ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR Studi Kasus pada PT. X SKRIPSI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR Studi Kasus pada PT. X

SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2008



SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2008 i


ii


iii


“Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya……………………”

Kupersembahkan untuk: Papa dan Mama, serta Ratih Mayasari

iv


v


vi


KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: a.

Dr. Ir. P. Wiryono. P., S. J. yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

b.

Drs. Alex Kahu Lantum, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi

c.

Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt. selaku Kaprodi Akuntansi dan Pembimbing II yang sangat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

d.

M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. selaku Pembimbing I yang sangat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

e.

Seluruh dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

f.

PT. X yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian.

g.

Papa, Mama, dan Ratih, atas doa, dorongan, semangat, bantuan, dan semua yang telah diberikan.

h.

Keluarga besar simbah Soma Utama dan engkong Njoo Tjiang Han

i.

Maria Novita Wahyu Juwitari dan Rosalia Krisnina Duanti yang benar-benar menjadi sahabat dalam senang dan sedihku. Dari kalian aku belajar banyak hal berharga…Jaga terus persahabatan kita untuk selamanya…

j.

Ari, Woko, Mas Budi, dan Mas Ahmad, teman-teman baruku…

k.

Ratri, Nora, Ichie, Ella, Nia, Dedi, dan Kodok, atas kebersamaannya sampai saat ini.

vii


viii


DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..........................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................

iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................

iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ...................

v

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA .................................

vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................

vii

HALAMAN DAFTAR ISI...........................................................................

ix

DAFTAR TABEL........................................................................................

xii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR..............................................................

xiii

ABSTRAK ...................................................................................................

xiv

ABSTRACT.................................................................................................

xv

BAB I

PENDAHULUAN ................................................................

1

A.

Latar Belakang Masalah...............................................

1

B.

Rumusan Masalah........................................................

3

C.

Batasan Masalah...........................................................

3

D.

Tujuan Penelitian..........................................................

4

E.

Manfaat Penelitian........................................................

4

F.

Sistematika Penulisan...................................................

5

TINJAUAN PUSTAKA.......................................................

7

A.

Sistem...........................................................................

7

B.

Sistem Akuntansi..........................................................

8

C.

Penjualan Ekspor ..........................................................

10

D.

Bagan Alir (Flowchart) ................................................

21

E.

Bagan Alir Data (Data Flow Diagram) .......................

21

F.

Pengembangan Sistem..................................................

22

G.

Analisis Sistem.............................................................

23

BAB II

ix


H.

Desain/ Perancangan Sistem ........................................

23

I.

Review Penelitian Terdahulu .......................................

24

METODA PENELITIAN ....................................................

26

A.

Jenis Penelitian.............................................................

26

B.

Tempat dan Waktu Penelitian......................................

26

C.

Subyek dan Obyek Penelitian ......................................

26

D.

Data yang Diperlukan...................................................

26

E.

Teknik Pengumpulan Data...........................................

27

F.

Teknik Analisis Data ....................................................

27

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .............................

29

BAB V

TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN................

35

BAB III

A.

Bagian Organisasi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor ................

B.

Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Ekspor ..............................

37

C.

Catatan Akuntansi yang Digunakan.............................

40

D.

Jaringan Prosedur dan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor ............................

BAB VI

36

41

RANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR ......................................................

45

A.

Rancangan Struktur Organisasi....................................

46

B.

Rancangan Deskripsi Tugas.........................................

48

C.

Rancangan Flowchart ..................................................

52

D.

Rancangan Data Flow Diagram ..................................

56

E.

Rancangan Output ........................................................

65

PENUTUP ............................................................................

73

A.

Kesimpulan...................................................................

73

B.

Keterbatasan Penelitian................................................

74

C.

Saran.............................................................................

75

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................

76

BAB VII

x


LAMPIRAN .................................................................................................

77

A.

Daftar Pertanyaan.........................................................

77

B.

Simbol Flowchart.........................................................

81

C.

Simbol Data Flow Diagram.........................................

84

xi


DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1: Permasalahan dan Solusi................................................................

xii

45


DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar I

: Struktur Organisasi PT. X..................................................

31

Gambar II

: Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X ......

43

Gambar III

: Rancangan Struktur Organisasi PT. X...............................

47

Gambar IV

: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X.....................................................

Gambar V

: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X. ....................................................

Gambar VI

57

: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ..................................

Gambar VII

53

58


59

Gambar VIII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. .................................. Gambar IX


Gambar X

62


Gambar XII

61


Gambar XI

60

62


63

Gambar XIII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ..................................

64

Gambar XIV : Rancangan Jurnal Penjualan ..............................................

67

Gambar XV

: Rancangan Jurnal Penerimaan Kas ....................................

69

Gambar XVI : Rancangan Bukti Kas Masuk .............................................

71

Gambar XVII : Rancangan Kartu Persediaan..............................................

72

xiii


ABSTRAK


Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2008 Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan dan permasalahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, dan (2) untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X. Latar belakang penelitian ini adalah pentingnya sistem akuntansi penjualan ekspor sebagai salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektivitas kegiatan penjualan. Jenis penelitian adalah studi kasus. Data diperoleh dengan wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah: (1) analisa deskriptif dan menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjualan ekspor, dan (2) memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa: (1) sistem akuntansi penjualan ekspor yang ada saat ini masih memerlukan pengembanganpengembangan untuk meningkatkan kegiatan operasional di perusahaan, serta terdapat beberapa permasalahan pada sistem yang saat ini digunakan oleh perusahaan, diant aranya: struktur organisasi yang kurang tepat dan pencatatan yang kurang tepat, dan (2) perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor diusulkan dengan harapan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada.

xiv


ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGNING OF EXPORT SALES ACCOUNTING SYSTEM A Case Study at PT. X

Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Sanata Dharma University Yogyakarta 2008

The aims of the study were: (1) to know the implemetation and problems occurred in accounting system of export sales at PT. X, and (2) to give suggestions on the design of export sales accounting system, which was appropriate to be applied at PT. X. The background of the study was the importance of export sales accounting system as one of the medium to support and monitor the effectiveness of sales activities. The study was a case study. The data were gathered through interview, questionnaire, and documentation. The data analysis techniques used were: (1) conducting descriptive analysis and analyzing the strenghts and weaknesses of the existing system, and then compared the export sales accounting system at PT. X with the theory on export sales accounting system, and (2) giving solutions of the existing problems through export sales accounting system design. From the research results, it could be concluded that: (1) the existing export sales accounting system needed several improvements to enhance the operational activities of the company. Moreover, there were several problems in the system used by the company, some of them were inappropriate organizational structure and inappropriate documentation, and (2) it was hoped that the suggested export sales accounting system could solve the existing weaknesses.

xv


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi di bidang komunikasi dan transportasi telah membawa dampak yang besar terhadap hubungan antar bangsa-bangsa di dunia, terutama dalam hubungan ekonomi. Salah satu manfaat dari kemajuan tekno logi komunikasi dan transportasi adalah pergaulan antar bangsa menjadi sangat terbuka. Arus informasi telah memungkinkan setiap bangsa lebih mengenal dan memahami bangsa lain. Dalam bidang ekonomi, setiap bangsa akan lebih mudah mengetahui dari mana barang-barang dapat diperoleh untuk memenuhi berbagai kebutuhannya dan sebaliknya kema na sebaiknya memasarkan produk-produk unggulannya. Sekarang ini, sulit kita temukan suatu negara yang benar-benar mandiri. Ekspor ada karena tidak ada negara yang benar-benar mandiri untuk memenuhi kebutuhannya dari hasil produksi negaranya sendiri. Oleh karena itu peranan perdagangan internasional di masa sekarang maupun masa datang sangat penting bagi kepentingan ekonomi nasional kita. Pengaruh dari perdagangan ekspor ini adalah saling memberikan keuntungan bagi negara- negara yang melakukan transaksi ekspor. Sistem akuntansi penjualan ekspor merupakan bagian dari sistem akuntansi dalam suatu perusahaan. Sistem akuntansi penjualan ekspor bertujuan menghasilkan informasi akuntansi mengenai penjualan ekspor. Informasi tersebut

1

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2

didapat mulai dari data direkam, diproses, dan disajikan dalam laporan. Informasi penjualan ekspor tersebut diperlukan manajemen atau pemakai lain sebagai dasar pengambilan keputusan. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang ada dalam perusahaan selalu memerlukan pengembangan. Pengembangan sistem akuntansi tersebut disebabkan karena adanya permasalahan-permasalahan, pertumbuhan organisasi, untuk meraih kesempatan-kesempatan, serta adanya instruksi dari pimpinan yang bertujuan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada dalam perusahaan. Selain itu, pengembangan sistem akuntansi penjualan ekspor juga bertujuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan informasi pada saat ini dan masa yang akan datang. Dengan adanya pengembangan tersebut, kebutuhan akan informasi penjualan ekspor perusahaan dapat diperoleh secara tepat dan akurat. Pihak manajemen harus tepat dalam menerapkan sistem akuntansi penjualan ekspor pada perusahaan karena sistem akuntansi penjualan ekspor merupakan salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektivitas kegiatan penjualan. Dengan penggunaan sistem akuntansi penjualan ekspor yang tepat,

diharapkan

dapat

mempermudah

manajemen

dalam

pengelolaan

perusahaan, terutama untuk pengambilan keputusan, baik untuk perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian, serta dapat menghasilkan informasi tentang penjualan ekspor bagi pihak lain yang berkepentingan.


