ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SPESIALITE OBAT INDONESIA (Studi Kasus: Apotek Gejayan Yogyakarta)
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh : Ayuningtyas 09.12.3836
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013 1
2
ANALYSIS AND DESIGNING SPECIALITE INDONESIAN DRUG INFORMATION (Study Cases : Gejayan Drug Store Yogyakarta) ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI SPESIALITE OBAT INDONESIA (Studi Kasus: Apotek Gejayan Yogyakarta) Ayuningtyas Rum Muhammad Andri Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT Current information technology has penetratedinall fields of industry. Not least in the field of pharmacy. It aims to facilitate the people in this field work. In this case I made a search system that the drug or drug dictionary named Spesialite Indonesian Drug Information. I took one of the case studies in pharmacy in Yogyakarta, namely Gejayan Pharmacy. This program is an electronic form of the book “Informasi Spesialite Obat Indonesia” (ISO) published by ISFI. The book is published each year with the addition of new drugs on the market. While in this program, will be as the admin user can add its own data to the medicine.This program can be used by workers in the field of pharmacy, students in the fields of pharmaceuticals, as well as the general public outside the pharmaceutical field. The programming language used in the manufacture of the ISO program is Java. While the software used is MySQL as the database, NetbeanIDE6.9 as the software to write program scripts, and XAMPP as a server. This program can be used on any operating system, so that people can use false. The purpose of this program is made to facilitate the search for the names of the drugs circulating in the community, as well as knowing the content, benefits, dosage and other drugs. The information in this program refers to ISO book, sothe accuracy ofthe datais assured. Keywords : ISO, Indonesian ISO, ISO dictionary
3
1.
Pendahuluan Farmasi merupakan salah satu ilmu pengetahuan yang menguras banyak memori
otak. Karena dibutuhkan daya ingat yang kuat untuk menghafal jutaan nama-nama obat, kandungan-kandungannya, serta kegunaan dari obat-obat tersebut. Namun otak manusia ada batasnya juga, tidak semua obat-obatan dapat diingat dengan baik. Untuk itulah IAI (Ikatan Apoteker Indonesia) menerbitkan buku ISO Indonesia (Informasi Spesialite Obat Indonesia). Buku ISO Indonesia memuat ratusan ribu nama-nama obat, pabrik yang memproduksinya, jenis-jenis obat, kandungan obat, guna obat, indikasi, efek samping, cara pakai, dan harga obat. Bisa dibilang ISO ini merupakan kamus bagi orang farmasi. Semua kalangan farmasi mulai dari siswa SAA (Sekolah Asisten Apoteker), mahasiswa jurusan farmasi, para pekerja apotek, gudang dan pabrik obat, hingga profesi sekelas apoteker dan gelar profesor pun masih mengandalkan buku ini. Buku ISO Indonesia selalu diperbaharui dan terbit tiap tahun. Karena selalu ada temuan atau racikan obat terbaru. Buku ISO yang paling baru ialah ISO Indonesia Volume 46 yang terbit tahun 2011 lalu. Buku ini mirip kamus, nama-nama obatnya disusun sesuai abjad. Jadi jika ingin mencari nama pabrik yang mengeluarkan obat tertentu, cari dulu nama obatnya. Dengan begitu baru dapat dilihat nama pabrik pembuatnya. Namun karena tebalnya buku ISO dan nama-nama obat yang sangat banyak, terkadang membuat kesulitan para penggunanya. Hal ini dapat memakan waktu jika digunakan oleh apoteker yang sedang melayani pasien. Apalagi jika pasiennya sedang terburu-buru atau pasien tersebut bukan tipe orang yang sabar. Kasus tersebut banyak dialami oleh apotek-apotek atau toko obat. Tak terkecuali Apotek Gejayan, yang terletak di jalan Gejayan atau jalan Affandi Yogyakarta. Apotek yang cukup besar dan laris ini mempunyai banyak pasien. Terlebih apotek ini ada dokter praktek di hari-hari tertentu. Banyak pasien mencari obat yang tidak ada di stok obat apotek tersebut. Untuk itu pegawai apotek atau apotekernya perlu mencari tahu kandungan atau isi dari obat yang dicari si pasien di buku ISO Indonesia. Setelah mengetahui kandungan obat tersebut, dilihat di stok obat apotek, apakah ada obat dengan kandungan yang sama namun beda merk dan pabrik. Jika ada, maka obat pasien tadi dapat diganti dengan obat yang ada di stok apotek ini. Apabila pasiennya banyak, dan peristiwa ini dialami oleh sebagian besar pasien saat itu, dapat dibayangkan lamanya waktu yang dibutuhkan oleh pegawai apotek dalam mencari obat. Bagi pasien yang tidak sedang buru-buru atau memiliki waktu luang, tentu tidak jadi masalah. Namun jika pasiennya sedang buru-buru, tentu akan membuat kurang nyaman si pasien dan pegawai dalam mencari obat.
