

11.

Pengumuman

12.

Surat Perintah

13.

Surat Keterangan

14.

Surat Perjanjian

Sesme n

Dep uti

Staf Ahli

Karo / Asde p

Kaba g/ Kabi d

Kasub ag Kasub id


113

15.

Berita Acara

16.

Surat Kuasa

17.

Keputusan Bersama

18.

Laporan

19.

Risalah/Notul en

20

Surat Pengantar

B.

2012, No.25

Pendelegasian/Pelimpahan Wewenang Pendelegasian atau pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian dari kekuasaan pejabat atasan kepada bawahannya, agar pejabat/staf bawahannya dapat membantu melaksanakan tugas-kewajibannya untuk bertindak sendiri. Sifat tindakan seseorang pejabat/bawahan dengan menggunakan hak kekuasaan pejabat atasannya atas dasar pelimpahan wewenang disebut bertindak "Atas Kuasa" 1. Garis Kewenangan dan Penandatanganan Ada 2 bentuk kewenangan penandatanganan, yaitu : - atas nama (disingkat a.n) - untuk beliau (disingkat u.b) Penjelasan 1. Atas nama Penggunaan sebutan "atas nama", apabila wewenang menandatangani itu diperoleh berdasarkan pemberian kuasa khusus kepada pejabat yang menandatangani surat. Tanggung jawab umum atas materi Naskah Dinas, tetap berada pada pejabat atasan yang melimpahkan wewenang tersebut. Contoh : Naskah Dinas yang akan ditanda tangani oleh Kepala Biro Umum untuk atas nama Sekretaris Menteri Negara. a.n. Sekretaris Menteri Kepala Biro Umum Nama Pejabat NIP. .............


2012, No.25

114

Keterangan : a. Tulisan "atas nama" disingkat a.n. (a titik n titk) keduanya menggunakan huruf kecil, ditempatkan di muka sebutan/nama jabatan; b. Nama Jabatan dan Nama Pejabat ditulis dengan huruf besar hanya pada awal kata; dan c. Nama Pejabat tidak perlu diberi tanda kurung, kemudian dibawahnya ditulis NIP atau sejenisnya. 2. Untuk Beliau Penggunaan sebutan "untuk beliau" (u.b) apabila wewenang menandatangani surat tersebut berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, peraturan pelaksanaan atau ketentuan tata kerja lainnya. Dalam hal demikian wewenang dan tanggung jawab menjadi bidang tugas pejabat yang menandatangani naskah dinas, hanya karena untuk menghormati azas kesatuan komando, maka digunakan sebutan u.b. terhadap pejabat atasannya. Contoh I. Apabila kewenangan penandatanganan naskah dinas berada pada Pejabat Eselon I, maka bagi Pejabat Eselon II yang ditunjuk atau yang mewakilinya sesuai bidang tugasnya masing-masing, bentuknya adalah sebagai berikut : Sekretaris Kementerian u.b. Kepala Biro Umum Nama Pejabat NIP................ Contoh II Apabila wewenang penandatanganan Naskah Dinas berada pada Menteri, sedangkan yang ditunjuk untuk menandatangani Naskah Dinas adalah Pejabat Eselon II, maka susunannya adalah sebagai berikut : a.n. Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Sekretaris Menteri u.b. Kepala Biro Umum Nama Pejabat NIP. ..............


115

2.

2012, No.25

Pelaksana Tugas (Plt) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt) adalah sebagai berikut: a.

Pelaksana tugas (Plt) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh : Plt. Kepala Biro Umum ttd Nama Lengkap NIP. ............... 3.

Pelaksana Harian (Plh) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh) adalah sebagai berikut: a. Pelaksana harian (Plh) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada ditempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali ditempat. Contoh : Plh. Kepala Biro Umum ttd Nama Lengkap NIP. ...............

C.

Pengajuan Konsep Naskah Dinas (DRAF) Pengajuan konsep Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM adalah sebagai berikut : 1. Untuk konsep Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Menteri, maka :


2012, No.25

116

a. Pada lembar yang dirancang untuk arsip (1 lembar), pada ruangan secukupnya (kolom kiri bawah, di atas tembusan), dicantumkan tulisan "Draf", titik dua dan nomor urut, kemudian diberi tanda titik-titik (diisi paraf dan tanggal), dan sebutan jabatan; b. Pembuat/penyusun konsep Naskah Dinas (Eselon II) membubuhkan paraf dan tanggal pengajuan konsep dan meneruskannya kepada Eselon I atasan langsungnya; c. Eselon I unit kerja yang bersangkutan sebagai penanggung jawab materi membubuhkan paraf dan tanggal; dan d. Selanjutnya konsep Naskah Dinas diparaf oleh Sekretaris Kementerian sebagai penanggung jawab administrasi, dan mengajukan kepada Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 2. Konsep Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Pejabat Eselon I. a. Lembaran yang dirancang untuk arsip (1 lembar), pada ruangan yang agak luas, yaitu di kiri bawah, di atas tembusan, dicantumkan tulisan "Draf" kemudian di belakangnya diisi tanda titik-titik (diisi paraf dan tanggal), dan nama jabatan; b. Pembuat konsep Naskah Dinas (Pejabat Eselon III) membubuhkan paraf dan tanggal pengajuan konsep, dan meneruskannya ke Eselon II atasan langsungnya; c. Eselon II Unit Kerja yang bersangkutan sebagai penanggung jawab materi, apabila telah menyetujui konsep Naskah Dinas tesebut, membubuhkan paraf dan tanggal pengajuan konsep; d. Terakhir, konsep diparaf oleh Sekretaris Kementerian, sebagai penanggung jawab administrasi dan mengajukannya kepada pimpinan unit Eselon I; dan e. Untuk jelasnya terlampir disampaikan contoh.


117

2012, No.25

Contoh : Lembar untuk Arsip


Nomor Sifat Lampiran Hal

: ................. : ................. : ................. : .................


Kepada Yth. ........................................ ......................................... di JAKARTA ...................................................................................................................... ....................... ............................................................................................................................ ...................................................................................................................... ........................ ........................................................................................................................... ...................................................................................................................... ........................ ........................................................................................................................... (Nama Jabatan) Draf : 1). (Nama Jabatan) ......... 2). (Nama Jabatan) ......... (Nama Pejabat) NIP. .................... Tembusan : 1. ................... 2. ...................


2012, No.25

D.

118

Kualifikasi Kerahasiaan Naskah Dinas/Dokumen 1.

2.

Pengertian. Kerahasiaan ialah sifat yang diberikan terhadap semua surat/naskah dinas, dokumen/arsip dinamis yang masih berlaku, beredar ataupun disimpan yang wajib dijaga isinya termasuk tanggapan-tanggapan disposisi yang berhubungan dengan itu agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, kecuali semata-mata untuk kepentingan dinas. Kualifikasi surat, yaitu : a) Sangat Rahasia (SRHS); b) Rahasia (RHS); c) Konfidensiil/terbatas (Konf); dan d) Biasa (B). Tiap-tiap kualifikasi surat/dokumen mempunyai sifat dan perlakuan masing- masing, baik dalam hal penyusunan pembuatannya, pengetikan, penomoran, penyampulan, penyimpanan maupun penanggungjawabnya. Tingkat Kerahasiaan a. Sangat Rahasia (SRHS) diberikan terhadap suatu naskah dokumen yang berisi berita, keterangan atau penjelasan yang apabila jatuh atau terkutip kepada mereka yang tidak berhak dan disiarkan atau disebar luaskan secara tidak sah yang kemudian berakibat terganggunya stabilitas keamanan dan perekonomian, sehingga dikhawatirkan menyebabkan timbulnya konflik, maka dokumen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai "Dokumen Sangat Rahasia"; b. Rahasia (RHS), adalah tingkat kerahasiaan yang diberikan terhadap naskah atau dokumen yang memuat keterangan, berita atau penjelasan yang apabila jatuh kepada mereka yang tidak bertanggung jawab serta menyiarkannya dengan tidak sah, dapat menurunkan martabat dan kewibawaan negara serta langsung atau tidak langsung menimbulkan keuntungan bagi golongan tertentu yang dapat memanfaatkan kerahasiaan tadi dan dikhawatirkan dapat menimbulkan keresahan/ kegoncangan dalam masyarakat, maka dokumen tersebut dapat dikategorikan sebagai "Dokumen Rahasia"; c. Terbatas/Konfidensiil. Sesuatu dokumen/naskah yang isinya memuat keterangan yang bersifat rahasia, tetapi karena permasalahan yang terkandung di dalamnya harus diproses/diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya, maka dikategori kan sebagai "terbatas" (konfidensiil); dan d. Biasa. Sifat yang diberikan kepada naskah/dokumen yang isinya tidak memuat keterangan yang bersifat rahasia, digunakan untuk kepentingan kedinasan.


