LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM NOMOR 06/PRT/M/2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
IBAB-I PETUNJUK PENGOPERASIAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK A. Menjalankan Aplikasi 1. Sebelum menjalankan Aplikasi TNDE, pastikan komputer sudah terhubung dengan jaringan LAN Kementerian Pekerjaan Umum. Adapun langkah-langkah setting Internet Options pada komputer adalah sebagai berikut: a. Pertama-tama arahkan kursor ke posisi Start, kemudian pilih All Program, lalu pilih Accessories, atau pilih Windows Explorer atau tekan Window + E pada keyboard, maka akan muncul di layar monitor seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Klik di sini
‘b. Setelah.....
-2-
b. Setelah windows explorer dipanggil maka akan muncul tampilan sebagai berikut.
c. Langkah kedua adalah pilih Control Panel, lalu pilih Internet Option,
lalu
ketik
pada
address
homepage
dengan
http://www.pu.go.id seperti yang ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Ketik di sini
d. Langkah ketiga yaitu pilih Connections pada menu Internet Properties, lalu pilih LAN Setting seperti ditunjukan pada gambar di halaman berikutnya. ‘e. Langkah.....
-3-
Klik di sini
e. Langkah yang keempat aktifkan tanda (√) pada Use a proxy server for your LAN, lalu ketik pada Address Proxy Server dengan proxy.pu.go.id dan pada kolom Port dengan 80 kemudian pilih OK seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
Ketik di sini
‘2. Pengaturan....
-4-
2. Pengaturan ODBC Sebelum menjalankan aplikasi TNDE kita harus mengatur setting ODBC yang bertujuan agar komputer yang akan diinstal aplikasi TNDE dapat berkomunikasi dengan Server TNDE, sehingga proses transfer database dapat bekerja dengan baik. Adapun langkahlangkah pengaturannya sebagai berikut: a. Klik Start, Programs, kemudian Pilih control panel, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
b. Kemudian klik Administrative Tools.
Klik
‘c. Setelah....
-5-
c. Setelah tampilan Administrative Tools muncul, selanjutnya kita klik Data Sources (ODBC) seperti yang ditunjukan pada gambar di bawah ini.
Klik
. d. Selanjutnya pada Menu ODBC Data Source Administrator kita klik tombol Add, seperti gambar berikut.
e. Kemudian Pilih SQL Server, lalu klik tombol finísh, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
‘f. Kemudian.....
-6-
f. Kemudian setelah muncul menu Create a New Data Source to SQL Server, Ketik pada field Name dengan Server Surat, dan Server 10.10.10.45 untuk lingkungan Sekretariat Jenderal atau 10.10.150.10 untuk lingkungan Itjen, Ditjen-Ditjen dan BadanBadan kemudian finísh seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
‘g. Kemudian....
-7-
g. Kemudian pada field Login ID ketik persuratan dan field Password ketik dengan password yang telah ditentukan (yang telah terdaftar).
h. Selanjutnya beri tanda (√) pada Change the default database to, lalu klik Next seperti ditunjukan pada gambar berikut.
‘i. Kemudian....
-8-
i. Kemudian klik Finish.
Finish
j. Kemudian muncul tampilan OD k. BC Microsoft SQL Server Setup, klik Test Data Source, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
klik
‘k. Setelah....
-9-
k. Setelah muncul TEST COMPLETED SUCCESSFULLY maka koneksi ODBC telah berhasil seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
‘3. Cara....
- 10 -
3. Cara Pengoperasian Aplikasi TNDE Sebelum kita memanggil program Aplikasi TNDE, pastikan komputer telah siap dan terhubung dengan jaringan komputer Kementerian PU. Aplikasi TNDE terdiri dari dua antar muka (interface) bagi pengguna dalam berinteraksi dengan basis data, kedua tampilan tersebut adalah sebagai berikut: Tampilan dalam Access 2007
Tampilan Web (Intranet)
Ringkasan....
- 11 -
Ringkasan fungsi-fungsi dari kedua interface tersebut adalah seperti dalam tabel berikut:
NO I
PROSES
WEB
SURAT MASUK LANGSUNG Inputing data Cetak lembar disposisi Mencatat disposisi Pimpinan Mengirim Disposisi ke Tujuan
√ √
II
PENELUSURAN TINDAK LANJUT
√
III
SURAT MASUK PIMPINAN Pencarian Nomor Agenda disposisi atasan Ubah disposisi atasan menjadi surat masuk Mencetak lembar disposisi Mencatat disposisi Pimpinan Mengirim Disposisi ke Tujuan
1 2 3 4
1 2 3 4 5 IV V VI VII VIII
PENCETAKAN REKAP BULANAN SURAT MASUK SURAT KELUAR TEMPLAT NASKAH DINAS AGENDA PIMPINAN PENGISIHAN LAP TINDAK LANJUT BERDASARKAN PENGELOMPOKAN TUGAS & FUNGSI MASING-2 UNIT KERJA
Ms. Access √ √
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √
‘B. Agenda....