1
Hal itulah yang mendorong penulis untuk menganalisa dan merancang sebuah sistem yang diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat kinerja di apotek ini. Sistem yang akan dibuat ialah kamus ISO yang sudah terkomputerisasi. Bentuknya hampir sama dengan kamus penerjemah bahasa. Namun bedanya kamus ini berisi nama-nama obat. Di sini para karyawan di Apotek Gejayan dapat mencari nama-nama obat, manfaatnya apa, dan lain-lain. Sehingga mereka dapat dengan mudah mencari obat yang dimaksud tanpa harus membuka lembar demi lembar halaman buku yang sangat tebal. Hal ini tentu akan sangat membantu kinerja mereka di apotek. Jika sedang banyak pasien, tentu akan mempercepat kinerja mereka sehingga pasien yang tidak mengantri terlalu lama. Selain itu juga mereka dapat menambah wawasan tentang obatobatan terbaru. Berdasarkan analisa di atas, penulis berniat merancang sebuah software Informasi Spesialite Obat Indonesia. Informasi mengenai obat pun lebih lengkap, karena dalam software ini akan dibuat informasi mengenai harga obat yang terbaru. Dan diharapkan program ini nantinya dapat membantu kinerja karyawan di Apotek Gejayan khususnya dan semua kalangan farmasi umumnya. 2.
Landasan Teori
1.1
Pengertian ISO (Informasi Spesialite Obat) Indonesia Buku
ISO
Indonesia
dibuat
dan
disusun
oleh
ISFI
(Ikatan
Sarjana
FarmasiIndonesia) merupakan "kamus obat" yang rasanya harus dimiliki oleh setiap keluarga bahkan setiap orang yang merasa perlu tahu lebih jauh mengenai obat-obat apa yang beredar saat ini. Buku ini terlebih wajib harus dimiliki oleh para kalangan farmasi.Mulai dari pelajar, mahasiswa, hingga profesi setingkat professor. Buku ISO Indonesia ini selelu diperbaharui dan terbit tiap tahunnya.Dantiap kali terbit, jenis-jenis obat yang ada dalam buku ini pun bertambah. Hal itu dikarenakan telah ditemukannya obat-obatan terbaru dalam jangka waktu satu tahun tersebut.Terakhir buku ini sudah mencapai volume 46 yang terbit di tahun 2011.Selain dari daftar isi, data obatobatan dikelompokkan juga per-jenis pengobatan. Serta terdapat pula indeks nama obat, sehingga memudahkan penggunanya dalam pencarian. Dalam setiap keterangan obatnya, dicantumkan kandungan bahan,dan kegunaan obat, serta beragam informasi bermanfaat lainnya termasuk indikasi, dosis, hingga harga pasarannya. 2.
Analisis
2.1
Analisis PIECES Sistem yang sedang berjalan di apotek Gejayan saat ini dianalisa menggunakan
metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Services). Digunakannya metode ini adalah untuk mengukur performa, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi, dan pelayanan dari sistem yang lama. Berikut hasil analisa tersebut :
2
1.
Performance (Kinerja) Performa atau kinerja sebuah sistem diukur dari jumlah produksi dan waktu
tanggap sistem tersebut. Apotek Gejayan buka pelayanan pada pukul 07.00 s/d 21.30 dengan 2 shift. Shift 1 mulai pukul 07.00 s/d 13.30, sedangkan shift 2 mulai pada pukul 13.30 s/d 21.30. Pada shift 1 pasien akan ramai pada pukul 10.00 s/d 12.00, dan pada shift 2 pasien akan ramai pada pukul 17.00 s/d 20.00. Berikut perhitungan analisa jumlah produksi dan waktu tanggap pada Apotek Gejayan : Lama kerja
:
1.
