ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. JAKARE MUDA MERDEKA
Di Susun Oleh
Anas Fahmi Ilmi
1301055602
Desti Septriani
1301063926
Bebie Violindamel
1301067792
Kelas/Kelompok
:07PBA/08
Pembimbing Suryanto, S.Kom.,MM. D1865 Abstrak Tujuan dari penulisan skripsi ini ialah mengidentifikasi kelemahan-kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Jakare Muda Merdeka serta merancang sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang sesuai dengan kebutuhan PT. Jakare Muda Merdeka. Adapun metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode analisis melalui studi kepustakaan dan studi lapangan yang berasal dari pengumpulan informasi dan dokumen, wawancara maupun observasi. Metode perancangan yang digunakan dengan pendekatan berorientasi objek yang dinotasikan dalam bentuk Unified Modelling Language (UML). Aplikasi pemrograman yang digunakan adalah Microsoft C#.NET 2010, Microsoft SQL Server 2008 dalam hal penyimpanan data-data dan SAP Crystal Report version 13 dalam hal perancangan laporan. Dengan adanya perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitas rutin operasional dengan lebih efektif serta efisien dan dapat menghadapi persaingan usaha yang ketat di masa mendatang. Kata Kunci : Analisis, Sistem Informasi Akuntasi, Perancangan, Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas.
PENDAHULUAN Pada bab ini kami menulis mengenai latar belakang dalam pembuatan skripsi kami yang berjudul analisis dan perancangan sistem informasi akutansi penjualan tunai dan penerimaan kas, setelah itu kami menentukan tujuan dan maksud dalam menyusun skripsi tersebut dan setelah itu kami menyusun ruang lingkup yang kami bahas dalam penyusunan skripsi ini setelah itu kami menentuka metode apa yang kami pakai dalam menyusun skripsi ini dan setelah itu kami membuat sistematika penulisan yang berisi rancangan penulisan yang akan kami buat dalam skripsi ini.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah : 1. Studi Pustaka ( Library Research ) Melakukan studi literature melalui pencarian, pengumpulan data dan pembelajaran buku-buku wajib, literature-literature atau buku terpercaya lainnya untuk mencari referensi dan teori-teori yang relevan yang akan dijadikan dasar kriteria dalam membahas masalah yang ditemukan pada saat penelitian lapangan. 2. Studi Lapangan ( Field Research ) a. Analisis •
Pengamatan / Observasi Dalam metode ini, penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap
kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan dan mengadakan pengujian terhadap cara kerja sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan. •
Wawancara
Dalam metode ini penulis mengadakan Tanya jawab secara langsung dengan staff Apotik Mulya untuk memperoleh gambaran secara umum tentang apotik dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini. Dalam metode ini, penulis mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan. b. Metode perancangan Event Table, Overview Activity Diagram, Workflow table, Detailed Activity Diagram, UML Class Diagram, Use Case Diagram, Perancangan Database, Perancangan Formulir, Perancangan layar, Perancangan Laporan.
HASIL DAN BAHASAN Hasil dalam penyusunan skripsi ini adalah sebuah sistem informasi akutansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang mana dapat menampung seluruh proses penjualam tunai dan penerimaam kas pada PT. Jakare Muda Merdeka. Sistem ini memliki fungsi pencacatan untuk penangan penjualan dan penerimaan kas yang selalu update pada setiap proses yang terjadi dan sistem ini. Sistem ini terdiri dari form – form dan menghasilkan laporan – laporan yang diperlukan dalam pemjualan tunai dan penerimaan kas.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Jakare Muda Merdeka yang telah dilakukan diambil kesimpulan sebagai 1.
berikut : Pimpinan seringkali kesulitan dalam mengetahui dan mengambil keputusan tentang beberapa bagian vital dari perusahaan tersebut seperti: stok barang, laporan akhir periode, data-data pelanggan dan supplier. Hal ini di karenakan sistem yang masih manual, sehingga memungkinkan persentase terjadinya human error lebih tinggi. Oleh karena itu, kami membuat sebuah aplikasi sederhana untuk membuat keseluruhan proses dan penyimpanan data-data menjadi lebih terkomputerisasi.
2.
Pada sistem yang sedang berjalan terdapat kekurangan pengadaan beberapa form seperti Surat Perencanaan Pesanan (SPP), Sales Order (SO), Faktur Down Payment (FDP), Bukti Pembayaran (BP), dan Tanda Barang Jadi (TBJ).
3.
Dibutuhkan program aplikasi dan sistem database yang telah dibangun juga dapat membantu PT. JAKARE MUDA MERDEKA untuk mendapatkan laporan-laporan.
4.
Kurang tersedianya laporan yang dihasilkan untuk mendukung proses bisnis seperti laporan penjualan yang terdiri dari laporan penjualan keseluruhan, laporan penjualan berdasarkan pelanggan, dan laporan barang sering dibeli, laporan pengiriman barang, dan laporan penerimaan kas untuk mendukung pihak manajemen dalam menganalisis kegiatan perusahaan dan dalam pengambilan keputusan.