B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan ekspor dan permasalahan yang terdapat di PT. X? 2. Bagaimana rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X.

C. Batasan Masalah Dalam penelitian ini, penulis hanya akan membahas masalah: 1.

Sistem akuntansi penjualan ekspor yang berupa struktur organisasi, prosedur, dan catatan akuntansi yang hanya berkaitan dengan penjualan ekspor. Pengertian ekspor adalah prosedur perdagangan antarnegara dimana negara yang satu mengirimkan barang kepada negara lainnya dengan menggunakan sarana laut, darat, maupun udara. (Ruddy Tri Santoso, 1994).

2.

Letter of Credit sebagai cara pembayaran untuk transaksi penjualan ekspor. Letter of Credit adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa atas permintaan importir, yang memberi hak kepada eksportir menarik wesel atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit itu. (Amir. M.S. ,1986).


D. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penjualan ekspor dan permasalahan yang terdapat di PT. X. 2. Untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X.

E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna sebagai masukan mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor dan sumbangan pemikiran tentang pengembangan sistemnya. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah perbendaharaan bacaan dan wawasan serta memberi masukan dalam bidang akuntansi khususnya mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor. 3. Bagi Penulis Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk me lengkapi pengetahuan dari praktik pada lingkungan dunia usaha yang sesungguhnya dan untuk menerapkan teori- teori yang telah didapat di bangku kuliah, serta melatih dan mengembangkan kemampuan melihat permasalahan yang ada dan merancang sistem akuntansi terutama sistem akuntansi penjualan ekspor.


F. Sistematika Penulisan BAB I

Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II

Tinjauan Pustaka Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar dalam

mendeskripsikan,

menganalisis,

dan

merancang

sistem

akuntansi penjualan ekspor. BAB III

Metoda Penelitian Bab ini menjelaskan mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, serta teknik analisis data.

BAB IV

Gambaran Umum Perusahaan Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan secara terbatas.

BAB V

Hasil Temuan Lapangan dan Pembahasan Bab ini membahas deskripsi sistem, analisis data, perbandingan sistem akuntansi penjualan ekspor dengan teori yang ada.

BAB VI

Rancangan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor Bab ini berisi usulan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang terdiri dari rancangan struktur organisasi, bagan alir (flowchart), data flow diagram (dfd), serta formulir dan jurnal.


BAB VII Penutup Bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari penelitian dan pembahasan yang berkaitan dengan perumusan masalah dan juga keterbatasan penelitian beserta saran-saran bagi perusahaan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Sebelum membahas tentang pengertian analisis dan perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, maka penting untuk mengetahui terlebih dahulu pengertian sistem secara umum. A.

Sistem 1. Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Joseph W. Wilkinson (1993), sistem merupakan kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan- masukan menjadi keluaran. 2. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (1999:3-5), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai: a. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk kesatuan. b. Batas Sistem Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

7


c. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung Sistem Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. e. Masukan Sistem Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. f. Keluaran Sistem Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai sua tu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

B.

Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk


menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut Narko (1994), sistem akuntansi adalah jaringan yang terdiri dari formulir- formulir, catatan-catatan, proses-proses, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2.

Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur- unsur sistem akuntansi adalah: a. Formulir Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. b. Jurnal Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. c. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku Pembantu Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dala m buku besar.


e. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

C.

Penjualan Ekspor Ekspor adalah prosedur perdagangan antarnegara dimana negara yang satu mengirimkan barang kepada negara lainnya dengan menggunakan sarana laut, darat, maupun udara, Ruddy Tri Santoso (1994). 1. Syarat-syarat Eksportir Menurut Keputusan Menteri Perdagangan No. 331/KP/XII/87 tanggal 23 Desember 1987 yang dikutip oleh Ruddy Tri Santoso (1994), eksportir adalah pengusaha yang dapat melakukan ekspor yang telah memiliki SIUP atau Ijin Usaha dari Departemen Teknis/ Lembaga Pemerintah Nondepartemen berdasarkan ketentuan yang berlaku. Disamping kriteria eksportir umum tersebut, juga dikenal istilah Eksportir Terdaftar (ET), yaitu perusahaan yang tela h mendapat pengakuan Menteri

Perdagangan

menurut

persyaratan

yang

ditetapkan

untuk

mengekspor barang-barang tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengakuan sebagai ET berlaku tanpa batas waktu.


Selain kedua persyaratan seperti ditetapkan oleh Menteri Perdagangan tersebut di atas, syarat-syarat lain dari eksportir adalah sebagai berikut: a. mempunyai Surat Ijin Ekspor (SIUP) dari Departemen Perdagangan atau instansi yang berwenang. b. mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) perusahaan beserta surat kuasa perusahaan kepada pejabat yang ditunjuk untuk menanda-tangani dokumen-dokumen atau surat-surat berharga lainnya. c. mempunyai NPWP dan TDP dari perusahaan tersebut. d. mengikuti syarat dan ketentuan tentang ekspor barang dari departemendepartemen terkait (perdagangan, keuangan, dan lain- lain, termasuk di dalamnya menaati ketentuan tentang ekspor ke negara-negara terlarang (Afrika Selatan, Israel, dan Portugis). 2. Penggolongan Barang yang diekspor Penggolongan barang yang diekspor adalah: a. Barang yang diatur tata niaga ekspornya Adalah pengelompokan barang yang ekspornya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang telah memperoleh pengakuan sebagai eksportir terdaftar dari menteri Perindustrian dan Perdagangan. b. Barang yang diawasi ekspornya Adalah barang yang ekspornya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang telah memperoleh persetujuan dari Menperindag atau pejabat yang


ditunjuk dengan mempertimbangkan usulan dari instansi pembina teknis. c. Barang yang dilarang ekspornya Adalah barang yang tidak boleh diekspor. d. Barang yang bebas ekspornya Adalah barang yang tidak termasuk kelompok barang yang diatur, diawasi, dan dilarang ekspornya. 3.

Metode Pembayaran Transaksi Perdagangan Luar Negeri Menurut Baldric Siregar dan M. Fakhri Husein (2005), ada empat metode pembayaran yang umum digunakan untuk transaksi perdagangan luar negeri, yaitu: a. Advance Payment Advance payment adalah metode pembayaran transaksi perdagangan internasional yang mengharuskan importir membayar kepada eksportir sebelum barang dikirim. b. Open Account Open account adalah metode pembayaran yang mengharuskan eksportir untuk menerima pembayaran setelah importir menerima barang dari eksportir. c. Collection Draft Colection draft adalah metode pembayaran transaksi perdagangan internasional yang menuntut eksportir untuk meminta jasa perbankan


dalam melakukan penagihan kepada importir atas permintaan eksportir yang bersangkutan. d. Letter of Credit (L/C) Letter of Credit merupakan perjanjian dengan nama dan rumusan apapun yang menuntut suatu bank bertindak atas permintaan dan instruksi seorang nasabah untuk: (1) melakukan pembayaran kepada pihak ketiga atau mengaksep draft yang ditarik oleh pihak ketiga tersebut, atau (2) memberikan kuasa kepada bank lain untuk melakukan pembayaran, mengaksep, atau menegosiasi draft atas penyerahan dokumen-dokumen yang ditentukan sesuai dengan persyaratan kredit. 4. Jenis-jenis L/C Menurut Baldric Siregar dan M. Fakhri Husein (2005), ada sembilan jenis L/C, yaitu: a. Revocable LC Revocable LC adalah LC yang dapat diubah atau dibatalkan oleh issuing bank sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak lain. b. Irrecovable LC Irrecovable LC adalah LC yang tidak dapat diubah atau dibatalkan oleh issuing bank secara sepihak tanpa persetujuan dari importir dan eksportir.