Shift 1 : 120 menit
2.
Shift 2 : 180 menit
Jumlah pasien yang datang
: 20 orang
Pelayanan untuk 1 orang
:
1.
Untuk obat racikan berbentuk puyer waktu pelayanan 30 menit.
2.
Obat racikan berat, yaitu obat yang cara pembuatannya rumit karena harus menimbang komposisi obat sesuai takaran. Waktu pelayanan 30 menit.
3.
Obat racikan ringan, yaitu obat yang cara pembuatannya tidak rumit karena tinggal mencampur 2 obat berbeda yang sudah ada takaran yang jelas. Waktu pelayanan 20 menit.
4.
Obat non racikan yaitu obat yang sudah ada dalam kemasan produksi pabrik-pabrik farmasi. Waktu pelayanan 10 menit.
Throughput
:
1.
Obat puyer
: 20 * 30 menit = 600 menit
2.
Obat racikan berat
: 20 * 30 menit = 600 menit
3.
Obat racikan ringan
4.
Obat non racikan
Response Time
: 20 * 20 menit = 400 menit : 20 * 10 menit = 200 menit
:
1. Shift 1
: 120 menit/ 20 orang
= 6 menit
2. Shift 2
: 180 menit/ 20 orang
= 9 menit
Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kelemahan kinerja Apotek Gejayan ialah pelayanan yang masih kurang efektif dan kesulitan dalam pencarian obat di buku ISO. 2.
Information (Informasi) Informasi merupakan komoditas penting bagi pemakai akhir. Di mana informasi
yang didapat akan mempengaruhi keputusan bagi user. Sistem lama di apotek Gejayan dinilai sudah cukup baik dalam memberikan informasi.Yang menjadi permasalahan ialah tingkat kemudahan dalam mendapatkan data yang valid dan cepat dari sumbernya.
3
Sistem lama di apotek Gejayan menggunakan buku ISO (Informasi Spesialite Obat) Indonesia sebagai sumber pengetahuan.Di mana buku ini sangat tebal, dan berisi banyak macam dan jenis obat – obatan.Jika terjadi human error, dapat menyebabkan hal yang fatal dalam pemberian informasi obat kepada pasien. 3.
Economic (Ekonomi) Analisis ini menilai sistem yang dikembangkan akan membantu manajemen
dalam hal pengurangan dan keuntungan dari segi ekonomi. Sistem yang dikembangkan akan memberikan penghematan operasional, sehingga dapat menekan pengeluaran organisasi. Sementara keuntungan didapat dari meningkatnya nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. Keuntungan di apotek Gejayan menjadi berkurang karena harus membeli buku ISO Indonesia yang terbit tiap tahunnya. Hal ini penting karena buku tersebut menjadi acuan para karyawan ketika bekerja. Semua informasi tentang obat-obatan yang terbaru ada di buku dengan terbitan terbaru juga. 4.
Control (Kontrol) Analisis kontrol dilakukanuntuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi
kesalahan ataupenyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yangtidak berkepentingan. Banyaknya obat yang terdaftar dalam buku ISO Indonesia terkadang membuat kesulitan penggunanya. Ada beberapa obat yang mempunyai nama yang hampir sama. Sehingga jika pengguna salah membaca atau salah dalam pencarian nama obat, akan berakibat fatal bagi pasien. Di sinilah diperlukannya kontrol untuk pengguna. Agar tidak salah dalam pencarian
keyword
obat
dan
menyampaikannya
kepada
pasien.
Pengguna
mengandalkan ingatan dan sumber-sumber informasi yang ada untuk mencari obat di buku ISO. Karena mencari informasi obat di buku ini sudah harus ada pengetahuan dulu mengenai obat yang dimaksud. Paling tidak mengetahui apakah nama obat tersebut termasuk nama dagang atau nama generik obat. 5.
Eficiency (Efisieni) Analisis ini menyorot penggunaan sumber daya yang minimal untuk menghindari
pemborosan. Pembelian buku ISO Indonesia tiap tahun sedikit banyak menyebabkan pemborosan bagi apotek maupun bagi karyawannya. Terlebih buku ISO Indoensia ini berharga cukup mahal yakni Rp 100.000,00. 6.