5.
Pada sistem yang sedang berjalan, tidak terdapat pengecekan stok bahan baku yang dibutuhkan terlebih dahulu sebelum menerima pemesanan. Hal tersebut dapat berakibat pembatalan pesanan yang dikarenakan bahan baku tidak mencukupi atau tidak tersedia.
6.
Pencarian dokumen akan menjadi lebih mudah. Hal tersebut dikarenakan hanya dengan menginput nomor unik suatu dokumen, maka data-data yang berhubungan dengan dokumen tersebut akan muncul, sehingga perolehan informasi menjadi lebih cepat dan akurat.
7.
Dalam sistem yang diusulkan terdapat pembuatan database pelanggan pada Ms_Pelanggan. Hal tersebut memudahkan pihak PT. Jakare Muda Merdeka untuk memperoleh informasi pelanggan, pencatatan data pelanggan baru, dan mengurangi resiko terjadinya kehilangan data pelanggan.
8.
Pembuatan Faktur Down Payment dapat dijadikan dasar untuk mengendalikan pencatatan penerimaan uang DP. Dalam Faktur Down Payment terdapat data pelanggan yang membayar DP, sisa pembayaran yang harus dilunasi, dan nomor rekening yang dituju untuk melunasi sisa pembayaran.
9.
Pembuatan Bukti Pelunasan dapat dijadikan dasar untuk mengendalikan pencatatan penerimaan uang pelunasan.Dalam Bukti Pelunasan terdapat data pelanggan yang membayar sisa pembayaran, jumlah uang yang dibayarkan, dan nomor transfer beserta data bank si pengirim.Bukti Pelunasan merupakan dasar dalam pembuatan Laporan Penerimaan Kas.
10.
Pada sistem yang diusulkan terdapat penjelasan atas pihak yang dituju dalam pendistribusian rangkap dokumen. Oleh karena itu, tidak akan terjadi kesalahan pendistribusian dokumen.
11.
Dihasilkannya laporan pengiriman barang akan membantu pihak manajemen untuk mengetahui barang, jumlah barang yang dikirim, dan alamat tujuan pengiriman barang. Hal tersebut juga untuk menghindari kesalahan alamat pengiriman.
12.
Dalam perancangan sistem informasi penjualan dan pembelian ini dibuatkan sistem hak akses untuk bagian-bagian yang terkait. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam pembagian tugas perbagian dan menghindari pengaksesan oleh pihak yang tidak berwenang. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah sistem dengan hak akses yakni menggunakan username dan password yang dijaga kerahasiaannya, sehingga hanya bagian-bagian yang terkait yang dapat mengakses sistem tersebut.
Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Jakare Muda Merdeka yang telah dilakukan, maka sebaiknya perusahaan memperhatikan hal – hal sebagai berikut : 1.
Diperlukan adanya pengenalan dan pelatihan sistem kepada karyawan PT. JAKARE MUDA MERDEKA sehingga dalam pelaksanaan sistem ini dapat berjalan dengan baik dan dapat mencapai hasil maksimal.
2.
Untuk menjaga keamanan data, maka kode karyawan dan password harus dijaga dengan baik oleh pihak-pihak yang berwenang. Password dapat diganti secara berkala. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan keamanan data.
3.
Penginputan data sebaiknya dilakukan dengan teliti dan diperhatikan kelengkapan dan kebenarannya. Agar tidak terjadinya kesalahan-kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
4.
Diperlukan adanya back up dan recovery data pada sistem yang baru untuk menghindari hilangnya data, akibat kesalahan pemakai maupun kerusakan pada alat dan sistem, sehingga digunakan hard disk external protable dengan kapasitas 1 TB untuk menyimpan semua data transaksi proses bisnis setiap 2 minggu.
5.
Pihak PT. Jakare Muda Merdeka perlu mengadakan pemeliharaan, pengembangan, dan evaluasi sistem yang sudah dibangun. Tujuannya adalah untuk menjaga keefektifan sistem.
6.
Untuk mendukung jalannya sistem yang diusulkan, perusahaan harus memiliki hardware dan softwareyang sesuai dengan kriteria yang diusulkan.
REFERENSI Al- Dalabeeh, Abed El- Rahman kh; Al- Zeaud, Hussein Ali. International Journal of Business and Management 7. 12 (Jun 2012): 97-106. Arif, Abubakar, Wibowo. (2008). Akuntansi Keuangan Dasar 1. (Edisi 3). Jakarta: PT. Grasindo. Ang dan Brahmawong (2009, p39.1), Special Issue of the International Journal of the Computer, the Internet and Management, Vol.17 No. SP1 Awadesh Khumar Sharma, Goswami. A.; Gupta D. K. International Journal Of Engineering, Science and Technology. 2 (May 2010): 0975-5462. Connolly, Thomas. M., Begg, Carolyn E. (2005). Database System : A Practical Approach To Design, Implementation and Management. Fourth Edition. Addison-Wesley, USA.