119

3.

2012, No.25

Sifat dan Jenis Kerahasiaan Sifat dan Jenis kerahasiaan dibedakan dalam 2 (dua) macam : a. Rahasia Negara, yaitu sifat kerahasiaan yang menyangkut keamanan dan stabilitas negara, dikenakan kepada setiap penduduk Negara Republik Indonesia; b. Rahasia Jabatan adalah sifat kerahasiaan yang ada kaitannya dengan jabatan seseorang dalam pemerintahan.

4.

Cara Menjaga Kerahasiaan Naskah Dinas, Dokumen atau Keterangan a. Setiap aparat Kementerian Koperasi dan UKM yang mengetahui adanya kebocoran terhadap naskah/dokumen yang dirahasiakan harus segera melaporkan kepada atasannya atau kepada pejabat yang bertanggungjawab terhadap sesuatu naskah dinas/dokumen; b. Pimpinan Eselon yang mempunyai tanggung jawab atas naskah dinas/ dokumen tersebut harus segera memerintahkan untuk mengadakan penyelidikan secara cermat dan teliti antara lain sebagai berikut : 1) Mengapa sampai terjadi kebocoran rahasia; 2) Pada bagian mana yang menjadi kebocoran; 3) Kapan mulai diketahui terjadinya kebocoran; 4) Apa motifnya atas kebocoran rahasia; 5) Siapa pelaku yang membocorkan rahasia; 6) Adakah dokumen yang hilang, dikutip atau di foto copy; dan 7) Apakah kebocoran tersebut karena kesengajaan, kealpaan, kurang hati-hati atau karena adanya kelemahan dalam sistem pengelolaan naskah dinas/dokumen. c. Setiap aparat di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM dilarang menyampaikan keterangan yang dirahasiakan melalui telepon, kecuali menggunakan kata-kata sandi. Apabila dalam suatu rapat dinas terbatas, seorang pejabat karena sesuatu hal menurut peraturan yang berlaku harus memberikan keterangan-keterangan yang bersifat rahasia (misalnya di depan Komisi DPR), terlebih dahulu harus memberikan kepada para peserta yang hadir dengan mengemukakan kata-kata "off the record". Hal itu dimaksudkan supaya dirahasiakan dan tidak dimasukkan dalam risalah (notulen). 5.

Ancaman Hukuman. Setiap pegawai/pejabat yang membocorkan kerahasiaan baik rahasia negara atau rahasia jabatan dapat diancam hukuman : a. Pasal 6 UU No. 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok/Ketentuan Pokok Kepegawaian, berbunyi : 1) Setiap Pegawai Negeri wajib menyimpan rahasia jabatannya; 2) Pegawai Negeri hanya dapat mengemukakan rahasia jabatan kepada dan atas perintah pejabat yang berwajib atas kuasa Undang-undang;


2012, No.25

120

b. Pasal 258 Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP) mengancam dengan hukuman selama-lamanya 2 bulan; Pasal 322 mengancam dengan hukuman 9 bulan penjara; Pasal 112 mengancam dengan hukuman penjara sementara, selama-lamanya 20 tahun; c. Sumpah jabatan dan sumpah Pegawai Negeri (PP No. 21 tahun 1975 tentang Sumpah Janji Pegawai negeri Sipil); d. Dikenakan tindakan administratif (PP No. 4 tahun 1966 tentang Pemberhentian Sementara Pegawai negeri Sipil); dan e. Dikenakan hukuman jabatan (PP No. 11 tahun 1952 tentang Hukuman Jabatan). 6. Waktu Kerahasiaan. Sesuai dengan sifatnya, maka waktu kerahasiaan sesuatu dokumen terbatas hanya berlaku untuk sementara waktu, namun ada dokumen yang mempunyai sifat kerahasiaan untuk jangka waktu panjang. E.

Klasifikasi/Derajat Kecepatan Pengiriman Surat/ Dokumen 1.

2.

Pengertian. a. Tingkat kecepatan pengiriman surat/dokumen menurut keharusan sampainya kepada alamat yang dituju, dengan mengingat faktor waktu yang berhubungan dengan sifat pentingnya isi surat/dokumen; b. Semua surat/dokumen pada azasnya harus dikirim secepat mungkin dan sampai kepada alamat yang dituju dalam waktu yang sesingkat- singkatnya; c. Untuk kelancaran pengiriman sesuatu surat/dokumen, semua pihak terlibat didalamnya, seperti pembuat konsep, petugas caraka. Pengiriman surat/dokumen harus memperhitungkan faktor-faktor kelayakan dan kemungkinan penyampaian menurut waktu, kemampuan sarana serta mempertimbangkan faktor-faktor lainnya seperti menghadapi hari libur atau waktu kantor telah tutup.

Derajat Surat terdiri atas 4 tingkat, yaitu : a. Kilat Mengandung arti bahwa isi berita harus dikirim/disampaikan seketika pada saat itu kepada pejabat yang berkepentingan, yang untuk itu proses penyelesaiannya harus mendapat prioritas utama demi kelancaran pelaksanaan tugas; b. Sangat Segera Mengandung arti bahwa isi berita harus dikirim atau disampaikan pada hari itu juga kepada pejabat yang berkepentingan. Untuk itu proses penyelesaiannya harus mendapat prioritas; c. Segera Mengandung arti bahwa isi berita harus dikirim atau disampaikan selambat-lambatnya dalam waktu tidak lebih dari 24 (dua puluh empat) jam kepada yang berkepentingan;


121

d.

3.

4.

2012, No.25

Biasa Mengandung arti bahwa surat-surat dinas diproses dan dikirim menurut urutan waktu penerimaan.

Tingkat Kualifikasi dan Derajat Surat. a. Tingkat Kualifikasi dan derajat surat dicantumkan dalam kepala surat dalam kolom "Sifat". Setiap tingkat Kualifikasi surat dapat mempunyai derajat "Kilat", "Sangat Segera", "Segera" dan "Biasa", sehingga penulisan Kualifikasinya adalah sebagai berikut : 1) Tingkat Klasifikasi "Sangat Rahasia". Sangat Rahasia/Kilat; Sangat Rahasia/Sangat Segera; Sangat Rahasia/Segera. 2) Tingkat Klasifikasi "Rahasia". Rahasia/Kilat; Rahasia/Sangat Segera; Rahasia/Segera. 3) Tingkat Klasifikasi "Konfidensial" Konfidensial/Kilat; Konfidensial/Sangat Segera; Konfidensial/Segera. 4) Tingkat Klasifikasi "Biasa" Kilat; Sangat Segera; Segera. b. Lampiran Dalam kolom "Lampiran" dimuat berapa jumlah naskah yang dilampirkan pada surat. Apabila lampiran-lampiran tersebut terdiri dari lembaran- lembaran maka cukup ditulis dengan berapa lembar, tapi jika yang dilampirkan itu banyak dan dalam bentuk berkas, maka ditulis berapa berkas. Contoh : Lampiran : 2 (dua) berkas, Lampiran : 5 (lima) lembar dan seterusnya. c. Hal "Perihal" memuat masalah pokok yang menjadi isi surat. Jika masalah pokok tersebut banyak atau panjang, dapat disingkat, tetapi harus memberi gambaran secara jelas mengenai isi surat. Penempatan Derajat/Klasifikasi dan Kualifikasi surat pada sampul. a. Tanda-tanda Derajat/Klasifikasi : 1) Ditempatkan pada sampul luar atau lembar penutup sampul (label kontrol) sedemikian rupa sehingga terlihat jelas oleh Caraka atau para petugas yang berhubungan dengan pengiriman/penerimaan surat/ dokumen. 2) Ditulis atau di cap dengan stempel karet pada bagian pojok kiri atas sampul atau lembar penutup/penerimaan surat/dokumen. b. Tingkat kerahasiaan surat/dokumen ditempatkan dipojok kiri surat dalam kolom : sifat, misalnya : Sifat : Sangat Segera/Rahasia.