- 12 -
B. Agenda Surat Masuk Untuk input surat masuk langsung yang ditujukan kepada pimpinan kita harus menggunakan aplikasi berbasis Ms. Access. Adapun langkahlangkahnya sebagai berikut: 1. Untuk menjalankan aplikasi ini dengan meng-klik ikon “APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK” pada desktop di layar monitor komputer anda seperti gambar berikut.
klik
2. Setelah ikon tersebut di-klik, kemudian muncul tampilan utama Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian PU.
‘3. Tampilan....
- 13 -
3. Tampilan Utama TNDE terdiri dari: Surat Masuk, Surat Keluar, Templat Naskah Dinas, Agenda Kerja Pimpinan, dan Keluar Aplikasi. Pada Petunjuk Pelaksanaan ini akan dibahas mengenai fitur-fitur yang tersedia dalam TNDE Kementerian Pekerjaan Umum. 4. Untuk menggunakan fitur Surat Masuk, pertama-tama kita klik Menu Surat Masuk pada aplikasi TNDE kemudian akan muncul tampilan SQL Server Login. Untuk memanggil Fitur Surat Masuk para pengguna diwajibkan untuk mengisi Login ID dan Password. Pada LOGIN FORM, ketikkan nama pengguna (username) pada Login ID dan kata kunci (password) yang diberikan oleh administrator pada Password, kemudian klik OK seperti ditunjukan pada gambar berikut.
5. Kemudian bila Login ID dan Password anda sesuai, maka anda akan memasuki halaman Utama seperti ditunjukan pada gambar berikut.
‘6. Kemudian....
- 14 -
6. Kemudian Klik tombol menu Isi Data Baru pada bagian kiri layar.
KLIK DISINI
7. Setelah menu tersebut di-klik, kemudian akan tampil Form Surat Masuk seperti gambar berikut.
8. Kemudian anda dapat mengisi Form sesuai dengan field-field seperti di bawah ini.
‘9. Keterangan....
- 15 -
9. Keterangan pengisian field-field dapat dilihat di bawah ini: 1) No. Terakhir terisi secara otomatis. 2) No. Agenda diisi dengan menambah satu angka dari nomor terakhir. 3) No. Surat diisi lengkap sesuai nomor yang tertera pada surat. 4) Kode Surat diisi Internal dan Eksternal. 5) Pengirim diisi lengkap dari mana surat berasal sesuai yang tertera pada surat. 6) Ditujukan diisi lengkap sesuai tujuan surat masuk. 7) Perihal diisi lengkap sesuai dengan perihal yang tertera pada surat. 8) Tanggal masuk diisi lengkap dengan tanggal saat diterimanya surat (otomatis). 9) Petugas diisi dengan nama petugas operator. 10) Unit Kerja diisi dengan Unit Kerja petugas yang mengisi data. 11) Subyek diisi sesuai dengan substansi isi surat. 10. Setelah semua field-field yang disediakan dalam Form Pengisian Surat Masuk terisi semua, kemudian Tombol Simpan dan Cetak Disposisi. 11. Contoh format lembar disposisi pimpinan seperti ditunjukan pada gambar di halaman berikutnya.
Contoh.....
- 16 -
CONTOH FORMAT LEMBAR DISPOSISI
KOP NASKAH DINAS
LEMBAR DISPOSISI No. Agenda Surat dari Diterima tgl No. Surat Tgl. Surat Perihal Sifat :
: : : : : : Biasa
......................................................................................... ......................................................................................... ......................................................................................... ......................................................................................... ......................................................................................... ......................................................................................... Segera
Perlu Perhatian Khusus
Perhatikan Batas Waktu
Diteruskan Kepada
Dengan hormat harap
1. ...............................
1. Tanggapan dan saran
2. ...............................
2. Proses Lebih lanjut
3. ...............................
3. Koordinasi/konfirmasikan ........................................
Catatan: KEPALA,
(NAMA) NIP...........................
‘C. Lampiran....
- 17 -
C. Lampiran Fisik Surat (Attachment) Untuk melampirkan fisik surat masuk langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Pertama-tama panggil fitur surat masuk pada aplikasi TNDE, kemudian perhatikan gambar paperclip kemudian klik seperti ditunjukan pada gambar berikut.
Fasilitas untuk melampirkan fisik surat
2. Kemudian muncul tampilan Attchments seperti ditunjukan pada gambar berikut.
Klik disini
‘3. Kemudian....