Dennis, Alan, Wixom, Barbara Halley dan Roth, Roberta M., (2009) System Analysis And Design. Willey. USA, Dr. Omar A.A. Jawabreh. International Journal of Finance & Accounting. ISSN 1946-52X 2012, Vol. 4 , No. 1 Graham, Ian dan Wills, Alan ( 2012 ). UML – a Tutorial. Journal of Computer Science 6 (3): 253-260. Grande, Estébanez; Colomina(2011).The International Journal Of Digital Accounting Research. 11( Feb 2011): 1577-8517 Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, 8th edition. South Western Cengage Learning. Gelinas, U. J. Jr., Dull, R. B. (2008). Accounting InFormation System. 7 th edition. Thomson Learning, Canada. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan Cobit (Edisi Revisi). Mitra Wacana Media, Jakarta Hall, James A. (2011). Introduction To Accounting Information Systems. 7th edition. South Western Cengage Learning, USA. Hall, James A.(2011).Introduction to Accounting Information Systems. Seventh Edition, Cengage Learning, Canada Ikatan Akuntansi Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan Per 1 September 2009. Jakarta: Salemba Empat. John Satzinger, Robert Jackson, Stephen Burd. (2010). System Analysis And Design in a Changing World, 5th Edition, Cangage Learning. Mathiassen, L., Madsen, A. M., Nielsen, P. A., Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis and Design. Edisi ke-1. Marko Publishing ApS, Aalborg, Denmark.
Muhairat, Mohammad I. , Al-Qutaish, Rafa E. dan Abdelqader, Akram A., ( 2010 ). UML Diagrams Generator : A New CASE Tool to Contruct the Use-Case and Class Diagrams from an Event Table. Journal of Computer Science Volume 6, Issue 3 Pages 253-260. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta : Salemba Empat.
Pandey, Sunil Kr, Singh, G.P dan Kansal, Dr. Vineet ( 2011 ). Study of Object Oriented Analysis and Design Approach. Journal of Computer Science 7 (2): 143-147. Piercy, Nigel F. The Journal of Business & Industrial Marketing 25. 5 (2010): p349-359 Romney, Marshall R. & Paul John Steinbart. (2006). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku-1). Bandung : Salemba Empat. Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku-2). Bandung : Salemba Empat. Rama, Dasaratha V. & Federick L.Jones. (2006). Accounting Information System. South-Western College Publishing, Canada. Shelly, G. B., & Rossenblatt, H. J. (2012). System Analysis and Design. Boston : Course Technology. Satrzinger, John. W, Jackson, Robert. B, Burd, Stephen. D. (2005). Object- Oriented Analysis and Design With The Unfied Process. Thomson Course Technology. Stice, James D., Stice, Earl, Skousen, Fred. (2009). Akuntansi Keuangan. Edisi 16. Jakarta: Salemba Empat.
Warren, Carl S., Reeve, James M., Duchac, Jonathan E. (2011). Principles of Accounting (24th edition). South Western: Cengage Learning. Whitten, Jeffry L. & Bentley, Lonnie D. (2009). System analysis & design for the global enterprise.7th Edition. McGraw-Hill, New York
DAFTAR RIWAYAT PENULIS
Nama
: Anas Fahmi Ilmi
Tempat, tanggal lahir
: Serang, 20 Desember 1990
Jenis kelamin
: Laki - laki
Alamat
: Jl.Semang raya No.52 komp. PT.KS Cilegon - Banten
No.Telepon
: 089601828883
Riwayat Pendidikan
: 1995 - 1997
TK YPWKS II, Cilegon
1997 - 2003
SD YPWKS IV, Cilegon
2003 - 2006
SLTP La-Tansa Boarding School, Lebak
2006 - 2009
SMAN 1, Cilegon
2009 - sekarang
Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Nama
: Desti Septriani
Tempat, tanggal lahir
: Bogor, 06 September 1992
Jenis kelamin
: Perempuan
Alamat
: Jln. Perdana Ujung No.1 Budi Agung Bogor- Jawa Barat 16164
No.Telepon
: 081298668156
Riwayat Pendidikan
: 2007 - 2009
Internationnal islamic Boarding Senior High
School, Cikarang 2009 - sekarang
Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Nama
: Bebie Violindamel
Tempat, tanggal lahir
: Jakarta, 23 juni 1991
Jenis kelamin
: Perempuan
Alamat
: Jln. Dukuh 2 No.H/317 pamulang estate Pamulang – Banten 11480
No.Telepon
: 081287470252
Riwayat Pendidikan
: 2006 - 2009 2009 - sekarang
SMAN 74, Jakarta Universitas Bina Nusantara, Jakarta