2012, No.25

c. d. e.

f.

Label kolom diisi oleh Pengirim dengan alamat, jenis surat, nomor, tanggal dan lampiran guna memudahkan penyerahan. Penerima surat/dokumen mengisi nama terang, jabatan, alamat, nomor telepon, tanggal dan jam penerimaan kemudian membubuhkan tanda tangan atau paraf pada label kontrol. Label kontrol diserahkan kepada petugas caraka atau dikirim kembali ke pengirim untuk : - dipergunakan sebagai bukti bahwa surat telah sampai dan diterima oleh alamat yang dituju. - mengetahui waktu yang diperlukan bagi pengirim sesuatu surat/dokumen. - bahan monitoring surat. Sampul surat/dokumen adalah alat penutup surat/dokumen yang dibuat sendiri menurut normalisasi empat macam berdasarkan atas ukuran panjang dan lebarnya kertas folio, sebagai berikut : 1) 2) 3) 4)

g.

122

Panjang Panjang Panjang Panjang

23 23 32 32

cm, cm, cm, cm,

lebar lebar lebar lebar

10,5 cm; 20 cm; 23 cm; dan 23 cm.

Unit-unit Organisasi yang frekuensinya/jumlah surat- suratnya relatif rendah, dapat menggunakan sampul/amplop dinas yang bentuknya telah dinormalisasikan dengan jenis ukuran sebagai berikut : 1) Model Resmi; 2) Model Komersial; 3) Model Lipat Persegi; 4) Model Perbankan; dan 5) Model Berjendela. Terhadap surat/dokumen yang mempunyai ukuran khusus, dapat menggunakan sampul yang sesuai dengan ukurannya.

h. Penggunaan sampul surat/dokumen berdasarkan surat kerahasiaan, adalah: 1) Bagi surat sangat rahasia (SRHS) menggunakan dua lembar sampul dengan pengaturan sebagai berikut : a) Sampul pertama/sampul dalam, dilak atau ditutup dengan "cellulosa tape", kemudian diberi cap dinas atau cap jabatan dan cap atau kode Rahasia ditempatkan di bawah cap derajat/ klasifikasi (kalau ada), kemudian sampul pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua. b) Sampul kedua/sampul luar, ditangani dengan cara yang sama dengan sampul pertama, pada bagian muka sampul dibubuhi alamat lengkap, nomor dan kode surat, cap dinas atau cap sangat rahasia dan cap derajat/klasifikasi (kalau ada). 2) Bagi surat Rahasia (RHS), digunakan dua lembar sampul sama dengan Sangat Rahasia. Kata Sangat Rahasia (SRHS) diganti dengan Rahasia (RHS).


123

2012, No.25

3) Bagi surat Konfidensial digunakan satu lembar sampul. Kata "Sangat Rahasia" diganti dengan "Konfidensial" (Konf). 4) Bagi surat "Biasa" digunakan satu lembar sampul tertutup dengan perekat (lem) atau menggunakan hechnecis (stopler). Pada bagian muka sampul dibubuhi alamat, nomor dan kode surat, cap, derajat/klasifikasi bilamana ada. BAB IV PENGELOLAAN NASKAH DINAS A.

Umum 1. Pengertian Pengelolaan Naskah Dinas adalah serangkaian kegiatan yang mencakup pengurusan naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar meliputi pengetikan, pengurusan, pengiriman dan pengarsipannya. 2.

Kebijakan Kebijakan yang dianut dalam pengelolaan naskah dinas, baik surat masuk maupun surat keluar, di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM adalah menganut kebijakan satu pintu. Artinya bahwa semua naskah atau surat yang masuk dan surat yang keluar harus melalui unit pengelola naskah yaitu Biro Umum Bagian Tata Usaha (TU), termasuk surat-surat keluar yang dikeluarkan oleh masing-masing Deputi terlebih dahulu harus mendapat persetujuan Menteri.

3.

Ketentuan Pengelolaan Naskah Dinas Sekretariat Kementerian Koperasi dan UKM merupakan pusat kegiatan pengelolaan naskah dinas Kementerian Koperasi dan UKM yaitu Biro Umum Bagian Tata Usaha termasuk pengelolaan naskah dinas oleh masing-masing Deputi yang dilakukan oleh Subbag Tata Usaha Deputi di bawah koordinasi Bagian Tata Usaha.

4.

Pimpinan satuan unit organisasi karena wewenang dan jabatannya menangani pelaksanaan pengurusan Naskah Dinas yang bersifat rahasia.

5.

Prioritas penanganan dan pengurusan Naskah Dinas dilaksanakan menurut sifat dan kepentingannya, dengan urutan/susunan sebagai berikut : a. Naskah dinas bersifat : Sangat Rahasia Rahasia. Biasa. b. Naskah dinas berdasar kepentingannya adalah : Sangat segera Segera Penting


2012, No.25

124

6.

Beberapa sarana yang diperlukan dalam pengelolaan Naskah Dinas adalah: a. Kartu kendali rangkap 3 (tiga), dengan warna putih, biru dan merah; b. Lembar pengantar surat rahasia rangkap 2 (dua), warna putih; c. Lembar pengantar surat biasa rangkap 2 (dua), warna putih; d. Lembar disposisi rangkap 2 (dua), warna putih; dan e. Lembar tunjuk silang rangkap 3 (tiga), warna putih, biru dan merah.

7.

Unit pengelola Naskah Dinas, terdiri dari : a. Pengambil Surat bertugas : 1) Bagian Tata Usaha Biro Umum mengambil surat-surat ke kantor pos dan menerima surat-surat dinas untuk Kementerian Koperasi dan UKM, baik yang diterima melalui pengantar surat (caraka/kurir), dari kantor pos maupun perusahaan expedisi. 2) Unit Pengolah mengambil surat-surat dinas yang telah dikumpulkan dan disortir oleh Subbag Persuratan di kotak surat pada masing-masing Subbag TU Deputi dengan menandatangani tanda terima (surat yang telah dicatat). b. Penerima Surat bertugas sebagai berikut : 1) Menerima surat-surat dinas dokumen yang disampaikan oleh pengantar surat (kurir/caraka) atau perorangan; 2) Meneliti kebenaran alamat tujuan surat dan terhadap surat yang salah alamat agar segera dikembalikan ke kantor pos; dan 3) Membubuhkan tanda tangan pada lembar tanda terima surat. c. Penyortir Surat bertugas : 1) Memisahkan antara surat-surat dinas dan surat pribadi; 2) Memisahkan antara surat-surat penting dengan surat-surat biasa, kawat/telegram maupun surat rahasia/tertutup; 3) Menyerahkan surat penting/biasa kepada Petugas pengarah surat; dan 4) Menyerahkan surat rahasia kepada petugas pencatat surat. d. Pengarah Surat, bertugas sebagai berikut : 1) Membuka surat penting/biasa dan meneliti kelengkapan surat (lampiran-lampirannya, apa sudah lengkap); 2) Memeriksa isi surat dinas, apakah bersifat penting atau surat biasa. Apabila terdapat surat yang sifatnya rahasia, maka harus diamplopkan kembali dan diserahkan kepada pencatat surat untuk disampaikan kepada yang bersangkutan; dan 3) Menyerahkan hasilnya kepada pencatat surat. e. Pencatat Surat, bertugas : 1) Mencatat surat penting pada kartu kendali rangkap 3 (tiga); 2) Mencatat surat-surat biasa ke dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2 (dua); 3) Mencatat surat-surat rahasia/tertutup ke dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap 2 (dua); 4) Menyimpan kartu kendali, lembar ke 2 (dua) warna biru; dan 5) Memberi nomor, tanggal dan cap/stempel pada surat-surat keluar. f.