c. Red Clause LC Red clause LC adalah LC yang mengandung suatu klausul yang menyatakan bahwa beneficiary dapat memperoleh pembayaran sebagian atau seluruh jumlah uang yang tertera dalam LC sebelum barang dikirim. d. Back to Back LC Back to back LC adalah LC yang diaplikasi oleh seorang eksportir untuk eksportir lain dengan menggunakan LC yang diterima dari importir sebagai jaminan karena eksportir tidak mampu memenuhi pengiriman barang yang diminta atau apabila ia bukanlah eksportir yang sesungguhnya. e. Transferable LC Transferable LC adalah LC yang memberikan wewenang kepada eksportir untuk menyerahkan pengiriman barang kepada pihak ketiga tanpa melepaskan haknya sebagai beneficiary LC yang bersangkutan. f. Revolving LC Revolving LC adalah LC yang dapat berlaku secara berulang-ulang tanpa harus mengubah persyaratan kredit suatu kontrak jual beli yang penyerahannya lebih dari sekali. g. Sight LC Sight LC adalah LC yang hari pembayarannya dilakukan pada saat beneficiary menyerahkan dokumen pengiriman kepada bank.


h. Usance LC Usance LC adalah LC yang hari pembayarannya dilakukan beberapa waktu kemudian setelah menyerahkan dokumen kepada bank. i. Standby LC Standby LC adalah LC yang merupakan jaminan bagi beneficiary untuk memperoleh

pembayaran

apabila

applicant

gagal

memenuhi

kewajibannya sesuai perjanjian. 5.

Dokumen dalam Perdagangan Internasional Menurut Amir. M.S. (1986), dokumen-dokumen dalam perdagangan internasional dapat dikelompokkan sebagai berikut: a. Kelompok Dokumen Ind uk Yang dimaksud dengan dokumen induk adalah dokumen inti yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional, yang fungsinya sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang termasuk jenis ini adalah: 1) Faktur Perdagangan Yang dimaksud dengan Faktur Perdagangan adalah suatu nota perhitungan yang dibuat oleh eksportir untuk importir, yang terutama berisi jumlah barang, harga satuan, harga total, dan perhitungan pembayaran. 2) Letter of Credit (L/C) Yang dimaksud dengan L/C adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa atas permintaan importir, yang


memberi hak kepada eksportir menarik wesel atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit itu. 3) Bill of Lading Yang dimaksud dengan B/L adalah suatu tanda terima penyerahan barang yang dikeluarkan oleh Perusahaan Pelayaran sebagai tanda bukti pemilikan atas barang yang telah dimuat di atas kapal laut oleh eksportir untuk diserahkan kepada importir. 4) Polis Asuransi Yang dimaksud dengan polis asuransi

adalah

surat

bukti

pertanggungan yang dikeluarkan Maskapai Asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi. b. Kelompok Dokumen Penunjang Yang dimaksud dengan dokumen penunjang adalah dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur perdagangan. Yang termasuk jenis ini adalah: 1) Packing List Yang dimaksud dengan packing list atau daftar pengepakan adalah daftar yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total


keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum dalam Faktur Perdagangan. 2) Weight-Note Yang dimaksud dengan Weight note atau nota timbangan adalah suatu pernyataan (catatan) yang berisi perincian berat dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantum dalam Faktur Perdagangan. 3) Measurement-List Yang dimaksud dengan Measurement-list atau daftar kubikasi adalah daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan. 4) Inspection Certificate atau Surveyor Report Yang dimaksud dengan Inspection Certificate atau Clean Report of Finding adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan menge nai mutu barang, jenis, jumlah, harga dan lain keterangan yang dibutuhkan, yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha jasa yang independen atas permintaan eksportir, ataupun instansi lain yang membutuhkan. 5) Chemical-Analysis Yang dimaksud dengan Chemical Analysis atau analisa kimia adalah suatu pernyataan yang dikeluarkan oleh laboratorium kimia dari


perusahaan sendiri, atau dari Badan Penelitian yang independen yang berisiskan komposisi kimiawi dari suatu barang. 6) Test Certificate Yang dimaksud dengan Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh laboratorium perusahaan atau Balai penelitian yang independen yang menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya. 7) Manufacturer’s Certificate Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakan bahwa barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merk dagangnya. 8) Certificate of Origin Yang dimaksud dengan Certificate of Origin atau surat keterangan negara asal adalah surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya Kamar Dagang, yang menyebutkan negara asal suatu barang. c. Kelompok Dokumen Pembantu Yang dimaksud dengan dokumen pembantu adalah dokumen yang diperlukan untuk membantu para pelaksana dalam menjalankan tugas Follow up (tugas lanjutan). Yang termasuk jenis ini adalah:


1) Instruction-Manual Yang dimaksud dengan Instruction-Manual adalah keterangan terinci mengenai tata cara dan tata kerja suatu alat, termasuk uaraian mengenai Manufacturing Process dari suatu komoditi. 2) Layout-Scheme Yang dimaksud dengan Layout-Scheme adalah gambar denah tata letak mesin dalam pabrik yang susunannya disesuaikan dengan urutan proses produksi dan bertujuan untuk memperoleh efisiensi dan produktivitas yang optimal pada saat berproduksi. 3) Brochure atau Leaflet Yang dimaksud brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi keterangan

singkat

mengenai

suatu

produk

yang

bertujuan

memberikan informasi kepada konsumen tentang produk termaksud. 6.

Proses Transaksi Ekspor Menurut Amir. M.S. (1999), terjadinya transaksi ekspor melalui lima tahapan, yaitu: a. Tahap Promosi Promosi ekspor adalah upaya penjual (eksportir) memperkenalkan komoditas yang dihasilkannya kepada calon pembeli di luar negeri (importir) dengan tujuan menarik minat mereka untuk membeli komoditas yang diperkenalkan dengan pembayaran dalam valuta asing.


b. Tahap Inquiry Bila sudah ada calon pembeli yang berminat maka mereka akan menghubungi penjual dengan mengirimkan surat yang lazim dikenal dengan istilah “an inquiry for a quotation” atau surat permintaan harga. Jadi yang dimaksud dengan letter of inquiry for a quotation adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir itu. c. Tahap Offersheet Yang dimaksud dengan offersheet (surat penawaran harga) adalah pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual. d. Tahap Ordersheet Yang dimaksud dengan ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum. e. Export Sale’s Contract Yang dimaksud export sale’s contract adalah kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama dan masingmasing pihak mengikat

diri

ditimbulkannya.

untuk

melaksanakan

semua

kewajiban

yang


D.

Bagan Alir (Flowchart) Menurut Jogiyanto (1999:795), bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Pedoman dalam menggambar bagan alir adalah sebagai berikut: 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri suatu halaman. 2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. 4. Masing- masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. 5. Masing- masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

E.

Bagan Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Mulyadi (2001:57), bagan alir data merupakan suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.


Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir Data (Jogiyanto, 1999:700) adalah sebagai berikut: 1. Kesatuan Luar 2. Arus Data 3. Proses 4. Simpanan data

F.

Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 1999:35). Tujuan pengembangan sistem menurut Jogiyanto (1999:38) adalah: 1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. 2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy

(ekonomis),

peningkatan

terhadap

manfaat- manfaat

atau

keuntungan- keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. 4. Control

(pengendalian),

peningkatan

terhadap

pengendalian

untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangankecurangan yang dan akan terjadi. 5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.


6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

G.

Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (1999:129-130), pengertian analisis sistem adalah penguraian dari suatu sitem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan,

hambatan-hambatan

yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Langkah- langkah analisis sistem adalah sebagai berikut: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

H.

Desain / Perancangan Sistem Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001:51).


Menurut Jogiyanto (1999:197), tujuan desain sistem adalah: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat.