Services (Pelayanan) Pelayanan di apotek Gejayan sejauh ini sudah cukup baik. Namun untuk
meningkatkan pelayanan yang baik menjadi luar biasa diperlukan sebuah sistem yang
4
dapat mempermudah pekerjaan karyawan dan meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pasien di apotek Gejayan. Sistem yang dibutuhkan di apotek Gejayan ialah sistem pencarian obat–obatan yang sudah terkomputerisasi. Karena selama ini masih mengandalkan buku ISO Indonesia yang sangat tebal dan agak rumit dalam mencari obat yang dimaksud. Dengan adanya
sistem
pencarian
yang
sudah
terkomputerisasi
tersebut,
tentu
akan
mempermudah para karyawan dalam bekerja sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pasien di apotek Gejayan. Berdasarkan analisa di atas, dapat disimpulkan secara keseluruhan bahwa dengan sistem yang lama pelayanan di apotek Gejayan memakan waktu yang tidak sedikit. Dan untuk memberikan informasi yang akurat dan tepat tentang obat yang dipesan oleh pasien, karyawan apotek Gejayan membutuhkan buku ISO Indonesia sebagai acuan. Dimana buku ini berharga cukup mahal yakni Rp 100.000,00 dan tiap tahunnya selalu terbit buku yang baru dengan informasi obat-obatan yang baru juga. Buku ini berisi banyak nama-nama dan informasi mengenai obat yang beredar di masyarakat sekarang. Sehingga karyawan harus jeli dan teliti dalam mencari informasi obat yang dimaksud. Jika terjadi human error, maka akan berakibat fatal bagi pasien dan tentu dampaknya akan besar terhadap reputasi apotek Gejayan di masyarakat. 1.1
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang akan dibangun
sudah sesuai dengan kebutuhan obyek penelitian atau belum.Kebutuhan sistem dibagi menjadi dua, yaitu kebutuhan fungsional dan nonfungsional. Kebutuhan fungsional ialah kebutuhan yang berisi proses - proses yang dapat dilakukan oleh sistem dan apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Sedangkan kebutuhan nonfungsional ialah kebutuhan yang berisiapa – apa saja yang dimiliki oleh sistem. 2.1.1
Kebutuhan Fungsional
1.
Pengguna dapat memilih mencari obat berdasarkan nama dagang obat, nama paten, nama pabrik pembuat obat, kandungan obat, guna obat, atau harga obat dengan memasukkan kata kunci pencariannya.
2.
Pengguna dapat berperan sebagai admin sistem. Di mana seorang admin dapat merubah data – data obat yang ada di sistem. Hal ini dikarenakan jumlah obat tiap tahunnya selalu bertambah. Data harga obat juga selalu berubah – ubah. Oleh karena itu dengan adanya menu admin ini pengguna dapat melakukan update,delete,dan menambah obat.
2.1.2
Kebutuhan Non Fungsional
1.
Operasional 1)
Digunakan multiplatform.
5
2.
2)
Spesifikasi komputer700 MHz x 80 processor.
3)
Memory 256 MB.
Sekuriti Untuk menjadi admin, sistem ini dilengkapi dengan password.
3.
Informasi
1)
Pemberitahuan bila username atau password yang dimasukkan oleh pengguna salah.
2)
Pemberitahuan bila kata kunci pencarian obat yang dimasukkan oleh pengguna tersebut salah.
2.1.3 Analisis Kelayakan Sistem 2.1.3.1 Kelayakan Teknis Secara teknis, sistem yang baru ini layak digunakan karena kebutuhan teknologi yang dibutuhkan sistem sudah tersedia dan mudah didapatkan. 2.1.3.2 Kelayakan Operasional Sistem ini mudah digunakan sehingga dapat memperlancar dan mempermudah pengguna untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Informasi yang didapat juga terjamin akurat dan tepat waktu. 2.1.3.3 Kelayakan Hukum Secara hukum sistem ini sudah memenuhi aturan dan undang – undang yang berlaku. Karena sistem ini menggunakan perangkat lunak yang legal. 2.1.3.4 Kelayakan Ekonomi Dari segi ekonomi sistem ini tidak akan menimbulkan
Gejayan karena tidak
diperlukan biaya untuk pembuatannya. Apotek Gejayan hanya perlu merasakan manfaat dari sistem ini dengan meningkatnya kualitas pelayanan yang diberikan kepada konsumen.