- 18 -
3. Kemudian arahkan kursor pada tombol Add, kemudian muncul gambar Choose File, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
4. Kemudian muncul halaman untuk mencari dan memilih file yang akan dijadikan lampiran, usahakan file dalam format pdf, selanjutnya pilih tombol OK untuk mengakhiri langkah inserting file.
‘5. Kemudian....
- 19 -
5. Kemudian setelah file yang dilampirkan sudah tersimpan dalam Attachment pilih tombol OK
D. Disposisi Masuk Untuk memproses disposisi masuk dari pimpinan, lakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Langkah pertama klik menu “Disposisi ditunjukan pada gambar di bawah ini.
Pimpinan”, seperti
Klik disini
‘2. Setelah....
- 20 -
2. Kemudian akan muncul tampilan Daftar Surat Disposisi.
3. Untuk mencari surat disposisi pimpinan dapat dilakukan pencarian dengan menggunakan kata kunci/keyword, antara lain: No. Agenda, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tanggal Disposisi, Sifat Disposisi, Perihal, dan Isi Disposisi. 4. Untuk pencarian kita bisa memilih salah satu opsi pencarian, salah satunya dengan menggunakan nomor agenda disposisi. Langkah yang pertama yang dilakukan adalah arahkan kursor pada simbol segitiga yang berada pada sebelah kanan kolom nomor agenda, kemudian pilih Text Filters, kemudian pilih Contains, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
‘5. Kemudian....
- 21 -
5. Kemudian muncul tampilan Costum Filter. Masukan No.Agenda yang dicari 6. Selanjutnya pada No Contains masukan Nomor Agenda yang dicari, kemudian pilih OK. 7. Kemudian akan muncul tampilan data sesuai dengan nomor agenda yang dicari.
8. Kemudian klik Tombol Disposisi>>Surat Masuk, muncul Form Pencetakan Disposisi:
Isi Nomor Agenda berikutnya
’9. Nomor....
- 22 -
9. Nomor Agenda diisi dengan memasukkan nomor berikutnya dan pada kolom tanggal diterima kita isi dengan tanggal surat disposisi diterima, lalu klik “cetak lembar disposisi”, maka lembar disposisi langsung tercetak ke printer. E. Disposisi Keluar Untuk mengirim disposisi keluar kita menggunakan Aplikasi TNDE yang berbasis web di alamat http://10.10.150.10 atau http://10.10.10.45. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Untuk menjalankan aplikasi ini dengan meng-klik ikon “BROWSER INTERNET EXPLORER” pada desktop di layar monitor komputer anda seperti gambar berikut.
klik 2 kali pada icon internet explorer
2. Setelah ikon tersebut di-klik, kemudian akan tampilan Homepage dari Browser IE, dalam hal ini komputer akan disetting Homepage-nya PUnet pada layar seperti gambar berikut.
Ketik http://10.10.150.10
‘3. Arahkan....
- 23 -
3. Arahkan kursor ke posisi “Address”, lalu ketik pada kolom tersebut dengan http://10.10.150.10 atau http://10.10.10.45, lalu enter. 4. Setelah itu muncul tampilan utama aplikasi TNDE seperti gambar di bawah ini:
5. Perhatikan pada halaman sebelah kanan terdapat fasilitas Login Area Pengguna Persuratan untuk diisi “User Name” dan “Password”; perhatikan Gambar berikut.
‘6. Pada....
- 24 -
6. Pada fasilitas tersebut, isikan “USER NAME” dan “PASSWORD” sesuai dengan yang telah diberikan kepada masing-masing pengguna/operator yang bersangkutan. 7. Jika User Name dan Password salah, maka pada layar akan muncul tampilan sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.
8. Jika User Name dan Password benar, maka pada layar akan muncul tampilan sebagaimana terlihat pada gambar berikut.
‘9. Kemudian....
- 25 -
9. Kemudian masukan salah satu Kata Kunci/Keywords yang terdiri dari: Nomor Agenda, Tanggal Surat, Asal Surat, Perihal, dan Disposisi yang akan didisposisikan atau klik tombol lakukan pencarian Surat, maka pada layar akan muncul tampilan sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.
10. Kemudian untuk mengirim disposisi klik Nomor Agenda, seperti tampilan berikut.
Klik Nomor Agenda
’11. Kemudian....
- 26 -
11. Kemudian tampil Formulir Disposisi, selanjutnya kita isi tujuan disposisi dan pilih tujuan disposisi dengan mencentang formulir yang telah tersedia dalam aplikasi, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
Diisi tanggal Disposisi
Tujuan disposisi
12. Setelah semua field telah terisi kemudian klik OK (1x saja) 13. Status Disposisi yang telah dikirim, akan terlihat dalam kolom tindak lanjut, seperti ditunjukan pada gambar berikut: Tindak lanjut disposisi
‘F. Pencarian....