I. Review Penelitian Terdahulu Penelitian yang dilakukan oleh Pwee Leng dan Febry Widyanti Hudiono (2001) pada PT. Berlian Eka Sakti Tangguh menemukan bahwa dalam PT. Berlian Eka Sakti Tangguh belum ada dasar pencatatan akuntansi sehingga perusahaan harus menerapkan dasar akuntans inya, perlunya pembenahan struktur organisasi dan job description, perlunya pendisiplinan dan pengawasan kerja, keluar masuknya kas perlu diadministrasi dengan baik, penanganan persediaan baik penyimpanan secara fisik maupun administratif perlu mendapat perhatian yang serius, serta pembenahan sistem akuntansi akan berpengaruh pada dokumen yang digunakan sehingga perlu dirancang dokumen yang baru. Nurhayati (1997) melakukan penelitian pada PT. Bitratex. Dari hasil penelitian diperoleh kesimpulan bahwa di dalam PT. Bitratex elemen struktur organisasi, elemen sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, elemen praktik yang sehat, serta elemen karyawan yang kompeten SPI dalam sistem akuntansi penjualan ekspor yang diterapkan di perusahaan sudah tepat. SPI dalam sistem akuntansi penjualan ekspor yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah efektif. Hal ini terbukti setelah dilakukan analisis terhadap data yang berupa sales contract beserta dokumen pendukung, yaitu shipping instructions dan delivery goods,


yang menunjukkan hasil AUPL=DUPL=5%. Hasil AUPL=DUPL tersebut merupakan bukti bahwa SPI sistem akuntansi penjualan ekspor sudah efektif.


BAB III METODA PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus, yaitu penelitian dalam perusahaan secara langsung dengan objek tertentu sehingga kesimpulan yang diambil dari penelitian ini terbatas pada objek yang diteliti.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat penelitian : PT. X 2. Waktu penelitian : bulan April-September 2007

C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian Subyek dalam penelitian ini adalah wakil pimpinan PT. X. 2. Obyek Penelitian Obyek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penjualan ekspor yang berupa prosedur, dokumen, dan catatan.

D. Data yang Diperlukan 1. Gambaran umum perusahaan 2. Struktur organisasi dan deskripsi jabatan 3. Prosedur penjualan ekspor

26


4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor.

E. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung atau melakukan tanya jawab secara lisan kepada sub yek penelitian. 2. Kuesioner Merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan daftar pertanyaan secara tertulis. Kuesioner dibuat dengan disertai tempat untuk menjawab pertanyaan tersebut. 3. Dokumentasi Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakuk an dengan cara melihat berkas, catatan, dan dokumen yang berkaitan dengan obyek penelitian serta mendokumentasikan hasil wawancara dalam bentuk rekaman.

F. Teknik Analisis Data 1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama digunakan analisa deskriptif, yaitu dengan menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dalam hal ini sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, serta menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Setelah masalah dianalisis, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem


akuntansi penjualan ekspor yang ada dalam PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjualan ekspor. 2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ke dua adalah dengan memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, yang berupa: a. Rancangan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang sesuai diterapkan di perusahaan. b. Rancangan proses dari sistem akuntansi penjualan ekspor, yaitu merancang prosedur dengan membuat bagan alir (flow chart) dan data flow diagram (dfd). c. Rancangan output yang berupa jurnal dan formulir sesuai dengan prinsip perancangan jurnal dan formulir.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan secara terbatas sesuai dengan keinginan pihak perusahaan. PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan manufaktur mebel. Perusahaan ini resmi berdiri pada tahun 1996. Tujuan berdirinya PT. X adalah untuk mencari laba dan membuka lapangan pekerjaan bagi masyarakat. PT. X dibangun di atas tanah seluas kira-kira 5000 m2 . Alasan pemilihan lokasi karena dekat dengan jalan raya utama sehingga dapat dengan mudah menerima barang dari supplier, serta lingkungan yang aman dan mudah memperoleh fasilitas yang diperlukan perusahaan. Produk yang dihasilkan oleh PT. X adalah mebel, yang berupa meja, kursi, ayunan, tempat sepatu, rak buku, dll. Barang yang paling banyak diproduksi adalah meja dan kursi dengan berbagai macam jenis. Semua produk ya ng dihasilkan PT. X menggunakan bahan baku kayu jati. Selain menggunakan kayu jati, PT. X menggunakan bahan penolong berupa kuningan untuk engsel, lem, paku, teak oil, dan dempul kayu. Sedangkan untuk memperlancar proses produksinya, PT. X menggunakan beberapa jenis peralatan, yaitu: mesin bor, mesin bubut, dan mesin pemotong. Barang yang diproduksi di PT. X sebagian besar berdasarkan pesanan serta desain barang yang dipesan dapat ditentukan oleh konsumen.

29


PT. X memasarkan produknya dengan menggunakan sistem tidak langsung, yaitu produk yang dihasilkan oleh PT. X dibeli oleh pemesan yang bertindak sebagai penjual di luar negeri. Pada PT. X, terdapat 4 manajer, yaitu manajer keuangan, manajer operasional, manajer personalia, dan manajer pemasaran. Manajer keuangan membawahi sub. bag keuangan dan administrasi, sedangkan manajer operasional membawahi supervisor produksi, supervisor finishing, dan supervisor packing. PT. X mempunyai karyawan tetap kurang lebih sebanyak 50 orang dan karyawan tidak tetap kurang lebih sebanyak 200 orang. Struktur organisasi dari PT. X dapat dilihat pada Gambar I.


Pimpinan

Wakil pimpinan

Manajer keuangan

Sub. Bag keuangan

Administrasi

Manajer personalia

Manajer operasional

Supervisor produksi

Supervisor finishing

Supervisor packing

Gambar I: Struktur Organisasi PT. X

Manajer pemasaran


1. Pimpinan: a. Bertanggung jawab menentukan kebijakan pokok yang menyangkut manajemen perusahaan b. Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan c. Meminta pertanggungjawaban dari bawahan atas kerja yang diberikan 2. Wakil pimpinan: a. Bertanggung jawab kepada pimpinan atas pelaksanaan tuga s sehari- hari b. Melaksanakan koordinasi dengan para manajer agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik 3. Manajer Keuangan: a. Mengatur dan mengarahkan tugas pekerjaan ke bawahan b. Bertanggungjawab atas kejadian yang berkaitan dengan keuangan perusahaan c. Bertanggungjawab memproses transaksi penjualan d. Bertanggungjawab melakukan negosiasi harga jual kepada konsumen 4. Sub. Bag Keuangan: a. Bertanggungjawab mengeluarkan uang berdasar bukti yang sah b. Bertanggungjawab melakukan penyimpanan sejumlah kas c. Bertanggung jawab membantu manajer keuangan dalam memproses transaksi penjualan d. Bertanggungjawab memesan barang ke supplier


5. Administrasi: a. Bertanggungjawab mengarsipkan dokumen-dokumen b. Bertanggungjawab menyelenggarakan pencatatan transaksi dan pembukuan dokumen 6. Manajer Operasional: a. Bertanggungjawab atas pelaksanaan pekerjaan bagian produksi, finishing dan packing b. Bertanggungjawab atas kegiatan pengiriman barang c. Bertanggung jawab menerima barang dari supplier 7.

Manajer Personalia: a. Bertanggungjawab menentukan besarnya upah karyawan b. Bertanggungjawab menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan c. Bertanggungjawab menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan

8.

Manajer Pemasaran a. Bertanggungjawab menerima order penjualan b. Bertanggungjawab memasarkan produk kepada konsumen

9.

Supervisor Produksi: a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan produksi b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas setengah jadi

10. Supervisor Finishing: a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan finishing b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang jadi


11. Supervisor Packing: a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan pengemasan barang b. Bertanggungjawab mengawasi kualitas kemasan.


BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN

Pada BAB III mengenai teknik analisis data, telah disebutkan bahwa teknik analisis data untuk menjawab rumusan masalah yang pertama adalah dengan menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dalam hal ini sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, serta menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Setelah masalah dianalisis, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem akuntansi penjualan yang ada dalam PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjuala n ekspor. Kemudian teknik analisis data untuk menjawab rumusan masalah yang ke dua yang akan dibahas pada BAB VI yaitu dengan memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, yang berupa: a. Rancangan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang sesuai diterapkan di perusahaan. b. Rancangan proses dari sistem akuntansi penjualan ekspor, yaitu merancang prosedur dengan membuat bagan alir (flow chart) dan data flow diagram (dfd). c. Rancangan output yang berupa jurnal dan formulir sesuai dengan prinsip perancangan jurnal dan formulir.

35


A.