Pengirim Surat (caraka/kurir), bertugas : 1) Mengirim/menyampaikan surat-surat yang sudah diberi lembar pengantar (lembar pengantar surat biasa dan lembar pengantar


125

g.

9.

2012, No.25

surat rahasia/ tertutup) kepada unit-unit pengolah dan menerima kembali lembar-lembar pengantar (lembar ke 2) setelah ditandatangani atau diparaf oleh petugas penerima surat di unit pengolah; 2) Mengirim dan menyampaikan surat keluar dengan lembar tanda terima rangkap 2(dua); dan 3) Menyimpan lembaran tanda terima. Penyimpan Arsip, bertugas : 1) Menerima surat/dokumen/berkas inaktif dari unit pengolah; 2) Menata dan menyimpan kartu kendali lembar ke 3 (tiga) warna merah; Lembar pengantar surat biasa lembar ke 2 (dua) maupun lembar pengantar surat rahasia lembar ke 2 (dua); 3) Menata dan menyimpan surat/dokumen/berkas inaktif sebelum disimpan ke unit kearsipan; dan 4) Mencarikan surat-surat/dokumen/berkas, bila sewaktu-waktu diperlukan dengan cepat dan tepat.

Unit Pengolah, terdiri atas: a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas sebagai berikut: 1) Menerima Naskah Dinas beserta lembar pengantar/kartu kendali; 2) Meneliti kelengkapan surat yang diterima, yang diantar dengan lembar pengantar/kartu kendali dan membubuhkan tanda terima; 3) Mengembalikan lembar pengantar ke-2 (dua) atau kartu kendali lembar ke-2 (dua) biru kepada Unit Kearsipan; 4) Menentukan dan mengisi kode serta indeks pada kartu kendali warna putih dan merah lembar ke-1 (satu); 5) Mengembalikan kartu kendali lembar ke 3 (tiga) warna merah kepada unit kearsipan pada Tata Usaha Pengolah setelah diberi kode indeks; 6) Menyampaikan surat disertai lembar disposisi kepada Pimpinan Pengolah; 7) Menyimpan kartu kendali lembar 1 (satu) warna putih, lembar pengantar surat biasa lembar 1 (satu); 8) Menerima kembali surat beserta lembar disposisi (baju surat), setelah memperoleh petunjuk (disposisi) dari Pimpinan Pengolah dan meneruskannya kepada pelaksana pengolah; 9) Menerima Naskah Dinas menurut tata cara yang ditentukan; 10) Mencatat Naskah Dinas keluar kepada kartu kendali rangkap 3 (tiga), pada lembar pengantar surat biasa rangkap 2 (dua) atau pada lembar pengantar surat rahasia rangkap 2 (dua); 11) Mengirim Naskah Dinas keluar beserta Kartu Kendali rangkap 3 (tiga). Lembar pengantar surat biasa rangkap 2 (dua) atau lembar pengantar surat rahasia rangkap 2 (dua). Kepada Unit Kearsipan atau Tata Usaha Unit Eselon untuk dimintakan nomor surat, tanggal, cap/stempel dan selanjutnya dikirim ke alamat yang dituju; dan 12) Mengingatkan Pengolah tentang penyelesaian Naskah Dinas sesuai batas waktu/tanggal penyelesaian pada lembar disposisi.


2012, No.25

126

b. Pimpinan Pengolah bertugas : Memberi pengarahan, petunjuk, instruksi, disposisi pada lembar dispos. c. Pelaksana Pengolah bertugas : 1) Memproses surat sesuai dengan disposisi atau petunjuk-petunjuk dengan memperhatikan waktu yang telah ditentukan oleh Pimpinan Pengolah; dan 2) Menyampikan surat setelah diproses (arsip aktif) kepada Tata Usaha. B.

Pendistribusian Naskah Dinas 1. Pengertian Pendistribusian Naskah Dinas adalah penyampaian Naskah Dinas kepada seorang pejabat yang dituju/tertentu atau kepada pegawai di lingkungan terbatas, baik di dalam maupun di luar lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM. Sesuai tujuannya, maka pendistribusian naskah dinas dapat dibedakan : a. Pengurusan Naskah Dinas masuk. Pengurusan Naskah Dinas masuk terdiri dari rangkaian kegiatan : 1) Penerimaan/pengambilan Naskah Dinas; 2) Penyortiran; 3) Pembukaan surat; 4) Pengarahan; 5) Pencatatan; 6) Pengagendaan; dan 7) Penggandaan. Penjelasan 1) Penerimaan/pengambilan Naskah Dinas meliputi kegiatan-kegiatan menerima dan atau mengambil Naskah Dinas masuk yang dilakukan di loket atau kotak pos/surat penerimaan dan atau diambil oleh petugas penerima. 2) Penyortiran meliputi kegiatan memisahkan masalah dan golongan, sebagai berikut: a) Naskah dinas yang beralamat Menteri Negara Koperasi dan UKM diterima di Bagian Tata Usaha Subbag Persuratan; b) Naskah dinas yang ditujukan kepada Sekretaris Kementerian yang diterima oleh Bagian Tata Usaha Biro Umum. Setelah dilakukan pencatatannya disampaikan kepada Sekretaris Menteri melalui Sub Bagian Tata Usaha Sekretaris Menteri; c) Naskah dinas yang ditujukan kepada unit kerja yang lain yaitu Deputi I sampai dengan VII. Setelah dilakukan pencatatan disampaikan kepada unit kerja yang bersangkutan dalam keadaan tertutup; dan d) Naskah dinas yang bersifat rahasia, sangat rahasia, rahasia, pribadi dan atau konfedensiil/terbatas disampaikan kepada alamat yang bersangkutan tetap dalam keadaan tertutup, tanpa dibuka.


127

2012, No.25

3) Pembukaan meliputi kegiatan membuka Naskah Dinas/surat masuk dengan maksud penelitian kebenaran alamat, serta kelengkapan dan lampiran-lampirannya. Kegiatan ini dilakukan di Subbag Persuratan Bagian TU (Unit Pengolah). 4) Pengarahan meliputi kegiatan pemberian kode dan penentuan kepada unit pengolah mana Naskah Dinas tersebut disampaikan. 5) Pencatatan meliputi kegiatan mencatat seluruh Naskah Dinas masuk, untuk mengetahui berapa banyak volume Naskah Dinas yang masuk ke Kementerian Koperasi dan UKM, serta sebagai alat untuk menelusuri apakah Naskah Dinas tersebut sudah diterima atau belum. 6) Pengagendaan meliputi kegiatan pemberian nomor indeks sampai dengan pencatatan terhadap hal-hal sebagai berikut: a) Nomor indeks; b) Kode; c) Nomor urut; d) Tanggal terima; e) Tanggal naskah; f) Perihal/isi ringkas; g) Asal Naskah; h) Unit pengolah; i) Tanggal penyampaian; dan j) Catatan lain yang dianggap perlu. Pengajuan/penyampaian naskah dinas/surat-surat dinas menggunakan Lembar Disposisi. Untuk kepentingan pengolahan terhadap Naskah Dinas yang isinya diselesaikan oleh lebih dari satu unit pengolah, maka Naskah Dinas dimaksud diperbanyak/digandakan sesuai dengan keperluan. b. Pengurusan Naskah Dinas keluar Pengurusan Naskah Dinas keluar kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1) Pembuatan konsep; 2) Pengetikan/koreksi dan penggandaan; 3) Penandatanganan; 4) Penomoran; 5) Penyampulan; dan 6) Pengiriman.

terdiri

dari

rangkaian

Penjelasan 1) Pembuatan konsep Pembuatan atau penyusunan konsep Naskah Dinas keluar adalah merupakan kegiatan menyusun materi naskah. Konsep Naskah Dinas keluar disampaikan kepada pejabat yang berwenang secara hirarkis guna mendapatkan pengesahan.