- 27 -
F. Pencarian Surat/Penelusuran Tindak Lanjut 1. Langkah pertama kita masukan kata kunci yang digunakan sebagai pencarian data surat, kemudian klik Lakukan Pencarian Surat sbb:
2. Kemudian muncul tampilan sebagai berikut:
‘3. Dalam....
- 28 -
3. Dalam melakukan pencarian surat dapat menggunakan salah satu Kata Kunci/Keywords atau semua kolom diisi untuk semakin memperoleh hasil yang akurat. Sebagai contoh pencarian surat dapat dicari melalui Asal surat dan perihal. Seperti ditunjukan pada gambar berikut:
4. Kemudian klik OK (1x), kemudian akan muncul daftar hasil pencarian surat sebagai berikut:
‘G. Mencetak....
- 29 -
G. Mencetak Rekap Surat Masuk 1. Langkah pertama kita panggil aplikasi Ms. Access, kemudian klik cetak surat masuk:
Klik Cetak Surat Masuk
2. Setelah kita klik Cetak Surat Masuk maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
3. Kemudian kita ketik pada Enter Parameter Value dengan nilai awal (DD/MM/YY) dan akhir (DD/MM/YY).
‘4. Setelah....
- 30 -
4. Setelah kita ketik angka paramenter, kemudian muncul tampilan sbb:
‘H. Agenda....
- 31 -
H. Agenda Surat Keluar Fitur Surat Keluar adalah fasilitas yang disediakan dalam aplikasi TNDE yang berfungsi untuk memasukan data surat keluar yang telah ditandatangani oleh pimpinan. Adapun pengoperasiannya sebagai berikut:
1. Klik Surat Keluar, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Klik di sini
2. Setelah kita Klik Surat Keluar, maka akan muncul tampil sebagai berikut:
‘3. Untuk....
- 32 -
3. Untuk meng-input surat keluar kita klik tombol Tambah Surat Keluar, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Penjelasan Pengisian Form Pengisian Surat Keluar: a. Nomor Surat diisi dengan nomor Surat Keluar Pimpinan. b. Jenis Surat diisi dengan jenis surat keluar seperti: Surat Keluar, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, dll. c. Tanggal Surat diisi dengan tanggal surat yang tertera pada Surat Keluar. d. Kode Surat diisi dengan Internal atau Eksternal. e. Tujuan Surat diisi dengan Tujuan Surat Keluar. f. Perihal Surat diisi dengan Perihal Surat Keluar. g. Asal Pengolah diisi dengan asal pengolah surat. h. Tanda Tangan diisi dengan penanda tangan surat keluar. i. Tempat Simpan diisi dengan tempat penyimpanan surat keluar. ‘4. Contoh....
- 33 -
4. Contoh pengisian Surat Keluar, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
5. Setelah field-field Surat Keluar telah terisi kemudian pilih Simpan Surat Keluar, selanjutnya apabila Surat Keluar sudah discan dapat dilampirkan pada data surat, seperti ditunjukan pada gambar berikut.
Klik di sini
‘6. Kemudian....
- 34 -
6. Kemudian muncul Attachments, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Klik di sini
7. Kemudian pilih Add selanjutnya pilih file Surat keluar, kemudian OK
‘8. Edit....
- 35 -
8. Edit Surat Keluar Fasilitas Edit Surat Keluar berfungsi untuk mengedit Surat Keluar, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: a. Untuk mengedit data surat keluar yang telah kita input sebelumnya kita pilih tombol Ubah Surat Keluar seperti ditunjuunkan pada gambar di bawah ini. Klik di sini
b. Kemudian muncul Form Perubahan Surat Keluar, selanjutnya kita Edit tulisan yang berada dalam field-fiel Surat Keluar seperti gambar berikut.
‘9. Edit....
- 36 -
9. Edit Jenis Surat Keluar a. Kita pilih seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini. Klik di sini
b. Kemudian muncul Form Editing Jenis Surat Keluar, selanjutnya kita pilih Jenis surat keluar yang dibutuhkan. Apabila jenis surat keluar belum
tercantum
dalam
pilihan
dapat
kita
ketik
pada
baris
Tambahan.
Tambahan
‘HHI. Templat....
- 37 -
I. Templat Naskah Dinas Templat Naskah Dinas adalah salah satu fitur yang disediakan dalam Sistem TNDE Kementerian PU. Templat ini berfungsi sebagai acuan format dalam menyusun konsep surat keluar pimpinan. Templat dapat langsung diunduh dari aplikasi TNDE dan dapat dilakukan penyuntingan/edit surat sesuai dengan substansi isi surat. 1. Untuk memanggil Templat Naskah Dinas kita panggil Aplikasi Sistem TNDE kemudian kita pilih Menu Templat Naskah Dinas seperti ditunjukan pada gambar berikut.