6
3.
Perancangan Sistem
3.1.1
Perancangan Proses Dalam sistem ini, perancangan proses yang berlangsung digambarkan
menggunakan Flowchart Sistem dan Data Flow Diagram. 3.1.1.1
Flowchart Sistem Berikut adalah Flowchart Sistem yang diusulkan :
Golongan
Pabrik
Obat
Jenis
Gambar 4.1 Flowchart Sistem
3.1.2
Data Flow Diagram Data Flow Diagram digunakan untuk mengetahui aliran data dan proses sebuah
sistem. Data Flow Diagram dibagi menjadi beberapa level. Dan berikut Data Flow Diagram sistem yang diusulkan :
7
Data Admin
Karyawan
Gambar 3.2Data Flow Diagram Konteks
karyawan Data Obat Data Obat
Data Obat Data Obat
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0
8
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses 2
9
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 4
10
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan Berikut pembahasan tentang program yang telah dibuat:
1.
Halaman Menu Utama Halaman ini merupakan halaman utama ketika pengguna membuka program. Di sini pengguna dapat melakukan pencarian data obat, golongan, dan pabrik. Pengguna juga dapat menjadi admin dengan login admin.
Gambar 4.11 Menu Utama 2.
Halaman Login Admin Halaman ini digunakan pengguna untuk menjadi admin.Dimana admin dapat melakukan insert, update, dan delete.Sedangkan nama pengguna dan passwordnya ialah admin.
Gambar 4.2Login Admin 3.
Halaman Input Data Pabrik Di halaman ini admin dapat melakukan insert, update, dan delete data pabrik.
11
Gambar 4.3Halaman Input Data Pabrik 4.
Halaman Input Data Golongan Obat Di halaman ini admin dapat melakukan insert, update, dan delete data golongan obat.
Gambar 4.4 Halaman Input Data Golongan Obat 5.
Halaman Input Data Obat Di halaman ini admin dapat melakukan insert, update, dan delete data obat.
12
Gambar 4.5 Halaman Input Data Obat 6.
Halaman Daftar Pabrik Pada halaman ini pengguna dapat mencari data pabrik yang diperlukan.Untuk mengakses halaman ini, pengguna tidak perlu menjadi admin.
Gambar 4.6 Halaman Daftar Pabrik 7.
Halaman Daftar Golongan Obat Pada halaman ini pengguna dapat mencari data golongan obat beserta mengetahui obat apa saja yang termasuk di golongan obat tersebut.
13
Gambar 4.7 Halaman Daftar Golongan Obat 8.
Halaman Daftar dan Pencarian Obat Di halaman ini pengguna dapat mencari data obat yang diinginkan. Pencarian obat dapat berdasarkan nama, jenis, kandungan, guna, nama pabrik, dan harga obat.
Gambar 4.8 Halaman Daftar dan Pencarian Obat
14
5.
Kesimpulan Dengan diterapkannya Sistem Informasi Spesialite Obat di Apotek Gejayan ini,
maka penulis mengambil beberapa kesimpulan perbandingan sistem yang baru dengan sistem yang lama di apotek Gejayan. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut : 1.
Memudahkan pencarian obat oleh karyawan apotek Gejayan.
2.
Memepercepat pelayanan konsumen di apotek gejayan.
3.
Meningkatkan kualitas pelayanan di apotek Gejayan.
15
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta:
Andi
Offset. Anonym. 2009. ISO (Informasi Spesialite Obat Indonesia). Jakarta: PT. ISFI Penerbitan. Anonym. 2012. ISO (Informasi Spesialite Obat Indonesia). Jakarta: PT. ISFI Penerbitan. Arbie. 2003. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. Hartati, G. Sri, dkk. Pemrograman GUI Swing Java dengan Netbeans 5. Yogyakarta: Penerbit Andi Hermawan, Benny. 2004. Menguasai Java 2 dan Object Oriented Programming. Yogyakarta: Andi Offset. Huda, Miftakhul. 2009. Membuat Aplikasi Rental dengan Java dan MySQL. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Mcleod, Jr
Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen II.
Jakarta: PT
Prenhallindo. Rickyanto, Asak. 2004. Pemrograman Database Java dengan JDBC. Yogyakarta: Andi Offset.
16