Bagian Organisasi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor Bagian-bagian yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan ekspor meliputi: 1. Bagian Pemasaran Bagian pemasaran bertanggungjawab memasarkan produk yang dihasilkan oleh perusahaan serta menerima order dari importir. 2. Bagian Administrasi Bagian administrasi bertanggungj awab mengarsipkan, mencatat dan memelihara semua dokumen penjualan ekspor. 3. Bagian Keuangan Bagian keuangan bertanggungjawab memproses transaksi penjualan ekspor, memesan barang ke supplier, dan menyiapkan seluruh dokumen ekspor 4. Bagian Operasional Bagian operasional bertanggungjawab menyediakan barang yang dipesan serta mengurusi pengiriman barang tersebut .


B.

Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Ekspor (sumber: PT. X dan Amir. M.S. ) Dokumen-dokumen di bawah ini digunakan dalam transaksi penjualan ekspor, namun dokumen yang digunakan pada setiap transaksi penjualan ekspor berbeda tergantung pada apa yang tercantum dalam Letter of Credit (L/C). a. Faktur Perdagangan Yang dimaksud dengan Faktur Perdagangan adalah suatu nota perhitungan yang dibuat oleh eksportir untuk importir, yang terutama berisi jumlah barang, harga satuan, harga total, dan perhitungan pembayaran. b. Letter of Credit (L/C) Yang dimaksud dengan L/C adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa atas permintaan importir, yang memberi hak kepada eksportir menarik wesel atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit itu. c. Bill of Lading Yang dimaksud dengan B/L adalah suatu tanda terima penyerahan barang yang dikeluarkan oleh Perusahaan Pelayaran sebagai tanda bukti pemilikan atas barang ya ng telah dimuat di atas kapal laut oleh eksportir untuk diserahkan kepada importir. d. Polis Asuransi Yang dimaksud dengan polis asuransi adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan Maskapai Asuransi atas permintaan eksportir ma upun


importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi. e. Packing List Yang dimaksud dengan packing list atau daftar pengepakan adalah daftar yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum dalam Faktur Perdagangan. f. Weight-Note Yang dimaksud dengan Weight note atau nota timbangan adalah suatu pernyataan (catatan) yang berisi perincian berat dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantum dalam Faktur Perdagangan. g. Measurement-List Yang dimaksud dengan Measurement-list atau daftar kubikasi adalah daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan. h. Inspection Certificate atau Surveyor Report Yang dimaksud dengan Inspection Certificate atau Clean Report of Finding adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan mengenai mutu barang, jenis, jumlah, harga dan lain keterangan yang dibutuhkan, yang dikeluarkan


oleh suatu badan usaha jasa yang independen atas permintaan eksportir, ataupun instansi lain yang membutuhkan. i. Test Certificate Yang dimaksud dengan Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh laboratorium perusahaan atau Balai penelitian yang independen yang menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya. j. Manufacturer’s Certificate Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakn bahwa barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merk dagangnya. k. Certificate of Origin Yang dimaksud dengan Certificate of Origin atau surat keterangan negara asal adalah surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya Kamar Dagang, yang menyebutkan negara asal suatu barang. l. Instruction-Manual Yang dimaksud dengan Instruction-Manual adalah keterangan terinci mengenai tata cara dan tata kerja suatu alat, termasuk uaraian mengenai Manufacturing Process dari suatu komoditi. m. Layout-Scheme Yang dimaksud dengan Layout-Scheme adalah gambar denah tata letak mesin dalam pabrik yang susunannya disesuaikan dengan urutan proses


produksi dan bertujuan untuk memperoleh efisiensi dan produktivitas yang optimal pada saat berproduksi. n. Brochure atau Leaflet Yang dimaksud brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi keterangan singkat mengenai suatu produk yang bertujuan memberikan informasi kepada konsumen tentang produk termaksud. o. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) Merupakan dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang. p. Sales Contract (S/C) Merupakan kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama dan masingmasing

diri

untuk

melaksanakan

semua

kewajiban

yang

ditimbulkannya.

C.

Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. X adalah kartu gudang dan laporan penjualan. Kartu gudang ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh manajer operasional dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya.


D.

Jaringan Prosedur dan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (sumber: PT. X dan Pwee Leng & Febry Widyanti Hudiono) 1. Manajer pemasaran menerima order dari importir 2. Manajer pemasaran meminta manajer keuangan membuat sales contract 3. Manajer keuangan membuat sales contract 4. Manajer keuangan meminta kesepakatan importir atas sales contract yang dibuat 5. Sales contract lembar pertama untuk importir, lembar ke dua diarsipkan secara permanen menurut nomor 6. Manajer keuangan menerima L/C dari bank 7. L/C lembar 1 diarsipkan secara permanen menurut nomor, L/C lembar 2 digunakan untuk negosiasi dokumen di bank 8. Manajer keuangan membuat faktur dan mengisi PEB 9. PEB digunakan untuk pembelian barang, faktur digunakan untuk negosiasi dokumen di bank 10. Sub. Bag keuangan membuat SOP, SOP dikirim ke supplier, PEB digunakan untuk proses pengiriman 11. Manajer operasional menerima faktur pembelian dan barang 12. Manajer operasional menyiapkan barang 13. Manajer operasional mengisi kartu gudang 14. Kartu gudang diarsip secara permanen menurut nomor 15. Manajer operasional menghubungi EMKL 16. PEB diserahkan ke EMKL untuk proses pengiriman barang


17. EMKL menyerahkan PEB dan polis asuransi setelah proses pengiriman 18. PEB, polis asuransi, faktur, dan L/C digunakan sub.bag keuangan untuk negosiasi dokumen di bank 19. Sub.bag keuangan menerima nota negosiasi dari bank 20. Nota negosiasi digunakan bagian administrasi untuk membuat laporan penjualan.


43

Manajer pemasaran

Mulai

Manajer Operasional

Sub.bag Keuangan

Manajer Keuangan

2

1

dari supplier

4

3

Administrasi

dari EMKL 5

dari bank

menerima order

PEB membuat S/C

L/C

menerima L/C

PEB

2 faktur pembelian

nota negosiasi

PEB Polis Asuransi

Faktur

meminta manajer keuangan membuat S/C

PEB 1

2

2 L/C

S/C

1

membuat SOP

Polis Asuransi

menyiapkan barang

1

menghubungi EMKL

4

membuat laporan penjualan

4 meminta kesepakatan importir

membuat faktur dan mengisi PEB

N

PEB

laporan penjualan

mengisi kartu gudang

SOP

PEB

negosiasi dokumen selesai

Faktur

2 1 S/C

kartu gudang

3

PEB

ke EMKL N

4

L/C

ke supplier

2

ke importir Faktur 2 PEB Polis asuransi

Keterangan: S/C: Sales Contract L/C: Letter of Credit PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang SOP: Surat Order Pembelian

menerima nota negosiasi

nota negosiasi

5

Gambar II: Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X

N


Dari hasil temuan lapangan di atas, dapat disimpulkan bahwa sruktur organisasi perusahaan kurang tepat, sehingga terdapat unit organisasi seperti bagian keuangan yang menjalankan fungsi keuangan, penjualan ekspor, dan pembelian barang sehingga mengerjakan pekerjaan tidak sesuai bidangnya, juga mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada ketidakmaksimalan hasil pekerjaan. Pencatatan dalam perusahaan juga kurang tepat, seperti belum adanya jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan, sehingga tidak dapat memperoleh informasi penjualan secara terinci dan urut secara kronologisnya.


BAB VI RANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR

Berdasarkan hasil temuan lapangan pada bab V, berikut ini akan digambarkan mengenai permasalahan yang ada serta solusi yang dapat digunakan unt uk mengatasi kelemahan yang ada. Tabel permasalahan dan solusi dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1: Permasalahan dan Solusi No. Permasalahan

Solusi

1.

Struktur organisasi yang kurang tepat, sehingga terdapat unit organisasi yang mengerjakan pekerjaan tidak sesuai bidangnya juga mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada ketidakmaksimalan hasil pekerjaan.

Perancangan struktur organisasi, deskripsi tugas, flowchart, dan dfd agar setiap unit organisasi dapat bekerja dengan maksimal serta dengan prosedur yang tepat dan seragam.

2.

Pencatatan yang kurang tepat, Perancangan jurnal dan formulir seperti belum adanya jurnal serta alur pencatatan yang penjualan, jurnal penerimaan disarankan. kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan.