Klik Disini 2. Setelah kita panggil Templat Naskah Dinas maka akan muncul tampilan Unduh Templat Naskah Dinas. Dalam tampilan tersebut terdapat beberapa pilihan templat naskah dinas sesuai dengan Peraturan Menteri PU Nomor 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, kemudian kita tentukan jenis templat yang dibutuhkan kemudian ita klik pada logo yang bertanda paper klip seperti yang ditunjukan pada gambar berikut.
Klik Disini
‘3. Setelah....
- 38 -
3. Setelah kita tentukan jenis templat naskah dinas dilanjutkan setelah meng-klik pada tanda paper clip maka akan muncul tampilan attachment, kemudian arahkan kursor pada file templat kemudian pilih Open untuk membuka file tersebut.
Arahkan kursor pada pilihan templat Pilih Open untuk membuka File Templat
4. Setelah kita klik open, maka akan muncul templat naskah dinas yang dapat disunting/diedit sesuai kebutuhan.
M E N T E R I P EK E R J A A N U M U M R E P U B L IK IN D O N E S IA P E RA T U RA N M E N TE R I P E K E R JA A N UM U M N O M O R : .../P R T /M / 20 1 ..... T E NT A N G 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 .. DE N G A N R A HM A T T UH A N Y A NG M A H A E S A M E N T E R I P E K E R JA A N U M U M , M e n im b a n g
: a . b a h w a ......... .................. ........................................................... ....................... . ......................................... .................. ................... ...................... ..................; b . b a h w a 4 4 4 4 4 4 4 ............... ......................................4 4 4 4 ...4 4 4 4 . ......................................... .................. ................... ...................... ..................;
M e n gi n g a t
: 1 . . ......................................... .................. ................... ...................... .................... . ......................................... .................. ................... ...................... ...................; 2 . ...........4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ... ...................... ............4 .4 4 4 ...4 4 4 4 . ......................................... .................. ................... ...................... ..................; M E M U TU S K A N :
M e n et ap k an
: P E R A T U R A N M E N T E R I P E K E R J A A N U M U M T E N T A N G ............ .................. .4 4 4 4 4 4 .......................4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ..4 . BAB I K E TE N TU A N UM U M P a sa l 1 .. .................. ............4 4 4 4 4 4 4 4 ......................4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 .. .. .................. ......................................... .................. ..................4 4 4 4 4 4 .4 . P a sa l 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ................. ......4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ...4 . .. .................. ......................................... .................. ...............4 4 4 4 4 4 4 4 .. B A B .... K E TE N TU A N P E NU T UP P e r a tu ra n M e nt er i i ni m ul a i b e rl a ku p a d a ta n g g a l d ite ta p k a n . A g a r s e tia p o ra n g m e n g eta h u i ny a , m e m e ri n ta h k a n p en g u n d a ng a n P e r a tu ra n M e n te ri i n i d e n ga n p e n e m p at an n y a d a l am B e r ita N e ga r a R e p u b li k In d on e si a . D i te ta pk a n di J a k a rta p a d a ta n g ga l ............................ M E N T E R I P EK E R J A A N U M U M , ttd N AM A LEN GKAP T AN PA G ELAR
D iu n d a ng k a n d i J a k a r ta p a d a t an g g a l.. ................... M E N T E R I H U K U M D A N H A K A Z A S I M A N U S IA , Ttd N A M A L E N G K A P T A N P A G E LA R B E R IT A N E G A R A R E P U B L IK IN D O N E S IA T A H U N ...N O M O R ,,,
‘J. Agenda....
- 39 -
J. Agenda Kerja Pimpinan
Agenda Kerja Pimpinan merupakan fitur yang ada pada aplikasi tata naskah dinas elektronik yang berfungsi untuk memantau dan membantu bagi pimpinan mengenai Agenda Kerja seperti Undangan, Rapat Kerja, dan Agenda Kerja Pimpinan baik harian maupun mingguan. Adapun penggunaan aplikasi ini sebagai berikut: 1. Untuk memanggil Aplikasi Agenda Kerja Pimpinan kita klik Tombol Agenda Kerja Pimpinan, seperti ditunjukan pada gambar berikut.
Klik di sini
2. Setelah kita klik Agenda Kerja Pimpinan akan muncul tampilan utama sebagai berikut.
6 Refres tampilan
1 5 2 4
Untuk Input Data baru Melihat Agenda kerja hari ini
3
Melihat detail acara
Mencetak agenda kerja mingguan baru
Mencetak agenda kerja
‘3. Untuk....