2012, No.25

128

Pembubuhan tanda tangan pejabat yang berwenang adalah sebagai pengesahan Naskah Dinas keluar. Pengajuan konsep Naskah Dinas diuraikan dalam bab tersendiri. 2) Pengetikan/koreksi a) Pengetikan/koreksi dan penggandaan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri sepanjang tidak ditentukan lain, dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha Biro Umum Kementerian Koperasi dan UKM, namun tidak tertutup kemungkinan terhadap konsep Naskah Dinas yang datang dari masing-masing unit organisasi dan pelaksanaan pengetikannya dilakukan oleh masing-masing unit organisasi yaitu Subbag TU Deputi; b) Pengetikan/koreksi dan penggandaan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I dilakukan oleh Unit Pengolah dari masing-masing unit organisasi; dan c) Pengetikan/koreksi dan penggandaan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri dan Pejabat Eselon I, dilakukan oleh unit tata usaha masing-masing satuan organisasi. 3) Penandatanganan Penandatanganan Naskah Dinas dilakukan setelah dilakukan pengetikan/ koreksi. 4) Penomoran dan pengagendaan a) Pada umumnya penomoran Naskah Dinas disusun atau dicatat dalam buku, yaitu di dalam buku agenda. Dalam kegiatan mengagendakan naskah-naskah dinas keluar dibedakan menjadi 2 (dua) golongan, yaitu: (1) Naskah dinas yang bersifat peraturan perundang-undangan; (2) Naskah dinas yang bersifat sebagai surat-surat biasa. b) Pengagendaan Naskah Dinas keluar yang bersifat peraturan perundang-undangan dilakukan oleh Bagian Tata Usaha Kementerian Koperasi dan UKM pada Biro Umum dengan menggunakan buku daftar, dan meliputi hal-hal sebagai berikut: (1) Nomor urut menurut jenis; (2) Tanggal naskah; dan (3) Nama Keputusan, Peraturan, Instruksi Menteri dan Petunjuk Pelaksanaan Menteri. 5) Pengagendaan Naskah Dinas keluar Pengagendaan Naskah Dinas keluar yang bersifat surat biasa, dilakukan oleh unit kerja/unit pengolah masing-masing dengan menggunakan kartu/buku agenda meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Indeks; b) Kode; c) Nomor urut; d) Tanggal naskah; e) Nomor naskah; f) Perihal/isi surat; g) Alamat ;


129

2012, No.25

h) Unit Pengolah; i) Tanggal pengiriman; dan j) Catatan-catatan lain yang diperlukan. 6) Pengiriman Pengiriman Naskah Dinas keluar meliputi kegiatan-kegiatan antara lain : a) Penelitian dan koreksi yaitu : (1) Meneliti kelengkapan alamat dan lampiran-lampiran naskah dinas; (2) Pengiriman tembusan atau salinan; dan (3) Pembubuhan cap instansi/jabatan. b) Penyampulan; Penyampulan meliputi : (1) Penyediaan sampul; (2) Pengetikan/penulisan alamat pada sampul termasuk pemberian kode pos; (3) Pembubuhan cap instansi/jabatan; dan (4) Penutupan sampul. c) Penyiapan tanda terima, penomoran dan tanggal surat. Penyiapan tanda terima dilaksanakan dengan menuliskan tanda terima atau dalam surat pengantar/daftar pengantar yang berlaku. d) Pelaksanaan pengiriman. Pengiriman dilaksanakan melalui pos atau melalui Kantor Expedisi yang lain. Naskah asli dari naskah dinas yang bersifat peraturan perundang- undangan yang masih aktif (arsip aktif) untuk Kementerian Koperasi dan UKM disimpan di Biro Umum Subbag Organisasi dan Tatalaksana, sedangkan arsip aslinya disimpan di Subbag Kearsipan selaku sentral arsip. Naskah asli dari Naskah Dinas yang bersifat surat biasa, disimpan di unit kerja/unit pengolah masing-masing dalam waktu tertentu (selama masih aktif) dan kemudian diserahkan kepada Bagian Tata Usaha Kementerian Koperasi dan UKM pada Biro Umum Subbag Kearsipan sebagai Arsip Pusat, (Arsip inaktif). 2.

Bentuk pendistribusian Naskah Dinas a.

Naskah Asli Naskah Asli adalah Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang menandatangani. Naskah asli yang ada paraf draft tidak boleh didistribusikan dan merupakan arsip penting yang harus disimpan (arsip).


2012, No.25

b.

c.

130

Salinan/turunan Merupakan salinan secara keseluruhan dari Naskah Dinas yang tidak berbeda dengan naskah aslinya, dapat juga berupa foto copy. Pada umumnya semua Naskah Dinas dapat disalin untuk kepentingan tertentu. Namun ada juga turunan/salinan itu dipisahkan tersendiri dalam Naskah Dinas tersebut, yaitu Naskah Dinas berbentuk keputusan yang bersifat penetapan. Penetapan untuk penyampaian salinan dalam suatu keputusan, ditempatkan sebelum petikan. 1)

Salinan/turunan dari Naskah Dinas yang ditanda-tangani oleh Menteri disahkan (dilegalisasi/ diotentikasi) oleh Sekretaris Menteri atau Pejabat lain yang ditunjuk. Setiap salinan/turunan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri, dibuat di atas salinan dari Naskah Dinas lainnya yang ditandatangani Menteri menggunakan Kop Surat Menteri.

2)

Salinan Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I, II, III, atau IV dibuat menggunakan kop surat Kementerian Negara Koperasi dan UKM dan diotentikasi oleh pejabat yang ditunjuk dari unitnya masing-masing.

Petikan 1) Petikan adalah salinan dari keputusan yang hanya memuat bagianbagian yang dipandang perlu untuk diketahui oleh yang berkepentingan. Biasanya merupakan perintah yang dicantumkan dalam Naskah Dinas berbentuk keputusan perintah penyampaian petikan dalam suatu keputusan, ditempatkan sesudah penutup dari keputusan. 2) Petikan dari keputusan yang ditandatangani oleh Menteri, diotentikasi oleh Sekretaris Kementerian atau pejabat yang ditunjuk. Petikan tersebut disusun di atas kop Surat Menteri. 3) Petikan keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat struktural Eselon I atau Eselon II menggunakan kop Surat Kementerian Koperasi dan UKM.

d. Kutipan 1) Salinan dari bagian yang dianggap perlu diketahui oleh pihak yang berkepentingan. 2) Pada umumnya semua orang dapat mengutip sesuatu Naskah Dinas, namun untuk kepentingan tertentu kutipan tersebut perlu mendapat pengesahan atau otentikasi dari pejabat yang berwenang. e.

Tembusan. Tembusan adalah Penggandaan dari Naskah Dinas yang harus disampaikan kepada pihak lain sesuai dengan yang tertera dalam Naskah Dinas.


131

C.

2012, No.25

Tata Cara Pengetikan 1.

Pengetikan Naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan : a. Penggunaan kertas; b. Kait; c. Jarak ruang tepi; d. Alinea; e. Banyaknya materi/isi naskah; f. Penomoran naskah dinas; dan g. Pemberian nomor halaman.

2.

Penggunaan Kertas a. Halaman kertas yang akan dipergunakan untuk mengetik Naskah Dinas, hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut : - Ruangan tepi sebelah atas berjarak 3cm dari tepi kertas sebelah atas. - Ruangan tepi sebelah bawah berjarak 2,5cm dari tepi kertas sebelah bawah. - Ruangan tepi sebelah kiri berjarak 3,5cm dari tepi kertas sebelah

kiri. -

Ruangan tepi sebelah kanan berjarak 3cm dari tepi sebelah

kanan. b. Garis tepi naskah dinas adalah 3,5cm dari tepi sebelah kiri. 3.