A. Rancangan Struktur Organisasi Struktur organisasi dirancang agar semua kegiatan dalam perusahaan dapat terkoordinasi dan terorganisasi dengan baik. Struktur organisasi juga dirancang agar pengendalian intern dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. Perancangan ini juga termasuk deskripsi wewenang dan tugas yang harus dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian. Perancangan struktur organisasi dalam PT. X dilakukan berdasar struktur organisasi yang sudah dimiliki PT. X. Struktur organisasi yang sudah dimiliki kurang menjamin adanya pengendalian intern dan belum memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Rancangan struktur organisasi untuk PT. X dapat dilihat pada Gambar III.


Pimpinan

Wakil pimpinan

Manajer Pembelian

Manajer Pemasaran

Manajer Akuntansi dan Keuangan

Manajer Produksi

Manajer Personalia

Staff pembelian Ekspor

Penjualan lokal

Kasir Akuntansi

Supervisor Produksi

Gambar III: Rancangan Struktur Organisasi PT. X

Supervisor Finishing

Supervisor Packing


B. Rancangan Deskripsi Tugas Rancangan wewenang dan tanggungjawab pada masingmasing bagian struktur organisasi PT. X adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan: a. Berwenang menentukan dan mengawasi kebijakan pokok dalam perencanaan, penyusunan, penggunaan, pengarahan, pengendalian, dan pengembangan terhadap sumber daya perusahaan, seperti: karyawan, mesin, persediaan bahan baku, dll. b. Berwenang menandatangani segala macam perjanjian c. Berwenang mengkoordinasi dalam pendelegasian tugas dan wewenang kepada wakil pimpinan 2. Wakil Pimpinan: a. Bertanggung jawab melaporkan kepada pimpinan atas pelaksanaan tugas semua bagian b. Bertanggungjawab melaksanakan koordinasi dengan para manajer agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik c. Bertanggungjawab melaksanakan tugas harian yang telah didelegasikan oleh pimpinan 3. Manajer Pembelian a. Berwenang mengotorisasi transaksi pembelian barang b. Bertanggungjawab

meminta

pertimbangan

dan

persetujuan

pimpinan dan pimpinan mengenai rencana pembelian barang.

wakil


d. Bertanggungjawab

melaporkan

kegiatan

pembelian

kepada

wakil

pimpinan 4. Manajer Pemasaran a. Bertanggungjawab memasarkan dan menjual produk kepada konsumen b. Bertanggungjawab membina hubungan baik dengan pihak konsumen c. Bertanggungjawab menerima order dari pembeli d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan pemasaran kepada wakil pimpinan 5. Manajer Keuangan dan Akuntansi a. Bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan di bidang akuntansi dan keuangan b. Bertanggungjawab mengawasi pelaksanaan tugas bagian akuntans i dan keuangan c. Bertanggungjawab memeriksa dan mengotorisasi laporan yang dibuat oleh bagia n akuntans i dan keuangan d. Bertanggungjawab menyetorkan uang ke bank e. Bertanggungjawab melaporkan keuangan kepada wakil pimpinan 6. Manajer Produksi a. Bertanggungjawab mengawasi proses produksi, finishing, dan packing b. Bertanggungjawab merencanakan, mengawasi, dan mengkoreksi jalannya proses produksi agar dapat mencapai efisiensi c. Bertanggungjawab mencari model- model produk terbaru


d. Bertanggungjawab mengawasi dan mengontrol pemakaian bahan-bahan dan penggunaan mesin dan alat e. Bertanggungjawab melaporkan seluruh kegiatan produksi kepada wakil pimpinan 7. Manajer Personalia: a. Bertanggungjawab menentukan besarnya upah karyawan dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan b. Bertanggungjawab menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan c. Bertanggungjawab menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan d. Bertanggungjawab mengembangkan potensi dan kemampuan karyawan melalui pelatihan e. Bertanggungjawab melaporkan perkembangan karyawan kepada wakil pimpinan 8. Staff Pembelian Bertanggung jawab menangani pembelian bahan baku dan kebutuhan lain yang digunakan dalam proses produksi 9. Ekspor a. Bertanggungjawab menyiapkan dan meneliti dokumen ekspor b. Bertanggungjawab mengotorisasi transaksi penjualan ekspor c. Bertanggungjawab mengurusi kegiatan pengiriman barang


d. Bertanggungjawab melakukan negosiasi harga jual kepada konsumen dengan meminta pertimbangan dan persetujuan wakil pimpinan dan pimpinan mengenai rencana penjualan barang. e. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan penjualan ekspor kepada manajer pemasaran 10. Penjualan Lokal a. Bertanggungjawab menyiapkan dan meneliti dokumen penjualan lokal b. Bertanggungjawab mengotorisasi transaksi penjualan lokal c. Bertanggungjawab mengurusi kegiatan pengiriman barang d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan penjualan lokal kepada manajer pemasaran 11. Akuntansi Bertanggungjawab

melakukan

pencatatan

transaksi

dan

pembukuan

dokumen, penghitungan pajak, serta membuat laporan keuangan . 12. Kasir a. Berwenang menerima dan mengeluarkan uang yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan berdasar bukti-bukti yang sah b. Bertanggungjawab melakukan pencatatan, penyimpanan, dan pelaksanaan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan, berupa pembayaran upah, gaji, dan pembelanjaan bahan yang digunakan dalam proses produksi. c. Bertanggungjawab melakukan penghitungan keuangan perusahaan


13. Supervisor Produksi a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan produksi b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang setengah jadi c. Bertanggung jawab menerima barang dari supplier 14. Supervisor Finishing: a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan finishing b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang jadi 15. Supervisor Packing: a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan pengemasan barang b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas kemasan

C. Rancangan Flowchart (sumber: penulis dan Pwee Leng & Febry Widyanti Hudiono ) Berikut akan digambarkan rancangan flowchart sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai dengan kondisi perusahaan dan dapat diterapkan dalam pelaksanaan transaksi penjualan ekspor. Rancangan bagan alir sistem akuntansi penjualan ekspor dapat dilihat pada Gambar IV.


53

Manajer pemasaran

Ekspor

Mulai

3

1 dari bank

4

menerima order membuat S/C

dari EMKL

PEB

menerima L/C

PEB L/C Polis Asuransi Faktur

meminta bagian ekspor membuat S/C 2

1

2 L/C

S/C

PEB

menghubungi EMKL

1

Polis Asuransi

4

1 4

membuat faktur dan mengisi PEB

meminta kesepakatan importir

PEB negosiasi dokumen

N

ke EMKL

Faktur 2

L/C

1

PEB

S/C

Faktur 4

N ke importir

PEB

2

Polis asuransi

ke bank

Keterangan: S/C: Sales Contract L/C: Letter of Credit PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk SOP: Surat Order Pembelian

menerima nota negosiasi

nota negosiasi

7 Gambar IV: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X

2

2


54

staff pembelian

Supervisor Produksi

2

Akuntansi

5

dari supplier

7 8

nota negosiasi

PEB PEB

faktur pembelian nota negosiasi N

membuat BKM

jurnal penjualan membuat SOP

BKM

menyiapkan barang nota negosiasi

6

jurnal penerimaan kas

2 PEB

mengisi kartu gudang

BKM

PEB

selesai

1 N

SOP

3

kartu gudang

kartu persediaan

N

ke supplier N

Keterangan: S/C: Sales Contract L/C: Letter of Credit PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk SOP: Surat Order Pembelian Gambar IV: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (Lanjutan)

N

8


Adapun uraian dari rancangan flowchart di atas adalah sebagai berikut: 1.

Manajer pemasaran menerima order dari importir

2.

Manajer pemasaran meminta bagian ekspor membuat sales contract

3.

Bagian ekspor membuat sales contract

4.

Bagian ekspor meminta kesepakatan importir atas sales contract yang dibuat

5.

Sales contract lembar pertama untuk importir, lembar ke dua diarsipkan secara permanen menurut nomor

6.

Bagian ekspor menerima L/C dari bank

7.

L/C lembar 1 diarsipkan secara permanen menurut nomor, L/C lembar 2 digunakan untuk negosiasi dokumen di bank

8.

Bagian ekspor membuat faktur dan mengisi PEB

9.