- 40 -
3. Untuk menginput data agenda kerja kita pilih Menu Agenda Baru, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Untuk menutup form
Penjelasan Form Isian Agenda Pimpinan a. Hari diisi dengan hari kegiatan pimpinan yang akan dihadiri. b. Tanggal diisi dengan tanggal kegiatan pimpinan. c. Jam diisi dengan waktu kegiatan acara berlangsung. d. Kegiatan diisi dengan Judul acara yang akan dihadiri oleh pimpinan. e. Bahan / Pendamping diisi dengan bahan yang dibutuhkan. f. Keterangan diisi dengan keterangan waktu acara, tempat, dan informasi lainnya.
‘4. Agenda....
- 41 -
4. Agenda Kerja Harian Pimpinan Pada aplikasi agenda kerja pimpinan dapat melihat agenda hari ini secara otomatis. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: a. Pertama-tama kita kilk Menu Agenda Kerja Hari ini (hari berjalan), seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
Klik di sini
b. Kemudian muncul tampilan agenda kerja yang khusus terjadwal hari ini (hari berjalan).
‘5. Mencetak....
- 42 -
5. Mencetak Agenda Kerja Berdasarkan Tanggal Untuk
mencetak agenda
kerja
berdasarkan
tanggal
acara
dapat
dilakukan sebagai berikut: a. Pertama-tama kita pilih menu Mencetak Agenda Kerja, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Klik di sini
b. Kemudian muncul Enter Parameter Value kemudian kita masukan Tanggal Acara, seperti contoh kita ketik 21-9-2010, yang berarti acara pada tanggal 21 September 2010, kemudian kita pilih OK.
‘c. Setelah....
- 43 -
c. Setelah kita klik OK akan muncul print out agenda kerja harian sebagai berikut.
‘6. Mencetak....
- 44 -
6. Mencetak Agenda Kerja Mingguan Mencetak agenda kerja mingguan berfungsi sebagai informasi mengenai agenda kerja selama 1 (satu) minggu ke depan. Adapun langkah-langkah pengoperasiannya sebagai berikut: a. Langkah yang pertama kita klik Mencetak Agenda Kerja Mingguan seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Klik di sini
b. Kemudian muncul Enter Parameter Value, kemudian kita masukan tanggal acara yaitu pada hari senin pada minggu berjalan yang akan datang, kemudian pilih ok.
‘c. Kemudian....
- 45 -
c. Kemudian muncul print out Agenda Kerja selama 1 (satu) minggu ke depan.
‘7. Detail....
- 46 -
7. Detail Agenda Untuk melihat detail agenda acara pada layar monitor dapat dilakukan sebagai berikut: a. Pertama-tama kita klik Detail Agenda seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:
Klik di sini
b. Kemudian muncul Formulir isian agenda pimpinan yang telah terisi informasinya secara detail.
‘K. Pelaporan....
- 47 -
K. Pelaporan Tindak Lanjut Disposisi Fasilitas ini digunakan untuk melihat disposisi yang masuk. Disposisi ada yang bersifat biasa dan prioritas, khusus untuk disposisi yang sifatnya prioritas harus segera ditindaklanjuti. Disposisi prioritas adalah disposisi yang sifatnya sangat segera, segera, dan terbatas (mendesak, perlu perhatian khusus, dan perlu perhatian batas waktu) Penjelasannya lebih lanjut sebagai berikut: 1. Disposisi Biasa Untuk melihat sebagai berikut:
Daftar
Diposisi
Pimpinan,
langkah-langkahnya
a.
Langkah pertama klik menu Disposisi Pimpinan, maka muncul tampilan Daftar Surat Disposisi seperti ditunjukan gambar di bawah ini:
b.
Pada gambar di bawah ini adalah Daftar Disposisi yang masuk ke Unit Eselon-II, fungsi-fungsi menu-menu yang tersedia sebagai berikut:
1
3
Mencetak Daftar Disposisi
2 Daftar Surat Masuk
4
Disposisi>>Surat Masuk
Untuk melihat Disposisi Prioritas Sekjen
‘c. Untuk....
- 48 -
c.
Untuk melihat Daftar Diposisi Pimpinan berdasarkan kurun waktu tertentu langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Langkah pertama klik menu 2) Setelah muncul parameter Value kemudian ketik nilai parameter awal dan akhir seperti petunjuk di bawah ini:
kETIK 1/1/2010 dd/mm/yy 1 Jan 2010
kETIK 31/1/2010
KURUN WAKTU 1 BULAN
dd/mm/yy 31 Jan 2010
3) Setelah nilai parameter value kita ketik dengan benar, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.