Pengetikan a. Awal alinea pertama dan tiap awal alinea baru pengetikan dimulai pada ketukan ke 20 (dua puluh) atau 1,25 cm dari garis tepi; b. Baris yang satu dengan baris yang lainnya diketik dengan jarak 1 paragraph, kecuali apabila ditentukan lain; c. Naskah dinas yang terdiri dari 2 (dua) halaman atau lebih pada halaman ke 2 (dua) dan halaman seterusnya diberi nomor dengan angka biasa (angka arab); d. Nomor halaman dibawah sebelah kanan halaman bawah dengan jarak 1,25cm dari naskah; e. Apabila naskah terdiri dari lebih dari satu halaman, pada tiap halaman dituliskan "kata pertama" dari halaman berikutnya dan dicantumkan di sudut kanan bawah dengan jarak 1.25 cm di bawah baris terakhir. Kata pertama seperti tersebut di atas disebut juga kata penyambung; dan f. Penggandaan Naskah Dinas dengan stensil, atau cetak foto copy dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sedangkan penggandaan bagi naskah yang bersifat perundang-undangan hanya dapat dilaksanakan dengan seizin dari Sekretariat Menteri c.q. Kepala Biro Umum atau Pejabat lain yang ditunjuk.


2012, No.25

D.

132

Nomor Dan Kode Surat Dinas Pengertian Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam tata berkas. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip. Sebagai bagian dari kode klasifikasi, susunan nomor naskah dinas dibedakan berdasarkan jenis sebagai berikut : 1. Nomor Surat Dinas Nomor Surat Dinas adalah nomor yang tertera di dalam pokok surat. Nomor surat dinas dicatat dalam buku agenda, lembar pengantar bagi unit kerja Kementerian Koperasi dan UKM yang telah melaksanakan kearsipan sistem yang berlaku secara berurutan, dimulai dari nomor 01 (satu) dan pada setiap tutup tahun takwim tanggal 31 (tiga puluh satu) Desember buku agenda ditutup. Awal tahun berikutnya nomor Surat Dinas tersebut dimulai lagi dari nomor 01 (satu). Nomor Surat Dinas digunakan untuk mengetahui jumlah Surat yang keluar atau yang dituliskan oleh unit pengirim sebagai sumber surat. Nomor urut surat dinas, terdiri atas : a. Angka urut; b. Jenis surat/masalah; c. Unit kerja; dan d. Bulan dan tahun penerbitan. Contoh nomor surat dinas :

Und/235/SM.3/IV/201 0 Und 235 SM.3 IV 2010 2.

: : : : :

Singkatan/akronim jenis naskah (kode klasifikasi) Nomor naskah Unit pemrakarsa Bulan dibuat naskah Tahun terbit

Kode Surat Dinas Yang dimaksud dengan kode Surat Dinas adalah kode sebagai tanda khusus (ciri-ciri) untuk mengenal Surat Dinas. Kode Surat Dinas terdiri dari nomor urut, jenis surat, struktur jabatan/organisasi, bulan dan tahun penerbitan. Azas pemberian kode Surat Dinas adalah : a. Agar dapat seragam dalam menggunakan kode Surat Dinas di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM; b. Untuk mengetahui sumber Surat itu diterbitkan; dan c. Agar mudah dalam mencari kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.


133

Kode Surat menurut jenisnya antara lain : NO JENIS SURAT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33 34. 35. 36. 37.

Peraturan Keputusan Instruksi Pedoman Petunjuk Pelaksanaan Keputusan Bersama Surat Biasa Nota Dinas Memorandum Surat Edaran Pengumuman Surat Pemberitahuan Surat Undangan Surat Pengantar Daftar Pengantar Surat Peringatan Surat Perintah Surat Keterangan Surat Izin Surat Kuasa Surat Tugas Surat Panggilan Surat Pernyataan Surat Keterangan Jalan Surat Perintah Perjalanan Dinas Telegram Surat Kawat Radiogram Teleks Faksimili Risalah Berita Acara Laporan Telan Staf Naskah Serah terima Proyek Surat Perjanjian Kontrak

2012, No.25

KODE SURAT Per Kep Ins Ped Juk KB ND Mem SE Pum Pbr Und Ant Daf Pri SP Ket SI SKU ST Pan Spn SKJ SPPD Tlg Kwt Rg Tlk Fak Ris BA Lap TS NST Pry Kon

KETERANGAN

Kode jabatan


2012, No.25

134

Kode Surat Dinas berdasarkan struktur organisasi (jabatan) NO STRUKTUR ORGANISASI KODE SURAT I Menteri Negara Koperasi dan UKM M.KUKM/ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. II

Sekretaris Kementerian atas nama Menteri Deputi Bidang Kelembagaan Koperasi dan UKM atas nama Menteri Deputi Bidang Produksi atas nama Menteri Deputi Bidang Pembiayaan atas nama Menteri Deputi Bidang Pemasaran dan Jaringan Usaha atas nama Menteri Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia atas nama Menteri Deputi Bidang Pengembangan dan Restrukturisasi Usaha atas nama Menteri Deputi Bidang Pengkajian Sumber Daya UKMK atas nama Menteri

M.KUKM.1/ M.KUKM.2/ M.KUKM.3/ M.KUKM.4/ M.KUKM.5/ M.KUKM.6/ M.KUKM.7 M.KUKM.8

Sekretariat Kementerian Koperasi dan UKM Sekretaris Menteri

SM/

1 Kepala Biro Perencanaan 1.1 Bagian Data . Bagian Rencana dan Program 1.2 Bagian Evaluasi dan Pelaporan . 2 1.3 . Kepala Biro Keuangan 2.1 Bagian Perbendaraan . Bagian Akuntansi dan Verifikasi 3 2.2 Bagian Pengelolaan Barang . Negara(BMN) 2.3 . Kepala Biro Umum 3.1 Bagian Tata Usaha . Bagian Kepegawaian 3.2 Bagian Rumah Tangga . Bagian Hubungan Masyarakat 3.3 . 3.4 .

SM.1/ SM.1.1/ SM.1.2/ SM.1.3/

SM.2/ SM.2.1/ SM.2.2/ Milik SM.3.3/

SM.3/ SM.3.1/ SM.3.2/ SM.3.3/ SM.3.4/


135

NO III

IV

STRUKTUR ORGANISASI Deputi Bidang Kelembagaan Koperasi dan UKM

KODE SURAT Dep.1/

1.

Asdep Urusan Organisasi dan Badan Hukum Koperasi dan UKM 2. Asdep Urusan Peraturan Perundang- Undangan 3. Asdep Urusan Tatalaksana Koperasi dan UKM 4. Asdep Urusan Keanggotaan Koperasi 5. Asdep Urusan Pengendalian dan Akuntabilitas Koperasi Deputi Bidang Produksi

Dep.1.1/

1.

Dep.2.1/

2. 3. 4. 5. V

Asdep Urusan Pertanian Tanaman Pangan dan Hortikultura Asdep Urusan Kehutanan dan Perkebunan Asdep Urusan Perikanan dan Peternakan Asdep Urusan Industri Kerajinan dan Pertambangan Asdep Urusan Ketenagalistrikan dan Aneka Usaha

Dep.1.2/ Dep.1.3/ Dep.1.4/ Dep.1.5/ Dep.2/

Dep.2.2/ Dep.2.3/ Dep.2.4/ Dep.2.5/

Deputi Bidang Pembiayaan

Dep.3/

1. 2.

Dep.3.1/ Dep.3.2/

3. 4. 5. VI

2012, No.25

Asdep Urusan Program Pendanaan Asdep Urusan Pengembangan dan Pengendalian Simpan Pinjam Asdep Urusan Permodalan Asdep Urusan Asuransi dan Jasa Keuangan Asdep Urusan Pembiayaan dan Penjaminan Kredit

Dep.3.3/ Dep.3.4/ Dep.3.5/

Deputi Bidang Pemasaran dan Jaringan Usaha

Dep.4/

1. 2. 3. 4. 5.