PEB digunakan untuk pembelian barang, faktur digunakan untuk negosiasi dokumen di bank

10. Bagian pembelian membuat SOP, SOP dikirim ke supplier, PEB digunakan untuk proses pengiriman 11. Supervisor produksi menerima faktur pembelian dan barang 12. Supervisor produksi menyiapkan barang berdasar faktur pembelian 13. Supervisor produksi mengisi kartu gudang 14

Kartu gudang diarsipkan secara permanen menurut nomor

15. Berdasar PEB, bagian ekspor menghubungi EMKL 16. PEB diserahkan ke EMKL untuk proses pengiriman 17. EMKL menyerahkan PEB dan polis asuransi setelah proses pengiriman


18. PEB, polis asuransi, faktur, dan L/C digunakan bagian ekspor untuk negosiasi dokumen di bank 19. Bagian ekspor menerima nota negosiasi dari bank 20. PEB digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal penjualan dan kartu persediaan 21. PEB diarsipkan secara permanen menurut nomor 22

Nota negosiasi digunakan sebagai dasar pembuatan BKM

23

BKM lembar 2 diarsipkan secara permanen menurut nomor

24

Nota negosiasi dan BKM digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal penerimaan kas

25

Nota negosiasi dan BKM diarsipkan secara permanen menurut nomor

D.

Rancangan Data Flow Diagram Rancangan diagran arus data dalam sistem akuntansi penjua lan ekspor di PT. X dapat dilihat pada: Gambar V yang berupa context diagram Gambar VI yang berupa diagram berjenjang Gambar VII yang berupa overview diagram (level 0) Gambar VIII-XIII yang berupa diagram level 1


57

Context diagram

0 Order Importir

PEB

Penjualan ekspor

L/C

EMKL

dok. ekspor

Bank

Keterangan : L/C : Letter of Credit PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang. Gambar V: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X


58

Diagram Berjenjang

0 Penjualan ekspor

Top level Overview diagram

1.1 Membuat S/C

1

2

3

4

5

6

Memproses order

Pembelian barang

Menyiapkan barang

Pengiriman

Negosiasi dokumen

Pencatatan

1.2 Meminta kesepakatan importir

1.3 Menerima L/C

1.4 Membuat faktur dan mengisi PEB

Keterangan : S/C : Sales Contract L/C : Letter of Credit PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang

Gambar VI: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)


59

Bank L/C

1 Importir

Order

Memproses order

S/C dan L/C

PEB

2 pembelian barang faktur pembelian 3 Menyiapkan barang

Kartu gudang

PEB

Keterangan : PEB EMKL L/C : Le

PEB

S/C PEB EMKL BKM SOP

: Sales Contract : Pemberitahuan Ekspor Barang : Ekspedisi Muatan Kapal Laut : Bukti Kas Masuk : Surat Order Pembelian

4 Pengiriman

Dokumen ekspor

5 Negosiasi dokumen

PEB dan nota negosiasi

6 Pencatatan

BKM, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu persediaan

PEB, BKM, dan nota negosiasi Gambar VII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)

Manajer


60

1

1.1 Importir

Order

Membuat S/C S/C

1.2 Meminta kesepakatan importir

S/C

S/C 1.3 L/C

Menerima L/C

1.4 Membuat faktur dan mengisi PEB

PEB

1

L/C Bank

Keterangan : L/C : Letter of Credit S/C : Sales Contract PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang Gambar VIII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)


61

2

2 PEB

1

PEB pembelian barang

2

Gambar IX: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan) 3 3 PEB

2

Keterangan: PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang SOP : Surat Order Pembelian

PEB Menyiapkan barang

3

Kartu gudang

Gambar X: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)


62

4

4 PEB 3

PEB Pengiriman

4

Keterangan : PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang

Gambar XI: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)


63

5

5.1

4

dokumen ekspor

Negosiasi dokumen dokumen ekspor

5.2 Menerima nota negosiasi

PEB dan nota negosiasi

Gambar XII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)

5


64

6

5

PEB dan nota Negosiasi

6 Pencatatan

BKM, Jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu persediaan

Manajemen

PEB, BKM, dan nota negosiasi

Keterangan : PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk

Gambar XIII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)


E.

Rancangan Output (sumber: penulis dan Mulyadi) Rancangan output yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X adalah jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan. Rancangan output

ini dimaksudkan untuk memperbaiki pencatatan

akuntansi dalam perusahaan. Dalam pencatatan akuntansi, perusahaan dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini: 1. Isilah jurnal penjualan Berdasarkan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) yang diterima, isilah “tanggal” menurut tanggal invoice yang tercantum dalam PEB. Kemudian isilah “keterangan” dengan nama importir yang tertera dalam PEB. Kolom “penjualan” diisi dengan nominal yang ada dalam PEB. Dan yang terakhir tulislah hasil penjualan untuk tanggal tersebut. 2. Isilah kartu persediaan Berdasarkan PEB, isilah kolom “pemakaian” sesuai jumlah barang dalam PEB. Dan lanjutkan dengan menghitung sisa barang sesuai dengan jumlah barang yang diterima dikurangi jumlah barang yang dipakai. 3. Isilah Bukti Kas Masuk Berdasarkan nota negosia si, isilah Bukti Kas Masuk sesuai dengan nominal yang tertera. 4. Isilah jurnal penerimaan kas Berdasarakan nota negosiasi dan Bukti Kas Masuk, isilah jurnal penerimaan kas dengan mengisi “tanggal” sesuai yang tertera dalam nota negosiasi.


Kemudian isilah “keterangan” dengan nama importir. Kolom “kas” diisi dengan jumlah kas yang diterima. Dan yang terakhir isilah kolom “penjualan” dengan nominal sesuai yang tertera dalam Bukti Kas Masuk.

Berikut adalah rancangan catatan akuntansi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor. Perancangan dilakukan sesuai dengan prinsip dasar yang melandasi perancangan jurnal dan formulir.


a. Jurnal Penjualan Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal ini, manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologis. Jurnal penjualan dapat dilihat pada Gambar XIV.

Gambar XIV: Rancangan Jurnal Penjualan

Halaman:

JURNAL PENJUALAN

Tanggal Keterangan

Keterangan: Tanggal: Keterangan: No. Bukti:

No. Piutang Penjualan Bukti Dagang Kredit Debit

Lain- lain Hasil Debit Penjualan No. Jumlah Rek

diisi dengan tanggal faktur. diisi dengan nama konsumen diisi dengan nomor bukti yang menyertai pencatatan dalam jurnal penjualan. Piutang Dagang: diisi dengan jumlah piutang pelanggan Penjualan: diisi dengan jumlah penjualan Lain- lain, No. Rek: diisi dengan no rekening sesuai transaksi yang terjadi


Lain- lain, Jumlah: Hasil Penjualan:

diisi dengan jumlah nominal sesuai dengan yang terjadi dalam transaksi diisi dengan total penjualan


b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas yang termasuk dalam golongan jurnal khusus ini digunakan karena frekuensi transaksi sudah cukup banyak, sehingga jurnal penerimaan kas ini tidak perlu digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas. Jurnal penerimaan kas dapat dilihat pada Gambar XIV.

Gambar XV: Rancangan Jurnal Penerimaan Kas

Halaman:

JURNAL PENERIMAAN KAS

Tanggal Keterangan

Keterangan: Tanggal: Keterangan: Nomor Bukti:

No. Bukti

Kas Debit

Piutang Penjualan Dagang Kredit Kredit

Lain- lain Kredit No. Jml. Rek

diisi dengan tanggal pengisian jurnal penerimaan kas. diisi dengan keterangan transaksi yang akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas. diisi dengan nomor bukti yang menyertai pencatatan transaksi dalam jurnal umum.


Kas: Piutang Dagang : Penjualan:

diisi dengan jumlah nominal kas yang diterima diisi dengan jumlah piutang pelanggan diisi dengan jumlah nominal sesuai dengan yang terjadi dalam transaksi Lain- lain, No. Rek: diisi dengan no rekening sesuai transaksi yang terjadi Lain- lain, Jml: diisi dengan jumlah nominal sesuai dengan yang terjadi dalam transaksi


c.

Bukti Kas Masuk Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.

Gambar XVI: Rancangan Bukti Kas Masuk PT. X Jln. xxxxx Yogyakarta BUKTI KAS MASUK Diterima dari: Jumlah dalam angka: Jumlah dalam huruf: Tgl. No. Rekening

Keterangan

No. BKM: No. Cek: Tanggal: Jumlah

Penjelasan

Dicatat oleh:

Manajer Akuntansi dan Keuangan

Bagian Akuntansi


d. Rancangan Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. Rancangan kartu persediaan dapat dilihat pada Gambar XVI.