Contoh Tabel yang ditampilkan merupakan Daftar Disposisi pada bulan Januari 2010 di lingkungan Sekretariat Jenderal. ‘4) Isi....
- 49 -
4) Isi Disposisi Pimpinan Terdiri dari:
1. No. Agenda Sekjen: Berisi No. Agenda Pimpinan 2. No. Surat: berisi No. Surat yang didisposisikan 3. Tanggal Surat: berisi tanggal surat yang didisposisikan 4. Tanggal Disposisi: memuat tanggal dispoisi pimpinan 5. Sifat Disposisi: sangat segera, segera, dan terbatas (mendesak,
perlu
perhatian
khusus,
dan
perlu
perhatian batas waktu). 6. Perihal: memuat perihal surat 7. Isi Disposisi: memuat perintah disposisi pimpinan 8. Tindak Lanjut: memuat isi tindak lanjut atas disposisi pimpinan 9. Pengirim: asal surat
10.
Ditujukan: tujuan surat
2. Disposisi Prioritas Fasilitas ini digunakan untuk melihat disposisi prioritas Pejabat Eselon-I yang masuk ke Pejabat Eselon-II. Langkah-langkahnya sebagai berikut: a. Klik tombol menu DISPOSISI PRIORITAS pada bagian tengah layar.
KLIK DISINI
‘b. Setelah....
- 50 -
b. Setelah menu tersebut di-klik, kemudian akan tampil daftar disposisi seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.
c. Fungsi Menu-menu Disposisi Prioritas seperti ditunjukan pada gambar berikut.
1
2
Untuk melihat Disposisi Prioritas Eselon-I
Untuk mengetahui Disposisi yang masih dalam proses
3 Untuk Melihat Laporan Disposisi Laporan Prioritas Tindak Sekjen Lanjut Disposisi Prioritas Eselon-I
3. Daftar....
- 51 -
3. Daftar Disposisi Prioritas Fasilitas ini digunakan untuk melihat disposisi Prioritas dalam kurun waktu tertentu (contoh selama 1 bulan). Untuk melihat disposisi prioritas langkah-langkahnya sebagai berikut: a. Klik tombol Daftar Disposisi Prioritas pada layar (contoh disposisi prioritas Sekjen).
b. Kemudian masukan Parameter Awal dan Akhir, seperti gambar berikut.
c. Kemudian klik ok, maka akan muncul tampilan sebagai berikut. Unit Kerja : Biro Umum
‘4. Tindak....
- 52 -
4. Tindak Lanjut Dalam Proses Fasilitas ini digunakan untuk memantau dan mengetahui disposisi Prioritas yang masih dalam proses tindak lanjut. Untuk membuka fasilitas ini langkah-langkahnya sebagai berikut: a.
Klik tombol Daftar Disposisi Prioritas pada layar.
b.
Kemudian masukan Parameter Awal dan Akhir.
c. Kemudian klik ok, maka akan muncul tampilan sebagai berikut
Unit Kerja : Biro Umum
‘5. Mengisi....
- 53 -
5.
Mengisi Tindak Lanjut Disposisi a. Disposisi Biasa Untuk mengisi tindak lanjut disposisi, arahkan kursor pada kolom tindak lanjut kemudian ketik berita tindak lanjut disposisi pada kolom tersebut, kemudian arahkan kursor ke kotak selanjutnya, maka data tersebut otomatis tersimpan ke dalam Server.
Isi tindak lanjut
Untuk mengisi Tindak Lanjut, Silakan mengisi di kotak tindak lanjut. b. Disposisi Prioritas Untuk mengisi disposisi tindak lanjut disposisi prioritas, langkahlangkahnya sebagai berikut: 1) Klik disposisi prioritas Sekjen, setelah itu muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
‘2) Kemudian....
- 54 -
2) Kemudian isilah field-field berwarna merah (KELOMPOK, TINDAK LANJUT, dan STATUS) untuk merespons atas disposisi prioritas yang masuk.
KLIK DISINI
KLIK DISINI
KLIK DISINI KETERANGAN PENGISIAN FIELD KELOMPOK
: Dapat diisi dengan Kelompok Disposisi Prioritas yang berkaitan dengan Tugas Pokok Unit Kerja misal: Ke-Rumah Tangga-an, Ke-Tata Usaha-an, Keuangan, dan lain-lain.
FIELD TINDAK LANJUT : Dapat diisi dengan Tindak Lanjut sesuai perintah Isi Disposisi yang masuk, seperti: Menindaklanjuti, Proses Memberikan Saran, Konsep Surat, Rapat Koordinasi, dll. FIELD STATUS
: Dapat diisi dengan Status Tindak Lanjut yang telah dilakukan seperti: SELESAI dan DALAM PROSES ‘c. Penelusuran....