Dep.4.1/ Dep.4.2/ Dep.4.3/ Dep.4.4/ Dep.4.5/

Asdep Asdep Asdep Asdep Asdep

Urusan Urusan Urusan Urusan Urusan

Perdagangan Dalam Negeri Ekspor dan Impor Sarana dan Prasarana Pemasaran Kemitraan dan Jaringan Usaha Informasi dan Publikasi Bisnis

NO

STRUKTUR ORGANISASI

VII

Deputi Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia 1. Asdep Urusan Pengembangan Kewirausaan 2. Asdep Urusan Kebijakan Pendidikan Koperasi 3. Asdep Urusan Peranserta Masyarakat 4. Asdep Urusan Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan 5. Asdep Urusan Advokasi

KODE SURAT Dep.5/ Dep.5.1/ Dep.5.2/ Dep.5.3/ Dep.5.4/ Dep.5.5/


2012, No.25

136

VIII Deputi Bidang Pengembangan dan Restrukturisasi Dep.6/ Usaha 1. 2. 3. 4. 5. IX

Asdep Urusan Produktivitas dan Mutu Asdep Urusan Restrukturisasi Usaha Asdep Urusan Pemberdayaan Lembaga Pengembangan Bisnis Asdep Urusan Fasilitas Investasi UKMK Asdep Urusan Pengembangan Sistem Bisnis

Dep.6.1/ Dep.6.2/ Dep.6.3/ Dep.6.4/ Dep.6.5/

Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya UKMK

Dep.7/

1. 2. 3. 4.

Dep.7.1/ Dep.7.2/ Dep.7.3/ Dep.7.4/

Asdep Asdep Asdep Asdep

Urusan Urusan Urusan Urusan

Penelitian Koperasi Penelitian UKM Penelitian Sumber Daya Pengembangan Perkaderan UKM

X

Inspektorat

Insp/

XI

Staf Ahli Menteri

SAM

1. 2. 3. 4. 5.

SAM.1/ SAM.2/ SAM.3/ SAM.4/ SAM.5/

Staf Ahli Menteri Bidang Hubungan Antar Lembaga Staf Ahli Menteri Bidang Penerapan Nilai Dasar Koperasi Staf Ahli Menteri Bidang Hubungan Internasional Staf Ahli Menteri Bidang Pemanfaatan Teknologi Staf Ahli Menteri Bidang Pengembangan Iklim Usaha dan Kemitraan

Catatan : 1. Untuk kode dan nomor Staf Ahli Menteri hanya digunakan untuk surat intern 2. Untuk Eselon III Deputi agar menyesuaikan dengan menambah titik dan angka dibelakangnya (seperti Sekretariat). E.

Ukuran Dan Nomor Seri Pencetakan 1.

Ukuran Naskah-naskah dinas yang dibuat atau dikeluarkan oleh Kementerian Koperasi dan UKM yang akan dicetak/digandakan adalah sebagai berikut : a. Naskah-naskah berupa laporan, data-data makalah berukuran A4; b. Naskah-naskah berupa Undang-undang, peraturan, surat keputusan dll dapat menggunakan ukuran A4;


137

2012, No.25

c. Naskah-naskah berupa buku-buku, Undang-undang, keputusan pedoman/petunjuk dll dapat menggunakan cm x 21 cm.; dan d. Naskah-naskah berupa pidato-pidato berukuran 15 cm x Ukuran tersebut merupakan standar pencetakan menyesuaikan bahan yang akan dicetak. 2.

peraturan, ukuran 15 21 cm. buku dan

Nomor Seri Pencetakan Semua naskah/dokumen yang dicetak/dikeluarkan oleh Kementerian Koperasi dan UKM harus mencantumkan Nomor Seri Cetakan pada sampul halaman belakang bagian luar. Adapun nomor tersebut dapat diperoleh melalui Biro Umum Bagian Tata Usaha. Contoh :

Nomor Seri Cetakan

KUKM.02.SM.04.2010 0 Penjelasan : - KKUKM : F.

02 SM 04 2010

: : : :

Singkatan dari Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor Urut/Seri Cetakan Sebutan Unit asal cetakan (Sekretariat Kementerian) Bulan Pencetakan (April) Tahun Pencetakan (2010)

TANDA KOREKSI 1. Pengertian Tanda Koreksi adalah suatu tanda khusus yang digunakan untuk menolong/membantu memperbaiki konsep, dengan cara memberi tanda dengan pensil atau pulpen sebagai isyarat bahwa ada kata atau huruf yang perlu ditambahkan atau dihilangkan, kesalahan tulisan atau ketikan yang harus diperbaiki, perubahan susunan kata atau perubahan naskah. Perbaikan- perbaikan tersebut dinyatakan dengan tanda-tanda, tidak dengan menulis seluruh perbaikan dengan uraian kata/kalimat, sehingga akan mempermudah penulisan atau pengetikan kembali apabila konsep tersebut akan diketik dalam net konsep. 2.

Macam-macam Tanda Koreksi : a. Menyisipkan : b. Buangkan : c. Hubungkan : d. Tambah Renggang : e. Huruf Besar :

v^ # =


2012, No.25

f. g. h. i. j. 3.

Pindahkan ke kiri Pindahkan ke kanan Koreksi tidak jadi Tukar Tempat Paragraf/alinea baru

138

: : : : :

] [ ...... ~ 0

Kegunaan dan Contoh a. Tanda koreksi menyisipkan : v dan ^ Untuk menyisipkan atau menambahkan huruf, suku kata atau kalimat dalam baris tulisan ketikan konsep. Contoh : Ke Ali v Kantor Pos Dia ^ kerja dengah gigihnya. be b. Tanda koreksi : buangkan : Untuk menghapus atau menghilangkan huruf, suku kata, atau kalimat dalam konsep. Contoh : Badu be kerjanya rajin Badu kerjanya rajin c.

Tanda koreksi : Hubungkan : Untuk menghubungkan huruf, suku kata, kata atau kalimat, yang menurut peraturan atau ketikan dalam konsep : Contoh : Perguna kan tanda koreksi Penggali an tambang mineral.

d. Tanda Koreksi, Renggangkan # Untuk merenggangkan huruf, suka kata, kata atau kalimat dalam baris tulisan atau ketikan di dalam konsep (rough draft). Contoh : Kunci almari ada di # dalam laci meja kerja. e.

Tanda koreksi huruf besar : = Untuk menandai apabila huruf, kata, kalimat dikehendaki ditulis/diketik dengan huruf besar pada baris tulisan konsep, dengan cara memberi tanda 3 (tiga) kali garis datar di bawah huruf/kata dimaksudkan untuk diketik dengan huruf besar. Contoh : Ruang kerja Bagian Tata Usaha Kementerian k = operasi dan UKM ada di lantai dua. Koperasi Pegawai Kementerian Koperasi dan UKM akan menyelenggarakan r = apat a = nggota Tahunan awal bulan depan.


139

2012, No.25

f.

Tanda koreksi pindah kekiri : ] dan pindah ke kanan : Untuk memindahkan huruf, kata, atau kalimat ke kiri atau ke kanan agar supaya huruf, kata atau kalimat di atasnya dalam tulisan atau ketikan konsep (penulisan draft). Contoh : susunan surat dinas, terdiri atas : 1. Kepala Surat 2. Isi Surat 3. Kaki Surat.

g.

Tanda koreksi tidak jadi : ----------Untuk memberi tanda bahwa huruf, kata atau kalimat dan ketikan dalam konsep (penulisan draft). Pak Karya adalah Karyawan yang terpilih mewakili kelompoknya dalam Rapat Anggota Tahunan Koperasi.

h. Tanda koreksi tukar tempat : ~ Untuk mengatakan bahwa susunan kata, tulisan, atau kalimat harus dibalik. Contoh : Pak Mamat jadi ~ tidak pergi ke kantor. i.

Tanda koreksi paragraf/alinea baru : 0 Menyatakan bahwa kalimat yang dimaksud adalah merupakan paragraf/alinea baru. Contoh : 0 Demikian disampaikan untuk menjadikan maklum atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

BAB V PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, KOP DAN SAMPUL SURAT, CAP DINAS, DAN PAPAN NAMA INSTANSI A.

Lambang Negara Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut : 1.

Lambang negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.

2.

Lambang negara berwarna emas digunakan pada surat dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat negara.

3.

Pejabat negara terdiri atas : a. Presiden dan wakil presiden; b. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Majelis Permusyawaratan Rakyat;


2012, No.25

140

c. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat; d. Ketua, Wakil Ketua, Ketua Muda dan Hakim Agung pada Mahkamah Agung serta ketua, wakil ketua dan hakim pada semua badan peradilan; e. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Badan Pemeriksa Keuangan; f. Menteri dan jabatan setingkat menteri; g. Kepala Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan sebagai Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh; h. Gubernur dan Wakil Gubernur; i. Bupati/Walikota dan Wakil Bupati/Wakil Walikota; dan j. Pejabat negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.