KARTU PERSEDIAAN Bulan xx Kode Barang

:

Nama Barang

:

Pembelian Penerimaan Pemakaian Tgl No. Jml. Jml. Sisa Tgl No. Kuant. Hrg. Jml. Tgl No. Kuant. Hrg. Jml. SOP Dipesan Diterima Pesanan LPB Sat Hrg BPPG Sat Hrg

Gambar XVI: Rancangan Kartu Persediaan

Saldo Kuant. Hrg. Sat

Jml. Hrg


BAB VII PENUTUP

A.

Kesimpulan Setelah melakukan analisis data dan pembahasan pada PT. X, dapat diketahui beberapa hal yaitu: 1. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang ada saat ini masih meme rlukan pengembanga n dalam hal struktur organisasi dan pencatatan untuk meningkatkan kegiatan operasional di perusahaan. Beberapa permasalahan sistem akuntansi penjualan ekspor perusahaan diantaranya: a.

Struktur organisasi yang hanya terdiri dari manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer operasional, dan manajer personalia, sehingga terdapat unit organisasi seperti bagian keuangan yang mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada ketidakmaksimalan hasil pekerjaan. Diperlukan penambahan unit organisasi seperti manajer pembelian beserta staff, manajer pemasaran beserta bagian ekspor dan bagian penjualan lokal, manajer keuangan dan akuntansi beserta bagian akuntansi dan kasir agar setiap pekerjaan dapat dijalankan dengan maksimal.

b.

Pencatatan yang kurang tepat, seperti belum adanya jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan.

73


2. Rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X ini dibuat berdasarkan beberapa kelemahan ataupun permasalahan yang teridentifikasi pada sistem yang saat ini digunakan perusahaan. Perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor diusulkan dengan harapan dapat mengatasi kelemahankelemahan yang ada. Perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor dilakukan dengan membuat rancangan struktur organisasi, rancangan deskripsi tugas, rancangan flowchart, rancangan data flow diagram, rancangan jurnal penjualan, rancangan jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, serta rancangan kartu persediaan.

B.

Keterbatasan Penelitian Keterbatasan dalam penelitian ini adalah: 1.

Penulis tidak dapat melakukan observasi secara langsung terhadap kegiatan penjualan ekspor, sehingga tidak dapat mengambil kesimpulan adanya penyelewengan.

2.

Penulis memperoleh data dan informasi mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor dari wakil pimpinan, sehingga dalam menarik kesimpulan terbatas pada data yang diperoleh.

3.

Dalam rancangan struktur organisasi, tidak semua bagian terlibat dalam transaksi penjualan ekspor.


C.

Saran Adapun saran yang diberikan oleh penulis setelah melakukan penelitian mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor adalah sebagai berikut: 1. Diperlukan adanya perbaikan pelaksanaan prosedur ekspor oleh orang-orang yang tepat agar kegiatan ekspor dapat dipertanggungjawabkan oleh masingmasing bagian yang menangani serta dapat bekerja dengan maksimal dengan prosedur yang tepat dan seragam. 2. Perlunya pencatatan akuntansi yang tepat sehingga setiap transaksi penjualan ekspor dapat diteliti jejaknya serta dapat memperoleh informasi penjualan secara terinci dan urut secara kronologisnya.


DAFTAR PUSTAKA

Agustinawansari, Gien, dkk. (2006). Panduan Penulisan dan Ujian Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Amir, M.S. (1986). Ekspor Impor, Teori dan Penerapannya. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Amir, M.S. (1999). Kontrak Dagang Ekspor. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Jogiyanto. (1999). Analisis dan Disain Sistem Informasi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Penerbit Andi. Leng, Pwee, & Febry Widyanti Hudiono. (2001). Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan. Volume 3 No. 2. Surabaya: Universitas Kristen Petra halaman 121-139. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga Cetakan Ketiga . Jakarta: Salemba Empat. Narko. (1994). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Nurhayati, Suci. (1997). Efektivitas Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penjualan Luar Negeri (Ekspor), Studi Kasus pada PT. Bitratex. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma. Santoso, Ruddy Tri. (1994). Pembiayaan Transaksi Luar Negeri. Edisi Pertama Cetakan Pertama. Yogyakarta: Andi Offset. Siregar, Baldric & M. Fakhri Husein. (2005). Mekanisme Ekpor-Impor dengan Letter of Credit. Yogyakarta: AMP YKPN. Wilkinson, Joseph W. (1993). Sistem Akuntansi dan Informasi. Edisi Ketiga. (Agus Maulana, Penerjemah). Jakarta: Binarupa Aksara.


LAMPIRAN A Daftar Pertanyaan


A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah perusahaan a. Apa nama perusahaan? b. Apa yang menjadi dasar pemilihan nama perusahaan? c. Kapan dan siapa yang mendirikan perusahaan? d. Berapa nomor akte notaris pendirian perusahaan dan oleh siapa disahkan? e. Perusahaan bergerak dalam bidang apa? f. Sudah berapa kali terjadi pergantian pemimpin? g. Siapa pemimpin perusahaan yang pertama dan siapa pemimpin perusahaan sekarang? h. Apa yang menjadi visi dan misi perusahaan? i.

Apakah perusahaan melakukan kerja sama dengan pihak lain, terkait dengan pendiriannya?

2. Bentuk perusahaan a. Apa bentuk perusahaan? Berikan alasannya! b. Kalau PT, siapa yang menjadi perseronya? c. Siapakah yang bertanggungjawab terhadap perusahaan? d. Pernahkah terjadi perubahan terkait dengan bentuk perusahaan? e. Terdiri dari apa saja permodalan perusahaan yang dipergunakan dalam menjalankan usahanya? Berasal dari mana?


3. Lokasi Perusahaan a. Dimanakah letak perusahaan? b. Apakah ada pertimbangan tertentu yang mendasari pemilihan lokasi perusahaan? c. Berapa luas tanah yang dipakai oleh perusahaan? 4. Struktur organisasi a. Bagaimana struktur organisasi perusahaan? b. Apa saja tugas masingmasing bagian? 5. Personalia a. Siapa yang memimpin bagian personalia? b. Berapa jumlah karyawan perusahaan? c. Bagaimana cara perekrutan karyawan? d. Berapa jumlah karyawan tetap dan tidak tetap? e. Bagaiman pengaturan jam kerja karyawan? f. Bagaiman sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan? g. Bagaimana pengaturan cuti karyawan? h. Apakah ada rotasi pekerjaan? Bila ada bagaimana prosesnya? i.

Usaha apa yang dilakukan perusahaan untuk memajukan karyawan?

j. Adakah tunjangan kesehatan untuk karyawan? k. Meliputi apa saja program kerja bagian personalia? 6. Pemasaran a. Perusahaan memasarkan produknya ke daerah mana saja? b. Apakah perusahaan memiliki kantor cabang?


c. Bagaimana model saluran distribusi yang digunakan perusahaan untuk memasarkan produk? d. Siapa konsumen yang dituju? e. Apa strategi yang dilakukan oleh perusahaan dalam usaha untuk memasarkan produknya? 7. Produk a. Apa jenis barang yang dijual oleh perusahaan? b. Bagaimana penentuan harga jual? c. Apakah ada potongan harga?

B. Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor 1. Bagian apa saja yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan ekspor perusahaan? 2. Apa tugas serta wewenang dari bagian yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan ekspor? 3. Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor? 4. Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor? 5. Bagaimana prosedur penjualan ekspor perusahaan?


LAMPIRAN B Simbol Flowchart


No. 1.

Simbol

Keterangan Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.

2.

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

3.

Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket.

4.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang diguanakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.

5.

Penghubung pada halaman yang sama.

6.

Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum dalam simbol tersebut.

7.

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum dalam simbol tersebut.

8.

Penghubung pada halaman yang berbeda

9.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.

10.

Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir


11.

Arsip sementara. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.

12.

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

13.

Mulai/berakhir.Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi

14.

Garis Alir. Simbol ini menggambakan arah pengolahan data

15.

Dari pemasok

16.

Ke sistem penjualan

Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir. Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.

Sumber: Sistem Akuntansi, Mulyadi (2001: 60-63)


LAMPIRAN C Simbol Data Flow Diagram


No. 1.

Simbol

Keterangan Proses

2.

Aliran data

3.

Penghubung

Halaman Halaman sama lain 4.

Tempat penyimpanan data atau arsip

Sumber atau tujuan data 5.

Sumber: Sistem Akuntansi, Mulyadi (2001:58)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR Studi Kasus pada PT. X SKRIPSI

Recommend Documents