- 55 -
b.
Penelusuran Disposisi Prioritas
Fasilitas ini digunakan sebagai pencarian dan penelusuran disposisi. Dalam penelusuran disposisi bisa dicari berdasarkan Nomor Agenda, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tanggal Disposisi, Perihal, Pengirim, dan Tujuan Surat. Untuk menggunakan fasilitas penelusuran disposisi langkahlangkahnya sebagai berikut: 1) Pertama-tama kita panggil aplikasi TNDE, kemudian panggil Menu Diposisi Pimpinan, seperti gambar di bawah ini.
Sebagai disposisi
contoh
kita
berdasarkan
melakukan Nomor
penelusuran/pencarian
Surat.
Contoh
mengenai
pencarian penelesuran disposisi dijelaskan pada gambar berikut. Pada....
- 56 -
Pada contoh di bawah ini kita akan mencari disposisi prioritas Pejabat Eselon-I kepada Pejabat Eselon-II. Langkah-langkah proses pencarian tersebut dijelaskan pada gambar berikut:
1
2
4 3
Klik Disini Pilih Text Filters
Pilih Contains
Masukan No. Surat
2) Langkah-Langkah: a. Pertama-tama kita arahan kursor pada Nomor Surat, kemudian kita klik tanda panah yang berada pada sebelah kanan pada Nomor Surat seperti yang ditunjukan pada gambar di atas; KLIK DISINI b. Kemudian kita arahkan kursor pada Text filter; c. Pilih contains, kemudian muncul form Custom Filter; d. Selanjutnya isi Form Custom Filter dengan Nomor Surat yang dicari, kemudian klik ok
MASUKAN NO SURAT DI SINI
d. Laporan....
- 57 -
c. Laporan Disposisi Prioritas Fasilitas ini berfungsi untuk mencetak Laporan Disposisi Prioritas sebagai laporan yang akan disampaikan kepada pimpinan. Untuk mencetak laporan disposisi Prioritas, dilakukan langkahlangkah sebagai berikut: 1) Pertama-tama klik Tombol Menu Laporan Disposisi Prioritas, seperti ditunjukan pada gambar berikut:
KLIK DISINI 2) Kemudian muncul parameter value, selanjutnya Parameter Awal dan Akhir, kemudian OK.
masukan
kETIK 1/1/2010 dd/mm/yy 1 Jan 2010
kETIK 31/1/2010
KURUN WAKTU 1 BULAN
dd/mm/yy 31 Jan 2010
3) Kemudian klik OK, maka akan muncul tampilan pada halaman berikut.
TAMPILAN....
- 58 -
TAMPILAN LAPORAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DISPOSISI PRIORITAS
Biro Umum
‘L. MENGAKHIRI....
- 59 -
L. MENGAKHIRI APLIKASI Untuk mengakhiri Software Program Aplikasi TNDE, dapat dilakukan langkah-langkah: a. Alternatif-1 Arahkan kursor ke fasilitas ”File”, pilih ”Close” lalu kilk, maka aplikasi akan ditutup dan pengoperasian selesai. b. Alternatif–2 Arahkan kursor ke tanda
X
yang terdapat pada pojok sebelah
kanan atas layar lalu klik, maka aplikasi akan ditutup dan pengoperasian selesai.
BAB II....
- 60 -
BAB II PENUTUP Dengan menerapkan aplikasi sistem TNDE di Kementerian Pekerjaan Umum diharapkan dapat mendukung percepatan dan ketepatan pengambilan keputusan bagi pimpinan suatu unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Sedangkan bagi para pelaksana kegiatan dapat lebih dini melakukan persiapan-persiapan dalam melaksanakan kegiatan yang diarahkan oleh pimpinan masing-masing. Mengenai keuntungan lain yang dapat dipetik dari aplikasi ini adalah dapat mengurangi penggunaan kertas (paperless), karena informasi yang diperlukan dapat dilihat melalui layar monitor pada masing-masing komputer yang terpasang pada unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan. Agar tidak mengganggu kelancaran kegiatan yang telah dilakukan dengan cara manual, maka penerapan aplikasi ini dilaksanakan secara bersama-sama, dan diharapkan secara bertahap dikurangi kegiatan yang dilakukan dengan cara manual dengan mempertimbangkan segi keamanan, keefektifan, dan efisiensinya. Melalui Petunjuk Pelaksanaan TNDE Kementerian Pekerjaan Umum ini diharapkan dapat membantu bagi para pengguna dalam pengoperasiannya, sehingga informasi yang diperlukan oleh pimpinan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. MENTERI PEKERJAAN UMUM ttd DJOKO KIRMANTO