B.

4.

Dalam hal dilakukan kerjasama antar pemerintah (Government Government) digunakan lambang negara (Burung Garuda).

5.

Dalam rangka kerjasama pemerintah (dengan pihak luar negeri, kerjasama kota kembar/sister city), lambang negara diletakkan di atas map naskah dinas.

to

Logo Ketentuan penggunaan logo dalam tata naskah dinas adalah sebagai berikut:

C.

1.

Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansi pemerintah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya. Penggunaan logo diletakkan di sebelah kiri kepala surat.

2.

Setiap instansi pemerintah seyogyanya memiliki dan menggunakan logo.

3.

Logo digunakan oleh pejabat berwenang pada lembaga pemerintah pusat dan daerah, lembaga pemerintah non departemen, sekretariat lembaga negara, dan lembaga negara lainnya.

4.

Tata letak logo dalam perjanjian kerjasama sektoral, baik antar departemen/ kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang memiliki instansi masing-masing diletakkan di atas map naskah perjanjian.

Kop dan Sampul Surat 1.

Pengertian a. Kop Surat Dinas adalah kertas yang memuat nama instansi Kementerian Koperasi dan UKM atau sebutan jabatan beserta alamat, nomor telepon, telex, faximile serta kode pos dan tanda-tanda lainnya yang tertera di bagian teratas lembaran kertas, dan dipergunakan untuk kepentingan dinas.


141

2012, No.25

b. Kop Amplop Dinas adalah sebutan suatu Instansi atau sebutan jabatan yang ditulis/dicetak dibagian teratas dari amplop dinas, yang memuat alamat kantor, nomor telepon/telex, faksimili, kode pos serta tanda-tanda lain yang tertera dibagian teratas amplop tersebut dan dipergunakan untuk kepentingan dinas. 2.

Jenis Kop dan Sampul Surat a. Kop surat dinas di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM terdiri atas: 1) Kop surat dinas Menteri a) dengan Lambang Negara di tengah atas; dan b) dengan Lambang Negara di sisi kiri atas. 2) Kop Surat Dinas Kementerian Koperasi dan UKM. b. Kop sampul dinas di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM, macam dan jenisnya sama dengan kop Surat Dinas. 3.

Susunan dan penggunaan Kop Surat Dinas a. Kop Surat Dinas Menteri Negara Koperasi dan UKM ada 2 macam, yaitu: 1) Kop Surat Dinas Menteri dengan Lambang Negara warna kuning emas yang terletak di bagian tengah atas lembaran kertas. Di bawah Lambang Negara ditulis/cetak dengan huruf besar semua. Tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH terpisah antara tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH dengan tulisan "REPUBLIK INDONESIA Tulisan MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH lebih besar dari tulisan REPUBLIK INDONESIA. Kop Surat Dinas Menteri tersebut di atas dipergunakan untuk membuat Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, Instruksi Menteri, Surat Perintah Menteri, Memorandum, Surat Pernyataan, Surat Ijin, Berita Acara dan sejenisnya yang ditandatangani langsung oleh Menteri. 2) Kop Surat Dinas Menteri dengan Lambang Negara warna kuning emas terletak di sisi kiri atas di bawah Lambang Negara dicetak tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA" (dengan huruf besar) yang disusun terpisah antara tulisan "MENTERI NEGARA KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH' dengan tulisan "REPUBLIK INDONESIA". Kop surat dinas Menteri Negara Koperasi dan UKM tersebut dipergunakan untuk membuat surat dinas/biasa seperti surat pengantar, surat peringatan, surat panggilan dan sejenisnya yang ditandatangani langsung oleh Menteri Negara Koperasi dan UKM. b.

Kop Surat Dinas Kementerian Koperasi dan UKM.


2012, No.25

142

Kop Surat Dinas Kementerian Koperasi dan UKM Menggunakan lambang negara, seperti halnya kop Menteri dengan menggunakan Lambang Negara dibawahnya bertuliskan KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA. Tulisan dalam kop surat dinas tersebut dicetak kurang lebih 1/8 kertas ukuran folio (A4) Di bagian bawah halaman kertas tertera alamat kantor dan kotak pos serta nomor telepon kantor. Contoh : Jl. HR. Rasuna said Kav.3-4 Kotak Pos 177,621,384 Tel. 5204366-74, 529928777, 52992999 Fax. 5204383 Kop Surat Dinas tersebut dipergunakan untuk surat-surat dinas yang ditandatangani Pejabat Eselon I ke bawah Kementerian Koperasi dan UKM. D.

Cap Dinas 1.

Pengertian Yang dimaksud dengan cap dinas dalam keputusan ini adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatandan/atau instansi yang dipergunakan sebagai tanda sahnya sesuatu naskah dinas atau kertas berharga lainnya, yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan, setelah naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan.

2.

Macam Cap Dinas Cap Dinas dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu : a. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama instansi atau nama satuan unit organisasi yang bersangkutan. Cap instansi Kementerian Koperasi dan UKM yaitu cap dinas yang digunakan untuk cap naskah-naskah yang ditandatangani oleh para pejabat eselon I kebawah di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM b. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama instansi dan jabatan pejabat yang bersangkutan. Cap Jabatan yaitu bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dan instansi pejabat yang bersangkutan yaitu cap jabatan Menteri Negara Koperasi dan UKM yang digunakan untuk cap naskahnaskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri Negara Koperasi dan UKM dan pejabat yang mengatasnamakan Menteri.

3.

Tata Cara Pemakaian a. Cap instansi Cap instansi Kementerian Koperasi dan UKM dipergunakan untuk menyertai tanda tangan Pejabat di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM.


143

2012, No.25

b. Cap Jabatan Cap jabatan dipergunakan untuk menyertai naskah-naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yaitu cap jabatan Menteri. 4.

Bentuk ukuran dan isi Bentuk ukuran dan isi cap dinas Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. a. Bentuk : Bundar b. Tulisan : Huruf cetak/besar c. Bagian Tengah : Berlambang Negara dan bertuliskan : 1) Cap instansi berbunyi Kementerian Koperasi dan UKM melingkar; dan 2) Cap jabatan Menteri berbunyi Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. d. Ukuran - Lingkaran I = 2,7cm - Lingkaran II = 3,8cm - Lingkaran III = 4,0cm

e.

Bintang

=

Segi lima

-

Contoh Cap Jabatan Menteri

-

Contoh Cap Instansi


2012, No.25

E.

144

Papan Nama Kementerian Koperasi Dan UKM 1.

Pengertian. Papan Nama Instansi adalah papan instansi/unit organisasi suatu instansi.

yang

bertuliskan

nama

2.

Bentuk dan ukuran : Bentuk empat persegi panjang dengan ukuran 800 cm x 100 cm.

3.

Warna dan huruf. Warna dasar putih dengan tulisan hitam, huruf cetak kapital dengan ukuran disesuaikan dengan ukuran papan nama sehingga mudah dibaca.

4.

Bahan Papan nama tersebut dibuat dari bahan yang tahan lama.

5.

Pemasangan Papan nama instansi dipasang di tempat yang strategis agar mudah dibaca dan diketahui. Contoh papan nama : 800 CM

100 cm

KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN : 1. Kop Surat Dinas Instansi Kementerian Koperasi dan UKM dengan Lambang Negara di tengah. 2. Kop Surat Dinas Menteri Negara Koperasi dan UKM dengan Lambang Negara di tengah. 3. Kop Surat Dinas Menteri Negara Koperasi dan UKM dengan Lambang Negara di pinggir sebelah kiri.


145

2012, No.25

BAB VI KETENTUAN PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Koperasi dan UKM ini diterbitkan sebagai pedoman umum dalam menyusun dan membuat naskah dinas bagi seluruh pejabat di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM, dan untuk menyeragamkan bentuk dan tata cara pembuatan naskah-naskah dinas di lingkungan Kementerian Koperasi dan UKM.

MENTERI NEGARA REPUBLIK INDONESIA, SJARIFUDDIN HASAN


PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN KOPERASI DAN UKM BAB I PENDAHULUAN

Recommend Documents